Archive for the ‘SharePoint Online’ Category

Naming Convention in Explorer with the Next Generation Sync Client

12. Oktober 2016 2 Kommentare

Syncing to OneDrive, OneDrive for Business, team sites, groups and Shared with me data with the Next Generation Sync Client

If you use the Preview Version of the Next Generation Sync Client, you also should be familiar with the Naming Convention in the Windows Explorer. All pictures are made with the Preview Version 17.3.6642.0922 of the NGSC. (If you want to install this version, read here)

But you must note, that all changes, you will do in Office 365, like renaming the tenant name or team sites or Groups do not reflect in the Windows Explorer. Microsoft needs to improve. But as mentioned, it’s a preview.

Keep in mind:

OneDrive (Personal) is represented in the notification area with a white cloud symbol, all other (OneDrive for Business, Teamsites, Groups and Shared with Me) are represented with a blue cloud symbol. Many of you will only see two cloud symbols. And if you sync data with the old Groove client, you will have another blue cloud symbol. There is an easy way to look, which cloud symbol belongs to which sync client. You may read here.

With the the Next Generation Sync Client you may sync files with one(!) OneDrive (Personal), but also with data from an Office 365 tenant. Additional you may, if the admins allow that, sync data to other tenants. So for each tenant you will have at least one blue cloud symbol.

So lets go into deep for the naming convention:


This is for all synced data with OneDrive for Business

With OneDrive (Personal) the tenant name is replaced with the word “Personal”

Tenant-Name if you have only the tenant name you see inside all synced data form team sites, Groups and data “Shared with me

the next picture will show an example:

Two Tenants and one OneDrive (Personal) 1) OneDrive (Personal)

2) OneDrive for Business Tenant Hbsoft

3) OneDrive for Business Tenant BitTitan

4) Team-Sites, Groups und Shared with me data form the Tenant Hbsoft

If you drill down number 4…

Teamsites, Groups and Shared with Me synced data folder structure at this time, you do not see, where the data comes from.

Finance: Team-Website

Group Marketing: Group
(I have given this group name “Group Marketing” during the creating process, but normally users will not do that!)

Julian Versuch… : Shared with me synced data (from User Julian Versuch)

Marketing I: Team Website


If you change f.e. the Name of a group or a Team-Website, there is no reflection in the Explorer. As an workaround you have to “unlink this PC” or “End of Sync” , delete the data on your local machine and start the sync process again. And I know, that’s not a practical solution, if you have a lot of data. But let’s give Microsoft a change until the global availability of the final version.

Namenskonvention im Explorer mit dem Next Generation Sync Client

12. Oktober 2016 4 Kommentare

Synchronisation zu OneDrive, OneDrive for Business, Team-Seiten,Gruppen und mit mir geteilte Dateien mit dem Next Generation Sync Client

Wer schon mit der Preview des Next Generation Sync Client arbeitet, muss sich auch mit der Namenkonvention im Explorer vertraut machen. Die nachstehenden Abbildungen und Beschreibungen beziehen sich auf die Preview Version 17.3.6642.0922 des Next Generation Sync Clients (Installation habe ich hier beschrieben)

Grundsätzlich ist es so, dass Änderungen an Namen in Gruppen, Team- Websites oder direkt am Tenant keine Änderungen bei der Synchronisation hervorrufen. Hier muss Microsoft noch nachbessern. Aber es ist ja noch eine PreView

Zu Erinnerung:
OneDrive (Personal) wird Benachrichtigungsbereich durch ein weißes, alle anderen (OneDrive for Business, Team Websiten, Gruppen) durch ein blaues Wolkensymbol dargestellt. Die meisten werden also nur zwei Symbole sehen. Wer noch den mit dem alten Groove-Client synchronisiert, der übrigens auch ein blaues Wolkensymbol repräsentiert wird, kann mit einer einfachen Methode feststellen, welchen Client er benutzt, Das habe ich hier beschrieben.

Der Next Generation Sync Client ist aber in der Lage, nicht nur Dateien (eines!) OneDrive (Personal) und die Dateien eines Tenant zu synchronisieren, sondern (vor allem Consultants) können, sofern von der Administration erlaubt, weitere Tanants synchronisieren.

