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OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren

29. März 2020 2 Kommentare

geteilte Dateien Synchronisieren

bereits am 29.11.2016 habe ich einen Artikel darüber geschrieben, aber mit Erstaunen stelle ich es immer wieder fest, das viele OneDrive Benutzer diese Funktion nicht kennen und damit auch nicht nützen. Mittlerweile hat sich das Design ein wenig geändert, aber ansonsten ist die Funktionalität gleich geblieben. Deshalb gilt: Zuerst einmal die “alte” Bilderstrecke lesen.

Was im alten Artikel aber keine Erwähnung fand, sind ein paar Kleinigkeiten:

Mit mit Teilen war früher auch über Tenants hinweg möglich. Das wurde inzwischen eingeschränkt auf Benutzer eines Tenants.

[Update 21.05.2020] Das Teilen und Synchronisieren ist nun auch wieder mit anderen Office 365 Benutzer möglich.

Der Ablauf ist aber immer noch der gleiche. Vor der Synchronisation muss die Person, die in OneDrive for Business Dateien (in einem Ordner) teilen möchte, dieses auch durchführen.

Personen: Julian Versuch, Andrea Market

Teilen: Benutzer wählt aus…  
Teilen mit Personen in der Organisation

Personen bei xxxx mit dem Link

Das ist der Link, der nur innerhalb der Organisation gilt.

Hier gibt es keine zeitliche Einschränkung. Für unser Szenario heisst es, ein Benutzer gibt einen Ordner aus seinem OneDrive for Business frei für Mitarbeiter aus seiner Organisation

Eine einzelne Datei kann nicht synchronisiert werden, sie muss in einem Ordner liegen!

Nein: Mit OneDrive Personal geht das nicht!

Wenn die Person Andrea Market ausgewählt und der Link versendet wurde…

Empfangen und Synchronisieren  
Empfänger: Zugriff auf Ordner per EMail erhalten Benutzer Julian Versuch hat den Ordner “Andrea Austausch” in seinem OneDrive for Business mit Benutzer Andrea Market geteilt.

Benutzer Andrea Market klickt auf den Ordner “Andrea Austausch”.

Zugriff auf Daten eines anderen Benutzers, die dieser freigegeben hat

Der zugeordnete Browser öffnet sich und der Benutzer Andrea Market klickt auf Synchronisieren.

Vorbereiten zur Synchronisierung Nun sollten Sie folgendes Bild sehen und dann…

Wechsel zu OneDrive

…folgt dieses Pop-UP, welches die Benutzer Andrea Market mit “JA” bestätigt. Danach können wir in den Windows File Explorer wechseln.

Windows File Explorer nach der Synchronisierung

Wie wir erkennen können, taucht der Ordner im m Tenant “HBsoft” auf, der Ordner trägt den Namen dem Benutzer, der ihn geteilt hat, gefolgt vom Ordnernamen.
In diesem Beispiel: Julian Versuch – Andrea Austausch

Eintrag in den Eigenschaften des OneDrive.exe

ein Blick in die Eigenschaften des Sync-Clients OneDrive.exe zeigt unter dem Kartenreiter Konto auch den Ordner an. Hier können auch die übetragenen Dateien gefiltert oder aber, wenn nicht mehr benötigt, die Synchronisierung beendet werden.

Zusammenfassung

Bei geteilten Dateien aus OneDrive for Business kann der Empfänger innerhalb der Organisation (Tenant) diese Dateien synchronisieren, wenn der Ordner freigegeben wurde. Damit befindet sich die Datei an drei verschiedenen Stellen:

  • Benutzer A – der die Datei geteilt hat, synchronisiert auf seinem Rechner
  • In der Cloud In OneDrive for Business von Benutzer A
  • Benutzer B – der Empfänger, der diese Datei seinem Rechner synchronisiert

Szeario: benutzer A teilt einen Ordner aus OneDrive mit Benutzer B

Was passiert, wenn der Benutzer Andrea Market eine Datei im Ordner löscht? Wie kann diese widerhergestellt wqerden?  Das habe ich hier beschrieben. User A == Benutzer Julian Versuch, User B== Benutzer Andrea Market

OneDrive | Where are my program files stored?


Where are my OneDrive ADML and ADMX files saved?

In the past, the Next Generation Sync Client has always saved its installation in the following directory:

C:\Users\[User]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive

There we not only find the respective program files, but also all country-specific DLLs, the setup, the configuration and the log files. But also the important files for group guidelines, i.e. ADML and ADMX files.

