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OneDrive for Business | Löschen ist nicht gleich Löschen

9. März 2020 1 Kommentar

Delete a file and Restore
Eigentlich müsste es heissen: Wiederherstellen ist nicht gleich Wiederherstellen. Der Titel ist aber dann zu lang.

Immer wieder kann man gestandene Administratoren mit einem simplen Szenario durcheinander bringen. Es geht in diesem Szenario um ein simples Word-Dokument, welches in einem Ordner des Benutzers A in dessen OneDrive for Business gespeichert wird. Danach teilt der Benutzer A den Ordner! mit dem Benutzer B des gleichen Tenant. Dieser Benutzer synchronisiert den Ordner auf sein Gerät. Somit können jetzt beide an dem Word-Dokument arbeiten. Zusammenarbeit, ohne jedesmal nach dem Link zu suchen. Auch Offline Arbeiten ist möglich. Versehentlich löscht Benutzer B dieses Dokument.

Welche Möglichkeiten sind gegeben, das Dokument wiederherzustellen?
Kann dies der Benutzer B selbst tun?
Bleibt die Versionierung erhalten?

Zu schnell?
Dann alles nochmals in Einzelschritten und Erklärungen

  1. Benutzer A erstellt ein Word-Dokument.
  2. Er speichert dieses in einem Ordner Demo auf OneDrive for Business.
  3. Er teilt diesen Ordner mit Benutzer B.
  4. Benutzer B öffnet den Ordner in einem Browser.
  5. Benutzer B synchronisiert den Ordner.
  6. Benutzer B und A bearbeiten mehrfach das Dokument.

Wir auf dem Bild zu sehen ist, existiert das Word-Dokument an drei verschiedenen Stellen:

  • Auf dem Gerät des Benutzers A
  • In OneDrive for Business des Benutzers A
  • Auf dem Gerät des Benutzers B

und jetzt zu Szenario:

Was passiert, wenn Benutzer B das Dokument löscht?

Nun, löschen kann man das Dokument auf vielfältige Art. Nehmen wir die einfachste. Wir wechseln in den Windows File Explorer, selektieren das Dolument und drücken die Entfernen Taste. Wir gehen dabei davon aus, dass sich die Datei im Zustand “Lokal verfügbar” oder “auf diesem Gerät immer verfügbar” befindet.

Dann passieren mehrere Dinge:

  1. Beim Benutzer B wird das Dokument in den lokalen Papierkorb verschoben.
  2. Der Sync-Client von B informiert den Speicherort in der Wolke vom Löschvorgang.
  3. Das Dokument wird im OneDrive for Business des Benutzer A gelöscht.
  4. Dabei wird das Dokument in den Papierkorb von ODFB von A verschoben (mit Historie!)
  5. Alle weiteren Geräte werden informiert, das ist nur noch Benutzer A.
  6. Das Gerät von Benutzer A verschiebt das Dokument in den lokalen Papierkorb.
    Damit haben wir das Dokument and drei Stellen:
  • im Papierkorb des Gerätes von Benutzer A
  • im Papierkorb des Gerätes von Benutzer B
  • im Papierkorb von OneDrive for Business des Benutzers A

Das Wiederherstellen des Verursachers, Benutzer B durch diesen, ist nicht die richtige Lösung. Wie oben beschrieben, ist das Dokument von beiden Benutzern bearbeitet worden. Es sind also mehrere Versionen vorhanden. Vielleicht wird noch eine Vorherige Version benötigt?

Ein Wiederherstellen des Dokuments aus dem Papierkorb des Benutzers B fordert diesen jedoch sofort auf, das Dokument mit neuem Namen abzuspeichern. Man erkennt, dass das Dokument in einem synchronisiertem Bereich abgespeichert war. Warum also nicht im Papierkorb von OneDrive for Business nachschauen? Die Lösung ist sehr einfach: Weil der Benutzer nur Rechte für den Ordner Demo hat. Das funktioniert also nicht

Benutzer B muss sich also mit Benutzer A austauschen, er möge das Dokument bitte wiederherstellen. Der Benutzer A kann jetzt das Dokument aus dem Papierkorb wiederherstellen. Er erhält den gleichen Hinweis. Er möge das Dokument mit neuem Namen ablegen. Das Betriebssystem (oder der Sync Client) erkennt also, das es sich um einen synchronisierten Bereich handelt, schaut aber nicht nach, ob sich im Papierkorb des OneDrive for Business diese Datei befindet. Microsoft: Warum eigentlich nicht?

