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Fünf Schritte von “Classic Sync” nach “Sync mit Verknüpfung”
Eine Umstellung von der klassischen Methode der Synchronisation zu der neuen Synchronisation mit Add to OneDrive ist nicht immer einfach. Nachdem ich die Prinzipen hier beschrieben habe, dann auch nochmal die Vor- und Nachteile aufgezeigt habe, jetzt noch eine schrittweise Anleitung.
Wir haben die komplette Bibliothek synchronisiert. Dabei spielt es keine Rolle wieviel Elemente enthalten sind. Wenn Die Funktion “Dateien auf Abruf” eingeschaltet ist, nehmen die Dateien, die ich nicht in Bearbeitung habe keinen Platz auf der Fesplatte weg.
Hier geht es um die SharePoint Online Dokumenten-Bibliothek B2B-Marketing. Das Symbol neben dem Ordner zeigt an, dass sich die Dateien in der Cloud befinden. Nur mit den Anzeigen hat Microsoft noch so seine Probleme, weil eine Datei tatsächlich im Ordner die Anzeige “lokal verfügbar” anzeigt. Wichtig is nur, daß wir überhaupt ein Symbol haben. Egal ob es lokal verfügbar, Immer verfügbar, nur in der Cloud verfügbar oder in Synchronisation anzeigt. Es bedeutet, dass sich Änderungen in beide Richtungen synchronisieren. (Symbole)
Es muss sich aber nicht um eine SharePoint Online Bibliothek handeln, es kann sich auch um einen OneDrive for Business Ordner von einem Kollegen handeln, die dieser mit mir geteilt hat.
Schritt 1: Synchronisation beenden
Bevor wir die neue Methode anwenden, müssen wir eine bestehende Synchronisation beenden. Dazu öffnen wir mit einem rechten Mausklick die blaue Wolke in der Windows Benachrichtigungszeile. Wählen Sie dann Eintellungen
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Beenden Sie dann die Synchronisation der SharePoint Online Bibliothek in dem Sie auf Synchronisierung beenden klicken |
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Sie erhalten einen Hinweis, dass die bisher synchronisierte Dateien nicht mehr länger synchronisert werden. Dateien mit dem Status “nur in der Cloud verfügbar” werden auf diesem Gerät verschwinden. alle anderen werden beibehalten. |
Manchmal muss man dem Windows-Explorer einen Refresh (F5) geben, dann sehen Sie, dass der Status verschwunden ist.
Schritt 2: Andere Geräte
Wer mehr als ein Device sein eigen nennt und auf diesen Geräten ebenfalls die obige Synchronisation eingestellt hat, muss Schritt 1 an diesen Geräten wiederholen. Und das für alle weitere Geräte. Dazu zählen im übrigen nicht die mobilen Geräte wie iPhone, iPad oder Android Geräte. Die die App mit dem Namen OneDrive zeigt Dateien nur an, es wird Standardmäßig nichs heruntergeladen, es sei denn man führt dies manuell durch.
Schritt 3: zum Browser zu SharePoint Online wechseln
Jetzt wechseln wir in den WebBrowser und suchen unter SharePoint die entsprechende Library aus. Innerhalb der Library selektieren wir einen Ordner. Wie viele Unterordener und Dateien enthalten sind ist nicht wichtig. Es sollen nur der Ordner ausgewählt werden, mit dem ich meine tägliche Arbeit durchführen kann. Nachdem der eine Ordner selektiert wurde, klicken wir auf “Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen”
Und jetzt wird dieser ausgewählte Ordner an mehreren Stellen auftauchen
- WebBrowser: OneDrive (for Business) unter meine Dateien
- Im Windows Explorer unter OneDrive (for Business)
- in meinen mobile Geräten (iOS,Android)
dabei trägt der Ordner das neue Symbol. Und das bei allen Geräten einschließlich mobilen Geräten.
- Schritt 4: Umbennenen des Shortcuts
- Aus einer großen Bibliothek kann ich also genau die Dateien, die ich für die nächste Zeit zum Arbeiten benötige auswählen. Das reduziert das Sychroniserungs-Volumen, dessen obere Grenze 300000 Dateien sind. Da es sich aber um eine Verknüpfung handelt, können wir diese umbennen, ohne eine Änderung an der Herkunft hervorzurufen.
- Die für mich wesentlichen Dateien sollten am Anfang von OneDrive erschienen. Das spart Zeit bei der Auswahl der Dokumente. Meine Umbennenung erfolgt mit “_xxxxx”, so daß alle Verknüpfungen am Anfang von OneDrive stehen.
- Das ganze passiert übrigens auf allen Geräten, einschließlich der mobilen Geräte (iOS, Android)
- Schritt 5: Löschen der ursprünglichen Synchronisation
- Letzter Schritt bei der Umstellung ist das Löschen der Dateien, der “klassischen Synchronisierung. Warum ich das jetzt tun?
Nun, wenn etwas schief gegangen ist. können wir immer noch zur alten Synchronisierung zurückkehren. Auch hier gilt: Es ist nur eine Synchronisierung einer Bibliothek möglich. Wenn sie also zuürckkehren wollen, dann muss die Verknüpfung aufgehoben werden. Das geht an mehreren Stellen
- Windows Explorer –Rechte Maustaste: Verknüpfung entfernen. Dann werden die Verknüpfung entfernt, die enthaltenen Ordner und Unterordner/Dateien. Dann können Sie die “klassische” Synchronisierung wieder vornehmen. Dabei erkennt aber OneDrive, dass sie schon einmal diese Library synchronisiert hatten und schlägt ihnen vor, diese Daten zu übernehmen. Das reduziert Netzwerkverkehr.
- Zurück zu unserem Thema. Wir wollten ja genau diese Dokument-Bibliothek, die nicht mehr synchronisiert ist, löschen:
Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Bibliothek auswählen. Es darf kein Sync-Symbol zu sehen sein. Klicken Sie links mit der rechten Maustaste auf die Bibliothek und wählen löschen. Der Ordner und alle Unterordner/Dateien werden gelöscht und sind nur noch im Papierkorb zu finden.
Als letztes noch ein Hinweis für Administratoren:
Wenn Sie mit Gruppenrichtlinen arbeiten und die OneDrive Gruppenrichtlinie Teamwebsitebibliotheken für die automatische Synchronisierung konfigurieren oder im englischen Configure team site libraries to sync automatically konfiguriert haben, müssen Sie diese Gruppenrichtlinie zuerst ausschalten.
Wenn Sie als User nicht wissen, ob eine solche Gruppenrichtlinie existiert, fragen Sie ihren Administrator !!
Five steps from "Classic Sync" to "Add to OneDrive"
A change from the classic method of synchronization to the new synchronization with Add to OneDrive is not always easy. After I have described the principles here, then also again showed the advantages and disadvantages, now a step-by-step guide.
We have synchronized the entire library. It does not matter how many items are included. When the "Files on demand" function is enabled, the files that I do not have in progress do not take up space on the hard disk.
This is about the SharePoint Online document library B2B-Marketing. The icon next to the folder indicates that the files are in the cloud. Only with the displays Microsoft still has its problems, because a file actually shows in the folder the display "locally available". The only important thing is that we have an icon at all. No matter if it shows locally available, always available, only available in the cloud or in synchronization. It means that changes synchronize in both directions. (Icons)
But it doesn’t have to be a SharePoint Online library, it can also be a OneDrive for Business folder from a colleague that he shared with me.
Step 1: Stop Synchronization
Before we use the new method, we have to end an existing synchronization. To do this, we open the blue cloud symbol in the Windows notification area with a right mouse click. Then select Settings
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Then stop the synchronization of the SharePoint Online library by clicking Stop synch. |
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You will receive a notice that the previously synced files will no longer be synced. Files with the status "only available in the cloud" will disappear on this device. all others will be kept. |
Sometimes you have to give Windows Explorer a refresh (F5), then you will see that the status has disappeared.
Step 2: Other devices
If you own more than one device and have set the above synchronization on these devices as well, you have to repeat step 1 on these devices. And this for all other devices. This does not include mobile devices like iPhone, iPad or Android devices. The app called OneDrive there only displays files, it does not download anything by default, unless you do it manually.
Step 3: Switch to SharePoint Online in the browser
Now we switch to the WebBrowser and search for the corresponding library under SharePoint. Within the library we select one folder. How many subfolders and files are contained is not important. We should only select the folder with which I can do my daily work. After selecting one folder, we click on "Add link to my files".
And now this selected folder will appear in several places
- OneDrive (for Business) under my files
- In Windows Explorer under OneDrive (for Business)
- in my mobile devices (iOS,Android)
the folder will have the new icon. And this is true for all devices including mobile devices.
Step 4: Rename the shortcut
So from a large library I can select exactly the files I need for the next time to work. This reduces the synchronization volume, whose upper limit is 300000 files. But since it is a shortcut, we can rename it without causing a change in the origin.
The files that are essential for me should have appeared at the beginning of OneDrive. This saves time when selecting documents. My renaming is done with "_xxxxx" so that all shortcuts are at the beginning of OneDrive.
By the way, the whole thing happens on all devices, including mobile devices (iOS, Android)
Step 5: Delete the original synchronization
The last step in the conversion is to delete the files, the "classic synchronization. Why do I do this now?
Well, if something went wrong. we can always go back to the old synchronization. Again, only one synchronization of a library is possible. So if you want to go back, you have to unlink it. This can be done in several places
Windows Explorer -right mouse button: Remove shortcut. Then the shortcut is removed, the contained folders and subfolders/files. Then you can do the "classic" synchronization again. But in doing so, OneDrive recognizes that they had already synchronized this library before and suggests them to take this data. This reduces network traffic.
Back to our topic. We wanted to delete exactly this document library that is no longer synchronized: 
Make sure that you select the correct library. There must not be a sync icon visible. Right-click on the library on the left and select Delete. The folder and all subfolders/files will be deleted and can only be found in the recycle bin.
Lastly, a note for administrators:
If you are working with group policies and you have configured the OneDrive group policy Configure team site libraries to sync automatically you have to turn off this group policy first.
If you as a user do not know if such a group policy exists, ask your administrator !!!
OneDrive: Unterschiede beim Synchronisieren
Derzeit gibt es die klassische Synchronisierung bei SharePoint Online Dokument Bibliotheken und der neuen Möglichkeit mit dem Namen „Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen“. Es gibt für beide Methoden Vor- und Nachteile und wesentliche Unterschiede. In diesem Artikel bezieht sich alles auf OneDrive for Business und nicht auf OneDrive Personal.
