Archiv
Version history inside File Explorer
[Update 4/17/20]
After some problems, publishing was stopped and the date was moved to mid-May (end of April before). I myself have the problem that with some synchronizations only the error message shown at the end of the article is displayed. This happens with files shared with me and "older" syncs.
Microsoft has published a new insider version of the Next Generation Sync Client with the version 20.052.0311.0006. With this version the version history is now rolled out, which was already announced one month ago.
Not only the Sync Client has become more intelligent, but also the Windows File Explorer (Mac Finder) has become more intelligent. One could also speak of a third level. Because in the web browser it has always been possible to view the versions. But for this I had to switch to the web browser. This is no longer necessary. Of course, I could open the file with the corresponding app and then open the file with Word, Excel or PowerPoint and display the history there
Previous options for displaying the version history:
1. Webbrowser
and then…
2. Inside of the Word, Excel or PowerPoint App
and then ….
3. In the OneDrive App
 |
Clicking on the OneDrive icon in the notification area opens the OneDrive Client and displays the latest synchronizations. This works from OneDrive version 20.052.0311.0006 If you then click on the 3 points, you have 4 possibilities: 1. opens the file with the corresponding app 2. share the file with other users. 3. view and edit the file in the browser. 4. start the version history |
 |
Version History This is displayed regardless of the file’s state. Available locally, always available or only in the cloud. So I can view the history of a file even if I don’t have the file on my computer at all. With a click on the 3 points I can open the latest version… |
 |
for an older version there are also several options available: Restore a previous version Downloading the file from the version history. This is interesting in so far as an older version can be saved on my computer with a few clicks. No, you don’t need to do your own versioning of the file, as you might have been used to on the file server. And without switching to the web browser, you can delete an older version from the history. |
4. Inside Windows File Explorer
Select file, right click and then the version history is available with another click. And it should be mentioned again: The version history is also retrieved, although the file is only available in the cloud.
Where does the Windows history work?
It works for synchronized files in
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal (consumer)
Yes, although there is no SharePoint behind OneDrive Personal, there is a version history in OneDrive Personal. But only up to 25 versions!
Error:
 |
It does not yet work for – old synchronized SharePoint document libraries. – for synchronized files shared with me Sometimes it works, sometimes it doesn’t. The user then receives the error message shown on the left. |
Version history in File Explorer
[Update 17.4.2020]
Nachdem noch Probleme aufgetreten sind, wurde das Veröffentlichen gestoppt und das Datum auf Mitte Mai verschoben (Vorher Ende April). Ich selbst habe das Problem, das bei einigen Synchronisationen nur die am Ende des Artikels gezeigte Fehlermeldung angezeigt wird. Das passiert bei mit mir geteilten Dateien und “älteren” Synchronisationen.
Microsoft hat eine neue Insider Version des Next Generation Sync Client mit der Version 20.052.0311.0006 publiziert. Mit dieser Version wird jetzt die die Versionsverlauf (Version Historie) ausgerollt, welche bereits vor einem Monat angekündigt wurde.
Damit wurde nicht nur der der Sync-Client intelligenter, nein auch der Windows File Explorer (Mac Finder) wird intelligenter. Man könnte nämlich auch von einer drittenEbene sprechen. Denn im Web Browser war es schon immer möglich, sich die Versionen anzeigen zu lassen. Aber dazu musste ich in den Web-Browser wechseln. Das ist nun nicht mehr erforderlich. Natürlich konnte ich die Datei mit der dazugehörenden App öffnen und dort mit Word, Excel oder PowerPoint die Datei öffnen und dort dann die Historie anzeigen zu lassen
Bisherige Möglichkeiten, die Versionsverlauf anzuzeigen:
1. im Web-Browser:
und danach…
2. in der native App von Word, Excel oder PowerPoint
und danach…
3. In der OneDrive App
 |
Mit einen Klick auf das OneDrive Symbol in der Benachrichtigungszeile öffnet sich der OneDrive Client und zeigt die letzten Synchronisationen an. Dies funktionietrt ab der OneDrive Version 20.052.0311.0006
Klicken Sie dann auf die 3 Punkte, so haben Sie 4 Möglichkeiten: 1. Öffnen der Datei mit dem dazugehörenden Programm. 2. Teilen der Datei mit anderen Benutzern. 3. Die Datei im Browser anzusehen und zu bearbeiten. 4. Die Versions-Historie starten |
 |
Version Historie
Diese wird angezeigt, egal welchen Zustand die Datei hat. Lokal verfügbar, immer verfügbar oder nur in der Cloud. Ich kann mir also die Historie einer Datei anzeigen lassen, auch wenn ich die Datei überhaupt nicht auf dem Rechner habe. Mit einem Klick auf die 3 Punkte kann ich neuste Version öffen… |
 |
für die älteren Version stehen ebenfalls mehrere Möglichkeitn zur Verfügung:
Wiederherstellen einer vorherigen Version Das Herunterladen der Datei aus der Versions-Historie. Das ist insoweit interesant, das mit wenigen Klicks eine ältere Version auf meinem Rechner gespeichert werden kann. Nein, sie brauchen keiner eigene Versionierung der Datei durchführen, wie Sie es vielleicht auf dem File-Server gewohnt waren. Und ohne in den Web-Browser zu wechseln, können Sie eine ältere Version aus der Historie löschen |
4. Im Windows File Explorer
Datei selektieren, rechter Mausklick und dann steht mir die Versions-Historie mit einem wieteren Klick zur Verfügung, Und es sei nochmals erwähnt: Die Versions Historie wird auch abgerufen, obwohl die Datei nur in der Cloud zur Verfügung steht.
Wo funktioniert die Windows Historie?
Sie funktioniet bei synchronisierte Dateien in
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal (Konsumer)
Ja, obwohl hinter OneDrive Personal kein SharePoint liegt, gibt es eine Versions-Historie in OneDrive Personal. Allerdings nur bis zu 25 Versionen!
Fehler:
 |
Es funktioniert noch nicht bei – alten synchronisierten SharePoint Dokumenten-Bbibliotheken. – bei synchronisierten mit mir geteilen Dateien Manchmal gehts, manchmal gehts nicht. Der Benutzer erhält dann die links abgebildete Fehlermeldung. |
The next step – my personal BOT
A few decades have passed. I’ve worked with IT for the past 25 years. In the different areas. Of course I got involved when the Internet came into being. Not at the forefront. But I can still remember the days when HTML was announced. Where every page was created manually. Where there were no templates yet. So I also had my own website. At some point I changed over. On a blog. And I’ve been blogging since October 2010. Now in two languages. More and more about one topic: About the technology of cooperation. Groove, SkyDrive and now OneDrive. So over 950 articles were created. Individual sections that are not able to describe the possibilities and scenarios that differ from many companies. Of course, my blog will find the people who can use a search engine. If you know what they’re looking for. Because searching needs to be learned. At some point Microsoft gave me the nickname Mr.OneDrive. And now everyone knows me under this name around the planet.
But with the many small and large events and conferences, I only ever reach a small number of people. Even less, but more intensive are, of course, all-day OneDrive workshops on site. Not only can I see the question mark in the eyes of the participants here, I can also respond intensively and quickly. Individually. And it doesn’t matter whether the company has 20 or 100,000 employees. Yes, I can be bought.
I don’t need a website (anymore). Because the content is static, it has to be renewed again and again. The maintenance is (very) complex. And actually, the manufacturer should have documentation. And at OneDrive, Microsoft has now published an impressive number of articles at docs.microsoft.com. But how many people do not know exactly what you are looking for when it comes to the interaction of the individual technical components in the collaboration in all its facets. And even a blog cannot help because it only shows individual sections.
