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OneDrive | Add to OneDrive global available
Our American friends make it easy for themselves. They write "Add to OneDrive", but it should actually be called "Add Shortcut to My Files". Whatever. This feature has been available globally since December 2, 2020. See Ankita Kirti’s blog post.
Now everyone can use this function. Also the temporary locked function, the ‚Synchronization of a folder shared with me‘ is now possible again.
Once again the differences:
who sent me the Sharing?
| Add shortcut to My Files | Synchronization | |
| External user | No | Yes |
| Internal user | Yes | Yes |
I have several devices. Does this affect the devices?
| Add shortcut to My Files |
When we add a shortcut in the browser, it will be displayed in all my devices. Even on mobile devices like iPhone and Android. A resolution (remove the shortcut from "My files") is also done on all my devices. The files are also automatically removed from all devices. |
| Synchronization | Only affects the device on which I set up synchronization. Other devices are not affected |
You can read the details in my former blog post.
OneDrive | Verknüpfung zu Meine Dateien global verfügbar
Unsere amerikanischen Freunde machen es sich einfach. Sie schreiben “Add to OneDrive”, aber es müsste eigentlich “Add Shortcut to My Files” heissen. Wie auch immer. Seit dem 2.12.2020 ist diese Funktion global verfügbar. Siehe Ankita Kirti’s Blog Post in englischer Sprache.
Damit kann jetzt jeder diese Funktion benutzen. Auch die temporär gesperrte Funktion, die ‘Synchronisation eines mit mir geteilten Ordners’ ist jetzt wieder möglich.
Noch einmal die Unterschiede:
wer hat mir eine Freigabe gesendet?
| Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen | Synchronisation | |
| Externer Benutzer | Nein | Ja |
| Interner Benutzer | Ja | Ja |
Ich habe mehrere Geräte. Wirkt sich das auf die Geräte aus?
| Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen | Wenn wir im Browser einen Verknüpfung hinzufügen, wird dies in allen meinen Geräten angezeigt. Auch auf mobilen Geräte wie iPhone und Android.
Ein Auflösung (Verknüpfung aus “Meine Dateien” entfernen) erfolgt ebenfalls auf allen meinen Geräten. Die Dateien werden auch automatisch von allen Geräten entfernt. |
| Synchronisation | Wirkt sich nur auf dem Gerät aus, an dem ich die Synchronisation einrichte. Andere Geräte werden damit nicht betroffen |
Im Einzelnen kann man das in meinem früheren Blog Post nachlesen.
OneDrive | Update: Exclude specific kinds of files from being uploaded
[Supplement 23.11.2020]
This is a post to a blog post from 11/16/20. Please read here first
Documentation
The Microsoft documentation on Group Policy "Exclude certain file types from uploading" is partly incorrect and incomplete.
Incorrect:
The registry key is incorrect
Missing information:
currently no Office formats are supported. I have only tested this with docx, xlsx and pptx. Microsoft has informed me that the documentation will be adapted.
In the wildcard description only the asterisk [*] is described. But also the question mark [?] works.
Examples:
| In the group policy are stored: | Files | Synchronization |
| Try.* | Tryt | Blocked |
| Try.mdb | Blocked | |
| Try.docx | Synchronized | |
| Try.xlsx | Synchronized | |
| *Exclude*.txt | A Exclude Textfile.txt | Blocked |
| A Exclude Textfile.mdb | Synchronized | |
| A Exclude Textfile.docx | Synchronized | |
| TestEx??*.txt | TestEx12.txt | Blocked |
| TestEx13.txt | Blocked | |
| TestEx4.txt | Blocked | |
| TextEx56 Try.pptx | Synchronized |
Where does this Group Policy work?
This is a computer group policy. Currently, this Group Policy applies to all synchronized areas:
- OneDrive Personal
- OneDrive for Business
- SharePoint document libraries
- Local synchronization of files "shared with me”
- Synchronization of "Add to OneDrive" files
Existing files will still be synchronized. Only new files are scanned.
Workaround:
The user can switch to the browser and upload the file manually. Afterwards, this file will also be synchronized. So it is clear that this Group Policy cannot be used as a security feature!
Exclusion:
an exclusion on folder level is not possible.
View
The user does not (yet) get a display which names and wildcards have been created. He has no possibility to read out these parameters.
OneDrive | Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus
[Nachtrag 23.11.2020]
Dies ist ein Nachtrag zu einem Blog Post vom 16.11.20. Bitte zuerst hier lesen
Dokumentation
Die Microsoft Dokumentation zur Gruppenrichtlinie “Bestimmte Dateitypen vom Hochladen ausschliessen” ist zum Teil falsch und nicht vollständig.
Falsch:
Der Name der Gruppenrichtlinie ist ebenfalls falsch. In der dazugehörenden ADML heißt die Gruppenrichtlinie “Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus”.
Der Registrierungsschlüssel ist falsch
Fehlende Angaben:
derzeit werden keine Office-Formate unterstützt. Ich hatte das bisher nur mit docx, xlsx und pptx getestet. Microsoft hat mir zu verstehen gegeben, dass die Dokumentation angepasst wird.
Bei den Wildcard beschreibung wird nur das Sternchen [*] beschrieben. Aber auch das Fragezeichen [?] funktioniert.
Beispiele:
| In der Gruppenrichtlinie werden hinterlegt: | Datei | Synchronisation |
| Versuch.* | Versuch.txt | Geblockt |
| Versuch.mdb | Geblockt | |
| Versuch.docx | Synchronisiert | |
| Versuch.xlsx | Synchronisiert | |
| *Exclude*.txt | Ein Exclude Textfile.txt | Geblockt |
| Ein Exclude Textfile.mdb | Synchronisiert | |
| Ein Exclude Textfile.docx | Synchronisiert | |
| TestEx??*.txt | TestEx12.txt | Geblockt |
| TestEx13.txt | Geblockt | |
| TestEx4.txt | Geblockt | |
| TextEx56 Try.pptx | Synchronisiert |
Wo wirkt die Gruppenrichtlinie?
Es handelt sich um eine Computergruppenrichtlinie. Derzeit wirkt diese Gruppenrichtlinie auf allen synchronisierten Bereichen:
- OneDrive Personal
- OneDrive for Business
- SharePoint Document libraries
- Lokale Synchronisation von “mit mir geteilter” Dateien
- Synchronisation von “Hinzufügen zu OneDrive” Dateien
Vorhandene Dateien werden weiterhin synchronisiert. Nur neue Dateien werden untersucht.
- Umgehung:
Der Benutzer kann in den Browser wechseln und die Datei manuel hochladen. Danach wird diese Datei auch synchronisiert. Damit ist klar, dass diese Gruppenrichtlinie nicht als Sicherheitsfeature verwendet werden kann!
Ausschluss:
ein Ausschluß auf Ordner-Ebene ist nicht möglich.
Ansicht
Der Benutzer bekommt (bisher) keine Anzeige, welche Namen und Wildcards angelegt worden sind. Er hat keine Möglichkeit, diese Parameter auszulesen.
OneDrive: Neue Versionen verfügbar – New Versions available
At the moment the OneDrive versions are a bit hot. So five versions were released within a very short time.
This has to do with problems when rolling out new functions (adding a shortcut to "My Files", blocking the functionality Shared with Me and synchronization and the change from classic to new versions of SharePoint Online.
Currently valid versions
| Windows | |
| 20.189.0920.0006 | Insider Version |
| 20.169.0823.0008 | Reseased Version Production Ring |
| 20.114.0607.0002 | Released Version verzögerter Ring |
| Mac | |
| 20.169.0823.0003 | Released Version Production Ring |
| 20.114.0607.0002 | Released Version Verzögerter Ring |
| iOS | |
| 11.49 | Released Version |
| Android | |
| 6.13 | Released Version |
Articles about affected versions:
OneDrive for Business – Add to OneDrive
OneDrive for Business: Shared with Me – Error message
possibly locked (and originally described here):
OneDrive for Business | Local Sync of ‘Shared with me’ files
OneDrive | Sync Shared with me files
OneDrive Basics 08
Zur Zeit geht es bei den OneDrive Versionen etwas heiss her. So wurden innerhalb kürzester Zeit fünf Versionen veröffentlicht.
Dahat mit Problemen beim Ausrollen von neuer Funktionen (Verknüpfung zu Meine Daten” hinzufügen , Sperrung der Funktionalität Shared with Me und Synchronisation und der Umstellung von classic- zu Neuen Versionen bei SharePoint Online zu tun.
