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OneDrive for Business | Restore is not Restore

9. März 2020 1 Kommentar

Delete a file and Restore

Again and again, experienced administrators can be confused with a simple scenario. This scenario is about a simple Word document, which is saved in a folder of user A in his OneDrive for Business. Then user A shares the folder! with user B of the same tenant. This user synchronizes the folder on his device. So both can now work on the Word document. Collaboration without looking for the link every time. Working offline is also possible. User B accidentally deletes this document.

What are the options for restoring the document?
Can user B do this himself?
Will the versioning be preserved?

Too fast?
Then everything again in individual steps and explanations

  1. User A creates a Word document.
  2. He saves this in folder demo on OneDrive for Business.
  3. He shares this folder with user B.
  4. User B opens the folder in a browser.
  5. User B synchronizes the folder.
  6. Users B and A edit the document multiple times

As can be seen in the picture, the Word document exists in three different places:

  • On user A’s device
  • In OneDrive for Bsuiness of user A
  • On user B’s device

and now to scenario:

What Happens When User B Deletes the Document?

Well, there are many ways to delete a document. Let’s take the simplest. We switch to Windows File Explorer, select the document and press the Delete key. We assume that the file is in the “Locally available” or “Always available on this device” state.

Then several things happen:

  1. For user B, the document is moved to the local recycle bin.
  2. B’s sync client informs the cloud location of the deletion.
  3. The document is deleted in User A‘s OneDrive for Business.
  4. The document is moved from A’s ODFB to the ODFB Recycle Bin (with history!)
  5. All other devices are informed, this is only user A.
  6. User A‘s device moves the document to the local recycle bin.

We now have the document in three places:

  • in the trash of the device of user A
  • in the recycle bin of user B’s device
  • in the trash from user A for One

Restoring the polluter, User B through this, is not the right solution. As described above, the document has been edited by both users. So there are several versions. Maybe you need a previous version?

However, restoring the document from user B’s recycle bin immediately prompts the user B to save the document with a new name. It can be seen that the document was stored in a synchronized area. So why not check the OneDrive for Business trash? The solution is very simple: Because the user only has rights for the Demo folder. So that doesn’t work

User B must there force exchange information with User A, please restore the document. User A can now restore the document from the trash. He gets the same hint. He should save the document with a new name. The operating system (or the sync client) recognizes that this is a synchronized area, but does not check whether this file is in the OneDrive for Business recycle bin. Microsoft: Why not?

The only correct solution (currently) remains:

User B informs User A of the accidental deletion. User A switches to the browser of his OneDrive for Business, switches to the trash there and clicks on Restore. The file is moved to the original location, with basking meta data, including versioning. And then synchronized to the original devices of users A and B.


The scenario can get even more complicated with OneDrive for Business. When there are more devices and / or more users in the game. It looks different when we talk about SharePoint online libraries. Because members can access the trash from there.

Quite simple, actually. It was easy with the network drives. But they knew neither metadata nor versioning. And these are becoming increasingly important.

OneDrive for Business | Löschen ist nicht gleich Löschen

9. März 2020 1 Kommentar

Delete a file and Restore
Eigentlich müsste es heissen: Wiederherstellen ist nicht gleich Wiederherstellen. Der Titel ist aber dann zu lang.

Immer wieder kann man gestandene Administratoren mit einem simplen Szenario durcheinander bringen. Es geht in diesem Szenario um ein simples Word-Dokument, welches in einem Ordner des Benutzers A in dessen OneDrive for Business gespeichert wird. Danach teilt der Benutzer A den Ordner! mit dem Benutzer B des gleichen Tenant. Dieser Benutzer synchronisiert den Ordner auf sein Gerät. Somit können jetzt beide an dem Word-Dokument arbeiten. Zusammenarbeit, ohne jedesmal nach dem Link zu suchen. Auch Offline Arbeiten ist möglich. Versehentlich löscht Benutzer B dieses Dokument.

