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Grundlagen OneDrive 07

11. September 2020 7 Kommentare

Ja, so ganz einfach ist B2B nicht zu verstehen. Ich hoffe, dass Grundlagen OneDrive 06 etwas Licht ins Dunkel gebracht hat. Ich jedenfalls glaube, dass Mittelstandsfirmen genau dieses Konzept umsetzen können.

Und heute steht die Office Umsetzung auf dem Programm

OneDrive Implementierung in  Word, Excel und PowerPoint

Wir reden heute nicht über Outlook Integration. Denn Outlook gehört ja auch zu Office. Und Outlook Integration wurde in Grundlagen OneDrive 03 beschrieben. So, ein Programm abgehakt. Die obige Abbildung zeigt mehrere Verbindungen zu den Office Programmen:

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint

Die Punkte 1,2 und 4 sollen hier mit den Browser basierenden Word Online, Excel Online und PowerPoint Online darstellen. Direkt vom Browser ohne installierte native App, also Word, Excel und PowerPoint Installation auf dem Rechner. Diese Versionen sind zum Teil eingeschränkt, dass soll hier gar nicht diskutiert werden. Aber man kann sich mit unterschiedlichen Dokument Bibliotheken verbinden (sofern man dort auch die Rechte hat). Oder aber in sein eigenes OneDrive for Business. Und auchr mit seinem OneDrive Personal (Konsumer Version). Was ich als Benutzer dazu benötige? Kommt darauf an. Wenn mir jemand eine Einladung sendet, an einem Dokument zu arbeiten, eigentlich nichts. Einen aktuellen Browser. Ich muss mir nur die EMail mit der Einladung aufheben. Oder den Link. Ich brauche aber nichts von Office auf diesem Gerät.  Der Browser genügt.

Kann ich denn dieses Dokument auf mein Gerät synchronisieren?

In den Grundlagen OneDrive 08 beschreibe ich genau diesen Vorgang und was die Voraussetzungen dafür sind. (Zugegeben, noch nicht erschienen) Und das natürlich in der alten und der neuen Weise. Denn Microsoft ändert derzeit genau dort etwas.  Also hierzu etwas Geduld mitbringen.

 

Gemeinsames Arbeiten

Hört sich toll an? Nun schauen wir in die Vergangenheit. Man hat das Dokument lokal gespeichert. Und dann das Dokument als Anhang per Mail versendet. Ab diesem Moment wurde es kompliziert. Denn ich als Versender kann jetzt nicht einfach  an diesem Dokument weiterarbeiten. Denn der Empfänger könnte ja auch… Und dann zurücksenden. Jetzt habe ich zwei Versionen. Das war und ist leider noch sehr häufig die Realität. Und kostet beide Parteien Zeit und damit Geld. Und es kann noch viel komplizierter werden. Als Vertriebsleiter habe ich acht Mitarbeiter, von denen ich zum Monatsende für den ForeCast Zahlen benötige. Also schnell ein Excel-Sheet vorbereitet, dann versendet. Ich erhalte acht unterschiedliche Versionen zurück. Und habe jetzt die Arbeit vor mir, nämlich acht unterschiedliche Versionen zusammen zu fassen.  Dabei ist der Weg so einfach. Bei der Erstellung dieses Exvcel-Sheets muss ich mir ein paar Gedanken machen. Wo soll jeder meiner acht Mitarbeiter seine Verkaufszahlen eintragen?  Beim Speichern wähle ich dann unsere gemeinsame Dokumenten-Bibliothek. Oder mein OneDrive for Business. Habe mir vorher noch den Link zum Dokument in die Zwischenablage gespeichert. Dann wie gewohnt E-mail an den Vertrieb senden. Mit dem Link. Jetzt können diese das Dokument berarbeiten. Es ist für alle das gleiche Dokument.  Und wenn es sein soll, können auch zwei oder mehrere Personen das Dokument gleichzeitig bearbeiten. Und ich als Vertriebsleiter habe nichts mehr mit der Auf- und Überarbeitung des Dokumentes zu tun. Das funktioniert von den Desktop-Applilkationen zu anderen Desktop Applikationen, über Betriebssystem-Grenzen hinweg (Windows / Apple) oder gar eine Mischung aus Desktop und Browser-Variationen. Dabei sieht man auch, wenn andere zur gleichen Zeit arbeiten. Und wo Sie gerade arbeiten. Damit es keine Karambolage gibt sollte man allerdings wissen wo die Grenzen sind, denn es stellt sich die Frage, wenn zwei Personen an einer Stelle Daten eingeben, was passiert? Dazu muss man wissen, das der kleinste Bereich dem gehört, der zuerst klickt, was allerdings in der Cloud ankommen muss. Der kleinste Bereich ist in Excel eine Zelle, bei Word ein Absatz, bei PowerPoint ein Slide. Selbst wenn mal etwas schiefgeht und man einfach weitergeschrieben hat, nicht verzweifeln. Die Applikationen weisen einen darauf hin. Gemeinsames Arbeiten will gelernt sein. Das muss man ausprobieren, also investieren Sie etwas Zeit.

