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European Collaboration Summit 2017 – Recap
Wenn man sich mit den Teilnehmern unterhalten hat, dann hat es sich mehr als gelohnt. Die Reise nach Zagreb, Zur European Collaboration Summit 2017. Und die Community hat wieder einmal so richtig gerockt. So sind dem Ruf auch viele Teilnehmer aus Deutschland gefolgt. Über 500 Teilnehmer, aber auch die vielen Speaker aus aller Welt sind gekommen, um das Neuste zu SharePoint, Office 365 und Azure weiter zu geben.
if you have asked the attendees, they give you one answer: “Amazing, Perfect!”. Many participants from Germany also followed the Call to Zagreb. Over 500 participants, as well as many speakers from all over the world, have come to share the latest news on SharePoint, Office 365 and Azure.
Danke an Branka,Adis, Nenad und Toni für die geleistete Community-Arbeit.
Thanks to the organizer team with Branka, Adis, Nenad and Toni
Ich hatte über 100 Teilnehmer in meiner Session “Working with OneDrive” und auch außerhalb jede Menge Gespräche zu meinem Thema.
So 100 Attendees joined my Session “Working with OneDrive” . And additional I have several talks to different people.
Ein paar Session habe auch ich besucht… meine Highlights
have attend some sessions, Here are my highlights
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und natürlich
and of course
Im nächsten Jahr wird die European Collaboration Summit 2017 am 12.-14.Juni in Mainz stattfinden.
Next year the European Collaboration Summit will continued and held in June 12-14 in Mainz, Germany.
Es war eine ganze Menge los, hier kann man das einmal selbst nachschauen
If you want to look about twitter, tweets and mentions, look here
OneDrive und SharePoint Online | geändertes Teilen
Am 8.Mai hat Microsoft die Änderungen im Nachrichten-Center von Office 365 veröffentlicht. Ich habe es natürlich gleich getestet, aber es war noch nicht auf meinem Tenant ausgerollt worden. Und es auch mit dem heutigen Datum noch nicht auf allen Tenants verfügbar. Deshalb habe ich es auch versäumt, einen Beitrag darüber zu schreiben. Zuerst, für all die Leser, die mit den Microsoft Bergriffen nicht klarkommen, das gilt nicht für OneDrive Personal, sondern nur für die Premium-Variante, also OneDrive for Business und alle Dokument-Bibliotheken in SharePoint Online, also in bestimmten Paketen von Microsoft Office 365.
Wer hat schon einen Überblick über all seine geteilten Links?
Viele Administratoren fordern bei der professionellen Variante eine Liste, woraus ersichtlich ist, welcher Mitarbeiter mit wem was teilt. Für mich mach das wenig Sinn. Denn was macht der Administrator einer 10.000 Mitarbeiter großen Firma mit einer solchen Liste? Ein kleines Rechenbeispiel: Nicht alle Mitarbeiter teilen viele Dateien, da mag es welche geben, die gar nichts teilen, andere dagegen teilen viele Dateien. Nehmen wir nur einmal 3 Links pro Benutzer: Dann kommen wir auf eine Liste von 30000 Links. Und nochmal, was macht der Administrator mit dieser Liste?
Viel besser ist es, für bestimmte Freigabe-Links einen zusätzliche Haken zu setzen. Und den Link nach einer bestimmten Zeit automatisch verfallen zu lassen. Damit schließe ich potenzielle Lücken. Und muss nicht daran denken…
Microsoft hat in Office 365 die Möglichkeiten geschaffen, zum einen Unternehmensrichtlinien, was externe Links angeht, umzusetzen, aber auch Vorgaben festzulegen, was ein Benutzer beim Erstellen eines Links sieht.
Da wären zum einen im Office Admin-Center die Einstellungen, die für das gesamte Unternehmen gelten.
