Outlook-Mails in SharePoint per Drag&Drop archivieren – ganz ohne Zusatztools , so heißt der Blogbeitrag von Wolfgang Miedl. Die Vor- und Nachteile sind schnell aufgezählt:

Vorteile	Nachteile
direkte Integration In Outlook	Funktioniert nur im Webpart “Diskussionen”
Drag & Drop
automatische Konvertierung, damit Anzeige in SharePoint im Browser	Ein in SharePoint “verschobenes” Mail kann nicht mehr zurück konvertiert werden.
ich kann direkt im SharePoint auf die konvertierte Nachricht “antworten”
Direkte Synchronisation mit Outlook (in beide Richtungen)

 

Es wäre wünschenswert, dass das auch in einer Dokumentenbibliothek funktioniert. Was aber nur mit Zusatztools zu bewerkstelligen ist. Es sei denn…

Nun, in der Firma haben Sie ja nicht nur Outlook auf Ihrem Rechner, sondern auch Word, Excel, PowerPoint, also eine Suite im Einsatz. Im Volumenlizenzprogramm gibt es derzeit zwei Office 2010 – Suiten , die beiden Versionen

• Microsoft Office Standard 2010
• Microsoft Office Professional Plus 2010
  und wenn Sie glücklicher Besitzer der Suite Microsoft Office Professional Plus 2010  sind, dann haben Sie gewonnen:

1. Mit dem Programm SharePoint Workspace 2010 nehmen Sie Ihre auf SharePoint Server 2010 befindliche Dokumentenbibliotheken offline mit. Sie haben damit Zugriff auf diese Dokumente, auch in einer Internet freien Zone.

2. SharePoint Workspace 2010 kann noch ein bisschen mehr. Das können Sie hier nachlesen.

3. Mit Outlook 2010 und  SharePoint Workspace 2010  können Sie auch Mails per Drag&Drop in eine SharePoint Dokumentenbibliothek verschieben. Im Online-Modus geht das mit dem Browser und dem Windows-Explorer,  für die Offline-Methode benötigen Sie SharePoint Workspace 2010

Und Punkt 3 ist bei vielen einfach wünschenswert. Nicht nur die relevanten Dokumente an einem Platz, sondern auch die dazugehörenden Mails.

Vorgehensweise:

Online-Szenario:

Navigieren Sie auf Ihrem SharePoint Server in die Dokumentenbibliothek und Klicken dort auf Bibliothek.
Klicken Sie auf Mit Explorer öffnen
Jetzt haben Sie die Möglichkeit, im Filesystem  Dokumente erstellen, löschen, per Drag und Drop Dokumente auf Ihren Arbeitsplatz auf den SharePoint zu kopieren oder verschieben…
und wenn Sie Outlook geöffnet haben, dann können Sie auch Mails mit Drag&Drop in eine Dokumentenbibliothek verschieben. Diese Mails werden nicht*) konvertiert !

*)Vorsicht: Die Nachricht, besser gesagt der Betreff muss mit den Richtlinien des Datei-Systems übereinstimmen, sonst funktioniert das Ganze nicht: also keine #, +,… Zeichen !

Offline-Szenario:

Hierzu benötigen wir SharePoint Workspace 2010. Zuerst muss die relevante Bibliothek mit den Dokumenten synchronisiert werden. In einem Beitrag zu Office 365 habe ich dies beschreiben.

Öffnen der Dokumenten Bibliothek in SharePoint Workspace 2010
wie im Online-Szenario beschrieben, können jetzt Dateien kopiert und auch E-Mails per Drag&Drop in den Arbeitsbereich verschoben werden. Wenn Sie wieder “online” sind, werden diese Daten dann automatisch zu Ihrer SharePoint Server Bibliothek synchronisiert! Die Synchronisierung erfolgt über das Office Upload Center.

Vor und Nachteile dieser Methode

Vorteile	Nachteile
E-Mails können in einer Dokumentenbibliothek abgelegt werden
Mails werden nicht konvertiert	keine Ansicht im Browser. Es wird ein Mail-Client zum Lesen der Nachricht benötigt.
Mails können auch Offline einer Dokumentenbibliothek hinzugefügt werden	Keine Fehlermeldung bei nicht Datei-konformen Mails

 

Fazit: Drag & Drop von E-Mails in eine SharePoint Dokumentenbibliothek geht nicht ? Doch. mit einem kleinen Umweg .