Speicherort

Office weiss mehr als wir uns merken können. aber in der Vergangenheit gab es Fehlermeldungen beim Öffnen eines Dokumentes wie “Entschuldigung, wir konnten Ihre Datei leider nicht finden. Wurde sie verschoben, umbenannt oder gelöscht?” Ja, richtig. Office konnte ja nicht wissen, das ich dieses Dokument im Windows Explorer umbenannt habe. Ja, wenn ich die Datei ganz am Anfang an einer Stelle gespeichert hätte, welcher mit der Cloud synchronisiert wird, wäre das manuelle Suchen bei erneuten Aufrufen überhaupt nicht aufgetreten. Denn in allen SharePoint Bibliotheken und in OneDrive for Business wirkt die Versionshistorie. Ein Umbenennen im Windows Explorer oder im Web Browser bewirkt einen zusätzlichen Version. Wird alles fein und sauber mitprotokolliert. Und wenn ich dann beim Öffnen eine Datei mit dem alten Namen auswähle, wird die Datei mit dem neuen Namen geöffnet und ausßerdem die Liste aktualisiert. Damit gehört obige Fehlermeldung der Vergangenheit an.

Und natürlich muss es eine Möglichkeit geben, die Datei Offline zu lesen und zu bearbeiten.

OneDrive Integration in native Office Apps

Richtig, in Word, Excel und PowerPoint. Natürlich auch in Outlook.  Siehe Beginn dieses Blog Posts. Für die anderen typischen Apps hat sich eine ganze Menge getan:

  • automatisches Speichern
  • Teilen
  • Versionsverlauf
  • Zuletzt verwendet

Automatisches Speichern

Wer kenn nicht die Tastenkombination CTRL-S für Speichern? Funktioniert auch in der neuseten Version bei den Office Programmen. Muss man aber nicht mehr. Weil wenn wir in OneDrive Speichern kann man das getrost ignorieren. Denn alle 10 Minuten speichert Word jetzt automatisch. Und weil standardmäßig auch die Versionierung bei OneDrive eingeschaltet ist, erzeugt er auch immer eine neue Version. Unter Extras Speichern kann man die AutoWiederherstellungsfunktion einschalten und auch die Zeit verändern.

Bild Beschreibung
Dialog zum Speichern in OneDrive Beim Speichern (CTRL+S) wird nachfolgender Dialog aufgerufen.

Hier kann der Dateiname eingegeben werden. Und natürlich alle Orte, die mit der Cloud zu tun haben. Alle im System vorhandenen OneDrive for Business (ja, es kann mehrere geben), aber auch OneDrive Personal. Hier gibt es auch ein paar Optionen, sogar ein Standard-Speicherort kann festgelegt werden.

Ich kann sogar eine Datei freigeben, also teilen, und das sogar mit mehreren Personen

Über weitere Optionen kann man natürlich auf die Dokumentenbibliotheken in SharePoint Online auswählen

Automatisches Speichern Und hat man den Namen und Speicherort festgelegt, dann kann Automatisches Speichern aktiviert werden.

Teilen

Bild Beschreibung
Teilen aus einer Office Applikation Ist das Dokument in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in einer SharePoint Online Dokumentenbibliothek gepeichert, kann es geteilt werden. Dabei wird der Standard-Dialog aufgerufen.

Versionsverlauf

Der Versionsvergleich kann unterschiedlich aufgerufen werden.

Bild Beschreibung
Version History vom Client Da wäre zuerst einmal der Aufruf vom Client selbst .

Wenn man auf das OneDrive Symbol in der Benachrichtigungszeile klickt, öffnet sich der OneDrive Client.

Klick auf die drei Punkte eines Eintrags und dann auf Versionsverlauf klicken.