Welche Möglichkeiten sind gegeben, das Dokument wiederherzustellen?
Kann dies der Benutzer B selbst tun?
Bleibt die Versionierung erhalten?

Zu schnell?
Dann alles nochmals in Einzelschritten und Erklärungen

  1. Benutzer A erstellt ein Word-Dokument.
  2. Er speichert dieses in einem Ordner Demo auf OneDrive for Business.
  3. Er teilt diesen Ordner mit Benutzer B.
  4. Benutzer B öffnet den Ordner in einem Browser.
  5. Benutzer B synchronisiert den Ordner.
  6. Benutzer B und A bearbeiten mehrfach das Dokument.

Wir auf dem Bild zu sehen ist, existiert das Word-Dokument an drei verschiedenen Stellen:

  • Auf dem Gerät des Benutzers A
  • In OneDrive for Business des Benutzers A
  • Auf dem Gerät des Benutzers B

und jetzt zu Szenario:

Was passiert, wenn Benutzer B das Dokument löscht?

Nun, löschen kann man das Dokument auf vielfältige Art. Nehmen wir die einfachste. Wir wechseln in den Windows File Explorer, selektieren das Dolument und drücken die Entfernen Taste. Wir gehen dabei davon aus, dass sich die Datei im Zustand “Lokal verfügbar” oder “auf diesem Gerät immer verfügbar” befindet.

Dann passieren mehrere Dinge:

  1. Beim Benutzer B wird das Dokument in den lokalen Papierkorb verschoben.
  2. Der Sync-Client von B informiert den Speicherort in der Wolke vom Löschvorgang.
  3. Das Dokument wird im OneDrive for Business des Benutzer A gelöscht.
  4. Dabei wird das Dokument in den Papierkorb von ODFB von A verschoben (mit Historie!)
  5. Alle weiteren Geräte werden informiert, das ist nur noch Benutzer A.
  6. Das Gerät von Benutzer A verschiebt das Dokument in den lokalen Papierkorb.
    Damit haben wir das Dokument and drei Stellen:
  • im Papierkorb des Gerätes von Benutzer A
  • im Papierkorb des Gerätes von Benutzer B
  • im Papierkorb von OneDrive for Business des Benutzers A

Das Wiederherstellen des Verursachers, Benutzer B durch diesen, ist nicht die richtige Lösung. Wie oben beschrieben, ist das Dokument von beiden Benutzern bearbeitet worden. Es sind also mehrere Versionen vorhanden. Vielleicht wird noch eine Vorherige Version benötigt?

Ein Wiederherstellen des Dokuments aus dem Papierkorb des Benutzers B fordert diesen jedoch sofort auf, das Dokument mit neuem Namen abzuspeichern. Man erkennt, dass das Dokument in einem synchronisiertem Bereich abgespeichert war. Warum also nicht im Papierkorb von OneDrive for Business nachschauen? Die Lösung ist sehr einfach: Weil der Benutzer nur Rechte für den Ordner Demo hat. Das funktioniert also nicht

Benutzer B muss sich also mit Benutzer A austauschen, er möge das Dokument bitte wiederherstellen. Der Benutzer A kann jetzt das Dokument aus dem Papierkorb wiederherstellen. Er erhält den gleichen Hinweis. Er möge das Dokument mit neuem Namen ablegen. Das Betriebssystem (oder der Sync Client) erkennt also, das es sich um einen synchronisierten Bereich handelt, schaut aber nicht nach, ob sich im Papierkorb des OneDrive for Business diese Datei befindet. Microsoft: Warum eigentlich nicht?

Bleibt (derzeit) die einzige richtige Lösung:

User B informiert User A über die versehentliche Löschung. User A wechselt in den Browsaer seines OneDrive for Business, wechselt dort in den Papierkorb und klickt auf Wiederhestellen. Die Datei wird an den urprüngliche Ort verschoben, und zwar mit allen Meta-Daten, also auch der Versionierung. Und dann zu den ursprünglichen geräten der Benutzer A und B synchronisiert.


