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Posts Tagged ‘SharePoint Online’

OneDrive for Business | Support for # and % in filenames

25. Februar 2017 1 Kommentar

Error on sync: # and % still make problems

Here some news, there a blog post. During these days, Microsoft is publishing on different places on the web, and not only for you, it is impossible to follow all . Therefore I do not know, where I have read the message, but it is more interesting, what we may read here.

Upcoming changes to SharePoint and OneDrive for Business APIs to support # and % in file names

Our old Groove Client has more Limits on characters and the Next Generation Sync Client (NGSC) only have trouble with # and %. That’s the last two characters.

It is important, that the Client will support these, but on the server side Microsoft programmers have to implement another functionality in SharePoint Online and for the Rest of the world have to implement changes in the API.

So in the near future we and all our Users will see less error messages like the message above. There is no time frame, but I have seen the first quarter 2017, and I think, it will come in the second quarter 2017.

Link

Roadmap Office 365 OneDrive for Business filename support improvements

OneDrive for Business | Demnächst werden # und % unterstützt

24. Februar 2017 Hinterlasse einen Kommentar

Fehler beim Synchronisieren: # und % machen noch Probleme

Hier eine Nachricht, dort ein Blog Post. Microsoft macht es nicht nur mir fast unmöglich, Änderungen zu verfolgen. Und ich weiß wirklich nicht mehr, wo ich die Meldung gelesen habe. Das ist aber schlichtweg egal, weil die Meldung selbst viel interessanter ist. Leider nur in englischer Sprache. Hier der Link.

Upcoming changes to SharePoint and OneDrive for Business APIs to support # and % in file names

was man in etwa wie folgt übersetzen kann:

Bevorstehende Änderungen an SharePoint und OneDrive for Business APIs, die dann die Zeichen # und % im Dateinamen unterstützen.

Während der alte Groove Client noch mit mehreren Zeichen im Dateinamen nicht umgehen kann, sind die beiden Zeichen # und % die beiden letzten Zeichen, bei der Next Generation Sync Client, kurz NGSC genannt, noch Schluckbeschwerden bekommt.

Dabei ist es nicht eine Frage des Clients, wie dieser mit Dateinamen umgehen kann, sondern vor allem die SharePoint-Programmierer bei Microsoft haben sich Gedanken machen müssen, wie Sie mit dieser Änderung bei SharePoint Online umgehen sollen.

Noch ist es nicht soweit. Aber Microsoft arbeitet an Änderungen der betroffenen API’s. Und in in naher Zukunft werden wir es dann erfahren und unsere Benutzer werden wieder ein paar Fehlermeldungen, wie oben abgebildet, nicht mehr bekommen.

Ein Zeitpunkt gibt uns Microsoft nicht, auf einer internen Roadmap habe ich das erste Quartal gelesen, ich vermute aber eher das zweite Quartal 2017

Link:

Roadmap Office 365 OneDrive for Business filename support improvements

OneDrive for Business | erweitertes Dateimanagement | Verschieben

20. Februar 2017 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

SharePoint Online  Bibliothek: Verschieben nach

Chris McNulty, Microsoft und ExMVP hat  in Microsoft Tech Community unter SharePoint weitere Details beschrieben beschrieben:

Die von mir beschriebenen Änderungen wurde erweitert:

Das Limit von 50 MB beim Kopieren wurde auf 500 MB angehoben

Es kann jetzt auch innerhalb einer Bibliothek kopiert werden, dann wird eine Datei mit einer Nummer am Ende des Datei-Namens erzeugt.

Diese Änderungen erfolgen zuerst im First Release und anschließend an allen Office 365 Tenants!

Bewegen von Dateien

Hier musste Microsoft leider erst einmal einen Rückzieher machen, das funktioniert derzeit nicht von OneDrive for Business zu SharePoint (Team Sites oder Groups). Aber bei meinem letzten Gespräch mit Chris McNulty in Frankfurt  hat er mir gesagt, das Microsoft daran arbeitet, die Move Funktion komplett mit Meta-Daten und File-Historie zu versehen.

