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Archive for the ‘Office365’ Category

Meine nächsten OneDrive Events

14. Januar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

Meinen Blog lesen, ist eine Sache. Manche würden aber gerne einen Live-Event mit mir besuchen. Am einfachsten ist es, die Event-Seite meines Blogs zu besuchen.

Hier eine Auflistung für die nächsten Wochen…

SharePoint Saturday Bremen: OneDrive auf der Zielgeraden

am kommenden Wochenende, genauer gesagt am Samstag, 20.01.17 findet in Bremen ein SharePoint Saturday statt. Mein Talk lautet: OneDrive auf der Zielgeraden.
Hier kann man sich anmelden.

 

Office 365 User Group in Hamburg: OneDrive Deep Dive

Im Februar, genauer am 5.2.2018 gastiere ich mit einem “OneDrive Deep Dive” bei der Office 365 User Group in Hamburg.

Hier kann man sich anmelden.

 

 

Office 365 Meetup in Karlsruhe: OneDrive Deep Dive

Im März bin ich dann im Süden der Republik unterwegs. Der Termin ist der 21.03.18 in Karlsruhe beim Office 365 Meetup. Das Thema ist “OneDrive Deep Dive”

Anmelden kann man sich noch nicht. Der Event fehlt derzeit noch im Meetup. Einfach hier vorbeischauen und schon mal der Termin im Kalender notieren.

 

 

Azure Meetup in Frankfurt: OneDrive Deep Dive

Noch sind es ein paar Tage hin,  bis zum 31.05.18. An diesem Abend bin ich in Frankfurt am Main zu Gast beim Azure Meetup Frankfurt. Thema auch in Frankfurt: “OneDrive Deep Dive”

Hier kann man sich anmelden.

 

Vielleicht sieht man sich irgendwo…

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OneDrive Files On-Demand | Office 2016 und Kopieren (Bewegen)


In den Einstellungen des Next Generation Sync Clients (OneDrive.exe) gibt es einen Kartenreiter Office. Dort kann ein Haken gesetzt werden, wenn ich mit der Office Version 2016 (und 2013) arbeite und die Möglichkeit nutzen möchte, mit anderen Benutzern gemeinsam (und auch gleichzeitig) an Office Dokumenten arbeiten möchte. Das gemeinsame Arbeiten war am Anfang auf die Office-Online Versionen beschränkt, was soviel bedeutet, dass ich das Dokument, gespeichert in OneDrive for Business oder in einer Dokumenten-Bibliothek von SharePoint Online, mit anderen gemeinsam in einem Web-Browser arbeiten musste

Mittlerweile kann dies also auch mit den nativen Applikationen aus dem Office Paket durchgeführt werden. Zurück zu den Einstellungen

Wir das Häkchen gesetzt, so öffnet sich ein weiterer Dialog mit dem Namen Synchronisierungskonflikte (aber man kann diesen nur ändern, wenn Office auf dem Rechner installiert ist):

Next Generation Sync Client: Eigenschaften Office Kartenreiter Ich entscheide, ob Änderungen zusammengeführt werden

Das sollte die Standard-Einstellung sein. Nur in einem Konflikt-Fall werden Sie gefragt, was mit der Datei getan werden soll.

Tatsächlich ist die nachstehende Option aktiviert

Next Generation Sync Client: Eigenschaften Office Kartenreiter Immer beide Kopien behalten.

Bei dieser Einstellung werden immer beide Versionen beibehalten.

Auch wenn der Haken “Office-Dateien”, die ich öffne …. nicht gesetzt ist, kann es sein, dass Sie mit dem Phänomen “beide Kopien behalten” konfrontiert sind. Aktivieren Sie kurzfristig  die Funktion, um den Zustand des Schalters “Synchronisierungskonflikte” zu sehen, unter Umstände zu wechseln, und anschließend das Office-Häkchen wieder zu entfernen.

dieses kleine Häkchen hat jedoch unterschiedliche Auswirkungen:
Windows 10, Version 1709 Und Office 2016, vorgegeben sei ein Ordner in ODFB, der nur Cloud Only synchronisiert ist

Versuch 1 Word

NGSC Einstellung unter Office : kein Haken gesetzt, dass mit Office synchronisiert werden soll Word: Speichern unter… OneDrive for Business, diesen Ordner auswählen und speichern