Version History vom Datei Explorer Oder vom Windows Datei-Explorer

Datei selektieren. Klick mit der rechte Maustaste, anschließend auf Versionsverlauf.

Version History vom Browser Oder von der Webseite

Selektieren Sie das Dokument.Und anschließend klicken Sie auf die drei Punkte.

Versionsverlauf aus  der Office Applikation Oder innerhalb der Office Applikation

Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versionsverlauf

Version History Word Web app Und auch von Office Online Apps.

Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versions-Historie

Zuletzt verwendet

Und dann die Liste der zuletzt verwendeten Dokumente. Solange Sie Dateien in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in eine Dokumentenbibliothek von SharePoint Online speichern und vielleicht ausserhalb der jeweiligen App mit dem Web Browser oder dem Windows Datei Explorers umbenennen oder verschieben, bekommt die Liste der jeweiligen App das nicht wirklich mit. macht aber nichts. Sie klicken auf den alten Namen und: Das richtige Dokument vom neuen Ort oder dem neuen Namen öffnet sich und die Liste erfährt ein Update.

 

Zusammenfassung:

Die typischen Ogffice Programme wie Word, Excel und PowerPoint wurden umgebaut. Kleinere Fehler wie Umbenennung oder Verschieben führen zu keiner Fehlermeldung mehr. Die für die Zusammenarbeit, Wiederherstellung einer älteren Version notwendige Versionierung kann nicht nur von ausserhalb angezeigt werden, nein auch in den Applikationen selbst können die älteren Dokumente geöffnet und in Word sogar verglichen werden. Damit das alles fuktioniert muss Anwemnder nur dafür sorgen, dass das Dokument in der Cloud landet. Das kann auch auf der lokalen Festplatte in einem synchronisierten Ordner geschehen, wenn ich gerade ohne Internet bin. Die Next Generation Sync Client, also die OneDrive.exe sorgt später dann für die Synchronisierung, wenn wieder Internet zur Verfügung steht. Gemeinsames Arbeiten funktioniert auch mit den native Apps in unseren Smartphone unter iOS oder Android.


Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

if you want to read it in english language

OneDrive Basics 02

22. Juli 2020 7 Kommentare

Wow, a big interest!

And if you just started here today, you should first read the 1st part from the basics OneDrive with the servers and services in the Microsoft 365 Cloud, then it continues with the overview of the clients and programs.

Client programs like Outlook, Word, Excel and PowerPoint are prepared for collaboration

The figure shows both the Windows operating system and a few programs that work with OneDrive

  1. Outlook
  2. Windows 10
  3. Word
  4. Excel
  5. PowerPoint

1. Oulook

Outlook and OneDrive. Yes will be explained later. Of course Outlook is a native app for e-mail and calendar. Contacts and more.

2. Windows 10

Here I have taken the current operating system Windows 10. There the first edition of the Next Generation Sync Client was already installed. And with every new version the synchronization into the operating system, and here in particular into the file explorer was improved and new functions were implemented. Today the File Explorer is the client image of files from SharePoint Online. It contains the latest (newest) version of a document, and with Fles on demand, thousands of files can be displayed without being physically located on the computer. The concept of sharing with other people inside or outside my organization is the first step to working together. And it works not only in Windows 10, but also on the Apple Mac.

3. Word

The classic word processing program was prepared with functionalities such as versioning and timely editing of documents.  Documents are still shared with others via email. Chaos with multiple versions is pre-programmed.

4. Excel

Ever edited an Excel with several people at the same time? I can see through different colors how employees work with me on an Excel spreadsheet and can save a lot of time. By the way, the smallest area that is locked for the other employees is a cell. Whoever clicks into the cell first is the winner.

5. Powerpoint

Just like Word and Excel, PowerPoint can shine with the possible simultaneous editing. The process is the same for all three programs. Call and save the program, i.e. in a SharePoint library or OneDrive for Business.  With the library others have immediate access, with OneDrive for Business I still have to share the document.

Programs such as Word, Excel and PowerPoint, which (can) also get new versions automatically, are also becoming increasingly intelligent, so that when a document is selected, name changes are also corrected automatically.

And if there is no Internet, the synchronized files can be edited offline.

OneDrive Integration: Browser, Teams, iOS and Android

Now the picture is complete. Here are shown more programs and operating systems:

  1. The Web Browser
  2. Microsoft Teams
  3. Apple iOS
  4. Android

1. The Web Browser

whichever browser you use, I have two different ones in use. To work with Microsoft 365 or Office 365 you only need the Web-Browser. And on which operating system it runs then, is almost irrelevant. Because here I can edit my emails, but also view and edit documents from SharePoint online libraries and even with Teams I can not only go to the next meeting, but also access documents from there.

