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OneDrive und SharePoint Online | geändertes Teilen

20. Mai 2017 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

Am 8.Mai hat Microsoft die Änderungen im Nachrichten-Center von Office 365 veröffentlicht. Ich habe es natürlich gleich getestet, aber es war noch nicht auf meinem Tenant ausgerollt worden. Und es auch mit dem heutigen Datum noch nicht auf allen Tenants verfügbar. Deshalb habe ich es auch versäumt, einen Beitrag darüber zu schreiben. Zuerst, für all die Leser, die mit den Microsoft Bergriffen nicht klarkommen, das gilt nicht für OneDrive Personal, sondern nur für die Premium-Variante, also OneDrive for Business und alle Dokument-Bibliotheken in SharePoint Online, also in bestimmten Paketen von Microsoft Office 365.

Wer hat schon einen Überblick über all seine geteilten Links?

Viele Administratoren fordern bei der professionellen Variante eine Liste, woraus ersichtlich ist, welcher Mitarbeiter mit wem was teilt. Für mich mach das wenig Sinn. Denn was macht der Administrator einer 10.000 Mitarbeiter großen Firma mit einer solchen Liste? Ein kleines Rechenbeispiel: Nicht alle Mitarbeiter teilen viele Dateien, da mag es welche geben, die gar nichts teilen, andere dagegen teilen viele Dateien. Nehmen wir nur einmal 3 Links pro  Benutzer: Dann kommen wir auf eine Liste von 30000 Links. Und nochmal, was macht der Administrator mit dieser Liste?

Aktivitäts-Liste von OneDrive  im Admin-Center von Office 365

Viel besser ist es, für bestimmte Freigabe-Links einen zusätzliche Haken zu setzen. Und den Link nach einer bestimmten Zeit automatisch verfallen zu lassen. Damit schließe ich potenzielle Lücken. Und muss nicht daran denken…

Microsoft hat in Office 365 die Möglichkeiten geschaffen, zum einen Unternehmensrichtlinien, was externe Links angeht, umzusetzen, aber auch Vorgaben festzulegen, was ein Benutzer beim Erstellen eines Links sieht.

Da wären zum einen im Office Admin-Center die  Einstellungen, die für das gesamte Unternehmen gelten.

SharePoint Admin Center in Office 365

Die obigen Einstellungen bedeuten:

Der Administrator erlaubt den Benutzern die Freigabe für authentifizierter externe Benutzer und die Verwendung von anonymer Zugriffslinks, bei Verwendung von anonymen Zugriffslinks laufen diese nach 60 Tagen ab. Anonyme Zugriffslinks gestatten dem Empfänger bei Dateien das Anzeigen, bei Ordnern das Anzeigen, Bearbeiten und Hochladen. Die Voreinstellungen des Standardlinks ist ein anonymer Zugriff.

Diese Einstellungen finden Sie im Office 365 Admin Center unter: SharePoint – Freigabe oder für OneDrive for Business unter: OneDrive – Freigabe.

Freigabe im OneDrive Admin Center in Office 365

Freigabe im OneDrive Admin Center in Office 365

Also kann der Office 365 Administrator Vorgaben für alle Benutzer vorgeben, um die Sicherheit- und Compliance-Vorgaben des Unternehmens zu wahren.

 

Wie sieht das beim Benutzer aus:

Link-Einstellungen in Office 365

beim Teilen mit jedermann (ohne Windows Anmeldung) kann der Empfänger des Links die Datei ansehen, aber nicht bearbeiten. Und am 20.Juli 2017 funktioniert der Link nicht mehr.