SharePoint Online | Download multiple Files

30. Januar 2017 2 Kommentare

Zipping, OneDrive for Business, Download

Sometimes it’s easy. You have to wait. And here the Big Brother have learned from his little brother. I’m speaking about OneDrive for Business and OneDrive (Personal). In OneDrive (Personal) the functionality of automatically packing files into a zip file, if you select more than one file and the Download was implemented a long time ago.

1 Select more than one file
2 Click on Download
3 All selected files are zipped into a file OneDrive_XXXX.XX-XX.zip and you may save it. The message differs depending on the browser and its settings,

Microsoft rolled out this new function to all tenants. Thank you Microsoft, why not earlier.

SharePoint Online | Mehrere Dateien herunterladen

27. Januar 2017 Hinterlasse einen Kommentar

Markieren, Herunterlagen, gezippte Datei speichern

Manchmal ist es einfach. Da kann der große Bruder vom kleinen Bruder lernen. Und das hat OneDrive for Business von OneDrive (der persönlichen Variante) gelernt. Dort gibt es die Funktionalität schon lange. Es geht um das automatische “Zippen” von mehreren Dateien bei einem Download:

1 Zuerst werden in einer Dokumentenbibliothek mehrere Dateien markiert.
2 Dann wird auf Herunterladen geklickt
3 Alle markierten Dateien werden in eine OneDrive_XXXX.X.XX.zip Datei gepackt und zum Herunterladen angeboten und je nach Browser und Einstellung automatisch gespeichert.

Diese Funktionalität wird derzeit auf allen Tenants ausgerollt. Danke Microsoft, warum nicht gleich so.

OneDrive for Business | erweitertes Dateimanagement | Verschieben

25. Januar 2017 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

Es stand auf der Microsoft Roadmap der OneDrive-Produktgruppe für das erste Quartal 2017. Das Verschieben von Dokumenten zwischen OneDrive for Business und SharePoint Team Sites. Schon seit längerer Zeit konnte man Dateien von OneDrive for Business kopieren, dies führte jedoch bei einigen Benutzern zu Irritationen, weil jetzt die Datei doppelt vorhanden war, wenn man Sie von der Quelle nicht manuell löschte.

Move Files/Folders , SharePoint Team Sites, OneDrive for Business

Seit kurzem wird das Verschieben nach auf allen Tenants von Microsoft Office 365 ausgerollt. Damit wird das Verschieben eingeführt. Auch das Kopieren wird erweitert. Die Funktion bekommt die Angaben von anderen Team-Sites von Microsoft Graph.

Quelle/Ziele

  • ODFB – SP Team Sites
  • ODFB  – ODFB
  • SP Team Sites – ODFB
  • SP Team Sites – SP Team Sites

Kopieren/Verschieben funktioniert mit

  • einfachen Dateien
  • mehreren Dateien
  • Ordner

und die Metadaten werden beibehalten.

Einschränkung

Es gibt derzeit aber noch eine Einschränkung: Das Größe der Datei ist auf 50 MB beschränkt. Microsoft hat aber angekündigt, das dieses Limit noch im Jahr 2017 aufgehoben wird und das dann das Verschieben von Dateien erweitert wird um die kompletten History Daten.

Office 365 | OneDrive for Business, Team Sites and Groups – Overview

31. Oktober 2016 6 Kommentare

in this blog post I will show, where you store your documents in Office 365 and how do you sync these files to your local device. For better understanding I have created some pictures.

The company collaboration.com is migrated to Office 365. The CEO (User A) is happy, because the first step into the cloud was the mail migration and he may work as usual, send and receive Mails with his Outlook client. But he is not alone. All employees feeling the same. New for all Users of the company is the possibility, to save documents and files to the cloud storage called OneDrive for Business. But the Users accustomed, working with local saved documents on their devices. Therefore the administrators have installed the Next Generation Sync Client to sync all the cloud files to their local devices. The Users then will have access to their relevant documents, even if they are Offline.

