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OneDrive | Storage Sense (with group Policies)
I’m always asked what it’s like with the different OneDrive status symbols. Most of my OneDrive workshops I do not get any, or only wrong answers. This is the reason to write another blog post about it. Of course I have already described it several times:
- The Story about OneDrive Files on Demand
- Next Generation Sync Client | OneDrive Files On-Demand
- OneDrive Files On-Demand
- Next Generation Sync Client – Automatic free disk space (German Language only)
- OneDrive Files on Demand: Version 17.3.7073.1013
- Files on Demand | The handling of the three statuses (German Language only)
- Files on Demand | Dealing with the three statuses (Part 2) (German Language only)
- ECS 2019 – Community Talk with Mr.OneDrive (Video in German language)
So, if the gentle reader could follow this, then maybe a few additional explanations:
Today I can see and edit files if necessary, even I have a small hard disc. Microsoft has changed NTFS. With Files On Demand synchronization only rudimentary information from the cloud is synchronized to the device. The actual content is not. So I can therefore look at the file in Explorer, even mini-pictures stuck in the linked list of NTFS file system. And do not take a room on your hard disc.
Because the content will not be editable until the content has been synchronized from the cloud to the device, the attribute changes, the icon also and the file is now editable. Also costs space on the hard disk. In Explorer, I can also decide to throw away the local „content“ of the file. Free up space. I’m talking about throwing away, not deleting. Deleting a file will move it to the local recycle bin. When it is emptied, the entry of the file in the NTFS is resolved. It is still present on the hard disk, but the operating system does not know it anymore. The place will eventually be overwritten. When freeing up memory, however, only the pointer showing the beginning of the content is eliminated. The entry in NTFS is retained, the attribute and thus the icon in the Windows File Explorer is changed. Nothing is synced to the cloud because the cloud is still full content.
In both Windows and Mac, we have 4 icons:
- Cloud Only
- Local available
- Always available
- Syncing
Many do not know, that’s why I explain here the difference between „Local available“ and „always available”.
Files On Demand came with the Windows version 1709 and at this point there was no difference. Because the Windows programmers have spent a whole year to implement an algorithm in Windows to clean up. Meanwhile (half a year later) one speaks of intelligent tidying up. Here I do not agree with Microsoft, in the age of Artificial Intelligence could have solved the cleaner and more elegant. But with the Windows version 1903 at least the administrators have a tool (group guidelines) made available, which until then only the user had in his own hands. For each library, the user can choose when and how often to clean up. (System Preferences: System, Storage, Storage Sense, Local Available Cloud Content). I myself have 10 or more entries that I can influence individually, whether, and if so, how often you want to clean up.
Hello Microsoft, the user wants to work, and not maintain settings!
As written, as of Windows version 1903, administrators can now change this globally. But what happens there?
Every time a file that is only available in the cloud is clicked on, it is synchronized, ie downloaded. Only on this device. The icon changes, the file is now available on this device (even without Internet). If I edit this file and save the content, the file is synced back to the cloud. If I do not set up my files manually, I can leave that to the system too. According to the selected properties, the system will automatically do that now so that the space of my hard disk does not become too small. And convert these files to „Cloud Only“. The content is then no longer available locally on this device. If you convert these files by clicking on „Available available„, they will not be touched by any memory optimization and will always be available on this device, even without the Internet.
Many administrators do not know that. As of Windows version 1903, administrators have access to additional Windows Group Policies, where this cleanup is set uniformly for the entire company, but you should know anyway. If no setting is stored in the system settings, you should occasionally clean up manually.
Where can these group policies be found?
They have a name: memory guidelines. We find these under Computer Configuration, Administrative Templates, System, Storage Sense.
However, these can only be found as of Windows 10, Version 1903 and higher
- Storage/AllowStorageSenseGlobal
- Storage/AllowStorageSenseTemporaryFilesCleanup
- Storage/ConfigStorageSenseCloudContentDehydrationThreshold
- Storage/ConfigStorageSenseDownloadsCleanupThreshold
- Storage/ConfigStorageSenseGlobalCadence
- Storage/ConfigStorageSenseRecycleBinCleanupThreshold
-
- This is the alphabetical listing. First we have to turn on the process „global“. Furthermore, depending on the group policy,
I advise users to be informed
- . Because depending on the setting, you ensure that, for example, the wastebasket is tidied up. In your office, it goes without saying that the cleaning crew empties the wastebasket, but not on your computer, right?
Allow Storage Storage Global
Storage Sense can automatically clean some of the user’s files to free up disk space. By default, Storage Sense is automatically turned on when the machine runs into low disk space and is set to run whenever the machine runs into storage pressure. This cadence can be changed in Storage settings or set with the „Configure Storage Sense cadence“ group policy.
