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OneDrive Basics 09
Now a few weeks have passed since I published the OneDrive Basics with the 8th part. One reason for this is that a lot has happened and still happens with OneDrive. So at the moment "add to my OneDrive" is rolled out. There are still a few inconsistencies, so it is possible that you haven’t noticed anything yet. Unless…, but you can read about it here. On the other hand I was busy with Remote OneDrive workshops. And last but not least: There are several community events taking place on the planet. And also here the lectures have to be adapted and renewed or even completely created.
The 9th issue is about mobile devices. With the funeral of Windows Phone there are only 2 operating systems left, iOS and Android
For both operating systems the OneDrive product group at Microsoft has its own people working on the respective OneDrive apps. The apps should contain the basic functionality, but of course they are different in their handling.
The OneDrive apps can be downloaded here: iOS Android
As you can see from the two pictures, it is possible to connect to the different document libraries in SharePoint Online, my OneDrive for Business and my OneDrive Personal.
While we talk about synchronization on Windows and Mac, this is not the case with mobile operating systems. They just connect to the cloud and display the results. If I want to edit documents even without a connection to the Internet, I have to put the required documents into offline mode, then they are kept in sync. Well, my fingers are a bit too clumsy to edit a Word document with it or add sales figures in Excel, but the principle works. And before a presentation, it makes sense to quickly flip through the slides of the PowerPoint on the smartphone. And not to forget, there are also the various iPADs and devices that run under the Android operating system. And because of the larger screen factor, it makes much more sense there. In offline mode, however, the internal memory of these devices has to be taken into account. A "files on demand" is not available there.
In the properties of the mobile devices you can add accounts (OneDrive Personal, OneDrive for Business):
| iOS | Android |
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In the settings you can then set, for example, whether the photos taken with the camera smartphones should be uploaded to which service. In the past this was only possible with OneDrive Personal. Then Microsoft made improvements and now the customer has the choice.
But remember: if you have set up OneDrive for Business and leave the company, access may no longer be possible and your pictures may be gone. Well, they are still stored on the smartphone. Are you sure? In any case, no backup. But OneDrive (Personal) can also become critical. Some accounts have been blocked because pictures with too much bare skin were captured by the automatic scanner. Yes, one agreed the first time…
But let’s take a look at the business version (OneDrive for Business)
| iOS | Android |
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The images show that not only the content of OneDrive for Business is displayed, but also "Shared with me" folders and files. The top image on the left also shows folders that are displayed with "Add to OneDrive". But this function is not yet rolled out everywhere, then it looks like the left picture. |
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And as described above, the "Shortcut to My Files" function is already available. And you can even remove it from your smartphone. |
Remains as last point, the access to all libraries I have access to
| iOS | |
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This shows that with mobile devices we can access, view and edit all files we reach (where we have the necessary permissions). |
Summary
With the OneDrive Apps for iOS and Android, Microsoft ensures that you can access all your data on your smartphone while on the move. Depending on the environment you have slow or fast internet, in WLAN anyway, but even a connection with the internet provider of your choice leaves almost nothing to be desired. Of course, this depends on the country, the provider and the network coverage, and you also have to be aware that you will charge your data rate with your provider.
Some users complain that no complete 2-way synchronization is implemented. But the different requirements, data volumes etc. speak against it.
But Microsoft is implementing new features very quickly today, which will be available shortly after the desktop versions.
Thanks to Daniel Lehner, who works as an administrator, from whom the Android pictures were taken. Daniel gives support in the FaceBook group Windows 10 Community Germany. This community has 8500 members at the moment.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 09
Jetzt sind schon ein paar Wochen vergangen, seit ich die Grundlagen OneDrive mit der 8.Teil veröffentlicht habe. Das liegt zum Einen daran, dass sich mit OneDrive eine ganze Menge getan hat und noch tut. So wird derzeit “zu meinem OneDrive hinzufügen” ausgerollt. Dabei gibt es noch ein paar Ungereimtheiten, deshalb ist es möglich, dass Sie noch nichts mitbekommen haben. Es sei denn…, aber das können Sie hier nachlesen. Zum Anderen war ich mit Remote OneDrive Workshops beschäftigt. Und zum Letzten: Es finden ja diverse Community Versanstaltungen auf dem Planeten statt. Und auch hier müssen die Vorträge angepasst und erneuert oder auch komplett erstellt werden.
In der 9. Ausgabe geht es um mobile Geräte. Mit der Beerdigung von Windows Phone bleiben eigentlich nur noch 2 Betriebssysteme, iOS und Android
Für beide Betriebssysteme hat die OneDrive Produktgruppe bei Microsoft eigene Leute, die an den jeweiligen OneDrive Apps arbeiten. Die Apps sollten die Grundfunktionalität beinhalten, in der Bedienung sind Sie natürlich unterschiedlich.
Die OneDrive Apps kann man hier herunterladen: iOS Android
Wie man den beiden Bildern entnehmen kann, ist es möglich, sich sowohl mit den unterschiedlichen Dokument Bibliotheken in SharePoint Online, meinem OneDrive for Business als auch mit meinem OneDrive Personal zu verbinden.
Während wir bei Windows und auf dem Mac von einer Synchronisierung sprechen, ist das bei den mobilen Betriebssystemen nicht der Fall. Hier wird nur eine Verbindung zur Cloud aufgebaut und die Ergebnisse dann angezeigt. Will ich in Dokumente auch ohne Verbindung zum Internet bearbeiten, so muss ich die benötigten Dokumente in den Offline Modus bringen, dann werden diese synchron gehalten. Nun, meine Finger sind etwas zu klobig, um damit ein Worddokument zu redigieren oder in Excel Umsatzzahlen hinzuzufügen, aber vom Prinzip geht es. Und vor einer Präsentation mal schnell die Slides der PowerPoint am Smartphon durchzublättern, das macht schon Sinn. Und nicht zu vergessen, es gibt ja auch die verschiedenen iPADs bzw. die verschiedenen Geräte, welche unter dem Betriebssystem Android laufen. Und durch den doch größeren Bildschimfaktor, macht das dort viel mehr Sinn. Beim Offline-Modus ist aber auch der interne Speicher dieser Geräte zu beachten. Ein “Dateien auf Abruf” ist dort nicht vorhanden.
In den Eigenschaften der mobilen Geräte kann man Konten hinzufügen (OneDrive Personal, OneDrive for Business):
| iOS | Android |
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In den Eigenschaften kann man dann zum Beispiel einstellen, ob die Fotos, welche mit der Kamera Smartphones geschossen werden, in welchem Dienst hochgeladen werden sollen. Früher war das nur mit OneDrive Personal möglich. Dann hat Microsoft nachgebessert und jetzt hat der Kunde die Wahl.
Bedenken Sie aber: haben Sie OneDrive for Business eingestellt und verlassen Sie das Unternehmen, ist u.U. kein Zugriff mehr möglich und Ihre Bilder sind weg. Gut, sind ja noch auf dem Smartphone gespeichert. Sind Sie sicher? Auf jeden Fall kein Backup. Aber auch OneDrive (Personal) kann kritisch werden. Schon mancher Account wurde gesperrt, weil Bilder mit zu viel nackter Haut durch den automatischen Scanner erfasst wurden. Ja, man hat beim ersten Mal zugestimmt…
Betrachten wir aber einmal die Business-Variante (OneDrive for Business)
| iOS | Android |
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Die Bilder zeigen, dass nicht nur der Inhalt von OneDrive for Business, sondern auch „“Mit mir geteilte“ Ordner und Dateien angezeigt werden. Das obere Bild links zeigt auch noch Ordner an, die mit „Hinzufügen zu OneDrive“ angezeigt werden. Diese Funktion ist aber noch nicht überall ausgerollt, dann sieht es aus, wie im linken Bild. |
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Und wie oben geschildert, Die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien” steht bereits zur Verfügung.
