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Microsoft 365 virtual Cafe – OneDrive Sync Neuheiten
Am Mittwoch 21.10.2010 macht Mr.OneDrive Station auf seiner World-Online-Community Tour im Microsoft 365 virtuellen Cafe.
Auf der Agenda steht:
- OneDrive Sync und Neuheiten
- Die unterschiedlichen Sync Methoden
- Request Files
- Sharing
- Add to OneDrive
- Move and Keep Sharing
- Get Link to PowerPoint Slide
- Open in Review Mode for Word on the Web
- Block downloads
- Alte und neue Gruppenrichtlinien
- OneDrive und VDI
- Sync Admin Report
- …
| Termin | Mittwoch, 21.10.2020 |
| Uhrzeit | 19:00 – 21:00 Uhr |
| Sprache | deutsch |
| Teilnahme | kostenlos |
| Anmeldung | meetu.ps/e/Jr1q6/FhVLn/a |
| Durchführung | Online |
| Fragen | kann man jetzt schon stellen |
Sieht man sich dort?
OneDrive for Business – Add to OneDrive | Problems
In my Microsoft 365 Tenant I now can use the function "Add shortcut to my files" in OneDrive. Microsoft also calls it "Add to OneDrive". Add shortcut to My files. And if you leave out "shortcut" and replace "My Files" with OneDrive, it hits the nail on the head.
First the links to several blog posts of mine, which deals with the problem of including "Documents shared with me". You should read it before, because then the difference in this article will be easier. This also in the background, because this functionality is not yet available at the beginning of October 2020. After consultation with the product group it is only 5% worldwide
Synchronize links to articles "Files shared with me":
OneDrive | Sync Shared with me files
These are still valid, because cross-tenant synchronization in the new way is not (yet) supported. They were on the table at the beginning of the new synchronization, but were discarded at first.
So this means:
| Origin | Implementation |
| from external |
exclusively by synchronizing a folder via |
| from internal |
the user has the choice:
|
User A (Sender here Hans.Brender)
A user from my organization (user A) wants to share a folder (Folder A2) with others. He does this as usual. He shares the folder with one or more employees. To use the function "Add shortcut to my files", it must be a folder. Just one single file is not enough. What you put into the folder (more folders, one or more files) does not matter.
Now let’s look at User B (recipient Julian.attempt)
User B calls up the web interface of his OneDrive and switches to the "Shared" area and then "Shared with me". The folder is selected
Then there are two ways to execute the function "Add shortcut to My files”
1. from the horizontal menu
2. press the new icon, directly in the selected folder
depending on the number of files it takes a few seconds, then there are
3. success or error message
4. since the folder is still selected, the unlinking is also displayed.
and if we then click on My files, the following picture results…
5. the folder now has its own icon
6. the owner is displayed
and when we switch to the Windows File Explorer…
you can see that the folder of user A (Hans.Brender) is also shown in the OneDrive folder of user B (Julian.Versuch). With the right mouse button you can also remove the folder (remove the shortcut from "My Files", but this only works with OneDrive version 20.174.0830.0002 or higher)
Note:
When removing, the folders and files are also removed from synchronization and the user should name several devices, on all devices. This is the main difference to the old synchronization. There you have to stop synchronization via OneDrive Sync Client (Account Properties – Stop synchronization). Then select the folder in the Windows File Explorer and delete "manually". Make sure that the synchronization has been stopped, recognizable by the missing sync status of the folders and files.
If the sender removes the rights, the folder remains, but the subfolders and files are removed
and now to another scenario:
Here, user A, who also has access to the document library C, shares a folder (Folder D3) including subfolders and files with user B.
The procedure is absolutely identical. In the Windows File Explorer of user B (Julian Versuch) it looks like this:
everything good?
Yes and no. On my blog, many visitors search for "show files shared with me in Explorer". Everything described above could be done already. 
1. these are all files ‘shared with me’ that I have synched
2. these are SharePoint libraries that I have synchronized locally
 |
These are the libraries in the sync client view, but here are a few more, including the external ones, but listed separately above. And now to the possible errors that can occur. Because, as you can see in the picture above, if a folder is shared by the user, where folders below it have already been synchronized, an error will occur. |
 |
This is because double synchronization is not supported. Would take up space and makes no sense for other reasons. Microsoft is still working on the error message. |
Summary
Adding folders and the files they contain is only one click away. However, this must be done in the OneDrive web interface. Adding and removing is done on all devices and can also be done from the File Explorer. The "old" synchronization of folders shared with me and the files they contain must also be done in the OneDrive web interface, but is limited to that device. Removal must be done from the OneDrive Sync Client interface, involves several steps including manual deletion, and must be done separately for multiple devices.
This results in different scenarios.
Here my +- list:
++ works (synced) with several devices at the same time.
++ easy add and undo (and delete local content).
- only for internal users of the organization.
++ remove synced works in Windows File Explorer only from 20.174.0830.0002
+ Folder name can be changed, effect only on the receiver, not on the sender
- Insufficient display in Windows Explorer (only the folder name is shown), this is a bit irritating because you don’t know where the file comes from. But you have to jump to the web interface of OneDrive.
OneDrive for Business – Zu OneDrive hinzufügen | Probleme
In meinem Microsoft 365 Tenant kann ich jetzt in OneDrive die Funktion Verknüpfung zu “Meine Dateien” hinzufügen ausführen.Microsoft spricht dabei auch “Zu OneDrive hinzufügen”. im englischen ist es ein bisschen einfacher. Add shortcut to My files. Und wenn man “shortcut” wegläßt und “My Files” mit OneDrive ersetzt, dann trifft es den Nagel auf den Kopf.
Als erstes der Verweise zu diverse Blog Post von mir, die mit der Problematik des Einbindens von “Mit mir geteilten Dokumenten” eingeht. Diese sollte mal vorher lesen, weil dann der Unterschied in diesesm Artikel leichter fällt. Dies auch im Hintergrund, weil diese Funktionalität am Anfang Oktober 2020 noch nicht vorfinden. Nach Rücksprache mit der Produktgruppe sind es weltweit erst 5%
Verweise zu Artikeln “Mit mir geteilte” Dateien synchronisieren:
OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren
Diese haben nach wie vor Gültigkeit, weil Cross-Tenant Synchronisation auf die neue Art (noch) nicht unterstützt wid. Man hat bei Beginn der neuen Synchronisierung auf dem Tisch gehabt, aber es zuerst einmal verworfen.
Bedeutet also:
| Herkunft | Implentierung |
| von extern | ausschließlich über das Synchronisieren eines Ordners via mit mir geteilte Daten synchronisieren |
| von intern |
der Benutzer hat die Wahl:
|
Benutzer A (Sender hier Hans.Brender)
Ein Benutzer aus meiner Organisation (Benutzer A) möchte einen Ordner (Folder A2) mit anderen teilen. Das erledigt er wie gehabt. Er teilt den Ordner mit einem oder mehreren Mitarbeitern. Um die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen” zu benutzen, muss es ein Ordner sein. Nur eine einzelne Datei reicht nicht aus. Was Sie in den Ordner packen (weitere Ordner, ein oder mehrere Dateien) ist egal.
Betrachten wir jetzt den Benutzer B (Empfänger Julian.Versuch)
Der Benutzer B ruft die Weboberfläche seines OneDrive auf und wechselt dort in den Bereich “Geteilt” und dort dann “Mit ihnen geteilt”. Der Ordner wird selektiert
Dann gibt es zwei Möglichkeiten die Funktion “Verknüpfung zu ‘Meine Dateien’ hinzufügen” auszuführen
1. Aus dem horizontalen Menü
2. Druck auf das neue Symbol, direkt im selektierten Ordner.
je nach Anzahl der Dateien dauert es ein paar Sekunden, dann gibt es
3. Erfolgs- oder Fehlermeldung
4. Da der Ordner noch selektiert ist, wird auch die Aufhebung der Verknüpfung angezeigt.
und wenn wir dann auf eigene Dateien klicken, ergibt sich folgendes Bild
5. Der Ordner hat jetzt ein eigenes Symbol bekommen
6. Der Besitzer wird angezeigt
und wenn wir in den Windows File Explorer wechseln…
kann man sehen, dass der Ordner von Benutzer A (Hans.Brender) auch im OneDrive Ordner von Benutzer B (Julian.Versuch) angezeigt wird. Mit der rechten Maustaste aucf den Ordner kann dieser auch wieder entfernt werden (Verknüpfung aus “Meine Dateien” entfernen, was aber erst ab OneDrive Version 20.174.0830.0002 funktioniert)
Anmerkung:
Beim Entfernen werden die Ordner und Dateien auch aus der Synchronisation herausgenommen und sollte der Benutzer mehrere Geräte sein eigen nennen, auf allen Geräten. Das ist der wesentlich Unterschied zur alten Synchronisation. Dort muss man die Synchronisation über den OneDrive Sync Client (Eigenschaften Konto – Synchronisation beeenden). Danach im Windows Datei Explorer den Ordner selektieren und “manuell” löschen. Achten Sie darauf, dass die Synchronisation auch gestopt wurde, erkennbar an den fehlenden Sync-Status bei den Ordnern und Dateien.
Entfernt der Sender die Rechte, bleibt der Ordner bestehen, die Unterordner und Dateien werden jedoch entfernt
und jetzt zu einem weiteren Szenario:
Hier teilt Benutzer A, welcher auch Zugriff auf die Dokument Bibliothek C hat, einen Ordner (Folder D3) samt Unterordner und Dateien mit dem Benutzer B.
Die Vorghensweise ist absolut identisch. Im Windows Datei Explorer des Benutzer B (Julian Versuch) sieht es dann so aus:
alles gut?
Ja und Nein. Auf meinem Blog suchen die viele Besucher nach “mit mir geteilte Dateien im Explorer anzeigen”. Alles was oben beschrieben wurde konnte man ja schon durchführen.
1. Das sind alles mit mir geteilte Dateien, die ich synchronisiert habe
2. Das sind SharePoint-Bibliotheken, die ich lokal synchronisiert habe.
 |
Das sind die Bibliotheken in der Ansicht des Sync-Clients, wobei hier ein paar mehr sind, nämlich auch die externen, die oben aber seperat aufgeführt sind.
