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Archive for the ‘Office365’ Category

Collab365 | Under the Hood #12 : OneDrive with Hans Brender


Under the Hood #12 : OneDrive with Hans Brender

Nick Brattoli invite you to a “Under the Hood” webinar with me about… OneDrive. We will talk about:

Files on Demand use with Windows 10 to save space and keep your data readily available
Sharing features share data from anywhere, including Office apps, Windows Explorer, any browser, and mobile devices
Advanced sharing features manage your sharing with password saved links and download blocking
Known Folder Migration Automatically synchronizing your users‘ common Windows folders

AND The latest OneDrive features that we won’t be allowed to talk until the show!

 

Start Date & Time:

Tue Jul 10 2018 19:00:00 GMT+0200 (Mitteleuropäische Sommerzeit)

To register for this 1h webinar click here

 

I hope I see you there !

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OneDrive – Neuheiten: neue Dateiformate, Restore mit Anleitung


Restore Mit Defender in Windows 10 1803

keine großen Neuheiten, aber doch einige News, die für bestimmte Benutzer sehr interessant sein könnten:

 

Neue Dateiformate für OneDrive, SharePoint und Teams

weitere 30 neue Dateiformate hat Microsoft in der Webansicht spendiert. Damit ist die Bibliothek auf über 300 Dateitypen angewachsen.

File Viewers  Web

Der Original Blog-Beitrag von Stephen Rose in engl. Sprache


OneDrive Files Restore und Windows Defender

ein weiterer Schutz hat Microsoft Anwendern von Office 365 Home, Office 365 Personal und OneDrive for Business Benutzern in Verbindung mit Windows 10 Version 1803  (Windows 10 April 2018) .

Neu dabei ist, dass der Benutzer durch den Defender gewarnt wird und eine geführte Anleitung erhält, wie er die durch Ransomware umbenannte Dateien zurücksetzen kann.

Restore mit Defender

Der Original Blog-Post von Aaron Rimmer kann hier in englischer Sprache nachgelesen werden


IntraZone

zum Ende dieses Blogposts möchte ich auf einen Podcast hinweisen. IntraZone. Es sind bereits zwei  Folgen dieses  klassischen  Podcasts von Mark Kashmann und Chris McNulty erschienen. Hier geht es um SharePoint Themen  in englischer Sprache

Podcast with Mark Kashman und Chris McNulty

Episode 1: Building Blocks of Your Intelligent Intranet
Episode 2: Low-code, no-code – that is the solution

Interview zu OneDrive, OneDrive for Business und Synchronisation

5. Mai 2018 1 Kommentar

Video-Interview zu OneDrive, OneDrive for Business und Synchronisation

Thomas Maier von der Office 365 Akademie hat mich über OneDrive interviewt. Nützliche Informationen zu OneDrive, OneDrive for Business, SharePointSynchronisation und vieles mehr.

Hier geht es zur Video-Aufzeichnung

Wir haben OneDrive eingeführt – aber keiner geht hin

2. Mai 2018 5 Kommentare

Blog 27

Auf die Administration bei Firmen kommen neue Aufgaben zu. Dann, wenn nämlich die Firma zu Office 365 wechselt.

Liegt es an den Firmen? Oder an der Größe. Bei meinen Workshops zum Thema OneDrive treten häufig folgende Herausforderungen auf:

Man kennt nur Extreme möchten dafür Antworten

Die Administratoren haben keine Antwort auf die Frage, wie im Unternehmen mit welchen Werkzeigen gearbeitet wird.

 

