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Community Rocks | Mr.OneDrive Tour dates 2021

21. Februar 2021 Hinterlasse einen Kommentar

Mr.OneDrive Tour dates 2021

Modern Workplace Conference in Paris (France), An Evening with Mr.OneDrive at SharePoint UserGroup Pune( India) and M365 Friday California (US) are done in 2021.

And here you find me during the next months…

 

Yuo want to have me on your event? Contact me.

Fünf Schritte von “Classic Sync” nach “Sync mit Verknüpfung”

15. Februar 2021 3 Kommentare

Fünf Schritte von  “Classic Sync” nach “Sync mit Verknüpfung”

Eine Umstellung von der klassischen Methode der Synchronisation zu der neuen Synchronisation mit Add to OneDrive ist nicht immer einfach. Nachdem ich die Prinzipen hier beschrieben habe, dann auch nochmal die Vor- und Nachteile aufgezeigt habe, jetzt noch eine schrittweise Anleitung.

 

Wir haben die komplette Bibliothek synchronisiert. Dabei spielt es keine Rolle wieviel Elemente enthalten sind. Wenn Die Funktion “Dateien auf Abruf” eingeschaltet ist, nehmen die Dateien, die ich nicht in Bearbeitung habe keinen Platz auf der Fesplatte weg.

klassische Synchronisation: komplette Bibliothek

Hier geht es um die SharePoint Online Dokumenten-Bibliothek B2B-Marketing. Das Symbol neben dem Ordner zeigt an, dass sich die Dateien in der Cloud befinden. Nur mit den Anzeigen hat Microsoft noch so seine Probleme, weil eine Datei tatsächlich im Ordner die Anzeige “lokal verfügbar” anzeigt. Wichtig is nur, daß wir überhaupt ein Symbol haben. Egal ob es lokal verfügbar, Immer verfügbar, nur in der Cloud verfügbar oder in Synchronisation anzeigt. Es bedeutet, dass sich Änderungen in beide Richtungen synchronisieren. (Symbole)

Es muss sich aber nicht um eine SharePoint Online Bibliothek handeln, es kann sich auch um einen OneDrive for Business Ordner von einem Kollegen handeln, die dieser mit mir geteilt hat.

 

Schritt 1: Synchronisation beenden

Bevor wir die neue Methode anwenden, müssen wir eine bestehende Synchronisation beenden. Dazu öffnen wir mit einem rechten Mausklick die blaue Wolke in der Windows Benachrichtigungszeile. Wählen Sie dann Eintellungen

OneDrive: Account - Synchronisation einer Bibliothek beeenden Beenden Sie dann die Synchronisation der SharePoint Online Bibliothek in dem Sie auf Synchronisierung beenden klicken
OneDrive: Synchronisation beenden: Hinweis Sie erhalten einen Hinweis, dass die bisher synchronisierte Dateien nicht mehr länger synchronisert werden. Dateien mit dem Status “nur in der Cloud verfügbar” werden auf diesem Gerät verschwinden. alle anderen werden beibehalten.

OneDrive: Kein Status symbol bedeutet keine Synchronisation

Manchmal muss man dem Windows-Explorer einen Refresh (F5) geben, dann sehen Sie, dass der Status verschwunden ist.

 

 

Schritt 2: Andere Geräte

Wer mehr als ein Device sein eigen nennt und auf diesen Geräten ebenfalls die obige Synchronisation eingestellt hat, muss Schritt 1 an diesen Geräten wiederholen. Und das für alle weitere Geräte. Dazu zählen im übrigen nicht die mobilen Geräte wie iPhone, iPad oder Android Geräte. Die die App mit dem Namen OneDrive zeigt Dateien nur an, es wird Standardmäßig nichs heruntergeladen, es sei denn man führt dies manuell durch.

 

 

Schritt 3: zum Browser zu SharePoint Online wechseln

Jetzt wechseln wir in den WebBrowser und suchen unter SharePoint die entsprechende Library aus. Innerhalb der Library selektieren wir einen Ordner. Wie viele Unterordener und Dateien enthalten sind ist nicht wichtig. Es sollen nur der Ordner ausgewählt werden, mit dem ich meine tägliche Arbeit durchführen kann. Nachdem der eine Ordner selektiert wurde, klicken wir auf “Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen

Und jetzt wird dieser ausgewählte Ordner an mehreren Stellen auftauchen

  • WebBrowser: OneDrive (for Business) unter meine Dateien
  • Im Windows Explorer unter OneDrive (for Business)
  • in meinen mobile Geräten (iOS,Android)
  • dabei trägt der Ordner das neue Symbol. Und das bei allen Geräten einschließlich mobilen Geräten.

Synchronisierter Ordner in OneDrive (for Business)

    Schritt 4: Umbennenen des Shortcuts
    Aus einer großen Bibliothek kann ich also genau die Dateien, die ich für die nächste Zeit zum Arbeiten benötige auswählen. Das reduziert das Sychroniserungs-Volumen, dessen obere Grenze 300000 Dateien sind. Da es sich aber um eine Verknüpfung handelt, können wir diese umbennen, ohne eine Änderung an der Herkunft hervorzurufen.
      Die für mich wesentlichen Dateien sollten am Anfang von OneDrive erschienen. Das spart Zeit bei der Auswahl der Dokumente. Meine Umbennenung erfolgt mit “_xxxxx”, so daß alle Verknüpfungen am Anfang von OneDrive stehen.

    Nach der Umbennenung finden wir alle ShortCuts am Anfang

      Das ganze passiert übrigens auf allen Geräten, einschließlich der mobilen Geräte (iOS, Android)
        Schritt 5: Löschen der ursprünglichen Synchronisation
        Letzter Schritt bei der Umstellung ist das Löschen der Dateien, der “klassischen Synchronisierung. Warum ich das jetzt tun?

        Nun, wenn etwas schief gegangen ist. können wir immer noch zur alten Synchronisierung zurückkehren. Auch hier gilt: Es ist nur eine Synchronisierung einer Bibliothek möglich. Wenn sie also zuürckkehren wollen, dann muss die Verknüpfung aufgehoben werden. Das geht an mehreren Stellen

        Windows Explorer –Rechte Maustaste: Verknüpfung entfernen. Dann werden die Verknüpfung entfernt, die enthaltenen Ordner und Unterordner/Dateien. Dann können Sie die “klassische” Synchronisierung wieder vornehmen. Dabei erkennt aber OneDrive, dass sie schon einmal diese Library synchronisiert hatten und schlägt ihnen vor, diese Daten zu übernehmen. Das reduziert Netzwerkverkehr.
        Zurück zu unserem Thema. Wir wollten ja genau diese Dokument-Bibliothek, die nicht mehr synchronisiert ist, löschen:

      Dieser Order ist nicht länger in der Synchronisation

      Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Bibliothek auswählen. Es darf kein Sync-Symbol zu sehen sein. Klicken Sie links mit der rechten Maustaste auf die Bibliothek und wählen löschen. Der Ordner und alle Unterordner/Dateien werden gelöscht und sind nur noch im Papierkorb zu finden.

      OneDrive: Add to OneDrive: alle Schritte durchlaufen

      Als letztes noch ein Hinweis für Administratoren:

      Wenn Sie mit Gruppenrichtlinen arbeiten und die OneDrive Gruppenrichtlinie Teamwebsitebibliotheken für die automatische Synchronisierung konfigurieren oder im englischen Configure team site libraries to sync automatically konfiguriert haben, müssen Sie diese Gruppenrichtlinie zuerst ausschalten.

      Wenn Sie als User nicht wissen, ob eine solche Gruppenrichtlinie existiert, fragen Sie ihren Administrator !!

      Five steps from "Classic Sync" to "Add to OneDrive"

      15. Februar 2021 Hinterlasse einen Kommentar

      Five steps from "Classic Sync" to "Sync with Add to OneDrive"

      A change from the classic method of synchronization to the new synchronization with Add to OneDrive is not always easy. After I have described the principles here, then also again showed the advantages and disadvantages, now a step-by-step guide.

       

      We have synchronized the entire library. It does not matter how many items are included. When the "Files on demand" function is enabled, the files that I do not have in progress do not take up space on the hard disk.

      image

      This is about the SharePoint Online document library B2B-Marketing. The icon next to the folder indicates that the files are in the cloud. Only with the displays Microsoft still has its problems, because a file actually shows in the folder the display "locally available". The only important thing is that we have an icon at all. No matter if it shows locally available, always available, only available in the cloud or in synchronization. It means that changes synchronize in both directions. (Icons)

      But it doesn’t have to be a SharePoint Online library, it can also be a OneDrive for Business folder from a colleague that he shared with me.

       

      Step 1: Stop Synchronization

      Before we use the new method, we have to end an existing synchronization. To do this, we open the blue cloud symbol in the Windows notification area with a right mouse click. Then select Settings

      OneDrive: Account - Stop Sync of a library Then stop the synchronization of the SharePoint Online library by clicking Stop synch.
      OneDrive Notice: Sync is stoped You will receive a notice that the previously synced files will no longer be synced. Files with the status "only available in the cloud" will disappear on this device. all others will be kept.

      OneDrive: No status icon means no synchronization

      Sometimes you have to give Windows Explorer a refresh (F5), then you will see that the status has disappeared.

       

       

      Step 2: Other devices

      If you own more than one device and have set the above synchronization on these devices as well, you have to repeat step 1 on these devices. And this for all other devices. This does not include mobile devices like iPhone, iPad or Android devices. The app called OneDrive there only displays files, it does not download anything by default, unless you do it manually.

      Step 3: Switch to SharePoint Online in the browser

      Now we switch to the WebBrowser and search for the corresponding library under SharePoint. Within the library we select one folder. How many subfolders and files are contained is not important. We should only select the folder with which I can do my daily work. After selecting one folder, we click on "Add link to my files".

      And now this selected folder will appear in several places

      • OneDrive (for Business) under my files
      • In Windows Explorer under OneDrive (for Business)
      • in my mobile devices (iOS,Android)

      the folder will have the new icon. And this is true for all devices including mobile devices.

      Synchronized folder in OneDrive (for Business)

       

       

      Step 4: Rename the shortcut

      So from a large library I can select exactly the files I need for the next time to work. This reduces the synchronization volume, whose upper limit is 300000 files. But since it is a shortcut, we can rename it without causing a change in the origin.

      The files that are essential for me should have appeared at the beginning of OneDrive. This saves time when selecting documents. My renaming is done with "_xxxxx" so that all shortcuts are at the beginning of OneDrive.

      After renaming we find all ShortCuts at the beginning
      By the way, the whole thing happens on all devices, including mobile devices (iOS, Android)

       

      Step 5: Delete the original synchronization

      The last step in the conversion is to delete the files, the "classic synchronization. Why do I do this now?

      Well, if something went wrong. we can always go back to the old synchronization. Again, only one synchronization of a library is possible. So if you want to go back, you have to unlink it. This can be done in several places
      Windows Explorer -right mouse button: Remove shortcut. Then the shortcut is removed, the contained folders and subfolders/files. Then you can do the "classic" synchronization again. But in doing so, OneDrive recognizes that they had already synchronized this library before and suggests them to take this data. This reduces network traffic.

      Back to our topic. We wanted to delete exactly this document library that is no longer synchronized:
      This order is no longer in the synchronization

      Make sure that you select the correct library. There must not be a sync icon visible. Right-click on the library on the left and select Delete. The folder and all subfolders/files will be deleted and can only be found in the recycle bin.

      OneDrive: Add to OneDrive: go through all steps

      Lastly, a note for administrators:

      If you are working with group policies and you have configured the OneDrive group policy Configure team site libraries to sync automatically you have to turn off this group policy first.

      If you as a user do not know if such a group policy exists, ask your administrator !!!

      OneDrive: Unterschiede beim Synchronisieren

      8. Februar 2021 1 Kommentar

      OneDrive for Business: Unterschiede beim Synchronisieren

      Derzeit gibt es die klassische Synchronisierung bei SharePoint Online Dokument Bibliotheken und der neuen Möglichkeit mit dem Namen „Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen“. Es gibt für beide Methoden Vor- und Nachteile und wesentliche Unterschiede. In diesem Artikel bezieht sich alles auf OneDrive for Business und nicht auf OneDrive Personal.