Unfortunately, my daily workshops also have a disadvantage because there are too many companies and I unfortunately only speak two languages. But the technology is with the cloud and AI (artificial intelligence) makes it possible to clone myself. Or to take it to the next level. At least as far as my knowledge of working with OneDrive is concerned. And not just in the two languages, but in more than 50 languages. Around the clock. for 24 hours. Because Mr.OneDrive’s bot doesn’t need sleep.
Everyone will be able to install the bot within Microsoft Teams from the Microsoft Store. And then I am ready and willingly provide information. Anytime. In (almost) every language.
Before you start looking, slowly. I still cannot connect the PC to my brain and transfer the thoughts. This will also take a while with bot development. From the idea in July 2019 in a small feedback session with two MVP colleagues, it took a long time before Thomy Gölles and Stephan Bisser confronted me with the first bot prototype at SharePoint Saturday in Munich at the end of November 2019. And I’ve been collecting questions since mid-December. Questions about OneDrive and OneDrive for Business. And write down the answers. Of course with pictures. And links. To my blog. Or to the original documentation from Microsoft. There are still a few stumbling blocks to be cleared out of the way. I’ll write about that too.
There is still a little time left. Until the first version of the bot is ready for testing. Stay tuned and fill out the this form to be one of the first to get the BOT for Microsoft Teams (PreView).
CDC Germany 2020 – Cloud & Datacenter Conference Germany
Für mich ist es das dritte Mal. Das dritte Mal in Hanau. Dieses Jahr am 13.&14. Mai 2020. Ich freue mich, als Sprecher mit dabei zu sein. Natürlich zum Thema OneDrive. Der genaue Vortragstitel lautet:
Is OneDrive really Enterprise ready?
Keine Angst, ich Der Vortrag wird in deutscher Sprache gehalten. Also dann mal gleich registrieren.
OneDrive Issues with Windows 10 Insider 19564.1005
This is only for people, using Windows 10 in the Insider channel (19564.1005).OneDrive (Next generation Sync Client) does not work anymore. It starts, you find the app in Taskmanager, but then it consumes up to 35% CPU power, no Icon established in the notification area. You got no error message.
So for me it looks for an authentification error, and there is no workaround this time.
Microsoft has to be informed about this bug.
If You work (heavy) with OneDrive, you should not install this Isider Build of Windows 10 or go back to the old version of Windows 10.
[Update 02/16/20]
So I got some information from friends around the globe. The only way is hard, and you need a Office Insiders version of your Sync client with the version 20.033.0213.0001. But if you have this version of OneDriveSetup.exe, you got an error, which says, you cannot install it, bevore you have deinstalled the old version. Means Deinstall the old version AND the configuration. And then you have to configure your stuff manually.
[Update 02/20/20]
Microsoft has shown reaction. in two diffrent ways. First, the OneDrive Product Group has published a new Version of the Next Generation sync Client: 20.028.0206.0003 and Second, the supposed culprit, The Windows Insider Version with the number 19564.1005 will be replaced with 19569.1000. And here OneDrive is running again.
Comments:
Why Does Microsoft bring a new Windows Insider Version on a friday?
OneDrive Quiz | Answer #01
The first round is over. And on the various Socila Media channels I have received countless answers. Some wrote that the question had not been formulated exactly. That’s right. But like this or similar, I get questions via Twitter, Facebook, LinkedIn or email. Here again the question and the choice of answers
Question #01
A File, which is synchronizing with OneDrive for Business, will be selected by a User in Windows Explorer and deleted with SHIFT-DEL. Is this File lost forever?
Answer A
The file can be recovered from the recycle bin of the computer
Answer B
The file can only be restored from the server-based recycle bin.
Answer C
Since there is no local backup, the file is irretrievably lost
With the answer C you were wrong. The question mentioned that the file is synced to OneDrive for Business. And about the process, was / is, the file has already arrived in the cloud, one may argue.
Who typed A, was wrong. When a file is deleted using the shortcut SHIFT DEL, it will be deleted immediately. Without being moved to the "local" paper basket. This also applies to files that are displayed in Files OnDemand with "Only available in the Claud" and are deleted by the user. However, because the file was synced with OneDrive For Business, a command is sent to the SharePoint Site Collection, which moves the file to the Recycle Bin of the SharePoint Collection OneDrive for Business. This is also described in detail here. It is also interesting to note how long the data remains in the OneDrive recycle bin.
The answer B was correct. What’s also interesting is what happens if the file is deleted while the computer has no Internet or the Next Generation Sync Client (OneDrive.exe) is not started or paused. The file is deleted without being moved to the trash of the device. If the pause mode is canceled or the computer has Internet again, it is determined during the synchronization, the file was deleted and the file is then also moved to the recycle bin of OneDrive for Business.
The question is also what happens if I have several computers and the file was synchronized on several computers. Then, the following is done
- File is executed on the device on the SHIFT DEL we deleted immediately.
- File is moved to the folder in OneDrive for Business
- Next computer: File is deleted and moves to the local paper basket
- Next computer: …
This brings me to the note from your replies, "the file should always be restored from the server-based wastebasket of OneDrive for Business", and not from the local recycle bin?
If versioning is not switched off, a new version is written each time the file is edited. The Windows Explorer or the Apple variant of File Finder are the representation layer of SharePoint / OneDrive for Business. The files in Windows Explorer / File Finder are always the latest version. If a file is restored from the local recycle bin, only the "last" version will be restored. All older versions are lost. If we restore from the OneDrive for Business Recycle Bin, "all" versions will be restored.
Last but not least: file has been deleted. And let’s say it’s an Office file like Word, Excel or PowerPoint. If we launch the Office application and the file appears in the list, Office is so smart that the file is opened, but with the note that the file has been deleted, moved or renamed. Please save the file as a copy. But here too the previous versions are lost.
Thank you for the many feedbacks partly with explanations. You see deleting and deleting is a difference.
Soon next question 2 follows ….
OneDrive Quiz | Antwort #01
Die erste Runde ist vorbei. Und auf den verschiedenen Socila Media Kanälen habe ich unzählige Antworten erhalten. Einige habe geschrieben, die Frage sei nicht exakt fomuliert worden. Das ist richtig. Aber so oder ähnlich erhalte ich Fragen per Twitter, Facebook, LinkedIn oder per EMail. Hier nochmals die Frage und die Auswahl der Antworten
Frage #01
Eine Datei, welche in OneDrive for Business synchronisiert wird, wird von einem Benutzer im Windows Explorer selektiert und mit SHIFT-DEL gelöscht. Ist die Datei jetzt unwiderruflich verloren?
Antwort A
Die Datei kann aus dem Papierkorb des Rechners wiederhergestellt werden.
Antwort B
Die Datei kann nur noch aus dem serverbasierenden Papierkorb widerhergestellt werden.
Antwort C
Da keine lokale Datensicherung existiert, ist die Datei unwiderruflich verloren.
Mit der Antwort C lagen Sie falsch. In der Frage wurde ja erwähnt, dass die Datei zu OneDrive for Business synchronisiert wird. Und über den Prozess, wurde /wird, ist die Datei schon in der Cloud angekommen, mag man diskutieren.
Wer auf A getippt hat, lag falsch. Wenn eine Datei mit der Tastenkomination SHIFT DEL gelöscht wird, wird sie unmittelbar gelöscht. Ohne in den “lokalen” Paperkorb verschoben zu werden. Das gilt auch für Dateien, die bei Files OnDemand mit “Nur in der Claud verfügbar” angezeigt werden und vom Benutzer gelöscht werden. Da die Datei aber mit OneDrive For Business synchronisiert wurde, wird ein Befehl an die SharePoint Site Collection versendet, und damit wird die Date in den Papierkorb der SharePoint Collection OneDrive for Business verschoben. Das wird hier auch ausführlich beschrieben. Interessant sind auch die Hinweise, wie lange die Daten im Papierkorb von OneDrive verbleiben.
