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Archive for the ‘Next Generation Sync Client’ Category

OneDrive Personal – Fetch Files


As of 31.7.2020, the fetch files via OneDrive Personal will come to an end. I always mentioned it during my workshops:

  • prohibit OneDrive Personal through group policies
  • if OneDrive Personal is alloewd, prohibit fetch files remotely via Group Policy
    Again: This applies only to OneDrive Personal (Consumer). And as of next month this security hole will be closed. Well, Microsoft is selling that in other words: "It was underutilized".

To understand what you can do with it, here are some pictures:

I call up OneDrive Personal in the browser:

Sceurity check before I can fetch files

In the left menu I select the computer on which OneDrive Personal is also installed. After a possible security check I have access to the computer:

Fetch files: Access not only to synced files

Access to which files?

Access to all files on the "Remote PC", which I have as a normal user. Including network drives. Simply everything.

In the past there was no security check. This made it more difficult, because then either the smartphone or the email address (private) had to be hijacked to get access.

But if I want to get data out of the company network without following all company policies, I know my OneDrive Personal access data.

And that is exactly what it is all about. Because if OneDrive Personal is allowed on company PCs, the company administrators have only limited possibilities to prevent this. You could, but then you had to activate at least one of the group policies.

I asked Microsoft again. From 1.8.2020 it is no longer possible to use this function. With or without this group policy. And I can save 5 minutes with this group policy in myOneDrive workshops…

 

Addendum:

Before I moved everything completely into the cloud, all my data was onPremises. That means in a 19" rack in many servers. And I used this feature very often. Even when I was on the road and had forgotten an important file. The 19" cabinet still exists. But the data is already in the cloud. And I saved almost 50% on electricity costs after the move, because the servers were switched off.

OneDrive Personal – Abrufen von Dateien


Zum 31.7.2020 ist Schluss mit dem Abrufen von Dateien über OneDrive Personal. Bei meinen Workshops habe ich es immer erwähnt:

Nochmal: Das gilt nur für OneDrive Personal (Consumer). Und ab dem nächsten Monat wird diese Sicherheitslücke geschlossen. Gut,  Microsoft verkauft das mit anderen Worten: “Es wurde zu wenig benutzt”.

Um zu begreifen, was man damit machen kann, hier ein paar Abbildungen:

Ich rufen OneDrive Personal im Browser auf:

Security Check bei Dateien auf Abruf

Im linken Menü wähle ich den Computer aus, auf dem ebenfalls OneDrive Personal installiert ist. Nach einer eventuellen Sicherheitsprüfung habe ich Zugriff auf den Computer:

Dateien auf Abruf: Zugriff nicht nur auf OneDrive Dateien

Zugriff auf welche Dateien?

Zugriff auf alle Dateien auf dem “Remote PC”, welche ich als normaler Benutzer auch habe. Einschließlich Netzwerklaufwerken. Einfach alles.

Früher war keine Sicherheitsüberprüfung vorhanden. Damit wurde es schon schwieriger, weil dann entweder das Smartphone oder die EMail-Adresse (private) gekapert werden musste, um Zugriff zu gelangen.

Wenn ich aber an allen Firmen-Policies vorbei Daten aus dem Firmennetzwerk herausholen möchte, kenne ich ja meine OneDrive Personal Zugangsdaten.

Und genau darum geht es. Weil wenn OneDrive Personal auf Firmen PC’s erlaubt ist, haben die Firmen-Administratoren nur begrenze Möglichkeiten, das zu unterbinden. Das konnte man, musste allerdings dann zumindes eine der Gruppenrichtlinie aktivieren.

Ich habe nochmals bei Microsoft nachgefragt. ab dem 1.8.2020 ist es nicht mehr möglich, diese Funktion zu verwenden. Mit oder ohne diese Gruppenrichtlinie. Und ich kann mir 5 Minuten bei dieser Gruppenrichtlinie bei meinenOneDrive Workshops sparen…

 

Nachtrag:

Bevor ich alles komplett in die Cloud verlagert habe, waren alle meine Daten onPremises. Also in einem 19” Schrank in vielen Servern untergebracht. Und ich habe diese Funktion sehr häufig genutzt. Auch wenn ich unterwegs war und eine wichtige Datei vergessen hatte. Den 19” Schrank gibt es immer noch. Aber die Daten sind längst in der Cloud. Und ich habe fast 50% Stromkosten nach dem Umzug gespart, weil die Server abgeschaltet waren.

OneDrive | Sync Admin Report

6. Juli 2020 2 Kommentare

OneDrive: Synch Admin Report

As Omar Shahine, Microsoft Director Program Management OneDrive wrote in his Tweet: "I remember one of my first MVP presentations on OneDrive and we asked MVPs like Jason Himmelstein and Hans Brender what they wanted and sync admin reports was the answer. Happy we are finally doing it."

Granted, it took a little bit of time. It was still the OneDrive Middle Ages. So much for history. It’s not there yet, but it’s on its way.

At the Ignite 2019, I had my first glimpse of what will be possible with it. Gaia Carini showed there for the first time to the people present what is to come. Here is the link to the session for those who do not have enough time: Fast forward to the 35th minute.

The basis was and is that every instance of the Next Generation Sync Client, i.e. the OneDrive.exe has its own ID, which you can even see in the properties today. I also wrote about this in January 2020. The rest in a few steps:

  • Access to Azure AD
  • Query each client and each instance to read out information
  • Consolodation for the Admin Center
    And in the next few weeks we will see the result:

OneDrive: Synch Admin Report  - overview

The overview with messages

  • how many computers have problems
  • what percentage of devices have PC Backup (Known Folder Move) enabled
  • what percentage of devices have the current sync client

OneDrive: Synch Admin Report  - Issues

The page with the problems

  • The most important errors
  • Inactive compounds

OneDrive: Synch Admin Report  - Versions

The Version Page

  • What percentage in the company have the current OneDrive version?
  • which different versions are in the company?

OneDrive: Synch Admin Report  - actual Health

Machine listing, as shown in the above video in the Excel spreadsheet

OneDrive: Synch Admin Report  - selected device actual Health

Detail display with error message of a machine

The Microsoft365 roadmap shows us that we unfortunately have to wait a few more months: At the moment it says first quarter of 2021, and only then can the support departments breathe a sigh of relief and move on to active support. Call the user and tell him that an error has occurred and how to fix it.

