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Posts Tagged ‘SharePoint Online’

SharePoint Online – 20x mehr Speicher

27. April 2018 1 Kommentar

Blog 25 20x more Storage

Mehr als 350000 Organisationen nutzen Office 365 und immer mehr Daten werden in SharePoint Online gespeichert. Allein im letzten Jahr hat sich das Speichervolumen verdoppelt. Weil diese Organisationen noch mehr speichern wollen, kommt Microsoft dem Wunsch nach und erhöht das unentgeltliche Speichervolumen um das 20-fache. Die alte Formel für dieses Volumen betrug 1 TB Speicher + 500 MB pro User. Die neue Formel lautet nun:

1 TB + 10 GB pro Benutzer

Damit trägt Microsoft auch dem gesteigerten Einsatz von Microsoft Teams Rechnung, deren Daten ja auch in SharePoint gespeichert werden.

  100 Benutzer 5000 Benutzer 100000 Benutzer
Tenant Basis Speicher 1 TB 1TB 1TB
pro  Benutzer 1 TB
(100*10 GB)
50 TB
(5000*10 GB)
1000 TB (100000*10 GB)
Tenant Speicher 2 TB 51 TB 1001 TB

Diese Änderung wird zwischen dem 1.Juli 218 und Ende August 2018 vollzogen. und die Änderung sehen Sie dann im SharePoint Admin Center. Wenn Sie bisher zusätzlichen Speicher käuflich erworben haben, können Sie  nach dieser Änderung je nach Gebrauch diesen Speicher reduzieren.

Microsoft: Informations-Quelle

OneDrive for Business | Verschieben mit History-Daten

25. Januar 2018 1 Kommentar

SharePoint: Bewegen von Ordnern und Dateien incl Metadaten

Ich habe bereits in meiner Wunschliste für 2017 und 2018 über das Verschieben berichtet. Ab dem 29.01.2017 wird diese Funktion in den verschiedenen Tenants ausgerollt.

Das Verschieben von Dateien an sich wäre ja kein Problem, den das ist ja schon vorhandenes Kopieren und anschließendes Löschen der Quelldatei. Aber hier handelt es sich um ein Verschieben der Datei mit den vorhandenen Meta-Dateien und damit auch der kompletten Datei-Historie. Damit sind endlich unterschiedliche Szenarien möglich.

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Hier möchte ich ein Beispiel beschreiben, welches ich immer wieder bei SharePoint Saturdays oder Onedrive Deep Dive Veranstaltungen beschrieben habe.

Ich habe eine Idee. Diese Idee bringe ich in digitaler Form unter zum Speicher. Als Word-Datei oder PowerPoint speichere ich meine Idee in meinem OneDrive for Business. Und da meine Idee auch Bilder enthält, wähle ich einen Ordner. Das hat den entscheidenden Vorteil für den nächsten Schritt. Den ich stecke mit meiner Idee fest. Ich muss mich mit einem Kollegen in meiner Firma austauschen. Das ist sehr einfach. Ich teile den gesamten Ordner mit den darunterliegenden Dateien. Bei meinem Kollegen, den ich den Link übermittle, taucht der Ordner unter „Mit mir geteilt“ auf Und mein Kollege kann diesen Ordner auch auf seinem Gerät synchronisieren. Jetzt können wir zeitversetzt oder aber auch gleichzeitig, an den verschiedenen Dateien dieses Ordners arbeiten. Zur Erinnerung: Mein Kollege öffnet mit Word von seiner Gerät das synchronisierte Dokument, schreibt ein paar Änderungen oder Ergänzungen, speichert das Dokument, welches dann durch den Next Generation Sync Client in die Cloud synchronisiert wird. Da auch ich diesen Ordner synchronisiere, wird auch bei mir diese Änderungen auf meinem Gerät sichtbar.

Weitere Kollegen könnten auf die gleiche Weise eingeladen werden. Doch das ist umständlich, in Hinblick auf ein mögliches Szenario in der Zukunft. Was passiert, wenn ich in der Zukunft das Unternehmen verlasse? Um diesem Konflikt aus dem Weg zu gehen, erzeuge ich eine Gruppe und jetzt kommt die neue Funktion von Move zum Tragen: Alle Dateien werden aus meinem OneDrive for Business in die neu erzeugte Gruppe bewegt. Mit der gesamten Historie aller Dateien. Dann noch die anderen Firmen-Mitarbeiter in diese Gruppe einladen. Das wars. Und sollte ich jetzt die Firma verlassen, bleiben alle Daten erhalten, die andren Kollegen können weiterarbeiten.

Als Anmerkung zu diesem Szenario: Sowohl ich als auch mein erster Kollege müssen natürlich die Dateien aus der Gruppe neu synchronisieren.

SharePoint Command Bar - Move to

Migration

Wenn Daten von einem File-Server mit Hilfe von 3rd Party Tools migriert werden, sind diese manchmal an der falschen Stelle. Wenn also ein Dokument in der Marketing Site eigentlich in die Sales Site gehört, aber bereits daran gearbeitet wurde, so kann ein Anwender, sofern er die Rechte für beide Sites besitzt, dieses Dokument in die andere Site bewegen.

Einschränkungen

Das Verschieben von Ordnern und Dateien unter Mitnahme von Metadaten und History Daten funktioniert nur über den Webbrowser und nicht im Explorer.

Um eine Datei oder einen Ordner mit Dateien zu verschieben, muss man für das Ziel die Rechte zum Schreiben haben. Wurde eine Dokumenten-Bibliothek mit IRM (Information Rights Management) versehen und geschützt, so können von dieser Quelle keine Daten verschoben werden

Meta-Daten, Retention Richtlinien und Records Management

Beim Verschieben werden Metadaten in form von Column Names beibehalten. Enthält aber das Ziel keine solche Spalten, so gehen diese Metadaten verloren. Administratoren sollten daher sicherstellen, dass das Ziel auf die Quelle abgestimmt wurde.

Die Vorgehensweise ist die gleiche, wenn Richtlinien zu Rentention und/oder Records Management bestehen.

weitere Informationen in englischer Sprache finden Sie hier im Blog-Beitrag von Chris McNulty

Next Generation Sync Client | Sync now with # and % in filename

18. April 2017 2 Kommentare

Office 365, Microsoft OneDrive for Business, Microsoft

A few days ago, Microsoft announced a new feature for OneDrive for Business and SharePoint Online. The user may now sync data with  “#” and “%” in the files- or folder name. Perfect for the users, but wait: The admin has to switch this feature on, and there is no switch in the admin console.

I have had about 120.000 files synced to the cloud into different Office 365 areas: SharePoint Team sites, Groups and OneDrive for Business. And there were some documents, where the Next Generation Sync Client gives out an error message and I have to change that manually (There were old documents about the language C #  in the filename…)

Next Generation Sync Client: Error message for invalid character in File- or folder name

Many user do not understand this. Yes, we know from past: here were many characters, that may not used in file and folder names. And Microsoft has promised, that the last 2 characters will be removed in the first quarter of 2017. And now it’s ready.

Requirements

All things, that followed, has nothing to do with all OnPremise versions of SharePoint and the old Groove client respectively. If you are a frequent reader of my blog posts, you know, that the Next Generation Sync Client (NGSC) will work only with Office 365 and OneDrive Personal.

 

Storage Omission of “#” und “%”
SharePoint Server on Prem NO
OneDrive for Business on Prem NO
SharePoint Online
Libraries in Team Sites und Groups
YES
OneDrive for Business YES

When is this feature available?

No, because there is no switch for the admin; the adminstrator has to deal with PowerShell. For all Office 365 tenants, that will be established after June 2017, this function is set automatically.

So the cmd-lets for Showing / Changing is: Get-SPOTenant / Set-SPOTenant

and the parameter for changing are: SpecialCharactersStateInFileFolderName

There are three different values:

Value description
Allowed Allows # and % characters in file and folder names in SharePoint Online and OneDrive for Business document libraries.
Disallowed Disallows the # and % characters in file and folder names in SharePoint Online and OneDrive for Business document libraries.
NoPreference # and % support will be enabled by Microsoft on your Office 365 Tenant when available. NoPreference state is the default state before we enable # and % on behalf of Office 365 Tenants following the schedule mentioned previously. In this state, # and % are turned off and tenant admins can run Set command to switch it to either Allowed or Disallowed. Once it is set by tenant admins, Microsoft will not change the setting when we enable on # and % on behalf of Office 365 Tenants. In addition, this is a read-only state, so it can not be set by running the Set command.

Before we use PowerShell to connect with SharePoint Online you must ensure, that the SharePoint Online Management Shell is installed. You may download it from this Microsoft site. Even you have it installed, look for the latest version. Start the Powershell online Management Shell, or you use Windows Powershell ISE.

Bevor wir uns per Power Shell mit SharePoint Online ver

Even if you are not use PowerShell each day, I will describe the few steps.

Picture descriptions
Office 365: SharePoint Admin Center Login into Office 365 as a SharePoint Administrator or a Global Teanat admionistrator and switch to the SharePoint Admin Center

We need the part with the tenant name from the URL. Here
https://mvpt01-admin.SharePoint.com

Now a few lines of PowerShell code:

$TenantURL="https://mvpt01-admin.sharepoint.com"
$SharePointAdmin="Hans.Brender@mvpt01.onmicrosoft.com"
Connect-SPOService -Url $TenantURL -credential $SharePointAdmin
Get-SPOTenant

So the first line shows the assign of SharePoint URL, in the second Line the assignment of your SharePoint Administrator or your Global Tenant administrator. In the third line we use the function Connext-SPOService to connect to the Tenant, a popup window will open and ask for the admin’s credential. The last line we call the function Get_SpoTenant and then we get:PowerShell: Get-SPOTenants Results

after the first Call you see the value NoPreference  for SpecialCharactersStateInFileFolderNames

With Get-SPOTenant you read the data, with Set_SPOTenant you could write or change the data. To Allow # and % as a valid character in a file- or folder name, you have to write:Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Allowed

to Disallow:

Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Disallowed

To Disconnect from you teanant you write Disconnect-SPOService ein.

Important: If you have changed the value, it takes a while, until the changes are affected!

Keep in mind , the changes are for Files /and or folders, not for SharePoint sites (web objects) or Site collections. Developers should also read  for API changes

Next Generation Sync Client: File name with formerly known restricted characters

OneDrive for Business: File name with formerly known restricted characters


Summarize:

There are only a few lines of code, but then administrators of companies will have less work with their users, because they do not understand, why there is a problem. Unfortunately is code only works in Office 365 and not on Premise

Users with a NAS like Synology will get into trouble, if you switch and have data in OneDrive for Buisness with these characters. The reason is, that they will use the old API

Who knows  SaRA?
Microsoft Support and Recovery Assistant for Office 365 with version 16.00.1702.0000 also do not know theses characters, but Microsoft has confirmed me, that this will be changed in the near future.

Source and Original: Microsoft Tech Community
Bill Baer describes the original and also has changed his FileChecker Migration Assistant

Next Generation Sync Client | Jetzt auch # und % im Dateinamen

12. April 2017 5 Kommentare

Office 365, Microsoft OneDrive for Business, Microsoft

Nur ein paar Tage über der ursprünglichen Ankündigung hat Microsoft ein weiteres Feature für OneDrive for Business und SharePoint Online angekündigt. Der Benutzer wird jetzt auch Dateien mit “#” und “%” im Dateinamen synchronisieren können. Noch ist es nicht soweit. Und der der SharePoint-Online Admin wird das auch explizit freischalten müssen. Noch ist es aber nicht soweit

Vor kurzem habe ich über 120.000 Dateien in die Cloud synchronisiert. Dabei sind auch ein paar Dokumente dabei gewesen, welche die noch unzulässige Zeichen enthielten. Dann gibt es eine Fehlermeldung und der Benutzer muss manuell eingreifen. (Bei mir waren das alte Dokumente, als C# als Programmiersprache etabliert wurde)

Next Generation Sync Client: Fehler, unzulässiges Zeichen im Dateinamen

Das ist für viele Benutzer nicht nachvollziehbar. Und Microsoft wollte das im ersten Quartal 2017 bereinigen. Mit ein paar Tagen Verzögerung ist es jetzt implementiert.

Voraussetzungen:

Dies gilt nur für den Next Generation Sync Client, der alte “Groove Client” wird nicht unterstützt. Wer regelmäßig meine Blog Posts liest, weiß, das der Next Generation Sync Client “derzeit” nur mit Office 365 und OneDrive Personal (also in der Cloud)  funktioniert.

Speicherort Wegfall von “#” und “%”
SharePoint Server on Prem NEIN
OneDrive for Business on Prem NEIN
SharePoint Online
Bibliotheken in Team Sites und Groups
JA
OneDrive for Business JA

Ist dieses Feature sofort verfügbar?

Nein, denn, und das werde ich noch beschreiben, der Administrator muss dazu selbst Hand anlegen. Und das nicht über die Web-Oberfläche, nein PowerShell ist angesagt. Für alle Office 365 Mieter, die ab dem Juni 2017 erstellt werden, ist diese Funktion dann automatisch eingestellt.

Das Kommando für die Anzeige / das Ändern lautet: Get-SPOTenant / Set-SPOTenant

der dazugehörige Parameter: SpecialCharactersStateInFileFolderName

Der Wert kann dabei 3 Eigenschaften einnehmen

Wert Beschreibung
Allowed Erlaubt # und % Zeichen im Datei- und Ordnernamen in SharePoint Online und OneDrive for Business  Dokumenten Bibliotheken
Disallowed # und % Zeichen im Datei- und Ordnernamen in SharePoint Online und OneDrive for Business  Dokumenten Bibliotheken werden nicht unterstützt.
NoPreference Das ist die Default Einstellung. Die Unterstützung von # und % Zeichen im Datei- und Ordnernamen wird durch Microsoft unterstützt. Dies geschieht nach und nach bei den unterschiedlichen Mietern. War der Zustand bis zur Unterstützung bereits in einem anderen Zustand, wird dieser nicht überschrieben. Diese Eigenschaft ist Read-Only, man kann Sie , wenn einmal geändert, nicht wieder setzen.

Bevor wir uns per Power Shell mit SharePoint Online verbinden, muss sichergestellt sein, dass die SharePoint Online-Verwaltungsshell installiert haben. Diese können Sie hier herunterladen. Auch wer die SharePoint Online-Verwaltungsshell bereits auf seinem Rechner installiert hat, sollte diese auf die neuste Version updaten. Starten Sie SharePoint Online Management Shell oder aber Windows PowerShell ISE.

Nicht jeder benutzt PowerShell jeden Tag. Deshalb werde ich die einzelnen Schritte hier beschreiben.

Bild Beschreibung
Office 365: SharePoint Admin Center Melden Sie sich im Browser als SharePoint Administrator oder globaler Administrator an und wechseln Sie dort in das SharePoint Admin Center

wir benötigen den Part mit dem Mieter-Namen: hier
https://mvpt01-admin.SharePoint.com

hier jetzt die paar Zeilen PowerShell Code:

$TenantURL="https://mvpt01-admin.sharepoint.com"
$SharePointAdmin="Hans.Brender@mvpt01.onmicrosoft.com"
Connect-SPOService -Url $TenantURL -credential $SharePointAdmin
Get-SPOTenant

In der ersten Zeile wird der Variablen $TenantURL Ihre SharePoint Verwaltung zugewiesen. Zeile 2 ist der Anmeldename des SharePoint Administrators oder des globalen Administrators. In der dritten Zeile werden diese Variablen  dem Connect-SPOService zugewiesen, ein Fenster öffnet sich und Sie müssen Sich mit dem SharePoint-Administrator authentifizieren. Das ist die Anmeldung. Die letzte Zeile ruft Get-SPOTenant auf und hier erhalten Sie das Ergebnis

PowerShell; Function Get-SPOTenant; Ergebnisse

beim ersten Aufruf steht bei SpecialCharactersStateInFileFolderNames natürlich NoPreference

Wenn Get-SPOTenant für das Auslesen zuständig ist, kann mit Set-SPOTenant etwas geschrieben werden.  Wenn wir also # und % als Zeichen in einem Datei- oder Ordnernamen erlauben wollen so lautet das Kommando

Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Allowed

das Verbieten:

Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Disallowed

Um sich wieder abzumelden geben Sie Disconnect-SPOService ein.

Wir der Wert mittels PowerShell geändert, so dauert dies eine geraume Weile, bis das Kommando wirkt!

Die Funktion bezieht sich auf Dateinamen und Ordner, nicht jedoch auf SharePoint Sites (Web objects) und Site Collections

Für alle Entwickler: Man sollte sich die API Änderungen anschauen

Next Generation Sync Client; Dateinamen mit Sonderzeichen

OneDrive for Business: Dateinamen mit Sonderzeichen


Zusammenfassung:

ein paar Zeilen Code und schon haben Administratoren weniger Arbeit mit Benutzern, die sich schon oft gefragt haben, warum hier ein Problem vorliegt. Leider bisher nur in der Cloud verfügbar.

[12.04.17 Nachtrag] wer eine NAS wie Synology benutzt, wird Probleme bekommen, wenn er Daten aus OneDrive for Business sichert, den derzeit benutzt die NAS noch die nicht erweiterte API.

[13.04.17 Nachtrag] Kenn jemand SaRA?
Microsoft Support and Recovery Assistant for Office 365 in der Version 16.00.1702.0000 kennt die unzulässigen Zeichen noch nicht. Dieses, nennen wir es einmal Microsoft Universal Fehlerbereinigungstool wird aber fortlaufend erweitert, wir mir gestern Microsoft mitgeteilt hat.

 

Quelle: Microsoft Tech Community

Next Generation Sync Client | Registry key vs Admin-Center

25. März 2017 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

some people ask me: Do I have to set the registry Key TeamSiteSyncPreview in each Client, to sync document libraries from team sites or groups from SharePoint Online to my local device? With the Next Generation Sync Client, not the old Groove client!

My answer: Yes / No, it depends.

 

You know, that the Next Generation Sync Clients comes with Windows 10 OS or you may install it manually with other OS, and you will have selective sync with

  • OneDrive (Personal)
  • OneDrive for Business

Sync with Next Generation Sync Client  without  settings  in the  Admin-Center or installing the Reg-Key

If you want to sync data from other document libraries in Office 365 you need to set some switches in the admin portal of Office 365 and you need therefore admin credentials OR you install the registry Key TeamSiteSyncPreview  on you local device. But in this case you need local admin rights.

The difference is, that with the registry Key you open access to sync for other document libraries only for this device.. So you may read it from Microsoft. All other devices of your Office 365 tenant have no access. That’s ideal for testing with a test group of users.

If you want to enable the sync process with the Next Generation Sync Client  for all of your users you need the SharePoint admin of Office 365. And, you do not need to set this registry Key on local devices.

If you have set the Registry Key or having changed the settings in Office 365 you may then sync data from

  • OneDrive Personal
  • OneDrive for Business
  • document libraries in SharePoint Team Sites
  • document libraries in SharePoint  Groups
  • document libraries in SharePoint  Planner*)
  • document libraries in Teams

*) 03/23717 There is a known bug. You have to change to classic view

Sync with Next Generation Sync Client  with settings  in the  Admin-Center or installing the Reg-Key

What and where do I have to change/set in the admin Center of Office 365?

Open the SharePoint admin center.
In the left pane, click settings.
Make sure "OneDrive Sync Button" is set to "Start the new client." To sync SharePoint files with the new client, you must also sync OneDrive files with the new client.
For "Sync Client for SharePoint," select Start the new client.
Click OK

SharePoint Admin Center: OneDrive Sync

If you have made these changes and the users clicks on the sync button, the Next Generation Sync Client is launched. You also have the chance to install the newest version from the popup window.

But You have to know, and that’s very important:

These changes take several hours to propagate. To check that they’ve propagated, go to a SharePoint Online site and click Sync. In the browser dialog box that confirms the request to open a program, the "Program" should appear as "Microsoft OneDrive" and the "Address" should start with "odopen://"

Many issues I have heard, come from this point.

Next Generation Sync Client | Registrierungsschlüssel vs Admin-Center

24. März 2017 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Ich wurde schon des Öfteren gefragt: Muss ich den Registrierungsschlüssel TeamSiteSyncPreview im Client setzen, um auf Dokumentenbibliotheken von SharePoint Teamsites oder Groups in Office 365 mit meinem lokalen Windows Client zu synchronisieren? Wohlgemerkt mit dem Next Generation Sync Client, nicht mit dem alten Groove Client.

Die Antwort: Ja / Nein, das kommt darauf an.

 

Der Next Generation Sync Client, Bestandteil des Windows 10 Betriebssystems oder aber für diverse Betriebssysteme nachträglich installierbar, beherrscht von Haus aus selektive Synchronisation mit

  • OneDrive (Personal)
  • OneDrive for Business

Synchronisation mit dem Next Generation Sync Client  ohne Einstellungen im Admin-Center

 

Will ich mit mit anderen Dokumenten-Bibliotheken in Office 365 eine Synchronisation herbeiführen, so benötige ich geänderte Einstellungen im Administrationsteil für Office 365 und damit den SharePoint Administrator oder ich installiere den Registrierungsschlüssel TeamSiteSyncPreview  auf meinem Rechner. Dazu benötige ich natürlich lokale Admin-Rechte auf meinem Gerät.

Der Unterschied ist der, dass ich mit dem Registrierungsschlüssel genau dieses und nur dieses Gerät freischalte für die Synchronisation anderer Dokumenten-Bibliotheken. Das ganze hat Microsoft hier beschrieben. Alle anderen Geräte die sich mit Office 365 verbinden und synchronisieren bekommen keinen Zugriff. Damit kann ich bestimmte, ausgewählte  Benutzer zu Testzwecken für eine Synchronisation weiterer Dokumentenbibliotheken bestimmen.

Soll für alle alle Benutzer der neue Next Generation Sync Client benutzt werden, so kann dies der SharePoint-Administrator für Office 365 durchführen. Am lokalen Client muss dann kein weiterer Registrierungsschlüsse mehr eingetragen werden.

Ist der Key eingetragen oder sind die Einstellungen in Office 365 gesetzt, kann eine selektive Synchronisation mit dem Next Generation Sync Client mit

  • OneDrive Personal
  • OneDrive for Business
  • Dokumentenbibliotheken in SharePoint Team Sites
  • Dokumentenbibliotheken in SharePoint Groups
  • Dokumentenbibliotheken in SharePoint Planner*)
  • Dokumentenbibliotheken in Teams
    *) 23.03.17 Hier existiert noch ein Bug. Es muss zur klassischen Darstellung gewechselt werden.

Synchronisation mit dem Next Generation Sync Client  mit Einstellungen im Admin-Center

Was muss wo in der Admin Konsole von Office 365 eingestellt werden?

Öffnen sie das SharePoint Admin Center in Office 365
Klicken Sie auf Einstellungen
Wählen Sie für “Synchronisationsclient für SharePoint” die Option “Neuen Client starten” Und bestätigen sie das ganze mit OK

SharePoint Admin Center: neuen Sync-Client starten

Durch diese Selektion werden Benutzer, welche auf einen Synchronisations-Butten klicken, den neuen Client (New Generation Sync Client ) verwenden. Ist dieser auf dem Client nicht vorhanden, kann er von dem Popup Fenster aus installiert werden.

Das wichtigste ist im nachstehenden Satz beschrieben:

Diese Änderungen im SharePoint Admin Center können mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Das ist abhängig davon, wie viele Benutzer in Ihrem Office 365 vorhanden sind und wie viele Objekte betroffen sind.

Hier ist die häufigste Ursache zu finden. Hier hilft nur abwarten.

Next Generation Sync Client: Einschränkungen und Grenzwerte


Next Generation Sync Client: Einschränkungen und Grenzwerte

Such man Einschränkungen oder Limits zum Next Generation Snyc Client bekommt man sehr viele Informationen, selbst wenn man sich auf die Microsoft Seiten beschränkt. Da selbst die Microsoft Seiten kein Datum tragen, nicht jeder in HTML reinschauen möchte und HTML lesen kann,ist es sehr schwierig, das richtige zu finden. Denn eine Pflege der Seiten, mit Links zu neuen, wird nicht oder nur in Ausnahmefällen betrieben. Ist ja auch viel einfacher, das ganze noch einmal zu schreiben, und wieder ohne Datum…

In den Support-Seiten von Office finden wir jedoch das gewünschte:

SharePoint Online: Softwaregrenzwerte und -beschränkungen

Hier geht es um SharePoint Online, Passt also. Weiter unten können dann die Grenzwerte zu den jeweiligen Plänen aufgeklappt und angesehen werden. Hier ein  Beispiel:

Maximale Dateigröße beim Upload 10 GB – 1 Byte (10.737.418.239 Bytes) pro Datei. Im klassischen Modus besteht für alle anderen Uploadmethoden außer Drag & Drop ein Limit von 2 GB.

[Update 20.01.20]
Die Dateigröße, also die Größe einer einzelnen Datei wird angepasst auf 100 GB

Im letzten Teil Zusätzliche Ressourcen finden wir dann

OneDrive for Business – Einschränkungen und Begrenzungen Wenn Sie mehr zu den Einschränkungen und Begrenzungen bei der Nutzung des OneDrive for Business-Synchronisierungsclients (Groove.exe) erfahren möchten, lesen Sie Einschränkungen und Begrenzungen beim Synchronisieren von SharePoint-Bibliotheken auf Ihren Computer über OneDrive for Business.

das sind die Einschränkungen für den alten Groove Client, den Sie derzeit noch für alle SharePoint onPremises benutzen müssen

  Wenn Sie mehr zu den Einschränkungen und Begrenzungen bei der Nutzung des OneDrive for Business-Synchronisierungsclients der nächsten Generation (OneDrive.exe) erfahren möchten, lesen Sie Einschränkungen und Begrenzungen beim Synchronisieren von OneDrive for Business-Bibliotheken auf Ihren Computer über OneDrive for Business.

Und hier geht’s jetzt zu den  Einschränkungen des Next Generation Sync Clients (NGSC)

Zusammenfassung:

Es finden sich Einschränkungen in SharePoint Online, die nichts mit dem Synchronisierungs-Client zu tun haben. Der jeweilige Sync-Client  (Groove.exe  oder OneDrive.exe ) hat aber noch weitere Grenzwerte, die sich unterscheiden.

OneDrive for Business | Support for # and % in filenames

25. Februar 2017 1 Kommentar

Error on sync: # and % still make problems

Here some news, there a blog post. During these days, Microsoft is publishing on different places on the web, and not only for you, it is impossible to follow all . Therefore I do not know, where I have read the message, but it is more interesting, what we may read here.

Upcoming changes to SharePoint and OneDrive for Business APIs to support # and % in file names

Our old Groove Client has more Limits on characters and the Next Generation Sync Client (NGSC) only have trouble with # and %. That’s the last two characters.

It is important, that the Client will support these, but on the server side Microsoft programmers have to implement another functionality in SharePoint Online and for the Rest of the world have to implement changes in the API.

So in the near future we and all our Users will see less error messages like the message above. There is no time frame, but I have seen the first quarter 2017, and I think, it will come in the second quarter 2017.

Link

Roadmap Office 365 OneDrive for Business filename support improvements

OneDrive for Business | Demnächst werden # und % unterstützt

24. Februar 2017 4 Kommentare

Fehler beim Synchronisieren: # und % machen noch Probleme

Hier eine Nachricht, dort ein Blog Post. Microsoft macht es nicht nur mir fast unmöglich, Änderungen zu verfolgen. Und ich weiß wirklich nicht mehr, wo ich die Meldung gelesen habe. Das ist aber schlichtweg egal, weil die Meldung selbst viel interessanter ist. Leider nur in englischer Sprache. Hier der Link.

Upcoming changes to SharePoint and OneDrive for Business APIs to support # and % in file names

was man in etwa wie folgt übersetzen kann:

Bevorstehende Änderungen an SharePoint und OneDrive for Business APIs, die dann die Zeichen # und % im Dateinamen unterstützen.

Während der alte Groove Client noch mit mehreren Zeichen im Dateinamen nicht umgehen kann, sind die beiden Zeichen # und % die beiden letzten Zeichen, bei der Next Generation Sync Client, kurz NGSC genannt, noch Schluckbeschwerden bekommt.

Dabei ist es nicht eine Frage des Clients, wie dieser mit Dateinamen umgehen kann, sondern vor allem die SharePoint-Programmierer bei Microsoft haben sich Gedanken machen müssen, wie Sie mit dieser Änderung bei SharePoint Online umgehen sollen.

Noch ist es nicht soweit. Aber Microsoft arbeitet an Änderungen der betroffenen API’s. Und in in naher Zukunft werden wir es dann erfahren und unsere Benutzer werden wieder ein paar Fehlermeldungen, wie oben abgebildet, nicht mehr bekommen.

Ein Zeitpunkt gibt uns Microsoft nicht, auf einer internen Roadmap habe ich das erste Quartal gelesen, ich vermute aber eher das zweite Quartal 2017

Link:

Roadmap Office 365 OneDrive for Business filename support improvements

OneDrive for Business | erweitertes Dateimanagement | Verschieben

20. Februar 2017 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

SharePoint Online  Bibliothek: Verschieben nach

Chris McNulty, Microsoft und ExMVP hat  in Microsoft Tech Community unter SharePoint weitere Details beschrieben beschrieben:

Die von mir beschriebenen Änderungen wurde erweitert:

Das Limit von 50 MB beim Kopieren wurde auf 500 MB angehoben

Es kann jetzt auch innerhalb einer Bibliothek kopiert werden, dann wird eine Datei mit einer Nummer am Ende des Datei-Namens erzeugt.

Diese Änderungen erfolgen zuerst im First Release und anschließend an allen Office 365 Tenants!

Bewegen von Dateien

Hier musste Microsoft leider erst einmal einen Rückzieher machen, das funktioniert derzeit nicht von OneDrive for Business zu SharePoint (Team Sites oder Groups). Aber bei meinem letzten Gespräch mit Chris McNulty in Frankfurt  hat er mir gesagt, das Microsoft daran arbeitet, die Move Funktion komplett mit Meta-Daten und File-Historie zu versehen.

SharePoint Online | Download multiple Files

30. Januar 2017 2 Kommentare

Zipping, OneDrive for Business, Download

Sometimes it’s easy. You have to wait. And here the Big Brother have learned from his little brother. I’m speaking about OneDrive for Business and OneDrive (Personal). In OneDrive (Personal) the functionality of automatically packing files into a zip file, if you select more than one file and the Download was implemented a long time ago.

1 Select more than one file
2 Click on Download
3 All selected files are zipped into a file OneDrive_XXXX.XX-XX.zip and you may save it. The message differs depending on the browser and its settings,

Microsoft rolled out this new function to all tenants. Thank you Microsoft, why not earlier.

SharePoint Online | Mehrere Dateien herunterladen

27. Januar 2017 Hinterlasse einen Kommentar

Markieren, Herunterlagen, gezippte Datei speichern

Manchmal ist es einfach. Da kann der große Bruder vom kleinen Bruder lernen. Und das hat OneDrive for Business von OneDrive (der persönlichen Variante) gelernt. Dort gibt es die Funktionalität schon lange. Es geht um das automatische “Zippen” von mehreren Dateien bei einem Download:

1 Zuerst werden in einer Dokumentenbibliothek mehrere Dateien markiert.
2 Dann wird auf Herunterladen geklickt
3 Alle markierten Dateien werden in eine OneDrive_XXXX.X.XX.zip Datei gepackt und zum Herunterladen angeboten und je nach Browser und Einstellung automatisch gespeichert.

Diese Funktionalität wird derzeit auf allen Tenants ausgerollt. Danke Microsoft, warum nicht gleich so.

OneDrive for Business | erweitertes Dateimanagement | Verschieben

25. Januar 2017 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

Es stand auf der Microsoft Roadmap der OneDrive-Produktgruppe für das erste Quartal 2017. Das Verschieben von Dokumenten zwischen OneDrive for Business und SharePoint Team Sites. Schon seit längerer Zeit konnte man Dateien von OneDrive for Business kopieren, dies führte jedoch bei einigen Benutzern zu Irritationen, weil jetzt die Datei doppelt vorhanden war, wenn man Sie von der Quelle nicht manuell löschte.

Move Files/Folders , SharePoint Team Sites, OneDrive for Business

Seit kurzem wird das Verschieben nach auf allen Tenants von Microsoft Office 365 ausgerollt. Damit wird das Verschieben eingeführt. Auch das Kopieren wird erweitert. Die Funktion bekommt die Angaben von anderen Team-Sites von Microsoft Graph.

Quelle/Ziele

  • ODFB – SP Team Sites
  • ODFB  – ODFB
  • SP Team Sites – ODFB
  • SP Team Sites – SP Team Sites

Kopieren/Verschieben funktioniert mit

  • einfachen Dateien
  • mehreren Dateien
  • Ordner

und die Metadaten werden beibehalten.

Einschränkung

Es gibt derzeit aber noch eine Einschränkung: Das Größe der Datei ist auf 50 MB beschränkt. Microsoft hat aber angekündigt, das dieses Limit noch im Jahr 2017 aufgehoben wird und das dann das Verschieben von Dateien erweitert wird um die kompletten History Daten.

Office 365 | OneDrive for Business, Team Sites and Groups – Overview

31. Oktober 2016 6 Kommentare

in this blog post I will show, where you store your documents in Office 365 and how do you sync these files to your local device. For better understanding I have created some pictures.

The company collaboration.com is migrated to Office 365. The CEO (User A) is happy, because the first step into the cloud was the mail migration and he may work as usual, send and receive Mails with his Outlook client. But he is not alone. All employees feeling the same. New for all Users of the company is the possibility, to save documents and files to the cloud storage called OneDrive for Business. But the Users accustomed, working with local saved documents on their devices. Therefore the administrators have installed the Next Generation Sync Client to sync all the cloud files to their local devices. The Users then will have access to their relevant documents, even if they are Offline.

Sharing of a document in OneDrive for Business

Only if  they want to share a document in their OneDrive for Business document libraries, they have to switch to the Web Browser,  (So the above picture shows, that User E shares a document with User K). User K may also access this shared document on his local device, when he has synchronized it.

But this Sharing feature is inconvenient. Users want to have a place, where they may store documents for her department and only certain Users may have access.

Summary:

Each Employee get storage in Office 365 for his business documents and he may sync these documents (or part of theses documents) to his local device.


 

Team Sites

Creation of a team site (admin)

The administrator of the company Collaboration.com creates the first Team Site. This Site is for the finance department.

Who has access to the Team Site?

Only the CEO (User A) and another User G have access to this site. Now they may store finance documents into the Team site document library and also may sync these documents to their local devices.

more Team Sites

Three diffrent Team sites and their members

The admin creates two more Team sites on SharePoint Online for department Marketing and HR. So you see, only the CEO (User A) have access to all of the three Team Sites. But the admin also provide different organization Units (OU) in the AD of Azure for future use. If the company growth, the admin have to assign new Users only to the right OU and automatically the new User get access to the Team Site.

Summary:

With Team sites in SharePoint Online department Users may collaborate with the different documents, without sharing these documents or folders. And the best: The documents may synced to their devices.


 

Groups

Some involved employees have a wish to establish a place, where they may exchange new ideas, have a calendar for all members of this place and also a Mail address. And they think they may do it without asking the administrator.

User A creats a Group

In our example the CEO (User A) creates a Group and called this Group G-Marketing. As mentioned, he’s not the admin. But he has ask his experts for a naming convention. The expert told him, if he creates a Group with the Name “Sales”, the  administrator is not able to create a team site with this name.

Other members of the Group

During the creation process, User A invites User D and K as members to this new group. So for discussion all three members may save documents in the document library of this group and, what surprise, they may also sync these documents to their local machines.

Groups and members: Mail and calendar

the Company Employees G and C for department HR and Sales do the same. But you also see, they have access via Mail and Calendar to their groups.

Summary:

You may create a group without Admin rights. Mails and a Group shared calendar will established automatically. Documents inside the document library may synchronized locally.


Sync to local devices

the last picture shows all synced places to a local device of the User A

local sync from diffrent areas to a users device

But you have to know: If a User has more than one device, you have to initiate all syncs to each different device. And the Next Generation Sync Client  (NGSC) supports selective sync, so the syncs may look different on each client. Also they my use the OneDrive App. This App substitutes the Web Browser, is quick, and the password credentials may stored inside the app.This app do not sore data locally, you need an internet connection. (I use this app to share a document, because it’s quicker)

Where should I store the documents?

My Business documents belong to OneDrive for Business. If more people come together, f.e talking about new ideas and store documents, you may use Groups. So Groups are dynamic. Inside a Group you do not have to share a document to another group member. So for Standard processes and their documents you should save the documents inside a document library of a Team site.

At this time, I write this blog post, you may Copy a document to another area. In the near future you will also have a Move function in the Web Browser.

Note:
For all this Sync possibilities you need to install the Preview Version of the Next Generation Sync Client with the Version 17.3.6673.1011.


Links:

NGSC (German language only)
Next Generation Sync Client – Was ist das ?

Installation
Next Generation Sync Client – new Preview Version available

Sync to all different areas in Office 365
Next Generation Sync Client | Sync to all doc libraries in Office 365

Naming convention in  Windows Explorer
Naming Convention in Explorer with the Next Generation Sync Client

OneDrive Group policies for Companies
OneDrive – Next Generation Sync Client |Group Policies

Sharing Teilen
Freigaben in OneDrive for Business | externe Benutzer

OneDrive App
OneDrive Universal App for Windows 10 available | a short test

Office 365 | OneDrive for Business, Team Seiten und Gruppen – Überblick

31. Oktober 2016 3 Kommentare

In diesem Artikel möchte ich die Möglichkeiten aufzeigen, wo welche Daten in Office 365 gespeichert und wie mit Hilfe des Next Generation Sync Clients Dateien aus unterschiedlichen Bereichen auf eine Maschine gespeichert werden. Dazu sind einige Schaubilder notwendig.

Die Firma Collaboration.com  ist in die Cloud zu Office 365 umgezogen. Der CEO (User A) ist happy, weil er wie gewohnt alle Mails in Outlook bearbeiten kann. Das geht den anderen Mitarbeitern genau so. Neu für alle Mitarbeiter ist jedoch, das jeder einen Cloud Speicher für Business Dokumente vorfindet: OneDrive for Business. Die Mitarbeiter sind jedoch gewohnt, Dokumente mit dem Explorer zu öffnen, bearbeiten und auch dort wieder zu speichern.  Deshalb wurde bei jedem Mitarbeiter eine Synchronisation zwischen der Cloud und OneDrive for Business eingerichtet. Auch wenn die Mitarbeiter Offline sind, haben Sie Zugriff auf die synchronisierten Dokumente.

Teilen von Dokuenten in OneDrive for Business

Ein Wechsel zum Webbrowser ist nur notwendig, wenn Mitarbeiter Dokumente mit einer externen Person oder internen Benutzern  (Abbildung 1: Mitarbeiter E  teilt ein Dokument mit Mitarbeiter K) teilen möchte. Mitarbeiter K kann auch dieses Dokument auf seine lokale Maschine synchronisieren.

Dieses “Teilen” erscheint manchen Mitarbeitern jedoch umständlich. Vor allem wünschen Sie sich einen Bereich, bei dem alle Dokumente der Abteilungen abgelegt werden und alle Mitarbeiter in dieser Abteilung Zugriff haben.

Zusammenfassung:
Jeder Mitarbeiter erhält in Office 365 Speicherplatz für seine Business-Dokumente, die er lokal synchronisieren kann.


Team-Seite

Erstellen einer Team Seite durch den Administrator

Wie die obige Abbildung zeigt, richtet der Administrator der Firma Collaboration.com die erste Team Seite ein. Diese ist für die Dokumente der Abteilung Finanzen gedacht.

 

wer kann auf die Team Seite zugreifen?

Nur der CEO (User A) und ein weiterer Mitarbeiter (User G) haben Zugriff und können jetzt auch die dort gespeicherten Dokumente auf Ihre lokale Maschinen synchronisieren.

weitere Team-Seiten

Drei Team Seiten in SharePoint Online

Der Administrator richtet zwei weitere Team Seiten auf dem SharePoint Online ein, eine für die Marketing Abteilung und für die Personalabteilung (HR). Der CEO (User A) erhält in unserem Beispiel Zugriff zu jeder der drei Team-Seiten. Der Administrator hat auch schon Organisations-Einheiten im Azure Active Directory angelegt, so dass beim starken Wachstum der Firma, er nur mehr neue Mitarbeiter diesen OU zuweisen muss, damit Sie Zugriff auf die jeweiligen Team-Seiten erhalten.

Zusammenfassung:
Team Seiten ermöglichen die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander, ohne Dateien freizugeben, und können auch lokal synchronisiert werden.


Gruppen

Einige engagierte Mitarbeiter wünschen sich einen Bereich, bei dem Sie Ihre Ideen austauschen , diese Ideen mit verschiedenen Programmen erstellen können, darüber mit E-Mails diskutieren oder aber auch Termine für den Fortschritt festlegen können. UNd das Ganze, ohne den Administrator zu fragen.

Ein Benutzer erstellt eine Gruppe

Der Benutzer A (in unseren Beispiel also der CEO) beschließt eine Gruppe G-Marketing anzulegen. Dazu sind keine Administrations-Rechte erforderlich. Er hat jedoch vorher mit seinem Experten gesprochen und es wurde eine Namens-Konvention festgelegt. Hintergrund dafür ist der Umstand, dass eine neue Gruppe mit dem Namen “Verkauf” verhindert, dass danach keine Team-Seite mit dem gleichen Namen angelegt werden kann.

Andere Mitglieder zur neuen Team Seite einladen

Dazu lädt er Benutzer D und K ein, die damit Zugang erhalten. Dokumente, die in der Dokumenten-Bibliothek gespeichert werden, können von allen drei Mitarbeitern ebenfalls lokal auf Ihre jeweiligen Maschinen synchronisiert werden.

 

Grupen und Mitglieder - Mail und Kalender

Die Mitarbeiter G und C aus den Bereichen Personal (HR) und Verkauf (Sales) verfahren in der gleichen Weise. Die Abbildung zeigt aber auch, dass für die jeweiligen angelegten Gruppen die E-Mail-Kommunikation und die Termine in Exchange Online gespeichert werden.

Zusammenfassung:

Gruppen können in Office 365 ohne den Administrator angelegt werden. E-Mails und Terminkalender werden in Exchange-Online gespeichert, Dokumente können auch lokal synchronisiert werden.


Synchronisierung auf lokale Maschinen

die letzte Abbildung zeigt alle lokalen Synchronisierungen mit der lokalen Maschine des Benutzers A.

lokale Synchronisation aus unterschiedlichen Bereichen von Office 365

Hat ein Mitarbeiter mehrere Geräte, so müssen die Synchronisierungen auf jedem Gerät separat durchgeführt werden. Und weil der neue Sync Client (NGSC)  selektive Synchronisation unterstützt, können die einzelnen Bereiche auch unterschiedlich aussehen.
Dazu kommen auch noch die Möglichkeiten, die OneDrive App zu benutze: Diese App ist jedoch nur ein (schneller!) Ersatz für den Webbrowser, Dateien werden hier nicht lokal synchronisiert, man braucht eine Internet-Verbindung. Dafür ist dieses App sehr schnell und die Anmelde-Informationen können in der App gespeichert werden.

Wo sollen die Dokumente gespeichert werden?

eigene Business-Dokumente gehören in meinen OneDrive for Business Bereich. Sollen mehrere Mitarbeiter Dokumente bearbeiten, z.B. neue Ideen erarbeitet werden, so kann mit ein paar Klicks eine Gruppe erzeugt werden, zu der dann mehrere Mitarbeiter hinzugefügt werden. Das lästige “Teilen” entfällt. Für Standard-Abläufe, Prozesse und relevante Dokumente dienen die Team Seiten.

Derzeit können die jeweiligen Dokumente im Web Browser von einen in den anderen Bereich kopiert werden, in naher Zukunft wird auch ein “Bewegen” des Dokuments  möglich sein.

Hinweis:

Stand heute sind die obig beschriebenen Synchronisierungen mit der Preview-Version des Next Generation Sync Clients Version 17.3.6673.1011 möglich.


Links:

NGSC
Next Generation Sync Client – Was ist das ?

Installation
Next Generation Sync Client – neue Version des Preview Clients

Zugriff auf alle Bereiche
Next Generation Sync Client | Kompletter Zugriff zu Office 365

Namens-Konvention im Windows Explorer
Namenskonvention im Explorer mit dem Next Generation Sync Client

OneDrive Gruppen-Richtlinien für Firmen
OneDrive – Next Generation Sync Client |Gruppenrichtlinien

Teilen
Freigaben in OneDrive for Business | externe Benutzer

OneDrive App
OneDrive Universal App für Windows 10 verfügbar

Naming Convention in Explorer with the Next Generation Sync Client

12. Oktober 2016 10 Kommentare

Syncing to OneDrive, OneDrive for Business, team sites, groups and Shared with me data with the Next Generation Sync Client

If you use the Preview Version of the Next Generation Sync Client, you also should be familiar with the Naming Convention in the Windows Explorer. All pictures are made with the Preview Version 17.3.6642.0922 of the NGSC. (If you want to install this version, read here)

But you must note, that all changes, you will do in Office 365, like renaming the tenant name or team sites or Groups do not reflect in the Windows Explorer. Microsoft needs to improve. But as mentioned, it’s a preview.

Keep in mind:

OneDrive (Personal) is represented in the notification area with a white cloud symbol, all other (OneDrive for Business, Teamsites, Groups and Shared with Me) are represented with a blue cloud symbol. Many of you will only see two cloud symbols. And if you sync data with the old Groove client, you will have another blue cloud symbol. There is an easy way to look, which cloud symbol belongs to which sync client. You may read here.

With the the Next Generation Sync Client you may sync files with one(!) OneDrive (Personal), but also with data from an Office 365 tenant. Additional you may, if the admins allow that, sync data to other tenants. So for each tenant you will have at least one blue cloud symbol.

So lets go into deep for the naming convention:

OneDriveTenant-Name

This is for all synced data with OneDrive for Business

With OneDrive (Personal) the tenant name is replaced with the word “Personal”

Tenant-Name if you have only the tenant name you see inside all synced data form team sites, Groups and data “Shared with me

the next picture will show an example:

Two Tenants and one OneDrive (Personal) 1) OneDrive (Personal)

2) OneDrive for Business Tenant Hbsoft

3) OneDrive for Business Tenant BitTitan

4) Team-Sites, Groups und Shared with me data form the Tenant Hbsoft

If you drill down number 4…

Teamsites, Groups and Shared with Me synced data folder structure at this time, you do not see, where the data comes from.

Finance: Team-Website

Group Marketing: Group
(I have given this group name “Group Marketing” during the creating process, but normally users will not do that!)

Julian Versuch… : Shared with me synced data (from User Julian Versuch)

Marketing I: Team Website

Conclusion

If you change f.e. the Name of a group or a Team-Website, there is no reflection in the Explorer. As an workaround you have to “unlink this PC” or “End of Sync” , delete the data on your local machine and start the sync process again. And I know, that’s not a practical solution, if you have a lot of data. But let’s give Microsoft a change until the global availability of the final version.

Namenskonvention im Explorer mit dem Next Generation Sync Client

12. Oktober 2016 10 Kommentare

Synchronisation zu OneDrive, OneDrive for Business, Team-Seiten,Gruppen und mit mir geteilte Dateien mit dem Next Generation Sync Client

Wer schon mit der Preview des Next Generation Sync Client arbeitet, muss sich auch mit der Namenkonvention im Explorer vertraut machen. Die nachstehenden Abbildungen und Beschreibungen beziehen sich auf die Preview Version 17.3.6642.0922 des Next Generation Sync Clients (Installation habe ich hier beschrieben)

Grundsätzlich ist es so, dass Änderungen an Namen in Gruppen, Team- Websites oder direkt am Tenant keine Änderungen bei der Synchronisation hervorrufen. Hier muss Microsoft noch nachbessern. Aber es ist ja noch eine PreView

Zu Erinnerung:
OneDrive (Personal) wird Benachrichtigungsbereich durch ein weißes, alle anderen (OneDrive for Business, Team Websiten, Gruppen) durch ein blaues Wolkensymbol dargestellt. Die meisten werden also nur zwei Symbole sehen. Wer noch den mit dem alten Groove-Client synchronisiert, der übrigens auch ein blaues Wolkensymbol repräsentiert wird, kann mit einer einfachen Methode feststellen, welchen Client er benutzt, Das habe ich hier beschrieben.

Der Next Generation Sync Client ist aber in der Lage, nicht nur Dateien (eines!) OneDrive (Personal) und die Dateien eines Tenant zu synchronisieren, sondern (vor allem Consultants) können, sofern von der Administration erlaubt, weitere Tanants synchronisieren.

Grundsätzlich für die Namenskonvention:

OneDriveTenant-Name

Die gilt für synchronisierte Dateien in OneDrive for Business.
Bei OneDrive (Personal)  ist der Tenant-Name durch “Personal” ersetzt
Tenant-Name Hier werden für diesen Tenant die ausgewählten Dokumente von Team-Sites, Groups und mit mir geteilte Dokumente angezeigt

im Explorer sieh es dann so aus:

Zwei Tenants und ein OneDrive Personal 1) OneDrive (Personal)

2) OneDrive for Business Tenant Hbsoft

3) OneDrive for Business Tenant BitTitan

4) Team-Sites, Gruppen und mit mir geteilte Dateien des Tenant Hbsoft

Öffnet man Nummer 4…

Teamseiten, Gruppen und mit mir geteilte Dateien man kann (derzeit?) nicht erkennen, woher der Inhalt der Ordner stammt.

Finance: Team-Webseite

Group Marketing: Gruppe
(Ich habe beim Erstellen der Gruppe den Namen “Group Marketing” gewählt, was von den Benutzern jedoch nicht getan wird!)

Julian Versuch… : mit mir geteilte Dateien (vom Benutzer Julian Versuch)

Marketing I: Team Webseite

Sollten also Namensänderungen durchgeführt worden sein, so muss derzeit der Bereich in den Einstellungen “mit Synchronisierung beenden”  von der Synchronisierung ausgeschlossen werden, dann den Ordner mit Inhalt gelöscht werden und die Synchronisierung wieder über die Website ausgelöst werden. Dass das bei großer Dateianzahl nicht praktikabel ist,muss ich Microsoft bis zur globalen Verfügbarkeit noch etwas einfallen lassen.

Freigaben in OneDrive for Business | externe Benutzer

27. August 2016 4 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Ein Kollege hat mich gefragt:

Ich würde gerne Bilder auf meinen OneDrive for Business auslagern.

Kann ich Bilder so freigeben, als hätte ich sie auch einen Webserver gelegt?
Ich vermute nein, denn alle Freigabelinks auch die ohne Account funktionieren nicht.

Die Antwort ist JEIN

Microsoft hat am 15. August für OneDrive for Business und SharePoint Online  “Default Links for Sharing”  freigegeben, das mittlerweile jeden Tenant bis zum Monatsende erreicht haben sollte.

Damit kann der Administrator die Standardlink-Typ umstellen, den der einzelne Benutzer für die Freigabe erhält. Das wie wird hier erklärt.

Bei mir sieht das dann so aus:

Office 365: Admin Center: SharePoint: Freigabe

und in meinem OneDrive for Business kann ich jetzt mit drei Klicks einen Link auf eine Datei erzeugen, bei dem der Empfänger sich nicht authentifizieren muss:

  1. Datei auswählen und selektieren
  2. Link Abrufen
  3. Dropdown-Box anklicken und “…. keine Anmeldung erforderlich” auswählen

Feigeben einer einzelnen  Datei

Der Nachteil, und jetzt kommen wir zum Nein:
Das funktioniert nur mit einer einzelnen Datei Trauriges Smiley.  Wenn man einen Ordner auswählt, den man mit seinem Inhalt freigeben möchte, dann fehlen die die zwei letzten Einträge (… ohne Anmeldung)

Freigeben einer einzelnen Datei

Für ein paar Bilder wäre das ja nicht der Aufwand. Aber bei einer größeren Anzahl wird das doch viel zu aufwendig.

OneDrive for Business | Workshop


OneDrive for Business, Microsoft OneDrive

Sie verlieren sich im Dschungel mit Groove, OneDrive for Business, OneDrive und Next Generation Sync Client?

Dann haben wir das richtige für Sie: Den OneDrive for Business Workshop

In einem 1 Tages-Workshop in Ihrem Haus erhalten Sie das nötige Wissen, um erfolgreich mit den verschiedenen Synchronisations-Clients zu arbeiten und Ihre Benutzer optimal auf das Arbeiten mit Office 365 in der Cloud oder mit SharePoint Server onPremise vorzubereiten. Nach dem Workshop sind Sie in der Lage, Ihre Unternehmens-Strategie genauer anzupassen.

Der Workshop wird individuell auf das Unternehmen angepasst.

Historie  
Begriffe Groove
SharePoint Workspace
SkyDrive( Pro)
OneDrive (for Business)
Next Generation Sync Client
Synchronisations-Clients wer funktioniert wo und wie
Limitierungen Unterschiede und Einschränkungen (online vs OnPremise)
Betriebssysteme
Roadmap Wo steht Microsoft heute (Cloud First, mobile first)
Migration mögliche Ablösung vorhandener File Server
Administration Konzept, Tipps und Tricks
Strategie  

 

Workshop_thumb[1]_thumb[6] Kontaktieren Sie mich noch heute per EMail und lassen Sie sich ein auf Ihre Firma maßgeschneidertes Angebot zukommen.

Und wenn Sie Fragen haben, dann rufen Sie mich an: +49 (0) 7361-931313 oder +49 (0)171-7736198

OneDrive for Business | Next Generation Sync Client – April News engl.

4. April 2016 3 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

No April joke. Since 1st of April you are able to download the Next Generation Sync Client also for the Operating System Windows 8.1

The new version 17.3.6378.0329 is now available around the globe. If you have subscribed to my blog, you know that I have written, that on Microsoft roadmap the next generation Sync Client should be available at the end of the 1st quarter 2016. Ok, only one day…

But during the last MVP call, Reuben Krippner, Microsoft Director product management, announced the second quarter for GA.

I have had suggested, that there will be an Update for Windows 8.1. Perhaps you know, that OneDrive Personal is integrated in the OS. But this was wrong. And therefore I have to write this blog post, to tell you, If you are a Windows 8.1 user and want to sync document libraries to Office 365, there will be three different sync clients. 

Windows 8.1 Synchronisation with three diffrent sync engines

 

SkyDrive.exe integrated in OS Windows 8.1
Syncs personal data to OneDrive personal.

Particularities:
Selective sync of data (Old Version)

Icon-Color: white

OneDrive.exe Syncs business data to OneDrive for Business document libraries in Office 365 (fka MySite)

Particularities:
selective sync of Business data
You may add one or more other Office 365 tenants

Icon-Color: blue

Groove.exe Syncs business data to SharePoint Online Team sites and document libraries in Groups

Particularities:
no selective Sync, All or Nothing, several sync limitations

Icon-Color: Blue

I suggest, that changing the Sync engine Skydrive.exe to OneDrive.exe (NGSC) would be not so easy. If you see, that more and more companies will plan to upgrade to Windows 10, than this decision would be much clearer. And in short terms: SkyDrive.exe is running most without any problems.

But with colored icons, the user will have some issues. Where do I find , which programs in which version do I have on my device?

Sync-Client Version Path
SkyDrive.exe 6.3.9600.17484 C:\Windows\System32
OneDrive.exe 17.3.6378.329 C:\Users\User\AppData\Local\Microsoft\OneDrive
Groove.exe 15.0.4805.1000 C:\Program Files\Microsoft Office\Office15

 

Where may I download the Next Generation Sync Client?

Download Page for the Next Generation Sync Client

Here is the Link to the Microsoft OneDrive Site. You may click on both Download Links, colored with green arrows. Both will download the same sync client. But on the right site there is another page with useful descriptions. So administrators have a change, to rollout this client automatically and f.e. connect the NGSC automatically  with the users OneDrive for Business.

If you click on the Download Link (marked with the red arrow,you are able to install a 32- or 64 Bit version of the “old” Groove.exe as a C2R Version. And this download is available in different languages. The NGSC is available also in different languages, but these languages are in the Setup and is based of the language of the OS. The Next Generation Sync Client is only available Click 2 Run Version. The big advantage: Like the components of Office 365, there will update automatically.

By the way, now you do not have to setup a special registry Key, but in Windows 8.1 you are not allowed, to setup a connection to your OneDrive (Personal)

For testing purposes, I have setup two different VM’s (Windows 8.1 and Windows 7), both OSs have been fully patches with all updates. I want to have four different scenarios:

  • I want sync my personal data to OneDrive  (part only a part of it)
  • I want sync selective data to my OneDrive for Business
  • I want to sync data from a team site in Office 365
  • I want to sync selective data form OneDrive for Business of another tenant

The last option is not a typical business scenario, but often IT consultants would use it.

 

Windows 8.1

If you see al cloud symbols in the notification area, so after setup it looks like the following:

Cloud symbols Your OneDrive (Personal) is quick identified. It’s the The symbol with the white Color

Synchronization:
SkyDrive.exe

But with the three other cloud symbols you may not identify them without clicking with the right mouse button

NGSC: Sync to OneDrive for Business The first line shows – that we have a NGSC client, connected with the tenant HBsoft to OneDrive for Business

Synchronization:
Next Generation Sync Client

NGSC: Sync to OneDrive for Business The first line shows – that we have a NGSC client, connected with the tenant BitTitan to OneDrive for Business

Synchronization:
Next Generation Sync Client

Groove.exe: Sync to SharePoint TeamSites and Groups

and here you connect to not OneDrive for Business with the “old Groove” client

Identification:
No Cloud symbol in the window

Synchronization:
Groove.exe

Particularities:
You cannot identify, which document library you are connect to, but OneDrive for Business as destination is definitely wrong.

If I have a sync issue as a user, first I have to identify, which sync client is having a problem. If you open Windows Explorer, the above configuration looks as following:

Exploerer-View
  1. OneDrive (Personal)
  2. NGSC –> ODFB (Tenant HBsoft)
  3. NGSC –> ODFB (Tenant BitTitan)
  4. Groove.exe – Team site

Conclusion: Windows 8.1 users must be trained, what’s behind the different sync client symbols

 


But for completeness here are the other Windows operating systems.
If you work with one of these OS, you only have maximum two sync clients:

Windows 7,8,10 and MAC OS: Next Generation Sync Client

 

OneDrive.exe Syncs my Personal data to OneDrive (Personal)

and
Syncs my Business data to OneDrive for Business in Office 365 (fka MySite)

Particularities:
selective sync of Business data
You may add one or more other Office 365 tenants

Icon-Color:
white(OneDrive Personal)
blue (OneDrive for Business)

Groove.exe Syncs business data to SharePoint Online Team sites and document libraries in Groups

Particularities:
no selective Sync, All or Nothing, several sync limitations

Icon-Color: Blue


 

Conclusion:

Microsoft closes one more Sync app. But we have to wait until the Next Generation Sync Client is able to connect to all different destinations in Office 365.

The goal is…

The goal: only one sync engine to Office 365

One fully functional Sync client, we may sync to all document libraries (without any errors).

I’m wondering, that Microsoft has not published the GA of the NGSC for Windows 8.1 on the OneDrive Blog, I found the first information published on a support site of Office 365

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