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Fünf Schritte von “Classic Sync” nach “Sync mit Verknüpfung”

15. Februar 2021 3 Kommentare

Fünf Schritte von  “Classic Sync” nach “Sync mit Verknüpfung”

Eine Umstellung von der klassischen Methode der Synchronisation zu der neuen Synchronisation mit Add to OneDrive ist nicht immer einfach. Nachdem ich die Prinzipen hier beschrieben habe, dann auch nochmal die Vor- und Nachteile aufgezeigt habe, jetzt noch eine schrittweise Anleitung.

 

Wir haben die komplette Bibliothek synchronisiert. Dabei spielt es keine Rolle wieviel Elemente enthalten sind. Wenn Die Funktion “Dateien auf Abruf” eingeschaltet ist, nehmen die Dateien, die ich nicht in Bearbeitung habe keinen Platz auf der Fesplatte weg.

klassische Synchronisation: komplette Bibliothek

Hier geht es um die SharePoint Online Dokumenten-Bibliothek B2B-Marketing. Das Symbol neben dem Ordner zeigt an, dass sich die Dateien in der Cloud befinden. Nur mit den Anzeigen hat Microsoft noch so seine Probleme, weil eine Datei tatsächlich im Ordner die Anzeige “lokal verfügbar” anzeigt. Wichtig is nur, daß wir überhaupt ein Symbol haben. Egal ob es lokal verfügbar, Immer verfügbar, nur in der Cloud verfügbar oder in Synchronisation anzeigt. Es bedeutet, dass sich Änderungen in beide Richtungen synchronisieren. (Symbole)

Es muss sich aber nicht um eine SharePoint Online Bibliothek handeln, es kann sich auch um einen OneDrive for Business Ordner von einem Kollegen handeln, die dieser mit mir geteilt hat.

 

Schritt 1: Synchronisation beenden

Bevor wir die neue Methode anwenden, müssen wir eine bestehende Synchronisation beenden. Dazu öffnen wir mit einem rechten Mausklick die blaue Wolke in der Windows Benachrichtigungszeile. Wählen Sie dann Eintellungen

OneDrive: Account - Synchronisation einer Bibliothek beeenden Beenden Sie dann die Synchronisation der SharePoint Online Bibliothek in dem Sie auf Synchronisierung beenden klicken
OneDrive: Synchronisation beenden: Hinweis Sie erhalten einen Hinweis, dass die bisher synchronisierte Dateien nicht mehr länger synchronisert werden. Dateien mit dem Status “nur in der Cloud verfügbar” werden auf diesem Gerät verschwinden. alle anderen werden beibehalten.

OneDrive: Kein Status symbol bedeutet keine Synchronisation

Manchmal muss man dem Windows-Explorer einen Refresh (F5) geben, dann sehen Sie, dass der Status verschwunden ist.

 

 

Schritt 2: Andere Geräte

Wer mehr als ein Device sein eigen nennt und auf diesen Geräten ebenfalls die obige Synchronisation eingestellt hat, muss Schritt 1 an diesen Geräten wiederholen. Und das für alle weitere Geräte. Dazu zählen im übrigen nicht die mobilen Geräte wie iPhone, iPad oder Android Geräte. Die die App mit dem Namen OneDrive zeigt Dateien nur an, es wird Standardmäßig nichs heruntergeladen, es sei denn man führt dies manuell durch.

 

 

Schritt 3: zum Browser zu SharePoint Online wechseln

Jetzt wechseln wir in den WebBrowser und suchen unter SharePoint die entsprechende Library aus. Innerhalb der Library selektieren wir einen Ordner. Wie viele Unterordener und Dateien enthalten sind ist nicht wichtig. Es sollen nur der Ordner ausgewählt werden, mit dem ich meine tägliche Arbeit durchführen kann. Nachdem der eine Ordner selektiert wurde, klicken wir auf “Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen

Und jetzt wird dieser ausgewählte Ordner an mehreren Stellen auftauchen

  • WebBrowser: OneDrive (for Business) unter meine Dateien
  • Im Windows Explorer unter OneDrive (for Business)
  • in meinen mobile Geräten (iOS,Android)
  • dabei trägt der Ordner das neue Symbol. Und das bei allen Geräten einschließlich mobilen Geräten.

Synchronisierter Ordner in OneDrive (for Business)

    Schritt 4: Umbennenen des Shortcuts
    Aus einer großen Bibliothek kann ich also genau die Dateien, die ich für die nächste Zeit zum Arbeiten benötige auswählen. Das reduziert das Sychroniserungs-Volumen, dessen obere Grenze 300000 Dateien sind. Da es sich aber um eine Verknüpfung handelt, können wir diese umbennen, ohne eine Änderung an der Herkunft hervorzurufen.
      Die für mich wesentlichen Dateien sollten am Anfang von OneDrive erschienen. Das spart Zeit bei der Auswahl der Dokumente. Meine Umbennenung erfolgt mit “_xxxxx”, so daß alle Verknüpfungen am Anfang von OneDrive stehen.

