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Office 365 | IRM–Schutz in Dokumenten-Bibliotheken


OneDrive for Business, Microsoft

Es kann noch bis zum Jahreswechsel 2014/2015 dauern, je nach Einstellungen in ihrem Office 365 Tenant. Dann kann jede Dokumenten-Bibliothek in SharePoint Online mit IRM geschützt werden. Und, wie wir später sehen können, auch zu meiner Offline-Bibliothek  OneDrive for Business auf meinem Rechner synchronisiert werden. Das hat Microsoft auf seinem Office Blog am 19.11.2014 verkündet

Synchronisation von IRM geschützten Bibliotheken mit OneDrive for Business

Dazu bedarf es jedoch ein paar Voraussetzungen, die der Administrator von Office 365 durchführen muss:

Office 365 Admin Center: Rechteverwaltung

Wechseln Sie dazu als Administrator zur Verwaltungsseite von Office 365

– Diensteinstellungen
– Rechteverwaltung

und klicken Sie auf Verwalten

Office 365: aktivieren der Rechteverwaltung

Klicken Sie anschließend auf “Aktivieren” .


Als nächstes müssen wir im SharePoint Admin Center unter “Einstellungen” die Rubrik Verwalten von Informationsrechten (IRM)  suchen:

SharePoint Online: Rechteverwaltung verwenden

SharePoint Online: Rechteverwaltung verwenden

Aktivieren Sie “Den in der Konfiguration angegebenen IRM-Dienst verwenden” und klicken dann auf IRM-Einstellungen aktualisieren, es sollte keine Fehlermeldung erscheinen. Zum Schluss am Ende der Seite auf “OK” Klicken

Wechseln Sie jetzt in die Dokumenten-Bibliothek, die Sie per Information Rights Management (IRM) schützen wollen:

Sharepoint Bibliothek: Bibliothekseinstellungen

Klicken Sie auf “Bibliothek” und anschließend auf “BibliothekseinstellungenSharepoint Bibliothek,Bibliothekseinstellungen,Rechteverwaltung

Klicken Sie auf Verwalten von Informationsrechten

Sharepoint Bibliothek, Bibliothekseinstellungen, Rechteverwaltung ,Einstellungen

mit dem Setzen des Hakens schränken Sie die Dokumentenbibliothek und die darin enthaltenen Dokumente ein. Geben Sie eine Beschreibung ein.

Sharepoint Bibliothek, Bibliothekseinstellungen, Rechteverwaltung ,Einstellungen, Optionen Unter Optionen können Sie weitere Einstellungen vornehmen, z.B.

Das Drucken einschränken

oder

einen Zeitraum für den Zugriff eines heruntergeladenen Dokumentes einschränken

oder

Bestätigen Sie dann Ihre Einstellungen mit “OK”. Ab sofort wirkt sich der Dokumentenschutz für die ausgewählte Bibliothek aus.

 

keine Voransicht möglich, da Dokumenten Bibliothek IRM geschützt ist

Ist IRM für eine Dokumentenbibliothek eingeschaltet, ist eine Voransicht  nicht mehr möglich.

 

geschütztes Word Online Dokument Ein Word Dokument, welches mit IRM Schutz versehen wurde, wird beim Öffnen in Word Online mit einem Hinweis versehen
geschütztes Word 2013 Dokument Der gleiche Hinweis erscheint, wenn das Dokument mit Word 2013 geöffnet wird.

Damit Sie die Bibliothek auch lokal synchronisieren können sind jedoch zwei weitere Voraussetzungen auf Ihrem Windows Client notwendig:

Sie müssen das Update KB 2899513 installiert haben. Das habe ich hier beschrieben.
Zusätzlich sollten Sie das Update KB 2899510 installieren. Das habe ich hier beschrieben.

Ohne diese Updates werden keine IRM geschützte Bibliotheken mit OneDrive for Business synchronisiert und sie erhalten Fehlermeldungen.

was erreicht man mit IRM?

Nur diejenigen, die Zugriff auf die Dokumentenbibliothek haben, können das Dokument auch öffnen. Selbst wenn Sie das Dokument lokal synchronisiert haben und es an jemand anderen, der keine Berechtigung hat, weiterleiten, wird dieser das Dokument nicht öffnen und lesen können.

mit IRM geschütztes Dokument kann nicht geöffnet werden Hier ein Bespiel:

Ein mit IRM geschütztes Word-Dokument soll mit Wordpad geöffnet werden.

Das wäre normalerweise möglich, aber da der Schutz im Dokument selbst verankert ist kommt es zur Fehlermeldung

  1. Es gibt noch keine Kommentare.
  1. 15. Januar 2015 um 14:27

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