Office365 | Hans Brender's Blog

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OneDrive Basics 09

20. November 2020 8 Kommentare

Now a few weeks have passed since I published the OneDrive Basics with the 8th part. One reason for this is that a lot has happened and still happens with OneDrive. So at the moment "add to my OneDrive" is rolled out. There are still a few inconsistencies, so it is possible that you haven’t noticed anything yet. Unless…, but you can read about it here. On the other hand I was busy with Remote OneDrive workshops. And last but not least: There are several community events taking place on the planet. And also here the lectures have to be adapted and renewed or even completely created.

The 9th issue is about mobile devices. With the funeral of Windows Phone there are only 2 operating systems left, iOS and Android

For both operating systems the OneDrive product group at Microsoft has its own people working on the respective OneDrive apps. The apps should contain the basic functionality, but of course they are different in their handling.

The OneDrive apps can be downloaded here: iOS Android

As you can see from the two pictures, it is possible to connect to the different document libraries in SharePoint Online, my OneDrive for Business and my OneDrive Personal.

While we talk about synchronization on Windows and Mac, this is not the case with mobile operating systems. They just connect to the cloud and display the results. If I want to edit documents even without a connection to the Internet, I have to put the required documents into offline mode, then they are kept in sync. Well, my fingers are a bit too clumsy to edit a Word document with it or add sales figures in Excel, but the principle works. And before a presentation, it makes sense to quickly flip through the slides of the PowerPoint on the smartphone. And not to forget, there are also the various iPADs and devices that run under the Android operating system. And because of the larger screen factor, it makes much more sense there. In offline mode, however, the internal memory of these devices has to be taken into account. A "files on demand" is not available there.

In the properties of the mobile devices you can add accounts (OneDrive Personal, OneDrive for Business):

iOS	Android

In the settings you can then set, for example, whether the photos taken with the camera smartphones should be uploaded to which service. In the past this was only possible with OneDrive Personal. Then Microsoft made improvements and now the customer has the choice.

But remember: if you have set up OneDrive for Business and leave the company, access may no longer be possible and your pictures may be gone. Well, they are still stored on the smartphone. Are you sure? In any case, no backup. But OneDrive (Personal) can also become critical. Some accounts have been blocked because pictures with too much bare skin were captured by the automatic scanner. Yes, one agreed the first time…

But let’s take a look at the business version (OneDrive for Business)

https://hansbrender.files.wordpress.com/2020/11/image_thumb-5.png

iOS	Android

	The images show that not only the content of OneDrive for Business is displayed, but also "Shared with me" folders and files. The top image on the left also shows folders that are displayed with "Add to OneDrive". But this function is not yet rolled out everywhere, then it looks like the left picture.
	And as described above, the "Shortcut to My Files" function is already available. And you can even remove it from your smartphone.

Remains as last point, the access to all libraries I have access to

iOS
	This shows that with mobile devices we can access, view and edit all files we reach (where we have the necessary permissions). The only requirement is a connection to the Internet. If there is no WLAN or the telephone provider is not available, then I have to make the corresponding file(s) available "offline" beforehand.

Summary

With the OneDrive Apps for iOS and Android, Microsoft ensures that you can access all your data on your smartphone while on the move. Depending on the environment you have slow or fast internet, in WLAN anyway, but even a connection with the internet provider of your choice leaves almost nothing to be desired. Of course, this depends on the country, the provider and the network coverage, and you also have to be aware that you will charge your data rate with your provider.

Some users complain that no complete 2-way synchronization is implemented. But the different requirements, data volumes etc. speak against it.

But Microsoft is implementing new features very quickly today, which will be available shortly after the desktop versions.

Thanks to Daniel Lehner, who works as an administrator, from whom the Android pictures were taken. Daniel gives support in the FaceBook group Windows 10 Community Germany. This community has 8500 members at the moment.

OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)

for those who want to read it in german language

Kategorien:Android, Apple, Microsoft, Office Online, Office365, OneDrive, OneDrive for Business Schlagwörter: Android, Apple; OneDrive Basics 09, iOS, OneDrive; OneDrive for Business; iPhone

Grundlagen OneDrive 09

20. November 2020 8 Kommentare

Jetzt sind schon ein paar Wochen vergangen, seit ich die Grundlagen OneDrive mit der 8.Teil veröffentlicht habe. Das liegt zum Einen daran, dass sich mit OneDrive eine ganze Menge getan hat und noch tut. So wird derzeit “zu meinem OneDrive hinzufügen” ausgerollt. Dabei gibt es noch ein paar Ungereimtheiten, deshalb ist es möglich, dass Sie noch nichts mitbekommen haben. Es sei denn…, aber das können Sie hier nachlesen. Zum Anderen war ich mit Remote OneDrive Workshops beschäftigt. Und zum Letzten: Es finden ja diverse Community Versanstaltungen auf dem Planeten statt. Und auch hier müssen die Vorträge angepasst und erneuert oder auch komplett erstellt werden.

In der 9. Ausgabe geht es um mobile Geräte. Mit der Beerdigung von Windows Phone bleiben eigentlich nur noch 2 Betriebssysteme, iOS und Android

Für beide Betriebssysteme hat die OneDrive Produktgruppe bei Microsoft eigene Leute, die an den jeweiligen OneDrive Apps arbeiten. Die Apps sollten die Grundfunktionalität beinhalten, in der Bedienung sind Sie natürlich unterschiedlich.

Die OneDrive Apps kann man hier herunterladen: iOS Android

Wie man den beiden Bildern entnehmen kann, ist es möglich, sich sowohl mit den unterschiedlichen Dokument Bibliotheken in SharePoint Online, meinem OneDrive for Business als auch mit meinem OneDrive Personal zu verbinden.

Während wir bei Windows und auf dem Mac von einer Synchronisierung sprechen, ist das bei den mobilen Betriebssystemen nicht der Fall. Hier wird nur eine Verbindung zur Cloud aufgebaut und die Ergebnisse dann angezeigt. Will ich in Dokumente auch ohne Verbindung zum Internet bearbeiten, so muss ich die benötigten Dokumente in den Offline Modus bringen, dann werden diese synchron gehalten. Nun, meine Finger sind etwas zu klobig, um damit ein Worddokument zu redigieren oder in Excel Umsatzzahlen hinzuzufügen, aber vom Prinzip geht es. Und vor einer Präsentation mal schnell die Slides der PowerPoint am Smartphon durchzublättern, das macht schon Sinn. Und nicht zu vergessen, es gibt ja auch die verschiedenen iPADs bzw. die verschiedenen Geräte, welche unter dem Betriebssystem Android laufen. Und durch den doch größeren Bildschimfaktor, macht das dort viel mehr Sinn. Beim Offline-Modus ist aber auch der interne Speicher dieser Geräte zu beachten. Ein “Dateien auf Abruf” ist dort nicht vorhanden.

In den Eigenschaften der mobilen Geräte kann man Konten hinzufügen (OneDrive Personal, OneDrive for Business):

iOS	Android

In den Eigenschaften kann man dann zum Beispiel einstellen, ob die Fotos, welche mit der Kamera Smartphones geschossen werden, in welchem Dienst hochgeladen werden sollen. Früher war das nur mit OneDrive Personal möglich. Dann hat Microsoft nachgebessert und jetzt hat der Kunde die Wahl.

Bedenken Sie aber: haben Sie OneDrive for Business eingestellt und verlassen Sie das Unternehmen, ist u.U. kein Zugriff mehr möglich und Ihre Bilder sind weg. Gut, sind ja noch auf dem Smartphone gespeichert. Sind Sie sicher? Auf jeden Fall kein Backup. Aber auch OneDrive (Personal) kann kritisch werden. Schon mancher Account wurde gesperrt, weil Bilder mit zu viel nackter Haut durch den automatischen Scanner erfasst wurden. Ja, man hat beim ersten Mal zugestimmt…

Betrachten wir aber einmal die Business-Variante (OneDrive for Business)

iOS	Android

	Die Bilder zeigen, dass nicht nur der Inhalt von OneDrive for Business, sondern auch „“Mit mir geteilte“ Ordner und Dateien angezeigt werden. Das obere Bild links zeigt auch noch Ordner an, die mit „Hinzufügen zu OneDrive“ angezeigt werden. Diese Funktion ist aber noch nicht überall ausgerollt, dann sieht es aus, wie im linken Bild.
	Und wie oben geschildert, Die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien” steht bereits zur Verfügung. Und eine Entfernen ist sogar vom Smartphone möglich.

Bleibt noch als letzter Punkt, der Zugriff auf alle Bibliotheken, auf die ich Zugriff habe

iOS
	Damit zeigt sich, dass wir mit mobilen Geräten den Zugriff auf alle Dateien haben, die wir erreichen (wo wir auch die notwendige Berechtigung haben), anzeigen und bearbeiten kann. Einzige Voraussetzung: Verbindung zum Internet. Steht kein WLAN oder der Telefon-Provider zur Verfügung, dann muss ich die entsprechende(n) Dateien vorher „Offline“ zur Verfügung stellen.

Zusammenfassung

Microsoft kümmert sich mit den OneDrive Apps für iOS und Android, dass man auch von unterwegs mit seinem Smartphone Zugriff auf alle Daten hat. Je nach Umgebung hat man dann langsames oder aber schnelles Internet, im WLAN sowieso, aber selbst eine Verbindung mit dem Internet-Provider Ihrer Wahl lässt fast keine Wünsche offen. Dies ist natürlich von Land, dem Provider und der Netzwerkabdeckung abhängig, auch muss man sich darüber im Klaren sein, dass Sie damit ihren Datentarif bei Ihrem Provider belasten.

Manche Benutzer beklagen sich, dass keine komplette 2 Wege Synchronisation implementiert ist. Aber die unterschiedliche Anfoderungen, Datenvolumen etc. sprechen dagegen.

Microsoft implementiert aber heute sehr schnell neue Funktionen, die kurz nach den Desktopversionen zur Verfügung stehen.

Ein Dank geht an Daniel Lehner, welcher als Administrator arbeitet, von diesem stammen die Android Bilder. Daniel gibt unter anderen in der FaceBook Gruppe Windows 10 Community Deutschland Hilfestellung. Diese hat derzeit 8500 Mitgieder

Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

if you want to read it in english language

Kategorien:Android, Apple, Microsoft, Office Online, Office365, OneDrive, OneDrive for Business Schlagwörter: Android, Apple; Synchronisation, Grundlagen OneDrive 09, iOS, OneDrive; OneDrive for Business; iPhone

Microsoft 365 virtual Cafe – OneDrive Sync Neuheiten

15. Oktober 2020 Hinterlasse einen Kommentar

Microsoft 365 virtual Cafe: OneDrive Sync und Neuheiten

Am Mittwoch 21.10.2010 macht Mr.OneDrive Station auf seiner World-Online-Community Tour im Microsoft 365 virtuellen Cafe.

Auf der Agenda steht:

OneDrive Sync und Neuheiten
Die unterschiedlichen Sync Methoden
Request Files
Sharing
Add to OneDrive
Move and Keep Sharing
Get Link to PowerPoint Slide
Open in Review Mode for Word on the Web
Block downloads
Alte und neue Gruppenrichtlinien
OneDrive und VDI
Sync Admin Report
…

Termin	Mittwoch, 21.10.2020
Uhrzeit	19:00 – 21:00 Uhr
Sprache	deutsch
Teilnahme	kostenlos
Anmeldung	meetu.ps/e/Jr1q6/FhVLn/a
Durchführung	Online
Fragen	kann man jetzt schon stellen

Sieht man sich dort?