    Nach der Umbennenung finden wir alle ShortCuts am Anfang

      Das ganze passiert übrigens auf allen Geräten, einschließlich der mobilen Geräte (iOS, Android)
        Schritt 5: Löschen der ursprünglichen Synchronisation
        Letzter Schritt bei der Umstellung ist das Löschen der Dateien, der “klassischen Synchronisierung. Warum ich das jetzt tun?

        Nun, wenn etwas schief gegangen ist. können wir immer noch zur alten Synchronisierung zurückkehren. Auch hier gilt: Es ist nur eine Synchronisierung einer Bibliothek möglich. Wenn sie also zuürckkehren wollen, dann muss die Verknüpfung aufgehoben werden. Das geht an mehreren Stellen

        Windows Explorer –Rechte Maustaste: Verknüpfung entfernen. Dann werden die Verknüpfung entfernt, die enthaltenen Ordner und Unterordner/Dateien. Dann können Sie die “klassische” Synchronisierung wieder vornehmen. Dabei erkennt aber OneDrive, dass sie schon einmal diese Library synchronisiert hatten und schlägt ihnen vor, diese Daten zu übernehmen. Das reduziert Netzwerkverkehr.
        Zurück zu unserem Thema. Wir wollten ja genau diese Dokument-Bibliothek, die nicht mehr synchronisiert ist, löschen:

      Dieser Order ist nicht länger in der Synchronisation

      Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Bibliothek auswählen. Es darf kein Sync-Symbol zu sehen sein. Klicken Sie links mit der rechten Maustaste auf die Bibliothek und wählen löschen. Der Ordner und alle Unterordner/Dateien werden gelöscht und sind nur noch im Papierkorb zu finden.

      OneDrive: Add to OneDrive: alle Schritte durchlaufen

      Als letztes noch ein Hinweis für Administratoren:

      Wenn Sie mit Gruppenrichtlinen arbeiten und die OneDrive Gruppenrichtlinie Teamwebsitebibliotheken für die automatische Synchronisierung konfigurieren oder im englischen Configure team site libraries to sync automatically konfiguriert haben, müssen Sie diese Gruppenrichtlinie zuerst ausschalten.

      Wenn Sie als User nicht wissen, ob eine solche Gruppenrichtlinie existiert, fragen Sie ihren Administrator !!

      OneDrive: Unterschiede beim Synchronisieren

      8. Februar 2021 1 Kommentar

      OneDrive for Business: Unterschiede beim Synchronisieren

      Derzeit gibt es die klassische Synchronisierung bei SharePoint Online Dokument Bibliotheken und der neuen Möglichkeit mit dem Namen „Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen“. Es gibt für beide Methoden Vor- und Nachteile und wesentliche Unterschiede. In diesem Artikel bezieht sich alles auf OneDrive for Business und nicht auf OneDrive Personal.

       

      Synchronisieren von SharePoint Bibliotheken

      • Manuelle Auslösung der Synchronisation per Klick auf den Sync Button +
      • Automatische Auslösung per Gruppenrichtlinie +
      • Die Gruppenrichtlinien wirkt immer auf das Root-Verzeichnis, also alles oder nichts  
      • Einschränkung per Filter nur bedingt möglich, weil fehlerhaft
      • Bei Aufhebung der Synchronisierung bleiben Daten auf dem Device zurück
      • Synchronisierung muss auf jedem Gerät ausgeführt werden
      • Aufhebung der Synchronisierung muss auf jedem Gerät ausgeführt werden
      • Umbenennen des Root Orders nicht möglich
      • Fragmentierung der Struktur

      Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen

      • Nur manuelle Auslösung der Synchronisation
      • Keine Gruppenrichtlinie
      • Synchronisierung in OneDrive +
      • Synchronisierung in allen Geräten einschließlich mobile Geräte +
      • Verknüpfung kann umbenannt werden +
      • Bei Auflösung der Verknüpfung erfolgt die Löschung der Daten auf allen Geräten ++
      • Schnell erstellt, nur bestimmt Ordner, danach wieder Auflösung +
      • Nur innerhalb einer Organisation anwendbar

