Add to OneDrive | Disable Add Shortcuts to OneDrive

26. Februar 2021 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive: Disable AddShortcuts To OneDrive

If you want to disable Add to OneDrive, you can do that as an Administrator. To  opt-Out you have to set Set-SPOTenant command via Admin PowerShell.

The command is Set-SPOTenant -DisableAddShortcutsToOneDrive $true
When the feature is disabled, the command to add folders will be removed; any folders that have already been added will remain on the user’s computer.

 

But sometimes it is only, that the users do not understand the behavior. So I recommand to read my

5 steps from “Classic Sync” to “Add to OneDrive”

but to fully understand, read the following Blog Post

OneDrive Differences in synchronization

or/and

Add To OneDrive – the next step
Add to OneDrive General available

Microsoft 365 Virtual Marathon

25. Februar 2021 Hinterlasse einen Kommentar

Call for Speakers : Microsoft 365 Virtual Marathon 2021

Sprecher aufgepasst: "Call für Speakers" ist geöffnet. Auch in deutsch. Für die größte und vielfältigste Technologie-Community-Konferenz der Welt!

 Microsoft 365 Virtual Marathon

vom 26. bis 28. April.

Im letzten Jahr haben sie über 500 Sprecher in 7 Sprachen unterstützt und dieses Jahr planen sie, noch mehr zu unterstützen!

Die Organisatoren sind auf der Suche nach einem breiten und tiefen Set an Tracks über M365, Teams, Viva, Azure, Security, Power Platform, SharePoint, OneDrive, Yammer, D365, AI/Machine Learning, SAAS, Cloud Integration und darüber hinaus. 
 
Sie würden auch gerne Projektmanagement, Business-Analyse, Agile, Scrum, DevOps und Career Exploration sehen.

Würden Sie gerne etwas sehen?  Möchten Sie helfen, aber nicht sprechen? Die Organisatoren suchen über 100 Moderatoren.  

Ppersönlich: Ich habe im letzten Jahr 5 Sessions gehalten, drei in deutscher und zwei in englischer Sprache. Also hoffe ich, dass Deutschland mit vielen Sprechern dabei sein wird.

Community Rocks | Mr.OneDrive Tour dates 2021

21. Februar 2021 Hinterlasse einen Kommentar

Mr.OneDrive Tour dates 2021

Modern Workplace Conference in Paris (France), An Evening with Mr.OneDrive at SharePoint UserGroup Pune( India) and M365 Friday California (US) are done in 2021.

And here you find me during the next months…

 

Yuo want to have me on your event? Contact me.

Fünf Schritte von “Classic Sync” nach “Sync mit Verknüpfung”

15. Februar 2021 3 Kommentare

Fünf Schritte von  “Classic Sync” nach “Sync mit Verknüpfung”

Eine Umstellung von der klassischen Methode der Synchronisation zu der neuen Synchronisation mit Add to OneDrive ist nicht immer einfach. Nachdem ich die Prinzipen hier beschrieben habe, dann auch nochmal die Vor- und Nachteile aufgezeigt habe, jetzt noch eine schrittweise Anleitung.

 

Wir haben die komplette Bibliothek synchronisiert. Dabei spielt es keine Rolle wieviel Elemente enthalten sind. Wenn Die Funktion “Dateien auf Abruf” eingeschaltet ist, nehmen die Dateien, die ich nicht in Bearbeitung habe keinen Platz auf der Fesplatte weg.

klassische Synchronisation: komplette Bibliothek

Hier geht es um die SharePoint Online Dokumenten-Bibliothek B2B-Marketing. Das Symbol neben dem Ordner zeigt an, dass sich die Dateien in der Cloud befinden. Nur mit den Anzeigen hat Microsoft noch so seine Probleme, weil eine Datei tatsächlich im Ordner die Anzeige “lokal verfügbar” anzeigt. Wichtig is nur, daß wir überhaupt ein Symbol haben. Egal ob es lokal verfügbar, Immer verfügbar, nur in der Cloud verfügbar oder in Synchronisation anzeigt. Es bedeutet, dass sich Änderungen in beide Richtungen synchronisieren. (Symbole)

Es muss sich aber nicht um eine SharePoint Online Bibliothek handeln, es kann sich auch um einen OneDrive for Business Ordner von einem Kollegen handeln, die dieser mit mir geteilt hat.

 

Schritt 1: Synchronisation beenden

Bevor wir die neue Methode anwenden, müssen wir eine bestehende Synchronisation beenden. Dazu öffnen wir mit einem rechten Mausklick die blaue Wolke in der Windows Benachrichtigungszeile. Wählen Sie dann Eintellungen

OneDrive: Account - Synchronisation einer Bibliothek beeenden Beenden Sie dann die Synchronisation der SharePoint Online Bibliothek in dem Sie auf Synchronisierung beenden klicken
OneDrive: Synchronisation beenden: Hinweis Sie erhalten einen Hinweis, dass die bisher synchronisierte Dateien nicht mehr länger synchronisert werden. Dateien mit dem Status “nur in der Cloud verfügbar” werden auf diesem Gerät verschwinden. alle anderen werden beibehalten.

OneDrive: Kein Status symbol bedeutet keine Synchronisation

Manchmal muss man dem Windows-Explorer einen Refresh (F5) geben, dann sehen Sie, dass der Status verschwunden ist.

 

 

Schritt 2: Andere Geräte

Wer mehr als ein Device sein eigen nennt und auf diesen Geräten ebenfalls die obige Synchronisation eingestellt hat, muss Schritt 1 an diesen Geräten wiederholen. Und das für alle weitere Geräte. Dazu zählen im übrigen nicht die mobilen Geräte wie iPhone, iPad oder Android Geräte. Die die App mit dem Namen OneDrive zeigt Dateien nur an, es wird Standardmäßig nichs heruntergeladen, es sei denn man führt dies manuell durch.

 

 

Schritt 3: zum Browser zu SharePoint Online wechseln

Jetzt wechseln wir in den WebBrowser und suchen unter SharePoint die entsprechende Library aus. Innerhalb der Library selektieren wir einen Ordner. Wie viele Unterordener und Dateien enthalten sind ist nicht wichtig. Es sollen nur der Ordner ausgewählt werden, mit dem ich meine tägliche Arbeit durchführen kann. Nachdem der eine Ordner selektiert wurde, klicken wir auf “Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen

Und jetzt wird dieser ausgewählte Ordner an mehreren Stellen auftauchen

  • WebBrowser: OneDrive (for Business) unter meine Dateien
  • Im Windows Explorer unter OneDrive (for Business)
  • in meinen mobile Geräten (iOS,Android)
  • dabei trägt der Ordner das neue Symbol. Und das bei allen Geräten einschließlich mobilen Geräten.

Synchronisierter Ordner in OneDrive (for Business)

    Schritt 4: Umbennenen des Shortcuts
    Aus einer großen Bibliothek kann ich also genau die Dateien, die ich für die nächste Zeit zum Arbeiten benötige auswählen. Das reduziert das Sychroniserungs-Volumen, dessen obere Grenze 300000 Dateien sind. Da es sich aber um eine Verknüpfung handelt, können wir diese umbennen, ohne eine Änderung an der Herkunft hervorzurufen.
      Die für mich wesentlichen Dateien sollten am Anfang von OneDrive erschienen. Das spart Zeit bei der Auswahl der Dokumente. Meine Umbennenung erfolgt mit “_xxxxx”, so daß alle Verknüpfungen am Anfang von OneDrive stehen.

    Nach der Umbennenung finden wir alle ShortCuts am Anfang

      Das ganze passiert übrigens auf allen Geräten, einschließlich der mobilen Geräte (iOS, Android)
        Schritt 5: Löschen der ursprünglichen Synchronisation
        Letzter Schritt bei der Umstellung ist das Löschen der Dateien, der “klassischen Synchronisierung. Warum ich das jetzt tun?

        Nun, wenn etwas schief gegangen ist. können wir immer noch zur alten Synchronisierung zurückkehren. Auch hier gilt: Es ist nur eine Synchronisierung einer Bibliothek möglich. Wenn sie also zuürckkehren wollen, dann muss die Verknüpfung aufgehoben werden. Das geht an mehreren Stellen

        Windows Explorer –Rechte Maustaste: Verknüpfung entfernen. Dann werden die Verknüpfung entfernt, die enthaltenen Ordner und Unterordner/Dateien. Dann können Sie die “klassische” Synchronisierung wieder vornehmen. Dabei erkennt aber OneDrive, dass sie schon einmal diese Library synchronisiert hatten und schlägt ihnen vor, diese Daten zu übernehmen. Das reduziert Netzwerkverkehr.
        Zurück zu unserem Thema. Wir wollten ja genau diese Dokument-Bibliothek, die nicht mehr synchronisiert ist, löschen:

      Dieser Order ist nicht länger in der Synchronisation

      Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Bibliothek auswählen. Es darf kein Sync-Symbol zu sehen sein. Klicken Sie links mit der rechten Maustaste auf die Bibliothek und wählen löschen. Der Ordner und alle Unterordner/Dateien werden gelöscht und sind nur noch im Papierkorb zu finden.

