TechTalk Wednesday with Kazeem

23. September 2020 Hinterlasse einen Kommentar

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So I have had a short (30) Minute Session with Kazeem Adegboyega, an IT pro., technical trainer & a leader with a high degree of energy, integrity & creativity from Nigeria.

So he’s doing a weekly Tech Talk on Wednesday, and I have answered some questions about OneDrive

Here you will find the Recording

Support-Änderungen bei Problemen mit OneDrive

18. September 2020 1 Kommentar

OneDrive (for Business) Ticket Erzeugung

[Update 23.09.20]

Danke an Jens Goldhammer, der in seinem Kommentar mich auf eine mögliche andere Denke gestoßen hat. Der Kommentar ist auch am Ende des Artikels angehängt. Ich habe dann bei der OneDrive Produktgruppe in Redmond nachgefragt. Und Jens hat recht.

1. Ein Administrator kann weiterhin wie gewohnt ein Ticket im Admin Center erzeugen.
2. Ein User kann Feedback geben, dies führt aber nicht mehr zu einem Ticket.
3. Ein User kann aber über Support kontaktieren ebenfalls ein Ticket erzeugen.

Damit ist dies jetzt auch richtig gestellt. Nochmals Danke für den Kommentar.


ab dem 19.10.2020 ändert sich bei Microsoft die Support-Regelung, wenn es um Probleme geht. Um es klarzustellen, es handelt sich um Office 365. Bisher gab es zwei Möglichkeiten, ein Ticket zu erzeugen.

Da wären zum einen das Microsoft 365 Admin Center. Dort unter Support New Service request. Und dann die Möglichkeit, über den Syncclient, also das OneDrive Sync Client Symbol in der Benachrichtigungszeile. Dort unter Hilfe und Einstellungen und Hilfe erhalten

Beides führte zu einem Ticket. Und ab dem 19.10.2020 wird nur noch der letzgenannte Weg möglich sein.

Das kann zum Problem führen, wenn nämlich die IT-Abteilung dafür gesorgt hat, dass der Benutzer weder Feedback geben kann noch ein Support-Ticket erzeugen kann. Dies wurde mit einem PowerShell Befehl oder einem Eintrag in der Registry erzeugt. Hier kann man dies nachlesen.

Bild Beschreibung
OneDrive for Business: Hilfe und Support Beim Klick auf das OneDrive Symbol (das mit der Wolke) in der Benachrichtigungszeile und anschließendenm Klick auf Hilfe & Einstellungen gibt es Hilfe.

Weiter unten geht es dann weiter mit einem Klick auf Support kontaktieren

OneDrive for Business: Support Hier kann dann der Support kontaktiert werden.

Das wird ab dem 19.10.2020 der einzige Weg sein, ein Support-Ticket zu erzeugen

Wenn Sie die Hilfe nicht sehen, hat Ihre IT-Abteilung das zu veantworten.


Zusammenfassung:

Für Firmen ist das nicht nachvollziehbar. Als Benutzer rufe ich beim Support in der eigenen Firma an. Die helfen mir weiter, wenn nicht erstellt dann der firmeneigene Suppport bei Microsoft ein Support-Ticket. Und nun soll es nur die eine Möglichkeit geben? Eine Ausnahme? Jetzt soll, der Benutzer selbst ein Support-Ticket erstellen? 

 

Quelle: Message Center Major Change Update Notification MC222217

OneDrive Basics 08

16. September 2020 7 Kommentare

Thanks for the feedback. By the way, if you have a question, please let me know. And that goes for the basics of OneDrive as well as for the rest of the many blog posts. In the last episode I wrote about the integration of OneDrive into office programs. And the 8th issue of this series is about "Shared with me".

Shared with Me

Actually a simple matter, but also the second most frequent term, after the users searched the internet and found what they were looking for:

Calls from pages to Shared with Me

This is not about files stored in SharePoint Online libraries. This is about files stored in OneDrive for Business. (see figure above)

I wrote the first article about this in Dcember 2016. Basically it is about someone sharing a file with me. And I have to keep the link to access this document again. Of course you could put the link in your browser under favorites. But that would only be half the battle. Because I might want to edit the document with the native programs like Word, Excel or PowerPoint. It works, but a few more clicks are necessary.

The users’ wish?

They would like the document on their computer, synchronized. Then editing is only one click away. Here are the two views (transmitter, recipient)

Transmitter

Actually I only want to share one document with the recipient. If we both want to work with the document a little longer, i.e. make changes, it would be convenient if the recipient could synchronize this document to his computer. So if I share the document, the recipient gets the link to the document. He has to keep this link because it is the only way to access the document. The whole thing is done in OneDrive for Business, not in SharePoint Online.

Recipient

The e-mail contains the link to the document. There is no possibility for synchronization. So if you get many documents to edit, it is no fun.

 

and now?

 

Transmitter

And it works. But the transmitter has to make sure of it. Because they have to put the document in a folder. And then share the folder with the recipient. Ready

Sharing a folder, not only the document

The picture shows OneDrive for Business by the user Julian Versuch. A folder was selected and then the click on Share. In the dialog I have to consider, as always, which method I want to share with. Remember that anonymous sharing is time limited. I have described sharing in the OneDrive Basics 03 .

 

Recipient

The e-mail now contains the link to a folder.

Email with the notofication (and the Link), somebody has  shared with me

With the click the browser opens…

first view, what is shared

Of course I can edit the files in the browser. I can also download them. But this is not the right way. The recipient clicks on Sync.

And can then see the result in the Windows File Explorer. The first image before the synchronization:

Windows File Explorer before sync

and after the click:

Windows File Explorer after sync

Since I have activated the function "Files on demand" myself, only the files are shown to me. Only when I double-click on a file, the file is downloaded and then opened with the linked application.

Of course, the transmitter and/or Recipient can add any files to our shared folder. These are then synchronized to the sender via the cloud. And of course there can be multiple recipients.

To avoid problems, here again the explanation: 

Location of files in the cloud

OneDrive for Business of the user "Transmitter”
Sync transmitter Can be synchronized locally on any device of the “transmitter”.
Synch Recipient Can be synchronized on any device of the “Recipient”

 

Delete files that have been shared with me

This is important because many do not know how to proceed when deleting a file.

Delete and Restore a file

I have published a small article about this. Read it only if you have some time. Just skimming over it makes no sense!

If I as the recipient don’t need the files anymore, I can take them out of the synchronization. Please do not delete the folder!

Stop Sync

Click on the OneDrive cloud icon in the notification line.

Click on Settings.

Click on Account

Select the correct folder and click Stop Sync

Click on OK

In Windows File Explorer, the folder and the files it contains are still included, but no longer contain cloud icons. Only now you can delete the folder and the files!

So actually quite simple. The one with the folder. But Microsoft has implemented another function with "Add ShortCut to OneDrive". First in OneDrive Personal, and announced also for OneDrive for Business. This will save us a lot of clicks in the future.

 

Add Shortcut to OneDrive

should have been rolled out already, (was already announced in July), but was a little delayed by Microsoft, is now to be rolled out until October 2020:

Updated August 14, 2020: To ensure the best possible experience for our users, we are delaying some of our deployments to reduce the amount of change flowing into the services. Please see the updated roll-out timeline below

Your users will soon be able to add shortcuts to shared folders in OneDrive and SharePoint shared libraries, and access those shortcuts from their OneDrive.

This change is associated with Microsoft 365 Roadmap IDs 56384

When this will happen

  • This public preview will slowly roll out in early September (previously July).
  • We will move from public preview to general availability by the end of October (previously September).

At the moment this only works in OneDrive Personal and here is the blog post. The interesting thing about this principle is that I can change the name of the link that was shared with me after synchronization.

Before

M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos

cxhange to

_M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos – CHANGED

This, however, does not affect the original of the transmitter!
Here the view of the file explorer of the recipient after the renaming:

Add Shortcut to OneDrive

 

The change also affects the recipient’s browser

Changes in the Name, view in Browser

You can currently only undo the synchronization in the web browser and after the undo (Remove from my OneDrive) the original name of the folder is visible again under Shared.