Derzeit gültige Versionen
| Windows | |
| 20.189.0920.0006 | Insider Version |
| 20.169.0823.0008 | Reseased Version Production Ring |
| 20.114.0607.0002 | Released Version verzögerter Ring |
| Mac | |
| 20.169.0823.0003 | Released Version Production Ring |
| 20.114.0607.0002 | Released Version Verzögerter Ring |
| iOS | |
| 11.49 | Released Version |
| Android | |
| 6.13 | Released Version |
Artikel zu betroffenen Versionen:
OneDrive for Business – Zu OneDrive hinzufügen
OneDrive for Business: Shared with Me – Error message
möglicherweise gesperrt (und hier ursprünglich beschrieben):
OneDrive | mit mir geteilte Dateien im Explorer anzeigen
OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren
Grundlagen OneDrive 08
Microsoft 365 virtual Cafe – OneDrive Sync Neuheiten
Am Mittwoch 21.10.2010 macht Mr.OneDrive Station auf seiner World-Online-Community Tour im Microsoft 365 virtuellen Cafe.
Auf der Agenda steht:
- OneDrive Sync und Neuheiten
- Die unterschiedlichen Sync Methoden
- Request Files
- Sharing
- Add to OneDrive
- Move and Keep Sharing
- Get Link to PowerPoint Slide
- Open in Review Mode for Word on the Web
- Block downloads
- Alte und neue Gruppenrichtlinien
- OneDrive und VDI
- Sync Admin Report
- …
| Termin | Mittwoch, 21.10.2020 |
| Uhrzeit | 19:00 – 21:00 Uhr |
| Sprache | deutsch |
| Teilnahme | kostenlos |
| Anmeldung | meetu.ps/e/Jr1q6/FhVLn/a |
| Durchführung | Online |
| Fragen | kann man jetzt schon stellen |
Sieht man sich dort?
OneDrive for Business: Shared with Me – Error message
[Update 02.12.2020]
Mit der globalen Verfügbarkeit von “Add to OneDrive” hat Microsoft die temporär gesperrte Funktion wieder entsperrt.
Diese Fehlermeldung bekommn Sie zu sehen, wenn Sie einen mit Ihnen geteilten Ordner auf Ihr Gerät synchronisieren wollen.
Zuerst, es liegt nicht an Ihnen.
Microsoft implementiert derzeit “Eine Verknüpfung zu meinem OneDrive hinzufügen”. Dies habe ich hier schon beschrieben.
Um den Problemen aus dem Weg zu gehen, hat Microsoft die alte Funktion zeitweise deaktiviert. Sie wird aber wieder aktiviert werden, aber ich weiss nicht, wann diese Funktion wieder aktiviert wird. Es gibt keinen Workaround, ausser das Sie mit dem Web- Browser arbeiten müssen. Sie können aber die Synchronisation später nachholen!
[Update 02.12.2020]
With the global availability of "Add to OneDrive", Microsoft has unlocked the temporarily locked function again.
You will get this error message if you try to synchronize a shared folder to your device.
First of all, it is not up to you.
Microsoft is currently implementing "Add a shortcut to my OneDrive". I have already described this here.
To avoid the problems, Microsoft has temporarily disabled the old feature. But it will be reactivated, but I don’t know when this feature will be activated again. There is no workaround, except that you have to work with the web browser. But you can do the synchronization later!
OneDrive for Business – Add to OneDrive | Problems
In my Microsoft 365 Tenant I now can use the function "Add shortcut to my files" in OneDrive. Microsoft also calls it "Add to OneDrive". Add shortcut to My files. And if you leave out "shortcut" and replace "My Files" with OneDrive, it hits the nail on the head.
First the links to several blog posts of mine, which deals with the problem of including "Documents shared with me". You should read it before, because then the difference in this article will be easier. This also in the background, because this functionality is not yet available at the beginning of October 2020. After consultation with the product group it is only 5% worldwide
Synchronize links to articles "Files shared with me":
OneDrive | Sync Shared with me files
These are still valid, because cross-tenant synchronization in the new way is not (yet) supported. They were on the table at the beginning of the new synchronization, but were discarded at first.
So this means:
| Origin | Implementation |
| from external |
exclusively by synchronizing a folder via |
| from internal |
the user has the choice:
|
User A (Sender here Hans.Brender)
A user from my organization (user A) wants to share a folder (Folder A2) with others. He does this as usual. He shares the folder with one or more employees. To use the function "Add shortcut to my files", it must be a folder. Just one single file is not enough. What you put into the folder (more folders, one or more files) does not matter.
Now let’s look at User B (recipient Julian.attempt)
User B calls up the web interface of his OneDrive and switches to the "Shared" area and then "Shared with me". The folder is selected
Then there are two ways to execute the function "Add shortcut to My files”
1. from the horizontal menu
2. press the new icon, directly in the selected folder
depending on the number of files it takes a few seconds, then there are
3. success or error message
4. since the folder is still selected, the unlinking is also displayed.
and if we then click on My files, the following picture results…
5. the folder now has its own icon
6. the owner is displayed
and when we switch to the Windows File Explorer…
you can see that the folder of user A (Hans.Brender) is also shown in the OneDrive folder of user B (Julian.Versuch). With the right mouse button you can also remove the folder (remove the shortcut from "My Files", but this only works with OneDrive version 20.174.0830.0002 or higher)
Note:
When removing, the folders and files are also removed from synchronization and the user should name several devices, on all devices. This is the main difference to the old synchronization. There you have to stop synchronization via OneDrive Sync Client (Account Properties – Stop synchronization). Then select the folder in the Windows File Explorer and delete "manually". Make sure that the synchronization has been stopped, recognizable by the missing sync status of the folders and files.
If the sender removes the rights, the folder remains, but the subfolders and files are removed
and now to another scenario:
Here, user A, who also has access to the document library C, shares a folder (Folder D3) including subfolders and files with user B.
The procedure is absolutely identical. In the Windows File Explorer of user B (Julian Versuch) it looks like this:
everything good?
Yes and no. On my blog, many visitors search for "show files shared with me in Explorer". Everything described above could be done already. 
1. these are all files ‘shared with me’ that I have synched
2. these are SharePoint libraries that I have synchronized locally
 |
These are the libraries in the sync client view, but here are a few more, including the external ones, but listed separately above. And now to the possible errors that can occur. Because, as you can see in the picture above, if a folder is shared by the user, where folders below it have already been synchronized, an error will occur. |
 |
This is because double synchronization is not supported. Would take up space and makes no sense for other reasons. Microsoft is still working on the error message. |
Summary
Adding folders and the files they contain is only one click away. However, this must be done in the OneDrive web interface. Adding and removing is done on all devices and can also be done from the File Explorer. The "old" synchronization of folders shared with me and the files they contain must also be done in the OneDrive web interface, but is limited to that device. Removal must be done from the OneDrive Sync Client interface, involves several steps including manual deletion, and must be done separately for multiple devices.
This results in different scenarios.
Here my +- list:
++ works (synced) with several devices at the same time.
++ easy add and undo (and delete local content).
- only for internal users of the organization.
++ remove synced works in Windows File Explorer only from 20.174.0830.0002
+ Folder name can be changed, effect only on the receiver, not on the sender
- Insufficient display in Windows Explorer (only the folder name is shown), this is a bit irritating because you don’t know where the file comes from. But you have to jump to the web interface of OneDrive.
OneDrive for Business – Zu OneDrive hinzufügen | Probleme
In meinem Microsoft 365 Tenant kann ich jetzt in OneDrive die Funktion Verknüpfung zu “Meine Dateien” hinzufügen ausführen.Microsoft spricht dabei auch “Zu OneDrive hinzufügen”. im englischen ist es ein bisschen einfacher. Add shortcut to My files. Und wenn man “shortcut” wegläßt und “My Files” mit OneDrive ersetzt, dann trifft es den Nagel auf den Kopf.