      OneDrive: Add to OneDrive: alle Schritte durchlaufen

      Als letztes noch ein Hinweis für Administratoren:

      Wenn Sie mit Gruppenrichtlinen arbeiten und die OneDrive Gruppenrichtlinie Teamwebsitebibliotheken für die automatische Synchronisierung konfigurieren oder im englischen Configure team site libraries to sync automatically konfiguriert haben, müssen Sie diese Gruppenrichtlinie zuerst ausschalten.

      Wenn Sie als User nicht wissen, ob eine solche Gruppenrichtlinie existiert, fragen Sie ihren Administrator !!

      Five steps from "Classic Sync" to "Add to OneDrive"

      15. Februar 2021 1 Kommentar

      Five steps from "Classic Sync" to "Sync with Add to OneDrive"

      A change from the classic method of synchronization to the new synchronization with Add to OneDrive is not always easy. After I have described the principles here, then also again showed the advantages and disadvantages, now a step-by-step guide.

       

      We have synchronized the entire library. It does not matter how many items are included. When the "Files on demand" function is enabled, the files that I do not have in progress do not take up space on the hard disk.

      image

      This is about the SharePoint Online document library B2B-Marketing. The icon next to the folder indicates that the files are in the cloud. Only with the displays Microsoft still has its problems, because a file actually shows in the folder the display "locally available". The only important thing is that we have an icon at all. No matter if it shows locally available, always available, only available in the cloud or in synchronization. It means that changes synchronize in both directions. (Icons)

      But it doesn’t have to be a SharePoint Online library, it can also be a OneDrive for Business folder from a colleague that he shared with me.

       

      Step 1: Stop Synchronization

      Before we use the new method, we have to end an existing synchronization. To do this, we open the blue cloud symbol in the Windows notification area with a right mouse click. Then select Settings

      OneDrive: Account - Stop Sync of a library Then stop the synchronization of the SharePoint Online library by clicking Stop synch.
      OneDrive Notice: Sync is stoped You will receive a notice that the previously synced files will no longer be synced. Files with the status "only available in the cloud" will disappear on this device. all others will be kept.

      OneDrive: No status icon means no synchronization

      Sometimes you have to give Windows Explorer a refresh (F5), then you will see that the status has disappeared.

       

       

      Step 2: Other devices

      If you own more than one device and have set the above synchronization on these devices as well, you have to repeat step 1 on these devices. And this for all other devices. This does not include mobile devices like iPhone, iPad or Android devices. The app called OneDrive there only displays files, it does not download anything by default, unless you do it manually.

      Step 3: Switch to SharePoint Online in the browser

      Now we switch to the WebBrowser and search for the corresponding library under SharePoint. Within the library we select one folder. How many subfolders and files are contained is not important. We should only select the folder with which I can do my daily work. After selecting one folder, we click on "Add link to my files".

      And now this selected folder will appear in several places

      • OneDrive (for Business) under my files
      • In Windows Explorer under OneDrive (for Business)
      • in my mobile devices (iOS,Android)

      the folder will have the new icon. And this is true for all devices including mobile devices.

      Synchronized folder in OneDrive (for Business)

       

       

      Step 4: Rename the shortcut

      So from a large library I can select exactly the files I need for the next time to work. This reduces the synchronization volume, whose upper limit is 300000 files. But since it is a shortcut, we can rename it without causing a change in the origin.

      The files that are essential for me should have appeared at the beginning of OneDrive. This saves time when selecting documents. My renaming is done with "_xxxxx" so that all shortcuts are at the beginning of OneDrive.

      After renaming we find all ShortCuts at the beginning
      By the way, the whole thing happens on all devices, including mobile devices (iOS, Android)

       

      Step 5: Delete the original synchronization

      The last step in the conversion is to delete the files, the "classic synchronization. Why do I do this now?

      Well, if something went wrong. we can always go back to the old synchronization. Again, only one synchronization of a library is possible. So if you want to go back, you have to unlink it. This can be done in several places
      Windows Explorer -right mouse button: Remove shortcut. Then the shortcut is removed, the contained folders and subfolders/files. Then you can do the "classic" synchronization again. But in doing so, OneDrive recognizes that they had already synchronized this library before and suggests them to take this data. This reduces network traffic.

      Back to our topic. We wanted to delete exactly this document library that is no longer synchronized:
      This order is no longer in the synchronization

      Make sure that you select the correct library. There must not be a sync icon visible. Right-click on the library on the left and select Delete. The folder and all subfolders/files will be deleted and can only be found in the recycle bin.

      OneDrive: Add to OneDrive: go through all steps

      Lastly, a note for administrators:

      If you are working with group policies and you have configured the OneDrive group policy Configure team site libraries to sync automatically you have to turn off this group policy first.

      If you as a user do not know if such a group policy exists, ask your administrator !!!

      OneDrive for Business | Dark – Modus in the Browser

      13. Februar 2021 Hinterlasse einen Kommentar

      OneDrive for Business: Dark–Modus in the Browser

      First: I like the dark mode. Not only in Windows Explorer. Also in Word, Excel and PowerPoint. Or even in Outlook. And now also in OneDrive for Business. As in any program, I had to get used to it. Switching is done via the gear icon in the upper right corner.

      Have fun with the dark mode

      OneDrive for Business | Dunkel – Modus im Browser

      13. Februar 2021 1 Kommentar

      OneDrive for Business | Dunkel - Modus im Browser

      Zuerst: Ich mag den Dunkel Modus. Nicht nur im Windows Explorer. Auch in Word, Excel und PowerPoint. Oder auch in Outlook. Und jetzt auch in OneDrive for Business. Wie in jedem Programm, musste ich mich daran gewöhnen. Die Umschaltung erfolgt über das Zahnradsymbol oben rechts.

      Viel Spass mit dem Dunkel-Modus

      OneDrive: Unterschiede beim Synchronisieren

      8. Februar 2021 1 Kommentar

      OneDrive for Business: Unterschiede beim Synchronisieren

      Derzeit gibt es die klassische Synchronisierung bei SharePoint Online Dokument Bibliotheken und der neuen Möglichkeit mit dem Namen „Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen“. Es gibt für beide Methoden Vor- und Nachteile und wesentliche Unterschiede. In diesem Artikel bezieht sich alles auf OneDrive for Business und nicht auf OneDrive Personal.

       

      Synchronisieren von SharePoint Bibliotheken

      • Manuelle Auslösung der Synchronisation per Klick auf den Sync Button +
      • Automatische Auslösung per Gruppenrichtlinie +
      • Die Gruppenrichtlinien wirkt immer auf das Root-Verzeichnis, also alles oder nichts  
      • Einschränkung per Filter nur bedingt möglich, weil fehlerhaft
      • Bei Aufhebung der Synchronisierung bleiben Daten auf dem Device zurück
      • Synchronisierung muss auf jedem Gerät ausgeführt werden
      • Aufhebung der Synchronisierung muss auf jedem Gerät ausgeführt werden
      • Umbenennen des Root Orders nicht möglich
      • Fragmentierung der Struktur

      Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen

      • Nur manuelle Auslösung der Synchronisation
      • Keine Gruppenrichtlinie
      • Synchronisierung in OneDrive +
      • Synchronisierung in allen Geräten einschließlich mobile Geräte +
      • Verknüpfung kann umbenannt werden +
      • Bei Auflösung der Verknüpfung erfolgt die Löschung der Daten auf allen Geräten ++
      • Schnell erstellt, nur bestimmt Ordner, danach wieder Auflösung +
      • Nur innerhalb einer Organisation anwendbar

      Details zu Synchronisieren von SharePoint Bibliotheken

      Man loggt sich in Office 365 mit einem Browser ein. Man wechselt zu einer SharePoint Bibliothek, bei der man natürlich auch Zugriff hat. Im Browser sieht man dann links den Link „Dokumente“ und nach dem Klick erscheint im oberen Menü der Sync Button. Dieser erscheint auch nur, wenn man sich im Root Verzeichnis befindet und kein Ordner oder keine Datei selektiert wurde. Mit dem Klick wird dann die Synchronisation gestartet. In Organisationen werden üblicherweise mehrere SharePoint Bibliotheken implementiert. Denn „Marketing“ Daten haben normalerweise nichts in der „Finanz“ Bibliothek zu tun. Das ist übrigen ein gern gemachter Fehler, wenn Netzwerklaufwerke zu SharePoint Online migriert werden. Natürlich passen in eine SharePoint Online Bibliothek 30 Millionen Dokumente, aber der OneDrive Sync Client (OneDrive.exe) auf Windows hat eine Höchstgrenze an Dateien (300000), die der Sync Client in der Lage ist, zu synchronisieren. Für mich stellt sich immer die Frage, ob wir immer alle diese Dateien auf dem Client benötigen, aber dazu später mehr.