Und eine Entfernen ist sogar vom Smartphone möglich. |
Bleibt noch als letzter Punkt, der Zugriff auf alle Bibliotheken, auf die ich Zugriff habe
| iOS | |
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Damit zeigt sich, dass wir mit mobilen Geräten den Zugriff auf alle Dateien haben, die wir erreichen (wo wir auch die notwendige Berechtigung haben), anzeigen und bearbeiten kann. Einzige Voraussetzung: Verbindung zum Internet. Steht kein WLAN oder der Telefon-Provider zur Verfügung, dann muss ich die entsprechende(n) Dateien vorher „Offline“ zur Verfügung stellen. |
Zusammenfassung
Microsoft kümmert sich mit den OneDrive Apps für iOS und Android, dass man auch von unterwegs mit seinem Smartphone Zugriff auf alle Daten hat. Je nach Umgebung hat man dann langsames oder aber schnelles Internet, im WLAN sowieso, aber selbst eine Verbindung mit dem Internet-Provider Ihrer Wahl lässt fast keine Wünsche offen. Dies ist natürlich von Land, dem Provider und der Netzwerkabdeckung abhängig, auch muss man sich darüber im Klaren sein, dass Sie damit ihren Datentarif bei Ihrem Provider belasten.
Manche Benutzer beklagen sich, dass keine komplette 2 Wege Synchronisation implementiert ist. Aber die unterschiedliche Anfoderungen, Datenvolumen etc. sprechen dagegen.
Microsoft implementiert aber heute sehr schnell neue Funktionen, die kurz nach den Desktopversionen zur Verfügung stehen.
Ein Dank geht an Daniel Lehner, welcher als Administrator arbeitet, von diesem stammen die Android Bilder. Daniel gibt unter anderen in der FaceBook Gruppe Windows 10 Community Deutschland Hilfestellung. Diese hat derzeit 8500 Mitgieder
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive Basics 08
Thanks for the feedback. By the way, if you have a question, please let me know. And that goes for the basics of OneDrive as well as for the rest of the many blog posts. In the last episode I wrote about the integration of OneDrive into office programs. And the 8th issue of this series is about "Shared with me".
Actually a simple matter, but also the second most frequent term, after the users searched the internet and found what they were looking for:
This is not about files stored in SharePoint Online libraries. This is about files stored in OneDrive for Business. (see figure above)
I wrote the first article about this in Dcember 2016. Basically it is about someone sharing a file with me. And I have to keep the link to access this document again. Of course you could put the link in your browser under favorites. But that would only be half the battle. Because I might want to edit the document with the native programs like Word, Excel or PowerPoint. It works, but a few more clicks are necessary.
The users’ wish?
They would like the document on their computer, synchronized. Then editing is only one click away. Here are the two views (transmitter, recipient)
Transmitter
Actually I only want to share one document with the recipient. If we both want to work with the document a little longer, i.e. make changes, it would be convenient if the recipient could synchronize this document to his computer. So if I share the document, the recipient gets the link to the document. He has to keep this link because it is the only way to access the document. The whole thing is done in OneDrive for Business, not in SharePoint Online.
Recipient
The e-mail contains the link to the document. There is no possibility for synchronization. So if you get many documents to edit, it is no fun.
and now?
Transmitter
And it works. But the transmitter has to make sure of it. Because they have to put the document in a folder. And then share the folder with the recipient. Ready
The picture shows OneDrive for Business by the user Julian Versuch. A folder was selected and then the click on Share. In the dialog I have to consider, as always, which method I want to share with. Remember that anonymous sharing is time limited. I have described sharing in the OneDrive Basics 03 .
Recipient
The e-mail now contains the link to a folder.
With the click the browser opens…
Of course I can edit the files in the browser. I can also download them. But this is not the right way. The recipient clicks on Sync.
And can then see the result in the Windows File Explorer. The first image before the synchronization:
and after the click:
Since I have activated the function "Files on demand" myself, only the files are shown to me. Only when I double-click on a file, the file is downloaded and then opened with the linked application.
Of course, the transmitter and/or Recipient can add any files to our shared folder. These are then synchronized to the sender via the cloud. And of course there can be multiple recipients.
To avoid problems, here again the explanation:
|
Location of files in the cloud |
OneDrive for Business of the user "Transmitter” |
| Sync transmitter | Can be synchronized locally on any device of the “transmitter”. |
| Synch Recipient | Can be synchronized on any device of the “Recipient” |
Delete files that have been shared with me
This is important because many do not know how to proceed when deleting a file.
I have published a small article about this. Read it only if you have some time. Just skimming over it makes no sense!
If I as the recipient don’t need the files anymore, I can take them out of the synchronization. Please do not delete the folder!
 |
Click on the OneDrive cloud icon in the notification line. Click on Settings. Click on Account Select the correct folder and click Stop Sync Click on OK In Windows File Explorer, the folder and the files it contains are still included, but no longer contain cloud icons. Only now you can delete the folder and the files! |
So actually quite simple. The one with the folder. But Microsoft has implemented another function with "Add ShortCut to OneDrive". First in OneDrive Personal, and announced also for OneDrive for Business. This will save us a lot of clicks in the future.
Add Shortcut to OneDrive
should have been rolled out already, (was already announced in July), but was a little delayed by Microsoft, is now to be rolled out until October 2020:
Updated August 14, 2020: To ensure the best possible experience for our users, we are delaying some of our deployments to reduce the amount of change flowing into the services. Please see the updated roll-out timeline below
Your users will soon be able to add shortcuts to shared folders in OneDrive and SharePoint shared libraries, and access those shortcuts from their OneDrive.
This change is associated with Microsoft 365 Roadmap IDs 56384
When this will happen
- This public preview will slowly roll out in early September (previously July).
- We will move from public preview to general availability by the end of October (previously September).
At the moment this only works in OneDrive Personal and here is the blog post. The interesting thing about this principle is that I can change the name of the link that was shared with me after synchronization.
Before
M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos
cxhange to
_M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos – CHANGED
This, however, does not affect the original of the transmitter!
Here the view of the file explorer of the recipient after the renaming:
The change also affects the recipient’s browser
You can currently only undo the synchronization in the web browser and after the undo (Remove from my OneDrive) the original name of the folder is visible again under Shared.
Summary:
The sharing of files, even a single one, where the sender knows in advance that these files will be worked on for a long time, should not be done with the file, but with the folder above it.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 08
Danke für die Rückmeldungen. Wer übrigens eine Frage hat, immer raus damit. Und das gilt für die Grundlagen OneDrive als auch für den Rest der vielen Blog Post. In der letzten Folge habe ich über die Inegration von OneDrive in die Office Programme geschrieben. Und in der 8. Ausgabe dieser Reihe geht es um “Mit mir geteilt”.
Eigentlich eine einfache Angelegenheit, aber auch der zweithäufigste Begriff, nachdem die Benutzer im Internet gesucht haben, und bei mir fündig wurden:
Es geht hier nicht um Dateien, die in SharePoint Online Bibliotheken gespeichert sind. Es geht um Dateien, die in OneDrive for Business gespeichert wurden. (siehe obige Abbildung)
Den ersten Artikel habe ich dazu bereits im September 2015 geschrieben. Im Prinzip geht es darum, dass jemand eine Datei mit mir geteilt hat. Und ich mir den Link aufheben muss, um erneut auf dieses Dokument zugreifen zu können. man könnte den Link natürlich im Browser unter den Favoriten unterbringen. Aber das wäre nur die halbe Miete. Denn ich möchte vielleicht das Dokument mit dem nativen Programmen wie Word, Excel oder PowerPoint bearbeiten. Geht, aber es sind ein paar Klicks mehr notwendig.