Das Szenario kann bei OneDrive for Business noch komplizierter werden. Wenn nämlich mehr Geräte  und / oder mehrere benutzer im Spiel sind. Anders sieht es aus, wenn wir über SharePoint-Online Bibliotheken sprechen. Weil Mitglieder dort auf den Papierkorb zugreifen können.

Eigentlich ganz einfach. War das doch einfach mit den Netzwerklaufwerken. Die kannten aber weder Metadaten noch Versionierung. Und diese werden immer wichtiger.

New feature: OneDrive Sync Version history


OneDrive Version history

During my daily workshops I have spoken, the Windows Explorer (Apple Finder)is the presentation layer of SharePoint. But only one dimension. Because  you only see the latest  Version of your document. And you do not have a chance to see in the past. You have to open the document (and if it is Word, Excel or PowerPoint) you may activate the history pane and open an old version of the document to compare. Another way was to switch to a browser, and look there for the history information.

But the times have been changed. Microsoft published the information, that this will rolled out in mid-March and will be completed until end of March 2020.

Users will see a new entry in the context menu in Finder, File Explorer, and OneDrive Activity Feed. Version history will allow users to download previous versions of a file as well restore or delete previous versions.

So now the explorer or finder will have the next dimension. The next step into a better collaboration.

I find that cool, what Do you think?

Neues Feature: OneDrive Sync Version history


OneDrive Version history

Während meiner täglichen Workshops habe ich darüber gesprochen, ist der Windows Explorer (Apple Finder) die Präsentationsebene von SharePoint. Aber nur eine Dimension. Weil Sie nur die neueste Version Ihres Dokuments sehen. Und Sie haben keine Möglichkeit gehabt, in der Vergangenheit zu sehen. Sie müssen das Dokument öffnen (und wenn es sich um Word, Excel oder PowerPoint handelt), können Sie den Verlaufsbereich aktivieren und eine alte Version des Dokuments zum Vergleichen öffnen. Eine andere Möglichkeit bestand darin, zu einem Browser zu wechseln und dort nach Verlaufsinformationen zu suchen.

Aber die Zeiten haben sich geändert. Microsoft hat die Information veröffentlicht, dass diese Mitte März eingeführt und bis Ende März 2020 abgeschlossen sein wird.

Benutzer sehen einen neuen Eintrag im Kontextmenü in Finder, Datei-Explorer und OneDrive-Aktivitäts-Feed. Mit dem Versionsverlauf können Benutzer frühere Versionen einer Datei herunterladen sowie frühere Versionen wiederherstellen oder löschen.

Jetzt hat der Explorer oder Finder die nächste Dimension erreicht. Der nächste Schritt in eine bessere Zusammenarbeit.

Ich finde das cool, was denkst du?

CDC Germany 2020 – Cloud & Datacenter Conference Germany

24. Februar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

01 OneDrive

Für mich ist es das dritte Mal. Das dritte Mal in Hanau. Dieses Jahr am 13.&14. Mai 2020. Ich freue mich, als Sprecher mit dabei zu sein. Natürlich zum Thema OneDrive. Der genaue Vortragstitel lautet:

 

Is OneDrive really Enterprise ready?

 

Keine Angst, ich Der Vortrag wird in deutscher Sprache gehalten. Also dann mal gleich registrieren.

mbuf Jahreskongress 2020 in Karlsruhe

6. Februar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

mbuf Jahreskongress 2020  in Karlsruhe

Für mich ist es bereits das dritte Mal. Und zum zweiten Mal auf dem Messegelände in Karlsruhe. Der Jahreskongress der mbuf. Am 12.&13.5.2020. Dieses Jahr werde ich am zweiten Tag die Königsdisziplin der Synchronisation mit OneDrive vorstellen. B2B Sync.