      Details zu Synchronisieren von SharePoint Bibliotheken

      Man loggt sich in Office 365 mit einem Browser ein. Man wechselt zu einer SharePoint Bibliothek, bei der man natürlich auch Zugriff hat. Im Browser sieht man dann links den Link „Dokumente“ und nach dem Klick erscheint im oberen Menü der Sync Button. Dieser erscheint auch nur, wenn man sich im Root Verzeichnis befindet und kein Ordner oder keine Datei selektiert wurde. Mit dem Klick wird dann die Synchronisation gestartet. In Organisationen werden üblicherweise mehrere SharePoint Bibliotheken implementiert. Denn „Marketing“ Daten haben normalerweise nichts in der „Finanz“ Bibliothek zu tun. Das ist übrigen ein gern gemachter Fehler, wenn Netzwerklaufwerke zu SharePoint Online migriert werden. Natürlich passen in eine SharePoint Online Bibliothek 30 Millionen Dokumente, aber der OneDrive Sync Client (OneDrive.exe) auf Windows hat eine Höchstgrenze an Dateien (300000), die der Sync Client in der Lage ist, zu synchronisieren. Für mich stellt sich immer die Frage, ob wir immer alle diese Dateien auf dem Client benötigen, aber dazu später mehr.

      Was manuell immer geht, kann man auch automatisieren. Mittels Gruppenrichtlinie. Aber die Restriktionen der Sync Engine bleiben erhalten. Die Gruppenrichtlinie kann auch keinen Filter implementieren, also alles oder nichts. Einen Filter kann der Benutzer dann manuell erstellen, um Ordner auszublenden. Leider ist seit geraumer Zeit im Filter immer noch ein Bug enthalten, der den Filter damit unbrauchbar macht. Hat der Benutzer mehrere Geräte, muss er die manuelle Synchronisation mehrfach durchführen, wenn die Administration keine Gruppenrichtlinie zur Verfügung stellt. Auch bei einer Aufhebung der Synchronisation muss man das auf jedem Gerät einzeln durchführen und die Dateien werden nach der Aufhebung auf dem Gerät nicht gelöscht.
      Ausnahme: Dateien auf Abruf, wo nur der Dateiname angezeigt wird, und die sich nur in der Cloud befinden, werden bei der Aufhebung der Synchronisierung sofort entfernt

      Ein weiterer Nachteil ist es, dass eine Umbenennung des Root Ordners nicht möglich ist. Sind viele SharePoint Bibliotheken in der Synchronisierung, wirkt der Datei-Explorer für manche Benutzer stark fragmentiert.

       

      Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen

      Wenn man also die Nachteile der klassischen Synchronisierung anschaut, dann wundert man sich nicht, dass Microsoft mit „Add to OneDrive“ die nächste Generation in die Wege leitet. Zuerst wird die Synchronisation wie oben eingeleitet. Dann aber muss ein Ordner selektiert werden, und danach im oberen Menü der Menüpunkt „Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen“ angeklickt werden.
      Dann passieren mehrere Dinge: In OneDrive for Business wird ein Ordner mit dem Shotcut-Symbol angezeigt. Das Gleiche passiert auf jedem Device des Benutzers, Auch auf den Smartphones, sowohl unter Android als auch iPhone. Es gibt aber keine Gruppenrichtlinie, der ShortCut muss also immer vom Benutzer ausgelöst werden. Das ist auch gut so, denn jedem Mitarbeiter bleibt es vorbehalten, genau den richtigen Ordner zu selektieren, damit er mit den enthaltenen Unterordner und Dateien arbeiten kann.
      Wer schon einmal mit den Windows Shortcuts gearbeitet hat, weiß, das dort ein ShortCut umbenannt werden kann. Das trifft auch hier zu. Die Herkunft wird nicht verändert. Damit kann ich auch geschickt eine Sortierung in OneDrive for Business herbeiführen. Werden Die Dateien nicht mehr benötigt, so können diese von jedem beliebigen Gerät aufgehoben werden. Also im Browser innerhalb von OneDrive, Im Windows Explorer oder aber im Smartphone. Dabei werden dann auf allen Geräten die Dateien gelöscht, nicht jedoch in der Herkunft. Das geht schnell und die Abstimmung bei der Synchronisierung wird wesentlich schneller, weil weniger Dateien synchronisiert werden müssen.

      Allerdings muss man sich überlegen, wie in Zukunft die Dokument Bibliotheken auf SharePoint Online aufgebaut werden müssen oder sollen, um optimales Arbeiten unterschiedlicher Mitarbeiter zu gewährleisten. Hier muss auch bei einer möglichen Migration vorher überlegt werden, wie und wohin die Dokumente migriert werden sollen.

      Und zuletzt noch ein paar Hinweise:

      Es ist nicht möglich, doppelt zu synchronisieren. Wer also die klassische Synchronisation bereits einsetzt, kann nicht sofort mit der gleichen Bibliothek und der Funktion „Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen“ arbeiten. Zuerst muss die Synchronisierung auf jedem Gerät aufgehoben werden, nicht vergessen, die Dateien auch zu löschen. Wie gesagt auf jedem Windows Gerät eines Benutzers. Erst danach kann die Methode „Verknüpfung zu meinen Dateien“ verwendet werden.