Die Antwort B war also richtig. Interssant ist aber auch, was passiert, wenn die Datei gelöscht wird, während der Rechner kein Internet hat, oder der Next Generation Sync Client (OneDrive.exe) nicht gestartet ist oder paussiert. Die Datei wird gelöscht, ohne in den Papierkorb des Gerätes verschoben wird. Wird der Pausen-Modus aufgehoben bzw. hat der Rechner wieder Internet, so wird beim Abgleich festgestellt, das die Datei gelöscht wurde und die Datei wird dann ebenfalls in den Papierkorb von OneDrive for Business verschoben.
Die Frage ist auch, was passiert, wenn ich mehrere Rechner habe und die Datei auf mehreren Rechnern synchronisrt wurde. Dann wird folgendes ausgeführt
- Datei wird auf dem Gerät auf dem SHIFT DEL ausgeführt wir unmittelbar gelöscht.
- Datei wird in OneDrive for Business in den Paperkorb verschoben
- Nächster Rechner: Datei wird gelöscht und wandert in den lokalen Paperkorb
- Nächster Rechner: …
Damit komme ich zum Hinweis aus Euren Antworten, “die Datei soll immer aus dem Server basierenden Papierkorb von OneDrive for Business wiederhergestellt werden”, und nicht aus dem lokalen Papierkorb?
Wenn die Versionierung nicht ausgeschaltet ist, wird bei jedem Bearbeiten eine neue Version geschrieben. Der Windows Explorer oder in der Apple-Variante der File Finder sind die Repräsentations-Schicht von SharePoint / OneDrive for Business. Die Dateien in Windows Explorer /File Finder sind immer die neuste Version. Wird jetzt eine Datei aus dem lokalen Papierkorb restauriert, wird nur die “letzte” Version restauriert. Alle Älteren Versionen gehen verloren. Restaurieren wir aus dem OneDrive for Business Papierkorb, werden “alle” Versionen widerhergestellt.
Zu guter Letzt: Datei wurde gelöscht. Und nehmen wir an, es handelt sich um eine Office Datei wie Word, Excel oder PowerPoint. Starten wir die Office Applikation und taucht die Datei noch in der Liste auf, dann ist Office so intelligent, dass die Datei geöffnet wird, allerdings mit dem Hinweis, dass die Datei gelöscht, verschoben oder umbenannt wurde. Man möge bitte die Datei als Kopie speichern. Aber auch hier gehen die vorherigen Versionen verloren.
Vielen Dank für die vielen Rückmeldungen zum Teil mit Erklärungen. Man sieht Löschen und Löschen ist ein Unterschied.
Demnächst folgt dann Frage 2….
OneDrive Quiz | Frage #01 – Question #1
Ich habe hier eine neue Reihe aufgelegt. Hier kann sich jeder selbst testen. Nach 2 Tagen werden hier auch die Antworten erläutert.
I have created a new series here. Everyone can test themselves here. After 2 days, the answers are explained here.
Frage #01 – Question #01
Eine Datei, welche in OneDrive for Business synchronisiert wird, wird von einem Benutzer im Windows Explorer selektiert und mit SHIFT-DEL gelöscht. Ist die Datei jetzt unwiderruflich verloren?
A File, which is synchronizing with OneDrive for Business, will be selected by a User in Windows Explorer and deleted with SHIFT-DEL. Is this File lost forever?
Antwort A – Answer A
Die Datei kann aus dem Papierkorb des Rechners wiederhergestellt werden.
The file can be recovered from the recycle bin of the computer
Antwort B – Answer B
Die Datei kann nur noch aus dem serverbasierenden Papierkorb widerhergestellt werden.
The file can only be restored from the server-based recycle bin.
Antwort C – Answer C
Da keine lokale Datensicherung existiert, ist die Datei unwiderruflich verloren.
Since there is no local backup, the file is irretrievably lost
MSIgnite 2019 – I speak at Orlando about OneDrive
Same location as last year: Orlando, Florida. A little bit later in the calendar, to avoid Hurricans. More then 25000 IT-People will attend The Microsoft Ignite 2019
I have two Sessions there and I’m proud to talk about
"More Value: B2B Sync with OneDrive"
. More and more companies are in the cloud or going into the cloud. With Office 365 and Collaboration B2B Sync (Business to Business Synchronization) Microsoft is going to enhance such capabilities. This session describes the core principles for syncing from OneDrive to B2B, explains the details for a B2B Synchronization, has a live demo with a complete setup and summarizes the add value of B2B for companies. Learn how easy the job is to implement external users, have full control, and speed up collaboration processes.
The Session codse is BRK3157
The second Session is a Theater Session
“OneDrive Group Policies – not only for the enterprise”
More and more Group Policies for OneDrive and for Windows 10 were established to give administrators control over devices, storage, and behavior. This session describes the user behavior to sync many files from different libraries for collaboration, not only from their own tenant, but also from other tenants through B2B sync, and give the administrators full control via Group Policies. These GPOs not only for OneDrive, but also for the different devices, control Windows 10 through OneDrive Files on Demand and Storage Sense, and also help user behavior of deleting files by mistake. It includes my Top 10 of Group Policies for OneDrive
The Session Code is THR2345
See you in one or both session?
OneDrive | Storage Sense (with group Policies)
I’m always asked what it’s like with the different OneDrive status symbols. Most of my OneDrive workshops I do not get any, or only wrong answers. This is the reason to write another blog post about it. Of course I have already described it several times:
- The Story about OneDrive Files on Demand
- Next Generation Sync Client | OneDrive Files On-Demand
- OneDrive Files On-Demand
- Next Generation Sync Client – Automatic free disk space (German Language only)
- OneDrive Files on Demand: Version 17.3.7073.1013
- Files on Demand | The handling of the three statuses (German Language only)
- Files on Demand | Dealing with the three statuses (Part 2) (German Language only)
- ECS 2019 – Community Talk with Mr.OneDrive (Video in German language)
So, if the gentle reader could follow this, then maybe a few additional explanations:
Today I can see and edit files if necessary, even I have a small hard disc. Microsoft has changed NTFS. With Files On Demand synchronization only rudimentary information from the cloud is synchronized to the device. The actual content is not. So I can therefore look at the file in Explorer, even mini-pictures stuck in the linked list of NTFS file system. And do not take a room on your hard disc.
Because the content will not be editable until the content has been synchronized from the cloud to the device, the attribute changes, the icon also and the file is now editable. Also costs space on the hard disk. In Explorer, I can also decide to throw away the local „content“ of the file. Free up space. I’m talking about throwing away, not deleting. Deleting a file will move it to the local recycle bin. When it is emptied, the entry of the file in the NTFS is resolved. It is still present on the hard disk, but the operating system does not know it anymore. The place will eventually be overwritten. When freeing up memory, however, only the pointer showing the beginning of the content is eliminated. The entry in NTFS is retained, the attribute and thus the icon in the Windows File Explorer is changed. Nothing is synced to the cloud because the cloud is still full content.
In both Windows and Mac, we have 4 icons:
- Cloud Only
- Local available
- Always available
- Syncing
Many do not know, that’s why I explain here the difference between „Local available“ and „always available”.
