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Posts Tagged ‘Office365’

Global Conference 2017 – 1st /2nd of November 2017


Watch Speakers from 6 continents. Covering all key SharePoint, Office365 and Azure topics across all major time-zones. MVP’s, MCM’s, Microsoft Product Managers and experts will be there. Last Year’s Event is ON-Demand.

Global Conference 2017

More information you will found here and then register for Collab365 Global Conference on the 1st November 2017 for 24 hours of SharePoint, Azure, PowerApps, Flow, Teams and Office 365 content. We recommend registering today and attending this conference as sessions will not be freely available on-demand immediately.

 

and yes, I will speak about OneDrive on this virtual conferenceSpeaking at Global Conference 2017

So it is to early, to have a full agenda, but if you have questions about OneDrive, ask me on this community page on Facebook

You do not know me?

Andy Talbot has asked me some questions on Office 365 Engage Conference in Haarlem…

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Office 365 | OneDrive for Business, Team Sites and Groups – Overview

31. Oktober 2016 6 Kommentare

in this blog post I will show, where you store your documents in Office 365 and how do you sync these files to your local device. For better understanding I have created some pictures.

The company collaboration.com is migrated to Office 365. The CEO (User A) is happy, because the first step into the cloud was the mail migration and he may work as usual, send and receive Mails with his Outlook client. But he is not alone. All employees feeling the same. New for all Users of the company is the possibility, to save documents and files to the cloud storage called OneDrive for Business. But the Users accustomed, working with local saved documents on their devices. Therefore the administrators have installed the Next Generation Sync Client to sync all the cloud files to their local devices. The Users then will have access to their relevant documents, even if they are Offline.

Sharing of a document in OneDrive for Business

Only if  they want to share a document in their OneDrive for Business document libraries, they have to switch to the Web Browser,  (So the above picture shows, that User E shares a document with User K). User K may also access this shared document on his local device, when he has synchronized it.

But this Sharing feature is inconvenient. Users want to have a place, where they may store documents for her department and only certain Users may have access.

Summary:

Each Employee get storage in Office 365 for his business documents and he may sync these documents (or part of theses documents) to his local device.


 

Team Sites

Creation of a team site (admin)

The administrator of the company Collaboration.com creates the first Team Site. This Site is for the finance department.

Who has access to the Team Site?

Only the CEO (User A) and another User G have access to this site. Now they may store finance documents into the Team site document library and also may sync these documents to their local devices.

more Team Sites

Three diffrent Team sites and their members

The admin creates two more Team sites on SharePoint Online for department Marketing and HR. So you see, only the CEO (User A) have access to all of the three Team Sites. But the admin also provide different organization Units (OU) in the AD of Azure for future use. If the company growth, the admin have to assign new Users only to the right OU and automatically the new User get access to the Team Site.

Summary:

With Team sites in SharePoint Online department Users may collaborate with the different documents, without sharing these documents or folders. And the best: The documents may synced to their devices.


 

Groups

Some involved employees have a wish to establish a place, where they may exchange new ideas, have a calendar for all members of this place and also a Mail address. And they think they may do it without asking the administrator.

User A creats a Group

In our example the CEO (User A) creates a Group and called this Group G-Marketing. As mentioned, he’s not the admin. But he has ask his experts for a naming convention. The expert told him, if he creates a Group with the Name “Sales”, the  administrator is not able to create a team site with this name.

Other members of the Group

During the creation process, User A invites User D and K as members to this new group. So for discussion all three members may save documents in the document library of this group and, what surprise, they may also sync these documents to their local machines.

Groups and members: Mail and calendar

the Company Employees G and C for department HR and Sales do the same. But you also see, they have access via Mail and Calendar to their groups.

Summary:

You may create a group without Admin rights. Mails and a Group shared calendar will established automatically. Documents inside the document library may synchronized locally.


Sync to local devices

the last picture shows all synced places to a local device of the User A

local sync from diffrent areas to a users device

But you have to know: If a User has more than one device, you have to initiate all syncs to each different device. And the Next Generation Sync Client  (NGSC) supports selective sync, so the syncs may look different on each client. Also they my use the OneDrive App. This App substitutes the Web Browser, is quick, and the password credentials may stored inside the app.This app do not sore data locally, you need an internet connection. (I use this app to share a document, because it’s quicker)

Where should I store the documents?

