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Office | “Recent” lists and OneDrive
I was not sure if this is just a new feature of Office, or if the Next Generation Snyc Client (NGSC) is also contributing. But I have been waiting for this intelligence for a long time.
Problem Description
1. I create a document (Word)
2. I save the document (A.docx)
3. I close the application (Word)
4. I change the name of the document in Windows Explorer from A.docx to B.docx)
5. I start the application (Word)
Of course, the most recent documents use A.docx
Is actually logical. But we’ve seen countless changes in the Office packages by now, and until recently I was still faced with an error message when I clicked on the A.docx entry to open it.
And now?
Now B.docx opens and you can work with it immediately. However, this only works in certain circumstances. In the ‚Recently used data‘ list of the Office packages is then namely B.docx
Does it work everywhere?
No, because the Next Generation Sync Client looks in the respective SharePoint Online site collection, if he finds something. And of course the Sync Client has moved the name change to Windows Explorer in the cloud.
So that means
a) Office version (C2R) 1811 Build 11029.20070 or higher is required
b) Next Generation Sync Client Version 18.212.1021.0007 or higher required
c) Location must be a SharePoint library or OneDrive for Business.
Open questions:
1. Does this work even if the history is off?
2. Does this work even if a file is moved to another folder (within a document library)?
a. In Explorer Yes
b. In the web browser (MOVE): Yes
3. Does this work even if a file is moved from one document library to another document library?
a. In Explorer: NO
b. In the web browser (MOVE) No.
Summary
in the table below, the columns mean
Web: the action is done in a browser, and the result is viewed in Word (not Word Online)
History W: Does the history of the action carried out on the web be preserved?
Explorer: like Web, but the action is executed in Windows Explorer
History E: does the history of this action remain?
|
description |
Web |
History W |
Explorer |
History E |
|
File rename |
Y |
Y |
Y |
Y |
|
Move thze file in the actual library |
Y |
Y |
Y |
Y |
|
Move the file into another livrary *1) |
N |
Y |
N |
N |
*1) Error message : Upload Error
Question:
Does this also work with other files, such as images
Answer:
No, because the dialog last used does not exist in other non-Office applications.
(But maybe Microsoft will include this function into a DLL, so other programmer may use….)
Question:
Does that also work with Office 2013?
Answer:
No, there is a dialogue there, but the built-in function is not
Question:
Does this work with an MSI package from Office?
Answer:
Yes and no, in the old MSI packages the feature has not been built in yet, in the new ones that do not exist yet
Question:
Does this also work for OneDrive (Consumer / Personal)?
Answer:
Not yet. Actually, many home users work with Office.
Summary
Finally, I do not have to worry about renaming or moving an Office document. It just opens.
A few questions are still open. I asked at Microsoft, and they are working on it.
Office | “Zuletzt verwendet” und OneDrive
Ich war mir nicht sicher, ob dies nur eine neue Funktion von Office ist, oder ob da der Next Generation Snyc Client (NGSC) ebenfalls etwas beisteuert. Aber auf diese Intelligenz habe ich schon sehr lange gewartet.
Problembeschreibung
1. Ich erstelle ein Dokument (Word)
2. Ich speichere das Dokument (A.docx)
3. Ich schließe die Anwendung (Word)
4. Ich ändere den Namen des Dokumentes im Windows Explorer von A.docx in B.docx)
5. Ich starte die Anwendung (Word)
In den zuletzt benutzen Dokumenten steht natürlich A.docx
Ist eigentlich logisch. Aber wir haben mittlerweile unzählige Änderungen in den Office Paketen erfahren, und bis vor kurzem wurde ich noch mit einer Fehlermeldung konfrontiert, wenn ich auf den Eintrag A.docx klicke, um ihn zu öffnen.
Und jetzt?
Jetzt öffnet sich B.docx und sie können sofort damit arbeiten. Allerdings funktioniert das nur unter bestimmten Umständen. In der ‘Zuletzt verwendete Daten” Liste der Office Pakete steht nämlich danach B.docx
Funktioniert das überall?
Nein, weil nämlich der Next Generation Sync Client in der jeweiligen Site Collection von SharePoint Online nachschaut, ob er etwas findet. Und natürlich hat der Sync Client die Namensänderung im Windows Explorer in die Cloud transportiert.