Files On Demand came with the Windows version 1709 and at this point there was no difference. Because the Windows programmers have spent a whole year to implement an algorithm in Windows to clean up. Meanwhile (half a year later) one speaks of intelligent tidying up. Here I do not agree with Microsoft, in the age of Artificial Intelligence could have solved the cleaner and more elegant. But with the Windows version 1903 at least the administrators have a tool (group guidelines) made available, which until then only the user had in his own hands. For each library, the user can choose when and how often to clean up. (System Preferences: System, Storage, Storage Sense, Local Available Cloud Content). I myself have 10 or more entries that I can influence individually, whether, and if so, how often you want to clean up.
Hello Microsoft, the user wants to work, and not maintain settings!
As written, as of Windows version 1903, administrators can now change this globally. But what happens there?
Every time a file that is only available in the cloud is clicked on, it is synchronized, ie downloaded. Only on this device. The icon changes, the file is now available on this device (even without Internet). If I edit this file and save the content, the file is synced back to the cloud. If I do not set up my files manually, I can leave that to the system too. According to the selected properties, the system will automatically do that now so that the space of my hard disk does not become too small. And convert these files to „Cloud Only“. The content is then no longer available locally on this device. If you convert these files by clicking on „Available available„, they will not be touched by any memory optimization and will always be available on this device, even without the Internet.
Many administrators do not know that. As of Windows version 1903, administrators have access to additional Windows Group Policies, where this cleanup is set uniformly for the entire company, but you should know anyway. If no setting is stored in the system settings, you should occasionally clean up manually.
Where can these group policies be found?
They have a name: memory guidelines. We find these under Computer Configuration, Administrative Templates, System, Storage Sense.
However, these can only be found as of Windows 10, Version 1903 and higher
- Storage/AllowStorageSenseGlobal
- Storage/AllowStorageSenseTemporaryFilesCleanup
- Storage/ConfigStorageSenseCloudContentDehydrationThreshold
- Storage/ConfigStorageSenseDownloadsCleanupThreshold
- Storage/ConfigStorageSenseGlobalCadence
- Storage/ConfigStorageSenseRecycleBinCleanupThreshold
-
- This is the alphabetical listing. First we have to turn on the process „global“. Furthermore, depending on the group policy,
I advise users to be informed
- . Because depending on the setting, you ensure that, for example, the wastebasket is tidied up. In your office, it goes without saying that the cleaning crew empties the wastebasket, but not on your computer, right?
Allow Storage Storage Global
Storage Sense can automatically clean some of the user’s files to free up disk space. By default, Storage Sense is automatically turned on when the machine runs into low disk space and is set to run whenever the machine runs into storage pressure. This cadence can be changed in Storage settings or set with the „Configure Storage Sense cadence“ group policy.
Enabled:
Storage Sense is turned on for the machine, with the default cadence as ‘during low free disk space’*). Users cannot disable Storage Sense, but they can adjust the cadence (unless you also configure the „Configure Storage Sense cadence“ group policy).
Disabled:
Storage Sense is turned off the machine. Users cannot enable Storage Sense.
Not Configured:
By default, Storage Sense is turned off until the user runs into low disk space or the user enables it manually. Users can configure this setting in Storage settings.
Remarks:
*) My demand from Microsoft has shown that there is no fixed value that can be used for ‚during low free disk space‘. Of course, a calculation is deposited, but this will not be disclosed, and Microsoft will adjust this value in the newer versions of Windows.
So if „Global“ was turned on, you should also configure the interval of memory optimization.
Configure Storage Sense cadence
Storage Sense can automatically clean some of the user’s files to free up disk space.
If the group policy „Allow Storage Sense“ is disabled, then this policy does not have any effect.
Enabled:
You must provide the desired Storage Sense cadence. Supported options are: daily, weekly, monthly, and during low free disk space. The default is 0 (during low free disk space).
Disabled or Not Configured:
By default, the Storage Sense cadence is set to “during low free disk space”. Users can configure this setting in Storage settings.
And if these are configured, immediately follows the deletion of temporary files:
Allow Storage Sense Temporary Files Cleanup
When Storage Sense runs, it can delete the user’s temporary files that are not in use. If the group policy „Allow Storage Sense“ is disabled, then this policy does not have any effect.
Enabled:
Storage Sense will delete the user’s temporary files that are not in use. Users cannot disable this setting in Storage settings.
Disabled:
Storage Sense will not delete the user’s temporary files. Users cannot enable this setting in Storage settings.
Not Configured:
By default, Storage Sense will delete the user’s temporary files. Users can configure this setting in Storage settings.
Remarks
The following Files will be deleted:
- Temporary setup files
- Old indexed content
- System cache files
- Internet cache files
- Device Driver packages
- System downloaded program files
- Dated system log files
- System error memory dump files
- System error minidump files
- Temporary system files
- Dated Windows update temporary files
Configure Storage Sense Recycle Bin cleanup threshold
When Storage Sense runs, it can delete files in the user’s Recycle Bin if they have been there for over a certain amount of days.
If the group policy „Allow Storage Sense“ is disabled, then this policy does not have any effect.
Enabled:
You must provide the minimum age threshold (in days) of a file in the Recycle Bin before Storage Sense will delete it. Support values are: 0 – 365.
If you set this value to zero, Storage Sense will not delete files in the user’s Recycle Bin. The default is 30 days.
Disabled or Not Configured:
By default, Storage Sense will delete files in the user’s Recycle Bin that have been there for over 30 days. Users can configure this setting in Storage settings.
Remarks:
In Control Panel, the user can only set this value between Never, 1 Day, 30, Days, 60 Days. Group Policy allows values between 0 and 365
Configure Storage Sense Downloads cleanup threshold
When Storage Sense runs, it can delete files in the user’s Downloads folder if they have been there for over a certain amount of days.
If the group policy „Allow Storage Sense“ is disabled, then this policy does not have any effect.
Enabled:
You must provide the minimum age threshold (in days) of a file in the Downloads folder before Storage Sense will delete it. Support values are: 0 – 365.
If you set this value to zero, Storage Sense will not delete files in the user’s Downloads folder. The default is 0, or never deleting files in the Downloads folder.
Disabled or Not Configured:
By default, Storage Sense will not delete files in the user’s Downloads folder. Users can configure this setting in Storage settings.
Remarks:
In Control Panel, the user can only set this value between Never, 1 Day, 30, Days, 60 Days. Group Policy allows values between 0 and 365
But that’s not all. Space is also freed up with the next group policy
Configure Storage Sense Cloud Content dehydration threshold
When Storage Sense runs, it can dehydrate cloud-backed content that hasn’t been opened in a certain amount of days.
If the group policy „Allow Storage Sense“ is disabled, then this policy does not have any effect.
Enabled:
You must provide the number of days since a cloud-backed file has been opened before Storage Sense will dehydrate it. Support values are: 0 – 365.
If you set this value to zero, Storage Sense will not dehydrate any cloud-backed content. The default value is 0, or never dehydrating cloud-backed content.
Disabled or Not Configured:
By default, Storage Sense will not dehydrate any cloud-backed content. Users can configure this setting in Storage settings.
Remarks:
NTFS is not just the date when the file was created. But also a date when it was last opened. And exactly this date is used for the calculation and the optimization. If the current date is greater than the date of the last access added to the value of this group policy, the file is automatically „dehydrated“ into „available only in the cloud“, so the content is discarded. The cloud still contains the original file
Comment:
Although storage sense is part of Windows 10 version 1903, while the system settings can be used to configure individual and different document libraries differently in terms of time, Group Policy is missing. Not surprisingly, most users will not get lost in memory optimization pages. Second, each user has access to different document libraries in different areas. Document Libraries that have been synchronized must therefore be considered „global“ in Group Policy. And according to Microsoft, they will too. This means that administrators must also provide information to the users here.
