OneDrive | Update: Exclude specific kinds of files from being uploaded
[Supplement 23.11.2020]
This is a post to a blog post from 11/16/20. Please read here first
Documentation
The Microsoft documentation on Group Policy "Exclude certain file types from uploading" is partly incorrect and incomplete.
Incorrect:
The registry key is incorrect
Missing information:
currently no Office formats are supported. I have only tested this with docx, xlsx and pptx. Microsoft has informed me that the documentation will be adapted.
In the wildcard description only the asterisk [*] is described. But also the question mark [?] works.
Examples:
| In the group policy are stored: | Files | Synchronization |
| Try.* | Tryt | Blocked |
| Try.mdb | Blocked | |
| Try.docx | Synchronized | |
| Try.xlsx | Synchronized | |
| *Exclude*.txt | A Exclude Textfile.txt | Blocked |
| A Exclude Textfile.mdb | Synchronized | |
| A Exclude Textfile.docx | Synchronized | |
| TestEx??*.txt | TestEx12.txt | Blocked |
| TestEx13.txt | Blocked | |
| TestEx4.txt | Blocked | |
| TextEx56 Try.pptx | Synchronized |
Where does this Group Policy work?
This is a computer group policy. Currently, this Group Policy applies to all synchronized areas:
- OneDrive Personal
- OneDrive for Business
- SharePoint document libraries
- Local synchronization of files "shared with me”
- Synchronization of "Add to OneDrive" files
Existing files will still be synchronized. Only new files are scanned.
Workaround:
The user can switch to the browser and upload the file manually. Afterwards, this file will also be synchronized. So it is clear that this Group Policy cannot be used as a security feature!
Exclusion:
an exclusion on folder level is not possible.
View
The user does not (yet) get a display which names and wildcards have been created. He has no possibility to read out these parameters.
OneDrive | Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus
[Nachtrag 23.11.2020]
Dies ist ein Nachtrag zu einem Blog Post vom 16.11.20. Bitte zuerst hier lesen
Dokumentation
Die Microsoft Dokumentation zur Gruppenrichtlinie “Bestimmte Dateitypen vom Hochladen ausschliessen” ist zum Teil falsch und nicht vollständig.
Falsch:
Der Name der Gruppenrichtlinie ist ebenfalls falsch. In der dazugehörenden ADML heißt die Gruppenrichtlinie “Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus”.
Der Registrierungsschlüssel ist falsch
Fehlende Angaben:
derzeit werden keine Office-Formate unterstützt. Ich hatte das bisher nur mit docx, xlsx und pptx getestet. Microsoft hat mir zu verstehen gegeben, dass die Dokumentation angepasst wird.
Bei den Wildcard beschreibung wird nur das Sternchen [*] beschrieben. Aber auch das Fragezeichen [?] funktioniert.
Beispiele:
| In der Gruppenrichtlinie werden hinterlegt: | Datei | Synchronisation |
| Versuch.* | Versuch.txt | Geblockt |
| Versuch.mdb | Geblockt | |
| Versuch.docx | Synchronisiert | |
| Versuch.xlsx | Synchronisiert | |
| *Exclude*.txt | Ein Exclude Textfile.txt | Geblockt |
| Ein Exclude Textfile.mdb | Synchronisiert | |
| Ein Exclude Textfile.docx | Synchronisiert | |
| TestEx??*.txt | TestEx12.txt | Geblockt |
| TestEx13.txt | Geblockt | |
| TestEx4.txt | Geblockt | |
| TextEx56 Try.pptx | Synchronisiert |
Wo wirkt die Gruppenrichtlinie?
Es handelt sich um eine Computergruppenrichtlinie. Derzeit wirkt diese Gruppenrichtlinie auf allen synchronisierten Bereichen:
- OneDrive Personal
- OneDrive for Business
- SharePoint Document libraries
- Lokale Synchronisation von “mit mir geteilter” Dateien
- Synchronisation von “Hinzufügen zu OneDrive” Dateien
Vorhandene Dateien werden weiterhin synchronisiert. Nur neue Dateien werden untersucht.
- Umgehung:
Der Benutzer kann in den Browser wechseln und die Datei manuel hochladen. Danach wird diese Datei auch synchronisiert. Damit ist klar, dass diese Gruppenrichtlinie nicht als Sicherheitsfeature verwendet werden kann!
Ausschluss:
ein Ausschluß auf Ordner-Ebene ist nicht möglich.
Ansicht
Der Benutzer bekommt (bisher) keine Anzeige, welche Namen und Wildcards angelegt worden sind. Er hat keine Möglichkeit, diese Parameter auszulesen.
OneDrive Basics 09
Now a few weeks have passed since I published the OneDrive Basics with the 8th part. One reason for this is that a lot has happened and still happens with OneDrive. So at the moment "add to my OneDrive" is rolled out. There are still a few inconsistencies, so it is possible that you haven’t noticed anything yet. Unless…, but you can read about it here. On the other hand I was busy with Remote OneDrive workshops. And last but not least: There are several community events taking place on the planet. And also here the lectures have to be adapted and renewed or even completely created.
The 9th issue is about mobile devices. With the funeral of Windows Phone there are only 2 operating systems left, iOS and Android
For both operating systems the OneDrive product group at Microsoft has its own people working on the respective OneDrive apps. The apps should contain the basic functionality, but of course they are different in their handling.
The OneDrive apps can be downloaded here: iOS Android
As you can see from the two pictures, it is possible to connect to the different document libraries in SharePoint Online, my OneDrive for Business and my OneDrive Personal.
While we talk about synchronization on Windows and Mac, this is not the case with mobile operating systems. They just connect to the cloud and display the results. If I want to edit documents even without a connection to the Internet, I have to put the required documents into offline mode, then they are kept in sync. Well, my fingers are a bit too clumsy to edit a Word document with it or add sales figures in Excel, but the principle works. And before a presentation, it makes sense to quickly flip through the slides of the PowerPoint on the smartphone. And not to forget, there are also the various iPADs and devices that run under the Android operating system. And because of the larger screen factor, it makes much more sense there. In offline mode, however, the internal memory of these devices has to be taken into account. A "files on demand" is not available there.
In the properties of the mobile devices you can add accounts (OneDrive Personal, OneDrive for Business):
| iOS | Android |
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In the settings you can then set, for example, whether the photos taken with the camera smartphones should be uploaded to which service. In the past this was only possible with OneDrive Personal. Then Microsoft made improvements and now the customer has the choice.
But remember: if you have set up OneDrive for Business and leave the company, access may no longer be possible and your pictures may be gone. Well, they are still stored on the smartphone. Are you sure? In any case, no backup. But OneDrive (Personal) can also become critical. Some accounts have been blocked because pictures with too much bare skin were captured by the automatic scanner. Yes, one agreed the first time…
But let’s take a look at the business version (OneDrive for Business)
| iOS | Android |
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The images show that not only the content of OneDrive for Business is displayed, but also "Shared with me" folders and files. The top image on the left also shows folders that are displayed with "Add to OneDrive". But this function is not yet rolled out everywhere, then it looks like the left picture. |
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And as described above, the "Shortcut to My Files" function is already available. And you can even remove it from your smartphone. |
Remains as last point, the access to all libraries I have access to
| iOS | |
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This shows that with mobile devices we can access, view and edit all files we reach (where we have the necessary permissions). |
Summary
With the OneDrive Apps for iOS and Android, Microsoft ensures that you can access all your data on your smartphone while on the move. Depending on the environment you have slow or fast internet, in WLAN anyway, but even a connection with the internet provider of your choice leaves almost nothing to be desired. Of course, this depends on the country, the provider and the network coverage, and you also have to be aware that you will charge your data rate with your provider.
Some users complain that no complete 2-way synchronization is implemented. But the different requirements, data volumes etc. speak against it.