Enabled:
Storage Sense is turned on for the machine, with the default cadence as ‘during low free disk space’*). Users cannot disable Storage Sense, but they can adjust the cadence (unless you also configure the „Configure Storage Sense cadence“ group policy).
Disabled:
Storage Sense is turned off the machine. Users cannot enable Storage Sense.
Not Configured:
By default, Storage Sense is turned off until the user runs into low disk space or the user enables it manually. Users can configure this setting in Storage settings.
Remarks:
*) My demand from Microsoft has shown that there is no fixed value that can be used for ‚during low free disk space‘. Of course, a calculation is deposited, but this will not be disclosed, and Microsoft will adjust this value in the newer versions of Windows.
So if „Global“ was turned on, you should also configure the interval of memory optimization.
Configure Storage Sense cadence
Storage Sense can automatically clean some of the user’s files to free up disk space.
If the group policy „Allow Storage Sense“ is disabled, then this policy does not have any effect.
Enabled:
You must provide the desired Storage Sense cadence. Supported options are: daily, weekly, monthly, and during low free disk space. The default is 0 (during low free disk space).
Disabled or Not Configured:
By default, the Storage Sense cadence is set to “during low free disk space”. Users can configure this setting in Storage settings.
And if these are configured, immediately follows the deletion of temporary files:
Allow Storage Sense Temporary Files Cleanup
When Storage Sense runs, it can delete the user’s temporary files that are not in use. If the group policy „Allow Storage Sense“ is disabled, then this policy does not have any effect.
Enabled:
Storage Sense will delete the user’s temporary files that are not in use. Users cannot disable this setting in Storage settings.
Disabled:
Storage Sense will not delete the user’s temporary files. Users cannot enable this setting in Storage settings.
Not Configured:
By default, Storage Sense will delete the user’s temporary files. Users can configure this setting in Storage settings.
Remarks
The following Files will be deleted:
- Temporary setup files
- Old indexed content
- System cache files
- Internet cache files
- Device Driver packages
- System downloaded program files
- Dated system log files
- System error memory dump files
- System error minidump files
- Temporary system files
- Dated Windows update temporary files
Configure Storage Sense Recycle Bin cleanup threshold
When Storage Sense runs, it can delete files in the user’s Recycle Bin if they have been there for over a certain amount of days.
If the group policy „Allow Storage Sense“ is disabled, then this policy does not have any effect.
Enabled:
You must provide the minimum age threshold (in days) of a file in the Recycle Bin before Storage Sense will delete it. Support values are: 0 – 365.
If you set this value to zero, Storage Sense will not delete files in the user’s Recycle Bin. The default is 30 days.
Disabled or Not Configured:
By default, Storage Sense will delete files in the user’s Recycle Bin that have been there for over 30 days. Users can configure this setting in Storage settings.
Remarks:
In Control Panel, the user can only set this value between Never, 1 Day, 30, Days, 60 Days. Group Policy allows values between 0 and 365
Configure Storage Sense Downloads cleanup threshold
When Storage Sense runs, it can delete files in the user’s Downloads folder if they have been there for over a certain amount of days.
If the group policy „Allow Storage Sense“ is disabled, then this policy does not have any effect.
Enabled:
You must provide the minimum age threshold (in days) of a file in the Downloads folder before Storage Sense will delete it. Support values are: 0 – 365.
If you set this value to zero, Storage Sense will not delete files in the user’s Downloads folder. The default is 0, or never deleting files in the Downloads folder.
Disabled or Not Configured:
By default, Storage Sense will not delete files in the user’s Downloads folder. Users can configure this setting in Storage settings.
Remarks:
In Control Panel, the user can only set this value between Never, 1 Day, 30, Days, 60 Days. Group Policy allows values between 0 and 365
But that’s not all. Space is also freed up with the next group policy
Configure Storage Sense Cloud Content dehydration threshold
When Storage Sense runs, it can dehydrate cloud-backed content that hasn’t been opened in a certain amount of days.
If the group policy „Allow Storage Sense“ is disabled, then this policy does not have any effect.
Enabled:
You must provide the number of days since a cloud-backed file has been opened before Storage Sense will dehydrate it. Support values are: 0 – 365.
If you set this value to zero, Storage Sense will not dehydrate any cloud-backed content. The default value is 0, or never dehydrating cloud-backed content.
Disabled or Not Configured:
By default, Storage Sense will not dehydrate any cloud-backed content. Users can configure this setting in Storage settings.
Remarks:
NTFS is not just the date when the file was created. But also a date when it was last opened. And exactly this date is used for the calculation and the optimization. If the current date is greater than the date of the last access added to the value of this group policy, the file is automatically „dehydrated“ into „available only in the cloud“, so the content is discarded. The cloud still contains the original file
Comment:
Although storage sense is part of Windows 10 version 1903, while the system settings can be used to configure individual and different document libraries differently in terms of time, Group Policy is missing. Not surprisingly, most users will not get lost in memory optimization pages. Second, each user has access to different document libraries in different areas. Document Libraries that have been synchronized must therefore be considered „global“ in Group Policy. And according to Microsoft, they will too. This means that administrators must also provide information to the users here.
