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Archive for the ‘SharePoint Online’ Category

SharePoint Top 25 Influencers 2019


SharePoint Top25 Influencers 2019

Während der European SharePoint, Offdice365 & Azure Conference, kurz ESPC im Herbst 2018 wurde ich auf den 4. Platz gewählt (Europa).

Umso mehr freut es mich, bei der Verleihung der weltweiten Influencer auf der SPC 2019 in Las Vegas auf den 7.Platz gelandet zu sein. Es freut mich, Teil dieser Community zu sein. Vielen Dank an harmon.ie.

During ESPC 2018, i was nominated and voted as #4 of the Top European SharePoint Influencers.

During SPC 2019  I was ranked as #7 of the world wide SharePoint Influencers. It’s an honor for me, be part of this community.

Thanks to harmon.ie

SharePoint Top25 Influencers 2019

SharePoint: Restore of files from document libraries


Restore of Files from doclibs in SharePoint Online

Another self-service, once you have captured an encryption virus, or accidentally deleted one or more files or even entire folders. It has been around for OneDrive for Business for a while, and this service is currently rolled out on all tenants in Office 365. The procedure is the same everywhere.

Use a browser to navigate to the document library where you want to restore files.SharePoint Online : Settings

Then click on the gear icon. Now you see all the settings and there is also the item “Restore this library”". (If it does not show up yet, it’s not currently available in your tenant).

Click on Restore…

SelfServcice Portal: Restore of files  in SharePoint Online

brings us the image of time restriction and selection known from OneDrive for Business.
The procedure is, as I said, not only for all document libraries, but also for the documents that you have stored in OneDrive for Business.

SharePoint: Wiederherstellen von Dateien in Dokumentenbibliotheken


Widerherstellen von Dateien in Dokumentbibliotheken von SharePoint Online

Ein weiterer Self-Service, wenn man sich einmal einen Verschlüsselungsvirus eingefangen hat, oder versehentlich ein oder mehrere Dateien oder gar ganze Ordner gelöscht hat. Für OneDrive for Business gab es das schon länger, derzeit wird dieser Service auf allen Tenants in Office 365 ausgerollt. Die Vorgehensweise ist überall gleich.

Navigieren Sie mit einem Browser zur Dokumentenbibliothek, wo sie Dateien wiederherstellen möchten.

SharePoint Online : Eigenschaften

Klicken Sie dann auf das Zahnradsymbol. Jetzt sehen Sie alle Eigenschaften und dort taucht auch das Wiederherstellen auf. (Wenn es noch nicht auftaucht, dann ist es derzeit noch nicht in ihrem Tenant verfügbar).

Ein Klick auf Wiederherstellen…

SelfServcice Portal Widerherstellen in SharePoint Online

bringt uns das von OneDrive for Business bekannt Bild der zeitlichen Einschränkung und Auswahl.

Die Vorgehensweise gilt wie gesagt nicht nur für alle Dokument Bibliotheken, sondern auch für die Dokumente, die Sie in OneDrive for Business abgelegt haben.

Ist das ein Backup

Die Antwort ist schlichtweg ein NEIN. Das ganze kommt aus einer seit Jahren in SharePoint existierenden Technologie mit den Namen Versionierung

Wir eine Datei in einer Dokument Bibliothek in SharePoint Online gespeichert und ist dort Versionierung eingeschaltet, so wird jede Änderung, egal ob in der Date (Änderung am Dokument oder aber beim erneuten Abspeichern oder auch bei einer Umbenennung. Dabei spielt es keine Rolle, ob das

  • Im Windows Explorer
  • In Office (Word, Excel, PowerPoint)
  • von anderen Programmen (Apps) wie Paint. Notepad, …
  • im Web-Browser ihrer Wahl
  • Programme, die die API von OneDrive benutzen

Solange die Datei in einer Dokument-Bibliothek mit eingeschalteten Versionierung gespeichert ist, werden alle Änderungen in verschiedenen Versionen abgespeichert.

Und genau auf diese Versionen setzt die Restore Funktionalität auf. Das ist weitaus mehr, als viele Backup-Programme können. Werden versehentlich mehrere Dateien gelöscht, können diese auf den vorherigen letzten Stand zurückgesetzt werden. Mit ein paar simplen Klicks.

Ohne den Administrator zu fragen.

    aOS Session: Intelligent acceleration of daily work with OneDrive


    aOS Luxemburg 2019

    Want to meet me? I’m speaking on 05/16/2019 in Luxembourg about OneDrive. The exact session title is

    Intelligent acceleration of daily work with OneDrive

    You may join the event and register here.

    Cu there ?

    OneDrive | Update for GPO team site libraries to sync automatically

    4. April 2019 9 Kommentare

    Group Policy: Configure team site libraries to sync automatically

    I have written an article about “OneDrive GPO: Configure team site libraries to sync automatically” and I must update this article.

    First, and that is important: If we are looking inside the OneDrive Group Policies, you will see, there is a Group Policy in both parts (Machine and User) with the same name

    Configure team site libraries to sync automatically

    I have described the GPO, which is a Machine policy. But there are other Scenario’s with more than one user and Microsoft has decided, to have the same Group Policy also in the Users Section.

    Local Group Policy Editor: Computer

    Local Group Policy Editor: User

    The name is the same. The group Policy looks like the same. The Functionality is the same. Only the Key in the Regedit is different

    Machine

    [HKLM\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive\TenantAutoMount] "LibraryName"="LibraryID"

    User

    [HKCU\Software\Policies\Microsoft\OneDrive\TenantAutoMount]"LibraryName"="LibraryID"

     

    Why Microsoft decided to have the same Group Policy in the Users section?

    Its very easy, because if you look for devices, where different people from different departments will login, then there is the answer. If you have a machine policy, you are only may connect to team sites, where all possible users have the rights. Changing that to a User Policy, you may have to rollout several different GPOs, that will only work with this subset of AD.

    Other questions received me, thank you, and I try to give you the right answer:

    Why do we have the limit of 1000 devices?

    We have to know, how OneDrive is working. Microsoft uses Windows Push Notification Services (WNS) to sync files in real time. The main important part is: WNS informs the sync client whenever a change actually happens, eliminating redundant polling and saving on unnecessary computing power. So on the Server side:

    • A change occurs in Office 365.
    • WNS alerts the OneDrive sync client of the change.
    • OneDrive adds it to the Internal Server Changes Queue.
    • – Any metadata changes happen immediately, like renaming or deleting files.
    • – Downloading content also starts a specific session with the client.
    • Office 365 has metadata pointers directing it through Microsoft Azure.
    • The changes are processed in the order they are received.

    The previous OneDrive for Business sync client (Groove.exe) used a polling service to check for changes on a predetermined schedule. Polling can lead to system lag and slowness because it requires a lot of computing power. Using WNS is a significant enhancement.

    Now back to our question: WNS has one limit: 1000.

    This is the current limit of devices that can subscribe through the WNS pipeline to get notifications from the service about file changes. After that limit is reached, the remaining clients will go into polling mode, which means they will poll the service every few minutes to see if there are any changes.

    Why does take up to 8 hours, until the client machine receives the files?

    This is because of the potential spike of requests of mounting a team site both on the customer’s network as well as on the backend service.

    This Group Policy is in Preview. Microsoft will see on telemetry data, how this Group policy will be used. In other words. It could be change in the future

    Websitebibliotheken für die automat. Synchronisierung konfigurieren


    OneDrive Gruppenrichtlinie: Konfigurieren von Team-Websitebibliotheken für die automatische Synchronisierung

    Für den Next Generation Sync Client (OneDrive.exe) hat Microsoft verschiedene Gruppenrichtlinien veröffentlicht. Eine davon ist für Firmen, bei dem automatisch eine oder mehrere Dokumentenbibliotheken von verschieden Seiten automatisch verbunden und der Inhalt synchronisiert werden soll.

    Das kling nicht nur interessant, es eröffnet auch neue Möglichkeiten. Aber was im nachstehenden Artikel beschrieben wird, zeigt auch die derzeitigen Limitierungen auf.

    Zuerst sollten Sie die sich die Gruppenrichtlinie Konfigurieren von Team-Websitebibliotheken für die automatische Synchronisierung genau ansehen. Oder aber die englische Version davon. Diesen Artikel gibt es auch in englischer Sprache.

    Vorraussetzungen

    • Windows 10
    • Windows Insider auf dem Gerät oder Office Insider
    • Gruppenrichtlinie OneDrive Files on Demand aktiviert
    • OneDrive adml and admx files installiert.

    Einschränkungen

    Zur Zeit kann diese Gruppenrichtlinie nur benutzt werden, wenn Sie auf diesem gerät auch eine Windows Insider installiert haben oder Office Insider sind. Dies hat nichts damit zu tun, dass Sie auf der Maschine die OneDrive.exe aus dem Insiders Ring installiert ist.

    Um Die SharePoint Online Library ID zu bekommen, wird bei mir das Pop-Up unter Edge nicht immer angezeigt. Ich bin dann auf Chrome ausgewichen.

    In ihrem Artikel schreibt Microsoft zur Gruppenrichtlinie Konfigurieren von Team-Websitebibliotheken für die automatische Synchronisierung, dass nicht mehr als 1000 Geräte hinzugefügt werden können. Ich denke, für manche Szenarien ist dieses Limit viel zu gering.

       

    Warum?    

    Ich denke an Mittelstands- oder Enterprise Kunden, die mehr als 1000 Mitarbeiter (Geräte) haben. Hier fällt mir spontan ein Onboarding Szenario ein, bei der die Personal-Abteilung auf Ihrer Website alle wesentlichen internen Formulare und weitere Dokumente bereitstellt. Für dieses Szenario, neuer Mitarbeiter erhält neues Gerät, wird dann automatisch mit dieser Teamseite verbunden und die Dokumente synchronisiert, ohne Platz auf dem Rechner zu beanspruchen. Aber das Limit von 1000 Geräten verhindert das.

    Ein anderer Punkt ist die lange Zeit. Es kann bis zu 8 Stunden dauern, nachdem der Benutzer sich eingeloggt hat, bis diese Gruppenrichtlinie wirkt. Dann macht obiges Szenario auch keinen Sinn.

    Bitte Microsoft, hebt diese Einschränkung auf.

    Damit diese Gruppenrichtlinie läuft, sind nachstehende Schritte auszuführen:  

    Abbildung Beschreibung
    ADML und ADMX Dateien

    Installation von adml und admx Dateien

    Wenn Sie SCCM (System Center Configuration Manager) oder ein anders Management Tool benutzen, wissen Sie, was zu tun ist. Ich zeige hier die Schritte für den Editor für Gruppenrichtlinien

    Microsoft hat sehr viele OneDrive Gruppenrichtlinien umbenannt und neue hinzugefügt, diese sollten also aufgefrischt werden

    Hier finden Sie die 2 OneDrive Dateien:

    C:\Users\[USER]\AppData\Local\Microsoft\OneDrive\19.043.0304.0004\adm\

    Dort sind nicht nur die zwei Dateien (Onedrive.adml und OneDrive.admx) in englischer Sprache enthalten, auch andere 16 Sprachen sind dort enthalten.

    Kopieren Sie OneDrive.admx in den Ordner %systemroot%\PolicyDefinitions
    Kopieren Sie OneDrive.adml in den  entsprechenden Sprache Ordner

    Abbildung Beschreibung
    Editor für lokale Gruppenrichtlinien

    Starten Sie den Editor für lokale Gruppenrichtlinien

    Navigieren Sie innerhalb der Computer Konfiguration zu
    Administrative Templates, OneDrive

    Editor für lokale Gruppenrichtlinien: Konfigurieren von Team-Websitebibliotheken für die automatische Synchronisierung

    Aktivieren Sie die Benutzung “OneDrive-Dateien bei Bedarf verwenden”

    (“Use OneDrive Files On-Demand”)

     Web site mit document Bibliothek

    Aktivieren von “Teamwebsitebibliotheken für die Automatische Synchronisierung konfigurieren”

    Für diese Gruppenrichtlinie benötigen wir die komplette Library ID. Dazu wechseln wir als SharePoint Administrator (oder höher) in den Browser zur Dokumentenbibliothek und klicken Sie auf Synchronisierung

    Pop up Fenster zum Kopieren der Library ID

    Klick auf Copy library ID

    Anmerkung:

    nach mehreren Versuchen mit Edge, bei der ich das Pop-UP Fenster nicht immer bekommen habe, habe ich mal den Browser gewechselt: Chrom

    Dann auf den Link geklickt. Nichts passiert. Aber trotzdem ist die komplette Library in die Zwischenablage kopiert worden.

    Sie sieht folgendermaßen aus…

    tenantId=2ac472%2D29bf%2D4d2a%2Dbe89%2D7b69e0524eb4&siteId=%7Bc561681c%
    2Dbed8%2D4f3a%2Db111%2D923ahbc6e3ce%7D&webId=%7Be5ee028a%2Dff81
    2D452c%2Da882%2D61e470496100%7D&listId=%7BC40DF92C%2DC130%2D4210
    2D91D9%2DF46193060F8F%7D&webUrl=https%3A%2F%2Fmvphs%2Esharepoint
    2Ecom%2Fsites%2FDirectConnect&version=1

    und wir sehen, es sind mehrere Teil-IDs vorhanden: TenantiD, siteId, WebId, ListID und die webURL.

    Wir wechseln wieder in den Editor für lokale Gruppenrichtlinien

    Abbildung Beschreibung
    Teamwebsitebibliotheken für die Automatische Synchronisierung konfigurieren

    Teamwebsitebibliotheken für die Automatische Synchronisierung konfigurieren” auswählen, aktivieren und dann auf Anzeigen klicken.

    Teamwebsitebibliotheken für die Automatische Synchronisierung konfigurieren

    Es gibt 2 Felder: Wert Name and Wert

    Wert Name: Hier muss eine für Sie erkennbarer Name eingetragen werden, damit Sie die Library identifizieren können, denn hier können auch mehrere Werte stehen.

    Wert: Hier wird der in der Zwischenablage gespeicherte Library ID eingetragen.

    Danach zweimal auf OK drücken um die Gruppenrichtlinie zu aktivieren.

    Starten Sie den Registrierung-Editor und navigieren Sie zu:

    Computer\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive\TenantAutoMount

    Registrierungs-Editor

    Starten Sie Ihr Gerät neu und waren sie bis zu 8 Stunden. Bei mir hatte die Wartezeit nach knappen 2 Stunden ein Ende und automatisch habe ich eine neue  Synchronisierte Bibliothek vorgefunden. Alle Dateien waren im Zustand nur in der Cloud verfügbar gekennzeichnet

    Microsoft Quelle

    OneDrive | GPO: Configure team site libraries to sync automatically

    27. März 2019 4 Kommentare

    Group Policy: Configure team site libraries to sync automatically

    For the Next Generation Sync Client (OneDrive.exe) Microsoft has created several group policies. One of them is for companies, so we may automatically connect with a document library. This can be interesting, but people asked me, they have no success with this group policy.

