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Archive for the ‘Migration’ Category

Call That Girl’s Office 365 Show for Technicians Only | Show 68

23. Oktober 2016 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive, Podcast, Yammer, Groups, OneDrive for Business, Next Generatiun Sync Client, Call That Girl's Office 365 Show

Weekend? Relaxing? Not for Lisa and me.  Today I was a guest in Lisa’s

Call that Girls Office 365 Show

and we have talked about OneDrive,Yammer and Support.
If you have 92 Minutes free of time, click, download and hear Show 68

Thanks Lisa.

MVP zu MVP | Interview zum Thema Cloud

22. September 2016 Hinterlasse einen Kommentar

[for my english friends: you may read the interview here and here]

Interview, MVP zu MVP, Cloud

[HB:] Heute habe ich Raphael Köllner zu Gast. Raphael Köllner ist seit über 15 Jahren als Trainer und Speaker im Bereich der IT und der Rechtswissenschaften zu den verschiedensten Themen unterwegs. Oft bildet er die Schnittstelle zwischen diesen Themenbereichen. Er ist MVP Office Servers & Services, Windows Top Insider, MCT und Microsoft Student Partner Evangelist. Seine Schwerpunkte finden sich im Bereich des Cloud Computing aus technischer und rechtlicher Sicht.

[HB:] Warum tun sich manche deutschen Unternehmen so schwer mit der Cloud?

[RK:] Das Thema ist nicht neu. Seit über fünf Jahren, also seit Anfang und dem Aufkommen der ersten Cloud Themen haben sich deutsche Unternehmen Gedanken gemacht, Ihre IT in die Cloud auszulagern. Wohlgemerkt, Gedanken gemacht. Dabei war nicht nur Microsoft ein Thema, sondern alle großen Cloud-Anbieter wie Amazon und Google. Aber man musste schon damals differenzieren: Denn die Unternehmen hatten schon Teile ausgelagert: Die Webseiten wurden nicht mehr im Unternehmen bereitgestellt, sondern an Provider mit eigenen Rechenzentrum ausgelagert. Aber der Begriff Cloud wurde noch nicht damit verbunden. Der Begriff Cloud musste aber erst etabliert werden. Infrastructure as a Service, Software as a Service, Plattform as a Service, also Azure von Microsoft oder AWS von Amazon wurden und werden immer noch sehr vorsichtig betrachtet. Und bis vor einem Jahr waren es auch rechtliche Bedenken, die in jedem Gespräch aufgegriffen wurden.

[HB:] Rechtliche Bedenken: Wir wirkt sich das aus?

[RK:] Eine große Hemmschwelle waren rechtliche Bedenken seitens Datenschutz und Datensicherheit und das Nichtwissen, ob man in der jeweiligen Branche überhaupt in die Cloud migrieren darf, die deutsche Rechtslage war (und ist) nicht eindeutig. Verbände haben erst einmal Vorlagen und Richtlinien erstellen müssen, um rechtliche verbindliche Aussagen für Unternehmen treffen zu können. Viele Unternehmen mussten erst das Vertrauen in die Cloud erlangen und haben deshalb Ihre Daten lieber auf eigenen Servern gespeichert. Für unterschiedliche Branchen gab und gibt es mittlerweile Vorgaben, was und wie mit den Daten der jeweiligen Kunden umzugehen ist. Exemplarisch hier einmal die Branche der Rechtsanwälte. Hier existiert durch die Rechtsanwaltskammer eine Vorgabe, die beschreibt wie Anwälte Cloud-Computing nutzen können, es wird aber nicht die Technologie beschrieben, ob sie zum Beispiel Office 365 benutzen dürfen. Es werden also nur Grundsätze beschrieben. Und diese Grundsätze beschreiben auch, dass kaum ein Cloud-Dienst den BSI-Grundschutz abdecken kann.

Kann ein Anwalt bei einen Cloud-Dienst festzustellen, ob die Daten dort sicher liegen und kein Zugriff durch Dritte (auch nicht vom Staat) möglich ist? Mandantendaten sind noch einen Schritt höher zu schützen als Patientendaten und zwar zwei Schritte höher als zum Beispiel Daten zu den einzelnen Steuern, die man mittlerweile auch in Europäischen Daten-Center speichern darf.

Mandantendaten genießen sehr hohes Schutzniveau. Aus meiner Sicht geht das derzeit nur mit einer Hybrid-Umgebung. Es gibt aber schon einzelne Anwälte, die trotzdem schon Cloud-Dienste nutzen, und deren Mandanten müssen darüber einzeln darüber informiert werden. Und die Kammern haben noch kein offizielles Go gegeben. Auch die neuen Wege des Einreichens von Klageschriften etc. sind noch lange nicht geebnet. Das sollte eigentlich dieses Jahr passieren, aber der Zeitpunkt ist wohl zu optimistisch gewählt worden.