Bleibt (derzeit) die einzige richtige Lösung:

User B informiert User A über die versehentliche Löschung. User A wechselt in den Browsaer seines OneDrive for Business, wechselt dort in den Papierkorb und klickt auf Wiederhestellen. Die Datei wird an den urprüngliche Ort verschoben, und zwar mit allen Meta-Daten, also auch der Versionierung. Und dann zu den ursprünglichen geräten der Benutzer A und B synchronisiert.


Das Szenario kann bei OneDrive for Business noch komplizierter werden. Wenn nämlich mehr Geräte  und / oder mehrere benutzer im Spiel sind. Anders sieht es aus, wenn wir über SharePoint-Online Bibliotheken sprechen. Weil Mitglieder dort auf den Papierkorb zugreifen können.

Eigentlich ganz einfach. War das doch einfach mit den Netzwerklaufwerken. Die kannten aber weder Metadaten noch Versionierung. Und diese werden immer wichtiger.

New feature: OneDrive Sync Version history

9. März 2020 1 Kommentar

OneDrive Version history

During my daily workshops I have spoken, the Windows Explorer (Apple Finder)is the presentation layer of SharePoint. But only one dimension. Because  you only see the latest  Version of your document. And you do not have a chance to see in the past. You have to open the document (and if it is Word, Excel or PowerPoint) you may activate the history pane and open an old version of the document to compare. Another way was to switch to a browser, and look there for the history information.

But the times have been changed. Microsoft published the information, that this will rolled out in mid-March and will be completed until end of March 2020.

Users will see a new entry in the context menu in Finder, File Explorer, and OneDrive Activity Feed. Version history will allow users to download previous versions of a file as well restore or delete previous versions.

So now the explorer or finder will have the next dimension. The next step into a better collaboration.

I find that cool, what Do you think?

Neues Feature: OneDrive Sync Version history

9. März 2020 1 Kommentar

OneDrive Version history

Während meiner täglichen Workshops habe ich darüber gesprochen, ist der Windows Explorer (Apple Finder) die Präsentationsebene von SharePoint. Aber nur eine Dimension. Weil Sie nur die neueste Version Ihres Dokuments sehen. Und Sie haben keine Möglichkeit gehabt, in der Vergangenheit zu sehen. Sie müssen das Dokument öffnen (und wenn es sich um Word, Excel oder PowerPoint handelt), können Sie den Verlaufsbereich aktivieren und eine alte Version des Dokuments zum Vergleichen öffnen. Eine andere Möglichkeit bestand darin, zu einem Browser zu wechseln und dort nach Verlaufsinformationen zu suchen.

Aber die Zeiten haben sich geändert. Microsoft hat die Information veröffentlicht, dass diese Mitte März eingeführt und bis Ende März 2020 abgeschlossen sein wird.

Benutzer sehen einen neuen Eintrag im Kontextmenü in Finder, Datei-Explorer und OneDrive-Aktivitäts-Feed. Mit dem Versionsverlauf können Benutzer frühere Versionen einer Datei herunterladen sowie frühere Versionen wiederherstellen oder löschen.

Jetzt hat der Explorer oder Finder die nächste Dimension erreicht. Der nächste Schritt in eine bessere Zusammenarbeit.

Ich finde das cool, was denkst du?