      Was manuell immer geht, kann man auch automatisieren. Mittels Gruppenrichtlinie. Aber die Restriktionen der Sync Engine bleiben erhalten. Die Gruppenrichtlinie kann auch keinen Filter implementieren, also alles oder nichts. Einen Filter kann der Benutzer dann manuell erstellen, um Ordner auszublenden. Leider ist seit geraumer Zeit im Filter immer noch ein Bug enthalten, der den Filter damit unbrauchbar macht. Hat der Benutzer mehrere Geräte, muss er die manuelle Synchronisation mehrfach durchführen, wenn die Administration keine Gruppenrichtlinie zur Verfügung stellt. Auch bei einer Aufhebung der Synchronisation muss man das auf jedem Gerät einzeln durchführen und die Dateien werden nach der Aufhebung auf dem Gerät nicht gelöscht.
      Ausnahme: Dateien auf Abruf, wo nur der Dateiname angezeigt wird, und die sich nur in der Cloud befinden, werden bei der Aufhebung der Synchronisierung sofort entfernt

      Ein weiterer Nachteil ist es, dass eine Umbenennung des Root Ordners nicht möglich ist. Sind viele SharePoint Bibliotheken in der Synchronisierung, wirkt der Datei-Explorer für manche Benutzer stark fragmentiert.

       

      Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen

      Wenn man also die Nachteile der klassischen Synchronisierung anschaut, dann wundert man sich nicht, dass Microsoft mit „Add to OneDrive“ die nächste Generation in die Wege leitet. Zuerst wird die Synchronisation wie oben eingeleitet. Dann aber muss ein Ordner selektiert werden, und danach im oberen Menü der Menüpunkt „Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen“ angeklickt werden.
      Dann passieren mehrere Dinge: In OneDrive for Business wird ein Ordner mit dem Shotcut-Symbol angezeigt. Das Gleiche passiert auf jedem Device des Benutzers, Auch auf den Smartphones, sowohl unter Android als auch iPhone. Es gibt aber keine Gruppenrichtlinie, der ShortCut muss also immer vom Benutzer ausgelöst werden. Das ist auch gut so, denn jedem Mitarbeiter bleibt es vorbehalten, genau den richtigen Ordner zu selektieren, damit er mit den enthaltenen Unterordner und Dateien arbeiten kann.
      Wer schon einmal mit den Windows Shortcuts gearbeitet hat, weiß, das dort ein ShortCut umbenannt werden kann. Das trifft auch hier zu. Die Herkunft wird nicht verändert. Damit kann ich auch geschickt eine Sortierung in OneDrive for Business herbeiführen. Werden Die Dateien nicht mehr benötigt, so können diese von jedem beliebigen Gerät aufgehoben werden. Also im Browser innerhalb von OneDrive, Im Windows Explorer oder aber im Smartphone. Dabei werden dann auf allen Geräten die Dateien gelöscht, nicht jedoch in der Herkunft. Das geht schnell und die Abstimmung bei der Synchronisierung wird wesentlich schneller, weil weniger Dateien synchronisiert werden müssen.

      Allerdings muss man sich überlegen, wie in Zukunft die Dokument Bibliotheken auf SharePoint Online aufgebaut werden müssen oder sollen, um optimales Arbeiten unterschiedlicher Mitarbeiter zu gewährleisten. Hier muss auch bei einer möglichen Migration vorher überlegt werden, wie und wohin die Dokumente migriert werden sollen.

      Und zuletzt noch ein paar Hinweise:

      Es ist nicht möglich, doppelt zu synchronisieren. Wer also die klassische Synchronisation bereits einsetzt, kann nicht sofort mit der gleichen Bibliothek und der Funktion „Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen“ arbeiten. Zuerst muss die Synchronisierung auf jedem Gerät aufgehoben werden, nicht vergessen, die Dateien auch zu löschen. Wie gesagt auf jedem Windows Gerät eines Benutzers. Erst danach kann die Methode „Verknüpfung zu meinen Dateien“ verwendet werden.

      Und dann funktioniert das auch nur intern, also auf SharePoint Bibliotheken und OneDrive for Business Ordnern der eigenen Organisation.
      Derzeit hat Microsoft auch die Synchronisation von Ordner aus externer OneDrive for Business, die mit einem Benutzer geteilt werden, und dann synchronisiert werden können, unterbunden. Diese sollen aber in Kürze widerkommen.

      Referenzen und Links

      Add to OneDrive – der nächste Schritt
      OneDrive: Verknüpfung zu Meine Dateien
      Microsoft Ankita Kirti’s Blog Post
      Microsoft: Restriktionen bei OneDrive und SharePoint

      OneDrive: Differences in synchronization

      8. Februar 2021 3 Kommentare

      OneDrive for Business: differences in synchronization

      Currently there is the classic synchronization at SharePoint Online document libraries and the new possibility called "Add shortcut to my files". There are advantages and disadvantages for both methods and significant differences. In this article everything refers to OneDrive for Business and not to OneDrive Personal.

       

      Synchronizing SharePoint libraries

      • Manual triggering of synchronization by clicking on the Sync button +
      • Automatic triggering via group policy +
      • The group policy always affects the root directory, so it’s all or nothing
      • Restriction by filter only conditionally possible, because faulty
      • If synchronization is cancelled, data remains on device
      • Synchronization must be executed on every device
      • Unsynchronization must be executed on every device
      • Renaming of root order not possible
      • Fragmentation of the structure

      Add shortcut to my files

      • Only manual triggering of synchronization
      • No Group Policy
      • Synchronization in OneDrive +
      • Synchronization in all devices including mobile devices +
      • Shortcut can be renamed +
      • When the shortcut is dissolved, the data is deleted on all devices ++
      • Quickly created, only designated folder, then again resolution +
      • Only applicable within an organization

      Details about synchronizing SharePoint libraries

      You log in to Office 365 with a browser. You change to a SharePoint library, where you of course also have access. In the browser you will see the link "Documents" on the left and after the click the Sync button appears in the upper menu. This button only appears if you are in the root directory and no folder or file has been selected. With the click the synchronization is started. In organizations usually several SharePoint libraries are implemented. Because "marketing" data usually has nothing to do in the "finance" library. This is a common mistake when network drives are migrated to SharePoint Online. Of course, a SharePoint Online library can fit 30 million documents, but the OneDrive Sync Client (OneDrive.exe) on Windows has a maximum limit of files (300000) that the Sync Client is able to synchronize. For me, the question is always whether we always need all of these files on the client, but more on that later.

      What can always be done manually, can also be automated. By means of group policy. But the restrictions of the sync engine remain. The group policy can also not implement a filter, so all or nothing. A filter can then be created manually by the user to hide folders. Unfortunately, there is still a bug in the filter for quite some time, which makes the filter thus unusable. If the user has multiple devices, he must perform the manual synchronization multiple times if the administration does not provide a group policy. Even if the synchronization is cancelled, it must be done on each device individually and the files are not deleted after the cancellation on the device.
      Exception: files on demand, where only the file name is displayed, and which are only in the cloud, are removed immediately when the synchronization is cancelled.

      Another disadvantage is that renaming the root folder is not possible. If there are many SharePoint libraries in the synchronization, the file explorer looks very fragmented for some users.

      Add shortcut to my files

      So, looking at the drawbacks of classic synchronization, don’t be surprised to see Microsoft initiate the next generation with "Add to OneDrive". First, the synchronization is initiated as above. But then a folder must be selected, and then the menu item "Add shortcut to my files" must be clicked in the top menu.
      Then several things happen: In OneDrive for Business, a folder is displayed with the Shotcut icon. The same thing happens on every device of the user, even on the smartphones, both Android and iPhone. But there is no group policy, so the ShortCut must always be triggered by the user. This is a good thing, because it is up to each employee to select exactly the right folder to work with the subfolders and files it contains.
      If you have ever worked with Windows Shortcuts, you know that a ShortCut can be renamed there. This is also true here. The origin is not changed. This way I can also cleverly sort the files in OneDrive for Business. If the files are no longer needed, they can be removed from any device. So in the browser within OneDrive, in Windows Explorer or in the smartphone. The files are then deleted on all devices, but not in the origin. This is fast and the synchronization process is much faster because fewer files have to be synchronized.

      However, it is necessary to consider how the document libraries on SharePoint Online must or should be structured in the future in order to ensure optimal work by different employees. Here, even in the case of a possible migration, it must be considered beforehand how and where the documents are to be migrated.

      And last but not least a few hints:

      It is not possible to synchronize twice. So, if you already use the classic synchronization, you can’t use the same library and the "Add link to my files" function right away. First of all, you need to stop sync on each device, don’t forget to delete the files as well. As said on each Windows device of a user. Only after that, the "Shortcut to my files" method can be used.