Die obigen Einstellungen bedeuten:
Der Administrator erlaubt den Benutzern die Freigabe für authentifizierter externe Benutzer und die Verwendung von anonymer Zugriffslinks, bei Verwendung von anonymen Zugriffslinks laufen diese nach 60 Tagen ab. Anonyme Zugriffslinks gestatten dem Empfänger bei Dateien das Anzeigen, bei Ordnern das Anzeigen, Bearbeiten und Hochladen. Die Voreinstellungen des Standardlinks ist ein anonymer Zugriff.
Diese Einstellungen finden Sie im Office 365 Admin Center unter: SharePoint – Freigabe oder für OneDrive for Business unter: OneDrive – Freigabe.
Also kann der Office 365 Administrator Vorgaben für alle Benutzer vorgeben, um die Sicherheit- und Compliance-Vorgaben des Unternehmens zu wahren.
Wie sieht das beim Benutzer aus:
beim Teilen mit jedermann (ohne Windows Anmeldung) kann der Empfänger des Links die Datei ansehen, aber nicht bearbeiten. Und am 20.Juli 2017 funktioniert der Link nicht mehr.
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wenn ich Benutzer der Firma auswähle (alle, dürfen diese die Datei auch bearbeiten, wenn ich den Haken gesetzt habe. |
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Ich kann die Datei jedoch auch nur einer bestimmten Person freigeben, hier nur Ansicht, weil der Haken zur Bearbeitung nicht gesetzt ist |
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Wenn ich die zeitliche Beschränkung (vorgegeben vom Administrator) überschreiten will, weist mich das System darauf hin, dass das nicht möglich ist. |
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Dies ist der Dialog bei OneDrive Personal mit Premium Funktion, also einem Abo |
Selbstverständlich funktioniert das auch mit Ordnern und den darin enthaltenen Dateien. Das das System noch Probleme mit der eingestellten Sprache hat ( hier Deutsch und nicht Mittw. sondern Wed) wird das Team in Redmond bestimmt noch ändern.
Warum funktioniert das nicht mit OneDrive (Personal)?
Nun, der Synchronisations-Client für beide Cloud-Speicher heißt Next Generation Sync Client. Der tatsächliche Speicher ist unterschiedlich:
| Dienst | Speicher |
| OneDrive (Personal) | Azure Files |
| OneDrive (Personal) mit Premium (Abo) | Azure Files, eigenes Rechte-System |
| OneDrive for Business | Azure blob storage; aber über SharePoint |
| SharePoint Online | Azure Blog Storage, über SharePoint |
Das Rechtesystem von Azure Files/SharePoint sorgt also für das automatische “Schließen” des Links nach Ablauf der eingestellten Zeit.
Zusammenfassung
Endlich hat Microsoft dem Administrator eine Möglichkeit gegeben, Sicherheitsvorgaben für alle Benutzer der jeweiligen Firma vorzugeben. Jetzt sollte ich das auch im Windows Explorer einstellen können, das kommt im Herbst. (und der Artikel früher, versprochen)
OneDrive Files On-Demand (the new smart files)
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During Build 2017 Microsoft announced OneDrive Files On-Demand. Announced. This feature of the Next Generation Sync Client will be available for all with the “Windows 10 Fall Creators Update”. So we have to wait till autumn. If you are a Windows Insider you will get the version earlier). So what we will get is nothing new. That’s a new Version of smart files. If have written a lot of articles about Smart files (during these days only in German language)
For those, who do not remember “Smart Files” or “OneDrive Files On-Demand”, I will write some words:
You now have more cloud storage available, more than you have locally. With the Next Generation Sync Client this issue was solved with selective sync. But people do not see in the windows explorer, that there are more folder in the cloud. With placeholders for those folders and files you see all and with one click you may sync the files, if you want it. So that we have had with Smart files and Groove. But only for the Personal Edition of OneDrive (the old name was SkyDrive), But we all know the bad implementation of the old Groove client and also the issues with the smart files.
