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Archive for the ‘OneDrive for Business’ Category

OneDrive Neuheiten von der SharePoint Conference North America


Jeff Teper mit der Keynote SPC18

Während der Keynote von Jeff Teper, Corporate Vice Präsident bei Microsoft,  auf der SharePoint Conference North America wurden einige OneDrive Neuheiten angekündigt, die bis zur nächsten großen Microsoft Konferenz (Ignite 2018) ausgerollt werden sollen:

 

  • OneDrive Mobile mit neuer Scan-Erfahrung
  • Kamera-Upload direkt nach OneDrive for Business
  • Passwort geschützte Links beim externen Teilen
  • Verhindern des Herunterladens von Inhalten
  • Bewegen von bekannten Ordern nach OneDrive for Business
  • Automatische Konfiguration zu Dokumentenbibliotheken auf SharePoint Online
  • erweiterter Report von geteilten Links
  • Anpassung von EMails bei der Freigabe von Dateien/Ordner
  • Übertragung der Rechte von einem gelöschten Benutzer

Da der Blog Post dieser Neuheiten nur in englischer Sprache vorliegt, hier meine Ausführung und meine Meinung dazu:

 

OneDrive Mobile mit neuer Scan-Erfahrung

OneDrive: erleichtertes Scannen Damit es noch schneller geht, Quittungen und Belege zu erfassen, wird ein Scan-Button an repräsentativer Stelle bei der OneDrive App  für mobile Geräte untergebracht.

 

Kamera-Upload direkt nach OneDrive for Business

Picture Upload direkt nach OneDrive for Business Ein langer Wunsch, geäußert auf OneDrive Uservoice wurde erhöht. Bisher kann man die Kamera bei mobilen Geräten nur mit OneDrive Personal verknüpfen. Nun gibt es aber Unternehmen, die OneDrive Personal von der Synchronisation mit OneDrive Personal sperren, weil da die Sicherheitseinstellungen nicht von der Administration des Unternehmens beeinflusst werden kann. Auf der anderen Seite benötigen immer mehr Firmen Bilder, die für diese Unternehmen relevant sind. Diesem Wunsch  kommt Microsoft jetzt nach.

Passwort geschützte Links beim externen Teilen und
Verhindern des Herunterladens von Inhalten

Teilen: Passwort und Blocken
Teilen: Passwort und Blocken
Die links angezeigten Bilder bringen gleich zwei interessante Neuheiten, die Microsoft implementieren will. Hier habe ich einen Post geschrieben, der das bisherige Aussehen des Freigabe-Dialogs beschreibt. Dieser soll nun erweitert werden.

Jetzt kann ein Passwort für das externe Teilen mitgegeben werden, welches noch mehr Sicherheit benötigt

Auf der anderen Seite kann ich aber beim externen Teilen verhindern, dass der Inhalt herunter geladen werden kann.
Damit kann ich die Ansicht auf den Browser einschränken oder das Bearbeiten nur im Browser erlauben

Passworteingabe beim Empfänger

 

Bewegen von bekannten Ordern nach OneDrive for Business

Administratoren erhalten jetzt die Möglichkeit, bekannte Ordner wie Desktop, Dokuments Bilder zu OneDrive for Business zu bewegen. Bisher musste das mit 3rd Party Tools erledigt werden. Oft gab es das berühmte Laufwerk H,S oder T, also die Einbindung eines File-Servers. Und in der Vergangenheit wurde das mit Folder-Redirection erledigt

Administration: Neues "Redirect"  nach Bewegen zu OneDrive for Business

Microsoft will so etwas bei der OneDrive Initialisierung erledigen, oder aber später, wenn der Benutzer schon mit OneDrive arbeitet. Man darf nicht vergessen, das hier ein paar Dinge zu beachten sind, z.B. Access-Datenbanken oder Outlook OST Dateien müssen von dieser Migration ausgeschlossen werden.