Synchronisieren von SharePoint Bibliotheken
- Manuelle Auslösung der Synchronisation per Klick auf den Sync Button +
- Automatische Auslösung per Gruppenrichtlinie +
- Die Gruppenrichtlinien wirkt immer auf das Root-Verzeichnis, also alles oder nichts –
- Einschränkung per Filter nur bedingt möglich, weil fehlerhaft –
- Bei Aufhebung der Synchronisierung bleiben Daten auf dem Device zurück –
- Synchronisierung muss auf jedem Gerät ausgeführt werden –
- Aufhebung der Synchronisierung muss auf jedem Gerät ausgeführt werden –
- Umbenennen des Root Orders nicht möglich –
- Fragmentierung der Struktur –
Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen
- Nur manuelle Auslösung der Synchronisation
- Keine Gruppenrichtlinie
- Synchronisierung in OneDrive +
- Synchronisierung in allen Geräten einschließlich mobile Geräte +
- Verknüpfung kann umbenannt werden +
- Bei Auflösung der Verknüpfung erfolgt die Löschung der Daten auf allen Geräten ++
- Schnell erstellt, nur bestimmt Ordner, danach wieder Auflösung +
- Nur innerhalb einer Organisation anwendbar –
Details zu Synchronisieren von SharePoint Bibliotheken
Man loggt sich in Office 365 mit einem Browser ein. Man wechselt zu einer SharePoint Bibliothek, bei der man natürlich auch Zugriff hat. Im Browser sieht man dann links den Link „Dokumente“ und nach dem Klick erscheint im oberen Menü der Sync Button. Dieser erscheint auch nur, wenn man sich im Root Verzeichnis befindet und kein Ordner oder keine Datei selektiert wurde. Mit dem Klick wird dann die Synchronisation gestartet. In Organisationen werden üblicherweise mehrere SharePoint Bibliotheken implementiert. Denn „Marketing“ Daten haben normalerweise nichts in der „Finanz“ Bibliothek zu tun. Das ist übrigen ein gern gemachter Fehler, wenn Netzwerklaufwerke zu SharePoint Online migriert werden. Natürlich passen in eine SharePoint Online Bibliothek 30 Millionen Dokumente, aber der OneDrive Sync Client (OneDrive.exe) auf Windows hat eine Höchstgrenze an Dateien (300000), die der Sync Client in der Lage ist, zu synchronisieren. Für mich stellt sich immer die Frage, ob wir immer alle diese Dateien auf dem Client benötigen, aber dazu später mehr.
Was manuell immer geht, kann man auch automatisieren. Mittels Gruppenrichtlinie. Aber die Restriktionen der Sync Engine bleiben erhalten. Die Gruppenrichtlinie kann auch keinen Filter implementieren, also alles oder nichts. Einen Filter kann der Benutzer dann manuell erstellen, um Ordner auszublenden. Leider ist seit geraumer Zeit im Filter immer noch ein Bug enthalten, der den Filter damit unbrauchbar macht. Hat der Benutzer mehrere Geräte, muss er die manuelle Synchronisation mehrfach durchführen, wenn die Administration keine Gruppenrichtlinie zur Verfügung stellt. Auch bei einer Aufhebung der Synchronisation muss man das auf jedem Gerät einzeln durchführen und die Dateien werden nach der Aufhebung auf dem Gerät nicht gelöscht.
Ausnahme: Dateien auf Abruf, wo nur der Dateiname angezeigt wird, und die sich nur in der Cloud befinden, werden bei der Aufhebung der Synchronisierung sofort entfernt
Ein weiterer Nachteil ist es, dass eine Umbenennung des Root Ordners nicht möglich ist. Sind viele SharePoint Bibliotheken in der Synchronisierung, wirkt der Datei-Explorer für manche Benutzer stark fragmentiert.
Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen
Wenn man also die Nachteile der klassischen Synchronisierung anschaut, dann wundert man sich nicht, dass Microsoft mit „Add to OneDrive“ die nächste Generation in die Wege leitet. Zuerst wird die Synchronisation wie oben eingeleitet. Dann aber muss ein Ordner selektiert werden, und danach im oberen Menü der Menüpunkt „Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen“ angeklickt werden.
Dann passieren mehrere Dinge: In OneDrive for Business wird ein Ordner mit dem Shotcut-Symbol angezeigt. Das Gleiche passiert auf jedem Device des Benutzers, Auch auf den Smartphones, sowohl unter Android als auch iPhone. Es gibt aber keine Gruppenrichtlinie, der ShortCut muss also immer vom Benutzer ausgelöst werden. Das ist auch gut so, denn jedem Mitarbeiter bleibt es vorbehalten, genau den richtigen Ordner zu selektieren, damit er mit den enthaltenen Unterordner und Dateien arbeiten kann.
Wer schon einmal mit den Windows Shortcuts gearbeitet hat, weiß, das dort ein ShortCut umbenannt werden kann. Das trifft auch hier zu. Die Herkunft wird nicht verändert. Damit kann ich auch geschickt eine Sortierung in OneDrive for Business herbeiführen. Werden Die Dateien nicht mehr benötigt, so können diese von jedem beliebigen Gerät aufgehoben werden. Also im Browser innerhalb von OneDrive, Im Windows Explorer oder aber im Smartphone. Dabei werden dann auf allen Geräten die Dateien gelöscht, nicht jedoch in der Herkunft. Das geht schnell und die Abstimmung bei der Synchronisierung wird wesentlich schneller, weil weniger Dateien synchronisiert werden müssen.
Allerdings muss man sich überlegen, wie in Zukunft die Dokument Bibliotheken auf SharePoint Online aufgebaut werden müssen oder sollen, um optimales Arbeiten unterschiedlicher Mitarbeiter zu gewährleisten. Hier muss auch bei einer möglichen Migration vorher überlegt werden, wie und wohin die Dokumente migriert werden sollen.
Und zuletzt noch ein paar Hinweise:
Es ist nicht möglich, doppelt zu synchronisieren. Wer also die klassische Synchronisation bereits einsetzt, kann nicht sofort mit der gleichen Bibliothek und der Funktion „Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen“ arbeiten. Zuerst muss die Synchronisierung auf jedem Gerät aufgehoben werden, nicht vergessen, die Dateien auch zu löschen. Wie gesagt auf jedem Windows Gerät eines Benutzers. Erst danach kann die Methode „Verknüpfung zu meinen Dateien“ verwendet werden.
Und dann funktioniert das auch nur intern, also auf SharePoint Bibliotheken und OneDrive for Business Ordnern der eigenen Organisation.
Derzeit hat Microsoft auch die Synchronisation von Ordner aus externer OneDrive for Business, die mit einem Benutzer geteilt werden, und dann synchronisiert werden können, unterbunden. Diese sollen aber in Kürze widerkommen.
Referenzen und Links
Add to OneDrive – der nächste Schritt
OneDrive: Verknüpfung zu Meine Dateien
Microsoft Ankita Kirti’s Blog Post
Microsoft: Restriktionen bei OneDrive und SharePoint
OneDrive: Differences in synchronization
Currently there is the classic synchronization at SharePoint Online document libraries and the new possibility called "Add shortcut to my files". There are advantages and disadvantages for both methods and significant differences. In this article everything refers to OneDrive for Business and not to OneDrive Personal.
Synchronizing SharePoint libraries
- Manual triggering of synchronization by clicking on the Sync button +
- Automatic triggering via group policy +
- The group policy always affects the root directory, so it’s all or nothing –
- Restriction by filter only conditionally possible, because faulty–
- If synchronization is cancelled, data remains on device –
- Synchronization must be executed on every device –
- Unsynchronization must be executed on every device –
- Renaming of root order not possible –
- Fragmentation of the structure –
Add shortcut to my files
- Only manual triggering of synchronization
- No Group Policy
- Synchronization in OneDrive +
- Synchronization in all devices including mobile devices +
- Shortcut can be renamed +
- When the shortcut is dissolved, the data is deleted on all devices ++
- Quickly created, only designated folder, then again resolution +
- Only applicable within an organization –
Details about synchronizing SharePoint libraries
You log in to Office 365 with a browser. You change to a SharePoint library, where you of course also have access. In the browser you will see the link "Documents" on the left and after the click the Sync button appears in the upper menu. This button only appears if you are in the root directory and no folder or file has been selected. With the click the synchronization is started. In organizations usually several SharePoint libraries are implemented. Because "marketing" data usually has nothing to do in the "finance" library. This is a common mistake when network drives are migrated to SharePoint Online. Of course, a SharePoint Online library can fit 30 million documents, but the OneDrive Sync Client (OneDrive.exe) on Windows has a maximum limit of files (300000) that the Sync Client is able to synchronize. For me, the question is always whether we always need all of these files on the client, but more on that later.
What can always be done manually, can also be automated. By means of group policy. But the restrictions of the sync engine remain. The group policy can also not implement a filter, so all or nothing. A filter can then be created manually by the user to hide folders. Unfortunately, there is still a bug in the filter for quite some time, which makes the filter thus unusable. If the user has multiple devices, he must perform the manual synchronization multiple times if the administration does not provide a group policy. Even if the synchronization is cancelled, it must be done on each device individually and the files are not deleted after the cancellation on the device.
Exception: files on demand, where only the file name is displayed, and which are only in the cloud, are removed immediately when the synchronization is cancelled.
Another disadvantage is that renaming the root folder is not possible. If there are many SharePoint libraries in the synchronization, the file explorer looks very fragmented for some users.
Add shortcut to my files
So, looking at the drawbacks of classic synchronization, don’t be surprised to see Microsoft initiate the next generation with "Add to OneDrive". First, the synchronization is initiated as above. But then a folder must be selected, and then the menu item "Add shortcut to my files" must be clicked in the top menu.
Then several things happen: In OneDrive for Business, a folder is displayed with the Shotcut icon. The same thing happens on every device of the user, even on the smartphones, both Android and iPhone. But there is no group policy, so the ShortCut must always be triggered by the user. This is a good thing, because it is up to each employee to select exactly the right folder to work with the subfolders and files it contains.
If you have ever worked with Windows Shortcuts, you know that a ShortCut can be renamed there. This is also true here. The origin is not changed. This way I can also cleverly sort the files in OneDrive for Business. If the files are no longer needed, they can be removed from any device. So in the browser within OneDrive, in Windows Explorer or in the smartphone. The files are then deleted on all devices, but not in the origin. This is fast and the synchronization process is much faster because fewer files have to be synchronized.
However, it is necessary to consider how the document libraries on SharePoint Online must or should be structured in the future in order to ensure optimal work by different employees. Here, even in the case of a possible migration, it must be considered beforehand how and where the documents are to be migrated.
And last but not least a few hints:
It is not possible to synchronize twice. So, if you already use the classic synchronization, you can’t use the same library and the "Add link to my files" function right away. First of all, you need to stop sync on each device, don’t forget to delete the files as well. As said on each Windows device of a user. Only after that, the "Shortcut to my files" method can be used.