But Microsoft is implementing new features very quickly today, which will be available shortly after the desktop versions.
Thanks to Daniel Lehner, who works as an administrator, from whom the Android pictures were taken. Daniel gives support in the FaceBook group Windows 10 Community Germany. This community has 8500 members at the moment.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 09
Jetzt sind schon ein paar Wochen vergangen, seit ich die Grundlagen OneDrive mit der 8.Teil veröffentlicht habe. Das liegt zum Einen daran, dass sich mit OneDrive eine ganze Menge getan hat und noch tut. So wird derzeit “zu meinem OneDrive hinzufügen” ausgerollt. Dabei gibt es noch ein paar Ungereimtheiten, deshalb ist es möglich, dass Sie noch nichts mitbekommen haben. Es sei denn…, aber das können Sie hier nachlesen. Zum Anderen war ich mit Remote OneDrive Workshops beschäftigt. Und zum Letzten: Es finden ja diverse Community Versanstaltungen auf dem Planeten statt. Und auch hier müssen die Vorträge angepasst und erneuert oder auch komplett erstellt werden.
In der 9. Ausgabe geht es um mobile Geräte. Mit der Beerdigung von Windows Phone bleiben eigentlich nur noch 2 Betriebssysteme, iOS und Android
Für beide Betriebssysteme hat die OneDrive Produktgruppe bei Microsoft eigene Leute, die an den jeweiligen OneDrive Apps arbeiten. Die Apps sollten die Grundfunktionalität beinhalten, in der Bedienung sind Sie natürlich unterschiedlich.
Die OneDrive Apps kann man hier herunterladen: iOS Android
Wie man den beiden Bildern entnehmen kann, ist es möglich, sich sowohl mit den unterschiedlichen Dokument Bibliotheken in SharePoint Online, meinem OneDrive for Business als auch mit meinem OneDrive Personal zu verbinden.
Während wir bei Windows und auf dem Mac von einer Synchronisierung sprechen, ist das bei den mobilen Betriebssystemen nicht der Fall. Hier wird nur eine Verbindung zur Cloud aufgebaut und die Ergebnisse dann angezeigt. Will ich in Dokumente auch ohne Verbindung zum Internet bearbeiten, so muss ich die benötigten Dokumente in den Offline Modus bringen, dann werden diese synchron gehalten. Nun, meine Finger sind etwas zu klobig, um damit ein Worddokument zu redigieren oder in Excel Umsatzzahlen hinzuzufügen, aber vom Prinzip geht es. Und vor einer Präsentation mal schnell die Slides der PowerPoint am Smartphon durchzublättern, das macht schon Sinn. Und nicht zu vergessen, es gibt ja auch die verschiedenen iPADs bzw. die verschiedenen Geräte, welche unter dem Betriebssystem Android laufen. Und durch den doch größeren Bildschimfaktor, macht das dort viel mehr Sinn. Beim Offline-Modus ist aber auch der interne Speicher dieser Geräte zu beachten. Ein “Dateien auf Abruf” ist dort nicht vorhanden.
In den Eigenschaften der mobilen Geräte kann man Konten hinzufügen (OneDrive Personal, OneDrive for Business):
| iOS | Android |
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In den Eigenschaften kann man dann zum Beispiel einstellen, ob die Fotos, welche mit der Kamera Smartphones geschossen werden, in welchem Dienst hochgeladen werden sollen. Früher war das nur mit OneDrive Personal möglich. Dann hat Microsoft nachgebessert und jetzt hat der Kunde die Wahl.
Bedenken Sie aber: haben Sie OneDrive for Business eingestellt und verlassen Sie das Unternehmen, ist u.U. kein Zugriff mehr möglich und Ihre Bilder sind weg. Gut, sind ja noch auf dem Smartphone gespeichert. Sind Sie sicher? Auf jeden Fall kein Backup. Aber auch OneDrive (Personal) kann kritisch werden. Schon mancher Account wurde gesperrt, weil Bilder mit zu viel nackter Haut durch den automatischen Scanner erfasst wurden. Ja, man hat beim ersten Mal zugestimmt…
Betrachten wir aber einmal die Business-Variante (OneDrive for Business)
| iOS | Android |
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Die Bilder zeigen, dass nicht nur der Inhalt von OneDrive for Business, sondern auch „“Mit mir geteilte“ Ordner und Dateien angezeigt werden. Das obere Bild links zeigt auch noch Ordner an, die mit „Hinzufügen zu OneDrive“ angezeigt werden. Diese Funktion ist aber noch nicht überall ausgerollt, dann sieht es aus, wie im linken Bild. |
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Und wie oben geschildert, Die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien” steht bereits zur Verfügung.
Und eine Entfernen ist sogar vom Smartphone möglich. |
Bleibt noch als letzter Punkt, der Zugriff auf alle Bibliotheken, auf die ich Zugriff habe
| iOS | |
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Damit zeigt sich, dass wir mit mobilen Geräten den Zugriff auf alle Dateien haben, die wir erreichen (wo wir auch die notwendige Berechtigung haben), anzeigen und bearbeiten kann. Einzige Voraussetzung: Verbindung zum Internet. Steht kein WLAN oder der Telefon-Provider zur Verfügung, dann muss ich die entsprechende(n) Dateien vorher „Offline“ zur Verfügung stellen. |
Zusammenfassung
Microsoft kümmert sich mit den OneDrive Apps für iOS und Android, dass man auch von unterwegs mit seinem Smartphone Zugriff auf alle Daten hat. Je nach Umgebung hat man dann langsames oder aber schnelles Internet, im WLAN sowieso, aber selbst eine Verbindung mit dem Internet-Provider Ihrer Wahl lässt fast keine Wünsche offen. Dies ist natürlich von Land, dem Provider und der Netzwerkabdeckung abhängig, auch muss man sich darüber im Klaren sein, dass Sie damit ihren Datentarif bei Ihrem Provider belasten.
Manche Benutzer beklagen sich, dass keine komplette 2 Wege Synchronisation implementiert ist. Aber die unterschiedliche Anfoderungen, Datenvolumen etc. sprechen dagegen.
Microsoft implementiert aber heute sehr schnell neue Funktionen, die kurz nach den Desktopversionen zur Verfügung stehen.
Ein Dank geht an Daniel Lehner, welcher als Administrator arbeitet, von diesem stammen die Android Bilder. Daniel gibt unter anderen in der FaceBook Gruppe Windows 10 Community Deutschland Hilfestellung. Diese hat derzeit 8500 Mitgieder
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive | Exclude specific kinds of files from being uploaded
[Update 11/23/2020]
The post has become bigger, so I wrote a separate blog post about it. So first read here, then switch to the new blog post
Exclude specific kinds of files from being uploaded is the name of a new Group Policy for the OneDrive Syn Client.
Requirement: You have installed the Insider version 20.201.1005.0006
According to the announcement the functionality will be rolled out in the first weeks of December 2020.
Don’t worry, at the moment Group Policy is not working yet. I’m in contact with the OneDrive product group of Microsoft in Redmond, USA to find out why the functionality is not yet available. I will keep you up to date (best is to subscribe to this blog- right sidebar email subscription)
First of all. With every OneDrive update, not only will you get a new version of the sync engine, but you’ll also get the latest version of the Group Polices in 16 languages. The version 20.201.1005.0006 contains the admx and adml files, and these are almost all Group Policies that can be used for OneDrive. (Storage Sense can be found in the Windows system)
The above group policy allows at machine level to exclude files from uploading by specifying their name. The administrator can also use wildcards.
Example:
| Configuration | Exclusion of |
| Verkauf.docx | all files with the name Verkauf.docx |
| *Verkauf*.docx | docx files, in which the name Verkauf occurs |
| *.pst | All pst files |
But there are a few little things to consider:
- The OneDrive Sync Client 20.201.1005.0006 or higher is required
- It is a computer policy, affects all files that are synchronized.
