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OneDrive for Business | local Sync with Microsoft Teams


OneDrive for Business, Microsoft
Microsoft has published the GA for the Product called Teams. So I should also write about that. No, not about Microsoft Teams. So there were other MVP’s they may do that. The good things. The bad things. Yes, there were some issues, you will have with Microsoft Teams. But again: Other MVP’s could write about that.

Microsoft Teams is taking the the existing Resources of Office 365. Normally a user may not get in contact with SharePoint or Groups inside of SharePoint. But we need the Groups.

Teams: View Files

I’m not interested in all these funny conversations. There are “unstructured”. We want to use folders and files.  The question is?

May I work with Microsoft Teams, even I do not have Internet?

The answer is Yes. Because the structured data is saved in a document library of a SharePoint Group

View of files from Teams of a SharePoint Group

and Yes, you know, documents inside of a document library of a SharePoint Group may be synced to your local PC. All, or only some. Selective, we use the Next Generation Sync Client.

After you have synced the data, open your Windows Explorer and look:

Synced folders and files from Microsoft Teams

And here the complete description, step by step:

Step by step guidance to sync files from Microsoft Teams to your local device

  1. Select the Group
  2. Click on Files
  3. Click on …
  4. now Click: Open in SharePoint

Step by step guidance to sync files from Microsoft Teams to your local device

If you are not signed in, Sign in with your Office 365 account

  1. sometimes you have to click on documents
  2. Here you see the Group name
  3. and the section (Allgemein == General)
  4. If you do not have select any file you may click on Sync

There are different messages  in the different web browsers.

so you may receive a popup message in your browser If you have worked and installed the Next Generation Sync Client, you do not have to do anything
Selective Synchronization, when you deselect folders You know this window: Here you have the chance to deselect some folders, which you do not want to synced on your  local device.

That’s it. After these small steps and the time for the initial sync, you are able to work with these “structured” data in the Offline Modus.

OneDrive for Business | Lokales Synchronisieren mit Microsoft Teams


OneDrive for Business, Microsoft

Nachdem Microsoft am 14.03.17 die globale Verfügbarkeit des Produktes Microsoft Teams bekannt gegeben hat, sollte ich auch einmal etwas darüber schreiben. Nein, nicht über Microsoft Teams. Das lasse ich andere tun. Auch über das Für und Wieder. Gibt es überhaupt ein Wieder? Ja, auch bei Microsoft Teams gibt es ein paar Kleinigkeiten, die noch fehlen. Aber wie gesagt. Hier können sich meine MVP Kollegen noch auslassen.

Microsoft Teams nutzt vorhandene Office 365 Ressourcen  so geschickt, ohne den Anwender mit SharePoint oder Gruppen in SharePoint zu konfrontieren. Ich habe hier nur einmal SharePoint bzw. die Gruppen in SharePoint aufgezählt, denn genau die interessieren hier.

Teams: Ansicht Dateien

Und hier interessieren auch nicht die gesamte Unterhaltungen, die ja auch unstrukturiert ablaufen. Ich möchte mich mit den Dateien auseinander setzen.

Oder anders ausgedrückt.

Kann ich mit Microsoft Teams arbeiten, auch wenn ich kein Internet habe?

Die Antwort ist ja. Die Dateien werden in einer SharePoint Gruppe gespeichert.

Ansicht von Dateien aus Teams in einer SharePoint Gruppe

und ja, Dokumente in einer SharePoint Gruppe können mit dem lokalen PC synchronisiert werden. Alle, oder einzelne Ordner. Selektiv. Weil wir ja mit dem Next Generation Sync Client arbeiten.

Darstellung im Windows Explorer sieht dann so aus:

synchronisierte Ordner und Dateien aus Microsoft Teams

Und hier die Anleitung Schritt für Schritt:

Schritt für Schritt Anleitung, Dateien aus Teams lokal zu sychroniseren.

  1. Selektieren sie die Gruppe
  2. Dann klicken wir auf Dateien
  3. Anschließend klicken wir auf die drei Punkte
  4. Und wählen zuletzt “in SharePoint öffnen”

Schritt für Schritt Anleitung, Dateien aus Teams lokal zu sychroniseren.

Mit dem letzten Klick öffnet sich genau diese Gruppe, (nachdem Sie sich zuvor authentifiziert haben)

  1. Manchmal kann es notwendig sein, auf Dokumente zu klicken
  2. Unter diesem Punkt sehen wir die Gruppe…
  3. und hier die Sektion (wobei Allgemein für General steht)
  4. Mit dem Klick auf “Synchronisieren” startet der Prozess
    Übergangsweise wird dieses PopUp Fenster noch angezeigt... Da ich den Next Generation Sync Client schon auf dem Rechner installiert hatte, muss ich nichts tun…
    Selektiver Synchronisation durch Abwahl von Ordner Hier jetzt die Gelegenheit, bestimmte Ordner zu deselektieren, wenn ich den Inhalt nicht auf meinem Rechner benötige.

und das war es auch schon. Ab diesem Zeitpunkt können sie die “strukturierten” Daten auch offline Bearbeiten.