OneDrive | Speicheroptimierung
Ich werde immer wieder gefragt, was es denn mit den unterschiedlichen OneDrive Status Symbolen verhält. Auch bei meinen OneDrive Workshops bekomme ich meistens keine, oder nur falsche Antworten. Dies ist der Grund, darüber einen weiteren Blogbeitrag zu schreiben.
Natürlich habe ich es schon mehrfach beschrieben
- The Story about OneDrive Files on Demand
- Next Generation Sync Client | OneDrive Files On-Demand
- OneDrive Files On-Demand
- Next Generation Sync Client – Automatische Freigabe von Speicherplatz
- OneDrive Files on Demand: Version 17.3.7073.1013
- Files on Demand | Der umgang mit den drei Status
- Files on Demand | Der umgang mit den drei Status (Teil 2)
- ECS 2019 – Community Talk mit Mr.OneDrive
So, wenn der geneigte Leser bis hierhin folgen konnte, dann vielleicht noch ein paar zusätzliche Erläuterungen:
Heute kann ich mit dem kleinsten Gerät, also mit kleiner Festplatte, ein mehrfaches an Dateien sehen und bei Bedarf bearbeiten. Dazu hat Microsoft NTFS geändert. Mit Files OnDemand wird bei einer Synchronisation nur rudimentäre Informationen aus der Cloud auf das Gerät synchronisiert. Der tatsächliche Inhalt jedoch nicht. Damit kann ich mir also die Datei im Explorer anschauen, Selbst Mini-Bildchen stecken in der verketteten Liste des NTFS-Dateisystems. Und nehmen keinen Platz weg.
Denn der Inhalt wird aber erst bearbeitbar sein, wenn der Inhalt aus der Cloud auf das Gerät synchronisiert wurde, das Attribut ändert sich, das Symbol ebenfalls und die Datei ist jetzt editierbar. Kostet auch Platz auf der Festplatte. Im Explorer kann ich aber auch entscheiden, den lokalen „Inhalt“ der Datei wegzuwerfen. Speicherplatz freigeben. Ich spreche hier von Wegwerfen, nicht von Löschen. Beim Löschen einer Datei wird diese in den lokalen Papierkorb verschoben. Wenn dieser geleert wird, wird Der Eintrag der Datei in der NTFS aufgelöst. Er ist immer noch auf der Festplatte vorhanden, das Betriebssystem kennt ihn jedoch nicht mehr. Der Platz wird irgendwann dann überschrieben. Beim Speicherplatz freigeben wird jedoch nur der Zeiger, der den Beginn des Contents zeigt, eliminiert. Der Eintrag in NTFS bleibt erhalten, das Attribut und damit auch das Symbol im Windows Datei-Explorer wird geändert. Es wird nichts mit der Cloud synchronisiert, denn in der Cloud steht immer noch der komplette Inhalt.
Sowohl in Windows als auch unter dem Mac haben wir also 4 Symbole:
- Verfügbar wenn Online (Cloud Only)
- auf diesem Gerät verfügbar (Local available)
- immer auf diesem Gerät verfügbar (Always available)
- in Synchronisation (Syncing)
Viele wissen es nicht, deshalb erkläre ich hier den Unterschied von „auf diesem Gerät verfügbar“ und „immer auf diesem Gerät verfügbar“.
Files OnDemand kam mit der Windows Version 1709 und zu diesem Zeitpunkt gab es eigentlich keinen Unterschied. Weil die Windows-Programmierer sich ein ganzes Jahr lang Zeit gelassen haben, einen Algorithmus in Windows zu implementieren, um aufzuräumen. Mittlerweile (ein halbes Jahr später) spricht man von intelligentem Aufräumen. Hier bin ich nicht einer Meinung mit Microsoft, im Zeitalter von Künstliche Intelligenz hätte man das sauberer und eleganter lösen können. Aber mit der Windows Version 1903 hat man zumindest den Administratoren ein Werkzeug (Gruppenrichtlinien) zur Verfügung gestellt, das bis dahin nur der Benutzer selbst in der Hand hatte. Für jede Bibliothek kann der Benutzer nämlich selbst bestimmen, wann und wie oft aufgeräumt wird. (Systemeinstellungen: System, Speicher, Speicheroptimierung, lokal verfügbare Cloud-Inhalte). Ich selbst habe da 10 und mehr Einträge, die ich einzeln beeinflussen kann, ob, und wenn ja, wie oft aufgeräumt werden soll.
Hallo Microsoft, der Anwender möchte arbeiten, und nicht Einstellungen pflegen!
Wie geschrieben, ab der Windows Version 1903 können Administratoren das jetzt global ändern. Was aber passiert denn da?
Jedes mal, wenn eine Datei, die nur in der Cloud verfügbar ist, angeklickt wird, wird diese synchronisiert, also heruntergeladen. Auf und nur auf diesem Gerät. Das Symbol wechselt, die Datei ist jetzt auf diesem Gerät verfügbar (auch ohne Internet). Bearbeite ich diese Datei und speichere den Inhalt, dann wird die Datei wieder mit der Cloud synchronisiert. Räume ich als meine Dateien nicht manuell auf, kann ich das auch dem System überlassen. Nach den gewählten Eigenschaften wird das System das jetzt automatisch tun, um den Platz meiner Festplatte nicht zu klein werden zu lassen. Und diese Dateien in “nur in der Datei verfügbar” umwandeln. Der Inhalt ist dann auf diesem gerät nicht mehr lokal verfügbar. Wandelt man diese Dateien per Mausklick in “Immer auf diesem Gerät verfügbar” um, werden diese von keiner Speicheroptimierung angetastet und stehen auf diesem Gerät immer, auch ohne Internet, zur Verfügung.
Viele Administratoren wissen das jedoch nicht. Da ab der Windows Version 1903 den Administratoren weitere Windows Gruppenrichtlinien zur Verfügung stehen, wo dieses Aufräumen einheitlich für die gesamte Firma eingestellt wird, sollten Sie trotzdem wissen. Sind keine Einstellung in den Systemeinstellungen hinterlegt, sollten Sie selbst dann ab und an manuell aufräumen.
Wo finden sich diese Gruppenrichtlinien?
Sie haben einen Namen: Speicher Richtlinien. Im deutschen finden wir diese unter unter der Computer-Konfiguration, Administrative Templates, System, Speicheroptimierung
Diese finden Sie jedoch erst ab Windows 10, Version 1903 und höher
- Speicher-AllowStorageSenseGlobal
- Speicher-AllowStorageSenseTemporaryFilesCleanup
- Speicher-ConfigStorageSenseCloudContentDehydrationThreshold
- Speicher-ConfigStorageSenseDownloadsCleanupThreshold
- Speicher-ConfigStorageSenseGlobalCadence
- Speicher-ConfigStorageSenseRecycleBinCleanupThreshold
Dies ist die alphabetische Auflistung. Es wichtigste zuerst. Zuerst müssen wir den Vorgang “global” einschalten. Des weiteren rate ich je nach Gruppenrichtlinie dazu, die Benutzer darüber zu informieren. Denn je nach Einstellung sorgen Sie dafür, dass zum Beispiel der Papierkorb aufgeräumt wird. In Ihrem Büro ist es selbstverständlich, dass die Putzkolonne die Papierkörbe leert, auf Ihrem Rechner jedoch nicht, oder ?
Speicheroptimierung zulassen
(Allow Storage Sense Global)
Damit alle anderen nachfolgenden Gruppenrichtlinien überhaupt funktionieren muss diese Gruppenrichtlinie aktiviert werden. Die Speicheroptimierung kann automatisch Dateien des Benutzers löschen, um Speicherplatz freizugeben. Standardmäßig wird die Speicheroptimierung automatisch aktiviert, wenn der Speicherplatz auf dem Computer zur Neige geht *). Sie ist standardmäßig so eingestellt, dass sie immer dann ausgeführt wird, wenn der Speicherplatz knapp wird. Sie können das Intervall in den Speichereinstellungen ändern oder in der Gruppenrichtlinie „Intervall der Speicheroptimierung konfigurieren“ festlegen.