Original Name of the Shared Folder after Remove from OneDrive

 

Summary:

The sharing of files, even a single one, where the sender knows in advance that these files will be worked on for a long time, should not be done with the file, but with the folder above it.


OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation  Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)

for those who want to read it in german language

Grundlagen OneDrive 08

16. September 2020 2 Kommentare

Danke für die Rückmeldungen. Wer übrigens eine Frage hat, immer raus damit. Und das gilt für die Grundlagen OneDrive als auch für den Rest der vielen Blog Post. In der letzten Folge habe ich über die Inegration von OneDrive in die Office Programme geschrieben. Und in der 8. Ausgabe dieser Reihe geht es um “Mit mir geteilt”.

mit mir geteilt

Eigentlich eine einfache Angelegenheit, aber auch der zweithäufigste Begriff, nachdem die Benutzer im Internet gesucht haben, und bei mir fündig wurden:

Aufrufe von Seiten zu "mit mir geteilt"
Es geht hier nicht um Dateien, die in SharePoint Online Bibliotheken gespeichert sind. Es geht um Dateien, die in OneDrive for Business gespeichert wurden. (siehe obige Abbildung)

Den ersten Artikel habe ich dazu bereits im September 2015 geschrieben. Im Prinzip geht es darum, dass jemand eine Datei mit mir geteilt hat. Und ich mir den Link aufheben muss, um erneut auf dieses Dokument zugreifen zu können. man könnte den Link natürlich im Browser unter den Favoriten unterbringen. Aber das wäre nur die halbe Miete. Denn ich möchte vielleicht das Dokument mit dem nativen Programmen wie Word, Excel oder PowerPoint bearbeiten. Geht, aber es sind ein paar Klicks mehr notwendig.

Der Wunsch der Anwender?

Sie hätten gerne das Dokument auf Ihrem Rechner, synchronisiert. Dann ist das Bearbeiten nur ein Klick entfernt. Nachfolgend jetzt die zwei Sichtweisen (Sender, Empfänger)

Sender

Eigentlich will ich nur ein Dokument mit dem Empfänger teilen. Wenn wir beide etwas länger mit dem Dokument arbeiten, also Änderungen vornehmen wollen, wäre es ja praktisch, dass der Empfänger dieses Dokument auf seinen Rechner synchronisieren kann. Wenn ich also das Dokument teile, bekommt der Empfänger den Link zum Dokument. Diesen Link muss er aufbewahren, denn dies ist die einzige Möglichkeit. auf das Dokument zuzugreifen. Das Ganze erfolgt im Übrigen in OneDrive for Business, nicht in SharePoint Online.

Empfänger

Die E-Mail enthält den Link zum Dokument. Eine Möglichkeit zur Synchronisation ist nicht gegeben. Wenn man also viele Dokumente zum Bearbeiten bekommt, macht das so kein Spaß.

 

und nun?

 

Sender

Und es geht doch. Dafür muss aber der Sender sorgen. Denn er muss das Dokument in einen Ordner packen. Und dann den Ordner mit dem Empfänger teilen. Fertig

Teilen eines Ordners, nicht nur eines Dokumentes

Das Bild zeigt OneDrive for Business des Users Julian Versuch. Ein Ordner wurde selektiert und danach erfolgt der Klick auf Teilen. Im Dialog muss ich wie immer überlegen, mit welcher Methode ich teile. Denken Sie daran, dass anonymes Teilen zeitlich limitiert ist. Teilen habe ich in den Grundlagen OneDrive 03 beschrieben.

 

Empfänger

Die E-Mail enthält jetzt den Link zu einem Ordner.

Email mit der Benachrichtigung, dass ein Ordner mit mir geteilt wurde.

Mit dem Klick öffnet sich der Browser….

erste Darstellung des mit mir geteilten Ordners

Natürlich kann ich die Dateien im Browser bearbeiten. Ich kann Sie auch Downloaden. Aber das ist nicht der richtige Weg. Der Empfänger klickt auf Synchronisieren

Und kann dann in den Windows Datei Explorer das Ergebnis sehen. Das erste Bild vor der Synchronisation:

Windows Datei Explorer vor der Synchronisation

und nach dem Klick:

Windows Datei Explorer nach der Synchronisation

Da ich selbst die Funktion “Dateien auf Bedarf” aktiviert habe, werden mir nur die Dateien angezeigt, erst wenn ich einen Doppelklick auf eine Datei ausführe, wird die Datei heruntergeladen und dann mit der verknüpften Applikation geöffnet.

Natürlich kann der Sender und/oder Empfänger beliebige Dateien in unseren geteilten Ordner einfügen. Diese werden dann über die Cloud zum Sender synchronisiert. Und natürlich kann es auch mehrere Empfänger geben.

Um Problemen aus dem Weg zu gehen, hier nochmals die Erklärung:

Speicherort der Dateien in der Cloud OneDrive for Business des Benutzers “Sender”
Synchronisation Sender Kann auf jedem Gerät des Senders lokal synchronisiert werden.
Synchronisation Empfänger Kann auf jedem Gerät des Empfängers synchronisiert werden

 

Löschen von Dateien, die mit mir geteilt wurden

Dies ist wichtig, denn viele wissen nicht, wie vorzugehen ist, wenn man eine Datei löscht.

Löschen und Widerherstellen von Dateien , die mit mir geteilt wurden

Dazu habe ich einen kleinen Artikel veröffentlicht. Lesen Sie diesen nur, wenn Sie etwas Zeit haben. Nur überfliegen macht keinen Sinn!

Wenn ich als Empfänger die Dateien nicht mehr benötige, kann ich Sie aus der Synchronisation herausnehmen. Bitte den Ordner nicht Löschen!

Synchonisierung aufheben Klicken Sie auf das OneDrive Wolkensymbol in der Benachrichtigungszeile.

Klicken sie auf Einstellungen.

Klicken Sie auf Konto

Wählen Sie den richtigen Ordner aus und Klicken auf Synchronisierung aufheben.

Klicken Sie auf OK

Im Windows Datei Explorer ist der Ordner und die darin enthaltenen Dateien immer noch enthalten, enthalten aber keine Cloud Symbole mehr. Jetzt erst können Sie den Ordner und die Dateien löschen!!

Also eigentlich ganz einfach. Das mit dem Ordner. Microsoft hat aber mit “Zu OneDrive hinzufügen” eine weitere Funktion implementiert. Zuerst in OneDrive Personal, und angekündigt auch für OneDrive for Business. Das wird uns in Zukunft eine Menge Klicks ersparen.

 

Zu OneDrive hinzufügen

sollte eigentlich schon ausgerollt sein, (wurde bereits im Juli angekündigt), wurde aber von Microsoft ein wenig verzögert, soll nun bis Oktober 2020 ausgerollt werden:

Updated August 14, 2020: To ensure the best possible experience for our users, we are delaying some of our deployments to reduce the amount of change flowing into the services. Please see the updated roll-out timeline below

Your users will soon be able to add shortcuts to shared folders in OneDrive and SharePoint shared libraries, and access those shortcuts from their OneDrive.

This change is associated with Microsoft 365 Roadmap IDs 56384

When this will happen

  • This public preview will slowly roll out in early September (previously July).
  • We will move from public preview to general availability by the end of October (previously September).

Derzeit funktioniert dies nur in OneDrive Personal und hier gehts zum Blog Post. Das interessante bei diesem Prinzip ist, dass ich den Link, der mit mir geteilt wurde, nach der Synchronisation ändern kann.

aus

M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos

wurde

_M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos – CHANGED

Dass allerdings wirkt sich nicht auf das Original des Senders aus!
Hier der Blick auf den Datei-Explorer des Empfängers nach der Umbenennung:

Zu OneDrive hinzufügen

Die Änderung wirkt sich auch im Browser des Empfängers aus

Änderungen im Namen des Ordners

Man kann die Synchronisation derzeit nur Im Web-Browser zurücknehmen (aufheben) und nach der Rücknahme (Remove from my OneDrive) ist der Originalname des Ordners unter Geteilt wieder zu sehen.