 

Automatische Konfiguration zu Dokumentenbibliotheken auf SharePoint Online

Während der Initialisierung von OneDrive for Business ist es ja einfach, diese Site-Collection innerhalb von SharePoint Online zu erkennen. In den Business-Plänen bekommt jeder Benutzer einen solchen Speicherbereich und deshalb kann diese Verbindung auch automatisiert werden. Ich spreche hier von einer Konfiguration vom Device zur Cloud. Anders sieht es für die Synchronisation von beliebigen Dokumentenbibliotheken aus. Hier muss der Benutzer im Web-Browser zu dieser Bibliothek navigieren um dann den Synchronisation-Button zu drücken. Hier wird die Synchronisation von der Cloud zum Device angestoßen.  Vor allem neue Mitarbeiter müssen erst einmal die diversen Strukturen bekannt gemacht werden, bevor sie die Synchronisation auslösen. Manche Bereiche aber sind für alle Mitarbeiter gleich. Und für diese Dokumentenbereiche wird es einfach Automatismen geben, die die Administratoren erstellen, um diese Bereiche automatisch auf den Geräten einbinden.

 

erweiterter Report von geteilten Links

Ob Compliance-Gründe vorliegen oder nicht, immer wieder war es der Wunsch der Administratoren, alle externen Links in einer übersichtlichen Liste in Excel zu erhalten. Auch diesem Wunsch kommt Microsoft jetzt nach. Diese Liste erhält nicht nur alle internen Links, sondern auch die anonymen externen Links und die mit erweiterten Sicherheit versehenen Links (siehe “Passwort geschützte Links beim externen Teilen” und “Verhindern des Herunterladens von Inhalten”). Diese Reports können nach Excel exportiert werden, mit Power BI gefiltert werden oder auch Drittherstellern für Management- und Sicherheitssoftware zugänglich gemacht werden.

External Sharing reports

Anpassung von EMails bei der Freigabe von Dateien/Ordner

Ein vielfacher Wunsch der Benutzer war es, den Link beim Versenden per Outlook anzupassen. Gerade bei externen Links wusste der Empfänger nicht, was ihn da erreichte. Das wird in Zukunft möglich sein, zumindest wird das Firmen-Logo einbindbar sein. Allerdings wird Azure Active Directory Premium P2 als Voraussetzung genannt.

Logo-Einbindung Sharing Mails

 

Übertragung der Rechte von einem gelöschten Benutzer

Verlässt ein Benutzer das Unternehmen erhält der Manager derzeit die Rechte an dessen OneDrive for Business. Den Administratoren wird in Kürze die Möglichkeit an die Hand gegeben, diese Rechte an eine individuelle Person in der Organisation zu übertragen.

 

 

 

Quelle und Bilder

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18.091.0506.0003 | Neue (Insider) Version für OneDrive verfügbar


25 NGSC Insiders

Bereits in der letzten Woche hat Microsoft wieder eine neue Insider Version des Next Generation Sync Clients (NGSC) veröffentlicht. Wer nicht im Insiders-Programm ist und die Version 18.091.0506.0003 manuell installieren möchte, hier geht’s zu allen Versionen

Für alle neuen Leser:

Der Next  Generation Sync Client sorgt für die Synchronisation von OneDrive, OneDrive for Business, allen Bibliotheken von Teamsites, Groups und Microsoft Teams. Normalerweise wird ein Update auf die neue Version automatisch vorgenommen. Der NGSC wird nicht über WSUS oder andere bekannte Update-Mechanismen  verteilt, dass passiert bei jedem Gerät selbständig.

Ich habe noch keine Änderungen festgestellt. Welcher meiner Leser hat etwas festgestellt?

OneDrive for Business | Einstellungen bei Versionierung


SharePoint Online und OneDrive for Business: Änderungen bei der Versionierung

Microsoft greift in die bestehenden oder nicht bestehenden Versionierungseinstellungen bei allen Dokumenten-Bibliotheken in SharePoint Online und OneDrive for Business ein. Diese Änderungen beginnen Anfang Juni und werden bis zum Ende July 2018 abgeschlossen sein. Grundsätzlich wird dann überall die Versionierung eingeschaltet werden.

Bei allen Dokumentbibliotheken werden auf ein Minimum von 100 Hauptversionen gesetzt, auch wenn eine Einstellung mit weniger als 100 Hauptversionen gesetzt war. Bibliotheken mit 100 oder mehr Haupteinstellungen (Standard war 500) sind davon nicht betroffen

Wenn diese Änderungen vollzogen worden sind, hat der Administrator keine Möglichkeit mehr, weniger als 100 Hauptversionen zu setzen oder diese Funktion auszuschalten.