Aktiviert:
Die Speicheroptimierung ist für den Computer aktiviert, das Standardintervall lautet „bei wenig freiem Speicherplatz“. Benutzer können die Speicheroptimierung nicht deaktivieren, aber das Intervall anpassen (außer wenn zudem die Gruppenrichtlinie „Intervall der Speicheroptimierung konfigurieren“ konfiguriert wird).
Deaktiviert:
Die Speicheroptimierung ist für den Computer deaktiviert. Sie kann von Benutzern nicht aktiviert werden.
Nicht konfiguriert:
Standardmäßig ist die Speicheroptimierung deaktiviert, bis der Speicherplatz des Benutzers zur Neige geht oder er sie manuell aktiviert. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen konfigurieren.
Anmerkung:
*)
Meine Nachfrage bei Microsoft hat ergeben, dass es keinen festen Wert gibt, der für „der Speicherplatz auf dem Computer zur Neige geht“ heran gezogen werden kann. Natürlich ist eine Berechnung hinterlegt, diese wird aber nicht offen gelegt und Microsoft wird diesen Wert in den neueren Windows Versionen anpassen.
Wenn also “Global” eingeschaltet wurde, sollte man als weiteres gleich den Intervall der Speicheroptimierung konfigurieren.
Intervall der Speicheroptimierung konfigurieren
(Config Storage Sense Global Cadence)
Die Speicheroptimierung kann automatisch Dateien des Benutzers löschen, um Speicherplatz freizugeben. Wenn die Gruppenrichtlinie „Speicheroptimierung zulassen“ deaktiviert ist, hat diese Richtlinie keine Wirkung.
Aktiviert:
Sie müssen das gewünschte Intervall für die Speicheroptimierung angeben. Folgende Optionen werden unterstützt: täglich, wöchentlich, monatlich und bei wenig freiem Speicherplatz. Der Standardwert lautet „0“ (bei wenig freiem Speicherplatz).
Deaktiviert oder Nicht konfiguriert:
Standardmäßig ist das Intervall der Speicheroptimierung auf „bei wenig freiem Speicherplatz“ festgelegt. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen konfigurieren.
Bemerkung
Mögliche Werte: Bei wenig freiem Speicherplatz, täglich, jede Woche, jeden Monat
Und wenn diese konfiguriert sind, folgt sogleich die Löschung von temporären Dateien:
Löschen temporärer Dateien durch Speicheroptimierung zulassen(Allow Storage Sense Temporary Files Cleanup)
Wenn die Gruppenrichtlinie „Speicheroptimierung zulassen“ deaktiviert ist, hat diese Richtlinie keine Wirkung.
Aktiviert:
Die Speicheroptimierung löscht die temporären Dateien des Benutzers, die nicht verwendet werden. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen nicht deaktivieren.
Deaktiviert:
Die Speicheroptimierung löscht keine temporären Dateien des Benutzers. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen nicht aktivieren.
Nicht konfiguriert:
Standardmäßig werden temporäre Dateien des Benutzers durch die Speicheroptimierung gelöscht. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen konfigurieren.
Bemerkung:
es werden folgende Dateien gelöscht
- Temporary setup files
- Old indexed content
- System cache files
- Internet cache files
- Device Driver packages
- System downloaded program files
- Dated system log files
- System error memory dump files
- System error minidump files
- Temporary system files
- Dated Windows update temporary files
Schwellenwert für Papierkorb-Bereinigung durch Speicheroptimierung konfigurieren
(Configure Storage Sense Recycle Bin cleanup threshold)
Wenn die Speicheroptimierung ausgeführt wird, kann sie Dateien im Papierkorb des Benutzers löschen, die bereits seit einer bestimmten Anzahl von Tagen dort abgelegt sind.
Wenn die Gruppenrichtlinie „Speicheroptimierung zulassen“ deaktiviert ist, hat diese Richtlinie keine Wirkung.
Aktiviert:
Sie müssen den Mindestschwellenwert in Tagen angeben, die eine Datei im Papierkorb verbleibt, bis sie durch die Speicheroptimierung gelöscht wird. Folgende Werte werden unterstützt: 0 bis 365.
Wenn Sie „0“ angeben, werden im Papierkorb des Benutzers keine Dateien durch die Speicheroptimierung gelöscht. Der Standardwert lautet 30 Tage.
Deaktiviert oder Nicht konfiguriert:
Standardmäßig löscht die Speicheroptimierung Dateien im Papierkorb des Benutzers, die bereits seit mehr als 30 Tagen dort abgelegt sind. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen konfigurieren.
Bemerkung:
In der Systemsteuerung kann der Benutzer diesen Wert nur zwischen Nie, 1 Tag, 30, Tage, 60 Tage setzen. Die Gruppenrichtlinie lässt Werte zwischen 0 und 365 zu
Schwellenwert für Bereinigung des Download-Ordners durch
Speicheroptimierung konfigurieren.
(Config Storage Sense Downloads Cleanup Threshold)
Wenn die Speicheroptimierung ausgeführt wird, kann sie Dateien im Downloads-Ordner des Benutzers löschen, die bereits seit einer bestimmten Anzahl von Tagen dort abgelegt sind. Wenn die Gruppenrichtlinie „Speicheroptimierung zulassen“ deaktiviert ist, hat diese Richtlinie keine Wirkung.
Aktiviert:
Sie müssen den Mindestschwellenwert in Tagen angeben, die eine Datei im Downloads-Ordner verbleibt, bis sie durch die Speicheroptimierung gelöscht wird. Folgende Werte werden unterstützt: 0 bis 365.
Wenn Sie „0“ angeben, werden im Downloads-Ordner des Benutzers keine Dateien durch die Speicheroptimierung gelöscht. Der Standardwert lautet „0“ (Dateien im Downloads-Ordner werden nie gelöscht).
Deaktiviert oder Nicht konfiguriert:
Standardmäßig löscht die Speicheroptimierung keine Dateien im Downloads-Ordner des Benutzers. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen konfigurieren.
Bemerkung:
In der Systemsteuerung kann der Benutzer diesen Wert nur zwischen Nie, 1 Tag, 30, Tage, 60 Tage setzen. Die Gruppenrichtlinie lässt Werte zwischen 0 und 365 zu
das ist aber noch nicht alles. Mit der nächsten Gruppenrichtlinie wird ebenfalls Speicherplatz freigegeben:
Schwellenwert für Pausieren von Cloud-Inhalten durch
Speicheroptimierung konfigurieren
(Configure Storage Sense Cloud Content dehydration threshold)
Wenn die Speicheroptimierung ausgeführt wird, kann sie in der Cloud gesicherte Inhalte pausieren, die während einer bestimmten Anzahl von Tagen nicht geöffnet wurden.
Wenn die Gruppenrichtlinie „Speicheroptimierung zulassen“ deaktiviert ist, hat diese Richtlinie keine Wirkung.
Aktiviert:
Sie müssen die Anzahl der Tage angeben, seitdem eine in der Cloud gesicherte Datei geöffnet wurde, bevor sie durch die Speicheroptimierung pausiert wird. Folgende Werte werden unterstützt: 0 bis 365.
Wenn Sie „0“ angeben, werden keine in der Cloud gesicherten Inhalte durch die Speicheroptimierung pausiert. Der Standardwert lautet „0“ (in der Cloud gesicherte Inhalt werden nie pausiert).