Further information in English language is available on 28.7.2020 in a webinar from Microsoft

OneDrive | Synchronisations Administrator Report


OneDrive: Synchronisations Administrator Report

Wie hat Omar Shahine, Microsoft Director Program Management OneDrive in seinem Tweet geschrieben: ”Ich kann mich noch gut erinnern, als ich meine erste MVP Präsentation zu OneDrive gegeben habe und die MVPs wie Jason Himmelstein und Hans Brender gefragt habe, was sie haben wollten, war ein Synchronisations-Report eine der Antworten. Und es freut mich zu schreiben, Microsoft hat es vollbracht.”

Zugegeben, es hat ein bisschen gedauert. War ja auch noch das OneDrive Mittelalter. Soviel zur Geschichte. Noch ist es nicht da, aber auf dem besten Weg.

Auf der Ignite 2019 hatte ich den ersten Einblick, was damit möglich sein wird. Gaia Carini hat dort erstmals den anwesenden Personen gezeigt, was kommen wird. Hier der Link zu der Session, wer nicht genügend Zeit hat: Vorspulen zur 35. Minute.

Grundlage war und ist dass jede Instanz des Next Generation Sync Clients, also der OneDrive.exe eine eigene ID hat, die man heute sogar in den Eigenschaften sichtbar hat. Auch darüber habe ich im Januar 2020 geschrieben. Der Rest in ein paar Schritten:

  • Zugriff auf Azure AD
  • Abfrage jedes Clients und jede Instanz um Informationen auszulesen
  • Konsolodierung fürs das Admin-Center

Und in den nächsten Wochen werden wir dann das Ergebnis sehen:

 

OneDrive: Synch Admin Report  - Übersicht

Die Übersicht mit Meldungen

  • wieviele Rechner haben Probleme
  • wieviel Prozent der Geräte haben PC Backup (Known Folerd Move) aktiviert
  • wieviel Prozent der Gerät haben den aktuellen Sync Client

OneDrive: Synch Admin Report  - Probleme

Die Seite mit den Problemen

  • Die wichtigsten Fehler
  • Inaktive Verbindungen

OneDrive: Synch Admin Report  - Versionen

Die Versions-Seite

  • Wie viel Prozent im Unternehmen haben die aktuelle OneDrive Version?
  • welche unterschiedlichen Versionen sind im Unternehmen?

OneDrive: Synch Admin Report  - aktueller Zustand

Maschinen Auflistung, wie im obigen Video in der Excel-Tablle zu sehen

OneDrive: Synch Admin Report  - aktueller Zustand ausgewähltes Gerät

Detail Anzeige mit Fehlermeldung einer Maschine

Die Microsoft365 Roadmap zeigt uns, dass wir leider noch ein paar Monate warten müssen: Derzeit steht da nälich erstes Quartal im Jahr 2021. Erst dann können die Support-Abteilungen  aufatmen und zum Aktive Support übergehen. Anrufen beim User und ihm mitteilen,dass ein Fehler aufgetretn ist, und wie dieser zu beheben ist.

weitere Informationen in englischer Sprache gibt es am 28.7.2020 in einem Webinar von Microsoft

OneDrive for Business: File Upload Size 100 GB available

2. Juni 2020 2 Kommentare

100 GB file upload size with OneDrive for Business

Now she’s fallen. The 15 GB file upload size.

 

File upload size

In the past, the maximum size for both OneDrive (Personal) and OneDrive for Business/ SharePoint Online was limited to 15 GB. A new limit was announced at Microsoft Ignite 2019 in Orlando.

100 GB

Well, the question I’m asking here A single file this size? Well, maybe CAD files. Or complex iso files. Or … So the world may well need that. But we must not forget what that means. Because a locally generated file must be moved through the Internet upload bottleneck of the respective provider. And here in Germany most contracts are based on asymmetrical connections.  The bottom line is that, yes, it works, but only at a snail’s pace.

And at first the users of OneDrive Personal were allowed to experiment with it.
They only have 5 GB free memory. So it’s not for you. Or buy additional memory.

Business users were still excluded. Whoever had a file larger than 15 GB in OneDrive for Business / SharePoint Online was faced with an error message:

Sync-Error during Upload from 20 GB file  to OneDrive for Business This is the error message you get when the limit in your Office 365 Tenant is still 15 GB.

However, Microsoft has announced that the new 100 GB limit will be rolled out and available globally by June 2020.

First of all, you do not have a file > 15 GB at hand?
Can be created. On a command line.

fsutil file createnew <filename> <file size in byte>

So I quickly created a 20 GB file. And I tried again and again if the limit was lowered. As I said, it already worked in OneDrive Personal.

Windows Explorer / OneDrive Personal

View in Browser of the synced File in OneDrive Personal

 

and in OneDrive for Business?

You have to have patience

You have to be patient. This time I didn’t get an error message when I copied the file to a folder in OneDrive for Business.

Successfully synchronized with OneDrive for Businessq

And today I did not receive an error message. And then I had to wait, but it took quite a while until this file was synchronized to the cloud (400 MBit down, 40 MBit up == 70 minutes… And that was only 20 GByte. With 100 GByte it takes about 6 hours.

Summary:

It’s nice that we can now synchronize items larger than 15 GB to OneDrive for Business. However, we still have to wait a little until applications with different synchronization are available. I’m curious to see which CAD product will be the first to make it. Because that would also make sense.

OneDrive for Business: Dateiuploadgröße 100 GB verfügbar

2. Juni 2020 2 Kommentare

100 GB Dateiuploadgröße bei OneDrive for Business

Jetzt ist sie gefallen. Die 15 GB Dateiuploadgröße.

Dateiuploadgröße

In der Vergangenheit war die maximale Größe sowohl für OneDrive (Personal) als auch für OneDrive for Business/ SharePoint Online auf 15 GB begrenzt. Auf der Microsoft Ignite 2019 in Orlando wurde eine neue Grenze bekanntgegeben.