SharePoint Online und OneDrive for Business: Änderungen bei der Versionierung

OneDrive Freigaben | Standard Freigabe Link

18. Mai 2018 1 Kommentar

OneDrive Freigaben

Mittlerweile kann man ja aus den verschiedenen Stellen einen OneDrive Freigabe-Link erzeugen:

  • Windows Explorer
  • Web-Browser
  • Office Applikation
  • Mac FileFinder
  • iOS Device
  • Android Device

Und manche Benutzer /  Administratoren  von Office 365 hätten gerne eine Standard-Voreinstellung vorgenommen. Man möchte verhindern, dass beim Teilen interne Informationen “versehentlich” nach “draußen” gelangen.

    Im SharePoint Admin-Center finden wir dazu unter Freigaben die Einträge zu Standard-Link-Typ:

     

    • Direkt – bestimmte Personen
    • Intern – nur Personen in ihrer Organisation
    • Anonymer Zugriff – jeder mit dem Link

    Es handelt sich nur um die Vorgabe, die dann beim ersten mal angezeigt wird.

    Dialog ausgewählter Standard-Link Typ
    Share Anonym Anonymer Zugriff – jeder mit dem Link

    Es kann auch vorkommen, dass der Administrator ihnen verweigert, dass Sie Informationen außerhalb Ihrer Organisation teilen dürfen. Dann ist das grüne Symbol ausgegraut

    kein externes Teilen möglich

    Share Direct Direkt – bestimmte Personen
    Share Intern Intern – nur Personen in ihrer Organisation
      Egal von wo sie eine Datei selektieren und auf Teilen drücken, der Ablauf ist immer der gleiche.
      Der Next Generation Sync Client nimmt die selektierte Datei-Informationen und schaut im SharePoint Online nach, welche Rechte dort hinterlegt sind. Diese Einstellungen und die übergeordneten Einstellungen aus dem SharePoint Admin Center werden dann benutzt um den Dialog aufzurufen, und der Benutzer kann seine Eingaben tätigen und dann  betätigen. Dies setzt also voraus, dass OneDrive läuft und eine Internetverbindung besteht. Diese Informationen werden dann wieder in SharePoint Online gespeichert.
      am Beispiel Windows Explorer
      Richtung Daten
      vom Device zur Cloud –> was war selektiert (Datei, Ordner)
      von der Cloud zum Device <– welche Rechte liegen vor
      :::Dialog Auswahl, Selektion durch den Benutzer
      vom Device zur Cloud –> Auswahl wird an SharePoint Online übermittelt, Link generiert…
      Cloud zum Device <– Link wird übermittelt

    Next Generation Sync Client | Insider Version 18.080.0419.0003

    10. Mai 2018 1 Kommentar

    Next Generation Sync Client: Insider Version 18.080.0419.0003

    Keine Angst, wenn Sie diese Version noch nicht haben. Sie wird automatisch installiert, wenn sie im Insiders Ring sind. Wenn Sie eine Version manuell herunterladen, dann ist das ihr Risiko!

    Heute habe ich eine Tabelle eingebunden, die von Microsoft kommt. Es ist die englische Version, die immer etwas neuer ist. Sie enthält die Download Links, die von mir um die Insider Ring Downloads ergänzt wurden.

        Insiders Ring Production Ring Enterprise Ring
    Windows letzter freigegebener Build 18.070.0405.00002 18.065.0329.0002 18.025.0204.0010
      Rollout 18.080.0419.0003   18.065.0329.0002
    (27. Juni 2018)
    Mac letzter freigegebener Build 18.070.0405.0004 18.065.9329.0007
    (Eigenständig)

    18.065.0329.0008
    (Mac App Store)

    18.025.0204.0008
      Rollout     18.065.9329.0007
    ( 27. Juni 2018)

    weitere Versionen finden Sie hier.

     

    Sie sind Insider?