HB Warum ist es manche Universitäten oder Behörden verwehrt, Cloud-Dienste in Anspruch zu nehmen?

[RK:] Die Richtlinien stehen fest verankert in den Satzungen dieser Universitäten und bei Behörden ist dies in den Satzungen der Kommunen festgelegt, die diese selbst festlegen können. Zwei Bespiele

Wenn ein Professor Lehrmaterial anbieten möchte, mangelt es oft am Wissen über die Möglichkeit, wie diese zu veröffentlichen sind. Bei Bilder wissen diese Personen nicht, wie und ob überhaupt diese veröffentlicht werden dürfen (Copyright).

Im Forschungsbereich besteht auch der Wunsch, dass laufende Prozesse und Forschungsergebnisse nicht veröffentlicht werden dürfen und nur über Forschungsdatenbanken abrufbar sind. Dies wird durch lokale Cloud-Services von diesen Forschungseinrichtungen abgewickelt. Die Frage wie gut die Absicherung ist darf natürlich gestellt werden. Und hier sind sich diese Einrichtungen nicht immer einig.

[HB:] Spielt bei der Industrie der Wegfall von Safe Harbour eine Rolle?

[RK:] Wir haben jetzt ja Privacy Shield verabschiedet als Nachfolger. Ich bin ja unterwegs in einem innovativen Umfeld. Bei der Industrie wird oftmals noch mit Windows 7 gearbeitet, auf den Clients sind Office Versionen 2007 oder 2010 zu finden und bei E-Mail wird noch Exchange Server 2010 als Backend System eingesetzt. Im Mittelstand wird gar nicht das Bedürfnis gesehen, in die Cloud zu gehen oder Cloud-Dienste zu nutzen. Es funktioniert ja, was eingesetzt wird. Dort wird auch nicht der ökonomische Vorteil gesehen und auch die geänderten Möglichkeiten der Zusammenarbeit werden ignoriert. Die IT wird oft mit Industrie-Anlagen verglichen, die Jahrzehnte lang arbeiten und nur gewartet und repariert werden. Warum also umstellen?

[HB:] Gibt es noch andere Bedenken?

[RK:] Oftmals wird auch die Lizensierungsfrage bei einem Kauf oder aber bei der Technik die Bandbreitenfrage gestellt. Kleine und Mittelstandbetriebe kaufen daher lieber noch einen on Premise Server für das eigene Unternehmen oder stellen auf die neuste Version der im Betrieb laufenden Systeme um. Die leider noch nicht lückenlose zu Verfügung stehende hohe Internet-Bandbreite zwingt sie dazu. Es ist noch ein weiter Weg bis zu Digital Industrie 4.0.

[HB:] Was bedeutet für Dich Umzug?

[RK:] Umzug fängt mit Email an. Der erste Schritt ist oft der Aufbau einer Hybrid-Umgebung und dann die Verlagerung von Daten von den on Premise Servern in die Cloud. Weitere Schritte sind dann die Implementierung von bestehenden Kommunikationsdienste wie Telefonie in die Cloud. (Skype for Business)

Der Weg, solche Projekte zu initiieren ist jedoch mühsam und mit Arbeit verbunden. Eine gute Projekt-Planung in Vorfeld hilft Hürden zu umgehen und die Firmen sind auf qualifizierte Microsoft Partner angewiesen. Es muss zuerst mit den Beteiligten geklärt werden, was in welcher Reihenfolge in die Cloud verlagert werden soll. Dabei gilt es nicht nur die technischen Hürden zu meistern, sondern auch wie schon erwähnt, die lizenzrechtlichen Dinge zu klären. Während der Migration muss sichergestellt werden, dass der normale Betrieb ohne Unterbrechung fortgeführt werden kann. Auf der anderen Seite müssen auch parallel Schulungspläne erarbeitet werden, damit die Mitarbeiter des Unternehmens mit den neuen Programmen auch zurechtkommen.

Die Industrie ist am konservativsten, Hochschulen und Universitäten sind eher bereit, sich mit Cloud-Diensten anzufreunden, wenn rechtliche Probleme ausgeräumt wurden. Slack, Office 365, Google mail, Yammer und Co. werden dort evaluiert. Wenn, wie schon erwähnt Private-Cloud Dienste existieren, müssen diese mit den bestehenden Cloud-Diensten abgeglichen werden, bevor überhaupt eine Migration angestoßen werden kann.