You have the choice to wish changes also with OneDrive and OneDrive for Business with UserVoice. And Microsoft is reading this channel. And have now implemented the old “Smart Files” technology. But on a better way. There is a lot of things, Microsoft has to do with the Sync Client. Before we have had “Groove”, there was a product called SharePoint Workspace 2010, part of Office 2010. And there you could sync also Metadata, IRM protected files….
But back to now and OneDrive Files On-Demand:
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The mechanism must be easier and stable,so each user may handle it.
To do that, a deeper integration into the OS is indispensable. the placeholder, small pictures must be saved separate from the files. Such an implementation is not so easy. Defaults. Microsoft was a little overzealous in 8.1 and made everything online only by default. This time they are more focused on what is right for the scenario. So you are also may hide one or more folder, so you do not have to scroll down a lot of folder with “Online only”. That’s very important for Enterprise companies. What happens if a file is very large (like a video), is clicked? Can I play the video while downloading? You will need to wait until the files has completely downloaded. With that said, you will receive prompt asking if you want to stream the video in via the browser. |
Which Version of Windows 10 will be supported?
Microsoft will support all Windows 10 (also Windows S) versions.
Will this require me to upgrade to a new version of the OneDrive (The Next Generation Sync Client) when this becomes available?
The answer is NO. I have described it in other articles, that the Next Generation Sync Client has it’s own Update mechanism.
So here you see the the behavior:
If you want to hear more, register for the SharePoint Virtual Summit on May 16, 2017
Build 2017 | OneDrive für Programmierer
Auf der Build 2017 gab es zwei Session, die sich mit Zugriff zu OneDrive, OneDrive for Business, Team Sites und Groups beschäftigen
| B8016 | Build file collaboration and sharing experiences with OneDrive, SharePoint and Microsoft Graph |
| B8015 | Microsoft Graph: Build better apps with the API to your organization |
Azure Cologne Meetup – OneDrive Deep Dive
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mit um die 100 Teilnehmern war das Azure Munich Meetup mit dem gleichen Titel recht erfolgreich, hier gibt es noch Bilder. Deshalb wollen wir das ganze im Westen ebenfalls anbieten. Und das noch vor den Sommerferien in NRW, die ja am 17.7.2017 beginnen,
Es war schon schwierig, einen geeigneten Termin zu finden, und der Ort ist noch nicht bestätigt.
OneDrive Deep Dive
und auch hier gilt: Was hat den OneDrive / OneDrive for Business mit Azure zu tun?
Die Antwort gibt es am 13.7.2017 ab 17:00 Uhr in xxxxxx in Köln.
Und hier geht es zur Anmeldung: Also gleich anmelden oder Termin vormerken
Azure Munich Meetup | Recap
Am Donnerstag den 18.4.2017 füllte sich der große Raum, den uns Microsoft zur Verfügung gestellt hat, mit knappen hundert Leuten, die zuerst mir und dann Markus Klein 3 Stunden zugehört haben.
Mir hat es Spaß gemacht, die Leute waren ausgeruht, war ja auch Ostern und neugierig. Vielen Dank für das Feedback, das mich auf den unterschiedlichen Wegen erreicht hat.
Eine Bilderstrecke hänge ich hier dann dran, zwischendurch waren wir via Facebook live, hier der Link dazu, für die, die nicht dabei sein konnten.
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Next Generation Sync Client | Sync now with # and % in filename
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A few days ago, Microsoft announced a new feature for OneDrive for Business and SharePoint Online. The user may now sync data with “#” and “%” in the files- or folder name. Perfect for the users, but wait: The admin has to switch this feature on, and there is no switch in the admin console.
I have had about 120.000 files synced to the cloud into different Office 365 areas: SharePoint Team sites, Groups and OneDrive for Business. And there were some documents, where the Next Generation Sync Client gives out an error message and I have to change that manually (There were old documents about the language C # in the filename…)
Many user do not understand this. Yes, we know from past: here were many characters, that may not used in file and folder names. And Microsoft has promised, that the last 2 characters will be removed in the first quarter of 2017. And now it’s ready.