Grundsätzlich für die Namenskonvention:


Die gilt für synchronisierte Dateien in OneDrive for Business.
Bei OneDrive (Personal)  ist der Tenant-Name durch “Personal” ersetzt
Tenant-Name Hier werden für diesen Tenant die ausgewählten Dokumente von Team-Sites, Groups und mit mir geteilte Dokumente angezeigt

im Explorer sieh es dann so aus:

Zwei Tenants und ein OneDrive Personal 1) OneDrive (Personal)

2) OneDrive for Business Tenant Hbsoft

3) OneDrive for Business Tenant BitTitan

4) Team-Sites, Gruppen und mit mir geteilte Dateien des Tenant Hbsoft

Öffnet man Nummer 4…

Teamseiten, Gruppen und mit mir geteilte Dateien man kann (derzeit?) nicht erkennen, woher der Inhalt der Ordner stammt.

Finance: Team-Webseite

Group Marketing: Gruppe
(Ich habe beim Erstellen der Gruppe den Namen “Group Marketing” gewählt, was von den Benutzern jedoch nicht getan wird!)

Julian Versuch… : mit mir geteilte Dateien (vom Benutzer Julian Versuch)

Marketing I: Team Webseite

Sollten also Namensänderungen durchgeführt worden sein, so muss derzeit der Bereich in den Einstellungen “mit Synchronisierung beenden”  von der Synchronisierung ausgeschlossen werden, dann den Ordner mit Inhalt gelöscht werden und die Synchronisierung wieder über die Website ausgelöst werden. Dass das bei großer Dateianzahl nicht praktikabel ist,muss ich Microsoft bis zur globalen Verfügbarkeit noch etwas einfallen lassen.

OneDrive for Business | Sessions from Ignite 2016

29. September 2016 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

You are interested on the latest Microsoft News from Ignite Conference at Atlanta of OneDrive for Business, OneDrive and the Next Generation Sync Client?

Here are all recorded Session (bookmark this side, I will add more sessions, when available)

Session number Session Title PowerPoint Slides

Learn how SharePoint is reinventing content collaboration: vision and roadmap updates

BRK2119 Understand the sync and desktop integration options for OneDrive and SharePoint Download

Explore OneDrive for Business key features and roadmap


Drive productivity with OneDrive and SharePoint file collaboration


Deploy the new OneDrive sync client –
a practical guide




BRK1025 Jeff Teeper

Learn how SharePoint is reinventing content collaboration: vision and roadmap updates

Learn how SharePoint is reinventing content collaboration: vision and roadmap updates


BKK2119 Jason More

Understand the sync and desktop integration options for OneDrive and SharePoint

Understand the sync and desktop integration options for OneDrive and SharePoint


BRK2118 Reuben Krippner

Explore OneDrive for Business key features and roadmap

Explore OneDrive for Business key features and roadmap


BRK1011 Reuben Krippner, Douglas Pearce

Drive productivity with OneDrive and SharePoint file collaboration

Drive productivity with OneDrive and SharePoint file collaboration


BRK3081 Tony East, Patricia Hendricks

Deploy the new OneDrive sync client – a practical guide

Deploy the new OneDrive sync client – a practical guide

Next Generation Sync Client | Sync to all doc libraries in Office 365

27. September 2016 10 Kommentare

The Preview version of the Next Generation Sync Clientsyncs to all document libraries in Office 365

it took a long time. But on the first day of the Ignite conference in Atlanta, Microsoft has published a Preview version of the Next Generation Sync Client (NGSC). Now you may sync all document libraries in Office 365 to your local machine. The days of the old OneDrive for Business client called “Groove.exe) are counted.

NGSC Version 17.3.6642.0922

The Next Generation Sync client version number of the Preview is  17.3.6642.0922

First, here is the Link of all News, which are arrived and will come in the next weeks and month. Inside this article, you will find another Link, that directly points to the instructions. Please read them carefully and also the known issues, before you start the installation. And do the installation one point after the other.

I myself have had problems with Windows 8.1 and IE11 as a browser. Initiate with Google Chrome (53.0.2785.116) solved the issue. With OS Windows 10 and Edge as a browser I have had no issues so far, syncing team sites and document libraries of groups.

Also you may watch the video of Reuben Krippner,Microsoft Director Management for OneDrive, what will come now and the near future.

SharePoint Online Sync Preview

Why Preview?