Extreme

15000 Benutzer sollen mit dem Cloudspeicher arbeiten. Wenn ich hier Cloudspeicher scheibe, so meine ich das auch so. Aus dem Laufwerk S, T oder H soll jetzt der Cloudspeicher werden. Wenn möglich mit dem identischen Laufwerksbuchstaben. Und spätestens hier muss ich dann einhaken. Nein, WebDav funktioniert nicht mehr korrekt. Wird auch von Microsoft nicht mehr unterstützt. Dafür gibt es jetzt ein neuer Client. Gut mittlerweile schon 2 Jahre alt. Aber für viele immer noch Neu. Also muss ich erklären, wie die Architektur des Next Generation Sync Client aussieht. Und das für das optimale Arbeiten das Betriebssystem Windows 10 in der Version 1709 ist. Und dass das Synchronisationsprogramm OneDrive jeden Tag nachschaut, ob Microsoft für diesen Mieter und genau dieses Device eine neue Version zum Download anbietet. Und das für jedes Gerät einzeln. Ohne Hilfe der Administration. Ohne die Möglichkeit das zu verhindern. Höchstens zu verzögern. Und wo man mir gleich die „alte Macht“ der Administratoren zeigen will, dass es so nicht geht. Was sich Microsoft da wieder gedacht hat. Dabei sind die Administratoren eigentlich das Problem. Weil sie oft die Updates zu lange verzögert haben. Aus unterschiedlichen Gründen. Und dieses Problem kann Microsoft nur durch diese Technik lösen. Was natürlich zu anderen Problemen führt. Denn nicht jeder Standort ist gut an das Internet angebunden. Aber auch dafür gibt es eine Lösung.

Einschränkungen. Ja der Synchronisierungsclient kann nur Dateien bis 15 GB übertragen. Wir haben aber Benutzer, welche mit CAD arbeiten. Was machen wir mit diesen Benutzern? Die Antwort lautet: Hier muss nach einer anderen Lösung Ausschau gehalten werden. Der direkte Zugriff einer Datei wird sowieso nicht unterstützt, hier gilt das gleiche wie bei Datenbanken. Wie viele von den 15000 Benutzern mit CAD arbeiten? Nur 100 oder so.

 

Wie arbeiten die Benutzer?

Technisch ist der Next Generation Sync Client mit dem Namen OneDrive stabil. Mittlerweile kann man ihn benutzen. Auch wenn noch die eine oder andere Herausforderung existiert. Das sind noch technische Unzulänglichkeiten, die Microsoft über kurz oder lang lösen wird. Aber selbst wenn OneDrive technisch bei den Firmen eingerichtet ist, wird er nicht genutzt. Zum einen fehlt es an einem offiziellen Statement, zum anderen muss man den Endbenutzern erklären, dass OneDrive nicht das neue Laufwerk H oder T ist, und das OneDrive anders aufgebaut ist. Was ich lokal auf meinem Gerät vorfinde, ist die letzte Version meines Dokumentes. Um vorherige Versionen abzurufen muss ich den Webbrowser benutzen. Ja, wir haben eine Versions Historie. Keiner muss sich mehr um unterschiedliche Versionen Gedanken machen. Draft, Drafter, Ver1, Final, Finaler, am Finalsten. Und für die Freigabe einer Datei? Wer regelt das? Die Administration? Nein. Das kann jeder Benutzer selbst. Das ist effektiver. Und auch dazu muss ich nicht mehr zu SharePoint Online wechseln (WebBrowser), um dort die Datei zu selektieren und auf Teilen zu drücken. Nein, das kann ich direkt im Windows Explorer, in der Office-Applikation oder von meinem MAC oder meinem Smartphone, bestückt mit iOS oder Android. Der Sync-Client transportiert meinen Teilen-Wunsch zu SharePoint Online in die Cloud, bringt mir einen Dialog zur Anzeige, welcher mir Vorgaben und vielleicht zeitliche Einschränkungen anzeigt, und nach der Auswahl wird erneut der Client meine Angaben übertragen. Einfacher geht es nicht. Aber genau das muss den Benutzern mitgeteilt werden. Und dass auch keine Dateien par E-Mail Attachments übertragen werden sollen. Speichern, in der Cloud natürlich, freigeben und den Link versenden.

 

