OneDrive oder OneDrive?

18. Februar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive oder OneDrive?

Sind Sie Verwirrt? Gut, dann sollten Sie weiterlesen. Erstaunt? Auch für Sie gilt: Weiter lesen. Und für alle anderen sowieso. Es sei denn Sie gehören zur Kategorie OneDrive Experte. Aber auch für diese Personen könnte es interessant sein, ….

Zuerst: Es geht hier und heute nicht um technische Aspekte, um die sich die Marketing-Abteilung von Microsoft seit der neuen Namensänderung von SkyDrive zu OneDrive einen Deut schert. Microsoft hört auf seine Kunden? Mitnichten. Alle Personen, die sich mit dem Thema OneDrive beschäftigen sprechen nur über OneDrive, und nicht über OneDrive for Business und OneDrive Personal. Und die Kunden müssen immer nachfragen. Erst dann rücken Sie mit der Wahrheit heraus, und selbst auf den Original-Präsentationen werden oft genug keine Unterschiede gemacht.

Dabei ist es wirklich so einfach. Wenn wir in die Benachrichtigungszeile von Windows schauen, finden wir eine weiße oder eine blaue Wolke. Die weiße Wolke steht für OneDrive Personal, die blaue Wolke für unterschiedliche Bereiche in einem Office 365 Tenant, also der professionellen Variante.

Auch der Support hat es nicht einfach. Denn auch er muss bei seinem Benutzer nachfragen um das Problem zu lösen. Mittlerweile ist der Sync-Client der auf den Namen Next Generation Sync Client hört, auf der Zielgeraden. Und ja, es gibt nur einen, und die Datei hat den Namen OneDrive.exe. Dem Synchronisations-Client ist es nämlich egal, ob er persönliche Daten zu OneDrive synchronisiert, sich mit Businessdaten in Office 365 in der Wolke beschäftigt, oder, und das wird mit dem SharePoint Server 2019 noch im Jahr 2018 kommen, ebenfalls Business-Daten mit dem Server im eigenen Rechenzentrum synchronisiert. Solange alles funktioniert, ist es dem Anwender egal.

Und jetzt sind wir beim Anwender. Ich teile diese in drei verschiedene Typen ein.

Typ 1

Das ist der Anwender, der schon zu SkyDrive-Zeiten sich über die langsame Synchronisations-Geschwindigkeit aufregt, der eigentlich nur seine Tausende hochauflösende Fotos in die Cloud synchronisieren will. Der für 0€ sein OneDrive Personal benutzt.

Typ 2

Das ist der leidgeprüfte Firmen-Benutzer, der sich darüber aufregt, dass früher alles viel besser war. Vor allem auf dem File-Server war die Geschwindigkeit wesentlich schneller. Der sich in einer Teamsite über die vielen Tausend Dokument aufregt und der doch nur ein paar Dutzend Dateien im Jahr ablegt. Und diese Dokumente manchmal mit anderen per Mail teilt. Falsch. Er versendet diese Dokumente.

Typ 3

Mit der Version Arbeitsplatz 2.0, also der Digitalisierung des modernen Arbeitsplatzes, wurde diesem Firmen-Benutzer gezeigt, wie man heute mit Dokumenten umgeht. Er versendet nur noch Links, die Dokumente sind immer Up To date, und für ihn ist auch gemeinsames Arbeiten an einem Dokument keine Seltenheit.

Typ 1 hätte auch jedes andere Cloud Produkt nehmen können. Das wäre auch noch schneller gewesen. Er benötigt keine Datei-Historie, er will nur schnell mal. Das OneDrive heute über 270 verschiedene Formate verarbeiten kann, bringt ihn nicht weiter. Für ihn sind die lästigen Fehlermeldungen, die vor allem in der ersten Zeit über den Bildschirm huschten, ein Gräuel. Sie machten ihn nicht glücklich. Wenn da nicht der unentgeltliche Speicherplatz gelockt hätte. Den Microsoft nach einiger Zeit wieder zusammen gestrichen hat. Manche Benutzer sind dabeigeblieben, manche haben sich abgewendet. Manche sind zur professionellen Variante, also Office 365 und OneDrive for Business umgestiegen.

