Wer SharePoint Dokumente Offline mitnehmen will, kann unter Umständen mit Problemen konfrontiert werden. Je nach Anzahl der Dokumente, die in unterschiedlichen SharePoint Servern in den Dokumenten Bibliotheken liegen und mit SharePoint Workspace 2010 synchronisiert werden sollen, wird es behäbig bis langsam

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Was sollen die Zahlen 500,1800, 7500 und10000?

Office 2010 Service Pack 1 installiert?	Zahl	Auswirkung
NEIN	500	Nach etwa 500 Dokumenten in einer Bibliothek erhalten Sie eine Warnmeldung
NEIN	1800	Sie können maximal 1800 Dokumente in allen SharePoint  Bereichen synchronisieren, danach erhalten Sie eine Warnmeldung und es werden nur mehr die Dokument-Eigenschaften synchronisiert, nicht jedoch das Dokument selbst. Erst nach einem Klick wird das Dokument synchronisiert, allerdings müssen Sie dazu Online sein.
JA	7500	ab 7500 Dokumenten bekommen Sie eine Warnung im Backstage-Bereich (Gelb)
JA	10000	ab 10001 Dokumenten bekommen Sie eine weitere Warnmeldung im Backstage Bereich (Rot). Sie können jedoch weiterarbeiten, allerdings mit Performance-Einbußen.

Das Ganze gilt für alle SharePoint-Arbeitsbereiche, die Sie in SharePoint Workspace 2010 synchronisieren.

Wenn wir uns also nicht den von vielen SharePoint Workspace 2010 Offline-Content Benutzern bemängelten Umstand, keine automatische Synchronisation des Dokumenten-Inhaltes ab 1800 Dokumenten herumärgern wollen, müssen Sie das Service Pack 1 für Office 2010 installieren.

Und so sehen die Warnmeldungen im Backstage-Bereich SharePoint Workspace 2010 aus (englische Version)

 

Möglichkeiten der Abhilfe bei mehr als 10000 Dokumenten:

1. Löschen von SharePoint Arbeitsbereichen

1.	Öffnen sie den Startbereich. Gruppieren Sie in der Ansicht nach Typ.
2.	Selektieren Sie den Arbeitsbereich, den Sie nicht mehr benötigen
3.	Wechseln Sie in den Kartenreiter Start und Klicken Sie auf Löschen (Alternativ: rechte Maustaste – Löschen)

 

2.  Verbindungsunterbrechung einer Bibliothek

Beim erstmaligen Synchronisieren mit SharePoint Workspace 2010 werden meistens alle Bibliotheken synchronisiert. (Standard Einstellung). Mache Inhalte werden jedoch nicht benötigt. Und diese können auch nachträglich von einer Synchronisierung ausgeschlossen werden.

	Wenn Sie eine Verbindungsunterbrechung zu Bibliothek wählen, hat das keinen Einfluss auf die darin liegende Dokumente!
1.	Selektieren Sie die Bibliothek, die Sie nicht mehr länger synchronisieren wollen
2.	Auf dem Kartenreiter Synchronisieren wählen Sie Verbindung mit Listname unterbrechen
3.	Warnmeldung mit JA bestätigen
	Sollten Sie diese Bibliothek später wieder in die Synchronisation einbinden wollen, so klicken Sie im Inhaltsbereich auf die Bibliothek im Bereich Auf dem Server verfügbar und danach auf “Verbindung zwischen Listname und dem Server herstellen

 

3. Verwerfen einer lokalen Kopie

	Wenn Sie eine Lokale Kopie eines Dokumentes in SharePoint Workspace verwerfen, werden nur noch die Dokumenteigenschaften synchronisiert, nicht jedoch der Inhalt
1	Selektieren Sie das Dokument, welches Sie verwerfen wollen
2.	Klicken Sie im Kartenreiter Start unter Dokumente auf Herunterladen und dann auf Lokale Kopie verwerfen. Alternativ: Rechte Maustaste – Lokale Kopie verwerfen
3.	Bestätigen Sie die Warnmeldung. Dieser Vorgang kann jederzeit rückgängig gemacht werden.
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Fazit:

Mit der Service Pack 1 zu Office 2010 hat Microsoft hat die Anzahl der synchronisierten  Dokumente in SharePoint Workspace erheblich gesteigert. Der Anwender erhält im Backstage-Bereich farbige Warnungen und kann mittels “Handarbeit” die Anzahl der zu synchronisierenden Dokumente einschränken.

 

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