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Fünf Schritte von “Classic Sync” nach “Sync mit Verknüpfung”

15. Februar 2021 3 Kommentare

Fünf Schritte von  “Classic Sync” nach “Sync mit Verknüpfung”

Eine Umstellung von der klassischen Methode der Synchronisation zu der neuen Synchronisation mit Add to OneDrive ist nicht immer einfach. Nachdem ich die Prinzipen hier beschrieben habe, dann auch nochmal die Vor- und Nachteile aufgezeigt habe, jetzt noch eine schrittweise Anleitung.

 

Wir haben die komplette Bibliothek synchronisiert. Dabei spielt es keine Rolle wieviel Elemente enthalten sind. Wenn Die Funktion “Dateien auf Abruf” eingeschaltet ist, nehmen die Dateien, die ich nicht in Bearbeitung habe keinen Platz auf der Fesplatte weg.

klassische Synchronisation: komplette Bibliothek

Hier geht es um die SharePoint Online Dokumenten-Bibliothek B2B-Marketing. Das Symbol neben dem Ordner zeigt an, dass sich die Dateien in der Cloud befinden. Nur mit den Anzeigen hat Microsoft noch so seine Probleme, weil eine Datei tatsächlich im Ordner die Anzeige “lokal verfügbar” anzeigt. Wichtig is nur, daß wir überhaupt ein Symbol haben. Egal ob es lokal verfügbar, Immer verfügbar, nur in der Cloud verfügbar oder in Synchronisation anzeigt. Es bedeutet, dass sich Änderungen in beide Richtungen synchronisieren. (Symbole)

Es muss sich aber nicht um eine SharePoint Online Bibliothek handeln, es kann sich auch um einen OneDrive for Business Ordner von einem Kollegen handeln, die dieser mit mir geteilt hat.

 

Schritt 1: Synchronisation beenden

Bevor wir die neue Methode anwenden, müssen wir eine bestehende Synchronisation beenden. Dazu öffnen wir mit einem rechten Mausklick die blaue Wolke in der Windows Benachrichtigungszeile. Wählen Sie dann Eintellungen

OneDrive: Account - Synchronisation einer Bibliothek beeenden Beenden Sie dann die Synchronisation der SharePoint Online Bibliothek in dem Sie auf Synchronisierung beenden klicken
OneDrive: Synchronisation beenden: Hinweis Sie erhalten einen Hinweis, dass die bisher synchronisierte Dateien nicht mehr länger synchronisert werden. Dateien mit dem Status “nur in der Cloud verfügbar” werden auf diesem Gerät verschwinden. alle anderen werden beibehalten.

OneDrive: Kein Status symbol bedeutet keine Synchronisation

Manchmal muss man dem Windows-Explorer einen Refresh (F5) geben, dann sehen Sie, dass der Status verschwunden ist.

 

 

Schritt 2: Andere Geräte

Wer mehr als ein Device sein eigen nennt und auf diesen Geräten ebenfalls die obige Synchronisation eingestellt hat, muss Schritt 1 an diesen Geräten wiederholen. Und das für alle weitere Geräte. Dazu zählen im übrigen nicht die mobilen Geräte wie iPhone, iPad oder Android Geräte. Die die App mit dem Namen OneDrive zeigt Dateien nur an, es wird Standardmäßig nichs heruntergeladen, es sei denn man führt dies manuell durch.

 

 

Schritt 3: zum Browser zu SharePoint Online wechseln

Jetzt wechseln wir in den WebBrowser und suchen unter SharePoint die entsprechende Library aus. Innerhalb der Library selektieren wir einen Ordner. Wie viele Unterordener und Dateien enthalten sind ist nicht wichtig. Es sollen nur der Ordner ausgewählt werden, mit dem ich meine tägliche Arbeit durchführen kann. Nachdem der eine Ordner selektiert wurde, klicken wir auf “Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen

Und jetzt wird dieser ausgewählte Ordner an mehreren Stellen auftauchen

  • WebBrowser: OneDrive (for Business) unter meine Dateien
  • Im Windows Explorer unter OneDrive (for Business)
  • in meinen mobile Geräten (iOS,Android)
  • dabei trägt der Ordner das neue Symbol. Und das bei allen Geräten einschließlich mobilen Geräten.

Synchronisierter Ordner in OneDrive (for Business)

    Schritt 4: Umbennenen des Shortcuts
    Aus einer großen Bibliothek kann ich also genau die Dateien, die ich für die nächste Zeit zum Arbeiten benötige auswählen. Das reduziert das Sychroniserungs-Volumen, dessen obere Grenze 300000 Dateien sind. Da es sich aber um eine Verknüpfung handelt, können wir diese umbennen, ohne eine Änderung an der Herkunft hervorzurufen.
      Die für mich wesentlichen Dateien sollten am Anfang von OneDrive erschienen. Das spart Zeit bei der Auswahl der Dokumente. Meine Umbennenung erfolgt mit “_xxxxx”, so daß alle Verknüpfungen am Anfang von OneDrive stehen.

    Nach der Umbennenung finden wir alle ShortCuts am Anfang

      Das ganze passiert übrigens auf allen Geräten, einschließlich der mobilen Geräte (iOS, Android)
        Schritt 5: Löschen der ursprünglichen Synchronisation
        Letzter Schritt bei der Umstellung ist das Löschen der Dateien, der “klassischen Synchronisierung. Warum ich das jetzt tun?

        Nun, wenn etwas schief gegangen ist. können wir immer noch zur alten Synchronisierung zurückkehren. Auch hier gilt: Es ist nur eine Synchronisierung einer Bibliothek möglich. Wenn sie also zuürckkehren wollen, dann muss die Verknüpfung aufgehoben werden. Das geht an mehreren Stellen

        Windows Explorer –Rechte Maustaste: Verknüpfung entfernen. Dann werden die Verknüpfung entfernt, die enthaltenen Ordner und Unterordner/Dateien. Dann können Sie die “klassische” Synchronisierung wieder vornehmen. Dabei erkennt aber OneDrive, dass sie schon einmal diese Library synchronisiert hatten und schlägt ihnen vor, diese Daten zu übernehmen. Das reduziert Netzwerkverkehr.
        Zurück zu unserem Thema. Wir wollten ja genau diese Dokument-Bibliothek, die nicht mehr synchronisiert ist, löschen:

      Dieser Order ist nicht länger in der Synchronisation

      Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Bibliothek auswählen. Es darf kein Sync-Symbol zu sehen sein. Klicken Sie links mit der rechten Maustaste auf die Bibliothek und wählen löschen. Der Ordner und alle Unterordner/Dateien werden gelöscht und sind nur noch im Papierkorb zu finden.