Benutzer der Kategorie Typ2 waren vielleicht schon früh organisiert, alles in einen Topf mit dem Namen File Server, eingebunden als Laufwerk S, T, oder Z. Von zu Hause arbeiten ging auch, man musste halt einen VPN-Tunnel öffnen. Und wenn die Firme sich mit neuen Techniken beschäftigte, dann kamen sogar Wortfelder zum Einsatz. Übers Internet. Ohne Tunnel. Aber auch ohne die Möglichkeit der möglichen, gleichzeitigen Zusammenarbeit. Immerhin, der erste Schritt war getan. Wir brauchen die Cloud nicht, unsere Daten sind in unserem Firmennetzwerk sicherer. Wir, oder besser, unsere IT-Abteilung, weiß was sie tut. Gemeinsames Arbeiten. Ja. Mitarbeiter erhalten gemeinsame Dokumente per Mail. Und regelmäßig muss der Mitarbeiter per Telefon oder Mail dem aktuellen Dokument hinterherlaufen.

Und dann wäre da noch der Benutzer der Kategorie Typ 3. Mit dem Beginn der Cloud Produktivität, also noch vor Office 365, haben sich IT-Mitarbeiter mit der Standardisierung und Möglichkeiten der Vereinfachung, aber auch der Produktunterstützung im Office Bereich, was die Möglichkeit der Zusammenarbeit anging, beschäftigt. Es war ein steiniger Weg. Und es gab so manchen Rückschlag. Aber diese Mitarbeiter wollten nicht mehr länger eigene Server warten, immer wieder neue Versionen installieren, oder was die Server anging, Fehlern hinterherjagen. Diese IT-Leute erkannten, dass der Weg in die Cloud und der damit vollziehbare Weg der Standardisierung der einzig richtige war. Auch wenn Ihnen die Datenschützer mit dem erhobenen Zeigefinger warnten, beschritt man konsequent den Weg. Und als Microsoft mit Azure mehr und mehr Funktionen in der Cloud zur Verfügung stellte, gab es kein Halten mehr. Man rechnete und wagte den Sprung. Und es wurde nicht alles sofort in Anspruch genommen. Erst einmal Mail. Egal mit welchem Mail-System die IT arbeitete, mit Hilfe von Migration-Tools wurde deren Inhalt in die Cloud migriert. Manchmal noch mit Hybrid-Szenarien, manchmal aber auch komplett. Und weil es funktionierte, wurde die nächsten Schritte angegangen. File-Server wurden schrittweise abgelöst, der Inhalt wanderte in Dokumentbibliotheken von OneDrive for Business oder in Team-Sites (und Groups). Also zu SharePoint Online. Nicht immer war dieser Schritt von Erfolg gekrönt. Manchmal hatten IT-Fachleute es nicht verstanden, dass große Datensilos nicht mehr gebraucht werden. Auch Microsoft musste dazu lernen. War da nicht der steinige Weg, einen neuen Synchronisations-Mechanismus auf die Straße zu bringen. Und nicht nur für eigene Betriebssysteme, nein oder für die damalige Konkurrenz wie Apple oder Android. Für mobile Geräte. Für Geräte unterschiedlicher Art. Microsoft ist noch nicht am Ende angelangt. So vermissen viele (SharePoint on Premises) Benutzer Metadaten. Es ist schon lange her, aber mit SharePoint Workspace 2010 wurden Metadaten vom Server zum Client gebracht. Dafür haben die Entwickler in Redmond aber andere Technologien auf den Weg gebracht. Man hat dabei auf die Kunden gehört, die nicht immer vom geliebten Desktop zum Browser wechseln wollten, um einen Link zu bekommen, der dann via Mail versendet werden kann. Aus dem Windows Explorer oder direkt aus den Office Programmen kann jetzt auf den Teilen Button geklickt werden. Die jeweiligen Programme übergeben dann dem Next Generation Sync Client die notwendigen Parameter, wie Dateiname , der NGSC schaut dann auf der jeweiligen SharePoint Site Collection nach, was vom Administrator vorgegeben und erlaubt ist, um anschließend einen Dialog zu öffnen, wo der Benutzer seine möglichen Eingaben vornehmen kann. Und dabei werden solche Funktionen Schritt für Schritt eingeführt. Nicht mehr im 3 jährigen Rhythmus, sondern fast wöchentlich. Das hat Vor- aber auch Nachteile. Die klassischen Schulungen haben ausgedient, Firmen müssen neue Konzepte bereitstellen, Administratoren eigentlich dauernd testen, ob diese neuen Funktionalitäten Änderungen am Ablauf der jeweiligen Arbeitsplätze nach sich ziehen werden. Der Benutzer steht dabei im Vordergrund, nicht mehr die starren Programme und Abläufe.