And then it works only internally, that is, on SharePoint libraries and OneDrive for Business folders of one’s own organization.
Currently, Microsoft has also prevented the synchronization of folders from external OneDrive for Business, which are shared with a user, and can then be synchronized. However, these are to be resisted shortly.
References and links
Add to OneDrive – the next step
OneDrive: Add Shortcut to My Files
Microsoft Ankita Kirti’s Blog Post
Microsoft: Restrictions on OneDrive and SharePoint
Microsoft 365 virtual Cafe – OneDrive Sync Neuheiten
Am Mittwoch 21.10.2010 macht Mr.OneDrive Station auf seiner World-Online-Community Tour im Microsoft 365 virtuellen Cafe.
Auf der Agenda steht:
- OneDrive Sync und Neuheiten
- Die unterschiedlichen Sync Methoden
- Request Files
- Sharing
- Add to OneDrive
- Move and Keep Sharing
- Get Link to PowerPoint Slide
- Open in Review Mode for Word on the Web
- Block downloads
- Alte und neue Gruppenrichtlinien
- OneDrive und VDI
- Sync Admin Report
- …
| Termin | Mittwoch, 21.10.2020 |
| Uhrzeit | 19:00 – 21:00 Uhr |
| Sprache | deutsch |
| Teilnahme | kostenlos |
| Anmeldung | meetu.ps/e/Jr1q6/FhVLn/a |
| Durchführung | Online |
| Fragen | kann man jetzt schon stellen |
Sieht man sich dort?
OneDrive for Business – Add to OneDrive | Problems
In my Microsoft 365 Tenant I now can use the function "Add shortcut to my files" in OneDrive. Microsoft also calls it "Add to OneDrive". Add shortcut to My files. And if you leave out "shortcut" and replace "My Files" with OneDrive, it hits the nail on the head.
First the links to several blog posts of mine, which deals with the problem of including "Documents shared with me". You should read it before, because then the difference in this article will be easier. This also in the background, because this functionality is not yet available at the beginning of October 2020. After consultation with the product group it is only 5% worldwide
Synchronize links to articles "Files shared with me":
OneDrive | Sync Shared with me files
These are still valid, because cross-tenant synchronization in the new way is not (yet) supported. They were on the table at the beginning of the new synchronization, but were discarded at first.
So this means:
| Origin | Implementation |
| from external |
exclusively by synchronizing a folder via |
| from internal |
the user has the choice:
|
User A (Sender here Hans.Brender)
A user from my organization (user A) wants to share a folder (Folder A2) with others. He does this as usual. He shares the folder with one or more employees. To use the function "Add shortcut to my files", it must be a folder. Just one single file is not enough. What you put into the folder (more folders, one or more files) does not matter.
Now let’s look at User B (recipient Julian.attempt)
User B calls up the web interface of his OneDrive and switches to the "Shared" area and then "Shared with me". The folder is selected
Then there are two ways to execute the function "Add shortcut to My files”
1. from the horizontal menu
2. press the new icon, directly in the selected folder
depending on the number of files it takes a few seconds, then there are
3. success or error message
4. since the folder is still selected, the unlinking is also displayed.
and if we then click on My files, the following picture results…
5. the folder now has its own icon
6. the owner is displayed
and when we switch to the Windows File Explorer…
you can see that the folder of user A (Hans.Brender) is also shown in the OneDrive folder of user B (Julian.Versuch). With the right mouse button you can also remove the folder (remove the shortcut from "My Files", but this only works with OneDrive version 20.174.0830.0002 or higher)
Note:
When removing, the folders and files are also removed from synchronization and the user should name several devices, on all devices. This is the main difference to the old synchronization. There you have to stop synchronization via OneDrive Sync Client (Account Properties – Stop synchronization). Then select the folder in the Windows File Explorer and delete "manually". Make sure that the synchronization has been stopped, recognizable by the missing sync status of the folders and files.
If the sender removes the rights, the folder remains, but the subfolders and files are removed
and now to another scenario:
Here, user A, who also has access to the document library C, shares a folder (Folder D3) including subfolders and files with user B.
The procedure is absolutely identical. In the Windows File Explorer of user B (Julian Versuch) it looks like this:
everything good?
Yes and no. On my blog, many visitors search for "show files shared with me in Explorer". Everything described above could be done already. 
1. these are all files ‘shared with me’ that I have synched
2. these are SharePoint libraries that I have synchronized locally
 |
These are the libraries in the sync client view, but here are a few more, including the external ones, but listed separately above. And now to the possible errors that can occur. Because, as you can see in the picture above, if a folder is shared by the user, where folders below it have already been synchronized, an error will occur. |
 |
This is because double synchronization is not supported. Would take up space and makes no sense for other reasons. Microsoft is still working on the error message. |
Summary
Adding folders and the files they contain is only one click away. However, this must be done in the OneDrive web interface. Adding and removing is done on all devices and can also be done from the File Explorer. The "old" synchronization of folders shared with me and the files they contain must also be done in the OneDrive web interface, but is limited to that device. Removal must be done from the OneDrive Sync Client interface, involves several steps including manual deletion, and must be done separately for multiple devices.
This results in different scenarios.
Here my +- list:
++ works (synced) with several devices at the same time.
++ easy add and undo (and delete local content).
- only for internal users of the organization.
++ remove synced works in Windows File Explorer only from 20.174.0830.0002
+ Folder name can be changed, effect only on the receiver, not on the sender
- Insufficient display in Windows Explorer (only the folder name is shown), this is a bit irritating because you don’t know where the file comes from. But you have to jump to the web interface of OneDrive.
OneDrive for Business – Zu OneDrive hinzufügen | Probleme
In meinem Microsoft 365 Tenant kann ich jetzt in OneDrive die Funktion Verknüpfung zu “Meine Dateien” hinzufügen ausführen.Microsoft spricht dabei auch “Zu OneDrive hinzufügen”. im englischen ist es ein bisschen einfacher. Add shortcut to My files. Und wenn man “shortcut” wegläßt und “My Files” mit OneDrive ersetzt, dann trifft es den Nagel auf den Kopf.
Als erstes der Verweise zu diverse Blog Post von mir, die mit der Problematik des Einbindens von “Mit mir geteilten Dokumenten” eingeht. Diese sollte mal vorher lesen, weil dann der Unterschied in diesesm Artikel leichter fällt. Dies auch im Hintergrund, weil diese Funktionalität am Anfang Oktober 2020 noch nicht vorfinden. Nach Rücksprache mit der Produktgruppe sind es weltweit erst 5%
Verweise zu Artikeln “Mit mir geteilte” Dateien synchronisieren:
OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren
Diese haben nach wie vor Gültigkeit, weil Cross-Tenant Synchronisation auf die neue Art (noch) nicht unterstützt wid. Man hat bei Beginn der neuen Synchronisierung auf dem Tisch gehabt, aber es zuerst einmal verworfen.
Bedeutet also:
| Herkunft | Implentierung |
| von extern | ausschließlich über das Synchronisieren eines Ordners via mit mir geteilte Daten synchronisieren |
| von intern |
der Benutzer hat die Wahl:
|
Benutzer A (Sender hier Hans.Brender)
Ein Benutzer aus meiner Organisation (Benutzer A) möchte einen Ordner (Folder A2) mit anderen teilen. Das erledigt er wie gehabt. Er teilt den Ordner mit einem oder mehreren Mitarbeitern. Um die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen” zu benutzen, muss es ein Ordner sein. Nur eine einzelne Datei reicht nicht aus. Was Sie in den Ordner packen (weitere Ordner, ein oder mehrere Dateien) ist egal.
Betrachten wir jetzt den Benutzer B (Empfänger Julian.Versuch)
Der Benutzer B ruft die Weboberfläche seines OneDrive auf und wechselt dort in den Bereich “Geteilt” und dort dann “Mit ihnen geteilt”. Der Ordner wird selektiert
Dann gibt es zwei Möglichkeiten die Funktion “Verknüpfung zu ‘Meine Dateien’ hinzufügen” auszuführen
1. Aus dem horizontalen Menü
2. Druck auf das neue Symbol, direkt im selektierten Ordner.
je nach Anzahl der Dateien dauert es ein paar Sekunden, dann gibt es
3. Erfolgs- oder Fehlermeldung
4. Da der Ordner noch selektiert ist, wird auch die Aufhebung der Verknüpfung angezeigt.
und wenn wir dann auf eigene Dateien klicken, ergibt sich folgendes Bild
5. Der Ordner hat jetzt ein eigenes Symbol bekommen
6. Der Besitzer wird angezeigt
und wenn wir in den Windows File Explorer wechseln…
kann man sehen, dass der Ordner von Benutzer A (Hans.Brender) auch im OneDrive Ordner von Benutzer B (Julian.Versuch) angezeigt wird. Mit der rechten Maustaste aucf den Ordner kann dieser auch wieder entfernt werden (Verknüpfung aus “Meine Dateien” entfernen, was aber erst ab OneDrive Version 20.174.0830.0002 funktioniert)
Anmerkung:
Beim Entfernen werden die Ordner und Dateien auch aus der Synchronisation herausgenommen und sollte der Benutzer mehrere Geräte sein eigen nennen, auf allen Geräten. Das ist der wesentlich Unterschied zur alten Synchronisation. Dort muss man die Synchronisation über den OneDrive Sync Client (Eigenschaften Konto – Synchronisation beeenden). Danach im Windows Datei Explorer den Ordner selektieren und “manuell” löschen. Achten Sie darauf, dass die Synchronisation auch gestopt wurde, erkennbar an den fehlenden Sync-Status bei den Ordnern und Dateien.
Entfernt der Sender die Rechte, bleibt der Ordner bestehen, die Unterordner und Dateien werden jedoch entfernt
und jetzt zu einem weiteren Szenario:
Hier teilt Benutzer A, welcher auch Zugriff auf die Dokument Bibliothek C hat, einen Ordner (Folder D3) samt Unterordner und Dateien mit dem Benutzer B.
Die Vorghensweise ist absolut identisch. Im Windows Datei Explorer des Benutzer B (Julian Versuch) sieht es dann so aus:
alles gut?
Ja und Nein. Auf meinem Blog suchen die viele Besucher nach “mit mir geteilte Dateien im Explorer anzeigen”. Alles was oben beschrieben wurde konnte man ja schon durchführen.
1. Das sind alles mit mir geteilte Dateien, die ich synchronisiert habe
2. Das sind SharePoint-Bibliotheken, die ich lokal synchronisiert habe.
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Das sind die Bibliotheken in der Ansicht des Sync-Clients, wobei hier ein paar mehr sind, nämlich auch die externen, die oben aber seperat aufgeführt sind.