Als erstes der Verweise zu diverse Blog Post von mir, die mit der Problematik des Einbindens von “Mit mir geteilten Dokumenten” eingeht. Diese sollte mal vorher lesen, weil dann der Unterschied in diesesm Artikel leichter fällt. Dies auch im Hintergrund, weil diese Funktionalität am Anfang Oktober 2020 noch nicht vorfinden. Nach Rücksprache mit der Produktgruppe sind es weltweit erst 5%
Verweise zu Artikeln “Mit mir geteilte” Dateien synchronisieren:
OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren
Diese haben nach wie vor Gültigkeit, weil Cross-Tenant Synchronisation auf die neue Art (noch) nicht unterstützt wid. Man hat bei Beginn der neuen Synchronisierung auf dem Tisch gehabt, aber es zuerst einmal verworfen.
Bedeutet also:
| Herkunft | Implentierung |
| von extern | ausschließlich über das Synchronisieren eines Ordners via mit mir geteilte Daten synchronisieren |
| von intern |
der Benutzer hat die Wahl:
|
Benutzer A (Sender hier Hans.Brender)
Ein Benutzer aus meiner Organisation (Benutzer A) möchte einen Ordner (Folder A2) mit anderen teilen. Das erledigt er wie gehabt. Er teilt den Ordner mit einem oder mehreren Mitarbeitern. Um die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen” zu benutzen, muss es ein Ordner sein. Nur eine einzelne Datei reicht nicht aus. Was Sie in den Ordner packen (weitere Ordner, ein oder mehrere Dateien) ist egal.
Betrachten wir jetzt den Benutzer B (Empfänger Julian.Versuch)
Der Benutzer B ruft die Weboberfläche seines OneDrive auf und wechselt dort in den Bereich “Geteilt” und dort dann “Mit ihnen geteilt”. Der Ordner wird selektiert
Dann gibt es zwei Möglichkeiten die Funktion “Verknüpfung zu ‘Meine Dateien’ hinzufügen” auszuführen
1. Aus dem horizontalen Menü
2. Druck auf das neue Symbol, direkt im selektierten Ordner.
je nach Anzahl der Dateien dauert es ein paar Sekunden, dann gibt es
3. Erfolgs- oder Fehlermeldung
4. Da der Ordner noch selektiert ist, wird auch die Aufhebung der Verknüpfung angezeigt.
und wenn wir dann auf eigene Dateien klicken, ergibt sich folgendes Bild
5. Der Ordner hat jetzt ein eigenes Symbol bekommen
6. Der Besitzer wird angezeigt
und wenn wir in den Windows File Explorer wechseln…
kann man sehen, dass der Ordner von Benutzer A (Hans.Brender) auch im OneDrive Ordner von Benutzer B (Julian.Versuch) angezeigt wird. Mit der rechten Maustaste aucf den Ordner kann dieser auch wieder entfernt werden (Verknüpfung aus “Meine Dateien” entfernen, was aber erst ab OneDrive Version 20.174.0830.0002 funktioniert)
Anmerkung:
Beim Entfernen werden die Ordner und Dateien auch aus der Synchronisation herausgenommen und sollte der Benutzer mehrere Geräte sein eigen nennen, auf allen Geräten. Das ist der wesentlich Unterschied zur alten Synchronisation. Dort muss man die Synchronisation über den OneDrive Sync Client (Eigenschaften Konto – Synchronisation beeenden). Danach im Windows Datei Explorer den Ordner selektieren und “manuell” löschen. Achten Sie darauf, dass die Synchronisation auch gestopt wurde, erkennbar an den fehlenden Sync-Status bei den Ordnern und Dateien.
Entfernt der Sender die Rechte, bleibt der Ordner bestehen, die Unterordner und Dateien werden jedoch entfernt
und jetzt zu einem weiteren Szenario:
Hier teilt Benutzer A, welcher auch Zugriff auf die Dokument Bibliothek C hat, einen Ordner (Folder D3) samt Unterordner und Dateien mit dem Benutzer B.
Die Vorghensweise ist absolut identisch. Im Windows Datei Explorer des Benutzer B (Julian Versuch) sieht es dann so aus:
alles gut?
Ja und Nein. Auf meinem Blog suchen die viele Besucher nach “mit mir geteilte Dateien im Explorer anzeigen”. Alles was oben beschrieben wurde konnte man ja schon durchführen.
1. Das sind alles mit mir geteilte Dateien, die ich synchronisiert habe
2. Das sind SharePoint-Bibliotheken, die ich lokal synchronisiert habe.
 |
Das sind die Bibliotheken in der Ansicht des Sync-Clients, wobei hier ein paar mehr sind, nämlich auch die externen, die oben aber seperat aufgeführt sind.
Und jetzt zu den möglichen Fehler, die auftreten können. Denn, wie im obigen Bild erkennbar, ein Ordner vom Benutzer geteilt wird, wo darunter liegende Ordner bereits synchronisiert wurde kommt es zum Fehler. |
 |
Denn doppelte Synchronisation wird nicht unterstützt. Würde ja auch Platz wegnehmen und macht auch aus anderen Gründen keinen Sinn.
An der Fehlermeldung arbeitet Microsoft noch. |
Zusammenfassung
Das Hinzufügen von Ordnern und den darin enthaltenen Dateien ist nur ein Klick entfernt. Allerdings muss das in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden. Das Hinzufügen und Wegnehmen passiert auf allen Geräten und das Wegnehmen kann auch aus dem Datei-Explorer durchgefürt werden. Das “alte” Synchronisieren von mit mir geteilten Ordnern und den darin enthaltenen Dateien muss gleichfalls in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden, ist allerdings nur auf diesem Gerät beschränkt. Die Wegnahme muss über die Oberfläche des OneDrive Sync Client durchgefürhrt werden, beinhaltet mehrere Schritte einschließlich dem manuellen Löschen und muss bei mehreren Geräten einzeln durchgefürhrt werden.
Somit ergeben sich unterschiedliche Szenarien.
Hier meine +- Liste:
++ arbeitet (synced) bei mehreren Geräte gleichzeitig.
++ einfaches Hinzufügen und Zurücknehmen (und Löschen von lokalen Inhalten).
- nur für interne Benutzer der Organisation.
+ Verknüpfen entfernen funktioniert im Windows Datei Explorer erst ab 20.174.0830.0002
+ Ordnername kann geändert werden, Auswirkung nur beim Empfänger, nicht beim Sender
- Anzeige im Windows Explorer unzureichend (nur der Ordnername wird angezeigt), das ist etwas irritierend, weil man nicht weiss, woher die Datei stammt. Dazu muss man allerdings in die Weboberfläche von OneDrive springen.
TechTalk Wednesday with Kazeem
So I have had a short (30) Minute Session with Kazeem Adegboyega, an IT pro., technical trainer & a leader with a high degree of energy, integrity & creativity from Nigeria.
So he’s doing a weekly Tech Talk on Wednesday, and I have answered some questions about OneDrive
Here you will find the Recording
OneDrive Basics 07
Yes, B2B is not quite so simple to understand. I hope that OneDrive Basics 06 has shed some light on this. I, for one, believe that medium-sized companies can implement exactly this concept.
And today the office implementation is on the agenda
We are not talking about Outlook integration today. Because Outlook is also part of Office. And Outlook integration was described in OneDrive Basics 03. So, one program checked off. The figure above shows several connections to the Office programs:
- Word
- Excel
- PowerPoint
The points 1,2 and 4 shall be displayed here with the browser based Word Online, Excel Online and PowerPoint Online. Directly from the browser without an installed native app, i.e. Word, Excel and PowerPoint installed on the computer. These versions are partly limited, this will not be discussed here. But you can connect to different document libraries (as long as you have the rights to do so). Or you can connect to your own OneDrive for Business. And also with your OneDrive Personal (consumer version). What do I need as a user? Depends on it. If someone sends me an invitation to work on a document, nothing really. A current browser. I just have to save the email with the invitation. Or the link. But I don’t need anything from Office on this device. The browser is enough.
Can I synchronize this document to my device?
In OneDrive Basics 08 I describe exactly this process and what the requirements are. (Granted, not yet published) And of course in the old and the new way. Because Microsoft is currently changing something right there. So bring a little patience with you.