Diese Programmatik verändert also die Arbeitsweise. Gemeinsam an Dokumenten arbeiten, nicht mehr hintereinander, beschleunigt die Arbeitsweise im Team. Ergebnisse können damit schneller erbracht werden. Und dass, obwohl wir nicht überall mit ausreichender Bandbreiten-Abdeckung versorgt werden. Denn fast alle Funktionalitäten stehen auch Offline zur Verfügung. Auch für die Sicherheit wird dabei gesorgt. Azure IRM, vom Administrator ausgerollt für bestimmte Dokumentenbibliotheken, sorgt im Hintergrund dafür, dass Dokumente geschützt sind und nicht geöffnet werden können, wenn ein Benutzer diese an fremde Personen weiterleitet.

Wenn Sie also zum Benutzer des Typ 3 gehören, dann willkommen in der neuen Welt. Ja. Wir müssen umdenken und neu lernen. Ja, das braucht seine Zeit. Aber Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut. Und genau deshalb heißt es auch: OneDrive oder OneDrive.

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Next Generation Sync Client – OneDrive jumps 18 (18.025.0204.0003)

17. Februar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

The newest version of the Next Generation Sync Client: 18.025.0204.0003

no, not 18 years nor 18 months. But the version number of the Next Generation Sync Client jumps over the 18. Microsoft has released on 02/16/2018, a Friday a new version with the number 18.025.0204.0003

18? Does the client sync program reach adulthood? NO.

Once again, Microsoft manages to ignore quality management. Nothing was published regarding technical changes. And the version has errors. But only remember the users who do not speak English. Viewed on different operating systems, everywhere there is only the English version. So we’ll have to wait until Tuesday to get a corrected version. The jump to the number 18 does not need to be celebrated. Here is the link to my change log.

Question to Microsoft: And why is such a package delivered to the weekend?

Next Generation Sync Client – OneDrive wird 18 (18.025.0204.0003)

17. Februar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

Next Generation Sync Client: Version 18.025.0204.0003

Keine 18 Jahre, geschweige denn Monate. Aber der Next Generation Sync Client springt in seiner neuen Version über die 18. Microsoft hat am Freitag, 16.02.18 eine neue Version mit der Nummer 18.025.0204.0003 veröffentlicht.

18?, also erwachsen. Mitnichten.

Microsoft schafft es wieder einmal, das Qualitätsmanagement einfach zu ignorieren. Es wurde nichts veröffentlicht, was technische Änderungen anging. Und die Version hat Fehler. Merken aber nur mehr die Benutzer ,welche nicht englisch sprechen. Auf unterschiedlichen Betriebssystemen angesehen, überall gibt es nur die englische Version. Wir werden also noch bis Dienstag warten müssen, bis wir eine korrigierte Version erhalten. Der Sprung zur Nummer 18 braucht also nicht gefeiert zu werden. Hier der Link zu meinem Change Log.