These files are still there if you …

  • have not performed a computer-based installation
  • installed the Vault available for OneDrive Personnel

The computer based installation

should always be carried out when several people share a computer. Then a single installation is carried out for the device in the program directory: C:\Program Files x86]\Microsoft OneDrive. The configuration for each user can be found in the old place (C:\Users\[User]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive).

If you do not carry out this configuration, when updating the synchronization client OneDrive.exe, approx. 138 MB is downloaded from the Internet, mind you, for every user!!

For more information, see the Microsoft documentation.

 


Vault installation

When installing the vault (for OneDrive Personal), an existing installation is moved during the installation of the Vault. The background is, among other things, the Bitlocker encryption of the safe on the hard disk. Even if there is no Bitlocker installed or not provided by the operating system (Windows 10 Home).

Then where do we find something:

C:\Program Files x86]\Microsoft OneDrive
  • programs
  • language dependent DLL’s
  • Pictures and Icons
  • ADML + ADMX files

C:\Users\[User]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive
  • log files
  • Settings
  • Setup
  • Update-configuration

 

Vault and configuration information

OneDrive | Programm-Dateien an anderer Stelle


Wor sind meine OneDrive ADML und ADMX Dateien gespeichert

Der Next Generation Sync Client hat in der Vergangenheit seine Installation immer in folgendes Verzeichnis gespeichert:

C:\Benutzer\[Benutzer]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive

Dort finden wir aber nicht nur die jeweiligen Programmdateien, sondern auch alle länderspezifischen DLLs, das Setup, die Konfiguration und die log-Dateien. Aber auch die so wichtigen Dateien für Gruppenrichtlinien, also ADML und ADMX Dateien.

Diese Dateien sind immer noch dort zu finden, wenn Sie …

  • nicht eine Computer basierende Installation durchgeführt haben
  • den für OneDrive Personal zur Verfügung stehenden Tresor installiert haben

Die Computer basierende Installation

sollte immer durchgeführt werden, wenn sich mehrere Personen einen Computer teilen. Dann wird nämlich für das Gerät eine einzige Installation in das Programm-Verzeichnis durchgeführt: C:\Program Files x86]\Microsoft OneDrive. Die Konfiguration für jeden Benutzer sind an alter Stelle (C:\Benutzer\[Benutzer]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive) zu finden.

Wenn Sie diese Konfiguration nicht durchführen, wird bei einem Update des Synchronisations-Client OneDrive.exe ca. 138 MB aus dem Internet heruntergeladen, Wohlgemerkt, für jedem Benutzer!!

weitere Informationen finden Sie bei der Dokumentatioin von Microsoft.

 


Tresor Installation

    Bei der Installation des Tresors (für OneDrive Personal), wird während der Installation des Tresors eine bestehende Installation verschoben. Der Hintergrund ist unter anderem die Bitlocker-Verschlüsselung des Tresors auf der Festplatte. Auch wenn überhaput kein Bitlocker installiert ist oder vom Betreibssystem nicht vorgesehen ist (Windows 10 Home).
    Wo finden wir dann was:
    Programm-Installation OneDrive

    C:\Program Files x86]\Microsoft OneDrive
    • Programme
    • sprachabhängige DLL’s
    • Bilder und Icons
    • AMDL + ADMX Dateien

    Konfigurations-Einstellungen OneDrive

    C:\Benutzer\[Benutzer]\Appdata\local\Microsoft\OneDrive
    • Log-Dateien
    • Einstellungen
    • Setup
    • Update-Konfiguration

Informationen zum Tresor und zur Konfiguration

OneDrive for Business | Restore is not Restore

9. März 2020 1 Kommentar

Delete a file and Restore

Again and again, experienced administrators can be confused with a simple scenario. This scenario is about a simple Word document, which is saved in a folder of user A in his OneDrive for Business. Then user A shares the folder! with user B of the same tenant. This user synchronizes the folder on his device. So both can now work on the Word document. Collaboration without looking for the link every time. Working offline is also possible. User B accidentally deletes this document.

What are the options for restoring the document?
Can user B do this himself?
Will the versioning be preserved?

Too fast?
Then everything again in individual steps and explanations

  1. User A creates a Word document.
  2. He saves this in folder demo on OneDrive for Business.
  3. He shares this folder with user B.
  4. User B opens the folder in a browser.
  5. User B synchronizes the folder.
  6. Users B and A edit the document multiple times

As can be seen in the picture, the Word document exists in three different places:

  • On user A’s device
  • In OneDrive for Bsuiness of user A
  • On user B’s device

and now to scenario:

What Happens When User B Deletes the Document?

