Archiv
MVP zu MVP | Interview zum Thema Cloud
[for my english friends: you may read the interview here and here]
[HB:] Heute habe ich Raphael Köllner zu Gast. Raphael Köllner ist seit über 15 Jahren als Trainer und Speaker im Bereich der IT und der Rechtswissenschaften zu den verschiedensten Themen unterwegs. Oft bildet er die Schnittstelle zwischen diesen Themenbereichen. Er ist MVP Office Servers & Services, Windows Top Insider, MCT und Microsoft Student Partner Evangelist. Seine Schwerpunkte finden sich im Bereich des Cloud Computing aus technischer und rechtlicher Sicht.
[HB:] Warum tun sich manche deutschen Unternehmen so schwer mit der Cloud?
[RK:] Das Thema ist nicht neu. Seit über fünf Jahren, also seit Anfang und dem Aufkommen der ersten Cloud Themen haben sich deutsche Unternehmen Gedanken gemacht, Ihre IT in die Cloud auszulagern. Wohlgemerkt, Gedanken gemacht. Dabei war nicht nur Microsoft ein Thema, sondern alle großen Cloud-Anbieter wie Amazon und Google. Aber man musste schon damals differenzieren: Denn die Unternehmen hatten schon Teile ausgelagert: Die Webseiten wurden nicht mehr im Unternehmen bereitgestellt, sondern an Provider mit eigenen Rechenzentrum ausgelagert. Aber der Begriff Cloud wurde noch nicht damit verbunden. Der Begriff Cloud musste aber erst etabliert werden. Infrastructure as a Service, Software as a Service, Plattform as a Service, also Azure von Microsoft oder AWS von Amazon wurden und werden immer noch sehr vorsichtig betrachtet. Und bis vor einem Jahr waren es auch rechtliche Bedenken, die in jedem Gespräch aufgegriffen wurden.
[HB:] Rechtliche Bedenken: Wir wirkt sich das aus?
[RK:] Eine große Hemmschwelle waren rechtliche Bedenken seitens Datenschutz und Datensicherheit und das Nichtwissen, ob man in der jeweiligen Branche überhaupt in die Cloud migrieren darf, die deutsche Rechtslage war (und ist) nicht eindeutig. Verbände haben erst einmal Vorlagen und Richtlinien erstellen müssen, um rechtliche verbindliche Aussagen für Unternehmen treffen zu können. Viele Unternehmen mussten erst das Vertrauen in die Cloud erlangen und haben deshalb Ihre Daten lieber auf eigenen Servern gespeichert. Für unterschiedliche Branchen gab und gibt es mittlerweile Vorgaben, was und wie mit den Daten der jeweiligen Kunden umzugehen ist. Exemplarisch hier einmal die Branche der Rechtsanwälte. Hier existiert durch die Rechtsanwaltskammer eine Vorgabe, die beschreibt wie Anwälte Cloud-Computing nutzen können, es wird aber nicht die Technologie beschrieben, ob sie zum Beispiel Office 365 benutzen dürfen. Es werden also nur Grundsätze beschrieben. Und diese Grundsätze beschreiben auch, dass kaum ein Cloud-Dienst den BSI-Grundschutz abdecken kann.
Kann ein Anwalt bei einen Cloud-Dienst festzustellen, ob die Daten dort sicher liegen und kein Zugriff durch Dritte (auch nicht vom Staat) möglich ist? Mandantendaten sind noch einen Schritt höher zu schützen als Patientendaten und zwar zwei Schritte höher als zum Beispiel Daten zu den einzelnen Steuern, die man mittlerweile auch in Europäischen Daten-Center speichern darf.
Mandantendaten genießen sehr hohes Schutzniveau. Aus meiner Sicht geht das derzeit nur mit einer Hybrid-Umgebung. Es gibt aber schon einzelne Anwälte, die trotzdem schon Cloud-Dienste nutzen, und deren Mandanten müssen darüber einzeln darüber informiert werden. Und die Kammern haben noch kein offizielles Go gegeben. Auch die neuen Wege des Einreichens von Klageschriften etc. sind noch lange nicht geebnet. Das sollte eigentlich dieses Jahr passieren, aber der Zeitpunkt ist wohl zu optimistisch gewählt worden.
HB Warum ist es manche Universitäten oder Behörden verwehrt, Cloud-Dienste in Anspruch zu nehmen?
[RK:] Die Richtlinien stehen fest verankert in den Satzungen dieser Universitäten und bei Behörden ist dies in den Satzungen der Kommunen festgelegt, die diese selbst festlegen können. Zwei Bespiele
Wenn ein Professor Lehrmaterial anbieten möchte, mangelt es oft am Wissen über die Möglichkeit, wie diese zu veröffentlichen sind. Bei Bilder wissen diese Personen nicht, wie und ob überhaupt diese veröffentlicht werden dürfen (Copyright).