Original Name des Ordners nach der Aufhebung

 

Zusammenfassung:

Das Teilen von Dateien, auch nur einer einzelnen, bei dem der Sender schon vorher weiß, dass an diesen Dateien eine längere Zeit gearbeitet werden wird, sollte nicht mit der Datei, sondern mit dem darüber liegenden Ordner erfolgen.


Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

if you want to read it in english language

OneDrive Basics 07

11. September 2020 7 Kommentare

Yes, B2B is not quite so simple to understand. I hope that OneDrive Basics 06 has shed some light on this. I, for one, believe that medium-sized companies can implement exactly this concept.

And today the office implementation is on the agenda

OneDrive Implementation in Word, Excel and  PowerPoint

We are not talking about Outlook integration today. Because Outlook is also part of Office. And Outlook integration was described in OneDrive Basics 03. So, one program checked off. The figure above shows several connections to the Office programs:

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
    The points 1,2 and 4 shall be displayed here with the browser based Word Online, Excel Online and PowerPoint Online. Directly from the browser without an installed native app, i.e. Word, Excel and PowerPoint installed on the computer. These versions are partly limited, this will not be discussed here. But you can connect to different document libraries (as long as you have the rights to do so). Or you can connect to your own OneDrive for Business. And also with your OneDrive Personal (consumer version). What do I need as a user? Depends on it. If someone sends me an invitation to work on a document, nothing really. A current browser. I just have to save the email with the invitation. Or the link. But I don’t need anything from Office on this device.  The browser is enough.

Can I synchronize this document to my device?

In OneDrive Basics 08 I describe exactly this process and what the requirements are. (Granted, not yet published) And of course in the old and the new way. Because Microsoft is currently changing something right there.  So bring a little patience with you.

 

Working together

Sounds great? Now we look back into the past. You have saved the document locally. And then sent the document as an attachment via e-mail. From that moment on it became complicated. Because I as the sender cannot simply continue working on this document. Because the recipient could also… And then send it back. Now I have two versions. Unfortunately, this was and still is very often the reality. And costs both parties time and money. And it can become much more complicated. As a sales manager I have eight employees, of whom I need figures for the ForeCast at the end of the month. So I quickly prepare an Excel sheet and send it out. I receive eight different versions back. And now I have the work in front of me, namely to combine eight different versions.  And the way is so simple. When creating this Excel sheet I have to think about a few things. Where should each of my eight employees enter their sales figures?  When saving, I then select our shared document library. Or my OneDrive for Business. I saved the link to the document to the clipboard beforehand. Then send e-mail to the sales department as usual. With the link. Now they can edit the document. It’s the same document for everyone.  And if it should be, two or more people can edit the document at the same time. And I, as sales manager, have nothing more to do with editing and revising the document. This works from desktop applications to other desktop applications, across operating system boundaries (Windows / Apple) or even a mixture of desktop and browser variations. You can also see when others are working at the same time. And where you are working. To avoid a collision, you should know where the boundaries are, because the question arises when two people enter data at the same place, what happens? You need to know that the smallest area belongs to the person who clicks first, but this must arrive in the cloud. The smallest range is a cell in Excel, a paragraph in Word, and a slide in PowerPoint. Even if something goes wrong and you just keep writing, don’t despair. The applications point this out to you. Working together needs to be learned. You have to try it out, so invest some time.

Storage location

Office knows more than we can remember. But in the past there were error messages when opening a document like "Sorry, we couldn’t find your file. Has it been moved, renamed or deleted?" Yes, right. Office could not know that I renamed this document in Windows Explorer. Yes, if I had saved the file at the very beginning in a location that is synchronized with the cloud, the manual search would not have occurred at all when I recalled it. Because in all SharePoint libraries and in OneDrive for Business, the version history works. Renaming in Windows Explorer or in the web browser creates an additional version. Everything is logged in a fine and clean manner. And if I select a file with the old name while opening it, the file with the new name is opened and the list is updated. So the above error message is a thing of the past.

And of course there must be a way to read and edit the file offline.

OneDrive integration with native Office Apps

Right, in Word, Excel and PowerPoint. Of course, also in Outlook.  See the beginning of this blog post. For the other typical apps a lot has happened:

  • automatic saving
  • Share
  • Version history
  • Last used
    Automatic save
    Who does not know the key combination CTRL-S for save? Works also in the newest version of the Office programs. But you don’t have to do it anymore. Because when we save in OneDrive you can safely ignore it. Because every 10 minutes Word now saves automatically. And because OneDrive’s versioning is also activated by default, it always creates a new version. Under Tools Save you can switch on the AutoRestore function and also change the time.
    picture description
    Dialog to save in OneDrive

    When saving (CTRL+S) the following dialog is called up.

    The file name can be entered here. And, of course, all locations that have to do with the cloud. All OneDrive for Business locations in the system (yes, there can be several), but also OneDrive Personal. There are also a few options here, even a default location can be set.

    I can even share a file, even with several people

    Of course, you can select the document libraries in SharePoint Online via further options

    AutoSave And once you have specified the name and location, you can activate automatic saving.

Share

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Share from an Office App If the document is stored in OneDrive Personal, OneDrive for Business or in a SharePoint Online Document Library, it can be shared. The standard dialog is called up.

 

Version history

The version comparison can be called up differently.

picture description
Version History from Client

First of all there is the call from the client itself .

If you click on the OneDrive icon in the notification line, the OneDrive Client opens.

Click on the three dots of an entry and then click on Version History.

Version History from File Explorer

Or from the Windows file explorer

Select file. Click with the right mouse button, then on Version History.

Version History from Browser

Or from the website

Select the document and then click on the three points.

Version history from the Office application

Or within the Office application

Click on the name of the document. Then click on Version History

Version History Word Web app

And also of Office Online Apps.

Click on the name of the document. Then click on Version History

Last used

And then the list of recently used documents. As long as you store files in OneDrive Personal, OneDrive for Business or in a document library of SharePoint Online and maybe rename or move them outside the respective app with the Web Browser or the Windows File Explorer, the list of the respective app doesn’t really notice this. You click on the old name and: The correct document from the new location or the new name opens and the list is updated.

 

Summary:

The typical Ogffice programs like Word, Excel and PowerPoint have been rebuilt. Minor errors like renaming or moving no longer cause an error message. The versioning necessary for collaboration, recovery of an older version can not only be viewed from outside, no, even in the applications themselves, the older documents can be opened and even compared in Word. For all this to work, the user only has to make sure that the document ends up in the cloud. This can also be done on the local hard disk in a synchronized folder when I am without internet. The Next Generation Sync Client, i.e. OneDrive.exe, takes care of the synchronization when the Internet is available again. Working together also works with the native apps in our smartphones under iOS or Android.


OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation  Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)

for those who want to read it in german language

Grundlagen OneDrive 07

11. September 2020 7 Kommentare

Ja, so ganz einfach ist B2B nicht zu verstehen. Ich hoffe, dass Grundlagen OneDrive 06 etwas Licht ins Dunkel gebracht hat. Ich jedenfalls glaube, dass Mittelstandsfirmen genau dieses Konzept umsetzen können.

Und heute steht die Office Umsetzung auf dem Programm

OneDrive Implementierung in  Word, Excel und PowerPoint

Wir reden heute nicht über Outlook Integration. Denn Outlook gehört ja auch zu Office. Und Outlook Integration wurde in Grundlagen OneDrive 03 beschrieben. So, ein Programm abgehakt. Die obige Abbildung zeigt mehrere Verbindungen zu den Office Programmen:

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint

Die Punkte 1,2 und 4 sollen hier mit den Browser basierenden Word Online, Excel Online und PowerPoint Online darstellen. Direkt vom Browser ohne installierte native App, also Word, Excel und PowerPoint Installation auf dem Rechner. Diese Versionen sind zum Teil eingeschränkt, dass soll hier gar nicht diskutiert werden. Aber man kann sich mit unterschiedlichen Dokument Bibliotheken verbinden (sofern man dort auch die Rechte hat). Oder aber in sein eigenes OneDrive for Business. Und auchr mit seinem OneDrive Personal (Konsumer Version). Was ich als Benutzer dazu benötige? Kommt darauf an. Wenn mir jemand eine Einladung sendet, an einem Dokument zu arbeiten, eigentlich nichts. Einen aktuellen Browser. Ich muss mir nur die EMail mit der Einladung aufheben. Oder den Link. Ich brauche aber nichts von Office auf diesem Gerät.  Der Browser genügt.

