Files on Demand | der Umgang mit den drei Status

11. Dezember 2017 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive, Microsoft

Es erreichen mich immer mehr Anfragen, die die Unterscheidungsmerkmale der drei Status von „Files on Demand“ nicht korrekt unterscheiden können. (Es klingt und schreibt sich wirklich so. Die Pluralform von “Status” lautet “Status”)

Mit dem Windows Fall Creators Update wurden Sie eingeführt, lang erwartet, fast wie die Smart Files unter Windows 8.1, (mit SkyDrive). Wenn man die richtige Version des Next Generation Sync Client hatte, dann konnte man Sie sofort benutzen.

Warum mussten wir so lange warten?

Der NGSC, welcher im Kontext des Benutzers gestartet wird, wird selbstständig auf die neuste Version gebracht. Dabei nimmt er einmal pro Tag Kontakt mit Microsoft auf, und nach ganz bestimmten Vorgaben bekommt man die nächste Version, die sich selbst herunterladet, installiert und dann neu startet. Bei einem schnellen Rechner dauert das nur ein paar Minuten und fällt kaum auf. Mit dem Windows Fall Creators Update ist jetzt die Verzahnung mit dem Betriebssystem vorgenommen worden. Genau genommen mit dem Dateisystem (NTFS) und dem Windows Explorer. (auch die Smart Files unter Windows 8.1 und der SkyDrive.exe sind mit dem Betriebssystem gekoppelt und die Ursache dafür, dass der NGSC unter Windows 8.1 nicht mit OneDrive Personal zum Einsatz kommt.)

Was hat sich beim File-System NTFS geändert?

Der Zustand einer Datei wird mit 2 Attributen erzeugt. Die Zustände sind folgende:

Files on-demand All

Die Datei ist nur in der Cloud gespeichert und ist auf diesem Gerät nicht synchronisiert. Wenn Sie eine Internetverbindung haben und mit der Maus einen Doppelklick auf die Datei erzeugen, wird die Datei heruntergeladen (bei großen Video-Dateien wird gefragt, ob Sie die Datei streamen wollen, oder tatsächlich das Video auf das Gerät herunterladen wollen), je nach Dateityp wird die dazu gehörige Applikation gestartet. Als Beispiel mit einer Word-Datei: Nach dem Herunterladen können Sie loslegen mit dem Bearbeiten. Der Status wird geändert in „lokal verfügbare Datei“, im Explorer wird aus dem Cloud-Symbol ein Kreis mit einem Haken

Aber es gibt ja noch einen Status

Richtig, “immer verfügbare Datei”. Das Symbol ist ein gefüllter Kreis mit dem Häkchen. Diesen Zustand können Sie manuell mit Klick der rechten Maus erreichen.

Und wo liegt jetzt der Unterschied?

In den verschiedenen Szenarien. Microsoft hat den Geräten Rechnung getragen, die über sehr wenig Speicher verfügen. Da die unterschiedlichen Status in den Attributen einer Datei im Files System NTFS untergebracht sind, lässt sich der Status nicht nur im Windows Explorer mit der Maus ändern, ich kann auch mehrere Dateien zusammen in einen anderen Modus bringen. Und für PowerShell oder Batch Experten unter uns: Das lässt sich auch mit einem Script bewerkstelligen. Weitere Informationen finden Sie in englischer Spreche hier oder da.

Szenario:

Mitarbeiter in meiner Organisation schicken mir Links zur Kollaboration. Da ich mit den nativen Programmen auf dem Gerät arbeiten möchte, bringe ich diese Dateien zur Synchronisation auf meinem Gerät. Änderungen werden automatisch vollzogen und die Dateien sind immer synchron (wenn Internet vorhanden ist). Um Speicherplatz freizugeben entscheide ich mich am Wochenende , genau diese Dateien wieder in den “Nur Online Verfübar” Zustand zu versetzen. Und genau hier brauche ich einen Unterschied zu den Dateien, welche ich permanent auf diesem Gerät synchronisiere.

Icon

Beschreibung

Files on-demand Online-Only files

Nur Online Verfügbar

Datei ist nur in der Cloud. Datei wird über ein Icon und mit dem Namen angezeigt, nimmt aber auf dem Gerät kein Platz weg.

Files on-demand Syncing

Ich habe einen Doppelklick auf die Datei ausgeführt. Die Datei wird, wenn Internet vorhanden ist, auf dieses Gerät synchronisiert.

Ausnahme: große Video Dateien.

Files on-demand Locally available files

Lokal verfügbare Datei
Nachdem die Datei synchronisiert wurde, wechselt das Icon. Das zur Datei gehörigen Programm wird gestartet. Werden Änderungen an der Datei vollzogen werden diese in die Cloud synchronisiert, wenn Internet vorhanden ist. Dabei wechselt das Icon kurz in den Transfer-Modus und nach erfolgter Synchronisation wieder in den Modus „Lokal verfügbar“ zurück zu wechseln

   

Option 1

Immer verfügbare Datei

Datei dauerhaft auf dem Gerät behalten und immer synchronisieren

Files on-demand Always available files

Kann im Windows Explorer mit einem rechten Mausklick herbeigeführt werden.

   

Option 2

Speicherplatz freigeben

Files on-demand Online-Only files

Datei wird auf dem Gerät gelöscht. Aber nur auf dem Gerät. Die Datei wird nicht in den Papierkorb verschoben. Im Prinzip ist es ein SHIFT-Taste +Delete, ohne aber die Information in die Cloud zu übertragen und dort ebenfalls zu löschen Das Icon wechselt zu „Nur Online Verfügbar“.

Anmerkungen:

Neue online oder auf einem anderen Gerät erstellte Dateien werden als "Nur online verfügbar" angezeigt, um Speicherplatz einzusparen. Wenn Sie einen Ordner jedoch als "Immer auf diesem Gerät speichern" kennzeichnen, werden neue Dateien in diesem Ordner, sobald sie verfügbar sind auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Wenn ein Ordner nur online verfügbar ist, können Sie einzelne Dateien in diesem Ordner trotzdem als "immer verfügbar" markieren.

Sowohl Option 1 als auch 2 kann ich mit mehreren Dateien im Windows Explorer durchführen. Eine Batch-Verarbeitung bietet sich immer dann an, wenn ich an unterschiedlichen Verzeichnissen und Unterverzeichnissen einzelne Dateien bearbeitet habe. Das nachfolgende Script durchläuft alle Verzeichnisse und gibt den Speicherplatz frei. Sie sollten das Script aber erst starten, wenn Sie eine Internet-Verbindung haben und alle Dateien synchronisiert wurden.

 

Wunsch für 2018

kurz vor Weihnachten darf man ja Wünsche äußern. Auch wenn das Paket nicht unterm Christbaum liegt, kann man bei meinen Wünschen der vergangenen Jahre erkennen, dass sich die meisten erfüllt haben. Also einen Wunsch zu OneDrive Files on Demand will ich hier loswerden:

Nachdem die Windows 10 Benutzer mit dem Windows Creators Fall Update Files on Demand die wesentlich verbesserte Ausführung der Smart Files erhalten haben, muss / kann ich mit einem einfachen Batch Kommando oder per Powershell Befehl aufräumen und Platz auf meinem Gerät schaffen. Noch muss ich das aber selbst anstoßen. Ich wünsche mir für 2018, dass beim Hinzufügen (Speichern) einer neuen Datei in OneDrive ein interner Prozess gestartet wird. Genauer spezifiziert: Vorher soll überprüft werden, ob eine Schwelle unterschritten wird (z.B. freier Festplattenplatz < 10%) und dann die erste (zeitlich) lokal verfügbare Datei in den Zustand  “nur Online verfügbar” versetzt wird. Also ein Automatismus und kein manuelles Aufräumen. Denn dann machen die 3 verschiedenen Status auch wirklich Sinn.

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Next Generation Sync Client–Version 17.3.7131.1115 released

6. Dezember 2017 Hinterlasse einen Kommentar

NGSC Version 17.3.7131.1115

So it’s done again. Microsoft released an 11/21/17 the newest version of the next generation sync client with the version number 17.3.7131.1115. There is only a small text on the Microsoft change log. So they make changes and we do not see anything. But wait. You see some changes on the UX with the cloud symbols in the notification area. I have to think a little bit, why Microsoft is doing such an UX change. Now it’s easier for the apple user, to reach these menu entries, Windows User are clicking with the right mouse. Remember for the windows user, that the apple mouse do not have a right mouse button.

picture description
NGSC version before version 17.3.7131.1115 Click with the left button of the mouse on the cloud symbol in the notification area. so it looks, if you use it with an version before 17.3.7131.1115
NGSC version after update to version 17.3.7131.1115 Click with the left button of the mouse on the cloud symbol in the notification area. so it looks, if you use it with an version after the Update to the version 17.3.7131.1115
menue entries with the right mouse button Click with the right mouse button on the cloud symbol in the notification area
image3[1] Click on the new symbol with the new version 17.3.7131.1115.

So you may these menu entries with two left clicks or a right click

So I do not have seen other changes, and we cannot read anything from change log. You will receive this version of the NGSC automatically. You do not have to install it manually.

Overview about all versions

Next Generation Sync Client–Version 17.3.7131.1115 verfügbar

29. November 2017 Hinterlasse einen Kommentar

08 NGSC

es ist wieder soweit (gewesen). Am 21.11.2017 wurde die neue Version 17.3.7131.1115 den Anwendern zur Verfügung gestellt. Natürlich gibt es noch keine Beschreibung auf der Change-Log Webseite. Auch nicht auf der US-Seite. *)Aber es hat sich was auf getan mit der Anzeige der Wolken in der Benachrichtigungszeile. Ich habe lange darüber nachgedacht, warum Microsoft diesen Schritt getan hat, und es ist jetzt für die Apfel-Gemeinde einfacher, die Menüeinträge, die der Windows Benutzer mit der rechten Maustaste aufrufen kann, zu erreichen. Denn eigentlich hat die Apfel-Maus keine rechte Maustaste.

*) [Update] inzwischen wurde der Standardtext veröffentlicht.

Abbildung Erklärung
NGSC: vor Version 17.3.7131.1115 Klick mit der linken Maustaste auf das Wolkensymbol in der Benachrichtigungszeile vor der Version 17.3.7131.1115
NGSC: nach Installation Version 17.3.7131.1115 Klick mit der linken Maustaste auf das Wolkensymbol in der Benachrichtigungszeile nach dem Update auf die  Version 17.3.7131.1115
NGSC: Menü mit der rechten Maustaste Klick mit der rechten Maustaste auf das Wolkensymbol in der Benachrichtigungszeile
NGSC: Version 17.3.7131.1115 eingeblendete Menü Klick mit der linken Maustaste auf das neue Symbol, welches mit der Version 17.3.7131.1115 erscheint.

Wir können also entweder auf das neue Symbol klicken (linke Maustaste), dann wird uns die Menüeinträge angezeigt, die wir erhalten, wenn wir mit der rechten Maustaste…

Was sich sonst noch geändert hat wird uns irgendwann das Change-Log sagen. Und wie immer an dieser Stelle der Hinweis, der Sync-Client muss nicht manuell auf den neusten Stand gebracht werden, das geschieht automatisch.

 

Überblick über alle NGSC Versionen

Vier Monate Bright Skies

15. November 2017 Hinterlasse einen Kommentar

4 Monate bei Bright Skies

im 7.Teil meiner Serie habe ich über den Wechsel zur Bright Skies GmbH berichtet. Inzwischen sind vier Monate vergangen und hier die damals versprochene Fortsetzung:

Die Tage vergehen wie im Flug. Es kommt keine Langeweile auf. Es gibt auch jede Menge zu tun. Denn mein Aufgabenbereich bei Bright Skies ist wesentlich umfangreicher. Im Juli habe ich mich mit der Webseite beschäftigt und meinen ersten Blog Post dort veröffentlicht. Das Marketing-Team bei Bright Skies ist wesentlich kleiner, das erleichtert die anstehenden Prozesse. Vorlagen wurden für die kurz- und mittelfristige Marketingkampagne auf den sozialen Medien erstellt. Grundlage sind auch hier die Bilder und die dazugehörigen Texte. Im August dann mit Jan-Henrik Damaschke den ersten Podcast aufgezeichnet und veröffentlicht. Im Unterschied zu den doch eher lustigen Aufzeichnungen des MVP Kaffeeklatsch sind wir hier doch eher auf der Business Ebene. Nach der Veröffentlichung auf Voice Republic sehr gute Abrufzahlen. Daneben Video Intro und Extro „gebaut“. Die Basis ist geschaffen. Jeder Mitarbeiter muss ran. Etwas abliefern. Das ist gar nicht so einfach, einen technischen Artikel zu schreiben, der „Personality“ enthält und sich von den Tausenden abgrenzt, die im Internet abzurufen sind. Aber auch der zeitliche Einsatz. Es ist gar nicht so einfach, von den Consultants einen Aufzeichnungstermin für einen Podcast zu bekommen. Aber mittlerweile sind schon ein paar Aufzeichnungen im Internet. Zwischendurch dann mal für eine Woche in USA gewesen, genauer gesagt, Microsoft hat mich eingeladen, zum Thema „OneDrive“ zwei Vorträge zu halten. In Florida war es heiß, und auf den allabendlichen „Parties“, die alle eine exakte Länge haben, haben mich viele Menschen um ein Selfy mit sich gebeten. Meine Person scheinen eine Menge Leute zu kennen. Und anscheinend eilt mir mein Ruf voraus. Das wird auch Konsequenzen haben. Positive. Für mein Engagement als MVP im Jahr 2018. Denn auch im Jahr 2018 wird es im ersten Quartal ein paar „OneDrive Deep Dive“ Veranstaltungen geben. Und dazu bringe ich dann … mit. Lasst Euch überraschen. Dazu stehen die ersten Termine schon fest. Mein Rechner beherbergt jetzt auch Video Schnittsoftware. Im August wurde mit Robert Lehmann das erste Webinar produziert. Im September habe ich Video-Sequenzen im Hamburger Office aufgezeichnet. Hier wartet noch jede Menge Arbeit auf mich. Autor, Regisseur, Kameramann, Tonmensch, Cutter. Alles vereinigt in einer Person. Die Mischung, zwischen Business-Software, Abläufen, Teamarbeit auf der einen, Kreativität beim Bild und Ton auf der anderen Seite bestimmen meinen Lebensalltag. Neuheiten bei OneDrive münden auch in zweisprachigen Blog Posts. Leider hat der Tag nur 25 Stunden, wenn man die Mittagspause durcharbeitet. Ideen habe ich für 48. Da muss ich Prioritäten setzen. Und Bright Skies? Die Firma wächst und gedeiht. Wir sind jetzt schon über 30 Mitarbeiter. Ich komme mit allen gut aus. Manchmal ist es auch notwendig, sich in die Augen zu schauen. Deshalb verbringe ich dann auch öfters ein paar Tage in Hamburg in unserem Office. Damit die Anderen feststellen, dass ich der größere Nerd bin. Der CEO Kim Nis Neuhauss ist ja selbst MVP und hat sehr viel Verständnis für den Bereich der Community-Arbeit. Jetzt noch die Europäische Konferenz zu SharePoint, Office 365 und Azure in Dublin (Irland) und dann noch ein Community Event in Aachen. Dann sind meine öffentlichen Auftritte im Jahr 2017 gezählt. Den ein oder anderen Vortrag musste ich auch schon absagen. Jetzt stehen außerdem ein paar Implementierungen von OneDrive bei Firmen an. Und dann ist das Jahr 2017 auch schon zu Ende.

Das sind nur ein paar Zeilen, geschrieben im Flugzeug, die die positive Hektik und den Spaß, den ich habe, beschreiben soll. Ich habe Spaß und der Wechsel zu den „kühlen“ Hamburgern war genau die richtige Entscheidung. So kühl sind sie nämlich nicht. In diesem Sinne. Bis demnächst.


Teil 1: Mein erster Arbeitstag
Teil 2: Meine erste Arbeitswoche
Teil 3: nach drei Wochen
Teil 4: Nach neun Monaten
Teil 5: Ich bin zurück
Teil 6: Vorbei
Teil 7: Vorbei? Noch nicht ganz | Cloud Productivity Evangelist

Events November 2017 – Februar 2018

15. November 2017 Hinterlasse einen Kommentar

MrOneDriveOnTour

Zuerst einmal: Danke. Danke für die Teilnahme an den letzten Events, ob Online oder live in den verschiedenen Städten, welche im November 2017 stattgefunden haben. Da war zuerst der weltweite, 24 Stunden Global Conference mit über 5000 Teilnehmern am 1. November 2017, danach habe ich am 9.1.17 über 100 Brasilianische Freunde Remote via Skype for Business die Architektur des Next Generation Sync Clients erklärt, der erste SharePoint Saturday in Wien fand am 11.11.17 statt und dann folgte die European SharePoint, Office 365 & Azure Conference in Dublin.

Hier findet ihr eine Übersicht der neuen Termine bis in den Februar 2018. Der letzte Event in diesem Jahr findet in Aachen statt, Im Januar starte ich dann meine 2018 Tour in Berlin und Bremen und dann Anfang Februar in Hamburg.

Nochmals Danke und viel Spaß auf meiner Tour 2018. Dafür habe ich dann auch vor Ort eine Überraschung….

Brasilien ruft – Brazil calling – Brasil está chamando

31. Oktober 2017 2 Kommentare

Falar or conversar: Sem problemas com Onedrive for Business

Ist mein Ruf schon um den halben Erdball vorgedrungen? Kennt man dort schon Mr. OneDrive? Ich denke nicht, wären da nicht zwei MVPs aus Brasilien, die vor 8 Monaten nach Deutschland ausgewandert sind. Er , Marcos Freccia. MVP für Data Platform, arbeitet bei Zalando, Sie, Sara Barbosa, MVP Office Servers and Services, lernt derzeit Deutsch. Kennen gelernt haben wir uns in USA, bei BitTitan, und dann immer wieder gesehen beim MVP Summit in Redmond, USA. Und dann waren sie plötzlich da. In der Kälte. Vor acht Monaten. Hineingeworfen in den kulturellen Schmelztiegel Berlin. Nicht ganz allein, den Sie haben recht schnell Freunde gefunden. Das liegt nun mal an Berlin, wo auch viele der portugiesischen Sprache mächtig sind. Und an den MVPs. Denn auch die in Deutschland lebenden Kolleginnen und Kollegen haben sie willkommen geheißen. Und ihnen den Unterschied in den Kulturen aufgezeigt. Und dann kam die Einladung. Ob ich denn Lust hätte, über OneDrive zu reden. Das mache ich ja ab und an. Warum denn nicht auch für Brasilien. Schließlich benutzt man dort auch Skype for Business, Office 365 und es gibt mittlerweile ein Microsoft Datacenter. Und somit werde ich am 9. November 2017 für Brasilien sprechen. Wer weiß, Vielleicht lädt man mich einmal zu einer Konferenz ein, den dort war ich noch nicht.
Wenn Sie mich hören möchten: Hier ist die Webseite


There was a Call to Mr. OneDrive. From the other side of the planet. Brasil is calling. Not directly. But There are two Brasil MVPs , which were immigrated eight month ago from Brasil to Germany. He, Marcos Freccia, MVP for Data Platform is working for Zallando, She, Sara Barbosa, MVP Office Server and Services is learning German. I have met them first time in Redmond at BitTitan. And again and again during MVP summit. And then they wehre here. In Berlin, In the Cold. They were alone, but not long. There is also a Portuguese spoken Culture in Berlin. And many MVPs. We have said: Welcome in our country. And we have learned them the difference in Culture, Language and Living. And the Sara asks me, whether I am willing to speak about OneDrive. To Brasil. On a Microsoft 365 Day. And I said yes. You know I’m speaking a lot about these sync stuff. Why not to other people on the other site of the planet. They know Skype for Business, they use Office 365. And they have also their own Microsoft Datacenter. So I will talk about OneDrive on the 9th of November. And perhaps I will fly in the future to a conference in Brasil. If they want me to rock the stage. I never been there.