      OneDrive: Add to OneDrive: alle Schritte durchlaufen

      Als letztes noch ein Hinweis für Administratoren:

      Wenn Sie mit Gruppenrichtlinen arbeiten und die OneDrive Gruppenrichtlinie Teamwebsitebibliotheken für die automatische Synchronisierung konfigurieren oder im englischen Configure team site libraries to sync automatically konfiguriert haben, müssen Sie diese Gruppenrichtlinie zuerst ausschalten.

      Wenn Sie als User nicht wissen, ob eine solche Gruppenrichtlinie existiert, fragen Sie ihren Administrator !!

      Five steps from "Classic Sync" to "Add to OneDrive"

      15. Februar 2021 1 Kommentar

      Five steps from "Classic Sync" to "Sync with Add to OneDrive"

      A change from the classic method of synchronization to the new synchronization with Add to OneDrive is not always easy. After I have described the principles here, then also again showed the advantages and disadvantages, now a step-by-step guide.

       

      We have synchronized the entire library. It does not matter how many items are included. When the "Files on demand" function is enabled, the files that I do not have in progress do not take up space on the hard disk.

      image

      This is about the SharePoint Online document library B2B-Marketing. The icon next to the folder indicates that the files are in the cloud. Only with the displays Microsoft still has its problems, because a file actually shows in the folder the display "locally available". The only important thing is that we have an icon at all. No matter if it shows locally available, always available, only available in the cloud or in synchronization. It means that changes synchronize in both directions. (Icons)

      But it doesn’t have to be a SharePoint Online library, it can also be a OneDrive for Business folder from a colleague that he shared with me.

       

      Step 1: Stop Synchronization

      Before we use the new method, we have to end an existing synchronization. To do this, we open the blue cloud symbol in the Windows notification area with a right mouse click. Then select Settings

      OneDrive: Account - Stop Sync of a library Then stop the synchronization of the SharePoint Online library by clicking Stop synch.
      OneDrive Notice: Sync is stoped You will receive a notice that the previously synced files will no longer be synced. Files with the status "only available in the cloud" will disappear on this device. all others will be kept.

      OneDrive: No status icon means no synchronization

      Sometimes you have to give Windows Explorer a refresh (F5), then you will see that the status has disappeared.

       

       

      Step 2: Other devices

      If you own more than one device and have set the above synchronization on these devices as well, you have to repeat step 1 on these devices. And this for all other devices. This does not include mobile devices like iPhone, iPad or Android devices. The app called OneDrive there only displays files, it does not download anything by default, unless you do it manually.

      Step 3: Switch to SharePoint Online in the browser

      Now we switch to the WebBrowser and search for the corresponding library under SharePoint. Within the library we select one folder. How many subfolders and files are contained is not important. We should only select the folder with which I can do my daily work. After selecting one folder, we click on "Add link to my files".

      And now this selected folder will appear in several places

      • OneDrive (for Business) under my files
      • In Windows Explorer under OneDrive (for Business)
      • in my mobile devices (iOS,Android)

      the folder will have the new icon. And this is true for all devices including mobile devices.

      Synchronized folder in OneDrive (for Business)

       

       

      Step 4: Rename the shortcut

      So from a large library I can select exactly the files I need for the next time to work. This reduces the synchronization volume, whose upper limit is 300000 files. But since it is a shortcut, we can rename it without causing a change in the origin.

      The files that are essential for me should have appeared at the beginning of OneDrive. This saves time when selecting documents. My renaming is done with "_xxxxx" so that all shortcuts are at the beginning of OneDrive.

      After renaming we find all ShortCuts at the beginning
      By the way, the whole thing happens on all devices, including mobile devices (iOS, Android)

       

      Step 5: Delete the original synchronization

      The last step in the conversion is to delete the files, the "classic synchronization. Why do I do this now?

      Well, if something went wrong. we can always go back to the old synchronization. Again, only one synchronization of a library is possible. So if you want to go back, you have to unlink it. This can be done in several places
      Windows Explorer -right mouse button: Remove shortcut. Then the shortcut is removed, the contained folders and subfolders/files. Then you can do the "classic" synchronization again. But in doing so, OneDrive recognizes that they had already synchronized this library before and suggests them to take this data. This reduces network traffic.

      Back to our topic. We wanted to delete exactly this document library that is no longer synchronized:
      This order is no longer in the synchronization

      Make sure that you select the correct library. There must not be a sync icon visible. Right-click on the library on the left and select Delete. The folder and all subfolders/files will be deleted and can only be found in the recycle bin.

      OneDrive: Add to OneDrive: go through all steps

      Lastly, a note for administrators:

      If you are working with group policies and you have configured the OneDrive group policy Configure team site libraries to sync automatically you have to turn off this group policy first.

      If you as a user do not know if such a group policy exists, ask your administrator !!!

      OneDrive: Unterschiede beim Synchronisieren

      8. Februar 2021 1 Kommentar

      OneDrive for Business: Unterschiede beim Synchronisieren

      Derzeit gibt es die klassische Synchronisierung bei SharePoint Online Dokument Bibliotheken und der neuen Möglichkeit mit dem Namen „Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen“. Es gibt für beide Methoden Vor- und Nachteile und wesentliche Unterschiede. In diesem Artikel bezieht sich alles auf OneDrive for Business und nicht auf OneDrive Personal.