Im Forschungsbereich besteht auch der Wunsch, dass laufende Prozesse und Forschungsergebnisse nicht veröffentlicht werden dürfen und nur über Forschungsdatenbanken abrufbar sind. Dies wird durch lokale Cloud-Services von diesen Forschungseinrichtungen abgewickelt. Die Frage wie gut die Absicherung ist darf natürlich gestellt werden. Und hier sind sich diese Einrichtungen nicht immer einig.
[HB:] Spielt bei der Industrie der Wegfall von Safe Harbour eine Rolle?
[RK:] Wir haben jetzt ja Privacy Shield verabschiedet als Nachfolger. Ich bin ja unterwegs in einem innovativen Umfeld. Bei der Industrie wird oftmals noch mit Windows 7 gearbeitet, auf den Clients sind Office Versionen 2007 oder 2010 zu finden und bei E-Mail wird noch Exchange Server 2010 als Backend System eingesetzt. Im Mittelstand wird gar nicht das Bedürfnis gesehen, in die Cloud zu gehen oder Cloud-Dienste zu nutzen. Es funktioniert ja, was eingesetzt wird. Dort wird auch nicht der ökonomische Vorteil gesehen und auch die geänderten Möglichkeiten der Zusammenarbeit werden ignoriert. Die IT wird oft mit Industrie-Anlagen verglichen, die Jahrzehnte lang arbeiten und nur gewartet und repariert werden. Warum also umstellen?
[HB:] Gibt es noch andere Bedenken?
[RK:] Oftmals wird auch die Lizensierungsfrage bei einem Kauf oder aber bei der Technik die Bandbreitenfrage gestellt. Kleine und Mittelstandbetriebe kaufen daher lieber noch einen on Premise Server für das eigene Unternehmen oder stellen auf die neuste Version der im Betrieb laufenden Systeme um. Die leider noch nicht lückenlose zu Verfügung stehende hohe Internet-Bandbreite zwingt sie dazu. Es ist noch ein weiter Weg bis zu Digital Industrie 4.0.
[HB:] Was bedeutet für Dich Umzug?
[RK:] Umzug fängt mit Email an. Der erste Schritt ist oft der Aufbau einer Hybrid-Umgebung und dann die Verlagerung von Daten von den on Premise Servern in die Cloud. Weitere Schritte sind dann die Implementierung von bestehenden Kommunikationsdienste wie Telefonie in die Cloud. (Skype for Business)
Der Weg, solche Projekte zu initiieren ist jedoch mühsam und mit Arbeit verbunden. Eine gute Projekt-Planung in Vorfeld hilft Hürden zu umgehen und die Firmen sind auf qualifizierte Microsoft Partner angewiesen. Es muss zuerst mit den Beteiligten geklärt werden, was in welcher Reihenfolge in die Cloud verlagert werden soll. Dabei gilt es nicht nur die technischen Hürden zu meistern, sondern auch wie schon erwähnt, die lizenzrechtlichen Dinge zu klären. Während der Migration muss sichergestellt werden, dass der normale Betrieb ohne Unterbrechung fortgeführt werden kann. Auf der anderen Seite müssen auch parallel Schulungspläne erarbeitet werden, damit die Mitarbeiter des Unternehmens mit den neuen Programmen auch zurechtkommen.
Die Industrie ist am konservativsten, Hochschulen und Universitäten sind eher bereit, sich mit Cloud-Diensten anzufreunden, wenn rechtliche Probleme ausgeräumt wurden. Slack, Office 365, Google mail, Yammer und Co. werden dort evaluiert. Wenn, wie schon erwähnt Private-Cloud Dienste existieren, müssen diese mit den bestehenden Cloud-Diensten abgeglichen werden, bevor überhaupt eine Migration angestoßen werden kann.
Besteht überhaupt ein Cloud-Dienst und wenn ja, wie können diese Daten migriert werden? Oftmals hat man eigene Systeme in der Private-Cloud implementiert und Lücken zwischen den Systemen manuelle programmieren lassen. Natürlich besteht der ökonomische Wunsch, solche Systeme in die Cloud zu verlagern aber es muss sichergestellt werden, dass die standardisierten Cloud-Dienste auch angepasst werden können, um die gleiche Funktionalität zu erreichen und hier ist das Wissen der internen IT und des Partners gefragt, um praktische Probleme aus dem Weg zu räumen. Als Beispiel soll hier ein für das Unternehmen angepasstes CRM System sein, welches sich nicht oder nur schwer an das Cloud basierte Modell anpassen lässt.
[HB:] Was machen manche Microsoft Partner falsch bei der Umsetzung?