       

      Synchronisieren von SharePoint Bibliotheken

      • Manuelle Auslösung der Synchronisation per Klick auf den Sync Button +
      • Automatische Auslösung per Gruppenrichtlinie +
      • Die Gruppenrichtlinien wirkt immer auf das Root-Verzeichnis, also alles oder nichts  
      • Einschränkung per Filter nur bedingt möglich, weil fehlerhaft
      • Bei Aufhebung der Synchronisierung bleiben Daten auf dem Device zurück
      • Synchronisierung muss auf jedem Gerät ausgeführt werden
      • Aufhebung der Synchronisierung muss auf jedem Gerät ausgeführt werden
      • Umbenennen des Root Orders nicht möglich
      • Fragmentierung der Struktur

      Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen

      • Nur manuelle Auslösung der Synchronisation
      • Keine Gruppenrichtlinie
      • Synchronisierung in OneDrive +
      • Synchronisierung in allen Geräten einschließlich mobile Geräte +
      • Verknüpfung kann umbenannt werden +
      • Bei Auflösung der Verknüpfung erfolgt die Löschung der Daten auf allen Geräten ++
      • Schnell erstellt, nur bestimmt Ordner, danach wieder Auflösung +
      • Nur innerhalb einer Organisation anwendbar

      Details zu Synchronisieren von SharePoint Bibliotheken

      Man loggt sich in Office 365 mit einem Browser ein. Man wechselt zu einer SharePoint Bibliothek, bei der man natürlich auch Zugriff hat. Im Browser sieht man dann links den Link „Dokumente“ und nach dem Klick erscheint im oberen Menü der Sync Button. Dieser erscheint auch nur, wenn man sich im Root Verzeichnis befindet und kein Ordner oder keine Datei selektiert wurde. Mit dem Klick wird dann die Synchronisation gestartet. In Organisationen werden üblicherweise mehrere SharePoint Bibliotheken implementiert. Denn „Marketing“ Daten haben normalerweise nichts in der „Finanz“ Bibliothek zu tun. Das ist übrigen ein gern gemachter Fehler, wenn Netzwerklaufwerke zu SharePoint Online migriert werden. Natürlich passen in eine SharePoint Online Bibliothek 30 Millionen Dokumente, aber der OneDrive Sync Client (OneDrive.exe) auf Windows hat eine Höchstgrenze an Dateien (300000), die der Sync Client in der Lage ist, zu synchronisieren. Für mich stellt sich immer die Frage, ob wir immer alle diese Dateien auf dem Client benötigen, aber dazu später mehr.

      Was manuell immer geht, kann man auch automatisieren. Mittels Gruppenrichtlinie. Aber die Restriktionen der Sync Engine bleiben erhalten. Die Gruppenrichtlinie kann auch keinen Filter implementieren, also alles oder nichts. Einen Filter kann der Benutzer dann manuell erstellen, um Ordner auszublenden. Leider ist seit geraumer Zeit im Filter immer noch ein Bug enthalten, der den Filter damit unbrauchbar macht. Hat der Benutzer mehrere Geräte, muss er die manuelle Synchronisation mehrfach durchführen, wenn die Administration keine Gruppenrichtlinie zur Verfügung stellt. Auch bei einer Aufhebung der Synchronisation muss man das auf jedem Gerät einzeln durchführen und die Dateien werden nach der Aufhebung auf dem Gerät nicht gelöscht.
      Ausnahme: Dateien auf Abruf, wo nur der Dateiname angezeigt wird, und die sich nur in der Cloud befinden, werden bei der Aufhebung der Synchronisierung sofort entfernt

      Ein weiterer Nachteil ist es, dass eine Umbenennung des Root Ordners nicht möglich ist. Sind viele SharePoint Bibliotheken in der Synchronisierung, wirkt der Datei-Explorer für manche Benutzer stark fragmentiert.

       

      Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen

      Wenn man also die Nachteile der klassischen Synchronisierung anschaut, dann wundert man sich nicht, dass Microsoft mit „Add to OneDrive“ die nächste Generation in die Wege leitet. Zuerst wird die Synchronisation wie oben eingeleitet. Dann aber muss ein Ordner selektiert werden, und danach im oberen Menü der Menüpunkt „Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen“ angeklickt werden.
      Dann passieren mehrere Dinge: In OneDrive for Business wird ein Ordner mit dem Shotcut-Symbol angezeigt. Das Gleiche passiert auf jedem Device des Benutzers, Auch auf den Smartphones, sowohl unter Android als auch iPhone. Es gibt aber keine Gruppenrichtlinie, der ShortCut muss also immer vom Benutzer ausgelöst werden. Das ist auch gut so, denn jedem Mitarbeiter bleibt es vorbehalten, genau den richtigen Ordner zu selektieren, damit er mit den enthaltenen Unterordner und Dateien arbeiten kann.
      Wer schon einmal mit den Windows Shortcuts gearbeitet hat, weiß, das dort ein ShortCut umbenannt werden kann. Das trifft auch hier zu. Die Herkunft wird nicht verändert. Damit kann ich auch geschickt eine Sortierung in OneDrive for Business herbeiführen. Werden Die Dateien nicht mehr benötigt, so können diese von jedem beliebigen Gerät aufgehoben werden. Also im Browser innerhalb von OneDrive, Im Windows Explorer oder aber im Smartphone. Dabei werden dann auf allen Geräten die Dateien gelöscht, nicht jedoch in der Herkunft. Das geht schnell und die Abstimmung bei der Synchronisierung wird wesentlich schneller, weil weniger Dateien synchronisiert werden müssen.

      Allerdings muss man sich überlegen, wie in Zukunft die Dokument Bibliotheken auf SharePoint Online aufgebaut werden müssen oder sollen, um optimales Arbeiten unterschiedlicher Mitarbeiter zu gewährleisten. Hier muss auch bei einer möglichen Migration vorher überlegt werden, wie und wohin die Dokumente migriert werden sollen.

      Und zuletzt noch ein paar Hinweise:

      Es ist nicht möglich, doppelt zu synchronisieren. Wer also die klassische Synchronisation bereits einsetzt, kann nicht sofort mit der gleichen Bibliothek und der Funktion „Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen“ arbeiten. Zuerst muss die Synchronisierung auf jedem Gerät aufgehoben werden, nicht vergessen, die Dateien auch zu löschen. Wie gesagt auf jedem Windows Gerät eines Benutzers. Erst danach kann die Methode „Verknüpfung zu meinen Dateien“ verwendet werden.

      Und dann funktioniert das auch nur intern, also auf SharePoint Bibliotheken und OneDrive for Business Ordnern der eigenen Organisation.
      Derzeit hat Microsoft auch die Synchronisation von Ordner aus externer OneDrive for Business, die mit einem Benutzer geteilt werden, und dann synchronisiert werden können, unterbunden. Diese sollen aber in Kürze widerkommen.

      Referenzen und Links

      Add to OneDrive – der nächste Schritt
      OneDrive: Verknüpfung zu Meine Dateien
      Microsoft Ankita Kirti’s Blog Post
      Microsoft: Restriktionen bei OneDrive und SharePoint

      OneDrive: Differences in synchronization

      8. Februar 2021 2 Kommentare

      OneDrive for Business: differences in synchronization

      Currently there is the classic synchronization at SharePoint Online document libraries and the new possibility called "Add shortcut to my files". There are advantages and disadvantages for both methods and significant differences. In this article everything refers to OneDrive for Business and not to OneDrive Personal.

       

      Synchronizing SharePoint libraries

      • Manual triggering of synchronization by clicking on the Sync button +
      • Automatic triggering via group policy +
      • The group policy always affects the root directory, so it’s all or nothing
      • Restriction by filter only conditionally possible, because faulty
      • If synchronization is cancelled, data remains on device
      • Synchronization must be executed on every device
      • Unsynchronization must be executed on every device
      • Renaming of root order not possible
      • Fragmentation of the structure

      Add shortcut to my files

      • Only manual triggering of synchronization
      • No Group Policy
      • Synchronization in OneDrive +
      • Synchronization in all devices including mobile devices +
      • Shortcut can be renamed +
      • When the shortcut is dissolved, the data is deleted on all devices ++
      • Quickly created, only designated folder, then again resolution +
      • Only applicable within an organization

      Details about synchronizing SharePoint libraries

      You log in to Office 365 with a browser. You change to a SharePoint library, where you of course also have access. In the browser you will see the link "Documents" on the left and after the click the Sync button appears in the upper menu. This button only appears if you are in the root directory and no folder or file has been selected. With the click the synchronization is started. In organizations usually several SharePoint libraries are implemented. Because "marketing" data usually has nothing to do in the "finance" library. This is a common mistake when network drives are migrated to SharePoint Online. Of course, a SharePoint Online library can fit 30 million documents, but the OneDrive Sync Client (OneDrive.exe) on Windows has a maximum limit of files (300000) that the Sync Client is able to synchronize. For me, the question is always whether we always need all of these files on the client, but more on that later.

      What can always be done manually, can also be automated. By means of group policy. But the restrictions of the sync engine remain. The group policy can also not implement a filter, so all or nothing. A filter can then be created manually by the user to hide folders. Unfortunately, there is still a bug in the filter for quite some time, which makes the filter thus unusable. If the user has multiple devices, he must perform the manual synchronization multiple times if the administration does not provide a group policy. Even if the synchronization is cancelled, it must be done on each device individually and the files are not deleted after the cancellation on the device.
      Exception: files on demand, where only the file name is displayed, and which are only in the cloud, are removed immediately when the synchronization is cancelled.

      Another disadvantage is that renaming the root folder is not possible. If there are many SharePoint libraries in the synchronization, the file explorer looks very fragmented for some users.

      Add shortcut to my files

      So, looking at the drawbacks of classic synchronization, don’t be surprised to see Microsoft initiate the next generation with "Add to OneDrive". First, the synchronization is initiated as above. But then a folder must be selected, and then the menu item "Add shortcut to my files" must be clicked in the top menu.
      Then several things happen: In OneDrive for Business, a folder is displayed with the Shotcut icon. The same thing happens on every device of the user, even on the smartphones, both Android and iPhone. But there is no group policy, so the ShortCut must always be triggered by the user. This is a good thing, because it is up to each employee to select exactly the right folder to work with the subfolders and files it contains.
      If you have ever worked with Windows Shortcuts, you know that a ShortCut can be renamed there. This is also true here. The origin is not changed. This way I can also cleverly sort the files in OneDrive for Business. If the files are no longer needed, they can be removed from any device. So in the browser within OneDrive, in Windows Explorer or in the smartphone. The files are then deleted on all devices, but not in the origin. This is fast and the synchronization process is much faster because fewer files have to be synchronized.

      However, it is necessary to consider how the document libraries on SharePoint Online must or should be structured in the future in order to ensure optimal work by different employees. Here, even in the case of a possible migration, it must be considered beforehand how and where the documents are to be migrated.

      And last but not least a few hints:

      It is not possible to synchronize twice. So, if you already use the classic synchronization, you can’t use the same library and the "Add link to my files" function right away. First of all, you need to stop sync on each device, don’t forget to delete the files as well. As said on each Windows device of a user. Only after that, the "Shortcut to my files" method can be used.

      And then it works only internally, that is, on SharePoint libraries and OneDrive for Business folders of one’s own organization.
      Currently, Microsoft has also prevented the synchronization of folders from external OneDrive for Business, which are shared with a user, and can then be synchronized. However, these are to be resisted shortly.

       

      References and links

      Add to OneDrive – the next step
      OneDrive: Add Shortcut to My Files
      Microsoft Ankita Kirti’s Blog Post
      Microsoft: Restrictions on OneDrive and SharePoint

       

      Microsoft 365 Friday California 2021

      28. Dezember 2020 1 Kommentar

      Microsoft 365 Friday California 2021

      In 2021, we will continue with small and large conferences. And since we are still not allowed to fly, these conferences take place online. So also for me the second event in January, this time on a Friday. On 1/22/2021 at the

      Microsoft 365 Friday California 2021

      I will give a presentation with the title

      Collaboration in the Microsoft Universe

      So reserve the date and register.