100 GB

Nun, die Frage, die sich mir hier stellt: Eine einzige Datei mit dieser Größe? Nun ja, vielleicht CAD Dateien. Oder komplexe iso Dateien. Oder …. Mag also schon sein, dass die Welt das benötigt. Aber wir dürfen nicht vergessen, was das bedeutet. Denn eine lokal erzeugte Datei muss durch das Internet-Upload Nadelöhr des jeweiligen Providers bewegt werden. Und hier in Deutschland sind die meisten Verträge auf asymetrische Verbindungen aufgebaut.  Unterm Strich muss man also sagen, ja, es geht, aber nur im Schneckentempo.

Und zuerst durften die Benutzer von OneDrive Personal damit experimentieren.
Sie haben nur 5 GB Gratis-Speicher. Also nichts für Sie. Oder Speicher dazukaufen.

Die Business-Benutzer waren noch ausgeschlossen. Wer eine Datei größer 15 GB in OneDrive for Business / SharePoint Online wurde mit einer Fehlermeldung konfrontiert:

Sync-Fehler beim Hochladen von 20 GB zu OneDrive for Business Das ist die Fehlermeldung, die Sie bekommen, wenn in Ihrem Office 365 Tenant das Limit noch bei 15 GB liegt.

Microsoft hat aber bekannt gegeben, dass die neue 100 GB Grenze bis Juni 2020 global ausgerollt und verfügbar sein wird.

Zuerst einmal, Sie haben keine Datei > 15 GB zur Hand?
Kann man erzeugen. in einer Kommandozeile.

fsutil file createnew <dateiname> <Dateigröße in byte>

Ich habe also schnell mal eine 20 GB große Datei erzeugt. Und immer wieder probiert, ob das Limit bei mir gefallen ist. Wie gesagt, in OneDrive Personal funktionierte das ja schon:

Anzeige im Windows Explorer / OneDrive Personal

Anzeige der synchronisierten Datei im OneDrive Personal im Browser

 

Und OneDrive for Business?

Geduld muss man schon mitbringen Dieses Mal erscheint keine Fehlermeldung, als ich die Datei in einen Ordner von OneDrive for Business kopiert habe.

Erfolgreich zu OneDrive for Business synchronisiert

Und heute erhielt ich keine Fehlermeldung. Und dann war Warten angesagt.Es hat aber eine ganze Weile gebraucht, bis diese Datei in die Cloud synchronisiert worden war (400 MBit Down, 40 MBit up ==  70 Minuten.. Und das waren nur 20 GByte. Bei 100 GByte sind es dann knappe 6 Stunden.

Zusammenfassung:

Schön, dass wir jetzt Elemente größer 15 GB auch nach OneDrive for Business synchronisieren können. Allerdings müsseln wir uns auch noch ein wenig gedulden, bis Applikationen mit differnzieller Synchronisation zur Verfügung stehen. Ich bin gespannt, welches CAD Produkt es als Erstes schafft. Denn das würde durchauch Sinn machen.

New OneDrive Insider version 20.084.0426.0006 available


Onedrive Insiders Version 20.084.0426.0006

Just in time for the end of the month May 2020, Microsoft has again provided a new version of the synchronization client OneDrive.exe (Next generation Sync Client) in the Insiders Ring.

While the Insiders Ring has already reached version 20.084.0426.0006, the Prdouctions Ring will be rolled out with version 20.064.0329.0008.

By the way, the user will only get the Insiders version if you check the box at the bottom of the first tab in the properties. In some companies, however, this is prevented by a group policy.

If you think you have problems with the sync engine, you should have a look at the version first. And if you think you don’t get any updates, you should talk to the administration: The addresses "oneclient.sfx.ms" and "g.live.com" must be reachable and not blocked.

But you can also do an update manually. For this purpose you can download the respective versions from Microsoft. Insider versions are not listed there, you can get them here.

Neue OneDrive Insider Version 20.084.0426.0006 verfügbar


Onedrive Insiders Version 20.084.0426.0006

Pünktlich zum Monatsende Mai 2020 hat Microsoft wieder eine neue Version des Synchronisations-Client OneDrive.exe (Next generation Sync Client) im Insider Ring zur Verfügung gestellt.

Während wir also im Insiders Ring bereits bei der Version 20.084.0426.0006 angelangt sind, wird mit der Version 20.064.0329.0008 der Prdouctions-Ring ausgerollt.

Der User bekommt die Insiders-Version übrigens nur, wenn man unter den Eigenschaften im ersten Kartenreiter ganz unten den Haken setzt. In manchen Firmen wird dies aber mit einer Gruppenrichtlinien unterbunden.

Wer glaubt Probleme mit der Sync-Engine zu haben, der sollte also erst einmal einen Blick auf dei Version werfen. Und wenn man glaubt, keine Updates zu erhalten, der möge mit der Administration reden: Die Adressen „oneclient.sfx.ms“ und „g.live.com“ müssen erreichbar sein und nicht blockiert sein.

Man kann aber auch manuell ein Update durchführen. Dazu können Sie sich bei Microsoft die jeweiligen Versionen herunterladen. Insider Versionen werden dort aber nicht aufgeführt, diese erhalten Sie bei mir hier.

OneDrive | Group Policy Change : Allow syncing OneDrive accounts


GPO change: Allow syncing OneDrive accounts for only specific organizations

Microsoft announced. that the behavior for the Group Policy Allow syncing OneDrive accounts for only specific organizations will be changed.

Currently, if you have enabled the setting but have not specified a Tenant ID, the setting will block all organizations.

With this change, having the setting enabled without a Tenant ID being specified will have the same effect as if the feature were disabled.

You do not need to do anything unless you were intentionally relying on the behavior of enabling this setting with no Tenant ID in order to prevent OneDrive from syncing with any organization. In that case, you should mark the setting as Disabled rather than Enabled with a blank Tenant ID.

These changes start beeing roll out mid-May 2020 and will be completed in early June

Resource

Microsoft 365 admin Center : MC211659

OneDrive | Gruppenrichtlinie Änderung: Synchronisierung von OneDrive


Gruppenrichtlinie Änderung: Synchronisierung von OneDrive-Konten nur für bestimmte Organisationen zulassen

Microsoft kündigte an, dass das Verhalten für die Gruppenrichtlinie "Synchronisierung von OneDrive-Konten nur für bestimmte Organisationen zulassen" geändert werden soll.