Bei einigen Microsoft Partner fehlt es an Standardisierung. Kunde kommt und möchte eine bestimmte Lösung. Und der Partner fängt immer wieder bei Schritt eins an, einen Lösungsweg zu entwickeln. Hier sollte mehr mit Vorlagen (Templates) gearbeitet werden. Als Beispiel sei eine typische Email Migration von einem Exchange-On Prem zu Office 365 genannt, dessen Schritte häufig gleich sind. Migrationspläne sind oftmals gleich, werden aber nicht vom Kunden A zum Kunden B übertragen. Auch vergessen Partner häufig, Schulungen mit anzubieten. Microsoft hat mit dem FastTrack Programm Vorgaben geschaffen, auch wenn die Vorgehensweisen nicht immer komplett übertragbar sind. Das bedeutet aber für die Partner auch, mehr Wissen anzusammeln. Viele Microsoft Partner haben aber dieses Wissen nicht, weil sie sich in der Vergangenheit nur mit On-Premise System auseinander gesetzt haben. Die Wissenslücke dieser Partner mit der Cloud ist inzwischen sehr groß geworden und es bedarf auch eines großen Zeitaufwandes, diese Lücke zu schließen. Das wird umso schwieriger, wenn man sich mit Cloud-Systemen von mehreren Herstellern beschäftigen muss und die Berater der Microsoft Partner sind auch meist mit laufenden Projekten beschäftigen und schlichtweg fehlt es an der Zeit. Oftmals fokussieren sich diese Partner nicht auf bestimmte Bereiche.
[HB:] Passt das alte Business-Modell der Partner?
Auch das Business-Modell der Partner muss sich ändern. So habe ich gesehen, dass dem Endkunden immer noch onPremise Systeme verkauft wurden, in der falschen Annahme, hier würde der Ertrag wenigstens noch stimmen.
[HB:] Glaubst Du, dass das Subskription Modell von Office 365 ausreichend ist, Erträge zu generieren?
Es ist ja auch nicht einfach, vom alten Modell (Hardware + Lizenzen+ Dienstleistung) auf das Mietmodell umzusteigen. Der 3 Jahreszyklus hat ausgedient, die Partner müssen sich andauernd mit den neuen und sich dauernd ändernden technischen Möglichkeiten der Cloud auseinandersetzen und daraus ein Business-Modell zu generieren. Der Partner muss auch mit dem Kunden übereinstimmen, nicht alle neuen Features in der Cloud zu deaktivieren, um quasi damit den alten Zyklus beizubehalten. Vielmehr muss der Partner in einem andauernden Prozess mit seinen Kunden diese neuen Möglichkeiten untersuchen, welchen Mehrwert dies für die Benutzer des Kunden hätte und wie diese umzusetzen sind. Diese Dienstleistung mit der Untersuchung, Umsetzung und Schulung lässt sich ebenfalls in ein eigenes Subskription Modell umsetzen. Und Distributoren wie Ingram und TechData sind da mittlerweile gut aufgestellt und helfen auch mit Tools von Drittherstellern wie BitTitan, um Lücken zu schließen.
[HB:] Welche Hemmnisse erwarten den Partner?
Microsoft macht es den Partnern und Endkunden nicht einfach. So gibt es viele Dienste und Tools, die gleiche oder überlappende Funktionalität zur Verfügung stellen. Und gerade hier muss und kann der Partner punkten. Die Kultur und Arbeitsweise des Kunden ist dem Partner bekannt. Und damit kann er aus dem riesigen Portfolio der Cloud Produkte Empfehlungen geben, diese implementieren, freischalten und schulen.
Passiert dies nicht, kann es passieren, dass Firmen-Benutzer eine Schatten-IT aufbauen. Als Beispiel sei hier nur WhatsApp, OneDrive oder Dropbox in der Consumer Version genannt. Und die Benutzer sind sich den Sicherheits-Risiken nicht bewusst.
Das bedeutet aber auch, das IT Administratoren umdenken müssen. Weg von reiner Wartung und Instandhaltung von IT-Systemen, hinzu den Überlegungen, wann werden welche Systeme im Unternehmen eingesetzt und wo und wie müssen Prozesse überarbeitet oder gar verändert werden. Und das nicht nur im Server-Bereich oder den Office Komponenten, sondern auch den Client-Betriebssystemen wie Windows 10. Die alte Gepflogenheit, ein Client Betriebssystem wird erst nach dem Erscheinen des 1. Service Packs evaluiert, kann und muss vergessen werden. Denn auch bei Windows 10 gibt es solche Zyklen nicht mehr. Gleiches gilt für neue OnPremise Server.