My Business documents belong to OneDrive for Business. If more people come together, f.e talking about new ideas and store documents, you may use Groups. So Groups are dynamic. Inside a Group you do not have to share a document to another group member. So for Standard processes and their documents you should save the documents inside a document library of a Team site.

At this time, I write this blog post, you may Copy a document to another area. In the near future you will also have a Move function in the Web Browser.

Note:
For all this Sync possibilities you need to install the Preview Version of the Next Generation Sync Client with the Version 17.3.6673.1011.


Links:

NGSC (German language only)
Next Generation Sync Client – Was ist das ?

Installation
Next Generation Sync Client – new Preview Version available

Sync to all different areas in Office 365
Next Generation Sync Client | Sync to all doc libraries in Office 365

Naming convention in  Windows Explorer
Naming Convention in Explorer with the Next Generation Sync Client

OneDrive Group policies for Companies
OneDrive – Next Generation Sync Client |Group Policies

Sharing Teilen
Freigaben in OneDrive for Business | externe Benutzer

OneDrive App
OneDrive Universal App for Windows 10 available | a short test

Office 365 | OneDrive for Business, Team Seiten und Gruppen – Überblick

31. Oktober 2016 3 Kommentare

In diesem Artikel möchte ich die Möglichkeiten aufzeigen, wo welche Daten in Office 365 gespeichert und wie mit Hilfe des Next Generation Sync Clients Dateien aus unterschiedlichen Bereichen auf eine Maschine gespeichert werden. Dazu sind einige Schaubilder notwendig.

Die Firma Collaboration.com  ist in die Cloud zu Office 365 umgezogen. Der CEO (User A) ist happy, weil er wie gewohnt alle Mails in Outlook bearbeiten kann. Das geht den anderen Mitarbeitern genau so. Neu für alle Mitarbeiter ist jedoch, das jeder einen Cloud Speicher für Business Dokumente vorfindet: OneDrive for Business. Die Mitarbeiter sind jedoch gewohnt, Dokumente mit dem Explorer zu öffnen, bearbeiten und auch dort wieder zu speichern.  Deshalb wurde bei jedem Mitarbeiter eine Synchronisation zwischen der Cloud und OneDrive for Business eingerichtet. Auch wenn die Mitarbeiter Offline sind, haben Sie Zugriff auf die synchronisierten Dokumente.

Teilen von Dokuenten in OneDrive for Business

Ein Wechsel zum Webbrowser ist nur notwendig, wenn Mitarbeiter Dokumente mit einer externen Person oder internen Benutzern  (Abbildung 1: Mitarbeiter E  teilt ein Dokument mit Mitarbeiter K) teilen möchte. Mitarbeiter K kann auch dieses Dokument auf seine lokale Maschine synchronisieren.

Dieses “Teilen” erscheint manchen Mitarbeitern jedoch umständlich. Vor allem wünschen Sie sich einen Bereich, bei dem alle Dokumente der Abteilungen abgelegt werden und alle Mitarbeiter in dieser Abteilung Zugriff haben.

Zusammenfassung:
Jeder Mitarbeiter erhält in Office 365 Speicherplatz für seine Business-Dokumente, die er lokal synchronisieren kann.


Team-Seite

Erstellen einer Team Seite durch den Administrator

Wie die obige Abbildung zeigt, richtet der Administrator der Firma Collaboration.com die erste Team Seite ein. Diese ist für die Dokumente der Abteilung Finanzen gedacht.

 

wer kann auf die Team Seite zugreifen?

Nur der CEO (User A) und ein weiterer Mitarbeiter (User G) haben Zugriff und können jetzt auch die dort gespeicherten Dokumente auf Ihre lokale Maschinen synchronisieren.

weitere Team-Seiten

Drei Team Seiten in SharePoint Online

Der Administrator richtet zwei weitere Team Seiten auf dem SharePoint Online ein, eine für die Marketing Abteilung und für die Personalabteilung (HR). Der CEO (User A) erhält in unserem Beispiel Zugriff zu jeder der drei Team-Seiten. Der Administrator hat auch schon Organisations-Einheiten im Azure Active Directory angelegt, so dass beim starken Wachstum der Firma, er nur mehr neue Mitarbeiter diesen OU zuweisen muss, damit Sie Zugriff auf die jeweiligen Team-Seiten erhalten.