Besteht überhaupt ein Cloud-Dienst und wenn ja, wie können diese Daten migriert werden? Oftmals hat man eigene Systeme in der Private-Cloud implementiert und Lücken zwischen den Systemen manuelle programmieren lassen. Natürlich besteht der ökonomische Wunsch, solche Systeme in die Cloud zu verlagern aber es muss sichergestellt werden, dass die standardisierten Cloud-Dienste auch angepasst werden können, um die gleiche Funktionalität zu erreichen und hier ist das Wissen der internen IT und des Partners gefragt, um praktische Probleme aus dem Weg zu räumen. Als Beispiel soll hier ein für das Unternehmen angepasstes CRM System sein, welches sich nicht oder nur schwer an das Cloud basierte Modell anpassen lässt.

[HB:] Was machen manche Microsoft Partner falsch bei der Umsetzung?

Bei einigen Microsoft Partner fehlt es an Standardisierung. Kunde kommt und möchte eine bestimmte Lösung. Und der Partner fängt immer wieder bei Schritt eins an, einen Lösungsweg zu entwickeln. Hier sollte mehr mit Vorlagen (Templates) gearbeitet werden. Als Beispiel sei eine typische Email Migration von einem Exchange-On Prem zu Office 365 genannt, dessen Schritte häufig gleich sind. Migrationspläne sind oftmals gleich, werden aber nicht vom Kunden A zum Kunden B übertragen. Auch vergessen Partner häufig, Schulungen mit anzubieten. Microsoft hat mit dem FastTrack Programm Vorgaben geschaffen, auch wenn die Vorgehensweisen nicht immer komplett übertragbar sind. Das bedeutet aber für die Partner auch, mehr Wissen anzusammeln. Viele Microsoft Partner haben aber dieses Wissen nicht, weil sie sich in der Vergangenheit nur mit On-Premise System auseinander gesetzt haben. Die Wissenslücke dieser Partner mit der Cloud ist inzwischen sehr groß geworden und es bedarf auch eines großen Zeitaufwandes, diese Lücke zu schließen. Das wird umso schwieriger, wenn man sich mit Cloud-Systemen von mehreren Herstellern beschäftigen muss und die Berater der Microsoft Partner sind auch meist mit laufenden Projekten beschäftigen und schlichtweg fehlt es an der Zeit. Oftmals fokussieren sich diese Partner nicht auf bestimmte Bereiche.

[HB:] Passt das alte Business-Modell der Partner?

Auch das Business-Modell der Partner muss sich ändern. So habe ich gesehen, dass dem Endkunden immer noch onPremise Systeme verkauft wurden, in der falschen Annahme, hier würde der Ertrag wenigstens noch stimmen.

[HB:] Glaubst Du, dass das Subskription Modell von Office 365 ausreichend ist, Erträge zu generieren?

Es ist ja auch nicht einfach, vom alten Modell (Hardware + Lizenzen+ Dienstleistung) auf das Mietmodell umzusteigen. Der 3 Jahreszyklus hat ausgedient, die Partner müssen sich andauernd mit den neuen und sich dauernd ändernden technischen Möglichkeiten der Cloud auseinandersetzen und daraus ein Business-Modell zu generieren. Der Partner muss auch mit dem Kunden übereinstimmen, nicht alle neuen Features in der Cloud zu deaktivieren, um quasi damit den alten Zyklus beizubehalten. Vielmehr muss der Partner in einem andauernden Prozess mit seinen Kunden diese neuen Möglichkeiten untersuchen, welchen Mehrwert dies für die Benutzer des Kunden hätte und wie diese umzusetzen sind. Diese Dienstleistung mit der Untersuchung, Umsetzung und Schulung lässt sich ebenfalls in ein eigenes Subskription Modell umsetzen. Und Distributoren wie Ingram und TechData sind da mittlerweile gut aufgestellt und helfen auch mit Tools von Drittherstellern wie BitTitan, um Lücken zu schließen.

[HB:] Welche Hemmnisse erwarten den Partner?

Microsoft macht es den Partnern und Endkunden nicht einfach. So gibt es viele Dienste und Tools, die gleiche oder überlappende Funktionalität zur Verfügung stellen. Und gerade hier muss und kann der Partner punkten. Die Kultur und Arbeitsweise des Kunden ist dem Partner bekannt. Und damit kann er aus dem riesigen Portfolio der Cloud Produkte Empfehlungen geben, diese implementieren, freischalten und schulen.

Passiert dies nicht, kann es passieren, dass Firmen-Benutzer eine Schatten-IT aufbauen. Als Beispiel sei hier nur WhatsApp, OneDrive oder Dropbox in der Consumer Version genannt. Und die Benutzer sind sich den Sicherheits-Risiken nicht bewusst.

