OneDrive und SharePoint Online | geändertes Teilen

20. Mai 2017 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

Am 8.Mai hat Microsoft die Änderungen im Nachrichten-Center von Office 365 veröffentlicht. Ich habe es natürlich gleich getestet, aber es war noch nicht auf meinem Tenant ausgerollt worden. Und es auch mit dem heutigen Datum noch nicht auf allen Tenants verfügbar. Deshalb habe ich es auch versäumt, einen Beitrag darüber zu schreiben. Zuerst, für all die Leser, die mit den Microsoft Bergriffen nicht klarkommen, das gilt nicht für OneDrive Personal, sondern nur für die Premium-Variante, also OneDrive for Business und alle Dokument-Bibliotheken in SharePoint Online, also in bestimmten Paketen von Microsoft Office 365.

Wer hat schon einen Überblick über all seine geteilten Links?

Viele Administratoren fordern bei der professionellen Variante eine Liste, woraus ersichtlich ist, welcher Mitarbeiter mit wem was teilt. Für mich mach das wenig Sinn. Denn was macht der Administrator einer 10.000 Mitarbeiter großen Firma mit einer solchen Liste? Ein kleines Rechenbeispiel: Nicht alle Mitarbeiter teilen viele Dateien, da mag es welche geben, die gar nichts teilen, andere dagegen teilen viele Dateien. Nehmen wir nur einmal 3 Links pro  Benutzer: Dann kommen wir auf eine Liste von 30000 Links. Und nochmal, was macht der Administrator mit dieser Liste?

Aktivitäts-Liste von OneDrive  im Admin-Center von Office 365

Viel besser ist es, für bestimmte Freigabe-Links einen zusätzliche Haken zu setzen. Und den Link nach einer bestimmten Zeit automatisch verfallen zu lassen. Damit schließe ich potenzielle Lücken. Und muss nicht daran denken…

Microsoft hat in Office 365 die Möglichkeiten geschaffen, zum einen Unternehmensrichtlinien, was externe Links angeht, umzusetzen, aber auch Vorgaben festzulegen, was ein Benutzer beim Erstellen eines Links sieht.

Da wären zum einen im Office Admin-Center die  Einstellungen, die für das gesamte Unternehmen gelten.

SharePoint Admin Center in Office 365

Die obigen Einstellungen bedeuten:

Der Administrator erlaubt den Benutzern die Freigabe für authentifizierter externe Benutzer und die Verwendung von anonymer Zugriffslinks, bei Verwendung von anonymen Zugriffslinks laufen diese nach 60 Tagen ab. Anonyme Zugriffslinks gestatten dem Empfänger bei Dateien das Anzeigen, bei Ordnern das Anzeigen, Bearbeiten und Hochladen. Die Voreinstellungen des Standardlinks ist ein anonymer Zugriff.

Diese Einstellungen finden Sie im Office 365 Admin Center unter: SharePoint – Freigabe oder für OneDrive for Business unter: OneDrive – Freigabe.

Freigabe im OneDrive Admin Center in Office 365

Freigabe im OneDrive Admin Center in Office 365

Also kann der Office 365 Administrator Vorgaben für alle Benutzer vorgeben, um die Sicherheit- und Compliance-Vorgaben des Unternehmens zu wahren.

 

Wie sieht das beim Benutzer aus:

Link-Einstellungen in Office 365

beim Teilen mit jedermann (ohne Windows Anmeldung) kann der Empfänger des Links die Datei ansehen, aber nicht bearbeiten. Und am 20.Juli 2017 funktioniert der Link nicht mehr.

Link-Einstellungen in Office 365 wenn ich Benutzer der Firma auswähle (alle, dürfen diese die Datei auch bearbeiten, wenn ich den Haken gesetzt habe.
Link-Einstellungen in Office 365 Ich kann die Datei jedoch auch nur einer bestimmten Person freigeben, hier nur Ansicht, weil der Haken zur Bearbeitung nicht gesetzt ist
Link-Einstellungen in Office 365 Wenn ich die zeitliche Beschränkung (vorgegeben vom Administrator) überschreiten will, weist mich das System darauf hin, dass das nicht möglich ist.
Teilen bei OneDrive Personal Premium Dies ist der Dialog bei OneDrive Personal mit Premium Funktion, also einem Abo

Selbstverständlich funktioniert das auch mit Ordnern und den darin enthaltenen Dateien. Das das System noch Probleme mit der eingestellten Sprache hat ( hier Deutsch und nicht Mittw. sondern Wed) wird das Team in Redmond bestimmt noch ändern.