Und jetzt zu den möglichen Fehler, die auftreten können. Denn, wie im obigen Bild erkennbar, ein Ordner vom Benutzer geteilt wird, wo darunter liegende Ordner bereits synchronisiert wurde kommt es zum Fehler. |
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Denn doppelte Synchronisation wird nicht unterstützt. Würde ja auch Platz wegnehmen und macht auch aus anderen Gründen keinen Sinn.
An der Fehlermeldung arbeitet Microsoft noch. |
Zusammenfassung
Das Hinzufügen von Ordnern und den darin enthaltenen Dateien ist nur ein Klick entfernt. Allerdings muss das in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden. Das Hinzufügen und Wegnehmen passiert auf allen Geräten und das Wegnehmen kann auch aus dem Datei-Explorer durchgefürt werden. Das “alte” Synchronisieren von mit mir geteilten Ordnern und den darin enthaltenen Dateien muss gleichfalls in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden, ist allerdings nur auf diesem Gerät beschränkt. Die Wegnahme muss über die Oberfläche des OneDrive Sync Client durchgefürhrt werden, beinhaltet mehrere Schritte einschließlich dem manuellen Löschen und muss bei mehreren Geräten einzeln durchgefürhrt werden.
Somit ergeben sich unterschiedliche Szenarien.
Hier meine +- Liste:
++ arbeitet (synced) bei mehreren Geräte gleichzeitig.
++ einfaches Hinzufügen und Zurücknehmen (und Löschen von lokalen Inhalten).
- nur für interne Benutzer der Organisation.
+ Verknüpfen entfernen funktioniert im Windows Datei Explorer erst ab 20.174.0830.0002
+ Ordnername kann geändert werden, Auswirkung nur beim Empfänger, nicht beim Sender
- Anzeige im Windows Explorer unzureichend (nur der Ordnername wird angezeigt), das ist etwas irritierend, weil man nicht weiss, woher die Datei stammt. Dazu muss man allerdings in die Weboberfläche von OneDrive springen.
OneDrive Basics 05
You can see in the graphic that it is now becoming a little more complicated. In the last part, the OneDrive Basiscs 04, I wrote about Windows 10 and the integration of the sync client.
And if you just joined now, you should start reading at OneDrive Basics 01.
OneDrive Basiscs 05
The OneDrive Basics 05 is again about Windows 10. Yes, dear reader, it continues with Windows 10, so it happens from time to time that companies that are in some way connected to their own company provide some employees with an additional Office 365 license. This is the easiest way, and now gives us, No, not a second Word, Excel or PowerPoint, but access to a second SharePoint Online. So to the above picture:
The user has access to his own OneDrive for Business and one or more document libraries as well as the personal OneDrive staff (if allowed) from the middle section. This is the right part of the figure. In the notification line we now have two clouds: A grey/white one for OneDrive Personal and a blue shaded one for OneDrive for Business of the own organization.
And now we come to the left part of the picture. Another organization has donated me an Office 365. And with a few actions I can connect to OneDrive for Business of this organization. The way is via the browser. There I go into private mode. Because if Sngle Sign On was implemented correctly, the inheritance of the first organization would only be a hindrance. In the private browser I enter https://login.microsoftonline.com/ and can then log in with the email data of the second organization. Then click on OneDrive. And as soon as OneDrive (for Business) is displayed in the browser, I can click on Sync in the upper menu. Afterwards, this OneDrive for Business and all folders / files will be synchronized to my local device.
Then the files of the second organization are available to us in the file explorer of Windows 10. There is one small thing to note. If I have configured PC-Backup in my own organization as a backup of desktop, documents and pictures, I cannot configure another backup. I have to resolve the original one first. And the first data backup may have been prescribed to me by my organization via group policy.
The question remains: how many other organizations can I connect to? Or how many cloud symbols do I get in the notification line?
9+1
Yes, nine blue/shaded cloud symbols and one grey/white. Those are the limitations. So with OneDrive Personal, Microsoft is consistent from the beginning: You can set up several OneDrive Personal (with different logins) but only synchronize one account.
And the number 9 is the end of the line for business accounts. Background are some restrictions, which have already caused problems in the past. There is performance of each sync-clinets (i.e. each independent instance), which consumes CPU power. Depending on what the system itself has to do at the moment (by an action of the user), a synchronization must be performed or data must be synchronized. And of course, you may be synchronizing too many files. Here Microsoft is talking about 100000 files. In the various libraries of SharePoint Online (including) OneDrive for Business there is another limit. Although SharePoint can manage 30 million documents per library, the Sync Client is unfortunately only able to synchronize 300000 documents. Not for one library, no across all libraries. You didn’t? I have several customers who have reached the limit. However, these limits have nothing to do with whether the function “files on demand” is turned on or off.
Summary
However, there is one drawback to the whole thing. Because the other organization must provide a license. However, due to the number of documents and the CPU power required by each instance, the restrictions make sense. But the first part, the license, can be avoided. No, this is not a call for license deception. But this is described in the next part of the basics, again Windows 10, then I describe the king discipline of synchronization: B2B Synch or Cross Tenant Synchronization.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 05
In der Grafik kann man erkennen, dass es jetzt ein wenig komplizierter wird. Beim letzten Part, den Grundlagen OneDrive 04, habe ich über Windows 10 und die Integration vom Sync Client geschrieben.
Und wer erst jetzt dazugestoßen ist, sollte bei Grundlagen OneDrive 01 anfangen zu lesen.
Grundlagen OneDrive 05
Die Grundlagen OneDrive 05 handeln wieder von Windows 10. Ja, geneigter Leser, es geht weiter mit Windows 10. So kommt es ab und an vor, daß Unternehmen, die in irgendeiner Weise mit dem eigenen Unternehmen verbandelt sind, manchem Mitarbieter eine zusätzliche Office 365 Lizenz bereitstellen. Das ist die einfachste Weise, und gibt uns jetzt, Nein, nicht ein zweites Word, Excel oder PowerPoint, sondern den Zugriff auf einen zweiten SharePoint Online. Also zum obigen Bild:
Der Benutzer hat vom mittleren Teil aus gesehen, auf verschiedene Bereiche Zugriff zu den eigenen OneDrive for Business und ein oder mehrere Dokument Bibliotheken sowie dem persönlichen OneDrive Personal (wenn erlaubt). Das ist der rechte Teil der Abbildung. In der Benachrichtigungszeile haben wir jetzt erst einmal zwei Wolken: Eine graue/weisse für OneDrive Personal und eine blau schattierte für OneDrive for Business der eigenen Organisation.
Und nun kommen wir zum linken Teil des Bildes. Eine andere Organisation hat mir ein Office 365 spendiert. Und durch wenige Aktionen kann ich mich mit OneDrive for Business dieser Organisation verbinden. Der Weg führt über den Browser. Dort gehe ich in den Privaten Modus. Denn wenn Sngle Sign On richtig implementiert wurde, würde die Veerbung der ersten Organisation nur hinderlich sein. Im privaten Borwser gebe ich https://login.microsoftonline.com/ ein und kann mich dann mit den Email-Daten der zweiten Organisation anmelden. Dort dann auf OneDrive klicken. Und sobald im Browser OneDrive (for Business) angezeigt wird, kann ich in oberen Menü auf Sync klicken. Danach wird dieser OneDrive for Business und alle Ordner / Dateien dann auf meine lokales Gerät synchronisiert.
Das wars auch schon. Und wie wir dann in der Benachrichtigungszeile von Windows sehen können, haben wir eine weitere blau/schattierte Wolke dazubekommen.
Dann stehen uns im Datei-Explorer von Windows 10 die Dateien der zweiten Organisation zur Verfügung. Eine Kleinigkeit gilt es zu beachten. Wenn ich in der eigenen Organisation PC-Backup als Datensicherung von Desktop, Dokumente und Bilder konfiguriert habe, kann ich kein weitere Datensicherung konfigurieren. Ich muss das ursprüngliche erst wieder auflösen. Und diese Datensicherung kann mir ja von meiner Organisation per Gruppenrichtloine verordnet worden sein.
Bleibt die Frage: mit wie vielen anderen Organisationen kann ich mich verbinden? Oder wie viele Wolken bekomme ich in die Benachrichtigungszeile?
9+1
Ja, neun blau/schattierte Wolken und eine grau/weisse. Das sind die Limitierungen. Also bei OneDrive Personal ist Microsoft von Anfang an konsequent: Man kann zwar mehrere OneDrive Personal einrichten (mit unterschiedlichen Anmeldungen) aber nur eine Konto synchronisieren.
Und bei den Business Accounts ist bei der Zahl 9 Schluss. Hintergrund sind ein paar Restriktionen, die schon in der Vergangenheit Probleme bereitet haben. Da wären Leistung jedes Sync-Clinets (also jeder eigenständigen Instanz), die CPU-Leistung verbraucht. Denn je nachdem, was das System selbst gerade zu tun hat (durch eine Aktion des Benutzers), muss ja eine Synchronisation durchgeführt oder Daten abgeglichen werden. Und es kann natürlich sein, dass Sie zu viele Dateien synchronisieren. Hier spricht Microsoft von 100000 Dateien. In den diversen Bibliotheken des SharePoint Online (einschließlich) OneDrive for Business gibt es eine weitere Grenze. Obwohl SharePoint 30 Millionen Dokumente pro Bibliothek verwalten kann, ist der der Sync Client leider nur 300000 Dokumente synchronisieren. Nicht für eine Bibliothek, nein über alle Bibliotheken hinweg. Hat man doch nicht? Ich habe mehrere Kunden, die hierbei an das Limit gestoßen sind. Diese Limits haben allerdings nichts damit zu tun, ob die Funktion “Dateien auf Abruf” ein- oder ausgeschaltet ist.
Zusammenfassung
Ein Nachteil hat das Ganze allerdings. Denn die weitere Organisation muss ja eine Lizenz zur Verfügung stellen. Durch die Anzahl von Dokumenten und die CPU-Power, die jede Instanz benötigt, machen die Restriktionen jedoch Sinn. Den ersten Part, die Lizenz, kann man aber umgehen. Nein, dies wird kein Aufruf zur Lizenztäuschung. Aber das wird im nächsten Teil der Grundlagen beschrieben, nochmals Windows 10, dann beschreibe ich die Königsdiziplin der Synchronisation: B2B Synch oder Cross Tenant Synchronisation.
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive Basics 04
First of all: Thank you for all the letters. Some things are well known, some things, even if they are only small things, have never been heard of before.
I’m happy about that, and if you’re new here, you should read the first three posts first and start with the OneDrive Basics 01.