Zusammenfassung

Wie schon weiter oben erwähnt, stelle ich oftmals fest, dass die Administratoren nur grob wissen, wie die Benutzer arbeiten. Sie wissen zwar, dass mit Office Version X oder Y im Unternehmen gearbeitet wird. Nicht jedoch, wie. Administratoren sind aber auch nicht unbedingt geeignet, den Endbenutzern zu erklären, wie das ganze funktioniert. Gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument kann Abläufe beschleunigen, das muss aber gezeigt werden. Klassisches Training ist Out. Hier müssen neue Methoden in die Firmen implementiert werden. Und neue Mitarbeiter müssen eingestellt werden. Denn die wöchentlichen Ankündigungen für Office 365 müssen erfasst, diskutiert und mit bestimmten „Multiplikatoren“ im Unternehmen ausprobiert werden. Dann können die Personen wiederum die neuen Möglichkeiten in Produkt X oder Y an die Endbenutzer weitergeben. Dieser laufende Prozess kommt nicht alle 3 oder 6 Jahre, noch monatlich. Wöchentlich gibt es Ergänzungen zur gesamten Office Palette, und viele dieser Neuerungen haben nichts mit der Administration zu tun. Die Anforderungen an den modernen Arbeitsplatz, im Büro oder unterwegs haben sich geändert. Und diese Änderungen müssen kontinuierlich in den Firmen verarbeitet werden. Denn sonst gilt das Statement:

Wir haben OneDrive eingeführt, aber keiner geht hin.

OneDrive oder OneDrive?

18. Februar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive oder OneDrive?

Sind Sie Verwirrt? Gut, dann sollten Sie weiterlesen. Erstaunt? Auch für Sie gilt: Weiter lesen. Und für alle anderen sowieso. Es sei denn Sie gehören zur Kategorie OneDrive Experte. Aber auch für diese Personen könnte es interessant sein, ….

Zuerst: Es geht hier und heute nicht um technische Aspekte, um die sich die Marketing-Abteilung von Microsoft seit der neuen Namensänderung von SkyDrive zu OneDrive einen Deut schert. Microsoft hört auf seine Kunden? Mitnichten. Alle Personen, die sich mit dem Thema OneDrive beschäftigen sprechen nur über OneDrive, und nicht über OneDrive for Business und OneDrive Personal. Und die Kunden müssen immer nachfragen. Erst dann rücken Sie mit der Wahrheit heraus, und selbst auf den Original-Präsentationen werden oft genug keine Unterschiede gemacht.

Dabei ist es wirklich so einfach. Wenn wir in die Benachrichtigungszeile von Windows schauen, finden wir eine weiße oder eine blaue Wolke. Die weiße Wolke steht für OneDrive Personal, die blaue Wolke für unterschiedliche Bereiche in einem Office 365 Tenant, also der professionellen Variante.

Auch der Support hat es nicht einfach. Denn auch er muss bei seinem Benutzer nachfragen um das Problem zu lösen. Mittlerweile ist der Sync-Client der auf den Namen Next Generation Sync Client hört, auf der Zielgeraden. Und ja, es gibt nur einen, und die Datei hat den Namen OneDrive.exe. Dem Synchronisations-Client ist es nämlich egal, ob er persönliche Daten zu OneDrive synchronisiert, sich mit Businessdaten in Office 365 in der Wolke beschäftigt, oder, und das wird mit dem SharePoint Server 2019 noch im Jahr 2018 kommen, ebenfalls Business-Daten mit dem Server im eigenen Rechenzentrum synchronisiert. Solange alles funktioniert, ist es dem Anwender egal.

Und jetzt sind wir beim Anwender. Ich teile diese in drei verschiedene Typen ein.

Typ 1

Das ist der Anwender, der schon zu SkyDrive-Zeiten sich über die langsame Synchronisations-Geschwindigkeit aufregt, der eigentlich nur seine Tausende hochauflösende Fotos in die Cloud synchronisieren will. Der für 0€ sein OneDrive Personal benutzt.

Typ 2

Das ist der leidgeprüfte Firmen-Benutzer, der sich darüber aufregt, dass früher alles viel besser war. Vor allem auf dem File-Server war die Geschwindigkeit wesentlich schneller. Der sich in einer Teamsite über die vielen Tausend Dokument aufregt und der doch nur ein paar Dutzend Dateien im Jahr ablegt. Und diese Dokumente manchmal mit anderen per Mail teilt. Falsch. Er versendet diese Dokumente.

Typ 3

Mit der Version Arbeitsplatz 2.0, also der Digitalisierung des modernen Arbeitsplatzes, wurde diesem Firmen-Benutzer gezeigt, wie man heute mit Dokumenten umgeht. Er versendet nur noch Links, die Dokumente sind immer Up To date, und für ihn ist auch gemeinsames Arbeiten an einem Dokument keine Seltenheit.

Typ 1 hätte auch jedes andere Cloud Produkt nehmen können. Das wäre auch noch schneller gewesen. Er benötigt keine Datei-Historie, er will nur schnell mal. Das OneDrive heute über 270 verschiedene Formate verarbeiten kann, bringt ihn nicht weiter. Für ihn sind die lästigen Fehlermeldungen, die vor allem in der ersten Zeit über den Bildschirm huschten, ein Gräuel. Sie machten ihn nicht glücklich. Wenn da nicht der unentgeltliche Speicherplatz gelockt hätte. Den Microsoft nach einiger Zeit wieder zusammen gestrichen hat. Manche Benutzer sind dabeigeblieben, manche haben sich abgewendet. Manche sind zur professionellen Variante, also Office 365 und OneDrive for Business umgestiegen.

Benutzer der Kategorie Typ2 waren vielleicht schon früh organisiert, alles in einen Topf mit dem Namen File Server, eingebunden als Laufwerk S, T, oder Z. Von zu Hause arbeiten ging auch, man musste halt einen VPN-Tunnel öffnen. Und wenn die Firme sich mit neuen Techniken beschäftigte, dann kamen sogar Wortfelder zum Einsatz. Übers Internet. Ohne Tunnel. Aber auch ohne die Möglichkeit der möglichen, gleichzeitigen Zusammenarbeit. Immerhin, der erste Schritt war getan. Wir brauchen die Cloud nicht, unsere Daten sind in unserem Firmennetzwerk sicherer. Wir, oder besser, unsere IT-Abteilung, weiß was sie tut. Gemeinsames Arbeiten. Ja. Mitarbeiter erhalten gemeinsame Dokumente per Mail. Und regelmäßig muss der Mitarbeiter per Telefon oder Mail dem aktuellen Dokument hinterherlaufen.

Und dann wäre da noch der Benutzer der Kategorie Typ 3. Mit dem Beginn der Cloud Produktivität, also noch vor Office 365, haben sich IT-Mitarbeiter mit der Standardisierung und Möglichkeiten der Vereinfachung, aber auch der Produktunterstützung im Office Bereich, was die Möglichkeit der Zusammenarbeit anging, beschäftigt. Es war ein steiniger Weg. Und es gab so manchen Rückschlag. Aber diese Mitarbeiter wollten nicht mehr länger eigene Server warten, immer wieder neue Versionen installieren, oder was die Server anging, Fehlern hinterherjagen. Diese IT-Leute erkannten, dass der Weg in die Cloud und der damit vollziehbare Weg der Standardisierung der einzig richtige war. Auch wenn Ihnen die Datenschützer mit dem erhobenen Zeigefinger warnten, beschritt man konsequent den Weg. Und als Microsoft mit Azure mehr und mehr Funktionen in der Cloud zur Verfügung stellte, gab es kein Halten mehr. Man rechnete und wagte den Sprung. Und es wurde nicht alles sofort in Anspruch genommen. Erst einmal Mail. Egal mit welchem Mail-System die IT arbeitete, mit Hilfe von Migration-Tools wurde deren Inhalt in die Cloud migriert. Manchmal noch mit Hybrid-Szenarien, manchmal aber auch komplett. Und weil es funktionierte, wurde die nächsten Schritte angegangen. File-Server wurden schrittweise abgelöst, der Inhalt wanderte in Dokumentbibliotheken von OneDrive for Business oder in Team-Sites (und Groups). Also zu SharePoint Online. Nicht immer war dieser Schritt von Erfolg gekrönt. Manchmal hatten IT-Fachleute es nicht verstanden, dass große Datensilos nicht mehr gebraucht werden. Auch Microsoft musste dazu lernen. War da nicht der steinige Weg, einen neuen Synchronisations-Mechanismus auf die Straße zu bringen. Und nicht nur für eigene Betriebssysteme, nein oder für die damalige Konkurrenz wie Apple oder Android. Für mobile Geräte. Für Geräte unterschiedlicher Art. Microsoft ist noch nicht am Ende angelangt. So vermissen viele (SharePoint on Premises) Benutzer Metadaten. Es ist schon lange her, aber mit SharePoint Workspace 2010 wurden Metadaten vom Server zum Client gebracht. Dafür haben die Entwickler in Redmond aber andere Technologien auf den Weg gebracht. Man hat dabei auf die Kunden gehört, die nicht immer vom geliebten Desktop zum Browser wechseln wollten, um einen Link zu bekommen, der dann via Mail versendet werden kann. Aus dem Windows Explorer oder direkt aus den Office Programmen kann jetzt auf den Teilen Button geklickt werden. Die jeweiligen Programme übergeben dann dem Next Generation Sync Client die notwendigen Parameter, wie Dateiname , der NGSC schaut dann auf der jeweiligen SharePoint Site Collection nach, was vom Administrator vorgegeben und erlaubt ist, um anschließend einen Dialog zu öffnen, wo der Benutzer seine möglichen Eingaben vornehmen kann. Und dabei werden solche Funktionen Schritt für Schritt eingeführt. Nicht mehr im 3 jährigen Rhythmus, sondern fast wöchentlich. Das hat Vor- aber auch Nachteile. Die klassischen Schulungen haben ausgedient, Firmen müssen neue Konzepte bereitstellen, Administratoren eigentlich dauernd testen, ob diese neuen Funktionalitäten Änderungen am Ablauf der jeweiligen Arbeitsplätze nach sich ziehen werden. Der Benutzer steht dabei im Vordergrund, nicht mehr die starren Programme und Abläufe.