Working together
Sounds great? Now we look back into the past. You have saved the document locally. And then sent the document as an attachment via e-mail. From that moment on it became complicated. Because I as the sender cannot simply continue working on this document. Because the recipient could also… And then send it back. Now I have two versions. Unfortunately, this was and still is very often the reality. And costs both parties time and money. And it can become much more complicated. As a sales manager I have eight employees, of whom I need figures for the ForeCast at the end of the month. So I quickly prepare an Excel sheet and send it out. I receive eight different versions back. And now I have the work in front of me, namely to combine eight different versions. And the way is so simple. When creating this Excel sheet I have to think about a few things. Where should each of my eight employees enter their sales figures? When saving, I then select our shared document library. Or my OneDrive for Business. I saved the link to the document to the clipboard beforehand. Then send e-mail to the sales department as usual. With the link. Now they can edit the document. It’s the same document for everyone. And if it should be, two or more people can edit the document at the same time. And I, as sales manager, have nothing more to do with editing and revising the document. This works from desktop applications to other desktop applications, across operating system boundaries (Windows / Apple) or even a mixture of desktop and browser variations. You can also see when others are working at the same time. And where you are working. To avoid a collision, you should know where the boundaries are, because the question arises when two people enter data at the same place, what happens? You need to know that the smallest area belongs to the person who clicks first, but this must arrive in the cloud. The smallest range is a cell in Excel, a paragraph in Word, and a slide in PowerPoint. Even if something goes wrong and you just keep writing, don’t despair. The applications point this out to you. Working together needs to be learned. You have to try it out, so invest some time.
Storage location
Office knows more than we can remember. But in the past there were error messages when opening a document like "Sorry, we couldn’t find your file. Has it been moved, renamed or deleted?" Yes, right. Office could not know that I renamed this document in Windows Explorer. Yes, if I had saved the file at the very beginning in a location that is synchronized with the cloud, the manual search would not have occurred at all when I recalled it. Because in all SharePoint libraries and in OneDrive for Business, the version history works. Renaming in Windows Explorer or in the web browser creates an additional version. Everything is logged in a fine and clean manner. And if I select a file with the old name while opening it, the file with the new name is opened and the list is updated. So the above error message is a thing of the past.
And of course there must be a way to read and edit the file offline.
OneDrive integration with native Office Apps
Right, in Word, Excel and PowerPoint. Of course, also in Outlook. See the beginning of this blog post. For the other typical apps a lot has happened:
- automatic saving
- Share
- Version history
- Last used
Automatic save
- Who does not know the key combination CTRL-S for save? Works also in the newest version of the Office programs. But you don’t have to do it anymore. Because when we save in OneDrive you can safely ignore it. Because every 10 minutes Word now saves automatically. And because OneDrive’s versioning is also activated by default, it always creates a new version. Under Tools Save you can switch on the AutoRestore function and also change the time.
| picture | description |
 |
When saving (CTRL+S) the following dialog is called up. The file name can be entered here. And, of course, all locations that have to do with the cloud. All OneDrive for Business locations in the system (yes, there can be several), but also OneDrive Personal. There are also a few options here, even a default location can be set. I can even share a file, even with several people Of course, you can select the document libraries in SharePoint Online via further options |
 |
And once you have specified the name and location, you can activate automatic saving. |
Share
| picture | description |
 |
If the document is stored in OneDrive Personal, OneDrive for Business or in a SharePoint Online Document Library, it can be shared. The standard dialog is called up. |
Version history
The version comparison can be called up differently.
| picture | description |
 |
First of all there is the call from the client itself . If you click on the OneDrive icon in the notification line, the OneDrive Client opens. Click on the three dots of an entry and then click on Version History. |
 |
Or from the Windows file explorer Select file. Click with the right mouse button, then on Version History. |
 |
Or from the website Select the document and then click on the three points. |
 |
Or within the Office application Click on the name of the document. Then click on Version History |
 |
And also of Office Online Apps. Click on the name of the document. Then click on Version History |
Last used
And then the list of recently used documents. As long as you store files in OneDrive Personal, OneDrive for Business or in a document library of SharePoint Online and maybe rename or move them outside the respective app with the Web Browser or the Windows File Explorer, the list of the respective app doesn’t really notice this. You click on the old name and: The correct document from the new location or the new name opens and the list is updated.
Summary:
The typical Ogffice programs like Word, Excel and PowerPoint have been rebuilt. Minor errors like renaming or moving no longer cause an error message. The versioning necessary for collaboration, recovery of an older version can not only be viewed from outside, no, even in the applications themselves, the older documents can be opened and even compared in Word. For all this to work, the user only has to make sure that the document ends up in the cloud. This can also be done on the local hard disk in a synchronized folder when I am without internet. The Next Generation Sync Client, i.e. OneDrive.exe, takes care of the synchronization when the Internet is available again. Working together also works with the native apps in our smartphones under iOS or Android.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 07
Ja, so ganz einfach ist B2B nicht zu verstehen. Ich hoffe, dass Grundlagen OneDrive 06 etwas Licht ins Dunkel gebracht hat. Ich jedenfalls glaube, dass Mittelstandsfirmen genau dieses Konzept umsetzen können.
Und heute steht die Office Umsetzung auf dem Programm
Wir reden heute nicht über Outlook Integration. Denn Outlook gehört ja auch zu Office. Und Outlook Integration wurde in Grundlagen OneDrive 03 beschrieben. So, ein Programm abgehakt. Die obige Abbildung zeigt mehrere Verbindungen zu den Office Programmen:
- Word
- Excel
- PowerPoint
Die Punkte 1,2 und 4 sollen hier mit den Browser basierenden Word Online, Excel Online und PowerPoint Online darstellen. Direkt vom Browser ohne installierte native App, also Word, Excel und PowerPoint Installation auf dem Rechner. Diese Versionen sind zum Teil eingeschränkt, dass soll hier gar nicht diskutiert werden. Aber man kann sich mit unterschiedlichen Dokument Bibliotheken verbinden (sofern man dort auch die Rechte hat). Oder aber in sein eigenes OneDrive for Business. Und auchr mit seinem OneDrive Personal (Konsumer Version). Was ich als Benutzer dazu benötige? Kommt darauf an. Wenn mir jemand eine Einladung sendet, an einem Dokument zu arbeiten, eigentlich nichts. Einen aktuellen Browser. Ich muss mir nur die EMail mit der Einladung aufheben. Oder den Link. Ich brauche aber nichts von Office auf diesem Gerät. Der Browser genügt.
Kann ich denn dieses Dokument auf mein Gerät synchronisieren?
In den Grundlagen OneDrive 08 beschreibe ich genau diesen Vorgang und was die Voraussetzungen dafür sind. (Zugegeben, noch nicht erschienen) Und das natürlich in der alten und der neuen Weise. Denn Microsoft ändert derzeit genau dort etwas. Also hierzu etwas Geduld mitbringen.
Gemeinsames Arbeiten
Hört sich toll an? Nun schauen wir in die Vergangenheit. Man hat das Dokument lokal gespeichert. Und dann das Dokument als Anhang per Mail versendet. Ab diesem Moment wurde es kompliziert. Denn ich als Versender kann jetzt nicht einfach an diesem Dokument weiterarbeiten. Denn der Empfänger könnte ja auch… Und dann zurücksenden. Jetzt habe ich zwei Versionen. Das war und ist leider noch sehr häufig die Realität. Und kostet beide Parteien Zeit und damit Geld. Und es kann noch viel komplizierter werden. Als Vertriebsleiter habe ich acht Mitarbeiter, von denen ich zum Monatsende für den ForeCast Zahlen benötige. Also schnell ein Excel-Sheet vorbereitet, dann versendet. Ich erhalte acht unterschiedliche Versionen zurück. Und habe jetzt die Arbeit vor mir, nämlich acht unterschiedliche Versionen zusammen zu fassen. Dabei ist der Weg so einfach. Bei der Erstellung dieses Exvcel-Sheets muss ich mir ein paar Gedanken machen. Wo soll jeder meiner acht Mitarbeiter seine Verkaufszahlen eintragen? Beim Speichern wähle ich dann unsere gemeinsame Dokumenten-Bibliothek. Oder mein OneDrive for Business. Habe mir vorher noch den Link zum Dokument in die Zwischenablage gespeichert. Dann wie gewohnt E-mail an den Vertrieb senden. Mit dem Link. Jetzt können diese das Dokument berarbeiten. Es ist für alle das gleiche Dokument. Und wenn es sein soll, können auch zwei oder mehrere Personen das Dokument gleichzeitig bearbeiten. Und ich als Vertriebsleiter habe nichts mehr mit der Auf- und Überarbeitung des Dokumentes zu tun. Das funktioniert von den Desktop-Applilkationen zu anderen Desktop Applikationen, über Betriebssystem-Grenzen hinweg (Windows / Apple) oder gar eine Mischung aus Desktop und Browser-Variationen. Dabei sieht man auch, wenn andere zur gleichen Zeit arbeiten. Und wo Sie gerade arbeiten. Damit es keine Karambolage gibt sollte man allerdings wissen wo die Grenzen sind, denn es stellt sich die Frage, wenn zwei Personen an einer Stelle Daten eingeben, was passiert? Dazu muss man wissen, das der kleinste Bereich dem gehört, der zuerst klickt, was allerdings in der Cloud ankommen muss. Der kleinste Bereich ist in Excel eine Zelle, bei Word ein Absatz, bei PowerPoint ein Slide. Selbst wenn mal etwas schiefgeht und man einfach weitergeschrieben hat, nicht verzweifeln. Die Applikationen weisen einen darauf hin. Gemeinsames Arbeiten will gelernt sein. Das muss man ausprobieren, also investieren Sie etwas Zeit.