The Setup of the preview version of the Next Generation Sync client does not install one registry key, this must be done manually. In the final version you will not do this anymore.

one more registry entry


Under the reg key section [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\OneDrive] you have to insert a new Key "TeamSiteSyncPreview"=dword:0000000 , but there is also a download for the Key.

first Sync a) for Team sites b) OneDrive for Business

You see the different Arrows for starting the first sync: The yellow arrow shows, that you start the syncing for OneDrive Personal and OneDrive for Business from the client.

The blue arrow shows, that you have to go to the time site or Group and initiate the sync from there. That’s the same procedure, we know with the old “Groove” client. The different with the NGSC is, that now you have the choice to select folders for selective sync.

So I have done to sync two team sites in Office 365 and if I open my explorer, you see the result:

Explorer view of OneDrive for Business 1) Synced folder and files from  OneDrive for Business

Synced folder and files from team site Finance

3) Synced folder and files from team site Marketing

4) Synced folder and files from 
OneDrive for Business
(additional Tenant)

it's a preview So you see here , that’s a preview. The German words in the translation are still too long


Finally Microsoft has managed, to publish this preview. You have to do install it manually and with your own risk. We will see during the next days and weeks, where we we will have issues.

Next Generation Sync Client | Kompletter Zugriff zu Office 365

26. September 2016 11 Kommentare

Next Generation Sync Client (Preview); Zugriff zu allen Dokument-Bibliotheken

Es hat lange gedauert. Aber am ersten Tag der Ignite in Atlanta hat Microsoft die Verfügbarkeit einer Preview Version des Next Generation Sync Client veröffentlicht, mit der es jetzt möglich ist, alle Dokumenten-Bibliotheken in Office 365 zu synchronisieren. Damit sind zumindest für die Cloud-Version die Tage des alten Groove-Client gezählt.

Next Generation Sync Client  (PreView) , 17.3.6642.0922

Die Preview des Next Generation Sync Client hat die Nummer 17.3.6642.0922

Zuerst einmal zum Link der englischsprachigen Website, die die Installation beschreibt. Dies ist zuerst eine Übersicht und weiter unten kommt der nächste Link, der dann zur Installation führt.  Diese Installation-Beschreibung bitte Punkt für Punkt abarbeiten, dann kann es klappen.

Ich hatte Probleme mit Windows 8.1 und dem Internet Explorer 11. Synchronisation mit Google Chrom (53.0.2785.116) funktionierte unter Windows 8.1

Die Beschreibung ist für Windows 10 ausgelegt und mit Edge funktionierte die Initiierung der Synchronisation einer Team-Site in Office 365.

Wer es gerne als Video haben möchte. Reuben Krippner, Microsoft Director Management for OneDrive, erklärt es hier in 14 Minuten (englisch)


SharePoint Online Sync Preview

Warum Preview?

Nun, außer der Installation der Preview muss auch noch die Registry bearbeitet werden. Und diese manuelle Schritt wird mit der finalen Version nicht mehr notwendig sein.

Registry-Eintrag für den NGSC ist notwendig in der PreView  17.3.6642.0922

Unter dem Schlüssel [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\OneDrive] muss ein neuer Eintrag "TeamSiteSyncPreview"=dword:00000001 hinzugefügt werden, aber der Schlüssel wird ebenfalls zum Download angeboten.


Initiierung a) aus der Cloud, b) vom Client

Der gelbe Pfeil zeigt uns, das die Initiierung für OneDrive (Personal) als auch für OneDrive for Business (“MySite”) die Initiierung der Synchronisation auf dem Client vorgenommen werden muss.  Der blaue Pfeil für SharePoint Online Teamsites und Groups muss die Initiierung wie gewohnt von der jeweiligen Website vorgenommen werden. Jetzt können aber die Ordner ausgewählt werden, die synchronisiert werden.

