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OneDrive for Business | local Sync with Microsoft Teams

17. März 2017 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft
Microsoft has published the GA for the Product called Teams. So I should also write about that. No, not about Microsoft Teams. So there were other MVP’s they may do that. The good things. The bad things. Yes, there were some issues, you will have with Microsoft Teams. But again: Other MVP’s could write about that.

Microsoft Teams is taking the the existing Resources of Office 365. Normally a user may not get in contact with SharePoint or Groups inside of SharePoint. But we need the Groups.

Teams: View Files

I’m not interested in all these funny conversations. There are “unstructured”. We want to use folders and files.  The question is?

May I work with Microsoft Teams, even I do not have Internet?

The answer is Yes. Because the structured data is saved in a document library of a SharePoint Group

View of files from Teams of a SharePoint Group

and Yes, you know, documents inside of a document library of a SharePoint Group may be synced to your local PC. All, or only some. Selective, we use the Next Generation Sync Client.

After you have synced the data, open your Windows Explorer and look:

Synced folders and files from Microsoft Teams

And here the complete description, step by step:

Step by step guidance to sync files from Microsoft Teams to your local device

  1. Select the Group
  2. Click on Files
  3. Click on …
  4. now Click: Open in SharePoint

Step by step guidance to sync files from Microsoft Teams to your local device

If you are not signed in, Sign in with your Office 365 account

  1. sometimes you have to click on documents
  2. Here you see the Group name
  3. and the section (Allgemein == General)
  4. If you do not have select any file you may click on Sync

There are different messages  in the different web browsers.

so you may receive a popup message in your browser If you have worked and installed the Next Generation Sync Client, you do not have to do anything
Selective Synchronization, when you deselect folders You know this window: Here you have the chance to deselect some folders, which you do not want to synced on your  local device.

That’s it. After these small steps and the time for the initial sync, you are able to work with these “structured” data in the Offline Modus.

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OneDrive for Business | Lokales Synchronisieren mit Microsoft Teams


OneDrive for Business, Microsoft

Nachdem Microsoft am 14.03.17 die globale Verfügbarkeit des Produktes Microsoft Teams bekannt gegeben hat, sollte ich auch einmal etwas darüber schreiben. Nein, nicht über Microsoft Teams. Das lasse ich andere tun. Auch über das Für und Wieder. Gibt es überhaupt ein Wieder? Ja, auch bei Microsoft Teams gibt es ein paar Kleinigkeiten, die noch fehlen. Aber wie gesagt. Hier können sich meine MVP Kollegen noch auslassen.

Microsoft Teams nutzt vorhandene Office 365 Ressourcen  so geschickt, ohne den Anwender mit SharePoint oder Gruppen in SharePoint zu konfrontieren. Ich habe hier nur einmal SharePoint bzw. die Gruppen in SharePoint aufgezählt, denn genau die interessieren hier.

Teams: Ansicht Dateien

Und hier interessieren auch nicht die gesamte Unterhaltungen, die ja auch unstrukturiert ablaufen. Ich möchte mich mit den Dateien auseinander setzen.

Oder anders ausgedrückt.

Kann ich mit Microsoft Teams arbeiten, auch wenn ich kein Internet habe?

Die Antwort ist ja. Die Dateien werden in einer SharePoint Gruppe gespeichert.

Ansicht von Dateien aus Teams in einer SharePoint Gruppe

und ja, Dokumente in einer SharePoint Gruppe können mit dem lokalen PC synchronisiert werden. Alle, oder einzelne Ordner. Selektiv. Weil wir ja mit dem Next Generation Sync Client arbeiten.

Darstellung im Windows Explorer sieht dann so aus:

synchronisierte Ordner und Dateien aus Microsoft Teams

Und hier die Anleitung Schritt für Schritt:

Schritt für Schritt Anleitung, Dateien aus Teams lokal zu sychroniseren.

  1. Selektieren sie die Gruppe
  2. Dann klicken wir auf Dateien
  3. Anschließend klicken wir auf die drei Punkte
  4. Und wählen zuletzt “in SharePoint öffnen”

Schritt für Schritt Anleitung, Dateien aus Teams lokal zu sychroniseren.

Mit dem letzten Klick öffnet sich genau diese Gruppe, (nachdem Sie sich zuvor authentifiziert haben)

  1. Manchmal kann es notwendig sein, auf Dokumente zu klicken
  2. Unter diesem Punkt sehen wir die Gruppe…
  3. und hier die Sektion (wobei Allgemein für General steht)
  4. Mit dem Klick auf “Synchronisieren” startet der Prozess
    Übergangsweise wird dieses PopUp Fenster noch angezeigt... Da ich den Next Generation Sync Client schon auf dem Rechner installiert hatte, muss ich nichts tun…
    Selektiver Synchronisation durch Abwahl von Ordner Hier jetzt die Gelegenheit, bestimmte Ordner zu deselektieren, wenn ich den Inhalt nicht auf meinem Rechner benötige.

und das war es auch schon. Ab diesem Zeitpunkt können sie die “strukturierten” Daten auch offline Bearbeiten.

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