Das bedeutet aber auch, das IT Administratoren umdenken müssen. Weg von reiner Wartung und Instandhaltung von IT-Systemen, hinzu den Überlegungen, wann werden welche Systeme im Unternehmen eingesetzt und wo und wie müssen Prozesse überarbeitet oder gar verändert werden. Und das nicht nur im Server-Bereich oder den Office Komponenten, sondern auch den Client-Betriebssystemen wie Windows 10. Die alte Gepflogenheit, ein Client Betriebssystem wird erst nach dem Erscheinen des 1. Service Packs evaluiert, kann und muss vergessen werden. Denn auch bei Windows 10 gibt es solche Zyklen nicht mehr. Gleiches gilt für neue OnPremise Server.

Das Zurückhalten von Updates über ein Jahr ist nicht mehr möglich. Es ist ein andauernder Prozess, den die Administratoren fortlaufend begleiten, evaluieren und freigeben müssen. Manchmal herrscht auch Angst bei den Administratoren, Ihre Arbeitsplätze zu verlieren, weil Cloud-Dienste und die Wartung derselben durch die Hersteller vorgenommen werden.

Neue Methoden bei der Zusammenarbeit mit OneDrive for Business müssen erlernt und geschult werden und in geänderten Prozessen im Unternehmen implementiert werden. Durch das Umstellen auf diese neuen Technologien kann beträchtliche Zeit reduziert und damit Kosten eingespart werden. Das Festhalten an alten Modellen ist aber auch auf die deutsche Kultur zurück zu führen.

CIO’s der Unternehmen, auch der kleinen Unternehmen müssen als Vordenker mit den Cloud Services vertraut sein und die IT, als Dienstleiter im Unternehmen in Einklang bringen. Hier liegt es auch an den Partnern, diese Informationen in einem kontinuierlichen Prozess an den relevanten Personenkreis Ihrer Kunden zu bringen.

[HB:] welche weiteren Anforderungen muss der Partner erfüllen?

Oftmals werden beim Partner selbst die Cloud Dienste nicht eingesetzt. Und das macht es dem Partner umso schwerer, ein eigenes Subskription Modell aufzubauen.

Je länger die Partner zögern, sich mit der Cloud zu beschäftigen, desto größer wird die Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Ist ein Kunde migriert, entfallen die Installation von Updates und Patches. Und damit der Ertrag.

Partner müssen lernen, dass nach dem ersten Schritt, z.B. einer E-Mail-Migration weitere Schritte folgen müssen. Was der Partner nicht selbst leisten kann, muss er sich bei anderen Cloud-Dienstleistern einkaufen, damit die Möglichkeit entsteht, komplette Subskription Pakete seinem Kunden anzubieten.

[HB:] vielen Dank für die Antworten.

Links:

Raphel Köllner: IT und Recht German
Raphael Köllner: Microsoft MVP Award

1.XING Microsoft Office 365 Cloud Community Get Together

18. September 2016 Hinterlasse einen Kommentar

1.XING Microsoft Office 365 Cloud Community Get Together

Am 20.Oktober 2016 ist es soweit. Das 1.XING Microsoft Office 365 Cloud Community Get Together, (Whow, was für ein langer Titel) findet in München statt.

Ein Tag vollgepackt mit Informationen rund um die Cloud und Office 365. Ich werde dort einen Vortrag zum Thema

Mail Migration – Der erste Schritt auf dem Weg in die Cloud

halten. Und hier geht’s zur Anmeldung.

Sieht man sich in München?

OneDrive for Business | Workshop


OneDrive for Business, Microsoft OneDrive

Sie verlieren sich im Dschungel mit Groove, OneDrive for Business, OneDrive und Next Generation Sync Client?

Dann haben wir das richtige für Sie: Den OneDrive for Business Workshop

In einem 1 Tages-Workshop in Ihrem Haus erhalten Sie das nötige Wissen, um erfolgreich mit den verschiedenen Synchronisations-Clients zu arbeiten und Ihre Benutzer optimal auf das Arbeiten mit Office 365 in der Cloud oder mit SharePoint Server onPremise vorzubereiten. Nach dem Workshop sind Sie in der Lage, Ihre Unternehmens-Strategie genauer anzupassen.

Der Workshop wird individuell auf das Unternehmen angepasst.

Historie  
Begriffe Groove
SharePoint Workspace
SkyDrive( Pro)
OneDrive (for Business)
Next Generation Sync Client
Synchronisations-Clients wer funktioniert wo und wie
Limitierungen Unterschiede und Einschränkungen (online vs OnPremise)
Betriebssysteme
Roadmap Wo steht Microsoft heute (Cloud First, mobile first)
Migration mögliche Ablösung vorhandener File Server
Administration Konzept, Tipps und Tricks
Strategie  

 

Workshop_thumb[1]_thumb[6] Kontaktieren Sie mich noch heute per EMail und lassen Sie sich ein auf Ihre Firma maßgeschneidertes Angebot zukommen.