OneDrive | Speicheroptimierung
Ich werde immer wieder gefragt, was es denn mit den unterschiedlichen OneDrive Status Symbolen verhält. Auch bei meinen OneDrive Workshops bekomme ich meistens keine, oder nur falsche Antworten. Dies ist der Grund, darüber einen weiteren Blogbeitrag zu schreiben.
Natürlich habe ich es schon mehrfach beschrieben
- The Story about OneDrive Files on Demand
- Next Generation Sync Client | OneDrive Files On-Demand
- OneDrive Files On-Demand
- Next Generation Sync Client – Automatische Freigabe von Speicherplatz
- OneDrive Files on Demand: Version 17.3.7073.1013
- Files on Demand | Der umgang mit den drei Status
- Files on Demand | Der umgang mit den drei Status (Teil 2)
- ECS 2019 – Community Talk mit Mr.OneDrive
So, wenn der geneigte Leser bis hierhin folgen konnte, dann vielleicht noch ein paar zusätzliche Erläuterungen:
Heute kann ich mit dem kleinsten Gerät, also mit kleiner Festplatte, ein mehrfaches an Dateien sehen und bei Bedarf bearbeiten. Dazu hat Microsoft NTFS geändert. Mit Files OnDemand wird bei einer Synchronisation nur rudimentäre Informationen aus der Cloud auf das Gerät synchronisiert. Der tatsächliche Inhalt jedoch nicht. Damit kann ich mir also die Datei im Explorer anschauen, Selbst Mini-Bildchen stecken in der verketteten Liste des NTFS-Dateisystems. Und nehmen keinen Platz weg.
Denn der Inhalt wird aber erst bearbeitbar sein, wenn der Inhalt aus der Cloud auf das Gerät synchronisiert wurde, das Attribut ändert sich, das Symbol ebenfalls und die Datei ist jetzt editierbar. Kostet auch Platz auf der Festplatte. Im Explorer kann ich aber auch entscheiden, den lokalen „Inhalt“ der Datei wegzuwerfen. Speicherplatz freigeben. Ich spreche hier von Wegwerfen, nicht von Löschen. Beim Löschen einer Datei wird diese in den lokalen Papierkorb verschoben. Wenn dieser geleert wird, wird Der Eintrag der Datei in der NTFS aufgelöst. Er ist immer noch auf der Festplatte vorhanden, das Betriebssystem kennt ihn jedoch nicht mehr. Der Platz wird irgendwann dann überschrieben. Beim Speicherplatz freigeben wird jedoch nur der Zeiger, der den Beginn des Contents zeigt, eliminiert. Der Eintrag in NTFS bleibt erhalten, das Attribut und damit auch das Symbol im Windows Datei-Explorer wird geändert. Es wird nichts mit der Cloud synchronisiert, denn in der Cloud steht immer noch der komplette Inhalt.
Sowohl in Windows als auch unter dem Mac haben wir also 4 Symbole:
- Verfügbar wenn Online (Cloud Only)
- auf diesem Gerät verfügbar (Local available)
- immer auf diesem Gerät verfügbar (Always available)
- in Synchronisation (Syncing)
Viele wissen es nicht, deshalb erkläre ich hier den Unterschied von „auf diesem Gerät verfügbar“ und „immer auf diesem Gerät verfügbar“.
Files OnDemand kam mit der Windows Version 1709 und zu diesem Zeitpunkt gab es eigentlich keinen Unterschied. Weil die Windows-Programmierer sich ein ganzes Jahr lang Zeit gelassen haben, einen Algorithmus in Windows zu implementieren, um aufzuräumen. Mittlerweile (ein halbes Jahr später) spricht man von intelligentem Aufräumen. Hier bin ich nicht einer Meinung mit Microsoft, im Zeitalter von Künstliche Intelligenz hätte man das sauberer und eleganter lösen können. Aber mit der Windows Version 1903 hat man zumindest den Administratoren ein Werkzeug (Gruppenrichtlinien) zur Verfügung gestellt, das bis dahin nur der Benutzer selbst in der Hand hatte. Für jede Bibliothek kann der Benutzer nämlich selbst bestimmen, wann und wie oft aufgeräumt wird. (Systemeinstellungen: System, Speicher, Speicheroptimierung, lokal verfügbare Cloud-Inhalte). Ich selbst habe da 10 und mehr Einträge, die ich einzeln beeinflussen kann, ob, und wenn ja, wie oft aufgeräumt werden soll.
Hallo Microsoft, der Anwender möchte arbeiten, und nicht Einstellungen pflegen!
Wie geschrieben, ab der Windows Version 1903 können Administratoren das jetzt global ändern. Was aber passiert denn da?