Well, there are many ways to delete a document. Let’s take the simplest. We switch to Windows File Explorer, select the document and press the Delete key. We assume that the file is in the “Locally available” or “Always available on this device” state.

Then several things happen:

  1. For user B, the document is moved to the local recycle bin.
  2. B’s sync client informs the cloud location of the deletion.
  3. The document is deleted in User A‘s OneDrive for Business.
  4. The document is moved from A’s ODFB to the ODFB Recycle Bin (with history!)
  5. All other devices are informed, this is only user A.
  6. User A‘s device moves the document to the local recycle bin.

We now have the document in three places:

  • in the trash of the device of user A
  • in the recycle bin of user B’s device
  • in the trash from user A for One

Restoring the polluter, User B through this, is not the right solution. As described above, the document has been edited by both users. So there are several versions. Maybe you need a previous version?

However, restoring the document from user B’s recycle bin immediately prompts the user B to save the document with a new name. It can be seen that the document was stored in a synchronized area. So why not check the OneDrive for Business trash? The solution is very simple: Because the user only has rights for the Demo folder. So that doesn’t work

User B must there force exchange information with User A, please restore the document. User A can now restore the document from the trash. He gets the same hint. He should save the document with a new name. The operating system (or the sync client) recognizes that this is a synchronized area, but does not check whether this file is in the OneDrive for Business recycle bin. Microsoft: Why not?

The only correct solution (currently) remains:

User B informs User A of the accidental deletion. User A switches to the browser of his OneDrive for Business, switches to the trash there and clicks on Restore. The file is moved to the original location, with basking meta data, including versioning. And then synchronized to the original devices of users A and B.


The scenario can get even more complicated with OneDrive for Business. When there are more devices and / or more users in the game. It looks different when we talk about SharePoint online libraries. Because members can access the trash from there.

Quite simple, actually. It was easy with the network drives. But they knew neither metadata nor versioning. And these are becoming increasingly important.

OneDrive for Business | Löschen ist nicht gleich Löschen

9. März 2020 1 Kommentar

Delete a file and Restore
Eigentlich müsste es heissen: Wiederherstellen ist nicht gleich Wiederherstellen. Der Titel ist aber dann zu lang.

Immer wieder kann man gestandene Administratoren mit einem simplen Szenario durcheinander bringen. Es geht in diesem Szenario um ein simples Word-Dokument, welches in einem Ordner des Benutzers A in dessen OneDrive for Business gespeichert wird. Danach teilt der Benutzer A den Ordner! mit dem Benutzer B des gleichen Tenant. Dieser Benutzer synchronisiert den Ordner auf sein Gerät. Somit können jetzt beide an dem Word-Dokument arbeiten. Zusammenarbeit, ohne jedesmal nach dem Link zu suchen. Auch Offline Arbeiten ist möglich. Versehentlich löscht Benutzer B dieses Dokument.

Welche Möglichkeiten sind gegeben, das Dokument wiederherzustellen?
Kann dies der Benutzer B selbst tun?
Bleibt die Versionierung erhalten?

Zu schnell?
Dann alles nochmals in Einzelschritten und Erklärungen

  1. Benutzer A erstellt ein Word-Dokument.
  2. Er speichert dieses in einem Ordner Demo auf OneDrive for Business.
  3. Er teilt diesen Ordner mit Benutzer B.
  4. Benutzer B öffnet den Ordner in einem Browser.
  5. Benutzer B synchronisiert den Ordner.
  6. Benutzer B und A bearbeiten mehrfach das Dokument.

Wir auf dem Bild zu sehen ist, existiert das Word-Dokument an drei verschiedenen Stellen:

  • Auf dem Gerät des Benutzers A
  • In OneDrive for Business des Benutzers A
  • Auf dem Gerät des Benutzers B

und jetzt zu Szenario:

Was passiert, wenn Benutzer B das Dokument löscht?

Nun, löschen kann man das Dokument auf vielfältige Art. Nehmen wir die einfachste. Wir wechseln in den Windows File Explorer, selektieren das Dolument und drücken die Entfernen Taste. Wir gehen dabei davon aus, dass sich die Datei im Zustand “Lokal verfügbar” oder “auf diesem Gerät immer verfügbar” befindet.