Das bedeutet also
a) Es wird die Office Version (C2R) 1811 Build 11029.20070 oder höher benötigt
b) Next Generation Sync Client Version 18.212.1021.0007 oder höher benötigt
c) Speicherort muss eine SharePoint Bibliothek oder OneDrive for Business sein.
Offene Fragen:
1. Funktioniert das auch, wenn die Historie ausgeschaltet ist?
2. Funktioniert das auch, wenn eine Datei in einen anderen Ordner verschoben wird (innerhalb einer Dokumenten-Bibliothek)
a. Im Explorer Ja
b. Im Web-Browser (MOVE): Ja
3. Funktioniert das auch, wenn eine Datei von einer Dokumenten-Bibliothek in eine andere Dokumenten-Bibliothek verschoben wird?
a. Im Explorer: Nein
b. Im Web-Browser (MOVE) Nein
Zusammenfassung
bei nachstehender Tabelle bedeuten die Spalten
Web: die Aktion wird in einem Browser durchgeführt, und das Ergebnis danach in Word (nicht Word Online) betrachtet
Historie W: bleibt die Historie bei der in Web durchgeführten Aktion erhalten?
Explorer: wie Web, jedoch wird die Aktion im Windows Explorer ausgeführt
Historie E: bleibt die Historie bei dieser Aktion erhalten?
|
Beschreibung |
Web |
Historie W |
Explorer |
Historie E |
|
Umbenennen einer Datei |
J |
J |
J |
J |
|
Verschieben innerhalb der aktuellen Bibliothek |
J |
J |
J |
J |
|
Verschieben in eine andere Bibliothek *1) |
N |
J |
N |
N |
*1) Die Fehlermeldung: Upload Error
Frage:
Funktioniert das auch mit anderen Dateien wie z.B. Bilder
Antwort:
Nein, weil der Dialog zuletzt verwendet bei Nicht Office Anwendungen nicht in der Form I existiert.
Frage:
Funktioniert das auch mit Office 2013
Antwort:
Nein, dort ist der Dialog zwar vorhanden, aber die eingebaute Funktion nicht
Frage:
Funktioniert das mit einem MSI Paket von Office
Antwort:
Ja und Nein, in den alten MSI-Pakten ist die Funktion noch nicht eingebaut gewesen, in den neuen, die es noch nicht gibt, dann schon.
Frage:
Funktioniert das auch bei OneDrive (Consumer/Personal)?
Antwort:
Bisher nicht. Eigentlich arbeiten doch viele Privatanwender auch mit Office.
Zusammenfassung
Endlich muss ich mir keine Gedanken machen, ob ich ein Office Dokument umbenannt oder verschoben habe. Es wird einfach geöffnet. Ein paar Fragen sind noch offen. Ich habe bei Microsoft nachgefragt, und man arbeitet dran.
MVPKaffeeklatsch | 23.Episode mit MVP Sigfried Jagott
Er versteht was von Exchange. Er ist MVP. Er war Gast beim 23. MVPKaffeeklatsch. Raphael Köllner und Hans Brender sprachen mit Sigfried Jagott Und hier geht’s zur 23.Episode
Ist mir gerade aufgefallen, das ich die letzten beiden Ausgabe gar kein Blog Post geschrieben habe. Was ich natürlich hier nachholen möchte.
Etwas Wortspielerei gab es mit MVP “Lisa” Elisbeth Wilke-Thissen, langjährige Word MVP. Lustiges und Anekdoten gab es in der 22.Espiode die man sich hier anhören kann.
Sie war damals noch neu. Neu im Business. Denn all die MVPs brauchen auch bei Microsoft einen Ansprechpartner. Oder besser: Ansprechpartnerin. Hier die 21. Episode mit Alice im MVP-Land
Office 365 | IRM–protection in Document-libraries
It may take until the turn of the year 2014/2015, depending on the settings in your Office 365 tenant. Then, each document library can be protected in SharePoint Online with IRM. And, as we can see later, can also be synchronized to my offline library OneDrive for Business on my computer. Microsoft has announced this on his office blog on 19/11/2014
But to take this affect, you have to do some setting as an Office 365 administrator:
 |
Switch as an administrator to the Office 365 admin Center – service settings and the click on Manage |
The click on “activate”. now you have enabled IRM for your Office 365 tenant.