Wird nur in der Wolke gespeichert, Datei Status ist Cloud Only

Versuch 2 Word

NGSC Einstellung unter Office : Haken gesetzt, dass mit Office synchronisiert werden soll
Word: Speichern unter… OneDrive for Business, diesen Ordner auswählen und speichern

Wird  lokal gespeichert und in die Cloud synchronisiert,  Datei Status lokal synchronisiert


Kopieren und Bewegen von Dateien im Windows Explorer

Unabhängig vom Schalter sind auch noch ein paar Eigenheiten mit Kopieren/Bewegen aufgefallen, die unterschiedlich Ergebnisse zeigen. Wir sind nur im Windows Explorer unterwegs:

Files on-Demand Cloud Only

Quelle: Ein Verzeichnis, welches nur in der Cloud verfügbar ist
Ziel: Ein Verzeichnis, welches nur in der Cloud verfügbar ist
ODFB OneDrive for Business
OD OneDrive Personal
SPOnline Dokumentenbibliothek in SharePoint Online (Teamsites, Groups)
Zustand Quelle Zustand und Icon der Datei nach der Aktion in der Quelle
Zustand Ziel Zustand und Icon der Datei nach der Aktion im Ziel
Aktion Quelle Ziel Zustand Quelle Zustand Ziel
1- Kopieren Datei in
ODFB / OD
Cloud Only in ODFB /OD

Files on-Demand Lokal verfügbar

Files on-Demand Local available

2- Kopieren Datei  in
ODFB /OD
Cloud Only in
SPOnline

Files on-Demand Local available

Files on-Demand Local available

3- Bewegen Datei in ODFB /OD Cloud Only in
ODFB / OD

Files on-Demand: Nur in der Cloud verfügbar

4- Bewegen Datei in
ODFB /OD
Cloud Only in
SpOnline

Files on-Demand Local available

Wie wir sehen, gibt es eine Ausnahme beim Datei-Operationen. Bei 3-, Bewegen einer Datei innerhalb einer SharePoint Site-Collection, also OneDrive for Business zu einem anderen Verzeichnis von OneDrive for Business wird das Kommando nur dem Next Generation Sync Client (OneDrive.exe) mitgeteilt, der diese Anweisung in die Cloud weiterreicht. Auf Grund der unter Umständen anderen Rechte-Struktur einer SharePoint Site-Collection zu einer anderen SharePoint Site-Collection wird die Datei zuerst lokal synchronisiert, und dann neu in die Cloud geladen.

OneDrive Files On-Demand | Office 2016 and Copy (Move)


If you open the settings of the Next Generation Sync Client you will find a section “Office”. You may switch it on, if you want to coauthor with Office 2016 (2013) programs like Excel, Word and PowerPoint. In the past, the coauthor feature was only available in Office Online, where you have to work with Office Online inside of a web browser.

But you also may work with the native apps. But back to the settings:

If You say yes:  “Use 2016 to sync Office files”, another dialog will open, to handle the sync conflicts. You may change these settings only if you have Office installed.

Next Generation Sync Client: Settings - Office Tab Let me Choose to merge changes

This should be the standard settings. Only if a sync conflict will occur, you should be asked, what will happen with the file.

But the next option is activated.

Next Generation Sync Client: Settings - Office Tab Always keep both Copies

If you use these settings, both versions will be kept.

Even if you have not select, that Office 2016 will handle syncing, it could be happen, that you will be have a look of the second part.  Do activate “Use Office 2016 to sync Office files” , to see the second part, maybe change the second part and after that, deselect the option.

General the Option “Use Office 2016 to sync Office files” has different behavior.
The following things were tested with Windows 10, Version 1709 and Office 2016, and you have a folder in OneDrive for Business, that is only in the cloud (and not synced to this device).

attempt 1 Word

NGSC settings Office: no activated
Word: save a document in “OneDrive for Business”

The document will be save in the Cloud (not on the local machine), the file status is “Cloud only”

attempt 2 Word

NGSC settings Office: activated
Word: save a document in “OneDrive for Business”

The document will be save local, synced to the cloud, the file status is “synced locally”.