Dann passieren mehrere Dinge:

  1. Beim Benutzer B wird das Dokument in den lokalen Papierkorb verschoben.
  2. Der Sync-Client von B informiert den Speicherort in der Wolke vom Löschvorgang.
  3. Das Dokument wird im OneDrive for Business des Benutzer A gelöscht.
  4. Dabei wird das Dokument in den Papierkorb von ODFB von A verschoben (mit Historie!)
  5. Alle weiteren Geräte werden informiert, das ist nur noch Benutzer A.
  6. Das Gerät von Benutzer A verschiebt das Dokument in den lokalen Papierkorb.
    Damit haben wir das Dokument and drei Stellen:
  • im Papierkorb des Gerätes von Benutzer A
  • im Papierkorb des Gerätes von Benutzer B
  • im Papierkorb von OneDrive for Business des Benutzers A

Das Wiederherstellen des Verursachers, Benutzer B durch diesen, ist nicht die richtige Lösung. Wie oben beschrieben, ist das Dokument von beiden Benutzern bearbeitet worden. Es sind also mehrere Versionen vorhanden. Vielleicht wird noch eine Vorherige Version benötigt?

Ein Wiederherstellen des Dokuments aus dem Papierkorb des Benutzers B fordert diesen jedoch sofort auf, das Dokument mit neuem Namen abzuspeichern. Man erkennt, dass das Dokument in einem synchronisiertem Bereich abgespeichert war. Warum also nicht im Papierkorb von OneDrive for Business nachschauen? Die Lösung ist sehr einfach: Weil der Benutzer nur Rechte für den Ordner Demo hat. Das funktioniert also nicht

Benutzer B muss sich also mit Benutzer A austauschen, er möge das Dokument bitte wiederherstellen. Der Benutzer A kann jetzt das Dokument aus dem Papierkorb wiederherstellen. Er erhält den gleichen Hinweis. Er möge das Dokument mit neuem Namen ablegen. Das Betriebssystem (oder der Sync Client) erkennt also, das es sich um einen synchronisierten Bereich handelt, schaut aber nicht nach, ob sich im Papierkorb des OneDrive for Business diese Datei befindet. Microsoft: Warum eigentlich nicht?

Bleibt (derzeit) die einzige richtige Lösung:

User B informiert User A über die versehentliche Löschung. User A wechselt in den Browser seines OneDrive for Business, wechselt dort in den Papierkorb und klickt auf Wiederhestellen. Die Datei wird an den urprüngliche Ort verschoben, und zwar mit allen Meta-Daten, also auch der Versionierung. Und dann zu den ursprünglichen geräten der Benutzer A und B synchronisiert.


Das Szenario kann bei OneDrive for Business noch komplizierter werden. Wenn nämlich mehr Geräte  und / oder mehrere benutzer im Spiel sind. Anders sieht es aus, wenn wir über SharePoint-Online Bibliotheken sprechen. Weil Mitglieder dort auf den Papierkorb zugreifen können.

Eigentlich ganz einfach. War das doch einfach mit den Netzwerklaufwerken. Die kannten aber weder Metadaten noch Versionierung. Und diese werden immer wichtiger.

New feature: OneDrive Sync Version history

9. März 2020 1 Kommentar

OneDrive Version history

During my daily workshops I have spoken, the Windows Explorer (Apple Finder)is the presentation layer of SharePoint. But only one dimension. Because  you only see the latest  Version of your document. And you do not have a chance to see in the past. You have to open the document (and if it is Word, Excel or PowerPoint) you may activate the history pane and open an old version of the document to compare. Another way was to switch to a browser, and look there for the history information.

But the times have been changed. Microsoft published the information, that this will rolled out in mid-March and will be completed until end of March 2020.

Users will see a new entry in the context menu in Finder, File Explorer, and OneDrive Activity Feed. Version history will allow users to download previous versions of a file as well restore or delete previous versions.

So now the explorer or finder will have the next dimension. The next step into a better collaboration.

I find that cool, what Do you think?

Neues Feature: OneDrive Sync Version history

9. März 2020 1 Kommentar

OneDrive Version history

Während meiner täglichen Workshops habe ich darüber gesprochen, ist der Windows Explorer (Apple Finder) die Präsentationsebene von SharePoint. Aber nur eine Dimension. Weil Sie nur die neueste Version Ihres Dokuments sehen. Und Sie haben keine Möglichkeit gehabt, in der Vergangenheit zu sehen. Sie müssen das Dokument öffnen (und wenn es sich um Word, Excel oder PowerPoint handelt), können Sie den Verlaufsbereich aktivieren und eine alte Version des Dokuments zum Vergleichen öffnen. Eine andere Möglichkeit bestand darin, zu einem Browser zu wechseln und dort nach Verlaufsinformationen zu suchen.

