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Migrationen – Typen, Quellen und Ziele
Nein, heute schreibe ich nicht nur über OneDrive for Business, aber auch das kommt bei den Migrationen natürlich vor. Heute möchte ich einmal alle Migrationen auflisten, die MigrationWiz, ein automatisierter Prozess der Firma BitTitan, durchführen kann. Es sind inzwischen so viele verschiedene Migrationen, dass man diese in fünf Kategorien packen muss:
- Postfach
- Öffentliche Ordner
- Dokument
- Persönliche Archive
- Firmen-Archive
- Fangen wir einmal mit der Postfach Migration an. Die nachfolgende Abbildung zeigt, dass die automatisierte Prozess-Lösung Migrationen von verschiedensten am Markt befindlichen Systemen als Herkunft und Ziel beherrscht. Dass + Zeichen hinter einem Produkt bedeutet, dass Migrationen ab dieser Version bis zur neusten Version durchgeführt werden können Ein Klick auf die Abbildung führt Sie direkt zu den Erklärungen:
- Oft wollte Microsoft in seinem Produkt Exchange die Öffentlichen Ordner abschaffen oder abschalten, ist aber am Widerstand der Kunden gescheitert, und selbst in Office 365 gibt es sie noch:
- Und jetzt sind wir auch bei OneDrive for Business. Aber nicht nur. Bei Migrationen von Dokumenten gibt eine große Palette von Quellen und Zielen. Neu hinzugekommen sind jetzt Box, File Server, SharePoint Server 2010 und 2013 und SharePoint Online:
- und dann kommt das weite Feld der PST-Dateien, die wir noch in Hülle und Fülle bei Firmen vorfinden:
- Wenn es um große Archivierung-Produkte geht, dann hat BitTitan auch dafür eine große Auswahl, die in den kommenden Monaten nochmals erweitert werden wird.
Migration ist nicht gleich Migration. Aber eine Migration mit dem MigrationWiz kann ein vollautomatischer Prozess werden, egal ob es sich um 50 oder 10000 Postfächer, 2000 oder 100000 Dateien, oder um Terra-Byte große Archive handelt, die von A nach B migriert werden müssen. Einmal eingestellt und konfiguriert, können Sie sich mit vielen anderen wichtigen Dingen beschäftigen.
- Derzeit spricht der MigrationWiz nur die englische Sprache, aber BitTitan arbeitet mit Hochdruck an verschiedenen Sprachversionen wie Holländisch, Portugiesisch, Russisch, Spanisch , Französisch, Chinesisch und natürlich auch an einer deutschen Variante.
OneDrive for Business | Übertragung und Speichern
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SkyDrive Pro |
Die erste Hälfte dieses Blog Posts betrifft sowohl OneDrive (SkyDrive) als auch OneDrive for Business (SkyDrive Pro), in der zweiten Hälfte geht es dann um SharePoint Server 2013 bzw. SharePoint Online.
Part 1 : Übertragung
Immer wieder findet man Meinungen im Internet, das SkyDrive bzw. SkyDrive Pro beim Synchronisieren zu lange braucht. Und viele hoffen, dass sich das mit der Namensänderung ändert. Dem ist derzeit aber nicht so.
Warum ?
Die Synchronisierung hat sich nicht geändert. Schon zu Zeiten von SharePoint Workspace 2010 wurde das Protokoll (MS-FSSHTTP), auch Cobalt Protokoll genannt, verwendet, welches auch für SkyDrive / SkyDrive Pro und heute für OneDrive / OneDrive Pro verwendet wird.
Das habe ich an verschiedenen Stellen beschrieben:
- Microsoft SharePoint Workspace 2010 – Protokolle
- SkyDrive Pro | Überblick über SkyDrive Pro in SharePoint Server 2013
- SkyDrive | Bandbreiten Optimierung
Wenn wir das Protokoll genauer anschauen, dann wird beim Erst-Synchronisieren von Ihrem Gerät die Datei in mehrere kleine Häppchen unterteilt, die dann einzeln übertragen werden und am Ziel wieder zusammengesetzt zu werden. Das macht durchaus Sinn, weil wir ja nicht immer eine Verbindung haben, das Notebook einfach zuklappen, usw. Wenn wir uns die “Häppchen” genauer anschauen, dann wird hier anhand der Metadaten unterschieden, wie groß diese Häppchen sind. Bei einem Bild ist das egal, aber bei Dateien deren Herkunft Word, Excel, PowerPoint und OneNote sind, eben nicht. Doch dieser Vorteil lässt sich erst beim späteren Überarbeiten eines Dokumentes sehen. Denn dann kommt der Vorteil dieses Protokolls zum tragen.
Nehmen wir an, sie haben eine 30 MB große PowerPoint Präsentation erstellt.
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Sie speichern direkt auf Ihrem OneDrive oder
OneDrive for Business |
Später wollen Sie noch Änderungen an Ihrer Präsentation vornehmen. Sie öffnen die Datei mit PowerPoint von OneDrive bzw. OneDrive for Business auf ihrer Festplatte.
Sie ändern z.B. die Symbole einer Aufzählungsliste
Dann speichern Sie erneut. Und jetzt kommt der Vorteil des Protokolls zum Tragen. Es wird nämlich nur noch der Absatz der geänderten Aufzählungsliste übertragen. Und nicht mehr die ganzen 30 MB.
Zusammenarbeit (Colloboration)
Das Protokoll nimmt auch beim gleichzeitigen Bearbeiten eines Dokumentes diese Änderungen vor, egal welcher Kollege mit Ihnen das Dokument bearbeitet. Ein ausgeklügelter Mechanismus sorgt mittels der Metadaten des Dokumentes dafür, dass sie immer auf dem aktuellen Stand sind, und nicht jedes Mal das komplette Dokument übertragen wird.
Zusammenfassung
| Erstsynchronisierung eines Bildes | Geschwindigkeits-Nachteil |
| Erstsynchronisierung eines Office Dokumentes | Geschwindigkeits-Nachteil |
| Bearbeiten und anschließendes Speichern (Bild) | Geschwindigkeits-Nachteil |
| Bearbeiten und anschließendes Speichern (Office) (Word, Excel, PowerPoint, OneNote |
Vorteil, nur Delta-Synchronisierung |
| gemeinsames, gleichzeitiges Bearbeiten eines Office-Dokumentes | Vorteil, nur Delta-Synchronisierung |
wohlgemerkt, es geht hier nur um das Protokoll und die damit verbunden Geschwindigkeitseinbußen. Alle Vorteile, wie Smartfiles bei Windows 8.1 oder den serverbasierenden Papierkorb, oder Offline /Online Einstellungen und die Synchronisierung auf alle Geräte wie Smartphones werden hier nicht berücksichtigt.
Das ganze nennt man auch Shredded Transfer, es findet durch das Protokoll eine sichere Übertragung mit Komprimierung statt. (Quelle)
Part 2: Shredded Storage
Ich gehe davon aus, das wir beim Speichern der Daten, egal ob wir OneDrive oder OneDrive for Business benutzen, die Daten in einem SQL Server abgelegt werden. Als OneDrive Benutzer habe ich jedoch keinen Zugriff auf das Speichersystem und ich habe bisher keine Informationen gefunden, die diese Annahme bestätigen würde. Es gibt jedoch zwei Gemeinsamkeit bei beiden Programmen, die die Annahme erhärten. Bei beiden Programmen haben wir nämlich ein Limit von 2GB bei der Dateigröße, und das ist eine Limitierung, die der SQL Server mit sich bringt. Des weiteren gibt es für Office-Dokumente auch bei OneDrive eine History-Funktion.
Während es bei OneDrive nur wenige weitere Limitierungen gibt, sind beim Übertragen auf SharePoint Server 2013 oder SharePoint Online doch erhebliche Einschränkungen. Diese kommen jedoch vom SharePoint selbst und nicht vom Speichersystem.
Und beim Speichersystem von SharePoint müssen wir uns auch mit der Vergangenheit beschäftigen. (Quelle)
SharePoint 2010 BLOB Storage
Als Übertragungs-Technologie wurde Cobalt (siehe oben) verwendet. Und stark vereinfacht wurden die Daten in BLOBs gespeichert. Änderungen an einem Dokument wurden erneut gespeichert.
