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Archive for the ‘SharePoint Online’ Category

OneDrive und SharePoint Online | geändertes Teilen


OneDrive for Business, Microsoft

Am 8.Mai hat Microsoft die Änderungen im Nachrichten-Center von Office 365 veröffentlicht. Ich habe es natürlich gleich getestet, aber es war noch nicht auf meinem Tenant ausgerollt worden. Und es auch mit dem heutigen Datum noch nicht auf allen Tenants verfügbar. Deshalb habe ich es auch versäumt, einen Beitrag darüber zu schreiben. Zuerst, für all die Leser, die mit den Microsoft Bergriffen nicht klarkommen, das gilt nicht für OneDrive Personal, sondern nur für die Premium-Variante, also OneDrive for Business und alle Dokument-Bibliotheken in SharePoint Online, also in bestimmten Paketen von Microsoft Office 365.

Wer hat schon einen Überblick über all seine geteilten Links?

Viele Administratoren fordern bei der professionellen Variante eine Liste, woraus ersichtlich ist, welcher Mitarbeiter mit wem was teilt. Für mich mach das wenig Sinn. Denn was macht der Administrator einer 10.000 Mitarbeiter großen Firma mit einer solchen Liste? Ein kleines Rechenbeispiel: Nicht alle Mitarbeiter teilen viele Dateien, da mag es welche geben, die gar nichts teilen, andere dagegen teilen viele Dateien. Nehmen wir nur einmal 3 Links pro  Benutzer: Dann kommen wir auf eine Liste von 30000 Links. Und nochmal, was macht der Administrator mit dieser Liste?

Aktivitäts-Liste von OneDrive  im Admin-Center von Office 365

Viel besser ist es, für bestimmte Freigabe-Links einen zusätzliche Haken zu setzen. Und den Link nach einer bestimmten Zeit automatisch verfallen zu lassen. Damit schließe ich potenzielle Lücken. Und muss nicht daran denken…

Microsoft hat in Office 365 die Möglichkeiten geschaffen, zum einen Unternehmensrichtlinien, was externe Links angeht, umzusetzen, aber auch Vorgaben festzulegen, was ein Benutzer beim Erstellen eines Links sieht.

Da wären zum einen im Office Admin-Center die  Einstellungen, die für das gesamte Unternehmen gelten.

SharePoint Admin Center in Office 365

Die obigen Einstellungen bedeuten:

Der Administrator erlaubt den Benutzern die Freigabe für authentifizierter externe Benutzer und die Verwendung von anonymer Zugriffslinks, bei Verwendung von anonymen Zugriffslinks laufen diese nach 60 Tagen ab. Anonyme Zugriffslinks gestatten dem Empfänger bei Dateien das Anzeigen, bei Ordnern das Anzeigen, Bearbeiten und Hochladen. Die Voreinstellungen des Standardlinks ist ein anonymer Zugriff.

Diese Einstellungen finden Sie im Office 365 Admin Center unter: SharePoint – Freigabe oder für OneDrive for Business unter: OneDrive – Freigabe.

Freigabe im OneDrive Admin Center in Office 365

Freigabe im OneDrive Admin Center in Office 365

Also kann der Office 365 Administrator Vorgaben für alle Benutzer vorgeben, um die Sicherheit- und Compliance-Vorgaben des Unternehmens zu wahren.

 

Wie sieht das beim Benutzer aus:

Link-Einstellungen in Office 365

beim Teilen mit jedermann (ohne Windows Anmeldung) kann der Empfänger des Links die Datei ansehen, aber nicht bearbeiten. Und am 20.Juli 2017 funktioniert der Link nicht mehr.

Link-Einstellungen in Office 365 wenn ich Benutzer der Firma auswähle (alle, dürfen diese die Datei auch bearbeiten, wenn ich den Haken gesetzt habe.
Link-Einstellungen in Office 365 Ich kann die Datei jedoch auch nur einer bestimmten Person freigeben, hier nur Ansicht, weil der Haken zur Bearbeitung nicht gesetzt ist
Link-Einstellungen in Office 365 Wenn ich die zeitliche Beschränkung (vorgegeben vom Administrator) überschreiten will, weist mich das System darauf hin, dass das nicht möglich ist.
Teilen bei OneDrive Personal Premium Dies ist der Dialog bei OneDrive Personal mit Premium Funktion, also einem Abo

Selbstverständlich funktioniert das auch mit Ordnern und den darin enthaltenen Dateien. Das das System noch Probleme mit der eingestellten Sprache hat ( hier Deutsch und nicht Mittw. sondern Wed) wird das Team in Redmond bestimmt noch ändern.