Aber die Zeiten haben sich geändert. Microsoft hat die Information veröffentlicht, dass diese Mitte März eingeführt und bis Ende März 2020 abgeschlossen sein wird.

Benutzer sehen einen neuen Eintrag im Kontextmenü in Finder, Datei-Explorer und OneDrive-Aktivitäts-Feed. Mit dem Versionsverlauf können Benutzer frühere Versionen einer Datei herunterladen sowie frühere Versionen wiederherstellen oder löschen.

Jetzt hat der Explorer oder Finder die nächste Dimension erreicht. Der nächste Schritt in eine bessere Zusammenarbeit.

Ich finde das cool, was denkst du?

Register the Mr.OneDrive’s BOT Preview


Request for the BEAT of Mr.OneDrive's BOT, running in Teams

The link is published. Nothing really special. Or is it? Perhaps. We kicked off yesterday at the SharePoint Saturday in Bremen. From now on you can enter yourself in a list via forms and will soon receive electronic mail. There will then be a link with the call of the preview and the installation instructions from Mr.OneDrive’s BOT for Microsoft Teams. It is the PreView, because the final version of Mr.OneDrive’s BOT will then be available from the Microsoft Store. It is not quite done yet. The knowledge base about OneDrive, OneDrive for Business, synchronization and collaboration, i.e. the clones of Hans OneDrive Knowledge, grows every day. And the automatic implementation in the different languages ​​still has to be checked. Of people who speak languages ​​that I don’t speak.

If you want to know more, listen to the podcast by MVP Ragnar Heil, there it explains in 8 minutes a bit what the cloning of Hans is all about. Or look at the video from MVP Thomas Gölles and MVP Stephan Bisser.

Interested? Please Register here vor the Preview

articles

Der Link ist veröffentlicht. Eigentlich nichts Besonderes. Oder doch? Vielleicht schon. Wir haben gestern beim SharePoint Saturday in Bremen den Startschuss gegeben. Ab sofort kann man sich via Forms in eine Liste eintragen und wird demnächst dann elektronische Post erhalten. Dabei wird dann ein Link mit dem Abruf der Preview und der Installations-Anweisung von Mr.OneDrive’s BOT für Microsoft Teams enthalten sein. Es handelt sich um die PreView, denn die finale Version von Mr.OneDrive’s BOT wird dann über den Microsoft Store abrufbar sein. Noch ist es nicht ganz geschafft. Die Knowledge-Base über OneDrive, OneDrive for Business, Synchronisation und Collaboration, also der Klone von Hans Wissen wächst täglich. Und auch die automatische Umsetzung in die verschiedenen Sprachen muss noch überprüft werden. Von Menschen, die Sprachen beherrschen, die ich nicht beherrsche.

Wenn ihr mehr wissen wollt, hört Euch den Podcast vom MVP Ragnar Heil an, dort wird in 8 Minuten ein bisschen erklärt, was es mit dem Klonen von Hans auf sich hat. Oder ein Video Interview von umd mit MVP Thomas Gölles und MVP Stephan Bisser

Intersiert? Dann bitte hier registrieren

Artikel

SharePoint Saturday Bremen – Recap


SPS Bremen 2020

Daniel und sein Organisqationsteam hatte gerufen und viele sind dem Aufruf gefolgt. Teilehmer und Sprecher haben sich schon am Freitag in Bremen eingefunden um den vielen Vorträgen und Workshops zu folgen.

Für die geleistete Arbeit vor Ort ein rießiges Dankeschön. Denn wer noch nie eine solche Veranstaltung organisiert hat, weiss gar nicht, wie viel Arbeit dahintersteckt!

Am Samstag haben meine MVP Kollegen Thomas Gölles und Stefan Bisser erstmals ganz unspektakulär ein neues Projekt “Mr.OneDrive’s BOT” den Teilnehmern präsentiert. Hier könnt Ihr mehr erfahren und sehen. 4 Minuten Zeit ist das Video lang. Ragnar Heil auch gleich einen Podcast eingespielt und noch am Samstag veröffentlicht. Hört einfach mal rein, sind keine 10 Minuten Zeit, die Ihr investieren müsst.  Und wer an der Preview von Mr.OneDrive’s Bot teilnehmeen möchet, muss sich nur ein paar Fragen beantworten

Am frühen Nachmittag habe ich dann den Administratoren erzählt, warum und was es mit den Gruppenrichtlinien für OneDrive auf sich hat. Heir gibts das Slidedeck.

Danke an alle Teilnehmer … und bis zum nächsten Jahr

 

Daniel and his organizational team called and many followed the call. Participants and speakers came to Bremen on Friday to follow the many lectures and workshops.

