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Archive for the ‘SharePoint Online’ Category

OneDrive for Business | Verschieben mit History-Daten

25. Januar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

SharePoint: Bewegen von Ordnern und Dateien incl Metadaten

Ich habe bereits in meiner Wunschliste für 2017 und 2018 über das Verschieben berichtet. Ab dem 29.01.2017 wird diese Funktion in den verschiedenen Tenants ausgerollt.

Das Verschieben von Dateien an sich wäre ja kein Problem, den das ist ja schon vorhandenes Kopieren und anschließendes Löschen der Quelldatei. Aber hier handelt es sich um ein Verschieben der Datei mit den vorhandenen Meta-Dateien und damit auch der kompletten Datei-Historie. Damit sind endlich unterschiedliche Szenarien möglich.

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Hier möchte ich ein Beispiel beschreiben, welches ich immer wieder bei SharePoint Saturdays oder Onedrive Deep Dive Veranstaltungen beschrieben habe.

Ich habe eine Idee. Diese Idee bringe ich in digitaler Form unter zum Speicher. Als Word-Datei oder PowerPoint speichere ich meine Idee in meinem OneDrive for Business. Und da meine Idee auch Bilder enthält, wähle ich einen Ordner. Das hat den entscheidenden Vorteil für den nächsten Schritt. Den ich stecke mit meiner Idee fest. Ich muss mich mit einem Kollegen in meiner Firma austauschen. Das ist sehr einfach. Ich teile den gesamten Ordner mit den darunterliegenden Dateien. Bei meinem Kollegen, den ich den Link übermittle, taucht der Ordner unter „Mit mir geteilt“ auf Und mein Kollege kann diesen Ordner auch auf seinem Gerät synchronisieren. Jetzt können wir zeitversetzt oder aber auch gleichzeitig, an den verschiedenen Dateien dieses Ordners arbeiten. Zur Erinnerung: Mein Kollege öffnet mit Word von seiner Gerät das synchronisierte Dokument, schreibt ein paar Änderungen oder Ergänzungen, speichert das Dokument, welches dann durch den Next Generation Sync Client in die Cloud synchronisiert wird. Da auch ich diesen Ordner synchronisiere, wird auch bei mir diese Änderungen auf meinem Gerät sichtbar.

Weitere Kollegen könnten auf die gleiche Weise eingeladen werden. Doch das ist umständlich, in Hinblick auf ein mögliches Szenario in der Zukunft. Was passiert, wenn ich in der Zukunft das Unternehmen verlasse? Um diesem Konflikt aus dem Weg zu gehen, erzeuge ich eine Gruppe und jetzt kommt die neue Funktion von Move zum Tragen: Alle Dateien werden aus meinem OneDrive for Business in die neu erzeugte Gruppe bewegt. Mit der gesamten Historie aller Dateien. Dann noch die anderen Firmen-Mitarbeiter in diese Gruppe einladen. Das wars. Und sollte ich jetzt die Firma verlassen, bleiben alle Daten erhalten, die andren Kollegen können weiterarbeiten.

Als Anmerkung zu diesem Szenario: Sowohl ich als auch mein erster Kollege müssen natürlich die Dateien aus der Gruppe neu synchronisieren.

SharePoint Command Bar - Move to

Migration

Wenn Daten von einem File-Server mit Hilfe von 3rd Party Tools migriert werden, sind diese manchmal an der falschen Stelle. Wenn also ein Dokument in der Marketing Site eigentlich in die Sales Site gehört, aber bereits daran gearbeitet wurde, so kann ein Anwender, sofern er die Rechte für beide Sites besitzt, dieses Dokument in die andere Site bewegen.

Einschränkungen

Das Verschieben von Ordnern und Dateien unter Mitnahme von Metadaten und History Daten funktioniert nur über den Webbrowser und nicht im Explorer.