Link-Einstellungen in Office 365 wenn ich Benutzer der Firma auswähle (alle, dürfen diese die Datei auch bearbeiten, wenn ich den Haken gesetzt habe.
Link-Einstellungen in Office 365 Ich kann die Datei jedoch auch nur einer bestimmten Person freigeben, hier nur Ansicht, weil der Haken zur Bearbeitung nicht gesetzt ist
Link-Einstellungen in Office 365 Wenn ich die zeitliche Beschränkung (vorgegeben vom Administrator) überschreiten will, weist mich das System darauf hin, dass das nicht möglich ist.
Teilen bei OneDrive Personal Premium Dies ist der Dialog bei OneDrive Personal mit Premium Funktion, also einem Abo

Selbstverständlich funktioniert das auch mit Ordnern und den darin enthaltenen Dateien. Das das System noch Probleme mit der eingestellten Sprache hat ( hier Deutsch und nicht Mittw. sondern Wed) wird das Team in Redmond bestimmt noch ändern.

Warum funktioniert das nicht mit OneDrive (Personal)?

Nun, der Synchronisations-Client für beide Cloud-Speicher heißt Next Generation Sync Client. Der tatsächliche Speicher ist unterschiedlich:

Dienst Speicher
OneDrive (Personal) Azure Files
OneDrive (Personal) mit Premium (Abo) Azure Files, eigenes Rechte-System
OneDrive for Business Azure blob storage; aber über SharePoint
SharePoint Online Azure Blog Storage, über SharePoint

Das Rechtesystem von Azure Files/SharePoint sorgt also für das automatische “Schließen”  des Links nach Ablauf der eingestellten Zeit.

 

Zusammenfassung

Endlich hat Microsoft dem Administrator eine Möglichkeit gegeben, Sicherheitsvorgaben für alle Benutzer der jeweiligen  Firma vorzugeben. Jetzt sollte ich das auch im Windows Explorer einstellen können, das kommt im Herbst. (und der Artikel früher, versprochen)

OneDrive Files On-Demand (the new smart files)

12. Mai 2017 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive, Microsoft

OneDrife files On-Demand

During Build 2017 Microsoft announced OneDrive Files On-Demand. Announced. This feature of the Next Generation Sync Client will be available for all with the “Windows 10 Fall Creators Update”. So we have to wait till autumn. If you are a Windows Insider you will get the version earlier). So what we will get is nothing new. That’s a new Version of smart files.  If have written a lot of articles about Smart files (during these days only in German language)

12/29/2016 OneDrive (for Business) | Wish list for 2017
12/31/2014 OneDrive (for Business) | wish list for 2015
11/16/2014 OneDrive und Windows 10 Preview | Ende der Smart Files?
01/31/2014 OneDrive – SkyDrive | Online – Offline – Smart Files | Windows 8.1
10/03/2013 SkyDrive Smart Files für Windows 8.1

For those, who do not remember “Smart Files” or “OneDrive Files On-Demand”, I will write some words:

You now have more cloud storage available, more than you have locally. With the Next Generation Sync Client this issue was solved with selective sync. But people do not see in the windows explorer, that there are more folder in the cloud. With placeholders for those folders and files you see all and with one click you may sync the files, if you want it. So that we have had with Smart files and Groove. But only for the Personal Edition of OneDrive (the old name was SkyDrive), But we all know the bad implementation of the old Groove client and also the issues with the smart files.

You have the choice to wish changes also with OneDrive and OneDrive for Business with UserVoice. And Microsoft is reading this channel. And have now implemented the old “Smart Files” technology. But on a better way. There is a lot of things, Microsoft has to do with the Sync Client. Before we have had “Groove”, there was a product called SharePoint Workspace 2010, part of Office 2010. And there you could sync also Metadata, IRM protected files….

But back to now and OneDrive Files On-Demand:

Dialog for OneDrive Files On-Demand The mechanism must be easier and stable,so each user may handle it.

To do that, a deeper integration into the OS is indispensable.

the placeholder, small pictures must be saved separate from the files. Such an implementation is not so easy.

Defaults.  Microsoft was a little overzealous in 8.1 and made everything online only by default.  This time they are more focused on what is right for the scenario.

So you are also may hide one or more folder, so you do not have to scroll down a lot of folder with “Online only”. That’s very important for Enterprise companies.

What happens if a file is very large (like a video), is clicked? Can I play the video while downloading? 