A huge thank you for the work on site. Because if you have never organized such an event, you don’t even know how much work is involved!

On Saturday my MVP colleagues Thomas Gölles and Stefan Bisser presented a new project “Mr.OneDrive’s BOT” to the participants for the first time in a very unspectacular way. Here you can learn and see more. The video is 4 minutes long. Ragnar Heil also recorded a podcast and released it on Saturday. Just listen, there are not 10 minutes that you have to invest. And if you want to take part in the preview of Mr.OneDrive’s Bot, you only have to answer a few questions

In the early afternoon, I told the administrators why and what the OneDrive Group Policies are all about. Heir there is the sliding deck.

Thanks to all participants … and see you next year

The next step – my personal BOT

2. März 2020 1 Kommentar

Mr.OneDrive's BOT

A few decades have passed. I’ve worked with IT for the past 25 years. In the different areas. Of course I got involved when the Internet came into being. Not at the forefront. But I can still remember the days when HTML was announced. Where every page was created manually. Where there were no templates yet. So I also had my own website. At some point I changed over. On a blog. And I’ve been blogging since October 2010. Now in two languages. More and more about one topic: About the technology of cooperation. Groove, SkyDrive and now OneDrive. So over 950 articles were created. Individual sections that are not able to describe the possibilities and scenarios that differ from many companies. Of course, my blog will find the people who can use a search engine. If you know what they’re looking for. Because searching needs to be learned. At some point Microsoft gave me the nickname Mr.OneDrive. And now everyone knows me under this name around the planet.

But with the many small and large events and conferences, I only ever reach a small number of people. Even less, but more intensive are, of course, all-day OneDrive workshops on site. Not only can I see the question mark in the eyes of the participants here, I can also respond intensively and quickly. Individually. And it doesn’t matter whether the company has 20 or 100,000 employees. Yes, I can be bought.

I don’t need a website (anymore). Because the content is static, it has to be renewed again and again. The maintenance is (very) complex. And actually, the manufacturer should have documentation. And at OneDrive, Microsoft has now published an impressive number of articles at docs.microsoft.com. But how many people do not know exactly what you are looking for when it comes to the interaction of the individual technical components in the collaboration in all its facets. And even a blog cannot help because it only shows individual sections.

Unfortunately, my daily workshops also have a disadvantage because there are too many companies and I unfortunately only speak two languages. But the technology is with the cloud and AI (artificial intelligence) makes it possible to clone myself. Or to take it to the next level. At least as far as my knowledge of working with OneDrive is concerned. And not just in the two languages, but in more than 50 languages. Around the clock. for 24 hours. Because Mr.OneDrive’s bot doesn’t need sleep.

Everyone will be able to install the bot within Microsoft Teams from the Microsoft Store. And then I am ready and willingly provide information. Anytime. In (almost) every language.

Before you start looking, slowly. I still cannot connect the PC to my brain and transfer the thoughts. This will also take a while with bot development. From the idea in July 2019 in a small feedback session with two MVP colleagues, it took a long time before Thomy Gölles and Stephan Bisser confronted me with the first bot prototype at SharePoint Saturday in Munich at the end of November 2019. And I’ve been collecting questions since mid-December. Questions about OneDrive and OneDrive for Business. And write down the answers. Of course with pictures. And links. To my blog. Or to the original documentation from Microsoft. There are still a few stumbling blocks to be cleared out of the way. I’ll write about that too.

There is still a little time left. Until the first version of the bot is ready for testing. Stay tuned and fill out the this form to be one of the first to get the BOT for Microsoft Teams (PreView).

CDC Germany 2020 – Cloud & Datacenter Conference Germany

24. Februar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

01 OneDrive

Für mich ist es das dritte Mal. Das dritte Mal in Hanau. Dieses Jahr am 13.&14. Mai 2020. Ich freue mich, als Sprecher mit dabei zu sein. Natürlich zum Thema OneDrive. Der genaue Vortragstitel lautet:

 

Is OneDrive really Enterprise ready?

 

Keine Angst, ich Der Vortrag wird in deutscher Sprache gehalten. Also dann mal gleich registrieren.

UserVoice: Save and Restore current OneDrive configuration

20. Februar 2020 1 Kommentar

UserVoice: Save and Restore current OneDrive configuration

Your harddisc has crashed. After the replacement you have to install your OneDrive Pesronal and OneDrive for Business and all the diffrent connections manually. Same procedure, if you got a new device.