Das Zurückhalten von Updates über ein Jahr ist nicht mehr möglich. Es ist ein andauernder Prozess, den die Administratoren fortlaufend begleiten, evaluieren und freigeben müssen. Manchmal herrscht auch Angst bei den Administratoren, Ihre Arbeitsplätze zu verlieren, weil Cloud-Dienste und die Wartung derselben durch die Hersteller vorgenommen werden.
Neue Methoden bei der Zusammenarbeit mit OneDrive for Business müssen erlernt und geschult werden und in geänderten Prozessen im Unternehmen implementiert werden. Durch das Umstellen auf diese neuen Technologien kann beträchtliche Zeit reduziert und damit Kosten eingespart werden. Das Festhalten an alten Modellen ist aber auch auf die deutsche Kultur zurück zu führen.
CIO’s der Unternehmen, auch der kleinen Unternehmen müssen als Vordenker mit den Cloud Services vertraut sein und die IT, als Dienstleiter im Unternehmen in Einklang bringen. Hier liegt es auch an den Partnern, diese Informationen in einem kontinuierlichen Prozess an den relevanten Personenkreis Ihrer Kunden zu bringen.
[HB:] welche weiteren Anforderungen muss der Partner erfüllen?
Oftmals werden beim Partner selbst die Cloud Dienste nicht eingesetzt. Und das macht es dem Partner umso schwerer, ein eigenes Subskription Modell aufzubauen.
Je länger die Partner zögern, sich mit der Cloud zu beschäftigen, desto größer wird die Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Ist ein Kunde migriert, entfallen die Installation von Updates und Patches. Und damit der Ertrag.
Partner müssen lernen, dass nach dem ersten Schritt, z.B. einer E-Mail-Migration weitere Schritte folgen müssen. Was der Partner nicht selbst leisten kann, muss er sich bei anderen Cloud-Dienstleistern einkaufen, damit die Möglichkeit entsteht, komplette Subskription Pakete seinem Kunden anzubieten.
[HB:] vielen Dank für die Antworten.
Links:
Raphel Köllner: IT und Recht German
Raphael Köllner: Microsoft MVP Award
1.XING Microsoft Office 365 Cloud Community Get Together
Am 20.Oktober 2016 ist es soweit. Das 1.XING Microsoft Office 365 Cloud Community Get Together, (Whow, was für ein langer Titel) findet in München statt.
Ein Tag vollgepackt mit Informationen rund um die Cloud und Office 365. Ich werde dort einen Vortrag zum Thema
Mail Migration – Der erste Schritt auf dem Weg in die Cloud
halten. Und hier geht’s zur Anmeldung.
Sieht man sich in München?
OneDrive for Business – Selling multiple Workload migrations
im heutigen Fireside Chat von BitTitan unterhält sich Suzanne McClure, BitTitan Sales Manager mit Jethro Seghers, BitTitan Programm Manager und Microsoft MVP (Office Servers and Services) über OneDrive for Business
Today in BitTitan’s Fireside Chat Suzanne McClure, BitTitan Sales Manager talk with Jethro Seghers, BitTitan Programm Manager und Microsoft MVP (Office Servers and Services) über OneDrive for Business.
Fireside Chat
BitTitan | Azure Starter Kit – Webinar – more than migration
Your are a BitTitan partner?
You have not registered?
Your diary is free on 1/28/2016 11am PST?
The you should register immediately.
This coming Thursday is a follow up deep dive webinar to see the products in action (live demos!) and learn how to start making money with Azure immediately.
Amanda Hill, Partner Technology Strategist from Microsoft, will be presenting with our GM of Products, Rocco Seyboth, and several BitTitan product managers including Jethro Seghers. The agenda is action-packed with demos and details on how the Azure Starter Kit can help you increase revenue and be more profitable this year.
This training picks up where last month’s overview left off and is a must-join:
- See in-depth demos of HealthCheck for Azure, Database Migration and Cloud Storage Migration
- Increase sales with a training on how to run an Azure assessment, provide recommendations and use HealthCheck for Azure with your specific customers
- Uncover, qualify for and take advantage of Microsoft financial incentives
Don’t miss out and register now!
Seriously – we expect it to be one of our best webinars ever.
File Server to OneDrive for Business Migration
![]() |
![]() |
OneDrive for Business is gaining recognition and traction among SMBs and enterprises. In particular, replacing user home drives, commonly stored on on-premises file shares, with OneDrive is becoming a common request to Office 365 system integrators and MSPs. As our partners have started to do more of these projects, some common roadblocks have become apparent:
More and more enterprise customers want to migrate their users’ Home drive, most often stored on File Servers, to the users’ One Drive for Business. But there are several hurdles:
- he structure of the File Servers is not in harmony with user names in Office 365.
- They do not want to migrate the complete File Servers structure.
- They are not aware of the limits in OneDrive for Business.