Und wenn Sie Fragen haben, dann rufen Sie mich an: +49 (0) 7361-931313 oder +49 (0)171-7736198

OneDrive for Business – Selling multiple Workload migrations


Fireside Chats

im heutigen Fireside Chat von BitTitan unterhält sich Suzanne McClure, BitTitan Sales Manager  mit Jethro Seghers, BitTitan Programm Manager und Microsoft MVP (Office Servers and Services) über OneDrive for Business


Today in BitTitan’s Fireside Chat Suzanne McClure, BitTitan Sales Manager talk with  Jethro Seghers, BitTitan Programm Manager und Microsoft MVP (Office Servers and Services) über OneDrive for Business.

BitTitan’s Fireside Chats: Selling Multiple Workloads with OneDrive

 

Fireside Chat

Next Generation Sync Client | SharePoint Saturday 2016 Madrid


image

its the first time. I never was in Madrid. But I will spent some days. For the SharePoint Saturday on 5/7/2016 in Madrid.

I will talk about

Next Generation Sync Client – the last chance for Microsoft

So I will tell the attendees the latest news about the new Synchronization-Client, but also will show them, how easy it is, to migrate data to SharePoint Team Sites and OneDrive for Business.

Save the date and register here. So its free !


das erste Mal in Madrid. Aber ich werde mir ein paar Tage Zeit nehmen. Für den SharePoint Saturday am 5.7.2016 in Madrid

Ich werde über

Next Generation Sync Client – the letzte Chance für Microsoft

reden. Dabei werde ich den Teilnehmern nicht nur den derzeitigen Stand des neuen Sychronisierungs-Clients aufzeigen, sondern auch einfachen Wege einer Migration zu SharePoint Team Sites und OneDrive for Business erläutern.

OneDrive For Business | Admin Access to a user’s ODFB


OneDrive for Business, Microsoft

Scenario: An Employee leaves the company. What happened with his documents, stored in OneDrive for Business?

So here is a quick guide, if you want to do download and upload the data as an administrator, using Next generation sync client

Enable access as an Administrator in Office 365 to the users ODFB account 

  1. Connect as an administrator to the users ODFB with NGSC
  2. After complete syncing, connect to a different users ODFB
  3. Upload (sync) the data to this new users using NGSC

If you only have a few users, this might be practicable. For the first step you need a PowerShell Script. And here you find the description and the complete code

Add/Remove Secondary Site Collection Admin to all OneDrive for Business users

But for Midsize and enterprise companies this takes to much time. It would be better, to migrate the data direct for one users OneDrive for Business to another Users OneDrive for Business, using BitTitan’s MigrationWiz. This is a Software as a Service tool. You only need a Browser and an internet connection. So I have written a blog post about this Scenario here.

Source: PowerShell Script by Jiji Technologies

BitTitan | Azure Starter Kit – Webinar – more than migration

25. Januar 2016 Hinterlasse einen Kommentar

Azure-Webinar-Magazine

Your are a BitTitan partner?
You have not registered?
Your diary is free on  1/28/2016 11am PST?

The you should register immediately.

This coming Thursday is a follow up deep dive webinar to see the products in action (live demos!) and learn how to start making money with Azure immediately.
Amanda Hill, Partner Technology Strategist from Microsoft, will be presenting with our GM of Products, Rocco Seyboth, and several BitTitan product managers including Jethro Seghers.  The agenda is action-packed with demos and details on how the Azure Starter Kit can help you increase revenue and be more profitable this year. 

This training picks up where last month’s overview left off and is a must-join:

  • See in-depth demos of HealthCheck for Azure, Database Migration and Cloud Storage Migration
  • Increase sales with a training on how to run an Azure assessment, provide recommendations and use HealthCheck for Azure with your specific customers
  • Uncover, qualify for and take advantage of Microsoft financial incentives

Don’t miss out and register now!

Seriously – we expect it to be one of our best webinars ever.

Next Generation Sync Client | Office365 Konferenz

3. Dezember 2015 1 Kommentar

image

Am 8. und 9.01.2016 findet die zweite Auflage der Office 365 Konferenz statt. Wie schon im Jahr 2015 sind wir zu Gast bei Microsoft in Köln. Und ich freue mich, auch dieses Mal mit dabei zu sein. Auch bei dieser Konferenz spreche ich über OneDrive for Business, dieses Mal aber über den Next Generation Sync Client, wo er bereits funktioniert, welche Möglichkeiten die Administratoren zur Konfiguration haben, wo zu diesem Zeitpunkt noch seine Grenzen sind und welche Möglichkeiten bestehen, auch bestehende Home Drive’ s in die Microsoft Cloud zu migrieren.