Speicherort
Office weiss mehr als wir uns merken können. aber in der Vergangenheit gab es Fehlermeldungen beim Öffnen eines Dokumentes wie “Entschuldigung, wir konnten Ihre Datei leider nicht finden. Wurde sie verschoben, umbenannt oder gelöscht?” Ja, richtig. Office konnte ja nicht wissen, das ich dieses Dokument im Windows Explorer umbenannt habe. Ja, wenn ich die Datei ganz am Anfang an einer Stelle gespeichert hätte, welcher mit der Cloud synchronisiert wird, wäre das manuelle Suchen bei erneuten Aufrufen überhaupt nicht aufgetreten. Denn in allen SharePoint Bibliotheken und in OneDrive for Business wirkt die Versionshistorie. Ein Umbenennen im Windows Explorer oder im Web Browser bewirkt einen zusätzlichen Version. Wird alles fein und sauber mitprotokolliert. Und wenn ich dann beim Öffnen eine Datei mit dem alten Namen auswähle, wird die Datei mit dem neuen Namen geöffnet und ausßerdem die Liste aktualisiert. Damit gehört obige Fehlermeldung der Vergangenheit an.
Und natürlich muss es eine Möglichkeit geben, die Datei Offline zu lesen und zu bearbeiten.
OneDrive Integration in native Office Apps
Richtig, in Word, Excel und PowerPoint. Natürlich auch in Outlook. Siehe Beginn dieses Blog Posts. Für die anderen typischen Apps hat sich eine ganze Menge getan:
- automatisches Speichern
- Teilen
- Versionsverlauf
- Zuletzt verwendet
Automatisches Speichern
Wer kenn nicht die Tastenkombination CTRL-S für Speichern? Funktioniert auch in der neuseten Version bei den Office Programmen. Muss man aber nicht mehr. Weil wenn wir in OneDrive Speichern kann man das getrost ignorieren. Denn alle 10 Minuten speichert Word jetzt automatisch. Und weil standardmäßig auch die Versionierung bei OneDrive eingeschaltet ist, erzeugt er auch immer eine neue Version. Unter Extras Speichern kann man die AutoWiederherstellungsfunktion einschalten und auch die Zeit verändern.
| Bild | Beschreibung |
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Beim Speichern (CTRL+S) wird nachfolgender Dialog aufgerufen.
Hier kann der Dateiname eingegeben werden. Und natürlich alle Orte, die mit der Cloud zu tun haben. Alle im System vorhandenen OneDrive for Business (ja, es kann mehrere geben), aber auch OneDrive Personal. Hier gibt es auch ein paar Optionen, sogar ein Standard-Speicherort kann festgelegt werden. Ich kann sogar eine Datei freigeben, also teilen, und das sogar mit mehreren Personen Über weitere Optionen kann man natürlich auf die Dokumentenbibliotheken in SharePoint Online auswählen |
 |
Und hat man den Namen und Speicherort festgelegt, dann kann Automatisches Speichern aktiviert werden. |
Teilen
| Bild | Beschreibung |
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Ist das Dokument in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in einer SharePoint Online Dokumentenbibliothek gepeichert, kann es geteilt werden. Dabei wird der Standard-Dialog aufgerufen. |
Versionsverlauf
Der Versionsvergleich kann unterschiedlich aufgerufen werden.
| Bild | Beschreibung |
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Da wäre zuerst einmal der Aufruf vom Client selbst .
Wenn man auf das OneDrive Symbol in der Benachrichtigungszeile klickt, öffnet sich der OneDrive Client. Klick auf die drei Punkte eines Eintrags und dann auf Versionsverlauf klicken. |
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Oder vom Windows Datei-Explorer
Datei selektieren. Klick mit der rechte Maustaste, anschließend auf Versionsverlauf. |
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Oder von der Webseite
Selektieren Sie das Dokument.Und anschließend klicken Sie auf die drei Punkte. |
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Oder innerhalb der Office Applikation
Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versionsverlauf |
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Und auch von Office Online Apps.
Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versions-Historie |
Zuletzt verwendet
Und dann die Liste der zuletzt verwendeten Dokumente. Solange Sie Dateien in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in eine Dokumentenbibliothek von SharePoint Online speichern und vielleicht ausserhalb der jeweiligen App mit dem Web Browser oder dem Windows Datei Explorers umbenennen oder verschieben, bekommt die Liste der jeweiligen App das nicht wirklich mit. macht aber nichts. Sie klicken auf den alten Namen und: Das richtige Dokument vom neuen Ort oder dem neuen Namen öffnet sich und die Liste erfährt ein Update.
Zusammenfassung:
Die typischen Ogffice Programme wie Word, Excel und PowerPoint wurden umgebaut. Kleinere Fehler wie Umbenennung oder Verschieben führen zu keiner Fehlermeldung mehr. Die für die Zusammenarbeit, Wiederherstellung einer älteren Version notwendige Versionierung kann nicht nur von ausserhalb angezeigt werden, nein auch in den Applikationen selbst können die älteren Dokumente geöffnet und in Word sogar verglichen werden. Damit das alles fuktioniert muss Anwemnder nur dafür sorgen, dass das Dokument in der Cloud landet. Das kann auch auf der lokalen Festplatte in einem synchronisierten Ordner geschehen, wenn ich gerade ohne Internet bin. Die Next Generation Sync Client, also die OneDrive.exe sorgt später dann für die Synchronisierung, wenn wieder Internet zur Verfügung steht. Gemeinsames Arbeiten funktioniert auch mit den native Apps in unseren Smartphone unter iOS oder Android.
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
Virtual M365 Saturday Ottawa
ESPC20 – Learn from Home
The countdown is on to ESPC20 Online – only a few weeks to go!
ESPC20 Online is a new virtual conference offering you affordable, world-class Microsoft 365 learning at your fingertips, from wherever you are in the world. Tune in live Oct 14th & 15th or catch up on-demand across 100+ sessions from SharePoint, Office 365 & Azure experts.
Join me for my ESPC20 Online session:
OneDrive Group Policies – User Adoption from Admins Perspective
More and more Group Policies for OneDrive and for your Windows 10 were established to give administrators control over the devices, storage and behaviour. This session describes the user behaviour to sync many files from different libraries for collaboration, not only from their own tenant, but also from other tenants through B2B sync, but give the administrators full control via Group Policies. This session also shows, how administrators are helping user adoption, to establish automatically connection, help the users with OneDrive issues, before the users know them. One more step for Users adoption for OneDrive and collaboration. And it ends with the TOP 10 of Group Policies for OneDrive and Windows 10 devices.
Benefits of Attending this Session:
- User adoption from an admins perspective
- Administrators approach users
- Fewer collaboration issues for a user through group policies
ESPC is always top quality and I am truly looking forward to this year’s virtual conference. Check out some of ESPC’s reasons why you don’t want to miss this event.
Reasons to Attend ESPC20 Online
Refresh – With so much change, keep up with the product developments and practices that matter most.
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I hope to see you at ESPC20 Online! You can book your place here
OneDrive Basics 06
This is not only the sixth part of the OneDrive basics, we are now looking at Windows 10 for the third time, which I will write about here. If you’ve landed here today, feel free to read through the various episodes that started with OneDrive Basics 01. If you’re looking for technical details, you can also visit my blog; there are now 900 blog posts. Just subscribe.
Thanks also to everyone who contacted me in the different ways with various questions. And today?