Deaktiviert oder Nicht konfiguriert:
Standardmäßig werden von der Speicheroptimierung keine in der Cloud gesicherten Inhalte pausiert. Benutzer können diese Einstellung in den Speichereinstellungen konfigurieren.
Anmerkung:
“Wenn die Speicheroptimierung ausgeführt wird, kann sie in der Cloud gesicherte Inhalte pausieren, die während einer bestimmten Anzahl von Tagen nicht geöffnet wurden.”
Das ist der Original-Text aus der Gruppenrichtlinien in der deutschen Sprache. Bei docs.microsoft.com lautet die Beschreibung:
“Wenn der Speicher Sinn ausgeführt wird, kann er Cloud-gesicherte Inhalte dehydratisieren, die in einer bestimmten Anzahl von Tagen nicht geöffnet wurden.”
In NTFS steht nicht nur das Datum, wann die Datei erzeugt wurde. Sondern auch ein Datum, wann Sie das letzte Mal geöffnet wurde. Und genau dieses Datum wird für die Berechnung und die Optimierung herangezogen. Ist das aktuelle Datum größer als das Datum des letzten Zugriffs addiert mit dem Wert dieser Gruppenrichtlinie wird die Datei “automatisch” in “Nur in der Cloud verfügbar” umgewandelt (dehydratisiert), der Inhalt also verworfen. Die Cloud enthält noch immer die Original-Datei.
Bemerkung:
Speicheroptimierung ist zwar Bestandteil von Windows10 Version 1903. Während man aber über die Systemeinstellungen einzelne und unterschiedliche Dokument-Bibliotheken auch zeitlich unterschiedlich konfigurieren kann, fehlt das bei den Gruppenrichtlinien. Zum einen ist das nicht verwunderlich, den die meisten Benutzer werden sich nicht auf die Seiten für Speicheroptimierung verirren. Zum Zweiten hat jeder Benutzer auf unterschiedlichen Bereichen unterschiedliche Dokument-Bibliotheken im Zugriff. Dokument Bibliotheken , die synchronisiert wurden, müssen bei Gruppenrichtlinien also “global” betrachtet werden. Und nach Aussagen von Microsoft, werden sie das auch. Das bedeutet, dass Administratoren den Anwendern auch hier mit Informationen zur Seite stehen müssen.
OneDrive | “Status-Bug”
Fehlerbeschreibung
Datei öffnen und innerhalb des Dialoges einen andere Ordner wählen. Oder eine Datei speichern und einen anderen Ordner wählen. Wenn es sich um einen mit der Cloud synchronisierten Bereich (OneDrive) handelt, werden die Status-Symbole nicht korrekt angezeigt.
Fehler tritt unter Windows 10 auf. Fehler tritt in OneDrive for Business und OneDrive Personal (Consumer) auf
Wenn ich eine neu erstellt Datei speichern und den Ort dabei ändern möchte, wird eine DLL Datei benutzt, welche auch von anderen Programm-Herstellern benutzt wird. Das habe ich ausprobiert, um Office als Übeltäter auszuschließen. Und währen der Auswahl sind alle angezeigten Verzeichnisse und /oder Dateien immer im Synchronisationsstatus. Egal, welche Version von Windows ich ausprobiere. Alle haben das gleiche Ergebnis. Mit einer Ausnahme: Windows 10 Insider mit der Build-Nummer 18945.
| Bild | Beschreibung |
 |
So sollte es aussehen (Und so sieht es auch in der Windows Insider Version aus.)
Bild wurde mit der Windows Insider Version 18945 erstellt. |
 |
Und das ist die Darstellung mit allen anderen Windows 10 Versionen, wenn der Dialog mit “Speichern als” angezeigt wird.
Alle Ordner und Dateien werden mit dem Sync-Status “angezeigt, was definitiv falsch ist. |
Microsoft wurde über den Bug informiert. Der Fehler wurde in der Windows 10 Version 18876 gefixt. (die die meisten aber nicht erhalten werden)
Hier muss nochmals erläutert werden, warum Benutzer die keine Insider Version laufen haben, noch bis zum nächsten Halbjahreszyklus (Windows 10 Version 1909) warten müssen. Wenn Microsoft seine kumulativen Updates für die laufenden Produktion- und Enterprise-Ringe herausbringt, müssen diese auch geprüft werden. Auf Abhängigkeiten mit vielen anderen Programmen. Einige der Fixes schaffen es in ein Update, andere nicht. Dieser ist ja nicht so wichtig, und tritt nur beim Öffnen und Speichern auf, wenn wir über die Festplatte nach einer Datei suchen oder Speichern wollen.
OneDrive | new version available 19.126.0627.0002
Nothing spectacular. Each 14 days Microsoft published a new version of the Next Generation Sync Client (OneDrive.exe). But if you read the OneDrive Blog, you will see, several new things with mobile:
Designing a Fluent Microsoft OneDrive Mobile Experience
- Refreshed design for OneDrive app on iOS
- Recent View now includes PDFs and scans
- New file picking experience in Outlook for iOS
- Updated experience for PDF annotation
- Revamped settings experience
OneDrive Roadmap Roundup – July 2019
- 360° image viewer capability for OneDrive
- Updates to File card in OneDrive and SharePoint
- Per-Site Anyone Link Expiration Policy *)
- Full Microsoft Intune support for OneDrive
- OneDrive mobile updates
and therefore you will find also new Versions in iOS, Android and Mac
| Operating System | Version |
| iOS | 10.77 |
| Android | 5.35.2 |
| Mac Production Ring | 19.123.0624.0005 |
| Mac Enterprise Ring | 19.086.0502.0009 |
| Mac Insider Ring | 19.126.0627.0002 |
| Windows Insider Ring | 19.126.0627.0002 |
| Windows Production | 19.123.0624.0005 |
| Windows Enterprise | 19.086.0502.0008 |
All version with comments you will find here.
Remarks
*) Anyone Link Expiration Policy
Microsoft has changed the maximum date from 90 days to 730 (2 years). This makes not really sense for me. Enterprise companies want to reduce, not expand the anonym Links to external. But there may be reasons, why there expand this. If you read the blog post, you will find the number 720. And this is wrong. it must be 730.
I have informed about the little thing. In the past they have enhanced it also to 730 days. but inside the Sharing PopUp you could only establish one year and not 2 years. This bug is now fixed.
OneDrive GPO: Require users to confirm large delete operations
In mid-June 2018, I wrote about the new Group Policy and Definitions for OneDrive. I also reported on the missing documentation at Microsoft. This is especially about the group policy
Require users to confirm large delete operations
This group policy prevents users from "accidentally" deleting too many files, too many files are set in number, but Microsoft will make a correction on the web page, default is 200 files.
If Group Policy is enabled and the user accidentally deletes a folder with more than 200 files, he will be asked to confirm. Or he can make a restore with one click.
However, the fixed allocation of 200 files may not suit everyone. This is too little for one organization and too much for the other. And there is also a remedy here. (Currently you have to make a registry entry, I think that with a further update of the admx files the maximum number will be adjustable directly in the group policy.
So here is the registry hack:
Under HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive insert a new entry
"LocalMassDeleteFileDeleteThreshold"=<dword>
Example, to set the bar at 100 files to trigger a mass delete warning.
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive
"LocalMassDeleteFileDeleteThreshold"=dword:0064
You may insert a number between 1 and 100000, so the trigger works always or if you delete 100000 files.