Beispiele:
- 1 Dokument von 10 MB Größe und 10 Versionen: Datenbank: 100 MB Speicherbedarf
- 1 Dokument von 100 MB Größe und 10 Versionen: Datenbank: 1 GB Speicherbedarf
SharePoint 2013 BLOB Storage
Die Übertragungs-Technologie wurde auf Serverseite um Shredded Storage ergänzt. Auch hier stark vereinfacht wird ein Dokument zerstückelt in kleineren BLOBs gespeichert. Für die Verwaltung wird ein BLOB Index benutzt, außerdem werden bestimmte Teile im BLOB Cache vorgehalten, was wiederum die Zugriffsgeschwindigkeit erhöht.
Außer einer um Faktor 2 schnellere Verarbeitung wird enorm Platz gespart. (Quelle)
Anlegen einer Bibliothek (Versionierung eingeschaltet)
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SharePoint 2010 |
SharePoint 2013 |
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| Dokumenten-Bibliothek Größe |
21 632 KB |
26 112 KB |
Hinzufügen eines Word Dokumentes ( Bilder und Worte) mit der Größe 4MB
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SharePoint 2010 |
SharePoint 2013 |
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| Dokumenten-Bibliothek Größe |
30 225 KB |
34 735 KB |
| Unterschied |
8 623 KB |
8.623 KB |
Das bringt also noch keinen Unterschied.
Wird das Dokument aber 10x bearbeitet (nur eine zusätzliche Zeile hinzugefügt), dann wird der Vorteil der Shredded Technologie sichtbar
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SharePoint 2010 |
SharePoint 2013 |
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| Dokumenten-Bibliothek Größe |
50 735 KB |
34 735 KB |
| Unterschied |
20 480 KB |
0 KB |
Nicht nur der deutlich reduzierte Speicherverbrauch, auch der wesentlich schnellere Zugriff sind die Merkmale von SharePoint Server 2013.
jeden Tag: Neues zum Thema Collaboration: CollabNews
SkyDrive | Office Dokumente Versionsverlauf – office documents history
wer auf SkyDrive Office Dokumente speichert und (mehrfach) bearbeitet, der braucht sich keine Gedanken über Änderungen und dem Verlauf zu machen. Ähnlich einer Dokumentenbibliothek in SharePoint Server 2010 oder SharePoint Server 2013 (wenn aktiviert), wird nach dem Speichern (besser gesagt nach dem Beenden der Bearbeitung) eine neue Version geschrieben. Wurden unter SharePoint Server 2010 noch jeweils das komplette Dokument im SQL-Server abgespeichert, so wurde dies im SharePoint Server 2013 geändert, und nur das Delta gespeichert. Diese Änderung sorgt dafür, dass wesentlich weniger Speicherplatz im SQL Server verbraucht wird.
Was der große Bruder kann, das ist auch in SkyDrive möglich und immer eingeschaltet.
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Um sich die Versions-Historie anzusehen, müssen wir SkyDrive im Browser öffnen. Die Desktop-App (eingebettet in den Windows Explorer) kann (derzeit) noch keine Versions-Historie anzeigen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und im anschließenden Context-Menü auf Versionsverlauf |
Hier ein einfaches Beispiel eines (komplett in SkyDrive mit Word-App) erzeugten Word-Dokumentes. Die aktuelle Version wird angezeigt, Links sehen wir noch die Historie des Dokumentes.
ein Klick auf eine “ältere” Version, wird diese im rechten Fenster angezeigt und als Anwender kann diese Version zur "”aktiven” Version machen, indem ich auf Wiederherstellen klicke. Ich kann aber auch die aktuelle Version aus dem Cloud-Speicher herunterladen.
Unterschiede und Anmerkungen
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Die in SkyDrive für Office-Dokumente hinterlegte Versions-Historie ist auf eine Ebene von 25 Elementen begrenzt. |
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Beim gemeinsamen Bearbeiten eines Dokumentes wird erst eine neue Historie geschrieben, wenn der “letzte” Anwender das Dokument beendet hat. |
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Historie-Funktionalität in SkyDrive ist (derzeit) ausschließlich mit Office Dokumenten Word, Excel und PowerPoint möglich. |
SharePoint Workspace 2010 | benutzerdefinierte Ordnerstruktur
folgendes Szenario:
Innerhalb einer Dokumentenbibliothek einer SharePoint 2010 Website erstellen Sie eine benutzerdefinierte Ordnerstruktur:
Bibliothek
Ordner 1
Unterordner 1
Unterordner 2
Unterordner 3
Ordner 2
Nach der Offline-Synchronisierung sieht die Struktur innerhalb von SharePoint Workspace 2010 so aus:
Bibliothek
Ordner 1
Unterordner 1
Unterordner 2
Unterordner 3
Ordner 2
Um den Fehler zu beheben hat Microsoft einen Hotfix KB2597939 zur Verfügung gestellt. Dieser Hotfix behebt das gleiche Problem, wenn Sie eine solche Ordnerstruktur innerhalb von SharePoint Workspace 2010 erstellen und sofort eine Datei in einen solche Ordnerstruktur zur Synchronisation bringen: Die Fehlermeldung lautet dann:
Upload failed: Path not found
Dies passiert, weil hier beim Erstellen des Ordners und einem File Transfer zwei verschiedene Office Module benutzt werden. (SharePoint Workspace 2010 und Microsoft Office Upload Center)
SharePoint Days | Quo vadis SharePoint Workspace 2010
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Wohin führt der Weg mit dem Office Programm SharePoint Workspace 2010?
Am 21.11.2012 halte ich auf den SharePoint Day in München einen Vortrag über SharePoint Workspace 2010 , SkyDrive und SkyDrive Pro.
Namhafte SharePoint Spezialisten bieten ein großartiges Programm mit vielen Vorträgen zu SharePoint Server.
SharePoint Workspace , Groove | Alle Informationen – Update 2
Hier finden Sie alle Informationen zu SharePoint Workspace 2010, dem Vorgänger Groove 2007 und auch Groove Server 2010 , sowie Informationen zu SharePoint Server in Zusammenhang mit SharePoint Workspace 2010, über die ich auf meinem Blog berichtet habe. Des weiteren werden hier alle Artikel über das Nachfolgeprogramm Skydrive Pro aufgelistet.
Dies ist ein weiteres Update, d.h. der letzte Eintrag verweist auf eine Zusammenfassung weiterer Informationen, die ich am 14.2.2011 aufgelistet habe.
gewünschte Information nicht gefunden?