Now you have to search in the SharePoint Admin Center beneath “settings” the section information rights management
Activate “Use the IRM service specified in your configuration” : Click also on “Refresh IRM settings, you should not see any error message. Go down on the side and press the “OK” Button.
Now you have to change to the library, you want to protect with Information rights management (IRM).
Click on “Library” and then on “Library Settings”
Click on “Information Rights Management”
You have to activate and now the library is protected with IRM. Give an description, the user may see later in each document
 |
you may also click “Show Options”. Here you may do more setting, f.e.
To disable print or Restrict a period for accessing a downloaded document or … |
Don’t forget the click on “OK”. Now the library is protected with IRM, all documents still in the library are protected and new documents also.
If you have enabled IRM for the library, you are no longer see the preview of the document.
 |
If you open a document with Word online, you see the IRM message, which you describe above. |
 |
The same message apply, if you open a document with Word 2013. |
If you want to sync a document library protected with IRM to you local device, using OneDrive for Business, you must consider, that you have installed 2 Updates on your Windows Device.
There are two windows patches: KB 2899513 , I have written a blog post here. It#s also a good idea to install patch KB 2899510 , I have described it here
Without these updates, OneDrive for Business is not able to sync these documents to your local device and you got several error messages.
what will happen with IRM?
only these people, who have access to the document library may open and work with these documents. If you share a document to other people,who has no access, these people will not able to open or work with the document.
 |
Here is an example:
I want to open a word document protected with IRM with Wordpad. |
Office 365 | IRM–Schutz in Dokumenten-Bibliotheken
Es kann noch bis zum Jahreswechsel 2014/2015 dauern, je nach Einstellungen in ihrem Office 365 Tenant. Dann kann jede Dokumenten-Bibliothek in SharePoint Online mit IRM geschützt werden. Und, wie wir später sehen können, auch zu meiner Offline-Bibliothek OneDrive for Business auf meinem Rechner synchronisiert werden. Das hat Microsoft auf seinem Office Blog am 19.11.2014 verkündet
Dazu bedarf es jedoch ein paar Voraussetzungen, die der Administrator von Office 365 durchführen muss:
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Wechseln Sie dazu als Administrator zur Verwaltungsseite von Office 365 – Diensteinstellungen und klicken Sie auf Verwalten |
Klicken Sie anschließend auf “Aktivieren” .
Als nächstes müssen wir im SharePoint Admin Center unter “Einstellungen” die Rubrik Verwalten von Informationsrechten (IRM) suchen:
Aktivieren Sie “Den in der Konfiguration angegebenen IRM-Dienst verwenden” und klicken dann auf IRM-Einstellungen aktualisieren, es sollte keine Fehlermeldung erscheinen. Zum Schluss am Ende der Seite auf “OK” Klicken
Wechseln Sie jetzt in die Dokumenten-Bibliothek, die Sie per Information Rights Management (IRM) schützen wollen:
Klicken Sie auf “Bibliothek” und anschließend auf “Bibliothekseinstellungen”
Klicken Sie auf Verwalten von Informationsrechten
mit dem Setzen des Hakens schränken Sie die Dokumentenbibliothek und die darin enthaltenen Dokumente ein. Geben Sie eine Beschreibung ein.
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Unter Optionen können Sie weitere Einstellungen vornehmen, z.B.
Das Drucken einschränken oder einen Zeitraum für den Zugriff eines heruntergeladenen Dokumentes einschränken oder … |
Bestätigen Sie dann Ihre Einstellungen mit “OK”. Ab sofort wirkt sich der Dokumentenschutz für die ausgewählte Bibliothek aus.
Ist IRM für eine Dokumentenbibliothek eingeschaltet, ist eine Voransicht nicht mehr möglich.
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Ein Word Dokument, welches mit IRM Schutz versehen wurde, wird beim Öffnen in Word Online mit einem Hinweis versehen |
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Der gleiche Hinweis erscheint, wenn das Dokument mit Word 2013 geöffnet wird. |
Damit Sie die Bibliothek auch lokal synchronisieren können sind jedoch zwei weitere Voraussetzungen auf Ihrem Windows Client notwendig:
Sie müssen das Update KB 2899513 installiert haben. Das habe ich hier beschrieben.
Zusätzlich sollten Sie das Update KB 2899510 installieren. Das habe ich hier beschrieben.