Und jetzt zu den möglichen Fehler, die auftreten können. Denn, wie im obigen Bild erkennbar, ein Ordner vom Benutzer geteilt wird, wo darunter liegende Ordner bereits synchronisiert wurde kommt es zum Fehler. |
 |
Denn doppelte Synchronisation wird nicht unterstützt. Würde ja auch Platz wegnehmen und macht auch aus anderen Gründen keinen Sinn.
An der Fehlermeldung arbeitet Microsoft noch. |
Zusammenfassung
Das Hinzufügen von Ordnern und den darin enthaltenen Dateien ist nur ein Klick entfernt. Allerdings muss das in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden. Das Hinzufügen und Wegnehmen passiert auf allen Geräten und das Wegnehmen kann auch aus dem Datei-Explorer durchgefürt werden. Das “alte” Synchronisieren von mit mir geteilten Ordnern und den darin enthaltenen Dateien muss gleichfalls in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden, ist allerdings nur auf diesem Gerät beschränkt. Die Wegnahme muss über die Oberfläche des OneDrive Sync Client durchgefürhrt werden, beinhaltet mehrere Schritte einschließlich dem manuellen Löschen und muss bei mehreren Geräten einzeln durchgefürhrt werden.
Somit ergeben sich unterschiedliche Szenarien.
Hier meine +- Liste:
++ arbeitet (synced) bei mehreren Geräte gleichzeitig.
++ einfaches Hinzufügen und Zurücknehmen (und Löschen von lokalen Inhalten).
- nur für interne Benutzer der Organisation.
+ Verknüpfen entfernen funktioniert im Windows Datei Explorer erst ab 20.174.0830.0002
+ Ordnername kann geändert werden, Auswirkung nur beim Empfänger, nicht beim Sender
- Anzeige im Windows Explorer unzureichend (nur der Ordnername wird angezeigt), das ist etwas irritierend, weil man nicht weiss, woher die Datei stammt. Dazu muss man allerdings in die Weboberfläche von OneDrive springen.
OneDrive Basics 05
You can see in the graphic that it is now becoming a little more complicated. In the last part, the OneDrive Basiscs 04, I wrote about Windows 10 and the integration of the sync client.
And if you just joined now, you should start reading at OneDrive Basics 01.
OneDrive Basiscs 05
The OneDrive Basics 05 is again about Windows 10. Yes, dear reader, it continues with Windows 10, so it happens from time to time that companies that are in some way connected to their own company provide some employees with an additional Office 365 license. This is the easiest way, and now gives us, No, not a second Word, Excel or PowerPoint, but access to a second SharePoint Online. So to the above picture:
The user has access to his own OneDrive for Business and one or more document libraries as well as the personal OneDrive staff (if allowed) from the middle section. This is the right part of the figure. In the notification line we now have two clouds: A grey/white one for OneDrive Personal and a blue shaded one for OneDrive for Business of the own organization.
And now we come to the left part of the picture. Another organization has donated me an Office 365. And with a few actions I can connect to OneDrive for Business of this organization. The way is via the browser. There I go into private mode. Because if Sngle Sign On was implemented correctly, the inheritance of the first organization would only be a hindrance. In the private browser I enter https://login.microsoftonline.com/ and can then log in with the email data of the second organization. Then click on OneDrive. And as soon as OneDrive (for Business) is displayed in the browser, I can click on Sync in the upper menu. Afterwards, this OneDrive for Business and all folders / files will be synchronized to my local device.
Then the files of the second organization are available to us in the file explorer of Windows 10. There is one small thing to note. If I have configured PC-Backup in my own organization as a backup of desktop, documents and pictures, I cannot configure another backup. I have to resolve the original one first. And the first data backup may have been prescribed to me by my organization via group policy.
The question remains: how many other organizations can I connect to? Or how many cloud symbols do I get in the notification line?
9+1
Yes, nine blue/shaded cloud symbols and one grey/white. Those are the limitations. So with OneDrive Personal, Microsoft is consistent from the beginning: You can set up several OneDrive Personal (with different logins) but only synchronize one account.
And the number 9 is the end of the line for business accounts. Background are some restrictions, which have already caused problems in the past. There is performance of each sync-clinets (i.e. each independent instance), which consumes CPU power. Depending on what the system itself has to do at the moment (by an action of the user), a synchronization must be performed or data must be synchronized. And of course, you may be synchronizing too many files. Here Microsoft is talking about 100000 files. In the various libraries of SharePoint Online (including) OneDrive for Business there is another limit. Although SharePoint can manage 30 million documents per library, the Sync Client is unfortunately only able to synchronize 300000 documents. Not for one library, no across all libraries. You didn’t? I have several customers who have reached the limit. However, these limits have nothing to do with whether the function “files on demand” is turned on or off.
Summary
However, there is one drawback to the whole thing. Because the other organization must provide a license. However, due to the number of documents and the CPU power required by each instance, the restrictions make sense. But the first part, the license, can be avoided. No, this is not a call for license deception. But this is described in the next part of the basics, again Windows 10, then I describe the king discipline of synchronization: B2B Synch or Cross Tenant Synchronization.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 05
In der Grafik kann man erkennen, dass es jetzt ein wenig komplizierter wird. Beim letzten Part, den Grundlagen OneDrive 04, habe ich über Windows 10 und die Integration vom Sync Client geschrieben.
Und wer erst jetzt dazugestoßen ist, sollte bei Grundlagen OneDrive 01 anfangen zu lesen.
Grundlagen OneDrive 05
Die Grundlagen OneDrive 05 handeln wieder von Windows 10. Ja, geneigter Leser, es geht weiter mit Windows 10. So kommt es ab und an vor, daß Unternehmen, die in irgendeiner Weise mit dem eigenen Unternehmen verbandelt sind, manchem Mitarbieter eine zusätzliche Office 365 Lizenz bereitstellen. Das ist die einfachste Weise, und gibt uns jetzt, Nein, nicht ein zweites Word, Excel oder PowerPoint, sondern den Zugriff auf einen zweiten SharePoint Online. Also zum obigen Bild:
Der Benutzer hat vom mittleren Teil aus gesehen, auf verschiedene Bereiche Zugriff zu den eigenen OneDrive for Business und ein oder mehrere Dokument Bibliotheken sowie dem persönlichen OneDrive Personal (wenn erlaubt). Das ist der rechte Teil der Abbildung. In der Benachrichtigungszeile haben wir jetzt erst einmal zwei Wolken: Eine graue/weisse für OneDrive Personal und eine blau schattierte für OneDrive for Business der eigenen Organisation.
Und nun kommen wir zum linken Teil des Bildes. Eine andere Organisation hat mir ein Office 365 spendiert. Und durch wenige Aktionen kann ich mich mit OneDrive for Business dieser Organisation verbinden. Der Weg führt über den Browser. Dort gehe ich in den Privaten Modus. Denn wenn Sngle Sign On richtig implementiert wurde, würde die Veerbung der ersten Organisation nur hinderlich sein. Im privaten Borwser gebe ich https://login.microsoftonline.com/ ein und kann mich dann mit den Email-Daten der zweiten Organisation anmelden. Dort dann auf OneDrive klicken. Und sobald im Browser OneDrive (for Business) angezeigt wird, kann ich in oberen Menü auf Sync klicken. Danach wird dieser OneDrive for Business und alle Ordner / Dateien dann auf meine lokales Gerät synchronisiert.
Das wars auch schon. Und wie wir dann in der Benachrichtigungszeile von Windows sehen können, haben wir eine weitere blau/schattierte Wolke dazubekommen.
Dann stehen uns im Datei-Explorer von Windows 10 die Dateien der zweiten Organisation zur Verfügung. Eine Kleinigkeit gilt es zu beachten. Wenn ich in der eigenen Organisation PC-Backup als Datensicherung von Desktop, Dokumente und Bilder konfiguriert habe, kann ich kein weitere Datensicherung konfigurieren. Ich muss das ursprüngliche erst wieder auflösen. Und diese Datensicherung kann mir ja von meiner Organisation per Gruppenrichtloine verordnet worden sein.
Bleibt die Frage: mit wie vielen anderen Organisationen kann ich mich verbinden? Oder wie viele Wolken bekomme ich in die Benachrichtigungszeile?
9+1
Ja, neun blau/schattierte Wolken und eine grau/weisse. Das sind die Limitierungen. Also bei OneDrive Personal ist Microsoft von Anfang an konsequent: Man kann zwar mehrere OneDrive Personal einrichten (mit unterschiedlichen Anmeldungen) aber nur eine Konto synchronisieren.
Und bei den Business Accounts ist bei der Zahl 9 Schluss. Hintergrund sind ein paar Restriktionen, die schon in der Vergangenheit Probleme bereitet haben. Da wären Leistung jedes Sync-Clinets (also jeder eigenständigen Instanz), die CPU-Leistung verbraucht. Denn je nachdem, was das System selbst gerade zu tun hat (durch eine Aktion des Benutzers), muss ja eine Synchronisation durchgeführt oder Daten abgeglichen werden. Und es kann natürlich sein, dass Sie zu viele Dateien synchronisieren. Hier spricht Microsoft von 100000 Dateien. In den diversen Bibliotheken des SharePoint Online (einschließlich) OneDrive for Business gibt es eine weitere Grenze. Obwohl SharePoint 30 Millionen Dokumente pro Bibliothek verwalten kann, ist der der Sync Client leider nur 300000 Dokumente synchronisieren. Nicht für eine Bibliothek, nein über alle Bibliotheken hinweg. Hat man doch nicht? Ich habe mehrere Kunden, die hierbei an das Limit gestoßen sind. Diese Limits haben allerdings nichts damit zu tun, ob die Funktion “Dateien auf Abruf” ein- oder ausgeschaltet ist.