Warum funktioniert das nicht mit OneDrive (Personal)?

Nun, der Synchronisations-Client für beide Cloud-Speicher heißt Next Generation Sync Client. Der tatsächliche Speicher ist unterschiedlich:

Dienst Speicher
OneDrive (Personal) Azure Files
OneDrive (Personal) mit Premium (Abo) Azure Files, eigenes Rechte-System
OneDrive for Business Azure blob storage; aber über SharePoint
SharePoint Online Azure Blog Storage, über SharePoint

Das Rechtesystem von Azure Files/SharePoint sorgt also für das automatische “Schließen”  des Links nach Ablauf der eingestellten Zeit.

 

Zusammenfassung

Endlich hat Microsoft dem Administrator eine Möglichkeit gegeben, Sicherheitsvorgaben für alle Benutzer der jeweiligen  Firma vorzugeben. Jetzt sollte ich das auch im Windows Explorer einstellen können, das kommt im Herbst. (und der Artikel früher, versprochen)

OneDrive Files On-Demand (the new smart files)

12. Mai 2017 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive, Microsoft

OneDrife files On-Demand

During Build 2017 Microsoft announced OneDrive Files On-Demand. Announced. This feature of the Next Generation Sync Client will be available for all with the “Windows 10 Fall Creators Update”. So we have to wait till autumn. If you are a Windows Insider you will get the version earlier). So what we will get is nothing new. That’s a new Version of smart files.  If have written a lot of articles about Smart files (during these days only in German language)

12/29/2016 OneDrive (for Business) | Wish list for 2017
12/31/2014 OneDrive (for Business) | wish list for 2015
11/16/2014 OneDrive und Windows 10 Preview | Ende der Smart Files?
01/31/2014 OneDrive – SkyDrive | Online – Offline – Smart Files | Windows 8.1
10/03/2013 SkyDrive Smart Files für Windows 8.1

For those, who do not remember “Smart Files” or “OneDrive Files On-Demand”, I will write some words:

You now have more cloud storage available, more than you have locally. With the Next Generation Sync Client this issue was solved with selective sync. But people do not see in the windows explorer, that there are more folder in the cloud. With placeholders for those folders and files you see all and with one click you may sync the files, if you want it. So that we have had with Smart files and Groove. But only for the Personal Edition of OneDrive (the old name was SkyDrive), But we all know the bad implementation of the old Groove client and also the issues with the smart files.

You have the choice to wish changes also with OneDrive and OneDrive for Business with UserVoice. And Microsoft is reading this channel. And have now implemented the old “Smart Files” technology. But on a better way. There is a lot of things, Microsoft has to do with the Sync Client. Before we have had “Groove”, there was a product called SharePoint Workspace 2010, part of Office 2010. And there you could sync also Metadata, IRM protected files….

But back to now and OneDrive Files On-Demand:

Dialog for OneDrive Files On-Demand The mechanism must be easier and stable,so each user may handle it.

To do that, a deeper integration into the OS is indispensable.

the placeholder, small pictures must be saved separate from the files. Such an implementation is not so easy.

Defaults.  Microsoft was a little overzealous in 8.1 and made everything online only by default.  This time they are more focused on what is right for the scenario.

So you are also may hide one or more folder, so you do not have to scroll down a lot of folder with “Online only”. That’s very important for Enterprise companies.

What happens if a file is very large (like a video), is clicked? Can I play the video while downloading? 

You will need to wait until the files has completely downloaded. With that said, you will receive prompt asking if you want to stream the video in via the browser.

Which Version of Windows 10 will be supported?

Microsoft will support all Windows 10 (also Windows S) versions.

Will this require me to upgrade to a new version of the OneDrive (The Next Generation Sync Client) when this becomes available?

The answer is NO. I have described it in other articles, that the Next Generation Sync Client has it’s own Update mechanism.

So here you see the the behavior:

OneDrive Files On-Demand

If you want to hear more, register for  the SharePoint Virtual Summit on May 16, 2017

Build 2017 | OneDrive für Programmierer


OneDrive für Entwickler

Auf der Build 2017 gab es zwei Session, die sich mit Zugriff zu OneDrive, OneDrive for Business, Team Sites und Groups beschäftigen

B8016 Build file collaboration and sharing experiences with OneDrive, SharePoint and Microsoft Graph
B8015 Microsoft Graph: Build better apps with the API to your organization

und weitere Informationen gibt es hier und hier

Azure Cologne Meetup – OneDrive Deep Dive


Azure Cologne Meetup OneDrive for Business, MicrosoftOneDrive, Microsoft

mit um die 100 Teilnehmern war das Azure Munich Meetup mit dem gleichen Titel recht erfolgreich, hier gibt es noch Bilder. Deshalb wollen wir das ganze im Westen ebenfalls anbieten. Und das noch vor den Sommerferien in NRW, die ja am 17.7.2017 beginnen,

Es war schon schwierig, einen geeigneten Termin zu finden, und der Ort ist noch nicht bestätigt.