While in the first three episodes we talked about servers and services, about programs and in the last episode we directly dealt with sharing and Outlook, today we’ll talk about the integration into Windows 10. 
The new Sync Client was already directly integrated in the first version of Windows 10. At that time, Microsoft still spoke of a new development and called the Sync Client also Next Generation Sync Client. But the story started much earlier, the last versions were called SkyDrive and SkyDrive Pro. But Microsoft had to accept a legal defeat in naming it and today the sync service is simply called OneDrive. And from the beginning there were two different directions. SkyDrive became OneDrive, SkyDrive Pro became OneDrive for Business. The sync engine called OneDrive can serve both goals.
So far, it’s pretty easy. If it weren’t for the many SharePoint On Premises that are also easy to use. Because there are also documents stored there that we want to take with us. To make it easy, only with SharePoint 2019 the OneDrive Sync Client is able to synchronize data. All previous versions of SharePoint Server on Premises must be operated with the old, error-prone groove client.
The best thing about the Next Generation Sync Client, i.e. OneDrive.exe, is the ability to renew itself. Many administrators don’t like it when they have to give up control of client installations. But with all the online severs such as SharePoint Online or Exchange Online, what they were happy to leave behind was patching. And the reimplementation of functionalities. And this is something that Microsoft do well. But with a synchronization program, you have to make sure that new functions on the server side are also understood by the client. So Microsoft built the Sync Cleint to update itself when necessary and Microsoft wants to do so. So he checks every 24 hours if there is a new version for this device. If so, he downloads an installation package of about 40 MB which installs the complete version about 145 MB with all its languages. The user usually does not notice this at all.
Synchronization
And the possibilities of the Sync Client are now manifold. But before it can get started, it must be configured for the respective target. And in the first figure you can see the different targets.
- OneDrive (Personal)
- OneDrive for Business
I call this from bottom to top, i.e. connecting the respective device into the cloud. Since OneDrive Personal is something completely private, IT has no way of supporting you in this process. Voila, the first white-gray cloud appears in the notification line. And with the various contracts your organization has signed, SharePoint Online and OneDrive (for Business) are almost everywhere. I have already described this in OneDrive Basics 01. And this process can also be carried out by your IT department via group policy. somite we have defined the first connections to (4) and (3) in the top picture.
Then we might get an invitation with a link to a document library. With this link I have to open my browser and there, if I want to, synchronize the files or the whole library with my device.
Files on demand
With the Windows version 1709 (thus soon 2 years) Microsoft has changed the file system. There 2 new attributes were implemented, which allowed the user to have more data on the computer than physically intended. Files on demand is the name of this implementation. And in the File Explorer you can now find an icon in the synchronized areas which shows the status.
- Cloud Only
- Locally available
- always available
In simplified terms, in the first case (cloud only) different data such as name, file extension, creation date, etc. is synchronized, but not the actual content. Only when the user clicks on it, the content is transferred and the corresponding app is opened and the file is displayed.
Clean up
You should always clean up. Files that are not needed "offline" can be converted to Cloud Only. This can be done with a single file, or with one or more folders. Then the storage space with the content is discarded. (Not deleted). It is then stored for this device only in SharePoint Online or OneDrive for Business or OneDrive Personal. You can also automate this.
Versíonierung
A major difference between file servers and the document libraries of SharePoint Online is the versioning. If changes are made to a document while working together, only the differences are saved, not the entire file. And I can also access the versions in the file explorer. This even works with OneDrive Personal. But only for 30 changes.
Folder backup
A quick backup for specific folders (desktop, documents, pictures) is set up in 2 minutes and then these files are automatically synchronised with OneDrive fo Business.
So if your hard drive fails, which I hope it won’t, you have a backup of these files in your OneDrive for Business.
Windows 10 – File Explorer
So when we synchronize files with SharePoint Online and OneDrive for Business, you can see the results immediately in File Explorer. The File Explorer in Windows 10 behaves like an image of the document libraries, including OneDrive for Business. In the usual way. This also means that moving folders and files is also emulated in SharePoint. A Ctrl-X and in new place Ctrl-V is a move. Unfortunately, Microsoft has not done this with the last consequence. Moving a file in the browser always means that all versions of a file are taken along. However, this does not work in the File Explorer when moving between SiteCollections (different libraries).
[I informed Microsoft about this error in January 2018 and pointed it out again in October 2019].
So if you want to move a larger number of files, use the Move function in the browser.
So all information is shown in the Windows Explorer. If your organization has also migrated old Office documents to SharePoint Online, i.e. documents that are not in XLM format, no versions will be available. Therefore, the document must be converted to XLM format.
Summary
Microsoft has gradually implemented functions in Windows 10, so that switching between native applications from the Office world and the browser is (almost) no longer necessary. This is good for all those who still shy away from switching to the browser. So you don’t have to change the way you work to work with other people. You just have to know where the files are stored, and that is also my point of criticism. There have been several attempts to extend the limited search in Windows to SharePoint. There is no complete solution here yet. So if you are looking for documents, you should always use the browser version, because that is the best alternative, because SharePoint also looks into the respective documents.
Tip: If you know how to handle technical things, you can also learn more about individual things in the blog. Simply enter a term in the search window in the top right-hand corner.
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Grundlagen OneDrive 04
Zuerst: Danke für die vielen Zuschriften. Manches sei bekannt, manches und wenn es nur Kleinigkeiten sind, hat man noch nie gehört.
Das freut mich, und wer erst hier einegestiegen ist sollte die ersten drei Posts zuerst lesen und mit den Grundlagen OneDrive 01 starten.
Während wir uns in den ersten drei Folgen über Server und Dienste, über Programme und in der letzte Folge dann direkt mit dem Teilen und Outlook auseinander gesetzt haben, gehts heute zur Integration in Windows 10.
Bereits in der ersten Version von Windows 10 war der neue Sync Client direkt integriert. Damals sprach Microsoft noch von einer Neuentwicklung und nannte den Sync Client auch noch Next Generation Sync Client. Die Geschichte begann jedoch schon viel früher, zuletzt hieß das Programm noch SkyDrive und SkyDrive Pro. Aber Microsoft musste eine gerichtliche Schlappe bei der Namensgebung hinnehmen und heute heißt der Synchronisations-Dienst einfach OneDrive. Und von Anfang an gab es zwei unterschiedliche Richtungen. Aus SkyDrive wurde OneDrive, aus SkyDrive Pro wurde OneDrive for Business. Die Sync Engine mit dem Namen OneDrive kann beide Ziele bedienen.
Bis hierher eigentlich einfach. Gäbe es da nicht die vielen SharePoint On Premises, die ebenfalls zu bedienen sind. Denn aiuch dort sind Dokumente gespeichert, die wir auch in unserem mitnehmen wollen. Um es einfach zu machen, erst mit SharePoint 2019 ist der OneDrive Sync Client in der Lage, Daten zu synchronisieren. Alle vorherigen Versionen von SharePoint Server on Premises müssen mit dem alten, fehleranfälligen Groove-Client bedient werden.
Das beste am Next Generation Sync Client, also der OneDrive.exe, ist die Möglichkeit, sich selbst zu erneuern. Viele Administratoren sehen es nicht gerne, wenn sie die Kontrolle über Client Installationen abgeben müssen. Was man mit all den Online Severn wie zum Beispiel SharePoint Online oder Exchange Online aber gerne überließ, war das Patchen. Und die Neuimplementierung von Funktionlitäten. Und das kann mittlerweile Microsoft. Bei einem Synchronisations-Programm muss man aber sichergehen, dass neue Funktionen auf der Server-Seite auch vom Client verstanden werden. Also hat Microsoft dem Sync Cleint so gebaut, dass dieser sich selbst auf den neusten Stand bringt, wenn dies notwendig sein sollte und Microsoft das auch will. Er schau also alle 24 Stunden nach, ob es für dieses Gerät eine neue Versiuon gibt, wenn ja wird ein ca. 40 MB großes Installationspaket heruntergeladen, dass dann die komplette Version ca 145 MB mit all ihren Sprachen installiert. Der Anwender bekommt das zumeist überhaupt nicht mit.
Synchronisation
Und die Möglichkeiten des Sync Clients sind mittlerweile vielfältig. Bevor er aber loslegen kann, müssen ihn aber auf das jeweilige Ziel konfigurieren. Und in der ersten Abbildung sind die verschiedenen Ziele zu erkennen.
- OneDrive (Personal)
- OneDrive for Business
Ich nenne das von unten nach oben, also das jeweiligen Gerät in die Wolke zur vebinden. Da OneDrive Personal etwas absolut privates ist, hat die IT keine Möglichkeit, Sie bei diesem Vorgang zu unterstützen. Voila, die erste weissgraue Wolke erscheint in der Benachrichtigungszeile. Und bei den verschiedenen Verträgen, die Ihre Organisation abgeschlossen hat, ist fast überall auch SharePoint Online und OneDrive (for Business) mit dabei. Das habe ich bereits in Grundlagen OneDrive 01 beschrieben. Und diese Vorgang kann auch von ihrer IT per Gruppenrichtlinie durchgeführt werden. somite haben wir die ersten Verbindungen zu (4) und (3) im obersten Bild festgelegt.
Dann bekommen wir vielleicht ein Einladung mit einem Link zu einer Dokumenten-Bibliothek. Mit diesem Link muss ich dann meinen Browser öffnen und dort, wenn ich möchte, die Dateien oder die gesamte Bibliothek mit meinem Gerät synchronisieren.
Dateien auf Abruf
Mit der Windows Version 1709 (also demnächst 2 Jahre) hat Microsoft das Filesystem verändert. Dort wurden 2 neue Attribute implementiert, die es dem Anwender erlaubte, mehr Daten auf dem Rechner zu haben, als physikalisch vorgesehen. Dateien auf Abruf nennt sich diese Implementierung. Und im Datei Explorer findet man in den sychronisierten Bereichen jetzt auch noch ein Symbol, das den Status anzeigt.
- Nur in der Cloud
- Lokal verfügbar
- immer verfügbar
Vereifacht ausgedrückt, wird im ersten Fall (Nur in der Cloud) verschiedene Daten wie Name, Dateiendung, Erstellungs-Datum, etc. synchronisiert, nicht jedoch der tatsächliche Inhalt. Erst wenn der Anwender darauf klickt, wird der Inhalt übertragen und die dazugehörige App geöffnet und die Datei angezeigt.
Aufräumen
- Immer wieder sollte man auch aufräumen. Dateien , die nicht “Offline”, benötigt werden, können in Cloud Only umgewandelt werden. Das kann man mit einer einzelnen Datei, oder aber mit einem oder mehreren Ordner durchführen. Dann wird der Speicherplatz mit dem Inhalt verworfen (nicht gelöscht!!). Er ist dann für dieses Gerät nur noch in SharePoint Online oder OneDrive for Business bzw. OneDrive Personal gespeichert. Mann kann das auch automatisieren.