Zusammenfassung
Ein Nachteil hat das Ganze allerdings. Denn die weitere Organisation muss ja eine Lizenz zur Verfügung stellen. Durch die Anzahl von Dokumenten und die CPU-Power, die jede Instanz benötigt, machen die Restriktionen jedoch Sinn. Den ersten Part, die Lizenz, kann man aber umgehen. Nein, dies wird kein Aufruf zur Lizenztäuschung. Aber das wird im nächsten Teil der Grundlagen beschrieben, nochmals Windows 10, dann beschreibe ich die Königsdiziplin der Synchronisation: B2B Synch oder Cross Tenant Synchronisation.
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive Basics 04
First of all: Thank you for all the letters. Some things are well known, some things, even if they are only small things, have never been heard of before.
I’m happy about that, and if you’re new here, you should read the first three posts first and start with the OneDrive Basics 01.
While in the first three episodes we talked about servers and services, about programs and in the last episode we directly dealt with sharing and Outlook, today we’ll talk about the integration into Windows 10. 
The new Sync Client was already directly integrated in the first version of Windows 10. At that time, Microsoft still spoke of a new development and called the Sync Client also Next Generation Sync Client. But the story started much earlier, the last versions were called SkyDrive and SkyDrive Pro. But Microsoft had to accept a legal defeat in naming it and today the sync service is simply called OneDrive. And from the beginning there were two different directions. SkyDrive became OneDrive, SkyDrive Pro became OneDrive for Business. The sync engine called OneDrive can serve both goals.
So far, it’s pretty easy. If it weren’t for the many SharePoint On Premises that are also easy to use. Because there are also documents stored there that we want to take with us. To make it easy, only with SharePoint 2019 the OneDrive Sync Client is able to synchronize data. All previous versions of SharePoint Server on Premises must be operated with the old, error-prone groove client.
The best thing about the Next Generation Sync Client, i.e. OneDrive.exe, is the ability to renew itself. Many administrators don’t like it when they have to give up control of client installations. But with all the online severs such as SharePoint Online or Exchange Online, what they were happy to leave behind was patching. And the reimplementation of functionalities. And this is something that Microsoft do well. But with a synchronization program, you have to make sure that new functions on the server side are also understood by the client. So Microsoft built the Sync Cleint to update itself when necessary and Microsoft wants to do so. So he checks every 24 hours if there is a new version for this device. If so, he downloads an installation package of about 40 MB which installs the complete version about 145 MB with all its languages. The user usually does not notice this at all.
Synchronization
And the possibilities of the Sync Client are now manifold. But before it can get started, it must be configured for the respective target. And in the first figure you can see the different targets.
- OneDrive (Personal)
- OneDrive for Business
I call this from bottom to top, i.e. connecting the respective device into the cloud. Since OneDrive Personal is something completely private, IT has no way of supporting you in this process. Voila, the first white-gray cloud appears in the notification line. And with the various contracts your organization has signed, SharePoint Online and OneDrive (for Business) are almost everywhere. I have already described this in OneDrive Basics 01. And this process can also be carried out by your IT department via group policy. somite we have defined the first connections to (4) and (3) in the top picture.
Then we might get an invitation with a link to a document library. With this link I have to open my browser and there, if I want to, synchronize the files or the whole library with my device.
Files on demand
With the Windows version 1709 (thus soon 2 years) Microsoft has changed the file system. There 2 new attributes were implemented, which allowed the user to have more data on the computer than physically intended. Files on demand is the name of this implementation. And in the File Explorer you can now find an icon in the synchronized areas which shows the status.
- Cloud Only
- Locally available
- always available
In simplified terms, in the first case (cloud only) different data such as name, file extension, creation date, etc. is synchronized, but not the actual content. Only when the user clicks on it, the content is transferred and the corresponding app is opened and the file is displayed.
Clean up
You should always clean up. Files that are not needed "offline" can be converted to Cloud Only. This can be done with a single file, or with one or more folders. Then the storage space with the content is discarded. (Not deleted). It is then stored for this device only in SharePoint Online or OneDrive for Business or OneDrive Personal. You can also automate this.
Versíonierung
A major difference between file servers and the document libraries of SharePoint Online is the versioning. If changes are made to a document while working together, only the differences are saved, not the entire file. And I can also access the versions in the file explorer. This even works with OneDrive Personal. But only for 30 changes.
Folder backup
A quick backup for specific folders (desktop, documents, pictures) is set up in 2 minutes and then these files are automatically synchronised with OneDrive fo Business.
So if your hard drive fails, which I hope it won’t, you have a backup of these files in your OneDrive for Business.
Windows 10 – File Explorer
So when we synchronize files with SharePoint Online and OneDrive for Business, you can see the results immediately in File Explorer. The File Explorer in Windows 10 behaves like an image of the document libraries, including OneDrive for Business. In the usual way. This also means that moving folders and files is also emulated in SharePoint. A Ctrl-X and in new place Ctrl-V is a move. Unfortunately, Microsoft has not done this with the last consequence. Moving a file in the browser always means that all versions of a file are taken along. However, this does not work in the File Explorer when moving between SiteCollections (different libraries).
[I informed Microsoft about this error in January 2018 and pointed it out again in October 2019].
So if you want to move a larger number of files, use the Move function in the browser.
So all information is shown in the Windows Explorer. If your organization has also migrated old Office documents to SharePoint Online, i.e. documents that are not in XLM format, no versions will be available. Therefore, the document must be converted to XLM format.
Summary
Microsoft has gradually implemented functions in Windows 10, so that switching between native applications from the Office world and the browser is (almost) no longer necessary. This is good for all those who still shy away from switching to the browser. So you don’t have to change the way you work to work with other people. You just have to know where the files are stored, and that is also my point of criticism. There have been several attempts to extend the limited search in Windows to SharePoint. There is no complete solution here yet. So if you are looking for documents, you should always use the browser version, because that is the best alternative, because SharePoint also looks into the respective documents.
Tip: If you know how to handle technical things, you can also learn more about individual things in the blog. Simply enter a term in the search window in the top right-hand corner.
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Grundlagen OneDrive 04
Zuerst: Danke für die vielen Zuschriften. Manches sei bekannt, manches und wenn es nur Kleinigkeiten sind, hat man noch nie gehört.
Das freut mich, und wer erst hier einegestiegen ist sollte die ersten drei Posts zuerst lesen und mit den Grundlagen OneDrive 01 starten.
Während wir uns in den ersten drei Folgen über Server und Dienste, über Programme und in der letzte Folge dann direkt mit dem Teilen und Outlook auseinander gesetzt haben, gehts heute zur Integration in Windows 10.
Bereits in der ersten Version von Windows 10 war der neue Sync Client direkt integriert. Damals sprach Microsoft noch von einer Neuentwicklung und nannte den Sync Client auch noch Next Generation Sync Client. Die Geschichte begann jedoch schon viel früher, zuletzt hieß das Programm noch SkyDrive und SkyDrive Pro. Aber Microsoft musste eine gerichtliche Schlappe bei der Namensgebung hinnehmen und heute heißt der Synchronisations-Dienst einfach OneDrive. Und von Anfang an gab es zwei unterschiedliche Richtungen. Aus SkyDrive wurde OneDrive, aus SkyDrive Pro wurde OneDrive for Business. Die Sync Engine mit dem Namen OneDrive kann beide Ziele bedienen.
Bis hierher eigentlich einfach. Gäbe es da nicht die vielen SharePoint On Premises, die ebenfalls zu bedienen sind. Denn aiuch dort sind Dokumente gespeichert, die wir auch in unserem mitnehmen wollen. Um es einfach zu machen, erst mit SharePoint 2019 ist der OneDrive Sync Client in der Lage, Daten zu synchronisieren. Alle vorherigen Versionen von SharePoint Server on Premises müssen mit dem alten, fehleranfälligen Groove-Client bedient werden.
Das beste am Next Generation Sync Client, also der OneDrive.exe, ist die Möglichkeit, sich selbst zu erneuern. Viele Administratoren sehen es nicht gerne, wenn sie die Kontrolle über Client Installationen abgeben müssen. Was man mit all den Online Severn wie zum Beispiel SharePoint Online oder Exchange Online aber gerne überließ, war das Patchen. Und die Neuimplementierung von Funktionlitäten. Und das kann mittlerweile Microsoft. Bei einem Synchronisations-Programm muss man aber sichergehen, dass neue Funktionen auf der Server-Seite auch vom Client verstanden werden. Also hat Microsoft dem Sync Cleint so gebaut, dass dieser sich selbst auf den neusten Stand bringt, wenn dies notwendig sein sollte und Microsoft das auch will. Er schau also alle 24 Stunden nach, ob es für dieses Gerät eine neue Versiuon gibt, wenn ja wird ein ca. 40 MB großes Installationspaket heruntergeladen, dass dann die komplette Version ca 145 MB mit all ihren Sprachen installiert. Der Anwender bekommt das zumeist überhaupt nicht mit.
Synchronisation
Und die Möglichkeiten des Sync Clients sind mittlerweile vielfältig. Bevor er aber loslegen kann, müssen ihn aber auf das jeweilige Ziel konfigurieren. Und in der ersten Abbildung sind die verschiedenen Ziele zu erkennen.
- OneDrive (Personal)
- OneDrive for Business
Ich nenne das von unten nach oben, also das jeweiligen Gerät in die Wolke zur vebinden. Da OneDrive Personal etwas absolut privates ist, hat die IT keine Möglichkeit, Sie bei diesem Vorgang zu unterstützen. Voila, die erste weissgraue Wolke erscheint in der Benachrichtigungszeile. Und bei den verschiedenen Verträgen, die Ihre Organisation abgeschlossen hat, ist fast überall auch SharePoint Online und OneDrive (for Business) mit dabei. Das habe ich bereits in Grundlagen OneDrive 01 beschrieben. Und diese Vorgang kann auch von ihrer IT per Gruppenrichtlinie durchgeführt werden. somite haben wir die ersten Verbindungen zu (4) und (3) im obersten Bild festgelegt.
Dann bekommen wir vielleicht ein Einladung mit einem Link zu einer Dokumenten-Bibliothek. Mit diesem Link muss ich dann meinen Browser öffnen und dort, wenn ich möchte, die Dateien oder die gesamte Bibliothek mit meinem Gerät synchronisieren.