2. Microsoft Teams

The program with the many possibilities that can significantly speed up the cooperation. Yes and also included in it: OneDrive and the synchronization

3. Apple iOS

Whether iPhone or iPad, OneDrive is of course also supported for mobile devices from Apple.

4. Android

The second smartphone platform can of course also handle the different areas of SharePoint Online.

 

This concludes the overview. This list is of course not complete. With the OneDrive API and the OneDrive Connectors in PowerAutomate you can write your own solutions, which are based in different ways with SharePoint Online, OneDrive for Business and OneDrive Personal. Who thought that it is just another network (cloud) drive, should read the following articles.  In the next blog post we will continue in detail and start with Outlook.

And who has not yet done so, in the right bar you will find the option to subscribe to the blog. Then you will not miss another episode


OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation  Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)

for those who want to read it in german language

Grundlagen OneDrive 02

22. Juli 2020 9 Kommentare

Wow, was für ein großes Interesse!

Und wer erst heute hier eingestiegen ist, sollte erst einmal den 1. Teil mit den Grundlagen OneDrive mit den Servern und Diensten in der Microsoft 365 Cloud lesen, dann gehts geht es hier weiter mit dem der Übersicht der Clients und Programmen.

Client Programme wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint sind für die Zusammenarbeit vorbereitet

Die Abbildung zeigt sowohl das Windows Betriebssystem als auch ein paar Programme, die mit OneDrive zusammenarbeiten

  1. Outlook
  2. Windows 10
  3. Word
  4. Excel
  5. PowerPoint

1. Outlook

Outlook und OneDrive. Ja wird später noch erklärt. Natürlich steht Outlook als native App für E-Mail und Kalender, Kontakte und mehr.

2. Windows 10

Ich habe hier das aktuelle Betriebssystem Windows 10 genommen. Dort wurde bereits in der ersten Ausgabe der Next Generation Sync Client installiert. Und mit jeder neuen Version wurde die Synchronisation in das Betriebssystem, und hier im Besonderen in den Datei-Explorer verbessert und neue Funktionen implementiert. Heute ist der Datei-Explorer das Client-Abbild von Dateien von SharePoint Online. Er enthält die jeweils letzte (neuste) Version eines Dokumentes und mit Dateien auf Abruf können Tausende von Dateien angezeigt werden, ohne dass sich diese physikalisch auf dem Rechner befinden. Das Konzept des Teilens mit anderen Personen innerhalb oder außerhalb meiner Organisation ist der erste Schritt zum gemeinsamen Arbeiten. Und das geht nicht nur in Windows 10, sondern auch auf dem Apple Mac

3. Word

Das klassische Textverarbeitungsprogramm wurde um Funktionalitäten wie Versionierung und glkeichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten vorbereitet.  Immer noch werden Dokumente via EMail mit anderen geteilt. Chaos  bei mehreren Versionen ist vorprogrammiert.

4. Excel

Schon mal ein Excel mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet? Ich sehe durch unterschiedliche Farben, wie Mitarbeiter mit mir zusammen eine Excel-Tabelle bearbeiten und kann dadurch enorm viel Zeit sparen. Übrigens, der kleinste Bereich, der für die anderen Mitarbeiter gesperrt ist, ist eine Zelle. Wer zuerst in die Zelle klickt, hat gewonnen.

5. PowerPoint

Genau wie Word und Excel kann PowerPoint mit der möglichen, gleichzeitigen Berabeitung glänzen. Der Vorgang ist bei allen drei Programmen der gleiche. Programm aufrufen und speichern, also in einer SharePoint Bibliothek oder OneDrive for Business.  Bei der Bibliothek haben andere sofort Zugriff, bei OneDrive for Business muss ich das Dokument noch teilen.

Programme wie Word, Excel und PowerPoint, die auch neue Versionen automatisch bekommen (können), werden auch immer intelligenter, so dass bei der Auswahl eines Dokument auch Namensänderungen automatisch korrigiert werden.

Und sollte mal kein Internet vorhanden sein, können die synchronisierten Dateien auch Offline bearbeitet werden.