OneDrive for Business | März-Update


OneDrive for Business, Microsoft

Für die Freunde von SharePoint Server onPremises hat Microsoft am 7.März 2017 ein Update für den Synch-Client “Groove.exe” veröffentlicht. Das letzte Update wurde im Dezember 2016 auf den Weg gebracht.

Nein, ich habe keine guten Nachrichten: Der Next Generation Sync Client (NGSC) beherrscht noch immer keine onPremise Variante.

KB3178645 Office 2013
KB3141458 Office 2016

Changes the priority ranking of certain error messages that are shown to users to adjust actionability and severeness.

OneDrive for Business may crash during the synchronization process.

OneDrive for Business may be stuck in a permanent error state while you try to synchronize a library.

Wenn man die nur in englischer Sprache vorliegenden  Änderungen übersetzt…

Die Prioritätsreihenfolge beim Auftauchen von Fehlern wurde geändert, so dass der Anwender jetzt mit anderen Fehlermeldungen, die den Fehler beschreiben, konfrontiert wird.

ein weiterer Fehler, der zum Absturz von OneDrive for Business  geführt hat, wurde beseitigt.

die letzte Meldung kann man so interpretieren, dass OneDrive for Business in einer Schleife festhing, aus der es kein Entrinnen gab. Dies trat auf, wenn Sie versucht haben, eine Bibliothek zu synchronisieren.

Dieses Update bezieht sich auf eine MSI-Installation, nicht auf die C2R-Version

vor dem 7.3.2017 nach dem 7.3.2017
Sync-Client Groove.exe  Version 15.0.4883.1000 Sync-Client Groove.exe  Version 15.0.4907.1000

Dieses Update ist nur für MSI Installationen.
Bei C2R Installationen sollten die Updates automatisch installiert werden

Sie wissen nicht, ob Sie eine Klick-und-Los (C2R) oder eine MSI Installation haben?

Starten Sie eine Office 2013-Anwendung wie Microsoft Word 2013.

  1. Auf die Datei Menü klicken Sie auf Konto.
  2. Für Installationen von Office 2013 Klick-und-Los ein -Update-Optionen Element wird angezeigt. MSI-basierte Installationen der Update-Optionen Element nicht angezeigt

MSI oder C2R Installation

Der Name des Synchronisations-Client für OneDrive for Business ist Groove.exe und befindet sich im Programm-Verzeichnis: X:\Program Files\Microsoft Office\Office15 für Office 2013 bzw. X:\Program Files\Microsoft Office\Office16 für die Office 2016 Variante.

Hier sollte unter Office 2013 die Version 15.0.4907.1000 oder höher sein.
Für Office 2016 (MSI) sollte die Version 16.0.4504.1000 oder höher sein

OneDrive for Business | erweitertes Dateimanagement | Verschieben

20. Februar 2017 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

SharePoint Online  Bibliothek: Verschieben nach

Chris McNulty, Microsoft und ExMVP hat  in Microsoft Tech Community unter SharePoint weitere Details beschrieben beschrieben:

Die von mir beschriebenen Änderungen wurde erweitert:

Das Limit von 50 MB beim Kopieren wurde auf 500 MB angehoben

Es kann jetzt auch innerhalb einer Bibliothek kopiert werden, dann wird eine Datei mit einer Nummer am Ende des Datei-Namens erzeugt.

Diese Änderungen erfolgen zuerst im First Release und anschließend an allen Office 365 Tenants!

Bewegen von Dateien

Hier musste Microsoft leider erst einmal einen Rückzieher machen, das funktioniert derzeit nicht von OneDrive for Business zu SharePoint (Team Sites oder Groups). Aber bei meinem letzten Gespräch mit Chris McNulty in Frankfurt  hat er mir gesagt, das Microsoft daran arbeitet, die Move Funktion komplett mit Meta-Daten und File-Historie zu versehen.

OneDrive for Business | new Version 17.3.6798.0207

17. Februar 2017 2 Kommentare

a new version of the Next Generation Sync Client is available

Microsoft has pressed the button. Silently and secretly. I’ve been waiting two days, but until today Microsoft has not published a change log. I have received isolated messages after the update of Next Generation Sync Client (NGSC). After the update and the first start, the NGSC has crashed. For me the NGSC has automatically raised on three different devices to version 17.3.6798.0207 and I have no problems with Windows 8.1 and Windows 10.