Der Wunsch der Anwender?
Sie hätten gerne das Dokument auf Ihrem Rechner, synchronisiert. Dann ist das Bearbeiten nur ein Klick entfernt. Nachfolgend jetzt die zwei Sichtweisen (Sender, Empfänger)
Sender
Eigentlich will ich nur ein Dokument mit dem Empfänger teilen. Wenn wir beide etwas länger mit dem Dokument arbeiten, also Änderungen vornehmen wollen, wäre es ja praktisch, dass der Empfänger dieses Dokument auf seinen Rechner synchronisieren kann. Wenn ich also das Dokument teile, bekommt der Empfänger den Link zum Dokument. Diesen Link muss er aufbewahren, denn dies ist die einzige Möglichkeit. auf das Dokument zuzugreifen. Das Ganze erfolgt im Übrigen in OneDrive for Business, nicht in SharePoint Online.
Empfänger
Die E-Mail enthält den Link zum Dokument. Eine Möglichkeit zur Synchronisation ist nicht gegeben. Wenn man also viele Dokumente zum Bearbeiten bekommt, macht das so kein Spaß.
und nun?
Sender
Und es geht doch. Dafür muss aber der Sender sorgen. Denn er muss das Dokument in einen Ordner packen. Und dann den Ordner mit dem Empfänger teilen. Fertig
Das Bild zeigt OneDrive for Business des Users Julian Versuch. Ein Ordner wurde selektiert und danach erfolgt der Klick auf Teilen. Im Dialog muss ich wie immer überlegen, mit welcher Methode ich teile. Denken Sie daran, dass anonymes Teilen zeitlich limitiert ist. Teilen habe ich in den Grundlagen OneDrive 03 beschrieben.
Empfänger
Die E-Mail enthält jetzt den Link zu einem Ordner.
Mit dem Klick öffnet sich der Browser….
Natürlich kann ich die Dateien im Browser bearbeiten. Ich kann Sie auch Downloaden. Aber das ist nicht der richtige Weg. Der Empfänger klickt auf Synchronisieren
Und kann dann in den Windows Datei Explorer das Ergebnis sehen. Das erste Bild vor der Synchronisation:
und nach dem Klick:
Da ich selbst die Funktion “Dateien auf Bedarf” aktiviert habe, werden mir nur die Dateien angezeigt, erst wenn ich einen Doppelklick auf eine Datei ausführe, wird die Datei heruntergeladen und dann mit der verknüpften Applikation geöffnet.
Natürlich kann der Sender und/oder Empfänger beliebige Dateien in unseren geteilten Ordner einfügen. Diese werden dann über die Cloud zum Sender synchronisiert. Und natürlich kann es auch mehrere Empfänger geben.
Um Problemen aus dem Weg zu gehen, hier nochmals die Erklärung:
| Speicherort der Dateien in der Cloud | OneDrive for Business des Benutzers “Sender” |
| Synchronisation Sender | Kann auf jedem Gerät des Senders lokal synchronisiert werden. |
| Synchronisation Empfänger | Kann auf jedem Gerät des Empfängers synchronisiert werden |
Löschen von Dateien, die mit mir geteilt wurden
Dies ist wichtig, denn viele wissen nicht, wie vorzugehen ist, wenn man eine Datei löscht.
Dazu habe ich einen kleinen Artikel veröffentlicht. Lesen Sie diesen nur, wenn Sie etwas Zeit haben. Nur überfliegen macht keinen Sinn!
Wenn ich als Empfänger die Dateien nicht mehr benötige, kann ich Sie aus der Synchronisation herausnehmen. Bitte den Ordner nicht Löschen!
 |
Klicken Sie auf das OneDrive Wolkensymbol in der Benachrichtigungszeile.
Klicken sie auf Einstellungen. Klicken Sie auf Konto Wählen Sie den richtigen Ordner aus und Klicken auf Synchronisierung aufheben. Klicken Sie auf OK Im Windows Datei Explorer ist der Ordner und die darin enthaltenen Dateien immer noch enthalten, enthalten aber keine Cloud Symbole mehr. Jetzt erst können Sie den Ordner und die Dateien löschen!! |
Also eigentlich ganz einfach. Das mit dem Ordner. Microsoft hat aber mit “Zu OneDrive hinzufügen” eine weitere Funktion implementiert. Zuerst in OneDrive Personal, und angekündigt auch für OneDrive for Business. Das wird uns in Zukunft eine Menge Klicks ersparen.
Zu OneDrive hinzufügen
sollte eigentlich schon ausgerollt sein, (wurde bereits im Juli angekündigt), wurde aber von Microsoft ein wenig verzögert, soll nun bis Oktober 2020 ausgerollt werden:
Updated August 14, 2020: To ensure the best possible experience for our users, we are delaying some of our deployments to reduce the amount of change flowing into the services. Please see the updated roll-out timeline below
Your users will soon be able to add shortcuts to shared folders in OneDrive and SharePoint shared libraries, and access those shortcuts from their OneDrive.
This change is associated with Microsoft 365 Roadmap IDs 56384
When this will happen
- This public preview will slowly roll out in early September (previously July).
- We will move from public preview to general availability by the end of October (previously September).
Derzeit funktioniert dies nur in OneDrive Personal und hier gehts zum Blog Post. Das interessante bei diesem Prinzip ist, dass ich den Link, der mit mir geteilt wurde, nach der Synchronisation ändern kann.
aus
M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos
wurde
_M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos – CHANGED
Dass allerdings wirkt sich nicht auf das Original des Senders aus!
Hier der Blick auf den Datei-Explorer des Empfängers nach der Umbenennung:
Die Änderung wirkt sich auch im Browser des Empfängers aus
Man kann die Synchronisation derzeit nur Im Web-Browser zurücknehmen (aufheben) und nach der Rücknahme (Remove from my OneDrive) ist der Originalname des Ordners unter Geteilt wieder zu sehen.
Zusammenfassung:
Das Teilen von Dateien, auch nur einer einzelnen, bei dem der Sender schon vorher weiß, dass an diesen Dateien eine längere Zeit gearbeitet werden wird, sollte nicht mit der Datei, sondern mit dem darüber liegenden Ordner erfolgen.
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive Basics 03
I have already published the first two parts with a general overview. Not read them yet? Then start here first.
But before we start with Outlook, here is the access from the web browser
This allows us access to various document libraries, to our OneDrive for Business, which is always called OneDrive for the apps in the browser. Of course we need a link first, so that we can access these documents here. And without documents it doesn’t make sense to synchronize libraries. As you can see in the figure above, there are four areas:
- Outlook on the Web
- SharePoint Document libraries
- OneDrive fro Business
- OneDrive Personal
And if you prefer to work with the native program Outlook, you can see this in the next picture:
Of course I will not write about Outlook (1) per se here. This program, hated or loved by many, is sometimes too overloaded with its many functionalities, for some it is still the work tool par excellence. I personally tend to the second group, but I have always organized my Outlook with many rules.
Let’s come to the integration of OneDrive in Outlook. In the past, we were used to create a document, save it wherever we wanted, and then call up Outlook and send this document as an attachment to another person or group of people by e-mail. When I write about the past, yes, this is still done in many organizations. For one thing, the administration has simply forbidden sharing a link to a document, because that would give (arbitrary) access to documents and thus to the own infrastructure. And could not be monitored. That this is not necessarily the case, we will have realized at the end of the article series. The possibilities are manifold. But back to Outlook. And the OneDrive integration.