OneDrive Deep Dive

und auch hier gilt: Was hat den OneDrive / OneDrive for Business mit Azure zu tun?
Die Antwort gibt es am 13.7.2017 ab 17:00 Uhr in xxxxxx  in Köln.

Und hier geht es zur Anmeldung: Also gleich anmelden oder Termin vormerken

Azure Munich Meetup | Recap

20. April 2017 2 Kommentare

Azure Meetup Munich: OneDrive Deep Dive

Am Donnerstag den 18.4.2017 füllte sich der große Raum, den uns Microsoft zur Verfügung gestellt hat, mit knappen hundert Leuten, die zuerst mir und dann Markus Klein 3 Stunden zugehört haben.

Mir hat es Spaß gemacht, die Leute waren ausgeruht, war ja auch Ostern und neugierig. Vielen Dank für das Feedback, das mich auf den unterschiedlichen Wegen erreicht hat.

Eine Bilderstrecke hänge ich hier dann dran, zwischendurch waren wir via Facebook live, hier der Link dazu, für die, die nicht dabei sein konnten.

Der Gastgeber Christian Waha stellt vor...

OneDrive: Next Generation Sync Client OneDrive: Next Generation Sync Client

90 Slides: OneDrive Deep Dive

gute gelauntes PublikumOneDrive for Business in Teams

Next Generation Sync Client | Sync now with # and % in filename

18. April 2017 1 Kommentar

Office 365, Microsoft OneDrive for Business, Microsoft

A few days ago, Microsoft announced a new feature for OneDrive for Business and SharePoint Online. The user may now sync data with  “#” and “%” in the files- or folder name. Perfect for the users, but wait: The admin has to switch this feature on, and there is no switch in the admin console.

I have had about 120.000 files synced to the cloud into different Office 365 areas: SharePoint Team sites, Groups and OneDrive for Business. And there were some documents, where the Next Generation Sync Client gives out an error message and I have to change that manually (There were old documents about the language C #  in the filename…)

Next Generation Sync Client: Error message for invalid character in File- or folder name

Many user do not understand this. Yes, we know from past: here were many characters, that may not used in file and folder names. And Microsoft has promised, that the last 2 characters will be removed in the first quarter of 2017. And now it’s ready.

Requirements

All things, that followed, has nothing to do with all OnPremise versions of SharePoint and the old Groove client respectively. If you are a frequent reader of my blog posts, you know, that the Next Generation Sync Client (NGSC) will work only with Office 365 and OneDrive Personal.

 

Storage Omission of “#” und “%”
SharePoint Server on Prem NO
OneDrive for Business on Prem NO
SharePoint Online
Libraries in Team Sites und Groups
YES
OneDrive for Business YES

When is this feature available?

No, because there is no switch for the admin; the adminstrator has to deal with PowerShell. For all Office 365 tenants, that will be established after June 2017, this function is set automatically.

So the cmd-lets for Showing / Changing is: Get-SPOTenant / Set-SPOTenant

and the parameter for changing are: SpecialCharactersStateInFileFolderName

There are three different values:

Value description
Allowed Allows # and % characters in file and folder names in SharePoint Online and OneDrive for Business document libraries.
Disallowed Disallows the # and % characters in file and folder names in SharePoint Online and OneDrive for Business document libraries.
NoPreference # and % support will be enabled by Microsoft on your Office 365 Tenant when available. NoPreference state is the default state before we enable # and % on behalf of Office 365 Tenants following the schedule mentioned previously. In this state, # and % are turned off and tenant admins can run Set command to switch it to either Allowed or Disallowed. Once it is set by tenant admins, Microsoft will not change the setting when we enable on # and % on behalf of Office 365 Tenants. In addition, this is a read-only state, so it can not be set by running the Set command.

Before we use PowerShell to connect with SharePoint Online you must ensure, that the SharePoint Online Management Shell is installed. You may download it from this Microsoft site. Even you have it installed, look for the latest version. Start the Powershell online Management Shell, or you use Windows Powershell ISE.

Bevor wir uns per Power Shell mit SharePoint Online ver

Even if you are not use PowerShell each day, I will describe the few steps.