Zusammenfassung:
Team Seiten ermöglichen die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander, ohne Dateien freizugeben, und können auch lokal synchronisiert werden.


Gruppen

Einige engagierte Mitarbeiter wünschen sich einen Bereich, bei dem Sie Ihre Ideen austauschen , diese Ideen mit verschiedenen Programmen erstellen können, darüber mit E-Mails diskutieren oder aber auch Termine für den Fortschritt festlegen können. UNd das Ganze, ohne den Administrator zu fragen.

Ein Benutzer erstellt eine Gruppe

Der Benutzer A (in unseren Beispiel also der CEO) beschließt eine Gruppe G-Marketing anzulegen. Dazu sind keine Administrations-Rechte erforderlich. Er hat jedoch vorher mit seinem Experten gesprochen und es wurde eine Namens-Konvention festgelegt. Hintergrund dafür ist der Umstand, dass eine neue Gruppe mit dem Namen “Verkauf” verhindert, dass danach keine Team-Seite mit dem gleichen Namen angelegt werden kann.

Andere Mitglieder zur neuen Team Seite einladen

Dazu lädt er Benutzer D und K ein, die damit Zugang erhalten. Dokumente, die in der Dokumenten-Bibliothek gespeichert werden, können von allen drei Mitarbeitern ebenfalls lokal auf Ihre jeweiligen Maschinen synchronisiert werden.

 

Grupen und Mitglieder - Mail und Kalender

Die Mitarbeiter G und C aus den Bereichen Personal (HR) und Verkauf (Sales) verfahren in der gleichen Weise. Die Abbildung zeigt aber auch, dass für die jeweiligen angelegten Gruppen die E-Mail-Kommunikation und die Termine in Exchange Online gespeichert werden.

Zusammenfassung:

Gruppen können in Office 365 ohne den Administrator angelegt werden. E-Mails und Terminkalender werden in Exchange-Online gespeichert, Dokumente können auch lokal synchronisiert werden.


Synchronisierung auf lokale Maschinen

die letzte Abbildung zeigt alle lokalen Synchronisierungen mit der lokalen Maschine des Benutzers A.

lokale Synchronisation aus unterschiedlichen Bereichen von Office 365

Hat ein Mitarbeiter mehrere Geräte, so müssen die Synchronisierungen auf jedem Gerät separat durchgeführt werden. Und weil der neue Sync Client (NGSC)  selektive Synchronisation unterstützt, können die einzelnen Bereiche auch unterschiedlich aussehen.
Dazu kommen auch noch die Möglichkeiten, die OneDrive App zu benutze: Diese App ist jedoch nur ein (schneller!) Ersatz für den Webbrowser, Dateien werden hier nicht lokal synchronisiert, man braucht eine Internet-Verbindung. Dafür ist dieses App sehr schnell und die Anmelde-Informationen können in der App gespeichert werden.

Wo sollen die Dokumente gespeichert werden?

eigene Business-Dokumente gehören in meinen OneDrive for Business Bereich. Sollen mehrere Mitarbeiter Dokumente bearbeiten, z.B. neue Ideen erarbeitet werden, so kann mit ein paar Klicks eine Gruppe erzeugt werden, zu der dann mehrere Mitarbeiter hinzugefügt werden. Das lästige “Teilen” entfällt. Für Standard-Abläufe, Prozesse und relevante Dokumente dienen die Team Seiten.

Derzeit können die jeweiligen Dokumente im Web Browser von einen in den anderen Bereich kopiert werden, in naher Zukunft wird auch ein “Bewegen” des Dokuments  möglich sein.

Hinweis:

Stand heute sind die obig beschriebenen Synchronisierungen mit der Preview-Version des Next Generation Sync Clients Version 17.3.6673.1011 möglich.