Dateien auf Abruf
Mit der Windows Version 1709 (also demnächst 2 Jahre) hat Microsoft das Filesystem verändert. Dort wurden 2 neue Attribute implementiert, die es dem Anwender erlaubte, mehr Daten auf dem Rechner zu haben, als physikalisch vorgesehen. Dateien auf Abruf nennt sich diese Implementierung. Und im Datei Explorer findet man in den sychronisierten Bereichen jetzt auch noch ein Symbol, das den Status anzeigt.
- Nur in der Cloud
- Lokal verfügbar
- immer verfügbar
Vereifacht ausgedrückt, wird im ersten Fall (Nur in der Cloud) verschiedene Daten wie Name, Dateiendung, Erstellungs-Datum, etc. synchronisiert, nicht jedoch der tatsächliche Inhalt. Erst wenn der Anwender darauf klickt, wird der Inhalt übertragen und die dazugehörige App geöffnet und die Datei angezeigt.
Aufräumen
- Immer wieder sollte man auch aufräumen. Dateien , die nicht “Offline”, benötigt werden, können in Cloud Only umgewandelt werden. Das kann man mit einer einzelnen Datei, oder aber mit einem oder mehreren Ordner durchführen. Dann wird der Speicherplatz mit dem Inhalt verworfen (nicht gelöscht!!). Er ist dann für dieses Gerät nur noch in SharePoint Online oder OneDrive for Business bzw. OneDrive Personal gespeichert. Mann kann das auch automatisieren.
- Versíonierung
Ein wesentlicher Unterschied zwischen File-Server und den Dokumentenbibliotheken von SharePoint Online besteht in der Versionierung. Werden beim zusammenarbeiten Änderungen an einem Dokument vorgenommen, werden nur die Unterschiede gespeichert, und nicht die ganze Datei. Und auch im Datei-Explorer kann ich auf die Versionen zurückgreifen. Das funktioniert sogar bei OneDrive Personal. Allerdings nur für 30 Änderungen.
- Datensicherung
Eine schnelle Datensicherung für bestimmte Ordner (Desktop, Dokumente, Bilder) ist in 2 Minuten eingerichtet und dann werden diese Dateien automatisch mit OneDrive fo Business synchronisiert. 
Sollte also, was ich nicht hoffe, Ihre Festplatte ausfallen, haben Sie von diesen Dateien ein Backup in Ihrem OneDrive for Business.
Windows 10 – Datei Explorer
Wenn wir also Dateien mit SharePoint Online und OneDrive for Business synchronisieren,kann man die Ergebnisse sofort in Datei Explorer sehen. Der Datei-Explorer von Windows 10 verhält sich wie ein Abbild der Dokument-Bibliotheken einschließlich OneDrive for Business. In gewohner Weise. Das bedeutet auch, das eine Bewegen von Ordnern und Dateien ebenfalls im SharePoint nachgebildet wird. Ein Ctrl-X und an neuer Stelle Ctrl-V ist ein Bewegen. Leider hat Microsoft das nicht mit letzter Konsequenz durchgeführt. Ein Bewegen im Browser beinhaltet immer die Mitnahme aller Versionen einer Datei. Das funktioniert im Datei-Explorer aber nicht, wenn diese zwischen SiteCollections (unterschiedliche Biliotheken) bewegt werden. [Microsoft habe ich im Januar 2018 über diesen Fehler informiert, im Oktober 2019 nochmals darauf hingewiesen]
Wenn Sie also eine größere Anzahl von Dateien bewegen wollen, benutzen Sie die Bewegen Funktion im Browser. Alle Informationen sind also im Windows Explorer abgebildet. Wenn In Ihrer Organisation auch alte Office-Dokumente nach SharePoint Online migriert wurden, also Dokumente die nicht im XLM Format vorliegen, werden keine Versionen abrufbar sein. Dazu muss das Dokument also in das XLM Format konvertiert werden.
Zusammenfassung
Microsoft hat nach und nach Funktionen in Windows 10 implementiert, so dass ein Wechsel zwischen nativen Applikationen aus der Office Welt und dem Browser (fast) entfallen kann. Das kommt all denjenigen entgegen, die den Wewchsel in den Browser noch scheuen. Man muss also nicht seine Arbeitsweise umstellen, um mit anderen Personen zusammen zu arbeiten. Man muss nur wissen, wo die Dateien gespeichert sind, und dass ist auch mein Kritikpunkt. Es wurden schon mehrfach Versuche unternommen, die eingeschränkte Suche in Windows auf SharePoint auszuweiten. Hier ist noch keine komplette Lösung vorhanden. Wer also nach Dokumenten sucht, der sollte immer zur Browser-Version greifen, denn das ist beste Alternative, weil SharePoint auch in die jeweiligen Dokumente hineinsieht.
Tipp: Wer mit technischen Dingen umgehen kann, der kann im Blog auch mehr über einzelne Dinge erfahren. Einfach Begriff oben rechts in das Suchfenster eingeben.
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Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
Grundlagen OneDrive 02
Wow, was für ein großes Interesse!
Und wer erst heute hier eingestiegen ist, sollte erst einmal den 1. Teil mit den Grundlagen OneDrive mit den Servern und Diensten in der Microsoft 365 Cloud lesen, dann gehts geht es hier weiter mit dem der Übersicht der Clients und Programmen.
Die Abbildung zeigt sowohl das Windows Betriebssystem als auch ein paar Programme, die mit OneDrive zusammenarbeiten
- Outlook
- Windows 10
- Word
- Excel
- PowerPoint
1. Outlook
Outlook und OneDrive. Ja wird später noch erklärt. Natürlich steht Outlook als native App für E-Mail und Kalender, Kontakte und mehr.
2. Windows 10
Ich habe hier das aktuelle Betriebssystem Windows 10 genommen. Dort wurde bereits in der ersten Ausgabe der Next Generation Sync Client installiert. Und mit jeder neuen Version wurde die Synchronisation in das Betriebssystem, und hier im Besonderen in den Datei-Explorer verbessert und neue Funktionen implementiert. Heute ist der Datei-Explorer das Client-Abbild von Dateien von SharePoint Online. Er enthält die jeweils letzte (neuste) Version eines Dokumentes und mit Dateien auf Abruf können Tausende von Dateien angezeigt werden, ohne dass sich diese physikalisch auf dem Rechner befinden. Das Konzept des Teilens mit anderen Personen innerhalb oder außerhalb meiner Organisation ist der erste Schritt zum gemeinsamen Arbeiten. Und das geht nicht nur in Windows 10, sondern auch auf dem Apple Mac
3. Word
Das klassische Textverarbeitungsprogramm wurde um Funktionalitäten wie Versionierung und glkeichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten vorbereitet. Immer noch werden Dokumente via EMail mit anderen geteilt. Chaos bei mehreren Versionen ist vorprogrammiert.
4. Excel
Schon mal ein Excel mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet? Ich sehe durch unterschiedliche Farben, wie Mitarbeiter mit mir zusammen eine Excel-Tabelle bearbeiten und kann dadurch enorm viel Zeit sparen. Übrigens, der kleinste Bereich, der für die anderen Mitarbeiter gesperrt ist, ist eine Zelle. Wer zuerst in die Zelle klickt, hat gewonnen.
5. PowerPoint
Genau wie Word und Excel kann PowerPoint mit der möglichen, gleichzeitigen Berabeitung glänzen. Der Vorgang ist bei allen drei Programmen der gleiche. Programm aufrufen und speichern, also in einer SharePoint Bibliothek oder OneDrive for Business. Bei der Bibliothek haben andere sofort Zugriff, bei OneDrive for Business muss ich das Dokument noch teilen.
Programme wie Word, Excel und PowerPoint, die auch neue Versionen automatisch bekommen (können), werden auch immer intelligenter, so dass bei der Auswahl eines Dokument auch Namensänderungen automatisch korrigiert werden.
Und sollte mal kein Internet vorhanden sein, können die synchronisierten Dateien auch Offline bearbeitet werden.
Nun ist das Bild komplett. Hier werden weitere Programme und Betriebssysteme gezeigt:
- Der Web-Browser
- Microsoft Teams
- Apple iOS
- Android
1. Der Web-Browser
welchen Browser sie auch immer benutzen, ich habe zwei verschiedene im Einsatz. Um mit Microsoft 365 oder Office 365 zu arbeiten ist eigentlich nur der Web-Browser notwendig. Und auf welchem Betriebssystem diser dann läuft, ist fast egal. Denn hier kann ich sowohl meine EMails bearbeiten, aber auch Dokumente von SharePoint Onlie Bibliotheken anzeigen und bearbeiten. Selbst mit Teams im Web kann ich nicht nur ins nächste Meeting, auch darüber bleibt ein Zugriff auf Dokumente möglich.
2. Microsoft Teams
Das Programm mit den vielen Möglichkeiten, das die Zusammenarbeit wesentlich beschleunigen kann. Ja und auch darin enthalten: OneDrive und die Synchronisation
3. Apple iOS
Ob iPhone oder iPad, natürlich wird OneDrive auch für mobile Geräte aus dem Hause Apple unterstützt.
4. Android
Die zweite Smartphone Plattform kann natürlich auch mit den verschiedenen Bereichen von SharePoint Online umgehen.
Damit schließen wir ersrt einmal die Übersicht. Diese Aufzählung ist natürlich nicht komplett. Mit der OneDrive API und den OneDrive Connectoren in PowerAutomate können eigene Lösungen geschrieben werden, die auf unterschiedliche Art und Weise mit SharePoint Online, OneDrive for Business und OneDrive Personal aufsetzen. Wer also gedacht, das es sich nur um ein weiteres Netz (Cloud) Laufwerk handelt, sollte die folgenden Beiträge lesen. Im nächsten Blog Post geht es dann detailiert weiter und wir starten mit Outlook.