Attention: Before you are working on the Registry, save it !
 |
We have to configure the Group Policy Require users to confirm large delete operations
Then we open the registry editor |
Here we have to insert the new key as mention above and then we have to insert the number. (The picture shows the number 10)
Then we have the opportunity to test the whole thing. (That’s why I only set 10 files.). Let’s create a folder and copy at least 10 files into it. The folder with all files is synchronized. Then we delete the folder.
 |
A short pop-up window appears and … you can react But in case you missed it… |
 |
You see the warning symbol in the notification area |
 |
and if you click on the OneDrive warning icon, OneDrive shows you, what you have to do. You have up to 7 days time to react
Remove The user acknowledge with a click on “Remove” and then the files will be deleted in the cloud and from all other synced devices Restore files if you click on Restore files OR if you do not react within 7 days the files are automatically restored If you have recycled your local bin, the data are restored from the cloud |
Accidental deletion is thus excluded. Of course you have to adjust the number of files to your own organizational structure (document libraries, folder structures, etc.). And, of course, it’s better to tell users not to delete the Cloud Only folder and the 60,000 files it contains. He does not take any space on the hard drive anyway.
OneDrive GPO: Benutzer müssen umfangr. Löschvorgänge bestätigen
Mitte Juni 2018 habe ich über die neuen Gruppenrichtlinien und Definitionen zu OneDrive geschrieben. Dabei habe ich auch über die fehlende Dokumentation bei Microsoft berichtet. Hier geht es ganz speziell um die Gruppenrichtlinie
Require users to confirm large delete operations
oder in deutscher Sprache
Benutzer müssen umfangreiche Löschvorgänge bestätigen
Diese Gruppenrichtlinie verhindert, dass Benutzer “"versehentlich” zu viele Dateien löschen. “Zu viele Dateien” ist festgelegt, was die Anzahl angeht. Microsoft wird aber auf der Webseite eine Korrektur vornehmen. Standard sind es 200 Dateien.
Wird die Gruppenrichtlinie aktiviert, und löscht der Anwender versehentlich einen Ordner mit mehr als 200 Dateien, so wird er aufgefordert, dass zu bestätigen. Oder aber er kann mit einem Klick eine Widerherstellung vornehmen.
Die feste Zuordnung von 200 Dateien mag jedoch nicht jedermann passen. Für die eine Organisation ist das zu wenig, für die andere viel zu viel. Und auch hier gibt es Abhilfe. (Derzeit muss man noch einen Registry-Eintrag vornehmen, ich denke dass bei einem weiteren Update der admx Dateien die maximale Anzahl direkt in der Gruppenrichtlinie einstellbar sein wird.
Unter
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive ist der Eintrag
"LocalMassDeleteFileDeleteThreshold"=<dword> vorzunehmen.
Und dann muss natürlich noch ein Wert eingetragen werden. Um den Wert auf 100 herunter zu setzen, ist folgender Eintrag einzugeben:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive
"LocalMassDeleteFileDeleteThreshold"=dword:0064
Sie können Werte von 1 bis 100000 eingeben, also bei einem einzelnen Datei oder aber bei 100000 Dateien.
Hier darf der Hinweis nicht fehlen, vorher die Registry zu sichern ist.
 |
Zuerst konfigurieren wir die Gruppenrichtlinie Benutzer müssen umfangreiche Löschvorgänge bestätigen Anschließend rufen wir den Registrier-Editor auf |
Dort wird dann der Schlüssel, wie oben eingetragen und anschließen die Anzahl eingetragen.(In dieser Abbildung habe ich 10 vorgegeben)
Anschließend haben wir die Möglichkeit, das Ganze zu testen. (Deshalb habe ich nur 10 Dateien vorgegeben.). Erstellen wir also einen Ordner und kopieren wir mindestens 10 Dateien hinein. Dier Ordner mit allen Dateien wird synchronisiert. Dann löschen wir den Ordner. Ein kurzes Pop-up Fenster erscheint und…
 |
…in der Benachrichtigungszeile wird das OneDrive Icon jetzt mit einer Warnung angezeigt… |
 |
und mit einem auf das Icon Klick wird die Warnung angezeigt. Der Benutzer hat jetzt 7 Tage Zeit, zu reagieren.
Entfernen Er bestätigt mit “Entfernen” die Löschung und Dateien werden auch in der Cloud und allen weiteren Geräten entfernt. Dateien wiederherstellen nach 7 Tage ohne Reaktion werden die Dateien automatisch wiederhergestellt Die Dateien werden aus der Cloud wiederhergestellt, also den Papierkorb manuell zu leeren, löscht nicht die Dateien in der jeweiligen Bibliothek in der Cloud. |
Ein versehentliches Löschen ist somit ausgeschlossen. Natürlich muss man die Anzahl der Dateien an die eigene Organisationsstruktur (Dokumentenbibliotheken, Ordnerstrukturen, etc.) anpassen. Und natürlich ist es besser, die Benutzer darauf hinzuweisen, den Ordner mit dem Wolkensymbol (Cloud Only) und den darin enthaltenen 60.000 Dateien) nicht zu löschen. Er nimmt sowieso keinen Platz auf der Festplatte weg.
ECS 2019 – Community Talk mit Mr.OneDrive
Auf der ECS 2019 (European Collaboration Summit) in Wiesbaden habe ich Michael Greth erzählt, was ich in meiner Session gezeigt habe. Dabei geht es um Files on Demand, und was sich dabei in NTFS abspielt.
Hier die 2 Abbildungen, die zeigen, was ich erzählt habe:
und hier die 2. Abbildung
und hier geht’s zum Video
ECS 2019 – Community Talk mit Mr. OneDrive Hans Brender
No Update to Windows 10 1903, if KFM is installed
If you wait for the Update from Windows 10 Version 1809 to 1903, one possible reason is, that you have KFM Known Folder Move installed. This prevents, that you will not receive the install file. And you should NOT install it manually.
Microsoft knows about the bug and there is no workaround. They will have a fix available in late May.
Remarks:
So KFM has issues with Windows 10 1809, so there might still be some issues with KFM and the implementation in Windows. So as an Windows Insider I have tested it on one device, but unfortunately, no KFM installed.
Source: Microsoft
European SharePoint Office 365 & Azure Conference at Prague
It’s a long time until December 2019. Starting at 2nd of December with Full day classes and end at 5th of December. Prague, Czech Republic hosts the ESPC 2019 this year.
I will speak there about
Intelligent Acceleration of Daily Work with OneDrive
Maybe we see us there ?
OneDrive: new Symbols in Version 19.074.0416.0001
I can only smile about that. but many are happy about it. About the new icons and icons. And in the new insider version 19.074.0416.0001 (Office) of the Next Generation Sync Client (OneDrive.exe), the new Icon of the OneDrive also moves into the notification area of the Task Bar.
The old symbol has not disappeared everywhere yet. Also in the Insider Windows version 1903, the old symbol is still visible in various places. It is well known that taste can be disputed, but lacking functionality is not. And Microsoft would do well to keep up the good work and push the integration of SharePoint libraries into Windows Explorer (presentation level) and the associated intelligence in Office products.
I can not say anything about new functionality. As usual, nothing is said about the insider versions.
I do not know when the new icons will be integrated into the production ring for all other users
Valo Roadshow mit Solvion und Mr.OneDrive
Die Frage ist:
Was erzählt Vlad hier? Gemeint ist mein kanadischer MVP Kollege Vlad Catrinescu bei seinem Vortrag zum “Digitalen Arbeitsplatz mit SharePoint 2019”
Ich selbst werde meinen Vortrag, den ich auf der MSIgnite TheTour in Hong Kong gehalten habe, in Wien und Granz zum Besten geben.
Intelligenter und schneller arbeiten mit OneDrive
Wo: 24.4.19 in Wien (bei Microsoft Österreich) und 25.4.19 in Graz bei Solvion
hier zur Anmeldung und dem ganzen Programm:
