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OneDrive | Sync Shared with me files
I wrote an article in German language about it on November 29th, 2016, but I am amazed to see that many OneDrive users are not familiar with this function and therefore do not use it. In the meantime, the design has changed a bit, but otherwise the functionality has remained the same. Therefore: First read the “old” photo series.
What was not mentioned in the old article are a few small things:
In the past, with parts was also possible across tenants. This has now been restricted to tenant users.
The process is still the same. Before synchronization, the person who wants to share files (in a folder) in OneDrive for Business must also do this.
People: Julian Versuch, Andrea Market
| Share: User select files | |
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People at xxxx with the link This is the link that only applies within the organization. There is no time limit here. For our scenario, it means that a user shares a folder from his OneDrive for Business with employees from his organization A single file cannot be synchronized, it must be in a folder! No: You can’t with OneDrive Personal! When Andrea Marketis selected and the link has been sent … |
| Receive and Sync | |
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User Julian Versuch shared the “Andrea Austausch” folder in his OneDrive for Business with user Andrea Market. User Andrea Market clicks on the “Andrea Austausch” folder. |
The assigned browser opens and the user Andrea Market clicks on Synchronize.
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Now you should see the following picture and then… |
… follows this pop-up, which the users Andrea Market confirms with “YES”. Then we can switch to Windows File Explorer.
As we can see, the folder appears in the tenant “HBsoft”, the folder bears the name of the user who shared it, followed by the folder name.
In this example: Julian Versuch – Andrea exchange
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a look at the properties of the OneDrive.exe sync client also shows the folder under the Account tab. The transferred files can also be filtered here or, if no longer required, the synchronization can be ended. |
![06 OneDrive View_thumb[2]](https://hansbrender.files.wordpress.com/2020/03/06-onedrive-view_thumb2.png "06 OneDrive View_thumb[2]")
Summary
For shared files from OneDrive for Business, the recipient within the organization (tenant) can synchronize these files if the folder has been shared. The file is now in three different places:
- User A – who shared the file, synchronizes on his computer
- In the cloud In OneDrive for Business from user A
- User B – the recipient who synchronizes this file with his computer
What happens when user Andrea Market deletes a file in the folder? How can it be restored? I have described this here. User A == user Julian Versuch, user B == user Andrea Market
OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren
bereits am 29.11.2016 habe ich einen Artikel darüber geschrieben, aber mit Erstaunen stelle ich es immer wieder fest, das viele OneDrive Benutzer diese Funktion nicht kennen und damit auch nicht nützen. Mittlerweile hat sich das Design ein wenig geändert, aber ansonsten ist die Funktionalität gleich geblieben. Deshalb gilt: Zuerst einmal die “alte” Bilderstrecke lesen.
Was im alten Artikel aber keine Erwähnung fand, sind ein paar Kleinigkeiten:
Mit mit Teilen war früher auch über Tenants hinweg möglich. Das wurde inzwischen eingeschränkt auf Benutzer eines Tenants.
Der Ablauf ist aber immer noch der gleiche. Vor der Synchronisation muss die Person, die in OneDrive for Business Dateien (in einem Ordner) teilen möchte, dieses auch durchführen.
Personen: Julian Versuch, Andrea Market
| Teilen: Benutzer wählt aus… | |
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Personen bei xxxx mit dem Link Das ist der Link, der nur innerhalb der Organisation gilt. Hier gibt es keine zeitliche Einschränkung. Für unser Szenario heisst es, ein Benutzer gibt einen Ordner aus seinem OneDrive for Business frei für Mitarbeiter aus seiner Organisation Eine einzelne Datei kann nicht synchronisiert werden, sie muss in einem Ordner liegen! Nein: Mit OneDrive Personal geht das nicht! Wenn die Person Andrea Market ausgewählt und der Link versendet wurde… |
| Empfangen und Synchronisieren | |
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Benutzer Julian Versuch hat den Ordner “Andrea Austausch” in seinem OneDrive for Business mit Benutzer Andrea Market geteilt.
Benutzer Andrea Market klickt auf den Ordner “Andrea Austausch”. |
Der zugeordnete Browser öffnet sich und der Benutzer Andrea Market klickt auf Synchronisieren.
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Nun sollten Sie folgendes Bild sehen und dann… |
…folgt dieses Pop-UP, welches die Benutzer Andrea Market mit “JA” bestätigt. Danach können wir in den Windows File Explorer wechseln.
Wie wir erkennen können, taucht der Ordner im m Tenant “HBsoft” auf, der Ordner trägt den Namen dem Benutzer, der ihn geteilt hat, gefolgt vom Ordnernamen.
