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Posts Tagged ‘SharePoint Online’

OneDrive-Bug: Löschen unmöglich im Pausen-Modus

21. Januar 2019 4 Kommentare

OneDrive AND Windows Bug

Als vor mehr als einem Jahr die Integration von OneDrive mit Windows begann (Windows Version 1709 und OneDrive Files on Demand), habe ich das mit einem lachenden und einem weinenden Auge begrüßt.

Positiv

Es wurde im Windows Team mit der Integration der unterschiedlichen Status in das Filesystem NTFS und dem Explorer wirklich zuverlässige Arbeit geleistet. Das war bei Smartfiles unter Windows 8.1 noch nicht der Fall.

Negativ

Der Automatismus zum Aufräumen des Speicherplatzes muss nun in Windows vom Anwender selbst umständlich eingetragen werden, ist nicht Enterprise fähig, Microsoft benötigte für diese Implementierung mehr als ein Jahr (Version 1809) und von Microsoft selbst aufgerufenen Jahr von Artificial Intelligence nicht wirklich intelligent implementiert. Dies habe ich Microsoft mit einer möglichen Verbesserung auch geschrieben.

Problem

Nun hat sich auch noch ein Bug (nur Windows 10 , Version 1809 und höher) eingeschlichen, der sich wieder einmal nicht so einfach abstellen lässt. Versetzt man Next Generation Sync Client in den Pausen Modus (Synchronisation wird für einen bestimmten Zeitraum ausgesetzt), können Dateien, die mit der Cloud synchronisiert sind (OneDrive Personal, OneDrive for Business, SharePoint Online) auf diesem Device nicht mehr gelöscht werden, bis der Pausen-Modus wieder ausgeschaltet wird.

Mailverkehr mit Microsoft

Ich habe nach Bekanntwerden des Fehlers durch meinen MVP Kollegen Frank Carius, mit Microsoft intensiven Austausch gehabt. Irgendwie hat man erst beim erneuten Nachhaken nochmals mit mehreren Personen nachgeforscht und jetzt festgestellt, dass die Ursache nicht nur beim OneDrive Team liegt. Sondern auch bei Windows Team. In der Windows 10 Version 1809, und diese Version hatte es ja in sich. Vielen Dank an Jason Moore, seinem Team und im Besonderen Gaia Carini für die Koordination.

Weiteres

So einfach lässt sich das Problem also nicht ändern. Zuerst wird man in den neuen Windows 10 Versionen (Insider) sehen, ob das ursächliche Problem behoben ist. Dann wird man überlegen, wie man der Windows Version 1809 im Nachhinein mit einem Update das Problem beseitigt.  Dabei muss auch noch Rücksicht darauf genommen werden, das wir auf Grund der unterschiedlichen Ringe unterschiedliche Versionen im Umlauf haben. Die Abhängigkeit der Versionen des Next Generation Sync Clients (OneDrive.exe) und dem integrierten automatischen und eigenständigen Update des Sync-Clients auf der einen Seite, und den unterschiedlichen Update Mechanismen von Windows 10 (Windows Software Update Service, Windows Update) und dem Ring Systemen (Insider, Produktion, Enterprise) müssen exakt aufeinander abgestimmt werden.

Umgehung

Microsoft arbeitet an der Beseitigung des Fehlers und ich weiß, es gibt nun einmal verschiedene Situationen, bei denen Sie die Synchronisation unterbrechen. Um aber eine Datei, oder Dateien in Ordnern zu löschen. müssen Sie die Synchronisation wieder einschalten. Einzige Alternative ist eine CMD Box zu öffnen und die Dateien dort zu löschen.

SharePoint Saturday Bremen am 02.02.2019

21. Januar 2019 Hinterlasse einen Kommentar

SharePoint Saturday 2019 in Bremen

OneDrive beschleunigt mit Intelligenz die tägliche Arbeit”. So lautet der Session-Titel für den SharePoint Saturday in Bremen am 2.2.2019

Man sieht sich in Bremen?