- Files already synchronized are not touched
- If a file should be uploaded nevertheless, this is possible in the web browser.
Here are some pictures to test the functionality on individual devices:
As we can see, this is a computer policy.
this is now the opened policy. An error has crept in on the tab under the options. I have already informed Microsoft about it.
 |
If you click on Show keywords, they will be displayed. |
 |
Display in OneDrive |
 |
and in Windows Explorer a new icon |
and this is what it looks like in the Explorer.
Summary:
- Not clarified are other placeholders in Group Policy, such as "Test??.docx".
- What is not clarified is that the policy also affects other additional tenants.
- The user does not know which files / placeholders have been entered.
- Not a bad idea, but bypassing it via web browser is too cumbersome
OneDrive | Bestimmte Dateitypen vom Hochladen ausschliessen
[Update 23.11.20]
Der Nachtrag ist größer geworden, deshalb habe ich dazu einen separaten Blog Post geschrieben. Also erst einmal hier lesen, dann zum neuen Blog Post wechseln
Genau genommen müsste es heissen: “Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus”. So lautet nämlich eine neue Gruppenrichtlinie für den OneDrive Sync Client.
Voraussetzung: Sie haben die Insider Version 20.201.1005.0006 installiert
Laut Ankündigung wird die Funktionalität in den ersten Wochen des Dezembers 2020 ausgerollt sein.
Keine Angst, zur Zeit funktioniert die Gruppenrichtlinie noch nicht. Ich stehe mit der OneDrive Produktgruppe von Microsoft in Redmond, USA in Kontakt, um zu erfahren, warum die Funktionalität derzeit noch nicht gegeben ist. Ich halte Sie auf dem Laufenden (am Besten diesen Blog abbonieren- rechte Seitenleiste E-Mail-Abo)
Zu allererst. Mit jedem OneDrive Update, bekommen je nach Verfügbarkeit nicht nur eine neue Version der Sync Engine, enthalten sind auch die immer die neuste Version der Gruppenrichtlinien, und das in 16 Sprachen. Die Version 20.201.1005.0006 enthält also die admx und adml Dateien, und das sind fast alle Gruppenrichtlinien, die für OneDrive benutzt werden können. (Storage Sense sind im Windows System zu finden)
Die obige Gruppenrichtline erlaubt es auf Maschinen-Ebene, Dateien mit Angabe des Namens vom Upload auszuschließen. Dabei kann der Administrator auch auf Wildcards zurückgreifen.
Beispiel:
| Konfiguration | Ausschluss von |
| Verkauf.docx | alle Dateien mit dem Namen Verkauf.docx |
| *Verkauf*.docx | docx Dateien, in welchem der Name Verkauf vorkommt |
| *.pst | Alle pst Dateien |
Aber es gibt ein paar Kleinigkeiten zu beachten:
- Voraussetzung ist der OneDrive Sync-Client 20.201.1005.0006 oder höher
- Es ist eine Computerrichtlinie, wirkt sich auf alle Dateien, die synchronisert werden, aus.
- Bereits synchronisierte Dateien werden nicht angefasst
- Soll eine Datei trotzdem hochgeladen werden, so ist das im Web-Browser möglich.
Hier ein paar Abbildungen, um die Funktionalität an einzelnen Geräten zu testen:
Wie wir sehen können, es handelt sich um eine Computerrichtlinie.
das ist jetzt die geöffnete Richtlinie. Dabei hat sich auf dem Kartenreiter unter den Optionen ein Fehler eingeschlichen. Ich habe Microsoft davon schon in Kenntnis gesetzt.
Wer den Fehler sieht, kann an eimen Preisrätsel teilnehmen. Und natürlich jetzt gibt es was zu gewinnen. Ein paar der legendären OneDrive Socken. Und hier gehts zum Preisrätsel. Einsendeschluss ist der 5.12.20, der Rechtsweg ist ausgeschlossen.
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Klickt man auf Anzeigen der Schlüsselworte, werden diese angezeigt. |
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Anzeige in OneDrive |
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und im Windows Explorer ein neues Icon |
und so sieht es dann im Explorer aus.
Zusammenfassung:
- Nicht geklärt sind andere Platzhalter in der Gruppenrichtlinie, wie z.B “Test??.docx”.
- Nicht geklärt ist, dass die Richtlinie auch auf andere zusätzliche Tenants wirkt.
- Der Benutzer weiss nicht, welche Dateien / Platzhalter eingetragen wurde.
- Von der Idee nicht schlecht, aber ein Umgehen via Web-Browser ist zu umständlich
- zum Nachtrag
aMS Germany – Online Event in Deutschland
aus aOS Aachen wurde aMS Germany. Die Corona Pandemie erfordert neue Weg. Aus einem Event in Aachen, bei der sowohl Teilnehmer als auch Sprecher 2019 noch anreisen durften, wurde ein Online Event, der dieses Jahr am 1.12.20 stattfinden wird.
aOS steht für Azure, Office und SharePoint
aMS steht für Azure, Microsoft 365 und SharePoint
Ich bin im Organisationskomitee mit Patrick Guimonet aus Frankreich, Sascha Fredrich und Martin Gudel, beide aus Deutschland, verantwortlich für Soziale Medien.
Und zum Event habe wir die Zusage von 39 Sprechern aus 21 Ländern erhalten. In 7 parallelen Tracks wird es 51 Sessions geben und ich denke, es ist für jeden etwas dabei.
Die komplette Agenda könnt ich hier einsehen, zur Teilnahme muss man sich hier registrieren
Auch ich werde zum Thema OneDrive (was denn sonst 
) einen Session halten:
OneDrive Sync, Sync Sync lautet der Titel, wo ich einmal die Basics der Synchronisation beschreibe, (ja auch für Anfänger geeignet). aber auch über die letzten Neuheiten berichte.
aOS Aachen became aMS Germany. The Corona Pandemic requires new ways. An event in Aachen, where both participants and speakers were allowed to arrive in 2019, became an online event, which will take place this year on 1.12.20.
aOS stands for Azure, Office and SharePoint
aMS stands for Azure, Microsoft 365 and SharePoint
I am on the organizing committee with Patrick Guimonet from France, Sascha Fredrich and Martin Gudel, both from Germany, responsible for social media.
And for the event, we have received confirmation of 39 speakers from 21 countries. In 7 parallel tracks there will be 51 sessions and I think there is something for everyone.
I can see the complete agenda here, to participate you have to register here
I will also hold a session on the topic of OneDrive (what else ):
OneDrive Sync, Sync Sync is the title, where I describe the basics of synchronization, (yes, also suitable for beginners). But I will also report about the latest news.
World-Online-Community-Tour with Mr.OneDrive
Convid19 cannot stop it. All events take place online. And so he tours around the world. The next tour dates are…
Convid19 kann ihn nicht stoppen. Alle Events finden Online statt. Und so tourt er durch die Welt. Die nächsten Termine der Tour sind…
| 09/19/2020 | M365 Saturday Gurgaon 2020, India |
| 10/03/2020 | M365 Saturday Saskatchewan 2020 – Virtual Event, Canada |
| 10/07/2020 | Teamsfest 2020, Europa |
| 10/14/2020 | ESPC Online, Ireland |
| 10/17/2020 | Virtual M365 Saturday Ottawa, Canada |
| 11/13/2020 | 2nd Cloud8 virtual Summit, Switzerland |
| 11/13/2020 | M365 Chicago Virtual Chicago, USA |
| 12/01/2020 | aMS Germany 2020, Germany |
| 12/04/2020 | Collabdays Munich & Vienna, Germany/Austria |
| 12/12/2020 | M365 Saturday Bangalore 2020, India |
And of Course: I will talk about OneDrive.
Und natürlich werde ich über OneDrive sprechen
More dates will come. Community rocks. Weitere Termine sind geplant.