Und wers noch nicht getan hat, in der rechten Leiste finden Sie die Möglichkeit, den Blog zu abbonieren. Dann versäumen Sie keine weitere Folge
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive Basics 01
Again and again you see the comparisons OneDrive vs DropBox, OneDrive, Box and Dropbox in comparison, what is the difference of OneDrive to Onedrive for Business,…
OneDrive is more than just another network drive with or without a drive letter. It is Microsoft’s foundation for collaboration.
More and more inquiries reach me, which show me that there is a lack of an overview.
- What is OneDrive anyway?
- Where and how can I access OneDrive?
- Which programs work together with OneDrive?
- What can I synchronize where and how
- …
I also wrote this overview because it goes beyond the scope of the possible answers in my BOT, Mr.OneDrive’s BOT. And because you can explain certain things better with pictures. Many things I have written in the last years, are different Posts. And these I will include as links.
Yes, you have to bring some time with you. For companies I offer OneDrive Workshops. And they last 1.5 days by now. And such a workshop contains about 400 single PowerPoint slides. They are also mainly intended for administrators. And many administrators simply want to lock something. Because they have not yet fully understood the principle of collaboration. You should follow the blog. (Scroll down the right sidebar) Then you won’t miss the individual chapters.
Before we get started: This is an excerpt that tries to explain the most important things in a nutshell. Visit my blog post and search there in the search window on the top right. And if you still have questions, feel free to contact me. All communication channels are listed there.
Let’s start with the servers and services in the Microsoft 365 Cloud: 
The figure shows different services
- Exchange Online
- SharePoint Online
- Document libraries
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal
- 1. Echange Online
Everything that has to do with e-mail is handled in Exchange Online. Of course there is also a client: Outlook as a native application on a small computer and Outlook on the Web, an application that runs completely in the browser. Newer functionalities are usually first published by Microsoft in Outlook on the Web (formerly OWA = Outlook Web Access).
What does Exchange Online now have to do with OneDrive?
I explain this in the next blog posts, where the different clients are added
2. SharePoint Online
SharePoint Online is the more modern file storage. Compared to the file server, it can do much more. We will not discuss 95% of the functionality here, we will stick exclusively to functionalities with and around OneDrive.
3. Document libraries
For the storage of files of these document libraries. And not just one. Countless document libraries can be or are built. The rights system of SharePoint cannot be compared to that of file servers. Not every user has access to all document libraries. These libraries are behind pages and are mostly site collections.
4. OneDrive for Business
While information in document libraries is available to multiple people, each user in Microsoft 365 gets an additional store in SharePoint Online called OneDrive. Actually not quite right, it should be called OneDrive for Business. The size of the storage varies and can be changed by the administration. This storage for each user is an extended hard disk in the cloud and exactly a separate site collection. 200 users == 200 site collections.
5. OneDrive Personal
OneDrive, here OneDrive Personal or OneDrive Consumer is a storage in Azure, which every user can get independently of Office 365. Free of charge. Not included in SharePoint Online. Has nothing to do with OneDrive for Business. Has nothing to do with Microsoft 365 or Office 365. Data is stored in Microsoft Azure.
For many user is OneDrive (Personal) the first point of contact with the cloud. Its predecessor was called SkyDrive. And everyone who wants to have a OneDrive account can have one. Or several. But you can only synchronize one account with your computer. One (1) OneDrive Personal Account. He got a black and white icon in spring 2019.
And I hope you read the terms and conditions carefully before you accept them. You should only know that a program at Microsoft scans your pictures fully automatically without any human intervention. And if there is too much skin to be seen on children, maybe from the last holiday, it can happen that this account is then blocked. Unfortunately, it is not told which picture it is. And sometimes you do not know anything about it. Because the integration of programs like Whatsapp, where many have a group. If someone sends a photo there, it is often automatically saved in OneDrive. And without any notification (This can be switched off!).
There is a lot that only OneDrive (Personal) can do. For example it has a vault. It is private. It’s free. But Microsoft makes the rules!
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 01
Immer wieder sieht man die Vergleiche OneDrive vs DropBox, OneDrive, Box und Dropbox im Vergleich, was ist der Unterschied von OneDrive zu Onedrive for Business,…
OneDrive ist mehr als nur ein weiteres Netzwerklaufwerk mit oder ohne Laufwerksbuchstaben. Es ist die Microsoft’s Grundlage zur Zusammenarbeit.
Mich erreichen immer mehr Anfragen, die mir zeigen dass es an einer Übersicht fehlt.
- Was ist OneDrive überhaupt?
- Wo und wie kann ich auf OneDrive zugreifen?
- Welche Programme arbeiten mit OneDrive überhaupt zusammen?
- Was kann ich wo und wie synchronisieren
- …
Diese Übersicht habe ich auch geschrieben, weil es den Rahmen der möglichen Antworten in meinem BOT, Mr.OneDrive’s BOT, sprengt. Und weil man bestimmte Dinge mit Bildern besser erklären kann. Viele Dinge habe ich in den letzten Jahren als separate Artiekel schon geschrieben. Und diese werde ich als Links einbinden.
Ja, etwas Zeit müssen Sie schon mitbringen. Für Firmen biete ich ja OneDrive Workshops an. Und die dauern mittlerweile 1,5 Tage. Und ein solcher Workshop beinhaltet mittlerweile kanppe 400 einzelne PowerPoint Slides. Sind auch hauptsächlich für Administratoren gedacht.
Und viele Administratoren wollen einfach etwas sperren. Weil Sie das Prinzip der Zusammenarbeit noch nicht komplett verstanden haben. Sie sollten dem Blog folgen. (Rechte Seitenleiste nach unten scrollen) Dann verpassen Sie die einzelnen Kapitel nicht
bevor es jetzt losgeht: Dies ist ein Ausschnitt, welcher in aller Kürze versucht, das wichtigste zu erklären. Besuchen Sie meinen Blog Post und suchen dort im Suchfenster rechts oben. Und wer dann noch Fragen hat, der kann sich gerne melden. Dort sind alle Kommunikationskanäle aufllistet.
Fangen wir mit den Servern und Diensten in der Microsoft 365 Cloud an:
Die Abbildung zeigt verschiedene Dienste
- Exchange Online
- SharePoint Online
- Dokument Bibliotheken
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal
1. Echange Online
Alles was mit E-Mail zu tun hat, wird in Exchange Online abgewickelt. Dazu gibt es natürlich auch einen Client: Outlook als native Applikation auf einem Rechner und Outlook Web, eine vollständig im Browser laufende Applikation. Neuere Funktionlitäten werden von Microsoft meistens zuerst in Outlook on the Web (Früher OWA = Outlook Web Access) veröffentlicht.
Was hat Exchange Online jetzt mit OneDrive zu tun?
das erkläre ich im den folgenden Artikeln, wo dann auch die verschiedenen Clients dazukommen.
2. SharePoint Online
SharePoint Online ist die modernere Dateiablage. Im Vergleich zum FileServer kann diese nämlich wesentlich mehr. 95% der Funktionalität werden wir hier nicht besprechen, wir bleiben ausschließlich bei Funktionalitäten mit und um OneDrive.
3. Dokument-Bibliotheken
Für die Ablage von Dateien diesen Dokument-Bibliotheken. Und nicht nur eine. Es können unzählige Dokument-Bibliotheken aufgebaut sein oder werden. Das Rechtesystem von SharePoint kann nicht mit dem von File-Servern verglichen werden. Nicht jeder Benutzer hat zu allen Dokument-Bibliotheken Zugang. Diese Bibliotheken stecken hinter Seiten und sind zumeist Site-Collections.
4. OneDrive for Business
Während Informationen in Dokumentbibliotheken mehreren Personen zur Verfügung stehen, bekommt jeder Benutzer in Microsoft 365 einen zusätzlichen Speicher in SharePoint Online, der OneDrive genannt wird. Eigentlich nicht ganz richtig, es müsste OneDrive for Business heissen. Die Größe des Speichers variiert und kann von der Administration verändert werden. Dieser Speicher ist für jeden Benutzer quasi eine verlängerte Festplatte in der Cloud und genau genommen eine eigene Site Collection. 200 Benutzer == 200 Site Collections.
5. OneDrive Personal
OneDrive, hier OneDrive Personal oder OneDrive Consumer ist ein Speicher in Azure, den jeder Benutzer unabhängig von Office 365 bekommen kann. Gratis. Liegt nicht in SharePoint Online. Hat nichts mit OneDrive for Business zu tun. Hat nichts mit Microsoft 365 oder Office 365 zu tun. Daten liegen in Microsoft Azure.
OneDrive (Personal) ist für viele der erste Berührungspunkt mit der Cloud. Der Vorgänger hatte den Namen SkyDrive. Und jeder der einen OneDrive Account haben will, kann einen haben. Oder mehrere. Aber man kann mit seinem Rechner nur einen Account synchronisieren. Einen (1) OneDrive Personal Account. Er hat ein schwarz weisses Icon im Frühjahr 2019 erhalten.
Und ich hoffe Sie haben die Bedingungen genau durchgelesen, bevor Sie sie akzeptiert haben. Sie sollten nur wissen, dass ein Programm bei Microsoft vollautomatisch ohne Einwirkung von Menschen Ihre Bilder scannt. Und wenn da zu viel Haut bei Kindern zu sehen ist, vielleicht vom letzten Urlaub, kann es passieren, dass dieser Account dann gesperrt wird. leider wird nicht mitgeteilt, um welches Bild es sich handelt. Und manchmal weiss man gar nichts davon. Denn die Integration von Programmen wie Whatsapp, wo viele eine Gruppe haben. Wenn jemand dort ein Foto versendet wird es oftmals automatisch in OneDrive gespeichert. Und ohne dass Sie es merken. (Das kann man abschalten!).
Es gibt eine ganze Menge, was nur OneDrive (Personal) kann. Es hat zum Beispiel einen Tresor. Es ist Privat. Es ist kostenfrei. Aber Microsoft gibt die Regeln vor!
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
Version history inside File Explorer
[Update 4/17/20]
After some problems, publishing was stopped and the date was moved to mid-May (end of April before). I myself have the problem that with some synchronizations only the error message shown at the end of the article is displayed. This happens with files shared with me and "older" syncs.