You will need to wait until the files has completely downloaded. With that said, you will receive prompt asking if you want to stream the video in via the browser.

Which Version of Windows 10 will be supported?

Microsoft will support all Windows 10 (also Windows S) versions.

Will this require me to upgrade to a new version of the OneDrive (The Next Generation Sync Client) when this becomes available?

The answer is NO. I have described it in other articles, that the Next Generation Sync Client has it’s own Update mechanism.

So here you see the the behavior:

OneDrive Files On-Demand

If you want to hear more, register for  the SharePoint Virtual Summit on May 16, 2017

OneDrive Files On-Demand


OneDrive for Business, Microsoft OneDrive, Microsoft

OneDrive Files On-Demand

Auf der Build 2017 wurde am 11.05.2017 OneDrive Files On-Demand angekündigt. Angekündigt. Wird erst im Herbst für die Allgemeinheit mit dem “Windows 10 Fall Creators Update” zur Verfügung stehen. (Windows Insider erhalten dieses Feature früher). Ist ja nicht unbedingt neu. Denn es ist die Widerauferstehung der Smart Files. Und darüber habe ich in der Vergangenheit schon den einen oder anderen Artikel geschrieben.

28.12.2016 OneDrive (for Business) | Wunschliste für 2017
31.12.2014 OneDrive (for Business) | Wunschliste für 2015
16.11.2014 OneDrive und Windows 10 Preview | Ende der Smart Files?
31.01.2014 OneDrive – SkyDrive | Online – Offline – Smart Files | Windows 8.1
03.10.2013 SkyDrive Smart Files für Windows 8.1

Für diejenige, die mit dem Begriff “Smart Files” oder jetzt “Onedrive Files On-Demand” nichts anfangen können, hier ein kurzer Abriss.

Wir haben heute oft mehr Cloud-Speicher zur Verfügung als  auf unseren neuen Geräten lokalen Plattenspeicher. Mit dem Next Generation Sync Client wurde das Problem (teilweise) gelöst, weil wir die selektive Synchronisation erhalten haben und somit auswählen können, welche Dateien wir aus der Cloud synchronisieren können. Der einzige Haken dabei: Ich sehe im Windows Explorer nicht, ob noch weitere Ordner/Dateien in der Cloud vorhanden sind. Mit Platzhaltern an Stelle der echten Dateien könnte da Abhilfe geschaffen werden. Und genau dieses Prinzip gab es bereits. Allerdings nur für OneDrive (SkyDrive) in der Personal Edition. Und wir kennen das Dilemma der Synchronisation mit dem alten Groove-Client (alles oder nichts) und der Implementierung der Smart Files.

Nun gibt es ja mit UserVoice einen Kanal für Wünsche. Und hier schaut Microsoft auch rein. Und nachdem der Next Generation Sync Client jetzt doch sehr zufriedenstellen läuft, geht es um weitere Implementierungen. Denn so erstaunlich es klingt, der Vorgänger des Groove Client, das Produkt SharePoint Workspace 2010, Teil von Office 2010 konnte schon wesentlich mehr, z.B. Synchronisation von Metadaten, Synchronisation von IRM, … Aber zurück zur jetzigen Zeit und zu OneDrive Files On-Demand

Dialog für OneDrive Files On-Demand Der Mechanismus muss einfacher sein, damit jeder Benutzer damit klarkommt

Das bedingt jedoch eine viel tiefere Integration in das Betriebssystem.

Die Platzhalter, kleine Bilder, müssen separat abgespeichert werden von den tatsächlichen Dateien. Diese Implementierung hört sich leichter an als man sie sich vorstellen kann.

Die Default-Einstellung wird “Online-Only” sein.

Es wird eine Einstellung “Hide” geben, die es erlaubt, Verzeichnisse auszublenden. Das ist im Firmenumfeld wichtig.

Wird eine große Datei, z.B. ein Video  welches nur Online gespeichert ist, durch einen Klick aufgerufen, wird ein Dialog erscheinen, der den Benutzer frägt, ob er das Video via Web-Browser streamen möchte oder er den etwas längeren Download abwarten möchte.