Um eine Datei oder einen Ordner mit Dateien zu verschieben, muss man für das Ziel die Rechte zum Schreiben haben. Wurde eine Dokumenten-Bibliothek mit IRM (Information Rights Management) versehen und geschützt, so können von dieser Quelle keine Daten verschoben werden

Meta-Daten, Retention Richtlinien und Records Management

Beim Verschieben werden Metadaten in form von Column Names beibehalten. Enthält aber das Ziel keine solche Spalten, so gehen diese Metadaten verloren. Administratoren sollten daher sicherstellen, dass das Ziel auf die Quelle abgestimmt wurde.

Die Vorgehensweise ist die gleiche, wenn Richtlinien zu Rentention und/oder Records Management bestehen.

weitere Informationen in englischer Sprache finden Sie hier im Blog-Beitrag von Chris McNulty

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Meine nächsten OneDrive Events

14. Januar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

Meinen Blog lesen, ist eine Sache. Manche würden aber gerne einen Live-Event mit mir besuchen. Am einfachsten ist es, die Event-Seite meines Blogs zu besuchen.

Hier eine Auflistung für die nächsten Wochen…

SharePoint Saturday Bremen: OneDrive auf der Zielgeraden

am kommenden Wochenende, genauer gesagt am Samstag, 20.01.17 findet in Bremen ein SharePoint Saturday statt. Mein Talk lautet: OneDrive auf der Zielgeraden.
Hier kann man sich anmelden.

 

Office 365 User Group in Hamburg: OneDrive Deep Dive

Im Februar, genauer am 5.2.2018 gastiere ich mit einem “OneDrive Deep Dive” bei der Office 365 User Group in Hamburg.

Hier kann man sich anmelden.

 

 

Office 365 Meetup in Karlsruhe: OneDrive Deep Dive

Im März bin ich dann im Süden der Republik unterwegs. Der Termin ist der 21.03.18 in Karlsruhe beim Office 365 Meetup. Das Thema ist “OneDrive Deep Dive”

Hier kann man sich anmelden.

 

 

Azure Meetup in Frankfurt: OneDrive Deep Dive

Noch sind es ein paar Tage hin,  bis zum 31.05.18. An diesem Abend bin ich in Frankfurt am Main zu Gast beim Azure Meetup Frankfurt. Thema auch in Frankfurt: “OneDrive Deep Dive”

Hier kann man sich anmelden.

 

Vielleicht sieht man sich irgendwo…

Anonymer externer Zugriff auf Gruppen und Teamsites

11. Januar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

anonymer, externer Zugriff auf Groups and Teamsites

Ein Dokument mal schnell mit einem externen Benutzer teilen?

Nichts leichter als das, äh, das Dokument steckt in der Dokumenten-Bibliothek einer Gruppe oder Team-Site? Und dort ist es mir per Standard verboten, Dokumente mit anonymen Benutzern zu teilen.

Selbst als Admin habe ich im SharePoint Admin Center keine Möglichkeit, das zu ändern. Aber es muss doch gehen, in OneDrive for Business geht es ja auch.

Die Antwort: Es geht, aber nur per PowerShell

Und hier bei Bright Skies ist es Schritt für Schritt beschrieben.

OneDrive (for) Business | Wishlist for 2018

20. Dezember 2017 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business wish list 2018

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive, Microsoft

So we are at the end of the year 2017. Microsoft has publish many changes and news. And the OneDrive product group in Redmond has done a good job. Two wishes out of my wish list from last year are still open. So it’s time to have a wish list for next year:

my wish list for the year 2018

Documentation

Microsoft has done a lot of documentation for end users. But administrators need more. a complete documentation about parameters for configuration of the sync client. These Parameters are nowhere documented or do you know what perfAuditorIntervalInMilliseconds or AllowUserOverrideOfConcurrentUploads stands for? Sometimes administrators want to know the principle of the synchronization, to find issue of a user a little bit easier.

MoveTo

This is a wish from 2016. Today you may copy a folder with files or a file in the web browser from OneDrive for Business to a team site or a group. But only copy. No move. So the user has to delete the data from the origin after copying. And I want more. I want to move not only the last version, I want top move all data, also the metadata like the history version.

