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MVPKaffeeklatsch | 23.Episode mit MVP Sigfried Jagott
Er versteht was von Exchange. Er ist MVP. Er war Gast beim 23. MVPKaffeeklatsch. Raphael Köllner und Hans Brender sprachen mit Sigfried Jagott Und hier geht’s zur 23.Episode
Ist mir gerade aufgefallen, das ich die letzten beiden Ausgabe gar kein Blog Post geschrieben habe. Was ich natürlich hier nachholen möchte.
Etwas Wortspielerei gab es mit MVP “Lisa” Elisbeth Wilke-Thissen, langjährige Word MVP. Lustiges und Anekdoten gab es in der 22.Espiode die man sich hier anhören kann.
Sie war damals noch neu. Neu im Business. Denn all die MVPs brauchen auch bei Microsoft einen Ansprechpartner. Oder besser: Ansprechpartnerin. Hier die 21. Episode mit Alice im MVP-Land
Office 365 | IRM–protection in Document-libraries
It may take until the turn of the year 2014/2015, depending on the settings in your Office 365 tenant. Then, each document library can be protected in SharePoint Online with IRM. And, as we can see later, can also be synchronized to my offline library OneDrive for Business on my computer. Microsoft has announced this on his office blog on 19/11/2014
But to take this affect, you have to do some setting as an Office 365 administrator:
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Switch as an administrator to the Office 365 admin Center – service settings and the click on Manage |
The click on “activate”. now you have enabled IRM for your Office 365 tenant.
Now you have to search in the SharePoint Admin Center beneath “settings” the section information rights management
Activate “Use the IRM service specified in your configuration” : Click also on “Refresh IRM settings, you should not see any error message. Go down on the side and press the “OK” Button.
Now you have to change to the library, you want to protect with Information rights management (IRM).
Click on “Library” and then on “Library Settings”
Click on “Information Rights Management”
You have to activate and now the library is protected with IRM. Give an description, the user may see later in each document
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you may also click “Show Options”. Here you may do more setting, f.e.
To disable print or Restrict a period for accessing a downloaded document or … |
Don’t forget the click on “OK”. Now the library is protected with IRM, all documents still in the library are protected and new documents also.
If you have enabled IRM for the library, you are no longer see the preview of the document.
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If you open a document with Word online, you see the IRM message, which you describe above. |
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The same message apply, if you open a document with Word 2013. |
If you want to sync a document library protected with IRM to you local device, using OneDrive for Business, you must consider, that you have installed 2 Updates on your Windows Device.
There are two windows patches: KB 2899513 , I have written a blog post here. It#s also a good idea to install patch KB 2899510 , I have described it here
Without these updates, OneDrive for Business is not able to sync these documents to your local device and you got several error messages.
what will happen with IRM?
only these people, who have access to the document library may open and work with these documents. If you share a document to other people,who has no access, these people will not able to open or work with the document.
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Here is an example:
I want to open a word document protected with IRM with Wordpad. |
Office 365 | IRM–Schutz in Dokumenten-Bibliotheken
Es kann noch bis zum Jahreswechsel 2014/2015 dauern, je nach Einstellungen in ihrem Office 365 Tenant. Dann kann jede Dokumenten-Bibliothek in SharePoint Online mit IRM geschützt werden. Und, wie wir später sehen können, auch zu meiner Offline-Bibliothek OneDrive for Business auf meinem Rechner synchronisiert werden. Das hat Microsoft auf seinem Office Blog am 19.11.2014 verkündet
Dazu bedarf es jedoch ein paar Voraussetzungen, die der Administrator von Office 365 durchführen muss:
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Wechseln Sie dazu als Administrator zur Verwaltungsseite von Office 365 – Diensteinstellungen und klicken Sie auf Verwalten |
Klicken Sie anschließend auf “Aktivieren” .
Als nächstes müssen wir im SharePoint Admin Center unter “Einstellungen” die Rubrik Verwalten von Informationsrechten (IRM) suchen:
Aktivieren Sie “Den in der Konfiguration angegebenen IRM-Dienst verwenden” und klicken dann auf IRM-Einstellungen aktualisieren, es sollte keine Fehlermeldung erscheinen. Zum Schluss am Ende der Seite auf “OK” Klicken
Wechseln Sie jetzt in die Dokumenten-Bibliothek, die Sie per Information Rights Management (IRM) schützen wollen:
Klicken Sie auf “Bibliothek” und anschließend auf “Bibliothekseinstellungen”
Klicken Sie auf Verwalten von Informationsrechten
mit dem Setzen des Hakens schränken Sie die Dokumentenbibliothek und die darin enthaltenen Dokumente ein. Geben Sie eine Beschreibung ein.
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Unter Optionen können Sie weitere Einstellungen vornehmen, z.B.
Das Drucken einschränken oder einen Zeitraum für den Zugriff eines heruntergeladenen Dokumentes einschränken oder … |
Bestätigen Sie dann Ihre Einstellungen mit “OK”. Ab sofort wirkt sich der Dokumentenschutz für die ausgewählte Bibliothek aus.