Wenn Sie derzeit die Einstellung aktiviert, aber keine Mandanten-ID angegeben haben, wird die Einstellung alle Organisationen blockieren.

Mit dieser Änderung hat die Aktivierung der Einstellung ohne Angabe einer Mandanten-ID die gleiche Wirkung, wie wenn die Funktion deaktiviert wäre.

Sie müssen nichts unternehmen, es sei denn, Sie haben sich absichtlich auf das Verhalten verlassen, diese Einstellung ohne Angabe einer Mandanten-ID zu aktivieren, um zu verhindern, dass OneDrive mit irgendeiner Organisation synchronisiert wird. In diesem Fall sollten Sie die Einstellung als Deaktiviert und nicht als Aktiviert mit einer leeren Mandanten-ID markieren.

Diese Änderungen werden ab Mitte Mai 2020 eingeführt und Anfang Juni abgeschlossen sein.

Quelle

Microsoft 365 Admin Center: MC211659

OneDrive news about Version 20.052.0311.0010


OneDrive: News zu Version 20.052.0311.0010

With the version 20.052.0311.0010 in the production ring there were a few innovations, which Microsoft released on April 23, 2020.

The version 20.052.0311.0010 was first an insider version, which was then released into the production ring. In the Insider ring, version 20.064.0329.0005 is currently being rolled out. In the Enterprise or Deferred Ringit is version 20.052.0311.0006.

And you can already see the name change on the red color

Ring (old name) Ring (new Name)
Insider ring Insider Ring
Production Ring Production Ring
Enterprise Ring Deferred Ring

In the English language we also speak of the Deferred-Ring. In this channel they receive the least updates. Another novelty with the version 20.052.0311.0010 I have already described at the beginning of April 2020: The access to the history version of a file. As described there, I have certain bugs there that I reported to the OneDrive product group, but even in the latest insider version these bugs are not fixed yet. They have also worked on reducing the warnings of the synchronization delay. These occurred more frequently during the Corona crisis. And finally one has improved the help.

more help inside OneDrive more help inside OneDrive

If you click on the displayed version in the settings of the OneDrive Sync Client under the About tab, you will reach the table maintained by Microsoft with the different versions for Windows, MAc, Android and iOS and there you will also see the differences in the rings described above (Insider, Production, Deferred).

OneDrive Neuheiten zu Version 20.052.0311.0010

27. April 2020 3 Kommentare

OneDrive: News zu Version 20.052.0311.0010

Mit der Version 20.052.0311.0010 im Produktions Ring gab es ein paar Neuerungen, die Microsoft zum 23.04.2020 veröffentlichte.

Die Version 20.052.0311.0010 war zuerst eine Insider Version, die anschließend dann auch in den Produktions-Ring freigegeben wurde. Im Insider-Ring wird derzeit die Version 20.064.0329.0005 ausgerollt. Im Enterprise oder Verzögerter-Kanal ist es die Version 20.052.0311.0011.

Und an der Fareb kann man schon die Namensänderung erkennen

Ring-System Alter Name Ring-System neuer Name
Insiders-Ring Insiders-Ring
Produktions-Ring Produktions-Ring
Enterprise-Ring Verzögerter Kanal

In der englische Sprache wir auch vom Deferred-Ring gesprochen. In diesem Kanal erhalten sie die wenigsten Updates. Eine weitere Neuheit mit der Version 20.052.0311.0010 habe ich schon Anfang April 2020 beschrieben: Der Zugriff auf die History-Version einer Datei. Wie dort beschrieben habe ich dort bestimmte Fehler, die ich der Produkt-Gruppe OneDrive gemeldet habe, aber auch in der neusten Insider-Version sind diese noch nicht behoben. Ausserdem hat man daran gearbeitet, die Warnungen der Synchronisationsverzögerung zu reduzieren. Diese sind vermehrt während der Corona-Krise aufgetreten. Und schließlich hat man die Hilfe verbessert.

erweiterte Hilfe im OneDrive Client erweiterte Hilfe im OneDrive Client

Wenn man in den Einstellungen des OneDrive Sync Clients unter dem Kartenreiter Über auf die angezeigte Version klickt, erreicht man die von Microsoft gepflegte Tabelle mit den unterschiedlichen Versionen für Windows, MAc, Android und iOS und dort dann auch die Unterschiede in den oben beschriebenen Ringen (Insider, Produktion, Verzögert).

Version history inside File Explorer

9. April 2020 6 Kommentare

Version History inside  File Explorer with OneDrive Version 20.052.0311.0006

[Update 4/17/20]
After some problems, publishing was stopped and the date was moved to mid-May (end of April before). I myself have the problem that with some synchronizations only the error message shown at the end of the article is displayed. This happens with files shared with me and "older" syncs.

 

Microsoft has published a new insider version of the Next Generation Sync Client with the version 20.052.0311.0006. With this version the version history is now rolled out, which was already announced one month ago.

Not only the Sync Client has become more intelligent, but also the Windows File Explorer (Mac Finder) has become more intelligent. One could also speak of a third level. Because in the web browser it has always been possible to view the versions. But for this I had to switch to the web browser. This is no longer necessary. Of course, I could open the file with the corresponding app and then open the file with Word, Excel or PowerPoint and display the history there

Previous options for displaying the version history:

1. Webbrowser

Version history directly from Word, Excel and PowerPoint

and then…

Display of the version history in the browser

 

2. Inside of the Word, Excel or PowerPoint App

Display of the version history directly in Word, Excel, PowerShell

and then ….

Display of the version history directly from Word, Excel and PowerPoint

 

3. In the OneDrive App

View version history directly from the OneDrive app

Clicking on the OneDrive icon in the notification area opens the OneDrive Client and displays the latest synchronizations. This works from OneDrive version 20.052.0311.0006

If you then click on the 3 points, you have 4 possibilities:

1. opens the file with the corresponding app

2. share the file with other users.

3. view and edit the file in the browser.

4. start the version history

Display of the version history

Version History

This is displayed regardless of the file’s state.

Available locally, always available or only in the cloud.