Sharing of a document in OneDrive for Business

Only if  they want to share a document in their OneDrive for Business document libraries, they have to switch to the Web Browser,  (So the above picture shows, that User E shares a document with User K). User K may also access this shared document on his local device, when he has synchronized it.

But this Sharing feature is inconvenient. Users want to have a place, where they may store documents for her department and only certain Users may have access.

Summary:

Each Employee get storage in Office 365 for his business documents and he may sync these documents (or part of theses documents) to his local device.


 

Team Sites

Creation of a team site (admin)

The administrator of the company Collaboration.com creates the first Team Site. This Site is for the finance department.

Who has access to the Team Site?

Only the CEO (User A) and another User G have access to this site. Now they may store finance documents into the Team site document library and also may sync these documents to their local devices.

more Team Sites

Three diffrent Team sites and their members

The admin creates two more Team sites on SharePoint Online for department Marketing and HR. So you see, only the CEO (User A) have access to all of the three Team Sites. But the admin also provide different organization Units (OU) in the AD of Azure for future use. If the company growth, the admin have to assign new Users only to the right OU and automatically the new User get access to the Team Site.

Summary:

With Team sites in SharePoint Online department Users may collaborate with the different documents, without sharing these documents or folders. And the best: The documents may synced to their devices.


 

Groups

Some involved employees have a wish to establish a place, where they may exchange new ideas, have a calendar for all members of this place and also a Mail address. And they think they may do it without asking the administrator.

User A creats a Group

In our example the CEO (User A) creates a Group and called this Group G-Marketing. As mentioned, he’s not the admin. But he has ask his experts for a naming convention. The expert told him, if he creates a Group with the Name “Sales”, the  administrator is not able to create a team site with this name.

Other members of the Group

During the creation process, User A invites User D and K as members to this new group. So for discussion all three members may save documents in the document library of this group and, what surprise, they may also sync these documents to their local machines.

Groups and members: Mail and calendar

the Company Employees G and C for department HR and Sales do the same. But you also see, they have access via Mail and Calendar to their groups.

Summary:

You may create a group without Admin rights. Mails and a Group shared calendar will established automatically. Documents inside the document library may synchronized locally.


Sync to local devices

the last picture shows all synced places to a local device of the User A

local sync from diffrent areas to a users device

But you have to know: If a User has more than one device, you have to initiate all syncs to each different device. And the Next Generation Sync Client  (NGSC) supports selective sync, so the syncs may look different on each client. Also they my use the OneDrive App. This App substitutes the Web Browser, is quick, and the password credentials may stored inside the app.This app do not sore data locally, you need an internet connection. (I use this app to share a document, because it’s quicker)

Where should I store the documents?

My Business documents belong to OneDrive for Business. If more people come together, f.e talking about new ideas and store documents, you may use Groups. So Groups are dynamic. Inside a Group you do not have to share a document to another group member. So for Standard processes and their documents you should save the documents inside a document library of a Team site.

At this time, I write this blog post, you may Copy a document to another area. In the near future you will also have a Move function in the Web Browser.

Note:
For all this Sync possibilities you need to install the Preview Version of the Next Generation Sync Client with the Version 17.3.6673.1011.


Links:

NGSC (German language only)
Next Generation Sync Client – Was ist das ?

Installation
Next Generation Sync Client – new Preview Version available

Sync to all different areas in Office 365
Next Generation Sync Client | Sync to all doc libraries in Office 365

Naming convention in  Windows Explorer
Naming Convention in Explorer with the Next Generation Sync Client

OneDrive Group policies for Companies
OneDrive – Next Generation Sync Client |Group Policies

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Freigaben in OneDrive for Business | externe Benutzer

OneDrive App
OneDrive Universal App for Windows 10 available | a short test

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