Kann ich denn dieses Dokument auf mein Gerät synchronisieren?

In den Grundlagen OneDrive 08 beschreibe ich genau diesen Vorgang und was die Voraussetzungen dafür sind. (Zugegeben, noch nicht erschienen) Und das natürlich in der alten und der neuen Weise. Denn Microsoft ändert derzeit genau dort etwas.  Also hierzu etwas Geduld mitbringen.

 

Gemeinsames Arbeiten

Hört sich toll an? Nun schauen wir in die Vergangenheit. Man hat das Dokument lokal gespeichert. Und dann das Dokument als Anhang per Mail versendet. Ab diesem Moment wurde es kompliziert. Denn ich als Versender kann jetzt nicht einfach  an diesem Dokument weiterarbeiten. Denn der Empfänger könnte ja auch… Und dann zurücksenden. Jetzt habe ich zwei Versionen. Das war und ist leider noch sehr häufig die Realität. Und kostet beide Parteien Zeit und damit Geld. Und es kann noch viel komplizierter werden. Als Vertriebsleiter habe ich acht Mitarbeiter, von denen ich zum Monatsende für den ForeCast Zahlen benötige. Also schnell ein Excel-Sheet vorbereitet, dann versendet. Ich erhalte acht unterschiedliche Versionen zurück. Und habe jetzt die Arbeit vor mir, nämlich acht unterschiedliche Versionen zusammen zu fassen.  Dabei ist der Weg so einfach. Bei der Erstellung dieses Exvcel-Sheets muss ich mir ein paar Gedanken machen. Wo soll jeder meiner acht Mitarbeiter seine Verkaufszahlen eintragen?  Beim Speichern wähle ich dann unsere gemeinsame Dokumenten-Bibliothek. Oder mein OneDrive for Business. Habe mir vorher noch den Link zum Dokument in die Zwischenablage gespeichert. Dann wie gewohnt E-mail an den Vertrieb senden. Mit dem Link. Jetzt können diese das Dokument berarbeiten. Es ist für alle das gleiche Dokument.  Und wenn es sein soll, können auch zwei oder mehrere Personen das Dokument gleichzeitig bearbeiten. Und ich als Vertriebsleiter habe nichts mehr mit der Auf- und Überarbeitung des Dokumentes zu tun. Das funktioniert von den Desktop-Applilkationen zu anderen Desktop Applikationen, über Betriebssystem-Grenzen hinweg (Windows / Apple) oder gar eine Mischung aus Desktop und Browser-Variationen. Dabei sieht man auch, wenn andere zur gleichen Zeit arbeiten. Und wo Sie gerade arbeiten. Damit es keine Karambolage gibt sollte man allerdings wissen wo die Grenzen sind, denn es stellt sich die Frage, wenn zwei Personen an einer Stelle Daten eingeben, was passiert? Dazu muss man wissen, das der kleinste Bereich dem gehört, der zuerst klickt, was allerdings in der Cloud ankommen muss. Der kleinste Bereich ist in Excel eine Zelle, bei Word ein Absatz, bei PowerPoint ein Slide. Selbst wenn mal etwas schiefgeht und man einfach weitergeschrieben hat, nicht verzweifeln. Die Applikationen weisen einen darauf hin. Gemeinsames Arbeiten will gelernt sein. Das muss man ausprobieren, also investieren Sie etwas Zeit.

Speicherort

Office weiss mehr als wir uns merken können. aber in der Vergangenheit gab es Fehlermeldungen beim Öffnen eines Dokumentes wie “Entschuldigung, wir konnten Ihre Datei leider nicht finden. Wurde sie verschoben, umbenannt oder gelöscht?” Ja, richtig. Office konnte ja nicht wissen, das ich dieses Dokument im Windows Explorer umbenannt habe. Ja, wenn ich die Datei ganz am Anfang an einer Stelle gespeichert hätte, welcher mit der Cloud synchronisiert wird, wäre das manuelle Suchen bei erneuten Aufrufen überhaupt nicht aufgetreten. Denn in allen SharePoint Bibliotheken und in OneDrive for Business wirkt die Versionshistorie. Ein Umbenennen im Windows Explorer oder im Web Browser bewirkt einen zusätzlichen Version. Wird alles fein und sauber mitprotokolliert. Und wenn ich dann beim Öffnen eine Datei mit dem alten Namen auswähle, wird die Datei mit dem neuen Namen geöffnet und ausßerdem die Liste aktualisiert. Damit gehört obige Fehlermeldung der Vergangenheit an.

Und natürlich muss es eine Möglichkeit geben, die Datei Offline zu lesen und zu bearbeiten.

OneDrive Integration in native Office Apps

Richtig, in Word, Excel und PowerPoint. Natürlich auch in Outlook.  Siehe Beginn dieses Blog Posts. Für die anderen typischen Apps hat sich eine ganze Menge getan:

  • automatisches Speichern
  • Teilen
  • Versionsverlauf
  • Zuletzt verwendet

Automatisches Speichern

Wer kenn nicht die Tastenkombination CTRL-S für Speichern? Funktioniert auch in der neuseten Version bei den Office Programmen. Muss man aber nicht mehr. Weil wenn wir in OneDrive Speichern kann man das getrost ignorieren. Denn alle 10 Minuten speichert Word jetzt automatisch. Und weil standardmäßig auch die Versionierung bei OneDrive eingeschaltet ist, erzeugt er auch immer eine neue Version. Unter Extras Speichern kann man die AutoWiederherstellungsfunktion einschalten und auch die Zeit verändern.

Bild Beschreibung
Dialog zum Speichern in OneDrive Beim Speichern (CTRL+S) wird nachfolgender Dialog aufgerufen.

Hier kann der Dateiname eingegeben werden. Und natürlich alle Orte, die mit der Cloud zu tun haben. Alle im System vorhandenen OneDrive for Business (ja, es kann mehrere geben), aber auch OneDrive Personal. Hier gibt es auch ein paar Optionen, sogar ein Standard-Speicherort kann festgelegt werden.

Ich kann sogar eine Datei freigeben, also teilen, und das sogar mit mehreren Personen

Über weitere Optionen kann man natürlich auf die Dokumentenbibliotheken in SharePoint Online auswählen

Automatisches Speichern Und hat man den Namen und Speicherort festgelegt, dann kann Automatisches Speichern aktiviert werden.

Teilen

Bild Beschreibung
Teilen aus einer Office Applikation Ist das Dokument in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in einer SharePoint Online Dokumentenbibliothek gepeichert, kann es geteilt werden. Dabei wird der Standard-Dialog aufgerufen.

Versionsverlauf

Der Versionsvergleich kann unterschiedlich aufgerufen werden.

Bild Beschreibung
Version History vom Client Da wäre zuerst einmal der Aufruf vom Client selbst .

Wenn man auf das OneDrive Symbol in der Benachrichtigungszeile klickt, öffnet sich der OneDrive Client.

Klick auf die drei Punkte eines Eintrags und dann auf Versionsverlauf klicken.

Version History vom Datei Explorer Oder vom Windows Datei-Explorer

Datei selektieren. Klick mit der rechte Maustaste, anschließend auf Versionsverlauf.

Version History vom Browser Oder von der Webseite

Selektieren Sie das Dokument.Und anschließend klicken Sie auf die drei Punkte.

Versionsverlauf aus  der Office Applikation Oder innerhalb der Office Applikation

Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versionsverlauf

Version History Word Web app Und auch von Office Online Apps.

Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versions-Historie

Zuletzt verwendet

Und dann die Liste der zuletzt verwendeten Dokumente. Solange Sie Dateien in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in eine Dokumentenbibliothek von SharePoint Online speichern und vielleicht ausserhalb der jeweiligen App mit dem Web Browser oder dem Windows Datei Explorers umbenennen oder verschieben, bekommt die Liste der jeweiligen App das nicht wirklich mit. macht aber nichts. Sie klicken auf den alten Namen und: Das richtige Dokument vom neuen Ort oder dem neuen Namen öffnet sich und die Liste erfährt ein Update.

 

Zusammenfassung:

Die typischen Ogffice Programme wie Word, Excel und PowerPoint wurden umgebaut. Kleinere Fehler wie Umbenennung oder Verschieben führen zu keiner Fehlermeldung mehr. Die für die Zusammenarbeit, Wiederherstellung einer älteren Version notwendige Versionierung kann nicht nur von ausserhalb angezeigt werden, nein auch in den Applikationen selbst können die älteren Dokumente geöffnet und in Word sogar verglichen werden. Damit das alles fuktioniert muss Anwemnder nur dafür sorgen, dass das Dokument in der Cloud landet. Das kann auch auf der lokalen Festplatte in einem synchronisierten Ordner geschehen, wenn ich gerade ohne Internet bin. Die Next Generation Sync Client, also die OneDrive.exe sorgt später dann für die Synchronisierung, wenn wieder Internet zur Verfügung steht. Gemeinsames Arbeiten funktioniert auch mit den native Apps in unseren Smartphone unter iOS oder Android.


Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

if you want to read it in english language

Mr.OneDrive is back | World–Online-Community-Tour

4. September 2020 Hinterlasse einen Kommentar

04

Convid19 cannot stop it. All events take place online. And so he tours around the world. The next tour dates are…

Convid19 kann ihn nicht stoppen. Alle Events finden Online statt. Und so tourt er durch die Welt. Die nächsten Termine der Tour sind…

09/19/2020 M365 Saturday Gurgaon 2020, India
10/03/2020 M365 Saturday Saskatchewan 2020 – Virtual Event, Canada
10/07/2020 Teamsfest 2020, Europa
10/14/2020 ESPC Online, Ireland
10/17/2020 Virtual M365 Saturday Ottawa, Canada
11/13/2020 2nd Cloud8 virtual Summit, Switzerland
11/13/2020 M365 Chicago Virtual  Chicago, USA

And of Course: I will talk about OneDrive.
Und natürlich werde ich über OneDrive sprechen

More dates will come. Community rocks. Weitere Termine sind geplant.

Virtual M365 Saturday Ottawa

4. September 2020 1 Kommentar

01 M365 Ottawa

42 days left. The the organizers will start the Virtula M365 Saturday Ottawa.

I will speak about Group Policies in OneDrive. This is an Oline Event and here you will see the differnet Sessions and Speakers.

So please Register here… and we will see us there. Virtual

OneDrive – new Version 20.154.0802.0003 | Group Policy

2. September 2020 Hinterlasse einen Kommentar

new OneDrive Insiders Version 20.154.0802.0003

With the Update came during the week. Not on the weekend. On 8/26/2020 I installed version 20.154.0802.0003. An insiders version. And I was curious. Because with the installation also a ghost or duplicate, which had been there for some time, disappeared. Microsoft told me that you did not know where this duplicate came from. But that it would be gone with version 20.154.xxxx.xxxx. What am I talking about?

OneDrive: double Entries in Windows Explorer

I have two identical entries, but only one common memory location. But in the meantime I found out what causes such a behaviour. For a Remote OneDrive Workshop I rolled out a group policy on this machine.

It is the group policy Configure team site libraries to sync automatically

This Group Policy automatically adds a selected library on the device.

Co,me back later, (This group policy takes some time to run) opne the Windows Explorer, the selected SharePoint Online Library was entered, the content synchronized, but also the second icon was there.

Microsoft was informed about the behavior. If someone notices the same behavior, then notice this blog post, I will post the update here.

 

[Update 09/09/2020]

all-clear

Today I received the new Insiders version 20.169.0823.0003. And as if by magic the shadow entry is gone.

OneDrive – neue Version 20.154.0802.0003 | Gruppenrichtlinie

2. September 2020 Hinterlasse einen Kommentar

neue OneDrive Insiders Version 20.154.0802.0003

Bei mir ist Sie unter der Woche gekommen. Nicht am Wochenende. Am 26.8.2020 wurde bei mir die Version 20.154.0802.0003 installiert. Eine Insiders Version. Und ich war neugierig. Denn mit der Installation ist auch ein Ghost oder Dublette, die seit einiger Zeit hatte, verschwunden. Microsoft hat mir mitgeteilt dass Sie nicht wussten, woher diese Dublette gekommen ist. Aber das Sie mit der Version 20.154.xxxx.xxxx weg sein würde. Von was ich spreche?

OneDrive: Doppelte Einträge in Windows Explorer

Ich habe zwei gleiche Einträge, aber nur ein gemeinsamer Speicherplatz. Mittlerweile habe ich aber herausgefunden, was ein solches Verhalten hevorruft. Für einen Remote OneDrive Workshop habe ich an dieser Maschine eine Gruppenrichtlinie ausgerollt.

Es handelt sich um die Gruppenrichtlinie Configure team site libraries to sync automatically (oder in deutscher Sprache: Teamwebsitebibliotheken für die automatische Synchronisierung konfigurieren)

Bei dieser Gruppenrichtlinie wird auf dem Gerät eine ausgewählte Bibliothek automatisch hinzugefügt.

Als ich dann später (diese Gruppenrichtlinie benötigt etwas Zeit bis zur Ausführung) den Windows Explorer war die ausgewählte SharePoint Online Bibliothek eingetragen, der Inhalt synchronisiert, aber auch das zweite Icon da.

Microsoft wurde über das Verhalten informiert. Sollte jemand das gleiche Verhalten feststellen, dann diesen Blog Post merken, ich werde hier das Update posten.

 

[Update 09.09.2020]

Entwarnung

Heute habe ich die neue Insiders Version 20.169.0823.0003 erhalten. Und wie von Geisterhand ist der Schatteneintrag weg.

ESPC20 – Learn from Home

31. August 2020 1 Kommentar

The countdown is on to ESPC20 Online – only a few weeks to go!

ESPC20 Online is a new virtual conference offering you affordable, world-class Microsoft 365 learning at your fingertips, from wherever you are in the world. Tune in live Oct 14th & 15th or catch up on-demand across 100+ sessions from SharePoint, Office 365 & Azure experts.

Join me for my ESPC20 Online session:

OneDrive Group Policies – User Adoption from Admins Perspective

ESPC20 - OneDrive Group Policies - User Adoption from Admins Perspective

More and more Group Policies for OneDrive and for your Windows 10 were established to give administrators control over the devices, storage and behaviour. This session describes the user behaviour to sync many files from different libraries for collaboration, not only from their own tenant, but also from other tenants through B2B sync, but give the administrators full control via Group Policies. This session also shows, how administrators are helping user adoption, to establish automatically connection, help the users with OneDrive issues, before the users know them. One more step for Users adoption for OneDrive and collaboration. And it ends with the TOP 10 of Group Policies for OneDrive and Windows 10 devices.

 

Benefits of Attending this Session:

  1. User adoption from an admins perspective
  2. Administrators approach users
  3. Fewer collaboration issues for a user through group policies

 

ESPC is always top quality and I am truly looking forward to this year’s virtual conference. Check out some of ESPC’s reasons why you don’t want to miss this event.

Reasons to Attend ESPC20 Online

Refresh – With so much change, keep up with the product developments and practices that matter most.

Revitalise – Find new and better ways of working, to bring new energy and effectiveness to your work.

Investment – Invest in your team, yourself and your career by learning new skills or mastering current ones.

Access – With no travel, watch live or on-demand at a time that suits you from the comfort of your workspace.

Experts – Hear from the best of the best – Microsoft Product Team members, RDs, MVPs, MCMs and independent experts.

Depth – With levels catering from Level 100-400 there is something for everyone.

Network – Build your professional network online, with like-minded people from across the globe.

Vendors – Find the best solutions from the best local, European and Global providers.

Independence – Information and advice you can trust, learn what’s trendy and what works.