      Und dann funktioniert das auch nur intern, also auf SharePoint Bibliotheken und OneDrive for Business Ordnern der eigenen Organisation.
      Derzeit hat Microsoft auch die Synchronisation von Ordner aus externer OneDrive for Business, die mit einem Benutzer geteilt werden, und dann synchronisiert werden können, unterbunden. Diese sollen aber in Kürze widerkommen.

      Referenzen und Links

      Add to OneDrive – der nächste Schritt
      OneDrive: Verknüpfung zu Meine Dateien
      Microsoft Ankita Kirti’s Blog Post
      Microsoft: Restriktionen bei OneDrive und SharePoint

      OneDrive: Differences in synchronization

      8. Februar 2021 3 Kommentare

      OneDrive for Business: differences in synchronization

      Currently there is the classic synchronization at SharePoint Online document libraries and the new possibility called "Add shortcut to my files". There are advantages and disadvantages for both methods and significant differences. In this article everything refers to OneDrive for Business and not to OneDrive Personal.

       

      Synchronizing SharePoint libraries

      • Manual triggering of synchronization by clicking on the Sync button +
      • Automatic triggering via group policy +
      • The group policy always affects the root directory, so it’s all or nothing
      • Restriction by filter only conditionally possible, because faulty
      • If synchronization is cancelled, data remains on device
      • Synchronization must be executed on every device
      • Unsynchronization must be executed on every device
      • Renaming of root order not possible
      • Fragmentation of the structure

      Add shortcut to my files

      • Only manual triggering of synchronization
      • No Group Policy
      • Synchronization in OneDrive +
      • Synchronization in all devices including mobile devices +
      • Shortcut can be renamed +
      • When the shortcut is dissolved, the data is deleted on all devices ++
      • Quickly created, only designated folder, then again resolution +
      • Only applicable within an organization

      Details about synchronizing SharePoint libraries

      You log in to Office 365 with a browser. You change to a SharePoint library, where you of course also have access. In the browser you will see the link "Documents" on the left and after the click the Sync button appears in the upper menu. This button only appears if you are in the root directory and no folder or file has been selected. With the click the synchronization is started. In organizations usually several SharePoint libraries are implemented. Because "marketing" data usually has nothing to do in the "finance" library. This is a common mistake when network drives are migrated to SharePoint Online. Of course, a SharePoint Online library can fit 30 million documents, but the OneDrive Sync Client (OneDrive.exe) on Windows has a maximum limit of files (300000) that the Sync Client is able to synchronize. For me, the question is always whether we always need all of these files on the client, but more on that later.

      What can always be done manually, can also be automated. By means of group policy. But the restrictions of the sync engine remain. The group policy can also not implement a filter, so all or nothing. A filter can then be created manually by the user to hide folders. Unfortunately, there is still a bug in the filter for quite some time, which makes the filter thus unusable. If the user has multiple devices, he must perform the manual synchronization multiple times if the administration does not provide a group policy. Even if the synchronization is cancelled, it must be done on each device individually and the files are not deleted after the cancellation on the device.
      Exception: files on demand, where only the file name is displayed, and which are only in the cloud, are removed immediately when the synchronization is cancelled.

      Another disadvantage is that renaming the root folder is not possible. If there are many SharePoint libraries in the synchronization, the file explorer looks very fragmented for some users.

      Add shortcut to my files

      So, looking at the drawbacks of classic synchronization, don’t be surprised to see Microsoft initiate the next generation with "Add to OneDrive". First, the synchronization is initiated as above. But then a folder must be selected, and then the menu item "Add shortcut to my files" must be clicked in the top menu.
      Then several things happen: In OneDrive for Business, a folder is displayed with the Shotcut icon. The same thing happens on every device of the user, even on the smartphones, both Android and iPhone. But there is no group policy, so the ShortCut must always be triggered by the user. This is a good thing, because it is up to each employee to select exactly the right folder to work with the subfolders and files it contains.
      If you have ever worked with Windows Shortcuts, you know that a ShortCut can be renamed there. This is also true here. The origin is not changed. This way I can also cleverly sort the files in OneDrive for Business. If the files are no longer needed, they can be removed from any device. So in the browser within OneDrive, in Windows Explorer or in the smartphone. The files are then deleted on all devices, but not in the origin. This is fast and the synchronization process is much faster because fewer files have to be synchronized.

      However, it is necessary to consider how the document libraries on SharePoint Online must or should be structured in the future in order to ensure optimal work by different employees. Here, even in the case of a possible migration, it must be considered beforehand how and where the documents are to be migrated.

      And last but not least a few hints:

      It is not possible to synchronize twice. So, if you already use the classic synchronization, you can’t use the same library and the "Add link to my files" function right away. First of all, you need to stop sync on each device, don’t forget to delete the files as well. As said on each Windows device of a user. Only after that, the "Shortcut to my files" method can be used.