With MigrationWiz, you are able to migrate, but the migration process is different:
Step 1 | Upload the files into an Azure Blob storage. |
Step 2 | Create a Project in MigrationWiz: Source is Azure, Destination is OneDrive for Business |
Step 3 | Filter the different Folders to migrate only the relevant data to the users’ OneDrive for Business. |
Before you begin to upload, you must check all documents, determine if any limitation prevents these documents from being stored in OneDrive for Business. There are several articles about these limitations:
Restrictions and limitations …. sync SharePoint lib. to your computer through ODFB
Migrating File Shares to OneDrive for Business
SharePoint Online and OneDrive for Business: software boundaries and limits
So then you are able to identify the folders:
In the following example we only want to upload only 3002 and 3003 == User A and User B
File Server structure |
Azure Blob container (after uploading) |
FS\3001 |
|
FS\3001\doc1.docx |
|
FS\3002\ |
FS\3002\ |
FS\3002\Doc21.docx |
FS\3002\Doc21.docx |
FS\3002\Doc22.docx |
FS\3002\Doc22.docx |
FS\3003\ |
FS\3003\ |
FS\3003\Subfolder1 |
FS\3003\Subfolder1 |
FS\3003\Subfolder1\Doc31.docx |
FS\3003\Subfolder1\Doc31.docx |
FS\3003\doc32.docx |
FS\3003\doc32.docx |
FS\3003\doc33.docx |
FS\3003\doc33.docx |
FS\3004 |
|
FS\3004\doc41.docx |
|
FS\3005 |
|
… |
Directory.metadata |
File.metadata |
Only the folders and files (these are highlighted in yellow) should be uploaded to the Azure blob in the named container.
The Second part is the migration with MigrationWiz
The table below indicates what will be migrated into the OneDrive for Business document library destination:
User A |
User B |
Doc21.docx |
doc32.docx |
Doc22.docx |
doc33.docx |
Subfolder1 |
|
Subfolder1\Doc31.docx |
So this can be done, using two CSV files and also two PowerShell cmdlets.
The first CSV file is the configuration file where several kinds of information will be stored:
FSConfig.csv |
ProjectName |
The Project Name in MigrationWiz. |
ContainerName |
The container name of the blob storage in Azure. The container in this Azure blob storage must exist. (Only lowercase names are allowed) |
|
RootPath |
The root path of the File Server. |
|
AccessKey |
The name of the Azure Blob storage. |
|
SecretKey |
The Security Key to access the Blob storage. |
|
ODFBAdmin |
The email of the Office 365 Global administrator. |
|
Password |
The Password of the Office 365 Global administrator. |
In the second CSV file are stored users’ name and the corresponding File Server folder. Additionally, the Filter Folder and Folder Mapping must be saved.
Users.csv |
DestinationEMail |
Email address of the user, in which the ODFB data is stored. |
SourceFolder |
The Subfolder of the File Server, which is mapped with the email address (User) |
|
FilterFolder |
The RegEx for the User, which filters only the Subfolder and for the given user. |
|
FolderMapping |
Filters the Folder. |
If all data are saved in both CSV files, then we may execute the first PowerShell cmdlet with the name Uploader.ps1.
Now only the selected folders, subfolders and files are uploaded to the Azure Blob storage in the named container.
The second PowerShell cmdlet ProjectImport.ps1 creates the complete Project in MigrationWiz. You do not have to set any information. All information about the project (Source, Destination, container) and all users are inserted.
And now you ready to start the Migration with checking your credentials and then with a full migration.
Fore more information go to our community site at BitTitan
Migration | File-Server zu OneDrive for Business oder SharePoint
Wenn Benutzer zu Office 365 wechseln, werden meistens zuerst lokale Ressourcen wie Mail-Systeme migriert. Dies kann je nach Größe des Unternehmens und der Quelle ein umfangreicher Prozess sein. Mit den richtigen Werkzeugen wie dem MigrationWiz und dem richtigen Konzept kann dieser Prozess aber wesentlich verkürzt und in kürzerer Zeit durchgeführt werden. Sind diese Daten erst einmal erfolgreich in die Cloud migriert worden, kommt es zum nächsten Schritt. Wie kann ich meine Daten meines File-Servers in die Cloud verschieben, um dann von den zahlreichen Kollaboration Szenarien zu profitieren. Und genau dieses Szenarium möchte ich hier in Kurzform beschreiben:
Hier ist die Planung vor der Migration noch wichtiger. Denn eine Team-Seite in SharePoint als auch OneDrive for Business ist kein File-Server noch ein ftp-Server. Dokumente im Zielsystem unterliegen vielfältigen Einschränkungen und wenn Sie kein Desaster ihrer Benutzer erleben wollen, müssen Sie diese Einschränkungen vor einer Migration auf Ihre Dokumente anwenden. Diese Einschränkungen werden von Microsoft immer weiter reduziert, deshalb sollten Sie vor einer Migration immer bei Microsoft den KB Artikel KB2933738 aufrufen, dieser beschreibt alle Einschränkungen.