File Server to OneDrive for Business Migration

15. November 2015 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft migrationwiz

OneDrive for Business is gaining recognition and traction among SMBs and enterprises. In particular, replacing user home drives, commonly stored on on-premises file shares, with OneDrive is becoming a common request to Office 365 system integrators and MSPs. As our partners have started to do more of these projects, some common roadblocks have become apparent:

More and more enterprise customers want to migrate their users’ Home drive, most often stored on File Servers, to the users’ One Drive for Business. But there are several hurdles:

  • he structure of the File Servers is not in harmony with user names in Office 365.
  • They do not want to migrate the complete File Servers structure.
  • They are not aware of the limits in OneDrive for Business.

With MigrationWiz, you are able to migrate, but the migration process is different:

Step 1 Upload the files into an Azure Blob storage.
Step 2 Create a Project in MigrationWiz: Source is Azure, Destination is OneDrive for Business
Step 3 Filter the different Folders to migrate only the relevant data to the users’ OneDrive for Business.

Before you begin to upload, you must check all documents, determine if any limitation prevents these documents from being stored in OneDrive for Business. There are several articles about these limitations:

Restrictions and limitations …. sync SharePoint lib. to your computer through ODFB
Migrating File Shares to OneDrive for Business
SharePoint Online and OneDrive for Business: software boundaries and limits

So then you are able to identify the folders:

In the following example we only want to upload only 3002 and 3003 == User A and User B

File Server structure

Azure Blob container (after uploading)

FS\3001

 

FS\3001\doc1.docx

 

FS\3002\

FS\3002\

FS\3002\Doc21.docx

FS\3002\Doc21.docx

FS\3002\Doc22.docx

FS\3002\Doc22.docx

FS\3003\

FS\3003\

FS\3003\Subfolder1

FS\3003\Subfolder1

FS\3003\Subfolder1\Doc31.docx

FS\3003\Subfolder1\Doc31.docx

FS\3003\doc32.docx

FS\3003\doc32.docx

FS\3003\doc33.docx

FS\3003\doc33.docx

FS\3004

 

FS\3004\doc41.docx

 

FS\3005

 

Directory.metadata

 

File.metadata

Only the folders and files (these are highlighted in yellow) should be uploaded to the Azure blob in the named container.

The Second part is the migration with MigrationWiz

The table below indicates what will be migrated into the OneDrive for Business document library destination:

User A

User B

Doc21.docx

doc32.docx

Doc22.docx

doc33.docx

 

Subfolder1

 

Subfolder1\Doc31.docx

So this can be done, using two CSV files and also two PowerShell cmdlets.

The first CSV file is the configuration file where several kinds of information will be stored:

FSConfig.csv

ProjectName

The Project Name in MigrationWiz.

 

ContainerName

The container name of the blob storage in Azure. The container in this Azure blob storage must exist. (Only lowercase names are allowed)

 

RootPath

The root path of the File Server.

 

AccessKey

The name of the Azure Blob storage.

 

SecretKey

The Security Key to access the Blob storage.

 

ODFBAdmin

The email of the Office 365 Global administrator.

 

Password

The Password of the Office 365 Global administrator.

In the second CSV file are stored users’ name and the corresponding File Server folder. Additionally, the Filter Folder and Folder Mapping must be saved.

Users.csv

DestinationEMail

Email address of the user, in which the ODFB data is stored.

 

SourceFolder

The Subfolder of the File Server, which is mapped with the email address (User)

 

FilterFolder

The RegEx for the User, which filters only the Subfolder and for the given user.

 

FolderMapping

Filters the Folder.

If all data are saved in both CSV files, then we may execute the first PowerShell cmdlet with Migration Preparation, FileServer to OneDrive for Business the name Uploader.ps1.

Now only the selected folders, subfolders and files are uploaded to the Azure Blob storage in the named container.

Upload to Azure,FileServer to OneDRive for Business

The second PowerShell cmdlet ProjectImport.ps1 creates the complete Project in MigrationWiz. You do not have to set any information. All information about the project (Source, Destination, container) and all users are inserted.