Breadth – Attend a variety of session types across the biggest SharePoint, Office 365 and Azure topics.

Affordability – Enjoy the quality of ESPC with incredibly affordable prices and options.

I hope to see you at ESPC20 Online! You can book your place here

New experiences with file exchange in teams

19. August 2020 Hinterlasse einen Kommentar

Sharing Files

Genius, actually. Whether in a document, in Windows Explorer, on mobile devices like Android or Apple and in the Web, sharing is the same everywhere.

Everywhere?

No, not in teams, there it is only possible via detours. And on July 16, 2020 Microsoft announced that users in teams should receive the same procedure. Microsoft cannot keep this date:

Before After
Start of roll-out: mid August end of August
Roll-out end: mid September End of September

With this update, when users share a file from within Teams, they will have the option to create sharing links that provide access to

  • anyone,
  • people within your organization,
  • people with existing access or
  • specific people, including those in a 1:1 chat, group chat, or channels.

Before users share a file in a chat and channels, they will be notified if recipients don’t have permission to view the file. The user can change permissions before they share the file (if they have permission to do so).

 

The reasoning is a bit special for me:

To ensure the best possible experience for our users, we are delaying some of our deployments to reduce the amount of changes flowing into the services.

Summary:

as of late, schedules are repeatedly thrown overboard. Microsoft Team users unfortunately have to be patient.

ressource: Microsoft MC218732 Roadmap 51230

Kategorien:Microsoft365, Office365, Teams Schlagwörter:

OneDrive for Business | Storage change in Admin Center

18. August 2020 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business: Storage in the Admin Center

Now it has also arrived at the Microsoft 365 Admin Center.  Allocating storage in OneDrive for Business for a selected user. I described the basics in a separate blog post in January 2020. Here is the original Microsoft Roadmap link with the ID 65148

In the OneDrive tab of an active user, you can now see the default storage for all users (here 2 TB) and the allocated storage space (here 512 GB)

 

different storage space in OneDrive for Business

In the past, you could only change the memory of a single user with PowerShell. Now you can do this directly in the Admin Center.

Changing the OneDrive storage of a specific user

Behind this link you will find a description of how to proceed.

Summary:

Not everyone needs all the storage space the company allocates in OneDrive. And now, no PowerShell knowledge is required to change the storage space of specific people.

OneDrive – new Versions

18. August 2020 Hinterlasse einen Kommentar

new OneDrive Versions

The Sync Admin Report is not yet available, so you have to/can/should check for yourself, because there are new versions:

Windows

Insiders Ring

Just in time for the weekend Microsoft has released a new insider version 20.143.0716.0003 and as usual there is no additional information about it. I still have some minor problems with retrieving version information in the File Explorer, and there has been an improvement. However, Microsoft is working on making sure that version information can always be retrieved.

Production ring

Here the version 20.134.0705.0006 has been changed to 0008 and is currently being rolled out.

Defered ring

Version 20.114.0607.0002 is available in the Defered channel (new name for Enterprise Ring).



Mac

Insiders-ring

The version 20.143.0716.0003 is available here.

Production ring

If you compare the current version number 20.134.0705.0008 with that of Windows, you can see that they now run in parallel.

Defered ring

Version 20.114.0607.0002 is available there.



Android

On July 30, Microsoft released a new version 6.9 for Android devices.
If your device supports it, you can use this version to set up OneDrive to unlock it with your face.



iOS

Apple now has version 11.45.3 (Insiders get 11.46)

there is additional information about version 11.45.3:

The app once again (yes, again) helps you easily share photos or videos taken while you’re in a meeting with a handy notification. So, whether you’re meeting in person or remotely, you can once again tap the + button in the top right of the app, select "Take a Photo or Video", and share content with your fellow meeting attendees with just a few taps.

The Share Extension was acting a bit sluggish and would require a few taps from you to actually get it to open. The Share Extension has now had its morning coffee and will be ready to work with your first tap.

After marking up a PDF, no marks could be printed. This has been fixed. No printer will hide any marks anymore.

The app once again (yes, again) helps you easily share photos or videos taken while you’re in a meeting with a handy notification. So, whether you’re meeting in person or remotely, you can once again tap the + button in the top right of the app, select "Take a Photo or Video", and share content with your fellow meeting attendees with just a few taps.

The Share Extension was acting a bit sluggish and would require a few taps from you to actually get it to open. The Share Extension has now had its morning coffee and will be ready to work with your first tap.

After marking up a PDF, no marks could be printed. This has been fixed. No printer will hide any marks anymore


All versions with complete history are available in my slightly longer blog post.

Source: internal and Microsoft

Neue Erfahrungen beim Dateiaustausch in Teams

18. August 2020 Hinterlasse einen Kommentar

Dateien Teilen

Eigentlich genial. Ob Im Dokument, Im Windows Explorer, bei dem mobilen Geräten wie Android oder Apple und im Web, also überall ist das Teilen gleich.

Überall?

Nein, nicht in Teams, Da ist es nur über Umwege möglich. Und am 16. Juli 2020 hat Microsoft angekündigt, dass die Benutzer in Teams die gleiche Vorgehensweise erhalten sollten. Dieser Termin kann Microsoft nicht halten:

Vorher Jetzt
Start of roll-out: mid August Ende August
Ausroll Ende: Mitte September Ende September

 

Mit diesem Update haben Benutzer, wenn sie eine Datei innerhalb von Teams freigeben, die Möglichkeit, Freigabelinks zu erstellen, die Zugriff auf

  • jedermann,
  • Menschen innerhalb Ihrer Organisation,
  • Personen mit vorhandenem Zugang oder
  • bestimmte Personen, einschließlich derjenigen in einem 1:1-Chat,
  • …Gruppen-Chat oder Channels.

Bevor Benutzer eine Datei in einem Chat und in Channels freigeben, werden sie benachrichtigt, wenn Empfänger keine Berechtigung zum Anzeigen der Datei haben. Der Benutzer kann die Berechtigungen ändern, bevor er die Datei freigibt (wenn er die Berechtigung dazu hat).

Die Begründung ist für mich etwas sonderlich:

Um die bestmögliche Erfahrung für unsere Nutzer zu gewährleisten, verzögern wir einige unserer Einsätze, um den Umfang der in die Dienste fließenden Änderungen zu reduzieren.


Zusammenfassung:

wie in letzter Zeit immer wieder werden Zeitpläne über Bord geworfen. Microsoft Teams Benutzer müssen sich leider etwas gedulden.

 

Quelle: Microsoft MC218732 Roadmap 51230

OneDrive for Business | Speicher im Admin-Center einstellen

18. August 2020 2 Kommentare

OneDrive for Business: Speicher im Admin Center

Jetzt ist es auch im Microsoft 365 Admin Center angelangt.  Das Zuweisen von Speicher in OneDrive for Business für einen ausgewählten Benutzer. Die Grundlagen habe ich im Januar 2020 in einem eigenen Blog Post beschrieben. Hier der Original Microsoft Roadmap-Link mit der ID 65148 (Leider muss man die ID nochmals in das Suchfenster eintragen)

Im Kartenreiter OneDrive eines aktive Benutzers kann man jetzt den Standardspeicher für alle Benutzer (hier 2 TB) und den zugewiesenen Speicherplatz (hier 512 GB) sehen

 

abweichender Speicherplatz in OneDrive for Business In der Vergangenheit konnte man den Speicher eines einzelnen Benutzers ausschließlich mit PowerShell ändern. Das kann man jetzt direkt im Admin-Center durchführen.

Ändern des OneDrive Speicherplatzes eines bestimmten Benutzers

Hinter diesem Link wird in deutscher Sprache beschrieben, wie man vorgehen muss.

Zusammenfassung:

Nicht jeder braucht den gesamten Speicherplatz, den das Unternehmen in OneDrive zuweist. Und jetzt sind keine PowerShell Kenntnisse mehr notwendig, um den Speicherplatz von bestimmten Personen zu ändern.