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At the moment of adding an attachment, Outlook tells me if I want to share the document as a link. |
If it is about the simple transmission of a document, a file, then it can very well be sent as an attachment. You only have to pay attention to the size. Maybe you can send the file, but if it is too big, then it is better to send the document as a link. The same applies if the document is to be processed by the recipient. As long as this is only one recipient, the effort is still small, with several recipients, this can often be a horror scenario. If you only send the link, the document remains in your Office 365 cloud, i.e. in a SharePoint library (2) or in OneDrive for Business (3). Or of course to our OneDrive (Personal) (4). With classic sending as an attachment and editing and sending it back, you’ll make more work for yourself.
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If we insert the link in Outlook when we select it, we can then also determine which rights I assign to the link. Depending on the specifications of the administrators I can set different permissions |
Microsoft reacted years ago and with SharePoint and OneDrive for Business gave us a way to store my documents there and then share them. The original always remains stored in the same place in your organization. One or more people can edit the document, and thanks to versioning in the document libraries, old statuses are also preserved.
At this point we need to talk about sharing a document. Basically: Everything that is contained in a document library in our SharePoint Online, and this also applies to OneDrive for Business, can be shared with other people:
We can click on parts in different places, even on iOS or Android the dialog looks the same.
I can share with
- Everyone with this link (anonymous)
- Persons at "Organization
- Persons with existing Access
- Specific prople
Another scenario, I have a PowerPoint file with many graphics and videos stored in my OneDrive for Business. After a presentation at a conference, I want to share my presentation with people who gave me their business cards. If I have the file open, I can click on Share directly in PowerPoint and get the Share dialog shown above. Since these are different people and different organizations, I have two possible options: - Anyone with this link
- Specific persons
Everyone with this link
- the first one is an anonymous link, the recipient can forward it, but it can be restricted in time by the administration. Access is denied after a certain number of days. The time restriction can be extended by the administration up to 730 days (that is 2 years). I recommend a period between 30 and 90 days. The user can only reduce this time, not extend it. After the date expires, access to this document or folder will be denied. Anonymous means that every person who is in possession of this link has access. How that person got hold of the key does not matter. Therefore the anonymous access of administrators of many organizations is disabled. I think there is another way to solve this. Because with Outlook I can still send the document as an attachment. The protection of document libraries can be solved with RMS and / or Sensitive Labels, i.e. Information Protection. This is of course more complicated for administrators than simply switching off. A first way is to reduce the time period even further.
Specific people
the second way to send a link to people who do not belong to our organization. Here each person must be named individually, (email address) and it is checked whether the person is really the person. We use different procedures to ensure this. Unfortunately, Microsoft has not adopted the time limit of the anonymous link. So the access to the document remains open. If the link is forwarded by a recipient, this person has no access to the document because of the verification. Here too, the following applies: Better protect documents with Azure Information Protection.
When I have selected all my options, I can also enter the participants and send the whole thing directly from the dialog with a short comment, or I can copy the link and switch to Outlook to paste the link into the text.
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This super long link is then converted as shown in the picture. |
My above scenario with the PowerPoint limps in my case because I no longer collect business cards. I create a link, and then convert it to a QRCode, which also fits on a slide.
Sharing is elementary important. It describes the way to make a document accessible to one or more people so that they can view the document, or if they have rights, edit the document. The storage location, however, always remains the same.
About sharing, you can also fill several chapters, so this chapter must first be sufficient
Summary:
Collaboration starts with writing a document. And in OneDrive 02 Basics I already mentioned that Office programs like Word, Excel and PowerPoint play a role here. Writing, saving and sharing. And that this can be done directly from the Office programs, will be described again in the OneDrive 07 Basics.
But in this chapter we have already learned a little about sharing. That there are different ways to share information with other people. And although Outook primarily deals with messages, interfaces to OneDrive are also implemented here. Users won’t implement the OneDrive principle immediately, that takes quite a while and here the program supports. Over and over again.
the next chapter is then Basics OneDrive 04 with Windows 10. there we will take care of the integration into the operating system. If you don’t want to miss another episode, you’ll also find the possibility to subscribe to the blog on the right side in the bar.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 03
Die ersten zwei Teile mit einem generellen Überblick habe ich ja bereits veröffentlicht. Noch nicht gelesen? Dann zuerst hier beginnen.
Bevor wir aber mit Outlook beginnen, hier zuerst einmal der Zugriff aus dem Web-Browser
Denn dieser erlaubt uns den Zugriff auf diverse Dokument-Bibliotheken, auf unser OneDrive for Business , was bei den Apps im Browser immer nur OneDrive heisst. Natürlich benötigen wir erst einmal einen Link, damit wir hier auf diese Dokumente zugreifen können. Und ohne Dokumente macht es auch keinen Sinn, Bibliotheken zu synchronisieren. Wir wir der obigen Abbildung sehen können, sind es vier Bereiche:
- Outlook im Web
- SharePoint Dokument Bibliotheken
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal
Und wer viel lieber mit derm native Programm Outlook arbeitet, der kann das gleich in der nächsten Abbildung sehen:
Natürlich werde ich hier nicht über Outlook (1) an sich schreiben. Das von vielen gehasste oder aber geliebte Programm ist mit den vielen Funktionalitäeten manchmal zu überfrachtet, für manche ist es immer noch das Arbeitswerkzeug schlechthin. Ich persönlich tendiere zur zweiten Gruppe, aber ich habe mein Outlook mit vielen Regeln schon immer organisiert.
Kommen wir zur der Integration von OneDrive in Outlook. In der Vergangenheit waren wir es gewohnt, ein Dokument zu erstellen, es wo auch immer abzuspeichern, und dann Outlook aufzurufen, um dieses Dokument dann per E-Mail als Anhang eineer anderen Person oder Personenkreis zukommen zu lassen. Wenn ich von der Vergangenheit schreibe, ja, das wird in vielen Organisation weiterhin so getan. Zum einem hat die Adminstration schlichtweg untersagt, einen Link zu einem Dokument zu teilen, denn damit würden ja (willkürliche) Zugiffe auf Dokumente und damit auf die eigene Infrastruktur gegeben. Und könnten nicht überwacht werden. Das dem nicht unbedingt so ist, werden wir am Ende der Artikel-Serie erkannt haben. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Aber zurück zu Outlook. Und die OneDrive-Integration.
 |
Im Moment des Hinzufügen eines Anhangs werde ich von Outlook darauf aufmerksam gemacht, ob ich das Dokument nicht doch als Link teile möchte. |
Wenn es um die einfache Übermittlung eines Dokumentes, einer Datei geht, dann kann diese sehr wohl als Anhang versendet werden. Man muss nur auf die Größe achten. Vileleicht können sie die Datei versenden, aber der wenn diese zu groß ist, dann solten Sie das Dokument besser als Link versenden. Gleiches gilt, wenn das Dokument von dem Empfänger bearbeitet werden soll. Solange das nur ein Empänger ist, ist der Aufwand noch gering, bei mehreren Empfängern, kann das oft zum Horror-Szenario werden. Wenn Sie nur den Link versenden, dann bleibt das Dokument in ihrer Office 365 Cloud, also in einer SharePoint Bibliothek (2) oder in OneDrive for Business (3). Oder natürlich zu unserem OneDrive (Personal) (4). Mit dem klassischen Versand als Anhang und dem Bearbeiten und Rücksenden machen Sie sich selbst mehr Arbeit.
 |
Wenn wir in Outlook bei der Auswahl den Link einfügen, kann danach auch noch festgelegt werden, welche Rechte ich dem Link zuordne.
Je nach Vorgaben der Administratoren kann ich unterschiedliche Berechtigungen einstellen |
Microsoft hat schon vor Jahren reagiert und uns mit SharePoint und OneDrive for Business eine Möglichkeit gegeben, dort meine Dokumente abzuspeichern und anschließend zu teilen. Das Orginal bleibt immer an der gleiche Stelle in Ihrer Organisation gespeichert. Ein oder mehrere Personen können das Dokument bearbeiten, dank Versionierung in den Dokumentbibliotheken bleiben alte Zustände ebenfalls erhalten.
Wobei wir uns an dieser Stelle erst einmal über das Teilen eines Dokumentes unterhalten müssen. Grundsätzlich gilt: Alles was in unserem SharePoint Online in einer Dokument Library enthalten ist, und das gilt auch OneDrive for Business, kann mit andeneren Personen geteilt werden:
Wir können an unterschiedlichern Stellen auf Teilen klicken, selbst auf iOS oder Android sieht der Dialog gleich aus.
Teilen kann ich mit
- Jeder mit diesem Link (anonym)
- Personen bei “Organisation”
- Personen mit Zugruff
- Bestimmte Personen
ein anderes Szenario, ich habe eine PowerPoint Datei mit vielen Grafiken und Videos in meinem OneDrive for Business gespeichert. Nach einer Präsentation auf einer Konfernez möchte ich meine Präsentation mit Personen teilen, die mir Ihre Visitenkarten in die Hand gedrückt haben. Wenn ich die Datei gerade offen habe, kann ich direkt in PowerPoint auf Teilen klicken und bekomme den oben abgebildeten Teilen Dialog. Da es sich um unterschiedliche Personen und unterschiedliche Organisationen handelt, habe ich zwei mögliche Optionen:
- Jeder mit diesem Link
- Bestimmte Personen
- Jeder mit diesem Link
- das erste ist ein anonymer Link, der Empfänger kann ihn weiterleiten, der aber zeitlich durch die Administration eingeschränkt werden kann. Nach einer bestimmten Anzehl von Tagen wird der Zugriff verweigert. Die Zeitliche Einschränkung kann durch die Administration bis zu 730 Tage (also 2 Jahre) ausgedehnt werden. Ich empfehle einen Zeitraum zwischen 30 und 90 Tagen. Der Benutzer kann diese Zeit nur noch reduzieren, nicht verlängern. nach Ablauf des Datums wird der Zugriff auf dieses Dokument oder den Ordner verweigert. Anonym bedeutet, jede Person, die im bedsitz dieses Links ist, hat auch Zugriff. Wie diese Person in Besitz des Schlüssels gekommen ist, ist vollkommen egal. Deshalb wird der anonyme Zugriff von Adminstratoren vieler Organisationen ausgeschaltet. Ich finde, dass kann man auch anders lösen. Denn mit Outlook kann ich das Dokument auch weiterhin als Anhang versenden. Der Schutz von Dokument Bibliotheken kann mit RMS und /oder Sensitive Labels, also Information Protection gelöst werden. Das ist natürlich für die Administratore aufwändiger, als einfach abschalten. Ein erster Weg ist, den Zeitraum noch weiter herunter zu setzen.
Bestimmte Personen
der zweite Weg, einen Link an Personen zu senden, die nicht zu unserer Organisation gehören. Hier muss jede Person einzeln benannt werden, (EMail-Adresse) und es wird geprüft, ob der jenige auch wirklich die Person ist. Dafür werden verschiedene Verfahren benutzt um dies zu gewährleisten. Leider hat Microsoft die zeitliche Einschränkung vom anonymen Link nicht übernommen. Der Zugriff auf das Dokument bleibt also offen. Wird der Link von einem Empfänger weitergeleitet, hat diese Person auf Grund der Überprüfung keinen Zugriff. Auch hier gilt,: Besser die Dokumente mit Azure Information Protection schützen.
Wenn ich alle meine Optionen ausgewählt habe, kann ich auch die Teilnehmer eintragen und mit einem kurzen Kommentar das Ganze direkt aus dem Dialog versenden, oder aber den Link kopieren und dann zu Outlook wechseln, um den Link dann im Text einzufügen.
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Dieser super lange Link wird dann wie im Bild zu sehen ist umgewandelt. |
Mein obiges Szenario mit der PowerPoint hinkt in meinem Fall, weil ich keine Visitenkarten mehr einsammle. Ich erstelle einen Link, und wandle diesen dann in einen QRCode um, der ebenfalls auf einem Slide Platz findet.
Teilen ist elementar wichtig. Es beschreibt den Weg, ein Dokument einem oder mehreren Personen zugänglich zu machen, damit diese das Dokument anschauen, oder wenn Rechte vorhanden sind, das Dokument auch bearbeiten können. Der Speicherort bleibt aber immer der gleiche.
Über das Teilen, kann man ebenfalls mehrere Kapitel füllen, deshalb muss dies in diesem Kapitel erst einmal genügen
Zusammenfassung:
Zusammenarbeit fängt beim Schreiben eines Dokumentes an. Und im Grundlagen OneDrive 02 habe ich ja bereits angedeutet, dass hier die Office Programme wie Word, Excel und PowerPoint eine Rolle spielen. Schreiben, Speichern und Teilen. Und das das direkt aus den Office Programmen erledigt werden kann, wird noch einmal in den Grundlagen OneDrive 07 beschreiben werden.
In diesem Kapitel haben wir aber bereits ein wenig vom Teilen erfahren. Dass es unterschiedliche Möglichkeiten gibt, mit anderen Personen Informationen zu teilen. Und obwohl Outook primär mit Nachrichten umgeht, sind auch hier Schnittstellen zu OneDrive implementiert. Anwender werden nicht sofort das OneDrive Prinzip umsetzen, das dauert schon eine geraume Weile und hier unterstüzt das Programm. Immer und immer wieder.
das nächste Kapitel ist dann Grundlagen OneDrive 04 mit Windows 10. Dort werden wir uns um die Integration in das Betriebssystem kümmern. Wer keine weitere Folge versäumen möchte, der findet auch der rechten Seite in der Leiste die Möglichkeit, den Blog zu abbonieren.
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
M365 Saturday Gurgaon 2020
Where is Gurgaon? Ohh, it’s in India. 30 km south of Dehli.
And I will be there. In person? Unfortunatelly not.
Mr.OneDrive will be virtually there. With a session, I have presented initially during Microsoft Ignite 2019 in Orlando.
OneDrive Drive Group Policies – Not only for the enterprise
You may register here for the Saturday, August 29th , 2020
[update]
The Event is postponed to Saturday, September 19th, 2020
OneDrive Basics 02
Wow, a big interest!
And if you just started here today, you should first read the 1st part from the basics OneDrive with the servers and services in the Microsoft 365 Cloud, then it continues with the overview of the clients and programs.
The figure shows both the Windows operating system and a few programs that work with OneDrive
- Outlook
- Windows 10
- Word
- Excel
- PowerPoint
1. Oulook
Outlook and OneDrive. Yes will be explained later. Of course Outlook is a native app for e-mail and calendar. Contacts and more.
2. Windows 10
Here I have taken the current operating system Windows 10. There the first edition of the Next Generation Sync Client was already installed. And with every new version the synchronization into the operating system, and here in particular into the file explorer was improved and new functions were implemented. Today the File Explorer is the client image of files from SharePoint Online. It contains the latest (newest) version of a document, and with Fles on demand, thousands of files can be displayed without being physically located on the computer. The concept of sharing with other people inside or outside my organization is the first step to working together. And it works not only in Windows 10, but also on the Apple Mac.
3. Word
The classic word processing program was prepared with functionalities such as versioning and timely editing of documents. Documents are still shared with others via email. Chaos with multiple versions is pre-programmed.
4. Excel
Ever edited an Excel with several people at the same time? I can see through different colors how employees work with me on an Excel spreadsheet and can save a lot of time. By the way, the smallest area that is locked for the other employees is a cell. Whoever clicks into the cell first is the winner.