      Auch im Jahr 2021 geht es mit kleinen und großen Konferenzen weiter. Und da wir immr noch nicht fliegen dürfen, finden diese Konferenzen Online statt. So auch für mich der zweite Event im Januar, diesmal an einem Freitag. Am 22.1.2021 auf der

      Microsoft 365 Friday California 2021

      halte ich einen Vortrag mit dem Titel

      Collaboration in the Microsoft Universe

      Also Termin reservieren und registrieren.

      Add To OneDrive – the next step

      9. Dezember 2020 3 Kommentare

      Add to OndeDrive

      In the long term, Microsoft is launching the next generation of synchronization with "Add to OneDrive". The idea of synchronization, which is the basic element of collaboration, has its limitations, which has led to extensive reorganizations of SharePoint libraries at some Microsoft 365 customers. Although the processors of the small devices have become faster and faster, we are reaching our limits with very many files. With Windows 10, build 1709, "Files on demand" has been introduced. This function accelerated the synchronization of large libraries considerably, because in principle only the entries of the file name had to be transferred. The actual content remains in the cloud, but is only one click away before downloading. Nevertheless, the sync engine had to do a lot, because the local database had to be synchronized with the cloud again and again. But working with Office documents, working simultaneously, is being used by more and more companies and their users. Because the list of different synchronization scenarios is getting longer and longer:

      1. OneDrive Personal
      2. OneDrive for Business
      3. SharePoint Document Libraries
      4. Local synchronization of folders/files from "Shared with me”
      5. Backup (KFM: desktop, documents, images)
      6. Synchronization of further tenants
      7. B2B Synchronization
      8. Synchronization of "Add to OneDrive" files

      OneDrive Personal

      This is an area that should not be underestimated, but is predominantly used by many private users. The synchronization of "Add to OneDrive" has been around here for quite a while, but there is no SharePoint technology behind it. In most companies, and this is also my advice, the use of OneDrive Personal is prohibited and can be prevented by group policies.

       

      OneDrive for Business

      I refer to this area as an enlarged hard disk using SharePoint technology. But it depends on how administrators and CIO’s see it. There are two camps here. One is the opponents, who don’t want to see their own silos of information of the employees. Everyone should always work in a team. But since people and their way of life and work are different, the second way of giving everyone the freedom they need to fulfill their function in the company is much more common. And as we can see, the synchronization of "Add to OneDrive" starts right there.

       

      SharePoint Document Libraries

      Here you will find different libraries, and due to lack of expertise often wrongly migrated. Wrong in the sense of: Everything that we have used in the file server for years must be stored in the same way in SharePoint. And you would not believe what has accumulated in the file servers over the years. Administrators often no longer know who and why different permissions were created in the file server. And then migrated everything into a document library in the cloud. The experts‘ advice to have the content of the file servers examined by the business departments is often ignored due to a lack of time. The migration specialists themselves now have wonderful tools at hand, but you can’t examine the content of the file servers yourself. As a result, many files that are no longer needed also end up in the cloud. The specifications of the number of documents in these SharePoint Online document libraries are not exhausted. And many unfortunately do not know the most important number of "OneDrive Synchronization". 300000 files. The condition that everything should look like in the file server causes problems later. Due to a lack of user acceptance and training, the administrators then use Group Policy and automatically add this library to OneDrive. But this group policy also has limitations that are worth knowing. Fortunately, there are "Files on demand" so that the capacity of the local hard drives is not exceeded. Unfortunately the synchronization on the local devices costs CPU power. The more employees work on documents, even if they are not needed by others and "have to be synchronized". And the more files are synchronized, the more CPU power is consumed and at some point the synchronization stumbles. And this is exactly where "Add to OneDrive" comes in.

       

      Local synchronization of folders from "Shared with me”

      This is the ability to synchronize folders and files that an internal or external user has given me as a share on my device. I don’t have to work in the browser anymore, changes of the other user are synchronized on my device. But here we have to distinguish whether it is an internal or external user.

      External user

      Since "Add to OneDrive" does not support cross-tenant synchronization, local synchronization is the only choice for external users. You can still do this, but you have to be aware that this is only valid for one device when you set it up. If you use multiple devices, you have to configure this on each device individually. This has advantages and disadvantages that you have to weigh up. So if I exchange my data with e.g. my accountant, i.e. external user, I might not want to synchronize this data on my demo device.

      Internal user

      The advantages or disadvantages described for external users I can also apply here. But since "Add to OneDrive" is always passed through on all devices, I have to consider if I want to do that.

      If you want to switch from ‚Local synchronization of folders/files from "Shared with me" to "Add to OneDrive" you have to undo the existing synchronization on all devices first, otherwise errors will occur.

       

       

      Backup (KFM: desktop, documents, images)

      Smiled at by many, for me the backup of the most important folders, like desktop, documents and pictures of the respective device. What has always been an increased effort for companies (folder redirection, server provision) is now available to Office 365 users. Well, some of them wish to include the remaining folders like videos, music, … Let’s see what Microsoft comes up with. There are several group policies in place for switching to this backup, but the concept should not be used on a voluntary basis in organizations.

      Synchronization of further tenants

      Here the previously described applies. With the exception of OneDrive Personal. Because here there can only be one. Everyone can create any number of OneDrive Personal, but only one synchronization can be set up on a device. Synchronization with other tenants is also limited to 9. But remember, each Tenant and all folders and files to be synchronized require CPU power. After all, you don’t just want to synchronize, you also want to do some work.

       

      B2B Synchronization

      With Cross Tenant Synchronization, or better known as B2B Synchronization, I don’t see any problems, since it is a simple data exchange between known companies. So when I exchange data with an external agency as a marketing employee, it always refers to my area. B2B synchronization is still not used very often, maybe the technical hurdles are too much for the administrators to implement, but there are considerable advantages for both sides in terms of security.

       

      Synchronization of "Add to OneDrive" files

      And now the revolution? I am curious what Microsoft will give us for this feature. But again from the beginning:

      The existing structures and the large number of files in the SharePoint libraries are putting a lot of CPU load on our small computers despite "Files on demand". With the targeted use of "Add to OneDrive", the employees get a configuration possibility to synchronize what is needed now and today. The employee is not interested in where the data is stored in SharePoint. Stop, slowly!
      So the selection is made directly in the right SharePoint library via the web browser. Depending on the structure, the employee has to click through many folders to select a folder and with one click synchronize this folder on all his devices. The unfolding of the folders marked with a special icon can be done in the web browser, Windows Explorer, Mac File Finder or in the app of iOS or Android. Then the shortcuts are resolved and the files are deleted on all devices, but not at the source, i.e. SharePoint Online. This makes the whole concept much more flexible but the users still need to know the structure because adding can only be done in the Web browser.

      From Microsoft’s point of view for the users, it saves bandwidth and CPU resources, the sync engine has no problems with all the work it has to do, there are fewer problems. However, it is not known yet if administrators will be able to control changes via group policy. I don’t believe this though, because "Add to OneDrive" is designed for different working styles. However, this requires that employees, especially with SharePoint document libraries with many files, have knowledge about their structure. On the other hand, administrators also have the possibility to restructure libraries, create better transitions in the folder structure for long-term projects and then use "Add To OneDrive" to circumvent the known restrictions. However, I noticed a few little things:

      If you haven’t already done so, activate "Files on Demand". Not just manually, but as group policy for all users in your organization.

      First try

      Take a SharePoint document library in the Web browser that you have not synchronized on any of your devices. Select a folder and then click on "Add shortcut to ‚my files‘".  Then switch to the Windows Explorer and you will find the folder with the name and the new icon. If you have installed the OneDrive app on your phone, you can see the folder with the name there as well. The shortcut will appear on all devices and the files will be synchronized.

      Tip:
      Rename the folder name in Windows Explorer. The renaming is also displayed on all your devices, but not in the file origin.

      Also try the resolution: In Windows Explorer, right-click on the folder and then click "Remove Shortcut". This will remove the shortcut and files on all your devices. In the cloud, however, the files are still retained.

      Work flawlessly with SharePoint Online libraries

      Before you use the "Add to OneDrive" function with real SharePoint libraries, please make sure that these libraries have not already been synchronized in the old, conventional way. This has to be resolved first. In the OneDrive settings (right-click on the OneDrive icon), locate the synced library and click Stop Sync. After an additional message, remove the out-of-sync files in Windows Explorer, because they are not deleted!

      If you have synchronized this SharePoint library on multiple devices, repeat the above procedure. Only when this synchronization is removed on all devices can you switch to the Web browser of your choice and perform the shortcut process described above, and all devices will sync.

      Tip:
      What happens if one of my devices is off?

      The answer is simple: First of all, nothing. Only when the device is started, the synchronization will be done automatically.

      Tip:
      what happens if I forget to cancel the "old" synchronization on one of my devices?

      Well, the computer reports an error, because a synchronization is already taking place. But if I cancel the existing synchronization afterwards, the link will not appear in my OneDrive for Business. Not even after restarting the app or rebooting the computer. When I asked the Microsoft OneDrive product group I was told that the link will already appear, but only after several days. In general "Add to OneDrive" is not yet available everywhere. As in many other parts, this function is rolled out in waves.

      Tip:
      For a certain period of time administrators will be able to disable "Add to OneDrive" for their organizations. This temporary option is available to administrators so that they can easily perform the necessary change management. Microsoft will inform you before removing this option to disable the feature. This is done via PowerShell. If you choose to opt-out, use the Set-SPOTenant command through Admin PowerShell.
      The command is Set-SPOTenant -DisableAddShortcutsToOneDrive $true

      If the "Add To OneDrive" function is disabled, the command to add folders is removed; all folders already added remain on the user’s computer



      Summary

      [12/17/2020]

      The problem described on 12/16/2020 now only causes problems in Windows Explorer. It has something to do with locking of files. Before Microsoft rolls out a new algorithm next year, there is a simple workaround:

      1) Go directly into OneDrive (for Business).
      2) Click on My Files
      3) Select the folder with the shortcut
      4) In the menu you can now click on "Remove".

      Alternatively:
      1) In your smartphone, select the folder.
      2) mark the 3 points
      3) Click on remove

      Important: It may happen that the removal in Explorer takes a while!

      [12/16/2020]
      You have already played with the function? Great. But since yesterday the function "Remove ShortCut", i.e. resolving a shortcut does not work anymore. But this is only temporary.

      [12/09/2020]

      The "Add to OneDrive" function is currently rolled out. This means that the functionality is available on the web pages, but e.g. synchronization is not yet done. According to Microsoft, this may continue for a while.

      "Add to OneDrive" brings a new way to speed up synchronization. It is no longer necessary to transfer all data of a SharePoint library. With a clever setup, even very large SharePoint libraries can be synchronized in parts to the users. The limit of 300000 files remains however. Administrators must be aware that the structure of the SharePoint Online document libraries may have to be changed or even restructured. OneDrive synchronization is not an asynchronous network drive that allows any number of files to be transferred from the cloud to individual computers. However, the principle remains that OneDrive is the foundation of collaboration. However, this also requires the administrators of the organizations to rethink.

       

      References:

      Microsoft, Ankita Kirti Blog Post
      Microsoft OneDrive product group
      My Blog post: Add To OneDrive global aivalable
      My Blog Post: Add OneDrive with issues

      Add To OneDrive – der nächste Schritt

      9. Dezember 2020 1 Kommentar

      Add to OndeDrive,  Zu OneDrive hinzufügen

      Microsoft startet mit “Add to OneDrive” langfristig die nächste Generation der Synchronisation. Die Idee der Synchronisation, die das Grundelement der Zusammenarbeit darstellt, hat nämlich Ihre Grenzen, die bei einigen Microsoft 365 Kunden zu umfangreichen Umorganisierungen der SharePoint Bibliotheken geführt hat. Obwohl die Prozessoren der kleinen Geräte immer schneller geworden sind, stoßen wir bei sehr vielen Dateien an die Grenzen. Mit Windows 10, Build 1709 hielt dann zwar “Dateien auf Abruf” Einzug. Diese Funktion beschleunigte die Synchronisation großer Bibliotheken erheblich, weil im Prinzip ja nur die Einträge des Dateinamens übertragen werden mussten. Der tatsächliche Inhalt verbleibt in der Cloud, ist aber nur ein Klick entfernt vor dem Herunterladen. Trotzdem musste die Sync-Engine viel leisten, denn der Abgleich der lokalen Datenbasis mit der Cloud muss ja immer wieder vorgenommen werden. Die Zusammenarbeit mit Office Dokumenten, das gleichzeitige Arbeiten wird aber bei immer mehr Firmen und ihren Benutzern eingesetzt. Denn die Liste der verschiedenen Synchronisations-Szenarien wird immer länger:

      1. OneDrive Personal
      2. OneDrive for Business
      3. SharePoint Dokument Bibliotheken
      4. Lokale Synchronisation von Ordnern/Dateien von "Mit mir geteilt”
      5. Sicherung (KFM: Desktop, Dokumente, Bilder)
      6. Synchronisation weiterer Tenants
      7. B2B Synchronisation
      8. Synchronisation von "Add to OneDrive" Dateien

      OneDrive Personal

      Nicht zu unterschätzender Bereich, der aber überwiegend von vielen Privatanwendern genutzt wird. Die Synchronisation von “Add to OneDrive” gibt es hier schon eine ganze Weile, aber hier liegt aber auch keine SharePoint Technologie dahinter. In den meisten Firmen, und das ist auch mein Ratschlag, wird das Verwenden von OneDrive Personal untersagt und kann mittels Gruppenrichtlinien unterbunden werden.

