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Freigaben in OneDrive for Business | externe Benutzer

27. August 2016 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Ein Kollege hat mich gefragt:

Ich würde gerne Bilder auf meinen OneDrive for Business auslagern.

Kann ich Bilder so freigeben, als hätte ich sie auch einen Webserver gelegt?
Ich vermute nein, denn alle Freigabelinks auch die ohne Account funktionieren nicht.

Die Antwort ist JEIN

Microsoft hat am 15. August für OneDrive for Business und SharePoint Online  “Default Links for Sharing”  freigegeben, das mittlerweile jeden Tenant bis zum Monatsende erreicht haben sollte.

Damit kann der Administrator die Standardlink-Typ umstellen, den der einzelne Benutzer für die Freigabe erhält. Das wie wird hier erklärt.

Bei mir sieht das dann so aus:

Office 365: Admin Center: SharePoint: Freigabe

und in meinem OneDrive for Business kann ich jetzt mit drei Klicks einen Link auf eine Datei erzeugen, bei dem der Empfänger sich nicht authentifizieren muss:

  1. Datei auswählen und selektieren
  2. Link Abrufen
  3. Dropdown-Box anklicken und “…. keine Anmeldung erforderlich” auswählen

Feigeben einer einzelnen  Datei

Der Nachteil, und jetzt kommen wir zum Nein:
Das funktioniert nur mit einer einzelnen Datei Trauriges Smiley.  Wenn man einen Ordner auswählt, den man mit seinem Inhalt freigeben möchte, dann fehlen die die zwei letzten Einträge (… ohne Anmeldung)

Freigeben einer einzelnen Datei

Für ein paar Bilder wäre das ja nicht der Aufwand. Aber bei einer größeren Anzahl wird das doch viel zu aufwendig.

OneDrive for Business | Workshop


OneDrive for Business, Microsoft OneDrive

Sie verlieren sich im Dschungel mit Groove, OneDrive for Business, OneDrive und Next Generation Sync Client?

Dann haben wir das richtige für Sie: Den OneDrive for Business Workshop

In einem 1 Tages-Workshop in Ihrem Haus erhalten Sie das nötige Wissen, um erfolgreich mit den verschiedenen Synchronisations-Clients zu arbeiten und Ihre Benutzer optimal auf das Arbeiten mit Office 365 in der Cloud oder mit SharePoint Server onPremise vorzubereiten. Nach dem Workshop sind Sie in der Lage, Ihre Unternehmens-Strategie genauer anzupassen.

Der Workshop wird individuell auf das Unternehmen angepasst.

Historie  
Begriffe Groove
SharePoint Workspace
SkyDrive( Pro)
OneDrive (for Business)
Next Generation Sync Client
Synchronisations-Clients wer funktioniert wo und wie
Limitierungen Unterschiede und Einschränkungen (online vs OnPremise)
Betriebssysteme
Roadmap Wo steht Microsoft heute (Cloud First, mobile first)
Migration mögliche Ablösung vorhandener File Server
Administration Konzept, Tipps und Tricks
Strategie  

 

Workshop_thumb[1]_thumb[6] Kontaktieren Sie mich noch heute per EMail und lassen Sie sich ein auf Ihre Firma maßgeschneidertes Angebot zukommen.

Und wenn Sie Fragen haben, dann rufen Sie mich an: +49 (0) 7361-931313 oder +49 (0)171-7736198

OneDrive for Business | Next Generation Sync Client – April News engl.

4. April 2016 3 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

No April joke. Since 1st of April you are able to download the Next Generation Sync Client also for the Operating System Windows 8.1

The new version 17.3.6378.0329 is now available around the globe. If you have subscribed to my blog, you know that I have written, that on Microsoft roadmap the next generation Sync Client should be available at the end of the 1st quarter 2016. Ok, only one day…

But during the last MVP call, Reuben Krippner, Microsoft Director product management, announced the second quarter for GA.

I have had suggested, that there will be an Update for Windows 8.1. Perhaps you know, that OneDrive Personal is integrated in the OS. But this was wrong. And therefore I have to write this blog post, to tell you, If you are a Windows 8.1 user and want to sync document libraries to Office 365, there will be three different sync clients. 

Windows 8.1 Synchronisation with three diffrent sync engines

 

SkyDrive.exe integrated in OS Windows 8.1
Syncs personal data to OneDrive personal.

Particularities:
Selective sync of data (Old Version)

Icon-Color: white

OneDrive.exe Syncs business data to OneDrive for Business document libraries in Office 365 (fka MySite)

Particularities:
selective sync of Business data
You may add one or more other Office 365 tenants

Icon-Color: blue

Groove.exe Syncs business data to SharePoint Online Team sites and document libraries in Groups

Particularities:
no selective Sync, All or Nothing, several sync limitations

Icon-Color: Blue

I suggest, that changing the Sync engine Skydrive.exe to OneDrive.exe (NGSC) would be not so easy. If you see, that more and more companies will plan to upgrade to Windows 10, than this decision would be much clearer. And in short terms: SkyDrive.exe is running most without any problems.

But with colored icons, the user will have some issues. Where do I find , which programs in which version do I have on my device?

Sync-Client Version Path
SkyDrive.exe 6.3.9600.17484 C:\Windows\System32
OneDrive.exe 17.3.6378.329 C:\Users\User\AppData\Local\Microsoft\OneDrive
Groove.exe 15.0.4805.1000 C:\Program Files\Microsoft Office\Office15

 

Where may I download the Next Generation Sync Client?

Download Page for the Next Generation Sync Client

Here is the Link to the Microsoft OneDrive Site. You may click on both Download Links, colored with green arrows. Both will download the same sync client. But on the right site there is another page with useful descriptions. So administrators have a change, to rollout this client automatically and f.e. connect the NGSC automatically  with the users OneDrive for Business.

If you click on the Download Link (marked with the red arrow,you are able to install a 32- or 64 Bit version of the “old” Groove.exe as a C2R Version. And this download is available in different languages. The NGSC is available also in different languages, but these languages are in the Setup and is based of the language of the OS. The Next Generation Sync Client is only available Click 2 Run Version. The big advantage: Like the components of Office 365, there will update automatically.

By the way, now you do not have to setup a special registry Key, but in Windows 8.1 you are not allowed, to setup a connection to your OneDrive (Personal)

For testing purposes, I have setup two different VM’s (Windows 8.1 and Windows 7), both OSs have been fully patches with all updates. I want to have four different scenarios:

  • I want sync my personal data to OneDrive  (part only a part of it)
  • I want sync selective data to my OneDrive for Business
  • I want to sync data from a team site in Office 365
  • I want to sync selective data form OneDrive for Business of another tenant

The last option is not a typical business scenario, but often IT consultants would use it.

 

Windows 8.1

If you see al cloud symbols in the notification area, so after setup it looks like the following:

Cloud symbols Your OneDrive (Personal) is quick identified. It’s the The symbol with the white Color

Synchronization:
SkyDrive.exe

But with the three other cloud symbols you may not identify them without clicking with the right mouse button

NGSC: Sync to OneDrive for Business The first line shows – that we have a NGSC client, connected with the tenant HBsoft to OneDrive for Business

Synchronization:
Next Generation Sync Client

NGSC: Sync to OneDrive for Business The first line shows – that we have a NGSC client, connected with the tenant BitTitan to OneDrive for Business

Synchronization:
Next Generation Sync Client

Groove.exe: Sync to SharePoint TeamSites and Groups

and here you connect to not OneDrive for Business with the “old Groove” client

Identification:
No Cloud symbol in the window

Synchronization:
Groove.exe

Particularities:
You cannot identify, which document library you are connect to, but OneDrive for Business as destination is definitely wrong.

If I have a sync issue as a user, first I have to identify, which sync client is having a problem. If you open Windows Explorer, the above configuration looks as following:

Exploerer-View
  1. OneDrive (Personal)
  2. NGSC –> ODFB (Tenant HBsoft)
  3. NGSC –> ODFB (Tenant BitTitan)
  4. Groove.exe – Team site

Conclusion: Windows 8.1 users must be trained, what’s behind the different sync client symbols

 


But for completeness here are the other Windows operating systems.
If you work with one of these OS, you only have maximum two sync clients:

Windows 7,8,10 and MAC OS: Next Generation Sync Client

 

OneDrive.exe Syncs my Personal data to OneDrive (Personal)

and
Syncs my Business data to OneDrive for Business in Office 365 (fka MySite)

Particularities:
selective sync of Business data
You may add one or more other Office 365 tenants

Icon-Color:
white(OneDrive Personal)
blue (OneDrive for Business)

Groove.exe Syncs business data to SharePoint Online Team sites and document libraries in Groups

Particularities:
no selective Sync, All or Nothing, several sync limitations

Icon-Color: Blue


 

Conclusion:

Microsoft closes one more Sync app. But we have to wait until the Next Generation Sync Client is able to connect to all different destinations in Office 365.

The goal is…

The goal: only one sync engine to Office 365

One fully functional Sync client, we may sync to all document libraries (without any errors).

I’m wondering, that Microsoft has not published the GA of the NGSC for Windows 8.1 on the OneDrive Blog, I found the first information published on a support site of Office 365

OneDrive for Business | Next Generation Sync Client – April News

4. April 2016 6 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Seit dem 1.April 2016 ist es soweit. Und es ist kein Aprilscherz. Der Next Generation Sync Client ist jetzt auch für Windows 8.1 verfügbar

Die Version 17.3.6378.0329 steht jetzt auf diversen Seiten bei Microsoft zur Verfügung. Wie meine Leser wissen, stand die Veröffentlichung für Windows 8.1 ja auf der Roadmap für das erste Quartal 2016. Ziel knapp verfehlt. Noch beim letzten MVP Call am 24.3.2016 gab Reuben Krippner, Microsoft Director Product Management, in seiner Roadmap das 2.Quartal für die Globale Verfügbarkeit an. Aber das ist Schnee von gestern.

Ich hatte ursprünglich spekuliert, dass durch die Integration von OneDrive (Personal) in das Betriebssystem von Windows 8.1 eine Änderung im Betriebssystem erfolgen wird. Dem ist aber nicht so. Deshalb müssen wir ein wenig umdenken, und für Windows 8.1 die Übersicht neu schreiben. Denn unter Windows 8.1 gibt es verschiedene Synchronisations-Dienste.

Windows 8.1: Synchronisation mit drei verschiedenen Sync-Clients

SkyDrive.exe Bestandteil des Betriebssystems. Synchronisiert meine persönliche Daten zu OneDrive personal.

Besonderheiten:
selektive Auswahl der zu synchronisierenden Daten (alte Version)

Icon-Symbol Farbe: weiß

OneDrive.exe Synchronisiert meine Business-Daten zu OneDrive for Business in Office 365 (ehemals als MySite bekannt)

Besonderheiten:
Selektive Auswahl der zu synchronisierenden Daten
Es können auch weitere Office 365 Tenants hinzugefügt werden

Icon-Symbol Farbe: blau

Groove.exe Synchronisiert Daten zu SharePoint Online Teamsites und Dokumenten-Bibliotheken in Groups

Besonderheiten:
keine selektive Auswahl der zu synchronisierenden Daten

Icon-Symbol Farbe: blau

Ich vermute, dass eine Umstellung von der SkyDrive.exe auf OneDrive.exe doch erheblichen Aufwand bereitet hätte. Da aber immer mehr Firmen sowieso ein Update auf Windows 10 planen, hat man sich für diese Variante entschieden. Der Aufwand wäre nicht unerheblich gewesen, denn der Synchronisationsdienst SkyDrive.exe funktioniert. Und der Unterschied für den Benutzer ist ja nur, dass bei der selektiven Auswahl der zu synchronisierenden Daten eine, sagen wir umständliche und nicht jedem ersichtliche Methode ausgewählt werden muss.

mit den farbigen Symbolen allein ist es nicht getan.  Wo finde ich denn die Programme, und welche Version habe ich auf dem Rechner?

Sync-Client Version Pfad
SkyDrive.exe 6.3.9600.17484 C:\Windows\System32
OneDrive.exe 17.3.6378.329 C:\Users\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\OneDrive
Groove.exe 15.0.4805.1000 C:\Program Files\Microsoft Office\Office15

Wo kann ich den Next Generation Sync Client herunterladen?

Download des Next Generation Sync Clients

Hier ist der Link zur Microsoft OneDrive Seite. Hinter den grünen Pfeilen verbirgt sich prinzipiell der gleiche Download, bei OneDrive for Business, wird jedoch noch eine zusätzliche Seite vorgeschaltet mit nützlichen Erklärungen. So können jetzt die Administration viele Einstellungen vornehmen. Der rote Pfeil bringt Sie zum Download des alten “Groove” Client. So nebenbei, während der alte “Groove”-Client in verschiedenen Sprachen installiert werden kann, und die Fehlermeldungen dann auch nur in dieser Sprache ausgegeben werden, ist das beim Next Generation Sync Client besser. Das Setup wird mit unzähligen Sprachen ausgeliefert und richtet sich nach der Sprache des Betriebssystems. Der NGSC wird übrigens ausschließlich als (Click 2 Run) C2R-Paket ausgeliefert, das hat den Vorteil das der Client auch ohne Benutzer Einfluss sich selbst updaten kann.

Bei der Installation des neuen NGSC muss im übrigen kein Registry-Eintrag manipuliert werden. Unter Windows 8.1 kann der Benutzer aber nicht sein OneDrive Personal  auswählen.

Zum Test habe ich mir zwei virtuelle Maschinen erstellt (Windows 8.1 und Windows 7), diese VM’s komplett mit allen Updates versorgt und mir dann ein typisches Szenario gebaut:

  • Ich möchte meinen OneDrive (Personal) teilweise synchronisieren
  • Ich möchte OneDrive for Business teilweise synchronisieren
  • Ich möchte von einer Team-Seite eine Bibliothek synchronisieren (Office 365)
  • Ich möchte OneDrive for Business eines anderen Tenants  teilweise synchronisieren
    Die letzte Option ist wohl nicht so oft vorzufinden. Bei IT-Consultants wird dies jedoch öfters vorkommen.
    Windows 8.1:
    Bringt man alle Benachrichtigungssymbole zur Anzeige, so erhalte ich jetzt vier Wolkensymbole:
    Wolkensymbole Schnell identifiziert ist OneDrive (Personal). Denn hier wird das weiße Wolkensymbol verwendet.

    Synchronisation:
    SkyDrive.exe

    Bei den drei anderen blauen Wolkensymbolen ist jedoch nicht ersichtlich, wozu sie gehören.

    Klickt man jedoch mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Symbol, kann man sofort identifizieren, um welchen Client es sich handelt.

    NGSC: Synchronisation zu OneDrive for Business Die obere Zeile zeigt an, dass es sich hier um den NGSC, verbunden mit OneDrive for Business des Tenants HBsoft handelt.

    Synchronisation:
    Next Generation Sync Client

    NGSC: Synchronisation zu OneDrive for Business Die obere Zeile zeigt an, dass es sich hier um den NGSC, verbunden mit OneDrive for Business des Tenants BitTitan handelt.

    Synchronisation:
    Next Generation Sync Client

    Groove.exe: Synchronisation zur TeamSite in SharePoint Online

    und hier handelt es sich um den alten “Groove”-Client

    Identifikation:
    kein Wolkensymbol im Fenster

    Synchronisation:
    Groove.exe

    Bemerkung:
    Es kann nicht erkannt werden, welche Bibliothek synchronisiert wurde. (OneDrive for Business ist schlichtweg falsch)

Wenn also ein Fehler auftaucht, muss ich erst einmal identifizieren, welcher Sync-Client hier ein Problem hat.

Im Windows-Explorer sieht obige Konfiguration jetzt so aus:

image
  1. OneDrive (Personal)
  2. NGSC –> ODFB (Tenant HBsoft)
  3. NGSC –> ODFB (Tenant BitTitan)
  4. Groove.exe – Teamsite

Windows 8.1 Benutzern müssen also geschult werden, was hinter den unterschiedlichen Wolkensymbolen steckt.


 

Der Vollständigkeit, hier die anderen Betriebssysteme.
Hier werden nur mehr maximal zwei Synchronisations-Clients benötigt

Windows 7,8,10 & MAC OS: Next Generation Sync Client:

OneDrive.exe Synchronisiert meine persönlichen Daten zu OneDrive Personal

Synchronisiert meine Business-Daten zu OneDrive for Business in Office 365 (ehemals als MySite bekannt)

Besonderheiten:
Selektive Auswahl der zu synchronisierenden Daten
Es können auch weitere Office 365 Tenants hinzugefügt werden

Icon-Symbol Farbe:
weiß (OneDrive Personal)
blau (OneDrive for Business)

Groove.exe Synchronisiert Daten zu SharePoint Online Teamsites und Dokumenten-Bibliotheken in Groups

Besonderheiten:
keine selektive Auswahl der zu synchronisierenden Daten

Icon-Symbol Farbe: blau


 

Zusammenfassung

eine weitere Lücke wurde geschlossen. Es bleibt abzuwarten, bis wann Microsoft mit dem Next Generation Sync Client alle bestehenden alten Sync Clients abgelöst wird. Ziel ist und bleibt:

Das Ziel: NGSC für alle Ziele in Office 365

ein funktionierender Client, der alle Dokumentenbibliotheken  (ohne Fehler) synchronisieren kann.

Der neue NGSC für Windows 8.1 der jetzt weltweit zur Verfügung steht, war Microsoft nicht einmal ein Eintrag auf dem OneDrive Blog wert. Er wurde an anderer Stelle, nämlich auf den Support-Seiten von Office veröffentlicht. Und auch nur in englischer Sprache. Eine deutsche Übersetzung gibt es bisher noch nicht.

Microsoft Online Event | the future of SharePoint


image_thumb[2]

There will be a 2 hours live event from San San Francisco with Jeff Teeper, Microsoft CVP of OneDrive und SharePoint on 5/4/2016 9:30 am PDT about the vision and roadmap of SharePoint und OneDrive for Business both On-Premise- and the Cloud Version. After the keynote there will be a number of on-demand sessions.

Here you may register.

Microsoft Online Event | Die Zukunft von SharePoint

30. März 2016 2 Kommentare

image

Jeff Teeper, Microsoft CVP für OneDrive und SharePoint (man beachte die Reihenfolge) wird am 4.Mai.2015 um 18:30 MEST 2 Stunden über die Vision und Zukunft von SharePoint und OneDrive for Business reden. Über die OnPremise- und die Cloud Version. Nach seiner Keynote aus San Francisco wird es mehrere Sessions mit Details geben.

Wer der englischen Sprache mächtig ist, hier der Link für die Registrierung

Microsoft Synchronization – Roadmap (NGSC, ODFB)

21. März 2016 7 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

This article is about synchronization. Synchronization between the client and SharePoint Team sites and One Drive for Business. And the Microsoft Roadmap.

Yes, there are some news. To get to the point: It will take a while.

Microsoft has to be accused. There is not only one way to communicate with partners and customers. Although there is a site with a Roadmap for Office 365, where you may show all new and released components of Office 365, but also a Blog about OneDrive. So if you look about news about the OneDrive Blog, you do not find News about new releases nor a roadmap about OneDrive (for Business) and the Next Generation Sync Client (NGSC). The last news about the roadmap was published on the Microsoft Virtual Academy. Reuben Krippner, Microsoft Director Product Management. You may also be able to download the slides, but the roadmap slide looks different.

Here is a screenshot out of the Video of Microsoft Virtual Academy:

Microsoft Roadmap , ODFB, NGSC, Next Generation Sync Client

The roadmap shows functions in three sections, First quarter 2016, second quarter 2016 and the future, where the developer and engineers are working, but not with an exact timeline.

1st Quarter 2016
for the User

  • Outlook Mobile iOS integration
  • PDF annotation support for Android
  • Drive discovery and recent files view in browser client
  • Windows 8.1 support for Next-Gen Sync
  • Streamlined Microsoft Account creation

for the IT

  • Outlook Mobile iOS integration
  • PDF annotation support for Android
  • Drive discovery and recent files view in browser client
  • Windows 8.1 support for Next-Gen Sync
  • Streamlined Microsoft Account creation



2nd Quarter 2016

for the User

  • iOS access to SharePoint Online files
  • Self-service NGSC (Next Generation Sync Client) setup and groove.exe takeover
  • Pause Sync
  • Curate the "Share with Me" view

for the IT

  • iOS access to SharePoint Online files
  • Self-service NGSC (Next Generation Sync Client) setup and groove.exe takeover
  • Pause Sync
  • Curate the "Share with Me" view

Committed (without any time lines)

for the User

  • Sync of shared folders
  • Sync of SharePoint document libraries
  • Notifications
  • SharePoint on-prem support for iOS
  • Android access to SharePoint Online files"Shared by Me" view

for IT

  • Sync of shared folders
  • Sync of SharePoint document libraries
  • Notifications
  • SharePoint on-prem support for iOS

I do not want to go into detail, but I want to draw attention, that Microsoft has some fundamental problems, and not just today, but more than a year. The issue with Prioritizing, what customers want.

Development of an easy to use, error free Sync client to

  • Synch to OneDrive Personal
  • Synch to OneDrive for Business
  • Synch to SharePoint Team Sites
  • Synch to Documents in Groups

this chronological order is not chosen arbitrarily. Microsoft has done so. We have seen such things first in February 2015, where both developer teams come together with one management. But the first error was made my Microsoft Marketing. From the first day Microsoft have spoken only form “OneDrive”. The have not done (and don’t  do it  till today) spoken about OneDrive Personal and OneDrive for Business. And the normal User does not know the difference and unsettled until today. At first, the GUI of OneDrive  (Personal) was better. But not all people have the technical overview, that OneDrive (Personal) data is stored in Azure files, there is no Active directory, no SharePoint Limits. For customers with SharePoint, and I do not speak about on Premise versions, it is more difficult. SharePoint Online has a few limits, they have to be eliminated.

So different Microsoft developers have to do the code changes and at then Microsoft announced at Ignite in May 2015  the Next Generation Sync Client. And it was easier to develop a sync client for OneDrive (Personal), but the customers have to wait until October 2015. This new client was released with a Preview Version and finally arrive at the customers at December 2015. All Windows 10 Users with an OneDrive (Personal) account sync since the release of Windows 10 with the NGSC . And with the same sync client, you are now able to sync to their OneDrive for Business account. That also works for Users with Windows 7,8.0 but not for users with the OS Windows 8.1

The major difference with between the old “Groove” sync engine and the NGSC is, that you may select, which folder you may sync to your local device. If you sync with the old “Groove”, you only have the choice: All or nothing

So this time it looks like:

Next Generation Sync Client: destinations

The NGSC allows the administrators, via GPO and Register Keys automatically connect the different Users client devices directly with their OneDrive for Business. That’s is not only a wish, that’s really important for companies.

Microsoft announced more storage for SharePoint Team Sites, but this makes no sense, because for this kind of Synchronization you still need the old Groove-Client. And again: This Client has errors, is limited to sync max. 20000 items… And: All or nothing

But back to the Beginning of my Blog Post: The Roadmap

  • NGSC also for Windows 8.1

Microsoft has left over 11 days of time, then this Update should also released, So after these days, I would prevent to ask the people on Sync questions on social media like Yammer, Facebook or LinkedIn: Which Operating System do you use?

The Microsoft Roadmap says, in the second quarter they will release a Setup, that the users Groove Data will convert to NGSC data. Three months? (Do they have only 5 developers left?)

And at what time we may connect via NGSC to SharePoint Team Sites and Groups?

There is no answer about dates in the roadmap, Microsoft delivers.
So only: “we are working on that.”

So this stops several projects and also some users are frustrated. To sync their data, they have to install the old Groove-Client and the NGSC parallel. With all known and unknown errors.

Summary:

Microsoft is not able to have this NGSC available within one year. Microsoft also do not know, when this will be done by date. And I think, the prioritization of all components was in the wrong order.

  • Admins of companies despair on “unknown” and wrong errors of the groove.exe
  • Companies want first ONE sync client, which syncs to all destinations
  • All destinations: SharePoint Online and SharePoint on premise
  • All other functions, like Shared Files, notifications,… must wait.

    articles in English language to Next Generation Sync clients
    articles in English language to OneDrive for Business

          P.S.
            Mary Foley has written a notice at 3/872016, but there was no rebellion from the market. Do the companies come to terms with?

            So in the old school days we have said: Good idea, poor execution

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