       

      Synchronisieren von SharePoint Bibliotheken

      • Manuelle Auslösung der Synchronisation per Klick auf den Sync Button +
      • Automatische Auslösung per Gruppenrichtlinie +
      • Die Gruppenrichtlinien wirkt immer auf das Root-Verzeichnis, also alles oder nichts  
      • Einschränkung per Filter nur bedingt möglich, weil fehlerhaft
      • Bei Aufhebung der Synchronisierung bleiben Daten auf dem Device zurück
      • Synchronisierung muss auf jedem Gerät ausgeführt werden
      • Aufhebung der Synchronisierung muss auf jedem Gerät ausgeführt werden
      • Umbenennen des Root Orders nicht möglich
      • Fragmentierung der Struktur

      Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen

      • Nur manuelle Auslösung der Synchronisation
      • Keine Gruppenrichtlinie
      • Synchronisierung in OneDrive +
      • Synchronisierung in allen Geräten einschließlich mobile Geräte +
      • Verknüpfung kann umbenannt werden +
      • Bei Auflösung der Verknüpfung erfolgt die Löschung der Daten auf allen Geräten ++
      • Schnell erstellt, nur bestimmt Ordner, danach wieder Auflösung +
      • Nur innerhalb einer Organisation anwendbar

      Details zu Synchronisieren von SharePoint Bibliotheken

      Man loggt sich in Office 365 mit einem Browser ein. Man wechselt zu einer SharePoint Bibliothek, bei der man natürlich auch Zugriff hat. Im Browser sieht man dann links den Link „Dokumente“ und nach dem Klick erscheint im oberen Menü der Sync Button. Dieser erscheint auch nur, wenn man sich im Root Verzeichnis befindet und kein Ordner oder keine Datei selektiert wurde. Mit dem Klick wird dann die Synchronisation gestartet. In Organisationen werden üblicherweise mehrere SharePoint Bibliotheken implementiert. Denn „Marketing“ Daten haben normalerweise nichts in der „Finanz“ Bibliothek zu tun. Das ist übrigen ein gern gemachter Fehler, wenn Netzwerklaufwerke zu SharePoint Online migriert werden. Natürlich passen in eine SharePoint Online Bibliothek 30 Millionen Dokumente, aber der OneDrive Sync Client (OneDrive.exe) auf Windows hat eine Höchstgrenze an Dateien (300000), die der Sync Client in der Lage ist, zu synchronisieren. Für mich stellt sich immer die Frage, ob wir immer alle diese Dateien auf dem Client benötigen, aber dazu später mehr.

      Was manuell immer geht, kann man auch automatisieren. Mittels Gruppenrichtlinie. Aber die Restriktionen der Sync Engine bleiben erhalten. Die Gruppenrichtlinie kann auch keinen Filter implementieren, also alles oder nichts. Einen Filter kann der Benutzer dann manuell erstellen, um Ordner auszublenden. Leider ist seit geraumer Zeit im Filter immer noch ein Bug enthalten, der den Filter damit unbrauchbar macht. Hat der Benutzer mehrere Geräte, muss er die manuelle Synchronisation mehrfach durchführen, wenn die Administration keine Gruppenrichtlinie zur Verfügung stellt. Auch bei einer Aufhebung der Synchronisation muss man das auf jedem Gerät einzeln durchführen und die Dateien werden nach der Aufhebung auf dem Gerät nicht gelöscht.
      Ausnahme: Dateien auf Abruf, wo nur der Dateiname angezeigt wird, und die sich nur in der Cloud befinden, werden bei der Aufhebung der Synchronisierung sofort entfernt

      Ein weiterer Nachteil ist es, dass eine Umbenennung des Root Ordners nicht möglich ist. Sind viele SharePoint Bibliotheken in der Synchronisierung, wirkt der Datei-Explorer für manche Benutzer stark fragmentiert.

       

      Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen

      Wenn man also die Nachteile der klassischen Synchronisierung anschaut, dann wundert man sich nicht, dass Microsoft mit „Add to OneDrive“ die nächste Generation in die Wege leitet. Zuerst wird die Synchronisation wie oben eingeleitet. Dann aber muss ein Ordner selektiert werden, und danach im oberen Menü der Menüpunkt „Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen“ angeklickt werden.
      Dann passieren mehrere Dinge: In OneDrive for Business wird ein Ordner mit dem Shotcut-Symbol angezeigt. Das Gleiche passiert auf jedem Device des Benutzers, Auch auf den Smartphones, sowohl unter Android als auch iPhone. Es gibt aber keine Gruppenrichtlinie, der ShortCut muss also immer vom Benutzer ausgelöst werden. Das ist auch gut so, denn jedem Mitarbeiter bleibt es vorbehalten, genau den richtigen Ordner zu selektieren, damit er mit den enthaltenen Unterordner und Dateien arbeiten kann.
      Wer schon einmal mit den Windows Shortcuts gearbeitet hat, weiß, das dort ein ShortCut umbenannt werden kann. Das trifft auch hier zu. Die Herkunft wird nicht verändert. Damit kann ich auch geschickt eine Sortierung in OneDrive for Business herbeiführen. Werden Die Dateien nicht mehr benötigt, so können diese von jedem beliebigen Gerät aufgehoben werden. Also im Browser innerhalb von OneDrive, Im Windows Explorer oder aber im Smartphone. Dabei werden dann auf allen Geräten die Dateien gelöscht, nicht jedoch in der Herkunft. Das geht schnell und die Abstimmung bei der Synchronisierung wird wesentlich schneller, weil weniger Dateien synchronisiert werden müssen.

      Allerdings muss man sich überlegen, wie in Zukunft die Dokument Bibliotheken auf SharePoint Online aufgebaut werden müssen oder sollen, um optimales Arbeiten unterschiedlicher Mitarbeiter zu gewährleisten. Hier muss auch bei einer möglichen Migration vorher überlegt werden, wie und wohin die Dokumente migriert werden sollen.

      Und zuletzt noch ein paar Hinweise:

      Es ist nicht möglich, doppelt zu synchronisieren. Wer also die klassische Synchronisation bereits einsetzt, kann nicht sofort mit der gleichen Bibliothek und der Funktion „Verknüpfung zu meinen Dateien hinzufügen“ arbeiten. Zuerst muss die Synchronisierung auf jedem Gerät aufgehoben werden, nicht vergessen, die Dateien auch zu löschen. Wie gesagt auf jedem Windows Gerät eines Benutzers. Erst danach kann die Methode „Verknüpfung zu meinen Dateien“ verwendet werden.