Microsoft has published a new insider version of the Next Generation Sync Client with the version 20.052.0311.0006. With this version the version history is now rolled out, which was already announced one month ago.
Not only the Sync Client has become more intelligent, but also the Windows File Explorer (Mac Finder) has become more intelligent. One could also speak of a third level. Because in the web browser it has always been possible to view the versions. But for this I had to switch to the web browser. This is no longer necessary. Of course, I could open the file with the corresponding app and then open the file with Word, Excel or PowerPoint and display the history there
Previous options for displaying the version history:
1. Webbrowser
and then…
2. Inside of the Word, Excel or PowerPoint App
and then ….
3. In the OneDrive App
 |
Clicking on the OneDrive icon in the notification area opens the OneDrive Client and displays the latest synchronizations. This works from OneDrive version 20.052.0311.0006 If you then click on the 3 points, you have 4 possibilities: 1. opens the file with the corresponding app 2. share the file with other users. 3. view and edit the file in the browser. 4. start the version history |
 |
Version History This is displayed regardless of the file’s state. Available locally, always available or only in the cloud. So I can view the history of a file even if I don’t have the file on my computer at all. With a click on the 3 points I can open the latest version… |
 |
for an older version there are also several options available: Restore a previous version Downloading the file from the version history. This is interesting in so far as an older version can be saved on my computer with a few clicks. No, you don’t need to do your own versioning of the file, as you might have been used to on the file server. And without switching to the web browser, you can delete an older version from the history. |
4. Inside Windows File Explorer
Select file, right click and then the version history is available with another click. And it should be mentioned again: The version history is also retrieved, although the file is only available in the cloud.
Where does the Windows history work?
It works for synchronized files in
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal (consumer)
Yes, although there is no SharePoint behind OneDrive Personal, there is a version history in OneDrive Personal. But only up to 25 versions!
Error:
 |
It does not yet work for – old synchronized SharePoint document libraries. – for synchronized files shared with me Sometimes it works, sometimes it doesn’t. The user then receives the error message shown on the left. |
Version history in File Explorer
[Update 17.4.2020]
Nachdem noch Probleme aufgetreten sind, wurde das Veröffentlichen gestoppt und das Datum auf Mitte Mai verschoben (Vorher Ende April). Ich selbst habe das Problem, das bei einigen Synchronisationen nur die am Ende des Artikels gezeigte Fehlermeldung angezeigt wird. Das passiert bei mit mir geteilten Dateien und “älteren” Synchronisationen.
Microsoft hat eine neue Insider Version des Next Generation Sync Client mit der Version 20.052.0311.0006 publiziert. Mit dieser Version wird jetzt die die Versionsverlauf (Version Historie) ausgerollt, welche bereits vor einem Monat angekündigt wurde.
Damit wurde nicht nur der der Sync-Client intelligenter, nein auch der Windows File Explorer (Mac Finder) wird intelligenter. Man könnte nämlich auch von einer drittenEbene sprechen. Denn im Web Browser war es schon immer möglich, sich die Versionen anzeigen zu lassen. Aber dazu musste ich in den Web-Browser wechseln. Das ist nun nicht mehr erforderlich. Natürlich konnte ich die Datei mit der dazugehörenden App öffnen und dort mit Word, Excel oder PowerPoint die Datei öffnen und dort dann die Historie anzeigen zu lassen
Bisherige Möglichkeiten, die Versionsverlauf anzuzeigen:
1. im Web-Browser:
und danach…
2. in der native App von Word, Excel oder PowerPoint
und danach…
3. In der OneDrive App
 |
Mit einen Klick auf das OneDrive Symbol in der Benachrichtigungszeile öffnet sich der OneDrive Client und zeigt die letzten Synchronisationen an. Dies funktionietrt ab der OneDrive Version 20.052.0311.0006
Klicken Sie dann auf die 3 Punkte, so haben Sie 4 Möglichkeiten: 1. Öffnen der Datei mit dem dazugehörenden Programm. 2. Teilen der Datei mit anderen Benutzern. 3. Die Datei im Browser anzusehen und zu bearbeiten. 4. Die Versions-Historie starten |
 |
Version Historie
Diese wird angezeigt, egal welchen Zustand die Datei hat. Lokal verfügbar, immer verfügbar oder nur in der Cloud. Ich kann mir also die Historie einer Datei anzeigen lassen, auch wenn ich die Datei überhaupt nicht auf dem Rechner habe. Mit einem Klick auf die 3 Punkte kann ich neuste Version öffen… |
 |
für die älteren Version stehen ebenfalls mehrere Möglichkeitn zur Verfügung:
Wiederherstellen einer vorherigen Version Das Herunterladen der Datei aus der Versions-Historie. Das ist insoweit interesant, das mit wenigen Klicks eine ältere Version auf meinem Rechner gespeichert werden kann. Nein, sie brauchen keiner eigene Versionierung der Datei durchführen, wie Sie es vielleicht auf dem File-Server gewohnt waren. Und ohne in den Web-Browser zu wechseln, können Sie eine ältere Version aus der Historie löschen |
4. Im Windows File Explorer
Datei selektieren, rechter Mausklick und dann steht mir die Versions-Historie mit einem wieteren Klick zur Verfügung, Und es sei nochmals erwähnt: Die Versions Historie wird auch abgerufen, obwohl die Datei nur in der Cloud zur Verfügung steht.
Wo funktioniert die Windows Historie?
Sie funktioniet bei synchronisierte Dateien in
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal (Konsumer)
Ja, obwohl hinter OneDrive Personal kein SharePoint liegt, gibt es eine Versions-Historie in OneDrive Personal. Allerdings nur bis zu 25 Versionen!
Fehler:
 |
Es funktioniert noch nicht bei – alten synchronisierten SharePoint Dokumenten-Bbibliotheken. – bei synchronisierten mit mir geteilen Dateien Manchmal gehts, manchmal gehts nicht. Der Benutzer erhält dann die links abgebildete Fehlermeldung. |
The next step – my personal BOT
A few decades have passed. I’ve worked with IT for the past 25 years. In the different areas. Of course I got involved when the Internet came into being. Not at the forefront. But I can still remember the days when HTML was announced. Where every page was created manually. Where there were no templates yet. So I also had my own website. At some point I changed over. On a blog. And I’ve been blogging since October 2010. Now in two languages. More and more about one topic: About the technology of cooperation. Groove, SkyDrive and now OneDrive. So over 950 articles were created. Individual sections that are not able to describe the possibilities and scenarios that differ from many companies. Of course, my blog will find the people who can use a search engine. If you know what they’re looking for. Because searching needs to be learned. At some point Microsoft gave me the nickname Mr.OneDrive. And now everyone knows me under this name around the planet.
But with the many small and large events and conferences, I only ever reach a small number of people. Even less, but more intensive are, of course, all-day OneDrive workshops on site. Not only can I see the question mark in the eyes of the participants here, I can also respond intensively and quickly. Individually. And it doesn’t matter whether the company has 20 or 100,000 employees. Yes, I can be bought.
I don’t need a website (anymore). Because the content is static, it has to be renewed again and again. The maintenance is (very) complex. And actually, the manufacturer should have documentation. And at OneDrive, Microsoft has now published an impressive number of articles at docs.microsoft.com. But how many people do not know exactly what you are looking for when it comes to the interaction of the individual technical components in the collaboration in all its facets. And even a blog cannot help because it only shows individual sections.
Unfortunately, my daily workshops also have a disadvantage because there are too many companies and I unfortunately only speak two languages. But the technology is with the cloud and AI (artificial intelligence) makes it possible to clone myself. Or to take it to the next level. At least as far as my knowledge of working with OneDrive is concerned. And not just in the two languages, but in more than 50 languages. Around the clock. for 24 hours. Because Mr.OneDrive’s bot doesn’t need sleep.
Everyone will be able to install the bot within Microsoft Teams from the Microsoft Store. And then I am ready and willingly provide information. Anytime. In (almost) every language.
Before you start looking, slowly. I still cannot connect the PC to my brain and transfer the thoughts. This will also take a while with bot development. From the idea in July 2019 in a small feedback session with two MVP colleagues, it took a long time before Thomy Gölles and Stephan Bisser confronted me with the first bot prototype at SharePoint Saturday in Munich at the end of November 2019. And I’ve been collecting questions since mid-December. Questions about OneDrive and OneDrive for Business. And write down the answers. Of course with pictures. And links. To my blog. Or to the original documentation from Microsoft. There are still a few stumbling blocks to be cleared out of the way. I’ll write about that too.
There is still a little time left. Until the first version of the bot is ready for testing. Stay tuned and fill out the this form to be one of the first to get the BOT for Microsoft Teams (PreView).
CDC Germany 2020 – Cloud & Datacenter Conference Germany
Für mich ist es das dritte Mal. Das dritte Mal in Hanau. Dieses Jahr am 13.&14. Mai 2020. Ich freue mich, als Sprecher mit dabei zu sein. Natürlich zum Thema OneDrive. Der genaue Vortragstitel lautet:
Is OneDrive really Enterprise ready?
Keine Angst, ich Der Vortrag wird in deutscher Sprache gehalten. Also dann mal gleich registrieren.
OneDrive Issues with Windows 10 Insider 19564.1005
This is only for people, using Windows 10 in the Insider channel (19564.1005).OneDrive (Next generation Sync Client) does not work anymore. It starts, you find the app in Taskmanager, but then it consumes up to 35% CPU power, no Icon established in the notification area. You got no error message.
So for me it looks for an authentification error, and there is no workaround this time.
Microsoft has to be informed about this bug.
If You work (heavy) with OneDrive, you should not install this Isider Build of Windows 10 or go back to the old version of Windows 10.
[Update 02/16/20]
So I got some information from friends around the globe. The only way is hard, and you need a Office Insiders version of your Sync client with the version 20.033.0213.0001. But if you have this version of OneDriveSetup.exe, you got an error, which says, you cannot install it, bevore you have deinstalled the old version. Means Deinstall the old version AND the configuration. And then you have to configure your stuff manually.