Migration, Azure to Onedrive for Business

And now you ready to start the Migration with checking your credentials and then with a full migration.

clip_image008

Fore more information go to our community site at BitTitan

Migration | File-Server zu OneDrive for Business oder SharePoint


Wenn Benutzer zu Office 365 wechseln, werden meistens zuerst lokale Ressourcen wie Mail-Systeme migriert. Dies kann je nach Größe des Unternehmens und der Quelle ein umfangreicher Prozess sein. Mit den richtigen Werkzeugen wie dem MigrationWiz und dem richtigen Konzept kann dieser Prozess aber wesentlich verkürzt und in kürzerer Zeit durchgeführt werden. Sind diese Daten erst einmal erfolgreich in die Cloud migriert worden, kommt es zum nächsten Schritt. Wie kann ich meine Daten meines File-Servers in die Cloud verschieben, um dann von den zahlreichen Kollaboration Szenarien zu profitieren. Und genau dieses Szenarium möchte ich hier in Kurzform beschreiben:

Hier ist die Planung vor der Migration noch wichtiger. Denn eine Team-Seite in SharePoint als auch OneDrive for Business ist kein File-Server noch ein ftp-Server. Dokumente im Zielsystem unterliegen vielfältigen Einschränkungen und wenn Sie kein Desaster ihrer Benutzer erleben wollen, müssen Sie diese Einschränkungen vor einer Migration auf Ihre Dokumente anwenden. Diese Einschränkungen werden von Microsoft immer weiter reduziert, deshalb sollten Sie vor einer Migration immer bei Microsoft den KB Artikel KB2933738 aufrufen, dieser beschreibt alle Einschränkungen.

Wie kann ich also meine Dateien untersuchen.

Ich rate dringendst an, vor einer Migration den ersten Schritt des TechNet Artikels von Andre Kieft, Microsoft (bereits im September 2013 erschienen) abzuarbeiten. Zum damaligen Zeitpunkt habe ich auch einen Artikel und ein 500 Zeilen Power Shell Script geschrieben.

Erst wenn Ihre Daten auf dem Fileserver überarbeitet wurden, können diese zu OneDrive for Business oder in Dokumentenbibliotheken von SharePoint migriert werden

Um File-Server Daten mit dem MigrationWiz zu migrieren hat sich BitTitan aus mehreren Gründen entschlossen, eine 2-stufige Migration durchzuführen

File-Server zu OneDrive for Business

Fileserver Migration, 2stufiger Prozess, OneDrive for Business

Im ersten Schritt werden ihre aufbereitete Daten vom File-Server in einen Container von Microsoft Azure kopiert.

Der zweite Schritt wird dann wie bei einer E-Mail Migration mit MigrationWiz durchgeführt. Dabei wird vom Azure Storage das gelesen, was Sie im ersten Schritt nach Azure Storage kopiert haben. Dieser Umweg hat mehre Vorteile. Zum einen können Sie im Azure Container noch Dateien nach dem Hochladen löschen, aber der Sicherheitsaspekt, bei der Migration nur auf diese Dateien zuzugreifen, keine Ports zu öffnen, etc. wiegt viel höher. Von der Geschwindigkeit bei der Migration (Cloud to Cloud) einmal ganz zu schweigen.

eine Schritt für Schritt Beschreibung finden Sie hier

File-Server zu SharePoint

Fileserver Migration, 2stufiger Prozess, SharePoint

Für eine File-Server zu SharePoint Migration werden Exakt die gleichen zwei Prozess-Schritte angewandt. Und auch hierfür gibt es eine Schritt für Schritt Beschreibung

Für beide Migrationen gilt:

Es werden nicht nur die Dateien migriert, sondern auch die Berechtigungen aus dem File-Server übernommen und in die Dokumenten SharePoint Bibliothek übertragen.

Zusammenfassung:

Migration von Dateien aus einem File-Server in die Office 365 Cloud kann einfach sein, wenn man vor der Migration die Einschränkungen von OneDrive for Business und SharePoint kennt, diese Beschränkungen auf seine lokale Ressourcen anwendet und erst dann den Migration-Prozess beginnt.

OneDrive for Business | Benutzer Konto gelöscht – Und dann?

31. März 2015 3 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Was passiert eigentlich mit den Business Daten in SharePoint Online, wenn in einem Unternehmen ein Benutzer das Unternehmen verlässt und der Benutzer-Account gelöscht wird oder die Lizenz entzogen wird?

Bei Mittelstands- oder Enterprise-Unternehmen kommt es ja häufiger vor, das zum Monatsende Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und zum Monatsanfang neue Mitarbeiter dazukommen. Was aber passiert mit den Daten in SharePoint Online, hier im besonderen den Daten in SharePoint Team-Sites und dem eigenen Bereich (“MySite”), also den OneDrive for Business Dokumenten?