       

      OneDrive for Business

      Ich bezeichne diesen Bereich als vergrößerte Festplatte mit Hilfe von SharePoint-Technologie. Es kommt aber darauf an, wie Administratoren und CIO’s dies sehen. Hier gibt es zwei Lager. Die einen sind die Gegner, die keine eigenen Informations-Silos der Mitarbeiter sehen wollen. Alle sollen immer im Team arbeiten. Da aber die Menschen und ihre Lebens- und Arbeitsweise unterschiedlich sind, ist die zweite Art, jedem den Freiraum zu geben, den er braucht, um seine Funktion in der Firma auszufüllen, weit mehr verbreitet. Und wie wir sehen, setzt die Synchronisation von “Add to OneDrive” genau da an.

       

      SharePoint Dokument Bibliotheken

      Hier findet man unterschiedliche Bibliotheken, und mangels fehlenden Fachwissens oftmals auch falsch migriert. Falsch im Sinne von: Alles was wir im File Server über Jahre benutzt haben, muss genau so auch im SharePoint abgelegt werden. Und man glaubt gar nicht, was sich in den File Servern im Laufe der Zeit so angesammelt hat. Oft wissen die Administratoren gar nicht mehr, wer und warum unterschiedliche Berechtigungen im File Server angelegt worden waren. Und dann alles in eine Dokumentenbibliothek in die Cloud migriert. Der Ratschlag der Experten, den Content der File-Server von den Fachbereichen zu untersuchen, wird mangels Zeitaufwandes oftmals ignoriert. Die Migrationsspezialisten selbst haben heute mittlerweile wunderschöne Werkzeuge zur Hand, aber Sie selbst können ja den Content der Fileserver nicht untersuchen. So landen viele nicht mehr benötigte Dateien auch in der Cloud. Die Spezifikationen der Anzahl der Dokumente in diesen SharePoint Online Dokument Bibliotheken werden nicht ausgereizt. Und viele kennen leider nicht die wichtigste Zahl der “OneDrive Synchronisation” nicht. 300000 Dateien. Durch die Bedingung, alles soll wie im File Server aussehen stoßen wir später auf Probleme. Mangels nicht vorhanden Benutzerakzeptanz und Schulung greifen die Administratoren dann zum Mittel der Gruppenrichtlinie und fügen diese Bibliothek dann automatisch zu OneDrive hinzu. Diese Gruppenrichtline hat aber auch Einschränkungen, die man kennen sollte. Zum Glück gib es ja “Dateien auf Abruf”, so dass die Kapazität der lokalen Festplatten nicht gesprengt werden. Leider kostet die Synchronisation auf den lokalen Geräten CPU-Power. Denn je mehr Mitarbeiter Dokumente bearbeiten, auch wenn diese von anderen nicht benötigt sind und „müssen abgeglichen werden“. Und je mehr Dateien synchronisiert werden, desto mehr CPU-Power wird verbraucht und irgendwann kommt die Synchronisation ins Straucheln. Und genau hier setzt “Add to OneDrive” an.

       

      Lokale Synchronisation von Ordnern von "Mit mir geteilt”

      Dies die Möglichkeit, Ordner und Dateien, die mir ein interner oder externer Benutzer als Freigabe zur Verfügung stellt auf meinem Gerät zu synchronisieren. Ich muss dann nicht mehr im Browser arbeiten, Änderungen des anderen Benutzers werden bei mir auch auf das Gerät synchronisiert. Hier müssen wir jetzt aber unterscheiden, ob es ein interner oder externer Benutzer ist.

      Externer Benutzer

      Da “Add to OneDrive” keine sogenannte Cross Tenant Synchronisation unterstützt, ist also für externe Benutzer die lokale Synchronisation das einzige Mittel der Wahl. Das kann man immer noch tun, muss sich aber darüber im Klaren sein, dass das nur für ein einziges Gerät gilt, wenn man es einrichtet. Wer mehrere Geräte benutzt, muss das an jedem Gerät einzeln konfigurieren. Das hat Vor und Nachteile, die man abwägen muss. Wenn ich also meine Daten mit z.B. meinem Steuerberater austausche, also externer Benutzer, dann möchte ich vielleicht nicht, dass ich diese Daten auf meinem Demo-Gerät synchronisiere.

      Interne Benutzer

      Den bei externem Benutzer beschriebenen Vor- oder Nachteil kann ich hier auch übernehmen. Da “Add to OneDrive” aber immer auf allen Geräten durchgereicht wird, muss ich mir überlegen, ob ich das möchte.

      Wer von ‚Lokale Synchronisation von Ordner/Dateien von “Mit mir geteilt” auf “Add to OneDrive” umsteigen will, muss zuerst an allen Geräten die vorhandene Synchronisation aufheben, sonst kommt es zu Fehlern.

       

      Sicherung (KFM: Desktop, Dokumente, Bilder)

      Von vielen belächelt, für mich die Sicherung der wichtigsten Ordner, wie Desktop, Dokumente und Bilder des jeweiligen Gerätes. Was bei Firmen immer ein erhöhter Aufwand war (Folder Redirection , Server Bereitstellung) steht jetzt den Office 365 Benutzern zur Verfügung. Gut, manche wünschen sich auch die restlichen Ordner wie Videos, Musik, … einzubeziehen. Mal sehen was sich Microsoft da dazu einfallen lässt. Es exisatieren mehrere Gruppenrichtlinien für die Umstellung auf diese Sicherung, das Konzept sollte aber nicht auf freiwilliger Basis in Organisationen eingesetzt werden.

       

      Synchronisation weiterer Tenants

      Hier gilt das bisher beschriebene.  Mit Ausnahme von OneDrive Personal. Denn hier kann es nur einen geben. Jeder kann sich zwar beliebig viele OneDrive Personal anlegen, an einem Gerät lässt sich jedoch nur eine Synchronisation einrichten. Die Synchronisierung mit anderen Tenants ist ebenfalls auf 9 begrenzt. Denken Sie aber daran, jeder Tenant und alle zu synchronisierenden Ordner und Dateien benötigen CPU Power. Sie wollen ja schließlich nicht nur Synchronisieren, sondern auch noch etwas arbeiten.

       

      B2B Synchronisation

      Bei der Cross Tenant Synchronisation, oder besser bekannt als B2B Synchronisation sehe ich keine Probleme, da es sich ja um den einfachen Datenaustausch zwischen bekannten Unternehmen handelt. Wenn ich also als Marketing Mitarbeiter mit einer externen Agentur Daten austausche, bezieht sich das immer auf meinen Bereich. B2B Synchronisation wird leider immer noch nicht oft angewendet, vielleicht sind den Administratoren die technischen Hürden bei der Implementierung zu aufwendig, dabei ist gerade hier für beide Seiten, was Security angeht, erhebliche Vorteile zu erzielen.

       

      Synchronisation von “Add to OneDrive” Dateien

      Und jetzt also die Revolution? Ich bin gespannt was Microsoft uns für diese Funktion noch geben wird. Aber noch mal von vorne:

      Die vorhandene Strukturen und die große Anzahl von Dateien in den SharePoint Bibliotheken belasten trotz „Dateien auf Abruf“ CPU unserer kleinen Rechner. Mit gezieltem Einsatz von “Add to OneDrive” bekommen die Mitarbeiter eine Konfigurationsmöglichkeit, gezielt zu synchronisieren, was jetzt und heute gebraucht wird. Der Mitarbeiter interessiert es nicht, wo die Daten im SharePoint untergebracht ist. Halt, langsam!
      Also die Auswahl erfolgt direkt im der richtigen SharePoint Bibliothek über den Web Browser. Je nach Struktur muss sich der Mitarbeiter durch viele Ordner klicken, um dann einen Ordner zu selektieren und mit einem Klick diesen Ordner auf all seinen Geräten zu synchronisieren. Das Auflösen der mit einem besonderen Symbol versehenen kann im Web Browser, im Windows Explorer, Mac File Finder oder in der App von iOS oder Android erfolgen. Dann werden die Shortcuts aufgelöst und die Dateien auf allen Geräten gelöscht, nicht jedoch im Ursprung, also SharePoint Online. Das macht das ganze Konzept sehr viel flexibler aber die Benutzer müssen trotzdem die Struktur kennen, weil das Hinzufügen nur im Web Browser erfolgen kann.

      Aus der Sicht von Microsoft für die Benutzer wird Bandbreite und CPU Ressourcen geschont, die Sync-Engine hat keine Probleme mit all der Arbeit, die sie zu verrichten hat, es treten weniger Probleme auf. Bisher ist aber nicht bekannt, ob Administratoren die Möglichkeit bekommen, Änderungen per Gruppenrichtlinie zu bestimmen. Ich glaube dies allerdings nicht, weil “Add to OneDrive” für unterschiedliche Arbeitsstile geschaffen ist. Dies setzt aber beim Mitarbeiter, gerade bei SharePoint Dokument Bibliotheken mit vielen Dateien, Kenntnisse über deren Aufbau voraus. Auf der anderen Seite haben Administratoren aber auch die Möglichkeit, Bibliotheken neu zu strukturieren, bei langfristigen Projekten bessere Übergänge in der Ordnerstruktur zu schaffen und dann mit “Add To OneDrive” die bekannten Beschränkungen zu umgehen. Ein paar Kleinigkeiten sind mir jedoch aufgefallen:

      Falls noch nicht geschehen, aktivieren Sie “Dateien auf Abruf”. Nicht nur manuell, sondern als Gruppenrichtlinie für alle Benutzer Ihrer Organisation.

      Erstes Probieren

      Nehmen Sie im Web-Browser eine SharePoint Dokument Bibliothek, die sie auf keinem ihrer Geräte synchronisiert haben. Selektieren Sie einen Ordner und klicken Sie dann auf “Verknüpfung zu ‘meine Dateien’ hinzufügen”. Dies ist übrigens der sehr lange Namen, welcher im Menü auftaucht. Wechseln Sie dann in den Windows Explorer Sie finden dann den Ordner mit dem Namen und dem neuen Symbol. Wenn Sie die OneDrive App auf Ihrem Smartphone installiert haben, dann können Sie auch dort den Ordner mit dem Namen sehen. Der Shortcut wird auf allen Geräten angezeigt und die Dateien synchronisiert.

      Tipp:
      Benennen Sie im Windows Explorer den Ordner-Namen um. Die Umbenennung wird auf allen ihren Geräten ebenfalls angezeigt, nicht aber im Dateiursprung.

      Probieren Sie auch die Auflösung: Im Windows Explorer klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und klicken dann auf “Verknüpfung entfernen” Damit werden auf allen Ihren Geräten die Verknüpfung aufgehoben und die Dateien entfernt. In der Cloud aber bleiben die Dateien immer noch erhalten.