Copy and Move of files in Windows Explorer

Has nothing to do with the Office switch in the settings of the Next Generation Sync Client (OneDrive.exe), but I found some interesting things, during some copy and move actions in Windows Explorer:

Files on-Demand Cloud Only Source: A folder, which is only available in the Cloud
Destination: A folder, which is only available in the Cloud
ODFB OneDrive for Business
OD OneDrive Personal
SPOnline Document library in SharePoint Online (Teamsites, Groups)
Condition Source Condition and icon after copy/move actions on Source
Condition Destination Condition and icon after copy/move action on destination

 

Action Source Destination Condition source Condition dest.
1- Copy File in
ODFB / OD
Cloud Only in ODFB /OD

Files on-Demand Local available

Files on-Demand Local available

2- Copy File in
ODFB /OD
Cloud Only in
SPOnline

Files on-Demand Local available

Files on-Demand Local available

3- Move File in
ODFB /OD
Cloud Only in
ODFB / OD

Files on-Demand Cloud Only

4- Move File in
ODFB /OD
Cloud Only in
SpOnline

Files on-Demand Local available

We see, there is an exception on Action 3. Move within a SharePoint Site collection, f.e move a file from one folder in OneDrive for Business to another folder in OneDrive for Business. So the action will be transported with the Next Generation Sync Client to the cloud, no local sync will be done. If you do a move action between different site collections (from one folder inside a group) into another folder in another group,it must first be synced to the local device (down) and the synced to the new destination (up).

Files on Demand | der Umgang mit den drei Status (Teil 2)

29. Dezember 2017 4 Kommentare

Files on-demand

Eigentlich wollte ich gar keinen zweiten Teil schreiben. Aber Kommentare und Mails haben mich dazu bewogen, doch ein bisschen tiefer einzusteigen. Also zuerst einmal den ersten Teil lesen, und dann hierher zurückkehren.

Files on Demand basieren also auf der Integration vom Next Generation Sync Client in die Windows 10 Umgebung, und dort in den Windows Explorer.  Aber auch der Windows Explorer ist ja nur eine Sicht-Ebene auf das darunterliegende Datei-System. Und dieses hört auf den Namen NTFS. Und mit dem Windows Fall Creators Update wurde das Datei-System NTFS aufgebohrt.

Dort wurden nämlich 2 Attribute hinzugefügt

P – Pinned

O – Offline

U – Unpinned

Eine Kombination aus diesen Flags repräsentieren den Zustand einer Datei.

Files-on-demand-Online-Only-files

Nur Online verfügbar

Attribute gesetzt: O und U

Files-on-demand-Locally-available

Lokal verfügbare Datei

Attribute gesetzt: keine

Files-on-demand-Always-available

immer verfügbare Datei

Attribute gesetzt: P

Anmerkung: ich betrachte hier nur die Attribute die für die Synchronisierung relevant sind. Attribute wie A,S oder H werden hier nicht behandelt.

Die Attribute können Sie via PowerShell oder der Eingabeaufforderung (CMD) ersehen:

die neuen Attribute von NTFS (Windows 10 Version 1709)

wenn Sie ein anderes NTFS System anschauen, fehlen dort die 3 Attribute, und das erklärt auch, warum wir (derzeit) Files on Demand nicht in einem Windows Server 2016 finden.

Werfen wir einen Blick auf 3 Test-Dateien, zuerst im Explorer…

die drei möglichen Status einer Datei

und jetzt mit den jeweiligen Attributen

die drei möglichen Status einer Datei hier mit den jeweiligen Attributen

und wenn wir uns einmal die Eigenschaften von LastAccesstime und LastAccessTimeUTC anschauen…

Blick in die Zukunft: LastAccessTime und LastAccessTimeUTC

dann bringt das Microsoft (oder jeden Powershell-Administrator) in die Lage, wenn der Platz auf dem jeweiligen Gerät knapp wird, eine Powershell-Sequenz zu starten, die aufräumt.

Derzeit hat Microsoft dies aber noch nicht implementiert. Mann kann aber mit dem Attrib-Befehl die Attribute ändern und damit aufräumen.

Hier ein paar Beispiele:

Von Aktion und Befehl Nach

Files-on-demand-Always-available

Eine Datei, die immer lokal verfügbar ist, nur noch in der Cloud verfügbar umstellen:

Attrib <filename> –P +U

Files-on-demand-Online-Only-files

Files-on-demand-Online-Only-files

Eine Datei auf immer verfügbar setzen:

Attrib <filename> +P –U

Files-on-demand-Always-available

Files-on-demand-Always-available

Eine Datei, die immer verfügbar ist, auf lokal verfügbar setzen:

Attrib <filename> –P -U

Files-on-demand-Locally-available

OneDrive Icons in Explorer-View with Windows 10 1709 Build 17063

27. Dezember 2017 Hinterlasse einen Kommentar

Ausschnitt_thumb5

Windows 10 Users, which are running Insiders Version 1709 Build 17063 are now able to have additional OneDrive Icons in the Windows Explorer.