Ist IRM für eine Dokumentenbibliothek eingeschaltet, ist eine Voransicht nicht mehr möglich.
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Ein Word Dokument, welches mit IRM Schutz versehen wurde, wird beim Öffnen in Word Online mit einem Hinweis versehen |
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Der gleiche Hinweis erscheint, wenn das Dokument mit Word 2013 geöffnet wird. |
Damit Sie die Bibliothek auch lokal synchronisieren können sind jedoch zwei weitere Voraussetzungen auf Ihrem Windows Client notwendig:
Sie müssen das Update KB 2899513 installiert haben. Das habe ich hier beschrieben.
Zusätzlich sollten Sie das Update KB 2899510 installieren. Das habe ich hier beschrieben.
Ohne diese Updates werden keine IRM geschützte Bibliotheken mit OneDrive for Business synchronisiert und sie erhalten Fehlermeldungen.
was erreicht man mit IRM?
Nur diejenigen, die Zugriff auf die Dokumentenbibliothek haben, können das Dokument auch öffnen. Selbst wenn Sie das Dokument lokal synchronisiert haben und es an jemand anderen, der keine Berechtigung hat, weiterleiten, wird dieser das Dokument nicht öffnen und lesen können.
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Hier ein Bespiel:
Ein mit IRM geschütztes Word-Dokument soll mit Wordpad geöffnet werden. Das wäre normalerweise möglich, aber da der Schutz im Dokument selbst verankert ist kommt es zur Fehlermeldung |
SkyDrive Pro | lokales Dokument braucht sehr lange zum Öffnen
Situation: Ich möchte ein Office Dokument im lokalen SkyDrive Pro Ordner öffnen, und es dauert sehr lange, bis das Dokument öffnet.
Warum?
Wenn Sie nicht die neuste Version von SkyDrive Pro (15.0.4488.1000, 15.0.4481.1001 oder später) benutzen, versuchen die Programme (Word 2013, Excel 2013 oder PowerPoint 2013) über verschiedene Netzwerk Mechanismen heraus zu finden, ob es sich bei dem angeklickten Dokument um das neuste Dokument handelt. Dabei werden Abgleiche mit dem SharePoint Server 2013 durchgeführt, wann das Dokument zum letzten Mal geöffnet wurde, ob andere Benutzer daran arbeiten und mehr.
Mit dem neusten Update von SkyDrive Pro wird sofort das lokale Dokument geöffnet, und danach werden die oben beschriebene Untersuchungen durchgeführt.
Welche Version habe ich?
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Navigieren Sie zu C:\Program Files\Microsoft Office\Office15 und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Groove.exe, um sich die Eigenschaften anzeigen zu lassen.
Unter Datei sehen Sie die Version. |
Abhilfe:
Installieren sie die neusten Updates zu Office 2013
SkyDrive | Office Dokumente Versionsverlauf – office documents history
wer auf SkyDrive Office Dokumente speichert und (mehrfach) bearbeitet, der braucht sich keine Gedanken über Änderungen und dem Verlauf zu machen. Ähnlich einer Dokumentenbibliothek in SharePoint Server 2010 oder SharePoint Server 2013 (wenn aktiviert), wird nach dem Speichern (besser gesagt nach dem Beenden der Bearbeitung) eine neue Version geschrieben. Wurden unter SharePoint Server 2010 noch jeweils das komplette Dokument im SQL-Server abgespeichert, so wurde dies im SharePoint Server 2013 geändert, und nur das Delta gespeichert. Diese Änderung sorgt dafür, dass wesentlich weniger Speicherplatz im SQL Server verbraucht wird.
Was der große Bruder kann, das ist auch in SkyDrive möglich und immer eingeschaltet.
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Um sich die Versions-Historie anzusehen, müssen wir SkyDrive im Browser öffnen. Die Desktop-App (eingebettet in den Windows Explorer) kann (derzeit) noch keine Versions-Historie anzeigen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und im anschließenden Context-Menü auf Versionsverlauf |
Hier ein einfaches Beispiel eines (komplett in SkyDrive mit Word-App) erzeugten Word-Dokumentes. Die aktuelle Version wird angezeigt, Links sehen wir noch die Historie des Dokumentes.
ein Klick auf eine “ältere” Version, wird diese im rechten Fenster angezeigt und als Anwender kann diese Version zur "”aktiven” Version machen, indem ich auf Wiederherstellen klicke. Ich kann aber auch die aktuelle Version aus dem Cloud-Speicher herunterladen.
Unterschiede und Anmerkungen
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Die in SkyDrive für Office-Dokumente hinterlegte Versions-Historie ist auf eine Ebene von 25 Elementen begrenzt. |
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Beim gemeinsamen Bearbeiten eines Dokumentes wird erst eine neue Historie geschrieben, wenn der “letzte” Anwender das Dokument beendet hat. |
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Historie-Funktionalität in SkyDrive ist (derzeit) ausschließlich mit Office Dokumenten Word, Excel und PowerPoint möglich. |
Dr. Windows
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Wolfgang Miedl – Sharepoint360
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