      And then it works only internally, that is, on SharePoint libraries and OneDrive for Business folders of one’s own organization.
      Currently, Microsoft has also prevented the synchronization of folders from external OneDrive for Business, which are shared with a user, and can then be synchronized. However, these are to be resisted shortly.

       

      References and links

      Add to OneDrive – the next step
      OneDrive: Add Shortcut to My Files
      Microsoft Ankita Kirti’s Blog Post
      Microsoft: Restrictions on OneDrive and SharePoint

       

      OneDrive : neue Version und neue Gruppenrichtlinien

      1. Februar 2021 1 Kommentar

      OneDrive Version 21.002.0104.0004 neue Gruppenrichtlinien

      Die Zeit über den Jahreswechsel ist vorbei. Das merkt man auch bei den Versionen, die in den unterschiedlichen Ringen für den OneDrive Sync Client (OneDrive.exe) zur Verfügung gestellt worden sind.

      Da wären zuerst einmal zum 25.1.2020 im Produktions-Ring die Version 21.002.0104.0004, die zuvor im Insiders-Ring getestet werden konnte. Nun erfahren wir auch, was mit dieser Version den Bennutzer erwartet:

      Fehlerkorrekturen zur Verbesserung der Zuverlässigkeit und Leistung des Clients.

      Neue Features werden schrittweise für Benutzer eingeführt:

      • Benutzern wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem sie darüber erfahren, dass gelöschte Inhalte nach dem Löschen in ihren Papierkorb verschoben werden.
      • Wenn Benutzer versuchen, eine ".fluid"-Datei im Explorer zu öffnen, wird die Datei im Browser geöffnet.
      • Administratoren können jetzt bei der Bereitstellung neuer Ordner während des KFM erzwingen, dass sie die bevorzugte Sprache des Benutzers überschreiben, indem sie eine neue Gruppen-Richtlinie verwenden, die in diesem Build verfügbar ist.

      Neue Gruppenrichtlinien

              Verwenden Sie immer die Anzeigesprache des Benutzers, wenn bekannte Ordner in OneDrive bereitgestellt werden lautet der Namen der Gruppenrichtlinie.
              OneDrive Gruppenrichtlinie: Verwenden Sie immer die Anzeigesprache des Benutzers, wenn bekannte Ordner in OneDrive bereitgestellt werden
              Diese steht sowohl als Computer- als auch als BenutzerKonfiguration zur Verfügung und erlaubt die beorzugte Sprache, die der Benutzer wählt, zu überschreiben.


              Schon ein paar Tage alt, aber von mir noch nicht erwähnt wurden, ist die Computer Gruppenrichtlinie Ausblenden der Erinnerung “Gelöschte Dateien werden überall entfernt”
              OneDrive Gruppenrichtlinie: Ausblenden der Erinnerung “Gelöschte Dateien werden überall entfernt”
              Die Meldung bekommt der Anwender immer dann eingeblendet, wenn er lokal synchronisierte Dateien im Windows Explorer entfernt. Handelt es sich um Dateien aus einer synchronisierten Teamwebseite, so lautet die Meldung “Gelöschte Dateien werden für alle entfernt”

              Der Anwender kann diese Erinnerung nach der ersten Auftreten unterbinden. Und genau dieses Unterbinden kann die Richtlinie generell bewirken. Wenn also alle Ihre Benutzer wissen, was Sie tun, dann aktivieren sie diese Richtlinie.


          neue Insiders-Version

        Am Wochenende habe ich für den Insiders-Ring eine neue OneDrive Version erhalten, über die es noch nicht, weiss, was Sie neues enthält: Version 21.011.0117.0001

      Wie üblich, stellt Microsoft hier keine weiteren Informationen bereit.

      OneDrive: new Version and new Group Policies

      1. Februar 2021 1 Kommentar

      OneDrive Version 21.002.0104.0004 neue GruppenrichtlinienOneDrive Version 21.002.0104.0004 new Group Policies

      The time over the turn of the year is over. This is also noticeable in the versions that have been made available in the different rings for the OneDrive Sync Client (OneDrive.exe).

      First of all, there is version 21.002.0104.0004 in the production ring on January 25, 2020, which could previously be tested in the Insiders ring. Now we also learn what awaits the user with this version:

      Bug fixes to improve the reliability and performance of the client.

      New features gradually rolling out to users:

      • Users will see a dialog teaching them about deleted content being moved to their OneDrive Recycle Bin after a delete.
      • When users try to open a “.fluid” file in File Explorer, the file will open in the browser.
      • Admins now can force override the user’s preferred language when provisioning new folders during KFM, using a new policy available in this build.

      new Group Policies

      Always use user’s Windows display language when provisioning know folders in OneDrive is the name of a new Group Policy

      OneDrive GPO: Always use user’s Windows display language when provisioning know folders in OneDrive

      This is available both as a computer and user configuration and allows to override the preferred language chosen by the user.


      Already a few days old, but not yet mentioned by me, is the computer group policy Hide the “deleted files are removed everywhere” reminder

      OneDrive GPO: Hide the “deleted files are removed everywhere” reminder

      The user gets the message whenever he removes locally synchronized files in Windows Explorer. If the files are from a synchronized team website, the message is "Deleted files will be removed for everone".

      The user can stop this reminder after the first occurrence. And this is exactly what the policy can do in general. So if all your users know what you are doing, then enable this policy.

      Here is the link to the Microsoft documentation


      new Insiders version

      Over the weekend I received a new OneDrive version for the Insiders ring, about which it is not yet, knows what you contain new: Version 21.011.0117.0001.

      As usual, Microsoft does not provide more information here.

      OneDrive: First new Version in 2021 – erste neue Version in 2021

      22. Januar 2021 Hinterlasse einen Kommentar

      Blog 126

      Microsoft have published the first OneDrive Version in  the Year 2021. The Version 21.002.0104.0004 is for the Insiders ring. As usual, Microsoft does not tell us what new or revised features are hidden in this version. Anyone who has noticed something new or changed is welcome to contact me.

      Here you will find all Versions

      Tip:

      To apply sync client updates, computers in your organization must be able to reach the following: "oneclient.sfx.ms" and "g.live.com"

      Make sure you don’t block these URLs. They are also used to enable and disable features and apply bug fixes.

      There are other Office 365 URLs and IP ranges, to be opened on the firewall.


      Microsoft hat die erste OneDrive Version im Jahr 2021 veröffentlicht. Die Version 21.002.0104.0004 ist für den Insider-Ring. Wie üblich verrät Microsoft nicht, welche neuen oder überarbeiteten Funktionen sich in dieser Version verbergen. Wem etwas Neues oder Geändertes aufgefallen ist, der kann sich gerne melden.

      Hier finden Sie alle Versionen

      Tipp:

      Um Sync-Client-Updates anwenden zu können, müssen die Computer in Ihrer Organisation folgendes erreichen können: "oneclient.sfx.ms" und "g.live.com"

      Stellen Sie sicher, dass Sie diese URLs nicht blockieren. Sie werden auch zum Aktivieren und Deaktivieren von Funktionen und zum Anwenden von Fehlerbehebungen verwendet.

      Es gibt weitere Office 365-URLs und IP-Bereiche, die auf der Firewall geöffnet werden müssen.

      Three conferences on three continents within four days


      Mr.OneDrive goes to India

      The good thing; I speak there, but only Online. Otherwise it’s could not do that.

      It starts in Paris with the Modern Workplace Conference at 9th of January (Europe), next station is SharePoint User Group in Pune in India at 21th of January and the last one is in The Microsoft 365 Firday California 2021 in USA

      To register you have to look behind  the links

      Mr.OneDrive goes to Paris Mr.OneDrive goes to California

      OneDrive 64 Bit – 20.249.1210.0001 – Do NOT install


      User

      First a warning. Do not install the version 20.249.1210.0001

      This is a "Leaked" version from Microsoft and not an Insider version. But one by one

      Since 2016 there has been a "demand" in UserVoice for a 64 bit solution. Now someone has leaked the internal version to the IT media, saying: this is an Insider version.
      This is definitely wrong after checking with the OneDrive product group in Redmond!

      OneDrive 64 bit installation in the program directory

      I installed this version and found that it is really a 64 bit version. The user can also easily see if he has installed a 32 or 64 bit version:

      32 Bit 64 Bit
      OneDrive Version 32 Bit OneDrive Version 64 Bit

      that is interesting, but it does not only depend on whether it is a 64 bit version, but the complete functionality must also be given.

      And that is far more important!

       

      But this is not the case:

      1) the implementation in Windows Explorer is only half finished. So context menus like share, free space, open the online version… are missing.
      2) The deletion of other users is not synchronized! So if you have only one device, you will not notice if other users of a shared library change data.
      3) Thumbnails are not displayed correctly

      4) …

      Since we are talking about your data, these points listed above preclude installing this version.

      Therefore once again:

      Do not install the version 20.249.1210.0001

      Nice, so we know that Microsoft is working on a 64 bit version. But we still need a little patience.