Links:

NGSC
Next Generation Sync Client – Was ist das ?

Installation
Next Generation Sync Client – neue Version des Preview Clients

Zugriff auf alle Bereiche
Next Generation Sync Client | Kompletter Zugriff zu Office 365

Namens-Konvention im Windows Explorer
Namenskonvention im Explorer mit dem Next Generation Sync Client

OneDrive Gruppen-Richtlinien für Firmen
OneDrive – Next Generation Sync Client |Gruppenrichtlinien

Teilen
Freigaben in OneDrive for Business | externe Benutzer

OneDrive App
OneDrive Universal App für Windows 10 verfügbar

Ordner mit OneDrive synchronisieren – Problembehandlung

30. August 2015 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

Sie haben Probleme mit der Synchronisation von OneDrive for Business?
Hier finden Sie eine Schritt für Schritt Anleitung.

Ordner mit OneDrive synchronisieren - Problembehandlung

Fix OneDrive for Business sync problems

30. August 2015 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

You have synchronization problems with OneDrive for Business?
Here you will find step by step instructions.

Fix OneDrive for Business sync problems

Office Upload Center | Cache Fehler – OneDrive – OneDrive for Business

12. Mai 2014 10 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Letzte Woche erreichte mich eine Fehlermeldung eines Kunden:

Fehler-Meldung Office Upload Center

Das Problem des Kunden, war das eine Reparatur fehlschlug, bzw. nicht möglich war. Auf Nachfrage, welches Betriebssystem zu Grunde lag, und ob auch OneDrive (die Consumer-Variante) benutzt wird, ergab sich folgendes:

  • Betriebssystem Windows 8.1, alle Patche eingespielt
  • OneDrive for Business  im Einsatz (SharePoint Online, Office 365)
  • OneDrive im Einsatz.
  • Dazu muss erwähnt werden, dass Das Microsoft Office Upload Center für die Überprüfung mehrere Komponenten zuständig ist und nicht nur für OneDrive for Business sondern auch für OneDrive zuständig ist:

Microsoft Office Upload Center

Das Microsoft Office Upload Center arbeitet dabei mit der internen Access Datenbank zusammen, und das sowohl für OneDrive, als auch mit OneDrive for Business. Eine Reparatur kann nicht ausgeführt werden, wenn noch andere Dienste ausgeführt werden.

folgender Schritte müssen ausgeführt werden, damit eine Reparatur des Cache möglich wird:

Prozess für OneDrive for Business beenden

  • Suchen Sie nach dem dunkelblauen Icon im Infobereich der Taskleiste. (SysTray)
  • Das dunkelblaue Wolkensymbol steht für OneDrive for Business.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das dunkelblaue Symbol.
  • Im geöffneten Context-Menü beenden Sie den Prozess OneDrive for Business.

Prozess für OneDrive anhalten

  • Öffnen Sie den Windows Explorer und identifizieren Sie das OneDrive Symbol.
  • Die Consumer-Variante ist bei Windows 8.1 direkt in das Betriebssystem eingebunden.
  • OneDrive wird direkt unter den Favoriten angezeigt.
  • Klicken sie mit der rechten Maustaste und öffnen sie das Context-Menü.
  • Im Context-Menü wählen Sie “Synchronisierung anhalten”.
  • Warten Sie, bis das OneDrive Symbol ein gelbes Dreieck anzeigt.

Cache leeren im Microsoft Office Upload Center

  • Suchen Sie im Info-Bereich nach dem Microsoft Office Upload Center.
  • Das Symbol für Office Upload Center ist ein roter Kreis und einem Pfeil nach oben.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste und öffnen Sie das Upload Center.
  • Wechseln Sie auf Einstellungen.
  • Klicken Sie auf “Zwischengespeicherte Dateien löschen”.
  • Beenden Sie das Programm Microsoft Upload Center.

Restart und automatischer Start der Dienste

  • Starten Sie den PC neu.
  • Die von Ihnen gestoppten Dienste werden automatisch gestartet.
  • Die Synchronisation von OneDrive wird automatisch gestartet.
  • Die Synchronisation von OneDrive for Business wird automatisch gestartet.
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