Today is about the supreme discipline of synchronization
B2B Synchronization
or Cross Tenant Synchronization
Actually, once the synchronization works, everything is quite simple. First you connect to OneDrive for Business and then you can navigate to the various SharePoint document libraries in the browser and trigger the further synchronizations.
In OneDrive Basics 05 I described the classic second tenant, which not only allows us to access certain SharePoint libraries for me, but also provides me with an additional OneDrive for Business for this organization. Where I have access, I can also synchronize, if not certain other security measures have been taken by the IT department.
The disadvantage of this is that the organization grants a license for a single user. Depending on the plan and the number of users, this is a considerable investment.
In chapter 10 of OneDrive basics 10 we will look at Microsoft Teams. AndTeams also work with external users. Once invited, the administrators will find the external users in Azure AD. This can quickly lead to a lot of entries in AD.
Exactly this principle of the external user we use for B2B synchronization. This is described in short form here, but you can also take a closer look and download the 171 page PDF. So nothing with a little click here and there, if you want to do it right!
Now, before you get started, let me describe the purpose of B2B Sync. As an example, I have chosen a hospital. Each hospital has its own laboratory where, for example, patients‘ blood is tested. But in Convid19 times the capacities are not always sufficient. Therefore hospitals resort to one or more external laboratories. For such sensitive patient data, of course, appropriate contracts have to be signed. And then it can start. We send an Excel list to the lab administrator, who processes it and names all employees with name and email address, who should get access. With Powershell, this list is now fed to the Azure-AD. An existing or new SharePoint library is also specified. The guests now receive a detailed message to establish a position of trust. Between the hospital and the laboratory. The trick is that the employees do not have to enter another password later. They log in as usual with their password of their own Tenant.
When a laboratory user then clicks on the hospital’s document library, he has access and can then synchronize it to his Device. On the hospital side, the internal laboratory users also have access, of course. In the example above you can see that each laboratory has been assigned its own library. This can also be a single library, and the external accesses are then separated by the folder structure.
Is a little more effort, for the hospital laboratory users, however, much easier to use.
Here are a few explanations for the following illustrations: the hospital is called HBsoft, the Labor Doering Consulting.
First the SharePoint document Library (Hospital) with the name Ignite2019-P-GER
the next figure shows the Windows Explorer (Hospital)
and finally the File Explorer view of a user (laboratory) 
What’s important is here: The domain is displayed without logging on again. No new instance will be used, represented by a new cloud icon, the existing instance of the lab will be used.
Advantage hospital
The hospital administration retains full control
Lab Guest users can be locked out at any time
The hospital saves license costs
Advantage laboratory
Local synchronisation allows data to be stored or edited in the simplest possible way.
New passwords are not necessary.
Of course you need additional security in this chosen scenario. This is very often solved simply but wrongly by the administrators. It is very easy to disable external access, but users always find a solution to send such documents to external users. With the right concept of IRM/RMS, sensitive labels, duplicate keys, etc., it is also possible to send sensitive data to users outside your organization. But the configuration is complicated and time consuming.
The hospital was just one example. Here is another example. And this can easily become complex depending on the size of the company:
Let’s go to Links to read in:
B2B Synch
SharePoint and OneDrive integration in Azure AD B2B
Use SharePoint as a business-to-business (B2B) extranet solution
Only click on the English language links when you have time. There are more links in the respective descriptions… and if you want to try it, you need:
a second Office 365 environment. These are available free of charge from the developers.
A Hyper-V environment with Windows for a user of this environment
in their own Office 365 environment Global Admin rights (or the Guest Inviter’s Admin rights)
Summary:
Company administrators should take the trouble to read the descriptions, try it out, and then it works with any supplier, agency or service company.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
M365 Saturday Saskatchewan 2020 – Virtual Event
at the beginning of October 2020, axactly on the third of October, I will talk on the Luther College at University of Regina in the Province of Saskatchevan which belongs to Canada. Unfortunatelly not. Not on premises. But virtually.
I will talk about
The cloud in my handbag
in the version of 102020. You may attend from everywhere on the world. But you should register.
Grundlagen OneDrive 06
Das ist nicht nur der sechste Teil der Grundlagen von OneDrive, wir haben jetzt zum dritten Mal Windows 10 im Visier, über das ich hier sachreiben werde. Wer heute hier gelandet ist, der darf sich gerne durch die verschiedenen Folgen lesen, die mit Grundlagen OneDrive 01 begonnen haben. Wer technische Einzelheiten sucht, kann das auch auf meinem Blog; dort sind mittlerweile 900 Blog Posts zu finden. Einfach abbonieren.
Danke auch an alle, die mit mir auf den unterschiedlichen Wegen mit diversen Fragen Kontakt aufgenommen haben. Und heute?
Heute gehts um die Königsdisziplin der Synchronisation
B2B Synchronisierung
oderr aber Cross Tenant Synchronisation
Eigentlich ist, wenn die Synchronisation erst einmal funktioniert, alles ganz einfach. Als erstes verbindest Dich mit OneDrive for Business und kannst Dich dann im Browser zu den diversen SharePoint Dokument Bibliotheken bewegen, und dort dann die weiteren Synchronisationen auslösen.
In Grundlagen OneDrive 05 habe ich dann den klassichen zweiten Mieter beschrieben, der uns dann nicht nur Zugriff auf für mich bestimmte SharePoint Bibliotheken erlaubt, aber auch einen zusätzlichen OneDrive for Business für diese Organisation für mich bereithält. Dort, wo ich Zugriff habe, kann ich auch synchronisieren, wenn nicht bestimme andere Sicherheitsmassnahmen durch die IT Abteilung vorgenommen wurden.
Der Nachteil hierbei: Die Organisation spendiert die Lizenz eines einzelnen Users. Je nach Plan und Anzahl ist das eine nicht unerhebliche Investition.
Im 10. Kapitel von Grundlagen OneDrive 10 werden wir uns mit Microsoft Teams auseinander setzten. Und Teams arbeitet auch mit externen Benutzern, Einmal eingeladen finden die Administratoren die als externe Benutzer im Azure AD. Das kann sehr schnell zu sehr vielen Einträgen im AD führen.
Genau dieses Prinzip des externen Benutzers wenden wir bei der B2B Synchronisation an. Beschrieben wird das in Kurzform hier, aber man kann sich auch etwas intensiver damit beschäftigen und sich das 171 Seiten starke PDF herunterladen. Also nichts mit ein bisschen hier und da klicken, wenn man es richtig machen möchte!
Nun, bevor Sie sich aufmachen, jetzt loszulegen, möchte ich den Sinn von B2B Sync beschreiben. Als Beispiel habe ich ein Krankenhaus gewählt. Jedes Krankenhaus hat ein eigenes Labor, wo zum Beispiel Blut der Patienten untersucht wird. Aber in Convid19 reichen die Kapazitäten nicht immer aus. Deshalb greifen Krankenhäuser auf ein oder mehrere externe Labore zurück. Für solche sensible Patienten-Daten müssen natürlich entsprechende Verträge abgeschlossen werden. Und dann kann es losgehen. Wir senden dem Labor-Administrator eine Excel-Liste, die dieser bearbeitet und alle Mitarbeiter mit Namen und EMail-Adresse benennt, die Zugriff erhalten sollen. Mit Powershell wird jetzt dieses Liste dem Azure-AD zugeführt. Dazu wird auch eine vorhandene oder neue SharePoint Bibliothek mit angegeben. Die Gäste erhalten jetzt eine ausführliche Mitteilung um eine Vertrauensstellung aufzubauen. Zwischen dem Krankenhaus und dem Labor. Der Clou ist nämlich. dass die Mitarbeiter später nicht ein weiteres Kennwort eingeben müssen. Sie melden sich wie gewohnt mit ihrem Passwort Ihrer Organisation an.
Wenn ein Labor-Benutzer dann auf die Dokument-Bibliothek des Krankenhauses klickt, hat er Zugriff und kann diese dann auf sein Device synchronisieren. Auf der Krankenhausseite haben die internen Labor-Benutzer natürlich ebenfalls Zugriff. In obigen Beispiel sieht man, dass jedes Labor eine eigene Bibliothek zugewiesen wurde. Das kann auch eine einzige Bibliothek sein, und die externen Zugriffe sind dann durch die Ordnerstruktur getrennt.
Ist ein bisschen mehr Aufwand, für die Krankenhaus Labor-benutzer jedoch wesentlich einfacher zu bedienen.