      OneDrive 64 Bit – 20.249.1210.0001 – Nicht Installieren!


      OneDrive 64 Bit Installation im Benutzer-Verzeichnis

      Zuerst eine Warnung. Instalieren Sie nicht die Version 20.249.1210.0001

      Dies ist ein “Leaked” Version von Microsoft und keine Insider version. Aber der Reihe nach

      Seit 2016 gibt es  in UserVoice die “Forderung” nach einer 64 Bit Lösung. Jetzt hat jemand die interne Version den IT-Medien zugespielt, mit dem Hinweis: Dies ist eine Insider Version.
      Das ist nach Rückfrage mit der OneDrive Produktgruppe in Redmond definitiv falsch!

      OneDrive 64 Bit Installation im Programm-Verzeichnis

      Ich habe die Version installiert und festgestellt, dass es sich wirklich um eine 64 Bit Version handelt

      Der Anwender sieht auch einfach, ob er eine 32 oder 64 Bit Version installiert hat:

      32 Bit 64 Bit
      OneDrive Version 32 Bit OneDrive Version 64 Bit

      das ist zwar interessant, aber es kommt nicht nur darauf an, ob es sich um eine 64 Bit Version handelt, sondern die komplette Funktionalität muss auch gegeben sein.

      Und das ist weitaus wichtiger!

      Dem ist aber nicht so:

      1) die Implementierung in den Windows Explorer ist nur halb fertig. So fehlen Context-Menues wie Teilen, Speicherplatz freimachen, die Online Version öffnen…
      2) Das Löschen von anderen User wird nicht synchronisert! Wer also nur ein Gerät hat, wird nicht mitbekommen, wenn andere Benutzer einer gemeinsamen Bibliothek Daten verändern
      3) Thumbnails werden nicht korrekt angezeigt.
      4) …

      Da es sich um Ihre Daten handelt, schließen diese oben aufgeführte Punkte das Installieren dieser Version aus.

      Deshalb noch einmal:

      Installieren sie nicht die Version 20.249.1210.0001

      Schön, wir wissen also, dass Microsoft an einer 64 Bit Version arbeitet. Aber wir brauchen noch ein wenig Geduld.

      Microsoft 365 Friday California 2021

      28. Dezember 2020 1 Kommentar

      Microsoft 365 Friday California 2021

      In 2021, we will continue with small and large conferences. And since we are still not allowed to fly, these conferences take place online. So also for me the second event in January, this time on a Friday. On 1/22/2021 at the

      Microsoft 365 Friday California 2021

      I will give a presentation with the title

      Collaboration in the Microsoft Universe

      So reserve the date and register.


      Auch im Jahr 2021 geht es mit kleinen und großen Konferenzen weiter. Und da wir immr noch nicht fliegen dürfen, finden diese Konferenzen Online statt. So auch für mich der zweite Event im Januar, diesmal an einem Freitag. Am 22.1.2021 auf der

      Microsoft 365 Friday California 2021

      halte ich einen Vortrag mit dem Titel

      Collaboration in the Microsoft Universe

      Also Termin reservieren und registrieren.

      OneDrive: Neue Versionen verfügbar – New Versions available

      14. Dezember 2020 Hinterlasse einen Kommentar

      OneDrive new Versions avilable: 20.219.1029.0005

      There is still the worm in it. First the production version of OneDrive 20.201.1005.0009 overtook the Insiders version 20.201.1005.0008. But on the weekend there was a new Insiders version with 20.219.1029.0005. Unfortunately the versions did not arrive on the American Microsoft web page nor on the German website . But I have adapted my ongoing articles in both languages: German / English.

      Currently, functionalities are released in the different versions, but then rolled out in waves, and that makes it hard to say, for this new feature, the OneDrive version xx.xxxx version Voaussetzung.

      Tip:

      To apply sync client updates, computers in your organization must be able to reach the following: "oneclient.sfx.ms" and "g.live.com"

      Make sure you don’t block these URLs. They are also used to enable and disable features and apply bug fixes.

      There are other Office 365 URLs and IP ranges, to be opened on the firewall.

       


      Es ist noch immer der Wurm drin. Zuerst überholte uns die Produktions-Version von OneDrive 20.201.1005.0009 die Insiders Version 20.201.1005.0008. Aber am Wochenende gabs dann wieder eine neue Insiders Version mit 20.219.1029.0005. Leider sind die Versionen weder auf der amerikanische Microsoft Web-Seite, noch auf der deutschen Web-Seite angekommen. Aber ich habe meine fortlaufenden Artikel in  beiden Sprachen angepasst: Deutsch / Englisch

      Zur Zeit werden Funktionalitäten zwar in den unterschiedlichen Versionen freigeschalte, aber dann in Wellen ausgerollt, und das macht es schwer, zu sagen, bei dieser neuen Funktion ist die OneDrive Version xx.xxxx Version Voaussetzung.

      Tipp:

      Um Sync-Client-Updates anwenden zu können, müssen die Computer in Ihrer Organisation die folgenden Adressen erreichen können: "oneclient.sfx.ms" und "g.live.com"

      Stellen Sie sicher, dass Sie diese URLs nicht blockieren. Sie werden auch zum Aktivieren und Deaktivieren von Funktionen und zum Anwenden von Fehlerbehebungen verwendet.

      Es gibt weitere Office 365-URLs und IP-Bereiche, die auf der Firewall geöffnet werden müssen

      Modern Workplace Conference, Paris 2021 (online)

      11. Dezember 2020 1 Kommentar

      Mr.Onedrive's BOT Real or fake

      Online conferences continue in 2021. On 18.1.21 to 20.1.21, the

      Modern Workplace Conference

      will take place in Paris. Together with my MVP colleague Thomy Gölles, it’s all about a BOT. The question is whether the bot is a fake, or real?

      The session will be held in English, so save the date now.

       

      Here you can register

      Add To OneDrive – the next step

      9. Dezember 2020 8 Kommentare

      Add to OndeDrive

      In the long term, Microsoft is launching the next generation of synchronization with "Add to OneDrive". The idea of synchronization, which is the basic element of collaboration, has its limitations, which has led to extensive reorganizations of SharePoint libraries at some Microsoft 365 customers. Although the processors of the small devices have become faster and faster, we are reaching our limits with very many files. With Windows 10, build 1709, "Files on demand" has been introduced. This function accelerated the synchronization of large libraries considerably, because in principle only the entries of the file name had to be transferred. The actual content remains in the cloud, but is only one click away before downloading. Nevertheless, the sync engine had to do a lot, because the local database had to be synchronized with the cloud again and again. But working with Office documents, working simultaneously, is being used by more and more companies and their users. Because the list of different synchronization scenarios is getting longer and longer:

      1. OneDrive Personal
      2. OneDrive for Business
      3. SharePoint Document Libraries
      4. Local synchronization of folders/files from "Shared with me”
      5. Backup (KFM: desktop, documents, images)
      6. Synchronization of further tenants
      7. B2B Synchronization
      8. Synchronization of "Add to OneDrive" files

      OneDrive Personal

      This is an area that should not be underestimated, but is predominantly used by many private users. The synchronization of "Add to OneDrive" has been around here for quite a while, but there is no SharePoint technology behind it. In most companies, and this is also my advice, the use of OneDrive Personal is prohibited and can be prevented by group policies.

       

      OneDrive for Business

      I refer to this area as an enlarged hard disk using SharePoint technology. But it depends on how administrators and CIO’s see it. There are two camps here. One is the opponents, who don’t want to see their own silos of information of the employees. Everyone should always work in a team. But since people and their way of life and work are different, the second way of giving everyone the freedom they need to fulfill their function in the company is much more common. And as we can see, the synchronization of "Add to OneDrive" starts right there.

       

      SharePoint Document Libraries

      Here you will find different libraries, and due to lack of expertise often wrongly migrated. Wrong in the sense of: Everything that we have used in the file server for years must be stored in the same way in SharePoint. And you would not believe what has accumulated in the file servers over the years. Administrators often no longer know who and why different permissions were created in the file server. And then migrated everything into a document library in the cloud. The experts‘ advice to have the content of the file servers examined by the business departments is often ignored due to a lack of time. The migration specialists themselves now have wonderful tools at hand, but you can’t examine the content of the file servers yourself. As a result, many files that are no longer needed also end up in the cloud. The specifications of the number of documents in these SharePoint Online document libraries are not exhausted. And many unfortunately do not know the most important number of "OneDrive Synchronization". 300000 files. The condition that everything should look like in the file server causes problems later. Due to a lack of user acceptance and training, the administrators then use Group Policy and automatically add this library to OneDrive. But this group policy also has limitations that are worth knowing. Fortunately, there are "Files on demand" so that the capacity of the local hard drives is not exceeded. Unfortunately the synchronization on the local devices costs CPU power. The more employees work on documents, even if they are not needed by others and "have to be synchronized". And the more files are synchronized, the more CPU power is consumed and at some point the synchronization stumbles. And this is exactly where "Add to OneDrive" comes in.