18.091.0506.0003 | Neue (Insider) Version für OneDrive verfügbar


25 NGSC Insiders

Bereits in der letzten Woche hat Microsoft wieder eine neue Insider Version des Next Generation Sync Clients (NGSC) veröffentlicht. Wer nicht im Insiders-Programm ist und die Version 18.091.0506.0003 manuell installieren möchte, hier geht’s zu allen Versionen

Für alle neuen Leser:

Der Next  Generation Sync Client sorgt für die Synchronisation von OneDrive, OneDrive for Business, allen Bibliotheken von Teamsites, Groups und Microsoft Teams. Normalerweise wird ein Update auf die neue Version automatisch vorgenommen. Der NGSC wird nicht über WSUS oder andere bekannte Update-Mechanismen  verteilt, dass passiert bei jedem Gerät selbständig.

Ich habe noch keine Änderungen festgestellt. Welcher meiner Leser hat etwas festgestellt?

OneDrive for Business | Einstellungen bei Versionierung

21. Mai 2018 2 Kommentare

SharePoint Online und OneDrive for Business: Änderungen bei der Versionierung

Microsoft greift in die bestehenden oder nicht bestehenden Versionierungseinstellungen bei allen Dokumenten-Bibliotheken in SharePoint Online und OneDrive for Business ein. Diese Änderungen beginnen Anfang Juni und werden bis zum Ende July 2018 abgeschlossen sein. Grundsätzlich wird dann überall die Versionierung eingeschaltet werden.

Bei allen Dokumentbibliotheken werden auf ein Minimum von 100 Hauptversionen gesetzt, auch wenn eine Einstellung mit weniger als 100 Hauptversionen gesetzt war. Bibliotheken mit 100 oder mehr Haupteinstellungen (Standard war 500) sind davon nicht betroffen

Wenn diese Änderungen vollzogen worden sind, hat der Administrator keine Möglichkeit mehr, weniger als 100 Hauptversionen zu setzen oder diese Funktion auszuschalten.

SharePoint Online und OneDrive for Business: Änderungen bei der Versionierung

OneDrive Freigaben | Standard Freigabe Link

18. Mai 2018 2 Kommentare

OneDrive Freigaben

Mittlerweile kann man ja aus den verschiedenen Stellen einen OneDrive Freigabe-Link erzeugen:

  • Windows Explorer
  • Web-Browser
  • Office Applikation
  • Mac FileFinder
  • iOS Device
  • Android Device

Und manche Benutzer /  Administratoren  von Office 365 hätten gerne eine Standard-Voreinstellung vorgenommen. Man möchte verhindern, dass beim Teilen interne Informationen “versehentlich” nach “draußen” gelangen.

    Im SharePoint Admin-Center finden wir dazu unter Freigaben die Einträge zu Standard-Link-Typ:

     

    • Direkt – bestimmte Personen
    • Intern – nur Personen in ihrer Organisation
    • Anonymer Zugriff – jeder mit dem Link

    Es handelt sich nur um die Vorgabe, die dann beim ersten mal angezeigt wird.

    Dialog ausgewählter Standard-Link Typ
    Share Anonym Anonymer Zugriff – jeder mit dem Link

    Es kann auch vorkommen, dass der Administrator ihnen verweigert, dass Sie Informationen außerhalb Ihrer Organisation teilen dürfen. Dann ist das grüne Symbol ausgegraut

    kein externes Teilen möglich

    Share Direct Direkt – bestimmte Personen
    Share Intern Intern – nur Personen in ihrer Organisation
      Egal von wo sie eine Datei selektieren und auf Teilen drücken, der Ablauf ist immer der gleiche.
      Der Next Generation Sync Client nimmt die selektierte Datei-Informationen und schaut im SharePoint Online nach, welche Rechte dort hinterlegt sind. Diese Einstellungen und die übergeordneten Einstellungen aus dem SharePoint Admin Center werden dann benutzt um den Dialog aufzurufen, und der Benutzer kann seine Eingaben tätigen und dann  betätigen. Dies setzt also voraus, dass OneDrive läuft und eine Internetverbindung besteht. Diese Informationen werden dann wieder in SharePoint Online gespeichert.
      am Beispiel Windows Explorer
      Richtung Daten
      vom Device zur Cloud –> was war selektiert (Datei, Ordner)
      von der Cloud zum Device <– welche Rechte liegen vor
      :::Dialog Auswahl, Selektion durch den Benutzer
      vom Device zur Cloud –> Auswahl wird an SharePoint Online übermittelt, Link generiert…
      Cloud zum Device <– Link wird übermittelt

    Wir haben OneDrive eingeführt – aber keiner geht hin

    2. Mai 2018 5 Kommentare

    Blog 27

    Auf die Administration bei Firmen kommen neue Aufgaben zu. Dann, wenn nämlich die Firma zu Office 365 wechselt.

    Liegt es an den Firmen? Oder an der Größe. Bei meinen Workshops zum Thema OneDrive treten häufig folgende Herausforderungen auf:

    Man kennt nur Extreme möchten dafür Antworten

    Die Administratoren haben keine Antwort auf die Frage, wie im Unternehmen mit welchen Werkzeigen gearbeitet wird.

     

    Extreme

    15000 Benutzer sollen mit dem Cloudspeicher arbeiten. Wenn ich hier Cloudspeicher scheibe, so meine ich das auch so. Aus dem Laufwerk S, T oder H soll jetzt der Cloudspeicher werden. Wenn möglich mit dem identischen Laufwerksbuchstaben. Und spätestens hier muss ich dann einhaken. Nein, WebDav funktioniert nicht mehr korrekt. Wird auch von Microsoft nicht mehr unterstützt. Dafür gibt es jetzt ein neuer Client. Gut mittlerweile schon 2 Jahre alt. Aber für viele immer noch Neu. Also muss ich erklären, wie die Architektur des Next Generation Sync Client aussieht. Und das für das optimale Arbeiten das Betriebssystem Windows 10 in der Version 1709 ist. Und dass das Synchronisationsprogramm OneDrive jeden Tag nachschaut, ob Microsoft für diesen Mieter und genau dieses Device eine neue Version zum Download anbietet. Und das für jedes Gerät einzeln. Ohne Hilfe der Administration. Ohne die Möglichkeit das zu verhindern. Höchstens zu verzögern. Und wo man mir gleich die „alte Macht“ der Administratoren zeigen will, dass es so nicht geht. Was sich Microsoft da wieder gedacht hat. Dabei sind die Administratoren eigentlich das Problem. Weil sie oft die Updates zu lange verzögert haben. Aus unterschiedlichen Gründen. Und dieses Problem kann Microsoft nur durch diese Technik lösen. Was natürlich zu anderen Problemen führt. Denn nicht jeder Standort ist gut an das Internet angebunden. Aber auch dafür gibt es eine Lösung.

    Einschränkungen. Ja der Synchronisierungsclient kann nur Dateien bis 15 GB übertragen. Wir haben aber Benutzer, welche mit CAD arbeiten. Was machen wir mit diesen Benutzern? Die Antwort lautet: Hier muss nach einer anderen Lösung Ausschau gehalten werden. Der direkte Zugriff einer Datei wird sowieso nicht unterstützt, hier gilt das gleiche wie bei Datenbanken. Wie viele von den 15000 Benutzern mit CAD arbeiten? Nur 100 oder so.

     

    Wie arbeiten die Benutzer?

    Technisch ist der Next Generation Sync Client mit dem Namen OneDrive stabil. Mittlerweile kann man ihn benutzen. Auch wenn noch die eine oder andere Herausforderung existiert. Das sind noch technische Unzulänglichkeiten, die Microsoft über kurz oder lang lösen wird. Aber selbst wenn OneDrive technisch bei den Firmen eingerichtet ist, wird er nicht genutzt. Zum einen fehlt es an einem offiziellen Statement, zum anderen muss man den Endbenutzern erklären, dass OneDrive nicht das neue Laufwerk H oder T ist, und das OneDrive anders aufgebaut ist. Was ich lokal auf meinem Gerät vorfinde, ist die letzte Version meines Dokumentes. Um vorherige Versionen abzurufen muss ich den Webbrowser benutzen. Ja, wir haben eine Versions Historie. Keiner muss sich mehr um unterschiedliche Versionen Gedanken machen. Draft, Drafter, Ver1, Final, Finaler, am Finalsten. Und für die Freigabe einer Datei? Wer regelt das? Die Administration? Nein. Das kann jeder Benutzer selbst. Das ist effektiver. Und auch dazu muss ich nicht mehr zu SharePoint Online wechseln (WebBrowser), um dort die Datei zu selektieren und auf Teilen zu drücken. Nein, das kann ich direkt im Windows Explorer, in der Office-Applikation oder von meinem MAC oder meinem Smartphone, bestückt mit iOS oder Android. Der Sync-Client transportiert meinen Teilen-Wunsch zu SharePoint Online in die Cloud, bringt mir einen Dialog zur Anzeige, welcher mir Vorgaben und vielleicht zeitliche Einschränkungen anzeigt, und nach der Auswahl wird erneut der Client meine Angaben übertragen. Einfacher geht es nicht. Aber genau das muss den Benutzern mitgeteilt werden. Und dass auch keine Dateien par E-Mail Attachments übertragen werden sollen. Speichern, in der Cloud natürlich, freigeben und den Link versenden.

     

    Zusammenfassung

    Wie schon weiter oben erwähnt, stelle ich oftmals fest, dass die Administratoren nur grob wissen, wie die Benutzer arbeiten. Sie wissen zwar, dass mit Office Version X oder Y im Unternehmen gearbeitet wird. Nicht jedoch, wie. Administratoren sind aber auch nicht unbedingt geeignet, den Endbenutzern zu erklären, wie das ganze funktioniert. Gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument kann Abläufe beschleunigen, das muss aber gezeigt werden. Klassisches Training ist Out. Hier müssen neue Methoden in die Firmen implementiert werden. Und neue Mitarbeiter müssen eingestellt werden. Denn die wöchentlichen Ankündigungen für Office 365 müssen erfasst, diskutiert und mit bestimmten „Multiplikatoren“ im Unternehmen ausprobiert werden. Dann können die Personen wiederum die neuen Möglichkeiten in Produkt X oder Y an die Endbenutzer weitergeben. Dieser laufende Prozess kommt nicht alle 3 oder 6 Jahre, noch monatlich. Wöchentlich gibt es Ergänzungen zur gesamten Office Palette, und viele dieser Neuerungen haben nichts mit der Administration zu tun. Die Anforderungen an den modernen Arbeitsplatz, im Büro oder unterwegs haben sich geändert. Und diese Änderungen müssen kontinuierlich in den Firmen verarbeitet werden. Denn sonst gilt das Statement:

    Wir haben OneDrive eingeführt, aber keiner geht hin.

    SharePoint Online – 20x mehr Speicher

    27. April 2018 1 Kommentar

    Blog 25 20x more Storage

    Mehr als 350000 Organisationen nutzen Office 365 und immer mehr Daten werden in SharePoint Online gespeichert. Allein im letzten Jahr hat sich das Speichervolumen verdoppelt. Weil diese Organisationen noch mehr speichern wollen, kommt Microsoft dem Wunsch nach und erhöht das unentgeltliche Speichervolumen um das 20-fache. Die alte Formel für dieses Volumen betrug 1 TB Speicher + 500 MB pro User. Die neue Formel lautet nun:

    1 TB + 10 GB pro Benutzer

    Damit trägt Microsoft auch dem gesteigerten Einsatz von Microsoft Teams Rechnung, deren Daten ja auch in SharePoint gespeichert werden.

      100 Benutzer 5000 Benutzer 100000 Benutzer
    Tenant Basis Speicher 1 TB 1TB 1TB
    pro  Benutzer 1 TB
    (100*10 GB)
    50 TB
    (5000*10 GB)
    1000 TB (100000*10 GB)
    Tenant Speicher 2 TB 51 TB 1001 TB

    Diese Änderung wird zwischen dem 1.Juli 218 und Ende August 2018 vollzogen. und die Änderung sehen Sie dann im SharePoint Admin Center. Wenn Sie bisher zusätzlichen Speicher käuflich erworben haben, können Sie  nach dieser Änderung je nach Gebrauch diesen Speicher reduzieren.

    Microsoft: Informations-Quelle

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