      And then it works only internally, that is, on SharePoint libraries and OneDrive for Business folders of one’s own organization.
      Currently, Microsoft has also prevented the synchronization of folders from external OneDrive for Business, which are shared with a user, and can then be synchronized. However, these are to be resisted shortly.

       

      References and links

      Add to OneDrive – the next step
      OneDrive: Add Shortcut to My Files
      Microsoft Ankita Kirti’s Blog Post
      Microsoft: Restrictions on OneDrive and SharePoint

       

      OneDrive Basics 09

      20. November 2020 8 Kommentare

      Access from iOS to various libraries in SharePoint Online, OneDrive for Business, or OneDrive

      Now a few weeks have passed since I published the OneDrive Basics with the 8th part. One reason for this is that a lot has happened and still happens with OneDrive. So at the moment "add to my OneDrive" is rolled out. There are still a few inconsistencies, so it is possible that you haven’t noticed anything yet. Unless…, but you can read about it here. On the other hand I was busy with Remote OneDrive workshops.  And last but not least: There are several community events taking place on the planet. And also here the lectures have to be adapted and renewed or even completely created.

      The 9th issue is about mobile devices. With the funeral of Windows Phone there are only 2 operating systems left, iOS and Android

      For both operating systems the OneDrive product group at Microsoft has its own people working on the respective OneDrive apps. The apps should contain the basic functionality, but of course they are different in their handling.

      The OneDrive apps can be downloaded here: iOS Android

      Access from Android to different libraries in SharePoint Online, OneDrive for Business or OneDrive

      As you can see from the two pictures, it is possible to connect to the different document libraries in SharePoint Online, my OneDrive for Business and my OneDrive Personal.

      While we talk about synchronization on Windows and Mac, this is not the case with mobile operating systems. They just connect to the cloud and display the results. If I want to edit documents even without a connection to the Internet, I have to put the required documents into offline mode, then they are kept in sync. Well, my fingers are a bit too clumsy to edit a Word document with it or add sales figures in Excel, but the principle works. And before a presentation, it makes sense to quickly flip through the slides of the PowerPoint on the smartphone. And not to forget, there are also the various iPADs and devices that run under the Android operating system. And because of the larger screen factor, it makes much more sense there. In offline mode, however, the internal memory of these devices has to be taken into account. A "files on demand" is not available there.

      In the properties of the mobile devices you can add accounts (OneDrive Personal, OneDrive for Business):

      iOS Android
      iOS OneDrive Accounts OneDrive Personal Android OneDrive Accounts OneDrive Personal
      iOS  OneDrive Accounts: OneDrive for Business Android  OneDrive Accounts: OneDrive for Business

      In the settings you can then set, for example, whether the photos taken with the camera smartphones should be uploaded to which service. In the past this was only possible with OneDrive Personal. Then Microsoft made improvements and now the customer has the choice.

      But remember: if you have set up OneDrive for Business and leave the company, access may no longer be possible and your pictures may be gone. Well, they are still stored on the smartphone. Are you sure? In any case, no backup. But OneDrive (Personal) can also become critical. Some accounts have been blocked because pictures with too much bare skin were captured by the automatic scanner. Yes, one agreed the first time…

      But let’s take a look at the business version (OneDrive for Business)

      https://hansbrender.files.wordpress.com/2020/11/image_thumb-5.png

      iOS Android
      iOS: OneDrive For Bussines (with add to OneDrive) Android: OneDrive  For Bussines
      iOS: OneDrive For Bussines (without add to OneDrive)

      The images show that not only the content of OneDrive for Business is displayed, but also "Shared with me" folders and files. The top image on the left also shows folders that are displayed with "Add to OneDrive".

      But this function is not yet rolled out everywhere, then it looks like the left picture.

      
iOS: OneDrive For Bussines with Add to OneDrive - Remove)

      And as described above, the "Shortcut to My Files" function is already available.

      And you can even remove it from your smartphone.

      Remains as last point, the access to all libraries I have access to

      iOS  
      iOS: OneDrive For Bussines access to SharePoint libraries

      This shows that with mobile devices we can access, view and edit all files we reach (where we have the necessary permissions).
      The only requirement is a connection to the Internet. If there is no WLAN or the telephone provider is not available, then I have to make the corresponding file(s) available "offline" beforehand.

      Summary

      With the OneDrive Apps for iOS and Android, Microsoft ensures that you can access all your data on your smartphone while on the move. Depending on the environment you have slow or fast internet, in WLAN anyway, but even a connection with the internet provider of your choice leaves almost nothing to be desired. Of course, this depends on the country, the provider and the network coverage, and you also have to be aware that you will charge your data rate with your provider.

      Some users complain that no complete 2-way synchronization is implemented. But the different requirements, data volumes etc. speak against it.