In diesem Beispiel: Julian Versuch – Andrea Austausch
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ein Blick in die Eigenschaften des Sync-Clients OneDrive.exe zeigt unter dem Kartenreiter Konto auch den Ordner an. Hier können auch die übetragenen Dateien gefiltert oder aber, wenn nicht mehr benötigt, die Synchronisierung beendet werden. |
Zusammenfassung
Bei geteilten Dateien aus OneDrive for Business kann der Empfänger innerhalb der Organisation (Tenant) diese Dateien synchronisieren, wenn der Ordner freigegeben wurde. Damit befindet sich die Datei an drei verschiedenen Stellen:
- Benutzer A – der die Datei geteilt hat, synchronisiert auf seinem Rechner
- In der Cloud In OneDrive for Business von Benutzer A
- Benutzer B – der Empfänger, der diese Datei seinem Rechner synchronisiert
Was passiert, wenn der Benutzer Andrea Market eine Datei im Ordner löscht? Wie kann diese widerhergestellt wqerden? Das habe ich hier beschrieben. User A == Benutzer Julian Versuch, User B== Benutzer Andrea Market
OneDrive | Where are my program files stored?
In the past, the Next Generation Sync Client has always saved its installation in the following directory:
C:\Users\[User]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive
There we not only find the respective program files, but also all country-specific DLLs, the setup, the configuration and the log files. But also the important files for group guidelines, i.e. ADML and ADMX files.
These files are still there if you …
- have not performed a computer-based installation
- installed the Vault available for OneDrive Personnel
The computer based installation
should always be carried out when several people share a computer. Then a single installation is carried out for the device in the program directory: C:\Program Files x86]\Microsoft OneDrive. The configuration for each user can be found in the old place (C:\Users\[User]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive).
If you do not carry out this configuration, when updating the synchronization client OneDrive.exe, approx. 138 MB is downloaded from the Internet, mind you, for every user!!
For more information, see the Microsoft documentation.
Vault installation
When installing the vault (for OneDrive Personal), an existing installation is moved during the installation of the Vault. The background is, among other things, the Bitlocker encryption of the safe on the hard disk. Even if there is no Bitlocker installed or not provided by the operating system (Windows 10 Home).
Then where do we find something:
| C:\Program Files x86]\Microsoft OneDrive |
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| C:\Users\[User]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive |
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Vault and configuration information
OneDrive | Programm-Dateien an anderer Stelle
Der Next Generation Sync Client hat in der Vergangenheit seine Installation immer in folgendes Verzeichnis gespeichert:
C:\Benutzer\[Benutzer]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive
Dort finden wir aber nicht nur die jeweiligen Programmdateien, sondern auch alle länderspezifischen DLLs, das Setup, die Konfiguration und die log-Dateien. Aber auch die so wichtigen Dateien für Gruppenrichtlinien, also ADML und ADMX Dateien.
Diese Dateien sind immer noch dort zu finden, wenn Sie …
- nicht eine Computer basierende Installation durchgeführt haben
- den für OneDrive Personal zur Verfügung stehenden Tresor installiert haben
Die Computer basierende Installation
sollte immer durchgeführt werden, wenn sich mehrere Personen einen Computer teilen. Dann wird nämlich für das Gerät eine einzige Installation in das Programm-Verzeichnis durchgeführt: C:\Program Files x86]\Microsoft OneDrive. Die Konfiguration für jeden Benutzer sind an alter Stelle (C:\Benutzer\[Benutzer]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive) zu finden.
Wenn Sie diese Konfiguration nicht durchführen, wird bei einem Update des Synchronisations-Client OneDrive.exe ca. 138 MB aus dem Internet heruntergeladen, Wohlgemerkt, für jedem Benutzer!!
weitere Informationen finden Sie bei der Dokumentatioin von Microsoft.
Tresor Installation
- Bei der Installation des Tresors (für OneDrive Personal), wird während der Installation des Tresors eine bestehende Installation verschoben. Der Hintergrund ist unter anderem die Bitlocker-Verschlüsselung des Tresors auf der Festplatte. Auch wenn überhaput kein Bitlocker installiert ist oder vom Betreibssystem nicht vorgesehen ist (Windows 10 Home).