Jedes mal, wenn eine Datei, die nur in der Cloud verfügbar ist, angeklickt wird, wird diese synchronisiert, also heruntergeladen. Auf und nur auf diesem Gerät. Das Symbol wechselt, die Datei ist jetzt auf diesem Gerät verfügbar (auch ohne Internet). Bearbeite ich diese Datei und speichere den Inhalt, dann wird die Datei wieder mit der Cloud synchronisiert. Räume ich als meine Dateien nicht manuell auf, kann ich das auch dem System überlassen. Nach den gewählten Eigenschaften wird das System das jetzt automatisch tun, um den Platz meiner Festplatte nicht zu klein werden zu lassen. Und diese Dateien in “nur in der Datei verfügbar” umwandeln. Der Inhalt ist dann auf diesem gerät nicht mehr lokal verfügbar. Wandelt man diese Dateien per Mausklick in “Immer auf diesem Gerät verfügbar” um, werden diese von keiner Speicheroptimierung angetastet und stehen auf diesem Gerät immer, auch ohne Internet, zur Verfügung.
Viele Administratoren wissen das jedoch nicht. Da ab der Windows Version 1903 den Administratoren weitere Windows Gruppenrichtlinien zur Verfügung stehen, wo dieses Aufräumen einheitlich für die gesamte Firma eingestellt wird, sollten Sie trotzdem wissen. Sind keine Einstellung in den Systemeinstellungen hinterlegt, sollten Sie selbst dann ab und an manuell aufräumen.
Wo finden sich diese Gruppenrichtlinien?
Sie haben einen Namen: Speicher Richtlinien. Im deutschen finden wir diese unter unter der Computer-Konfiguration, Administrative Templates, System, Speicheroptimierung
Diese finden Sie jedoch erst ab Windows 10, Version 1903 und höher
- Speicher-AllowStorageSenseGlobal
- Speicher-AllowStorageSenseTemporaryFilesCleanup
- Speicher-ConfigStorageSenseCloudContentDehydrationThreshold
- Speicher-ConfigStorageSenseDownloadsCleanupThreshold
- Speicher-ConfigStorageSenseGlobalCadence
- Speicher-ConfigStorageSenseRecycleBinCleanupThreshold
Dies ist die alphabetische Auflistung. Es wichtigste zuerst. Zuerst müssen wir den Vorgang “global” einschalten. Des weiteren rate ich je nach Gruppenrichtlinie dazu, die Benutzer darüber zu informieren. Denn je nach Einstellung sorgen Sie dafür, dass zum Beispiel der Papierkorb aufgeräumt wird. In Ihrem Büro ist es selbstverständlich, dass die Putzkolonne die Papierkörbe leert, auf Ihrem Rechner jedoch nicht, oder ?
Speicheroptimierung zulassen
(Allow Storage Sense Global)
Damit alle anderen nachfolgenden Gruppenrichtlinien überhaupt funktionieren muss diese Gruppenrichtlinie aktiviert werden. Die Speicheroptimierung kann automatisch Dateien des Benutzers löschen, um Speicherplatz freizugeben. Standardmäßig wird die Speicheroptimierung automatisch aktiviert, wenn der Speicherplatz auf dem Computer zur Neige geht *). Sie ist standardmäßig so eingestellt, dass sie immer dann ausgeführt wird, wenn der Speicherplatz knapp wird. Sie können das Intervall in den Speichereinstellungen ändern oder in der Gruppenrichtlinie „Intervall der Speicheroptimierung konfigurieren“ festlegen.
Aktiviert:
Die Speicheroptimierung ist für den Computer aktiviert, das Standardintervall lautet „bei wenig freiem Speicherplatz“. Benutzer können die Speicheroptimierung nicht deaktivieren, aber das Intervall anpassen (außer wenn zudem die Gruppenrichtlinie „Intervall der Speicheroptimierung konfigurieren“ konfiguriert wird).
Deaktiviert:
Die Speicheroptimierung ist für den Computer deaktiviert. Sie kann von Benutzern nicht aktiviert werden.
Nicht konfiguriert:
Standardmäßig ist die Speicheroptimierung deaktiviert, bis der Speicherplatz des Benutzers zur Neige geht oder er sie manuell aktiviert. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen konfigurieren.
Anmerkung:
*)
Meine Nachfrage bei Microsoft hat ergeben, dass es keinen festen Wert gibt, der für „der Speicherplatz auf dem Computer zur Neige geht“ heran gezogen werden kann. Natürlich ist eine Berechnung hinterlegt, diese wird aber nicht offen gelegt und Microsoft wird diesen Wert in den neueren Windows Versionen anpassen.
Wenn also “Global” eingeschaltet wurde, sollte man als weiteres gleich den Intervall der Speicheroptimierung konfigurieren.