Kategorien:Cloud, Conference, Gruppenrichtlinie, Microsoft365, Next Generation Sync Client, Office365, OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint Online, Windows 10 Schlagwörter: Microsoft; Microsoft 365; Virtual Cafe; OneDrive; OneDrive for Business; Synchronisation

Support-Änderungen bei Problemen mit OneDrive

18. September 2020 1 Kommentar

[Update 23.09.20]

Danke an Jens Goldhammer, der in seinem Kommentar mich auf eine mögliche andere Denke gestoßen hat. Der Kommentar ist auch am Ende des Artikels angehängt. Ich habe dann bei der OneDrive Produktgruppe in Redmond nachgefragt. Und Jens hat recht.

1. Ein Administrator kann weiterhin wie gewohnt ein Ticket im Admin Center erzeugen.
2. Ein User kann Feedback geben, dies führt aber nicht mehr zu einem Ticket.
3. Ein User kann aber über Support kontaktieren ebenfalls ein Ticket erzeugen.

Damit ist dies jetzt auch richtig gestellt. Nochmals Danke für den Kommentar.

ab dem 19.10.2020 ändert sich bei Microsoft die Support-Regelung, wenn es um Probleme geht. Um es klarzustellen, es handelt sich um Office 365. Bisher gab es zwei Möglichkeiten, ein Ticket zu erzeugen.

Da wären zum einen das Microsoft 365 Admin Center. Dort unter Support – New Service request. Und dann die Möglichkeit, über den Syncclient, also das OneDrive Sync Client Symbol in der Benachrichtigungszeile. Dort unter Hilfe und Einstellungen und Hilfe erhalten

Beides führte zu einem Ticket. Und ab dem 19.10.2020 wird nur noch der letzgenannte Weg möglich sein.

Das kann zum Problem führen, wenn nämlich die IT-Abteilung dafür gesorgt hat, dass der Benutzer weder Feedback geben kann noch ein Support-Ticket erzeugen kann. Dies wurde mit einem PowerShell Befehl oder einem Eintrag in der Registry erzeugt. Hier kann man dies nachlesen.

Bild

Beschreibung

Beim Klick auf das OneDrive Symbol (das mit der Wolke) in der Benachrichtigungszeile und anschließendenm Klick auf Hilfe & Einstellungen gibt es Hilfe.

Weiter unten geht es dann weiter mit einem Klick auf Support kontaktieren

Hier kann dann der Support kontaktiert werden.

Das wird ab dem 19.10.2020 der einzige Weg sein, ein Support-Ticket zu erzeugen

Wenn Sie die Hilfe nicht sehen, hat Ihre IT-Abteilung das zu veantworten.

Zusammenfassung:

Für Firmen ist das nicht nachvollziehbar. Als Benutzer rufe ich beim Support in der eigenen Firma an. Die helfen mir weiter, wenn nicht erstellt dann der firmeneigene Suppport bei Microsoft ein Support-Ticket. Und nun soll es nur die eine Möglichkeit geben? Eine Ausnahme? Jetzt soll, der Benutzer selbst ein Support-Ticket erstellen?

Quelle: Message Center Major Change Update Notification MC222217

Kategorien:Microsoft365, Next Generation Sync Client, Office365, OneDrive for Business Schlagwörter: OneDrive for Business: Microsoft 365; Office 365, Support-Tickt

Grundlagen OneDrive 08

16. September 2020 11 Kommentare

Danke für die Rückmeldungen. Wer übrigens eine Frage hat, immer raus damit. Und das gilt für die Grundlagen OneDrive als auch für den Rest der vielen Blog Post. In der letzten Folge habe ich über die Inegration von OneDrive in die Office Programme geschrieben. Und in der 8. Ausgabe dieser Reihe geht es um “Mit mir geteilt”.

Eigentlich eine einfache Angelegenheit, aber auch der zweithäufigste Begriff, nachdem die Benutzer im Internet gesucht haben, und bei mir fündig wurden:

Es geht hier nicht um Dateien, die in SharePoint Online Bibliotheken gespeichert sind. Es geht um Dateien, die in OneDrive for Business gespeichert wurden. (siehe obige Abbildung)

Den ersten Artikel habe ich dazu bereits im September 2015 geschrieben. Im Prinzip geht es darum, dass jemand eine Datei mit mir geteilt hat. Und ich mir den Link aufheben muss, um erneut auf dieses Dokument zugreifen zu können. man könnte den Link natürlich im Browser unter den Favoriten unterbringen. Aber das wäre nur die halbe Miete. Denn ich möchte vielleicht das Dokument mit dem nativen Programmen wie Word, Excel oder PowerPoint bearbeiten. Geht, aber es sind ein paar Klicks mehr notwendig.

Der Wunsch der Anwender?

Sie hätten gerne das Dokument auf Ihrem Rechner, synchronisiert. Dann ist das Bearbeiten nur ein Klick entfernt. Nachfolgend jetzt die zwei Sichtweisen (Sender, Empfänger)

Sender

Eigentlich will ich nur ein Dokument mit dem Empfänger teilen. Wenn wir beide etwas länger mit dem Dokument arbeiten, also Änderungen vornehmen wollen, wäre es ja praktisch, dass der Empfänger dieses Dokument auf seinen Rechner synchronisieren kann. Wenn ich also das Dokument teile, bekommt der Empfänger den Link zum Dokument. Diesen Link muss er aufbewahren, denn dies ist die einzige Möglichkeit. auf das Dokument zuzugreifen. Das Ganze erfolgt im Übrigen in OneDrive for Business, nicht in SharePoint Online.

Empfänger

Die E-Mail enthält den Link zum Dokument. Eine Möglichkeit zur Synchronisation ist nicht gegeben. Wenn man also viele Dokumente zum Bearbeiten bekommt, macht das so kein Spaß.

und nun?

Sender

Und es geht doch. Dafür muss aber der Sender sorgen. Denn er muss das Dokument in einen Ordner packen. Und dann den Ordner mit dem Empfänger teilen. Fertig

Das Bild zeigt OneDrive for Business des Users Julian Versuch. Ein Ordner wurde selektiert und danach erfolgt der Klick auf Teilen. Im Dialog muss ich wie immer überlegen, mit welcher Methode ich teile. Denken Sie daran, dass anonymes Teilen zeitlich limitiert ist. Teilen habe ich in den Grundlagen OneDrive 03 beschrieben.

Empfänger

Die E-Mail enthält jetzt den Link zu einem Ordner.

Mit dem Klick öffnet sich der Browser….

Natürlich kann ich die Dateien im Browser bearbeiten. Ich kann Sie auch Downloaden. Aber das ist nicht der richtige Weg. Der Empfänger klickt auf Synchronisieren

Und kann dann in den Windows Datei Explorer das Ergebnis sehen. Das erste Bild vor der Synchronisation:

und nach dem Klick:

Da ich selbst die Funktion “Dateien auf Bedarf” aktiviert habe, werden mir nur die Dateien angezeigt, erst wenn ich einen Doppelklick auf eine Datei ausführe, wird die Datei heruntergeladen und dann mit der verknüpften Applikation geöffnet.

Natürlich kann der Sender und/oder Empfänger beliebige Dateien in unseren geteilten Ordner einfügen. Diese werden dann über die Cloud zum Sender synchronisiert. Und natürlich kann es auch mehrere Empfänger geben.

Um Problemen aus dem Weg zu gehen, hier nochmals die Erklärung:

Speicherort der Dateien in der Cloud	OneDrive for Business des Benutzers “Sender”
Synchronisation Sender	Kann auf jedem Gerät des Senders lokal synchronisiert werden.
Synchronisation Empfänger	Kann auf jedem Gerät des Empfängers synchronisiert werden

Löschen von Dateien, die mit mir geteilt wurden

Dies ist wichtig, denn viele wissen nicht, wie vorzugehen ist, wenn man eine Datei löscht.

Löschen und Widerherstellen von Dateien , die mit mir geteilt wurden

Dazu habe ich einen kleinen Artikel veröffentlicht. Lesen Sie diesen nur, wenn Sie etwas Zeit haben. Nur überfliegen macht keinen Sinn!

Wenn ich als Empfänger die Dateien nicht mehr benötige, kann ich Sie aus der Synchronisation herausnehmen. Bitte den Ordner nicht Löschen!

Klicken Sie auf das OneDrive Wolkensymbol in der Benachrichtigungszeile.

Klicken sie auf Einstellungen.

Klicken Sie auf Konto

Wählen Sie den richtigen Ordner aus und Klicken auf Synchronisierung aufheben.

Klicken Sie auf OK

Im Windows Datei Explorer ist der Ordner und die darin enthaltenen Dateien immer noch enthalten, enthalten aber keine Cloud Symbole mehr. Jetzt erst können Sie den Ordner und die Dateien löschen!!

Also eigentlich ganz einfach. Das mit dem Ordner. Microsoft hat aber mit “Zu OneDrive hinzufügen” eine weitere Funktion implementiert. Zuerst in OneDrive Personal, und angekündigt auch für OneDrive for Business. Das wird uns in Zukunft eine Menge Klicks ersparen.

Zu OneDrive hinzufügen

sollte eigentlich schon ausgerollt sein, (wurde bereits im Juli angekündigt), wurde aber von Microsoft ein wenig verzögert, soll nun bis Oktober 2020 ausgerollt werden:

Updated August 14, 2020: To ensure the best possible experience for our users, we are delaying some of our deployments to reduce the amount of change flowing into the services. Please see the updated roll-out timeline below

Your users will soon be able to add shortcuts to shared folders in OneDrive and SharePoint shared libraries, and access those shortcuts from their OneDrive.

This change is associated with Microsoft 365 Roadmap IDs 56384

When this will happen

This public preview will slowly roll out in early September (previously July).
We will move from public preview to general availability by the end of October (previously September).

Derzeit funktioniert dies nur in OneDrive Personal und hier gehts zum Blog Post. Das interessante bei diesem Prinzip ist, dass ich den Link, der mit mir geteilt wurde, nach der Synchronisation ändern kann.

aus

M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos

wurde

_M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos – CHANGED

Dass allerdings wirkt sich nicht auf das Original des Senders aus!
Hier der Blick auf den Datei-Explorer des Empfängers nach der Umbenennung:

Die Änderung wirkt sich auch im Browser des Empfängers aus

Man kann die Synchronisation derzeit nur Im Web-Browser zurücknehmen (aufheben) und nach der Rücknahme (Remove from my OneDrive) ist der Originalname des Ordners unter Geteilt wieder zu sehen.

Zusammenfassung:

Das Teilen von Dateien, auch nur einer einzelnen, bei dem der Sender schon vorher weiß, dass an diesen Dateien eine längere Zeit gearbeitet werden wird, sollte nicht mit der Datei, sondern mit dem darüber liegenden Ordner erfolgen.

if you want to read it in english language

Kategorien:Microsoft, Next Generation Sync Client, Office Online, Office365, OneDrive, OneDrive for Business Schlagwörter: OneDrive for Business, Shared with me; Mit mir geteilt; Grundlagen OneDrive 08; OneDrive

Grundlagen OneDrive 07

11. September 2020 8 Kommentare

Ja, so ganz einfach ist B2B nicht zu verstehen. Ich hoffe, dass Grundlagen OneDrive 06 etwas Licht ins Dunkel gebracht hat. Ich jedenfalls glaube, dass Mittelstandsfirmen genau dieses Konzept umsetzen können.