Für welche Betriebssysteme wird es OneDrive Files On-Demand geben?

Es werden alle Windows 10 Versionen (auch Windows S) unterstützt. Zu anderen Betriebssystemen liegen mir noch keine Informationen vor.

Muss ich irgend etwas installieren?

Nein, wie schon öfter beschrieben, erfolgt ein Update des Next Generation Sync Client selbstständig.

Die nachstehende Animation zeigt das Verhalten:

Wer mehr erfahren möchte: Hier geht’s zur Anmeldung des SharePoint Virtual Summit am 16.Mai 2017

Build 2017 | OneDrive für Programmierer


OneDrive für Entwickler

Auf der Build 2017 gab es zwei Session, die sich mit Zugriff zu OneDrive, OneDrive for Business, Team Sites und Groups beschäftigen

B8016 Build file collaboration and sharing experiences with OneDrive, SharePoint and Microsoft Graph
B8015 Microsoft Graph: Build better apps with the API to your organization

und weitere Informationen gibt es hier und hier

Azure Cologne Meetup – OneDrive Deep Dive


Azure Cologne Meetup OneDrive for Business, MicrosoftOneDrive, Microsoft

mit um die 100 Teilnehmern war das Azure Munich Meetup mit dem gleichen Titel recht erfolgreich, hier gibt es noch Bilder. Deshalb wollen wir das ganze im Westen ebenfalls anbieten. Und das noch vor den Sommerferien in NRW, die ja am 17.7.2017 beginnen,

Es war schon schwierig, einen geeigneten Termin zu finden, und der Ort ist noch nicht bestätigt.

OneDrive Deep Dive

und auch hier gilt: Was hat den OneDrive / OneDrive for Business mit Azure zu tun?
Die Antwort gibt es am 13.7.2017 ab 17:00 Uhr in xxxxxx  in Köln.

Und hier geht es zur Anmeldung: Also gleich anmelden oder Termin vormerken

Azure Munich Meetup | Recap

20. April 2017 2 Kommentare

Azure Meetup Munich: OneDrive Deep Dive

Am Donnerstag den 18.4.2017 füllte sich der große Raum, den uns Microsoft zur Verfügung gestellt hat, mit knappen hundert Leuten, die zuerst mir und dann Markus Klein 3 Stunden zugehört haben.

Mir hat es Spaß gemacht, die Leute waren ausgeruht, war ja auch Ostern und neugierig. Vielen Dank für das Feedback, das mich auf den unterschiedlichen Wegen erreicht hat.

Eine Bilderstrecke hänge ich hier dann dran, zwischendurch waren wir via Facebook live, hier der Link dazu, für die, die nicht dabei sein konnten.

Der Gastgeber Christian Waha stellt vor...

OneDrive: Next Generation Sync Client OneDrive: Next Generation Sync Client

90 Slides: OneDrive Deep Dive

gute gelauntes PublikumOneDrive for Business in Teams

Microsoft OneDrive Expert or MODE


MODE

The Integration of OneDrive and OneDrive for Business is going on. So you see more products with Integration with this Cloud storage. So OneDrive (Personal) has now over 100 Million active Users,  1 Exabyte (== 1 Billion Gigabyte) of data in Azure files. OneDrive for Business  growth 100% year over year, the storage growth is 300% year over year and the reliability reaches 99,999%.

OneDrive in numbers, OneDrive for Business in number

Also there are many certificates: ISO 27001, EU model clauses, HIPAA BAA and FISMA

With automation, not only from Microsoft is going straight forward.  Automation companies like IFTTT or Zapier deliver cloud based solutions.

OneDrive automation

The knowledge about OneDrive and OneDrive for Business, the integration into other products is important for Microsoft. Therefore Microsoft established a new program called MODE. A bunch of people around the globe (MVPs and MCTs) will get more information form the product group, to deliver these information on community events and conferences.

I’m also now a Microsoft OneDrive Expert (MODE) and I hope, my good connection with the Product Group will be enhanced.

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