The next step – my personal BOT

2. März 2020 1 Kommentar

Mr.OneDrive's BOT

A few decades have passed. I’ve worked with IT for the past 25 years. In the different areas. Of course I got involved when the Internet came into being. Not at the forefront. But I can still remember the days when HTML was announced. Where every page was created manually. Where there were no templates yet. So I also had my own website. At some point I changed over. On a blog. And I’ve been blogging since October 2010. Now in two languages. More and more about one topic: About the technology of cooperation. Groove, SkyDrive and now OneDrive. So over 950 articles were created. Individual sections that are not able to describe the possibilities and scenarios that differ from many companies. Of course, my blog will find the people who can use a search engine. If you know what they’re looking for. Because searching needs to be learned. At some point Microsoft gave me the nickname Mr.OneDrive. And now everyone knows me under this name around the planet.

But with the many small and large events and conferences, I only ever reach a small number of people. Even less, but more intensive are, of course, all-day OneDrive workshops on site. Not only can I see the question mark in the eyes of the participants here, I can also respond intensively and quickly. Individually. And it doesn’t matter whether the company has 20 or 100,000 employees. Yes, I can be bought.

I don’t need a website (anymore). Because the content is static, it has to be renewed again and again. The maintenance is (very) complex. And actually, the manufacturer should have documentation. And at OneDrive, Microsoft has now published an impressive number of articles at docs.microsoft.com. But how many people do not know exactly what you are looking for when it comes to the interaction of the individual technical components in the collaboration in all its facets. And even a blog cannot help because it only shows individual sections.

Unfortunately, my daily workshops also have a disadvantage because there are too many companies and I unfortunately only speak two languages. But the technology is with the cloud and AI (artificial intelligence) makes it possible to clone myself. Or to take it to the next level. At least as far as my knowledge of working with OneDrive is concerned. And not just in the two languages, but in more than 50 languages. Around the clock. for 24 hours. Because Mr.OneDrive’s bot doesn’t need sleep.

Everyone will be able to install the bot within Microsoft Teams from the Microsoft Store. And then I am ready and willingly provide information. Anytime. In (almost) every language.

Before you start looking, slowly. I still cannot connect the PC to my brain and transfer the thoughts. This will also take a while with bot development. From the idea in July 2019 in a small feedback session with two MVP colleagues, it took a long time before Thomy Gölles and Stephan Bisser confronted me with the first bot prototype at SharePoint Saturday in Munich at the end of November 2019. And I’ve been collecting questions since mid-December. Questions about OneDrive and OneDrive for Business. And write down the answers. Of course with pictures. And links. To my blog. Or to the original documentation from Microsoft. There are still a few stumbling blocks to be cleared out of the way. I’ll write about that too.

There is still a little time left. Until the first version of the bot is ready for testing. Stay tuned and fill out the this form to be one of the first to get the BOT for Microsoft Teams (PreView).

OneDrive Issues with Windows 10 Insider 19564.1005

15. Februar 2020 3 Kommentare

Windows 10, Build 19564.1005, OneDrive Bug

This is only for people, using Windows 10 in the Insider channel (19564.1005).OneDrive (Next generation Sync Client) does not work anymore. It starts, you find the app in Taskmanager, but then it consumes up to 35% CPU power, no Icon established in the notification area. You got no error message.

So for me it looks for an authentification error, and there is no workaround this time.
Microsoft has to be informed about this bug.

If You work (heavy) with OneDrive, you should not install  this Isider Build of Windows 10 or go back to the old version of Windows 10.

[Update 02/16/20]

So I got some information from friends around the globe. The only way is hard, and you need a Office Insiders version of your Sync client with the version 20.033.0213.0001. But if you have this version of OneDriveSetup.exe, you got an error, which says, you cannot install it, bevore you have deinstalled the old version. Means Deinstall the old version AND the configuration. And then you have to configure your stuff manually.


[Update 02/20/20]

Microsoft has shown reaction. in two diffrent ways. First, the OneDrive Product Group has published a new Version of the Next Generation sync Client: 20.028.0206.0003 and Second, the supposed culprit, The Windows Insider Version with the number 19564.1005 will be replaced with 19569.1000. And here OneDrive is running again.