 

OneDrive for Business

And you know, there are a lot of settings:

  • Start OneDrive automatically when I sign in to windows
  • Automatically pause sync when this device is on a metered network
  • Display notifications when people share with me
  • Warn me before removing files from the cloud
  • Notify me when sync is auto-paused
  • Save space and download files as you use them

for each account/location: Choose folders settings

Manage Backup

  • Upload rate
  • Download rate
  • Use Office applications to sync Office files that I open
  • Sync conflicts
  • Insider version
    Yes, several settings may be controlled via group Policies, but not all .

    OneDrive Personal (Consumer)

  • Choose folders
  • Personal Vault Lock time
  • Photos and videos
  • Screenshots
  • Upload rate
  • Download rate
  • Use Office applications to sync Office files that I open
  • Sync conflicts

 

User Voice request:

Save and Restore the configuration to the cloud

client Save/restore  from cloud
OneDrive for Business ODFB Configuration  with device id
OneDrive Personal Onedrive Configuration: with Device ID

 

      This could save so much time, individuals or enterprise companies.

OneDrive Issues with Windows 10 Insider 19564.1005

15. Februar 2020 3 Kommentare

Windows 10, Build 19564.1005, OneDrive Bug

This is only for people, using Windows 10 in the Insider channel (19564.1005).OneDrive (Next generation Sync Client) does not work anymore. It starts, you find the app in Taskmanager, but then it consumes up to 35% CPU power, no Icon established in the notification area. You got no error message.

So for me it looks for an authentification error, and there is no workaround this time.
Microsoft has to be informed about this bug.

If You work (heavy) with OneDrive, you should not install  this Isider Build of Windows 10 or go back to the old version of Windows 10.

[Update 02/16/20]

So I got some information from friends around the globe. The only way is hard, and you need a Office Insiders version of your Sync client with the version 20.033.0213.0001. But if you have this version of OneDriveSetup.exe, you got an error, which says, you cannot install it, bevore you have deinstalled the old version. Means Deinstall the old version AND the configuration. And then you have to configure your stuff manually.


[Update 02/20/20]

Microsoft has shown reaction. in two diffrent ways. First, the OneDrive Product Group has published a new Version of the Next Generation sync Client: 20.028.0206.0003 and Second, the supposed culprit, The Windows Insider Version with the number 19564.1005 will be replaced with 19569.1000. And here OneDrive is running again.

Comments:

Why Does Microsoft bring a new Windows Insider Version on a friday?

European Collaboration Summit 2020

7. Februar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

European Collaboration Summit 2020

150 speakers from 24 countries, 150 Sessions, 30 Microsoft well know Speakers from Microsoft Corporation, 104 MVPs, 13 Reginal Directors, 7 Certified Masters and 50 new Speakers. Wow

The biggest Community event in Europe. in Wiesbaden. 08-10 June 2020. And I’m speak there. About OneDrive, what else.

B2B Sync – The surpreme discipline of synchronization

Interested? Reserve your spot and register now, Cu you there in June?

mbuf Jahreskongress 2020 in Karlsruhe

6. Februar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

mbuf Jahreskongress 2020  in Karlsruhe

Für mich ist es bereits das dritte Mal. Und zum zweiten Mal auf dem Messegelände in Karlsruhe. Der Jahreskongress der mbuf. Am 12.&13.5.2020. Dieses Jahr werde ich am zweiten Tag die Königsdisziplin der Synchronisation mit OneDrive vorstellen. B2B Sync.

Die Königsdiziplin der Synchronisation mit OneDrive

Also ein bisschen Azure, PowerShell, SharePoint Online und Synchronisation. Mit Live Demo.

Also schon einmal im Kalender die Tage reservieren. Demnächst gibt es dann das komplette Programm des mbuf Jahreskongress 2020.

Man sieht sich dort?

Collab365 GlobalCon1| 2nd–6th of March – Online

5. Februar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

Collab365 #Globalcon1 - OneDrive

A big conference week from 2nd to 6th of March. You do not have time or money for a journey? Don’t worry. It’s an online conference. If you want to see some sessions? Please register here right now.

I’m speaking about OneDrive, SharePoint and external organizations, have a demo in Azure, using PowerShell

SharePoint & Office 365 Saturday Warsaw 2020

4. Februar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

SharePoint & Office 365 Saturday Warsaw 2020

Its not only a SharePoint Saturday. It’s a combination of SharePoint and Office 365. And it will be start on 4th of April 2020. So it’s a good idea, to attend this event. Don’t hesitate to register now. Oh yes, I forgot: I’m also attend this event an will speak (most for the ladies) about

The Cloud in my handbag

 

For the men, who have no handbag with them: I will sign my autograph cards. So no reason, not to register and attend my session. Mr.OneDrive is in town! Cu you there?