Warum funktioniert das nicht mit OneDrive (Personal)?

Nun, der Synchronisations-Client für beide Cloud-Speicher heißt Next Generation Sync Client. Der tatsächliche Speicher ist unterschiedlich:

Dienst Speicher
OneDrive (Personal) Azure Files
OneDrive (Personal) mit Premium (Abo) Azure Files, eigenes Rechte-System
OneDrive for Business Azure blob storage; aber über SharePoint
SharePoint Online Azure Blog Storage, über SharePoint

Das Rechtesystem von Azure Files/SharePoint sorgt also für das automatische “Schließen”  des Links nach Ablauf der eingestellten Zeit.

 

Zusammenfassung

Endlich hat Microsoft dem Administrator eine Möglichkeit gegeben, Sicherheitsvorgaben für alle Benutzer der jeweiligen  Firma vorzugeben. Jetzt sollte ich das auch im Windows Explorer einstellen können, das kommt im Herbst. (und der Artikel früher, versprochen)

Podcast | MVPCoffeeParty #03 – Build 2017 and my first PC


MVP Coffee Party; Build 2017 and my first PC

This is the 3rd episode of the english talk of MVPKaffeeKlatsch or MVPCoffeeParty. The first one was made with Raphel Köllner from the Ignite 2016, the second one was our talk with the two Brazilian MVPs called The Brazilian Connection and buuum: Here is the third one.

Build 2017 and my first PC

So Raphael an I were the Hosts for David Smith:

David Smith

David is an Insider MVP, has made a lot of Podcast an live in Ontario, Canada.

Vorbei

15. Mai 2017 1 Kommentar

Vorbei

Auch wenn ich in der 5. Folge meiner Artikelreihe “Ich bin zurück” geschrieben habe, dass ich jetzt ins Marketing gewechselt bin, hat dieser Ausflug nur 5 Monate angehalten. Und: Mein Engagement mit der US-Firma in Kirkland wurde im April beendet.  Genau so schnell, wie man einen Job bekommet, “Können Sie schon nächsten Montag?”, genau so schnell stehst Du wieder dem freien Arbeitsmarkt zur Verfügung. “You are fired”. Bleibt ein Rückblick. Und mit dem Abstand von 6 Wochen ein Rückblick mit weniger Emotionen.

Wer die ganze Geschichte lesen will, dies ist der 6.Teil. Am Ende des Artikels sind die Links zu den fünf Vorherigen.

Vorbei 

Eines habe ich in meinen “alten” Jahren gelernt. Junge Leute, die in Manager-Positionen sitzen, vertragen keine Kritik. “Das wusste ich noch nicht” ist vielleicht die banalste Antwort. Manchmal bekommst Du nicht die Wahrheit übermittelt. Die unterschiedliche Kultur veranlasst den amerikanischen Kollegen überhaupt nicht darüber nachzudenken. Ich erledige meinen Job. Das was mir aufgetragen wird. Nicht mehr. Nicht weniger. Mit den nötigen Emotionen. “It’s amazing”. Gemeinsames Klatschen.  Feierabend. Tschüss.  Diskussion ja. Kritik? Kommt darauf an. “Es lag nicht an Dir”.  Trotzdem hat der Mohr seine Schuldigkeit getan. Und Du weißt immer noch nicht, warum Du eigentlich gehen durftest. Wenn innerhalb von 2 Jahren die Mitarbeiterzahl verdreifacht wird, kommt es natürlich vor, dass neue Manager-Ebenen entstehen. Dieses schnelle organische Wachstum bringt so manche Probleme mit sich. Was gestern noch als richtig galt, ist morgen Schnee von gestern. Viele Europäer, insbesondere wir Deutschen kommen mit diesen Kultur Schocks nicht zurecht. Mir hat das nichts ausgemacht. Ich liebe Änderungen. Aber ich kann nicht verstehen, wie mit Mitarbeitern umgegangen wird. Es waren einmal 4 MVP’s, die bei BitTitan ihr Geld verdient haben. Jetzt ist es nur noch einer. Und das in der schwierigen Zeit einer Transformation, den hier hat BitTitan bereits jetzt angesetzt. Nicht mehr nur die klassische Migration, sondern die Automation. Von außen ist also so eine Entscheidung nicht zu ergründen. Und von bestimmten Personen bekommst Du keine Antwort (mehr).