- Versíonierung
Ein wesentlicher Unterschied zwischen File-Server und den Dokumentenbibliotheken von SharePoint Online besteht in der Versionierung. Werden beim zusammenarbeiten Änderungen an einem Dokument vorgenommen, werden nur die Unterschiede gespeichert, und nicht die ganze Datei. Und auch im Datei-Explorer kann ich auf die Versionen zurückgreifen. Das funktioniert sogar bei OneDrive Personal. Allerdings nur für 30 Änderungen.
- Datensicherung
Eine schnelle Datensicherung für bestimmte Ordner (Desktop, Dokumente, Bilder) ist in 2 Minuten eingerichtet und dann werden diese Dateien automatisch mit OneDrive fo Business synchronisiert. 
Sollte also, was ich nicht hoffe, Ihre Festplatte ausfallen, haben Sie von diesen Dateien ein Backup in Ihrem OneDrive for Business.
Windows 10 – Datei Explorer
Wenn wir also Dateien mit SharePoint Online und OneDrive for Business synchronisieren,kann man die Ergebnisse sofort in Datei Explorer sehen. Der Datei-Explorer von Windows 10 verhält sich wie ein Abbild der Dokument-Bibliotheken einschließlich OneDrive for Business. In gewohner Weise. Das bedeutet auch, das eine Bewegen von Ordnern und Dateien ebenfalls im SharePoint nachgebildet wird. Ein Ctrl-X und an neuer Stelle Ctrl-V ist ein Bewegen. Leider hat Microsoft das nicht mit letzter Konsequenz durchgeführt. Ein Bewegen im Browser beinhaltet immer die Mitnahme aller Versionen einer Datei. Das funktioniert im Datei-Explorer aber nicht, wenn diese zwischen SiteCollections (unterschiedliche Biliotheken) bewegt werden. [Microsoft habe ich im Januar 2018 über diesen Fehler informiert, im Oktober 2019 nochmals darauf hingewiesen]
Wenn Sie also eine größere Anzahl von Dateien bewegen wollen, benutzen Sie die Bewegen Funktion im Browser. Alle Informationen sind also im Windows Explorer abgebildet. Wenn In Ihrer Organisation auch alte Office-Dokumente nach SharePoint Online migriert wurden, also Dokumente die nicht im XLM Format vorliegen, werden keine Versionen abrufbar sein. Dazu muss das Dokument also in das XLM Format konvertiert werden.
Zusammenfassung
Microsoft hat nach und nach Funktionen in Windows 10 implementiert, so dass ein Wechsel zwischen nativen Applikationen aus der Office Welt und dem Browser (fast) entfallen kann. Das kommt all denjenigen entgegen, die den Wewchsel in den Browser noch scheuen. Man muss also nicht seine Arbeitsweise umstellen, um mit anderen Personen zusammen zu arbeiten. Man muss nur wissen, wo die Dateien gespeichert sind, und dass ist auch mein Kritikpunkt. Es wurden schon mehrfach Versuche unternommen, die eingeschränkte Suche in Windows auf SharePoint auszuweiten. Hier ist noch keine komplette Lösung vorhanden. Wer also nach Dokumenten sucht, der sollte immer zur Browser-Version greifen, denn das ist beste Alternative, weil SharePoint auch in die jeweiligen Dokumente hineinsieht.
Tipp: Wer mit technischen Dingen umgehen kann, der kann im Blog auch mehr über einzelne Dinge erfahren. Einfach Begriff oben rechts in das Suchfenster eingeben.
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Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
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Grundlagen OneDrive 02
Wow, was für ein großes Interesse!
Und wer erst heute hier eingestiegen ist, sollte erst einmal den 1. Teil mit den Grundlagen OneDrive mit den Servern und Diensten in der Microsoft 365 Cloud lesen, dann gehts geht es hier weiter mit dem der Übersicht der Clients und Programmen.
Die Abbildung zeigt sowohl das Windows Betriebssystem als auch ein paar Programme, die mit OneDrive zusammenarbeiten
- Outlook
- Windows 10
- Word
- Excel
- PowerPoint
1. Outlook
Outlook und OneDrive. Ja wird später noch erklärt. Natürlich steht Outlook als native App für E-Mail und Kalender, Kontakte und mehr.
2. Windows 10
Ich habe hier das aktuelle Betriebssystem Windows 10 genommen. Dort wurde bereits in der ersten Ausgabe der Next Generation Sync Client installiert. Und mit jeder neuen Version wurde die Synchronisation in das Betriebssystem, und hier im Besonderen in den Datei-Explorer verbessert und neue Funktionen implementiert. Heute ist der Datei-Explorer das Client-Abbild von Dateien von SharePoint Online. Er enthält die jeweils letzte (neuste) Version eines Dokumentes und mit Dateien auf Abruf können Tausende von Dateien angezeigt werden, ohne dass sich diese physikalisch auf dem Rechner befinden. Das Konzept des Teilens mit anderen Personen innerhalb oder außerhalb meiner Organisation ist der erste Schritt zum gemeinsamen Arbeiten. Und das geht nicht nur in Windows 10, sondern auch auf dem Apple Mac
3. Word
Das klassische Textverarbeitungsprogramm wurde um Funktionalitäten wie Versionierung und glkeichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten vorbereitet. Immer noch werden Dokumente via EMail mit anderen geteilt. Chaos bei mehreren Versionen ist vorprogrammiert.
4. Excel
Schon mal ein Excel mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet? Ich sehe durch unterschiedliche Farben, wie Mitarbeiter mit mir zusammen eine Excel-Tabelle bearbeiten und kann dadurch enorm viel Zeit sparen. Übrigens, der kleinste Bereich, der für die anderen Mitarbeiter gesperrt ist, ist eine Zelle. Wer zuerst in die Zelle klickt, hat gewonnen.
5. PowerPoint
Genau wie Word und Excel kann PowerPoint mit der möglichen, gleichzeitigen Berabeitung glänzen. Der Vorgang ist bei allen drei Programmen der gleiche. Programm aufrufen und speichern, also in einer SharePoint Bibliothek oder OneDrive for Business. Bei der Bibliothek haben andere sofort Zugriff, bei OneDrive for Business muss ich das Dokument noch teilen.
Programme wie Word, Excel und PowerPoint, die auch neue Versionen automatisch bekommen (können), werden auch immer intelligenter, so dass bei der Auswahl eines Dokument auch Namensänderungen automatisch korrigiert werden.
Und sollte mal kein Internet vorhanden sein, können die synchronisierten Dateien auch Offline bearbeitet werden.
Nun ist das Bild komplett. Hier werden weitere Programme und Betriebssysteme gezeigt:
- Der Web-Browser
- Microsoft Teams
- Apple iOS
- Android
1. Der Web-Browser
welchen Browser sie auch immer benutzen, ich habe zwei verschiedene im Einsatz. Um mit Microsoft 365 oder Office 365 zu arbeiten ist eigentlich nur der Web-Browser notwendig. Und auf welchem Betriebssystem diser dann läuft, ist fast egal. Denn hier kann ich sowohl meine EMails bearbeiten, aber auch Dokumente von SharePoint Onlie Bibliotheken anzeigen und bearbeiten. Selbst mit Teams im Web kann ich nicht nur ins nächste Meeting, auch darüber bleibt ein Zugriff auf Dokumente möglich.
2. Microsoft Teams
Das Programm mit den vielen Möglichkeiten, das die Zusammenarbeit wesentlich beschleunigen kann. Ja und auch darin enthalten: OneDrive und die Synchronisation
3. Apple iOS
Ob iPhone oder iPad, natürlich wird OneDrive auch für mobile Geräte aus dem Hause Apple unterstützt.
4. Android
Die zweite Smartphone Plattform kann natürlich auch mit den verschiedenen Bereichen von SharePoint Online umgehen.
Damit schließen wir ersrt einmal die Übersicht. Diese Aufzählung ist natürlich nicht komplett. Mit der OneDrive API und den OneDrive Connectoren in PowerAutomate können eigene Lösungen geschrieben werden, die auf unterschiedliche Art und Weise mit SharePoint Online, OneDrive for Business und OneDrive Personal aufsetzen. Wer also gedacht, das es sich nur um ein weiteres Netz (Cloud) Laufwerk handelt, sollte die folgenden Beiträge lesen. Im nächsten Blog Post geht es dann detailiert weiter und wir starten mit Outlook.
Und wers noch nicht getan hat, in der rechten Leiste finden Sie die Möglichkeit, den Blog zu abbonieren. Dann versäumen Sie keine weitere Folge
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
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OneDrive Basics 01
Again and again you see the comparisons OneDrive vs DropBox, OneDrive, Box and Dropbox in comparison, what is the difference of OneDrive to Onedrive for Business,…
OneDrive is more than just another network drive with or without a drive letter. It is Microsoft’s foundation for collaboration.
More and more inquiries reach me, which show me that there is a lack of an overview.
- What is OneDrive anyway?
- Where and how can I access OneDrive?
- Which programs work together with OneDrive?
- What can I synchronize where and how
- …
I also wrote this overview because it goes beyond the scope of the possible answers in my BOT, Mr.OneDrive’s BOT. And because you can explain certain things better with pictures. Many things I have written in the last years, are different Posts. And these I will include as links.
Yes, you have to bring some time with you. For companies I offer OneDrive Workshops. And they last 1.5 days by now. And such a workshop contains about 400 single PowerPoint slides. They are also mainly intended for administrators. And many administrators simply want to lock something. Because they have not yet fully understood the principle of collaboration. You should follow the blog. (Scroll down the right sidebar) Then you won’t miss the individual chapters.
Before we get started: This is an excerpt that tries to explain the most important things in a nutshell. Visit my blog post and search there in the search window on the top right. And if you still have questions, feel free to contact me. All communication channels are listed there.
Let’s start with the servers and services in the Microsoft 365 Cloud: 
The figure shows different services
- Exchange Online
- SharePoint Online
- Document libraries
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal
- 1. Echange Online
Everything that has to do with e-mail is handled in Exchange Online. Of course there is also a client: Outlook as a native application on a small computer and Outlook on the Web, an application that runs completely in the browser. Newer functionalities are usually first published by Microsoft in Outlook on the Web (formerly OWA = Outlook Web Access).
What does Exchange Online now have to do with OneDrive?
I explain this in the next blog posts, where the different clients are added
2. SharePoint Online
SharePoint Online is the more modern file storage. Compared to the file server, it can do much more. We will not discuss 95% of the functionality here, we will stick exclusively to functionalities with and around OneDrive.