Nachdem ich probeweise zwei Team-Sites in Office 365 synchronisiert habe, sieht das Ergebnis im Explorer so aus:

Explorer-Ansicht 1) Synchronisierte Ordner und Dateien von OneDrive for Business

2) Synchronisierte Ordner und Dateien zur Teamsite Finance

3) Synchronisierte Ordner und Dateien zur Teamsite Marketing

4) synchronisierte Ordner und Dateien zu OneDrive for Business (zusätzlicher Tenant)

Anpassung der deutschen Sprache noch nicht erfolgt es handelt sich noch um eine Preview, die deutsche Namen sind einfach länger


ENDLICH hat es Microsoft geschafft, zumindest eine Preview für den Zugriff zur Verfügung zu stellen. Die Inbetriebnahme erfordert jedoch noch manuelle Eingriffe und geschieht auf eigenes Risiko. Der Alltagstest wird zeigen, wo noch Probleme auftreten. Und alle, die keine onPremise Server von SharePoint haben, können daran gehen, einen Termin zu suchen, an dem wir die Groove.exe beerdigen.

Next Generation Sync Client : Upload Pending error

20. September 2016 Hinterlasse einen Kommentar

Office Upload Pedning error If you open a word document directly from a synced client folder (synced with OneDrive for Business with the Next Generation Sync client) you may receive the following Upload Pending error

This could happen after a new installation of Office or a defect entry in the Credential Manager. (see below at the end of this blog post)

As you know, for Office documents and collaboration, there is still a cache for all Office documents. Also if you use the Next generation sync client.

Depending of your Office version, you find the access database CentralTable.accdb

Office 2013 C:\Users\<User>\AppData\Local\Microsoft\Office\15.0\OfficeFileCache
Office 2016 C:\Users\<User>\AppData\Local\Microsoft\Office\16.0\OfficeFileCache

First, You should look to an application called Microsoft Office Upload Center and under Settings, look if there is a marker “Delete files from Office Document Cache when they are closed”

Microsoft Office Uplad Center

If Office is not connected to your services, then the error occurs. You may disable it, but there is a better way:

In Word goto “File” and select account:

Word: Connected to Connected Services

You see, there are no connected devices.  You also may see a sign in button

Word: Not connected to Connected Services

So now you may bring your Office applications directly together to your connected Services. Press Sign in:

The well know Sign in Dialog appears:

SignIn Process

SignIn Process SignIn Process: Work or  Personal Account

And after the end of the Sign In process your local installed Office applications are connected to Office 365 Services

Word: Connected to Office 365 Services

As mentioned before, sometimes The credential Manager has the wrong credentials (or an error) and you have to delete the Office applications stored credentials, before run the steps described above.

So here a picture of the Credential manager:

Credetial Manager

Alternative you may open a command prompt (CMD) an use “cmdkey /list”

Command prompt: List of all credentials

After you have done the steps above, you should not get the error again.


Delete your Office Document cache
Office Document Cache settings
Use Office 2016 to sync Office files that I open

Freigaben in OneDrive for Business | externe Benutzer

27. August 2016 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Ein Kollege hat mich gefragt:

Ich würde gerne Bilder auf meinen OneDrive for Business auslagern.

Kann ich Bilder so freigeben, als hätte ich sie auch einen Webserver gelegt?
Ich vermute nein, denn alle Freigabelinks auch die ohne Account funktionieren nicht.

Die Antwort ist JEIN

Microsoft hat am 15. August für OneDrive for Business und SharePoint Online  “Default Links for Sharing”  freigegeben, das mittlerweile jeden Tenant bis zum Monatsende erreicht haben sollte.

Damit kann der Administrator die Standardlink-Typ umstellen, den der einzelne Benutzer für die Freigabe erhält. Das wie wird hier erklärt.

Bei mir sieht das dann so aus:

Office 365: Admin Center: SharePoint: Freigabe

und in meinem OneDrive for Business kann ich jetzt mit drei Klicks einen Link auf eine Datei erzeugen, bei dem der Empfänger sich nicht authentifizieren muss:

  1. Datei auswählen und selektieren
  2. Link Abrufen
  3. Dropdown-Box anklicken und “…. keine Anmeldung erforderlich” auswählen

Feigeben einer einzelnen  Datei

Der Nachteil, und jetzt kommen wir zum Nein:
Das funktioniert nur mit einer einzelnen Datei Trauriges Smiley.  Wenn man einen Ordner auswählt, den man mit seinem Inhalt freigeben möchte, dann fehlen die die zwei letzten Einträge (… ohne Anmeldung)

Freigeben einer einzelnen Datei

Für ein paar Bilder wäre das ja nicht der Aufwand. Aber bei einer größeren Anzahl wird das doch viel zu aufwendig.

%d Bloggern gefällt das: