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OneDrive for Business | Next Generation Sync Client – Update (engl)

11. Februar 2016 Hinterlasse einen Kommentar

Synch-Client: NGSC, Next Generation Sync Client

NGSC and Windows 8.1

So I have written in this Blog Post, that Windows 8.1 Users are not able to use the Next Generation Sync Client.

Yesterday there was a YamJam on the Office 365 Network on Yammer. And here Microsoft Manager Reuben Krippner have had some announcements about this Release:

PreRelease Early in march  2016
Release End of march

Synchronization with IRM libraries

The NGSC is not able to sync libraries, that are protected with IRM. So that is written in the documentation. Microsoft will change this behavior, but cannot say anything about time

 

Support of  SharePoint Team Sites (and Groups)

Reuben Krippner stated, that in the next weeks there will be an announcement about a roadmap.

OneDrive for Business | Next Generation Sync Client – Update

11. Februar 2016 Hinterlasse einen Kommentar

Synch-Client: NGSC, Next Generation Sync Client

NGSC und Windows 8.1

in diesem Blog Post habe ich geschrieben, dass Benutzer mit dem Betriebssystem Windows 8.1 den Next Generation Sync Client noch nicht benutzen können.

Im gestrigen YamJam auf dem Office365 Network von Yammer  hat Microsoft Manager Reuben Krippner die zeitlichen Pläne konkretisiert:

PreRelease Anfang März 2016
Release Ende März

 

Synchronisation von IRM geschützten Bibliotheken

Der NGSC kann keine IRM geschützte Bibliotheken synchronisieren. Das steht auch in der Dokumentation. Eine Änderung steht bei Microsoft auf dem Plan, aber es kann noch keine zeitliche Aussage getroffen werden, wann damit zu rechnen ist.

 

Unterstützung von SharePoint Team Sites (und Groups)

Nach Reuben Krippner ‘s Aussage wird in den kommenden Wochen eine Roadmap zur Verfügung gestellt werden.

OneDrive for Business | SharePoint Saturday 2015 London


image

I am proud and honored to speak at SharePoint Saturday 2015 in London. The event will be on Saturday, July 11th 2015.

I will speak about

OneDrive for Business – from the past to the future

Going into the history, explaining where OneDrive and OneDrive for Business is coming from, the attendees will learn, what’s the differences about both products, in which Office products are they included, what Microsoft has delivered since midyear 2015. This session explains the Architecture of the next Gen Sync Client and the security features. (IRM and Encryption at Rest). Also integration into SharePoint Server 2016 and Integration in Windows 10

See you there?

OneDrive for Business | Sync process

16. Januar 2015 4 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

I have written about it. And have spoken about on the past Events also . And now I have found a description about the the process: How OneDrive for Business sync works

OneDrive for Business,How OneDrive for Business sync works

1 The OneDrive for Business Client checks  in intervals on SharePoint if there are new or changed files
2 If you save a file in the OneDrive for Business folder, the sync-process will start
3 OneDrive for Business adds the new file to the MSOSync-queue. There is a logic implemented, if this file is IRM protected. About IRM I have written some articles here and here. If the logic found an IRM File, sync is done via WebDAV protocol, otherwise the sync process will start with MSOSync.
4 Files, not IRM protected will chunked in fragments and sync to SharePoint Online.
5 In Office 365only some metadata pointers will stored, the pointers show to SQL Azure.
6 The content fragments are stored in Azure Stores, each store will encrypted with a separate key. This procedure I Have also documented here. Microsoft called this “Fort Knox” or official  Advanced File Encryption

the following Web services will be used for sync:

Cellstorage.svc used for file synchronization.
Sites.asmx returns site collection information.
Webs.asmx used to work with sites and webs.
Lists.asmx used to work with lists and list data.
Version.asmx used to work with file versions,

Remember: This is done only for SharePoint Online, not for SharePoint Server 2013 (onPrem).

OneDrive for Business | Synchronisation

15. Januar 2015 5 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

ich habe darüber berichtet und auf den letzten Events auch darüber gesprochen. Und jetzt habe ich etwas versteckt auch ein Dokument bei Microsoft gefunden, dass die Synchronisation von OneDrive for Business zu SharePoint Online beschreibt. Es kann hier herunter geladen werden.

OneDrive for Business Sync

1 Der OneDrive for Business Client überprüft in bestimmten Intervallen , ob auf SharePoint Online neue oder geänderte Dateien vorhanden sind.
2 Speichern Sie Dateien auf Ihrem Client neue Dateien, wird der Synchronisations-Prozess gestartet.
3 OneDrive for Business fügt die neue Datei der MSOSync-Warteschlange hinzu. Hier wird jetzt unterschieden, ob es sich um eine mit IRM geschützte Datei handelt, oder nicht. Über IRM habe ich hier und hier geschrieben.
IRM Dateien werden dann mit dem WebDAV Protokoll übertragen, alle anderen Dokumente werden mit MSOSync übertragen.
4 Dateien, welche nicht IRM geschützt sind, werden in Fragmente geteilt und zu SharePoint Online übertragen
5 Innerhalb von SharePoint Online werden Metadaten Pointers erzeugt, die zu SQL Azure zeigen.
6 Die einzelnen Fragmente werden in unterschiedlichen Azure-Stores gespeichert und mit eigenem Schlüsseln versehen. Auch das habe ich bereits hier beschrieben. Das nennt sich bei Microsoft Fort Knox oder offiziell Advanced File Encryption

Folgende Web Services werden für die Synchronisation benutzt:

Cellstorage.svc wird benutzt für die Synchronisation.
Sites.asmx liefert Informationen über die Site Collection
Webs.asmx wird gebraucht , um mit Webs und Sites zu arbeiten
Lists.asmx wird gebraucht um mit Listen und Listdaten zu arbeiten
Version.asmx wird gebraucht, um mit Date-Historie umzugehen.

nochmal zur Erinnerung: Dies gilt nur für SharePoint Online, nicht für den SharePoint Server 2013.

Office 365 | IRM–protection in Document-libraries

28. November 2014 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

It may take until the turn of the year 2014/2015, depending on the settings in your Office 365 tenant. Then, each document library can be protected in SharePoint Online with IRM. And, as we can see later, can also be synchronized to my offline library OneDrive for Business on my computer. Microsoft has announced this on his office blog on 19/11/2014

 

Sync with OneDrive for Business of IRM protected libraries

But to take this affect, you have to do some setting as an Office 365 administrator:

Office 365 Admin Center: Rights management

Switch as an administrator to the Office 365 admin Center

– service settings
– rights management

and the click on Manage

Office 365: activate of rights management

The click on “activate”. now you have enabled IRM for your Office 365 tenant.


Now you have to search in the SharePoint Admin Center beneath “settings” the section   information rights management

 SharePoint Online: Usage of Information Rights management

SharePoint Online: use IRM

Activate “Use the IRM service specified in your configuration” : Click also on “Refresh IRM settings, you should not see any error message. Go down on the side and press the “OK” Button.

Now you have to change to the library, you want to protect with Information rights management (IRM).

Sharepoint librariy: Library settings

Click on “Library” and then on “Library Settings”Sharepoint Library, library settings,Rights Managament settings

Click on “Information Rights Management”

Sharepoint Library, library settings,Rights Managament settings

You have to activate and now the library is protected with IRM. Give an description, the user may see later in each document

Sharepoint Library, library settings,Rights Managament settings, options you may also click “Show Options”. Here you may do more setting, f.e.

To disable print

or

Restrict a period for accessing a downloaded document

or 

Don’t forget the click on “OK”. Now the library is protected with IRM, all documents still in the library are protected and new documents also.

no preview on IRM protected documents

If you have enabled IRM for the library, you are no longer see the preview of the document.

protected Word document, opend with Word Online If you open a document with Word online, you see the IRM message, which you describe above.
protected Word 2013 document The same message apply, if you open a document with Word 2013.

If you want to sync a document library protected with IRM to you local device, using OneDrive for Business, you must consider, that you have installed 2 Updates on your Windows Device.

There are two windows patches: KB 2899513 , I have written a blog post here. It#s also a good idea to install patch KB 2899510 , I have described it here

Without these updates, OneDrive for Business is not able to sync these documents to your local device and you got several error messages.

what will happen with IRM?

only these people, who have access to the document library may open and work with these documents. If you share a document to other people,who has no access, these people will not able to open or work with the document.

a protected document may not be opend with Wordpad Here is an example:

I want to open a word document protected with IRM with Wordpad. 
 
Normally, you may do that, but you are not able to open the document, because the protection is in the document itself. Therefore you got an error message.