      Arbeiten ohne Fehler mit SharePoint Online Bibliotheken

      Bevor Sie es die “Add to OneDrive” Funktion mit realen SharePoint Bibliotheken vornehmen prüfen Sie bitte vorab, ob diese Bibliothek nicht bereits auf die alte, herkömmliche Art synchronisiert haben. Diese muss nämlich zuvor aufgelöst werden. Suchen Sie in den Einstellungen von OneDrive (Klick auf das OneDrive Symbol mit der rechten Maustaste) die synchronisierte Bibliothek und Klicken Sie dann auf Synchronisierung beenden. Nach einer Zusatzmeldung entfernen Sie im Windows Explorer die nicht mehr synchronisierte Dateien.

      Sollten Sie auf mehreren Geräten diese SharePoint Bibliothek synchronisiert haben, wiederholen Sie obigen Vorgang. Erst wenn diese Synchronisierung auf allen Geräten aufgehoben worden ist, können Sie in den Web Browser ihrer Wahl wechseln, und den oben beschriebenen Vorgang der Verknüpfung vornehmen und auf allen Geräten wird die Synchronisierung durchgeführt.

      Tipp:
      Was passiert, wenn eins meiner Geräte aus ist?

      Die Antwort ist einfach: Zuerst einmal nichts. Erst wenn das Gerät gestartet wird, wird die Synchronisierung automatisch nachgezogen.

      Tipp:
      was passiert, wenn ich vergesse, an einem meiner Geräte die „alte“ Synchronisierung aufzulösen?

      Nun, der Rechner meldet einen Fehler, weil ja schon eine Synchronisierung stattfindet. Wenn ich aber die bestehende Synchronisierung im Nachhinein auflöse, wird der Link nachträglich nicht in meinem OneDrive for Business auftauchen. Auch nicht nach einem Neustart der App, bzw. einem Reboot des Rechners. Auf Nachfrage bei der Microsoft OneDrive Produktgruppe wurde mir erläutert, dass der Link schon auftaucht, allerdings erst nach mehreren Tagen. Überhaupt ist “Add to OneDrive” noch nicht überall verfügbar. Wie in vielen anderen Teilen, wird diese Funktion in Wellen ausgerollt.

      Tipp:

      Für einen gewissen Zeitraum werden die Administratoren in der Lage sein, “Add to OneDrive” für ihre Organisationen zu deaktivieren. Diese vorübergehende Wahlmöglichkeit steht den Administratoren zur Verfügung, damit sie das erforderliche Änderungsmanagement problemlos durchführen können. Microsoft wird Sie informieren, bevor sie diese Option zur Deaktivierung der Funktion entfernen. Dies geschieht per PowerShell. Wenn Sie sich für Opt-out entscheiden, verwenden Sie den Befehl Set-SPOTenant über Admin PowerShell. Der Befehl lautet Set-SPOTenant -DisableAddShortcutsToOneDrive $true

      Wenn die Funktion “Add To OneDrive” deaktiviert ist, wird der Befehl zum Hinzufügen von Ordnern entfernt; alle bereits hinzugefügten Ordner bleiben auf dem Computer des Benutzers


      Zusammenfassung

      [17.12.2020]
      Das am 16.12.20 beschriebene Problem bereitet nur noch im Windows Explorer Probleme. Das hat etwas mit Sperren von Dateien zu tun. Bevor Microsoft im nächsten Jahr einen neuen Algorhytmus ausgerollt, gibt es einen einfachen Workaround:

      1) Wechseln Sie direkt in OneDrive (for Business)
      2) Klicken Sie auf Meine Dateien
      3) Selektieren Sie den Ordner mit der Verknüpfung
      4) Im Menü können Sie jetzt  auf “Entfernen” Klicken

      Alternativ:
      1) Selektieren Sie in Ihrem Smartphone den Ordner.
      2) markieren sie die 3 Punkte
      3) Klicken Sie auf entfernen

      Wichtig: Es kann vorkommen, das das Enfernen im Explorer etwas dauert!

      [16.12.2020]

      Sie haben schon mit der Funktion gespielt? Super. Aber seit gestern funktioniert die Funktion “Remove ShortCut”, also das Auflösen eines Shortcuts nicht mehr. Dies ist aber nur temporär.

      [09.12.2020]

      Die Funktion “Add to OneDrive” wird derzeit ausgerollt. Dies bedeutet, dass zwar auf den Web Seiten die Funktionlität vorhanden ist, aber z.B. noch keine Synchronisierung stattfindet. Lt. Microsoft kann sich das auch noch eine Weile andauern.


      “Add to OneDrive”
      bringt eine neue Möglichkeit, die Synchronisation zu beschleunigen. Es müssen nicht mehr alle Daten einer SharePoint Bibliothek übertragen werden. Damit lassen sich, bei geschicktem Aufbau auch sehr große SharePoint Bibliotheken in Teilen zu den Anwendern synchronisieren. Das Limit von 300000 Dateien bleibt aber bestehen. Administratoren müssen sich aber im Klaren sein, dass unter Umständen der Aufbau der SharePoint Online Dokument Bibliotheken geändert werden müssen, oder sogar neu strukturiert werden müssen. Es bleibt auch dabei, die OneDrive Synchronisation ist kein asynchrones Netzwerklaufwerk, bei dem beliebig viele Dateien von der Cloud auf einzelne Rechner übertragen werden können. Bestehen bleibt aber der Grundsatz, dass OneDrive die Grundlage der Zusammenarbeit ist. Dafür müssen aber auch die Administratoren der Organisationen umdenken.

       

      Referenzen:

      Microsoft, Ankita Kirti  Blog Post
      Microsoft Produktgruppe OneDrive
      Eigener Blog Add to OneDrive Global verfügbar
      Eigener Blog Add To OneDrive | Probleme

      OneDrive | Add to OneDrive global available

      3. Dezember 2020 2 Kommentare

      OneDrive: Add shortcut to My files - Add to OneDrive

      Our American friends make it easy for themselves. They write "Add to OneDrive", but it should actually be called "Add Shortcut to My Files". Whatever. This feature has been available globally since December 2, 2020. See Ankita Kirti’s blog post.

       

      Now everyone can use this function. Also the temporary locked function, the ‘Synchronization of a folder shared with me‘ is now possible again.

       

      Once again the differences:

      who sent me the Sharing?

        Add shortcut to My Files Synchronization
      (how does this work?)
      External user No Yes
      Internal user Yes Yes

       

      I have several devices. Does this affect the devices?

       

      Add shortcut to My Files

      When we add a shortcut in the browser, it will be displayed in all my devices. Even on mobile devices like iPhone and Android.

      A resolution (remove the shortcut from "My files") is also done on all my devices. The files are also automatically removed from all devices.

      Synchronization Only affects the device on which I set up synchronization. Other devices are not affected

      You can read the details in my former blog post.

      OneDrive | Verknüpfung zu Meine Dateien global verfügbar

      3. Dezember 2020 2 Kommentare

      OneDrive: Verknüpfung zu "Meine Dateien" hinzufügen

      Unsere amerikanischen Freunde machen es sich einfach. Sie schreiben “Add to OneDrive”, aber es müsste eigentlich “Add Shortcut to My Files” heissen. Wie auch immer. Seit dem 2.12.2020 ist diese Funktion global verfügbar. Siehe Ankita Kirti’s Blog Post in englischer Sprache.

       

      Damit kann jetzt jeder diese Funktion benutzen. Auch die temporär gesperrte Funktion, die ‘Synchronisation eines mit mir geteilten Ordners’ ist jetzt wieder möglich.

      Noch einmal die Unterschiede:

      wer hat mir eine Freigabe gesendet?

        Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen Synchronisation
      (wie funktioniert das?)
      Externer Benutzer Nein Ja
      Interner Benutzer Ja Ja

       

      Ich habe mehrere Geräte. Wirkt sich das auf die Geräte aus?

      Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen Wenn wir im Browser einen Verknüpfung hinzufügen, wird dies in allen meinen Geräten angezeigt. Auch auf mobilen Geräte wie iPhone und Android.

      Ein Auflösung (Verknüpfung aus “Meine Dateien” entfernen) erfolgt ebenfalls auf allen meinen Geräten. Die Dateien werden auch automatisch von allen Geräten entfernt.

      Synchronisation Wirkt sich nur auf dem Gerät aus, an dem ich die Synchronisation einrichte. Andere Geräte werden damit nicht betroffen

      Im Einzelnen kann man das in meinem früheren Blog Post nachlesen.

      OneDrive | Update: Exclude specific kinds of files from being uploaded

      23. November 2020 8 Kommentare

      new  Group Policy: Exclude specific kinds of files from being uploaded

      [Supplement 23.11.2020]
      This is a post to a blog post from 11/16/20. Please read here first

      Documentation

      The Microsoft documentation on Group Policy "Exclude certain file types from uploading" is partly incorrect and incomplete.

      Incorrect:

      The registry key is incorrect

      Missing information:

      currently no Office formats are supported. I have only tested this with docx, xlsx and pptx.  Microsoft has informed me that the documentation will be adapted.

      In the wildcard description only the asterisk [*] is described. But also the question mark [?] works.

      Examples:

      In the group policy are stored: Files Synchronization
      Try.* Tryt Blocked
        Try.mdb Blocked
        Try.docx Synchronized
        Try.xlsx Synchronized
      *Exclude*.txt A Exclude Textfile.txt Blocked
        A Exclude Textfile.mdb Synchronized
        A Exclude Textfile.docx Synchronized
      TestEx??*.txt TestEx12.txt Blocked
        TestEx13.txt Blocked
        TestEx4.txt Blocked
        TextEx56 Try.pptx Synchronized

      Where does this Group Policy work?

      This is a computer group policy. Currently, this Group Policy applies to all synchronized areas:

      • OneDrive Personal
      • OneDrive for Business
      • SharePoint document libraries
      • Local synchronization of files "shared with me”
      • Synchronization of "Add to OneDrive" files

      Existing files will still be synchronized. Only new files are scanned.

      Workaround:

      The user can switch to the browser and upload the file manually. Afterwards, this file will also be synchronized. So it is clear that this Group Policy cannot be used as a security feature!

      Exclusion:

      an exclusion on folder level is not possible.

      View

      The user does not (yet) get a display which names and wildcards have been created. He has no possibility to read out these parameters.

      OneDrive | Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus

      23. November 2020 1 Kommentar

      neue Gruppenrichtlinie: Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus

      [Nachtrag 23.11.2020]
      Dies ist ein Nachtrag zu einem Blog Post  vom 16.11.20. Bitte zuerst hier lesen

       

      Dokumentation

      Die Microsoft Dokumentation zur Gruppenrichtlinie “Bestimmte Dateitypen vom Hochladen ausschliessen” ist zum Teil falsch und nicht vollständig.

      Falsch:

      Der Name der Gruppenrichtlinie ist ebenfalls falsch. In der dazugehörenden ADML heißt die Gruppenrichtlinie “Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus”.

      Der Registrierungsschlüssel ist falsch

      Fehlende Angaben:

      derzeit werden keine Office-Formate unterstützt. Ich hatte das bisher nur mit  docx, xlsx und pptx getestet.  Microsoft hat mir zu verstehen gegeben, dass die Dokumentation angepasst wird.

      Bei den Wildcard  beschreibung wird nur das Sternchen [*] beschrieben. Aber auch das Fragezeichen [?] funktioniert.

      Beispiele:

      In der Gruppenrichtlinie werden hinterlegt: Datei Synchronisation
      Versuch.* Versuch.txt Geblockt
        Versuch.mdb Geblockt
        Versuch.docx Synchronisiert
        Versuch.xlsx Synchronisiert
      *Exclude*.txt Ein Exclude Textfile.txt Geblockt
        Ein Exclude Textfile.mdb Synchronisiert
        Ein Exclude Textfile.docx Synchronisiert
      TestEx??*.txt TestEx12.txt Geblockt
        TestEx13.txt Geblockt
        TestEx4.txt Geblockt
        TextEx56 Try.pptx Synchronisiert

      Wo wirkt die Gruppenrichtlinie?

      Es handelt sich um eine Computergruppenrichtlinie. Derzeit wirkt diese Gruppenrichtlinie auf allen synchronisierten Bereichen:

      • OneDrive Personal
      • OneDrive for Business
      • SharePoint Document libraries
      • Lokale Synchronisation von “mit mir geteilter” Dateien
      • Synchronisation von “Hinzufügen zu OneDrive” Dateien

      Vorhandene Dateien werden weiterhin synchronisiert. Nur neue Dateien werden untersucht.

