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SharePoint Workspace 2010 | 500 – 1800 –7500 –10000 : Offline Synchronisation


SharePoint Workspace 2010 Wer SharePoint Dokumente Offline mitnehmen will, kann unter Umständen mit Problemen konfrontiert werden. Je nach Anzahl der Dokumente, die in unterschiedlichen SharePoint Servern in den Dokumenten Bibliotheken liegen und mit SharePoint Workspace 2010 synchronisiert werden sollen, wird es behäbig bis langsam

.
Was sollen die Zahlen 500,1800, 7500 und10000?

Office 2010
Service Pack 1 installiert?
Zahl Auswirkung
NEIN 500 Nach etwa 500 Dokumenten in einer Bibliothek erhalten Sie eine Warnmeldung
NEIN 1800 Sie können maximal 1800 Dokumente in allen SharePoint  Bereichen synchronisieren, danach erhalten Sie eine Warnmeldung und es werden nur mehr die Dokument-Eigenschaften synchronisiert, nicht jedoch das Dokument selbst. Erst nach einem Klick wird das Dokument synchronisiert, allerdings müssen Sie dazu Online sein.
JA 7500 ab 7500 Dokumenten bekommen Sie eine Warnung im Backstage-Bereich (Gelb)
JA 10000 ab 10001 Dokumenten bekommen Sie eine weitere Warnmeldung im Backstage Bereich (Rot). Sie können jedoch weiterarbeiten, allerdings mit Performance-Einbußen.

Das Ganze gilt für alle SharePoint-Arbeitsbereiche, die Sie in SharePoint Workspace 2010 synchronisieren.

Wenn wir uns also nicht den von vielen SharePoint Workspace 2010 Offline-Content Benutzern bemängelten Umstand, keine automatische Synchronisation des Dokumenten-Inhaltes ab 1800 Dokumenten herumärgern wollen, müssen Sie das Service Pack 1 für Office 2010 installieren.

Und so sehen die Warnmeldungen im Backstage-Bereich SharePoint Workspace 2010 aus (englische Version)

Warnmeldungen in SharePoint Workspace 2010 im Backstage Bereich

 

Möglichkeiten der Abhilfe bei mehr als 10000 Dokumenten:

1. Löschen von SharePoint Arbeitsbereichen

1. Öffnen sie den Startbereich. Gruppieren Sie in der Ansicht nach Typ. SharePoint Workspace 2010: selektieren nach Typ
2. Selektieren Sie den Arbeitsbereich, den Sie nicht mehr benötigen  
3. Wechseln Sie in den Kartenreiter Start und Klicken Sie auf Löschen (Alternativ: rechte Maustaste – Löschen) Löschen von SharePoint Arbeitsbereichen in SharePoint Workspace 2010

 

2.  Verbindungsunterbrechung einer Bibliothek

Beim erstmaligen Synchronisieren mit SharePoint Workspace 2010 werden meistens alle Bibliotheken synchronisiert. (Standard Einstellung). Mache Inhalte werden jedoch nicht benötigt. Und diese können auch nachträglich von einer Synchronisierung ausgeschlossen werden.

  Wenn Sie eine Verbindungsunterbrechung zu Bibliothek wählen, hat das keinen Einfluss auf die darin liegende Dokumente!  
1. Selektieren Sie die Bibliothek, die Sie nicht mehr länger synchronisieren wollen Selektion einer SharePoint Bibliothek in SharePoint Workspace 2010
2. Auf dem Kartenreiter Synchronisieren
wählen Sie Verbindung mit Listname unterbrechen
Ändern der Synchronisationseinstellungen einer SharePoint Bibliothek in SharePoint workspace 2010
3. Warnmeldung mit JA bestätigen Warnmeldung in SharePoint Workspace 2010
  Sollten Sie diese Bibliothek später wieder in die Synchronisation einbinden wollen, so klicken Sie im Inhaltsbereich auf die Bibliothek im Bereich Auf dem Server verfügbar und danach auf “Verbindung zwischen Listname und dem Server herstellen Synchronisation zwischen SharePoint Workspace 2010 und SharePoint Server 2010

 

3. Verwerfen einer lokalen Kopie

  Wenn Sie eine Lokale Kopie eines Dokumentes in SharePoint Workspace verwerfen, werden nur noch die Dokumenteigenschaften synchronisiert, nicht jedoch der Inhalt  
1 Selektieren Sie das Dokument, welches Sie verwerfen wollen  
2. Klicken Sie im Kartenreiter Start unter Dokumente auf Herunterladen und dann auf Lokale Kopie verwerfen. Alternativ: Rechte Maustaste – Lokale Kopie verwerfen lokale Kopie verwerfen in SharePoint Workspace 2010
3. Bestätigen Sie die Warnmeldung.

Dieser Vorgang kann jederzeit rückgängig gemacht werden.

Warnmeldung in SharePoint Workspace 2010
  Anzeige mit neuem Icon nicht msynchronisertes Element in SharePoint Workspace 2010

Fazit:

Mit der Service Pack 1 zu Office 2010 hat Microsoft hat die Anzahl der synchronisierten  Dokumente in SharePoint Workspace erheblich gesteigert. Der Anwender erhält im Backstage-Bereich farbige Warnungen und kann mittels “Handarbeit” die Anzahl der zu synchronisierenden Dokumente einschränken.

 

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