       

      Local synchronization of folders from "Shared with me”

      This is the ability to synchronize folders and files that an internal or external user has given me as a share on my device. I don’t have to work in the browser anymore, changes of the other user are synchronized on my device. But here we have to distinguish whether it is an internal or external user.

      External user

      Since "Add to OneDrive" does not support cross-tenant synchronization, local synchronization is the only choice for external users. You can still do this, but you have to be aware that this is only valid for one device when you set it up. If you use multiple devices, you have to configure this on each device individually. This has advantages and disadvantages that you have to weigh up. So if I exchange my data with e.g. my accountant, i.e. external user, I might not want to synchronize this data on my demo device.

      Internal user

      The advantages or disadvantages described for external users I can also apply here. But since "Add to OneDrive" is always passed through on all devices, I have to consider if I want to do that.

      If you want to switch from ‚Local synchronization of folders/files from "Shared with me" to "Add to OneDrive" you have to undo the existing synchronization on all devices first, otherwise errors will occur.

       

       

      Backup (KFM: desktop, documents, images)

      Smiled at by many, for me the backup of the most important folders, like desktop, documents and pictures of the respective device. What has always been an increased effort for companies (folder redirection, server provision) is now available to Office 365 users. Well, some of them wish to include the remaining folders like videos, music, … Let’s see what Microsoft comes up with. There are several group policies in place for switching to this backup, but the concept should not be used on a voluntary basis in organizations.

      Synchronization of further tenants

      Here the previously described applies. With the exception of OneDrive Personal. Because here there can only be one. Everyone can create any number of OneDrive Personal, but only one synchronization can be set up on a device. Synchronization with other tenants is also limited to 9. But remember, each Tenant and all folders and files to be synchronized require CPU power. After all, you don’t just want to synchronize, you also want to do some work.

       

      B2B Synchronization

      With Cross Tenant Synchronization, or better known as B2B Synchronization, I don’t see any problems, since it is a simple data exchange between known companies. So when I exchange data with an external agency as a marketing employee, it always refers to my area. B2B synchronization is still not used very often, maybe the technical hurdles are too much for the administrators to implement, but there are considerable advantages for both sides in terms of security.

       

      Synchronization of "Add to OneDrive" files

      And now the revolution? I am curious what Microsoft will give us for this feature. But again from the beginning:

      The existing structures and the large number of files in the SharePoint libraries are putting a lot of CPU load on our small computers despite "Files on demand". With the targeted use of "Add to OneDrive", the employees get a configuration possibility to synchronize what is needed now and today. The employee is not interested in where the data is stored in SharePoint. Stop, slowly!
      So the selection is made directly in the right SharePoint library via the web browser. Depending on the structure, the employee has to click through many folders to select a folder and with one click synchronize this folder on all his devices. The unfolding of the folders marked with a special icon can be done in the web browser, Windows Explorer, Mac File Finder or in the app of iOS or Android. Then the shortcuts are resolved and the files are deleted on all devices, but not at the source, i.e. SharePoint Online. This makes the whole concept much more flexible but the users still need to know the structure because adding can only be done in the Web browser.

      From Microsoft’s point of view for the users, it saves bandwidth and CPU resources, the sync engine has no problems with all the work it has to do, there are fewer problems. However, it is not known yet if administrators will be able to control changes via group policy. I don’t believe this though, because "Add to OneDrive" is designed for different working styles. However, this requires that employees, especially with SharePoint document libraries with many files, have knowledge about their structure. On the other hand, administrators also have the possibility to restructure libraries, create better transitions in the folder structure for long-term projects and then use "Add To OneDrive" to circumvent the known restrictions. However, I noticed a few little things:

      If you haven’t already done so, activate "Files on Demand". Not just manually, but as group policy for all users in your organization.

      First try

      Take a SharePoint document library in the Web browser that you have not synchronized on any of your devices. Select a folder and then click on "Add shortcut to ‚my files‘".  Then switch to the Windows Explorer and you will find the folder with the name and the new icon. If you have installed the OneDrive app on your phone, you can see the folder with the name there as well. The shortcut will appear on all devices and the files will be synchronized.

      Tip:
      Rename the folder name in Windows Explorer. The renaming is also displayed on all your devices, but not in the file origin.

      Also try the resolution: In Windows Explorer, right-click on the folder and then click "Remove Shortcut". This will remove the shortcut and files on all your devices. In the cloud, however, the files are still retained.

      Work flawlessly with SharePoint Online libraries

      Before you use the "Add to OneDrive" function with real SharePoint libraries, please make sure that these libraries have not already been synchronized in the old, conventional way. This has to be resolved first. In the OneDrive settings (right-click on the OneDrive icon), locate the synced library and click Stop Sync. After an additional message, remove the out-of-sync files in Windows Explorer, because they are not deleted!

      If you have synchronized this SharePoint library on multiple devices, repeat the above procedure. Only when this synchronization is removed on all devices can you switch to the Web browser of your choice and perform the shortcut process described above, and all devices will sync.

      Tip:
      What happens if one of my devices is off?

      The answer is simple: First of all, nothing. Only when the device is started, the synchronization will be done automatically.

      Tip:
      what happens if I forget to cancel the "old" synchronization on one of my devices?

      Well, the computer reports an error, because a synchronization is already taking place. But if I cancel the existing synchronization afterwards, the link will not appear in my OneDrive for Business. Not even after restarting the app or rebooting the computer. When I asked the Microsoft OneDrive product group I was told that the link will already appear, but only after several days. In general "Add to OneDrive" is not yet available everywhere. As in many other parts, this function is rolled out in waves.

      Tip:
      For a certain period of time administrators will be able to disable "Add to OneDrive" for their organizations. This temporary option is available to administrators so that they can easily perform the necessary change management. Microsoft will inform you before removing this option to disable the feature. This is done via PowerShell. If you choose to opt-out, use the Set-SPOTenant command through Admin PowerShell.
      The command is Set-SPOTenant -DisableAddShortcutsToOneDrive $true

      If the "Add To OneDrive" function is disabled, the command to add folders is removed; all folders already added remain on the user’s computer



      Summary

      [12/17/2020]

      The problem described on 12/16/2020 now only causes problems in Windows Explorer. It has something to do with locking of files. Before Microsoft rolls out a new algorithm next year, there is a simple workaround:

      1) Go directly into OneDrive (for Business).
      2) Click on My Files
      3) Select the folder with the shortcut
      4) In the menu you can now click on "Remove".

      Alternatively:
      1) In your smartphone, select the folder.
      2) mark the 3 points
      3) Click on remove

      Important: It may happen that the removal in Explorer takes a while!

      [12/16/2020]
      You have already played with the function? Great. But since yesterday the function "Remove ShortCut", i.e. resolving a shortcut does not work anymore. But this is only temporary.

      [12/09/2020]

      The "Add to OneDrive" function is currently rolled out. This means that the functionality is available on the web pages, but e.g. synchronization is not yet done. According to Microsoft, this may continue for a while.

      "Add to OneDrive" brings a new way to speed up synchronization. It is no longer necessary to transfer all data of a SharePoint library. With a clever setup, even very large SharePoint libraries can be synchronized in parts to the users. The limit of 300000 files remains however. Administrators must be aware that the structure of the SharePoint Online document libraries may have to be changed or even restructured. OneDrive synchronization is not an asynchronous network drive that allows any number of files to be transferred from the cloud to individual computers. However, the principle remains that OneDrive is the foundation of collaboration. However, this also requires the administrators of the organizations to rethink.

       

      References:

      Microsoft, Ankita Kirti Blog Post
      Microsoft OneDrive product group
      My Blog post: Add To OneDrive global aivalable
      My Blog Post: Add OneDrive with issues

      Add To OneDrive – der nächste Schritt

      9. Dezember 2020 1 Kommentar

      Add to OndeDrive,  Zu OneDrive hinzufügen

      Microsoft startet mit “Add to OneDrive” langfristig die nächste Generation der Synchronisation. Die Idee der Synchronisation, die das Grundelement der Zusammenarbeit darstellt, hat nämlich Ihre Grenzen, die bei einigen Microsoft 365 Kunden zu umfangreichen Umorganisierungen der SharePoint Bibliotheken geführt hat. Obwohl die Prozessoren der kleinen Geräte immer schneller geworden sind, stoßen wir bei sehr vielen Dateien an die Grenzen. Mit Windows 10, Build 1709 hielt dann zwar “Dateien auf Abruf” Einzug. Diese Funktion beschleunigte die Synchronisation großer Bibliotheken erheblich, weil im Prinzip ja nur die Einträge des Dateinamens übertragen werden mussten. Der tatsächliche Inhalt verbleibt in der Cloud, ist aber nur ein Klick entfernt vor dem Herunterladen. Trotzdem musste die Sync-Engine viel leisten, denn der Abgleich der lokalen Datenbasis mit der Cloud muss ja immer wieder vorgenommen werden. Die Zusammenarbeit mit Office Dokumenten, das gleichzeitige Arbeiten wird aber bei immer mehr Firmen und ihren Benutzern eingesetzt. Denn die Liste der verschiedenen Synchronisations-Szenarien wird immer länger:

      1. OneDrive Personal
      2. OneDrive for Business
      3. SharePoint Dokument Bibliotheken
      4. Lokale Synchronisation von Ordnern/Dateien von "Mit mir geteilt”
      5. Sicherung (KFM: Desktop, Dokumente, Bilder)
      6. Synchronisation weiterer Tenants
      7. B2B Synchronisation
      8. Synchronisation von "Add to OneDrive" Dateien

      OneDrive Personal

      Nicht zu unterschätzender Bereich, der aber überwiegend von vielen Privatanwendern genutzt wird. Die Synchronisation von “Add to OneDrive” gibt es hier schon eine ganze Weile, aber hier liegt aber auch keine SharePoint Technologie dahinter. In den meisten Firmen, und das ist auch mein Ratschlag, wird das Verwenden von OneDrive Personal untersagt und kann mittels Gruppenrichtlinien unterbunden werden.