Hier ein paar Erklärungen zu den nachfolgenden Abbildungen: das Krankenhaus heisst HBsoft, das Labor Doering Consulting.
Zuerst das SharePoint Dokument Bibliothek (Hospital) mit dem Namen Ignite2019-P-GER
die nächste Abbildung zeigt den Windows Explorer (Hospital)
und als letztes die File Explorer Ansicht eines Benutzers (Labor)
Wichtig ist hier: Die Domäne wird angezeigt, ohne sich erneut anzumelden. Es wird keine neue Instanz benutzt, dargestellt durch neues Cloud Icon, es wird die vorhandene Instanz des Labors benutzt.
Vorteil Krankenhaus
Die Administration des Krankenhauses behält die volle Kontrolle
Labor Gast Benutzer können jederzeit gesperrt werden
Das Krankenhaus spart Lizenzkosten
Vorteil Labor
Durch daie lokale Syanchronisation können auf einfachste Art und Weise Daten abgelegt, bzw bearbeitet werden.
Neue Passworte entfallen.
Natürlich benötigt man in diesem gewählten Szenario weitere Sicherheit. Das wird sehr oft bei den Administratoren einfach, aber falsch gelöst. Es ist sehr einfach, externen Zugriff abzuschalten, aber die Anwender finden immer eine Lösung, solche Dokumente externen Benutzern zukommen zu lassen. Mit dem richtigen Konzept von IRM/RMS, sensitiv Labels, zweifachen Schlüsseln, etc. kann man auch sensitive Daten Benutzen ausserhalb der eigenen Organisation zukommen lassen. Aber die Konfiguration ist kompliziert und zeitintensiv.
das Krankenhaus war ja nur ein Beispiel. Hier ein anderes Beispiel. Und das kann je nach Firmengröße leicht komplex werden:
Kommen wir zu Links um sich einzulesen:
B2B-Synchronisierung
SharePoint- und OneDrive-Integration in Azure AD B2B
Verwenden von SharePoint als Business-to-Business-Extranet-Lösung (B2B)
Klicken Sie nur auf die deutschsprachigen Links, wenn Sie Zeit haben. Den in der jeweiligen Beschreibungen gibt es weitere Links… und wenn man es ausprobieren will, benötigt man:
einen zweite Office 365 Umgebung. Die gibt es kostenfrei bei den Entwicklern.
Eine Hyper-V Umgebung mit Windows für einen Benútzer dieser Umgebung
in der eigenen Office 365 Umgebung Global Admin Rechte (oder die Admin-Rechte des Guest Inviters)
Zusammenfassung:
Firmen-Administratoren sollten sich die Mühe machen, die Beschreibungen zu lesen, das ganze ausprobieren, und dann klappts auch mit allen Lieferanten, Agenturen oder Dienstleistungsfirmen.
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive Basics 05
You can see in the graphic that it is now becoming a little more complicated. In the last part, the OneDrive Basiscs 04, I wrote about Windows 10 and the integration of the sync client.
And if you just joined now, you should start reading at OneDrive Basics 01.
OneDrive Basiscs 05
The OneDrive Basics 05 is again about Windows 10. Yes, dear reader, it continues with Windows 10, so it happens from time to time that companies that are in some way connected to their own company provide some employees with an additional Office 365 license. This is the easiest way, and now gives us, No, not a second Word, Excel or PowerPoint, but access to a second SharePoint Online. So to the above picture:
The user has access to his own OneDrive for Business and one or more document libraries as well as the personal OneDrive staff (if allowed) from the middle section. This is the right part of the figure. In the notification line we now have two clouds: A grey/white one for OneDrive Personal and a blue shaded one for OneDrive for Business of the own organization.
And now we come to the left part of the picture. Another organization has donated me an Office 365. And with a few actions I can connect to OneDrive for Business of this organization. The way is via the browser. There I go into private mode. Because if Sngle Sign On was implemented correctly, the inheritance of the first organization would only be a hindrance. In the private browser I enter https://login.microsoftonline.com/ and can then log in with the email data of the second organization. Then click on OneDrive. And as soon as OneDrive (for Business) is displayed in the browser, I can click on Sync in the upper menu. Afterwards, this OneDrive for Business and all folders / files will be synchronized to my local device.
Then the files of the second organization are available to us in the file explorer of Windows 10. There is one small thing to note. If I have configured PC-Backup in my own organization as a backup of desktop, documents and pictures, I cannot configure another backup. I have to resolve the original one first. And the first data backup may have been prescribed to me by my organization via group policy.
The question remains: how many other organizations can I connect to? Or how many cloud symbols do I get in the notification line?
9+1
Yes, nine blue/shaded cloud symbols and one grey/white. Those are the limitations. So with OneDrive Personal, Microsoft is consistent from the beginning: You can set up several OneDrive Personal (with different logins) but only synchronize one account.
And the number 9 is the end of the line for business accounts. Background are some restrictions, which have already caused problems in the past. There is performance of each sync-clinets (i.e. each independent instance), which consumes CPU power. Depending on what the system itself has to do at the moment (by an action of the user), a synchronization must be performed or data must be synchronized. And of course, you may be synchronizing too many files. Here Microsoft is talking about 100000 files. In the various libraries of SharePoint Online (including) OneDrive for Business there is another limit. Although SharePoint can manage 30 million documents per library, the Sync Client is unfortunately only able to synchronize 300000 documents. Not for one library, no across all libraries. You didn’t? I have several customers who have reached the limit. However, these limits have nothing to do with whether the function “files on demand” is turned on or off.
Summary
However, there is one drawback to the whole thing. Because the other organization must provide a license. However, due to the number of documents and the CPU power required by each instance, the restrictions make sense. But the first part, the license, can be avoided. No, this is not a call for license deception. But this is described in the next part of the basics, again Windows 10, then I describe the king discipline of synchronization: B2B Synch or Cross Tenant Synchronization.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
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Grundlagen OneDrive 05
In der Grafik kann man erkennen, dass es jetzt ein wenig komplizierter wird. Beim letzten Part, den Grundlagen OneDrive 04, habe ich über Windows 10 und die Integration vom Sync Client geschrieben.
Und wer erst jetzt dazugestoßen ist, sollte bei Grundlagen OneDrive 01 anfangen zu lesen.
Grundlagen OneDrive 05
Die Grundlagen OneDrive 05 handeln wieder von Windows 10. Ja, geneigter Leser, es geht weiter mit Windows 10. So kommt es ab und an vor, daß Unternehmen, die in irgendeiner Weise mit dem eigenen Unternehmen verbandelt sind, manchem Mitarbieter eine zusätzliche Office 365 Lizenz bereitstellen. Das ist die einfachste Weise, und gibt uns jetzt, Nein, nicht ein zweites Word, Excel oder PowerPoint, sondern den Zugriff auf einen zweiten SharePoint Online. Also zum obigen Bild:
Der Benutzer hat vom mittleren Teil aus gesehen, auf verschiedene Bereiche Zugriff zu den eigenen OneDrive for Business und ein oder mehrere Dokument Bibliotheken sowie dem persönlichen OneDrive Personal (wenn erlaubt). Das ist der rechte Teil der Abbildung. In der Benachrichtigungszeile haben wir jetzt erst einmal zwei Wolken: Eine graue/weisse für OneDrive Personal und eine blau schattierte für OneDrive for Business der eigenen Organisation.
Und nun kommen wir zum linken Teil des Bildes. Eine andere Organisation hat mir ein Office 365 spendiert. Und durch wenige Aktionen kann ich mich mit OneDrive for Business dieser Organisation verbinden. Der Weg führt über den Browser. Dort gehe ich in den Privaten Modus. Denn wenn Sngle Sign On richtig implementiert wurde, würde die Veerbung der ersten Organisation nur hinderlich sein. Im privaten Borwser gebe ich https://login.microsoftonline.com/ ein und kann mich dann mit den Email-Daten der zweiten Organisation anmelden. Dort dann auf OneDrive klicken. Und sobald im Browser OneDrive (for Business) angezeigt wird, kann ich in oberen Menü auf Sync klicken. Danach wird dieser OneDrive for Business und alle Ordner / Dateien dann auf meine lokales Gerät synchronisiert.
Das wars auch schon. Und wie wir dann in der Benachrichtigungszeile von Windows sehen können, haben wir eine weitere blau/schattierte Wolke dazubekommen.