OneDrive: Neue Versionen verfügbar – New Versions available
At the moment the OneDrive versions are a bit hot. So five versions were released within a very short time.
This has to do with problems when rolling out new functions (adding a shortcut to "My Files", blocking the functionality Shared with Me and synchronization and the change from classic to new versions of SharePoint Online.
Currently valid versions
| Windows | |
| 20.189.0920.0006 | Insider Version |
| 20.169.0823.0008 | Reseased Version Production Ring |
| 20.114.0607.0002 | Released Version verzögerter Ring |
| Mac | |
| 20.169.0823.0003 | Released Version Production Ring |
| 20.114.0607.0002 | Released Version Verzögerter Ring |
| iOS | |
| 11.49 | Released Version |
| Android | |
| 6.13 | Released Version |
Articles about affected versions:
OneDrive for Business – Add to OneDrive
OneDrive for Business: Shared with Me – Error message
possibly locked (and originally described here):
OneDrive for Business | Local Sync of ‘Shared with me’ files
OneDrive | Sync Shared with me files
OneDrive Basics 08
Zur Zeit geht es bei den OneDrive Versionen etwas heiss her. So wurden innerhalb kürzester Zeit fünf Versionen veröffentlicht.
Dahat mit Problemen beim Ausrollen von neuer Funktionen (Verknüpfung zu Meine Daten” hinzufügen , Sperrung der Funktionalität Shared with Me und Synchronisation und der Umstellung von classic- zu Neuen Versionen bei SharePoint Online zu tun.
Derzeit gültige Versionen
| Windows | |
| 20.189.0920.0006 | Insider Version |
| 20.169.0823.0008 | Reseased Version Production Ring |
| 20.114.0607.0002 | Released Version verzögerter Ring |
| Mac | |
| 20.169.0823.0003 | Released Version Production Ring |
| 20.114.0607.0002 | Released Version Verzögerter Ring |
| iOS | |
| 11.49 | Released Version |
| Android | |
| 6.13 | Released Version |
Artikel zu betroffenen Versionen:
OneDrive for Business – Zu OneDrive hinzufügen
OneDrive for Business: Shared with Me – Error message
möglicherweise gesperrt (und hier ursprünglich beschrieben):
OneDrive | mit mir geteilte Dateien im Explorer anzeigen
OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren
Grundlagen OneDrive 08
Microsoft 365 virtual Cafe – OneDrive Sync Neuheiten
Am Mittwoch 21.10.2010 macht Mr.OneDrive Station auf seiner World-Online-Community Tour im Microsoft 365 virtuellen Cafe.
Auf der Agenda steht:
- OneDrive Sync und Neuheiten
- Die unterschiedlichen Sync Methoden
- Request Files
- Sharing
- Add to OneDrive
- Move and Keep Sharing
- Get Link to PowerPoint Slide
- Open in Review Mode for Word on the Web
- Block downloads
- Alte und neue Gruppenrichtlinien
- OneDrive und VDI
- Sync Admin Report
- …
| Termin | Mittwoch, 21.10.2020 |
| Uhrzeit | 19:00 – 21:00 Uhr |
| Sprache | deutsch |
| Teilnahme | kostenlos |
| Anmeldung | meetu.ps/e/Jr1q6/FhVLn/a |
| Durchführung | Online |
| Fragen | kann man jetzt schon stellen |
Sieht man sich dort?
OneDrive for Business: Shared with Me – Error message
Diese Fehlermeldung bekommn Sie zu sehen, wenn Sie einen mit Ihnen geteilten Ordner auf Ihr Gerät synchronisieren wollen.
Zuerst, es liegt nicht an Ihnen.
Microsoft implementiert derzeit “Eine Verknüpfung zu meinem OneDrive hinzufügen”. Dies habe ich hier schon beschrieben.
Um den Problemen aus dem Weg zu gehen, hat Microsoft die alte Funktion zeitweise deaktiviert. Sie wird aber wieder aktiviert werden, aber ich weiss nicht, wann diese Funktion wieder aktiviert wird. Es gibt keinen Workaround, ausser das Sie mit dem Web- Browser arbeiten müssen. Sie können aber die Synchronisation später nachholen!
You will get this error message if you try to synchronize a shared folder to your device.
First of all, it is not up to you.
Microsoft is currently implementing "Add a shortcut to my OneDrive". I have already described this here.
To avoid the problems, Microsoft has temporarily disabled the old feature. But it will be reactivated, but I don’t know when this feature will be activated again. There is no workaround, except that you have to work with the web browser. But you can do the synchronization later!
OneDrive for Business – Add to OneDrive | Problems
In my Microsoft 365 Tenant I now can use the function "Add shortcut to my files" in OneDrive. Microsoft also calls it "Add to OneDrive". Add shortcut to My files. And if you leave out "shortcut" and replace "My Files" with OneDrive, it hits the nail on the head.
First the links to several blog posts of mine, which deals with the problem of including "Documents shared with me". You should read it before, because then the difference in this article will be easier. This also in the background, because this functionality is not yet available at the beginning of October 2020. After consultation with the product group it is only 5% worldwide
Synchronize links to articles "Files shared with me":
OneDrive | Sync Shared with me files
These are still valid, because cross-tenant synchronization in the new way is not (yet) supported. They were on the table at the beginning of the new synchronization, but were discarded at first.
So this means:
| Origin | Implementation |
| from external |
exclusively by synchronizing a folder via |
| from internal |
the user has the choice:
|
User A (Sender here Hans.Brender)
A user from my organization (user A) wants to share a folder (Folder A2) with others. He does this as usual. He shares the folder with one or more employees. To use the function "Add shortcut to my files", it must be a folder. Just one single file is not enough. What you put into the folder (more folders, one or more files) does not matter.
Now let’s look at User B (recipient Julian.attempt)
User B calls up the web interface of his OneDrive and switches to the "Shared" area and then "Shared with me". The folder is selected
Then there are two ways to execute the function "Add shortcut to My files”
1. from the horizontal menu
2. press the new icon, directly in the selected folder
depending on the number of files it takes a few seconds, then there are
3. success or error message
4. since the folder is still selected, the unlinking is also displayed.
and if we then click on My files, the following picture results…
5. the folder now has its own icon
6. the owner is displayed
and when we switch to the Windows File Explorer…
you can see that the folder of user A (Hans.Brender) is also shown in the OneDrive folder of user B (Julian.Versuch). With the right mouse button you can also remove the folder (remove the shortcut from "My Files", but this only works with OneDrive version 20.174.0830.0002 or higher)
Note:
When removing, the folders and files are also removed from synchronization and the user should name several devices, on all devices. This is the main difference to the old synchronization. There you have to stop synchronization via OneDrive Sync Client (Account Properties – Stop synchronization). Then select the folder in the Windows File Explorer and delete "manually". Make sure that the synchronization has been stopped, recognizable by the missing sync status of the folders and files.
If the sender removes the rights, the folder remains, but the subfolders and files are removed
and now to another scenario:
Here, user A, who also has access to the document library C, shares a folder (Folder D3) including subfolders and files with user B.
The procedure is absolutely identical. In the Windows File Explorer of user B (Julian Versuch) it looks like this:
everything good?
Yes and no. On my blog, many visitors search for "show files shared with me in Explorer". Everything described above could be done already. 
1. these are all files ‘shared with me’ that I have synched
2. these are SharePoint libraries that I have synchronized locally
 |
These are the libraries in the sync client view, but here are a few more, including the external ones, but listed separately above. And now to the possible errors that can occur. Because, as you can see in the picture above, if a folder is shared by the user, where folders below it have already been synchronized, an error will occur. |
 |
This is because double synchronization is not supported. Would take up space and makes no sense for other reasons. Microsoft is still working on the error message. |
Summary
Adding folders and the files they contain is only one click away. However, this must be done in the OneDrive web interface. Adding and removing is done on all devices and can also be done from the File Explorer. The "old" synchronization of folders shared with me and the files they contain must also be done in the OneDrive web interface, but is limited to that device. Removal must be done from the OneDrive Sync Client interface, involves several steps including manual deletion, and must be done separately for multiple devices.