Shared from me

You share more and more data. I want to have a view, that lists all data, which I have shared with other people, and I want to have this list of documents also synced to my device.

Cross tenant sync

Sometimes I and other people have the situation, that I want to synchronize data from a folder of a users OneDrive for Business of another tenant, which was shared with me.This time you could do that only, if the user is a member of your own tenant.

Self update of the NGSC with delta

So I have described it several time, that Microsoft has some rules, which different criteria’s, when a device will receive an update of the Next generation sync client. So it will not use Windows Update nor Windows Update service (WSUS). The biggest advantage for WSUS is, that you only have one download, and then distribute the setup to all clients on your local network.  But this is not true for the NGSC. Each device will go and download the 24,5 MB of the Sync client. But you have to know, that Microsoft has no control of an installed proxy. Therefore I would have another wish, that Microsoft could develop an Update version, which is only a delta of the version, which was installed, means only a Delta of the update will be flow from the internet to each device.

By the way, last week (11/14/17) Microsoft published a new version of the Next Generation Sync Client. The actual version is now: 17.3.7289.1207. What’s new on this version. Look here and read.

Change-Log

Yes, Microsoft has a change-log. But I have a wish, that the description is released before the new NGSC is published.Sometimes it takes 14 days…


Perhaps you have also one or more wishes for OneDrive or OneDrive for Business. Write it down. Use the comment function.

OneDrive (for) Business | Wunschliste für 2018

20. Dezember 2017 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive, Microsoft

Das Jahr 2017 neigt sich dem Ende. Microsoft hat rund um OneDrive jede Menge Änderungen und Neuheiten publiziert. Und dank dem Microsoft OneDrive Team in Redmond sind bis auf zwei Punkte meiner 2017 Wunschliste sind alle anderen in Erfüllung gegangen.

Meine Wunschliste für das Jahr 2018

Dokumentation:

Mittlerweile steht die OneDrive-Dokumentation für die Benutzer im Internet. Es gibt jedoch immer noch offene Fragen über viele Parameter  in der Konfiguration des Sync-Clients,welche bei Administratoren nach einer Beschreibung oder Aufklärung rufen. Auch die Prinzipen einer Synchronisation sollten beschreiben werden.

Bewegen nach

Dieser Wunsch stammt ebenfalls aus dem Jahr 2016. Schon heute können Daten von OneDrive for Business im Web-Browser zu Team-Seiten und Gruppen kopiert werden. Leider nur kopiert. Und nicht bewegt.  Das sorgt beim Anwender für Unsicherheit, wenn an unterschiedlichen Orten Dateien mit gleichen Namen existieren. Und ich bin noch etwas futuristischer. Ich möchte beim Verschieben von Ordnern und Dateien die Metadaten (wie z.B. Historie) beibehalten.

Von mir geteilt

Immer mehr Dateien werden mit anderen geteilt. Ich hätte gerne auch eine Ansicht, ähnlich der “Mit mir geteilt” aber in die andere Richtung. Eine Auflistung aller Dokumente, die von mir geteilt wurden. Und mit der Möglichkeit, all diese Ordner/Dateien lokal zu synchronisieren.

Cross Tenant Synchronisation

Es gibt Situationen, da wünsche ich mir eine lokale Synchronisation eines geteilten Ordners/Dateien von einem “fremden” Tenant. Ein Benutzer einer anderen Organisation möchte mit mir Ordner/Dateien zur Bearbeitung teilen. Diese kann ich derzeit noch nicht synchronisieren.