So I can view the history of a file even if I don’t have the file on my computer at all.

With a click on the 3 points I can open the latest version…

Display of the version history : Actions

for an older version there are also several options available:

Restore a previous version

Downloading the file from the version history. This is interesting in so far as an older version can be saved on my computer with a few clicks.

No, you don’t need to do your own versioning of the file, as you might have been used to on the file server.

And without switching to the web browser, you can delete an older version from the history.

 

4. Inside Windows File Explorer

Display of the version history directly in Windows Explorer

Select file, right click and then the version history is available with another click. And it should be mentioned again: The version history is also retrieved, although the file is only available in the cloud.

Where does the Windows history work?

It works for synchronized files in

  • OneDrive for Business
  • OneDrive Personal (consumer)
    Yes, although there is no SharePoint behind OneDrive Personal, there is a version history in OneDrive Personal. But only up to 25 versions!

 

Error:

Error message when displaying (reading) the version history

It does not yet work for

old synchronized SharePoint document libraries.

– for synchronized files shared with me

Sometimes it works, sometimes it doesn’t.

The user then receives the error message shown on the left.

Version history in File Explorer

9. April 2020 2 Kommentare

Version Historie im File Explorer mit OneDrive Version 20.052.0311.0006

[Update 17.4.2020]
Nachdem noch Probleme aufgetreten sind, wurde das Veröffentlichen gestoppt und das Datum auf Mitte Mai verschoben (Vorher Ende April). Ich selbst habe das Problem, das bei einigen Synchronisationen nur die am Ende des Artikels gezeigte Fehlermeldung angezeigt wird. Das passiert bei mit mir geteilten Dateien und “älteren” Synchronisationen.

 

Microsoft hat eine neue Insider Version des Next Generation Sync Client mit der Version 20.052.0311.0006 publiziert. Mit dieser Version wird jetzt die die Versionsverlauf (Version Historie) ausgerollt, welche bereits vor einem Monat angekündigt wurde.

Damit wurde nicht nur der der Sync-Client intelligenter, nein auch der Windows File Explorer (Mac Finder) wird intelligenter. Man könnte nämlich auch von einer drittenEbene sprechen. Denn im Web Browser war es schon immer möglich, sich die Versionen anzeigen zu lassen. Aber dazu musste ich in den Web-Browser wechseln. Das ist nun nicht mehr erforderlich. Natürlich konnte ich die Datei mit der dazugehörenden App öffnen und dort mit Word, Excel oder PowerPoint die Datei öffnen und dort dann die Historie anzeigen zu lassen

Bisherige Möglichkeiten, die Versionsverlauf anzuzeigen:

 

1. im Web-Browser:

Versionsverlauf direkt aus Word, Excel und PowerPoint

und danach…

Anzeige des Versionsverlauf im Browser

 

2. in der native App von Word, Excel oder PowerPoint

Anzeige des Versionsverlauf direkt in Word, Excel, PowerShell

und danach…

Anzeige des Versionsverlauf direkt aus Word, Excel und PowerPoint

 

3. In der OneDrive App

Anzeige des Versionsverlauf direkt aus der OneDrive App Mit einen Klick auf das OneDrive Symbol in der Benachrichtigungszeile öffnet sich der OneDrive Client und zeigt die letzten Synchronisationen an. Dies funktionietrt ab der OneDrive Version 20.052.0311.0006 

Klicken Sie dann auf die 3 Punkte, so haben Sie 4 Möglichkeiten:

1. Öffnen der Datei mit dem dazugehörenden Programm.

2. Teilen der Datei mit anderen Benutzern.

3. Die Datei im Browser anzusehen und zu bearbeiten.

4. Die Versions-Historie starten

Darstellung des Versionsverlauf Version Historie

Diese wird angezeigt, egal welchen Zustand die Datei hat.

Lokal verfügbar, immer verfügbar oder nur in der Cloud.

Ich kann mir also die Historie einer Datei anzeigen lassen, auch wenn ich die Datei überhaupt nicht auf dem Rechner habe.

Mit einem Klick auf die 3 Punkte kann ich neuste Version öffen…

Darstellung des Versionsverlauf : Aktionen für die älteren Version stehen ebenfalls mehrere Möglichkeitn zur Verfügung:

Wiederherstellen einer vorherigen Version

Das Herunterladen der Datei aus der Versions-Historie. Das ist insoweit interesant, das mit wenigen Klicks eine ältere Version auf meinem Rechner gespeichert werden kann.

Nein, sie brauchen keiner eigene Versionierung der Datei durchführen, wie Sie es vielleicht auf dem File-Server gewohnt waren.

Und ohne in den Web-Browser zu wechseln, können Sie eine ältere Version aus der Historie löschen

 

4. Im Windows File Explorer

Anzeige des Versionsverlauf direkt im Windows Explorer

Datei selektieren, rechter Mausklick und dann steht mir die Versions-Historie mit einem wieteren Klick zur Verfügung, Und es sei nochmals erwähnt: Die Versions Historie wird auch abgerufen, obwohl die Datei nur in der Cloud zur Verfügung steht.

Wo funktioniert die Windows Historie?

Sie funktioniet bei synchronisierte Dateien in

  • OneDrive for Business
  • OneDrive Personal (Konsumer)

Ja, obwohl hinter OneDrive Personal kein SharePoint liegt, gibt es eine Versions-Historie in OneDrive Personal. Allerdings nur bis zu 25 Versionen!

 

Fehler:

Fehlermeldung bei der Anzeige (auslesen) des Versionsverlaufs

Es funktioniert noch nicht bei

alten synchronisierten SharePoint Dokumenten-Bbibliotheken.

– bei synchronisierten mit mir geteilen Dateien

Manchmal gehts, manchmal gehts nicht.

Der Benutzer erhält dann die links abgebildete Fehlermeldung.

OneDrive | Sync Shared with me files

29. März 2020 3 Kommentare

Sync Shared with me

I wrote an article in German language about it on November 29th, 2016, but I am amazed to see that many OneDrive users are not familiar with this function and therefore do not use it. In the meantime, the design has changed a bit, but otherwise the functionality has remained the same. Therefore: First read the “old” photo series.