Requirements
All things, that followed, has nothing to do with all OnPremise versions of SharePoint and the old Groove client respectively. If you are a frequent reader of my blog posts, you know, that the Next Generation Sync Client (NGSC) will work only with Office 365 and OneDrive Personal.
| Storage | Omission of “#” und “%” |
| SharePoint Server on Prem | NO |
| OneDrive for Business on Prem | NO |
| SharePoint Online Libraries in Team Sites und Groups |
YES |
| OneDrive for Business | YES |
When is this feature available?
No, because there is no switch for the admin; the adminstrator has to deal with PowerShell. For all Office 365 tenants, that will be established after June 2017, this function is set automatically.
So the cmd-lets for Showing / Changing is: Get-SPOTenant / Set-SPOTenant
and the parameter for changing are: SpecialCharactersStateInFileFolderName
There are three different values:
| Value | description |
| Allowed | Allows # and % characters in file and folder names in SharePoint Online and OneDrive for Business document libraries. |
| Disallowed | Disallows the # and % characters in file and folder names in SharePoint Online and OneDrive for Business document libraries. |
| NoPreference | # and % support will be enabled by Microsoft on your Office 365 Tenant when available. NoPreference state is the default state before we enable # and % on behalf of Office 365 Tenants following the schedule mentioned previously. In this state, # and % are turned off and tenant admins can run Set command to switch it to either Allowed or Disallowed. Once it is set by tenant admins, Microsoft will not change the setting when we enable on # and % on behalf of Office 365 Tenants. In addition, this is a read-only state, so it can not be set by running the Set command. |
Before we use PowerShell to connect with SharePoint Online you must ensure, that the SharePoint Online Management Shell is installed. You may download it from this Microsoft site. Even you have it installed, look for the latest version. Start the Powershell online Management Shell, or you use Windows Powershell ISE.
Bevor wir uns per Power Shell mit SharePoint Online ver
Even if you are not use PowerShell each day, I will describe the few steps.
| Picture | descriptions |
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Login into Office 365 as a SharePoint Administrator or a Global Teanat admionistrator and switch to the SharePoint Admin Center
We need the part with the tenant name from the URL. Here |
Now a few lines of PowerShell code:
$TenantURL="https://mvpt01-admin.sharepoint.com"
$SharePointAdmin="Hans.Brender@mvpt01.onmicrosoft.com"
Connect-SPOService -Url $TenantURL -credential $SharePointAdmin
Get-SPOTenant
So the first line shows the assign of SharePoint URL, in the second Line the assignment of your SharePoint Administrator or your Global Tenant administrator. In the third line we use the function Connext-SPOService to connect to the Tenant, a popup window will open and ask for the admin’s credential. The last line we call the function Get_SpoTenant and then we get:
after the first Call you see the value NoPreference for SpecialCharactersStateInFileFolderNames
With Get-SPOTenant you read the data, with Set_SPOTenant you could write or change the data. To Allow # and % as a valid character in a file- or folder name, you have to write:Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Allowed
to Disallow:
Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Disallowed
To Disconnect from you teanant you write Disconnect-SPOService ein.
Important: If you have changed the value, it takes a while, until the changes are affected!
Keep in mind , the changes are for Files /and or folders, not for SharePoint sites (web objects) or Site collections. Developers should also read for API changes
Summarize:
There are only a few lines of code, but then administrators of companies will have less work with their users, because they do not understand, why there is a problem. Unfortunately is code only works in Office 365 and not on Premise
Users with a NAS like Synology will get into trouble, if you switch and have data in OneDrive for Buisness with these characters. The reason is, that they will use the old API
Who knows SaRA?
Microsoft Support and Recovery Assistant for Office 365 with version 16.00.1702.0000 also do not know theses characters, but Microsoft has confirmed me, that this will be changed in the near future.
Source and Original: Microsoft Tech Community
Bill Baer describes the original and also has changed his FileChecker Migration Assistant