Comments:

Why Does Microsoft bring a new Windows Insider Version on a friday?

The OneDrive Device ID

15. Januar 2020 1 Kommentar

The OneDrive Device ID

Soon also in your OneDrive.

If you have installed the Insiders version of OneDrive, then it is already visible. In the settings under About. And with the GUID it is unique. Clearly on your computer. Definitely for every Office 365 tenant, if you have more than one. And it doesn’t matter whether OneDrive for Business or OneDrive Personal. Each instance has a unique OneDrive device ID. And if you have multiple computers, on each computer.

I would have liked to have had this already at the beginning of the OneDrive app development. Because then you could have isolated errors better and faster. There are log files for each instance on your computer and the OneDrive device ID can also be found in the SyncDiagnostics.log

What can the user do with it? First of all, nothing. However, it can lead to a faster solution if you have problems with the OneDrive app. Because it may well be that you only have a problem with one instance. That means OneDrive in general is ok, but you can find the error faster. In the OneDrive program directory there is a batch file that collects all the log files that cannot be read by the user and stores them compressed in a CAB file. And with both pieces of information, Microsoft can then isolate a possible error more quickly.

In the future, options are also planned that are intended for the administrator of the Office 365 tenant. Microsoft is working on a solution that allows the administrator to examine all devices of all employees for OneDrive errors and then write the results in an Excel spreadsheet. So do not be surprised if the administrator of your company reports to you and tells you that there is a problem on your company laptop. And you still haven’t noticed it overheated! The OneDrive device ID is also used for this.

Die OneDrive-Geräte-ID

15. Januar 2020 9 Kommentare

OneDrive-Geräte-ID

Demnächst auch in Ihrem OneDrive.

Wenn Sie die Insiders Version von OneDrive installiert haben, dann ist Sie schon jetzt sichtbar. In den Einstellungen unter Info. Und mit der GUID ist sie eindeutig. Eindeutig auf Ihrem Rechner. Eindeutig für jede Mieter von Office 365, wen Sie denn mehrere haben. Und es ist auch egal, ob OneDrive for Business, oder OneDrive Personal. Jede Instanz hat eine eindeutige OneDrive-Geräte-ID. Und wenn Sie mehrere Rechner haben, auf jedem Rechner.

Ich hätte mir gewünscht, das schon zu Beginn der OneDrive-App Entwicklung gehabt zu haben. Denn dann hätte man Fehler besser und schneller isolieren können. So finden sich für jede Instanz auf Ihrem Rechner Log-Dateien und in der Datei SyncDiagnostics.log findet sich auch die OneDrive-Geräte-ID.

Was kann der Benutzer damit anfangen? Zuerst einmal nichts. Es kann aber zu einer schnelleren Lösung führen, wenn Sie Probleme mit dem  der OneDrive App haben. Denn es kann gut sein, dass Sie nur mit einer Instanz ein Problem haben. das heißt OneDrive im generellen ist ok, aber man kann den Fehler schneller finden. Im Programmverzeichnis von OneDrive befindet sich eine Batch-Datei, die all die für den Benutzer nicht lesbaren Log-Dateien sammelt und in eine CAB-Datei komprimiert ablegt. Und mit beiden Informationen kann Microsoft dann einen möglichen Fehler schneller isolieren.

In der Zukunft sind aber auch Möglichkeiten geplant, die für den Administrator des Office 365 Mieters gedacht sind. So arbeitet Microsoft an einer Lösung, die es dem Administrator erlaubt, alle Geräte aller Mitarbeiter auf OneDrive-Fehler untersucht und die Ergebnisse dann in eine Excel-Tabelle schreibt. Wundern Sie sich also nicht, wenn Sie der Administrator Ihrer Firma bei Ihnen meldet, und Ihnen mitteilt, dass auf Ihrem Firmen-Laptop ein Problem vorliegt. Und Sie es noch überhapt nicht gemerkt haben! Und dafür dient dann auch die OneDrive-Geräte-ID

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