This results in different scenarios.
Here my +- list:
++ works (synced) with several devices at the same time.
++ easy add and undo (and delete local content).
- only for internal users of the organization.
++ remove synced works in Windows File Explorer only from 20.174.0830.0002
+ Folder name can be changed, effect only on the receiver, not on the sender
- Insufficient display in Windows Explorer (only the folder name is shown), this is a bit irritating because you don’t know where the file comes from. But you have to jump to the web interface of OneDrive.
OneDrive for Business – Zu OneDrive hinzufügen | Probleme
In meinem Microsoft 365 Tenant kann ich jetzt in OneDrive die Funktion Verknüpfung zu “Meine Dateien” hinzufügen ausführen.Microsoft spricht dabei auch “Zu OneDrive hinzufügen”. im englischen ist es ein bisschen einfacher. Add shortcut to My files. Und wenn man “shortcut” wegläßt und “My Files” mit OneDrive ersetzt, dann trifft es den Nagel auf den Kopf.
Als erstes der Verweise zu diverse Blog Post von mir, die mit der Problematik des Einbindens von “Mit mir geteilten Dokumenten” eingeht. Diese sollte mal vorher lesen, weil dann der Unterschied in diesesm Artikel leichter fällt. Dies auch im Hintergrund, weil diese Funktionalität am Anfang Oktober 2020 noch nicht vorfinden. Nach Rücksprache mit der Produktgruppe sind es weltweit erst 5%
Verweise zu Artikeln “Mit mir geteilte” Dateien synchronisieren:
OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren
Diese haben nach wie vor Gültigkeit, weil Cross-Tenant Synchronisation auf die neue Art (noch) nicht unterstützt wid. Man hat bei Beginn der neuen Synchronisierung auf dem Tisch gehabt, aber es zuerst einmal verworfen.
Bedeutet also:
| Herkunft | Implentierung |
| von extern | ausschließlich über das Synchronisieren eines Ordners via mit mir geteilte Daten synchronisieren |
| von intern |
der Benutzer hat die Wahl:
|
Benutzer A (Sender hier Hans.Brender)
Ein Benutzer aus meiner Organisation (Benutzer A) möchte einen Ordner (Folder A2) mit anderen teilen. Das erledigt er wie gehabt. Er teilt den Ordner mit einem oder mehreren Mitarbeitern. Um die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen” zu benutzen, muss es ein Ordner sein. Nur eine einzelne Datei reicht nicht aus. Was Sie in den Ordner packen (weitere Ordner, ein oder mehrere Dateien) ist egal.
Betrachten wir jetzt den Benutzer B (Empfänger Julian.Versuch)
Der Benutzer B ruft die Weboberfläche seines OneDrive auf und wechselt dort in den Bereich “Geteilt” und dort dann “Mit ihnen geteilt”. Der Ordner wird selektiert
Dann gibt es zwei Möglichkeiten die Funktion “Verknüpfung zu ‘Meine Dateien’ hinzufügen” auszuführen
1. Aus dem horizontalen Menü
2. Druck auf das neue Symbol, direkt im selektierten Ordner.
je nach Anzahl der Dateien dauert es ein paar Sekunden, dann gibt es
3. Erfolgs- oder Fehlermeldung
4. Da der Ordner noch selektiert ist, wird auch die Aufhebung der Verknüpfung angezeigt.
und wenn wir dann auf eigene Dateien klicken, ergibt sich folgendes Bild
5. Der Ordner hat jetzt ein eigenes Symbol bekommen
6. Der Besitzer wird angezeigt
und wenn wir in den Windows File Explorer wechseln…
kann man sehen, dass der Ordner von Benutzer A (Hans.Brender) auch im OneDrive Ordner von Benutzer B (Julian.Versuch) angezeigt wird. Mit der rechten Maustaste aucf den Ordner kann dieser auch wieder entfernt werden (Verknüpfung aus “Meine Dateien” entfernen, was aber erst ab OneDrive Version 20.174.0830.0002 funktioniert)
Anmerkung:
Beim Entfernen werden die Ordner und Dateien auch aus der Synchronisation herausgenommen und sollte der Benutzer mehrere Geräte sein eigen nennen, auf allen Geräten. Das ist der wesentlich Unterschied zur alten Synchronisation. Dort muss man die Synchronisation über den OneDrive Sync Client (Eigenschaften Konto – Synchronisation beeenden). Danach im Windows Datei Explorer den Ordner selektieren und “manuell” löschen. Achten Sie darauf, dass die Synchronisation auch gestopt wurde, erkennbar an den fehlenden Sync-Status bei den Ordnern und Dateien.
Entfernt der Sender die Rechte, bleibt der Ordner bestehen, die Unterordner und Dateien werden jedoch entfernt
und jetzt zu einem weiteren Szenario:
Hier teilt Benutzer A, welcher auch Zugriff auf die Dokument Bibliothek C hat, einen Ordner (Folder D3) samt Unterordner und Dateien mit dem Benutzer B.
Die Vorghensweise ist absolut identisch. Im Windows Datei Explorer des Benutzer B (Julian Versuch) sieht es dann so aus:
alles gut?
Ja und Nein. Auf meinem Blog suchen die viele Besucher nach “mit mir geteilte Dateien im Explorer anzeigen”. Alles was oben beschrieben wurde konnte man ja schon durchführen.
1. Das sind alles mit mir geteilte Dateien, die ich synchronisiert habe
2. Das sind SharePoint-Bibliotheken, die ich lokal synchronisiert habe.
 |
Das sind die Bibliotheken in der Ansicht des Sync-Clients, wobei hier ein paar mehr sind, nämlich auch die externen, die oben aber seperat aufgeführt sind.
Und jetzt zu den möglichen Fehler, die auftreten können. Denn, wie im obigen Bild erkennbar, ein Ordner vom Benutzer geteilt wird, wo darunter liegende Ordner bereits synchronisiert wurde kommt es zum Fehler. |
 |
Denn doppelte Synchronisation wird nicht unterstützt. Würde ja auch Platz wegnehmen und macht auch aus anderen Gründen keinen Sinn.
An der Fehlermeldung arbeitet Microsoft noch. |
Zusammenfassung
Das Hinzufügen von Ordnern und den darin enthaltenen Dateien ist nur ein Klick entfernt. Allerdings muss das in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden. Das Hinzufügen und Wegnehmen passiert auf allen Geräten und das Wegnehmen kann auch aus dem Datei-Explorer durchgefürt werden. Das “alte” Synchronisieren von mit mir geteilten Ordnern und den darin enthaltenen Dateien muss gleichfalls in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden, ist allerdings nur auf diesem Gerät beschränkt. Die Wegnahme muss über die Oberfläche des OneDrive Sync Client durchgefürhrt werden, beinhaltet mehrere Schritte einschließlich dem manuellen Löschen und muss bei mehreren Geräten einzeln durchgefürhrt werden.
Somit ergeben sich unterschiedliche Szenarien.
Hier meine +- Liste:
++ arbeitet (synced) bei mehreren Geräte gleichzeitig.
++ einfaches Hinzufügen und Zurücknehmen (und Löschen von lokalen Inhalten).
- nur für interne Benutzer der Organisation.
+ Verknüpfen entfernen funktioniert im Windows Datei Explorer erst ab 20.174.0830.0002
+ Ordnername kann geändert werden, Auswirkung nur beim Empfänger, nicht beim Sender
- Anzeige im Windows Explorer unzureichend (nur der Ordnername wird angezeigt), das ist etwas irritierend, weil man nicht weiss, woher die Datei stammt. Dazu muss man allerdings in die Weboberfläche von OneDrive springen.
Same day: 2 performances – 2 continents – 2 cities | OneDrive
On 13.11.2020 it is so far. I feel like Phil Collins at the Live Aid Concert in the year 1985, where he first performed in London, then flew to the US in a supersonic plane and then performed at the Live-Aid Concert in Philadelphia. The airplane is history, but COVID19 has us under control. And we operate from home. In November I have two online appearances, which of course are done from home. No, according to the current planning two times live and no recording.
There would be the appearance in Zürich, with the second edition of
Cloud8-Virtual Summit 2020
and the second performance then in Chicago
M365 Chicago
a bit more coordination is necessary, but whoever wants to can attend both events, because unlike Phill Collins in 1985, there are two different sessions. About OneDrive of course
Registration 2nd Cloud Virtual Summit
Registration M365 Chicago Virtual
Gleicher Tag: 2 Auftritte – 2 Kontinente – 2 Städte | OneDrive
Am 13.11.2020 ist es soweit. Komme mir vor wie Phil Collins beim Live Aid Concert im Jahr 1985, wo er an einem Tag zuerst in London aufgetreten ist, dann mit einem Überschallflugzeug in die USA flog umd dann beim Live-Aid Ausgabe des Konzerts in Philadelphia aufgetreten ist. Das Flugzeug ist längst Geschichte, dafür hat uns COVID19 im Griff. Und wir agieren von zu Hause aus. Und im November habe ich zwei Online-Auftritte, die natürlich von zu Hause durchgeführt werden. Nein, nach der derzeitigen Planung zwei Mal live und keine Aufzeichnung.
Da wären der Auftritt in der Zürich, mit der zweite Ausgabe des
Cloud8-Virtual Summit 2020
und der zweite Auftritt dann in Chicago
M365 Chicago
ein bisschen mehr Koordinierung ist notwendig, aber wer möchte kann an beiden Events teilnehmen, denn im Gegensatz zu Phill Collins im Jahr 1985 sind es zwei verschiedene Vorträge. Natürlich zu OneDrive
Registrierung 2nd Cloud Virtual Summit
Registrierung M365 Chicago Virtual
TechTalk Wednesday with Kazeem
So I have had a short (30) Minute Session with Kazeem Adegboyega, an IT pro., technical trainer & a leader with a high degree of energy, integrity & creativity from Nigeria.
So he’s doing a weekly Tech Talk on Wednesday, and I have answered some questions about OneDrive
Here you will find the Recording
Support-Änderungen bei Problemen mit OneDrive
[Update 23.09.20]
Danke an Jens Goldhammer, der in seinem Kommentar mich auf eine mögliche andere Denke gestoßen hat. Der Kommentar ist auch am Ende des Artikels angehängt. Ich habe dann bei der OneDrive Produktgruppe in Redmond nachgefragt. Und Jens hat recht.
1. Ein Administrator kann weiterhin wie gewohnt ein Ticket im Admin Center erzeugen.
2. Ein User kann Feedback geben, dies führt aber nicht mehr zu einem Ticket.
3. Ein User kann aber über Support kontaktieren ebenfalls ein Ticket erzeugen.
Damit ist dies jetzt auch richtig gestellt. Nochmals Danke für den Kommentar.
ab dem 19.10.2020 ändert sich bei Microsoft die Support-Regelung, wenn es um Probleme geht. Um es klarzustellen, es handelt sich um Office 365. Bisher gab es zwei Möglichkeiten, ein Ticket zu erzeugen.
Da wären zum einen das Microsoft 365 Admin Center. Dort unter Support – New Service request. Und dann die Möglichkeit, über den Syncclient, also das OneDrive Sync Client Symbol in der Benachrichtigungszeile. Dort unter Hilfe und Einstellungen und Hilfe erhalten
Beides führte zu einem Ticket. Und ab dem 19.10.2020 wird nur noch der letzgenannte Weg möglich sein.
Das kann zum Problem führen, wenn nämlich die IT-Abteilung dafür gesorgt hat, dass der Benutzer weder Feedback geben kann noch ein Support-Ticket erzeugen kann. Dies wurde mit einem PowerShell Befehl oder einem Eintrag in der Registry erzeugt. Hier kann man dies nachlesen.
| Bild | Beschreibung |
 |
Beim Klick auf das OneDrive Symbol (das mit der Wolke) in der Benachrichtigungszeile und anschließendenm Klick auf Hilfe & Einstellungen gibt es Hilfe.
Weiter unten geht es dann weiter mit einem Klick auf Support kontaktieren |
 |
Hier kann dann der Support kontaktiert werden.
Das wird ab dem 19.10.2020 der einzige Weg sein, ein Support-Ticket zu erzeugen |
Wenn Sie die Hilfe nicht sehen, hat Ihre IT-Abteilung das zu veantworten.
Zusammenfassung:
Für Firmen ist das nicht nachvollziehbar. Als Benutzer rufe ich beim Support in der eigenen Firma an. Die helfen mir weiter, wenn nicht erstellt dann der firmeneigene Suppport bei Microsoft ein Support-Ticket. Und nun soll es nur die eine Möglichkeit geben? Eine Ausnahme? Jetzt soll, der Benutzer selbst ein Support-Ticket erstellen?
Quelle: Message Center Major Change Update Notification MC222217
OneDrive Basics 08
Thanks for the feedback. By the way, if you have a question, please let me know. And that goes for the basics of OneDrive as well as for the rest of the many blog posts. In the last episode I wrote about the integration of OneDrive into office programs. And the 8th issue of this series is about "Shared with me".
Actually a simple matter, but also the second most frequent term, after the users searched the internet and found what they were looking for:
This is not about files stored in SharePoint Online libraries. This is about files stored in OneDrive for Business. (see figure above)
I wrote the first article about this in Dcember 2016. Basically it is about someone sharing a file with me. And I have to keep the link to access this document again. Of course you could put the link in your browser under favorites. But that would only be half the battle. Because I might want to edit the document with the native programs like Word, Excel or PowerPoint. It works, but a few more clicks are necessary.
The users’ wish?
They would like the document on their computer, synchronized. Then editing is only one click away. Here are the two views (transmitter, recipient)
Transmitter
Actually I only want to share one document with the recipient. If we both want to work with the document a little longer, i.e. make changes, it would be convenient if the recipient could synchronize this document to his computer. So if I share the document, the recipient gets the link to the document. He has to keep this link because it is the only way to access the document. The whole thing is done in OneDrive for Business, not in SharePoint Online.
Recipient
The e-mail contains the link to the document. There is no possibility for synchronization. So if you get many documents to edit, it is no fun.
and now?
Transmitter
And it works. But the transmitter has to make sure of it. Because they have to put the document in a folder. And then share the folder with the recipient. Ready
The picture shows OneDrive for Business by the user Julian Versuch. A folder was selected and then the click on Share. In the dialog I have to consider, as always, which method I want to share with. Remember that anonymous sharing is time limited. I have described sharing in the OneDrive Basics 03 .
Recipient
The e-mail now contains the link to a folder.
With the click the browser opens…
Of course I can edit the files in the browser. I can also download them. But this is not the right way. The recipient clicks on Sync.
And can then see the result in the Windows File Explorer. The first image before the synchronization:
and after the click:
Since I have activated the function "Files on demand" myself, only the files are shown to me. Only when I double-click on a file, the file is downloaded and then opened with the linked application.
Of course, the transmitter and/or Recipient can add any files to our shared folder. These are then synchronized to the sender via the cloud. And of course there can be multiple recipients.
To avoid problems, here again the explanation:
|
Location of files in the cloud |
OneDrive for Business of the user "Transmitter” |
| Sync transmitter | Can be synchronized locally on any device of the “transmitter”. |
| Synch Recipient | Can be synchronized on any device of the “Recipient” |
Delete files that have been shared with me
This is important because many do not know how to proceed when deleting a file.
I have published a small article about this. Read it only if you have some time. Just skimming over it makes no sense!
If I as the recipient don’t need the files anymore, I can take them out of the synchronization. Please do not delete the folder!
 |
Click on the OneDrive cloud icon in the notification line. Click on Settings. Click on Account Select the correct folder and click Stop Sync Click on OK In Windows File Explorer, the folder and the files it contains are still included, but no longer contain cloud icons. Only now you can delete the folder and the files! |
So actually quite simple. The one with the folder. But Microsoft has implemented another function with "Add ShortCut to OneDrive". First in OneDrive Personal, and announced also for OneDrive for Business. This will save us a lot of clicks in the future.
Add Shortcut to OneDrive
should have been rolled out already, (was already announced in July), but was a little delayed by Microsoft, is now to be rolled out until October 2020:
Updated August 14, 2020: To ensure the best possible experience for our users, we are delaying some of our deployments to reduce the amount of change flowing into the services. Please see the updated roll-out timeline below
Your users will soon be able to add shortcuts to shared folders in OneDrive and SharePoint shared libraries, and access those shortcuts from their OneDrive.
This change is associated with Microsoft 365 Roadmap IDs 56384
When this will happen
- This public preview will slowly roll out in early September (previously July).
- We will move from public preview to general availability by the end of October (previously September).
At the moment this only works in OneDrive Personal and here is the blog post. The interesting thing about this principle is that I can change the name of the link that was shared with me after synchronization.
Before
M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos
cxhange to
_M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos – CHANGED
This, however, does not affect the original of the transmitter!
Here the view of the file explorer of the recipient after the renaming:
The change also affects the recipient’s browser
You can currently only undo the synchronization in the web browser and after the undo (Remove from my OneDrive) the original name of the folder is visible again under Shared.
Summary:
The sharing of files, even a single one, where the sender knows in advance that these files will be worked on for a long time, should not be done with the file, but with the folder above it.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 08
Danke für die Rückmeldungen. Wer übrigens eine Frage hat, immer raus damit. Und das gilt für die Grundlagen OneDrive als auch für den Rest der vielen Blog Post. In der letzten Folge habe ich über die Inegration von OneDrive in die Office Programme geschrieben. Und in der 8. Ausgabe dieser Reihe geht es um “Mit mir geteilt”.
Eigentlich eine einfache Angelegenheit, aber auch der zweithäufigste Begriff, nachdem die Benutzer im Internet gesucht haben, und bei mir fündig wurden:
Es geht hier nicht um Dateien, die in SharePoint Online Bibliotheken gespeichert sind. Es geht um Dateien, die in OneDrive for Business gespeichert wurden. (siehe obige Abbildung)
Den ersten Artikel habe ich dazu bereits im September 2015 geschrieben. Im Prinzip geht es darum, dass jemand eine Datei mit mir geteilt hat. Und ich mir den Link aufheben muss, um erneut auf dieses Dokument zugreifen zu können. man könnte den Link natürlich im Browser unter den Favoriten unterbringen. Aber das wäre nur die halbe Miete. Denn ich möchte vielleicht das Dokument mit dem nativen Programmen wie Word, Excel oder PowerPoint bearbeiten. Geht, aber es sind ein paar Klicks mehr notwendig.
Der Wunsch der Anwender?
Sie hätten gerne das Dokument auf Ihrem Rechner, synchronisiert. Dann ist das Bearbeiten nur ein Klick entfernt. Nachfolgend jetzt die zwei Sichtweisen (Sender, Empfänger)
Sender
Eigentlich will ich nur ein Dokument mit dem Empfänger teilen. Wenn wir beide etwas länger mit dem Dokument arbeiten, also Änderungen vornehmen wollen, wäre es ja praktisch, dass der Empfänger dieses Dokument auf seinen Rechner synchronisieren kann. Wenn ich also das Dokument teile, bekommt der Empfänger den Link zum Dokument. Diesen Link muss er aufbewahren, denn dies ist die einzige Möglichkeit. auf das Dokument zuzugreifen. Das Ganze erfolgt im Übrigen in OneDrive for Business, nicht in SharePoint Online.
Empfänger
Die E-Mail enthält den Link zum Dokument. Eine Möglichkeit zur Synchronisation ist nicht gegeben. Wenn man also viele Dokumente zum Bearbeiten bekommt, macht das so kein Spaß.
und nun?
Sender
Und es geht doch. Dafür muss aber der Sender sorgen. Denn er muss das Dokument in einen Ordner packen. Und dann den Ordner mit dem Empfänger teilen. Fertig
Das Bild zeigt OneDrive for Business des Users Julian Versuch. Ein Ordner wurde selektiert und danach erfolgt der Klick auf Teilen. Im Dialog muss ich wie immer überlegen, mit welcher Methode ich teile. Denken Sie daran, dass anonymes Teilen zeitlich limitiert ist. Teilen habe ich in den Grundlagen OneDrive 03 beschrieben.
Empfänger
Die E-Mail enthält jetzt den Link zu einem Ordner.
Mit dem Klick öffnet sich der Browser….
Natürlich kann ich die Dateien im Browser bearbeiten. Ich kann Sie auch Downloaden. Aber das ist nicht der richtige Weg. Der Empfänger klickt auf Synchronisieren
Und kann dann in den Windows Datei Explorer das Ergebnis sehen. Das erste Bild vor der Synchronisation:
und nach dem Klick:
Da ich selbst die Funktion “Dateien auf Bedarf” aktiviert habe, werden mir nur die Dateien angezeigt, erst wenn ich einen Doppelklick auf eine Datei ausführe, wird die Datei heruntergeladen und dann mit der verknüpften Applikation geöffnet.
Natürlich kann der Sender und/oder Empfänger beliebige Dateien in unseren geteilten Ordner einfügen. Diese werden dann über die Cloud zum Sender synchronisiert. Und natürlich kann es auch mehrere Empfänger geben.
Um Problemen aus dem Weg zu gehen, hier nochmals die Erklärung:
| Speicherort der Dateien in der Cloud | OneDrive for Business des Benutzers “Sender” |
| Synchronisation Sender | Kann auf jedem Gerät des Senders lokal synchronisiert werden. |
| Synchronisation Empfänger | Kann auf jedem Gerät des Empfängers synchronisiert werden |
Löschen von Dateien, die mit mir geteilt wurden
Dies ist wichtig, denn viele wissen nicht, wie vorzugehen ist, wenn man eine Datei löscht.
Dazu habe ich einen kleinen Artikel veröffentlicht. Lesen Sie diesen nur, wenn Sie etwas Zeit haben. Nur überfliegen macht keinen Sinn!
Wenn ich als Empfänger die Dateien nicht mehr benötige, kann ich Sie aus der Synchronisation herausnehmen. Bitte den Ordner nicht Löschen!
 |
Klicken Sie auf das OneDrive Wolkensymbol in der Benachrichtigungszeile.
Klicken sie auf Einstellungen. Klicken Sie auf Konto Wählen Sie den richtigen Ordner aus und Klicken auf Synchronisierung aufheben. Klicken Sie auf OK Im Windows Datei Explorer ist der Ordner und die darin enthaltenen Dateien immer noch enthalten, enthalten aber keine Cloud Symbole mehr. Jetzt erst können Sie den Ordner und die Dateien löschen!! |
Also eigentlich ganz einfach. Das mit dem Ordner. Microsoft hat aber mit “Zu OneDrive hinzufügen” eine weitere Funktion implementiert. Zuerst in OneDrive Personal, und angekündigt auch für OneDrive for Business. Das wird uns in Zukunft eine Menge Klicks ersparen.
Zu OneDrive hinzufügen
sollte eigentlich schon ausgerollt sein, (wurde bereits im Juli angekündigt), wurde aber von Microsoft ein wenig verzögert, soll nun bis Oktober 2020 ausgerollt werden:
Updated August 14, 2020: To ensure the best possible experience for our users, we are delaying some of our deployments to reduce the amount of change flowing into the services. Please see the updated roll-out timeline below
Your users will soon be able to add shortcuts to shared folders in OneDrive and SharePoint shared libraries, and access those shortcuts from their OneDrive.
This change is associated with Microsoft 365 Roadmap IDs 56384
When this will happen
- This public preview will slowly roll out in early September (previously July).
- We will move from public preview to general availability by the end of October (previously September).
Derzeit funktioniert dies nur in OneDrive Personal und hier gehts zum Blog Post. Das interessante bei diesem Prinzip ist, dass ich den Link, der mit mir geteilt wurde, nach der Synchronisation ändern kann.
aus
M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos
wurde
_M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos – CHANGED
Dass allerdings wirkt sich nicht auf das Original des Senders aus!
Hier der Blick auf den Datei-Explorer des Empfängers nach der Umbenennung:
Die Änderung wirkt sich auch im Browser des Empfängers aus
Man kann die Synchronisation derzeit nur Im Web-Browser zurücknehmen (aufheben) und nach der Rücknahme (Remove from my OneDrive) ist der Originalname des Ordners unter Geteilt wieder zu sehen.
Zusammenfassung:
Das Teilen von Dateien, auch nur einer einzelnen, bei dem der Sender schon vorher weiß, dass an diesen Dateien eine längere Zeit gearbeitet werden wird, sollte nicht mit der Datei, sondern mit dem darüber liegenden Ordner erfolgen.
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive Basics 07
Yes, B2B is not quite so simple to understand. I hope that OneDrive Basics 06 has shed some light on this. I, for one, believe that medium-sized companies can implement exactly this concept.
And today the office implementation is on the agenda
We are not talking about Outlook integration today. Because Outlook is also part of Office. And Outlook integration was described in OneDrive Basics 03. So, one program checked off. The figure above shows several connections to the Office programs:
- Word
- Excel
- PowerPoint
The points 1,2 and 4 shall be displayed here with the browser based Word Online, Excel Online and PowerPoint Online. Directly from the browser without an installed native app, i.e. Word, Excel and PowerPoint installed on the computer. These versions are partly limited, this will not be discussed here. But you can connect to different document libraries (as long as you have the rights to do so). Or you can connect to your own OneDrive for Business. And also with your OneDrive Personal (consumer version). What do I need as a user? Depends on it. If someone sends me an invitation to work on a document, nothing really. A current browser. I just have to save the email with the invitation. Or the link. But I don’t need anything from Office on this device. The browser is enough.
Can I synchronize this document to my device?
In OneDrive Basics 08 I describe exactly this process and what the requirements are. (Granted, not yet published) And of course in the old and the new way. Because Microsoft is currently changing something right there. So bring a little patience with you.
Working together
Sounds great? Now we look back into the past. You have saved the document locally. And then sent the document as an attachment via e-mail. From that moment on it became complicated. Because I as the sender cannot simply continue working on this document. Because the recipient could also… And then send it back. Now I have two versions. Unfortunately, this was and still is very often the reality. And costs both parties time and money. And it can become much more complicated. As a sales manager I have eight employees, of whom I need figures for the ForeCast at the end of the month. So I quickly prepare an Excel sheet and send it out. I receive eight different versions back. And now I have the work in front of me, namely to combine eight different versions. And the way is so simple. When creating this Excel sheet I have to think about a few things. Where should each of my eight employees enter their sales figures? When saving, I then select our shared document library. Or my OneDrive for Business. I saved the link to the document to the clipboard beforehand. Then send e-mail to the sales department as usual. With the link. Now they can edit the document. It’s the same document for everyone. And if it should be, two or more people can edit the document at the same time. And I, as sales manager, have nothing more to do with editing and revising the document. This works from desktop applications to other desktop applications, across operating system boundaries (Windows / Apple) or even a mixture of desktop and browser variations. You can also see when others are working at the same time. And where you are working. To avoid a collision, you should know where the boundaries are, because the question arises when two people enter data at the same place, what happens? You need to know that the smallest area belongs to the person who clicks first, but this must arrive in the cloud. The smallest range is a cell in Excel, a paragraph in Word, and a slide in PowerPoint. Even if something goes wrong and you just keep writing, don’t despair. The applications point this out to you. Working together needs to be learned. You have to try it out, so invest some time.
Storage location
Office knows more than we can remember. But in the past there were error messages when opening a document like "Sorry, we couldn’t find your file. Has it been moved, renamed or deleted?" Yes, right. Office could not know that I renamed this document in Windows Explorer. Yes, if I had saved the file at the very beginning in a location that is synchronized with the cloud, the manual search would not have occurred at all when I recalled it. Because in all SharePoint libraries and in OneDrive for Business, the version history works. Renaming in Windows Explorer or in the web browser creates an additional version. Everything is logged in a fine and clean manner. And if I select a file with the old name while opening it, the file with the new name is opened and the list is updated. So the above error message is a thing of the past.
And of course there must be a way to read and edit the file offline.
OneDrive integration with native Office Apps
Right, in Word, Excel and PowerPoint. Of course, also in Outlook. See the beginning of this blog post. For the other typical apps a lot has happened:
- automatic saving
- Share
- Version history
- Last used
Automatic save
- Who does not know the key combination CTRL-S for save? Works also in the newest version of the Office programs. But you don’t have to do it anymore. Because when we save in OneDrive you can safely ignore it. Because every 10 minutes Word now saves automatically. And because OneDrive’s versioning is also activated by default, it always creates a new version. Under Tools Save you can switch on the AutoRestore function and also change the time.
| picture | description |
 |
When saving (CTRL+S) the following dialog is called up. The file name can be entered here. And, of course, all locations that have to do with the cloud. All OneDrive for Business locations in the system (yes, there can be several), but also OneDrive Personal. There are also a few options here, even a default location can be set. I can even share a file, even with several people Of course, you can select the document libraries in SharePoint Online via further options |
 |
And once you have specified the name and location, you can activate automatic saving. |
Share
| picture | description |
 |
If the document is stored in OneDrive Personal, OneDrive for Business or in a SharePoint Online Document Library, it can be shared. The standard dialog is called up. |
Version history
The version comparison can be called up differently.
| picture | description |
 |
First of all there is the call from the client itself . If you click on the OneDrive icon in the notification line, the OneDrive Client opens. Click on the three dots of an entry and then click on Version History. |
 |
Or from the Windows file explorer Select file. Click with the right mouse button, then on Version History. |
 |
Or from the website Select the document and then click on the three points. |
 |
Or within the Office application Click on the name of the document. Then click on Version History |
 |
And also of Office Online Apps. Click on the name of the document. Then click on Version History |
Last used
And then the list of recently used documents. As long as you store files in OneDrive Personal, OneDrive for Business or in a document library of SharePoint Online and maybe rename or move them outside the respective app with the Web Browser or the Windows File Explorer, the list of the respective app doesn’t really notice this. You click on the old name and: The correct document from the new location or the new name opens and the list is updated.
Summary:
The typical Ogffice programs like Word, Excel and PowerPoint have been rebuilt. Minor errors like renaming or moving no longer cause an error message. The versioning necessary for collaboration, recovery of an older version can not only be viewed from outside, no, even in the applications themselves, the older documents can be opened and even compared in Word. For all this to work, the user only has to make sure that the document ends up in the cloud. This can also be done on the local hard disk in a synchronized folder when I am without internet. The Next Generation Sync Client, i.e. OneDrive.exe, takes care of the synchronization when the Internet is available again. Working together also works with the native apps in our smartphones under iOS or Android.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
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