Diese Programmatik verändert also die Arbeitsweise. Gemeinsam an Dokumenten arbeiten, nicht mehr hintereinander, beschleunigt die Arbeitsweise im Team. Ergebnisse können damit schneller erbracht werden. Und dass, obwohl wir nicht überall mit ausreichender Bandbreiten-Abdeckung versorgt werden. Denn fast alle Funktionalitäten stehen auch Offline zur Verfügung. Auch für die Sicherheit wird dabei gesorgt. Azure IRM, vom Administrator ausgerollt für bestimmte Dokumentenbibliotheken, sorgt im Hintergrund dafür, dass Dokumente geschützt sind und nicht geöffnet werden können, wenn ein Benutzer diese an fremde Personen weiterleitet.

Wenn Sie also zum Benutzer des Typ 3 gehören, dann willkommen in der neuen Welt. Ja. Wir müssen umdenken und neu lernen. Ja, das braucht seine Zeit. Aber Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut. Und genau deshalb heißt es auch: OneDrive oder OneDrive.

OneDrive for Business | Verschieben mit History-Daten

25. Januar 2018 1 Kommentar

SharePoint: Bewegen von Ordnern und Dateien incl Metadaten

Ich habe bereits in meiner Wunschliste für 2017 und 2018 über das Verschieben berichtet. Ab dem 29.01.2017 wird diese Funktion in den verschiedenen Tenants ausgerollt.

Das Verschieben von Dateien an sich wäre ja kein Problem, den das ist ja schon vorhandenes Kopieren und anschließendes Löschen der Quelldatei. Aber hier handelt es sich um ein Verschieben der Datei mit den vorhandenen Meta-Dateien und damit auch der kompletten Datei-Historie. Damit sind endlich unterschiedliche Szenarien möglich.

Teilen

Hier möchte ich ein Beispiel beschreiben, welches ich immer wieder bei SharePoint Saturdays oder Onedrive Deep Dive Veranstaltungen beschrieben habe.

Ich habe eine Idee. Diese Idee bringe ich in digitaler Form unter zum Speicher. Als Word-Datei oder PowerPoint speichere ich meine Idee in meinem OneDrive for Business. Und da meine Idee auch Bilder enthält, wähle ich einen Ordner. Das hat den entscheidenden Vorteil für den nächsten Schritt. Den ich stecke mit meiner Idee fest. Ich muss mich mit einem Kollegen in meiner Firma austauschen. Das ist sehr einfach. Ich teile den gesamten Ordner mit den darunterliegenden Dateien. Bei meinem Kollegen, den ich den Link übermittle, taucht der Ordner unter „Mit mir geteilt“ auf Und mein Kollege kann diesen Ordner auch auf seinem Gerät synchronisieren. Jetzt können wir zeitversetzt oder aber auch gleichzeitig, an den verschiedenen Dateien dieses Ordners arbeiten. Zur Erinnerung: Mein Kollege öffnet mit Word von seiner Gerät das synchronisierte Dokument, schreibt ein paar Änderungen oder Ergänzungen, speichert das Dokument, welches dann durch den Next Generation Sync Client in die Cloud synchronisiert wird. Da auch ich diesen Ordner synchronisiere, wird auch bei mir diese Änderungen auf meinem Gerät sichtbar.