       

      OneDrive for Business

      Ich bezeichne diesen Bereich als vergrößerte Festplatte mit Hilfe von SharePoint-Technologie. Es kommt aber darauf an, wie Administratoren und CIO’s dies sehen. Hier gibt es zwei Lager. Die einen sind die Gegner, die keine eigenen Informations-Silos der Mitarbeiter sehen wollen. Alle sollen immer im Team arbeiten. Da aber die Menschen und ihre Lebens- und Arbeitsweise unterschiedlich sind, ist die zweite Art, jedem den Freiraum zu geben, den er braucht, um seine Funktion in der Firma auszufüllen, weit mehr verbreitet. Und wie wir sehen, setzt die Synchronisation von “Add to OneDrive” genau da an.

       

      SharePoint Dokument Bibliotheken

      Hier findet man unterschiedliche Bibliotheken, und mangels fehlenden Fachwissens oftmals auch falsch migriert. Falsch im Sinne von: Alles was wir im File Server über Jahre benutzt haben, muss genau so auch im SharePoint abgelegt werden. Und man glaubt gar nicht, was sich in den File Servern im Laufe der Zeit so angesammelt hat. Oft wissen die Administratoren gar nicht mehr, wer und warum unterschiedliche Berechtigungen im File Server angelegt worden waren. Und dann alles in eine Dokumentenbibliothek in die Cloud migriert. Der Ratschlag der Experten, den Content der File-Server von den Fachbereichen zu untersuchen, wird mangels Zeitaufwandes oftmals ignoriert. Die Migrationsspezialisten selbst haben heute mittlerweile wunderschöne Werkzeuge zur Hand, aber Sie selbst können ja den Content der Fileserver nicht untersuchen. So landen viele nicht mehr benötigte Dateien auch in der Cloud. Die Spezifikationen der Anzahl der Dokumente in diesen SharePoint Online Dokument Bibliotheken werden nicht ausgereizt. Und viele kennen leider nicht die wichtigste Zahl der “OneDrive Synchronisation” nicht. 300000 Dateien. Durch die Bedingung, alles soll wie im File Server aussehen stoßen wir später auf Probleme. Mangels nicht vorhanden Benutzerakzeptanz und Schulung greifen die Administratoren dann zum Mittel der Gruppenrichtlinie und fügen diese Bibliothek dann automatisch zu OneDrive hinzu. Diese Gruppenrichtline hat aber auch Einschränkungen, die man kennen sollte. Zum Glück gib es ja “Dateien auf Abruf”, so dass die Kapazität der lokalen Festplatten nicht gesprengt werden. Leider kostet die Synchronisation auf den lokalen Geräten CPU-Power. Denn je mehr Mitarbeiter Dokumente bearbeiten, auch wenn diese von anderen nicht benötigt sind und „müssen abgeglichen werden“. Und je mehr Dateien synchronisiert werden, desto mehr CPU-Power wird verbraucht und irgendwann kommt die Synchronisation ins Straucheln. Und genau hier setzt “Add to OneDrive” an.

       

      Lokale Synchronisation von Ordnern von "Mit mir geteilt”

      Dies die Möglichkeit, Ordner und Dateien, die mir ein interner oder externer Benutzer als Freigabe zur Verfügung stellt auf meinem Gerät zu synchronisieren. Ich muss dann nicht mehr im Browser arbeiten, Änderungen des anderen Benutzers werden bei mir auch auf das Gerät synchronisiert. Hier müssen wir jetzt aber unterscheiden, ob es ein interner oder externer Benutzer ist.

      Externer Benutzer

      Da “Add to OneDrive” keine sogenannte Cross Tenant Synchronisation unterstützt, ist also für externe Benutzer die lokale Synchronisation das einzige Mittel der Wahl. Das kann man immer noch tun, muss sich aber darüber im Klaren sein, dass das nur für ein einziges Gerät gilt, wenn man es einrichtet. Wer mehrere Geräte benutzt, muss das an jedem Gerät einzeln konfigurieren. Das hat Vor und Nachteile, die man abwägen muss. Wenn ich also meine Daten mit z.B. meinem Steuerberater austausche, also externer Benutzer, dann möchte ich vielleicht nicht, dass ich diese Daten auf meinem Demo-Gerät synchronisiere.

      Interne Benutzer

      Den bei externem Benutzer beschriebenen Vor- oder Nachteil kann ich hier auch übernehmen. Da “Add to OneDrive” aber immer auf allen Geräten durchgereicht wird, muss ich mir überlegen, ob ich das möchte.

      Wer von ‚Lokale Synchronisation von Ordner/Dateien von “Mit mir geteilt” auf “Add to OneDrive” umsteigen will, muss zuerst an allen Geräten die vorhandene Synchronisation aufheben, sonst kommt es zu Fehlern.

       

      Sicherung (KFM: Desktop, Dokumente, Bilder)

      Von vielen belächelt, für mich die Sicherung der wichtigsten Ordner, wie Desktop, Dokumente und Bilder des jeweiligen Gerätes. Was bei Firmen immer ein erhöhter Aufwand war (Folder Redirection , Server Bereitstellung) steht jetzt den Office 365 Benutzern zur Verfügung. Gut, manche wünschen sich auch die restlichen Ordner wie Videos, Musik, … einzubeziehen. Mal sehen was sich Microsoft da dazu einfallen lässt. Es exisatieren mehrere Gruppenrichtlinien für die Umstellung auf diese Sicherung, das Konzept sollte aber nicht auf freiwilliger Basis in Organisationen eingesetzt werden.

       

      Synchronisation weiterer Tenants

      Hier gilt das bisher beschriebene.  Mit Ausnahme von OneDrive Personal. Denn hier kann es nur einen geben. Jeder kann sich zwar beliebig viele OneDrive Personal anlegen, an einem Gerät lässt sich jedoch nur eine Synchronisation einrichten. Die Synchronisierung mit anderen Tenants ist ebenfalls auf 9 begrenzt. Denken Sie aber daran, jeder Tenant und alle zu synchronisierenden Ordner und Dateien benötigen CPU Power. Sie wollen ja schließlich nicht nur Synchronisieren, sondern auch noch etwas arbeiten.

       

      B2B Synchronisation

      Bei der Cross Tenant Synchronisation, oder besser bekannt als B2B Synchronisation sehe ich keine Probleme, da es sich ja um den einfachen Datenaustausch zwischen bekannten Unternehmen handelt. Wenn ich also als Marketing Mitarbeiter mit einer externen Agentur Daten austausche, bezieht sich das immer auf meinen Bereich. B2B Synchronisation wird leider immer noch nicht oft angewendet, vielleicht sind den Administratoren die technischen Hürden bei der Implementierung zu aufwendig, dabei ist gerade hier für beide Seiten, was Security angeht, erhebliche Vorteile zu erzielen.

       

      Synchronisation von “Add to OneDrive” Dateien

      Und jetzt also die Revolution? Ich bin gespannt was Microsoft uns für diese Funktion noch geben wird. Aber noch mal von vorne:

      Die vorhandene Strukturen und die große Anzahl von Dateien in den SharePoint Bibliotheken belasten trotz „Dateien auf Abruf“ CPU unserer kleinen Rechner. Mit gezieltem Einsatz von “Add to OneDrive” bekommen die Mitarbeiter eine Konfigurationsmöglichkeit, gezielt zu synchronisieren, was jetzt und heute gebraucht wird. Der Mitarbeiter interessiert es nicht, wo die Daten im SharePoint untergebracht ist. Halt, langsam!
      Also die Auswahl erfolgt direkt im der richtigen SharePoint Bibliothek über den Web Browser. Je nach Struktur muss sich der Mitarbeiter durch viele Ordner klicken, um dann einen Ordner zu selektieren und mit einem Klick diesen Ordner auf all seinen Geräten zu synchronisieren. Das Auflösen der mit einem besonderen Symbol versehenen kann im Web Browser, im Windows Explorer, Mac File Finder oder in der App von iOS oder Android erfolgen. Dann werden die Shortcuts aufgelöst und die Dateien auf allen Geräten gelöscht, nicht jedoch im Ursprung, also SharePoint Online. Das macht das ganze Konzept sehr viel flexibler aber die Benutzer müssen trotzdem die Struktur kennen, weil das Hinzufügen nur im Web Browser erfolgen kann.