Was also habe ich mitgenommen?

Zum einen, dass die Amerikaner keine Ahnung von der deutschen Kultur haben. Zum Anderen haben Sie trotz der Hilfsmittel in Outlook immer noch Probleme außerhalb ihrer Zeitzone. Was die Adaption von neuer Software angeht, können wir Deutsche uns aber auch eine Scheibe abschneiden. Nach dem Motto “Just Do it” wird bei einer Mittelstandsfirma  einfach ein Programm wie “Microsoft Teams” ausprobiert und für gut erachtet. Geht ganz schnell. Und kam Ultra gut an im Marketing. Was ich damit sagen will: technische Innovationen bei einer technischen Firma. Passt. Was mir nicht gefällt: Die Lobhudelei auf Personen. Auf Ereignisse wie 1 jähriges, 2 jähriges bei der Firma. Über Produkte. Über Personen. Dieses typische “Amazing”. Und mittlerweile ist mir auch klargeworden: Bei den meisten ist “der, die, das” schon wieder vergessen, nachdem das “Amazing” den Mund verlassen hat. Viele Ex-Kollegen waren/sind sehr oberflächlich. Kollegen aus dem europäischen Raum haben da ein anderes Verhältnis. Ist wohl auch eine Kulturfrage. Über Land und Leute kann ich nicht viel sagen. Waren ja immer nur ein paar Tage/Wochen. Ich habe auch etwas mitgenommen. Die Sprache. Viele Vokabel. Jeden Tag ein paar neue. Ich habe immer noch Schwierigkeiten, meinen Burger selbst zusammen zu stellen. Dazu war ich zu selten vor Ort. Mein Wortschatz hat sich wesentlich verbessert. Keine Angst vor fremden Leuten: Einfach drauf los reden. Und kein Mensch verbessert Dich. Es sei denn, Du forderst jemanden dazu auf. Mittlerweile gibt es den MVPKaffeklatsch nicht nur in deutscher Sprache, sondern die ersten Ausgaben in englischer Sprache. Und im Marketing? Eine ganze Menge, denn die letzten Monate waren nicht mehr Exchange und Co. bei der Migration mein Hauptthema, sondern Marketo , On24 und Co. Auch hier muss an bestimmten Stellen tricksen. Den “fast”-Perfektionismus eine Exchange Servers haben diese Produkte noch nicht erreicht. Mitgenommen habe ich aber auch die Erkenntnis, was Du zum zweiten Mal anfasst, nicht noch einmal manuell durchführen. Automatisierung mit verschiedenen Cloud Produkten. So sind meine sozialen Netzwerkaktivitäten zum größten Teil automatisiert. Und ich kann meine Zeit den wichtigen Dingen widmen.

Was folgt?

Ich bin offen. Für fast alles. Für die Rente ist es mir persönlich noch zu früh. Aber Bits und Bytes möchte ich auch nicht mehr anfassen. Dazu habe ich zu viel Erfahrung. Es muss also schon eine Firma sein, die sich mit der Cloud beschäftigt. Mit der richtigen, was heißen soll, ich bin noch für über ein Jahr Microsoft MVP und möchte diesen Titel auch behalten. Also Azure und Office 365. Deutschland, Europa, USA? Der Standort ist mir eigentlich egal, ein Umzug kommt für mich nicht in Frage, denn mit den richtigen Produkten kannst Du von überall in der Welt arbeiten. Ich kann begeistern. Ob in der Community oder in einem Business-Meeting. Wer also ein gescheites Produkt oder Dienstleistung im Portfolio hat, der kann sich gerne melden.