Wie kann ich also meine Dateien untersuchen.
Ich rate dringendst an, vor einer Migration den ersten Schritt des TechNet Artikels von Andre Kieft, Microsoft (bereits im September 2013 erschienen) abzuarbeiten. Zum damaligen Zeitpunkt habe ich auch einen Artikel und ein 500 Zeilen Power Shell Script geschrieben.
Erst wenn Ihre Daten auf dem Fileserver überarbeitet wurden, können diese zu OneDrive for Business oder in Dokumentenbibliotheken von SharePoint migriert werden
Um File-Server Daten mit dem MigrationWiz zu migrieren hat sich BitTitan aus mehreren Gründen entschlossen, eine 2-stufige Migration durchzuführen
File-Server zu OneDrive for Business
Im ersten Schritt werden ihre aufbereitete Daten vom File-Server in einen Container von Microsoft Azure kopiert.
Der zweite Schritt wird dann wie bei einer E-Mail Migration mit MigrationWiz durchgeführt. Dabei wird vom Azure Storage das gelesen, was Sie im ersten Schritt nach Azure Storage kopiert haben. Dieser Umweg hat mehre Vorteile. Zum einen können Sie im Azure Container noch Dateien nach dem Hochladen löschen, aber der Sicherheitsaspekt, bei der Migration nur auf diese Dateien zuzugreifen, keine Ports zu öffnen, etc. wiegt viel höher. Von der Geschwindigkeit bei der Migration (Cloud to Cloud) einmal ganz zu schweigen.
eine Schritt für Schritt Beschreibung finden Sie hier
File-Server zu SharePoint
Für eine File-Server zu SharePoint Migration werden Exakt die gleichen zwei Prozess-Schritte angewandt. Und auch hierfür gibt es eine Schritt für Schritt Beschreibung
Für beide Migrationen gilt:
Es werden nicht nur die Dateien migriert, sondern auch die Berechtigungen aus dem File-Server übernommen und in die Dokumenten SharePoint Bibliothek übertragen.
Zusammenfassung:
Migration von Dateien aus einem File-Server in die Office 365 Cloud kann einfach sein, wenn man vor der Migration die Einschränkungen von OneDrive for Business und SharePoint kennt, diese Beschränkungen auf seine lokale Ressourcen anwendet und erst dann den Migration-Prozess beginnt.
Migrationen – Typen, Quellen und Ziele
Nein, heute schreibe ich nicht nur über OneDrive for Business, aber auch das kommt bei den Migrationen natürlich vor. Heute möchte ich einmal alle Migrationen auflisten, die MigrationWiz, ein automatisierter Prozess der Firma BitTitan, durchführen kann. Es sind inzwischen so viele verschiedene Migrationen, dass man diese in fünf Kategorien packen muss:
- Postfach
- Öffentliche Ordner
- Dokument
- Persönliche Archive
- Firmen-Archive
- Fangen wir einmal mit der Postfach Migration an. Die nachfolgende Abbildung zeigt, dass die automatisierte Prozess-Lösung Migrationen von verschiedensten am Markt befindlichen Systemen als Herkunft und Ziel beherrscht. Dass + Zeichen hinter einem Produkt bedeutet, dass Migrationen ab dieser Version bis zur neusten Version durchgeführt werden können Ein Klick auf die Abbildung führt Sie direkt zu den Erklärungen:
- Oft wollte Microsoft in seinem Produkt Exchange die Öffentlichen Ordner abschaffen oder abschalten, ist aber am Widerstand der Kunden gescheitert, und selbst in Office 365 gibt es sie noch:
- Und jetzt sind wir auch bei OneDrive for Business. Aber nicht nur. Bei Migrationen von Dokumenten gibt eine große Palette von Quellen und Zielen. Neu hinzugekommen sind jetzt Box, File Server, SharePoint Server 2010 und 2013 und SharePoint Online:
Migration ist nicht gleich Migration. Aber eine Migration mit dem MigrationWiz kann ein vollautomatischer Prozess werden, egal ob es sich um 50 oder 10000 Postfächer, 2000 oder 100000 Dateien, oder um Terra-Byte große Archive handelt, die von A nach B migriert werden müssen. Einmal eingestellt und konfiguriert, können Sie sich mit vielen anderen wichtigen Dingen beschäftigen.
- Derzeit spricht der MigrationWiz nur die englische Sprache, aber BitTitan arbeitet mit Hochdruck an verschiedenen Sprachversionen wie Holländisch, Portugiesisch, Russisch, Spanisch , Französisch, Chinesisch und natürlich auch an einer deutschen Variante.