Dann hinterlassen Sie doch einen Kommentar oder schreiben mir eine E-Mail an Hans.Brender@sqtm.net
| SkyDrive Pro | viele Dateien auf SharePoint – Offline |
| SkyDrive – SkyDrive Pro – SharePoint Workspace 2010: Grundlagen |
| Microsoft Office Upload Center | SkyDrive , SkyDrive Pro, SharePoint Workspace 2010 |
| SkyDrive Pro | Office 2010 und Office 2013 Preview – Probleme |
| SkyDrive Pro | Synchronisation mit SharePoint Server 2010 und 2013 |
| Der Nachfolger von SharePoint Workspace 2010 | SkyDrive Pro |
| Office Professional Plus 2013 (Preview) und SharePoint Workspace |
| SharePoint Workspace 2010 versus SkyDrive: Ein Vergleich Part 1 und Part 2 |
| Anpassungen mit dem Office 2010 Resource KIT |
| SharePoint Workspace 2010 | 60 Minuten Video (Collaboration Days in Luzern |
| SharePoint Workspace 2010 | Security Update KB 2566445 |
| Dokumente Offline Speichern |
| Outlook Mails in SharePoint per Drag & Drop mit SharePoint Workspace 2010 |
| SharePoint Workspace 2010 | Hotfix zu KB 2552967 |
| Office 365 und SharePoint Workspace 2010 : Anmeldeinformationen |
| SharePoint Podcast | Talkrunde mit M.Greth und Chritoph Müller: 40 Minuten PodCast rund um SharePoint |
| SharePoint workspace 2010 | das deutsche Produkthandbuch |
| 500 – 1800 – 7500 – 10000 : Offline Synchronisation. Was verbirgt sich hinter diesen magischen Zahlen |
| administrative Vorlagen in Office 2010 (und damit auch SharePoint Workspace 2010) |
| Ein Interview in deutscher Sprache mit mir zum Thema SharePoint Workspace 2010 |
| Wo werden SharePoint Workspace Arbeitsbereiche gespeichert und wie kann dies geändert werden? |
| Microsoft Office Protocol Dokumentation. Links zu technischen Einzelheiten der verschiedenen Microsoft Produkte. |
| Interaktive Hilfe für Office 2003, 2007 und 2010. Es gibt keine interaktive Hilfe zu SharePoint Workspace 2010 für Umsteiger von Groove 2007. |
| Einschränkungen und Warnungen bei freigegebenen Ordnern. |
| Service Pack 1 für Office 2010 und SharePoint 2010 |
| Office 365: Dokument Inhalte Offline mitnehmen: SharePoint Workspace 2010 |
| SharePoint Workspace 2010 | Offline Content |
| SharePoint Workspace 2010 | Vereinfachtes Hochladen von Inhalten |
| SharePoint Server 2010 | Inhalte Offline zur Verfügung stellen |
| Administration von SharePoint Server 2010 und SharePoint Workspace 2010 |
| Firewall-Einstellung für SharePoint Workspace 2010 |
| Integration von Communicator und Lync in die Nachrichtenübermittlung. |
| SharePoint Workspace 2010 | Löschen von Arbeitsbereichen und Ordner |
| SharePoint Workspace 2010 | E-Mail Einladung. Wie funktioniert das? |
| SharePoint Workspace 2010 | Wie geht das? Von A – Z |
| SharePoint Workspace 2010 | Tastenkombinationen , ja, es geht auch ohne Maus. |
| weitere Liste in meinem Blog mit Informationen zu SharePoint Workspace 2010, Groove 2007, Groove Server 2010… |
SkyDrive Pro | viele Dateien auf SharePoint – Offline
Beim letzten Live-Meeting kam die Frage auf, ob die Beschränkungen von SharePoint Workspace 2010 mit SkyDrive Pro (max. 10000 Dateien) aufgehoben worden sind. Oder besser gesagt, werden wirklich mehr als 10000 Dokumente synchronisiert? Grundsätzlich stellt sich die Frage? Brauche ich wirklich mehr als 10000 Dokumente Offline ?
Generell hat sich die Struktur des Uploads geändert.
SkyDrive:
Füge ich im Windows Explorer Dateien hinzu (Grüne Linie), dann werden diese Daten direkt mit der Cloud synchronisiert. Speichere ich aber zum Beispiel aus Word 2013 ein Dokument in SkyDrive (blaue Linie), dann wird das Microsoft Office Upload Center angesprochen.
SkyDrive Pro
Füge ich im Windows Explorer neue Dateien hinzu, werden diese über das Microsoft Office Upload Center (im Hintergrund) zu SharePoint Server 2010 oder SharePoint Server 2013 synchronisiert, (rote Linie) egal um welche Dateien es sich handelt.
Werden im SharePoint Server jedoch Dateien hinzugefügt, so werden diese Dateien auch auf SkyDrive Pro und die damit verbundenen SharePoint Bibliotheken synchronisiert, das Microsoft Office Upload Center ist damit aber nicht involviert; es heißt ja auch Upload Center. Die Access-Datenbank jedoch bekommt diese Änderungen mit. (gestrichelte rote Linie)
Mit SkyDrive Pro hat Microsoft, wie oben schon erwähnt, auch eine Access-Datenbank spendiert:
In dieser Datenbank werden sämtliche Synchronisierungen verwaltet. In der Tabelle Subcache stehen sämtliche Verbindungen zu den von Ihnen benutzten SharePoint Server als auch SkyDrive in der Cloud.
Ich habe ein paar Versuche unternommen. Natürlich sind die Werte abhängig vom Rechner, dem Internet-Zugang, etc. Erzeugt wurden 110 txt-Dateien (a 26 Byte)
Erklärung:
Es besteht bereits eine SkyDrive Pro-Bibliothek zum jeweiligen SharePoint Server
Unter Kopieren in der nachstehenden Tabelle habe ich im Windows-Explorer den Ordner mit 110 Testdaten per Drag & Drop auf die SkyDrive Bibliothek verschoben.
WebDAV zu SharePoint wurde eingerichtet (Anleitung am Ende des Beitrags).
Endgültige Fertigstellung ist der Zeitpunkt, wenn alle 110 Dateien nicht nur sichtbar sind, sondern mit dem SharePoint Server synchronisiert.
| Vorgang | Zeit und CPU Belastung |
| Kopieren auf SkyDrive Endgültige Fertigstellung |
60 sec, keine CPU Belastung 215 sec, keine CPU Belastung |
| Kopieren auf SPS 2013 on Premise | 300 Sec, 60% CPU Belastung |
| Kopieren auf SPS 2013 on Premise WebDAV Endgültige Fertigstellung |
34 Sec, keine CPU Belastung 320 Sec, 10 % CPU Belastung |
| Kopieren auf SPS 2010 (Office 365) | die Dateien wurde nicht synchronisiert |
| Kopieren auf SPS 2010 Office 365 mit WebDAV Endgültige Fertigstellung |
90 Sekunden, Keine CPU Belastung 360 Sec, 10-20 % CPU Belastung |
| Kopieren auf SPS 2013 (Office 365) | 420 Sekunden, 50-70% CPU Belastung |
| Kopieren auf SPS 2013 (Office 365) WebDAV Endgültige Fertigstellung |
135 Sekunden, keine CPU Belastung 390 Sekunden, 25% CPU Belastung |
Bei allen Synchronisationen, die über das Microsoft Office Uploade Center gingen, fällt die hohe, bis sehr hohe Belastung der CPU auf. Warum ?
Unter Laufwerk:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Office\15.0\OfficeFileCache findet man zum einen die Access-Datenbank Central Table, zum anderen aber auch sämtliche, Dateien, die intern benutzt werden, um die Synchronisation zu einem Webserver zu erbringen.
Da wären zum Einen, für jede Datei, die sich im Synchronisationsfolder befindet, eine Datei mit der Endung fsd. und dazu noch einmal eine Verwaltungsdatei mit der Endung fsf. Das gab’s auch schon früher (2010), dort verwaltete SharePoint Workspace 2010 die Daten. Normalerweise sieht der Anwender diese Dateien ja nicht, aber gesteuert wird das ganze durch die Datenbank, und die Dateien haben auch durch die Datenbank erzeugte GUID-Namen. Wird eine Datei in SharePoint gelöscht, dann dauert es eine geraume Weile, und die Datei wird im Filesystem gelöscht, und in der Datenbank wird der Eintrag entfernt und die 2 damit verbundenen Dateien ebenfalls gelöscht.
Resümee: Jede Datei, die Sie für Offline-Verfügbarkeit synchronisieren, wird derzeit doppelt abgelegt: Beispiel an einer Datei mit der Original-Größe von 14409 KB
| Ort | Größe |
| C:\Users\hb\SharePoint Libraries\HBsoft Team Si – 2.Dok-Li | 14409 KB |
| C:\Users\hb\AppData\Local\Microsoft\Office\15.0\OfficeFileCache | 15.360 KB + 1KB FSF Datei |
Damit verdoppelt sich der Festplattenplatz für jede synchronisierte Datei. Und dies passiert auch, wenn ein anderer Benutzer auf dem SharePoint Server in der Dokumentenbibliothek weitere Dokumente ablegt.
Habe ich schon erwähnt, dass diese Verdoppelung von synchronisierten Dateien auch schon bei SharePoint Workspace 2010 stattfindet ? Ich bekomme immer wieder Mails und Blogbeiträge, die sich über mangelnden Speicherplatz auf Ihrer Festplatte beklagen. Jetzt wissen Sie den Grund.