Intervall der Speicheroptimierung konfigurieren
(Config Storage Sense Global Cadence)
Die Speicheroptimierung kann automatisch Dateien des Benutzers löschen, um Speicherplatz freizugeben. Wenn die Gruppenrichtlinie „Speicheroptimierung zulassen“ deaktiviert ist, hat diese Richtlinie keine Wirkung.
Aktiviert:
Sie müssen das gewünschte Intervall für die Speicheroptimierung angeben. Folgende Optionen werden unterstützt: täglich, wöchentlich, monatlich und bei wenig freiem Speicherplatz. Der Standardwert lautet „0“ (bei wenig freiem Speicherplatz).
Deaktiviert oder Nicht konfiguriert:
Standardmäßig ist das Intervall der Speicheroptimierung auf „bei wenig freiem Speicherplatz“ festgelegt. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen konfigurieren.
Bemerkung
Mögliche Werte: Bei wenig freiem Speicherplatz, täglich, jede Woche, jeden Monat
Und wenn diese konfiguriert sind, folgt sogleich die Löschung von temporären Dateien:
Löschen temporärer Dateien durch Speicheroptimierung zulassen(Allow Storage Sense Temporary Files Cleanup)
Wenn die Gruppenrichtlinie „Speicheroptimierung zulassen“ deaktiviert ist, hat diese Richtlinie keine Wirkung.
Aktiviert:
Die Speicheroptimierung löscht die temporären Dateien des Benutzers, die nicht verwendet werden. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen nicht deaktivieren.
Deaktiviert:
Die Speicheroptimierung löscht keine temporären Dateien des Benutzers. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen nicht aktivieren.
Nicht konfiguriert:
Standardmäßig werden temporäre Dateien des Benutzers durch die Speicheroptimierung gelöscht. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen konfigurieren.
Bemerkung:
es werden folgende Dateien gelöscht
- Temporary setup files
- Old indexed content
- System cache files
- Internet cache files
- Device Driver packages
- System downloaded program files
- Dated system log files
- System error memory dump files
- System error minidump files
- Temporary system files
- Dated Windows update temporary files
Schwellenwert für Papierkorb-Bereinigung durch Speicheroptimierung konfigurieren
(Configure Storage Sense Recycle Bin cleanup threshold)
Wenn die Speicheroptimierung ausgeführt wird, kann sie Dateien im Papierkorb des Benutzers löschen, die bereits seit einer bestimmten Anzahl von Tagen dort abgelegt sind.
Wenn die Gruppenrichtlinie „Speicheroptimierung zulassen“ deaktiviert ist, hat diese Richtlinie keine Wirkung.
Aktiviert:
Sie müssen den Mindestschwellenwert in Tagen angeben, die eine Datei im Papierkorb verbleibt, bis sie durch die Speicheroptimierung gelöscht wird. Folgende Werte werden unterstützt: 0 bis 365.
Wenn Sie „0“ angeben, werden im Papierkorb des Benutzers keine Dateien durch die Speicheroptimierung gelöscht. Der Standardwert lautet 30 Tage.
Deaktiviert oder Nicht konfiguriert:
Standardmäßig löscht die Speicheroptimierung Dateien im Papierkorb des Benutzers, die bereits seit mehr als 30 Tagen dort abgelegt sind. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen konfigurieren.
Bemerkung:
In der Systemsteuerung kann der Benutzer diesen Wert nur zwischen Nie, 1 Tag, 30, Tage, 60 Tage setzen. Die Gruppenrichtlinie lässt Werte zwischen 0 und 365 zu
Schwellenwert für Bereinigung des Download-Ordners durch
Speicheroptimierung konfigurieren.
(Config Storage Sense Downloads Cleanup Threshold)
Wenn die Speicheroptimierung ausgeführt wird, kann sie Dateien im Downloads-Ordner des Benutzers löschen, die bereits seit einer bestimmten Anzahl von Tagen dort abgelegt sind. Wenn die Gruppenrichtlinie „Speicheroptimierung zulassen“ deaktiviert ist, hat diese Richtlinie keine Wirkung.
Aktiviert:
Sie müssen den Mindestschwellenwert in Tagen angeben, die eine Datei im Downloads-Ordner verbleibt, bis sie durch die Speicheroptimierung gelöscht wird. Folgende Werte werden unterstützt: 0 bis 365.
Wenn Sie „0“ angeben, werden im Downloads-Ordner des Benutzers keine Dateien durch die Speicheroptimierung gelöscht. Der Standardwert lautet „0“ (Dateien im Downloads-Ordner werden nie gelöscht).
Deaktiviert oder Nicht konfiguriert:
Standardmäßig löscht die Speicheroptimierung keine Dateien im Downloads-Ordner des Benutzers. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen konfigurieren.