Office 365 | IRM–Schutz in Dokumenten-Bibliotheken

26. November 2014 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

Es kann noch bis zum Jahreswechsel 2014/2015 dauern, je nach Einstellungen in ihrem Office 365 Tenant. Dann kann jede Dokumenten-Bibliothek in SharePoint Online mit IRM geschützt werden. Und, wie wir später sehen können, auch zu meiner Offline-Bibliothek  OneDrive for Business auf meinem Rechner synchronisiert werden. Das hat Microsoft auf seinem Office Blog am 19.11.2014 verkündet

Synchronisation von IRM geschützten Bibliotheken mit OneDrive for Business

Dazu bedarf es jedoch ein paar Voraussetzungen, die der Administrator von Office 365 durchführen muss:

Office 365 Admin Center: Rechteverwaltung

Wechseln Sie dazu als Administrator zur Verwaltungsseite von Office 365

– Diensteinstellungen
– Rechteverwaltung

und klicken Sie auf Verwalten

Office 365: aktivieren der Rechteverwaltung

Klicken Sie anschließend auf “Aktivieren” .


Als nächstes müssen wir im SharePoint Admin Center unter “Einstellungen” die Rubrik Verwalten von Informationsrechten (IRM)  suchen:

SharePoint Online: Rechteverwaltung verwenden

SharePoint Online: Rechteverwaltung verwenden

Aktivieren Sie “Den in der Konfiguration angegebenen IRM-Dienst verwenden” und klicken dann auf IRM-Einstellungen aktualisieren, es sollte keine Fehlermeldung erscheinen. Zum Schluss am Ende der Seite auf “OK” Klicken

Wechseln Sie jetzt in die Dokumenten-Bibliothek, die Sie per Information Rights Management (IRM) schützen wollen:

Sharepoint Bibliothek: Bibliothekseinstellungen

Klicken Sie auf “Bibliothek” und anschließend auf “BibliothekseinstellungenSharepoint Bibliothek,Bibliothekseinstellungen,Rechteverwaltung

Klicken Sie auf Verwalten von Informationsrechten

Sharepoint Bibliothek, Bibliothekseinstellungen, Rechteverwaltung ,Einstellungen

mit dem Setzen des Hakens schränken Sie die Dokumentenbibliothek und die darin enthaltenen Dokumente ein. Geben Sie eine Beschreibung ein.

Sharepoint Bibliothek, Bibliothekseinstellungen, Rechteverwaltung ,Einstellungen, Optionen Unter Optionen können Sie weitere Einstellungen vornehmen, z.B.

Das Drucken einschränken

oder

einen Zeitraum für den Zugriff eines heruntergeladenen Dokumentes einschränken

oder

Bestätigen Sie dann Ihre Einstellungen mit “OK”. Ab sofort wirkt sich der Dokumentenschutz für die ausgewählte Bibliothek aus.

 

keine Voransicht möglich, da Dokumenten Bibliothek IRM geschützt ist

Ist IRM für eine Dokumentenbibliothek eingeschaltet, ist eine Voransicht  nicht mehr möglich.

 

geschütztes Word Online Dokument Ein Word Dokument, welches mit IRM Schutz versehen wurde, wird beim Öffnen in Word Online mit einem Hinweis versehen
geschütztes Word 2013 Dokument Der gleiche Hinweis erscheint, wenn das Dokument mit Word 2013 geöffnet wird.

Damit Sie die Bibliothek auch lokal synchronisieren können sind jedoch zwei weitere Voraussetzungen auf Ihrem Windows Client notwendig:

Sie müssen das Update KB 2899513 installiert haben. Das habe ich hier beschrieben.
Zusätzlich sollten Sie das Update KB 2899510 installieren. Das habe ich hier beschrieben.

Ohne diese Updates werden keine IRM geschützte Bibliotheken mit OneDrive for Business synchronisiert und sie erhalten Fehlermeldungen.

was erreicht man mit IRM?

Nur diejenigen, die Zugriff auf die Dokumentenbibliothek haben, können das Dokument auch öffnen. Selbst wenn Sie das Dokument lokal synchronisiert haben und es an jemand anderen, der keine Berechtigung hat, weiterleiten, wird dieser das Dokument nicht öffnen und lesen können.

mit IRM geschütztes Dokument kann nicht geöffnet werden Hier ein Bespiel:

Ein mit IRM geschütztes Word-Dokument soll mit Wordpad geöffnet werden.

Das wäre normalerweise möglich, aber da der Schutz im Dokument selbst verankert ist kommt es zur Fehlermeldung

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