Und heute steht die Office Umsetzung auf dem Programm

Wir reden heute nicht über Outlook Integration. Denn Outlook gehört ja auch zu Office. Und Outlook Integration wurde in Grundlagen OneDrive 03 beschrieben. So, ein Programm abgehakt. Die obige Abbildung zeigt mehrere Verbindungen zu den Office Programmen:

Word
Excel
PowerPoint

Die Punkte 1,2 und 4 sollen hier mit den Browser basierenden Word Online, Excel Online und PowerPoint Online darstellen. Direkt vom Browser ohne installierte native App, also Word, Excel und PowerPoint Installation auf dem Rechner. Diese Versionen sind zum Teil eingeschränkt, dass soll hier gar nicht diskutiert werden. Aber man kann sich mit unterschiedlichen Dokument Bibliotheken verbinden (sofern man dort auch die Rechte hat). Oder aber in sein eigenes OneDrive for Business. Und auchr mit seinem OneDrive Personal (Konsumer Version). Was ich als Benutzer dazu benötige? Kommt darauf an. Wenn mir jemand eine Einladung sendet, an einem Dokument zu arbeiten, eigentlich nichts. Einen aktuellen Browser. Ich muss mir nur die EMail mit der Einladung aufheben. Oder den Link. Ich brauche aber nichts von Office auf diesem Gerät. Der Browser genügt.

Kann ich denn dieses Dokument auf mein Gerät synchronisieren?

In den Grundlagen OneDrive 08 beschreibe ich genau diesen Vorgang und was die Voraussetzungen dafür sind. (Zugegeben, noch nicht erschienen) Und das natürlich in der alten und der neuen Weise. Denn Microsoft ändert derzeit genau dort etwas. Also hierzu etwas Geduld mitbringen.

Gemeinsames Arbeiten

Hört sich toll an? Nun schauen wir in die Vergangenheit. Man hat das Dokument lokal gespeichert. Und dann das Dokument als Anhang per Mail versendet. Ab diesem Moment wurde es kompliziert. Denn ich als Versender kann jetzt nicht einfach an diesem Dokument weiterarbeiten. Denn der Empfänger könnte ja auch… Und dann zurücksenden. Jetzt habe ich zwei Versionen. Das war und ist leider noch sehr häufig die Realität. Und kostet beide Parteien Zeit und damit Geld. Und es kann noch viel komplizierter werden. Als Vertriebsleiter habe ich acht Mitarbeiter, von denen ich zum Monatsende für den ForeCast Zahlen benötige. Also schnell ein Excel-Sheet vorbereitet, dann versendet. Ich erhalte acht unterschiedliche Versionen zurück. Und habe jetzt die Arbeit vor mir, nämlich acht unterschiedliche Versionen zusammen zu fassen. Dabei ist der Weg so einfach. Bei der Erstellung dieses Exvcel-Sheets muss ich mir ein paar Gedanken machen. Wo soll jeder meiner acht Mitarbeiter seine Verkaufszahlen eintragen? Beim Speichern wähle ich dann unsere gemeinsame Dokumenten-Bibliothek. Oder mein OneDrive for Business. Habe mir vorher noch den Link zum Dokument in die Zwischenablage gespeichert. Dann wie gewohnt E-mail an den Vertrieb senden. Mit dem Link. Jetzt können diese das Dokument berarbeiten. Es ist für alle das gleiche Dokument. Und wenn es sein soll, können auch zwei oder mehrere Personen das Dokument gleichzeitig bearbeiten. Und ich als Vertriebsleiter habe nichts mehr mit der Auf- und Überarbeitung des Dokumentes zu tun. Das funktioniert von den Desktop-Applilkationen zu anderen Desktop Applikationen, über Betriebssystem-Grenzen hinweg (Windows / Apple) oder gar eine Mischung aus Desktop und Browser-Variationen. Dabei sieht man auch, wenn andere zur gleichen Zeit arbeiten. Und wo Sie gerade arbeiten. Damit es keine Karambolage gibt sollte man allerdings wissen wo die Grenzen sind, denn es stellt sich die Frage, wenn zwei Personen an einer Stelle Daten eingeben, was passiert? Dazu muss man wissen, das der kleinste Bereich dem gehört, der zuerst klickt, was allerdings in der Cloud ankommen muss. Der kleinste Bereich ist in Excel eine Zelle, bei Word ein Absatz, bei PowerPoint ein Slide. Selbst wenn mal etwas schiefgeht und man einfach weitergeschrieben hat, nicht verzweifeln. Die Applikationen weisen einen darauf hin. Gemeinsames Arbeiten will gelernt sein. Das muss man ausprobieren, also investieren Sie etwas Zeit.

Speicherort

Office weiss mehr als wir uns merken können. aber in der Vergangenheit gab es Fehlermeldungen beim Öffnen eines Dokumentes wie “Entschuldigung, wir konnten Ihre Datei leider nicht finden. Wurde sie verschoben, umbenannt oder gelöscht?” Ja, richtig. Office konnte ja nicht wissen, das ich dieses Dokument im Windows Explorer umbenannt habe. Ja, wenn ich die Datei ganz am Anfang an einer Stelle gespeichert hätte, welcher mit der Cloud synchronisiert wird, wäre das manuelle Suchen bei erneuten Aufrufen überhaupt nicht aufgetreten. Denn in allen SharePoint Bibliotheken und in OneDrive for Business wirkt die Versionshistorie. Ein Umbenennen im Windows Explorer oder im Web Browser bewirkt einen zusätzlichen Version. Wird alles fein und sauber mitprotokolliert. Und wenn ich dann beim Öffnen eine Datei mit dem alten Namen auswähle, wird die Datei mit dem neuen Namen geöffnet und ausßerdem die Liste aktualisiert. Damit gehört obige Fehlermeldung der Vergangenheit an.

Und natürlich muss es eine Möglichkeit geben, die Datei Offline zu lesen und zu bearbeiten.

OneDrive Integration in native Office Apps

Richtig, in Word, Excel und PowerPoint. Natürlich auch in Outlook. Siehe Beginn dieses Blog Posts. Für die anderen typischen Apps hat sich eine ganze Menge getan:

automatisches Speichern
Teilen
Versionsverlauf
Zuletzt verwendet

Automatisches Speichern

Wer kenn nicht die Tastenkombination CTRL-S für Speichern? Funktioniert auch in der neuseten Version bei den Office Programmen. Muss man aber nicht mehr. Weil wenn wir in OneDrive Speichern kann man das getrost ignorieren. Denn alle 10 Minuten speichert Word jetzt automatisch. Und weil standardmäßig auch die Versionierung bei OneDrive eingeschaltet ist, erzeugt er auch immer eine neue Version. Unter Extras Speichern kann man die AutoWiederherstellungsfunktion einschalten und auch die Zeit verändern.

Bild

Beschreibung

Beim Speichern (CTRL+S) wird nachfolgender Dialog aufgerufen.

Hier kann der Dateiname eingegeben werden. Und natürlich alle Orte, die mit der Cloud zu tun haben. Alle im System vorhandenen OneDrive for Business (ja, es kann mehrere geben), aber auch OneDrive Personal. Hier gibt es auch ein paar Optionen, sogar ein Standard-Speicherort kann festgelegt werden.

Ich kann sogar eine Datei freigeben, also teilen, und das sogar mit mehreren Personen

Über weitere Optionen kann man natürlich auf die Dokumentenbibliotheken in SharePoint Online auswählen

Und hat man den Namen und Speicherort festgelegt, dann kann Automatisches Speichern aktiviert werden.

Teilen

Bild	Beschreibung
	Ist das Dokument in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in einer SharePoint Online Dokumentenbibliothek gepeichert, kann es geteilt werden. Dabei wird der Standard-Dialog aufgerufen.

Versionsverlauf

Der Versionsvergleich kann unterschiedlich aufgerufen werden.

Bild	Beschreibung
	Da wäre zuerst einmal der Aufruf vom Client selbst . Wenn man auf das OneDrive Symbol in der Benachrichtigungszeile klickt, öffnet sich der OneDrive Client. Klick auf die drei Punkte eines Eintrags und dann auf Versionsverlauf klicken.
	Oder vom Windows Datei-Explorer Datei selektieren. Klick mit der rechte Maustaste, anschließend auf Versionsverlauf.
	Oder von der Webseite Selektieren Sie das Dokument.Und anschließend klicken Sie auf die drei Punkte.
	Oder innerhalb der Office Applikation Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versionsverlauf
	Und auch von Office Online Apps. Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versions-Historie

Zuletzt verwendet

Und dann die Liste der zuletzt verwendeten Dokumente. Solange Sie Dateien in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in eine Dokumentenbibliothek von SharePoint Online speichern und vielleicht ausserhalb der jeweiligen App mit dem Web Browser oder dem Windows Datei Explorers umbenennen oder verschieben, bekommt die Liste der jeweiligen App das nicht wirklich mit. macht aber nichts. Sie klicken auf den alten Namen und: Das richtige Dokument vom neuen Ort oder dem neuen Namen öffnet sich und die Liste erfährt ein Update.

Zusammenfassung:

Die typischen Ogffice Programme wie Word, Excel und PowerPoint wurden umgebaut. Kleinere Fehler wie Umbenennung oder Verschieben führen zu keiner Fehlermeldung mehr. Die für die Zusammenarbeit, Wiederherstellung einer älteren Version notwendige Versionierung kann nicht nur von ausserhalb angezeigt werden, nein auch in den Applikationen selbst können die älteren Dokumente geöffnet und in Word sogar verglichen werden. Damit das alles fuktioniert muss Anwemnder nur dafür sorgen, dass das Dokument in der Cloud landet. Das kann auch auf der lokalen Festplatte in einem synchronisierten Ordner geschehen, wenn ich gerade ohne Internet bin. Die Next Generation Sync Client, also die OneDrive.exe sorgt später dann für die Synchronisierung, wenn wieder Internet zur Verfügung steht. Gemeinsames Arbeiten funktioniert auch mit den native Apps in unseren Smartphone unter iOS oder Android.

if you want to read it in english language

Kategorien:Cloud, Excel, Microsoft365, Next Generation Sync Client, Office Online, Office365, OneDrive, OneDrive for Business, PowerPoint, SharePoint Online Schlagwörter: Gemeinsames Arbeiten; Office Programme; Word; Excel; PowerPoint; OneDrive for Business; SharePoint Online; Version Historie

OneDrive for Business | Storage change in Admin Center

18. August 2020 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business: Storage in the Admin Center

Now it has also arrived at the Microsoft 365 Admin Center. Allocating storage in OneDrive for Business for a selected user. I described the basics in a separate blog post in January 2020. Here is the original Microsoft Roadmap link with the ID 65148

In the OneDrive tab of an active user, you can now see the default storage for all users (here 2 TB) and the allocated storage space (here 512 GB)

In the past, you could only change the memory of a single user with PowerShell. Now you can do this directly in the Admin Center.

Changing the OneDrive storage of a specific user

Behind this link you will find a description of how to proceed.

Summary:

Not everyone needs all the storage space the company allocates in OneDrive. And now, no PowerShell knowledge is required to change the storage space of specific people.

Kategorien:Microsoft365, Office365, OneDrive for Business Schlagwörter: Microsoft 365 Admin Center; OneDrive for Business; Change storage limits

Neue Erfahrungen beim Dateiaustausch in Teams

18. August 2020 Hinterlasse einen Kommentar

Eigentlich genial. Ob Im Dokument, Im Windows Explorer, bei dem mobilen Geräten wie Android oder Apple und im Web, also überall ist das Teilen gleich.

Überall?

Nein, nicht in Teams, Da ist es nur über Umwege möglich. Und am 16. Juli 2020 hat Microsoft angekündigt, dass die Benutzer in Teams die gleiche Vorgehensweise erhalten sollten. Dieser Termin kann Microsoft nicht halten:

Vorher	Jetzt
Start of roll-out: mid August	Ende August
Ausroll Ende: Mitte September	Ende September

Mit diesem Update haben Benutzer, wenn sie eine Datei innerhalb von Teams freigeben, die Möglichkeit, Freigabelinks zu erstellen, die Zugriff auf

jedermann,
Menschen innerhalb Ihrer Organisation,
Personen mit vorhandenem Zugang oder
bestimmte Personen, einschließlich derjenigen in einem 1:1-Chat,
…Gruppen-Chat oder Channels.