Bemerkung:
In der Systemsteuerung kann der Benutzer diesen Wert nur zwischen Nie, 1 Tag, 30, Tage, 60 Tage setzen. Die Gruppenrichtlinie lässt Werte zwischen 0 und 365 zu
das ist aber noch nicht alles. Mit der nächsten Gruppenrichtlinie wird ebenfalls Speicherplatz freigegeben:
Schwellenwert für Pausieren von Cloud-Inhalten durch
Speicheroptimierung konfigurieren
(Configure Storage Sense Cloud Content dehydration threshold)
Wenn die Speicheroptimierung ausgeführt wird, kann sie in der Cloud gesicherte Inhalte pausieren, die während einer bestimmten Anzahl von Tagen nicht geöffnet wurden.
Wenn die Gruppenrichtlinie „Speicheroptimierung zulassen“ deaktiviert ist, hat diese Richtlinie keine Wirkung.
Aktiviert:
Sie müssen die Anzahl der Tage angeben, seitdem eine in der Cloud gesicherte Datei geöffnet wurde, bevor sie durch die Speicheroptimierung pausiert wird. Folgende Werte werden unterstützt: 0 bis 365.
Wenn Sie „0“ angeben, werden keine in der Cloud gesicherten Inhalte durch die Speicheroptimierung pausiert. Der Standardwert lautet „0“ (in der Cloud gesicherte Inhalt werden nie pausiert).
Deaktiviert oder Nicht konfiguriert:
Standardmäßig werden von der Speicheroptimierung keine in der Cloud gesicherten Inhalte pausiert. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen konfigurieren.
Anmerkung:
“Wenn die Speicheroptimierung ausgeführt wird, kann sie in der Cloud gesicherte Inhalte pausieren, die während einer bestimmten Anzahl von Tagen nicht geöffnet wurden.”
Das ist der Original-Text aus der Gruppenrichtlinien in der deutschen Sprache. Bei docs.microsoft.com lautet die Beschreibung:
“Wenn der Speicher Sinn ausgeführt wird, kann er Cloud-gesicherte Inhalte dehydratisieren, die in einer bestimmten Anzahl von Tagen nicht geöffnet wurden.”
In NTFS steht nicht nur das Datum, wann die Datei erzeugt wurde. Sondern auch ein Datum, wann Sie das letzte Mal geöffnet wurde. Und genau dieses Datum wird für die Berechnung und die Optimierung herangezogen. Ist das aktuelle Datum größer als das Datum des letzten Zugriffs addiert mit dem Wert dieser Gruppenrichtlinie wird die Datei “automatisch” in “Nur in der Cloud verfügbar” umgewandelt (dehydratisiert), der Inhalt also verworfen. Die Cloud enthält noch immer die Original-Datei.
Bemerkung:
Speicheroptimierung ist zwar Bestandteil von Windows10 Version 1903. Während man aber über die Systemeinstellungen einzelne und unterschiedliche Dokument-Bibliotheken auch zeitlich unterschiedlich konfigurieren kann, fehlt das bei den Gruppenrichtlinien. Zum einen ist das nicht verwunderlich, den die meisten Benutzer werden sich nicht auf die Seiten für Speicheroptimierung verirren. Zum Zweiten hat jeder Benutzer auf unterschiedlichen Bereichen unterschiedliche Dokument-Bibliotheken im Zugriff. Dokument Bibliotheken , die synchronisiert wurden, müssen bei Gruppenrichtlinien also “global” betrachtet werden. Und nach Aussagen von Microsoft, werden sie das auch. Das bedeutet, dass Administratoren den Anwendern auch hier mit Informationen zur Seite stehen müssen.
OneDrive | “Status-Bug”
Fehlerbeschreibung
Datei öffnen und innerhalb des Dialoges einen andere Ordner wählen. Oder eine Datei speichern und einen anderen Ordner wählen. Wenn es sich um einen mit der Cloud synchronisierten Bereich (OneDrive) handelt, werden die Status-Symbole nicht korrekt angezeigt.
Fehler tritt unter Windows 10 auf. Fehler tritt in OneDrive for Business und OneDrive Personal (Consumer) auf
Wenn ich eine neu erstellt Datei speichern und den Ort dabei ändern möchte, wird eine DLL Datei benutzt, welche auch von anderen Programm-Herstellern benutzt wird. Das habe ich ausprobiert, um Office als Übeltäter auszuschließen. Und währen der Auswahl sind alle angezeigten Verzeichnisse und /oder Dateien immer im Synchronisationsstatus. Egal, welche Version von Windows ich ausprobiere. Alle haben das gleiche Ergebnis. Mit einer Ausnahme: Windows 10 Insider mit der Build-Nummer 18945.
| Bild | Beschreibung |
 |
So sollte es aussehen (Und so sieht es auch in der Windows Insider Version aus.)