Frage an Microsoft: Und warum wird ein solches Paket zum Wochenende ausgeliefert?

Next Generation Sync Client | 17.005.0107.0004 is published

29. Januar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive.exe (NGSC) 17.005.0107.0004

a big change? Perhaps. But this version is not a released version. In the past all version begin with 17.3.xxxx.xxx, but now Microsoft has changed it: As part of recent changes to modernize our engineering system, we’re updating the format of the build version numbers for the sync client. The change is rolling out in January 2018 to our Insiders ring and will be reflected in the other rings. Although the version number is changing, there are no other changes to the rings. The first version is 17.005.0107.0004

Here’s my change log

for all new readers:

No, you do not have to do anything, the Next Generation Sync Client (NGSC == OneDrive.exe) will be updated automatically.

Yes, the NGSC is the Sync client for OneDrive (Personal) and OneDrive for Business and all doclibs in Office 365. And this client is also managing the Sharing parts between The Windows Explorer and Office 365.

[Update 01/31/2018]

So Microsoft released the next version. And this is a released version. The Version has the number 17.005.0107.0006

[Update 02/05/2018]

so this version has only some minor fixes and is a Updated build version format to reflect changes to our engineering system.

MVPKaffeeklatsch | 19.Episode mit dem Podcastkönig Michael Greth

28. Januar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

MVPKaffeeklatsch: Ausgabe 19

Wir haben die 19. Ausgabe des MVPKaffeeklatsch mit dem Podcastkönig Michael Greth veröffentlicht. Eine gute Stunde Spaß und Neuheiten, locker serviert.

Viel Spaß beim Zuhören

Next Generation Sync Client | 17.005.0107.0004

28. Januar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

08 NGSC

Ein großer Sprung? Vielleicht Aber es reicht nicht zu einer Released Version. Während bisher alle Versionen mit 17.3.xxxx.xxx begannen, hat Microsoft mit der neuesten Version des Next Generation Sync Client (NGSC) eine Änderung vollzogen. Keinen Einfluss hat diese neue Zählweise aus das Ring-System. Intern hat Microsoft jedoch Änderungen vollzogen. Und deshalb wird die derzeitige Version 17.005.0107.0004 ausgerollt.

hier mein Change-Log

Für alle neuen Leser:

Nein, Sie müssen nichts tun, der NGSC wird sich selbst auf Ihrem Gerät updaten.
Ja, der NGSC ist der Synchronisationsmechanismus, der Ihre Daten zu OneDrive (Personal oder OneDrive for Business (Office 365) oder alle anderen Dokumenten-Bibliotheken in Office 365 synchron hält. Auch für das Teilen aus dem Windows Explorer ist der NGSC verantwortlich.

[Update 31.01.2018]

es gibt schon wieder eine neue Version. Das Release 17.005.0107.0006 ist jetzt eine Released Version.

[Update 05.02.2018]

irgendwie scheint die Umstellung auf das neue System noch der Wurm drin zu sein. erst Version 17.005.0107.0004 , dann nach ein paar Tagen 17.005.0107.0006 und wieder ein paar Tage später 17.005.0107.0008 ….

OneDrive for Business | Verschieben mit History-Daten

25. Januar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

SharePoint: Bewegen von Ordnern und Dateien incl Metadaten

Ich habe bereits in meiner Wunschliste für 2017 und 2018 über das Verschieben berichtet. Ab dem 29.01.2017 wird diese Funktion in den verschiedenen Tenants ausgerollt.

Das Verschieben von Dateien an sich wäre ja kein Problem, den das ist ja schon vorhandenes Kopieren und anschließendes Löschen der Quelldatei. Aber hier handelt es sich um ein Verschieben der Datei mit den vorhandenen Meta-Dateien und damit auch der kompletten Datei-Historie. Damit sind endlich unterschiedliche Szenarien möglich.