Eine endgültige Aussage, ob über 10000 Dokumente aus dem SharePoint synchronisiert (und nicht wie bei SharePoint Workspace 2010 nur die Metadaten [siehe Blog]) kann derzeit noch nicht getroffen werden. SkyDrive Pro kann jedoch einzelne Dokumenten-Bibliotheken synchronisieren. Damit muss ich also überlegen, wie ich meine Dokumenten-Bibliothek anlege.
Leider heißt es oft, wir wollen unsere SharePoint Dokumente genau so ablegen wie im Filesystem. “Die Anwender sind es so gewöhnt”. Und dann gab es für Benutzer, die Offline-Zugriff erhalten sollten,ein Problem:
Mit SkyDrive Pro muss ich nur verschiedene Bibliotheken anlegen:
Zusammenfassung:
Wenn Sie wirklich eine große Anzahl an Dateien vom Filesystem auf Ihren SharePoint Server 2010, SharePoint Server 2013, SharePoint Online, also Office 365 “schieben” wollen, denken Sie über die Limitierungen nach. Und über Ihren lokalen Speicher des/der Rechner, die diese Bibliotheken dann später Offline zur Verfügung haben sollen. Und über die Methode, wie diese Dateien in Ihre Bibliothek auf dem SharePoint geladen werden sollen. Ich bevorzuge WebDAV. Das schont während des Uploads erst einmal die Ressourcen, weil sonst kein weiteres Arbeiten möglich ist.
Eigentlich ist jetzt das Ende dieses Blogbeitrages. Aber ich hatte gerade eben jemanden am Telefon, der nicht wusste, was WebDAV ist, also hier die Kurzerklärung zu Einrichtung von WebDAV zu einem SharePoint Server:
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Start, rechter Mausklick auf Computer, Netzwerklaufwerk verbinden |
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im Dialog tragen Sie die URL Ihres SharePoint Servers ein. |
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Im Windows Explorer erscheint jetzt eine neue Netzwerkverbindung. Klicken Sie darauf und danach auf Ihre Bibliothek.
Jetzt können Sie wie gewohnt ihre Dateien kopieren. |
Fragen ? Gerne auch per Mail oder im Blog
SkyDrive – SkyDrive Pro – SharePoint Workspace 2010 | Grundlagen
In diesem Blog möchte ich nochmals auf die Unterschiede eingehen, die mit SkyDrive, SkyDrive Pro und SharePoint Workspace 2010 einhergehen.
Zuerst beginnen möchte ich mit SkyDrive. Nicht zu verwechseln mit SkyDrive Pro. Informationen von Microsoft in deutsch finden Sie hier, in englischer Sprache hier. Die Grundlagen sind die Integration der Cloud, um Dateien über das Internet von Rechner zu Rechner zu übertragen
SkyDrive ist an die Windows Live ID gekoppelt. Und die kann sich jeder bei Microsoft holen. Heute spricht Microsoft auch vom Microsoft Konto. Ein Konto genügt dann für den Zugriff zu all die Dienste, die lizenziert habe: Hotmail, Messenger, XBox-Live, MSDN oder Technet, …
Dabei enthalten ist auch Cloud-Speicher (7GB) unentgeltlich, und der Benutzer kann kostenpflichtig bis 100 GB den Cloud-Speicher zukaufen. In den verschiedenen Foren wird zur Zeit sehr heftig diskutiert, welche Unzulänglichkeiten SkyDrive derzeit im Vergleich zu den Mitbewerbern wie Dropbox oder Google Drive hat. Ein Vergleich finden Sie hier. Hier jetzt zur Beschreibung der obigen Abbildung. Ein Benutzer hat hier 3 Geräte, einen Desktop, einen Laptop und ein mobiles Device. Nach der Anmeldung werden dann Dateien (rote Pfeile), die in der Cloud gespeichert werden auch lokal synchronisiert. Und derzeit: Alles oder nichts. Mit der geleichen Anmeldung dann auch auf dem Laptop oder einem Smartphone. Ein tolles Feature ist der “Rückgriff” auf den heimischen Desktop (wenn eingeschaltet) So kann ich von unterwegs lesend auf Dateien des Desktops zugreifen (blaue Linie)
Nachteile:
Ich kann die Auswahl nicht einschränken. Es wird immer alles synchronisiert
Die Synchronisierung erfolgt derzeit ohne Delta, d.h. eine große Datei, bei der ich nur minimale Änderungen durchgeführt habe, wird wieder komplett synchronisiert. Das kann SharePoint Workspace und Microsoft Mitbewerberprodukte besser. Auch bei langen Dateinamen gibt es noch Probleme. Auch mit mehreren Microsoft Konten kann SkyDrive derzeit nicht umgehen. Es wird immer nur ein Konto synchronisiert.
Zusammenarbeit bei SkyDrive:
Natürlich kann SkyDrive ganze Ordner oder einzelne Dateien für die Zusammenarbeit anderen Benutzern freigegeben werden. Implementiert sind unterschiedliche Sicherheitsmerkmale. Da auf SkyDrive die neusten Office Web Apps installiert sind ist es sogar möglich, zur gleichen Zeit an einem Dokument mit mehreren Benutzern zu arbeiten. Die Benutzer brauchen dazu nicht einmal Office lokal installiert haben, sondern nutzen die Office Web Apps., d.h. bearbeiten die Dokumente im Browser.
Wenn wir vom Zusammenarbeiten reden, dann muss man auch das aktuelle Produkt aus der Office Familie mit dem Namen SharePoint Workspace 2010 reden:
Jeder Benutzer muss das Programm SharePoint workspace auf seinem Rechner installiert haben. Und dann können Daten mit anderen Benutzern ausgetauscht werden.
Vorteile:
Arbeitet im Hintergrund
Viele Vorlagen
Sicher, auch über Firewall-Grenzen hinweg
geänderte Dateien werden nicht mehr komplett zurückübertragen, sondern nur das Delta
Nachteil:
gleichzeitiges Bearbeiten an Dokumenten ist nicht möglich
In diesem Blog finden Sie viele Einträge zu SharePoint Workspace 2010
Mit SharePoint Workspace 2010 war es auch möglich, Dokumente aus Dokumentbibliotheken von SharePoint Server 2010 oder SharePoint Online (Office 365) lokal zu synchronisieren.
Dabei sind jedoch einige Beschränkungen zu beachten. Aber das wichtigste war, auch hier konnten geeignete Dokumente zur gleichen Zeit bearbeitet werden. Offline erstellte Dokumente wurden beim nächsten Internet-Zugang (und SharePoint Server Zugang) über das Microsoft Office Upload Center synchronisiert.
Nachteil:
eigene Benutzeroberfläche, nicht in den Windows Explorer integriert
Probleme mit Anmeldungen zu unterschiedlichen SharePoint Servern.
Der Nachfolger von SharePoint Workspace 2010: SkyDrive Pro
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Ein offizielles Logo hat das Programm noch nicht. Aber so stellt es sich im Windows Explorer dar:
grüner Pfeil: Integration von SkyDrive blauer Pfeil: SkyDrive Pro Bibliotheken (Dokumente von SharePoint Server 2010 und 2013 Preview) roter Pfeil: |
wenn wir die Abbildung mit der von SharePoint Workspace 2010 vergleichen, ist Sie fast identisch. Interessant ist, dass die SkyDrive Pro Datei immer noch den Namen Groove hat. Diese kommt mit bei der Installation vom nächsten Office. (Office Professional 2013). Leider kann auch SkyDrive Pro nicht mit unterschiedlichen SharePoint Servern. Frei nach: Es kann nur einen geben. Bedeutet: Auf alle innerhalb der Domäne befindlichen SharePoint Server klappt das ganze. Möchte ich mich zusätzlich mit einem SharePoint Server außerhalb meiner Domäne verbinden, funktioniert das ganze nicht. Deshalb auch die gestrichelte Linien in Grün und rot).
Nachteil:
SharePoint Workspace 2010 konnte man vieles in einem Rutsch synchronisieren. (das ganze konnte man konfigurieren). Mit SkyDrive Pro muss ich das (derzeit) einzeln tun.
Consultants wie ich haben immer mehrere SharePoint Server im Zugriff. Hier sollte Microsoft nachbessern.
SkyDrive | SkyDrive Pro | SharePoint workspace 2010 – Upload Center
Genau genommen muss es eigentlich Microsoft Office Upload Center heißen. In der Beschreibung steht: “Uploads von Microsoft Office-Dateien auf Webserver verwalten”. Und was hat das jetzt mit SkyDrive zu tun?
In verschiedenen Beiträgen habe ich erläutert, was Skydrive und Skydrive Pro ist.
Windows 8: Windows Live mit neuem Namen
SharePoint Workspace 2010 vs SkyDrive
Office 2010 – gemeinsames Arbeiten – Word Web App
SkyDrive Pro – Synchronisation mit SharePoint Server 2010 & 2013
und in einem der nächsten Blogs werde ich das ganze noch einmal visuell aufarbeiten. Egal welches Programm (SkyDrive, SkyDrive Pro oder SharePoint Workspace 2010) wir benutzen, immer wird beim Upload eines Dokumentes im Hintergrund Microsoft Office Upload Center benutzt.
Konkret: Wir haben Online Dateien mit unserem PC lokal synchronisiert. Warum, weil wir in Kürze vielleicht in einer Internetfreien Zone reisen und dort trotzdem mit diesen Dokumenten arbeiten wollen. Und während wir”Offline” sind ändern wir ein Dokument und speichern dieses.
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Diese Meldung wird in Word oder Excel angezeigt, hier die englische Meldung eines Word 2013 Preview |
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Im BackStage Bereich steht dann folgende Meldung (ich habe für die Simulation die Uploads unterbrochen) |
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2 Möglichkeiten stehen uns zu Auswahl: Fortfahren mit den Uploads oder Verwerfen Das wird an dieser Stelle allerdings nicht viel nützen, weil ich ja manuell die Uploads unterbrochen habe. |
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Ein Wechsel zum Upload Center zeigt diese Bild |
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und im Windows Explorer zeigt das Icon an, das noch nicht alles synchronisiert wurde. Es fehlt der grüne Haken |
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Wenn ich für die Simulation auf Resume Uploads klicke, wird das File in die Cloud zurück synchronisiert. |
Das würde auch mit unserem File passieren, das wir in der Internet freien Zone Offline bearbeitet haben. Nach dem Rückkehr der Reise, oder beim nächsten Internet Zugang, wird das Dokument in die Cloud zurück übertragen.
Kunden erzählen mir, dass sie immer wieder Probleme mit Dokumenten haben, die im Cache stecken:
dass der OfflineFileCache Ordner, welcher sich C:\Users\<benutzername>\Appdata\Local\Microsoft\Office\14.0 befindet immer größer wird. Abhilfe tut da nur, wenn ich alles aus diesem Ordner entferne
Schauen wir uns die Einstellungen des Microsoft Office Upload Centers an:
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die erste Möglichkeit ist, den Zeitraum zu verringern. Und wenn wenig Platz auf Ihrer Festplatte ist und viele Dokumente zu synchronisieren sind, dann den Haken setzen. Es geht hier nur um den Cache, nicht um die Dokumente. |
Zusammenfassung: Egal ob ich SkyDrive, SkyDrive Pro oder SharePoint workspace benutze, Dokumente, die ich lokal bearbeite werden immer über Microsoft Office Upload Center synchronisiert. Und das auch, wenn es sich Dateien handelt, die gar nichts mit Office zu tun haben.
SkyDrive Pro | Office 2010 und Office 2013 Preview – Probleme
Haben Sie Office 2013 Preview und Office 2010 parallel auf dem PC installiert, was ja möglich ist, dann ergeben sich in Verbindung mit SharePoint Workspace 2010 und SharePoint 2010 unter Umständen Probleme.
Sie möchten eine Dokumentenbibliothek in SharePoint Server 2010 oder SharePoint Online (Office 365) für die Offline Bearbeitung auf Ihren Rechner herunterladen.
Sie haben SharePoint Workspace 2010 auf Ihrem Rechner installiert und
sie haben Office 2013 Preview auf Ihrem Rechner installiert.
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normalerweise gehen Sie im Browser auf ihre Dokumentenbibliothek und klicken auf Websiteaktionen – Mit SharePoint Workspace synchronisieren.
Es scheint jedoch, dass das nicht mehr funktioniert, aber das ist nicht richtig. Bei dieser Vorgehensweise passiert nichts. Ist auf dem Rechner nur Office 2013 Preview installiert dann wird |
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Wer jedoch diese Dokumentenbibliothek mit SharePoint Workspace 2010 zur Offline-Bearbeitung benutzen will, muss das ganze von SharePoint Workspace 2010 aus durchführen.
Starten Sie SharePoint Workspace 2010 und klicken Sie auf Neu – SharePoint Arbeitsbereich |
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Im nachfolgenden Dialog wählen geben Sie die Url Ihrer Website ein.
Hier kann mit Konfigurieren auch noch ausgewählt werden, was synchronisiert werden soll. Klicken Sie auf OK |
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Zuerst werden die Metadaten synchronisiert, und anschließen das, was sie vorher angegeben haben.
Nachteil:
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| SKyDrive Pro Preview | Während SharePoint Workspace mehrere Bereich in einem Rutsch synchronisiert ist das bei der Preview derzeit noch anders. SkyDrive Pro integriert sich direkt in den Windows Explorer. Damit können via Drag & Drop Dateien hinzugefügt oder aber auch gelöscht werden. |
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Dafür geht’s nicht mehr in einem Rutsch.
Aber das ist ja erst die Preview !! |
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Und ich kann bestimmen, wo ich die die Dateien ablegen möchte. Allerdings sollte ich das beim ersten Start einstellen.
Änderung des Pfades danach geht derzeit auch nicht. Mann kann auch nicht eine Synchronisation aufheben, den Pfad ändern und auf eine bestehenden Ordner (mit Inhalt) verweisen. SkyDrive Pro legt dann einen neuen Ordner an. |
| SkyDrive Pro aus der Sicht von SharePoint 2013 Preview | |
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Klickt der Benutzer auf SharePoint Server 2013 Preview auf SkyDrive dann landet er auf: SkyDrive Pro seiner eigenen Seite (mySite) und kann hier Dokumente mit anderen SharePoint Server 2013 Benutzern teilen. |
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Selbstverständlich lassen sich auch die hier hinterlegten Dokumente Offline benutzen |
Zusammenfassung:
Es ist eine Frage des Festplattenplatzes auf Ihrem lokalen Rechner, und wie Sie SharePoint Workspace bisher eingesetzt haben. Beides auf dem Rechner, kein Problem. Wird zwar synchronisiert, kostet aber den doppelten Speicherplatz.
Umleitungen von SkyDrive Pro auf alternatives Laufwerk (z.B. D: ) bringen derzeit nichts. Denn bei einem Betriebssystem-Update ( z.B. von Windows 7 auf Windows 8) können diese Bereiche nicht wieder verwendet werden. Derzeit noch nicht .
Es handelt sich derzeit noch um eine PreView Ausgabe von SkyDrive Pro. Also nicht in produktiven Umgebungen einsetzen.
weitere SkyDrive Pro Infos
Nachfolger von SharePoint workspace 2010
SharePoint Workspace 2010 und Office Professional 2013 (Preview)
SkyDrive Pro | Synchronisation mit SharePoint Server 2010 und 2013
SharePoint Server 2010 kennt ja “nur” SharePoint Workspace 2010 als Offline Client. Um Dokumentenbibliotheken also “offline” zu synchronisieren…
| SharePoint Workspace 2010 | SkyDrive Pro |
 Klick auf “Mit SharePoint Workspace synchronisieren”. Das funktioniert aber nur, wenn Sie nicht bereits Office 2013 installiert haben. |
Kopieren Sie die URL in die Zwischenablage. Ausgangslage: Dies ist die erste Synchronisation mit SkyDrive Pro Es ist noch keine Verknüpfung von SkyDrive Pro in den Favoriten im Windows Explorer eingetragen.