        Umgehung:

        Der Benutzer kann in den Browser wechseln und die Datei manuel hochladen. Danach wird diese Datei auch synchronisiert. Damit ist klar, dass diese Gruppenrichtlinie nicht als Sicherheitsfeature verwendet werden kann!

        Ausschluss:

        ein Ausschluß auf Ordner-Ebene ist nicht möglich.

      Ansicht

      Der Benutzer bekommt (bisher) keine Anzeige, welche Namen und Wildcards angelegt worden sind. Er hat keine Möglichkeit, diese Parameter auszulesen.

      OneDrive: Neue Versionen verfügbar – New Versions available

      24. Oktober 2020 Hinterlasse einen Kommentar

      OneDrive: Neue Versionen verfügbar – New Versions available

      At the moment the OneDrive versions are a bit hot. So five versions were released within a very short time.

      This has to do with problems when rolling out new functions (adding a shortcut to "My Files", blocking the functionality Shared with Me and synchronization and the change from classic to new versions of SharePoint Online.

      Currently valid versions

      Windows  
      20.189.0920.0006 Insider Version
      20.169.0823.0008 Reseased Version Production Ring
      20.114.0607.0002 Released Version verzögerter Ring
      Mac  
      20.169.0823.0003 Released Version Production Ring
      20.114.0607.0002 Released Version Verzögerter Ring
      iOS  
      11.49 Released Version
      Android  
      6.13 Released Version

      Articles about affected versions:

      OneDrive for Business – Add to OneDrive
      OneDrive for Business: Shared with Me – Error message

      possibly locked (and originally described here):

      OneDrive for Business | Local Sync of ‘Shared with me’ files
      OneDrive | Sync Shared with me files
      OneDrive Basics 08


      Zur Zeit geht es bei den OneDrive Versionen etwas heiss her. So wurden innerhalb kürzester Zeit fünf Versionen veröffentlicht.

      Dahat mit Problemen beim Ausrollen von neuer Funktionen (Verknüpfung zu Meine Daten” hinzufügen , Sperrung der Funktionalität Shared with Me und Synchronisation und der Umstellung von classic- zu Neuen Versionen bei SharePoint Online zu tun.

      Derzeit gültige Versionen

      Windows  
      20.189.0920.0006 Insider Version
      20.169.0823.0008 Reseased Version Production Ring
      20.114.0607.0002 Released Version verzögerter Ring
      Mac  
      20.169.0823.0003 Released Version Production Ring
      20.114.0607.0002 Released Version Verzögerter Ring
      iOS  
      11.49 Released Version
      Android  
      6.13 Released Version

      Artikel zu betroffenen Versionen:

      OneDrive for Business – Zu OneDrive hinzufügen
      OneDrive for Business: Shared with Me – Error message

      möglicherweise gesperrt (und hier ursprünglich beschrieben):

      OneDrive | mit mir geteilte Dateien im Explorer anzeigen
      OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren
      Grundlagen OneDrive 08

      Microsoft 365 virtual Cafe – OneDrive Sync Neuheiten

      15. Oktober 2020 Hinterlasse einen Kommentar

      Microsoft 365 virtual Cafe: OneDrive Sync und Neuheiten

      Am Mittwoch 21.10.2010 macht Mr.OneDrive Station auf seiner World-Online-Community Tour im Microsoft 365 virtuellen Cafe.

      Auf der Agenda steht:

      • OneDrive Sync und Neuheiten
      • Die unterschiedlichen Sync Methoden
      • Request Files
      • Sharing
      • Add to OneDrive
      • Move and Keep Sharing
      • Get Link to PowerPoint Slide
      • Open in Review Mode for Word on the Web
      • Block downloads
      • Alte und neue Gruppenrichtlinien
      • OneDrive und VDI
      • Sync Admin Report
        Termin Mittwoch, 21.10.2020
        Uhrzeit 19:00 – 21:00 Uhr
        Sprache deutsch
        Teilnahme kostenlos
        Anmeldung meetu.ps/e/Jr1q6/FhVLn/a
        Durchführung Online
        Fragen kann man jetzt schon stellen

      Sieht man sich dort?

      OneDrive for Business: Shared with Me – Error message

      7. Oktober 2020 5 Kommentare

      Blog 119

      [Update 02.12.2020]

      Mit der globalen Verfügbarkeit von “Add to OneDrive” hat Microsoft die temporär gesperrte Funktion wieder entsperrt.

       

      Diese Fehlermeldung bekommn Sie zu sehen, wenn Sie einen mit Ihnen geteilten Ordner auf Ihr Gerät synchronisieren wollen.

      Zuerst, es liegt nicht an Ihnen.

      Microsoft implementiert derzeit “Eine Verknüpfung zu meinem OneDrive hinzufügen”. Dies habe ich hier schon beschrieben.

      Um den Problemen aus dem Weg zu gehen, hat Microsoft die alte Funktion zeitweise deaktiviert. Sie wird aber wieder aktiviert werden, aber ich weiss nicht, wann diese Funktion wieder aktiviert wird. Es gibt keinen Workaround, ausser das Sie mit dem Web- Browser arbeiten müssen. Sie können aber die Synchronisation später nachholen!


      [Update 02.12.2020]

      With the global availability of "Add to OneDrive", Microsoft has unlocked the temporarily locked function again.

       

       

      You will get this error message if you try to synchronize a shared folder to your device.

      First of all, it is not up to you.

      Microsoft is currently implementing "Add a shortcut to my OneDrive". I have already described this here.

      To avoid the problems, Microsoft has temporarily disabled the old feature. But it will be reactivated, but I don’t know when this feature will be activated again. There is no workaround, except that you have to work with the web browser. But you can do the synchronization later!

      OneDrive for Business – Add to OneDrive | Problems

      7. Oktober 2020 5 Kommentare

      OneDrive: Add shortcut to My files

      In my Microsoft 365 Tenant I now can use the function "Add shortcut to my files" in OneDrive. Microsoft also calls it "Add to OneDrive". Add shortcut to My files. And if you leave out "shortcut" and replace "My Files" with OneDrive, it hits the nail on the head.

      First the links to several blog posts of mine, which deals with the problem of including "Documents shared with me". You should read it before, because then the difference in this article will be easier. This also in the background, because this functionality is not yet available at the beginning of October 2020. After consultation with the product group it is only 5% worldwide

      Synchronize links to articles "Files shared with me":

      OneDrive | Sync Shared with me files

      These are still valid, because cross-tenant synchronization in the new way is not (yet) supported. They were on the table at the beginning of the new synchronization, but were discarded at first.

      So this means:

      Origin Implementation
      from external

      exclusively by synchronizing a folder via
      Synch Shared with me files

      from internal

      the user has the choice:

      • via synchronizing a folder (see from external)
      • via the function "Link to My Files

      OneDrive: Add shortcut to My Files

      User A (Sender here Hans.Brender)

      A user from my organization (user A) wants to share a folder (Folder A2) with others. He does this as usual. He shares the folder with one or more employees. To use the function "Add shortcut to my files", it must be a folder. Just one single file is not enough. What you put into the folder (more folders, one or more files) does not matter.

      Now let’s look at User B (recipient Julian.attempt)

      User B calls up the web interface of his OneDrive and switches to the "Shared" area and then "Shared with me". The folder is selected

      Add to My Files : Steps in OneDrive

      Then there are two ways to execute the function "Add shortcut to My files”

      1. from the horizontal menu
      2. press the new icon, directly in the selected folder

       

      Add to My Files : Steps in OneDrive

      depending on the number of files it takes a few seconds, then there are

      3. success or error message
      4. since the folder is still selected, the unlinking is also displayed.

      and if we then click on My files, the following picture results…

      Display My files- different icons

      5. the folder now has its own icon
      6. the owner is displayed

      and when we switch to the Windows File Explorer…

      Integration and icons of added folders in Onedrive : here File -Explorer 
      you can see that the folder of user A (Hans.Brender) is also shown in the OneDrive folder of user B (Julian.Versuch). With the right mouse button you can also remove the folder (remove the shortcut from "My Files", but this only works with OneDrive version 20.174.0830.0002 or higher)

       

      Note:

      When removing, the folders and files are also removed from synchronization and the user should name several devices, on all devices. This is the main difference to the old synchronization. There you have to stop synchronization via OneDrive Sync Client (Account Properties – Stop synchronization). Then select the folder in the Windows File Explorer and delete "manually". Make sure that the synchronization has been stopped, recognizable by the missing sync status of the folders and files.

      If the sender removes the rights, the folder remains, but the subfolders and files are removed

       

      and now to another scenario:

      Adding folders from a SharePoint library

      Here, user A, who also has access to the document library C, shares a folder (Folder D3) including subfolders and files with user B.

      The procedure is absolutely identical. In the Windows File Explorer of user B (Julian Versuch) it looks like this:

      Integration and icons of added folders in Onedrive : here File -Explorer

       

      everything good?

      Yes and no. On my blog, many visitors search for "show files shared with me in Explorer". Everything described above could be done already.
      different display in Windows File Explorer

      1. these are all files ‘shared with me’ that I have synched
      2. these are SharePoint libraries that I have synchronized locally

      Account representation in the OneDrive.exe

      These are the libraries in the sync client view, but here are a few more, including the external ones, but listed separately above.

      And now to the possible errors that can occur.

      Because, as you can see in the picture above, if a folder is shared by the user, where folders below it have already been synchronized, an error will occur.

      Error message from OneDrive after adding a shortcut

      This is because double synchronization is not supported. Would take up space and makes no sense for other reasons.

      Microsoft is still working on the error message.

      Summary

      Adding folders and the files they contain is only one click away. However, this must be done in the OneDrive web interface. Adding and removing is done on all devices and can also be done from the File Explorer. The "old" synchronization of folders shared with me and the files they contain must also be done in the OneDrive web interface, but is limited to that device. Removal must be done from the OneDrive Sync Client interface, involves several steps including manual deletion, and must be done separately for multiple devices.

      This results in different scenarios.

      Here my +- list:

      ++ works (synced) with several devices at the same time.
      ++ easy add and undo (and delete local content).
      -    only for internal users of the organization. 
      ++ remove synced works in Windows File Explorer only from 20.174.0830.0002
      +   Folder name can be changed, effect only on the receiver, not on the sender
      -    Insufficient display in Windows Explorer (only the folder name is shown), this is a bit irritating because you don’t know where the file comes from. But you have to jump to the web interface of OneDrive.

      OneDrive for Business – Zu OneDrive hinzufügen | Probleme

      5. Oktober 2020 7 Kommentare

      OneDrive: Verknüpfung zu Meine Dateien" hinzufügen

      In meinem Microsoft 365 Tenant kann ich jetzt in OneDrive die Funktion Verknüpfung zu “Meine Dateien” hinzufügen ausführen.Microsoft spricht dabei auch “Zu OneDrive hinzufügen”. im englischen ist es ein bisschen einfacher. Add shortcut to My files. Und wenn man “shortcut” wegläßt und “My Files” mit OneDrive ersetzt, dann trifft es den Nagel auf den Kopf.

      Als erstes der Verweise zu diverse Blog Post von mir, die mit der Problematik des Einbindens von “Mit mir geteilten Dokumenten” eingeht. Diese sollte mal vorher lesen, weil dann der Unterschied in diesesm Artikel leichter fällt. Dies auch im Hintergrund, weil diese Funktionalität am Anfang Oktober 2020 noch nicht vorfinden. Nach Rücksprache mit der Produktgruppe sind es weltweit erst 5%

      Verweise zu Artikeln “Mit mir geteilte” Dateien synchronisieren:

      OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren

      Diese haben nach wie vor Gültigkeit, weil Cross-Tenant Synchronisation auf die neue Art (noch) nicht unterstützt wid. Man hat bei Beginn der neuen Synchronisierung auf dem Tisch gehabt, aber es zuerst einmal verworfen.