Ohne diese Updates werden keine IRM geschützte Bibliotheken mit OneDrive for Business synchronisiert und sie erhalten Fehlermeldungen.
was erreicht man mit IRM?
Nur diejenigen, die Zugriff auf die Dokumentenbibliothek haben, können das Dokument auch öffnen. Selbst wenn Sie das Dokument lokal synchronisiert haben und es an jemand anderen, der keine Berechtigung hat, weiterleiten, wird dieser das Dokument nicht öffnen und lesen können.
|
Hier ein Bespiel:
Ein mit IRM geschütztes Word-Dokument soll mit Wordpad geöffnet werden. Das wäre normalerweise möglich, aber da der Schutz im Dokument selbst verankert ist kommt es zur Fehlermeldung |
SkyDrive Pro | lokales Dokument braucht sehr lange zum Öffnen
Situation: Ich möchte ein Office Dokument im lokalen SkyDrive Pro Ordner öffnen, und es dauert sehr lange, bis das Dokument öffnet.
Warum?
Wenn Sie nicht die neuste Version von SkyDrive Pro (15.0.4488.1000, 15.0.4481.1001 oder später) benutzen, versuchen die Programme (Word 2013, Excel 2013 oder PowerPoint 2013) über verschiedene Netzwerk Mechanismen heraus zu finden, ob es sich bei dem angeklickten Dokument um das neuste Dokument handelt. Dabei werden Abgleiche mit dem SharePoint Server 2013 durchgeführt, wann das Dokument zum letzten Mal geöffnet wurde, ob andere Benutzer daran arbeiten und mehr.
Mit dem neusten Update von SkyDrive Pro wird sofort das lokale Dokument geöffnet, und danach werden die oben beschriebene Untersuchungen durchgeführt.
Welche Version habe ich?
 |
Navigieren Sie zu C:\Program Files\Microsoft Office\Office15 und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Groove.exe, um sich die Eigenschaften anzeigen zu lassen.
Unter Datei sehen Sie die Version. |
Abhilfe:
Installieren sie die neusten Updates zu Office 2013
SkyDrive | Office Dokumente Versionsverlauf – office documents history
wer auf SkyDrive Office Dokumente speichert und (mehrfach) bearbeitet, der braucht sich keine Gedanken über Änderungen und dem Verlauf zu machen. Ähnlich einer Dokumentenbibliothek in SharePoint Server 2010 oder SharePoint Server 2013 (wenn aktiviert), wird nach dem Speichern (besser gesagt nach dem Beenden der Bearbeitung) eine neue Version geschrieben. Wurden unter SharePoint Server 2010 noch jeweils das komplette Dokument im SQL-Server abgespeichert, so wurde dies im SharePoint Server 2013 geändert, und nur das Delta gespeichert. Diese Änderung sorgt dafür, dass wesentlich weniger Speicherplatz im SQL Server verbraucht wird.
Was der große Bruder kann, das ist auch in SkyDrive möglich und immer eingeschaltet.
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Um sich die Versions-Historie anzusehen, müssen wir SkyDrive im Browser öffnen. Die Desktop-App (eingebettet in den Windows Explorer) kann (derzeit) noch keine Versions-Historie anzeigen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und im anschließenden Context-Menü auf Versionsverlauf |
Hier ein einfaches Beispiel eines (komplett in SkyDrive mit Word-App) erzeugten Word-Dokumentes. Die aktuelle Version wird angezeigt, Links sehen wir noch die Historie des Dokumentes.
ein Klick auf eine “ältere” Version, wird diese im rechten Fenster angezeigt und als Anwender kann diese Version zur "”aktiven” Version machen, indem ich auf Wiederherstellen klicke. Ich kann aber auch die aktuelle Version aus dem Cloud-Speicher herunterladen.
Unterschiede und Anmerkungen
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Die in SkyDrive für Office-Dokumente hinterlegte Versions-Historie ist auf eine Ebene von 25 Elementen begrenzt. |
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Beim gemeinsamen Bearbeiten eines Dokumentes wird erst eine neue Historie geschrieben, wenn der “letzte” Anwender das Dokument beendet hat. |
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Historie-Funktionalität in SkyDrive ist (derzeit) ausschließlich mit Office Dokumenten Word, Excel und PowerPoint möglich. |
Wolfgang Miedl – Sharepoint360
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