      But Microsoft is implementing new features very quickly today, which will be available shortly after the desktop versions.


      Thanks to Daniel Lehner, who works as an administrator, from whom the Android pictures were taken. Daniel gives support in the FaceBook group Windows 10 Community Germany. This community has 8500 members at the moment.


      OneDrive Basics 01 (Server and Services)
      OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
      OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
      OneDrive Basics 04 (Windows 10)
      OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
      OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
      OneDrive Basics 07 (Office Integration)
      OneDrive Basics 08 (Synchronisation  Shared with me)
      OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
      OneDrive Basics 10 (Teams)

      for those who want to read it in german language

      Grundlagen OneDrive 09

      20. November 2020 8 Kommentare

      Zugriff von iOS auf verschiedene Bibliotheken in SharePoint Online, OneDrive for Business oder OneDrive

      Jetzt sind schon ein paar Wochen vergangen, seit ich die Grundlagen OneDrive mit der 8.Teil veröffentlicht habe. Das liegt zum Einen daran, dass sich mit OneDrive eine ganze Menge getan hat und noch tut. So wird derzeit “zu meinem OneDrive hinzufügen” ausgerollt. Dabei gibt es noch ein paar Ungereimtheiten, deshalb ist es möglich, dass Sie noch nichts mitbekommen haben. Es sei denn…, aber das können Sie hier nachlesen. Zum Anderen war ich mit Remote OneDrive Workshops beschäftigt.  Und zum Letzten: Es finden ja diverse Community Versanstaltungen auf dem Planeten statt. Und auch hier müssen die Vorträge angepasst und erneuert oder auch komplett erstellt werden.

      In der 9. Ausgabe geht es um mobile Geräte. Mit der Beerdigung von Windows Phone bleiben eigentlich nur noch 2 Betriebssysteme, iOS und Android

      Für beide Betriebssysteme hat die OneDrive Produktgruppe bei Microsoft eigene Leute, die an den jeweiligen OneDrive Apps arbeiten. Die Apps sollten die Grundfunktionalität beinhalten, in der Bedienung sind Sie natürlich unterschiedlich.

      Die OneDrive Apps kann man hier herunterladen:  iOS  Android

      Zugriff von Android auf verschiedene Bibliotheken in SharePoint Online, OneDrive for Business oder OneDrive

      Wie man den beiden Bildern entnehmen kann, ist es möglich, sich sowohl mit den unterschiedlichen Dokument Bibliotheken in SharePoint Online, meinem OneDrive for Business als auch mit meinem OneDrive Personal zu verbinden.

      Während wir bei Windows und auf dem Mac von einer Synchronisierung sprechen, ist das bei den mobilen Betriebssystemen nicht der Fall. Hier wird nur eine Verbindung zur Cloud aufgebaut und die Ergebnisse dann angezeigt. Will ich in Dokumente auch ohne Verbindung zum Internet bearbeiten, so muss ich die benötigten Dokumente in den Offline Modus bringen, dann werden diese synchron gehalten. Nun, meine Finger sind etwas zu klobig, um damit ein Worddokument zu redigieren oder in Excel Umsatzzahlen hinzuzufügen, aber vom Prinzip geht es. Und vor einer Präsentation mal schnell die Slides der PowerPoint am Smartphon durchzublättern, das macht schon Sinn. Und nicht zu vergessen, es gibt ja auch die verschiedenen iPADs bzw. die verschiedenen Geräte, welche unter dem Betriebssystem Android laufen. Und durch den doch größeren Bildschimfaktor, macht das dort viel mehr Sinn. Beim Offline-Modus ist aber auch der interne Speicher dieser Geräte zu beachten. Ein “Dateien auf Abruf”  ist dort nicht vorhanden.

      In den Eigenschaften der mobilen Geräte kann man Konten hinzufügen (OneDrive Personal, OneDrive for Business):

      iOS Android
      iOS OneDrive Konten: OneDrive Personal Android  OneDrive Konten: OneDrive Personal
      iOS  OneDrive Konten: OneDrive for Business Android  OneDrive Konten: OneDrive for Business

      In den Eigenschaften kann man dann zum Beispiel einstellen, ob die Fotos, welche mit der Kamera Smartphones geschossen werden, in welchem Dienst hochgeladen werden sollen. Früher war das nur mit OneDrive Personal möglich. Dann hat Microsoft nachgebessert und jetzt hat der Kunde die Wahl.