OneDrive Basics 06

17. August 2020 7 Kommentare

This is not only the sixth part of the OneDrive basics, we are now looking at Windows 10 for the third time, which I will write about here. If you’ve landed here today, feel free to read through the various episodes that started with OneDrive Basics 01.  If you’re looking for technical details, you can also visit my blog; there are now 900 blog posts. Just subscribe.

Thanks also to everyone who contacted me in the different ways with various questions. And today?

Today is about the supreme discipline of synchronization

B2B Synchronization

or Cross Tenant Synchronization

OneDrive B2B synchronization

Actually, once the synchronization works, everything is quite simple. First you connect to OneDrive for Business and then you can navigate to the various SharePoint document libraries in the browser and trigger the further synchronizations.

In OneDrive Basics 05 I described the classic second tenant, which not only allows us to access certain SharePoint libraries for me, but also provides me with an additional OneDrive for Business for this organization. Where I have access, I can also synchronize, if not certain other security measures have been taken by the IT department.

The disadvantage of this is that the organization grants a license for a single user. Depending on the plan and the number of users, this is a considerable investment.

 

In chapter 10 of OneDrive basics 10  we will look at Microsoft Teams. AndTeams also work with external users. Once invited, the administrators will find the external users in Azure AD. This can quickly lead to a lot of entries in AD.

Exactly this principle of the external user we use for B2B synchronization. This is described in short form here, but you can also take a closer look and download the 171 page PDF. So nothing with a little click here and there, if you want to do it right!

Now, before you get started, let me describe the purpose of B2B Sync. As an example, I have chosen a hospital. Each hospital has its own laboratory where, for example, patients‘ blood is tested. But in Convid19 times  the capacities are not always sufficient. Therefore hospitals resort to one or more external laboratories. For such sensitive patient data, of course, appropriate contracts have to be signed.  And then it can start. We send an Excel list to the lab administrator, who processes it and names all employees with name and email address, who should get access. With Powershell, this list is now fed to the Azure-AD. An existing or new SharePoint library is also specified. The guests now receive a detailed message to establish a position of trust. Between the hospital and the laboratory. The trick is that the employees do not have to enter another password later. They log in as usual with their password of their own Tenant.

B2B HealthCare

When a laboratory user then clicks on the hospital’s document library, he has access and can then synchronize it to his Device. On the hospital side, the internal laboratory users also have access, of course. In the example above you can see that each laboratory has been assigned its own library. This can also be a single library, and the external accesses are then separated by the folder structure.

B2B HealthCare

Is a little more effort, for the hospital laboratory users, however, much easier to use.

Here are a few explanations for the following illustrations: the hospital is called HBsoft, the Labor Doering Consulting.
 
First the SharePoint document Library (Hospital) with the name Ignite2019-P-GERWeb Browser view of the library

the next figure shows the Windows Explorer (Hospital)

Viw to the  synched Library in the file explorer (Hospital view)

and finally the File Explorer view of a user (laboratory)
Viw to the  synched Library in the file explorer (Labor view)

What’s important is here: The domain is displayed without logging on again. No new instance will be used, represented by a new cloud icon, the existing instance of the lab will be used.

Advantage hospital
The hospital administration retains full control
Lab Guest users can be locked out at any time
The hospital saves license costs

Advantage laboratory
Local synchronisation allows data to be stored or edited in the simplest possible way.
New passwords are not necessary.

Of course you need additional security in this chosen scenario. This is very often solved simply but wrongly by the administrators. It is very easy to disable external access, but users always find a solution to send such documents to external users. With the right concept of IRM/RMS, sensitive labels, duplicate keys, etc., it is also possible to send sensitive data to users outside your organization. But the configuration is complicated and time consuming.

The hospital was just one example. Here is another example. And this can easily become complex depending on the size of the company:

B2B Example Consulting company

Let’s go to Links to read in:

B2B Synch
SharePoint and OneDrive integration in Azure AD B2B
Use SharePoint as a business-to-business (B2B) extranet solution

Only click on the English language links when you have time. There are more links in the respective descriptions… and if you want to try it, you need:

a second Office 365 environment. These are available free of charge from the developers.
A Hyper-V environment with Windows for a user of this environment
in their own Office 365 environment Global Admin rights (or the Guest Inviter’s Admin rights)

 

Summary:
Company administrators should take the trouble to read the descriptions, try it out, and then it works with any supplier, agency or service company.


OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation  Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)

for those who want to read it in german language

M365 Saturday Saskatchewan 2020 – Virtual Event

17. August 2020 1 Kommentar

01 SPS Sask

at the beginning of October 2020, axactly on the third of October, I will talk on the Luther College at University of Regina in the Province of Saskatchevan which belongs to Canada. Unfortunatelly not. Not on premises. But virtually.

I will talk about

The cloud in my handbag

in the version of 102020. You may attend from everywhere on the world. But you should register.

Grundlagen OneDrive 06

17. August 2020 7 Kommentare

Das ist nicht nur der sechste Teil der Grundlagen von OneDrive, wir haben jetzt zum dritten Mal Windows 10 im Visier, über das ich hier sachreiben werde. Wer heute hier gelandet ist, der darf sich gerne durch die verschiedenen Folgen lesen, die mit Grundlagen OneDrive 01 begonnen haben.  Wer technische Einzelheiten sucht, kann das auch auf meinem Blog; dort sind mittlerweile 900 Blog Posts zu finden. Einfach abbonieren.

Danke auch an alle, die mit mir auf den unterschiedlichen Wegen mit diversen Fragen Kontakt aufgenommen haben. Und heute?

Heute gehts um die Königsdisziplin der Synchronisation

B2B Synchronisierung

oderr aber Cross Tenant Synchronisation

OneDrive B2B Synchronisation

Eigentlich ist, wenn die Synchronisation erst einmal funktioniert, alles ganz einfach. Als erstes verbindest Dich mit OneDrive for Business und kannst Dich dann im Browser zu den diversen SharePoint Dokument Bibliotheken bewegen, und dort dann die weiteren Synchronisationen auslösen.

In Grundlagen OneDrive 05 habe ich dann den klassichen zweiten Mieter beschrieben, der uns dann nicht nur Zugriff auf für mich bestimmte SharePoint Bibliotheken erlaubt, aber auch einen zusätzlichen OneDrive for Business für diese Organisation für mich bereithält. Dort, wo ich Zugriff habe, kann ich auch synchronisieren, wenn nicht bestimme andere Sicherheitsmassnahmen durch die IT Abteilung vorgenommen wurden.

Der Nachteil hierbei: Die Organisation spendiert die Lizenz eines einzelnen Users. Je nach Plan und Anzahl ist das eine nicht unerhebliche Investition.

Im 10. Kapitel von Grundlagen OneDrive 10 werden wir uns mit Microsoft Teams auseinander setzten. Und Teams arbeitet auch mit externen Benutzern, Einmal eingeladen finden die Administratoren die als externe Benutzer im Azure AD. Das kann sehr schnell zu sehr vielen Einträgen im AD führen.

Genau dieses Prinzip des externen Benutzers wenden wir bei der B2B Synchronisation an. Beschrieben wird das in Kurzform hier, aber man kann sich auch etwas intensiver damit beschäftigen und sich das 171 Seiten starke PDF herunterladen. Also nichts mit ein bisschen hier und da klicken, wenn man es richtig machen möchte!

Nun, bevor Sie sich aufmachen, jetzt loszulegen, möchte ich den Sinn von B2B Sync beschreiben. Als Beispiel habe ich ein Krankenhaus gewählt. Jedes Krankenhaus hat ein eigenes Labor, wo zum Beispiel Blut der Patienten untersucht wird. Aber in Convid19 reichen die Kapazitäten nicht immer aus. Deshalb greifen Krankenhäuser auf ein oder mehrere externe Labore zurück. Für solche sensible Patienten-Daten  müssen natürlich entsprechende Verträge abgeschlossen werden.  Und dann kann es losgehen. Wir senden dem Labor-Administrator eine Excel-Liste, die dieser bearbeitet und alle Mitarbeiter mit Namen und EMail-Adresse benennt, die Zugriff erhalten sollen. Mit Powershell wird jetzt dieses Liste dem Azure-AD zugeführt. Dazu wird auch eine vorhandene oder neue SharePoint Bibliothek mit angegeben. Die Gäste erhalten jetzt eine ausführliche Mitteilung um eine Vertrauensstellung aufzubauen. Zwischen dem Krankenhaus und dem Labor. Der Clou ist nämlich. dass die Mitarbeiter später nicht ein weiteres Kennwort eingeben müssen. Sie melden sich wie gewohnt mit ihrem Passwort Ihrer Organisation an.