What was not mentioned in the old article are a few small things:

In the past, with parts was also possible across tenants. This has now been restricted to tenant users.

[Update 05/21/20] The restriction no longer exist. Now you can share and sync theses data with other users of other tenants.

The process is still the same. Before synchronization, the person who wants to share files (in a folder) in OneDrive for Business must also do this.

People: Julian Versuch, Andrea Market

Share: User select files  
Share with people in my organisation

People at xxxx with the link

This is the link that only applies within the organization.

There is no time limit here. For our scenario, it means that a user shares a folder from his OneDrive for Business with employees from his organization

A single file cannot be synchronized, it must be in a folder!

No: You can’t with OneDrive Personal!

When Andrea Marketis selected and the link has been sent …

Receive and Sync  
Recipient: Access to folders via email

User Julian Versuch shared the “Andrea Austausch” folder in his OneDrive for Business with user Andrea Market.

User Andrea Market clicks on the “Andrea Austausch” folder.

Access to data of another user that the user has shared

The assigned browser opens and the user Andrea Market clicks on Synchronize.

Prepare for synchronization Now you should see the following picture and then…

Change to OneDrive

… follows this pop-up, which the users Andrea Market confirms with “YES”. Then we can switch to Windows File Explorer.

Windows File Explorer after synchronization

As we can see, the folder appears in the tenant “HBsoft”, the folder bears the name of the user who shared it, followed by the folder name.
In this example: Julian Versuch – Andrea exchange

06 OneDrive View_thumb[2]

a look at the properties of the OneDrive.exe sync client also shows the folder under the Account tab. The transferred files can also be filtered here or, if no longer required, the synchronization can be ended.

Summary

For shared files from OneDrive for Business, the recipient within the organization (tenant) can synchronize these files if the folder has been shared. The file is now in three different places:

  • User A – who shared the file, synchronizes on his computer
  • In the cloud In OneDrive for Business from user A
  • User B – the recipient who synchronizes this file with his computer

Szeario: user A shares a folder from OneDrive with user B

What happens when user Andrea Market deletes a file in the folder? How can it be restored? I have described this here. User A == user Julian Versuch, user B == user Andrea Market

OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren

29. März 2020 2 Kommentare

geteilte Dateien Synchronisieren

bereits am 29.11.2016 habe ich einen Artikel darüber geschrieben, aber mit Erstaunen stelle ich es immer wieder fest, das viele OneDrive Benutzer diese Funktion nicht kennen und damit auch nicht nützen. Mittlerweile hat sich das Design ein wenig geändert, aber ansonsten ist die Funktionalität gleich geblieben. Deshalb gilt: Zuerst einmal die “alte” Bilderstrecke lesen.

Was im alten Artikel aber keine Erwähnung fand, sind ein paar Kleinigkeiten:

Mit mit Teilen war früher auch über Tenants hinweg möglich. Das wurde inzwischen eingeschränkt auf Benutzer eines Tenants.

[Update 17.09.2020]

Im September 2020 habe ich mit den Grundlagen Onedrive 08 ein eigenes Kapitel gewidmet.

[Update 21.05.2020] Das Teilen und Synchronisieren ist nun auch wieder mit anderen Office 365 Benutzer möglich.

Der Ablauf ist aber immer noch der gleiche. Vor der Synchronisation muss die Person, die in OneDrive for Business Dateien (in einem Ordner) teilen möchte, dieses auch durchführen.

Personen: Julian Versuch, Andrea Market

Teilen: Benutzer wählt aus…  
Teilen mit Personen in der Organisation

Personen bei xxxx mit dem Link

Das ist der Link, der nur innerhalb der Organisation gilt.

Hier gibt es keine zeitliche Einschränkung. Für unser Szenario heisst es, ein Benutzer gibt einen Ordner aus seinem OneDrive for Business frei für Mitarbeiter aus seiner Organisation Eine einzelne Datei kann nicht synchronisiert werden, sie muss in einem Ordner liegen!

Nein: Mit OneDrive Personal geht das nicht!

Wenn die Person Andrea Market ausgewählt und der Link versendet wurde…

Empfangen und Synchronisieren  
Empfänger: Zugriff auf Ordner per EMail erhalten Benutzer Julian Versuch hat den Ordner “Andrea Austausch” in seinem OneDrive for Business mit Benutzer Andrea Market geteilt.

Benutzer Andrea Market klickt auf den Ordner “Andrea Austausch”.

Zugriff auf Daten eines anderen Benutzers, die dieser freigegeben hat

Der zugeordnete Browser öffnet sich und der Benutzer Andrea Market klickt auf Synchronisieren.

Vorbereiten zur Synchronisierung Nun sollten Sie folgendes Bild sehen und dann…

Wechsel zu OneDrive

…folgt dieses Pop-UP, welches die Benutzer Andrea Market mit “JA” bestätigt. Danach können wir in den Windows File Explorer wechseln.

Windows File Explorer nach der Synchronisierung

Wie wir erkennen können, taucht der Ordner im m Tenant “HBsoft” auf, der Ordner trägt den Namen dem Benutzer, der ihn geteilt hat, gefolgt vom Ordnernamen.
In diesem Beispiel: Julian Versuch – Andrea Austausch

Eintrag in den Eigenschaften des OneDrive.exe

ein Blick in die Eigenschaften des Sync-Clients OneDrive.exe zeigt unter dem Kartenreiter Konto auch den Ordner an. Hier können auch die übetragenen Dateien gefiltert oder aber, wenn nicht mehr benötigt, die Synchronisierung beendet werden.

Zusammenfassung

Bei geteilten Dateien aus OneDrive for Business kann der Empfänger innerhalb der Organisation (Tenant) diese Dateien synchronisieren, wenn der Ordner freigegeben wurde. Damit befindet sich die Datei an drei verschiedenen Stellen:

  • Benutzer A – der die Datei geteilt hat, synchronisiert auf seinem Rechner
  • In der Cloud In OneDrive for Business von Benutzer A
  • Benutzer B – der Empfänger, der diese Datei seinem Rechner synchronisiert

Szeario: benutzer A teilt einen Ordner aus OneDrive mit Benutzer B

Was passiert, wenn der Benutzer Andrea Market eine Datei im Ordner löscht? Wie kann diese widerhergestellt wqerden?  Das habe ich hier beschrieben. User A == Benutzer Julian Versuch, User B== Benutzer Andrea Market

OneDrive | Where are my program files stored?