Bild wurde mit der Windows Insider Version 18945 erstellt. |
 |
Und das ist die Darstellung mit allen anderen Windows 10 Versionen, wenn der Dialog mit “Speichern als” angezeigt wird.
Alle Ordner und Dateien werden mit dem Sync-Status “angezeigt, was definitiv falsch ist. |
Microsoft wurde über den Bug informiert. Der Fehler wurde in der Windows 10 Version 18876 gefixt. (die die meisten aber nicht erhalten werden)
Hier muss nochmals erläutert werden, warum Benutzer die keine Insider Version laufen haben, noch bis zum nächsten Halbjahreszyklus (Windows 10 Version 1909) warten müssen. Wenn Microsoft seine kumulativen Updates für die laufenden Produktion- und Enterprise-Ringe herausbringt, müssen diese auch geprüft werden. Auf Abhängigkeiten mit vielen anderen Programmen. Einige der Fixes schaffen es in ein Update, andere nicht. Dieser ist ja nicht so wichtig, und tritt nur beim Öffnen und Speichern auf, wenn wir über die Festplatte nach einer Datei suchen oder Speichern wollen.
OneDrive | new version available 19.126.0627.0002
Nothing spectacular. Each 14 days Microsoft published a new version of the Next Generation Sync Client (OneDrive.exe). But if you read the OneDrive Blog, you will see, several new things with mobile:
Designing a Fluent Microsoft OneDrive Mobile Experience
- Refreshed design for OneDrive app on iOS
- Recent View now includes PDFs and scans
- New file picking experience in Outlook for iOS
- Updated experience for PDF annotation
- Revamped settings experience
OneDrive Roadmap Roundup – July 2019
- 360° image viewer capability for OneDrive
- Updates to File card in OneDrive and SharePoint
- Per-Site Anyone Link Expiration Policy *)
- Full Microsoft Intune support for OneDrive
- OneDrive mobile updates
and therefore you will find also new Versions in iOS, Android and Mac
| Operating System | Version |
| iOS | 10.77 |
| Android | 5.35.2 |
| Mac Production Ring | 19.123.0624.0005 |
| Mac Enterprise Ring | 19.086.0502.0009 |
| Mac Insider Ring | 19.126.0627.0002 |
| Windows Insider Ring | 19.126.0627.0002 |
| Windows Production | 19.123.0624.0005 |
| Windows Enterprise | 19.086.0502.0008 |
All version with comments you will find here.
Remarks
*) Anyone Link Expiration Policy
Microsoft has changed the maximum date from 90 days to 730 (2 years). This makes not really sense for me. Enterprise companies want to reduce, not expand the anonym Links to external. But there may be reasons, why there expand this. If you read the blog post, you will find the number 720. And this is wrong. it must be 730.
I have informed about the little thing. In the past they have enhanced it also to 730 days. but inside the Sharing PopUp you could only establish one year and not 2 years. This bug is now fixed.
OneDrive GPO: Require users to confirm large delete operations
In mid-June 2018, I wrote about the new Group Policy and Definitions for OneDrive. I also reported on the missing documentation at Microsoft. This is especially about the group policy
Require users to confirm large delete operations
This group policy prevents users from "accidentally" deleting too many files, too many files are set in number, but Microsoft will make a correction on the web page, default is 200 files.
If Group Policy is enabled and the user accidentally deletes a folder with more than 200 files, he will be asked to confirm. Or he can make a restore with one click.
However, the fixed allocation of 200 files may not suit everyone. This is too little for one organization and too much for the other. And there is also a remedy here. (Currently you have to make a registry entry, I think that with a further update of the admx files the maximum number will be adjustable directly in the group policy.
So here is the registry hack:
Under HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive insert a new entry
"LocalMassDeleteFileDeleteThreshold"=<dword>
Example, to set the bar at 100 files to trigger a mass delete warning.
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive
"LocalMassDeleteFileDeleteThreshold"=dword:0064
You may insert a number between 1 and 100000, so the trigger works always or if you delete 100000 files.
Attention: Before you are working on the Registry, save it !
 |
We have to configure the Group Policy Require users to confirm large delete operations
Then we open the registry editor |
Here we have to insert the new key as mention above and then we have to insert the number. (The picture shows the number 10)
Then we have the opportunity to test the whole thing. (That’s why I only set 10 files.). Let’s create a folder and copy at least 10 files into it. The folder with all files is synchronized. Then we delete the folder.
 |
A short pop-up window appears and … you can react But in case you missed it… |
 |
You see the warning symbol in the notification area |
 |
and if you click on the OneDrive warning icon, OneDrive shows you, what you have to do. You have up to 7 days time to react
Remove The user acknowledge with a click on “Remove” and then the files will be deleted in the cloud and from all other synced devices Restore files if you click on Restore files OR if you do not react within 7 days the files are automatically restored If you have recycled your local bin, the data are restored from the cloud |
Accidental deletion is thus excluded. Of course you have to adjust the number of files to your own organizational structure (document libraries, folder structures, etc.). And, of course, it’s better to tell users not to delete the Cloud Only folder and the 60,000 files it contains. He does not take any space on the hard drive anyway.