5. Powerpoint
Just like Word and Excel, PowerPoint can shine with the possible simultaneous editing. The process is the same for all three programs. Call and save the program, i.e. in a SharePoint library or OneDrive for Business. With the library others have immediate access, with OneDrive for Business I still have to share the document.
Programs such as Word, Excel and PowerPoint, which (can) also get new versions automatically, are also becoming increasingly intelligent, so that when a document is selected, name changes are also corrected automatically.
And if there is no Internet, the synchronized files can be edited offline.
Now the picture is complete. Here are shown more programs and operating systems:
- The Web Browser
- Microsoft Teams
- Apple iOS
- Android
1. The Web Browser
whichever browser you use, I have two different ones in use. To work with Microsoft 365 or Office 365 you only need the Web-Browser. And on which operating system it runs then, is almost irrelevant. Because here I can edit my emails, but also view and edit documents from SharePoint online libraries and even with Teams I can not only go to the next meeting, but also access documents from there.
2. Microsoft Teams
The program with the many possibilities that can significantly speed up the cooperation. Yes and also included in it: OneDrive and the synchronization
3. Apple iOS
Whether iPhone or iPad, OneDrive is of course also supported for mobile devices from Apple.
4. Android
The second smartphone platform can of course also handle the different areas of SharePoint Online.
This concludes the overview. This list is of course not complete. With the OneDrive API and the OneDrive Connectors in PowerAutomate you can write your own solutions, which are based in different ways with SharePoint Online, OneDrive for Business and OneDrive Personal. Who thought that it is just another network (cloud) drive, should read the following articles. In the next blog post we will continue in detail and start with Outlook.
And who has not yet done so, in the right bar you will find the option to subscribe to the blog. Then you will not miss another episode
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 02
Wow, was für ein großes Interesse!
Und wer erst heute hier eingestiegen ist, sollte erst einmal den 1. Teil mit den Grundlagen OneDrive mit den Servern und Diensten in der Microsoft 365 Cloud lesen, dann gehts geht es hier weiter mit dem der Übersicht der Clients und Programmen.
Die Abbildung zeigt sowohl das Windows Betriebssystem als auch ein paar Programme, die mit OneDrive zusammenarbeiten
- Outlook
- Windows 10
- Word
- Excel
- PowerPoint
1. Outlook
Outlook und OneDrive. Ja wird später noch erklärt. Natürlich steht Outlook als native App für E-Mail und Kalender, Kontakte und mehr.
2. Windows 10
Ich habe hier das aktuelle Betriebssystem Windows 10 genommen. Dort wurde bereits in der ersten Ausgabe der Next Generation Sync Client installiert. Und mit jeder neuen Version wurde die Synchronisation in das Betriebssystem, und hier im Besonderen in den Datei-Explorer verbessert und neue Funktionen implementiert. Heute ist der Datei-Explorer das Client-Abbild von Dateien von SharePoint Online. Er enthält die jeweils letzte (neuste) Version eines Dokumentes und mit Dateien auf Abruf können Tausende von Dateien angezeigt werden, ohne dass sich diese physikalisch auf dem Rechner befinden. Das Konzept des Teilens mit anderen Personen innerhalb oder außerhalb meiner Organisation ist der erste Schritt zum gemeinsamen Arbeiten. Und das geht nicht nur in Windows 10, sondern auch auf dem Apple Mac
3. Word
Das klassische Textverarbeitungsprogramm wurde um Funktionalitäten wie Versionierung und glkeichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten vorbereitet. Immer noch werden Dokumente via EMail mit anderen geteilt. Chaos bei mehreren Versionen ist vorprogrammiert.
4. Excel
Schon mal ein Excel mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet? Ich sehe durch unterschiedliche Farben, wie Mitarbeiter mit mir zusammen eine Excel-Tabelle bearbeiten und kann dadurch enorm viel Zeit sparen. Übrigens, der kleinste Bereich, der für die anderen Mitarbeiter gesperrt ist, ist eine Zelle. Wer zuerst in die Zelle klickt, hat gewonnen.
5. PowerPoint
Genau wie Word und Excel kann PowerPoint mit der möglichen, gleichzeitigen Berabeitung glänzen. Der Vorgang ist bei allen drei Programmen der gleiche. Programm aufrufen und speichern, also in einer SharePoint Bibliothek oder OneDrive for Business. Bei der Bibliothek haben andere sofort Zugriff, bei OneDrive for Business muss ich das Dokument noch teilen.
Programme wie Word, Excel und PowerPoint, die auch neue Versionen automatisch bekommen (können), werden auch immer intelligenter, so dass bei der Auswahl eines Dokument auch Namensänderungen automatisch korrigiert werden.
Und sollte mal kein Internet vorhanden sein, können die synchronisierten Dateien auch Offline bearbeitet werden.
Nun ist das Bild komplett. Hier werden weitere Programme und Betriebssysteme gezeigt:
- Der Web-Browser
- Microsoft Teams
- Apple iOS
- Android
1. Der Web-Browser
welchen Browser sie auch immer benutzen, ich habe zwei verschiedene im Einsatz. Um mit Microsoft 365 oder Office 365 zu arbeiten ist eigentlich nur der Web-Browser notwendig. Und auf welchem Betriebssystem diser dann läuft, ist fast egal. Denn hier kann ich sowohl meine EMails bearbeiten, aber auch Dokumente von SharePoint Onlie Bibliotheken anzeigen und bearbeiten. Selbst mit Teams im Web kann ich nicht nur ins nächste Meeting, auch darüber bleibt ein Zugriff auf Dokumente möglich.
2. Microsoft Teams
Das Programm mit den vielen Möglichkeiten, das die Zusammenarbeit wesentlich beschleunigen kann. Ja und auch darin enthalten: OneDrive und die Synchronisation
3. Apple iOS
Ob iPhone oder iPad, natürlich wird OneDrive auch für mobile Geräte aus dem Hause Apple unterstützt.
4. Android
Die zweite Smartphone Plattform kann natürlich auch mit den verschiedenen Bereichen von SharePoint Online umgehen.
Damit schließen wir ersrt einmal die Übersicht. Diese Aufzählung ist natürlich nicht komplett. Mit der OneDrive API und den OneDrive Connectoren in PowerAutomate können eigene Lösungen geschrieben werden, die auf unterschiedliche Art und Weise mit SharePoint Online, OneDrive for Business und OneDrive Personal aufsetzen. Wer also gedacht, das es sich nur um ein weiteres Netz (Cloud) Laufwerk handelt, sollte die folgenden Beiträge lesen. Im nächsten Blog Post geht es dann detailiert weiter und wir starten mit Outlook.
Und wers noch nicht getan hat, in der rechten Leiste finden Sie die Möglichkeit, den Blog zu abbonieren. Dann versäumen Sie keine weitere Folge
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive Personal – Abrufen von Dateien
Zum 31.7.2020 ist Schluss mit dem Abrufen von Dateien über OneDrive Personal. Bei meinen Workshops habe ich es immer erwähnt:
- OneDrive Personal durch Gruppennrichtlinien untersagen
- wenn OneDrive gestattet, Abrufen von Dateien per Gruppenrichtlinie untersagen
Nochmal: Das gilt nur für OneDrive Personal (Consumer). Und ab dem nächsten Monat wird diese Sicherheitslücke geschlossen. Gut, Microsoft verkauft das mit anderen Worten: “Es wurde zu wenig benutzt”.
Um zu begreifen, was man damit machen kann, hier ein paar Abbildungen:
Ich rufen OneDrive Personal im Browser auf:
Im linken Menü wähle ich den Computer aus, auf dem ebenfalls OneDrive Personal installiert ist. Nach einer eventuellen Sicherheitsprüfung habe ich Zugriff auf den Computer:
Zugriff auf welche Dateien?