[Update 02/20/20]
Microsoft has shown reaction. in two diffrent ways. First, the OneDrive Product Group has published a new Version of the Next Generation sync Client: 20.028.0206.0003 and Second, the supposed culprit, The Windows Insider Version with the number 19564.1005 will be replaced with 19569.1000. And here OneDrive is running again.
Comments:
Why Does Microsoft bring a new Windows Insider Version on a friday?
OneDrive Quiz | Answer #01
The first round is over. And on the various Socila Media channels I have received countless answers. Some wrote that the question had not been formulated exactly. That’s right. But like this or similar, I get questions via Twitter, Facebook, LinkedIn or email. Here again the question and the choice of answers
Question #01
A File, which is synchronizing with OneDrive for Business, will be selected by a User in Windows Explorer and deleted with SHIFT-DEL. Is this File lost forever?
Answer A
The file can be recovered from the recycle bin of the computer
Answer B
The file can only be restored from the server-based recycle bin.
Answer C
Since there is no local backup, the file is irretrievably lost
With the answer C you were wrong. The question mentioned that the file is synced to OneDrive for Business. And about the process, was / is, the file has already arrived in the cloud, one may argue.
Who typed A, was wrong. When a file is deleted using the shortcut SHIFT DEL, it will be deleted immediately. Without being moved to the "local" paper basket. This also applies to files that are displayed in Files OnDemand with "Only available in the Claud" and are deleted by the user. However, because the file was synced with OneDrive For Business, a command is sent to the SharePoint Site Collection, which moves the file to the Recycle Bin of the SharePoint Collection OneDrive for Business. This is also described in detail here. It is also interesting to note how long the data remains in the OneDrive recycle bin.
The answer B was correct. What’s also interesting is what happens if the file is deleted while the computer has no Internet or the Next Generation Sync Client (OneDrive.exe) is not started or paused. The file is deleted without being moved to the trash of the device. If the pause mode is canceled or the computer has Internet again, it is determined during the synchronization, the file was deleted and the file is then also moved to the recycle bin of OneDrive for Business.
The question is also what happens if I have several computers and the file was synchronized on several computers. Then, the following is done
- File is executed on the device on the SHIFT DEL we deleted immediately.
- File is moved to the folder in OneDrive for Business
- Next computer: File is deleted and moves to the local paper basket
- Next computer: …
This brings me to the note from your replies, "the file should always be restored from the server-based wastebasket of OneDrive for Business", and not from the local recycle bin?
If versioning is not switched off, a new version is written each time the file is edited. The Windows Explorer or the Apple variant of File Finder are the representation layer of SharePoint / OneDrive for Business. The files in Windows Explorer / File Finder are always the latest version. If a file is restored from the local recycle bin, only the "last" version will be restored. All older versions are lost. If we restore from the OneDrive for Business Recycle Bin, "all" versions will be restored.
Last but not least: file has been deleted. And let’s say it’s an Office file like Word, Excel or PowerPoint. If we launch the Office application and the file appears in the list, Office is so smart that the file is opened, but with the note that the file has been deleted, moved or renamed. Please save the file as a copy. But here too the previous versions are lost.
Thank you for the many feedbacks partly with explanations. You see deleting and deleting is a difference.
Soon next question 2 follows ….
OneDrive Quiz | Antwort #01
Die erste Runde ist vorbei. Und auf den verschiedenen Socila Media Kanälen habe ich unzählige Antworten erhalten. Einige habe geschrieben, die Frage sei nicht exakt fomuliert worden. Das ist richtig. Aber so oder ähnlich erhalte ich Fragen per Twitter, Facebook, LinkedIn oder per EMail. Hier nochmals die Frage und die Auswahl der Antworten
Frage #01
Eine Datei, welche in OneDrive for Business synchronisiert wird, wird von einem Benutzer im Windows Explorer selektiert und mit SHIFT-DEL gelöscht. Ist die Datei jetzt unwiderruflich verloren?
Antwort A
Die Datei kann aus dem Papierkorb des Rechners wiederhergestellt werden.
Antwort B
Die Datei kann nur noch aus dem serverbasierenden Papierkorb widerhergestellt werden.
Antwort C
Da keine lokale Datensicherung existiert, ist die Datei unwiderruflich verloren.
Mit der Antwort C lagen Sie falsch. In der Frage wurde ja erwähnt, dass die Datei zu OneDrive for Business synchronisiert wird. Und über den Prozess, wurde /wird, ist die Datei schon in der Cloud angekommen, mag man diskutieren.
Wer auf A getippt hat, lag falsch. Wenn eine Datei mit der Tastenkomination SHIFT DEL gelöscht wird, wird sie unmittelbar gelöscht. Ohne in den “lokalen” Paperkorb verschoben zu werden. Das gilt auch für Dateien, die bei Files OnDemand mit “Nur in der Claud verfügbar” angezeigt werden und vom Benutzer gelöscht werden. Da die Datei aber mit OneDrive For Business synchronisiert wurde, wird ein Befehl an die SharePoint Site Collection versendet, und damit wird die Date in den Papierkorb der SharePoint Collection OneDrive for Business verschoben. Das wird hier auch ausführlich beschrieben. Interessant sind auch die Hinweise, wie lange die Daten im Papierkorb von OneDrive verbleiben.
Die Antwort B war also richtig. Interssant ist aber auch, was passiert, wenn die Datei gelöscht wird, während der Rechner kein Internet hat, oder der Next Generation Sync Client (OneDrive.exe) nicht gestartet ist oder paussiert. Die Datei wird gelöscht, ohne in den Papierkorb des Gerätes verschoben wird. Wird der Pausen-Modus aufgehoben bzw. hat der Rechner wieder Internet, so wird beim Abgleich festgestellt, das die Datei gelöscht wurde und die Datei wird dann ebenfalls in den Papierkorb von OneDrive for Business verschoben.
Die Frage ist auch, was passiert, wenn ich mehrere Rechner habe und die Datei auf mehreren Rechnern synchronisrt wurde. Dann wird folgendes ausgeführt
- Datei wird auf dem Gerät auf dem SHIFT DEL ausgeführt wir unmittelbar gelöscht.
- Datei wird in OneDrive for Business in den Paperkorb verschoben
- Nächster Rechner: Datei wird gelöscht und wandert in den lokalen Paperkorb
- Nächster Rechner: …
Damit komme ich zum Hinweis aus Euren Antworten, “die Datei soll immer aus dem Server basierenden Papierkorb von OneDrive for Business wiederhergestellt werden”, und nicht aus dem lokalen Papierkorb?
Wenn die Versionierung nicht ausgeschaltet ist, wird bei jedem Bearbeiten eine neue Version geschrieben. Der Windows Explorer oder in der Apple-Variante der File Finder sind die Repräsentations-Schicht von SharePoint / OneDrive for Business. Die Dateien in Windows Explorer /File Finder sind immer die neuste Version. Wird jetzt eine Datei aus dem lokalen Papierkorb restauriert, wird nur die “letzte” Version restauriert. Alle Älteren Versionen gehen verloren. Restaurieren wir aus dem OneDrive for Business Papierkorb, werden “alle” Versionen widerhergestellt.
Zu guter Letzt: Datei wurde gelöscht. Und nehmen wir an, es handelt sich um eine Office Datei wie Word, Excel oder PowerPoint. Starten wir die Office Applikation und taucht die Datei noch in der Liste auf, dann ist Office so intelligent, dass die Datei geöffnet wird, allerdings mit dem Hinweis, dass die Datei gelöscht, verschoben oder umbenannt wurde. Man möge bitte die Datei als Kopie speichern. Aber auch hier gehen die vorherigen Versionen verloren.
Vielen Dank für die vielen Rückmeldungen zum Teil mit Erklärungen. Man sieht Löschen und Löschen ist ein Unterschied.
Demnächst folgt dann Frage 2….
OneDrive Quiz | Frage #01 – Question #1
Ich habe hier eine neue Reihe aufgelegt. Hier kann sich jeder selbst testen. Nach 2 Tagen werden hier auch die Antworten erläutert.
I have created a new series here. Everyone can test themselves here. After 2 days, the answers are explained here.
Frage #01 – Question #01
Eine Datei, welche in OneDrive for Business synchronisiert wird, wird von einem Benutzer im Windows Explorer selektiert und mit SHIFT-DEL gelöscht. Ist die Datei jetzt unwiderruflich verloren?
A File, which is synchronizing with OneDrive for Business, will be selected by a User in Windows Explorer and deleted with SHIFT-DEL. Is this File lost forever?
Antwort A – Answer A
Die Datei kann aus dem Papierkorb des Rechners wiederhergestellt werden.
The file can be recovered from the recycle bin of the computer
Antwort B – Answer B
Die Datei kann nur noch aus dem serverbasierenden Papierkorb widerhergestellt werden.
The file can only be restored from the server-based recycle bin.
Antwort C – Answer C
Da keine lokale Datensicherung existiert, ist die Datei unwiderruflich verloren.
Since there is no local backup, the file is irretrievably lost
MSIgnite 2019 – I speak at Orlando about OneDrive
Same location as last year: Orlando, Florida. A little bit later in the calendar, to avoid Hurricans. More then 25000 IT-People will attend The Microsoft Ignite 2019
I have two Sessions there and I’m proud to talk about
"More Value: B2B Sync with OneDrive"
. More and more companies are in the cloud or going into the cloud. With Office 365 and Collaboration B2B Sync (Business to Business Synchronization) Microsoft is going to enhance such capabilities. This session describes the core principles for syncing from OneDrive to B2B, explains the details for a B2B Synchronization, has a live demo with a complete setup and summarizes the add value of B2B for companies. Learn how easy the job is to implement external users, have full control, and speed up collaboration processes.