Weitere Kollegen könnten auf die gleiche Weise eingeladen werden. Doch das ist umständlich, in Hinblick auf ein mögliches Szenario in der Zukunft. Was passiert, wenn ich in der Zukunft das Unternehmen verlasse? Um diesem Konflikt aus dem Weg zu gehen, erzeuge ich eine Gruppe und jetzt kommt die neue Funktion von Move zum Tragen: Alle Dateien werden aus meinem OneDrive for Business in die neu erzeugte Gruppe bewegt. Mit der gesamten Historie aller Dateien. Dann noch die anderen Firmen-Mitarbeiter in diese Gruppe einladen. Das wars. Und sollte ich jetzt die Firma verlassen, bleiben alle Daten erhalten, die andren Kollegen können weiterarbeiten.

Als Anmerkung zu diesem Szenario: Sowohl ich als auch mein erster Kollege müssen natürlich die Dateien aus der Gruppe neu synchronisieren.

SharePoint Command Bar - Move to

Migration

Wenn Daten von einem File-Server mit Hilfe von 3rd Party Tools migriert werden, sind diese manchmal an der falschen Stelle. Wenn also ein Dokument in der Marketing Site eigentlich in die Sales Site gehört, aber bereits daran gearbeitet wurde, so kann ein Anwender, sofern er die Rechte für beide Sites besitzt, dieses Dokument in die andere Site bewegen.

Einschränkungen

Das Verschieben von Ordnern und Dateien unter Mitnahme von Metadaten und History Daten funktioniert nur über den Webbrowser und nicht im Explorer.

Um eine Datei oder einen Ordner mit Dateien zu verschieben, muss man für das Ziel die Rechte zum Schreiben haben. Wurde eine Dokumenten-Bibliothek mit IRM (Information Rights Management) versehen und geschützt, so können von dieser Quelle keine Daten verschoben werden

Meta-Daten, Retention Richtlinien und Records Management

Beim Verschieben werden Metadaten in form von Column Names beibehalten. Enthält aber das Ziel keine solche Spalten, so gehen diese Metadaten verloren. Administratoren sollten daher sicherstellen, dass das Ziel auf die Quelle abgestimmt wurde.

Die Vorgehensweise ist die gleiche, wenn Richtlinien zu Rentention und/oder Records Management bestehen.

weitere Informationen in englischer Sprache finden Sie hier im Blog-Beitrag von Chris McNulty

Meine nächsten OneDrive Events

14. Januar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

Meinen Blog lesen, ist eine Sache. Manche würden aber gerne einen Live-Event mit mir besuchen. Am einfachsten ist es, die Event-Seite meines Blogs zu besuchen.

Hier eine Auflistung für die nächsten Wochen…

SharePoint Saturday Bremen: OneDrive auf der Zielgeraden

am kommenden Wochenende, genauer gesagt am Samstag, 20.01.17 findet in Bremen ein SharePoint Saturday statt. Mein Talk lautet: OneDrive auf der Zielgeraden.
Hier kann man sich anmelden.

 

Office 365 User Group in Hamburg: OneDrive Deep Dive

Im Februar, genauer am 5.2.2018 gastiere ich mit einem “OneDrive Deep Dive” bei der Office 365 User Group in Hamburg.

Hier kann man sich anmelden.

 

 

Office 365 Meetup in Karlsruhe: OneDrive Deep Dive

Im März bin ich dann im Süden der Republik unterwegs. Der Termin ist der 21.03.18 in Karlsruhe beim Office 365 Meetup. Das Thema ist “OneDrive Deep Dive”

Hier kann man sich anmelden.

 

 

Azure Meetup in Frankfurt: OneDrive Deep Dive

Noch sind es ein paar Tage hin,  bis zum 31.05.18. An diesem Abend bin ich in Frankfurt am Main zu Gast beim Azure Meetup Frankfurt. Thema auch in Frankfurt: “OneDrive Deep Dive”

Hier kann man sich anmelden.

 

Vielleicht sieht man sich irgendwo…

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