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 In diesem Dialog können Sie dann eventuell Einschränkungen vornehmen Mit einem Klick auf OK werden zuerst die Metadaten und anschließend die Dokumente und Listen auf die lokale Festplatte synchronisiert. 
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Starten Sie den Taskmanager und überprüfen Sie, ob der Prozess Microsoft Skydrive Pro Preview gestartet ist
Nicht gestartet ? Demand-Installation (gestreamt) als Programm: Suchen Sie das Programm Groove.exe und starten Sie dieses mit einem Doppelklick.
Gestartet:
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Nach der ersten Synchronisation können Sie den Arbeitsbereich öffnen:  Ab sofort werden Dokumente, die Sie lokal ändern oder neu hinzufügen automatisch mit der Dokumentenbibliothek synchronisiert. |
Mit einem rechten Mausklick und anschließenden Klick auf  “Sync a new library” kommen wir zum Dialog:  |
URL eintragen:  und dann auf “Sync Now” klicken. |
SkyDrive Pro:
Auswahl der Bibliothek, welche synchronisiert werden soll:
und dann wird synchronisiert….
Mit Klick auf Show my Files erhalten wir jetzt folgende Ansicht
Man beachte die Symbole, erst wenn die einzelnen Dateien komplett synchronisiert wurde, bekommen Sie das Symbol mit dem grünen Haken:
Damit wir neue Dokumente (Excel 2013, Word 2013, PowerPoint 2013) direkt auf SharePoint speichern können, sollten Sie ein Dokument aus dem synchronisierten Bereich öffnen (durch Doppelklick), eine eventuelle Authentifizierung eingeben (Haken nicht vergessen)und dann Word, Excel oder PowerPoint wieder schleißen.
Im Backstage-Bereich der Programme wird jetzt angezeigt:
viel Spaß beim Synchronisieren…
SkyDrive Pro | Nachfolger von SharePoint Workspace 2010
Groove, SharePoint Workspace, SkyDrive Pro
so könnte man die Namensentwicklung aufzeigen, wenn es um Zusammenarbeit geht. Während Groove in den ganz alten Versionen als reines Peer 2 Peer Tool entstand und über Firewall-Grenzen Dokumente auf sichere Art zwischen zwei oder mehreren Clients synchronisierte, wurde mit Groove 2007 zusätzliche Funktionalität für die Offline-Fähigkeit zu SharePoint Server 2007 implementiert.
Mit dem Erscheinen von Office 2010 wurde das Produkt von Microsoft in SharePoint Workspace 2010 umbenannt, intern hieß die Applikation aber immer noch Groove.exe
Peer 2 Peer Funktionalität war immer noch implementiert und die 2007 Arbeitsbereiche und die darin enthaltenen Dokumente, welche verschlüsselt auf der Festplatte des jeweiligen PC’s gespeichert waren, wurden erweitert (Arbeitsbereiche 2010). Diese Dokumente konnten dann auch vom System durchsucht werden. SharePoint Workspace 2010 wurde auch erweitert, um Dokumente und Listen vom SharePoint Server 2010 lokal auf dem PC abzuspeichern. Hintergrund dafür: Alle Offline Szenarien.
Jetzt hat Microsoft die Preview von Office 2013 veröffentlicht. Und das Produkt SharePoint Workspace wird nicht mehr weitergepflegt.
Wenn man genau hinschaut, dann findet man immer noch die Groove.exe. Der Speicherort unterscheidet sich, je nachdem, wie Office2013 Preview installiert wurde. (on premise / on demand). Aber sie ist auf alle Fälle vorhanden. Das Programm heißt jetzt aber SkyDrive Pro.
Und was sagt Microsoft dazu?
| Was ist SkyDrive Pro? | SkyDrive Pro ist ein Merkmal von SharePoint 2013 mit denen Benutzer ihre Dokumente in die Cloud synchronisieren können, um sie dann auch offline bearbeiten zu können. Benutzer können diese Dokumente auf verschiedene Geräte automatisch mit Pro SkyDrive synchronisieren, wenn sie online verbunden sind. Sobald SkyDrive Pro eingerichtet ist, können Benutzer ihre Dokumente direkt auf SkyDrive Pro speichern, und dass direkt aus Office-Anwendungen, oder synchronisieren Sie sie direkt aus SharePoint (2013) mit dem Sync-Button innerhalb ihrer persönlichen Website oder Teamwebsites. |
| Sind sämtliche Features von SharePoint Workspace 2010 in SkyDrive Pro implementiert? | SkyDrive Pro erlaubt es Ihnen, Ihre Dokumente mit der Cloud zu synchronisieren, und das auf unterschiedlichen Geräten. Offline bearbeitete Dokumente werden mit SharePoint synchronisiert, wenn der Benutzer wieder Online ist.
SkyDrive Pro unterstützt (derzeit) nicht nachstehende SharePoint Workspace Funktionalitäten: Ein/Auschecken von Dokumenten |
| Warum liefert Microsoft mit Office 2013 nicht auch SharePoint Workspace mit aus? | Diese Frage kann ich nicht beantworten, aber die Langzeitstrategie von Microsoft heißt Cloud. Es gibt verschiedene Programme / Funktionen bei Microsoft, die ähnliches bieten wie SharePoint Workspace und Microsoft hat entschieden, den Focus auf SkyDrive Pro zu legen. |
| Wird SkyDrive Pro erweitert werden? | Die Antwort ist JA. Es gibt aber keine Details. |
| Kann SharePoint Workspace 2010 parallel zu SkyDrive Pro verwendet werden ? | Ja. |
| SkyDrive und SkyDrive Pro Wo sind die Unterschiede ? |
SkyDrive: hier 3 Blogbeiträge: SkyDrive Update SharePoint Workspace 2010 vs SkyDrive Part 2 SharePoint Workspace 2010 vs SkyDrive Jeder, der sich registriert, bekommt 7GB freien Cloud-Speicherplatz. Dieser kann auf bis zu 100 GB zusätzlichen Speicher käuflich erweitert werden. SkyDrive Pro: |
| Windows Explorer und Drag & Drop von Dateien | Es ist möglich Dateien per Drag & Drop im Windows Explorer zu verschieben. |
Ausprobieren ? Nur ein SharePoint Server 2010 vorhanden ? Koexistenz ?
Das werde ich im nächsten Bog beschreiben. Und dann sieht es so aus:
Office 2010 | gemeinsames Arbeiten | Word Web App
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Vielen ist es unklar, aber die Web Apps für den SharePoint 2010 werden fortlaufend weiterentwickelt. Die ersten, die davon profitieren sind die Benutzer von SkyDrive.
Ja, SkyDrive ist eine besondere Art eines SharePoint.
die Idee:
das gleichzeitige Bearbeiten eines Word-Dokumentes:
Gleichzeitig bedeutet: Zur selben Zeit, nicht nacheinander. Nun kommt es darauf an, wo das Word Dokument der Version 2010 liegt (gespeichert ist). Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:
Speicherort:
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1) 1) 2) 2) 2) |
1) Die Web Apps werden von Microsoft installiert
2) Die Web Apps müssen selbst installiert werden, derzeitige Version stammt vom 11.11.2011
und nun der Unterschied. Zum gleichzeitigen Bearbeiten des Word-Dokumentes unter 2) gespeichert, muss das Dokument mit dem nativen Client Word 2010 bearbeitet werden. Die Benutzer müssen also ein Word 2010 auf dem Rechner installiert haben. Nicht jedoch bei SkyDrive. Dort ist es möglich, das Word-Dokument mit dem Browser zu bearbeiten. Ein Excel 2010 Dokument kann in allen Speicherorten mit dem Browser bearbeitet werden.
Die Unterschiede:
| SkyDrive | Office 365 |
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Die Abbildungen zeigen, dass das Word Web App auf SkyDrive wesentlich mehr Funktionalitäten beinhaltet, also neueren Datums ist. SharePoint und Office 365 Kunden müssen sich also noch ein wenig gedulden.