The Session codse is BRK3157
The second Session is a Theater Session
“OneDrive Group Policies – not only for the enterprise”
More and more Group Policies for OneDrive and for Windows 10 were established to give administrators control over devices, storage, and behavior. This session describes the user behavior to sync many files from different libraries for collaboration, not only from their own tenant, but also from other tenants through B2B sync, and give the administrators full control via Group Policies. These GPOs not only for OneDrive, but also for the different devices, control Windows 10 through OneDrive Files on Demand and Storage Sense, and also help user behavior of deleting files by mistake. It includes my Top 10 of Group Policies for OneDrive
The Session Code is THR2345
See you in one or both session?
OneDrive | Storage Sense (with group Policies)
I’m always asked what it’s like with the different OneDrive status symbols. Most of my OneDrive workshops I do not get any, or only wrong answers. This is the reason to write another blog post about it. Of course I have already described it several times:
- The Story about OneDrive Files on Demand
- Next Generation Sync Client | OneDrive Files On-Demand
- OneDrive Files On-Demand
- Next Generation Sync Client – Automatic free disk space (German Language only)
- OneDrive Files on Demand: Version 17.3.7073.1013
- Files on Demand | The handling of the three statuses (German Language only)
- Files on Demand | Dealing with the three statuses (Part 2) (German Language only)
- ECS 2019 – Community Talk with Mr.OneDrive (Video in German language)
So, if the gentle reader could follow this, then maybe a few additional explanations:
Today I can see and edit files if necessary, even I have a small hard disc. Microsoft has changed NTFS. With Files On Demand synchronization only rudimentary information from the cloud is synchronized to the device. The actual content is not. So I can therefore look at the file in Explorer, even mini-pictures stuck in the linked list of NTFS file system. And do not take a room on your hard disc.
Because the content will not be editable until the content has been synchronized from the cloud to the device, the attribute changes, the icon also and the file is now editable. Also costs space on the hard disk. In Explorer, I can also decide to throw away the local "content" of the file. Free up space. I’m talking about throwing away, not deleting. Deleting a file will move it to the local recycle bin. When it is emptied, the entry of the file in the NTFS is resolved. It is still present on the hard disk, but the operating system does not know it anymore. The place will eventually be overwritten. When freeing up memory, however, only the pointer showing the beginning of the content is eliminated. The entry in NTFS is retained, the attribute and thus the icon in the Windows File Explorer is changed. Nothing is synced to the cloud because the cloud is still full content.
In both Windows and Mac, we have 4 icons:
- Cloud Only
- Local available
- Always available
- Syncing
Many do not know, that’s why I explain here the difference between "Local available" and "always available”.
Files On Demand came with the Windows version 1709 and at this point there was no difference. Because the Windows programmers have spent a whole year to implement an algorithm in Windows to clean up. Meanwhile (half a year later) one speaks of intelligent tidying up. Here I do not agree with Microsoft, in the age of Artificial Intelligence could have solved the cleaner and more elegant. But with the Windows version 1903 at least the administrators have a tool (group guidelines) made available, which until then only the user had in his own hands. For each library, the user can choose when and how often to clean up. (System Preferences: System, Storage, Storage Sense, Local Available Cloud Content). I myself have 10 or more entries that I can influence individually, whether, and if so, how often you want to clean up.
Hello Microsoft, the user wants to work, and not maintain settings!
As written, as of Windows version 1903, administrators can now change this globally. But what happens there?
Every time a file that is only available in the cloud is clicked on, it is synchronized, ie downloaded. Only on this device. The icon changes, the file is now available on this device (even without Internet). If I edit this file and save the content, the file is synced back to the cloud. If I do not set up my files manually, I can leave that to the system too. According to the selected properties, the system will automatically do that now so that the space of my hard disk does not become too small. And convert these files to "Cloud Only". The content is then no longer available locally on this device. If you convert these files by clicking on "Available available", they will not be touched by any memory optimization and will always be available on this device, even without the Internet.
Many administrators do not know that. As of Windows version 1903, administrators have access to additional Windows Group Policies, where this cleanup is set uniformly for the entire company, but you should know anyway. If no setting is stored in the system settings, you should occasionally clean up manually.
Where can these group policies be found?
They have a name: memory guidelines. We find these under Computer Configuration, Administrative Templates, System, Storage Sense.
However, these can only be found as of Windows 10, Version 1903 and higher
- Storage/AllowStorageSenseGlobal
- Storage/AllowStorageSenseTemporaryFilesCleanup
- Storage/ConfigStorageSenseCloudContentDehydrationThreshold
- Storage/ConfigStorageSenseDownloadsCleanupThreshold
- Storage/ConfigStorageSenseGlobalCadence
- Storage/ConfigStorageSenseRecycleBinCleanupThreshold
-
- This is the alphabetical listing. First we have to turn on the process "global". Furthermore, depending on the group policy,
I advise users to be informed
- . Because depending on the setting, you ensure that, for example, the wastebasket is tidied up. In your office, it goes without saying that the cleaning crew empties the wastebasket, but not on your computer, right?
Allow Storage Storage Global
Storage Sense can automatically clean some of the user’s files to free up disk space. By default, Storage Sense is automatically turned on when the machine runs into low disk space and is set to run whenever the machine runs into storage pressure. This cadence can be changed in Storage settings or set with the "Configure Storage Sense cadence" group policy.
Enabled:
Storage Sense is turned on for the machine, with the default cadence as ‘during low free disk space’*). Users cannot disable Storage Sense, but they can adjust the cadence (unless you also configure the "Configure Storage Sense cadence" group policy).
Disabled:
Storage Sense is turned off the machine. Users cannot enable Storage Sense.
Not Configured:
By default, Storage Sense is turned off until the user runs into low disk space or the user enables it manually. Users can configure this setting in Storage settings.
Remarks:
*) My demand from Microsoft has shown that there is no fixed value that can be used for ‚during low free disk space‘. Of course, a calculation is deposited, but this will not be disclosed, and Microsoft will adjust this value in the newer versions of Windows.
So if "Global" was turned on, you should also configure the interval of memory optimization.
Configure Storage Sense cadence
Storage Sense can automatically clean some of the user’s files to free up disk space.
If the group policy "Allow Storage Sense" is disabled, then this policy does not have any effect.
Enabled:
You must provide the desired Storage Sense cadence. Supported options are: daily, weekly, monthly, and during low free disk space. The default is 0 (during low free disk space).
Disabled or Not Configured:
By default, the Storage Sense cadence is set to “during low free disk space”. Users can configure this setting in Storage settings.
And if these are configured, immediately follows the deletion of temporary files:
Allow Storage Sense Temporary Files Cleanup
When Storage Sense runs, it can delete the user’s temporary files that are not in use. If the group policy "Allow Storage Sense" is disabled, then this policy does not have any effect.
Enabled:
Storage Sense will delete the user’s temporary files that are not in use. Users cannot disable this setting in Storage settings.
Disabled:
Storage Sense will not delete the user’s temporary files. Users cannot enable this setting in Storage settings.
Not Configured:
By default, Storage Sense will delete the user’s temporary files. Users can configure this setting in Storage settings.
Remarks
The following Files will be deleted:
- Temporary setup files
- Old indexed content
- System cache files
- Internet cache files
- Device Driver packages
- System downloaded program files
- Dated system log files
- System error memory dump files
- System error minidump files
- Temporary system files
- Dated Windows update temporary files
Configure Storage Sense Recycle Bin cleanup threshold
When Storage Sense runs, it can delete files in the user’s Recycle Bin if they have been there for over a certain amount of days.
If the group policy "Allow Storage Sense" is disabled, then this policy does not have any effect.
Enabled:
You must provide the minimum age threshold (in days) of a file in the Recycle Bin before Storage Sense will delete it. Support values are: 0 – 365.
If you set this value to zero, Storage Sense will not delete files in the user’s Recycle Bin. The default is 30 days.
Disabled or Not Configured:
By default, Storage Sense will delete files in the user’s Recycle Bin that have been there for over 30 days. Users can configure this setting in Storage settings.
Remarks:
In Control Panel, the user can only set this value between Never, 1 Day, 30, Days, 60 Days. Group Policy allows values between 0 and 365
Configure Storage Sense Downloads cleanup threshold
When Storage Sense runs, it can delete files in the user’s Downloads folder if they have been there for over a certain amount of days.
If the group policy "Allow Storage Sense" is disabled, then this policy does not have any effect.
Enabled:
You must provide the minimum age threshold (in days) of a file in the Downloads folder before Storage Sense will delete it. Support values are: 0 – 365.
If you set this value to zero, Storage Sense will not delete files in the user’s Downloads folder. The default is 0, or never deleting files in the Downloads folder.
Disabled or Not Configured:
By default, Storage Sense will not delete files in the user’s Downloads folder. Users can configure this setting in Storage settings.
Remarks:
In Control Panel, the user can only set this value between Never, 1 Day, 30, Days, 60 Days. Group Policy allows values between 0 and 365
But that’s not all. Space is also freed up with the next group policy
Configure Storage Sense Cloud Content dehydration threshold
When Storage Sense runs, it can dehydrate cloud-backed content that hasn’t been opened in a certain amount of days.
If the group policy "Allow Storage Sense" is disabled, then this policy does not have any effect.
Enabled:
You must provide the number of days since a cloud-backed file has been opened before Storage Sense will dehydrate it. Support values are: 0 – 365.
If you set this value to zero, Storage Sense will not dehydrate any cloud-backed content. The default value is 0, or never dehydrating cloud-backed content.
Disabled or Not Configured:
By default, Storage Sense will not dehydrate any cloud-backed content. Users can configure this setting in Storage settings.
Remarks:
NTFS is not just the date when the file was created. But also a date when it was last opened. And exactly this date is used for the calculation and the optimization. If the current date is greater than the date of the last access added to the value of this group policy, the file is automatically "dehydrated" into "available only in the cloud", so the content is discarded. The cloud still contains the original file
Comment:
Although storage sense is part of Windows 10 version 1903, while the system settings can be used to configure individual and different document libraries differently in terms of time, Group Policy is missing. Not surprisingly, most users will not get lost in memory optimization pages. Second, each user has access to different document libraries in different areas. Document Libraries that have been synchronized must therefore be considered "global" in Group Policy. And according to Microsoft, they will too. This means that administrators must also provide information to the users here.