      Bedenken Sie aber: haben Sie OneDrive for Business eingestellt und verlassen Sie das Unternehmen, ist u.U. kein Zugriff mehr möglich und Ihre Bilder sind weg. Gut, sind ja noch auf dem Smartphone gespeichert. Sind Sie sicher? Auf jeden Fall kein Backup. Aber auch OneDrive (Personal) kann kritisch werden. Schon mancher Account wurde gesperrt, weil Bilder mit zu viel nackter Haut durch den automatischen Scanner erfasst wurden. Ja, man hat beim ersten Mal zugestimmt…

      Betrachten wir aber einmal die Business-Variante (OneDrive for Business)

      iOS Android
      iOS: OneDrive  For Bussines (mit Hinzufügen zu OneDrive) Android: OneDrive  For Bussines
      iOS: OneDrive  For Bussines (ohne Hinzufügen zu OneDrive)

      Die Bilder zeigen, dass nicht nur der Inhalt von OneDrive for Business, sondern auch „“Mit mir geteilte“ Ordner und Dateien angezeigt werden. Das obere Bild links zeigt auch noch Ordner an, die mit „Hinzufügen zu OneDrive“ angezeigt werden.

      Diese Funktion ist aber noch nicht überall ausgerollt, dann sieht es aus, wie im linken Bild.

      iOS: OneDrive  For Bussines mit Hinzufügen zu OneDrive - Entfernen) Und wie oben geschildert, Die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien” steht bereits zur Verfügung.

      Und eine Entfernen ist sogar vom Smartphone möglich.

      Bleibt noch als  letzter Punkt, der Zugriff auf alle Bibliotheken, auf die ich Zugriff habe

      iOS  
      iOS: OneDrive  For Bussines Zugriff zu SharePoint Bibliotheken Damit zeigt sich, dass wir mit mobilen Geräten den Zugriff auf alle Dateien haben, die wir erreichen (wo wir auch die notwendige Berechtigung haben), anzeigen und bearbeiten kann.
      Einzige Voraussetzung: Verbindung zum Internet. Steht kein WLAN oder der Telefon-Provider zur Verfügung, dann muss ich die entsprechende(n) Dateien vorher „Offline“ zur Verfügung stellen.

      Zusammenfassung

      Microsoft kümmert sich mit den OneDrive Apps für iOS und Android, dass man auch von unterwegs mit seinem Smartphone Zugriff auf alle Daten hat. Je nach Umgebung hat man dann langsames oder aber schnelles Internet, im WLAN sowieso, aber selbst eine Verbindung mit dem Internet-Provider Ihrer Wahl lässt fast keine Wünsche offen. Dies ist natürlich von Land, dem Provider und der Netzwerkabdeckung abhängig, auch muss man sich darüber im Klaren sein, dass Sie damit ihren Datentarif bei Ihrem Provider belasten.

      Manche Benutzer beklagen sich, dass keine komplette 2 Wege Synchronisation implementiert ist. Aber die unterschiedliche Anfoderungen, Datenvolumen etc. sprechen dagegen.

      Microsoft implementiert aber heute sehr schnell neue Funktionen, die kurz nach den Desktopversionen zur Verfügung stehen.


      Ein Dank geht an Daniel Lehner, welcher als Administrator arbeitet, von diesem stammen die Android Bilder. Daniel gibt unter anderen in der FaceBook Gruppe Windows 10 Community Deutschland Hilfestellung. Diese hat derzeit 8500 Mitgieder


      Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
      Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
      Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
      Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
      Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
      Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
      Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
      Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
      Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
      Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

      if you want to read it in english language

      OneDrive – new Versions

      18. August 2020 Hinterlasse einen Kommentar

      new OneDrive Versions

      The Sync Admin Report is not yet available, so you have to/can/should check for yourself, because there are new versions:

      Windows

      Insiders Ring

      Just in time for the weekend Microsoft has released a new insider version 20.143.0716.0003 and as usual there is no additional information about it. I still have some minor problems with retrieving version information in the File Explorer, and there has been an improvement. However, Microsoft is working on making sure that version information can always be retrieved.

      Production ring

      Here the version 20.134.0705.0006 has been changed to 0008 and is currently being rolled out.

      Defered ring

      Version 20.114.0607.0002 is available in the Defered channel (new name for Enterprise Ring).



      Mac

      Insiders-ring

      The version 20.143.0716.0003 is available here.

      Production ring

      If you compare the current version number 20.134.0705.0008 with that of Windows, you can see that they now run in parallel.

      Defered ring

      Version 20.114.0607.0002 is available there.



      Android

      On July 30, Microsoft released a new version 6.9 for Android devices.
      If your device supports it, you can use this version to set up OneDrive to unlock it with your face.



      iOS

      Apple now has version 11.45.3 (Insiders get 11.46)

      there is additional information about version 11.45.3:

      The app once again (yes, again) helps you easily share photos or videos taken while you’re in a meeting with a handy notification. So, whether you’re meeting in person or remotely, you can once again tap the + button in the top right of the app, select "Take a Photo or Video", and share content with your fellow meeting attendees with just a few taps.

      The Share Extension was acting a bit sluggish and would require a few taps from you to actually get it to open. The Share Extension has now had its morning coffee and will be ready to work with your first tap.