Bevor Benutzer eine Datei in einem Chat und in Channels freigeben, werden sie benachrichtigt, wenn Empfänger keine Berechtigung zum Anzeigen der Datei haben. Der Benutzer kann die Berechtigungen ändern, bevor er die Datei freigibt (wenn er die Berechtigung dazu hat).

Die Begründung ist für mich etwas sonderlich:

Um die bestmögliche Erfahrung für unsere Nutzer zu gewährleisten, verzögern wir einige unserer Einsätze, um den Umfang der in die Dienste fließenden Änderungen zu reduzieren.

Zusammenfassung:

wie in letzter Zeit immer wieder werden Zeitpläne über Bord geworfen. Microsoft Teams Benutzer müssen sich leider etwas gedulden.

Quelle: Microsoft MC218732 Roadmap 51230

Kategorien:Microsoft365, Office365, Teams Schlagwörter: Teams; Teilen von Dokumenten;

OneDrive for Business | Speicher im Admin-Center einstellen

18. August 2020 2 Kommentare

Jetzt ist es auch im Microsoft 365 Admin Center angelangt. Das Zuweisen von Speicher in OneDrive for Business für einen ausgewählten Benutzer. Die Grundlagen habe ich im Januar 2020 in einem eigenen Blog Post beschrieben. Hier der Original Microsoft Roadmap-Link mit der ID 65148 (Leider muss man die ID nochmals in das Suchfenster eintragen)

Im Kartenreiter OneDrive eines aktive Benutzers kann man jetzt den Standardspeicher für alle Benutzer (hier 2 TB) und den zugewiesenen Speicherplatz (hier 512 GB) sehen

In der Vergangenheit konnte man den Speicher eines einzelnen Benutzers ausschließlich mit PowerShell ändern. Das kann man jetzt direkt im Admin-Center durchführen.

Ändern des OneDrive Speicherplatzes eines bestimmten Benutzers

Hinter diesem Link wird in deutscher Sprache beschrieben, wie man vorgehen muss.

Zusammenfassung:

Nicht jeder braucht den gesamten Speicherplatz, den das Unternehmen in OneDrive zuweist. Und jetzt sind keine PowerShell Kenntnisse mehr notwendig, um den Speicherplatz von bestimmten Personen zu ändern.

Kategorien:Office365, OneDrive for Business Schlagwörter: Microsoft 365 Admin Center;OneDrive for Business; Speicherplatz Größe ändern;

OneDrive Basics 05

10. August 2020 8 Kommentare

You can see in the graphic that it is now becoming a little more complicated. In the last part, the OneDrive Basiscs 04, I wrote about Windows 10 and the integration of the sync client.

And if you just joined now, you should start reading at OneDrive Basics 01.

OneDrive Basiscs 05

The OneDrive Basics 05 is again about Windows 10. Yes, dear reader, it continues with Windows 10, so it happens from time to time that companies that are in some way connected to their own company provide some employees with an additional Office 365 license. This is the easiest way, and now gives us, No, not a second Word, Excel or PowerPoint, but access to a second SharePoint Online. So to the above picture:

The user has access to his own OneDrive for Business and one or more document libraries as well as the personal OneDrive staff (if allowed) from the middle section. This is the right part of the figure. In the notification line we now have two clouds: A grey/white one for OneDrive Personal and a blue shaded one for OneDrive for Business of the own organization.

And now we come to the left part of the picture. Another organization has donated me an Office 365. And with a few actions I can connect to OneDrive for Business of this organization. The way is via the browser. There I go into private mode. Because if Sngle Sign On was implemented correctly, the inheritance of the first organization would only be a hindrance. In the private browser I enter https://login.microsoftonline.com/ and can then log in with the email data of the second organization. Then click on OneDrive. And as soon as OneDrive (for Business) is displayed in the browser, I can click on Sync in the upper menu. Afterwards, this OneDrive for Business and all folders / files will be synchronized to my local device.

Then the files of the second organization are available to us in the file explorer of Windows 10. There is one small thing to note. If I have configured PC-Backup in my own organization as a backup of desktop, documents and pictures, I cannot configure another backup. I have to resolve the original one first. And the first data backup may have been prescribed to me by my organization via group policy.

The question remains: how many other organizations can I connect to? Or how many cloud symbols do I get in the notification line?

9+1

Yes, nine blue/shaded cloud symbols and one grey/white. Those are the limitations. So with OneDrive Personal, Microsoft is consistent from the beginning: You can set up several OneDrive Personal (with different logins) but only synchronize one account.

And the number 9 is the end of the line for business accounts. Background are some restrictions, which have already caused problems in the past. There is performance of each sync-clinets (i.e. each independent instance), which consumes CPU power. Depending on what the system itself has to do at the moment (by an action of the user), a synchronization must be performed or data must be synchronized. And of course, you may be synchronizing too many files. Here Microsoft is talking about 100000 files. In the various libraries of SharePoint Online (including) OneDrive for Business there is another limit. Although SharePoint can manage 30 million documents per library, the Sync Client is unfortunately only able to synchronize 300000 documents. Not for one library, no across all libraries. You didn’t? I have several customers who have reached the limit. However, these limits have nothing to do with whether the function “files on demand” is turned on or off.

Summary

However, there is one drawback to the whole thing. Because the other organization must provide a license. However, due to the number of documents and the CPU power required by each instance, the restrictions make sense. But the first part, the license, can be avoided. No, this is not a call for license deception. But this is described in the next part of the basics, again Windows 10, then I describe the king discipline of synchronization: B2B Synch or Cross Tenant Synchronization.

for those who want to read it in german language

Kategorien:Cloud, Microsoft365, Next Generation Sync Client, Office365, OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint Online, Windows 10 Schlagwörter: Windows 10; Synchronization; Second tenant

Grundlagen OneDrive 05

10. August 2020 10 Kommentare

In der Grafik kann man erkennen, dass es jetzt ein wenig komplizierter wird. Beim letzten Part, den Grundlagen OneDrive 04, habe ich über Windows 10 und die Integration vom Sync Client geschrieben.

Und wer erst jetzt dazugestoßen ist, sollte bei Grundlagen OneDrive 01 anfangen zu lesen.

Grundlagen OneDrive 05

Die Grundlagen OneDrive 05 handeln wieder von Windows 10. Ja, geneigter Leser, es geht weiter mit Windows 10. So kommt es ab und an vor, daß Unternehmen, die in irgendeiner Weise mit dem eigenen Unternehmen verbandelt sind, manchem Mitarbieter eine zusätzliche Office 365 Lizenz bereitstellen. Das ist die einfachste Weise, und gibt uns jetzt, Nein, nicht ein zweites Word, Excel oder PowerPoint, sondern den Zugriff auf einen zweiten SharePoint Online. Also zum obigen Bild:

Der Benutzer hat vom mittleren Teil aus gesehen, auf verschiedene Bereiche Zugriff zu den eigenen OneDrive for Business und ein oder mehrere Dokument Bibliotheken sowie dem persönlichen OneDrive Personal (wenn erlaubt). Das ist der rechte Teil der Abbildung. In der Benachrichtigungszeile haben wir jetzt erst einmal zwei Wolken: Eine graue/weisse für OneDrive Personal und eine blau schattierte für OneDrive for Business der eigenen Organisation.

Und nun kommen wir zum linken Teil des Bildes. Eine andere Organisation hat mir ein Office 365 spendiert. Und durch wenige Aktionen kann ich mich mit OneDrive for Business dieser Organisation verbinden. Der Weg führt über den Browser. Dort gehe ich in den Privaten Modus. Denn wenn Sngle Sign On richtig implementiert wurde, würde die Veerbung der ersten Organisation nur hinderlich sein. Im privaten Borwser gebe ich https://login.microsoftonline.com/ ein und kann mich dann mit den Email-Daten der zweiten Organisation anmelden. Dort dann auf OneDrive klicken. Und sobald im Browser OneDrive (for Business) angezeigt wird, kann ich in oberen Menü auf Sync klicken. Danach wird dieser OneDrive for Business und alle Ordner / Dateien dann auf meine lokales Gerät synchronisiert.

Das wars auch schon. Und wie wir dann in der Benachrichtigungszeile von Windows sehen können, haben wir eine weitere blau/schattierte Wolke dazubekommen.

Dann stehen uns im Datei-Explorer von Windows 10 die Dateien der zweiten Organisation zur Verfügung. Eine Kleinigkeit gilt es zu beachten. Wenn ich in der eigenen Organisation PC-Backup als Datensicherung von Desktop, Dokumente und Bilder konfiguriert habe, kann ich kein weitere Datensicherung konfigurieren. Ich muss das ursprüngliche erst wieder auflösen. Und diese Datensicherung kann mir ja von meiner Organisation per Gruppenrichtloine verordnet worden sein.

Bleibt die Frage: mit wie vielen anderen Organisationen kann ich mich verbinden? Oder wie viele Wolken bekomme ich in die Benachrichtigungszeile?

9+1

Ja, neun blau/schattierte Wolken und eine grau/weisse. Das sind die Limitierungen. Also bei OneDrive Personal ist Microsoft von Anfang an konsequent: Man kann zwar mehrere OneDrive Personal einrichten (mit unterschiedlichen Anmeldungen) aber nur eine Konto synchronisieren.

Und bei den Business Accounts ist bei der Zahl 9 Schluss. Hintergrund sind ein paar Restriktionen, die schon in der Vergangenheit Probleme bereitet haben. Da wären Leistung jedes Sync-Clinets (also jeder eigenständigen Instanz), die CPU-Leistung verbraucht. Denn je nachdem, was das System selbst gerade zu tun hat (durch eine Aktion des Benutzers), muss ja eine Synchronisation durchgeführt oder Daten abgeglichen werden. Und es kann natürlich sein, dass Sie zu viele Dateien synchronisieren. Hier spricht Microsoft von 100000 Dateien. In den diversen Bibliotheken des SharePoint Online (einschließlich) OneDrive for Business gibt es eine weitere Grenze. Obwohl SharePoint 30 Millionen Dokumente pro Bibliothek verwalten kann, ist der der Sync Client leider nur 300000 Dokumente synchronisieren. Nicht für eine Bibliothek, nein über alle Bibliotheken hinweg. Hat man doch nicht? Ich habe mehrere Kunden, die hierbei an das Limit gestoßen sind. Diese Limits haben allerdings nichts damit zu tun, ob die Funktion “Dateien auf Abruf” ein- oder ausgeschaltet ist.

Zusammenfassung

Ein Nachteil hat das Ganze allerdings. Denn die weitere Organisation muss ja eine Lizenz zur Verfügung stellen. Durch die Anzahl von Dokumenten und die CPU-Power, die jede Instanz benötigt, machen die Restriktionen jedoch Sinn. Den ersten Part, die Lizenz, kann man aber umgehen. Nein, dies wird kein Aufruf zur Lizenztäuschung. Aber das wird im nächsten Teil der Grundlagen beschrieben, nochmals Windows 10, dann beschreibe ich die Königsdiziplin der Synchronisation: B2B Synch oder Cross Tenant Synchronisation.

if you want to read it in english language

Kategorien:Cloud, Microsoft365, Next Generation Sync Client, Office Online, Office365, OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint Online, Windows 10 Schlagwörter: Windows 10; Synchronisation; Zweiter Mieter

OneDrive Basics 04

3. August 2020 8 Kommentare

First of all: Thank you for all the letters. Some things are well known, some things, even if they are only small things, have never been heard of before.

I’m happy about that, and if you’re new here, you should read the first three posts first and start with the OneDrive Basics 01.

While in the first three episodes we talked about servers and services, about programs and in the last episode we directly dealt with sharing and Outlook, today we’ll talk about the integration into Windows 10.