For those, who do not know: You, or your admin do not have to do anything. The NGSC will be automated updated, if Microsoft press the Button. If Microsoft has done some changes on OneDrive for Business, OneDrive or SharePoint Online AND they also need changes on the client, the can initiate the update. No Admin required. But You may update your machine  to another version, doing it manually

For those people Microsoft has published a change log, but I have written above, there is no change log to this version, only for the old versions.*)

But I do have my own change log over all versions

OneDrive for Business | Next Generation Sync Client (all Versions)

and here you will have also the possibility to download **) the different versions. (I do not own a Mac, therefore this time no MAC Download)

Somehow the worm is in Microsoft. First no security updates, then a new NGSC version, but no publication. Let’s hope it gets better.

 

*)[Update 02/18/17]

Microsoft has published  a new entry in the change log. There are so many versions between 6743 and 6798, but the only statement from Microsoft is: “Fixed the top issues related to sync reliability and application stability.”

**)There are 3 locations, where you are able to download the NGSC Client from Microsoft and install it manually, but that’s not the latest version

Location Version
New OneDrive sync client release notes 17.3.6743.1212
Enable users to sync SharePoint Files with the new OneDrive sync client 17.3.6743.1212
OneDrive for Windows 17.3.6743.1212

[Update 02/22/17]

Several people told me, that you now do not have to insert the TeamSiteSyncPrevie Key in the registry to sync data from Team sites, with the version 17.3.6798.0207 this is obsolete.

OneDrive for Business | neue Version 17.3.6798.0207

17. Februar 2017 1 Kommentar

neuer NGSC Client zur Synchronisation mit Office 365

Still und heimlich hat Microsoft auf den Knopf gedrückt. Ich habe jetzt zwei Tage gewartet, aber bis heute hat Microsoft kein Change-Log veröffentlicht. Ich habe vereinzelt  Meldungen erhalten, dass nach dem Update der Next Generation Sync Client (NGSC) gestartet und sich sofort verabschiedet hat. Bei mir hat sich der NGSC an drei verschiedenen Geräten automatisch auf die Version 17.3.6798.0207 angehoben und ich habe unter Windows 8.1 und Windows 10 keine Probleme.

Wie schon öfter beschrieben, wird der NGSC automatisch auf eine neue Version angehoben, wenn Microsoft auf den Knopf drückt. Damit kann sowohl Änderungen, die Microsoft auf OneDrive for Business, OneDrive oder in SharePoint Online durchführt UND die eine Änderung am Client benötigen, durch ein Update auf dem Client auslösen. Ein Administrator muss nichts tun. Selbstverständlich kann man das Update auch selbst durchführen und den Client manuell herunterladen.

Microsoft hat dafür eine eigene Seite mit den Änderungen veröffentlicht, aber wie oben beschrieben, hier gibt es nur alte Versionen *)

Ich führe aber auch eigenes Change-Log über alle Versionen

OneDrive for Business | Next Generation Sync Client (alle Versionen)

und dort kann man weiter unten in der Tabelle auch die jeweiligen gewünschte Version herunterladen **) und installieren. (Da ich keinen MAC habe, kann ich hier kein Download anbieten)

 

Irgendwie ist der Wurm drin bei Microsoft. Erst keine Sicherheitsupdates, dann eine neue NGSC Version, aber keine Veröffentlichung. Hoffen wir, dass es besser wird.

*) [Update 18.02.17]

Die englische Change-Log Seite hat inzwischen ein Update erfahren. Ich gehe davon aus, dass die Seite nun auch übersetzt in der nächsten Woche das Update erhält.

Was mich allerdings wundert ist die Tatsache, dass zwischen Version 6743 und 6798  so viele Versionen erstellt wurden und Microsoft nur eine einzelne Zeile für die neuste Version spendiert: “Die wichtigsten Probleme im Zusammenhang mit Synchronisierungssicherheit und Anwendungsstabilität wurden behoben."

**) Es gibt derzeit 3 Orte, von denen man die neuste Version des NGSC herunterladen kann.

Ort Version
Neuer OneDrive-Synchronisierungsclient – Anmerkungen zu dieser Version 17.3.6743.1212
Aktivieren von Benutzern zum Synchronisieren von SharePoint-Dateien mit dem neuen OneDrive-Synchronisierungsclient 17.3.6743.1212
OneDrive für Windows 17.3.6743.1212

SharePoint Online | Download multiple Files

30. Januar 2017 2 Kommentare

Zipping, OneDrive for Business, Download

Sometimes it’s easy. You have to wait. And here the Big Brother have learned from his little brother. I’m speaking about OneDrive for Business and OneDrive (Personal). In OneDrive (Personal) the functionality of automatically packing files into a zip file, if you select more than one file and the Download was implemented a long time ago.

1 Select more than one file
2 Click on Download
3 All selected files are zipped into a file OneDrive_XXXX.XX-XX.zip and you may save it. The message differs depending on the browser and its settings,

Microsoft rolled out this new function to all tenants. Thank you Microsoft, why not earlier.

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