Picture descriptions
Office 365: SharePoint Admin Center Login into Office 365 as a SharePoint Administrator or a Global Teanat admionistrator and switch to the SharePoint Admin Center

We need the part with the tenant name from the URL. Here
https://mvpt01-admin.SharePoint.com

Now a few lines of PowerShell code:

$TenantURL="https://mvpt01-admin.sharepoint.com"
$SharePointAdmin="Hans.Brender@mvpt01.onmicrosoft.com"
Connect-SPOService -Url $TenantURL -credential $SharePointAdmin
Get-SPOTenant

So the first line shows the assign of SharePoint URL, in the second Line the assignment of your SharePoint Administrator or your Global Tenant administrator. In the third line we use the function Connext-SPOService to connect to the Tenant, a popup window will open and ask for the admin’s credential. The last line we call the function Get_SpoTenant and then we get:PowerShell: Get-SPOTenants Results

after the first Call you see the value NoPreference  for SpecialCharactersStateInFileFolderNames

With Get-SPOTenant you read the data, with Set_SPOTenant you could write or change the data. To Allow # and % as a valid character in a file- or folder name, you have to write:Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Allowed

to Disallow:

Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Disallowed

To Disconnect from you teanant you write Disconnect-SPOService ein.

Important: If you have changed the value, it takes a while, until the changes are affected!

Keep in mind , the changes are for Files /and or folders, not for SharePoint sites (web objects) or Site collections. Developers should also read  for API changes

Next Generation Sync Client: File name with formerly known restricted characters

OneDrive for Business: File name with formerly known restricted characters


Summarize:

There are only a few lines of code, but then administrators of companies will have less work with their users, because they do not understand, why there is a problem. Unfortunately is code only works in Office 365 and not on Premise

Users with a NAS like Synology will get into trouble, if you switch and have data in OneDrive for Buisness with these characters. The reason is, that they will use the old API

Who knows  SaRA?
Microsoft Support and Recovery Assistant for Office 365 with version 16.00.1702.0000 also do not know theses characters, but Microsoft has confirmed me, that this will be changed in the near future.

Source and Original: Microsoft Tech Community
Bill Baer describes the original and also has changed his FileChecker Migration Assistant

Next Generation Sync Client | Jetzt auch # und % im Dateinamen

12. April 2017 3 Kommentare

Office 365, Microsoft OneDrive for Business, Microsoft

Nur ein paar Tage über der ursprünglichen Ankündigung hat Microsoft ein weiteres Feature für OneDrive for Business und SharePoint Online angekündigt. Der Benutzer wird jetzt auch Dateien mit “#” und “%” im Dateinamen synchronisieren können. Noch ist es nicht soweit. Und der der SharePoint-Online Admin wird das auch explizit freischalten müssen. Noch ist es aber nicht soweit

Vor kurzem habe ich über 120.000 Dateien in die Cloud synchronisiert. Dabei sind auch ein paar Dokumente dabei gewesen, welche die noch unzulässige Zeichen enthielten. Dann gibt es eine Fehlermeldung und der Benutzer muss manuell eingreifen. (Bei mir waren das alte Dokumente, als C# als Programmiersprache etabliert wurde)

Next Generation Sync Client: Fehler, unzulässiges Zeichen im Dateinamen

Das ist für viele Benutzer nicht nachvollziehbar. Und Microsoft wollte das im ersten Quartal 2017 bereinigen. Mit ein paar Tagen Verzögerung ist es jetzt implementiert.

Voraussetzungen:

Dies gilt nur für den Next Generation Sync Client, der alte “Groove Client” wird nicht unterstützt. Wer regelmäßig meine Blog Posts liest, weiß, das der Next Generation Sync Client “derzeit” nur mit Office 365 und OneDrive Personal (also in der Cloud)  funktioniert.

Speicherort Wegfall von “#” und “%”
SharePoint Server on Prem NEIN
OneDrive for Business on Prem NEIN
SharePoint Online
Bibliotheken in Team Sites und Groups
JA
OneDrive for Business JA

Ist dieses Feature sofort verfügbar?

Nein, denn, und das werde ich noch beschreiben, der Administrator muss dazu selbst Hand anlegen. Und das nicht über die Web-Oberfläche, nein PowerShell ist angesagt. Für alle Office 365 Mieter, die ab dem Juni 2017 erstellt werden, ist diese Funktion dann automatisch eingestellt.