The new Sync Client was already directly integrated in the first version of Windows 10. At that time, Microsoft still spoke of a new development and called the Sync Client also Next Generation Sync Client. But the story started much earlier, the last versions were called SkyDrive and SkyDrive Pro. But Microsoft had to accept a legal defeat in naming it and today the sync service is simply called OneDrive. And from the beginning there were two different directions. SkyDrive became OneDrive, SkyDrive Pro became OneDrive for Business. The sync engine called OneDrive can serve both goals.

So far, it’s pretty easy. If it weren’t for the many SharePoint On Premises that are also easy to use. Because there are also documents stored there that we want to take with us. To make it easy, only with SharePoint 2019 the OneDrive Sync Client is able to synchronize data. All previous versions of SharePoint Server on Premises must be operated with the old, error-prone groove client.

The best thing about the Next Generation Sync Client, i.e. OneDrive.exe, is the ability to renew itself. Many administrators don’t like it when they have to give up control of client installations. But with all the online severs such as SharePoint Online or Exchange Online, what they were happy to leave behind was patching. And the reimplementation of functionalities. And this is something that Microsoft do well. But with a synchronization program, you have to make sure that new functions on the server side are also understood by the client. So Microsoft built the Sync Cleint to update itself when necessary and Microsoft wants to do so. So he checks every 24 hours if there is a new version for this device. If so, he downloads an installation package of about 40 MB which installs the complete version about 145 MB with all its languages. The user usually does not notice this at all.

Synchronization

And the possibilities of the Sync Client are now manifold. But before it can get started, it must be configured for the respective target. And in the first figure you can see the different targets.

OneDrive (Personal)
OneDrive for Business
I call this from bottom to top, i.e. connecting the respective device into the cloud. Since OneDrive Personal is something completely private, IT has no way of supporting you in this process. Voila, the first white-gray cloud appears in the notification line. And with the various contracts your organization has signed, SharePoint Online and OneDrive (for Business) are almost everywhere. I have already described this in OneDrive Basics 01. And this process can also be carried out by your IT department via group policy. somite we have defined the first connections to (4) and (3) in the top picture.

Then we might get an invitation with a link to a document library. With this link I have to open my browser and there, if I want to, synchronize the files or the whole library with my device.

Files on demand

With the Windows version 1709 (thus soon 2 years) Microsoft has changed the file system. There 2 new attributes were implemented, which allowed the user to have more data on the computer than physically intended. Files on demand is the name of this implementation. And in the File Explorer you can now find an icon in the synchronized areas which shows the status.

Cloud Only
Locally available
always available

In simplified terms, in the first case (cloud only) different data such as name, file extension, creation date, etc. is synchronized, but not the actual content. Only when the user clicks on it, the content is transferred and the corresponding app is opened and the file is displayed.

Clean up

You should always clean up. Files that are not needed "offline" can be converted to Cloud Only. This can be done with a single file, or with one or more folders. Then the storage space with the content is discarded. (Not deleted). It is then stored for this device only in SharePoint Online or OneDrive for Business or OneDrive Personal. You can also automate this.

Versíonierung

A major difference between file servers and the document libraries of SharePoint Online is the versioning. If changes are made to a document while working together, only the differences are saved, not the entire file. And I can also access the versions in the file explorer. This even works with OneDrive Personal. But only for 30 changes.

Folder backup

A quick backup for specific folders (desktop, documents, pictures) is set up in 2 minutes and then these files are automatically synchronised with OneDrive fo Business.

So if your hard drive fails, which I hope it won’t, you have a backup of these files in your OneDrive for Business.

Windows 10 – File Explorer

So when we synchronize files with SharePoint Online and OneDrive for Business, you can see the results immediately in File Explorer. The File Explorer in Windows 10 behaves like an image of the document libraries, including OneDrive for Business. In the usual way. This also means that moving folders and files is also emulated in SharePoint. A Ctrl-X and in new place Ctrl-V is a move. Unfortunately, Microsoft has not done this with the last consequence. Moving a file in the browser always means that all versions of a file are taken along. However, this does not work in the File Explorer when moving between SiteCollections (different libraries).

[I informed Microsoft about this error in January 2018 and pointed it out again in October 2019].

So if you want to move a larger number of files, use the Move function in the browser.
So all information is shown in the Windows Explorer. If your organization has also migrated old Office documents to SharePoint Online, i.e. documents that are not in XLM format, no versions will be available. Therefore, the document must be converted to XLM format.

Summary

Microsoft has gradually implemented functions in Windows 10, so that switching between native applications from the Office world and the browser is (almost) no longer necessary. This is good for all those who still shy away from switching to the browser. So you don’t have to change the way you work to work with other people. You just have to know where the files are stored, and that is also my point of criticism. There have been several attempts to extend the limited search in Windows to SharePoint. There is no complete solution here yet. So if you are looking for documents, you should always use the browser version, because that is the best alternative, because SharePoint also looks into the respective documents.

Tip: If you know how to handle technical things, you can also learn more about individual things in the blog. Simply enter a term in the search window in the top right-hand corner.

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Kategorien:Cloud, Microsoft365, Next Generation Sync Client, Office Online, Office365, OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint Online, Windows 10 Schlagwörter: Versioning; Folder Backup; Windows File Explorer;Windows 10; Synchronization; Files on Demand; CleanUp

Grundlagen OneDrive 04

3. August 2020 8 Kommentare

Zuerst: Danke für die vielen Zuschriften. Manches sei bekannt, manches und wenn es nur Kleinigkeiten sind, hat man noch nie gehört.

Das freut mich, und wer erst hier einegestiegen ist sollte die ersten drei Posts zuerst lesen und mit den Grundlagen OneDrive 01 starten.

Während wir uns in den ersten drei Folgen über Server und Dienste, über Programme und in der letzte Folge dann direkt mit dem Teilen und Outlook auseinander gesetzt haben, gehts heute zur Integration in Windows 10.

Bereits in der ersten Version von Windows 10 war der neue Sync Client direkt integriert. Damals sprach Microsoft noch von einer Neuentwicklung und nannte den Sync Client auch noch Next Generation Sync Client. Die Geschichte begann jedoch schon viel früher, zuletzt hieß das Programm noch SkyDrive und SkyDrive Pro. Aber Microsoft musste eine gerichtliche Schlappe bei der Namensgebung hinnehmen und heute heißt der Synchronisations-Dienst einfach OneDrive. Und von Anfang an gab es zwei unterschiedliche Richtungen. Aus SkyDrive wurde OneDrive, aus SkyDrive Pro wurde OneDrive for Business. Die Sync Engine mit dem Namen OneDrive kann beide Ziele bedienen.

Bis hierher eigentlich einfach. Gäbe es da nicht die vielen SharePoint On Premises, die ebenfalls zu bedienen sind. Denn aiuch dort sind Dokumente gespeichert, die wir auch in unserem mitnehmen wollen. Um es einfach zu machen, erst mit SharePoint 2019 ist der OneDrive Sync Client in der Lage, Daten zu synchronisieren. Alle vorherigen Versionen von SharePoint Server on Premises müssen mit dem alten, fehleranfälligen Groove-Client bedient werden.

Das beste am Next Generation Sync Client, also der OneDrive.exe, ist die Möglichkeit, sich selbst zu erneuern. Viele Administratoren sehen es nicht gerne, wenn sie die Kontrolle über Client Installationen abgeben müssen. Was man mit all den Online Severn wie zum Beispiel SharePoint Online oder Exchange Online aber gerne überließ, war das Patchen. Und die Neuimplementierung von Funktionlitäten. Und das kann mittlerweile Microsoft. Bei einem Synchronisations-Programm muss man aber sichergehen, dass neue Funktionen auf der Server-Seite auch vom Client verstanden werden. Also hat Microsoft dem Sync Cleint so gebaut, dass dieser sich selbst auf den neusten Stand bringt, wenn dies notwendig sein sollte und Microsoft das auch will. Er schau also alle 24 Stunden nach, ob es für dieses Gerät eine neue Versiuon gibt, wenn ja wird ein ca. 40 MB großes Installationspaket heruntergeladen, dass dann die komplette Version ca 145 MB mit all ihren Sprachen installiert. Der Anwender bekommt das zumeist überhaupt nicht mit.

Synchronisation

Und die Möglichkeiten des Sync Clients sind mittlerweile vielfältig. Bevor er aber loslegen kann, müssen ihn aber auf das jeweilige Ziel konfigurieren. Und in der ersten Abbildung sind die verschiedenen Ziele zu erkennen.

OneDrive (Personal)
OneDrive for Business

Ich nenne das von unten nach oben, also das jeweiligen Gerät in die Wolke zur vebinden. Da OneDrive Personal etwas absolut privates ist, hat die IT keine Möglichkeit, Sie bei diesem Vorgang zu unterstützen. Voila, die erste weissgraue Wolke erscheint in der Benachrichtigungszeile. Und bei den verschiedenen Verträgen, die Ihre Organisation abgeschlossen hat, ist fast überall auch SharePoint Online und OneDrive (for Business) mit dabei. Das habe ich bereits in Grundlagen OneDrive 01 beschrieben. Und diese Vorgang kann auch von ihrer IT per Gruppenrichtlinie durchgeführt werden. somite haben wir die ersten Verbindungen zu (4) und (3) im obersten Bild festgelegt.

Dann bekommen wir vielleicht ein Einladung mit einem Link zu einer Dokumenten-Bibliothek. Mit diesem Link muss ich dann meinen Browser öffnen und dort, wenn ich möchte, die Dateien oder die gesamte Bibliothek mit meinem Gerät synchronisieren.

Dateien auf Abruf

Mit der Windows Version 1709 (also demnächst 2 Jahre) hat Microsoft das Filesystem verändert. Dort wurden 2 neue Attribute implementiert, die es dem Anwender erlaubte, mehr Daten auf dem Rechner zu haben, als physikalisch vorgesehen. Dateien auf Abruf nennt sich diese Implementierung. Und im Datei Explorer findet man in den sychronisierten Bereichen jetzt auch noch ein Symbol, das den Status anzeigt.

Nur in der Cloud
Lokal verfügbar
immer verfügbar

Vereifacht ausgedrückt, wird im ersten Fall (Nur in der Cloud) verschiedene Daten wie Name, Dateiendung, Erstellungs-Datum, etc. synchronisiert, nicht jedoch der tatsächliche Inhalt. Erst wenn der Anwender darauf klickt, wird der Inhalt übertragen und die dazugehörige App geöffnet und die Datei angezeigt.

Aufräumen

Immer wieder sollte man auch aufräumen. Dateien , die nicht “Offline”, benötigt werden, können in Cloud Only umgewandelt werden. Das kann man mit einer einzelnen Datei, oder aber mit einem oder mehreren Ordner durchführen. Dann wird der Speicherplatz mit dem Inhalt verworfen (nicht gelöscht!!). Er ist dann für dieses Gerät nur noch in SharePoint Online oder OneDrive for Business bzw. OneDrive Personal gespeichert. Mann kann das auch automatisieren.

Versíonierung

Ein wesentlicher Unterschied zwischen File-Server und den Dokumentenbibliotheken von SharePoint Online besteht in der Versionierung. Werden beim zusammenarbeiten Änderungen an einem Dokument vorgenommen, werden nur die Unterschiede gespeichert, und nicht die ganze Datei. Und auch im Datei-Explorer kann ich auf die Versionen zurückgreifen. Das funktioniert sogar bei OneDrive Personal. Allerdings nur für 30 Änderungen.

Datensicherung

Eine schnelle Datensicherung für bestimmte Ordner (Desktop, Dokumente, Bilder) ist in 2 Minuten eingerichtet und dann werden diese Dateien automatisch mit OneDrive fo Business synchronisiert. Sollte also, was ich nicht hoffe, Ihre Festplatte ausfallen, haben Sie von diesen Dateien ein Backup in Ihrem OneDrive for Business.