- Wo finden wir dann was:
- Programme
- sprachabhängige DLL’s
- Bilder und Icons
- AMDL + ADMX Dateien
- Log-Dateien
- Einstellungen
- Setup
- Update-Konfiguration
| C:\Program Files x86]\Microsoft OneDrive |
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| C:\Benutzer\[Benutzer]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive |
|
Informationen zum Tresor und zur Konfiguration
OneDrive for Business | Restore is not Restore
Again and again, experienced administrators can be confused with a simple scenario. This scenario is about a simple Word document, which is saved in a folder of user A in his OneDrive for Business. Then user A shares the folder! with user B of the same tenant. This user synchronizes the folder on his device. So both can now work on the Word document. Collaboration without looking for the link every time. Working offline is also possible. User B accidentally deletes this document.
What are the options for restoring the document?
Can user B do this himself?
Will the versioning be preserved?
Too fast?
Then everything again in individual steps and explanations
- User A creates a Word document.
- He saves this in folder demo on OneDrive for Business.
- He shares this folder with user B.
- User B opens the folder in a browser.
- User B synchronizes the folder.
- Users B and A edit the document multiple times
As can be seen in the picture, the Word document exists in three different places:
- On user A’s device
- In OneDrive for Bsuiness of user A
- On user B’s device
and now to scenario:
What Happens When User B Deletes the Document?
Well, there are many ways to delete a document. Let’s take the simplest. We switch to Windows File Explorer, select the document and press the Delete key. We assume that the file is in the “Locally available” or “Always available on this device” state.
Then several things happen:
- For user B, the document is moved to the local recycle bin.
- B’s sync client informs the cloud location of the deletion.
- The document is deleted in User A‘s OneDrive for Business.
- The document is moved from A’s ODFB to the ODFB Recycle Bin (with history!)
- All other devices are informed, this is only user A.
- User A‘s device moves the document to the local recycle bin.
We now have the document in three places:
- in the trash of the device of user A
- in the recycle bin of user B’s device
- in the trash from user A for One
Restoring the polluter, User B through this, is not the right solution. As described above, the document has been edited by both users. So there are several versions. Maybe you need a previous version?
However, restoring the document from user B’s recycle bin immediately prompts the user B to save the document with a new name. It can be seen that the document was stored in a synchronized area. So why not check the OneDrive for Business trash? The solution is very simple: Because the user only has rights for the Demo folder. So that doesn’t work
User B must there force exchange information with User A, please restore the document. User A can now restore the document from the trash. He gets the same hint. He should save the document with a new name. The operating system (or the sync client) recognizes that this is a synchronized area, but does not check whether this file is in the OneDrive for Business recycle bin. Microsoft: Why not?
The only correct solution (currently) remains:
User B informs User A of the accidental deletion. User A switches to the browser of his OneDrive for Business, switches to the trash there and clicks on Restore. The file is moved to the original location, with basking meta data, including versioning. And then synchronized to the original devices of users A and B.
The scenario can get even more complicated with OneDrive for Business. When there are more devices and / or more users in the game. It looks different when we talk about SharePoint online libraries. Because members can access the trash from there.
Quite simple, actually. It was easy with the network drives. But they knew neither metadata nor versioning. And these are becoming increasingly important.
OneDrive for Business | Löschen ist nicht gleich Löschen
Eigentlich müsste es heissen: Wiederherstellen ist nicht gleich Wiederherstellen. Der Titel ist aber dann zu lang.
Immer wieder kann man gestandene Administratoren mit einem simplen Szenario durcheinander bringen. Es geht in diesem Szenario um ein simples Word-Dokument, welches in einem Ordner des Benutzers A in dessen OneDrive for Business gespeichert wird. Danach teilt der Benutzer A den Ordner! mit dem Benutzer B des gleichen Tenant. Dieser Benutzer synchronisiert den Ordner auf sein Gerät. Somit können jetzt beide an dem Word-Dokument arbeiten. Zusammenarbeit, ohne jedesmal nach dem Link zu suchen. Auch Offline Arbeiten ist möglich. Versehentlich löscht Benutzer B dieses Dokument.
Welche Möglichkeiten sind gegeben, das Dokument wiederherzustellen?
Kann dies der Benutzer B selbst tun?
Bleibt die Versionierung erhalten?
Zu schnell?
Dann alles nochmals in Einzelschritten und Erklärungen
- Benutzer A erstellt ein Word-Dokument.
- Er speichert dieses in einem Ordner Demo auf OneDrive for Business.
- Er teilt diesen Ordner mit Benutzer B.
- Benutzer B öffnet den Ordner in einem Browser.
- Benutzer B synchronisiert den Ordner.
- Benutzer B und A bearbeiten mehrfach das Dokument.