Das Kommando für die Anzeige / das Ändern lautet: Get-SPOTenant / Set-SPOTenant

der dazugehörige Parameter: SpecialCharactersStateInFileFolderName

Der Wert kann dabei 3 Eigenschaften einnehmen

Wert Beschreibung
Allowed Erlaubt # und % Zeichen im Datei- und Ordnernamen in SharePoint Online und OneDrive for Business  Dokumenten Bibliotheken
Disallowed # und % Zeichen im Datei- und Ordnernamen in SharePoint Online und OneDrive for Business  Dokumenten Bibliotheken werden nicht unterstützt.
NoPreference Das ist die Default Einstellung. Die Unterstützung von # und % Zeichen im Datei- und Ordnernamen wird durch Microsoft unterstützt. Dies geschieht nach und nach bei den unterschiedlichen Mietern. War der Zustand bis zur Unterstützung bereits in einem anderen Zustand, wird dieser nicht überschrieben. Diese Eigenschaft ist Read-Only, man kann Sie , wenn einmal geändert, nicht wieder setzen.

Bevor wir uns per Power Shell mit SharePoint Online verbinden, muss sichergestellt sein, dass die SharePoint Online-Verwaltungsshell installiert haben. Diese können Sie hier herunterladen. Auch wer die SharePoint Online-Verwaltungsshell bereits auf seinem Rechner installiert hat, sollte diese auf die neuste Version updaten. Starten Sie SharePoint Online Management Shell oder aber Windows PowerShell ISE.

Nicht jeder benutzt PowerShell jeden Tag. Deshalb werde ich die einzelnen Schritte hier beschreiben.

Bild Beschreibung
Office 365: SharePoint Admin Center Melden Sie sich im Browser als SharePoint Administrator oder globaler Administrator an und wechseln Sie dort in das SharePoint Admin Center

wir benötigen den Part mit dem Mieter-Namen: hier
https://mvpt01-admin.SharePoint.com

hier jetzt die paar Zeilen PowerShell Code:

$TenantURL="https://mvpt01-admin.sharepoint.com"
$SharePointAdmin="Hans.Brender@mvpt01.onmicrosoft.com"
Connect-SPOService -Url $TenantURL -credential $SharePointAdmin
Get-SPOTenant

In der ersten Zeile wird der Variablen $TenantURL Ihre SharePoint Verwaltung zugewiesen. Zeile 2 ist der Anmeldename des SharePoint Administrators oder des globalen Administrators. In der dritten Zeile werden diese Variablen  dem Connect-SPOService zugewiesen, ein Fenster öffnet sich und Sie müssen Sich mit dem SharePoint-Administrator authentifizieren. Das ist die Anmeldung. Die letzte Zeile ruft Get-SPOTenant auf und hier erhalten Sie das Ergebnis

PowerShell; Function Get-SPOTenant; Ergebnisse

beim ersten Aufruf steht bei SpecialCharactersStateInFileFolderNames natürlich NoPreference

Wenn Get-SPOTenant für das Auslesen zuständig ist, kann mit Set-SPOTenant etwas geschrieben werden.  Wenn wir also # und % als Zeichen in einem Datei- oder Ordnernamen erlauben wollen so lautet das Kommando

Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Allowed

das Verbieten:

Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Disallowed

Um sich wieder abzumelden geben Sie Disconnect-SPOService ein.

Wir der Wert mittels PowerShell geändert, so dauert dies eine geraume Weile, bis das Kommando wirkt!

Die Funktion bezieht sich auf Dateinamen und Ordner, nicht jedoch auf SharePoint Sites (Web objects) und Site Collections

Für alle Entwickler: Man sollte sich die API Änderungen anschauen

Next Generation Sync Client; Dateinamen mit Sonderzeichen

OneDrive for Business: Dateinamen mit Sonderzeichen


Zusammenfassung:

ein paar Zeilen Code und schon haben Administratoren weniger Arbeit mit Benutzern, die sich schon oft gefragt haben, warum hier ein Problem vorliegt. Leider bisher nur in der Cloud verfügbar.

[12.04.17 Nachtrag] wer eine NAS wie Synology benutzt, wird Probleme bekommen, wenn er Daten aus OneDrive for Business sichert, den derzeit benutzt die NAS noch die nicht erweiterte API.

[13.04.17 Nachtrag] Kenn jemand SaRA?
Microsoft Support and Recovery Assistant for Office 365 in der Version 16.00.1702.0000 kennt die unzulässigen Zeichen noch nicht. Dieses, nennen wir es einmal Microsoft Universal Fehlerbereinigungstool wird aber fortlaufend erweitert, wir mir gestern Microsoft mitgeteilt hat.

 

Quelle: Microsoft Tech Community

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