Windows 10 – Datei Explorer

Wenn wir also Dateien mit SharePoint Online und OneDrive for Business synchronisieren,kann man die Ergebnisse sofort in Datei Explorer sehen. Der Datei-Explorer von Windows 10 verhält sich wie ein Abbild der Dokument-Bibliotheken einschließlich OneDrive for Business. In gewohner Weise. Das bedeutet auch, das eine Bewegen von Ordnern und Dateien ebenfalls im SharePoint nachgebildet wird. Ein Ctrl-X und an neuer Stelle Ctrl-V ist ein Bewegen. Leider hat Microsoft das nicht mit letzter Konsequenz durchgeführt. Ein Bewegen im Browser beinhaltet immer die Mitnahme aller Versionen einer Datei. Das funktioniert im Datei-Explorer aber nicht, wenn diese zwischen SiteCollections (unterschiedliche Biliotheken) bewegt werden. [Microsoft habe ich im Januar 2018 über diesen Fehler informiert, im Oktober 2019 nochmals darauf hingewiesen]

Wenn Sie also eine größere Anzahl von Dateien bewegen wollen, benutzen Sie die Bewegen Funktion im Browser. Alle Informationen sind also im Windows Explorer abgebildet. Wenn In Ihrer Organisation auch alte Office-Dokumente nach SharePoint Online migriert wurden, also Dokumente die nicht im XLM Format vorliegen, werden keine Versionen abrufbar sein. Dazu muss das Dokument also in das XLM Format konvertiert werden.

Zusammenfassung

Microsoft hat nach und nach Funktionen in Windows 10 implementiert, so dass ein Wechsel zwischen nativen Applikationen aus der Office Welt und dem Browser (fast) entfallen kann. Das kommt all denjenigen entgegen, die den Wewchsel in den Browser noch scheuen. Man muss also nicht seine Arbeitsweise umstellen, um mit anderen Personen zusammen zu arbeiten. Man muss nur wissen, wo die Dateien gespeichert sind, und dass ist auch mein Kritikpunkt. Es wurden schon mehrfach Versuche unternommen, die eingeschränkte Suche in Windows auf SharePoint auszuweiten. Hier ist noch keine komplette Lösung vorhanden. Wer also nach Dokumenten sucht, der sollte immer zur Browser-Version greifen, denn das ist beste Alternative, weil SharePoint auch in die jeweiligen Dokumente hineinsieht.

Tipp: Wer mit technischen Dingen umgehen kann, der kann im Blog auch mehr über einzelne Dinge erfahren. Einfach Begriff oben rechts in das Suchfenster eingeben.

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if you want to read it in english language

Kategorien:Cloud, Microsoft365, Next Generation Sync Client, Office Online, Office365, OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint Online, Windows 10 Schlagwörter: Versionierung;Datensicherung; Windows Datei Explorer;, Windows 10; Synchronisation;Dateien auf Abruf; Aufräumen

OneDrive Basics 03

30. Juli 2020 8 Kommentare

I have already published the first two parts with a general overview. Not read them yet? Then start here first.

But before we start with Outlook, here is the access from the web browser

This allows us access to various document libraries, to our OneDrive for Business, which is always called OneDrive for the apps in the browser. Of course we need a link first, so that we can access these documents here. And without documents it doesn’t make sense to synchronize libraries. As you can see in the figure above, there are four areas:

Outlook on the Web
SharePoint Document libraries
OneDrive fro Business
OneDrive Personal

And if you prefer to work with the native program Outlook, you can see this in the next picture:

Of course I will not write about Outlook (1) per se here. This program, hated or loved by many, is sometimes too overloaded with its many functionalities, for some it is still the work tool par excellence. I personally tend to the second group, but I have always organized my Outlook with many rules.

Let’s come to the integration of OneDrive in Outlook. In the past, we were used to create a document, save it wherever we wanted, and then call up Outlook and send this document as an attachment to another person or group of people by e-mail. When I write about the past, yes, this is still done in many organizations. For one thing, the administration has simply forbidden sharing a link to a document, because that would give (arbitrary) access to documents and thus to the own infrastructure. And could not be monitored. That this is not necessarily the case, we will have realized at the end of the article series. The possibilities are manifold. But back to Outlook. And the OneDrive integration.

At the moment of adding an attachment, Outlook tells me if I want to share the document as a link.

If it is about the simple transmission of a document, a file, then it can very well be sent as an attachment. You only have to pay attention to the size. Maybe you can send the file, but if it is too big, then it is better to send the document as a link. The same applies if the document is to be processed by the recipient. As long as this is only one recipient, the effort is still small, with several recipients, this can often be a horror scenario. If you only send the link, the document remains in your Office 365 cloud, i.e. in a SharePoint library (2) or in OneDrive for Business (3). Or of course to our OneDrive (Personal) (4). With classic sending as an attachment and editing and sending it back, you’ll make more work for yourself.

If we insert the link in Outlook when we select it, we can then also determine which rights I assign to the link.

Depending on the specifications of the administrators I can set different permissions

Microsoft reacted years ago and with SharePoint and OneDrive for Business gave us a way to store my documents there and then share them. The original always remains stored in the same place in your organization. One or more people can edit the document, and thanks to versioning in the document libraries, old statuses are also preserved.

At this point we need to talk about sharing a document. Basically: Everything that is contained in a document library in our SharePoint Online, and this also applies to OneDrive for Business, can be shared with other people:

We can click on parts in different places, even on iOS or Android the dialog looks the same.

I can share with

Everyone with this link (anonymous)
Persons at "Organization
Persons with existing Access
Specific prople
Another scenario, I have a PowerPoint file with many graphics and videos stored in my OneDrive for Business. After a presentation at a conference, I want to share my presentation with people who gave me their business cards. If I have the file open, I can click on Share directly in PowerPoint and get the Share dialog shown above. Since these are different people and different organizations, I have two possible options:
Anyone with this link
Specific persons
Everyone with this link

anonymous

RMS

Sensitive Labels

Information Protection

Specific people

the second way to send a link to people who do not belong to our organization. Here each person must be named individually, (email address) and it is checked whether the person is really the person. We use different procedures to ensure this. Unfortunately, Microsoft has not adopted the time limit of the anonymous link. So the access to the document remains open. If the link is forwarded by a recipient, this person has no access to the document because of the verification. Here too, the following applies: Better protect documents with Azure Information Protection.

When I have selected all my options, I can also enter the participants and send the whole thing directly from the dialog with a short comment, or I can copy the link and switch to Outlook to paste the link into the text.

This super long link is then converted as shown in the picture.

My above scenario with the PowerPoint limps in my case because I no longer collect business cards. I create a link, and then convert it to a QRCode, which also fits on a slide.

Sharing is elementary important. It describes the way to make a document accessible to one or more people so that they can view the document, or if they have rights, edit the document. The storage location, however, always remains the same.

About sharing, you can also fill several chapters, so this chapter must first be sufficient

Summary:

Collaboration starts with writing a document. And in OneDrive 02 Basics I already mentioned that Office programs like Word, Excel and PowerPoint play a role here. Writing, saving and sharing. And that this can be done directly from the Office programs, will be described again in the OneDrive 07 Basics.

But in this chapter we have already learned a little about sharing. That there are different ways to share information with other people. And although Outook primarily deals with messages, interfaces to OneDrive are also implemented here. Users won’t implement the OneDrive principle immediately, that takes quite a while and here the program supports. Over and over again.

the next chapter is then Basics OneDrive 04 with Windows 10. there we will take care of the integration into the operating system. If you don’t want to miss another episode, you’ll also find the possibility to subscribe to the blog on the right side in the bar.

for those who want to read it in german language

Kategorien:Microsoft, Microsoft365, Next Generation Sync Client, Office Online, Office365, OneDrive, OneDrive for Business, Outlook, SharePoint Online, Teams Schlagwörter: OneDrive Basics; Outlook; Share; Rights; SharePoint Online; SharePoint

Grundlagen OneDrive 03

30. Juli 2020 8 Kommentare

Die ersten zwei Teile mit einem generellen Überblick habe ich ja bereits veröffentlicht. Noch nicht gelesen? Dann zuerst hier beginnen.

Bevor wir aber mit Outlook beginnen, hier zuerst einmal der Zugriff aus dem Web-Browser

Denn dieser erlaubt uns den Zugriff auf diverse Dokument-Bibliotheken, auf unser OneDrive for Business , was bei den Apps im Browser immer nur OneDrive heisst. Natürlich benötigen wir erst einmal einen Link, damit wir hier auf diese Dokumente zugreifen können. Und ohne Dokumente macht es auch keinen Sinn, Bibliotheken zu synchronisieren. Wir wir der obigen Abbildung sehen können, sind es vier Bereiche:

Outlook im Web
SharePoint Dokument Bibliotheken
OneDrive for Business
OneDrive Personal

Und wer viel lieber mit derm native Programm Outlook arbeitet, der kann das gleich in der nächsten Abbildung sehen:

Natürlich werde ich hier nicht über Outlook (1) an sich schreiben. Das von vielen gehasste oder aber geliebte Programm ist mit den vielen Funktionalitäeten manchmal zu überfrachtet, für manche ist es immer noch das Arbeitswerkzeug schlechthin. Ich persönlich tendiere zur zweiten Gruppe, aber ich habe mein Outlook mit vielen Regeln schon immer organisiert.

Kommen wir zur der Integration von OneDrive in Outlook. In der Vergangenheit waren wir es gewohnt, ein Dokument zu erstellen, es wo auch immer abzuspeichern, und dann Outlook aufzurufen, um dieses Dokument dann per E-Mail als Anhang eineer anderen Person oder Personenkreis zukommen zu lassen. Wenn ich von der Vergangenheit schreibe, ja, das wird in vielen Organisation weiterhin so getan. Zum einem hat die Adminstration schlichtweg untersagt, einen Link zu einem Dokument zu teilen, denn damit würden ja (willkürliche) Zugiffe auf Dokumente und damit auf die eigene Infrastruktur gegeben. Und könnten nicht überwacht werden. Das dem nicht unbedingt so ist, werden wir am Ende der Artikel-Serie erkannt haben. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Aber zurück zu Outlook. Und die OneDrive-Integration.

Im Moment des Hinzufügen eines Anhangs werde ich von Outlook darauf aufmerksam gemacht, ob ich das Dokument nicht doch als Link teile möchte.

Wenn es um die einfache Übermittlung eines Dokumentes, einer Datei geht, dann kann diese sehr wohl als Anhang versendet werden. Man muss nur auf die Größe achten. Vileleicht können sie die Datei versenden, aber der wenn diese zu groß ist, dann solten Sie das Dokument besser als Link versenden. Gleiches gilt, wenn das Dokument von dem Empfänger bearbeitet werden soll. Solange das nur ein Empänger ist, ist der Aufwand noch gering, bei mehreren Empfängern, kann das oft zum Horror-Szenario werden. Wenn Sie nur den Link versenden, dann bleibt das Dokument in ihrer Office 365 Cloud, also in einer SharePoint Bibliothek (2) oder in OneDrive for Business (3). Oder natürlich zu unserem OneDrive (Personal) (4). Mit dem klassischen Versand als Anhang und dem Bearbeiten und Rücksenden machen Sie sich selbst mehr Arbeit.

Wenn wir in Outlook bei der Auswahl den Link einfügen, kann danach auch noch festgelegt werden, welche Rechte ich dem Link zuordne.

Je nach Vorgaben der Administratoren kann ich unterschiedliche Berechtigungen einstellen

Microsoft hat schon vor Jahren reagiert und uns mit SharePoint und OneDrive for Business eine Möglichkeit gegeben, dort meine Dokumente abzuspeichern und anschließend zu teilen. Das Orginal bleibt immer an der gleiche Stelle in Ihrer Organisation gespeichert. Ein oder mehrere Personen können das Dokument bearbeiten, dank Versionierung in den Dokumentbibliotheken bleiben alte Zustände ebenfalls erhalten.

