Es kann noch bis zum Jahreswechsel 2014/2015 dauern, je nach Einstellungen in ihrem Office 365 Tenant. Dann kann jede Dokumenten-Bibliothek in SharePoint Online mit IRM geschützt werden. Und, wie wir später sehen können, auch zu meiner Offline-Bibliothek  OneDrive for Business auf meinem Rechner synchronisiert werden. Das hat Microsoft auf seinem Office Blog am 19.11.2014 verkündet

Dazu bedarf es jedoch ein paar Voraussetzungen, die der Administrator von Office 365 durchführen muss:

Wechseln Sie dazu als Administrator zur Verwaltungsseite von Office 365 – Diensteinstellungen – Rechteverwaltung und klicken Sie auf Verwalten

Klicken Sie anschließend auf “Aktivieren” .

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Als nächstes müssen wir im SharePoint Admin Center unter “Einstellungen” die Rubrik Verwalten von Informationsrechten (IRM)  suchen:

Aktivieren Sie “Den in der Konfiguration angegebenen IRM-Dienst verwenden” und klicken dann auf IRM-Einstellungen aktualisieren, es sollte keine Fehlermeldung erscheinen. Zum Schluss am Ende der Seite auf “OK” Klicken

Wechseln Sie jetzt in die Dokumenten-Bibliothek, die Sie per Information Rights Management (IRM) schützen wollen:

Klicken Sie auf “Bibliothek” und anschließend auf “Bibliothekseinstellungen”

Klicken Sie auf Verwalten von Informationsrechten

mit dem Setzen des Hakens schränken Sie die Dokumentenbibliothek und die darin enthaltenen Dokumente ein. Geben Sie eine Beschreibung ein.

Unter Optionen können Sie weitere Einstellungen vornehmen, z.B. Das Drucken einschränken oder einen Zeitraum für den Zugriff eines heruntergeladenen Dokumentes einschränken oder …

Bestätigen Sie dann Ihre Einstellungen mit “OK”. Ab sofort wirkt sich der Dokumentenschutz für die ausgewählte Bibliothek aus.

 

Ist IRM für eine Dokumentenbibliothek eingeschaltet, ist eine Voransicht  nicht mehr möglich.

 

	Ein Word Dokument, welches mit IRM Schutz versehen wurde, wird beim Öffnen in Word Online mit einem Hinweis versehen
	Der gleiche Hinweis erscheint, wenn das Dokument mit Word 2013 geöffnet wird.

Damit Sie die Bibliothek auch lokal synchronisieren können sind jedoch zwei weitere Voraussetzungen auf Ihrem Windows Client notwendig:

Sie müssen das Update KB 2899513 installiert haben. Das habe ich hier beschrieben.
Zusätzlich sollten Sie das Update KB 2899510 installieren. Das habe ich hier beschrieben.

Ohne diese Updates werden keine IRM geschützte Bibliotheken mit OneDrive for Business synchronisiert und sie erhalten Fehlermeldungen.

was erreicht man mit IRM?

Nur diejenigen, die Zugriff auf die Dokumentenbibliothek haben, können das Dokument auch öffnen. Selbst wenn Sie das Dokument lokal synchronisiert haben und es an jemand anderen, der keine Berechtigung hat, weiterleiten, wird dieser das Dokument nicht öffnen und lesen können.

Hier ein Bespiel: Ein mit IRM geschütztes Word-Dokument soll mit Wordpad geöffnet werden. Das wäre normalerweise möglich, aber da der Schutz im Dokument selbst verankert ist kommt es zur Fehlermeldung