OneDrive for Business | User Account deleted – And now?
What is happened with the business data in SharePoint Online and OneDrive for Business, if a user leaves the company and his account is deleted and/or his license is withdrawn?
In medium-sized or enterprise companies it is indeed more common, that many employees leave the company at the end of the month and new employees will start at the beginning of a new month. But what happens to the data in SharePoint Online and in the formerly known “MySites”, these days known as OneDrive for Business?
[Update]
Microsoft has changed the basic storage from 10 GB + 500 MB each User to 1TB + 500 MB each user
First an illustration:
Storage:
For all Team sites in SharePoint Online (Office 365) the company has a storage of 10 GB + 500 MB for each user for free. Additional storage may be purchased. In OneDrive for Business each User with a License has 1 TB storage, and later on this year unlimited storage. The illustration shows, that User A is a member of the Team Sites “Marketing” and “Support”. Additionally user A also has shared folders and files with User B and C, but he is the owner.
The company does not have to pay for the the storage of OneDrive for Business, it is becoming increasingly popular, to switch content to OneDrive without ultimately to consider the consequences. You may also may establish a Team site inside your OneDrive for Business, it is a separate site collection.
In our example User A leaves the company. The administrator deletes User A in the Active Directory and/or withdraw the Office 365 License.
There is no problem with the two team sites, because User A no longer exist. But in Office 365 there will be an automatic process initiated called “My site Clean Up timer job”. Microsoft has this described in his KB 3042522
the short version:
A work or school account is deleted from the Microsoft Office 365 admin center or is removed through Active Directory synchronization.
The account deletion is synchronized to SharePoint Online.
The My Site Clean Up timer job runs, and the user profile is marked for deletion. The profile will be preserved in the database in a deleted state for 30 days. This coincides with the time that’s allocated to restore a deleted user account from the Azure Active Directory recycle bin.
If the Manager field is populated for the deleted account, the manager will receive an email message that states that the site will be removed in 30 days and that access to the site is granted to the manager.
If the Manager field isn’t populated for the user account and a secondary owner was configured in Setup My Sites under the User Profile section of the SharePoint admin center, the secondary owner contact will receive an email message that states that the site will be removed in 30 days and that access to the site is granted to the user.
The My Site of xxxxxx is scheduled for deletion in 30 days. As their manager you are now the temporary owner of their site. This temporary ownership gives you access to the site to copy any business-related information you might need. To access the site use this URL: https://xxxx.sharepoint.com/personal/xxxxxxx/_layouts/viewlsts.aspx 
After 27 days, a second email message will be sent to the manager or secondary owner that states that the site will be deleted in three days.
After three days, the profile for the deleted account is deleted from the user profile service.
Users of OneDrive for Business know, that it is not possible to move data to another User, especially with the web browser. The admin must sync the data of the User A to his local machine (down) and then to the new User X (Up). But you have additionally look for the rights of the documents. This does not work. But luckily there is a solution.
The MigrationWiz form BitTitan may migrate OneDrive for Business Data from any User in Office 365 to another User in Office 365. In our example from User A to User X. For this job the administrator may do this in the 30 days period. But remember, there could be a lot of data.
You want to see, how MigrationWiz will work? Here is a Link to the community site of BitTitan, which solve this problem:
Microsoft OneDrive to Microsoft OneDrive Migration Guide
If you decide to migrate, you should read all sections carefully.
In "How do I purchase licenses" it should be noted, that it is a document migration and the Document license type authorize per License 10GB of data per user and up to 10 passes.
After you have migrate the data to the new User X and assign him the rights to work in the Team sites “Marketing” and “Support” it looks like:
You should know, that MigrationWiz does not move data, the data will only be copied.
Conclusion:
Currently, manual migration is too costly. Especially when multiple users leave the company, which indeed occurs but more common in large companies. The current limitations of the sync clients (Groove.exe) make it almost impossible to synchronize large amounts of data. A migration via the automation tool MigrationWiz facilitates the administrator or the delegated manager the job so much easier.
OneDrive for Business | Benutzer Konto gelöscht – Und dann?
Was passiert eigentlich mit den Business Daten in SharePoint Online, wenn in einem Unternehmen ein Benutzer das Unternehmen verlässt und der Benutzer-Account gelöscht wird oder die Lizenz entzogen wird?
Bei Mittelstands- oder Enterprise-Unternehmen kommt es ja häufiger vor, das zum Monatsende Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und zum Monatsanfang neue Mitarbeiter dazukommen. Was aber passiert mit den Daten in SharePoint Online, hier im besonderen den Daten in SharePoint Team-Sites und dem eigenen Bereich (“MySite”), also den OneDrive for Business Dokumenten?