Teilen

Hier möchte ich ein Beispiel beschreiben, welches ich immer wieder bei SharePoint Saturdays oder Onedrive Deep Dive Veranstaltungen beschrieben habe.

Ich habe eine Idee. Diese Idee bringe ich in digitaler Form unter zum Speicher. Als Word-Datei oder PowerPoint speichere ich meine Idee in meinem OneDrive for Business. Und da meine Idee auch Bilder enthält, wähle ich einen Ordner. Das hat den entscheidenden Vorteil für den nächsten Schritt. Den ich stecke mit meiner Idee fest. Ich muss mich mit einem Kollegen in meiner Firma austauschen. Das ist sehr einfach. Ich teile den gesamten Ordner mit den darunterliegenden Dateien. Bei meinem Kollegen, den ich den Link übermittle, taucht der Ordner unter „Mit mir geteilt“ auf Und mein Kollege kann diesen Ordner auch auf seinem Gerät synchronisieren. Jetzt können wir zeitversetzt oder aber auch gleichzeitig, an den verschiedenen Dateien dieses Ordners arbeiten. Zur Erinnerung: Mein Kollege öffnet mit Word von seiner Gerät das synchronisierte Dokument, schreibt ein paar Änderungen oder Ergänzungen, speichert das Dokument, welches dann durch den Next Generation Sync Client in die Cloud synchronisiert wird. Da auch ich diesen Ordner synchronisiere, wird auch bei mir diese Änderungen auf meinem Gerät sichtbar.

Weitere Kollegen könnten auf die gleiche Weise eingeladen werden. Doch das ist umständlich, in Hinblick auf ein mögliches Szenario in der Zukunft. Was passiert, wenn ich in der Zukunft das Unternehmen verlasse? Um diesem Konflikt aus dem Weg zu gehen, erzeuge ich eine Gruppe und jetzt kommt die neue Funktion von Move zum Tragen: Alle Dateien werden aus meinem OneDrive for Business in die neu erzeugte Gruppe bewegt. Mit der gesamten Historie aller Dateien. Dann noch die anderen Firmen-Mitarbeiter in diese Gruppe einladen. Das wars. Und sollte ich jetzt die Firma verlassen, bleiben alle Daten erhalten, die andren Kollegen können weiterarbeiten.

Als Anmerkung zu diesem Szenario: Sowohl ich als auch mein erster Kollege müssen natürlich die Dateien aus der Gruppe neu synchronisieren.

SharePoint Command Bar - Move to

Migration

Wenn Daten von einem File-Server mit Hilfe von 3rd Party Tools migriert werden, sind diese manchmal an der falschen Stelle. Wenn also ein Dokument in der Marketing Site eigentlich in die Sales Site gehört, aber bereits daran gearbeitet wurde, so kann ein Anwender, sofern er die Rechte für beide Sites besitzt, dieses Dokument in die andere Site bewegen.

Einschränkungen

Das Verschieben von Ordnern und Dateien unter Mitnahme von Metadaten und History Daten funktioniert nur über den Webbrowser und nicht im Explorer.

Um eine Datei oder einen Ordner mit Dateien zu verschieben, muss man für das Ziel die Rechte zum Schreiben haben. Wurde eine Dokumenten-Bibliothek mit IRM (Information Rights Management) versehen und geschützt, so können von dieser Quelle keine Daten verschoben werden

Meta-Daten, Retention Richtlinien und Records Management

Beim Verschieben werden Metadaten in form von Column Names beibehalten. Enthält aber das Ziel keine solche Spalten, so gehen diese Metadaten verloren. Administratoren sollten daher sicherstellen, dass das Ziel auf die Quelle abgestimmt wurde.

Die Vorgehensweise ist die gleiche, wenn Richtlinien zu Rentention und/oder Records Management bestehen.

weitere Informationen in englischer Sprache finden Sie hier im Blog-Beitrag von Chris McNulty

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