Zugriff auf alle Dateien auf dem “Remote PC”, welche ich als normaler Benutzer auch habe. Einschließlich Netzwerklaufwerken. Einfach alles.
Früher war keine Sicherheitsüberprüfung vorhanden. Damit wurde es schon schwieriger, weil dann entweder das Smartphone oder die EMail-Adresse (private) gekapert werden musste, um Zugriff zu gelangen.
Wenn ich aber an allen Firmen-Policies vorbei Daten aus dem Firmennetzwerk herausholen möchte, kenne ich ja meine OneDrive Personal Zugangsdaten.
Und genau darum geht es. Weil wenn OneDrive Personal auf Firmen PC’s erlaubt ist, haben die Firmen-Administratoren nur begrenze Möglichkeiten, das zu unterbinden. Das konnte man, musste allerdings dann zumindes eine der Gruppenrichtlinie aktivieren.
Ich habe nochmals bei Microsoft nachgefragt. ab dem 1.8.2020 ist es nicht mehr möglich, diese Funktion zu verwenden. Mit oder ohne diese Gruppenrichtlinie. Und ich kann mir 5 Minuten bei dieser Gruppenrichtlinie bei meinenOneDrive Workshops sparen…
Nachtrag:
Bevor ich alles komplett in die Cloud verlagert habe, waren alle meine Daten onPremises. Also in einem 19” Schrank in vielen Servern untergebracht. Und ich habe diese Funktion sehr häufig genutzt. Auch wenn ich unterwegs war und eine wichtige Datei vergessen hatte. Den 19” Schrank gibt es immer noch. Aber die Daten sind längst in der Cloud. Und ich habe fast 50% Stromkosten nach dem Umzug gespart, weil die Server abgeschaltet waren.
Microsoft 365 Virtual Marathon – Recap
Deutsche Version
Nun ist er vorbei. Der erste virtuelle Marathon. Dauerte 36 Stunden. Und es war einlanger Marathon, der schon sehr früh mit der Idee startete die Joel Oleson und Ryan Schouten, Jeff Willinger, Galen Keene und Dipti Chhatrapati dann mit vielen freiwilligen Helfern dann auch zur Ausführung brachten. Jeff Teper, Bill Bär, Jon Levesque, Kurana Gatimu , Laurie Pottmeyer, Dan Holme und Naomi Moneypenny von Microsoft waren alle 4 Stunden mit einer Keynote dabei. Und dann bis zu 22! Sessions parallel.
Das hat auch die Technik am Anfang in die Knie gezwungen. Das Organisationkomitee erhielt 731 Einreichungen und über 400 Sessions wurden abgeliefert. Wenn das nicht Community ist, wass den dann?
Ich selbst habe 5 Sessions gehalten, bei einer konnte ich mich ein bisschen zurücklehnen, weil ich mit meinem MVP Kollegen Thomas Gölles als Co-Moderator das Sprechen teilen konnte.
Es waren übrigens 164 MVP’s und 12 Microsoft Regional Directoren mit dabei. und 12700 registrierte Benutzer runnd um den Planeten waren mit dabei.
Die Arbeit ist aber noch nicht vorbei. weil die 400 Session, die alle aufgezeichnet wurden, noch zu Youtube übertragen werden müssen. Das wird noch bis Ende nächster Woche dauern. Schaut einfach bei Youtube vorbei
English Version
Now it’s over. The first virtual marathon. Lasted 36 hours. And it was a long marathon, which started very early with the idea that Joel Oleson and Ryan Schouten, Jeff Willinger, Galen Keene and Dipti Chhatrapati with many volunteers brought to the execution. Jeff Teper, Bill Bär, Jon Levesque, Kurana Gatimu, Laurie Pottmeyer, Dan Holme and Naomi Moneypenny from Microsoft were all there every 4 hours with a keynote. And then up to 22! Sessions parallel.
This also brought the technology to its knees in the beginning. The organizing committee received 731 submissions and over 400 sessions were delivered. If that’s not community, then what is it?
I held 5 sessions myself, and in one of them I was able to sit back a bit because I was able to share the talk with my MVP colleague Thomas Gölles as co-presenter.
By the way, there were 164 MVP’s and 12 Microsoft Regional Directors present. and 12700 registered users around the planet.
But the work is not over yet. because the 400 sessions, which were all recorded, still have to be transferred to Youtube. This will continue until the end of next week. Just check out Youtube
MVPKaffeeklatsch – Episode 31
Eigentlich konnte die von Microsoft weltweite Verfügbarkeit von Hintergründen für Microsoft Teams nicht besser ausgewählt werden. Wir haben uns schon vorher mal Gedanken gemacht, vieles dann doch verworfen, denn wer will schon meine Wenigkeit nackt in der Badewanne sehen. Ausserdem ist noch nicht alles fertig, denn auf meinem iPhone kann ich noch keinen Hintergrund auswählen, und mit dem Surface wollte ich dann doch nicht in die Badewanne.
Nebensächlich, denn wir starten mit der Version 2.0 des MVPKaffeeklatsch. Und das bedeutet, weg vom Podcast hin zum Videocast. Noch gibt es die Tonspur auch noch auf dem bekannten Weg, ich bin gespannt, wie das in Zukunft so laufen wird, weil mit Video haben wir natürlich vielmehr Möglichkeiten.
Gast war Hagen Deike, den hatten wir im Oktober 2018 schon mal vor der Kamera.
Dann kann ich nur noch sagen, genehigt Euch in Coronas Zeiten ein Bierchen und habt Spass an dieser Folge:
MVP Kaffeeklatsch #031 – Microsoft Teams
mbuf Jahreskongress 2020 in Karlsruhe
Für mich ist es bereits das dritte Mal. Und zum zweiten Mal auf dem Messegelände in Karlsruhe. Der Jahreskongress der mbuf. Am 12.&13.5.2020. Dieses Jahr werde ich am zweiten Tag die Königsdisziplin der Synchronisation mit OneDrive vorstellen. B2B Sync.
Die Königsdiziplin der Synchronisation mit OneDrive
Also ein bisschen Azure, PowerShell, SharePoint Online und Synchronisation. Mit Live Demo.
Also schon einmal im Kalender die Tage reservieren. Demnächst gibt es dann das komplette Programm des mbuf Jahreskongress 2020.
Man sieht sich dort?
Microsoft Ignite The Tour | first stop Paris
Next Week many people are in Orlando for one week. Between 4th and 8th of November 2019 Microsoft has invited and many attendees flying to Florida. So in Orlando I have Two sessions. But do you know, that Microsoft Ignite is going on Tour ? This is called Microsoft Ignite The Tour
30 cities around the world, and first stop is Paris, one week after Microsoft Ignite in Florida.
So I’m prod that I also speak in Paris. I have 2 OneDrive Sessions:
More Value: B2B Sync with OneDrive
More and more companies are in the Cloud or going into the Cloud. With Office 365 and Collaboration B2B Sync (Business to Business Synchronization) Microsoft is going to move enhance such capabilities.
My second talk is a short Theater Session
Information workers think, they always need all the data. Therefore, you see these people with large laptops during their business travel. However, the cloud and full integration of SharePoint document libraries into your small devices make it possible to work anytime, anywhere, even if access to petabytes of data is considered necessar
So I invite you to join my Sessions, Maybe we se us in Paris?
Microsoft MVP Award 2019/2020
Dieser Ring ist so alleine …
… jetzt hat er seinen Platz gefunden
Vielen Dank an Microsoft und die Community. Mehr über den Award kann man hier lesen
zum 7. Mal in Folge
Glas gefällt mir besser…
MVP Award 2019-2020
Seit 2013 in nicht unterbrochener Reihenfolge wurde ich von Microsoft mit dem MVP Award 2019-2020 ausgezeichnet. Die ersten 5 Auszeichnungen wurden jeweils im Januar vorgenommen. Danach wurde der Vorgang auf die Mitte des Kalenderjahres umgestellt.