      Bedeutet also:

      Herkunft Implentierung
      von extern ausschließlich über das Synchronisieren eines Ordners via
      mit mir geteilte Daten synchronisieren
      von intern

      der Benutzer hat die Wahl:

      • über das Synchronisieren eines Ordners  (siehe von extern)
      • über die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien”

      OneDrive: Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen

      Benutzer A (Sender hier Hans.Brender)

      Ein Benutzer aus meiner Organisation (Benutzer A) möchte einen Ordner (Folder A2) mit anderen teilen. Das erledigt er wie gehabt. Er teilt den Ordner mit einem oder mehreren  Mitarbeitern. Um die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen” zu benutzen, muss es ein Ordner sein. Nur eine einzelne Datei reicht nicht aus. Was Sie in den Ordner packen (weitere Ordner, ein oder mehrere Dateien) ist egal.

      Betrachten wir jetzt den Benutzer B (Empfänger Julian.Versuch)

      Der Benutzer B ruft  die Weboberfläche seines OneDrive auf und wechselt dort in den Bereich “Geteilt” und dort dann “Mit ihnen geteilt”. Der Ordner wird selektiert

      Hinzufügen zu Meine Dateien : Schritte in OneDrive

      Dann gibt es zwei Möglichkeiten die Funktion “Verknüpfung zu ‘Meine Dateien’ hinzufügen” auszuführen

      1. Aus dem horizontalen Menü
      2. Druck auf das neue Symbol, direkt im selektierten Ordner.

      Hinzufügen zu Meine Dateien : Schritte in OneDrive

      je nach Anzahl der Dateien dauert es ein paar Sekunden, dann gibt es

      3. Erfolgs- oder Fehlermeldung
      4. Da der Ordner noch selektiert ist, wird auch die Aufhebung der Verknüpfung angezeigt.

      und wenn wir dann auf eigene Dateien klicken, ergibt sich folgendes Bild

      Anzeige Eigene Dateien- unterschiedliche Symbole

      5. Der Ordner hat jetzt ein eigenes Symbol bekommen
      6. Der Besitzer wird angezeigt

      und wenn wir in den Windows File Explorer wechseln…

      Einbindung und Symbole von Hinzugefügten Ordnern in Onedrive : hier Datei -Explorer

      kann man sehen, dass der Ordner von Benutzer A (Hans.Brender) auch im OneDrive Ordner von Benutzer B (Julian.Versuch) angezeigt wird. Mit der rechten Maustaste aucf den Ordner kann dieser auch wieder entfernt werden (Verknüpfung aus “Meine Dateien” entfernen, was aber erst ab OneDrive Version 20.174.0830.0002 funktioniert)

      Anmerkung:

      Beim Entfernen werden die Ordner und Dateien auch aus der Synchronisation herausgenommen und sollte der Benutzer mehrere Geräte sein eigen nennen, auf allen Geräten. Das ist der wesentlich Unterschied zur alten Synchronisation. Dort muss man die Synchronisation über den OneDrive Sync Client (Eigenschaften Konto – Synchronisation beeenden). Danach im Windows Datei Explorer den Ordner selektieren und “manuell” löschen. Achten Sie darauf, dass die Synchronisation auch gestopt wurde, erkennbar an den fehlenden Sync-Status bei den Ordnern und Dateien.

      Entfernt der Sender die Rechte, bleibt der Ordner bestehen, die Unterordner und Dateien werden jedoch entfernt

       

      und jetzt zu einem weiteren Szenario:

      Hinzufügen von Ordnern aus einer SharePoint Bibliothek

      Hier teilt Benutzer A, welcher auch Zugriff auf die Dokument Bibliothek C hat, einen Ordner (Folder D3) samt Unterordner und Dateien mit dem Benutzer B.

      Die Vorghensweise ist absolut identisch. Im Windows Datei Explorer des Benutzer B (Julian Versuch) sieht es dann so aus:

      Einbindung und Symbole von Hinzugefügten Ordnern in Onedrive : hier Datei -Explorer

      alles gut?

      Ja und Nein. Auf meinem Blog suchen die viele Besucher nach “mit mir geteilte Dateien im Explorer anzeigen”. Alles was oben beschrieben wurde konnte man ja schon durchführen.

      unterschiedliche Anzeige im Windows Datei Explorer

      1. Das sind alles mit mir geteilte Dateien, die ich synchronisiert habe
      2. Das sind SharePoint-Bibliotheken, die ich lokal synchronisiert habe.

      Konto Darstellung in der OneDrive.exe Das sind die Bibliotheken in der Ansicht des Sync-Clients, wobei hier ein paar mehr sind, nämlich auch die externen, die oben aber seperat aufgeführt sind.

      Und jetzt zu den möglichen Fehler, die auftreten können.

      Denn, wie im obigen Bild erkennbar, ein Ordner vom Benutzer geteilt wird, wo darunter liegende Ordner bereits synchronisiert wurde kommt es zum Fehler.

      Fehlermeldung von OneDrive nach Hinzufügen einer Verknüpfung Denn doppelte Synchronisation wird nicht unterstützt. Würde ja auch Platz wegnehmen und macht auch aus anderen Gründen keinen Sinn.

      An der Fehlermeldung arbeitet Microsoft noch.

      Zusammenfassung

      Das Hinzufügen von Ordnern und den darin enthaltenen Dateien ist nur ein Klick entfernt. Allerdings muss das in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden. Das Hinzufügen und Wegnehmen passiert auf allen Geräten und das Wegnehmen kann auch aus dem Datei-Explorer durchgefürt werden. Das “alte” Synchronisieren von mit mir geteilten Ordnern und den darin enthaltenen Dateien muss gleichfalls in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden, ist allerdings nur auf diesem Gerät beschränkt. Die Wegnahme muss über die Oberfläche des OneDrive Sync Client durchgefürhrt werden, beinhaltet mehrere Schritte einschließlich dem manuellen Löschen und muss bei mehreren Geräten einzeln durchgefürhrt werden.

      Somit ergeben sich unterschiedliche Szenarien.

      Hier meine +- Liste:

      ++ arbeitet (synced) bei mehreren Geräte gleichzeitig.
      ++ einfaches Hinzufügen und Zurücknehmen (und Löschen von lokalen Inhalten).
      -    nur für interne Benutzer der Organisation. 
      +   Verknüpfen entfernen funktioniert im Windows Datei Explorer erst ab 20.174.0830.0002
      +   Ordnername kann geändert werden, Auswirkung nur beim Empfänger, nicht beim Sender
      -    Anzeige im Windows Explorer unzureichend (nur der Ordnername wird angezeigt), das ist etwas irritierend, weil man nicht weiss, woher die Datei stammt. Dazu muss man allerdings in die Weboberfläche von OneDrive springen.

      TechTalk Wednesday with Kazeem

      23. September 2020 Hinterlasse einen Kommentar

      image

      So I have had a short (30) Minute Session with Kazeem Adegboyega, an IT pro., technical trainer & a leader with a high degree of energy, integrity & creativity from Nigeria.

      So he’s doing a weekly Tech Talk on Wednesday, and I have answered some questions about OneDrive

      Here you will find the Recording

      OneDrive Basics 07

      11. September 2020 8 Kommentare

      Yes, B2B is not quite so simple to understand. I hope that OneDrive Basics 06 has shed some light on this. I, for one, believe that medium-sized companies can implement exactly this concept.

      And today the office implementation is on the agenda

      OneDrive Implementation in Word, Excel and  PowerPoint

      We are not talking about Outlook integration today. Because Outlook is also part of Office. And Outlook integration was described in OneDrive Basics 03. So, one program checked off. The figure above shows several connections to the Office programs:

      • Word
      • Excel
      • PowerPoint
        The points 1,2 and 4 shall be displayed here with the browser based Word Online, Excel Online and PowerPoint Online. Directly from the browser without an installed native app, i.e. Word, Excel and PowerPoint installed on the computer. These versions are partly limited, this will not be discussed here. But you can connect to different document libraries (as long as you have the rights to do so). Or you can connect to your own OneDrive for Business. And also with your OneDrive Personal (consumer version). What do I need as a user? Depends on it. If someone sends me an invitation to work on a document, nothing really. A current browser. I just have to save the email with the invitation. Or the link. But I don’t need anything from Office on this device.  The browser is enough.

      Can I synchronize this document to my device?

      In OneDrive Basics 08 I describe exactly this process and what the requirements are. (Granted, not yet published) And of course in the old and the new way. Because Microsoft is currently changing something right there.  So bring a little patience with you.

       

      Working together

      Sounds great? Now we look back into the past. You have saved the document locally. And then sent the document as an attachment via e-mail. From that moment on it became complicated. Because I as the sender cannot simply continue working on this document. Because the recipient could also… And then send it back. Now I have two versions. Unfortunately, this was and still is very often the reality. And costs both parties time and money. And it can become much more complicated. As a sales manager I have eight employees, of whom I need figures for the ForeCast at the end of the month. So I quickly prepare an Excel sheet and send it out. I receive eight different versions back. And now I have the work in front of me, namely to combine eight different versions.  And the way is so simple. When creating this Excel sheet I have to think about a few things. Where should each of my eight employees enter their sales figures?  When saving, I then select our shared document library. Or my OneDrive for Business. I saved the link to the document to the clipboard beforehand. Then send e-mail to the sales department as usual. With the link. Now they can edit the document. It’s the same document for everyone.  And if it should be, two or more people can edit the document at the same time. And I, as sales manager, have nothing more to do with editing and revising the document. This works from desktop applications to other desktop applications, across operating system boundaries (Windows / Apple) or even a mixture of desktop and browser variations. You can also see when others are working at the same time. And where you are working. To avoid a collision, you should know where the boundaries are, because the question arises when two people enter data at the same place, what happens? You need to know that the smallest area belongs to the person who clicks first, but this must arrive in the cloud. The smallest range is a cell in Excel, a paragraph in Word, and a slide in PowerPoint. Even if something goes wrong and you just keep writing, don’t despair. The applications point this out to you. Working together needs to be learned. You have to try it out, so invest some time.

      Storage location

      Office knows more than we can remember. But in the past there were error messages when opening a document like "Sorry, we couldn’t find your file. Has it been moved, renamed or deleted?" Yes, right. Office could not know that I renamed this document in Windows Explorer. Yes, if I had saved the file at the very beginning in a location that is synchronized with the cloud, the manual search would not have occurred at all when I recalled it. Because in all SharePoint libraries and in OneDrive for Business, the version history works. Renaming in Windows Explorer or in the web browser creates an additional version. Everything is logged in a fine and clean manner. And if I select a file with the old name while opening it, the file with the new name is opened and the list is updated. So the above error message is a thing of the past.

      And of course there must be a way to read and edit the file offline.

      OneDrive integration with native Office Apps

      Right, in Word, Excel and PowerPoint. Of course, also in Outlook.  See the beginning of this blog post. For the other typical apps a lot has happened:

      • automatic saving
      • Share
      • Version history
      • Last used
        Automatic save
        Who does not know the key combination CTRL-S for save? Works also in the newest version of the Office programs. But you don’t have to do it anymore. Because when we save in OneDrive you can safely ignore it. Because every 10 minutes Word now saves automatically. And because OneDrive’s versioning is also activated by default, it always creates a new version. Under Tools Save you can switch on the AutoRestore function and also change the time.
        picture description
        Dialog to save in OneDrive

        When saving (CTRL+S) the following dialog is called up.

        The file name can be entered here. And, of course, all locations that have to do with the cloud. All OneDrive for Business locations in the system (yes, there can be several), but also OneDrive Personal. There are also a few options here, even a default location can be set.

        I can even share a file, even with several people

        Of course, you can select the document libraries in SharePoint Online via further options

        AutoSave And once you have specified the name and location, you can activate automatic saving.

      Share

      picture description
      Share from an Office App If the document is stored in OneDrive Personal, OneDrive for Business or in a SharePoint Online Document Library, it can be shared. The standard dialog is called up.

       

      Version history

      The version comparison can be called up differently.

      picture description
      Version History from Client

      First of all there is the call from the client itself .

      If you click on the OneDrive icon in the notification line, the OneDrive Client opens.

      Click on the three dots of an entry and then click on Version History.

      Version History from File Explorer

      Or from the Windows file explorer

      Select file. Click with the right mouse button, then on Version History.

      Version History from Browser

      Or from the website

      Select the document and then click on the three points.

      Version history from the Office application

      Or within the Office application

      Click on the name of the document. Then click on Version History

      Version History Word Web app

      And also of Office Online Apps.