      Und dann funktioniert das auch nur intern, also auf SharePoint Bibliotheken und OneDrive for Business Ordnern der eigenen Organisation.
      Derzeit hat Microsoft auch die Synchronisation von Ordner aus externer OneDrive for Business, die mit einem Benutzer geteilt werden, und dann synchronisiert werden können, unterbunden. Diese sollen aber in Kürze widerkommen.

      Referenzen und Links

      Add to OneDrive – der nächste Schritt
      OneDrive: Verknüpfung zu Meine Dateien
      Microsoft Ankita Kirti’s Blog Post
      Microsoft: Restriktionen bei OneDrive und SharePoint

      OneDrive: Differences in synchronization

      8. Februar 2021 3 Kommentare

      OneDrive for Business: differences in synchronization

      Currently there is the classic synchronization at SharePoint Online document libraries and the new possibility called "Add shortcut to my files". There are advantages and disadvantages for both methods and significant differences. In this article everything refers to OneDrive for Business and not to OneDrive Personal.

       

      Synchronizing SharePoint libraries

      • Manual triggering of synchronization by clicking on the Sync button +
      • Automatic triggering via group policy +
      • The group policy always affects the root directory, so it’s all or nothing
      • Restriction by filter only conditionally possible, because faulty
      • If synchronization is cancelled, data remains on device
      • Synchronization must be executed on every device
      • Unsynchronization must be executed on every device
      • Renaming of root order not possible
      • Fragmentation of the structure

      Add shortcut to my files

      • Only manual triggering of synchronization
      • No Group Policy
      • Synchronization in OneDrive +
      • Synchronization in all devices including mobile devices +
      • Shortcut can be renamed +
      • When the shortcut is dissolved, the data is deleted on all devices ++
      • Quickly created, only designated folder, then again resolution +
      • Only applicable within an organization

      Details about synchronizing SharePoint libraries

      You log in to Office 365 with a browser. You change to a SharePoint library, where you of course also have access. In the browser you will see the link "Documents" on the left and after the click the Sync button appears in the upper menu. This button only appears if you are in the root directory and no folder or file has been selected. With the click the synchronization is started. In organizations usually several SharePoint libraries are implemented. Because "marketing" data usually has nothing to do in the "finance" library. This is a common mistake when network drives are migrated to SharePoint Online. Of course, a SharePoint Online library can fit 30 million documents, but the OneDrive Sync Client (OneDrive.exe) on Windows has a maximum limit of files (300000) that the Sync Client is able to synchronize. For me, the question is always whether we always need all of these files on the client, but more on that later.

      What can always be done manually, can also be automated. By means of group policy. But the restrictions of the sync engine remain. The group policy can also not implement a filter, so all or nothing. A filter can then be created manually by the user to hide folders. Unfortunately, there is still a bug in the filter for quite some time, which makes the filter thus unusable. If the user has multiple devices, he must perform the manual synchronization multiple times if the administration does not provide a group policy. Even if the synchronization is cancelled, it must be done on each device individually and the files are not deleted after the cancellation on the device.
      Exception: files on demand, where only the file name is displayed, and which are only in the cloud, are removed immediately when the synchronization is cancelled.

      Another disadvantage is that renaming the root folder is not possible. If there are many SharePoint libraries in the synchronization, the file explorer looks very fragmented for some users.

      Add shortcut to my files

      So, looking at the drawbacks of classic synchronization, don’t be surprised to see Microsoft initiate the next generation with "Add to OneDrive". First, the synchronization is initiated as above. But then a folder must be selected, and then the menu item "Add shortcut to my files" must be clicked in the top menu.
      Then several things happen: In OneDrive for Business, a folder is displayed with the Shotcut icon. The same thing happens on every device of the user, even on the smartphones, both Android and iPhone. But there is no group policy, so the ShortCut must always be triggered by the user. This is a good thing, because it is up to each employee to select exactly the right folder to work with the subfolders and files it contains.
      If you have ever worked with Windows Shortcuts, you know that a ShortCut can be renamed there. This is also true here. The origin is not changed. This way I can also cleverly sort the files in OneDrive for Business. If the files are no longer needed, they can be removed from any device. So in the browser within OneDrive, in Windows Explorer or in the smartphone. The files are then deleted on all devices, but not in the origin. This is fast and the synchronization process is much faster because fewer files have to be synchronized.

      However, it is necessary to consider how the document libraries on SharePoint Online must or should be structured in the future in order to ensure optimal work by different employees. Here, even in the case of a possible migration, it must be considered beforehand how and where the documents are to be migrated.

      And last but not least a few hints:

      It is not possible to synchronize twice. So, if you already use the classic synchronization, you can’t use the same library and the "Add link to my files" function right away. First of all, you need to stop sync on each device, don’t forget to delete the files as well. As said on each Windows device of a user. Only after that, the "Shortcut to my files" method can be used.

      And then it works only internally, that is, on SharePoint libraries and OneDrive for Business folders of one’s own organization.
      Currently, Microsoft has also prevented the synchronization of folders from external OneDrive for Business, which are shared with a user, and can then be synchronized. However, these are to be resisted shortly.

       

      References and links

      Add to OneDrive – the next step
      OneDrive: Add Shortcut to My Files
      Microsoft Ankita Kirti’s Blog Post
      Microsoft: Restrictions on OneDrive and SharePoint

       

      New experiences with file exchange in teams

      19. August 2020 Hinterlasse einen Kommentar

      Sharing Files

      Genius, actually. Whether in a document, in Windows Explorer, on mobile devices like Android or Apple and in the Web, sharing is the same everywhere.

      Everywhere?

      No, not in teams, there it is only possible via detours. And on July 16, 2020 Microsoft announced that users in teams should receive the same procedure. Microsoft cannot keep this date:

      Before After
      Start of roll-out: mid August end of August
      Roll-out end: mid September End of September

      With this update, when users share a file from within Teams, they will have the option to create sharing links that provide access to

      • anyone,
      • people within your organization,
      • people with existing access or
      • specific people, including those in a 1:1 chat, group chat, or channels.

      Before users share a file in a chat and channels, they will be notified if recipients don’t have permission to view the file. The user can change permissions before they share the file (if they have permission to do so).

       

      The reasoning is a bit special for me:

      To ensure the best possible experience for our users, we are delaying some of our deployments to reduce the amount of changes flowing into the services.

      Summary:

      as of late, schedules are repeatedly thrown overboard. Microsoft Team users unfortunately have to be patient.

      ressource: Microsoft MC218732 Roadmap 51230

      Kategorien:Microsoft365, Office365, Teams Schlagwörter:

      Neue Erfahrungen beim Dateiaustausch in Teams

      18. August 2020 Hinterlasse einen Kommentar

      Dateien Teilen

      Eigentlich genial. Ob Im Dokument, Im Windows Explorer, bei dem mobilen Geräten wie Android oder Apple und im Web, also überall ist das Teilen gleich.

      Überall?

      Nein, nicht in Teams, Da ist es nur über Umwege möglich. Und am 16. Juli 2020 hat Microsoft angekündigt, dass die Benutzer in Teams die gleiche Vorgehensweise erhalten sollten. Dieser Termin kann Microsoft nicht halten:

      Vorher Jetzt
      Start of roll-out: mid August Ende August
      Ausroll Ende: Mitte September Ende September

       

      Mit diesem Update haben Benutzer, wenn sie eine Datei innerhalb von Teams freigeben, die Möglichkeit, Freigabelinks zu erstellen, die Zugriff auf

      • jedermann,
      • Menschen innerhalb Ihrer Organisation,
      • Personen mit vorhandenem Zugang oder
      • bestimmte Personen, einschließlich derjenigen in einem 1:1-Chat,
      • …Gruppen-Chat oder Channels.

      Bevor Benutzer eine Datei in einem Chat und in Channels freigeben, werden sie benachrichtigt, wenn Empfänger keine Berechtigung zum Anzeigen der Datei haben. Der Benutzer kann die Berechtigungen ändern, bevor er die Datei freigibt (wenn er die Berechtigung dazu hat).

      Die Begründung ist für mich etwas sonderlich:

      Um die bestmögliche Erfahrung für unsere Nutzer zu gewährleisten, verzögern wir einige unserer Einsätze, um den Umfang der in die Dienste fließenden Änderungen zu reduzieren.


      Zusammenfassung:

      wie in letzter Zeit immer wieder werden Zeitpläne über Bord geworfen. Microsoft Teams Benutzer müssen sich leider etwas gedulden.

       

      Quelle: Microsoft MC218732 Roadmap 51230

      OneDrive Basics 03

      30. Juli 2020 8 Kommentare

      I have already published the first two parts with a general overview. Not read them yet? Then start here first.

      But before we start with Outlook, here is the access from the web browser

      OneDrive in the browser and Outlook on the Web

      This allows us access to various document libraries, to our OneDrive for Business, which is always called OneDrive for the apps in the browser. Of course we need a link first, so that we can access these documents here. And without documents it doesn’t make sense to synchronize libraries. As you can see in the figure above, there are four areas:

      • Outlook on the Web
      • SharePoint Document libraries
      • OneDrive fro Business
      • OneDrive Personal

      And if you prefer to work with the native program Outlook, you can see this in the next picture:

      Oulook and the integration of OneDrive

      Of course I will not write about Outlook (1) per se here. This program, hated or loved by many, is sometimes too overloaded with its many functionalities, for some it is still the work tool par excellence. I personally tend to the second group, but I have always organized my Outlook with many rules.

      Let’s come to the integration of OneDrive in Outlook. In the past, we were used to create a document, save it wherever we wanted, and then call up Outlook and send this document as an attachment to another person or group of people by e-mail. When I write about the past, yes, this is still done in many organizations. For one thing, the administration has simply forbidden sharing a link to a document, because that would give (arbitrary) access to documents and thus to the own infrastructure. And could not be monitored. That this is not necessarily the case, we will have realized at the end of the article series. The possibilities are manifold. But back to Outlook. And the OneDrive integration.

      Outlook dialog, when I want to add an attachment At the moment of adding an attachment, Outlook tells me if I want to share the document as a link.

      If it is about the simple transmission of a document, a file, then it can very well be sent as an attachment. You only have to pay attention to the size. Maybe you can send the file, but if it is too big, then it is better to send the document as a link. The same applies if the document is to be processed by the recipient. As long as this is only one recipient, the effort is still small, with several recipients, this can often be a horror scenario. If you only send the link, the document remains in your Office 365 cloud, i.e. in a SharePoint library (2) or in OneDrive for Business (3). Or of course to our OneDrive (Personal) (4). With classic sending as an attachment and editing and sending it back, you’ll make more work for yourself.

      another dialog in Outlook that controls access

      If we insert the link in Outlook when we select it, we can then also determine which rights I assign to the link.

      Depending on the specifications of the administrators I can set different permissions

      Microsoft reacted years ago and with SharePoint and OneDrive for Business gave us a way to store my documents there and then share them. The original always remains stored in the same place in your organization. One or more people can edit the document, and thanks to versioning in the document libraries, old statuses are also preserved.

      At this point we need to talk about sharing a document. Basically: Everything that is contained in a document library in our SharePoint Online, and this also applies to OneDrive for Business, can be shared with other people:

      Share

      We can click on parts in different places, even on iOS or Android the dialog looks the same.

      I can share with

      • Everyone with this link (anonymous)
      • Persons at "Organization
      • Persons with existing Access
      • Specific prople
        Another scenario, I have a PowerPoint file with many graphics and videos stored in my OneDrive for Business. After a presentation at a conference, I want to share my presentation with people who gave me their business cards. If I have the file open, I can click on Share directly in PowerPoint and get the Share dialog shown above. Since these are different people and different organizations, I have two possible options:
      • Anyone with this link
      • Specific persons
        Everyone with this link
        the first one is an anonymous link, the recipient can forward it, but it can be restricted in time by the administration. Access is denied after a certain number of days. The time restriction can be extended by the administration up to 730 days (that is 2 years). I recommend a period between 30 and 90 days. The user can only reduce this time, not extend it. After the date expires, access to this document or folder will be denied. Anonymous means that every person who is in possession of this link has access. How that person got hold of the key does not matter. Therefore the anonymous access of administrators of many organizations is disabled. I think there is another way to solve this. Because with Outlook I can still send the document as an attachment. The protection of document libraries can be solved with RMS and / or Sensitive Labels, i.e. Information Protection. This is of course more complicated for administrators than simply switching off. A first way is to reduce the time period even further.

      Specific people

      the second way to send a link to people who do not belong to our organization. Here each person must be named individually, (email address) and it is checked whether the person is really the person. We use different procedures to ensure this. Unfortunately, Microsoft has not adopted the time limit of the anonymous link. So the access to the document remains open. If the link is forwarded by a recipient, this person has no access to the document because of the verification. Here too, the following applies: Better protect documents with Azure Information Protection.

      When I have selected all my options, I can also enter the participants and send the whole thing directly from the dialog with a short comment, or I can copy the link and switch to Outlook to paste the link into the text.

      Outlook converts the link into a readable version This super long link is then converted as shown in the picture.

       

      My above scenario with the PowerPoint limps in my case because I no longer collect business cards. I create a link, and then convert it to a QRCode, which also fits on a slide.

      Sharing is elementary important. It describes the way to make a document accessible to one or more people so that they can view the document, or if they have rights, edit the document. The storage location, however, always remains the same.

      About sharing, you can also fill several chapters, so this chapter must first be sufficient

      Summary:

      Collaboration starts with writing a document. And in OneDrive 02 Basics I already mentioned that Office programs like Word, Excel and PowerPoint play a role here. Writing, saving and sharing. And that this can be done directly from the Office programs, will be described again in the OneDrive 07 Basics.

      But in this chapter we have already learned a little about sharing. That there are different ways to share information with other people. And although Outook primarily deals with messages, interfaces to OneDrive are also implemented here. Users won’t implement the OneDrive principle immediately, that takes quite a while and here the program supports. Over and over again.

      the next chapter is then Basics OneDrive 04 with Windows 10. there we will take care of the integration into the operating system. If you don’t want to miss another episode, you’ll also find the possibility to subscribe to the blog on the right side in the bar.


      OneDrive Basics 01 (Server and Services)
      OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
      OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
      OneDrive Basics 04 (Windows 10)
      OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
      OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
      OneDrive Basics 07 (Office Integration)
      OneDrive Basics 08 (Synchronisation  Shared with me)
      OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
      OneDrive Basics 10 (Teams)

      for those who want to read it in german language

      Grundlagen OneDrive 03

      30. Juli 2020 8 Kommentare

      Die ersten zwei Teile mit einem generellen Überblick habe ich ja bereits veröffentlicht. Noch nicht gelesen? Dann zuerst hier beginnen.

      Bevor wir aber mit Outlook beginnen, hier zuerst einmal der Zugriff aus dem Web-Browser

      OneDrive im Browser und Outlook im Web

      Denn dieser erlaubt uns den Zugriff auf diverse Dokument-Bibliotheken, auf unser OneDrive for Business , was bei den Apps im Browser immer nur OneDrive heisst. Natürlich benötigen wir erst einmal einen Link, damit wir hier auf diese Dokumente zugreifen können. Und ohne Dokumente macht es auch keinen Sinn, Bibliotheken zu synchronisieren. Wir wir der obigen Abbildung sehen können, sind es vier Bereiche:

      1. Outlook im Web
      2. SharePoint Dokument Bibliotheken
      3. OneDrive for Business
      4. OneDrive Personal

      Und wer viel lieber mit derm native Programm Outlook arbeitet, der kann das gleich in der nächsten Abbildung sehen:

      Oulook und die Integration von OneDrive

      Natürlich werde ich hier nicht über Outlook (1) an sich schreiben. Das von vielen gehasste oder aber geliebte Programm ist mit den vielen Funktionalitäeten manchmal zu überfrachtet, für manche ist es immer noch das Arbeitswerkzeug schlechthin. Ich persönlich tendiere zur zweiten Gruppe, aber ich habe mein Outlook mit vielen Regeln schon immer organisiert.

      Kommen wir zur der Integration von OneDrive in Outlook. In der Vergangenheit waren wir es gewohnt, ein Dokument zu erstellen, es wo auch immer abzuspeichern, und dann Outlook aufzurufen, um dieses Dokument dann per E-Mail als Anhang eineer anderen Person oder Personenkreis zukommen zu lassen. Wenn ich von der Vergangenheit schreibe, ja, das wird in vielen Organisation weiterhin so getan. Zum einem hat die Adminstration schlichtweg untersagt, einen Link zu einem Dokument zu teilen, denn damit würden ja (willkürliche) Zugiffe auf Dokumente und damit auf die eigene Infrastruktur gegeben. Und könnten nicht überwacht werden. Das dem nicht unbedingt so ist, werden wir am Ende der Artikel-Serie erkannt haben. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Aber zurück zu Outlook. Und die OneDrive-Integration.

      Outlook Dialog, wenn ich einen Anhang hinzufügen will Im Moment des Hinzufügen eines Anhangs werde ich von Outlook darauf aufmerksam gemacht, ob ich das Dokument nicht doch als Link teile möchte.

      Wenn es um die einfache Übermittlung eines Dokumentes, einer Datei geht, dann kann diese sehr wohl als Anhang versendet werden. Man muss nur auf die Größe achten. Vileleicht können sie die Datei versenden, aber der wenn diese zu groß ist, dann solten Sie das Dokument besser als Link versenden. Gleiches gilt, wenn das Dokument von dem Empfänger bearbeitet werden soll. Solange das nur ein Empänger ist, ist der Aufwand noch gering, bei mehreren Empfängern, kann das oft zum Horror-Szenario werden. Wenn Sie nur den Link versenden, dann bleibt das Dokument in ihrer Office 365 Cloud, also in einer SharePoint Bibliothek (2) oder in OneDrive for Business (3). Oder natürlich zu unserem OneDrive (Personal) (4). Mit dem klassischen Versand als Anhang und dem Bearbeiten und Rücksenden machen Sie sich selbst mehr Arbeit.

      ein anderer Dialog in Outlook, der den Zugriff regelt Wenn wir in Outlook bei der Auswahl den Link einfügen, kann danach auch noch festgelegt werden, welche Rechte ich dem Link zuordne.

      Je nach Vorgaben der Administratoren kann ich unterschiedliche Berechtigungen einstellen

      Microsoft hat schon vor Jahren reagiert und uns mit SharePoint und OneDrive for Business eine Möglichkeit gegeben, dort meine Dokumente abzuspeichern und anschließend zu teilen. Das Orginal bleibt immer an der gleiche Stelle in Ihrer Organisation gespeichert. Ein oder mehrere Personen können das Dokument bearbeiten, dank Versionierung in den Dokumentbibliotheken bleiben alte Zustände ebenfalls erhalten.

      Wobei wir uns an dieser Stelle erst einmal über das Teilen eines Dokumentes unterhalten müssen. Grundsätzlich gilt: Alles was in unserem SharePoint Online in einer Dokument Library enthalten ist, und das gilt auch OneDrive for Business, kann mit andeneren Personen geteilt werden:

      Teilen

      Wir können an unterschiedlichern Stellen auf Teilen klicken, selbst auf iOS oder Android sieht der Dialog gleich aus.

      Teilen kann ich mit

      • Jeder mit diesem Link (anonym)
      • Personen bei “Organisation”
      • Personen mit Zugruff
      • Bestimmte Personen

      ein anderes Szenario, ich habe eine PowerPoint Datei mit vielen Grafiken und Videos in meinem OneDrive for Business gespeichert. Nach einer Präsentation auf einer Konfernez möchte ich meine Präsentation mit Personen teilen, die mir Ihre Visitenkarten in die Hand gedrückt haben. Wenn ich die Datei gerade offen habe, kann ich direkt in PowerPoint auf Teilen klicken und bekomme den oben abgebildeten Teilen Dialog. Da es sich um unterschiedliche Personen und unterschiedliche Organisationen handelt, habe ich zwei mögliche Optionen:

      • Jeder mit diesem Link
      • Bestimmte Personen
        Jeder mit diesem Link
        das erste ist ein anonymer Link, der Empfänger kann ihn weiterleiten, der aber zeitlich durch die Administration eingeschränkt werden kann. Nach einer bestimmten Anzehl von Tagen wird der Zugriff verweigert. Die Zeitliche Einschränkung kann durch die Administration bis zu 730 Tage (also 2 Jahre) ausgedehnt werden. Ich empfehle einen Zeitraum zwischen 30 und 90 Tagen. Der Benutzer kann diese Zeit nur noch reduzieren, nicht verlängern. nach Ablauf des Datums wird der Zugriff auf dieses Dokument oder den Ordner verweigert. Anonym bedeutet, jede Person, die im bedsitz dieses Links ist, hat auch Zugriff. Wie diese Person in Besitz des Schlüssels gekommen ist, ist vollkommen egal. Deshalb wird der anonyme Zugriff von Adminstratoren vieler Organisationen ausgeschaltet. Ich finde, dass kann man auch anders lösen. Denn mit Outlook kann ich das Dokument auch weiterhin als Anhang versenden. Der Schutz von Dokument Bibliotheken kann mit RMS und /oder Sensitive Labels, also Information Protection gelöst werden. Das ist natürlich für die Administratore aufwändiger, als einfach abschalten. Ein erster Weg ist, den Zeitraum noch weiter herunter zu setzen.

      Bestimmte Personen

      der zweite Weg, einen Link an Personen zu senden, die nicht zu unserer Organisation gehören. Hier muss jede Person einzeln benannt werden, (EMail-Adresse) und  es wird geprüft, ob der jenige auch wirklich die Person ist. Dafür werden verschiedene Verfahren benutzt um dies zu gewährleisten. Leider hat Microsoft die zeitliche Einschränkung vom anonymen Link nicht übernommen. Der Zugriff auf das Dokument bleibt also offen. Wird der Link von einem Empfänger weitergeleitet, hat diese Person auf Grund der Überprüfung keinen Zugriff. Auch hier gilt,: Besser die Dokumente mit Azure Information Protection schützen.

       

      Wenn ich alle meine Optionen ausgewählt habe, kann ich auch die Teilnehmer eintragen und mit einem kurzen Kommentar das Ganze direkt aus dem Dialog versenden, oder aber den Link kopieren und dann zu Outlook wechseln, um den Link dann im Text einzufügen.

      Outlook wandelt den Link in eine lesbare Version um Dieser super lange Link wird dann wie im Bild zu sehen ist umgewandelt.

       

      Mein obiges Szenario mit der PowerPoint hinkt in meinem Fall, weil ich keine Visitenkarten mehr einsammle. Ich erstelle einen Link, und wandle diesen dann in einen QRCode um, der ebenfalls auf einem Slide Platz findet.

      Teilen ist elementar wichtig. Es beschreibt den Weg, ein Dokument einem oder mehreren Personen zugänglich zu machen, damit diese das Dokument anschauen, oder wenn Rechte vorhanden sind, das Dokument auch bearbeiten können. Der Speicherort bleibt aber immer der gleiche.

      Über das Teilen, kann man ebenfalls mehrere Kapitel füllen, deshalb muss dies in diesem Kapitel erst einmal genügen

       

      Zusammenfassung:

      Zusammenarbeit fängt beim Schreiben eines Dokumentes an. Und im Grundlagen OneDrive 02 habe ich ja bereits angedeutet, dass hier die Office Programme wie Word, Excel und PowerPoint eine Rolle spielen. Schreiben, Speichern und Teilen. Und das das direkt aus den Office Programmen erledigt werden kann, wird noch einmal in den Grundlagen OneDrive 07 beschreiben werden.

      In diesem Kapitel haben wir aber bereits ein wenig vom Teilen erfahren. Dass es unterschiedliche Möglichkeiten gibt, mit anderen Personen Informationen zu teilen. Und obwohl Outook primär mit Nachrichten umgeht, sind auch hier Schnittstellen zu OneDrive implementiert. Anwender werden nicht sofort das OneDrive Prinzip umsetzen, das dauert schon eine geraume Weile und hier unterstüzt das Programm. Immer und immer wieder.

      das nächste Kapitel ist dann Grundlagen OneDrive 04 mit Windows 10. Dort werden wir uns um die Integration in das Betriebssystem kümmern. Wer keine weitere Folge versäumen möchte, der findet auch der rechten Seite  in der Leiste die Möglichkeit, den Blog zu abbonieren.


      Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
      Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
      Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
      Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
      Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
      Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
      Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
      Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
      Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
      Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

      if you want to read it in english language

      Grundlagen OneDrive 02

      22. Juli 2020 10 Kommentare

      Wow, was für ein großes Interesse!

      Und wer erst heute hier eingestiegen ist, sollte erst einmal den 1. Teil mit den Grundlagen OneDrive mit den Servern und Diensten in der Microsoft 365 Cloud lesen, dann gehts geht es hier weiter mit dem der Übersicht der Clients und Programmen.

      Client Programme wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint sind für die Zusammenarbeit vorbereitet

      Die Abbildung zeigt sowohl das Windows Betriebssystem als auch ein paar Programme, die mit OneDrive zusammenarbeiten

      1. Outlook
      2. Windows 10
      3. Word
      4. Excel
      5. PowerPoint

      1. Outlook

      Outlook und OneDrive. Ja wird später noch erklärt. Natürlich steht Outlook als native App für E-Mail und Kalender, Kontakte und mehr.

      2. Windows 10

      Ich habe hier das aktuelle Betriebssystem Windows 10 genommen. Dort wurde bereits in der ersten Ausgabe der Next Generation Sync Client installiert. Und mit jeder neuen Version wurde die Synchronisation in das Betriebssystem, und hier im Besonderen in den Datei-Explorer verbessert und neue Funktionen implementiert. Heute ist der Datei-Explorer das Client-Abbild von Dateien von SharePoint Online. Er enthält die jeweils letzte (neuste) Version eines Dokumentes und mit Dateien auf Abruf können Tausende von Dateien angezeigt werden, ohne dass sich diese physikalisch auf dem Rechner befinden. Das Konzept des Teilens mit anderen Personen innerhalb oder außerhalb meiner Organisation ist der erste Schritt zum gemeinsamen Arbeiten. Und das geht nicht nur in Windows 10, sondern auch auf dem Apple Mac

      3. Word

      Das klassische Textverarbeitungsprogramm wurde um Funktionalitäten wie Versionierung und glkeichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten vorbereitet.  Immer noch werden Dokumente via EMail mit anderen geteilt. Chaos  bei mehreren Versionen ist vorprogrammiert.

      4. Excel

      Schon mal ein Excel mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet? Ich sehe durch unterschiedliche Farben, wie Mitarbeiter mit mir zusammen eine Excel-Tabelle bearbeiten und kann dadurch enorm viel Zeit sparen. Übrigens, der kleinste Bereich, der für die anderen Mitarbeiter gesperrt ist, ist eine Zelle. Wer zuerst in die Zelle klickt, hat gewonnen.

      5. PowerPoint

      Genau wie Word und Excel kann PowerPoint mit der möglichen, gleichzeitigen Berabeitung glänzen. Der Vorgang ist bei allen drei Programmen der gleiche. Programm aufrufen und speichern, also in einer SharePoint Bibliothek oder OneDrive for Business.  Bei der Bibliothek haben andere sofort Zugriff, bei OneDrive for Business muss ich das Dokument noch teilen.

      Programme wie Word, Excel und PowerPoint, die auch neue Versionen automatisch bekommen (können), werden auch immer intelligenter, so dass bei der Auswahl eines Dokument auch Namensänderungen automatisch korrigiert werden.

      Und sollte mal kein Internet vorhanden sein, können die synchronisierten Dateien auch Offline bearbeitet werden.

       

      OneDrive Integration: Browser, Teams, iOS und Android

      Nun ist das Bild komplett. Hier werden weitere Programme und Betriebssysteme gezeigt:

      1. Der Web-Browser
      2. Microsoft Teams
      3. Apple iOS
      4. Android

      1. Der Web-Browser

      welchen Browser sie auch immer benutzen, ich habe zwei verschiedene im Einsatz.  Um mit Microsoft 365 oder Office 365 zu arbeiten ist eigentlich nur der Web-Browser notwendig. Und auf welchem Betriebssystem diser dann läuft, ist fast egal. Denn hier kann ich sowohl meine EMails bearbeiten, aber auch Dokumente von SharePoint Onlie Bibliotheken anzeigen und bearbeiten. Selbst mit Teams im Web kann ich nicht nur ins nächste Meeting, auch darüber bleibt ein Zugriff auf Dokumente möglich.

      2. Microsoft Teams

      Das Programm mit den vielen Möglichkeiten, das die Zusammenarbeit wesentlich beschleunigen kann. Ja und auch darin enthalten: OneDrive und die Synchronisation

      3. Apple iOS

      Ob iPhone oder iPad, natürlich wird OneDrive auch für mobile Geräte aus dem Hause Apple unterstützt.

      4. Android

      Die zweite Smartphone Plattform kann natürlich auch mit den verschiedenen Bereichen von SharePoint Online umgehen.

       

      Damit schließen wir ersrt einmal die Übersicht. Diese Aufzählung ist natürlich nicht komplett. Mit der OneDrive API und den OneDrive Connectoren in PowerAutomate können eigene Lösungen geschrieben werden, die auf unterschiedliche Art und Weise mit SharePoint Online, OneDrive for Business und OneDrive Personal aufsetzen. Wer also gedacht, das es sich nur um ein weiteres Netz (Cloud) Laufwerk handelt, sollte die folgenden Beiträge lesen. Im nächsten Blog Post geht es dann detailiert weiter und wir starten mit Outlook.

      Und wers noch nicht getan hat, in der rechten Leiste finden Sie die Möglichkeit, den Blog zu abbonieren. Dann versäumen Sie keine weitere Folge


      Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
      Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
      Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
      Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
      Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
      Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
      Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
      Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
      Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
      Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

      if you want to read it in english language

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