3. Document libraries
For the storage of files of these document libraries. And not just one. Countless document libraries can be or are built. The rights system of SharePoint cannot be compared to that of file servers. Not every user has access to all document libraries. These libraries are behind pages and are mostly site collections.
4. OneDrive for Business
While information in document libraries is available to multiple people, each user in Microsoft 365 gets an additional store in SharePoint Online called OneDrive. Actually not quite right, it should be called OneDrive for Business. The size of the storage varies and can be changed by the administration. This storage for each user is an extended hard disk in the cloud and exactly a separate site collection. 200 users == 200 site collections.
5. OneDrive Personal
OneDrive, here OneDrive Personal or OneDrive Consumer is a storage in Azure, which every user can get independently of Office 365. Free of charge. Not included in SharePoint Online. Has nothing to do with OneDrive for Business. Has nothing to do with Microsoft 365 or Office 365. Data is stored in Microsoft Azure.
For many user is OneDrive (Personal) the first point of contact with the cloud. Its predecessor was called SkyDrive. And everyone who wants to have a OneDrive account can have one. Or several. But you can only synchronize one account with your computer. One (1) OneDrive Personal Account. He got a black and white icon in spring 2019.
And I hope you read the terms and conditions carefully before you accept them. You should only know that a program at Microsoft scans your pictures fully automatically without any human intervention. And if there is too much skin to be seen on children, maybe from the last holiday, it can happen that this account is then blocked. Unfortunately, it is not told which picture it is. And sometimes you do not know anything about it. Because the integration of programs like Whatsapp, where many have a group. If someone sends a photo there, it is often automatically saved in OneDrive. And without any notification (This can be switched off!).
There is a lot that only OneDrive (Personal) can do. For example it has a vault. It is private. It’s free. But Microsoft makes the rules!
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
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Grundlagen OneDrive 01
Immer wieder sieht man die Vergleiche OneDrive vs DropBox, OneDrive, Box und Dropbox im Vergleich, was ist der Unterschied von OneDrive zu Onedrive for Business,…
OneDrive ist mehr als nur ein weiteres Netzwerklaufwerk mit oder ohne Laufwerksbuchstaben. Es ist die Microsoft’s Grundlage zur Zusammenarbeit.
Mich erreichen immer mehr Anfragen, die mir zeigen dass es an einer Übersicht fehlt.
- Was ist OneDrive überhaupt?
- Wo und wie kann ich auf OneDrive zugreifen?
- Welche Programme arbeiten mit OneDrive überhaupt zusammen?
- Was kann ich wo und wie synchronisieren
- …
Diese Übersicht habe ich auch geschrieben, weil es den Rahmen der möglichen Antworten in meinem BOT, Mr.OneDrive’s BOT, sprengt. Und weil man bestimmte Dinge mit Bildern besser erklären kann. Viele Dinge habe ich in den letzten Jahren als separate Artiekel schon geschrieben. Und diese werde ich als Links einbinden.
Ja, etwas Zeit müssen Sie schon mitbringen. Für Firmen biete ich ja OneDrive Workshops an. Und die dauern mittlerweile 1,5 Tage. Und ein solcher Workshop beinhaltet mittlerweile kanppe 400 einzelne PowerPoint Slides. Sind auch hauptsächlich für Administratoren gedacht.
Und viele Administratoren wollen einfach etwas sperren. Weil Sie das Prinzip der Zusammenarbeit noch nicht komplett verstanden haben. Sie sollten dem Blog folgen. (Rechte Seitenleiste nach unten scrollen) Dann verpassen Sie die einzelnen Kapitel nicht
bevor es jetzt losgeht: Dies ist ein Ausschnitt, welcher in aller Kürze versucht, das wichtigste zu erklären. Besuchen Sie meinen Blog Post und suchen dort im Suchfenster rechts oben. Und wer dann noch Fragen hat, der kann sich gerne melden. Dort sind alle Kommunikationskanäle aufllistet.
Fangen wir mit den Servern und Diensten in der Microsoft 365 Cloud an:
Die Abbildung zeigt verschiedene Dienste
- Exchange Online
- SharePoint Online
- Dokument Bibliotheken
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal
1. Echange Online
Alles was mit E-Mail zu tun hat, wird in Exchange Online abgewickelt. Dazu gibt es natürlich auch einen Client: Outlook als native Applikation auf einem Rechner und Outlook Web, eine vollständig im Browser laufende Applikation. Neuere Funktionlitäten werden von Microsoft meistens zuerst in Outlook on the Web (Früher OWA = Outlook Web Access) veröffentlicht.
Was hat Exchange Online jetzt mit OneDrive zu tun?
das erkläre ich im den folgenden Artikeln, wo dann auch die verschiedenen Clients dazukommen.
2. SharePoint Online
SharePoint Online ist die modernere Dateiablage. Im Vergleich zum FileServer kann diese nämlich wesentlich mehr. 95% der Funktionalität werden wir hier nicht besprechen, wir bleiben ausschließlich bei Funktionalitäten mit und um OneDrive.
3. Dokument-Bibliotheken
Für die Ablage von Dateien diesen Dokument-Bibliotheken. Und nicht nur eine. Es können unzählige Dokument-Bibliotheken aufgebaut sein oder werden. Das Rechtesystem von SharePoint kann nicht mit dem von File-Servern verglichen werden. Nicht jeder Benutzer hat zu allen Dokument-Bibliotheken Zugang. Diese Bibliotheken stecken hinter Seiten und sind zumeist Site-Collections.
4. OneDrive for Business
Während Informationen in Dokumentbibliotheken mehreren Personen zur Verfügung stehen, bekommt jeder Benutzer in Microsoft 365 einen zusätzlichen Speicher in SharePoint Online, der OneDrive genannt wird. Eigentlich nicht ganz richtig, es müsste OneDrive for Business heissen. Die Größe des Speichers variiert und kann von der Administration verändert werden. Dieser Speicher ist für jeden Benutzer quasi eine verlängerte Festplatte in der Cloud und genau genommen eine eigene Site Collection. 200 Benutzer == 200 Site Collections.
5. OneDrive Personal
OneDrive, hier OneDrive Personal oder OneDrive Consumer ist ein Speicher in Azure, den jeder Benutzer unabhängig von Office 365 bekommen kann. Gratis. Liegt nicht in SharePoint Online. Hat nichts mit OneDrive for Business zu tun. Hat nichts mit Microsoft 365 oder Office 365 zu tun. Daten liegen in Microsoft Azure.
OneDrive (Personal) ist für viele der erste Berührungspunkt mit der Cloud. Der Vorgänger hatte den Namen SkyDrive. Und jeder der einen OneDrive Account haben will, kann einen haben. Oder mehrere. Aber man kann mit seinem Rechner nur einen Account synchronisieren. Einen (1) OneDrive Personal Account. Er hat ein schwarz weisses Icon im Frühjahr 2019 erhalten.
Und ich hoffe Sie haben die Bedingungen genau durchgelesen, bevor Sie sie akzeptiert haben. Sie sollten nur wissen, dass ein Programm bei Microsoft vollautomatisch ohne Einwirkung von Menschen Ihre Bilder scannt. Und wenn da zu viel Haut bei Kindern zu sehen ist, vielleicht vom letzten Urlaub, kann es passieren, dass dieser Account dann gesperrt wird. leider wird nicht mitgeteilt, um welches Bild es sich handelt. Und manchmal weiss man gar nichts davon. Denn die Integration von Programmen wie Whatsapp, wo viele eine Gruppe haben. Wenn jemand dort ein Foto versendet wird es oftmals automatisch in OneDrive gespeichert. Und ohne dass Sie es merken. (Das kann man abschalten!).
Es gibt eine ganze Menge, was nur OneDrive (Personal) kann. Es hat zum Beispiel einen Tresor. Es ist Privat. Es ist kostenfrei. Aber Microsoft gibt die Regeln vor!
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
Version history inside File Explorer
[Update 4/17/20]
After some problems, publishing was stopped and the date was moved to mid-May (end of April before). I myself have the problem that with some synchronizations only the error message shown at the end of the article is displayed. This happens with files shared with me and "older" syncs.
Microsoft has published a new insider version of the Next Generation Sync Client with the version 20.052.0311.0006. With this version the version history is now rolled out, which was already announced one month ago.
Not only the Sync Client has become more intelligent, but also the Windows File Explorer (Mac Finder) has become more intelligent. One could also speak of a third level. Because in the web browser it has always been possible to view the versions. But for this I had to switch to the web browser. This is no longer necessary. Of course, I could open the file with the corresponding app and then open the file with Word, Excel or PowerPoint and display the history there
Previous options for displaying the version history:
1. Webbrowser
and then…
2. Inside of the Word, Excel or PowerPoint App
and then ….
3. In the OneDrive App
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Clicking on the OneDrive icon in the notification area opens the OneDrive Client and displays the latest synchronizations. This works from OneDrive version 20.052.0311.0006 If you then click on the 3 points, you have 4 possibilities: 1. opens the file with the corresponding app 2. share the file with other users. 3. view and edit the file in the browser. 4. start the version history |
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Version History This is displayed regardless of the file’s state. Available locally, always available or only in the cloud. So I can view the history of a file even if I don’t have the file on my computer at all. With a click on the 3 points I can open the latest version… |
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for an older version there are also several options available: Restore a previous version Downloading the file from the version history. This is interesting in so far as an older version can be saved on my computer with a few clicks. No, you don’t need to do your own versioning of the file, as you might have been used to on the file server. And without switching to the web browser, you can delete an older version from the history. |
4. Inside Windows File Explorer
Select file, right click and then the version history is available with another click. And it should be mentioned again: The version history is also retrieved, although the file is only available in the cloud.
Where does the Windows history work?
It works for synchronized files in
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal (consumer)
Yes, although there is no SharePoint behind OneDrive Personal, there is a version history in OneDrive Personal. But only up to 25 versions!
Error:
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It does not yet work for – old synchronized SharePoint document libraries. – for synchronized files shared with me Sometimes it works, sometimes it doesn’t. The user then receives the error message shown on the left. |
Version history in File Explorer
[Update 17.4.2020]
Nachdem noch Probleme aufgetreten sind, wurde das Veröffentlichen gestoppt und das Datum auf Mitte Mai verschoben (Vorher Ende April). Ich selbst habe das Problem, das bei einigen Synchronisationen nur die am Ende des Artikels gezeigte Fehlermeldung angezeigt wird. Das passiert bei mit mir geteilten Dateien und “älteren” Synchronisationen.