      Click on the name of the document. Then click on Version History

      Last used

      And then the list of recently used documents. As long as you store files in OneDrive Personal, OneDrive for Business or in a document library of SharePoint Online and maybe rename or move them outside the respective app with the Web Browser or the Windows File Explorer, the list of the respective app doesn’t really notice this. You click on the old name and: The correct document from the new location or the new name opens and the list is updated.

       

      Summary:

      The typical Ogffice programs like Word, Excel and PowerPoint have been rebuilt. Minor errors like renaming or moving no longer cause an error message. The versioning necessary for collaboration, recovery of an older version can not only be viewed from outside, no, even in the applications themselves, the older documents can be opened and even compared in Word. For all this to work, the user only has to make sure that the document ends up in the cloud. This can also be done on the local hard disk in a synchronized folder when I am without internet. The Next Generation Sync Client, i.e. OneDrive.exe, takes care of the synchronization when the Internet is available again. Working together also works with the native apps in our smartphones under iOS or Android.


      OneDrive Basics 01 (Server and Services)
      OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
      OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
      OneDrive Basics 04 (Windows 10)
      OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
      OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
      OneDrive Basics 07 (Office Integration)
      OneDrive Basics 08 (Synchronisation  Shared with me)
      OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
      OneDrive Basics 10 (Teams)

      for those who want to read it in german language

      Grundlagen OneDrive 07

      11. September 2020 8 Kommentare

      Ja, so ganz einfach ist B2B nicht zu verstehen. Ich hoffe, dass Grundlagen OneDrive 06 etwas Licht ins Dunkel gebracht hat. Ich jedenfalls glaube, dass Mittelstandsfirmen genau dieses Konzept umsetzen können.

      Und heute steht die Office Umsetzung auf dem Programm

      OneDrive Implementierung in  Word, Excel und PowerPoint

      Wir reden heute nicht über Outlook Integration. Denn Outlook gehört ja auch zu Office. Und Outlook Integration wurde in Grundlagen OneDrive 03 beschrieben. So, ein Programm abgehakt. Die obige Abbildung zeigt mehrere Verbindungen zu den Office Programmen:

      • Word
      • Excel
      • PowerPoint

      Die Punkte 1,2 und 4 sollen hier mit den Browser basierenden Word Online, Excel Online und PowerPoint Online darstellen. Direkt vom Browser ohne installierte native App, also Word, Excel und PowerPoint Installation auf dem Rechner. Diese Versionen sind zum Teil eingeschränkt, dass soll hier gar nicht diskutiert werden. Aber man kann sich mit unterschiedlichen Dokument Bibliotheken verbinden (sofern man dort auch die Rechte hat). Oder aber in sein eigenes OneDrive for Business. Und auchr mit seinem OneDrive Personal (Konsumer Version). Was ich als Benutzer dazu benötige? Kommt darauf an. Wenn mir jemand eine Einladung sendet, an einem Dokument zu arbeiten, eigentlich nichts. Einen aktuellen Browser. Ich muss mir nur die EMail mit der Einladung aufheben. Oder den Link. Ich brauche aber nichts von Office auf diesem Gerät.  Der Browser genügt.

      Kann ich denn dieses Dokument auf mein Gerät synchronisieren?

      In den Grundlagen OneDrive 08 beschreibe ich genau diesen Vorgang und was die Voraussetzungen dafür sind. (Zugegeben, noch nicht erschienen) Und das natürlich in der alten und der neuen Weise. Denn Microsoft ändert derzeit genau dort etwas.  Also hierzu etwas Geduld mitbringen.

       

      Gemeinsames Arbeiten

      Hört sich toll an? Nun schauen wir in die Vergangenheit. Man hat das Dokument lokal gespeichert. Und dann das Dokument als Anhang per Mail versendet. Ab diesem Moment wurde es kompliziert. Denn ich als Versender kann jetzt nicht einfach  an diesem Dokument weiterarbeiten. Denn der Empfänger könnte ja auch… Und dann zurücksenden. Jetzt habe ich zwei Versionen. Das war und ist leider noch sehr häufig die Realität. Und kostet beide Parteien Zeit und damit Geld. Und es kann noch viel komplizierter werden. Als Vertriebsleiter habe ich acht Mitarbeiter, von denen ich zum Monatsende für den ForeCast Zahlen benötige. Also schnell ein Excel-Sheet vorbereitet, dann versendet. Ich erhalte acht unterschiedliche Versionen zurück. Und habe jetzt die Arbeit vor mir, nämlich acht unterschiedliche Versionen zusammen zu fassen.  Dabei ist der Weg so einfach. Bei der Erstellung dieses Exvcel-Sheets muss ich mir ein paar Gedanken machen. Wo soll jeder meiner acht Mitarbeiter seine Verkaufszahlen eintragen?  Beim Speichern wähle ich dann unsere gemeinsame Dokumenten-Bibliothek. Oder mein OneDrive for Business. Habe mir vorher noch den Link zum Dokument in die Zwischenablage gespeichert. Dann wie gewohnt E-mail an den Vertrieb senden. Mit dem Link. Jetzt können diese das Dokument berarbeiten. Es ist für alle das gleiche Dokument.  Und wenn es sein soll, können auch zwei oder mehrere Personen das Dokument gleichzeitig bearbeiten. Und ich als Vertriebsleiter habe nichts mehr mit der Auf- und Überarbeitung des Dokumentes zu tun. Das funktioniert von den Desktop-Applilkationen zu anderen Desktop Applikationen, über Betriebssystem-Grenzen hinweg (Windows / Apple) oder gar eine Mischung aus Desktop und Browser-Variationen. Dabei sieht man auch, wenn andere zur gleichen Zeit arbeiten. Und wo Sie gerade arbeiten. Damit es keine Karambolage gibt sollte man allerdings wissen wo die Grenzen sind, denn es stellt sich die Frage, wenn zwei Personen an einer Stelle Daten eingeben, was passiert? Dazu muss man wissen, das der kleinste Bereich dem gehört, der zuerst klickt, was allerdings in der Cloud ankommen muss. Der kleinste Bereich ist in Excel eine Zelle, bei Word ein Absatz, bei PowerPoint ein Slide. Selbst wenn mal etwas schiefgeht und man einfach weitergeschrieben hat, nicht verzweifeln. Die Applikationen weisen einen darauf hin. Gemeinsames Arbeiten will gelernt sein. Das muss man ausprobieren, also investieren Sie etwas Zeit.

      Speicherort

      Office weiss mehr als wir uns merken können. aber in der Vergangenheit gab es Fehlermeldungen beim Öffnen eines Dokumentes wie “Entschuldigung, wir konnten Ihre Datei leider nicht finden. Wurde sie verschoben, umbenannt oder gelöscht?” Ja, richtig. Office konnte ja nicht wissen, das ich dieses Dokument im Windows Explorer umbenannt habe. Ja, wenn ich die Datei ganz am Anfang an einer Stelle gespeichert hätte, welcher mit der Cloud synchronisiert wird, wäre das manuelle Suchen bei erneuten Aufrufen überhaupt nicht aufgetreten. Denn in allen SharePoint Bibliotheken und in OneDrive for Business wirkt die Versionshistorie. Ein Umbenennen im Windows Explorer oder im Web Browser bewirkt einen zusätzlichen Version. Wird alles fein und sauber mitprotokolliert. Und wenn ich dann beim Öffnen eine Datei mit dem alten Namen auswähle, wird die Datei mit dem neuen Namen geöffnet und ausßerdem die Liste aktualisiert. Damit gehört obige Fehlermeldung der Vergangenheit an.

      Und natürlich muss es eine Möglichkeit geben, die Datei Offline zu lesen und zu bearbeiten.

      OneDrive Integration in native Office Apps

      Richtig, in Word, Excel und PowerPoint. Natürlich auch in Outlook.  Siehe Beginn dieses Blog Posts. Für die anderen typischen Apps hat sich eine ganze Menge getan:

      • automatisches Speichern
      • Teilen
      • Versionsverlauf
      • Zuletzt verwendet

      Automatisches Speichern

      Wer kenn nicht die Tastenkombination CTRL-S für Speichern? Funktioniert auch in der neuseten Version bei den Office Programmen. Muss man aber nicht mehr. Weil wenn wir in OneDrive Speichern kann man das getrost ignorieren. Denn alle 10 Minuten speichert Word jetzt automatisch. Und weil standardmäßig auch die Versionierung bei OneDrive eingeschaltet ist, erzeugt er auch immer eine neue Version. Unter Extras Speichern kann man die AutoWiederherstellungsfunktion einschalten und auch die Zeit verändern.

      Bild Beschreibung
      Dialog zum Speichern in OneDrive Beim Speichern (CTRL+S) wird nachfolgender Dialog aufgerufen.

      Hier kann der Dateiname eingegeben werden. Und natürlich alle Orte, die mit der Cloud zu tun haben. Alle im System vorhandenen OneDrive for Business (ja, es kann mehrere geben), aber auch OneDrive Personal. Hier gibt es auch ein paar Optionen, sogar ein Standard-Speicherort kann festgelegt werden.

      Ich kann sogar eine Datei freigeben, also teilen, und das sogar mit mehreren Personen

      Über weitere Optionen kann man natürlich auf die Dokumentenbibliotheken in SharePoint Online auswählen

      Automatisches Speichern Und hat man den Namen und Speicherort festgelegt, dann kann Automatisches Speichern aktiviert werden.

      Teilen

      Bild Beschreibung
      Teilen aus einer Office Applikation Ist das Dokument in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in einer SharePoint Online Dokumentenbibliothek gepeichert, kann es geteilt werden. Dabei wird der Standard-Dialog aufgerufen.

      Versionsverlauf

      Der Versionsvergleich kann unterschiedlich aufgerufen werden.

      Bild Beschreibung
      Version History vom Client Da wäre zuerst einmal der Aufruf vom Client selbst .

      Wenn man auf das OneDrive Symbol in der Benachrichtigungszeile klickt, öffnet sich der OneDrive Client.

      Klick auf die drei Punkte eines Eintrags und dann auf Versionsverlauf klicken.

      Version History vom Datei Explorer Oder vom Windows Datei-Explorer

      Datei selektieren. Klick mit der rechte Maustaste, anschließend auf Versionsverlauf.

      Version History vom Browser Oder von der Webseite

      Selektieren Sie das Dokument.Und anschließend klicken Sie auf die drei Punkte.

      Versionsverlauf aus  der Office Applikation Oder innerhalb der Office Applikation

      Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versionsverlauf

      Version History Word Web app Und auch von Office Online Apps.

      Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versions-Historie

      Zuletzt verwendet

      Und dann die Liste der zuletzt verwendeten Dokumente. Solange Sie Dateien in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in eine Dokumentenbibliothek von SharePoint Online speichern und vielleicht ausserhalb der jeweiligen App mit dem Web Browser oder dem Windows Datei Explorers umbenennen oder verschieben, bekommt die Liste der jeweiligen App das nicht wirklich mit. macht aber nichts. Sie klicken auf den alten Namen und: Das richtige Dokument vom neuen Ort oder dem neuen Namen öffnet sich und die Liste erfährt ein Update.

       

      Zusammenfassung:

      Die typischen Ogffice Programme wie Word, Excel und PowerPoint wurden umgebaut. Kleinere Fehler wie Umbenennung oder Verschieben führen zu keiner Fehlermeldung mehr. Die für die Zusammenarbeit, Wiederherstellung einer älteren Version notwendige Versionierung kann nicht nur von ausserhalb angezeigt werden, nein auch in den Applikationen selbst können die älteren Dokumente geöffnet und in Word sogar verglichen werden. Damit das alles fuktioniert muss Anwemnder nur dafür sorgen, dass das Dokument in der Cloud landet. Das kann auch auf der lokalen Festplatte in einem synchronisierten Ordner geschehen, wenn ich gerade ohne Internet bin. Die Next Generation Sync Client, also die OneDrive.exe sorgt später dann für die Synchronisierung, wenn wieder Internet zur Verfügung steht. Gemeinsames Arbeiten funktioniert auch mit den native Apps in unseren Smartphone unter iOS oder Android.


      Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
      Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
      Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
      Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
      Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
      Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
      Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
      Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
      Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
      Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

      if you want to read it in english language

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