Wir auf dem Bild zu sehen ist, existiert das Word-Dokument an drei verschiedenen Stellen:
- Auf dem Gerät des Benutzers A
- In OneDrive for Business des Benutzers A
- Auf dem Gerät des Benutzers B
und jetzt zu Szenario:
Was passiert, wenn Benutzer B das Dokument löscht?
Nun, löschen kann man das Dokument auf vielfältige Art. Nehmen wir die einfachste. Wir wechseln in den Windows File Explorer, selektieren das Dolument und drücken die Entfernen Taste. Wir gehen dabei davon aus, dass sich die Datei im Zustand “Lokal verfügbar” oder “auf diesem Gerät immer verfügbar” befindet.
Dann passieren mehrere Dinge:
- Beim Benutzer B wird das Dokument in den lokalen Papierkorb verschoben.
- Der Sync-Client von B informiert den Speicherort in der Wolke vom Löschvorgang.
- Das Dokument wird im OneDrive for Business des Benutzer A gelöscht.
- Dabei wird das Dokument in den Papierkorb von ODFB von A verschoben (mit Historie!)
- Alle weiteren Geräte werden informiert, das ist nur noch Benutzer A.
- Das Gerät von Benutzer A verschiebt das Dokument in den lokalen Papierkorb.
Damit haben wir das Dokument and drei Stellen:
- im Papierkorb des Gerätes von Benutzer A
- im Papierkorb des Gerätes von Benutzer B
- im Papierkorb von OneDrive for Business des Benutzers A
Das Wiederherstellen des Verursachers, Benutzer B durch diesen, ist nicht die richtige Lösung. Wie oben beschrieben, ist das Dokument von beiden Benutzern bearbeitet worden. Es sind also mehrere Versionen vorhanden. Vielleicht wird noch eine Vorherige Version benötigt?
Ein Wiederherstellen des Dokuments aus dem Papierkorb des Benutzers B fordert diesen jedoch sofort auf, das Dokument mit neuem Namen abzuspeichern. Man erkennt, dass das Dokument in einem synchronisiertem Bereich abgespeichert war. Warum also nicht im Papierkorb von OneDrive for Business nachschauen? Die Lösung ist sehr einfach: Weil der Benutzer nur Rechte für den Ordner Demo hat. Das funktioniert also nicht
Benutzer B muss sich also mit Benutzer A austauschen, er möge das Dokument bitte wiederherstellen. Der Benutzer A kann jetzt das Dokument aus dem Papierkorb wiederherstellen. Er erhält den gleichen Hinweis. Er möge das Dokument mit neuem Namen ablegen. Das Betriebssystem (oder der Sync Client) erkennt also, das es sich um einen synchronisierten Bereich handelt, schaut aber nicht nach, ob sich im Papierkorb des OneDrive for Business diese Datei befindet. Microsoft: Warum eigentlich nicht?
Bleibt (derzeit) die einzige richtige Lösung:
User B informiert User A über die versehentliche Löschung. User A wechselt in den Browsaer seines OneDrive for Business, wechselt dort in den Papierkorb und klickt auf Wiederhestellen. Die Datei wird an den urprüngliche Ort verschoben, und zwar mit allen Meta-Daten, also auch der Versionierung. Und dann zu den ursprünglichen geräten der Benutzer A und B synchronisiert.
Das Szenario kann bei OneDrive for Business noch komplizierter werden. Wenn nämlich mehr Geräte und / oder mehrere benutzer im Spiel sind. Anders sieht es aus, wenn wir über SharePoint-Online Bibliotheken sprechen. Weil Mitglieder dort auf den Papierkorb zugreifen können.
Eigentlich ganz einfach. War das doch einfach mit den Netzwerklaufwerken. Die kannten aber weder Metadaten noch Versionierung. Und diese werden immer wichtiger.
New feature: OneDrive Sync Version history
During my daily workshops I have spoken, the Windows Explorer (Apple Finder)is the presentation layer of SharePoint. But only one dimension. Because you only see the latest Version of your document. And you do not have a chance to see in the past. You have to open the document (and if it is Word, Excel or PowerPoint) you may activate the history pane and open an old version of the document to compare. Another way was to switch to a browser, and look there for the history information.
But the times have been changed. Microsoft published the information, that this will rolled out in mid-March and will be completed until end of March 2020.
Users will see a new entry in the context menu in Finder, File Explorer, and OneDrive Activity Feed. Version history will allow users to download previous versions of a file as well restore or delete previous versions.
So now the explorer or finder will have the next dimension. The next step into a better collaboration.
I find that cool, what Do you think?
Wolfgang Miedl – Sharepoint360
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