First the Explorer-View before the change:

Explorer Before

we switch now into the view, here to options, Change to Folder and Search Options, inside the Folder-options to View and here to scroll down to Navigation Pane….

Before After
Settings beFore Settings after

and activate “Always show availability status” and the end up with OK.

Inside of the Explorer it looks like:

Explorer Aft

Now I know, why I have such a big space. This view will work with the Next Generation Sync Client, OneDrive Personal, OneDrive for Business, Teamsites and Groups of Office 365

If you do not want to have these Icons, you may switch them off the same way.

OneDrive Icons in der Explorer-Ansicht mit Windows 1709 Build 17063

26. Dezember 2017 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive Verfügbarkeitsstatus Im Windows Explorer

Windows 10 Benutzer, welche die Insiders Version 1709 Build 17063 installiert haben, können jetzt eine zusätzliche Ansicht im Windows Explorer einstellen.

Zuerst ein Explorer-Ansicht vor der Änderung:

Ansicht vor de Umstellung in den Ansicht-Eigenschaften

wir wechseln in die Ansicht, dort zu den Optionen, Ordner und Suchoptionen ändern, in den Ordneroptionen auf Ansicht und dann ganz nach unten scrollen…

Vorher Nachher
Ansicht Eigenschaften Windows 10, Version 1709, Build  16299 Ansicht Eigenschaften Windows 10, Version 1709, Build  17063

und aktiveren “Verfügbarkeitsstatus immer anzeigen” und schließen dann mit OK ab.
Im Explorer sieht es dann so aus:

Windows 10 Explorer mit Ansicht des OneDrive Status

Jetzt weiß ich auch, warum mir der Zwischenraum so groß vorkam. Die Ansicht gilt für den Next Generation Sync Client, also sowohl für OneDrive Personal, OneDrive for Business, Teamsites und Groups von Office 365.

Wem diese Icons zu viel sind, kann Sie auf dem selben Weg auch wieder ausschalten.

OneDrive (for) Business | Wishlist for 2018

20. Dezember 2017 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business wish list 2018

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive, Microsoft

So we are at the end of the year 2017. Microsoft has publish many changes and news. And the OneDrive product group in Redmond has done a good job. Two wishes out of my wish list from last year are still open. So it’s time to have a wish list for next year:

my wish list for the year 2018

Documentation

Microsoft has done a lot of documentation for end users. But administrators need more. a complete documentation about parameters for configuration of the sync client. These Parameters are nowhere documented or do you know what perfAuditorIntervalInMilliseconds or AllowUserOverrideOfConcurrentUploads stands for? Sometimes administrators want to know the principle of the synchronization, to find issue of a user a little bit easier.

MoveTo

This is a wish from 2016. Today you may copy a folder with files or a file in the web browser from OneDrive for Business to a team site or a group. But only copy. No move. So the user has to delete the data from the origin after copying. And I want more. I want to move not only the last version, I want top move all data, also the metadata like the history version.

Shared from me

You share more and more data. I want to have a view, that lists all data, which I have shared with other people, and I want to have this list of documents also synced to my device.

Cross tenant sync

Sometimes I and other people have the situation, that I want to synchronize data from a folder of a users OneDrive for Business of another tenant, which was shared with me.This time you could do that only, if the user is a member of your own tenant.

Self update of the NGSC with delta

So I have described it several time, that Microsoft has some rules, which different criteria’s, when a device will receive an update of the Next generation sync client. So it will not use Windows Update nor Windows Update service (WSUS). The biggest advantage for WSUS is, that you only have one download, and then distribute the setup to all clients on your local network.  But this is not true for the NGSC. Each device will go and download the 24,5 MB of the Sync client. But you have to know, that Microsoft has no control of an installed proxy. Therefore I would have another wish, that Microsoft could develop an Update version, which is only a delta of the version, which was installed, means only a Delta of the update will be flow from the internet to each device.

By the way, last week (11/14/17) Microsoft published a new version of the Next Generation Sync Client. The actual version is now: 17.3.7289.1207. What’s new on this version. Look here and read.

Change-Log

Yes, Microsoft has a change-log. But I have a wish, that the description is released before the new NGSC is published.Sometimes it takes 14 days…


Perhaps you have also one or more wishes for OneDrive or OneDrive for Business. Write it down. Use the comment function.

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