 

Teil 1: Mein erster Arbeitstag
Teil 2: Meine erste Arbeitswoche
Teil 3: nach drei Wochen
Teil 4: Nach neun Monaten 
Teil 5: Ich bin zurück

OneDrive Files On-Demand (the new smart files)

12. Mai 2017 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive, Microsoft

OneDrife files On-Demand

During Build 2017 Microsoft announced OneDrive Files On-Demand. Announced. This feature of the Next Generation Sync Client will be available for all with the “Windows 10 Fall Creators Update”. So we have to wait till autumn. If you are a Windows Insider you will get the version earlier). So what we will get is nothing new. That’s a new Version of smart files.  If have written a lot of articles about Smart files (during these days only in German language)

12/29/2016 OneDrive (for Business) | Wish list for 2017
12/31/2014 OneDrive (for Business) | wish list for 2015
11/16/2014 OneDrive und Windows 10 Preview | Ende der Smart Files?
01/31/2014 OneDrive – SkyDrive | Online – Offline – Smart Files | Windows 8.1
10/03/2013 SkyDrive Smart Files für Windows 8.1

For those, who do not remember “Smart Files” or “OneDrive Files On-Demand”, I will write some words:

You now have more cloud storage available, more than you have locally. With the Next Generation Sync Client this issue was solved with selective sync. But people do not see in the windows explorer, that there are more folder in the cloud. With placeholders for those folders and files you see all and with one click you may sync the files, if you want it. So that we have had with Smart files and Groove. But only for the Personal Edition of OneDrive (the old name was SkyDrive), But we all know the bad implementation of the old Groove client and also the issues with the smart files.

You have the choice to wish changes also with OneDrive and OneDrive for Business with UserVoice. And Microsoft is reading this channel. And have now implemented the old “Smart Files” technology. But on a better way. There is a lot of things, Microsoft has to do with the Sync Client. Before we have had “Groove”, there was a product called SharePoint Workspace 2010, part of Office 2010. And there you could sync also Metadata, IRM protected files….

But back to now and OneDrive Files On-Demand:

Dialog for OneDrive Files On-Demand The mechanism must be easier and stable,so each user may handle it.

To do that, a deeper integration into the OS is indispensable.

the placeholder, small pictures must be saved separate from the files. Such an implementation is not so easy.

Defaults.  Microsoft was a little overzealous in 8.1 and made everything online only by default.  This time they are more focused on what is right for the scenario.

So you are also may hide one or more folder, so you do not have to scroll down a lot of folder with “Online only”. That’s very important for Enterprise companies.

What happens if a file is very large (like a video), is clicked? Can I play the video while downloading? 

You will need to wait until the files has completely downloaded. With that said, you will receive prompt asking if you want to stream the video in via the browser.

Which Version of Windows 10 will be supported?

Microsoft will support all Windows 10 (also Windows S) versions.

Will this require me to upgrade to a new version of the OneDrive (The Next Generation Sync Client) when this becomes available?

The answer is NO. I have described it in other articles, that the Next Generation Sync Client has it’s own Update mechanism.

So here you see the the behavior:

OneDrive Files On-Demand

If you want to hear more, register for  the SharePoint Virtual Summit on May 16, 2017

OneDrive Files On-Demand


OneDrive for Business, Microsoft OneDrive, Microsoft

OneDrive Files On-Demand

Auf der Build 2017 wurde am 11.05.2017 OneDrive Files On-Demand angekündigt. Angekündigt. Wird erst im Herbst für die Allgemeinheit mit dem “Windows 10 Fall Creators Update” zur Verfügung stehen. (Windows Insider erhalten dieses Feature früher). Ist ja nicht unbedingt neu. Denn es ist die Widerauferstehung der Smart Files. Und darüber habe ich in der Vergangenheit schon den einen oder anderen Artikel geschrieben.

28.12.2016 OneDrive (for Business) | Wunschliste für 2017
31.12.2014 OneDrive (for Business) | Wunschliste für 2015
16.11.2014 OneDrive und Windows 10 Preview | Ende der Smart Files?
31.01.2014 OneDrive – SkyDrive | Online – Offline – Smart Files | Windows 8.1
03.10.2013 SkyDrive Smart Files für Windows 8.1

Für diejenige, die mit dem Begriff “Smart Files” oder jetzt “Onedrive Files On-Demand” nichts anfangen können, hier ein kurzer Abriss.