You want to hear me: Here is the Website


Há uma nova chamada para Mr. OneDrive. Do outro lado do continente. O Brasil está chamando. Não diretamente, mas existem dois MVP’s do Brasil que escolheram mudar há 8 meses do Brasil para Alemanha. Ele, Marcos Freccia, Data Plataform MVP e está trabalhando na Zalando. Ela, Sara Barbosa, Office Server and Services MVP está estudando alemão. Eu conheci eles a primeira vez em Redmond na BitTitan. E mais uma vez encontrei com eles durante o MVP Summit. E agora, eles estão aqui. Em Berlin, no frio. Eles estavam sozinhos, mas não por muito tempo. Tem muitas pessoas que falam português em Berlin. E alguns MVPs. Nós temos que dizer: Bem-vindos ao nosso país. Assim nós aprendemos diferentes culturas, idiomas e novos costumes. E a Sara me perguntou, você quer falar sobre OneDrive para o Brasil? No Microsoft 365 Day. E eu disse YES. Você sabe, eu falo muito sobre essas coisas de sincronização. Por que não falar para pessoas do outro lado do continente? Eles sabem sobre Skype for Business, Exchange Online, etc., eles usam muito Office 365. Eles também têm Datacenter da Microsoft no Brasil desde 2011. Então, eu vou falar sobre OneDrive no dia 9 de novembro. E talvez no futuro eu possa ir pessoalmente participar de um evento no Brasil, tomara que eles queiram que eu balance o palco. Eu nunca estive no Brasil.

Se você quer assistir minha sessão: Faça sua inscrição aqui


Recording published on YouTube

Recording published on YouTube, Slides are here.

OneDrive Files on Demand | Version 17.3.7073.1013

18. Oktober 2017 1 Kommentar

Next Generation Sync Client: Version 17.3.7064.1005 and 17.3.7073.1013

My subscribers may apologize, but I have to repeat: The Next Generation Sync Client does not receive Updates via Update Services nor Windows Server Update Service or If you have updated to a new Windows Version (with the Windows Fall Creaters Update), which was rolled out on 10/17/17. The OneDrive.exe has its own Update mechanism, so it could be, that you do not have received the right version for the function „OneDrive Files on Demand“. Each day once, normally if you start your device, the OneDrive.exe call home and ask, if there is a new version available. But there are several parameters, i.e. Office 365 tenant, OS Version,…

You see, that Microsoft has control about your sync client. You as an administrator may only have the possibility, to delay an update or a new function. During the Microsoft Ignite in Orlando, Florida, I have spoken with several people from the Product group, tell them, that administrators do not like the function, each client talk to Microsoft, and download a new version. Sure, that’s only 26 MB, but count, if you have 10.000 employees, 10.000 * 26 MB must be downloaded. They give me the right answer: They are working on a version, that they only will sync the delta, the new function or changes on existing functions.

What is in the new Version?
And yes, there is a change log about it!

Version 17.3.7046.1005 from 10/11/17

Bug fixes to improve reliability and performance of the client.

OneDrive Files On-Demand support for Windows Fall Creators Update (version 16299.15).

If you have Windows 10 AND have updated “The windows Fall Creators Update” to Version 16299.15. I got the Next Generation Sync client ( 17.3.7046.1005) without The Windows Fall Creators Update and then I do not have OneDrive Files on demand on this device. If you run any other Operating system on your device, You do not have OneDrive Files on demand.

Background

Before you have updated your Windows 10 device. OneDrive.exe with his DLL’s is an App. But now this app talks to Windows and Microsoft enhanced also NTFS. This enable a change of status through a simple Batch Program. And from the begin of the enablement of OneDrive Files on Demand Microsoft is doing this also for the enterprise.

Users are notified when a syncing library becomes read-only or when it becomes editable.

New Group Policy to control which organizations are allowed to sign in to OneDrive.

New Group Policy to control which organizations are blocked from signing in to OneDrive.

New Group Policy for controlling maximum upload and download throughput.

Preview: New Group Policy for silent account configuration.

Version 17.3.7073.1013

This version you will find only on the english support pages from Microsoft or with a direct link.

Summary

You must have Version 17.3.7046.1005 or later, to get OneDrive Files on Demand. You do not have to install OneDrive manually, but you can. But if you want to install it manually, install Version 17.3.7073.1013.

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