 

OneDrive Integration: Browser, Teams, iOS und Android

Nun ist das Bild komplett. Hier werden weitere Programme und Betriebssysteme gezeigt:

  1. Der Web-Browser
  2. Microsoft Teams
  3. Apple iOS
  4. Android

1. Der Web-Browser

welchen Browser sie auch immer benutzen, ich habe zwei verschiedene im Einsatz.  Um mit Microsoft 365 oder Office 365 zu arbeiten ist eigentlich nur der Web-Browser notwendig. Und auf welchem Betriebssystem diser dann läuft, ist fast egal. Denn hier kann ich sowohl meine EMails bearbeiten, aber auch Dokumente von SharePoint Onlie Bibliotheken anzeigen und bearbeiten. Selbst mit Teams im Web kann ich nicht nur ins nächste Meeting, auch darüber bleibt ein Zugriff auf Dokumente möglich.

2. Microsoft Teams

Das Programm mit den vielen Möglichkeiten, das die Zusammenarbeit wesentlich beschleunigen kann. Ja und auch darin enthalten: OneDrive und die Synchronisation

3. Apple iOS

Ob iPhone oder iPad, natürlich wird OneDrive auch für mobile Geräte aus dem Hause Apple unterstützt.

4. Android

Die zweite Smartphone Plattform kann natürlich auch mit den verschiedenen Bereichen von SharePoint Online umgehen.

 

Damit schließen wir ersrt einmal die Übersicht. Diese Aufzählung ist natürlich nicht komplett. Mit der OneDrive API und den OneDrive Connectoren in PowerAutomate können eigene Lösungen geschrieben werden, die auf unterschiedliche Art und Weise mit SharePoint Online, OneDrive for Business und OneDrive Personal aufsetzen. Wer also gedacht, das es sich nur um ein weiteres Netz (Cloud) Laufwerk handelt, sollte die folgenden Beiträge lesen. Im nächsten Blog Post geht es dann detailiert weiter und wir starten mit Outlook.

Und wers noch nicht getan hat, in der rechten Leiste finden Sie die Möglichkeit, den Blog zu abbonieren. Dann versäumen Sie keine weitere Folge


Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

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PowerPoint 2010 | Video erstellen

8. Oktober 2011 Hinterlasse einen Kommentar

Ich werde immer wieder gefragt, welche Softwareprogramme ich für die Video Bearbeitung benutze. Und die meisten sind dann überrascht, wenn ich dann PowerPoint 2010 aus der Office Familie nenne. Für das Intro zum Beispiel, oder aber für bestimmte Effekte.

Intro:
Animation mit bewegten Bildern
PowerPoint 2010: Animation mit bewegten Bildern
Abspann:
Coole Schrift
PowerPoint 2010: Coole Schrift
mehrere Szenen gleichzeitig PowerPoint 2010: mehrere Videos gleichzeitig
auf Bildgröße zugeschnittenes Video image
für Effekte nehme ich dann noch gerne Windows Live Movie Maker 2011 Effekte-Bearbeitung mit Windows Live MovieMaker
Schnitt und Ton werden dann mit Camtasia Studio 7 vollendet. Camatasia Studio 7

Natürlich gibt es dann noch ein Storyboard mit Excel 2010, und viel Phantasie.

Und das Ergebnis?

6 Minuten Video zum
Thema Handball
Video: Lust auf Handball?

SharePoint Workspace 2010 | Produkthandbuch

24. Juli 2011 1 Kommentar

Nach einem Jahr ist es endlich soweit. Das Produkthandbuch zu Microsoft SharePoint Workspace 2010 ist jetzt auch in deutscher Sprache als Download erhältlich.

Dabei haben Sie Die Wahl, als PDF oder XPS

Nun hat es fast 1 Jahr gedauert, bis die deutsche Version erhältlich ist. Leider ist kein einziges Wort zum Office Service Pack 1 und den darin enthaltenen Verbesserungen, gerade was SharePoint Workspace 2010 angeht, enthalten. Das ist schade, denn gerade hier hat sich was Skalierbarkeit und Performance, und die Menge der zu synchronisierenden Dokumente viel getan. Deshalb verweise ich auf meinen Blogbeitrag 500 – 1800 – 7500 – 1000.

Neben SharePoint Workspace 2010 gibt es im Downloadcenter noch die Produktbeschreibungen zu

Access 2010, Excel 2010, InfoPath 2010,  Office 2010, Office Mobile zu Windows Phone 7, Office Web Apps, OneNote 2010, Outlook 2010, PowerPoint 2010, Publisher 2010 und Word 2010.

Hier der Link zum Downloadcenter

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