Wir haben heute oft mehr Cloud-Speicher zur Verfügung als  auf unseren neuen Geräten lokalen Plattenspeicher. Mit dem Next Generation Sync Client wurde das Problem (teilweise) gelöst, weil wir die selektive Synchronisation erhalten haben und somit auswählen können, welche Dateien wir aus der Cloud synchronisieren können. Der einzige Haken dabei: Ich sehe im Windows Explorer nicht, ob noch weitere Ordner/Dateien in der Cloud vorhanden sind. Mit Platzhaltern an Stelle der echten Dateien könnte da Abhilfe geschaffen werden. Und genau dieses Prinzip gab es bereits. Allerdings nur für OneDrive (SkyDrive) in der Personal Edition. Und wir kennen das Dilemma der Synchronisation mit dem alten Groove-Client (alles oder nichts) und der Implementierung der Smart Files.

Nun gibt es ja mit UserVoice einen Kanal für Wünsche. Und hier schaut Microsoft auch rein. Und nachdem der Next Generation Sync Client jetzt doch sehr zufriedenstellen läuft, geht es um weitere Implementierungen. Denn so erstaunlich es klingt, der Vorgänger des Groove Client, das Produkt SharePoint Workspace 2010, Teil von Office 2010 konnte schon wesentlich mehr, z.B. Synchronisation von Metadaten, Synchronisation von IRM, … Aber zurück zur jetzigen Zeit und zu OneDrive Files On-Demand

Dialog für OneDrive Files On-Demand Der Mechanismus muss einfacher sein, damit jeder Benutzer damit klarkommt

Das bedingt jedoch eine viel tiefere Integration in das Betriebssystem.

Die Platzhalter, kleine Bilder, müssen separat abgespeichert werden von den tatsächlichen Dateien. Diese Implementierung hört sich leichter an als man sie sich vorstellen kann.

Die Default-Einstellung wird “Online-Only” sein.

Es wird eine Einstellung “Hide” geben, die es erlaubt, Verzeichnisse auszublenden. Das ist im Firmenumfeld wichtig.

Wird eine große Datei, z.B. ein Video  welches nur Online gespeichert ist, durch einen Klick aufgerufen, wird ein Dialog erscheinen, der den Benutzer frägt, ob er das Video via Web-Browser streamen möchte oder er den etwas längeren Download abwarten möchte.

Für welche Betriebssysteme wird es OneDrive Files On-Demand geben?

Es werden alle Windows 10 Versionen (auch Windows S) unterstützt. Zu anderen Betriebssystemen liegen mir noch keine Informationen vor.

Muss ich irgend etwas installieren?

Nein, wie schon öfter beschrieben, erfolgt ein Update des Next Generation Sync Client selbstständig.

Die nachstehende Animation zeigt das Verhalten:

Wer mehr erfahren möchte: Hier geht’s zur Anmeldung des SharePoint Virtual Summit am 16.Mai 2017

Build 2017 | OneDrive für Programmierer


OneDrive für Entwickler

Auf der Build 2017 gab es zwei Session, die sich mit Zugriff zu OneDrive, OneDrive for Business, Team Sites und Groups beschäftigen

B8016 Build file collaboration and sharing experiences with OneDrive, SharePoint and Microsoft Graph
B8015 Microsoft Graph: Build better apps with the API to your organization

und weitere Informationen gibt es hier und hier

Podcast | MVPKaffeeklatsch–The Brazil Connection

11. Mai 2017 1 Kommentar

MVPKaffeklatsch

2 month ago, there were 2 MVPs from Brazil, flying over the ocean and live and work now in Berlin.

Sara Barbosa Sara Barbosa
Microsoft MVP
Office Servers and Services
Marcos Freccia Marcos Freccia

Microsoft MVP
Data Platform

Raphel and me talking about their journey, their work…. so you may listen here

The Brazil Connection – two Brazil MVPs in Germany

Old Episodes in German language

Episode 15 Updates, Upgrades und die Zahl PI
Episode 14 Social, Trump & Hillary
Episode 13 Ein MVP auf Reisen
Episode 12 Sommerpause
Episode 11 Max und Nora
Episode 10 Community for Live
Episode 09 Feedback
Episode 08 Office365 Konferenz
Episode 07 SchmuttiMutti
Episode 06 Gregor zu Besuch mit der Software von Steven Hawking
Episode 05 Alles Gamer
Episode 04 Eiskaffee bei 32 Grad
Episode 03 Irish-Coffee für Peter
Episode 02 Old Shatterhand
Episode 01 MVP Kaffeklatsch

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