Where are my OneDrive ADML and ADMX files saved?

In the past, the Next Generation Sync Client has always saved its installation in the following directory:

C:\Users\[User]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive

There we not only find the respective program files, but also all country-specific DLLs, the setup, the configuration and the log files. But also the important files for group guidelines, i.e. ADML and ADMX files.

These files are still there if you …

  • have not performed a computer-based installation
  • installed the Vault available for OneDrive Personnel

The computer based installation

should always be carried out when several people share a computer. Then a single installation is carried out for the device in the program directory: C:\Program Files x86]\Microsoft OneDrive. The configuration for each user can be found in the old place (C:\Users\[User]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive).

If you do not carry out this configuration, when updating the synchronization client OneDrive.exe, approx. 138 MB is downloaded from the Internet, mind you, for every user!!

For more information, see the Microsoft documentation.

 


Vault installation

When installing the vault (for OneDrive Personal), an existing installation is moved during the installation of the Vault. The background is, among other things, the Bitlocker encryption of the safe on the hard disk. Even if there is no Bitlocker installed or not provided by the operating system (Windows 10 Home).

Then where do we find something:

C:\Program Files x86]\Microsoft OneDrive
  • programs
  • language dependent DLL’s
  • Pictures and Icons
  • ADML + ADMX files

C:\Users\[User]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive
  • log files
  • Settings
  • Setup
  • Update-configuration

 

Vault and configuration information

OneDrive | Programm-Dateien an anderer Stelle


Wor sind meine OneDrive ADML und ADMX Dateien gespeichert

Der Next Generation Sync Client hat in der Vergangenheit seine Installation immer in folgendes Verzeichnis gespeichert:

C:\Benutzer\[Benutzer]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive

Dort finden wir aber nicht nur die jeweiligen Programmdateien, sondern auch alle länderspezifischen DLLs, das Setup, die Konfiguration und die log-Dateien. Aber auch die so wichtigen Dateien für Gruppenrichtlinien, also ADML und ADMX Dateien.

Diese Dateien sind immer noch dort zu finden, wenn Sie …

  • nicht eine Computer basierende Installation durchgeführt haben
  • den für OneDrive Personal zur Verfügung stehenden Tresor installiert haben

Die Computer basierende Installation

sollte immer durchgeführt werden, wenn sich mehrere Personen einen Computer teilen. Dann wird nämlich für das Gerät eine einzige Installation in das Programm-Verzeichnis durchgeführt: C:\Program Files x86]\Microsoft OneDrive. Die Konfiguration für jeden Benutzer sind an alter Stelle (C:\Benutzer\[Benutzer]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive) zu finden.

Wenn Sie diese Konfiguration nicht durchführen, wird bei einem Update des Synchronisations-Client OneDrive.exe ca. 138 MB aus dem Internet heruntergeladen, Wohlgemerkt, für jedem Benutzer!!

weitere Informationen finden Sie bei der Dokumentatioin von Microsoft.

 


Tresor Installation

    Bei der Installation des Tresors (für OneDrive Personal), wird während der Installation des Tresors eine bestehende Installation verschoben. Der Hintergrund ist unter anderem die Bitlocker-Verschlüsselung des Tresors auf der Festplatte. Auch wenn überhaput kein Bitlocker installiert ist oder vom Betreibssystem nicht vorgesehen ist (Windows 10 Home).
    Wo finden wir dann was:
    Programm-Installation OneDrive

    C:\Program Files x86]\Microsoft OneDrive
    • Programme
    • sprachabhängige DLL’s
    • Bilder und Icons
    • AMDL + ADMX Dateien

    Konfigurations-Einstellungen OneDrive

    C:\Benutzer\[Benutzer]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive
    • Log-Dateien
    • Einstellungen
    • Setup
    • Update-Konfiguration

Informationen zum Tresor und zur Konfiguration

OneDrive for Business | Restore is not Restore

9. März 2020 2 Kommentare

Delete a file and Restore

Again and again, experienced administrators can be confused with a simple scenario. This scenario is about a simple Word document, which is saved in a folder of user A in his OneDrive for Business. Then user A shares the folder! with user B of the same tenant. This user synchronizes the folder on his device. So both can now work on the Word document. Collaboration without looking for the link every time. Working offline is also possible. User B accidentally deletes this document.

What are the options for restoring the document?
Can user B do this himself?
Will the versioning be preserved?

Too fast?
Then everything again in individual steps and explanations

  1. User A creates a Word document.
  2. He saves this in folder demo on OneDrive for Business.
  3. He shares this folder with user B.
  4. User B opens the folder in a browser.
  5. User B synchronizes the folder.
  6. Users B and A edit the document multiple times

As can be seen in the picture, the Word document exists in three different places:

  • On user A’s device
  • In OneDrive for Bsuiness of user A
  • On user B’s device

and now to scenario:

What Happens When User B Deletes the Document?

Well, there are many ways to delete a document. Let’s take the simplest. We switch to Windows File Explorer, select the document and press the Delete key. We assume that the file is in the “Locally available” or “Always available on this device” state.

Then several things happen:

  1. For user B, the document is moved to the local recycle bin.
  2. B’s sync client informs the cloud location of the deletion.
  3. The document is deleted in User A‘s OneDrive for Business.
  4. The document is moved from A’s ODFB to the ODFB Recycle Bin (with history!)
  5. All other devices are informed, this is only user A.
  6. User A‘s device moves the document to the local recycle bin.

We now have the document in three places:

  • in the trash of the device of user A
  • in the recycle bin of user B’s device
  • in the trash from user A for One

Restoring the polluter, User B through this, is not the right solution. As described above, the document has been edited by both users. So there are several versions. Maybe you need a previous version?

However, restoring the document from user B’s recycle bin immediately prompts the user B to save the document with a new name. It can be seen that the document was stored in a synchronized area. So why not check the OneDrive for Business trash? The solution is very simple: Because the user only has rights for the Demo folder. So that doesn’t work

User B must there force exchange information with User A, please restore the document. User A can now restore the document from the trash. He gets the same hint. He should save the document with a new name. The operating system (or the sync client) recognizes that this is a synchronized area, but does not check whether this file is in the OneDrive for Business recycle bin. Microsoft: Why not?