Stand: 24.03.2012
SharePoint Workspace 2010 | Vortrag und Video
SharePoint Workspace 2010- der offline Client für SharePoint 2010
Auf 3 Konferenzen habe ich diesen Vortrag gehalten. Am 6.5. 2011 auf der ShareConf 2011 in Düsseldorf. Dann am 19.10.2011 in englischer Sprache auf der European SharePoint Conference 2011 in Berlin und am 29.11.2011 auf den Collaboration Days in Luzern.
Dort wurde die Session auch aufgezeichnet. Und wer 62 Minuten Zeit hat, der kann sich hier die Aufzeichnung ansehen. Den Foliensatz dazu können Sie hier downloaden.
Inhalt des Vortrags war:
Was ist eigentlich SharePoint Workspace 2010?
- Wie funktioniert SharePoint Workspace 2010?
- Welche Sicherheit ist im Produkt enthalten?
- Welche Gefahren für die Firma bestehen beim täglichen Einsatz?
- Welche Einsatz-Szenarien gibt es für SharePoint Workspace 2010?
- Wie kann der Administrator den Einsatz von SharePoint Workspace 2010 beeinflussen?
- Wie kann SharePoint Worksp. vor dem Deployment von Office 2010 eingestellt werden?
- Wie sichere ich mein Konto und meine Daten in SharePoint Workspace 2010?
- Tips und Tricks.
- Was ist eigentlich Groove Server 2010?
- Welche Bestandteile enthält Groove Server 2010?
SharePoint workspace 2010 | Collaboration Days 2011
Jetzt sind sie vorbei. Die “Collaboration days” in Luzern. Im KKL in Luzern, direkt am Bahnhof, aber auch direkt am Vierwaldstädter See, eine tolle Location. 4 parallele Session, 2 Tage volles Programm, die Session wurden auch auch Video aufgezeichnet. Von ganz wenigen Kleinigkeiten abgesehen, hat der Veranstalter eine perfekte Organisation hingelegt. Auch in meiner Session “SharePoint Workspace 2010 – der perfekte Offline Client” haben sich viele Teilnehmer eingefunden und mich am Ende auch noch mit weiteren Fragen beschäftigt. Die Slides werden auf den Veranstalter-Seite veröffentlicht.
Einen besonderes Dankeschön an die Catering-Firma, die die Teilnehmer und Sprecher mit exzellenten Köstlichkeiten versorgt haben.
Ich hoffe, dass ich beim nächsten Mal wieder dabei sein werde.
SharePoint Workspace 2010 | Dokumente Offline speichern
Gestern wurde ich gefragt, wie man denn Dokumente über SharePoint Workspace 2010 auf den SharePoint speichern kann. Wenn man Offline ist.
Szenario:
Ich bearbeite ein Dokument und möchte dieses Dokument auf dem SharePoint Server 2010 in einer Dokumentenbibliothek speichern. Ich habe keine Verbindung zum SharePoint Server. Deshalb muss ich den Weg über SharePoint Workspace 2010 wählen.
Voraussetzung:
Bei diesem Szenario muss der Bereich einer Dokumentenbibliothek auf dem SharePoint Server 2010 (gefüllt mit Dokumenten oder aber auch leer), während wir eine Verbindung zum SharePoint Server haben (Online), synchronisiert werden. Das habe ich hier in meinem Blog beschrieben.
Ablauf:
| Wir sind Offline. Das Dokument (Word 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010) ist fertig bearbeitet und soll gespeichert werden. |  |
| Wir wechseln in den Backstage Bereich des Dokumentes, in dem wir auf Datei klicken. Weil wir Offline sind, können wir nicht über Speichern und Senden den Dokumentenarbeitsbereich auswählen, sondern klicken auf Speichern unter |  |
| Der Dialog zum Speichern wird geöffnet. Über den Bibliotheken sehen wir die Favoriten, und darüber finden wird die SharePoint Workspace 2010 Arbeitsbereiche (hier unterhalb von Excel). Klicken Sie auf Arbeitsbereiche. |  |
| Nach dem Klick werden im rechten Fenster dann die verschiedenen SharePoint Arbeitsbereiche angezeigt.
Wählen Sie gen gewünschten Arbeitsbereich aus und navigieren Sie an die Stelle, wo Sie das Dokument abspeichern möchten. |
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| Das Dokument liegt nun in einem SharePoint Workspace 2010 Arbeitsbereich. Da wir noch Offline sind, erhalten wir eine Hinweis. |  |
| Für die Synchronisation der Dokumente ist jetzt das Office Uploads Center zuständig. Wenn Sie wieder Online sind, werden alle Dokumente zum SharePoint Server synchronisiert. |  |
| Das Ganze geht natürlich auch mit Word 2010 oder PowerPoint 2010. |  |
Dokumente, die Sie per Mail als Attachment erhalten, können per Drag&Drop in den Dokumenten-Arbeitsbereich von SharePoint Workspace 2010 gezogen werden. Haben Sie aber bereits das Attachment bearbeitet, dann sollten Sie obigen Weg wählen.
SharePoint Workspace 2010| Collaboration Days in Luzern
Ich spreche auf den Collaboration Days, die am 29.+20.11.2011 in Luzern (Schweiz) stattfinden. Natürlich zum Thema
Die Schweizer SharePoint Konferenz befasst sich mit der Plattform Sharepoint 2010 von Microsoft. Das grundlegende Credo der Konferenz ist ‚creating hands-on value‘ – unser Anspruch besteht darin, Ihnen direkt verwendbares Wissen zu vermitteln, sowohl durch die Vorträge als auch via Austausch mit Kollegen und "Gleichgesinnten".
Und ich rede über
- Was ist eigentlich SharePoint Workspace 2010?
- Wie funktioniert SharePoint Workspace 2010?
- Welche Sicherheit ist im Produkt enthalten?
- Welche Gefahren für die Firma bestehen beim täglichen Einsatz?
- Welche Einsatz-Szenarien gibt es für SharePoint Workspace 2010?
- Wie kann der Administrator den Einsatz von SharePoint Workspace 2010 beeinflussen?
- Wie sichere ich mein Konto und meine Daten in SharePoint Workspace 2010?
- Tipps und Tricks.
- Was ist eigentlich Groove Server 2010?
- Welche Bestandteile enthält Groove Server 2010?
- …
- …
Vielleicht trifft man sich dort …
SharePoint Workspace 2010|Outlook-Mails in SharePoint per Drag&Drop
Outlook-Mails in SharePoint per Drag&Drop archivieren – ganz ohne Zusatztools , so heißt der Blogbeitrag von Wolfgang Miedl. Die Vor- und Nachteile sind schnell aufgezählt:
| Vorteile | Nachteile |
| direkte Integration In Outlook | Funktioniert nur im Webpart “Diskussionen” |
| Drag & Drop | |
| automatische Konvertierung, damit Anzeige in SharePoint im Browser | Ein in SharePoint “verschobenes” Mail kann nicht mehr zurück konvertiert werden. |
| ich kann direkt im SharePoint auf die konvertierte Nachricht “antworten” | |
| Direkte Synchronisation mit Outlook (in beide Richtungen) |
Es wäre wünschenswert, dass das auch in einer Dokumentenbibliothek funktioniert. Was aber nur mit Zusatztools zu bewerkstelligen ist. Es sei denn…
Nun, in der Firma haben Sie ja nicht nur Outlook auf Ihrem Rechner, sondern auch Word, Excel, PowerPoint, also eine Suite im Einsatz. Im Volumenlizenzprogramm gibt es derzeit zwei Office 2010 – Suiten , die beiden Versionen
- Microsoft Office Standard 2010
- Microsoft Office Professional Plus 2010
und wenn Sie glücklicher Besitzer der Suite Microsoft Office Professional Plus 2010 sind, dann haben Sie gewonnen:
- 1. Mit dem Programm SharePoint Workspace 2010 nehmen Sie Ihre auf SharePoint Server 2010 befindliche Dokumentenbibliotheken offline mit. Sie haben damit Zugriff auf diese Dokumente, auch in einer Internet freien Zone.
