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Archive for the ‘SharePoint Online’ Category

TechTalk Wednesday with Kazeem

23. September 2020 Hinterlasse einen Kommentar

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So I have had a short (30) Minute Session with Kazeem Adegboyega, an IT pro., technical trainer & a leader with a high degree of energy, integrity & creativity from Nigeria.

So he’s doing a weekly Tech Talk on Wednesday, and I have answered some questions about OneDrive

Here you will find the Recording

OneDrive Basics 07

11. September 2020 7 Kommentare

Yes, B2B is not quite so simple to understand. I hope that OneDrive Basics 06 has shed some light on this. I, for one, believe that medium-sized companies can implement exactly this concept.

And today the office implementation is on the agenda

OneDrive Implementation in Word, Excel and  PowerPoint

We are not talking about Outlook integration today. Because Outlook is also part of Office. And Outlook integration was described in OneDrive Basics 03. So, one program checked off. The figure above shows several connections to the Office programs:

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
    The points 1,2 and 4 shall be displayed here with the browser based Word Online, Excel Online and PowerPoint Online. Directly from the browser without an installed native app, i.e. Word, Excel and PowerPoint installed on the computer. These versions are partly limited, this will not be discussed here. But you can connect to different document libraries (as long as you have the rights to do so). Or you can connect to your own OneDrive for Business. And also with your OneDrive Personal (consumer version). What do I need as a user? Depends on it. If someone sends me an invitation to work on a document, nothing really. A current browser. I just have to save the email with the invitation. Or the link. But I don’t need anything from Office on this device.  The browser is enough.

Can I synchronize this document to my device?

In OneDrive Basics 08 I describe exactly this process and what the requirements are. (Granted, not yet published) And of course in the old and the new way. Because Microsoft is currently changing something right there.  So bring a little patience with you.

 

Working together

Sounds great? Now we look back into the past. You have saved the document locally. And then sent the document as an attachment via e-mail. From that moment on it became complicated. Because I as the sender cannot simply continue working on this document. Because the recipient could also… And then send it back. Now I have two versions. Unfortunately, this was and still is very often the reality. And costs both parties time and money. And it can become much more complicated. As a sales manager I have eight employees, of whom I need figures for the ForeCast at the end of the month. So I quickly prepare an Excel sheet and send it out. I receive eight different versions back. And now I have the work in front of me, namely to combine eight different versions.  And the way is so simple. When creating this Excel sheet I have to think about a few things. Where should each of my eight employees enter their sales figures?  When saving, I then select our shared document library. Or my OneDrive for Business. I saved the link to the document to the clipboard beforehand. Then send e-mail to the sales department as usual. With the link. Now they can edit the document. It’s the same document for everyone.  And if it should be, two or more people can edit the document at the same time. And I, as sales manager, have nothing more to do with editing and revising the document. This works from desktop applications to other desktop applications, across operating system boundaries (Windows / Apple) or even a mixture of desktop and browser variations. You can also see when others are working at the same time. And where you are working. To avoid a collision, you should know where the boundaries are, because the question arises when two people enter data at the same place, what happens? You need to know that the smallest area belongs to the person who clicks first, but this must arrive in the cloud. The smallest range is a cell in Excel, a paragraph in Word, and a slide in PowerPoint. Even if something goes wrong and you just keep writing, don’t despair. The applications point this out to you. Working together needs to be learned. You have to try it out, so invest some time.

Storage location

Office knows more than we can remember. But in the past there were error messages when opening a document like "Sorry, we couldn’t find your file. Has it been moved, renamed or deleted?" Yes, right. Office could not know that I renamed this document in Windows Explorer. Yes, if I had saved the file at the very beginning in a location that is synchronized with the cloud, the manual search would not have occurred at all when I recalled it. Because in all SharePoint libraries and in OneDrive for Business, the version history works. Renaming in Windows Explorer or in the web browser creates an additional version. Everything is logged in a fine and clean manner. And if I select a file with the old name while opening it, the file with the new name is opened and the list is updated. So the above error message is a thing of the past.

And of course there must be a way to read and edit the file offline.

OneDrive integration with native Office Apps

Right, in Word, Excel and PowerPoint. Of course, also in Outlook.  See the beginning of this blog post. For the other typical apps a lot has happened:

  • automatic saving
  • Share
  • Version history
  • Last used
    Automatic save
    Who does not know the key combination CTRL-S for save? Works also in the newest version of the Office programs. But you don’t have to do it anymore. Because when we save in OneDrive you can safely ignore it. Because every 10 minutes Word now saves automatically. And because OneDrive’s versioning is also activated by default, it always creates a new version. Under Tools Save you can switch on the AutoRestore function and also change the time.
    picture description
    Dialog to save in OneDrive

    When saving (CTRL+S) the following dialog is called up.

    The file name can be entered here. And, of course, all locations that have to do with the cloud. All OneDrive for Business locations in the system (yes, there can be several), but also OneDrive Personal. There are also a few options here, even a default location can be set.

    I can even share a file, even with several people

    Of course, you can select the document libraries in SharePoint Online via further options

    AutoSave And once you have specified the name and location, you can activate automatic saving.

Share

picture description
Share from an Office App If the document is stored in OneDrive Personal, OneDrive for Business or in a SharePoint Online Document Library, it can be shared. The standard dialog is called up.

 

Version history

The version comparison can be called up differently.

picture description
Version History from Client

First of all there is the call from the client itself .

If you click on the OneDrive icon in the notification line, the OneDrive Client opens.

Click on the three dots of an entry and then click on Version History.

Version History from File Explorer

Or from the Windows file explorer

Select file. Click with the right mouse button, then on Version History.

Version History from Browser

Or from the website

Select the document and then click on the three points.

Version history from the Office application

Or within the Office application

Click on the name of the document. Then click on Version History

Version History Word Web app

And also of Office Online Apps.

Click on the name of the document. Then click on Version History

Last used

And then the list of recently used documents. As long as you store files in OneDrive Personal, OneDrive for Business or in a document library of SharePoint Online and maybe rename or move them outside the respective app with the Web Browser or the Windows File Explorer, the list of the respective app doesn’t really notice this. You click on the old name and: The correct document from the new location or the new name opens and the list is updated.

 

Summary:

The typical Ogffice programs like Word, Excel and PowerPoint have been rebuilt. Minor errors like renaming or moving no longer cause an error message. The versioning necessary for collaboration, recovery of an older version can not only be viewed from outside, no, even in the applications themselves, the older documents can be opened and even compared in Word. For all this to work, the user only has to make sure that the document ends up in the cloud. This can also be done on the local hard disk in a synchronized folder when I am without internet. The Next Generation Sync Client, i.e. OneDrive.exe, takes care of the synchronization when the Internet is available again. Working together also works with the native apps in our smartphones under iOS or Android.


OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation  Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)

for those who want to read it in german language

Grundlagen OneDrive 07

11. September 2020 7 Kommentare

Ja, so ganz einfach ist B2B nicht zu verstehen. Ich hoffe, dass Grundlagen OneDrive 06 etwas Licht ins Dunkel gebracht hat. Ich jedenfalls glaube, dass Mittelstandsfirmen genau dieses Konzept umsetzen können.

Und heute steht die Office Umsetzung auf dem Programm

OneDrive Implementierung in  Word, Excel und PowerPoint

Wir reden heute nicht über Outlook Integration. Denn Outlook gehört ja auch zu Office. Und Outlook Integration wurde in Grundlagen OneDrive 03 beschrieben. So, ein Programm abgehakt. Die obige Abbildung zeigt mehrere Verbindungen zu den Office Programmen:

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint

Die Punkte 1,2 und 4 sollen hier mit den Browser basierenden Word Online, Excel Online und PowerPoint Online darstellen. Direkt vom Browser ohne installierte native App, also Word, Excel und PowerPoint Installation auf dem Rechner. Diese Versionen sind zum Teil eingeschränkt, dass soll hier gar nicht diskutiert werden. Aber man kann sich mit unterschiedlichen Dokument Bibliotheken verbinden (sofern man dort auch die Rechte hat). Oder aber in sein eigenes OneDrive for Business. Und auchr mit seinem OneDrive Personal (Konsumer Version). Was ich als Benutzer dazu benötige? Kommt darauf an. Wenn mir jemand eine Einladung sendet, an einem Dokument zu arbeiten, eigentlich nichts. Einen aktuellen Browser. Ich muss mir nur die EMail mit der Einladung aufheben. Oder den Link. Ich brauche aber nichts von Office auf diesem Gerät.  Der Browser genügt.

Kann ich denn dieses Dokument auf mein Gerät synchronisieren?

In den Grundlagen OneDrive 08 beschreibe ich genau diesen Vorgang und was die Voraussetzungen dafür sind. (Zugegeben, noch nicht erschienen) Und das natürlich in der alten und der neuen Weise. Denn Microsoft ändert derzeit genau dort etwas.  Also hierzu etwas Geduld mitbringen.

 

Gemeinsames Arbeiten

Hört sich toll an? Nun schauen wir in die Vergangenheit. Man hat das Dokument lokal gespeichert. Und dann das Dokument als Anhang per Mail versendet. Ab diesem Moment wurde es kompliziert. Denn ich als Versender kann jetzt nicht einfach  an diesem Dokument weiterarbeiten. Denn der Empfänger könnte ja auch… Und dann zurücksenden. Jetzt habe ich zwei Versionen. Das war und ist leider noch sehr häufig die Realität. Und kostet beide Parteien Zeit und damit Geld. Und es kann noch viel komplizierter werden. Als Vertriebsleiter habe ich acht Mitarbeiter, von denen ich zum Monatsende für den ForeCast Zahlen benötige. Also schnell ein Excel-Sheet vorbereitet, dann versendet. Ich erhalte acht unterschiedliche Versionen zurück. Und habe jetzt die Arbeit vor mir, nämlich acht unterschiedliche Versionen zusammen zu fassen.  Dabei ist der Weg so einfach. Bei der Erstellung dieses Exvcel-Sheets muss ich mir ein paar Gedanken machen. Wo soll jeder meiner acht Mitarbeiter seine Verkaufszahlen eintragen?  Beim Speichern wähle ich dann unsere gemeinsame Dokumenten-Bibliothek. Oder mein OneDrive for Business. Habe mir vorher noch den Link zum Dokument in die Zwischenablage gespeichert. Dann wie gewohnt E-mail an den Vertrieb senden. Mit dem Link. Jetzt können diese das Dokument berarbeiten. Es ist für alle das gleiche Dokument.  Und wenn es sein soll, können auch zwei oder mehrere Personen das Dokument gleichzeitig bearbeiten. Und ich als Vertriebsleiter habe nichts mehr mit der Auf- und Überarbeitung des Dokumentes zu tun. Das funktioniert von den Desktop-Applilkationen zu anderen Desktop Applikationen, über Betriebssystem-Grenzen hinweg (Windows / Apple) oder gar eine Mischung aus Desktop und Browser-Variationen. Dabei sieht man auch, wenn andere zur gleichen Zeit arbeiten. Und wo Sie gerade arbeiten. Damit es keine Karambolage gibt sollte man allerdings wissen wo die Grenzen sind, denn es stellt sich die Frage, wenn zwei Personen an einer Stelle Daten eingeben, was passiert? Dazu muss man wissen, das der kleinste Bereich dem gehört, der zuerst klickt, was allerdings in der Cloud ankommen muss. Der kleinste Bereich ist in Excel eine Zelle, bei Word ein Absatz, bei PowerPoint ein Slide. Selbst wenn mal etwas schiefgeht und man einfach weitergeschrieben hat, nicht verzweifeln. Die Applikationen weisen einen darauf hin. Gemeinsames Arbeiten will gelernt sein. Das muss man ausprobieren, also investieren Sie etwas Zeit.

Speicherort

Office weiss mehr als wir uns merken können. aber in der Vergangenheit gab es Fehlermeldungen beim Öffnen eines Dokumentes wie “Entschuldigung, wir konnten Ihre Datei leider nicht finden. Wurde sie verschoben, umbenannt oder gelöscht?” Ja, richtig. Office konnte ja nicht wissen, das ich dieses Dokument im Windows Explorer umbenannt habe. Ja, wenn ich die Datei ganz am Anfang an einer Stelle gespeichert hätte, welcher mit der Cloud synchronisiert wird, wäre das manuelle Suchen bei erneuten Aufrufen überhaupt nicht aufgetreten. Denn in allen SharePoint Bibliotheken und in OneDrive for Business wirkt die Versionshistorie. Ein Umbenennen im Windows Explorer oder im Web Browser bewirkt einen zusätzlichen Version. Wird alles fein und sauber mitprotokolliert. Und wenn ich dann beim Öffnen eine Datei mit dem alten Namen auswähle, wird die Datei mit dem neuen Namen geöffnet und ausßerdem die Liste aktualisiert. Damit gehört obige Fehlermeldung der Vergangenheit an.

Und natürlich muss es eine Möglichkeit geben, die Datei Offline zu lesen und zu bearbeiten.

OneDrive Integration in native Office Apps

Richtig, in Word, Excel und PowerPoint. Natürlich auch in Outlook.  Siehe Beginn dieses Blog Posts. Für die anderen typischen Apps hat sich eine ganze Menge getan:

  • automatisches Speichern
  • Teilen
  • Versionsverlauf
  • Zuletzt verwendet

Automatisches Speichern

Wer kenn nicht die Tastenkombination CTRL-S für Speichern? Funktioniert auch in der neuseten Version bei den Office Programmen. Muss man aber nicht mehr. Weil wenn wir in OneDrive Speichern kann man das getrost ignorieren. Denn alle 10 Minuten speichert Word jetzt automatisch. Und weil standardmäßig auch die Versionierung bei OneDrive eingeschaltet ist, erzeugt er auch immer eine neue Version. Unter Extras Speichern kann man die AutoWiederherstellungsfunktion einschalten und auch die Zeit verändern.

Bild Beschreibung
Dialog zum Speichern in OneDrive Beim Speichern (CTRL+S) wird nachfolgender Dialog aufgerufen.

Hier kann der Dateiname eingegeben werden. Und natürlich alle Orte, die mit der Cloud zu tun haben. Alle im System vorhandenen OneDrive for Business (ja, es kann mehrere geben), aber auch OneDrive Personal. Hier gibt es auch ein paar Optionen, sogar ein Standard-Speicherort kann festgelegt werden.

Ich kann sogar eine Datei freigeben, also teilen, und das sogar mit mehreren Personen

Über weitere Optionen kann man natürlich auf die Dokumentenbibliotheken in SharePoint Online auswählen

Automatisches Speichern Und hat man den Namen und Speicherort festgelegt, dann kann Automatisches Speichern aktiviert werden.

Teilen

Bild Beschreibung
Teilen aus einer Office Applikation Ist das Dokument in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in einer SharePoint Online Dokumentenbibliothek gepeichert, kann es geteilt werden. Dabei wird der Standard-Dialog aufgerufen.

Versionsverlauf

Der Versionsvergleich kann unterschiedlich aufgerufen werden.

Bild Beschreibung
Version History vom Client Da wäre zuerst einmal der Aufruf vom Client selbst .

Wenn man auf das OneDrive Symbol in der Benachrichtigungszeile klickt, öffnet sich der OneDrive Client.

Klick auf die drei Punkte eines Eintrags und dann auf Versionsverlauf klicken.

Version History vom Datei Explorer Oder vom Windows Datei-Explorer

Datei selektieren. Klick mit der rechte Maustaste, anschließend auf Versionsverlauf.

Version History vom Browser Oder von der Webseite

Selektieren Sie das Dokument.Und anschließend klicken Sie auf die drei Punkte.

Versionsverlauf aus  der Office Applikation Oder innerhalb der Office Applikation

Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versionsverlauf

Version History Word Web app Und auch von Office Online Apps.

Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versions-Historie

Zuletzt verwendet

Und dann die Liste der zuletzt verwendeten Dokumente. Solange Sie Dateien in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in eine Dokumentenbibliothek von SharePoint Online speichern und vielleicht ausserhalb der jeweiligen App mit dem Web Browser oder dem Windows Datei Explorers umbenennen oder verschieben, bekommt die Liste der jeweiligen App das nicht wirklich mit. macht aber nichts. Sie klicken auf den alten Namen und: Das richtige Dokument vom neuen Ort oder dem neuen Namen öffnet sich und die Liste erfährt ein Update.

 

Zusammenfassung:

Die typischen Ogffice Programme wie Word, Excel und PowerPoint wurden umgebaut. Kleinere Fehler wie Umbenennung oder Verschieben führen zu keiner Fehlermeldung mehr. Die für die Zusammenarbeit, Wiederherstellung einer älteren Version notwendige Versionierung kann nicht nur von ausserhalb angezeigt werden, nein auch in den Applikationen selbst können die älteren Dokumente geöffnet und in Word sogar verglichen werden. Damit das alles fuktioniert muss Anwemnder nur dafür sorgen, dass das Dokument in der Cloud landet. Das kann auch auf der lokalen Festplatte in einem synchronisierten Ordner geschehen, wenn ich gerade ohne Internet bin. Die Next Generation Sync Client, also die OneDrive.exe sorgt später dann für die Synchronisierung, wenn wieder Internet zur Verfügung steht. Gemeinsames Arbeiten funktioniert auch mit den native Apps in unseren Smartphone unter iOS oder Android.


Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

if you want to read it in english language

Virtual M365 Saturday Ottawa

4. September 2020 1 Kommentar

01 M365 Ottawa

42 days left. The the organizers will start the Virtula M365 Saturday Ottawa.

I will speak about Group Policies in OneDrive. This is an Oline Event and here you will see the differnet Sessions and Speakers.

So please Register here… and we will see us there. Virtual

ESPC20 – Learn from Home

31. August 2020 1 Kommentar

The countdown is on to ESPC20 Online – only a few weeks to go!

ESPC20 Online is a new virtual conference offering you affordable, world-class Microsoft 365 learning at your fingertips, from wherever you are in the world. Tune in live Oct 14th & 15th or catch up on-demand across 100+ sessions from SharePoint, Office 365 & Azure experts.

Join me for my ESPC20 Online session:

OneDrive Group Policies – User Adoption from Admins Perspective

ESPC20 - OneDrive Group Policies - User Adoption from Admins Perspective

More and more Group Policies for OneDrive and for your Windows 10 were established to give administrators control over the devices, storage and behaviour. This session describes the user behaviour to sync many files from different libraries for collaboration, not only from their own tenant, but also from other tenants through B2B sync, but give the administrators full control via Group Policies. This session also shows, how administrators are helping user adoption, to establish automatically connection, help the users with OneDrive issues, before the users know them. One more step for Users adoption for OneDrive and collaboration. And it ends with the TOP 10 of Group Policies for OneDrive and Windows 10 devices.

 

Benefits of Attending this Session:

  1. User adoption from an admins perspective
  2. Administrators approach users
  3. Fewer collaboration issues for a user through group policies

 

ESPC is always top quality and I am truly looking forward to this year’s virtual conference. Check out some of ESPC’s reasons why you don’t want to miss this event.

Reasons to Attend ESPC20 Online

Refresh – With so much change, keep up with the product developments and practices that matter most.

Revitalise – Find new and better ways of working, to bring new energy and effectiveness to your work.

Investment – Invest in your team, yourself and your career by learning new skills or mastering current ones.

Access – With no travel, watch live or on-demand at a time that suits you from the comfort of your workspace.

Experts – Hear from the best of the best – Microsoft Product Team members, RDs, MVPs, MCMs and independent experts.

Depth – With levels catering from Level 100-400 there is something for everyone.

Network – Build your professional network online, with like-minded people from across the globe.

Vendors – Find the best solutions from the best local, European and Global providers.

Independence – Information and advice you can trust, learn what’s trendy and what works.

Breadth – Attend a variety of session types across the biggest SharePoint, Office 365 and Azure topics.

Affordability – Enjoy the quality of ESPC with incredibly affordable prices and options.

I hope to see you at ESPC20 Online! You can book your place here

OneDrive Basics 06

17. August 2020 7 Kommentare

This is not only the sixth part of the OneDrive basics, we are now looking at Windows 10 for the third time, which I will write about here. If you’ve landed here today, feel free to read through the various episodes that started with OneDrive Basics 01.  If you’re looking for technical details, you can also visit my blog; there are now 900 blog posts. Just subscribe.

Thanks also to everyone who contacted me in the different ways with various questions. And today?

Today is about the supreme discipline of synchronization

B2B Synchronization

or Cross Tenant Synchronization

OneDrive B2B synchronization

Actually, once the synchronization works, everything is quite simple. First you connect to OneDrive for Business and then you can navigate to the various SharePoint document libraries in the browser and trigger the further synchronizations.

In OneDrive Basics 05 I described the classic second tenant, which not only allows us to access certain SharePoint libraries for me, but also provides me with an additional OneDrive for Business for this organization. Where I have access, I can also synchronize, if not certain other security measures have been taken by the IT department.

The disadvantage of this is that the organization grants a license for a single user. Depending on the plan and the number of users, this is a considerable investment.

 

In chapter 10 of OneDrive basics 10  we will look at Microsoft Teams. AndTeams also work with external users. Once invited, the administrators will find the external users in Azure AD. This can quickly lead to a lot of entries in AD.

Exactly this principle of the external user we use for B2B synchronization. This is described in short form here, but you can also take a closer look and download the 171 page PDF. So nothing with a little click here and there, if you want to do it right!

Now, before you get started, let me describe the purpose of B2B Sync. As an example, I have chosen a hospital. Each hospital has its own laboratory where, for example, patients‘ blood is tested. But in Convid19 times  the capacities are not always sufficient. Therefore hospitals resort to one or more external laboratories. For such sensitive patient data, of course, appropriate contracts have to be signed.  And then it can start. We send an Excel list to the lab administrator, who processes it and names all employees with name and email address, who should get access. With Powershell, this list is now fed to the Azure-AD. An existing or new SharePoint library is also specified. The guests now receive a detailed message to establish a position of trust. Between the hospital and the laboratory. The trick is that the employees do not have to enter another password later. They log in as usual with their password of their own Tenant.

B2B HealthCare

When a laboratory user then clicks on the hospital’s document library, he has access and can then synchronize it to his Device. On the hospital side, the internal laboratory users also have access, of course. In the example above you can see that each laboratory has been assigned its own library. This can also be a single library, and the external accesses are then separated by the folder structure.

B2B HealthCare

Is a little more effort, for the hospital laboratory users, however, much easier to use.

Here are a few explanations for the following illustrations: the hospital is called HBsoft, the Labor Doering Consulting.
 
First the SharePoint document Library (Hospital) with the name Ignite2019-P-GERWeb Browser view of the library

the next figure shows the Windows Explorer (Hospital)

Viw to the  synched Library in the file explorer (Hospital view)

and finally the File Explorer view of a user (laboratory)
Viw to the  synched Library in the file explorer (Labor view)

What’s important is here: The domain is displayed without logging on again. No new instance will be used, represented by a new cloud icon, the existing instance of the lab will be used.

Advantage hospital
The hospital administration retains full control
Lab Guest users can be locked out at any time
The hospital saves license costs

Advantage laboratory
Local synchronisation allows data to be stored or edited in the simplest possible way.
New passwords are not necessary.

Of course you need additional security in this chosen scenario. This is very often solved simply but wrongly by the administrators. It is very easy to disable external access, but users always find a solution to send such documents to external users. With the right concept of IRM/RMS, sensitive labels, duplicate keys, etc., it is also possible to send sensitive data to users outside your organization. But the configuration is complicated and time consuming.

The hospital was just one example. Here is another example. And this can easily become complex depending on the size of the company:

B2B Example Consulting company

Let’s go to Links to read in:

B2B Synch
SharePoint and OneDrive integration in Azure AD B2B
Use SharePoint as a business-to-business (B2B) extranet solution

Only click on the English language links when you have time. There are more links in the respective descriptions… and if you want to try it, you need:

a second Office 365 environment. These are available free of charge from the developers.
A Hyper-V environment with Windows for a user of this environment
in their own Office 365 environment Global Admin rights (or the Guest Inviter’s Admin rights)

 

Summary:
Company administrators should take the trouble to read the descriptions, try it out, and then it works with any supplier, agency or service company.


OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation  Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)

for those who want to read it in german language

M365 Saturday Saskatchewan 2020 – Virtual Event

17. August 2020 1 Kommentar

01 SPS Sask

at the beginning of October 2020, axactly on the third of October, I will talk on the Luther College at University of Regina in the Province of Saskatchevan which belongs to Canada. Unfortunatelly not. Not on premises. But virtually.

I will talk about

The cloud in my handbag

in the version of 102020. You may attend from everywhere on the world. But you should register.

Grundlagen OneDrive 06

17. August 2020 7 Kommentare

Das ist nicht nur der sechste Teil der Grundlagen von OneDrive, wir haben jetzt zum dritten Mal Windows 10 im Visier, über das ich hier sachreiben werde. Wer heute hier gelandet ist, der darf sich gerne durch die verschiedenen Folgen lesen, die mit Grundlagen OneDrive 01 begonnen haben.  Wer technische Einzelheiten sucht, kann das auch auf meinem Blog; dort sind mittlerweile 900 Blog Posts zu finden. Einfach abbonieren.

Danke auch an alle, die mit mir auf den unterschiedlichen Wegen mit diversen Fragen Kontakt aufgenommen haben. Und heute?

Heute gehts um die Königsdisziplin der Synchronisation

B2B Synchronisierung

oderr aber Cross Tenant Synchronisation

OneDrive B2B Synchronisation

Eigentlich ist, wenn die Synchronisation erst einmal funktioniert, alles ganz einfach. Als erstes verbindest Dich mit OneDrive for Business und kannst Dich dann im Browser zu den diversen SharePoint Dokument Bibliotheken bewegen, und dort dann die weiteren Synchronisationen auslösen.

In Grundlagen OneDrive 05 habe ich dann den klassichen zweiten Mieter beschrieben, der uns dann nicht nur Zugriff auf für mich bestimmte SharePoint Bibliotheken erlaubt, aber auch einen zusätzlichen OneDrive for Business für diese Organisation für mich bereithält. Dort, wo ich Zugriff habe, kann ich auch synchronisieren, wenn nicht bestimme andere Sicherheitsmassnahmen durch die IT Abteilung vorgenommen wurden.

Der Nachteil hierbei: Die Organisation spendiert die Lizenz eines einzelnen Users. Je nach Plan und Anzahl ist das eine nicht unerhebliche Investition.

Im 10. Kapitel von Grundlagen OneDrive 10 werden wir uns mit Microsoft Teams auseinander setzten. Und Teams arbeitet auch mit externen Benutzern, Einmal eingeladen finden die Administratoren die als externe Benutzer im Azure AD. Das kann sehr schnell zu sehr vielen Einträgen im AD führen.

Genau dieses Prinzip des externen Benutzers wenden wir bei der B2B Synchronisation an. Beschrieben wird das in Kurzform hier, aber man kann sich auch etwas intensiver damit beschäftigen und sich das 171 Seiten starke PDF herunterladen. Also nichts mit ein bisschen hier und da klicken, wenn man es richtig machen möchte!

Nun, bevor Sie sich aufmachen, jetzt loszulegen, möchte ich den Sinn von B2B Sync beschreiben. Als Beispiel habe ich ein Krankenhaus gewählt. Jedes Krankenhaus hat ein eigenes Labor, wo zum Beispiel Blut der Patienten untersucht wird. Aber in Convid19 reichen die Kapazitäten nicht immer aus. Deshalb greifen Krankenhäuser auf ein oder mehrere externe Labore zurück. Für solche sensible Patienten-Daten  müssen natürlich entsprechende Verträge abgeschlossen werden.  Und dann kann es losgehen. Wir senden dem Labor-Administrator eine Excel-Liste, die dieser bearbeitet und alle Mitarbeiter mit Namen und EMail-Adresse benennt, die Zugriff erhalten sollen. Mit Powershell wird jetzt dieses Liste dem Azure-AD zugeführt. Dazu wird auch eine vorhandene oder neue SharePoint Bibliothek mit angegeben. Die Gäste erhalten jetzt eine ausführliche Mitteilung um eine Vertrauensstellung aufzubauen. Zwischen dem Krankenhaus und dem Labor. Der Clou ist nämlich. dass die Mitarbeiter später nicht ein weiteres Kennwort eingeben müssen. Sie melden sich wie gewohnt mit ihrem Passwort Ihrer Organisation an.

 

B2B HealthCare

Wenn ein Labor-Benutzer dann auf die Dokument-Bibliothek des Krankenhauses klickt, hat er Zugriff und kann diese dann auf sein Device synchronisieren. Auf der Krankenhausseite haben die internen Labor-Benutzer natürlich ebenfalls Zugriff. In obigen Beispiel sieht man, dass jedes Labor eine eigene Bibliothek zugewiesen wurde. Das kann auch eine einzige Bibliothek sein, und die externen Zugriffe sind dann durch die Ordnerstruktur getrennt.

B2B HealthCare -1

Ist ein bisschen mehr Aufwand, für die Krankenhaus Labor-benutzer jedoch wesentlich einfacher zu bedienen.

Hier ein paar Erklärungen zu den nachfolgenden Abbildungen:  das Krankenhaus heisst HBsoft, das Labor Doering Consulting.

Zuerst das SharePoint Dokument Bibliothek (Hospital) mit dem Namen Ignite2019-P-GER

Web Browser Sicht auf die Bibliothek (Krankenhaus-Sicht)

die nächste Abbildung zeigt den Windows Explorer (Hospital)

Sicht auf die synchronisierte Bibliothek im Datei-Explorer

und als letztes die File Explorer Ansicht eines Benutzers (Labor)

B2B HealthCare -2

Wichtig ist hier: Die Domäne wird angezeigt, ohne sich erneut anzumelden. Es wird keine neue Instanz benutzt, dargestellt durch neues Cloud Icon, es wird die vorhandene Instanz des Labors benutzt.

 

Vorteil Krankenhaus 
Die Administration des Krankenhauses behält die volle Kontrolle
Labor Gast Benutzer können jederzeit gesperrt werden
Das Krankenhaus spart Lizenzkosten

Vorteil Labor
Durch daie lokale Syanchronisation können auf einfachste Art und Weise Daten abgelegt, bzw bearbeitet werden.
Neue Passworte entfallen.

Natürlich benötigt man in diesem gewählten Szenario weitere Sicherheit. Das wird sehr oft bei den Administratoren einfach, aber falsch gelöst. Es ist sehr einfach, externen Zugriff abzuschalten, aber die Anwender finden immer eine Lösung, solche Dokumente externen Benutzern zukommen zu lassen. Mit dem richtigen Konzept von IRM/RMS, sensitiv Labels, zweifachen Schlüsseln, etc. kann man auch sensitive Daten Benutzen ausserhalb der eigenen Organisation zukommen lassen. Aber die Konfiguration ist kompliziert und zeitintensiv.

das Krankenhaus war ja nur ein Beispiel. Hier ein anderes Beispiel. Und das kann je nach Firmengröße leicht komplex werden:

B2B Beispiel Consulting Firma

 

Kommen wir zu Links um sich einzulesen:

B2B-Synchronisierung 
SharePoint- und OneDrive-Integration in Azure AD B2B
Verwenden von SharePoint als Business-to-Business-Extranet-Lösung (B2B)

Klicken Sie nur auf die deutschsprachigen Links, wenn Sie Zeit haben. Den in der jeweiligen Beschreibungen gibt es weitere Links…  und wenn man es ausprobieren will, benötigt man:

einen zweite Office 365 Umgebung. Die gibt es kostenfrei bei den Entwicklern.
Eine Hyper-V Umgebung mit Windows für einen Benútzer dieser Umgebung
in der eigenen Office 365 Umgebung Global Admin Rechte (oder die Admin-Rechte des Guest Inviters)

 

Zusammenfassung:
Firmen-Administratoren sollten sich die Mühe machen, die Beschreibungen zu lesen, das ganze ausprobieren, und dann klappts auch mit allen Lieferanten, Agenturen oder Dienstleistungsfirmen.


Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

if you want to read it in english language

OneDrive Basics 05

10. August 2020 7 Kommentare

Synchronisation with one or more tenants

You can see in the graphic that it is now becoming a little more complicated. In the last part, the OneDrive Basiscs 04, I wrote about Windows 10 and the integration of the sync client.

And if you just joined now, you should start reading at OneDrive Basics 01.

 

OneDrive Basiscs 05

The OneDrive Basics 05 is again about Windows 10. Yes, dear reader, it continues with Windows 10, so it happens from time to time that companies that are in some way connected to their own company provide some employees with an additional Office 365 license. This is the easiest way, and now gives us, No, not a second Word, Excel or PowerPoint, but access to a second SharePoint Online. So to the above picture:

The user has access to his own OneDrive for Business and one or more document libraries as well as the personal OneDrive staff (if allowed) from the middle section. This is the right part of the figure. In the notification line we now have two clouds: A grey/white one for OneDrive Personal and a blue shaded one for OneDrive for Business of the own organization.

And now we come to the left part of the picture. Another organization has donated me an Office 365. And with a few actions I can connect to OneDrive for Business of this organization. The way is via the browser. There I go into private mode. Because if Sngle Sign On was implemented correctly, the inheritance of the first organization would only be a hindrance. In the private browser I enter https://login.microsoftonline.com/ and can then log in with the email data of the second organization. Then click on OneDrive. And as soon as OneDrive (for Business) is displayed in the browser, I can click on Sync in the upper menu. Afterwards, this OneDrive for Business and all folders / files will be synchronized to my local device.

Then the files of the second organization are available to us in the file explorer of Windows 10. There is one small thing to note. If I have configured PC-Backup in my own organization as a backup of desktop, documents and pictures, I cannot configure another backup. I have to resolve the original one first. And the first data backup may have been prescribed to me by my organization via group policy.

The question remains: how many other organizations can I connect to? Or how many cloud symbols do I get in the notification line?

 

9+1

Yes, nine blue/shaded cloud symbols and one grey/white. Those are the limitations. So with OneDrive Personal, Microsoft is consistent from the beginning: You can set up several OneDrive Personal (with different logins) but only synchronize one account.

And the number 9 is the end of the line for business accounts. Background are some restrictions, which have already caused problems in the past. There is performance of each sync-clinets (i.e. each independent instance), which consumes CPU power. Depending on what the system itself has to do at the moment (by an action of the user), a synchronization must be performed or data must be synchronized. And of course, you may be synchronizing too many files. Here Microsoft is talking about 100000 files. In the various libraries of SharePoint Online (including) OneDrive for Business there is another limit. Although SharePoint can manage 30 million documents per library, the Sync Client is unfortunately only able to synchronize 300000 documents. Not for one library, no across all libraries. You didn’t? I have several customers who have reached the limit. However, these limits have nothing to do with whether the function “files on demand” is turned on or off.

 

Summary

However, there is one drawback to the whole thing. Because the other organization must provide a license. However, due to the number of documents and the CPU power required by each instance, the restrictions make sense. But the first part, the license, can be avoided. No, this is not a call for license deception. But this is described in the next part of the basics, again Windows 10, then I describe the king discipline of synchronization: B2B Synch or Cross Tenant Synchronization.


OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation  Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)

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Grundlagen OneDrive 05

10. August 2020 9 Kommentare

Synchronisation mit einem oder mehreren Mietern

In der Grafik kann man erkennen, dass es jetzt ein wenig komplizierter wird. Beim letzten Part, den Grundlagen OneDrive 04, habe ich über Windows 10 und die Integration vom Sync Client geschrieben.

Und wer erst jetzt dazugestoßen ist, sollte bei Grundlagen OneDrive 01 anfangen zu lesen.

Grundlagen OneDrive 05

Die Grundlagen OneDrive 05 handeln wieder von Windows 10. Ja, geneigter Leser, es geht weiter mit Windows 10. So kommt es ab und an vor, daß Unternehmen, die in irgendeiner Weise mit dem eigenen Unternehmen verbandelt sind, manchem  Mitarbieter eine zusätzliche Office 365 Lizenz bereitstellen. Das ist die einfachste Weise, und gibt uns jetzt, Nein, nicht ein zweites Word, Excel oder PowerPoint, sondern den Zugriff auf einen zweiten SharePoint Online. Also zum obigen Bild:

Der Benutzer hat vom mittleren Teil aus gesehen, auf verschiedene Bereiche Zugriff zu den eigenen OneDrive for Business und ein oder mehrere Dokument Bibliotheken sowie dem persönlichen OneDrive Personal (wenn erlaubt). Das ist der rechte Teil der Abbildung. In der Benachrichtigungszeile haben wir jetzt erst einmal zwei Wolken: Eine graue/weisse für OneDrive Personal und eine blau schattierte für OneDrive for Business der eigenen Organisation.

Und nun kommen wir zum linken Teil des Bildes. Eine andere Organisation hat mir ein Office 365 spendiert. Und durch wenige Aktionen kann ich mich mit OneDrive for Business dieser Organisation verbinden. Der Weg führt über den Browser. Dort gehe ich in den Privaten Modus. Denn wenn Sngle Sign On richtig implementiert wurde, würde die Veerbung der ersten Organisation nur hinderlich sein. Im privaten Borwser gebe ich https://login.microsoftonline.com/ ein und kann mich dann mit den Email-Daten der zweiten Organisation anmelden. Dort dann auf OneDrive klicken. Und sobald im Browser OneDrive (for Business) angezeigt wird, kann ich in oberen Menü auf Sync klicken. Danach wird dieser OneDrive for Business und alle Ordner / Dateien dann auf meine lokales Gerät synchronisiert.

Das wars auch schon. Und wie wir dann in der Benachrichtigungszeile von Windows sehen können, haben wir eine weitere blau/schattierte Wolke dazubekommen.

Dann stehen uns im Datei-Explorer von Windows 10 die Dateien der zweiten Organisation zur Verfügung. Eine Kleinigkeit gilt es zu beachten. Wenn ich in der eigenen Organisation PC-Backup als Datensicherung von Desktop, Dokumente und Bilder konfiguriert habe, kann ich kein weitere Datensicherung konfigurieren. Ich muss das ursprüngliche erst wieder auflösen. Und diese Datensicherung kann mir ja von meiner Organisation per Gruppenrichtloine verordnet worden sein.

Bleibt die Frage: mit wie vielen anderen Organisationen kann ich mich verbinden? Oder wie viele Wolken bekomme ich in die Benachrichtigungszeile?

9+1

Ja, neun blau/schattierte Wolken und eine grau/weisse. Das sind die Limitierungen. Also bei OneDrive Personal ist Microsoft von Anfang an konsequent: Man kann zwar mehrere OneDrive Personal einrichten (mit unterschiedlichen Anmeldungen) aber nur eine Konto synchronisieren.

Und bei den Business Accounts ist bei der Zahl 9 Schluss. Hintergrund sind ein paar Restriktionen, die schon in der Vergangenheit Probleme bereitet haben. Da wären Leistung jedes Sync-Clinets (also jeder eigenständigen Instanz), die CPU-Leistung verbraucht. Denn je nachdem, was das System selbst gerade zu tun hat (durch eine Aktion des Benutzers), muss ja eine Synchronisation durchgeführt oder Daten abgeglichen werden. Und es kann natürlich sein, dass Sie zu viele Dateien synchronisieren. Hier spricht Microsoft von 100000 Dateien. In den diversen Bibliotheken des SharePoint Online (einschließlich) OneDrive for Business gibt es eine weitere Grenze. Obwohl SharePoint 30 Millionen Dokumente pro Bibliothek verwalten kann, ist der  der Sync Client leider nur 300000 Dokumente synchronisieren. Nicht für eine Bibliothek, nein über alle Bibliotheken hinweg. Hat man doch nicht? Ich habe mehrere Kunden, die hierbei an das Limit gestoßen sind. Diese Limits haben allerdings nichts damit zu tun, ob die Funktion “Dateien auf Abruf” ein- oder ausgeschaltet ist.

 

Zusammenfassung

Ein Nachteil hat das Ganze allerdings. Denn die weitere Organisation muss ja eine Lizenz zur Verfügung stellen. Durch die Anzahl von Dokumenten und die CPU-Power, die jede Instanz benötigt, machen die Restriktionen jedoch Sinn. Den ersten Part, die Lizenz, kann man aber umgehen. Nein, dies wird kein Aufruf zur Lizenztäuschung. Aber das wird im nächsten Teil der Grundlagen beschrieben, nochmals Windows 10, dann beschreibe ich die Königsdiziplin der Synchronisation: B2B Synch oder Cross Tenant Synchronisation.


OneDrive Basics 04

3. August 2020 7 Kommentare

First of all: Thank you for all the letters. Some things are well known, some things, even if they are only small things, have never been heard of before.

I’m happy about that, and if you’re new here, you should read the first three posts first and start with the OneDrive Basics 01.

While in the first three episodes we talked about servers and services, about programs and in the last episode we directly dealt with sharing and Outlook, today we’ll talk about the integration into Windows 10.
Windows 10 Sychronization

The new Sync Client was already directly integrated in the first version of Windows 10. At that time, Microsoft still spoke of a new development and called the Sync Client also Next Generation Sync Client. But the story started much earlier, the last versions were called SkyDrive and SkyDrive Pro. But Microsoft had to accept a legal defeat in naming it and today the sync service is simply called OneDrive. And from the beginning there were two different directions. SkyDrive became OneDrive, SkyDrive Pro became OneDrive for Business.  The sync engine called OneDrive can serve both goals.

new OneDrive Symbols

So far, it’s pretty easy. If it weren’t for the many SharePoint On Premises that are also easy to use. Because there are also documents stored there that we want to take with us. To make it easy, only with SharePoint 2019 the OneDrive Sync Client is able to synchronize data. All previous versions of SharePoint Server on Premises must be operated with the old, error-prone groove client.

The best thing about the Next Generation Sync Client, i.e. OneDrive.exe, is the ability to renew itself. Many administrators don’t like it when they have to give up control of client installations. But with all the online severs such as SharePoint Online or Exchange Online, what they were happy to leave behind was patching. And the reimplementation of functionalities. And this is something that Microsoft do well. But with a synchronization program, you have to make sure that new functions on the server side are also understood by the client. So Microsoft built the Sync Cleint to update itself when necessary and Microsoft wants to do so. So he checks every 24 hours if there is a new version for this device. If so, he downloads an installation package of about 40 MB which installs the complete version about 145 MB with all its languages. The user usually does not notice this at all.

Synchronization

And the possibilities of the Sync Client are now manifold. But before it can get started, it must be configured for the respective target. And in the first figure you can see the different targets.

  • OneDrive (Personal)
  • OneDrive for Business
    I call this from bottom to top, i.e. connecting the respective device into the cloud. Since OneDrive Personal is something completely private, IT has no way of supporting you in this process. Voila, the first white-gray cloud appears in the notification line. And with the various contracts your organization has signed, SharePoint Online and OneDrive (for Business) are almost everywhere. I have already described this in OneDrive Basics 01. And this process can also be carried out by your IT department via group policy. somite we have defined the first connections to (4) and (3) in the top picture.

Then we might get an invitation with a link to a document library. With this link I have to open my browser and there, if I want to, synchronize the files or the whole library with my device.

different synchronizations

Files on demand

With the Windows version 1709 (thus soon 2 years) Microsoft has changed the file system. There 2 new attributes were implemented, which allowed the user to have more data on the computer than physically intended. Files on demand is the name of this implementation. And in the File Explorer you can now find an icon in the synchronized areas which shows the status.

  • Cloud Only
  • Locally available
  • always available

Files On Demand

In simplified terms, in the first case (cloud only) different data such as name, file extension, creation date, etc. is synchronized, but not the actual content. Only when the user clicks on it, the content is transferred and the corresponding app is opened and the file is displayed.

Clean up

You should always clean up. Files that are not needed "offline" can be converted to Cloud Only. This can be done with a single file, or with one or more folders. Then the storage space with the content is discarded. (Not deleted). It is then stored for this device only in SharePoint Online or OneDrive for Business or OneDrive Personal. You can also automate this.

Versíonierung

A major difference between file servers and the document libraries of SharePoint Online is the versioning.  If changes are made to a document while working together, only the differences are saved, not the entire file. And I can also access the versions in the file explorer. This even works with OneDrive Personal. But only for 30 changes.

Folder backup

A quick backup for specific folders (desktop, documents, pictures) is set up in 2 minutes and then these files are automatically synchronised with OneDrive fo Business.

Folder Backup

So if your hard drive fails, which I hope it won’t, you have a backup of these files in your OneDrive for Business.

Windows 10 – File Explorer

So when we synchronize files with SharePoint Online and OneDrive for Business, you can see the results immediately in File Explorer. The File Explorer in Windows 10 behaves like an image of the document libraries, including OneDrive for Business. In the usual way. This also means that moving folders and files is also emulated in SharePoint. A Ctrl-X and in new place Ctrl-V is a move. Unfortunately, Microsoft has not done this with the last consequence. Moving a file in the browser always means that all versions of a file are taken along. However, this does not work in the File Explorer when moving between SiteCollections (different libraries).

[I informed Microsoft about this error in January 2018 and pointed it out again in October 2019].

So if you want to move a larger number of files, use the Move function in the browser.
So all information is shown in the Windows Explorer. If your organization has also migrated old Office documents to SharePoint Online, i.e. documents that are not in XLM format, no versions will be available. Therefore, the document must be converted to XLM format.

Summary

Microsoft has gradually implemented functions in Windows 10, so that switching between native applications from the Office world and the browser is (almost) no longer necessary. This is good for all those who still shy away from switching to the browser. So you don’t have to change the way you work to work with other people. You just have to know where the files are stored, and that is also my point of criticism. There have been several attempts to extend the limited search in Windows to SharePoint. There is no complete solution here yet. So if you are looking for documents, you should always use the browser version, because that is the best alternative, because SharePoint also looks into the respective documents.

Tip: If you know how to handle technical things, you can also learn more about individual things in the blog. Simply enter a term in the search window in the top right-hand corner.

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Grundlagen OneDrive 04

3. August 2020 7 Kommentare

Zuerst: Danke für die vielen Zuschriften. Manches sei bekannt, manches und wenn es nur Kleinigkeiten sind, hat man noch nie gehört.

Das freut mich, und wer erst hier einegestiegen ist sollte die ersten drei Posts zuerst lesen und mit den Grundlagen OneDrive 01 starten.

Während wir uns in den ersten drei Folgen über Server und Dienste, über Programme und in der letzte Folge dann direkt mit dem Teilen und Outlook auseinander gesetzt haben, gehts heute zur Integration in Windows 10.

Windows 10 Synchronisation

Bereits in der ersten Version von Windows 10 war der neue Sync Client direkt integriert. Damals sprach Microsoft noch von einer Neuentwicklung und nannte den Sync Client auch noch Next Generation Sync Client. Die Geschichte begann jedoch schon viel früher, zuletzt hieß das Programm noch SkyDrive und SkyDrive Pro. Aber Microsoft musste eine gerichtliche Schlappe bei der Namensgebung hinnehmen und heute heißt der Synchronisations-Dienst einfach OneDrive. Und von Anfang an gab es zwei unterschiedliche Richtungen. Aus SkyDrive wurde OneDrive, aus SkyDrive Pro wurde OneDrive for Business.  Die Sync Engine mit dem Namen OneDrive kann beide Ziele bedienen.

OneDrive Symbole

Bis hierher eigentlich einfach. Gäbe es da nicht die vielen SharePoint On Premises, die ebenfalls zu bedienen sind. Denn aiuch dort sind Dokumente gespeichert, die wir auch in unserem mitnehmen wollen. Um es einfach zu machen, erst mit SharePoint 2019 ist der OneDrive Sync Client in der Lage, Daten zu synchronisieren. Alle vorherigen Versionen von SharePoint Server on Premises müssen mit dem alten, fehleranfälligen Groove-Client bedient werden.

Das beste am Next Generation Sync Client, also der OneDrive.exe, ist die Möglichkeit, sich selbst zu erneuern. Viele Administratoren sehen es nicht gerne, wenn sie die Kontrolle über Client Installationen abgeben müssen. Was man mit all den Online Severn wie zum Beispiel SharePoint Online oder Exchange Online aber gerne überließ, war das Patchen. Und die Neuimplementierung von Funktionlitäten. Und das kann mittlerweile Microsoft. Bei einem Synchronisations-Programm muss man aber sichergehen, dass neue Funktionen auf der Server-Seite auch vom Client verstanden werden. Also hat Microsoft dem Sync Cleint so gebaut, dass dieser sich selbst auf den neusten Stand bringt, wenn dies notwendig sein sollte und Microsoft das auch will. Er schau also alle 24 Stunden nach, ob es für dieses Gerät eine neue Versiuon gibt, wenn ja wird ein ca. 40 MB großes Installationspaket heruntergeladen, dass dann die komplette Version ca 145 MB mit all ihren Sprachen installiert. Der Anwender bekommt das zumeist überhaupt nicht mit.

Synchronisation

Und die Möglichkeiten des Sync Clients sind mittlerweile vielfältig. Bevor er aber loslegen kann, müssen ihn aber auf das jeweilige Ziel konfigurieren. Und in der ersten Abbildung sind die verschiedenen Ziele zu erkennen.

  • OneDrive (Personal)
  • OneDrive for Business

Ich nenne das von unten nach oben, also das jeweiligen Gerät in die Wolke zur vebinden. Da OneDrive Personal  etwas absolut privates ist, hat die IT keine Möglichkeit, Sie bei diesem Vorgang zu unterstützen. Voila, die erste weissgraue Wolke erscheint in der Benachrichtigungszeile. Und bei den verschiedenen Verträgen, die Ihre Organisation abgeschlossen hat, ist fast überall auch SharePoint Online und OneDrive (for Business)  mit dabei. Das habe ich bereits in Grundlagen OneDrive 01 beschrieben. Und diese Vorgang kann auch von ihrer IT per Gruppenrichtlinie durchgeführt werden. somite haben wir die ersten Verbindungen zu (4) und (3) im obersten Bild festgelegt.

Dann bekommen wir vielleicht ein Einladung mit einem Link zu einer Dokumenten-Bibliothek. Mit diesem Link muss ich dann meinen Browser öffnen und dort, wenn ich möchte, die Dateien oder die gesamte Bibliothek mit meinem Gerät synchronisieren.

verschiedene Synchronisationen

Dateien auf Abruf

Mit der Windows Version 1709 (also demnächst 2 Jahre) hat Microsoft das Filesystem verändert. Dort wurden 2 neue Attribute implementiert, die es dem Anwender erlaubte, mehr Daten auf dem Rechner zu haben, als physikalisch vorgesehen. Dateien auf Abruf nennt sich diese Implementierung. Und im Datei Explorer findet man in den sychronisierten Bereichen jetzt auch noch ein Symbol, das den Status anzeigt.

  • Nur in der Cloud
  • Lokal verfügbar
  • immer verfügbar

Dateien auf Abruf Vereifacht ausgedrückt, wird im ersten Fall (Nur in der Cloud) verschiedene Daten wie Name, Dateiendung, Erstellungs-Datum, etc.  synchronisiert, nicht jedoch der tatsächliche Inhalt. Erst wenn der Anwender darauf klickt, wird der Inhalt übertragen und die dazugehörige App geöffnet und die Datei angezeigt.

Aufräumen

    Immer wieder sollte man auch aufräumen. Dateien , die nicht “Offline”, benötigt werden, können in Cloud Only umgewandelt werden. Das kann man mit einer einzelnen Datei, oder aber mit einem oder mehreren Ordner durchführen. Dann wird der Speicherplatz mit dem Inhalt verworfen (nicht gelöscht!!). Er ist dann für dieses Gerät nur noch in SharePoint Online oder OneDrive for Business bzw. OneDrive Personal gespeichert. Mann kann das auch automatisieren.
    Versíonierung

    Ein wesentlicher Unterschied zwischen File-Server und den Dokumentenbibliotheken von SharePoint Online besteht in der Versionierung.  Werden beim zusammenarbeiten Änderungen an einem Dokument vorgenommen, werden nur die Unterschiede gespeichert, und nicht die ganze Datei. Und auch im Datei-Explorer kann ich auf die Versionen zurückgreifen. Das funktioniert sogar bei OneDrive Personal. Allerdings nur für 30 Änderungen.

    Datensicherung

    Eine schnelle Datensicherung für bestimmte Ordner (Desktop, Dokumente, Bilder) ist in 2 Minuten eingerichtet und dann werden diese Dateien automatisch mit OneDrive fo Business synchronisiert. Datensicherung Sollte also, was ich nicht hoffe, Ihre Festplatte ausfallen, haben Sie von diesen Dateien ein Backup in Ihrem OneDrive for Business.

    Windows 10 – Datei Explorer

    Wenn wir also Dateien mit SharePoint Online und OneDrive for Business synchronisieren,kann man die Ergebnisse sofort in Datei Explorer sehen. Der Datei-Explorer von Windows 10 verhält sich wie ein Abbild der Dokument-Bibliotheken einschließlich OneDrive for Business. In gewohner Weise. Das bedeutet auch, das eine Bewegen von Ordnern und Dateien ebenfalls im SharePoint nachgebildet wird. Ein Ctrl-X und an neuer Stelle Ctrl-V ist ein Bewegen. Leider hat Microsoft das nicht mit letzter Konsequenz durchgeführt. Ein Bewegen im Browser beinhaltet immer die Mitnahme aller Versionen einer Datei. Das funktioniert im Datei-Explorer aber nicht, wenn diese zwischen SiteCollections (unterschiedliche Biliotheken) bewegt werden. [Microsoft habe ich im Januar 2018 über diesen Fehler informiert, im Oktober 2019 nochmals darauf hingewiesen]

    Wenn Sie also eine größere Anzahl von Dateien bewegen wollen, benutzen Sie die Bewegen Funktion im Browser. Alle Informationen sind also im Windows Explorer abgebildet. Wenn In Ihrer Organisation auch alte Office-Dokumente nach SharePoint Online migriert wurden, also Dokumente die nicht im XLM Format vorliegen, werden keine Versionen abrufbar sein. Dazu muss das Dokument also in das XLM Format konvertiert werden.

    Zusammenfassung

    Microsoft hat nach und nach Funktionen in Windows 10 implementiert, so dass ein Wechsel zwischen nativen Applikationen aus der Office Welt und dem Browser (fast) entfallen kann. Das kommt all denjenigen entgegen, die den Wewchsel in den Browser noch scheuen. Man muss also nicht seine Arbeitsweise umstellen, um mit anderen Personen zusammen zu arbeiten. Man muss nur wissen, wo  die Dateien gespeichert sind, und dass ist auch mein Kritikpunkt. Es wurden schon mehrfach Versuche unternommen, die eingeschränkte Suche in Windows auf SharePoint auszuweiten. Hier ist noch keine komplette Lösung vorhanden. Wer also nach Dokumenten sucht, der sollte immer zur Browser-Version greifen, denn das ist beste Alternative, weil SharePoint auch in die jeweiligen Dokumente hineinsieht.

    Tipp: Wer mit technischen Dingen umgehen kann, der kann im Blog auch mehr über einzelne Dinge erfahren. Einfach Begriff oben rechts in das Suchfenster eingeben.

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    Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
    Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
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OneDrive Basics 03

30. Juli 2020 7 Kommentare

I have already published the first two parts with a general overview. Not read them yet? Then start here first.

But before we start with Outlook, here is the access from the web browser

OneDrive in the browser and Outlook on the Web

This allows us access to various document libraries, to our OneDrive for Business, which is always called OneDrive for the apps in the browser. Of course we need a link first, so that we can access these documents here. And without documents it doesn’t make sense to synchronize libraries. As you can see in the figure above, there are four areas:

  • Outlook on the Web
  • SharePoint Document libraries
  • OneDrive fro Business
  • OneDrive Personal

And if you prefer to work with the native program Outlook, you can see this in the next picture:

Oulook and the integration of OneDrive

Of course I will not write about Outlook (1) per se here. This program, hated or loved by many, is sometimes too overloaded with its many functionalities, for some it is still the work tool par excellence. I personally tend to the second group, but I have always organized my Outlook with many rules.

Let’s come to the integration of OneDrive in Outlook. In the past, we were used to create a document, save it wherever we wanted, and then call up Outlook and send this document as an attachment to another person or group of people by e-mail. When I write about the past, yes, this is still done in many organizations. For one thing, the administration has simply forbidden sharing a link to a document, because that would give (arbitrary) access to documents and thus to the own infrastructure. And could not be monitored. That this is not necessarily the case, we will have realized at the end of the article series. The possibilities are manifold. But back to Outlook. And the OneDrive integration.

Outlook dialog, when I want to add an attachment At the moment of adding an attachment, Outlook tells me if I want to share the document as a link.

If it is about the simple transmission of a document, a file, then it can very well be sent as an attachment. You only have to pay attention to the size. Maybe you can send the file, but if it is too big, then it is better to send the document as a link. The same applies if the document is to be processed by the recipient. As long as this is only one recipient, the effort is still small, with several recipients, this can often be a horror scenario. If you only send the link, the document remains in your Office 365 cloud, i.e. in a SharePoint library (2) or in OneDrive for Business (3). Or of course to our OneDrive (Personal) (4). With classic sending as an attachment and editing and sending it back, you’ll make more work for yourself.

another dialog in Outlook that controls access

If we insert the link in Outlook when we select it, we can then also determine which rights I assign to the link.

Depending on the specifications of the administrators I can set different permissions

Microsoft reacted years ago and with SharePoint and OneDrive for Business gave us a way to store my documents there and then share them. The original always remains stored in the same place in your organization. One or more people can edit the document, and thanks to versioning in the document libraries, old statuses are also preserved.

At this point we need to talk about sharing a document. Basically: Everything that is contained in a document library in our SharePoint Online, and this also applies to OneDrive for Business, can be shared with other people:

Share

We can click on parts in different places, even on iOS or Android the dialog looks the same.

I can share with

  • Everyone with this link (anonymous)
  • Persons at "Organization
  • Persons with existing Access
  • Specific prople
    Another scenario, I have a PowerPoint file with many graphics and videos stored in my OneDrive for Business. After a presentation at a conference, I want to share my presentation with people who gave me their business cards. If I have the file open, I can click on Share directly in PowerPoint and get the Share dialog shown above. Since these are different people and different organizations, I have two possible options:
  • Anyone with this link
  • Specific persons
    Everyone with this link
    the first one is an anonymous link, the recipient can forward it, but it can be restricted in time by the administration. Access is denied after a certain number of days. The time restriction can be extended by the administration up to 730 days (that is 2 years). I recommend a period between 30 and 90 days. The user can only reduce this time, not extend it. After the date expires, access to this document or folder will be denied. Anonymous means that every person who is in possession of this link has access. How that person got hold of the key does not matter. Therefore the anonymous access of administrators of many organizations is disabled. I think there is another way to solve this. Because with Outlook I can still send the document as an attachment. The protection of document libraries can be solved with RMS and / or Sensitive Labels, i.e. Information Protection. This is of course more complicated for administrators than simply switching off. A first way is to reduce the time period even further.

Specific people

the second way to send a link to people who do not belong to our organization. Here each person must be named individually, (email address) and it is checked whether the person is really the person. We use different procedures to ensure this. Unfortunately, Microsoft has not adopted the time limit of the anonymous link. So the access to the document remains open. If the link is forwarded by a recipient, this person has no access to the document because of the verification. Here too, the following applies: Better protect documents with Azure Information Protection.

When I have selected all my options, I can also enter the participants and send the whole thing directly from the dialog with a short comment, or I can copy the link and switch to Outlook to paste the link into the text.

Outlook converts the link into a readable version This super long link is then converted as shown in the picture.

 

My above scenario with the PowerPoint limps in my case because I no longer collect business cards. I create a link, and then convert it to a QRCode, which also fits on a slide.

Sharing is elementary important. It describes the way to make a document accessible to one or more people so that they can view the document, or if they have rights, edit the document. The storage location, however, always remains the same.

About sharing, you can also fill several chapters, so this chapter must first be sufficient

Summary:

Collaboration starts with writing a document. And in OneDrive 02 Basics I already mentioned that Office programs like Word, Excel and PowerPoint play a role here. Writing, saving and sharing. And that this can be done directly from the Office programs, will be described again in the OneDrive 07 Basics.

But in this chapter we have already learned a little about sharing. That there are different ways to share information with other people. And although Outook primarily deals with messages, interfaces to OneDrive are also implemented here. Users won’t implement the OneDrive principle immediately, that takes quite a while and here the program supports. Over and over again.

the next chapter is then Basics OneDrive 04 with Windows 10. there we will take care of the integration into the operating system. If you don’t want to miss another episode, you’ll also find the possibility to subscribe to the blog on the right side in the bar.


OneDrive Basics 01 (Server and Services)
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Grundlagen OneDrive 03

30. Juli 2020 7 Kommentare

Die ersten zwei Teile mit einem generellen Überblick habe ich ja bereits veröffentlicht. Noch nicht gelesen? Dann zuerst hier beginnen.

Bevor wir aber mit Outlook beginnen, hier zuerst einmal der Zugriff aus dem Web-Browser

OneDrive im Browser und Outlook im Web

Denn dieser erlaubt uns den Zugriff auf diverse Dokument-Bibliotheken, auf unser OneDrive for Business , was bei den Apps im Browser immer nur OneDrive heisst. Natürlich benötigen wir erst einmal einen Link, damit wir hier auf diese Dokumente zugreifen können. Und ohne Dokumente macht es auch keinen Sinn, Bibliotheken zu synchronisieren. Wir wir der obigen Abbildung sehen können, sind es vier Bereiche:

  1. Outlook im Web
  2. SharePoint Dokument Bibliotheken
  3. OneDrive for Business
  4. OneDrive Personal

Und wer viel lieber mit derm native Programm Outlook arbeitet, der kann das gleich in der nächsten Abbildung sehen:

Oulook und die Integration von OneDrive

Natürlich werde ich hier nicht über Outlook (1) an sich schreiben. Das von vielen gehasste oder aber geliebte Programm ist mit den vielen Funktionalitäeten manchmal zu überfrachtet, für manche ist es immer noch das Arbeitswerkzeug schlechthin. Ich persönlich tendiere zur zweiten Gruppe, aber ich habe mein Outlook mit vielen Regeln schon immer organisiert.

Kommen wir zur der Integration von OneDrive in Outlook. In der Vergangenheit waren wir es gewohnt, ein Dokument zu erstellen, es wo auch immer abzuspeichern, und dann Outlook aufzurufen, um dieses Dokument dann per E-Mail als Anhang eineer anderen Person oder Personenkreis zukommen zu lassen. Wenn ich von der Vergangenheit schreibe, ja, das wird in vielen Organisation weiterhin so getan. Zum einem hat die Adminstration schlichtweg untersagt, einen Link zu einem Dokument zu teilen, denn damit würden ja (willkürliche) Zugiffe auf Dokumente und damit auf die eigene Infrastruktur gegeben. Und könnten nicht überwacht werden. Das dem nicht unbedingt so ist, werden wir am Ende der Artikel-Serie erkannt haben. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Aber zurück zu Outlook. Und die OneDrive-Integration.

Outlook Dialog, wenn ich einen Anhang hinzufügen will Im Moment des Hinzufügen eines Anhangs werde ich von Outlook darauf aufmerksam gemacht, ob ich das Dokument nicht doch als Link teile möchte.

Wenn es um die einfache Übermittlung eines Dokumentes, einer Datei geht, dann kann diese sehr wohl als Anhang versendet werden. Man muss nur auf die Größe achten. Vileleicht können sie die Datei versenden, aber der wenn diese zu groß ist, dann solten Sie das Dokument besser als Link versenden. Gleiches gilt, wenn das Dokument von dem Empfänger bearbeitet werden soll. Solange das nur ein Empänger ist, ist der Aufwand noch gering, bei mehreren Empfängern, kann das oft zum Horror-Szenario werden. Wenn Sie nur den Link versenden, dann bleibt das Dokument in ihrer Office 365 Cloud, also in einer SharePoint Bibliothek (2) oder in OneDrive for Business (3). Oder natürlich zu unserem OneDrive (Personal) (4). Mit dem klassischen Versand als Anhang und dem Bearbeiten und Rücksenden machen Sie sich selbst mehr Arbeit.

ein anderer Dialog in Outlook, der den Zugriff regelt Wenn wir in Outlook bei der Auswahl den Link einfügen, kann danach auch noch festgelegt werden, welche Rechte ich dem Link zuordne.

Je nach Vorgaben der Administratoren kann ich unterschiedliche Berechtigungen einstellen

Microsoft hat schon vor Jahren reagiert und uns mit SharePoint und OneDrive for Business eine Möglichkeit gegeben, dort meine Dokumente abzuspeichern und anschließend zu teilen. Das Orginal bleibt immer an der gleiche Stelle in Ihrer Organisation gespeichert. Ein oder mehrere Personen können das Dokument bearbeiten, dank Versionierung in den Dokumentbibliotheken bleiben alte Zustände ebenfalls erhalten.

Wobei wir uns an dieser Stelle erst einmal über das Teilen eines Dokumentes unterhalten müssen. Grundsätzlich gilt: Alles was in unserem SharePoint Online in einer Dokument Library enthalten ist, und das gilt auch OneDrive for Business, kann mit andeneren Personen geteilt werden:

Teilen

Wir können an unterschiedlichern Stellen auf Teilen klicken, selbst auf iOS oder Android sieht der Dialog gleich aus.

Teilen kann ich mit

  • Jeder mit diesem Link (anonym)
  • Personen bei “Organisation”
  • Personen mit Zugruff
  • Bestimmte Personen

ein anderes Szenario, ich habe eine PowerPoint Datei mit vielen Grafiken und Videos in meinem OneDrive for Business gespeichert. Nach einer Präsentation auf einer Konfernez möchte ich meine Präsentation mit Personen teilen, die mir Ihre Visitenkarten in die Hand gedrückt haben. Wenn ich die Datei gerade offen habe, kann ich direkt in PowerPoint auf Teilen klicken und bekomme den oben abgebildeten Teilen Dialog. Da es sich um unterschiedliche Personen und unterschiedliche Organisationen handelt, habe ich zwei mögliche Optionen:

  • Jeder mit diesem Link
  • Bestimmte Personen
    Jeder mit diesem Link
    das erste ist ein anonymer Link, der Empfänger kann ihn weiterleiten, der aber zeitlich durch die Administration eingeschränkt werden kann. Nach einer bestimmten Anzehl von Tagen wird der Zugriff verweigert. Die Zeitliche Einschränkung kann durch die Administration bis zu 730 Tage (also 2 Jahre) ausgedehnt werden. Ich empfehle einen Zeitraum zwischen 30 und 90 Tagen. Der Benutzer kann diese Zeit nur noch reduzieren, nicht verlängern. nach Ablauf des Datums wird der Zugriff auf dieses Dokument oder den Ordner verweigert. Anonym bedeutet, jede Person, die im bedsitz dieses Links ist, hat auch Zugriff. Wie diese Person in Besitz des Schlüssels gekommen ist, ist vollkommen egal. Deshalb wird der anonyme Zugriff von Adminstratoren vieler Organisationen ausgeschaltet. Ich finde, dass kann man auch anders lösen. Denn mit Outlook kann ich das Dokument auch weiterhin als Anhang versenden. Der Schutz von Dokument Bibliotheken kann mit RMS und /oder Sensitive Labels, also Information Protection gelöst werden. Das ist natürlich für die Administratore aufwändiger, als einfach abschalten. Ein erster Weg ist, den Zeitraum noch weiter herunter zu setzen.

Bestimmte Personen

der zweite Weg, einen Link an Personen zu senden, die nicht zu unserer Organisation gehören. Hier muss jede Person einzeln benannt werden, (EMail-Adresse) und  es wird geprüft, ob der jenige auch wirklich die Person ist. Dafür werden verschiedene Verfahren benutzt um dies zu gewährleisten. Leider hat Microsoft die zeitliche Einschränkung vom anonymen Link nicht übernommen. Der Zugriff auf das Dokument bleibt also offen. Wird der Link von einem Empfänger weitergeleitet, hat diese Person auf Grund der Überprüfung keinen Zugriff. Auch hier gilt,: Besser die Dokumente mit Azure Information Protection schützen.

 

Wenn ich alle meine Optionen ausgewählt habe, kann ich auch die Teilnehmer eintragen und mit einem kurzen Kommentar das Ganze direkt aus dem Dialog versenden, oder aber den Link kopieren und dann zu Outlook wechseln, um den Link dann im Text einzufügen.

Outlook wandelt den Link in eine lesbare Version um Dieser super lange Link wird dann wie im Bild zu sehen ist umgewandelt.

 

Mein obiges Szenario mit der PowerPoint hinkt in meinem Fall, weil ich keine Visitenkarten mehr einsammle. Ich erstelle einen Link, und wandle diesen dann in einen QRCode um, der ebenfalls auf einem Slide Platz findet.

Teilen ist elementar wichtig. Es beschreibt den Weg, ein Dokument einem oder mehreren Personen zugänglich zu machen, damit diese das Dokument anschauen, oder wenn Rechte vorhanden sind, das Dokument auch bearbeiten können. Der Speicherort bleibt aber immer der gleiche.

Über das Teilen, kann man ebenfalls mehrere Kapitel füllen, deshalb muss dies in diesem Kapitel erst einmal genügen

 

Zusammenfassung:

Zusammenarbeit fängt beim Schreiben eines Dokumentes an. Und im Grundlagen OneDrive 02 habe ich ja bereits angedeutet, dass hier die Office Programme wie Word, Excel und PowerPoint eine Rolle spielen. Schreiben, Speichern und Teilen. Und das das direkt aus den Office Programmen erledigt werden kann, wird noch einmal in den Grundlagen OneDrive 07 beschreiben werden.

In diesem Kapitel haben wir aber bereits ein wenig vom Teilen erfahren. Dass es unterschiedliche Möglichkeiten gibt, mit anderen Personen Informationen zu teilen. Und obwohl Outook primär mit Nachrichten umgeht, sind auch hier Schnittstellen zu OneDrive implementiert. Anwender werden nicht sofort das OneDrive Prinzip umsetzen, das dauert schon eine geraume Weile und hier unterstüzt das Programm. Immer und immer wieder.

das nächste Kapitel ist dann Grundlagen OneDrive 04 mit Windows 10. Dort werden wir uns um die Integration in das Betriebssystem kümmern. Wer keine weitere Folge versäumen möchte, der findet auch der rechten Seite  in der Leiste die Möglichkeit, den Blog zu abbonieren.


Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

if you want to read it in english language

OneDrive for Business | new navigation in Shared Libraries


New Navigation in OneDrive (for Business)

Microsoft is currently changing the navigation in OneDrive (for Business). This should be completed by the end of the month (July 2020). You can see the result in the picture above.

 

What did it look like before?

Old Navigation in OneDrive (for Business)

the difference is minimal. Until now, you had to click on "additional libraries" in the left navigation to display additional libraries. This is no longer necessary. All libraries are always displayed. Makes sense.

OneDrive for Business | neue Navigation bei Shared Libraries


Neue Navigation in OneDrive (for Business)

Microsoft ändert derzeit die Navigation bei OneDrive (for Business). Dies soll dann bis zum Monatsende (Juli 2020) abgeschlossen sein. Das Ergebnis sieht man im obigen Bild.

 

Wie sah es denn vorher aus?
Alte Navigation in OneDrive (for Business)

der Unterschied ist minimal. Bisher musste man in der linke Navigation auf “weitere Bibliotheken” klicken, um zusätzliche Bibliotheken anzuzeigen. Das fällt jetzt weg. Es werden immer alle Bibliotheken angezeigt. Macht Sinn.

Probleme mit SharePoint Online


falsche Fehlermeldung von OneDrive for Business

Seit Tgen kann man Meldungen in diversen Sozialen Kanälen lesen, dass Kunden bei Speichern von Dateien in OneDrive for Business und SharePoint Online diverse Probleme haben. Ich bin bis gestern damit verschont geblieben, dann hat es mich aber auch erwischt.

Für unseren MVPKaffeeklatsch tauschen Raphael Köllner und ich Dateien aus. Ich habe dazu über “mit mir geteilt” den Ordner auch lokal synchronisieren lassen. Dann kann ich die fertigen Dateien nach dem Schnitt mit Camtasia einfach per Drag&Drop zu Raphael synchronisieren.

Und gestern hatte ich noch andere Probleme und dann einmal ein RESET ausgeführt. Und am Abend kam es dann zur obigen Fehlermeldung, die leider falsch war. Ich lasse mir die Meldungen aus dem Admin Center per Mail zustellen. Und auf der Couch hörte das iPhone überhaupt nicht mehr auf… Hier nur die relevanten OneDrive Messages:

Meldung Text
21:12 SP218482 Delays or problems loading SharePoint Online sites
21:12 OD218484 Delays or problems loading OneDrive for Business content
21:14 OD218484 Ivestigating
21:15 OD218484 Investigating
21:24 OD218456

All users may experience intermittent delays or navigation errors when accessing OneDrive content

21:26 SP218450

All users may experience intermittent delays or navigation errors when accessing OneDrive content

21:26 SP218450 Investigating
21:42 SP218482 False/Positiv
21:52 OD218484 False/Poitiv
22:09 OD218456 Service Degradtion

Title: All users may experience intermittent delays or navigation errors when accessing OneDrive content

User Impact: Users may experience intermittent delays or navigation errors when accessing OneDrive content.

More info: This issue may also impact Microsoft Teams users‘ file functionality where users may be unable to view OneDrive in channels, upload files in chats, view files, and edit files.

Current status: We’re reviewing available diagnostic data, such as SQL connection data, to isolate the source of this issue. Additionally, we’re working to reroute user traffic to an alternative infrastructure to potentially mitigate impact.

Scope of impact: This issue may impact all users attempting to access OneDrive content.

22:11 SP218450 Service Degradation (same as for OD218456)
22:32 TM218524 Service Degradation

Title: Some users can’t access OneDrive for Business content within Microsoft Teams

User Impact: Users may be unable to view or access OneDrive for Business-hosted content within Microsoft Teams.

More info: Specifically, users may be unable to view OneDrive for Business in channels, upload files in chats, view files, and edit files.

Current status: We’re reviewing available diagnostic data, such as SQL connection data, to isolate the source of this issue. Additionally, we’re working to reroute user traffic to alternate infrastructure to potentially mitigate impact.

Scope of impact: This issue may impact all users attempting to access OneDrive content within Microsoft Teams.

23:48 OD218456 Service Restored

Title: All users may experience intermittent delays or navigation errors when accessing OneDrive content

User Impact: Users may have experienced intermittent delays or navigation errors when accessing OneDrive content.

More info: This issue may have also impacted Microsoft Teams users‘ file functionality where users may have been unable to view OneDrive in channels, upload files in chats, view files, and edit files.

Final status: We’ve monitored the environment and have validated that service has been restored.

Scope of impact: This issue may have impacted all users attempting to access OneDrive content.

Start time: Tuesday, July 14, 2020, at 6:35 PM UTC

End time: Tuesday, July 14, 2020, at 8:37 PM UTC

Preliminary root cause: A recent networking change resulted in unintended impact to the OneDrive for Business service.

Next steps:

– We’re reviewing our standard service update procedures to avoid similar impact in the future.

We’ll publish a post-incident report within five business days.

23:49 TM218524 Service Restored

Title: Some users can’t access OneDrive for Business content within Microsoft Teams

User Impact: Users may have been unable to view or access OneDrive for Business-hosted content within Microsoft Teams.

More info: Specifically, users may have been unable to view OneDrive for Business in channels, upload files in chats, view files, and edit files.

Final status: We’ve monitored the environment and have validated that service has been restored.

Scope of impact: This issue may have impacted all users attempting to access OneDrive content within Microsoft Teams.

Start time: Tuesday, July 14, 2020, at 6:35 PM UTC

End time: Tuesday, July 14, 2020, at 8:37 PM UTC

Root cause: A recent networking change resulted in unintended impact to the Microsoft Teams service.

Next steps:

– We’re reviewing our standard service update procedures to avoid similar impact in the future.

This is the final update for the event.

23:51 SP218450

Service Restored

Title: All users may experience intermittent delays or navigation errors when accessing SharePoint sites.

User Impact: Users may have experienced intermittent delays or navigation errors when accessing SharePoint sites.

More info: This issue may have also impacted Microsoft Teams users‘ file functionality where users may have been unable to view OneDrive in channels, upload files in chats, view files, and edit files.

Final status: We’ve monitored the environment and have validated that service has been restored.

Scope of impact: This issue may have impacted all users attempting to access SharePoint Online sites.

Start time: Tuesday, July 14, 2020, at 6:35 PM UTC

End time: Tuesday, July 14, 2020, at 8:37 PM UTC

Preliminary root cause: A recent networking change resulted in unintended impact to the SharePoint Online service.

Next steps:

– We’re reviewing our standard service update procedures to avoid similar impact in the future.

We’ll publish a post-incident report within five business days.

Nun, 2 Stunden sind eine lange Zeit. Und das nur, weil jemand bei Microsoft das Netzwerk gewechselt hat.

Zum Fehler im Bild: Weder ich, noch Raphael haben etwas getan. Der Fehler war einfach verschwunden. Gut es war Nacht. Wenn sowas jedoch tagsüber passiert…

Also, nicht gliech hektisch irgendwelche Aktionen ausführen. Fragen Sie zuerst ihren Kollegen oder den Support… denn die Fehlermeldung könne auch falsch sein.

 

[Update 17.07.2020] Microsoft 365 Customer ready Post Incident Report

Root Cause

A code change within the SQL Azure networking infrastructure resulted in unintended impact to the service.

Actions Taken (All times UTC)
Tuesday, July 14
6:35 PM – Microsoft anomaly detection systems generated an alert indicating a potential issue with SharePoint Online and OneDrive for Business.
6:39 PM – We raised a high-priority investigation and began to investigate diagnostic data and SQL connection data to identify the root cause.
7:48 PM – We began preparations to route user requests to alternate infrastructure.
8:27 PM – We began to restart some gateways as they were processing higher than expected requests.
8:37 PM – We restarted the affected gateways and rerouted user requests to mitigate impact. The incident was declared resolved.

Next Steps

Findings Acction
A code change within the SQL Azure networking infrastructure resulted in unintended impact to the service. We’re reviewing our standard service update procedures to avoid similar impact in the future.

 

Warten wir einmal ab, was der endgültige Report bringt

OneDrive for Business – Add Shortcut to my files

3. Juli 2020 3 Kommentare

frame_112_delay-0.03s

At the beginning I didn’t know what this function would bring me, because I still belong to the generation "I work with the native apps and with the File Explorer" and don’t want to switch to the browser all the time. Because while I’m writing this blog post, I have 23 tabs of content open. But maybe it’s "Old fashioned". If someone shares a folder with me, I find this folder in OneDrive for Business under "Shared" and after the click I find it under "Shared with me".  So that I don’t have to search here all the time, in the future I will have the possibility to add this folder to my My Files with one click. This will also synchronize it automatically.

Microsoft is talking about rolling it out in July 2020 as a public preview, and it will be available worldwide until end of September 2020.

The following gif animation shows the basic process:

A2O_blog-1-GIF

This principle solves a lot of problems. I no longer have to search for the link for the folder in my Outlook. Nevertheless, 5 clicks are left.

  • Start OneDrive in the browser
  • Click on Shared
  • Click on Shared with me
  • Select the folder
  • Add shortcut to my files in the menu
  • However, there are still a few limitations, which are described in a Microsoft support article that is already available:

Find shared folders in your OneDrive

Here an important part is described, if the selective synchronization was activated, which is especially relevant for all older operating systems, because there were no “Files on demand”

 

Moving shared files and shared folders in your OneDrive

Here it becomes interesting, because problems can occur when moving in Windows Explorer. I have described this in January 2018 and during my last visit in Redmond the responsible engineer was introduced to me: His comment: uuuh, difficult.
I have now submitted the inquiry about this OneDrive problem to Microsoft again.

It is also interesting that you can now rename these folders, but this change only exists in my OneDrive for Business and the synchronized folders, but is not synchronized back to the origin. This is where it gets complicated. I know, many people want to change name structures and there are many attempts on the Internet, but none of them work. And now Microsoft comes with the first attempt, at least for the "Add Shortcut to my files" section. And is easy to explain. The description is taken over, but it is only a copy, and its name can be changed. I’m curious how this will work and if there won’t be support problems: "I can’t see your folder XXX anymore" – because I renamed it myself

 

Summary:

I’m curious to see how this feature is received. Because when the link arrives by mail, it depends, if I click on it, I end up with the content of the folder. And now one click is enough for synchronization. Unfortunately I can’t present any pictures of the desktop integration yet.

Microsoft wants to present this and other OneDrive innovations on 28.07.2020 in a webinar.

OneDrive for Business – Zu OneDrive hinzufügen

3. Juli 2020 1 Kommentar

einen Kurzlink ztu OneDrive hinzufügen

Mir war am Anfang nicht klar, was mir diese Funktion bringen würde, denn ich gehöre noch zur Generation “Ich arbeite mit den nativen Apps und mit dem File Explorer” und möchte nicht immer zum Browser wechseln. Denn da habe ich, währen ich diesen Blog Post schreibe, 23 Tabs mit Inhalten offen. Aber vielleicht sehe ich das “Old fashioned”. Wenn mir jemand einen Ordner teilt, finde ich diesen Ordner unter OneDrive for Business unter “Geteilt” und nach dem Klick dann unter “Mit mir geteilt”.  Damit ich hier nicht immer suchen muss, habe ich in Zukunft die Möglichkeit, diesen Ordner mit einem Klick zu meinen Eigenen Dateien hinzuzufügen. Damit wird dieser auch automatisch synchronisiert.

Microsoft spricht vom Ausrollen in im Juli 2020 als öffentliche Vorschau, und wird bis September 2020 weltweit zur Verfügung stehen.

Die nachfolgende Gif Animation zeigt den prinzipiellen Ablauf:

Demo der Funktion "einen  Linkzu OneDrive hinzufügen"

 

Dieses Prinzip löst eine ganze Menge Probleme. Ich muss nicht mehr den Link für den Ordner in meinem Outlook suchen. Dennoch bleiben 5 Klicks übrig.

  • OneDrive im Browser starten
  • Klick auf Geteilt
  • Klick auf Mit mir geteilt
  • Den Ordner selektieren
  • im Menü Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen

Es bleiben trotzdem ein paar Einschränkungen, die in einem jetzt schon zur Verfügung stehenden Microsoft Support-Artikel beschrieben werden:

 

Suchen geteilter Ordner

Hier wird ein wichtiger Part beschrieben, wenn die selektive Synchronisierung aktiviert wurde. Das ist vor allem für alle älteren Betriebssysteme relevant, weil es da noch keine Dateien auf Abruf (Files on Demand) gab.

 

Verschieben geteilter Ordner und Dateien in ihrem OneDrive

Hier wird es interessant, weil beim Verschieben im Windows Explorer Probleme auftreten können. Das habe ich im Januar 2018 beschrieben und bei meinem letzten Besuch in Redmond wurde mir der zuständige Ingenieur vorgestellt: Sein Kommentar: uuuh, schwierig.
Die Anfrage zu dieser OneDrive Problematik habe ich jetzt noch einmal bei Microsoft vorgetragen.

Interessant ist auch, dass man jetzt auch diese Ordner umbennen kann, diese Änderung aber nur in meinem OneDrive for Business und den synchronisierten Ordnern besteht, aber nicht an den Ursprung zurücksynchronisert wird. Hier wird es jetzt kompliziert. Ich weiss, viele wollen Namenstrukturen ändern und im Internet gibt es viele Versuche, die aber allesamt nicht funktionieren. Und jetzt kommt Microsoft mit dem ersten Versuch, wenigstens für den Bereich “Zu OneDrive hinzufügen”. Und ist einfach zu erklären. Die Beschreibung wird übernommen, ist aber nur eine Kopie, und deren Namen kann man ändern. Ich bin gespannt, wie das funktionieren wird und ob es da nicht zu Support Problemen kommen wird: “Ich kann Deinen Ordner XXX nicht mehr sehen” – weil ich ihn selbst umbenannt habe.

 

Zusammenfassung:

Ich bin gespannt, wie diese Funktion ankommt. Denn wenn der Link per Mail eintrudelt, dann kommt es darauf an, Klick ich drauf, dann lande ich bei dem Inhalt des Ordners. Und jetzt genügt ein Klick zu Synchronisation. Leider kann ich noch keine Bilder von der Integration des Desktops präsentieren.

Microsoft will diese und andere OneDrive Neuheiten am 28.07.2020 in einem Webinar präsentieren.

Microsoft 365 Virtual Marathon – Aufzeichnungen verfügbar


Microsoft 365 Virtual Marathon - Aufzeichnungen

Jetzt sind meine fünf Vorträge vom Microsoft 365 Virtual Marathon komplett auf Youtube verfügbar.

Now all my five sessions from Microsoft 365 Virtual Marathon are available on YouTube.

Die Cloud in meinr Handtasche
The Cloud in my Handbag
Mr.OneDrive’s BOT
OneDrive Gruppenrichtlinien – Nicht nur für Konzerne
OneDrive Group Policies – not only for the Enterprise

viel Spass beim Reinschauen – Have fun with the Sessions

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