    First, you must read the policy Configure team site libraries to sync automatically carefully

    Prerequisites

    • Windows 10
    • Windows Insider on the machine or Office Insider
    • Enabled group Policy OneDrive Files on Demand
    • OneDrive adml and admx files installed

    Limitations
    This time, the group policy works only, if you are a Windows insider or an Office Insider, that means it runs only on a machine where f.e. Windows Insider is running. This has nothing to do with the OneDrive Insider Ring

    To get the SharePoint Online Library ID, the pop-Up window only shows me, if I use chrome or a private window in Edge

    In the article Microsoft says, you should not apply to the GPO “Configure team site libraries to sync automatically”, if there are not more than 1000 devices. I think, that is a bad limit:

    Why?

    Thinking for Midsize or Enterprise Organizations: The Onboarding process could be more easily, if we connect the sync client automatically with let’s say HR team site. So here is a good starting point for “all employees”, where all important documents a reside. The new Employee have nothing to do. It’s on his machine, takes no space (Files on demand), and if documents are updated form HR people, all employees will sync the docs automatically, but only if there are not more then 1000 devices, connect to this document libraries of other Sites automatically.

    Another issue is the time. It may up to 8 hours, after a user signs in, before the library begins to sync. That means, my example above also will not work

    Please Microsoft, unlock this limit

    To make this group policy run, please do the following steps:

    Picture Description
    ADML and ADMX files

    Installing the adml and admx files

    If you have SCCM (System Center Configuration Manager) or any other management Software, you know, what you must do. I show here the installation with a local group Policy Editor. Microsoft has renamed many Group Policies, therefore it is recommended, that you refresh the files

    You find the 2 OneDrive files here:

    C:\Users\[USER]\AppData\Local\Microsoft\OneDrive\19.043.0304.0004\adm\

    Here you have the Onedrive.adml and OneDrive.admx in English language version plus 16 additional languages:

    Copy the OneDrive.admx into the folder %systemroot%\PolicyDefinitions
    Copy the OneDrive.adml into the corresponding language folder

    Picture Description
    Local Group Policy Editor

    Start your local Group Policy Editor

    Navigate inside the Computer Configuration to
    Administrative Templates, OneDrive

    Local Group Policy Editor: Enable OneDrive Files on Demand

    Enable “Use OneDrive Files On-Demand”

     Web site with document libary

    Enable “Configure team site libraries to sync automatically”   

    For this group policy we need the entire library ID. We have to move to the Team site in a Web-Browser, where we want to connect later automatically as a SharePoint Admin (or higher)

    Here we have to klick on Sync

    Pop Up for Copying Library ID

    Klick on Copy library ID

    Note: I have several issues using edge, also in a private session. I always get the pop up window with the Chrome Browser and see the “Copy library ID” link

    Nothing happened. Well there is no response, but the complete Library ID is copied to the clipboard and looks like…

    tenantId=2ac472%2D29bf%2D4d2a%2Dbe89%2D7b69e0524eb4&siteId=%7Bc561681c%
    2Dbed8%2D4f3a%2Db111%2D923ahbc6e3ce%7D&webId=%7Be5ee028a%2Dff81
    2D452c%2Da882%2D61e470496100%7D&listId=%7BC40DF92C%2DC130%2D4210
    2D91D9%2DF46193060F8F%7D&webUrl=https%3A%2F%2Fmvphs%2Esharepoint
    2Ecom%2Fsites%2FDirectConnect&version=1

    you see, there is the TenantiD, siteId, WebId, ListID and webURL.

    Now switch back to Local Group Policy Editor

    Picture Description
    Configure team site libraries to sync automatically

    “Configure team site libraries to sync automatically” and press Show

    Configure team site libraries to sync automatically

    There are 2 fields: Value name and Value

    Value name: Here you must enter a friendly name, that you are able to identify the library, because here you may insert more document libraries in other sites, and you must identify them.

    Value: That’s the complete library ID, you have in the clipboard

    Press two times OK to enable the GPO.

    Start Regedit.exe and go to:

    Computer\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive\TenantAutoMount

    Registry Editor

    Reboot your machine and wait up to 8 hours. I have waited 2 hours and then automatically I found a new library and all files are displayed as Cloud Only.

    04/04/19 additional Blog post with changes

    Microsoft Source

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