The only correct solution (currently) remains:

User B informs User A of the accidental deletion. User A switches to the browser of his OneDrive for Business, switches to the trash there and clicks on Restore. The file is moved to the original location, with basking meta data, including versioning. And then synchronized to the original devices of users A and B.


The scenario can get even more complicated with OneDrive for Business. When there are more devices and / or more users in the game. It looks different when we talk about SharePoint online libraries. Because members can access the trash from there.

Quite simple, actually. It was easy with the network drives. But they knew neither metadata nor versioning. And these are becoming increasingly important.

OneDrive for Business | Löschen ist nicht gleich Löschen

9. März 2020 2 Kommentare

Delete a file and Restore
Eigentlich müsste es heissen: Wiederherstellen ist nicht gleich Wiederherstellen. Der Titel ist aber dann zu lang.

Immer wieder kann man gestandene Administratoren mit einem simplen Szenario durcheinander bringen. Es geht in diesem Szenario um ein simples Word-Dokument, welches in einem Ordner des Benutzers A in dessen OneDrive for Business gespeichert wird. Danach teilt der Benutzer A den Ordner! mit dem Benutzer B des gleichen Tenant. Dieser Benutzer synchronisiert den Ordner auf sein Gerät. Somit können jetzt beide an dem Word-Dokument arbeiten. Zusammenarbeit, ohne jedesmal nach dem Link zu suchen. Auch Offline Arbeiten ist möglich. Versehentlich löscht Benutzer B dieses Dokument.

Welche Möglichkeiten sind gegeben, das Dokument wiederherzustellen?
Kann dies der Benutzer B selbst tun?
Bleibt die Versionierung erhalten?

Zu schnell?
Dann alles nochmals in Einzelschritten und Erklärungen

  1. Benutzer A erstellt ein Word-Dokument.
  2. Er speichert dieses in einem Ordner Demo auf OneDrive for Business.
  3. Er teilt diesen Ordner mit Benutzer B.
  4. Benutzer B öffnet den Ordner in einem Browser.
  5. Benutzer B synchronisiert den Ordner.
  6. Benutzer B und A bearbeiten mehrfach das Dokument.

Wir auf dem Bild zu sehen ist, existiert das Word-Dokument an drei verschiedenen Stellen:

  • Auf dem Gerät des Benutzers A
  • In OneDrive for Business des Benutzers A
  • Auf dem Gerät des Benutzers B

und jetzt zu Szenario:

Was passiert, wenn Benutzer B das Dokument löscht?

Nun, löschen kann man das Dokument auf vielfältige Art. Nehmen wir die einfachste. Wir wechseln in den Windows File Explorer, selektieren das Dolument und drücken die Entfernen Taste. Wir gehen dabei davon aus, dass sich die Datei im Zustand “Lokal verfügbar” oder “auf diesem Gerät immer verfügbar” befindet.

Dann passieren mehrere Dinge:

  1. Beim Benutzer B wird das Dokument in den lokalen Papierkorb verschoben.
  2. Der Sync-Client von B informiert den Speicherort in der Wolke vom Löschvorgang.
  3. Das Dokument wird im OneDrive for Business des Benutzer A gelöscht.
  4. Dabei wird das Dokument in den Papierkorb von ODFB von A verschoben (mit Historie!)
  5. Alle weiteren Geräte werden informiert, das ist nur noch Benutzer A.
  6. Das Gerät von Benutzer A verschiebt das Dokument in den lokalen Papierkorb.
    Damit haben wir das Dokument and drei Stellen:
  • im Papierkorb des Gerätes von Benutzer A
  • im Papierkorb des Gerätes von Benutzer B
  • im Papierkorb von OneDrive for Business des Benutzers A

Das Wiederherstellen des Verursachers, Benutzer B durch diesen, ist nicht die richtige Lösung. Wie oben beschrieben, ist das Dokument von beiden Benutzern bearbeitet worden. Es sind also mehrere Versionen vorhanden. Vielleicht wird noch eine Vorherige Version benötigt?

Ein Wiederherstellen des Dokuments aus dem Papierkorb des Benutzers B fordert diesen jedoch sofort auf, das Dokument mit neuem Namen abzuspeichern. Man erkennt, dass das Dokument in einem synchronisiertem Bereich abgespeichert war. Warum also nicht im Papierkorb von OneDrive for Business nachschauen? Die Lösung ist sehr einfach: Weil der Benutzer nur Rechte für den Ordner Demo hat. Das funktioniert also nicht

Benutzer B muss sich also mit Benutzer A austauschen, er möge das Dokument bitte wiederherstellen. Der Benutzer A kann jetzt das Dokument aus dem Papierkorb wiederherstellen. Er erhält den gleichen Hinweis. Er möge das Dokument mit neuem Namen ablegen. Das Betriebssystem (oder der Sync Client) erkennt also, das es sich um einen synchronisierten Bereich handelt, schaut aber nicht nach, ob sich im Papierkorb des OneDrive for Business diese Datei befindet. Microsoft: Warum eigentlich nicht?

Bleibt (derzeit) die einzige richtige Lösung:

User B informiert User A über die versehentliche Löschung. User A wechselt in den Browser seines OneDrive for Business, wechselt dort in den Papierkorb und klickt auf Wiederhestellen. Die Datei wird an den urprüngliche Ort verschoben, und zwar mit allen Meta-Daten, also auch der Versionierung. Und dann zu den ursprünglichen geräten der Benutzer A und B synchronisiert.


Das Szenario kann bei OneDrive for Business noch komplizierter werden. Wenn nämlich mehr Geräte  und / oder mehrere benutzer im Spiel sind. Anders sieht es aus, wenn wir über SharePoint-Online Bibliotheken sprechen. Weil Mitglieder dort auf den Papierkorb zugreifen können.

Eigentlich ganz einfach. War das doch einfach mit den Netzwerklaufwerken. Die kannten aber weder Metadaten noch Versionierung. Und diese werden immer wichtiger.

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