OneDrive GPO: Benutzer müssen umfangr. Löschvorgänge bestätigen
Mitte Juni 2018 habe ich über die neuen Gruppenrichtlinien und Definitionen zu OneDrive geschrieben. Dabei habe ich auch über die fehlende Dokumentation bei Microsoft berichtet. Hier geht es ganz speziell um die Gruppenrichtlinie
Require users to confirm large delete operations
oder in deutscher Sprache
Benutzer müssen umfangreiche Löschvorgänge bestätigen
Diese Gruppenrichtlinie verhindert, dass Benutzer “"versehentlich” zu viele Dateien löschen. “Zu viele Dateien” ist festgelegt, was die Anzahl angeht. Microsoft wird aber auf der Webseite eine Korrektur vornehmen. Standard sind es 200 Dateien.
Wird die Gruppenrichtlinie aktiviert, und löscht der Anwender versehentlich einen Ordner mit mehr als 200 Dateien, so wird er aufgefordert, dass zu bestätigen. Oder aber er kann mit einem Klick eine Widerherstellung vornehmen.
Die feste Zuordnung von 200 Dateien mag jedoch nicht jedermann passen. Für die eine Organisation ist das zu wenig, für die andere viel zu viel. Und auch hier gibt es Abhilfe. (Derzeit muss man noch einen Registry-Eintrag vornehmen, ich denke dass bei einem weiteren Update der admx Dateien die maximale Anzahl direkt in der Gruppenrichtlinie einstellbar sein wird.
Unter
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive ist der Eintrag
"LocalMassDeleteFileDeleteThreshold"=<dword> vorzunehmen.
Und dann muss natürlich noch ein Wert eingetragen werden. Um den Wert auf 100 herunter zu setzen, ist folgender Eintrag einzugeben:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive
"LocalMassDeleteFileDeleteThreshold"=dword:0064
Sie können Werte von 1 bis 100000 eingeben, also bei einem einzelnen Datei oder aber bei 100000 Dateien.
Hier darf der Hinweis nicht fehlen, vorher die Registry zu sichern ist.
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Zuerst konfigurieren wir die Gruppenrichtlinie Benutzer müssen umfangreiche Löschvorgänge bestätigen Anschließend rufen wir den Registrier-Editor auf |
Dort wird dann der Schlüssel, wie oben eingetragen und anschließen die Anzahl eingetragen.(In dieser Abbildung habe ich 10 vorgegeben)
Anschließend haben wir die Möglichkeit, das Ganze zu testen. (Deshalb habe ich nur 10 Dateien vorgegeben.). Erstellen wir also einen Ordner und kopieren wir mindestens 10 Dateien hinein. Dier Ordner mit allen Dateien wird synchronisiert. Dann löschen wir den Ordner. Ein kurzes Pop-up Fenster erscheint und…
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…in der Benachrichtigungszeile wird das OneDrive Icon jetzt mit einer Warnung angezeigt… |
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und mit einem auf das Icon Klick wird die Warnung angezeigt. Der Benutzer hat jetzt 7 Tage Zeit, zu reagieren.
Entfernen Er bestätigt mit “Entfernen” die Löschung und Dateien werden auch in der Cloud und allen weiteren Geräten entfernt. Dateien wiederherstellen nach 7 Tage ohne Reaktion werden die Dateien automatisch wiederhergestellt Die Dateien werden aus der Cloud wiederhergestellt, also den Papierkorb manuell zu leeren, löscht nicht die Dateien in der jeweiligen Bibliothek in der Cloud. |
Ein versehentliches Löschen ist somit ausgeschlossen. Natürlich muss man die Anzahl der Dateien an die eigene Organisationsstruktur (Dokumentenbibliotheken, Ordnerstrukturen, etc.) anpassen. Und natürlich ist es besser, die Benutzer darauf hinzuweisen, den Ordner mit dem Wolkensymbol (Cloud Only) und den darin enthaltenen 60.000 Dateien) nicht zu löschen. Er nimmt sowieso keinen Platz auf der Festplatte weg.
ECS 2019 – Community Talk mit Mr.OneDrive
Auf der ECS 2019 (European Collaboration Summit) in Wiesbaden habe ich Michael Greth erzählt, was ich in meiner Session gezeigt habe. Dabei geht es um Files on Demand, und was sich dabei in NTFS abspielt.
Hier die 2 Abbildungen, die zeigen, was ich erzählt habe:
und hier die 2. Abbildung
und hier geht’s zum Video
ECS 2019 – Community Talk mit Mr. OneDrive Hans Brender
Dr. Windows
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Wolfgang Miedl – Sharepoint360
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