      Aus der Sicht von Microsoft für die Benutzer wird Bandbreite und CPU Ressourcen geschont, die Sync-Engine hat keine Probleme mit all der Arbeit, die sie zu verrichten hat, es treten weniger Probleme auf. Bisher ist aber nicht bekannt, ob Administratoren die Möglichkeit bekommen, Änderungen per Gruppenrichtlinie zu bestimmen. Ich glaube dies allerdings nicht, weil “Add to OneDrive” für unterschiedliche Arbeitsstile geschaffen ist. Dies setzt aber beim Mitarbeiter, gerade bei SharePoint Dokument Bibliotheken mit vielen Dateien, Kenntnisse über deren Aufbau voraus. Auf der anderen Seite haben Administratoren aber auch die Möglichkeit, Bibliotheken neu zu strukturieren, bei langfristigen Projekten bessere Übergänge in der Ordnerstruktur zu schaffen und dann mit “Add To OneDrive” die bekannten Beschränkungen zu umgehen. Ein paar Kleinigkeiten sind mir jedoch aufgefallen:

      Falls noch nicht geschehen, aktivieren Sie “Dateien auf Abruf”. Nicht nur manuell, sondern als Gruppenrichtlinie für alle Benutzer Ihrer Organisation.

      Erstes Probieren

      Nehmen Sie im Web-Browser eine SharePoint Dokument Bibliothek, die sie auf keinem ihrer Geräte synchronisiert haben. Selektieren Sie einen Ordner und klicken Sie dann auf “Verknüpfung zu ‘meine Dateien’ hinzufügen”. Dies ist übrigens der sehr lange Namen, welcher im Menü auftaucht. Wechseln Sie dann in den Windows Explorer Sie finden dann den Ordner mit dem Namen und dem neuen Symbol. Wenn Sie die OneDrive App auf Ihrem Smartphone installiert haben, dann können Sie auch dort den Ordner mit dem Namen sehen. Der Shortcut wird auf allen Geräten angezeigt und die Dateien synchronisiert.

      Tipp:
      Benennen Sie im Windows Explorer den Ordner-Namen um. Die Umbenennung wird auf allen ihren Geräten ebenfalls angezeigt, nicht aber im Dateiursprung.

      Probieren Sie auch die Auflösung: Im Windows Explorer klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und klicken dann auf “Verknüpfung entfernen” Damit werden auf allen Ihren Geräten die Verknüpfung aufgehoben und die Dateien entfernt. In der Cloud aber bleiben die Dateien immer noch erhalten.


      Arbeiten ohne Fehler mit SharePoint Online Bibliotheken

      Bevor Sie es die “Add to OneDrive” Funktion mit realen SharePoint Bibliotheken vornehmen prüfen Sie bitte vorab, ob diese Bibliothek nicht bereits auf die alte, herkömmliche Art synchronisiert haben. Diese muss nämlich zuvor aufgelöst werden. Suchen Sie in den Einstellungen von OneDrive (Klick auf das OneDrive Symbol mit der rechten Maustaste) die synchronisierte Bibliothek und Klicken Sie dann auf Synchronisierung beenden. Nach einer Zusatzmeldung entfernen Sie im Windows Explorer die nicht mehr synchronisierte Dateien.

      Sollten Sie auf mehreren Geräten diese SharePoint Bibliothek synchronisiert haben, wiederholen Sie obigen Vorgang. Erst wenn diese Synchronisierung auf allen Geräten aufgehoben worden ist, können Sie in den Web Browser ihrer Wahl wechseln, und den oben beschriebenen Vorgang der Verknüpfung vornehmen und auf allen Geräten wird die Synchronisierung durchgeführt.

      Tipp:
      Was passiert, wenn eins meiner Geräte aus ist?

      Die Antwort ist einfach: Zuerst einmal nichts. Erst wenn das Gerät gestartet wird, wird die Synchronisierung automatisch nachgezogen.

      Tipp:
      was passiert, wenn ich vergesse, an einem meiner Geräte die „alte“ Synchronisierung aufzulösen?

      Nun, der Rechner meldet einen Fehler, weil ja schon eine Synchronisierung stattfindet. Wenn ich aber die bestehende Synchronisierung im Nachhinein auflöse, wird der Link nachträglich nicht in meinem OneDrive for Business auftauchen. Auch nicht nach einem Neustart der App, bzw. einem Reboot des Rechners. Auf Nachfrage bei der Microsoft OneDrive Produktgruppe wurde mir erläutert, dass der Link schon auftaucht, allerdings erst nach mehreren Tagen. Überhaupt ist “Add to OneDrive” noch nicht überall verfügbar. Wie in vielen anderen Teilen, wird diese Funktion in Wellen ausgerollt.

      Tipp:

      Für einen gewissen Zeitraum werden die Administratoren in der Lage sein, “Add to OneDrive” für ihre Organisationen zu deaktivieren. Diese vorübergehende Wahlmöglichkeit steht den Administratoren zur Verfügung, damit sie das erforderliche Änderungsmanagement problemlos durchführen können. Microsoft wird Sie informieren, bevor sie diese Option zur Deaktivierung der Funktion entfernen. Dies geschieht per PowerShell. Wenn Sie sich für Opt-out entscheiden, verwenden Sie den Befehl Set-SPOTenant über Admin PowerShell. Der Befehl lautet Set-SPOTenant -DisableAddShortcutsToOneDrive $true

      Wenn die Funktion “Add To OneDrive” deaktiviert ist, wird der Befehl zum Hinzufügen von Ordnern entfernt; alle bereits hinzugefügten Ordner bleiben auf dem Computer des Benutzers


      Zusammenfassung

      [17.12.2020]
      Das am 16.12.20 beschriebene Problem bereitet nur noch im Windows Explorer Probleme. Das hat etwas mit Sperren von Dateien zu tun. Bevor Microsoft im nächsten Jahr einen neuen Algorhytmus ausgerollt, gibt es einen einfachen Workaround:

      1) Wechseln Sie direkt in OneDrive (for Business)
      2) Klicken Sie auf Meine Dateien
      3) Selektieren Sie den Ordner mit der Verknüpfung
      4) Im Menü können Sie jetzt  auf “Entfernen” Klicken

      Alternativ:
      1) Selektieren Sie in Ihrem Smartphone den Ordner.
      2) markieren sie die 3 Punkte
      3) Klicken Sie auf entfernen

      Wichtig: Es kann vorkommen, das das Enfernen im Explorer etwas dauert!

      [16.12.2020]

      Sie haben schon mit der Funktion gespielt? Super. Aber seit gestern funktioniert die Funktion “Remove ShortCut”, also das Auflösen eines Shortcuts nicht mehr. Dies ist aber nur temporär.

      [09.12.2020]

      Die Funktion “Add to OneDrive” wird derzeit ausgerollt. Dies bedeutet, dass zwar auf den Web Seiten die Funktionlität vorhanden ist, aber z.B. noch keine Synchronisierung stattfindet. Lt. Microsoft kann sich das auch noch eine Weile andauern.


      “Add to OneDrive”
      bringt eine neue Möglichkeit, die Synchronisation zu beschleunigen. Es müssen nicht mehr alle Daten einer SharePoint Bibliothek übertragen werden. Damit lassen sich, bei geschicktem Aufbau auch sehr große SharePoint Bibliotheken in Teilen zu den Anwendern synchronisieren. Das Limit von 300000 Dateien bleibt aber bestehen. Administratoren müssen sich aber im Klaren sein, dass unter Umständen der Aufbau der SharePoint Online Dokument Bibliotheken geändert werden müssen, oder sogar neu strukturiert werden müssen. Es bleibt auch dabei, die OneDrive Synchronisation ist kein asynchrones Netzwerklaufwerk, bei dem beliebig viele Dateien von der Cloud auf einzelne Rechner übertragen werden können. Bestehen bleibt aber der Grundsatz, dass OneDrive die Grundlage der Zusammenarbeit ist. Dafür müssen aber auch die Administratoren der Organisationen umdenken.

       

      Referenzen:

      Microsoft, Ankita Kirti  Blog Post
      Microsoft Produktgruppe OneDrive
      Eigener Blog Add to OneDrive Global verfügbar
      Eigener Blog Add To OneDrive | Probleme

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