Dann stehen uns im Datei-Explorer von Windows 10 die Dateien der zweiten Organisation zur Verfügung. Eine Kleinigkeit gilt es zu beachten. Wenn ich in der eigenen Organisation PC-Backup als Datensicherung von Desktop, Dokumente und Bilder konfiguriert habe, kann ich kein weitere Datensicherung konfigurieren. Ich muss das ursprüngliche erst wieder auflösen. Und diese Datensicherung kann mir ja von meiner Organisation per Gruppenrichtloine verordnet worden sein.
Bleibt die Frage: mit wie vielen anderen Organisationen kann ich mich verbinden? Oder wie viele Wolken bekomme ich in die Benachrichtigungszeile?
9+1
Ja, neun blau/schattierte Wolken und eine grau/weisse. Das sind die Limitierungen. Also bei OneDrive Personal ist Microsoft von Anfang an konsequent: Man kann zwar mehrere OneDrive Personal einrichten (mit unterschiedlichen Anmeldungen) aber nur eine Konto synchronisieren.
Und bei den Business Accounts ist bei der Zahl 9 Schluss. Hintergrund sind ein paar Restriktionen, die schon in der Vergangenheit Probleme bereitet haben. Da wären Leistung jedes Sync-Clinets (also jeder eigenständigen Instanz), die CPU-Leistung verbraucht. Denn je nachdem, was das System selbst gerade zu tun hat (durch eine Aktion des Benutzers), muss ja eine Synchronisation durchgeführt oder Daten abgeglichen werden. Und es kann natürlich sein, dass Sie zu viele Dateien synchronisieren. Hier spricht Microsoft von 100000 Dateien. In den diversen Bibliotheken des SharePoint Online (einschließlich) OneDrive for Business gibt es eine weitere Grenze. Obwohl SharePoint 30 Millionen Dokumente pro Bibliothek verwalten kann, ist der der Sync Client leider nur 300000 Dokumente synchronisieren. Nicht für eine Bibliothek, nein über alle Bibliotheken hinweg. Hat man doch nicht? Ich habe mehrere Kunden, die hierbei an das Limit gestoßen sind. Diese Limits haben allerdings nichts damit zu tun, ob die Funktion “Dateien auf Abruf” ein- oder ausgeschaltet ist.
Zusammenfassung
Ein Nachteil hat das Ganze allerdings. Denn die weitere Organisation muss ja eine Lizenz zur Verfügung stellen. Durch die Anzahl von Dokumenten und die CPU-Power, die jede Instanz benötigt, machen die Restriktionen jedoch Sinn. Den ersten Part, die Lizenz, kann man aber umgehen. Nein, dies wird kein Aufruf zur Lizenztäuschung. Aber das wird im nächsten Teil der Grundlagen beschrieben, nochmals Windows 10, dann beschreibe ich die Königsdiziplin der Synchronisation: B2B Synch oder Cross Tenant Synchronisation.
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive Basics 04
First of all: Thank you for all the letters. Some things are well known, some things, even if they are only small things, have never been heard of before.
I’m happy about that, and if you’re new here, you should read the first three posts first and start with the OneDrive Basics 01.
While in the first three episodes we talked about servers and services, about programs and in the last episode we directly dealt with sharing and Outlook, today we’ll talk about the integration into Windows 10. 
The new Sync Client was already directly integrated in the first version of Windows 10. At that time, Microsoft still spoke of a new development and called the Sync Client also Next Generation Sync Client. But the story started much earlier, the last versions were called SkyDrive and SkyDrive Pro. But Microsoft had to accept a legal defeat in naming it and today the sync service is simply called OneDrive. And from the beginning there were two different directions. SkyDrive became OneDrive, SkyDrive Pro became OneDrive for Business. The sync engine called OneDrive can serve both goals.
So far, it’s pretty easy. If it weren’t for the many SharePoint On Premises that are also easy to use. Because there are also documents stored there that we want to take with us. To make it easy, only with SharePoint 2019 the OneDrive Sync Client is able to synchronize data. All previous versions of SharePoint Server on Premises must be operated with the old, error-prone groove client.
The best thing about the Next Generation Sync Client, i.e. OneDrive.exe, is the ability to renew itself. Many administrators don’t like it when they have to give up control of client installations. But with all the online severs such as SharePoint Online or Exchange Online, what they were happy to leave behind was patching. And the reimplementation of functionalities. And this is something that Microsoft do well. But with a synchronization program, you have to make sure that new functions on the server side are also understood by the client. So Microsoft built the Sync Cleint to update itself when necessary and Microsoft wants to do so. So he checks every 24 hours if there is a new version for this device. If so, he downloads an installation package of about 40 MB which installs the complete version about 145 MB with all its languages. The user usually does not notice this at all.
Synchronization
And the possibilities of the Sync Client are now manifold. But before it can get started, it must be configured for the respective target. And in the first figure you can see the different targets.
- OneDrive (Personal)
- OneDrive for Business
I call this from bottom to top, i.e. connecting the respective device into the cloud. Since OneDrive Personal is something completely private, IT has no way of supporting you in this process. Voila, the first white-gray cloud appears in the notification line. And with the various contracts your organization has signed, SharePoint Online and OneDrive (for Business) are almost everywhere. I have already described this in OneDrive Basics 01. And this process can also be carried out by your IT department via group policy. somite we have defined the first connections to (4) and (3) in the top picture.
Then we might get an invitation with a link to a document library. With this link I have to open my browser and there, if I want to, synchronize the files or the whole library with my device.
Files on demand
With the Windows version 1709 (thus soon 2 years) Microsoft has changed the file system. There 2 new attributes were implemented, which allowed the user to have more data on the computer than physically intended. Files on demand is the name of this implementation. And in the File Explorer you can now find an icon in the synchronized areas which shows the status.
- Cloud Only
- Locally available
- always available
In simplified terms, in the first case (cloud only) different data such as name, file extension, creation date, etc. is synchronized, but not the actual content. Only when the user clicks on it, the content is transferred and the corresponding app is opened and the file is displayed.
Clean up
You should always clean up. Files that are not needed "offline" can be converted to Cloud Only. This can be done with a single file, or with one or more folders. Then the storage space with the content is discarded. (Not deleted). It is then stored for this device only in SharePoint Online or OneDrive for Business or OneDrive Personal. You can also automate this.
Versíonierung
A major difference between file servers and the document libraries of SharePoint Online is the versioning. If changes are made to a document while working together, only the differences are saved, not the entire file. And I can also access the versions in the file explorer. This even works with OneDrive Personal. But only for 30 changes.
Folder backup
A quick backup for specific folders (desktop, documents, pictures) is set up in 2 minutes and then these files are automatically synchronised with OneDrive fo Business.
So if your hard drive fails, which I hope it won’t, you have a backup of these files in your OneDrive for Business.
Windows 10 – File Explorer
So when we synchronize files with SharePoint Online and OneDrive for Business, you can see the results immediately in File Explorer. The File Explorer in Windows 10 behaves like an image of the document libraries, including OneDrive for Business. In the usual way. This also means that moving folders and files is also emulated in SharePoint. A Ctrl-X and in new place Ctrl-V is a move. Unfortunately, Microsoft has not done this with the last consequence. Moving a file in the browser always means that all versions of a file are taken along. However, this does not work in the File Explorer when moving between SiteCollections (different libraries).
[I informed Microsoft about this error in January 2018 and pointed it out again in October 2019].
So if you want to move a larger number of files, use the Move function in the browser.
So all information is shown in the Windows Explorer. If your organization has also migrated old Office documents to SharePoint Online, i.e. documents that are not in XLM format, no versions will be available. Therefore, the document must be converted to XLM format.
Summary
Microsoft has gradually implemented functions in Windows 10, so that switching between native applications from the Office world and the browser is (almost) no longer necessary. This is good for all those who still shy away from switching to the browser. So you don’t have to change the way you work to work with other people. You just have to know where the files are stored, and that is also my point of criticism. There have been several attempts to extend the limited search in Windows to SharePoint. There is no complete solution here yet. So if you are looking for documents, you should always use the browser version, because that is the best alternative, because SharePoint also looks into the respective documents.
Tip: If you know how to handle technical things, you can also learn more about individual things in the blog. Simply enter a term in the search window in the top right-hand corner.
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OneDrive Basics 01 (Server and Services)
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OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
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OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