      After marking up a PDF, no marks could be printed. This has been fixed. No printer will hide any marks anymore.

      The app once again (yes, again) helps you easily share photos or videos taken while you’re in a meeting with a handy notification. So, whether you’re meeting in person or remotely, you can once again tap the + button in the top right of the app, select "Take a Photo or Video", and share content with your fellow meeting attendees with just a few taps.

      The Share Extension was acting a bit sluggish and would require a few taps from you to actually get it to open. The Share Extension has now had its morning coffee and will be ready to work with your first tap.

      After marking up a PDF, no marks could be printed. This has been fixed. No printer will hide any marks anymore


      All versions with complete history are available in my slightly longer blog post.

      Source: internal and Microsoft

      OneDrive – neue Versionen

      16. August 2020 Hinterlasse einen Kommentar

      neue OneDrive Version

      Noch ist der Sync Admin Report nicht erhältlich, also muss/kann/sollte man selbst nachsehen, denn es gibt es neue Versionen:

      Windows

      Insiders-Ring

      Pünktlich zum Wochenende hat Microsoft eine neue Insider-Version 20.143.0716.0003 veröffentlicht und wie immer gibt es keine zusätzliche Informationen darüber. Ich habe noch kleinere Probleme mit dem Abruf von Versions-Informationen im Datei-Eplorer, und da gab es eine Verbesserung. Microsoft arbeitet aber daran, dass Versions-Informationen immer abgerufen werden können.

      Production-Ring

      Hier wurde von der Version 20.134.0705.0006 auf 0008 gewechselt und diese wird derzeit ausgerollt.

      Verzögerter Kanal

      im verzögerten Kanal ( neuer Name für Enterprise-Ring) steht Version 20.114.0607.0002 zur Verfügung.


      Mac

      Insider-Ring

      Hier steht die Version 20.143.0716.0003 zur Verfügung.

      Production-Ring

      Wenn man die aktuelle Versionsnummer 20.134.0705.0008 mit der von Windows vergleicht, kann man erkennen, dass diese jetzt parallel laufen.

      Verzögerter Kanal

      Dort steht Version 20.114.0607.0002 zur Verfügung.


      Android

      Am 30.Juli hat Microsoft für Android  Geräte eine neue Version 6.9 zur Verfügung gestellt.
      Falls Ihr Gerät das unterstützt kann man mit dieser Version OneDrive so einrichten, das ies mit Ihrem Gesicht entsperrt wird.



      iOS

      Bei Apple gibt es jetzt Version 11.45.3 (Insiders erhalten 11.46)

      zur Version 11.45.3 gibt es zusätzliche Informationen:

      Mit der APP (ja, wieder) können Sie Fotos oder Videos, die Sie in einer Besprechung aufgenommen haben, mit einer praktischen Benachrichtigung problemlos freigeben. Unabhängig davon, ob Sie sich persönlich oder per Ferngespräch treffen, können Sie erneut auf die Schaltfläche + in der oberen rechten Ecke der APP tippen, "Foto oder Video aufnehmen" auswählen und Inhalte mit nur wenigen Klicks an andere Besprechungsteilnehmer weitergeben.

      Die Freigabe Erweiterung wirkte etwas träge und benötige einige Taps, um Sie tatsächlich öffnen zu lassen. Die Freigabe Erweiterung hat nun ihren morgendlichen Kaffee und ist bereit, mit Ihrem ersten Tap zu arbeiten.

      Nachdem Sie eine PDF-Datei markiert haben, konnten keine Marken gedruckt werden. Dieser Fehler wurde behoben. Kein Drucker blendet die Markierungen mehr aus.

      Mit der APP (ja, wieder) können Sie Fotos oder Videos, die Sie in einer Besprechung aufgenommen haben, mit einer praktischen Benachrichtigung problemlos freigeben. Unabhängig davon, ob Sie sich persönlich oder per Ferngespräch treffen, können Sie erneut auf die Schaltfläche + in der oberen rechten Ecke der APP tippen, "Foto oder Video aufnehmen" auswählen und Inhalte mit nur wenigen Klicks an andere Besprechungsteilnehmer weitergeben.

      Die Freigabe Erweiterung wirkte etwas träge und benötige einige Taps, um Sie tatsächlich öffnen zu lassen. Die Freigabe Erweiterung hat nun ihren morgendlichen Kaffee und ist bereit, mit Ihrem ersten Tap zu arbeiten.

      Nachdem Sie eine PDF-Datei markiert haben, konnten keine Marken gedruckt werden. Dieser Fehler wurde behoben. Kein Drucker blendet die Markierungen mehr aus.


      Alle Versionen mit kompletter Historie erhalten Sie in meinem etwas längeren Blog Post.

      Quelle: intern und Microsoft

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