Wobei wir uns an dieser Stelle erst einmal über das Teilen eines Dokumentes unterhalten müssen. Grundsätzlich gilt: Alles was in unserem SharePoint Online in einer Dokument Library enthalten ist, und das gilt auch OneDrive for Business, kann mit andeneren Personen geteilt werden:

Wir können an unterschiedlichern Stellen auf Teilen klicken, selbst auf iOS oder Android sieht der Dialog gleich aus.

Teilen kann ich mit

Jeder mit diesem Link (anonym)
Personen bei “Organisation”
Personen mit Zugruff
Bestimmte Personen

ein anderes Szenario, ich habe eine PowerPoint Datei mit vielen Grafiken und Videos in meinem OneDrive for Business gespeichert. Nach einer Präsentation auf einer Konfernez möchte ich meine Präsentation mit Personen teilen, die mir Ihre Visitenkarten in die Hand gedrückt haben. Wenn ich die Datei gerade offen habe, kann ich direkt in PowerPoint auf Teilen klicken und bekomme den oben abgebildeten Teilen Dialog. Da es sich um unterschiedliche Personen und unterschiedliche Organisationen handelt, habe ich zwei mögliche Optionen:

Jeder mit diesem Link
Bestimmte Personen

Jeder mit diesem Link

anonymer

RMS

Sensitive Labels

Information Protection

Bestimmte Personen

der zweite Weg, einen Link an Personen zu senden, die nicht zu unserer Organisation gehören. Hier muss jede Person einzeln benannt werden, (EMail-Adresse) und es wird geprüft, ob der jenige auch wirklich die Person ist. Dafür werden verschiedene Verfahren benutzt um dies zu gewährleisten. Leider hat Microsoft die zeitliche Einschränkung vom anonymen Link nicht übernommen. Der Zugriff auf das Dokument bleibt also offen. Wird der Link von einem Empfänger weitergeleitet, hat diese Person auf Grund der Überprüfung keinen Zugriff. Auch hier gilt,: Besser die Dokumente mit Azure Information Protection schützen.

Wenn ich alle meine Optionen ausgewählt habe, kann ich auch die Teilnehmer eintragen und mit einem kurzen Kommentar das Ganze direkt aus dem Dialog versenden, oder aber den Link kopieren und dann zu Outlook wechseln, um den Link dann im Text einzufügen.

Dieser super lange Link wird dann wie im Bild zu sehen ist umgewandelt.

Mein obiges Szenario mit der PowerPoint hinkt in meinem Fall, weil ich keine Visitenkarten mehr einsammle. Ich erstelle einen Link, und wandle diesen dann in einen QRCode um, der ebenfalls auf einem Slide Platz findet.

Teilen ist elementar wichtig. Es beschreibt den Weg, ein Dokument einem oder mehreren Personen zugänglich zu machen, damit diese das Dokument anschauen, oder wenn Rechte vorhanden sind, das Dokument auch bearbeiten können. Der Speicherort bleibt aber immer der gleiche.

Über das Teilen, kann man ebenfalls mehrere Kapitel füllen, deshalb muss dies in diesem Kapitel erst einmal genügen

Zusammenfassung:

Zusammenarbeit fängt beim Schreiben eines Dokumentes an. Und im Grundlagen OneDrive 02 habe ich ja bereits angedeutet, dass hier die Office Programme wie Word, Excel und PowerPoint eine Rolle spielen. Schreiben, Speichern und Teilen. Und das das direkt aus den Office Programmen erledigt werden kann, wird noch einmal in den Grundlagen OneDrive 07 beschreiben werden.

In diesem Kapitel haben wir aber bereits ein wenig vom Teilen erfahren. Dass es unterschiedliche Möglichkeiten gibt, mit anderen Personen Informationen zu teilen. Und obwohl Outook primär mit Nachrichten umgeht, sind auch hier Schnittstellen zu OneDrive implementiert. Anwender werden nicht sofort das OneDrive Prinzip umsetzen, das dauert schon eine geraume Weile und hier unterstüzt das Programm. Immer und immer wieder.

das nächste Kapitel ist dann Grundlagen OneDrive 04 mit Windows 10. Dort werden wir uns um die Integration in das Betriebssystem kümmern. Wer keine weitere Folge versäumen möchte, der findet auch der rechten Seite in der Leiste die Möglichkeit, den Blog zu abbonieren.

if you want to read it in english language

Kategorien:Microsoft, Microsoft365, Next Generation Sync Client, Office Online, Office365, OneDrive, OneDrive for Business, Outlook, SharePoint Online, Teams Schlagwörter: Grundlagen OneDrive; Outlook; Teilen; Rechte; SharePoint Online; SharePoint;

OneDrive Basics 02

22. Juli 2020 8 Kommentare

Wow, a big interest!

And if you just started here today, you should first read the 1st part from the basics OneDrive with the servers and services in the Microsoft 365 Cloud, then it continues with the overview of the clients and programs.

The figure shows both the Windows operating system and a few programs that work with OneDrive

Outlook
Windows 10
Word
Excel
PowerPoint

1. Oulook

Outlook and OneDrive. Yes will be explained later. Of course Outlook is a native app for e-mail and calendar. Contacts and more.

2. Windows 10

Here I have taken the current operating system Windows 10. There the first edition of the Next Generation Sync Client was already installed. And with every new version the synchronization into the operating system, and here in particular into the file explorer was improved and new functions were implemented. Today the File Explorer is the client image of files from SharePoint Online. It contains the latest (newest) version of a document, and with Fles on demand, thousands of files can be displayed without being physically located on the computer. The concept of sharing with other people inside or outside my organization is the first step to working together. And it works not only in Windows 10, but also on the Apple Mac.

3. Word

The classic word processing program was prepared with functionalities such as versioning and timely editing of documents. Documents are still shared with others via email. Chaos with multiple versions is pre-programmed.

4. Excel

Ever edited an Excel with several people at the same time? I can see through different colors how employees work with me on an Excel spreadsheet and can save a lot of time. By the way, the smallest area that is locked for the other employees is a cell. Whoever clicks into the cell first is the winner.

5. Powerpoint

Just like Word and Excel, PowerPoint can shine with the possible simultaneous editing. The process is the same for all three programs. Call and save the program, i.e. in a SharePoint library or OneDrive for Business. With the library others have immediate access, with OneDrive for Business I still have to share the document.

Programs such as Word, Excel and PowerPoint, which (can) also get new versions automatically, are also becoming increasingly intelligent, so that when a document is selected, name changes are also corrected automatically.

And if there is no Internet, the synchronized files can be edited offline.

Now the picture is complete. Here are shown more programs and operating systems:

The Web Browser
Microsoft Teams
Apple iOS
Android

1. The Web Browser

whichever browser you use, I have two different ones in use. To work with Microsoft 365 or Office 365 you only need the Web-Browser. And on which operating system it runs then, is almost irrelevant. Because here I can edit my emails, but also view and edit documents from SharePoint online libraries and even with Teams I can not only go to the next meeting, but also access documents from there.

2. Microsoft Teams

The program with the many possibilities that can significantly speed up the cooperation. Yes and also included in it: OneDrive and the synchronization

3. Apple iOS

Whether iPhone or iPad, OneDrive is of course also supported for mobile devices from Apple.

4. Android

The second smartphone platform can of course also handle the different areas of SharePoint Online.

This concludes the overview. This list is of course not complete. With the OneDrive API and the OneDrive Connectors in PowerAutomate you can write your own solutions, which are based in different ways with SharePoint Online, OneDrive for Business and OneDrive Personal. Who thought that it is just another network (cloud) drive, should read the following articles. In the next blog post we will continue in detail and start with Outlook.

And who has not yet done so, in the right bar you will find the option to subscribe to the blog. Then you will not miss another episode

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Kategorien:Apple, Cloud, MAC, Microsoft, Microsoft365, Next Generation Sync Client, Office Online, Office365, OneDrive, OneDrive for Business, PowerPoint Schlagwörter: Android, Basics OneDrive; Outlook; Windows 10; Word;Excel;PowerPoint, iOS, Web-Browser; Teams

Grundlagen OneDrive 02

22. Juli 2020 10 Kommentare

Wow, was für ein großes Interesse!

Und wer erst heute hier eingestiegen ist, sollte erst einmal den 1. Teil mit den Grundlagen OneDrive mit den Servern und Diensten in der Microsoft 365 Cloud lesen, dann gehts geht es hier weiter mit dem der Übersicht der Clients und Programmen.

Die Abbildung zeigt sowohl das Windows Betriebssystem als auch ein paar Programme, die mit OneDrive zusammenarbeiten

Outlook
Windows 10
Word
Excel
PowerPoint

1. Outlook

Outlook und OneDrive. Ja wird später noch erklärt. Natürlich steht Outlook als native App für E-Mail und Kalender, Kontakte und mehr.

2. Windows 10

Ich habe hier das aktuelle Betriebssystem Windows 10 genommen. Dort wurde bereits in der ersten Ausgabe der Next Generation Sync Client installiert. Und mit jeder neuen Version wurde die Synchronisation in das Betriebssystem, und hier im Besonderen in den Datei-Explorer verbessert und neue Funktionen implementiert. Heute ist der Datei-Explorer das Client-Abbild von Dateien von SharePoint Online. Er enthält die jeweils letzte (neuste) Version eines Dokumentes und mit Dateien auf Abruf können Tausende von Dateien angezeigt werden, ohne dass sich diese physikalisch auf dem Rechner befinden. Das Konzept des Teilens mit anderen Personen innerhalb oder außerhalb meiner Organisation ist der erste Schritt zum gemeinsamen Arbeiten. Und das geht nicht nur in Windows 10, sondern auch auf dem Apple Mac

3. Word

Das klassische Textverarbeitungsprogramm wurde um Funktionalitäten wie Versionierung und glkeichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten vorbereitet. Immer noch werden Dokumente via EMail mit anderen geteilt. Chaos bei mehreren Versionen ist vorprogrammiert.

4. Excel

Schon mal ein Excel mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet? Ich sehe durch unterschiedliche Farben, wie Mitarbeiter mit mir zusammen eine Excel-Tabelle bearbeiten und kann dadurch enorm viel Zeit sparen. Übrigens, der kleinste Bereich, der für die anderen Mitarbeiter gesperrt ist, ist eine Zelle. Wer zuerst in die Zelle klickt, hat gewonnen.

5. PowerPoint

Genau wie Word und Excel kann PowerPoint mit der möglichen, gleichzeitigen Berabeitung glänzen. Der Vorgang ist bei allen drei Programmen der gleiche. Programm aufrufen und speichern, also in einer SharePoint Bibliothek oder OneDrive for Business. Bei der Bibliothek haben andere sofort Zugriff, bei OneDrive for Business muss ich das Dokument noch teilen.

Programme wie Word, Excel und PowerPoint, die auch neue Versionen automatisch bekommen (können), werden auch immer intelligenter, so dass bei der Auswahl eines Dokument auch Namensänderungen automatisch korrigiert werden.

Und sollte mal kein Internet vorhanden sein, können die synchronisierten Dateien auch Offline bearbeitet werden.

Nun ist das Bild komplett. Hier werden weitere Programme und Betriebssysteme gezeigt:

Der Web-Browser
Microsoft Teams
Apple iOS
Android

1. Der Web-Browser

welchen Browser sie auch immer benutzen, ich habe zwei verschiedene im Einsatz. Um mit Microsoft 365 oder Office 365 zu arbeiten ist eigentlich nur der Web-Browser notwendig. Und auf welchem Betriebssystem diser dann läuft, ist fast egal. Denn hier kann ich sowohl meine EMails bearbeiten, aber auch Dokumente von SharePoint Onlie Bibliotheken anzeigen und bearbeiten. Selbst mit Teams im Web kann ich nicht nur ins nächste Meeting, auch darüber bleibt ein Zugriff auf Dokumente möglich.