Dazu einmal eine Übersicht:

Speicher, SharePoint Online, OneDrive for Business

Speicher:

Für Team-Sites hat das Unternehmen in SharePoint Online (Office 365) insgesamt 10 GB + 500 MB für jeden Benutzer zur Verfügung. Weiterer Speicher kann dazu gekauft werden. Jedem Benutzer mit zugewiesener Lizenz stehen in OneDrive (for Business) 1 TB und demnächst sogar unbegrenzter Speicher zur Verfügung. Die Abbildung zeigt, dass der Benutzer A Mitglied bei der Team-Site “Marketing” und “Support” ist. Außerdem hat er viele Ordner und Dateien mit den Benutzern B und C geteilt, bei dem der Benutzer A aber der Besitzer der Dokumente ist. Da der OneDrive Speicher dem Unternehmen kein zusätzliches Geld kostet, wird es immer beliebter, auf den Speicher von OneDrive auszuweichen, ohne letztendlich die Konsequenzen zu überlegen. Da OneDrive for Business eine eigene Site-Collection ist, kann man auch Team-Sites nachbilden.
In unserem Beispiel-Szenario verlässt Benutzer A das Unternehmen. Der Administrator löscht den Benutzer A im Active Directory oder/und entzieht diesem die Lizenz.(Office 365)

Benutzer wird gelöscht, Verhalten in SharePoint Online, OneDrive for Business

Für die Team-Site kein Problem, weil User A aus dem Active Directory nicht mehr existiert. Und dann läuft in Office 365 nachfolgender, automatisierter Prozess ab der im KB 3042522 (deutsch/englisch) bei Microsoft beschrieben wird:

in Kurzform:

    • Wird der Account gelöscht, wird dieser zu SharePoint Online synchronisiert.
    • Der “myDrive” Cleaner Job wird initialisiert, das Benutzer Profil markiert zum Löschen
    • Die Daten werden in der Datenbank noch für 30 Tage vorgehalten
    • Der Manager erhält einen E-Mail, dass er noch Zugriff auf diese Daten für 30 Tage hat.

The My Site of xxxxxx is scheduled for deletion in 30 days. As their manager you are now the temporary owner of their site. This temporary ownership gives you access to the site to copy any business-related information you might need. To access the site use this URL: https://xxxx.sharepoint.com/personal/xxxxxxx/_layouts/viewlsts.aspx 

  • Nach 27 Tagen erfolgt die zweite E-Mail… noch 3 Tage Zeit
  • Danach werden die Daten in den Site-Collection Papierkorb verschoben

 

Benutzer von OneDrive for Business wissen, dass es nicht möglich ist, die Daten des Benutzers A via Web-Browser zu einem anderen Benutzer zu verschieben. Manuell müssten alle Daten des Benutzers A durch den Manager lokal auf seine Maschine synchronisiert werden (Down) um sie anschließend zum Benutzer X in dessen OneDrive (for Business) zu synchronisieren (Up). Von den Rechten einmal ganz zu schweigen. Zum Glück gibt es aber Abhilfe.

Migration OneDrive for Business, BitTitan, MigrationWiz

Der MigrationWiz der Firma BitTitan kann nämlich Daten von einem Benutzer in Office 365 zu einem anderen Benutzer migrieren. In unserem Fall also von Benutzer A zu Benutzer X.
Dafür hat der Manager ja 30 Tage Zeit. Bedenken Sie aber, dass unter Umständen eine ganze Menge Daten zu migrieren sind. Schließlich stehen den Benutzer fast unlimitierten Speicherplatz zu Verfügung.

 

Um zu sehen wie der MigrationWiz funktioniert hier ein Link, der direkt unser Problem adressiert (in englischer Sprache):

Microsoft OneDrive to Microsoft OneDrive Migration Guide

Bei einer Migration sollten Sie diesen Guide dann Punkt für Punkt abarbeiten,

Bei “How do I purchase licenses” ist zu beachten, dass es sich um eine Dokument Migration Lizenz-Typ handelt, die berechtigt pro Lizenz 10GB an Daten pro Benutzer und bis zu 10 Schritte erlaubt.

Nach der Migration und der Zuweisung des neunen Benutzers X – zu den Team-Seiten “Marketing” und “Support” sieht es dann wie folgt aus:

OneDrive for Business, nach der Migration

Alle Daten des nicht mehr existenten Benutzers B wurden zum Benutzer X migriert. Beim MigrationWiz werden Daten grundsätzlich immer nur kopiert, und nicht verschoben.

 

Zusammenfassung:

Derzeit ist eine manuelle Migration zu aufwändig. Vor allem, wenn mehrere Benutzer das Unternehmen verlassen, was in Großunternehmen ja doch häufiger vorkommt. Die derzeitigen Beschränkungen des Sync-Clients (Groove.exe) machen es fast unmöglich, große Datenmengen zu synchronisieren. Eine Migration über das Automatisierungs-Tool Migration Wizz erleichtert dem Administrator bzw. dem delegierten Manager die Arbeit ungemein.

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