 

B2B HealthCare

Wenn ein Labor-Benutzer dann auf die Dokument-Bibliothek des Krankenhauses klickt, hat er Zugriff und kann diese dann auf sein Device synchronisieren. Auf der Krankenhausseite haben die internen Labor-Benutzer natürlich ebenfalls Zugriff. In obigen Beispiel sieht man, dass jedes Labor eine eigene Bibliothek zugewiesen wurde. Das kann auch eine einzige Bibliothek sein, und die externen Zugriffe sind dann durch die Ordnerstruktur getrennt.

B2B HealthCare -1

Ist ein bisschen mehr Aufwand, für die Krankenhaus Labor-benutzer jedoch wesentlich einfacher zu bedienen.

Hier ein paar Erklärungen zu den nachfolgenden Abbildungen:  das Krankenhaus heisst HBsoft, das Labor Doering Consulting.

Zuerst das SharePoint Dokument Bibliothek (Hospital) mit dem Namen Ignite2019-P-GER

Web Browser Sicht auf die Bibliothek (Krankenhaus-Sicht)

die nächste Abbildung zeigt den Windows Explorer (Hospital)

Sicht auf die synchronisierte Bibliothek im Datei-Explorer

und als letztes die File Explorer Ansicht eines Benutzers (Labor)

B2B HealthCare -2

Wichtig ist hier: Die Domäne wird angezeigt, ohne sich erneut anzumelden. Es wird keine neue Instanz benutzt, dargestellt durch neues Cloud Icon, es wird die vorhandene Instanz des Labors benutzt.

 

Vorteil Krankenhaus 
Die Administration des Krankenhauses behält die volle Kontrolle
Labor Gast Benutzer können jederzeit gesperrt werden
Das Krankenhaus spart Lizenzkosten

Vorteil Labor
Durch daie lokale Syanchronisation können auf einfachste Art und Weise Daten abgelegt, bzw bearbeitet werden.
Neue Passworte entfallen.

Natürlich benötigt man in diesem gewählten Szenario weitere Sicherheit. Das wird sehr oft bei den Administratoren einfach, aber falsch gelöst. Es ist sehr einfach, externen Zugriff abzuschalten, aber die Anwender finden immer eine Lösung, solche Dokumente externen Benutzern zukommen zu lassen. Mit dem richtigen Konzept von IRM/RMS, sensitiv Labels, zweifachen Schlüsseln, etc. kann man auch sensitive Daten Benutzen ausserhalb der eigenen Organisation zukommen lassen. Aber die Konfiguration ist kompliziert und zeitintensiv.

das Krankenhaus war ja nur ein Beispiel. Hier ein anderes Beispiel. Und das kann je nach Firmengröße leicht komplex werden:

B2B Beispiel Consulting Firma

 

Kommen wir zu Links um sich einzulesen:

B2B-Synchronisierung 
SharePoint- und OneDrive-Integration in Azure AD B2B
Verwenden von SharePoint als Business-to-Business-Extranet-Lösung (B2B)

Klicken Sie nur auf die deutschsprachigen Links, wenn Sie Zeit haben. Den in der jeweiligen Beschreibungen gibt es weitere Links…  und wenn man es ausprobieren will, benötigt man:

einen zweite Office 365 Umgebung. Die gibt es kostenfrei bei den Entwicklern.
Eine Hyper-V Umgebung mit Windows für einen Benútzer dieser Umgebung
in der eigenen Office 365 Umgebung Global Admin Rechte (oder die Admin-Rechte des Guest Inviters)

 

Zusammenfassung:
Firmen-Administratoren sollten sich die Mühe machen, die Beschreibungen zu lesen, das ganze ausprobieren, und dann klappts auch mit allen Lieferanten, Agenturen oder Dienstleistungsfirmen.


Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

if you want to read it in english language

OneDrive – neue Versionen

16. August 2020 Hinterlasse einen Kommentar

neue OneDrive Version

Noch ist der Sync Admin Report nicht erhältlich, also muss/kann/sollte man selbst nachsehen, denn es gibt es neue Versionen:

Windows

Insiders-Ring

Pünktlich zum Wochenende hat Microsoft eine neue Insider-Version 20.143.0716.0003 veröffentlicht und wie immer gibt es keine zusätzliche Informationen darüber. Ich habe noch kleinere Probleme mit dem Abruf von Versions-Informationen im Datei-Eplorer, und da gab es eine Verbesserung. Microsoft arbeitet aber daran, dass Versions-Informationen immer abgerufen werden können.

Production-Ring

Hier wurde von der Version 20.134.0705.0006 auf 0008 gewechselt und diese wird derzeit ausgerollt.

Verzögerter Kanal

im verzögerten Kanal ( neuer Name für Enterprise-Ring) steht Version 20.114.0607.0002 zur Verfügung.


Mac

Insider-Ring

Hier steht die Version 20.143.0716.0003 zur Verfügung.

Production-Ring

Wenn man die aktuelle Versionsnummer 20.134.0705.0008 mit der von Windows vergleicht, kann man erkennen, dass diese jetzt parallel laufen.

Verzögerter Kanal

Dort steht Version 20.114.0607.0002 zur Verfügung.


Android

Am 30.Juli hat Microsoft für Android  Geräte eine neue Version 6.9 zur Verfügung gestellt.
Falls Ihr Gerät das unterstützt kann man mit dieser Version OneDrive so einrichten, das ies mit Ihrem Gesicht entsperrt wird.



iOS

Bei Apple gibt es jetzt Version 11.45.3 (Insiders erhalten 11.46)

zur Version 11.45.3 gibt es zusätzliche Informationen:

Mit der APP (ja, wieder) können Sie Fotos oder Videos, die Sie in einer Besprechung aufgenommen haben, mit einer praktischen Benachrichtigung problemlos freigeben. Unabhängig davon, ob Sie sich persönlich oder per Ferngespräch treffen, können Sie erneut auf die Schaltfläche + in der oberen rechten Ecke der APP tippen, "Foto oder Video aufnehmen" auswählen und Inhalte mit nur wenigen Klicks an andere Besprechungsteilnehmer weitergeben.

Die Freigabe Erweiterung wirkte etwas träge und benötige einige Taps, um Sie tatsächlich öffnen zu lassen. Die Freigabe Erweiterung hat nun ihren morgendlichen Kaffee und ist bereit, mit Ihrem ersten Tap zu arbeiten.

Nachdem Sie eine PDF-Datei markiert haben, konnten keine Marken gedruckt werden. Dieser Fehler wurde behoben. Kein Drucker blendet die Markierungen mehr aus.

Mit der APP (ja, wieder) können Sie Fotos oder Videos, die Sie in einer Besprechung aufgenommen haben, mit einer praktischen Benachrichtigung problemlos freigeben. Unabhängig davon, ob Sie sich persönlich oder per Ferngespräch treffen, können Sie erneut auf die Schaltfläche + in der oberen rechten Ecke der APP tippen, "Foto oder Video aufnehmen" auswählen und Inhalte mit nur wenigen Klicks an andere Besprechungsteilnehmer weitergeben.

Die Freigabe Erweiterung wirkte etwas träge und benötige einige Taps, um Sie tatsächlich öffnen zu lassen. Die Freigabe Erweiterung hat nun ihren morgendlichen Kaffee und ist bereit, mit Ihrem ersten Tap zu arbeiten.

Nachdem Sie eine PDF-Datei markiert haben, konnten keine Marken gedruckt werden. Dieser Fehler wurde behoben. Kein Drucker blendet die Markierungen mehr aus.


Alle Versionen mit kompletter Historie erhalten Sie in meinem etwas längeren Blog Post.

Quelle: intern und Microsoft

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