Die Königsdiziplin der Synchronisation mit OneDrive

Also ein bisschen Azure, PowerShell, SharePoint Online und Synchronisation. Mit Live Demo.

Also schon einmal im Kalender die Tage reservieren. Demnächst gibt es dann das komplette Programm des mbuf Jahreskongress 2020.

Man sieht sich dort?

Recap Microsoft Ignite and Ignite The Tour

17. November 2019 Hinterlasse einen Kommentar

Microisoft Ignite 2019 & Ignite The Tour Paris

Eine Woche Orlando war schnell vorüber. Das Schöne daran: Man flog in die Wärme, denn 29 Grad Celsius tat dem Körper gut. Wenn, ja wenn die Amerikaner in geschlossenen Räumen nicht im Eisschrank wohnen würden. Im Uber oder Taxi habe ich ja noch Verständnis, aber in den riesigen Hallen wird jede Menge Energie aufgebracht, um Kühlschrank-Temperaturen zu erzielen. Schon am ersten Tag während der Keynote von Microsoft CEO Satja Nadella habe ich das einschneidende Erlebnis eines Eisblock- Ars… bekommen. Das hat sich über die ganze Woche hingezogen, und wurde auch in den Feedback-Bögen von den Teilnehmern erwähnt. Zu Kalt und schlechtes Internet. Im letzten Jahr war dieser Punkt noch in Ordnung, aber so manche Demo funktionierte nicht so, wie sie geplant war. Wurde der Provider von Microsoft ausgetauscht? War der „alte“ zu teuer? Das aber waren die einzigen negative Punkte zur Microsoft Ignite.

Microsoft Ignite 2019, Orlando, Theater-Session

Die beiden Sessions über Gruppenrichtlinien zu OneDrive und der neuste Part „B2B Sync mit OneDrive“ liefen hervorragend, und ich war auf das langsame, nicht immer funktionierende Internet vorbereitet, und habe zu der Video-Aufzeichnung gegriffen. Typisch deutsch: Vorbereitet und Plan B im Gepäck. Die lange Halle, „The Hub“ war voll mit Ausstellern und Microsoft Ständen. Besonders bei Teams, Yammer und OneDrive kamen die Gefühle von den Anfängen der CeBIT wieder, wo sich Tausende am Stand vorbeigedrückt haben. Fragen über Fragen wurden von Microsoft Mitarbeitern geduldig beantwortet. Das Rahmenprogramm konnte sich ebenfalls sehen lassen, wenn gleich ich einige Partys einfach weggelassen habe. Dafür habe ich viele Freunde, die ich mittlerweile rund um den Globus angesammelt habe, wiedergesehen. In diesem Blog Post werde ich inhaltlich nur wenig sagen, meine 2 Highlights sind und waren:

Project Cortex
Microsoft Teams

Und über beide Themen werden wir noch viel hören und lesen. Da ich meinen Husten nicht völlig auskuriert hatte hat die Kälte zugeschlagen und diesen wiedergebracht. Mit voller Wucht. Und so kam ich zurück nach Deutschland in die Kälte, zumindest was die Außentemperaturen anging. Sonntag war JetLeg Tag. Montags die wichtigsten Emails durchgegangen und dann gings auch schon wieder los. Nach Paris. Dort startete nämlich Microsoft Ignite The Tour. Im letzten Jahr waren es weltweit 17 Städte, das Konzept war so gut, dass dieses Jahr Microsoft in 30 Städten weltweit Halt macht. Hier steht das Internet. Und damit stand einer Live Demo mit Azure Portal und PowerShell nichts im Wege. Diese Demo gehört zu B2B Sync mit OneDrive und darüber werde ich in einem separatem Blogpost berichten. Bis die Tour in Berlin aufschlägt, müssen wir ja noch bis zum 29./30. April warten. Aber sie kommt. Definitiv.

Microsoft IgnIte The Tour, Paris, Theater Session

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