2. SharePoint Workspace 2010 kann noch ein bisschen mehr. Das können Sie hier nachlesen.
3. Mit Outlook 2010 und SharePoint Workspace 2010 können Sie auch Mails per Drag&Drop in eine SharePoint Dokumentenbibliothek verschieben. Im Online-Modus geht das mit dem Browser und dem Windows-Explorer, für die Offline-Methode benötigen Sie SharePoint Workspace 2010
Und Punkt 3 ist bei vielen einfach wünschenswert. Nicht nur die relevanten Dokumente an einem Platz, sondern auch die dazugehörenden Mails.
Vorgehensweise:
Online-Szenario:
| Navigieren Sie auf Ihrem SharePoint Server in die Dokumentenbibliothek und Klicken dort auf Bibliothek. |  |
| Klicken Sie auf Mit Explorer öffnen |  |
| Jetzt haben Sie die Möglichkeit, im Filesystem Dokumente erstellen, löschen, per Drag und Drop Dokumente auf Ihren Arbeitsplatz auf den SharePoint zu kopieren oder verschieben… |  |
| und wenn Sie Outlook geöffnet haben, dann können Sie auch Mails mit Drag&Drop in eine Dokumentenbibliothek verschieben. Diese Mails werden nicht*) konvertiert ! |  |
*)Vorsicht: Die Nachricht, besser gesagt der Betreff muss mit den Richtlinien des Datei-Systems übereinstimmen, sonst funktioniert das Ganze nicht: also keine #, +,… Zeichen !
Offline-Szenario:
Hierzu benötigen wir SharePoint Workspace 2010. Zuerst muss die relevante Bibliothek mit den Dokumenten synchronisiert werden. In einem Beitrag zu Office 365 habe ich dies beschreiben.
| Öffnen der Dokumenten Bibliothek in SharePoint Workspace 2010 |  |
| wie im Online-Szenario beschrieben, können jetzt Dateien kopiert und auch E-Mails per Drag&Drop in den Arbeitsbereich verschoben werden. Wenn Sie wieder “online” sind, werden diese Daten dann automatisch zu Ihrer SharePoint Server Bibliothek synchronisiert! Die Synchronisierung erfolgt über das Office Upload Center. |
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Vor und Nachteile dieser Methode
| Vorteile | Nachteile |
| E-Mails können in einer Dokumentenbibliothek abgelegt werden | |
| Mails werden nicht konvertiert | keine Ansicht im Browser. Es wird ein Mail-Client zum Lesen der Nachricht benötigt. |
| Mails können auch Offline einer Dokumentenbibliothek hinzugefügt werden | Keine Fehlermeldung bei nicht Datei-konformen Mails |
Fazit: Drag & Drop von E-Mails in eine SharePoint Dokumentenbibliothek geht nicht ? Doch. mit einem kleinen Umweg .
European SharePoint Conference | 17.10.-20.10.2011 in Berlin
Das Programm steht. 90 Sessions. 20 Microsoft Sessions. Die Experten treffen sich bei der European SharePoint Conference in Berlin. Ich werde auch dabei sein. Darüber habe ich ja schon berichtet.
Im August Newsletter der European SharePoint Conference wurde auch ein kleiner Beitrag veröffentlicht
Und jetzt gibt es auch ein Video dazu:
bis zum 9.September gibt’s auch noch Rabatt. Man sieht sich …
SharePoint Workspace 2010 | 500 – 1800 –7500 –10000 : Offline Synchronisation
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Wer SharePoint Dokumente Offline mitnehmen will, kann unter Umständen mit Problemen konfrontiert werden. Je nach Anzahl der Dokumente, die in unterschiedlichen SharePoint Servern in den Dokumenten Bibliotheken liegen und mit SharePoint Workspace 2010 synchronisiert werden sollen, wird es behäbig bis langsam |
.
Was sollen die Zahlen 500,1800, 7500 und10000?
| Office 2010 Service Pack 1 installiert? |
Zahl | Auswirkung |
| NEIN | 500 | Nach etwa 500 Dokumenten in einer Bibliothek erhalten Sie eine Warnmeldung |
| NEIN | 1800 | Sie können maximal 1800 Dokumente in allen SharePoint Bereichen synchronisieren, danach erhalten Sie eine Warnmeldung und es werden nur mehr die Dokument-Eigenschaften synchronisiert, nicht jedoch das Dokument selbst. Erst nach einem Klick wird das Dokument synchronisiert, allerdings müssen Sie dazu Online sein. |
| JA | 7500 | ab 7500 Dokumenten bekommen Sie eine Warnung im Backstage-Bereich (Gelb) |
| JA | 10000 | ab 10001 Dokumenten bekommen Sie eine weitere Warnmeldung im Backstage Bereich (Rot). Sie können jedoch weiterarbeiten, allerdings mit Performance-Einbußen. |
Das Ganze gilt für alle SharePoint-Arbeitsbereiche, die Sie in SharePoint Workspace 2010 synchronisieren.
Wenn wir uns also nicht den von vielen SharePoint Workspace 2010 Offline-Content Benutzern bemängelten Umstand, keine automatische Synchronisation des Dokumenten-Inhaltes ab 1800 Dokumenten herumärgern wollen, müssen Sie das Service Pack 1 für Office 2010 installieren.
Und so sehen die Warnmeldungen im Backstage-Bereich SharePoint Workspace 2010 aus (englische Version)
Möglichkeiten der Abhilfe bei mehr als 10000 Dokumenten:
1. Löschen von SharePoint Arbeitsbereichen
| 1. | Öffnen sie den Startbereich. Gruppieren Sie in der Ansicht nach Typ. |  |
| 2. | Selektieren Sie den Arbeitsbereich, den Sie nicht mehr benötigen | |
| 3. | Wechseln Sie in den Kartenreiter Start und Klicken Sie auf Löschen (Alternativ: rechte Maustaste – Löschen) |  |
2. Verbindungsunterbrechung einer Bibliothek
Beim erstmaligen Synchronisieren mit SharePoint Workspace 2010 werden meistens alle Bibliotheken synchronisiert. (Standard Einstellung). Mache Inhalte werden jedoch nicht benötigt. Und diese können auch nachträglich von einer Synchronisierung ausgeschlossen werden.
| Wenn Sie eine Verbindungsunterbrechung zu Bibliothek wählen, hat das keinen Einfluss auf die darin liegende Dokumente! | ||
| 1. | Selektieren Sie die Bibliothek, die Sie nicht mehr länger synchronisieren wollen |  |
| 2. | Auf dem Kartenreiter Synchronisieren wählen Sie Verbindung mit Listname unterbrechen |
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| 3. | Warnmeldung mit JA bestätigen |  |
| Sollten Sie diese Bibliothek später wieder in die Synchronisation einbinden wollen, so klicken Sie im Inhaltsbereich auf die Bibliothek im Bereich Auf dem Server verfügbar und danach auf “Verbindung zwischen Listname und dem Server herstellen |  |
3. Verwerfen einer lokalen Kopie
| Wenn Sie eine Lokale Kopie eines Dokumentes in SharePoint Workspace verwerfen, werden nur noch die Dokumenteigenschaften synchronisiert, nicht jedoch der Inhalt | ||
| 1 | Selektieren Sie das Dokument, welches Sie verwerfen wollen | |
| 2. | Klicken Sie im Kartenreiter Start unter Dokumente auf Herunterladen und dann auf Lokale Kopie verwerfen. Alternativ: Rechte Maustaste – Lokale Kopie verwerfen |  |
| 3. | Bestätigen Sie die Warnmeldung.
Dieser Vorgang kann jederzeit rückgängig gemacht werden. |
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Fazit:
Mit der Service Pack 1 zu Office 2010 hat Microsoft hat die Anzahl der synchronisierten Dokumente in SharePoint Workspace erheblich gesteigert. Der Anwender erhält im Backstage-Bereich farbige Warnungen und kann mittels “Handarbeit” die Anzahl der zu synchronisierenden Dokumente einschränken.
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Wolfgang Miedl – Sharepoint360
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