    Ist jemand draußen, der Änderungen an Version 18.080.0419.0003 festgestellt hat?
    Bitte mir zusenden. Vielen Dank


    [Update 17.05.18 von Jorma Heikkuri , Finnland]

    Wenn man eine Datei löschen will, via DEL auf der Tastatur oder mit der Maus und die Datei/Ordner sich in einer Dokumentenbibliothek von SharePoint Online (Teamsite, Groups, OneDrive for Business ODER OneDrive Personal befindet, wird eine neue Dialogbox finden:

    Delerte

    aber es ist abhängig vom Status der Datei:

    Symbol Datei Aktion Ergebnis
    Files on-Demand always available allways available DEL Löscht die Datei auf diesem Gerät und in der Cloud, aber die Datei wird in den Papierkorb verschoben.
    Files on-Demand Local available local available DEL Löscht die Datei auf diesem Gerät und in der Cloud, aber die Datei wird in den Papierkorb verschoben.
    Files on-Demand Cloud Only Cloud Only DEL Löscht die Datei auf diesem Gerät und in der Cloud ohne dass diese in den Papierkorb verschoben wird.
           
    Files on-Demand always available allways available SHIFT+DEL Löscht die Datei in der Cloud ohne dass diese in den Papierkorb verschoben wird.
    Files on-Demand Local available local available SHIFT+DEL Löscht die Datei in der Cloud ohne dass diese in den Papierkorb verschoben wird.
    Files on-Demand Cloud Only Cloud Only SHIFT+DEL Löscht die Datei in der Cloud ohne dass diese in den Papierkorb verschoben wird.

    Dieser Dialog wird nur angezeigt in Windows 10 Version 1709 oder höher UND mit aktivierten Files on Demand

    Next Generation Sync Client | Insider Version 18.080.0419.0003 published

    10. Mai 2018 1 Kommentar

    Next Generation Sync Cliuent: Insiders version 18.080.0419.0003

    Don’t worry, if you do not have it right now. It will be published automatically if you are on the Insiders Ring. if you download and install a version manually, that’s your own risk !

    So today I have included a table from Microsoft, but with additional Links (Insiders Ring)

        Insiders Ring Production Ring Enterprise Ring
    Windows Last Released build 18.070.0405.00002 18.065.0329.0002 18.025.0204.0010
      Rolling out 18.080.0419.0003   18.065.0329.0002
    (June 27, 2018)
    Mac Last Released build 18.070.0405.0004 18.065.9329.0007
    (Standalone)

    18.065.0329.0008
    (Mac App Store)

    18.025.0204.0008
      Rolling out     18.065.9329.0007
    (June 27, 2018)

    You will find other and older versions here.

     

    Insiders?

    Anyone outside, who see some changes on version 18.080.0419.0003?
    Please send me your comments. Thank You!


    [Update 05/17/18 from Jorma Heikkuri , Finnland]

    If you want to delete a file via DEL Button or via Mouse and you are in a document library from SharePoint (Teamsites, Groups, OneDrive for Business OR OneDrive Personal you will receive a new dialog box:

    clip_image002

    so it depends, which Status the file has:

    Symbol File Action Result
    Files on-Demand always available allways available DEL Deletes it on this device and in the cloud , but copy it to the recycle bin
    Files on-Demand Local available local available DEL Deletes it on this device and in the cloud , but copy it to the recycle bin
    Files on-Demand Cloud Only Cloud Only DEL Deletes it on the Cloud without copying to the clipboard.
           
    Files on-Demand always available allways available SHIFT+DEL Deletes it on the Cloud without copying to the clipboard.
    Files on-Demand Local available local available SHIFT+DEL Deletes it on the Cloud without copying to the clipboard.
    Files on-Demand Cloud Only Cloud Only SHIFT+DEL Deletes it on the Cloud without copying to the clipboard.

    This box will pop up only with Windows 10 Version 1709 and higher AND with Files on Demand activated.


    SharePoint Konferenz in Wien – Modernes Arbeiten mit OneDrive


    Modernes Arbeiten mit OneDrive  - in Wien

    Im Studio 44 in Wien öffnet am 25.-27.Juni 2018 die SharePoint Konferenz ihre Türen. Ich freue mich, dass ich am Mittwoch dort dann über

    “Modernes Arbeiten mit OneDrive”

    sprechen darf. Sieht man sich dort?

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