Selfupdate des NGSC mit Delta

Microsoft steuert das Update des Next Generation Sync Client nach bestimmten Regeln, außerhalb von den bekannten Update-Mechanismen wir Update Services oder Windows Software Update Service (WSUS). Der Vorteil des WSUS liegt ganz klar beim einmaligen Download aus dem Internet und dem Verteilen im Corporate Netzwerk. Nicht jedoch bei dem derzeitigen 24,5 MB des Sync-Clients. Für jeden Benutzer wird das Update separate herunter geladen. Da Microsoft keine  Kontrolle über einen (neuen) NGSC Proxy hätte, sollte Microsoft überlegen, ob Sie ab einer bestimmten Version bei einem Update nur noch ein Delta (der neuen Funktionen oder Änderungen ) aus dem Internet zum jeweiligen Gerät übertragen

Ach ja. Selfupdate, letzte Woche (14.12.2017) gab es wieder eine neue Version des Next Generation Sync Client. Die aktuelle Version ist 17.3.7289.1207. Was sich geändert hat. Hier nachlesen.

Change-Log

Die Beschreibung einer neuen Version lässt zu wünschen übrig. Und ich wünsche mir, dass das Change-Log für eine neue Version bereits existiert, und nicht erst nach 14 Tagen ….


Vielleicht hat der eine andere ebenfalls Wünsche, was OneDrive und OneDrive for Business angeht. Dann sofort die Kommentar-Funktion nutzen

OneDrive for Business – News von Microsoft Ignite Konferenz

26. September 2017 1 Kommentar

01 IgniteDie wichtigsten Neuheiten zum Next Generation Sync Client direkt von der Microsoft Ignite Conference hier in Orlando, Florida. Mehr als 25.000 Teilnehmer haben sich hier zusammengefunden, um in einer Woche Neuerungen an vielen Microsoft Programmen, Services und Visionen abzuholen.

Ich schreibe dies schon nach der PreDay, wo die MVP’s die wichtigen Neuheiten in Kurzform vermittelt bekommen haben. Bloggen oder Twittern ist aber nicht. Dafür sind spezielle Zeiten einzuhalten. Aber das gibt mir die Gelegenheit, ein paar wichtige Informationen schon mal los zu werden. Die Einzelheiten werden dann noch folgen

IRM /RMS

Endlich ist es möglich, mit dem Next Generation Snyc Client mit IRM/RMS geschützte Bibliotheken zu synchronisieren. Außerdem wird es möglich sein, mit privaten Schlüsseln versehene Dateien zu synchronisieren.

Next Generation Snyc Client – SharePoint Server OnPremise

Die gute Nachricht. Ja, Microsoft arbeitet daran. Die schlechte Nachricht: Es wird noch eine Weile dauern, bevor Bibliotheken vom SharePoint Server 2019 mit dem NGSC synchronisiert werden können. Wenn man sich die zeitlichen Ankündigungen zur OnPremise Version SharePoint Server 2019 anschaut, sind das noch 12 Monate. Und um die aufkommenden Fragen gleich zu beantworten: Nein, die vorherigen Versionen der OnPremise Variante des SharePoint Server werden nicht unterstützt werden. Hier verhält sich das Ganze wie bei OneDrive Files on Demand. Dies Funktionalität wird es ausschließlich für Windows 10 geben. Die Erklärung ist sehr einfach. Microsoft hat noch nie für ältere Versionen (Betriebssysteme) oder Server neue Funktionalitäten implementiert. Also schon mal ins Budget aufnehmen. Das Update von SharePoint XXXX auf SharePoint Server 2019. Und das nicht auf die lange Bank schieben. Denn für größere SharePoint Farmen ist hier jede Menge Vorarbeit angesagt. Und wir wollen ja mit einem einzigen Synchronisations-Client sowohl Cloud als auch onPremise Dateien synchronisieren, wenn Microsoft die NGSC Version für OnPremise freigibt, oder?

Live Show #14 with the Microsoft Product Team

30. August 2017 Hinterlasse einen Kommentar

LiveShow#14, Collab365.community

If you do not have had time, you may see it on-demand: The Collab 365 Show with Nick Brtattoli, Andy Talbot, 2 memebers of the Microsoft Product Team from Redmond, Stephen Rose and Jason Moore,and me, talking about OneDrive, changes and …one thing they will talk about Ignite (it’s a secuirity issue, it is so important!), so you must see this talk.

Here you may see it on Demand

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