2. Microsoft Teams

Das Programm mit den vielen Möglichkeiten, das die Zusammenarbeit wesentlich beschleunigen kann. Ja und auch darin enthalten: OneDrive und die Synchronisation

3. Apple iOS

Ob iPhone oder iPad, natürlich wird OneDrive auch für mobile Geräte aus dem Hause Apple unterstützt.

4. Android

Die zweite Smartphone Plattform kann natürlich auch mit den verschiedenen Bereichen von SharePoint Online umgehen.

Damit schließen wir ersrt einmal die Übersicht. Diese Aufzählung ist natürlich nicht komplett. Mit der OneDrive API und den OneDrive Connectoren in PowerAutomate können eigene Lösungen geschrieben werden, die auf unterschiedliche Art und Weise mit SharePoint Online, OneDrive for Business und OneDrive Personal aufsetzen. Wer also gedacht, das es sich nur um ein weiteres Netz (Cloud) Laufwerk handelt, sollte die folgenden Beiträge lesen. Im nächsten Blog Post geht es dann detailiert weiter und wir starten mit Outlook.

Und wers noch nicht getan hat, in der rechten Leiste finden Sie die Möglichkeit, den Blog zu abbonieren. Dann versäumen Sie keine weitere Folge

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OneDrive Basics 01

20. Juli 2020 17 Kommentare

Again and again you see the comparisons OneDrive vs DropBox, OneDrive, Box and Dropbox in comparison, what is the difference of OneDrive to Onedrive for Business,…

OneDrive is more than just another network drive with or without a drive letter. It is Microsoft’s foundation for collaboration.

More and more inquiries reach me, which show me that there is a lack of an overview.

What is OneDrive anyway?
Where and how can I access OneDrive?
Which programs work together with OneDrive?
What can I synchronize where and how
…
I also wrote this overview because it goes beyond the scope of the possible answers in my BOT, Mr.OneDrive’s BOT. And because you can explain certain things better with pictures. Many things I have written in the last years, are different Posts. And these I will include as links.

Yes, you have to bring some time with you. For companies I offer OneDrive Workshops. And they last 1.5 days by now. And such a workshop contains about 400 single PowerPoint slides. They are also mainly intended for administrators. And many administrators simply want to lock something. Because they have not yet fully understood the principle of collaboration. You should follow the blog. (Scroll down the right sidebar) Then you won’t miss the individual chapters.

Before we get started: This is an excerpt that tries to explain the most important things in a nutshell. Visit my blog post and search there in the search window on the top right. And if you still have questions, feel free to contact me. All communication channels are listed there.

Let’s start with the servers and services in the Microsoft 365 Cloud:

The figure shows different services

Exchange Online
SharePoint Online
Document libraries
OneDrive for Business
OneDrive Personal

1. Echange Online

Everything that has to do with e-mail is handled in Exchange Online. Of course there is also a client: Outlook as a native application on a small computer and Outlook on the Web, an application that runs completely in the browser. Newer functionalities are usually first published by Microsoft in Outlook on the Web (formerly OWA = Outlook Web Access).

What does Exchange Online now have to do with OneDrive?
I explain this in the next blog posts, where the different clients are added

2. SharePoint Online

SharePoint Online is the more modern file storage. Compared to the file server, it can do much more. We will not discuss 95% of the functionality here, we will stick exclusively to functionalities with and around OneDrive.

3. Document libraries

For the storage of files of these document libraries. And not just one. Countless document libraries can be or are built. The rights system of SharePoint cannot be compared to that of file servers. Not every user has access to all document libraries. These libraries are behind pages and are mostly site collections.

4. OneDrive for Business

While information in document libraries is available to multiple people, each user in Microsoft 365 gets an additional store in SharePoint Online called OneDrive. Actually not quite right, it should be called OneDrive for Business. The size of the storage varies and can be changed by the administration. This storage for each user is an extended hard disk in the cloud and exactly a separate site collection. 200 users == 200 site collections.

5. OneDrive Personal

OneDrive, here OneDrive Personal or OneDrive Consumer is a storage in Azure, which every user can get independently of Office 365. Free of charge. Not included in SharePoint Online. Has nothing to do with OneDrive for Business. Has nothing to do with Microsoft 365 or Office 365. Data is stored in Microsoft Azure.

For many user is OneDrive (Personal) the first point of contact with the cloud. Its predecessor was called SkyDrive. And everyone who wants to have a OneDrive account can have one. Or several. But you can only synchronize one account with your computer. One (1) OneDrive Personal Account. He got a black and white icon in spring 2019.

And I hope you read the terms and conditions carefully before you accept them. You should only know that a program at Microsoft scans your pictures fully automatically without any human intervention. And if there is too much skin to be seen on children, maybe from the last holiday, it can happen that this account is then blocked. Unfortunately, it is not told which picture it is. And sometimes you do not know anything about it. Because the integration of programs like Whatsapp, where many have a group. If someone sends a photo there, it is often automatically saved in OneDrive. And without any notification (This can be switched off!).

There is a lot that only OneDrive (Personal) can do. For example it has a vault. It is private. It’s free. But Microsoft makes the rules!

for those who want to read it in german language

Kategorien:Cloud, Office Online, Office365, OneDrive, OneDrive for Business, Windows 10 Schlagwörter: OneDrive Basics; SharePoint Online; document libraries

Grundlagen OneDrive 01

20. Juli 2020 17 Kommentare

Immer wieder sieht man die Vergleiche OneDrive vs DropBox, OneDrive, Box und Dropbox im Vergleich, was ist der Unterschied von OneDrive zu Onedrive for Business,…

OneDrive ist mehr als nur ein weiteres Netzwerklaufwerk mit oder ohne Laufwerksbuchstaben. Es ist die Microsoft’s Grundlage zur Zusammenarbeit.

Mich erreichen immer mehr Anfragen, die mir zeigen dass es an einer Übersicht fehlt.

Was ist OneDrive überhaupt?
Wo und wie kann ich auf OneDrive zugreifen?
Welche Programme arbeiten mit OneDrive überhaupt zusammen?
Was kann ich wo und wie synchronisieren
…

Diese Übersicht habe ich auch geschrieben, weil es den Rahmen der möglichen Antworten in meinem BOT, Mr.OneDrive’s BOT, sprengt. Und weil man bestimmte Dinge mit Bildern besser erklären kann. Viele Dinge habe ich in den letzten Jahren als separate Artiekel schon geschrieben. Und diese werde ich als Links einbinden.

Ja, etwas Zeit müssen Sie schon mitbringen. Für Firmen biete ich ja OneDrive Workshops an. Und die dauern mittlerweile 1,5 Tage. Und ein solcher Workshop beinhaltet mittlerweile kanppe 400 einzelne PowerPoint Slides. Sind auch hauptsächlich für Administratoren gedacht.
Und viele Administratoren wollen einfach etwas sperren. Weil Sie das Prinzip der Zusammenarbeit noch nicht komplett verstanden haben. Sie sollten dem Blog folgen. (Rechte Seitenleiste nach unten scrollen) Dann verpassen Sie die einzelnen Kapitel nicht

bevor es jetzt losgeht: Dies ist ein Ausschnitt, welcher in aller Kürze versucht, das wichtigste zu erklären. Besuchen Sie meinen Blog Post und suchen dort im Suchfenster rechts oben. Und wer dann noch Fragen hat, der kann sich gerne melden. Dort sind alle Kommunikationskanäle aufllistet.

Fangen wir mit den Servern und Diensten in der Microsoft 365 Cloud an:

Die Abbildung zeigt verschiedene Dienste

Exchange Online
SharePoint Online
Dokument Bibliotheken
OneDrive for Business
OneDrive Personal

1. Echange Online

Alles was mit E-Mail zu tun hat, wird in Exchange Online abgewickelt. Dazu gibt es natürlich auch einen Client: Outlook als native Applikation auf einem Rechner und Outlook Web, eine vollständig im Browser laufende Applikation. Neuere Funktionlitäten werden von Microsoft meistens zuerst in Outlook on the Web (Früher OWA = Outlook Web Access) veröffentlicht.

Was hat Exchange Online jetzt mit OneDrive zu tun?
das erkläre ich im den folgenden Artikeln, wo dann auch die verschiedenen Clients dazukommen.

2. SharePoint Online

SharePoint Online ist die modernere Dateiablage. Im Vergleich zum FileServer kann diese nämlich wesentlich mehr. 95% der Funktionalität werden wir hier nicht besprechen, wir bleiben ausschließlich bei Funktionalitäten mit und um OneDrive.

3. Dokument-Bibliotheken

Für die Ablage von Dateien diesen Dokument-Bibliotheken. Und nicht nur eine. Es können unzählige Dokument-Bibliotheken aufgebaut sein oder werden. Das Rechtesystem von SharePoint kann nicht mit dem von File-Servern verglichen werden. Nicht jeder Benutzer hat zu allen Dokument-Bibliotheken Zugang. Diese Bibliotheken stecken hinter Seiten und sind zumeist Site-Collections.

4. OneDrive for Business

Während Informationen in Dokumentbibliotheken mehreren Personen zur Verfügung stehen, bekommt jeder Benutzer in Microsoft 365 einen zusätzlichen Speicher in SharePoint Online, der OneDrive genannt wird. Eigentlich nicht ganz richtig, es müsste OneDrive for Business heissen. Die Größe des Speichers variiert und kann von der Administration verändert werden. Dieser Speicher ist für jeden Benutzer quasi eine verlängerte Festplatte in der Cloud und genau genommen eine eigene Site Collection. 200 Benutzer == 200 Site Collections.

5. OneDrive Personal

OneDrive, hier OneDrive Personal oder OneDrive Consumer ist ein Speicher in Azure, den jeder Benutzer unabhängig von Office 365 bekommen kann. Gratis. Liegt nicht in SharePoint Online. Hat nichts mit OneDrive for Business zu tun. Hat nichts mit Microsoft 365 oder Office 365 zu tun. Daten liegen in Microsoft Azure.

OneDrive (Personal) ist für viele der erste Berührungspunkt mit der Cloud. Der Vorgänger hatte den Namen SkyDrive. Und jeder der einen OneDrive Account haben will, kann einen haben. Oder mehrere. Aber man kann mit seinem Rechner nur einen Account synchronisieren. Einen (1) OneDrive Personal Account. Er hat ein schwarz weisses Icon im Frühjahr 2019 erhalten.

Und ich hoffe Sie haben die Bedingungen genau durchgelesen, bevor Sie sie akzeptiert haben. Sie sollten nur wissen, dass ein Programm bei Microsoft vollautomatisch ohne Einwirkung von Menschen Ihre Bilder scannt. Und wenn da zu viel Haut bei Kindern zu sehen ist, vielleicht vom letzten Urlaub, kann es passieren, dass dieser Account dann gesperrt wird. leider wird nicht mitgeteilt, um welches Bild es sich handelt. Und manchmal weiss man gar nichts davon. Denn die Integration von Programmen wie Whatsapp, wo viele eine Gruppe haben. Wenn jemand dort ein Foto versendet wird es oftmals automatisch in OneDrive gespeichert. Und ohne dass Sie es merken. (Das kann man abschalten!).

Es gibt eine ganze Menge, was nur OneDrive (Personal) kann. Es hat zum Beispiel einen Tresor. Es ist Privat. Es ist kostenfrei. Aber Microsoft gibt die Regeln vor!

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Kategorien:Cloud, Office Online, Office365, OneDrive, OneDrive for Business, Windows 10 Schlagwörter: Dokument-Bibliotheken, Grundlagen OneDrive; SharePointOnline

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