Microsoft hat eine neue Insider Version des Next Generation Sync Client mit der Version 20.052.0311.0006 publiziert. Mit dieser Version wird jetzt die die Versionsverlauf (Version Historie) ausgerollt, welche bereits vor einem Monat angekündigt wurde.
Damit wurde nicht nur der der Sync-Client intelligenter, nein auch der Windows File Explorer (Mac Finder) wird intelligenter. Man könnte nämlich auch von einer drittenEbene sprechen. Denn im Web Browser war es schon immer möglich, sich die Versionen anzeigen zu lassen. Aber dazu musste ich in den Web-Browser wechseln. Das ist nun nicht mehr erforderlich. Natürlich konnte ich die Datei mit der dazugehörenden App öffnen und dort mit Word, Excel oder PowerPoint die Datei öffnen und dort dann die Historie anzeigen zu lassen
Bisherige Möglichkeiten, die Versionsverlauf anzuzeigen:
1. im Web-Browser:
und danach…
2. in der native App von Word, Excel oder PowerPoint
und danach…
3. In der OneDrive App
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Mit einen Klick auf das OneDrive Symbol in der Benachrichtigungszeile öffnet sich der OneDrive Client und zeigt die letzten Synchronisationen an. Dies funktionietrt ab der OneDrive Version 20.052.0311.0006
Klicken Sie dann auf die 3 Punkte, so haben Sie 4 Möglichkeiten: 1. Öffnen der Datei mit dem dazugehörenden Programm. 2. Teilen der Datei mit anderen Benutzern. 3. Die Datei im Browser anzusehen und zu bearbeiten. 4. Die Versions-Historie starten |
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Version Historie
Diese wird angezeigt, egal welchen Zustand die Datei hat. Lokal verfügbar, immer verfügbar oder nur in der Cloud. Ich kann mir also die Historie einer Datei anzeigen lassen, auch wenn ich die Datei überhaupt nicht auf dem Rechner habe. Mit einem Klick auf die 3 Punkte kann ich neuste Version öffen… |
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für die älteren Version stehen ebenfalls mehrere Möglichkeitn zur Verfügung:
Wiederherstellen einer vorherigen Version Das Herunterladen der Datei aus der Versions-Historie. Das ist insoweit interesant, das mit wenigen Klicks eine ältere Version auf meinem Rechner gespeichert werden kann. Nein, sie brauchen keiner eigene Versionierung der Datei durchführen, wie Sie es vielleicht auf dem File-Server gewohnt waren. Und ohne in den Web-Browser zu wechseln, können Sie eine ältere Version aus der Historie löschen |
4. Im Windows File Explorer
Datei selektieren, rechter Mausklick und dann steht mir die Versions-Historie mit einem wieteren Klick zur Verfügung, Und es sei nochmals erwähnt: Die Versions Historie wird auch abgerufen, obwohl die Datei nur in der Cloud zur Verfügung steht.
Wo funktioniert die Windows Historie?
Sie funktioniet bei synchronisierte Dateien in
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal (Konsumer)
Ja, obwohl hinter OneDrive Personal kein SharePoint liegt, gibt es eine Versions-Historie in OneDrive Personal. Allerdings nur bis zu 25 Versionen!
Fehler:
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Es funktioniert noch nicht bei – alten synchronisierten SharePoint Dokumenten-Bbibliotheken. – bei synchronisierten mit mir geteilen Dateien Manchmal gehts, manchmal gehts nicht. Der Benutzer erhält dann die links abgebildete Fehlermeldung. |
The next step – my personal BOT
A few decades have passed. I’ve worked with IT for the past 25 years. In the different areas. Of course I got involved when the Internet came into being. Not at the forefront. But I can still remember the days when HTML was announced. Where every page was created manually. Where there were no templates yet. So I also had my own website. At some point I changed over. On a blog. And I’ve been blogging since October 2010. Now in two languages. More and more about one topic: About the technology of cooperation. Groove, SkyDrive and now OneDrive. So over 950 articles were created. Individual sections that are not able to describe the possibilities and scenarios that differ from many companies. Of course, my blog will find the people who can use a search engine. If you know what they’re looking for. Because searching needs to be learned. At some point Microsoft gave me the nickname Mr.OneDrive. And now everyone knows me under this name around the planet.
But with the many small and large events and conferences, I only ever reach a small number of people. Even less, but more intensive are, of course, all-day OneDrive workshops on site. Not only can I see the question mark in the eyes of the participants here, I can also respond intensively and quickly. Individually. And it doesn’t matter whether the company has 20 or 100,000 employees. Yes, I can be bought.
I don’t need a website (anymore). Because the content is static, it has to be renewed again and again. The maintenance is (very) complex. And actually, the manufacturer should have documentation. And at OneDrive, Microsoft has now published an impressive number of articles at docs.microsoft.com. But how many people do not know exactly what you are looking for when it comes to the interaction of the individual technical components in the collaboration in all its facets. And even a blog cannot help because it only shows individual sections.
Unfortunately, my daily workshops also have a disadvantage because there are too many companies and I unfortunately only speak two languages. But the technology is with the cloud and AI (artificial intelligence) makes it possible to clone myself. Or to take it to the next level. At least as far as my knowledge of working with OneDrive is concerned. And not just in the two languages, but in more than 50 languages. Around the clock. for 24 hours. Because Mr.OneDrive’s bot doesn’t need sleep.
Everyone will be able to install the bot within Microsoft Teams from the Microsoft Store. And then I am ready and willingly provide information. Anytime. In (almost) every language.
Before you start looking, slowly. I still cannot connect the PC to my brain and transfer the thoughts. This will also take a while with bot development. From the idea in July 2019 in a small feedback session with two MVP colleagues, it took a long time before Thomy Gölles and Stephan Bisser confronted me with the first bot prototype at SharePoint Saturday in Munich at the end of November 2019. And I’ve been collecting questions since mid-December. Questions about OneDrive and OneDrive for Business. And write down the answers. Of course with pictures. And links. To my blog. Or to the original documentation from Microsoft. There are still a few stumbling blocks to be cleared out of the way. I’ll write about that too.
There is still a little time left. Until the first version of the bot is ready for testing. Stay tuned and fill out the this form to be one of the first to get the BOT for Microsoft Teams (PreView).
CDC Germany 2020 – Cloud & Datacenter Conference Germany
Für mich ist es das dritte Mal. Das dritte Mal in Hanau. Dieses Jahr am 13.&14. Mai 2020. Ich freue mich, als Sprecher mit dabei zu sein. Natürlich zum Thema OneDrive. Der genaue Vortragstitel lautet:
Is OneDrive really Enterprise ready?
Keine Angst, ich Der Vortrag wird in deutscher Sprache gehalten. Also dann mal gleich registrieren.
OneDrive Issues with Windows 10 Insider 19564.1005
This is only for people, using Windows 10 in the Insider channel (19564.1005).OneDrive (Next generation Sync Client) does not work anymore. It starts, you find the app in Taskmanager, but then it consumes up to 35% CPU power, no Icon established in the notification area. You got no error message.
So for me it looks for an authentification error, and there is no workaround this time.
Microsoft has to be informed about this bug.
If You work (heavy) with OneDrive, you should not install this Isider Build of Windows 10 or go back to the old version of Windows 10.
[Update 02/16/20]
So I got some information from friends around the globe. The only way is hard, and you need a Office Insiders version of your Sync client with the version 20.033.0213.0001. But if you have this version of OneDriveSetup.exe, you got an error, which says, you cannot install it, bevore you have deinstalled the old version. Means Deinstall the old version AND the configuration. And then you have to configure your stuff manually.
[Update 02/20/20]
Microsoft has shown reaction. in two diffrent ways. First, the OneDrive Product Group has published a new Version of the Next Generation sync Client: 20.028.0206.0003 and Second, the supposed culprit, The Windows Insider Version with the number 19564.1005 will be replaced with 19569.1000. And here OneDrive is running again.
Comments:
Why Does Microsoft bring a new Windows Insider Version on a friday?
OneDrive Quiz | Answer #01
The first round is over. And on the various Socila Media channels I have received countless answers. Some wrote that the question had not been formulated exactly. That’s right. But like this or similar, I get questions via Twitter, Facebook, LinkedIn or email. Here again the question and the choice of answers
Question #01
A File, which is synchronizing with OneDrive for Business, will be selected by a User in Windows Explorer and deleted with SHIFT-DEL. Is this File lost forever?
Answer A
The file can be recovered from the recycle bin of the computer
Answer B
The file can only be restored from the server-based recycle bin.
Answer C
Since there is no local backup, the file is irretrievably lost
With the answer C you were wrong. The question mentioned that the file is synced to OneDrive for Business. And about the process, was / is, the file has already arrived in the cloud, one may argue.
Who typed A, was wrong. When a file is deleted using the shortcut SHIFT DEL, it will be deleted immediately. Without being moved to the "local" paper basket. This also applies to files that are displayed in Files OnDemand with "Only available in the Claud" and are deleted by the user. However, because the file was synced with OneDrive For Business, a command is sent to the SharePoint Site Collection, which moves the file to the Recycle Bin of the SharePoint Collection OneDrive for Business. This is also described in detail here. It is also interesting to note how long the data remains in the OneDrive recycle bin.
The answer B was correct. What’s also interesting is what happens if the file is deleted while the computer has no Internet or the Next Generation Sync Client (OneDrive.exe) is not started or paused. The file is deleted without being moved to the trash of the device. If the pause mode is canceled or the computer has Internet again, it is determined during the synchronization, the file was deleted and the file is then also moved to the recycle bin of OneDrive for Business.
The question is also what happens if I have several computers and the file was synchronized on several computers. Then, the following is done
- File is executed on the device on the SHIFT DEL we deleted immediately.
- File is moved to the folder in OneDrive for Business
- Next computer: File is deleted and moves to the local paper basket
- Next computer: …
This brings me to the note from your replies, "the file should always be restored from the server-based wastebasket of OneDrive for Business", and not from the local recycle bin?
If versioning is not switched off, a new version is written each time the file is edited. The Windows Explorer or the Apple variant of File Finder are the representation layer of SharePoint / OneDrive for Business. The files in Windows Explorer / File Finder are always the latest version. If a file is restored from the local recycle bin, only the "last" version will be restored. All older versions are lost. If we restore from the OneDrive for Business Recycle Bin, "all" versions will be restored.
Last but not least: file has been deleted. And let’s say it’s an Office file like Word, Excel or PowerPoint. If we launch the Office application and the file appears in the list, Office is so smart that the file is opened, but with the note that the file has been deleted, moved or renamed. Please save the file as a copy. But here too the previous versions are lost.
Thank you for the many feedbacks partly with explanations. You see deleting and deleting is a difference.
Soon next question 2 follows ….
Wolfgang Miedl – Sharepoint360
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