Ich möchte mich nicht nur bei Microsoft bedanken, sondern auch bei meinem Arbeitgeber Bright Skies GmbH, ohne dessen Unterstützung vieles nicht möglich gewesen wäre.
Since 2013, in an uninterrupted order, I was honored by Microsoft with the MVP Award 2019-2020. The first 5 awards were made in January. Thereafter, the process was switched to the middle of the calendar year.
I would like to thank not only Microsoft, but also my employer Bright Skies GmbH, without whose support much would not have been possible.
MVP Summit 2019 – Recap
Er ist wieder vorbei. Die diesjährige Ausgabe hat wieder 2000 MVPs und Microsoft Regional Direktoren (RDs) in Redmond für eine Woche zu Gast gehabt. Und ein volles Programm. Tagsüber neue Informationen, na ja, dieses Jahr habe ich wenige Folien von der Ignite gesehen, aber auch weniger Roadmaps. Man ist vorsichtiger geworden. Das haben wir den paar mittlerweile EX-MVPs zu verdanken, die trotz mehrfacher Ankündigung im letzten Jahr Informationen unter NDA öffentlich gemacht haben. Sie haben sich und allen aktive MVPs einen Dienst erwiesen, den solche MVPs, die solche Informationen öffentlich machen, haben im MVP Programm nichts verloren. Leider schlägt ein solches Erdbeben nicht nur einmalig ein, es sind auch Nachbeben zu erwarten. Und wer, wie ich, schon mehrfach In Redmond ein paar Tage verbracht hat, kann die feinen Nuancen ausmachen. Hat man aber ein Vertrauensverhältnis zur Produktgruppe aufgebaut, dann funktioniert das immer noch, allerdings hinter den Kulissen.
So, genug gemosert. Was super war: ein Wahnsinn-Wetter. Kein Regentropfen während der Woche, die Frühlings-Sonne hat uns alle erwärmt. Ich habe dieses Jahr fast keine Partys besucht, es gab genug andere Dinge, über die ich an andere Stelle einmal berichten werde. Trotzdem wird der MVP Summit 2019 als der Summit eingehen, bei dem ich den wenigsten Schlaf hatte. Jedes Jahr sieht man nicht nur deutsche Kollegen, sondern Kollegen aus der ganzen Welt wieder und kann hier das eine oder andere Wort wechseln.
Zusammenfassung:
Vielen Dank Microsoft, für die vielen Informationen, die Ihr mit uns geteilt habt. Vielen Dank für die gesamte Organisation, angefangen von den Betreuern bei jedem Hotel, was den Transport anging, den Busfahrern, bis hin zu den Personen, welche für uns gekocht haben. Vielen Dank an die vielen Microsoft Produkt-Manager, die sich Zeit genommen haben, und verstehen, wie wichtig die MVPs als Multiplikatoren sind, um die neuen technischen Informationen in der gesamten Welt zu verbreiten. Vielen Dank fürs Zuhören, damit unser Feedback auch in die richtigen Kanäle weitergetragen werden können.
MVP Summit 2019 war gestern, wir warten auf den MVP Summit 2020
Its done. Microsoft has called to the MVPSummit and 2000 MVPs and Microsoft Regional Directors (RDs) around the world have spent a week in Redmond. And there was a full program. Each day they shared my new information with us, this year with less slides from the Ignite. But also less Roadmaps. One has become more cautious. We owe that to the few meanwhile EX-MVPs, who have made public information under NDA despite several announcements in the last year. They have provided a service to themselves and all active MVPs, such MVPs that make such information public have lost nothing in the MVP program. Unfortunately, such an earthquake does not strike only once, and aftershocks are to be expected. And who, like me, has spent several days in Redmond a few days, can make out the fine nuances. But if you have established a relationship of trust with the product group, then it still works, but behind the scenes.
What was great: a crazy weather. No rain drops during the week, the spring sun has warmed us all. I hardly ever attended any parties this year, there were enough other things that I’ll cover elsewhere. Nevertheless, the MVP Summit 2019 will be the summit I had the least sleep on. Every year you not only see German colleagues, but colleagues from all over the world and can change one or two words here.
Summary:
Thank you, Microsoft, for all the information you have shared with us. Many thanks for the entire organization, from the supervisors at each hotel, to the transport, the bus drivers, to the people who cooked for us. Many thanks to the many Microsoft Product Managers who have taken the time to understand how important MVPs are as multipliers to spread the new technical information around the world. Thank you for listening, so that our feedback can also be passed on to the right channels.
MVP Summit 2019 was yesterday, we are waiting for the MVP Summit 2020
MSIgnite | The Tour: Mr.OneDrive reist nach Hongkong
So I’m happy and proud, to be part of the Microsoft community. The Microsoft MSIgnite|TheTour will be in Hongkong this year on 20th and 21st of February 2019
Es freut mich, als Speaker nach Hongkong reisen zu dürfen. Dort macht die MSIgnite|TheTour am 20.+21.2.19 Station. Und ich bin mit einer Session zu OneDrive dabei.
OneDrive Deep Dive Tour 2019 – erster Stopp: Saarbrücken 10.1.19
Während der Microsoft Ignite The Tour in Berlin hat mich mein MVP Kollege Michael Greth angesprochen, dass ich doch jetzt schon bei allen großen Städte in Deutschland mit der OneDrive Deep Dive Tour Station gemacht hätte, und ich jetzt doch wohl die “Bauer sucht OneDrive” Tour starten müsse. Nun, über den Namen müssen wir noch mal sprechen , Michael.
Noch aber gibt es Städte mit User Groups und Meetups, wo ich noch nicht gewesen bin. So zum Beispiel in Saarbrücken
Und genau dorthin wird Mr.OneDrive fahren. Am 10.1.2019
Hier kann man sich anmelden: XING – Meetup – Eventbride
man sieht sich dann am Donnerstag…
in Planung: München und Stuttgart. Wer meint, ich soll in “seine” oder “ihre” Stadt kommen, der soll sich meldehinn
Recap Microsoft Ignite 2018
Die größte Konferenz von Microsoft in diesem Jahr ist ja schon Geschichte. Warum sollte man also noch ein paar Worte verlieren? Muss man nicht. Dann nämlich, wenn man auf der Ignite fleißig war. Zusammen mit meinem MVP-Kollegen Raphael Köllner haben wir nämlich 4 Podcasts aufgezeichnet. Was eigentlich nicht stimmt.
Also der Reihe nach
Windows Insider beergarden
Mit den Microsoft Insidern haben wir in uns in einer kleinen Kommentatorenbox über das Programm unterhalten. Dem englischsprachigen Podcast anhören.
Two Germnan MVPs at Ignite 2018
der Titel ist zwar englisch, der VideoCast jedoch nicht. Hier geht es um die Arbeitsweise des dm-drogerie-Markt. Als erstes sollte man die Customer Story bei Microsoft einmal lesen. Um dann ins gläserne Studio springen und Gast beim Video-Cast zu sein
OneDrive Experts
Gnz großes Kino gab es im Channel9 Studio. Hier haben Raphael und ich Aaron Rimmer und Omar Sharin zu einem Talk eingeladen. Und die beiden Microsoft Managern standen uns Rede und Antwort, was man hier ansehen kann. Kein Podcast, sondern ein Videocast.
Die Zusammenfassung
Und am Schluss waren wir noch einmal in den kleinen, aber ausreichend großen Kommentatorenkabinen. Und haben am letzten Tag die Ignite Revue passieren lassen. Lassen Sie sich diesen Podcast nicht entgehen.
das war also unsere Arbeit von der Ignite. Viel Spaß beim Anschauen und Anhören