Dazu einmal eine Übersicht:
Speicher:
Für Team-Sites hat das Unternehmen in SharePoint Online (Office 365) insgesamt 10 GB + 500 MB für jeden Benutzer zur Verfügung. Weiterer Speicher kann dazu gekauft werden. Jedem Benutzer mit zugewiesener Lizenz stehen in OneDrive (for Business) 1 TB und demnächst sogar unbegrenzter Speicher zur Verfügung. Die Abbildung zeigt, dass der Benutzer A Mitglied bei der Team-Site “Marketing” und “Support” ist. Außerdem hat er viele Ordner und Dateien mit den Benutzern B und C geteilt, bei dem der Benutzer A aber der Besitzer der Dokumente ist. Da der OneDrive Speicher dem Unternehmen kein zusätzliches Geld kostet, wird es immer beliebter, auf den Speicher von OneDrive auszuweichen, ohne letztendlich die Konsequenzen zu überlegen. Da OneDrive for Business eine eigene Site-Collection ist, kann man auch Team-Sites nachbilden.
In unserem Beispiel-Szenario verlässt Benutzer A das Unternehmen. Der Administrator löscht den Benutzer A im Active Directory oder/und entzieht diesem die Lizenz.(Office 365)
Für die Team-Site kein Problem, weil User A aus dem Active Directory nicht mehr existiert. Und dann läuft in Office 365 nachfolgender, automatisierter Prozess ab der im KB 3042522 (deutsch/englisch) bei Microsoft beschrieben wird:
in Kurzform:
- Wird der Account gelöscht, wird dieser zu SharePoint Online synchronisiert.
- Der “myDrive” Cleaner Job wird initialisiert, das Benutzer Profil markiert zum Löschen
- Die Daten werden in der Datenbank noch für 30 Tage vorgehalten
- Der Manager erhält einen E-Mail, dass er noch Zugriff auf diese Daten für 30 Tage hat.
The My Site of xxxxxx is scheduled for deletion in 30 days. As their manager you are now the temporary owner of their site. This temporary ownership gives you access to the site to copy any business-related information you might need. To access the site use this URL: https://xxxx.sharepoint.com/personal/xxxxxxx/_layouts/viewlsts.aspx
- Nach 27 Tagen erfolgt die zweite E-Mail… noch 3 Tage Zeit
- Danach werden die Daten in den Site-Collection Papierkorb verschoben
Benutzer von OneDrive for Business wissen, dass es nicht möglich ist, die Daten des Benutzers A via Web-Browser zu einem anderen Benutzer zu verschieben. Manuell müssten alle Daten des Benutzers A durch den Manager lokal auf seine Maschine synchronisiert werden (Down) um sie anschließend zum Benutzer X in dessen OneDrive (for Business) zu synchronisieren (Up). Von den Rechten einmal ganz zu schweigen. Zum Glück gibt es aber Abhilfe.
Der MigrationWiz der Firma BitTitan kann nämlich Daten von einem Benutzer in Office 365 zu einem anderen Benutzer migrieren. In unserem Fall also von Benutzer A zu Benutzer X.
Dafür hat der Manager ja 30 Tage Zeit. Bedenken Sie aber, dass unter Umständen eine ganze Menge Daten zu migrieren sind. Schließlich stehen den Benutzer fast unlimitierten Speicherplatz zu Verfügung.
Um zu sehen wie der MigrationWiz funktioniert hier ein Link, der direkt unser Problem adressiert (in englischer Sprache):
Microsoft OneDrive to Microsoft OneDrive Migration Guide
Bei einer Migration sollten Sie diesen Guide dann Punkt für Punkt abarbeiten,
Bei “How do I purchase licenses” ist zu beachten, dass es sich um eine Dokument Migration Lizenz-Typ handelt, die berechtigt pro Lizenz 10GB an Daten pro Benutzer und bis zu 10 Schritte erlaubt.
Nach der Migration und der Zuweisung des neunen Benutzers X – zu den Team-Seiten “Marketing” und “Support” sieht es dann wie folgt aus:
Alle Daten des nicht mehr existenten Benutzers B wurden zum Benutzer X migriert. Beim MigrationWiz werden Daten grundsätzlich immer nur kopiert, und nicht verschoben.
Zusammenfassung:
Derzeit ist eine manuelle Migration zu aufwändig. Vor allem, wenn mehrere Benutzer das Unternehmen verlassen, was in Großunternehmen ja doch häufiger vorkommt. Die derzeitigen Beschränkungen des Sync-Clients (Groove.exe) machen es fast unmöglich, große Datenmengen zu synchronisieren. Eine Migration über das Automatisierungs-Tool Migration Wizz erleichtert dem Administrator bzw. dem delegierten Manager die Arbeit ungemein.