SharePoint Saturday Bremen am 29.02.2020

3. Februar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

02 SPS Bremen

Eigentlich muss es SharePoimnt Saturday North Germeny/Bremen 2020 lauten, der mittlerweile zum 3. Mal stattfindet. Und der eigentlich am Freitag beginnt. Mit Workshops. Damit haben sich in Deutschland mit Bremen, Köln und München drei Städzte etabliert, die längst nicht mehr nur das Thema SharePoint abdecken, sondern alle Facetten von Office 365 beleuchten.

Mein Thema wird dieses Jahr in Bremen

OneDrive Group Policies – Not only for The Enterprise

lauten. Dies ist ein Thema, welches ich zum ersten Mal in Orlando auf der Ignite 2019 bei Mirosoft zeigen durfte. jetzt heißt es also registrieren und in meine Session kommen, damit Ihr mitbekommet, was Microsoft in Sachen Gruppenrichtlinien so drauf hat. Es gibt auch die OneDrive TOP 10  bei den Gruppenrichtlinien.

OneDrive for Business | Request files

24. Januar 2020 2 Kommentare

Request Files: OneDrive for Business

Request files only works with OneDrive for Business. Not in OneDrive (Personal). Not for various SharePoint Online document libraries. I asked Microsoft about it, and there are plans to make it available for SharePoint libraries as well. Unfortunately there is no point in time when we can count on it. Maybe you want to see how often this function is used.

But why is it going here at all?

I can easily ask one or more people to send me files about an operation. Since the initiation happens from the web browser interface, I don’t even have to bother my email client. The recipient (s) will then receive an email and then have the option of uploading files. the recipient has no access to my OneDrive for Business. But I don’t have to look it up either because I get a message when the recipient has uploaded files.

Each person you invite can upload one or more files. The recipient of the invitation does not need to have an Office365 or OneDrive for Business.

What access is it in my tenant

The access is entered as a guest contributor in my OneDrive and corresponds to an anonymous link, which is only suitable for an upload. However, this means that external access must be allowed. Furthermore, we do not need to worry, the link will be closed automatically when the time specified by the administrator has expired. I as the inviter have no influence on this, I can only reduce the time to the extent that the administrator has given me. The limit is currently 730 days, which corresponds to 2 years. While I can reduce the days given by the administrator for anonymous links, this is as described above, when requesting files it is not possible directly, can only be reduced after sending. (see options)

Can I forward the link?

Yes, since it is an anonymous link, the recipient also has access and can also upload files.

Are there restrictions on the upload?

Not with the file names, because the original file receives a prefix with first name_ last name, so “8.png” becomes “Sabrina_Versuch_8.png”. Since the user does not see what he uploaded in a previous session, the problem naturally arises when a file is uploaded a second time. The original, already uploaded file is not overwritten, but is supplemented by a numerical extension in the file name.

Otherwise the same restrictions apply, e.g. The 15 GB size limit is still in effect, which will eventually increase to the 100 GB that was announced at Ignite 2019 in Orlando.

Execution:
Steps for those who want to send the invitation

Inivite

Invitation: step by step

Switch to the browser and call OneDrive (for Business).

  • Select a folder of your choice
  • Click Request Files
  • To distinguish different invitations, enter a description
  • Click on Continue
  • Now you can copy the invitation link OR
  • enter one or more email addresses.
  • Additional text helps participants to read the mail as to what needs to be done.
  • By clicking on Done, the invitation email will be sent.

Optional: change the link validity period

During the invitation process I have no influence on the validity of the invitation and the upload process. I can do this immediately after shipping.

Basically, the administrator has the option to set a restriction for anonymous links for the entire tenant, from when a link loses its validity. The maximum time is currently 730 days. While I can reduce the days given by the administrator for anonymous links, and that when generating a link, Microsoft has forgotten this step for the request link, or they wanted to make the process as easy as possible.

Change Date

Steps to change the date

  • Select the folder
  • Click on Detail: [I] in the top right
  • Click on “Manage access”
  • Click on the 3 dots behind the link for upload
  • The upload link moves up
  • Click on the date
  • Change the date
  • Click on Save
  • Confirm the POP Up window

 

Steps for whoever receives the invitation

Reciever

Receiver: step by step

  • You will receive an invitation email
  • Click Choose Files.
  • If you are not logged in, two additional fields with first and last names appear
  • These are used for identification and are attached to the data name as a prefix
  • Click Upload

If an error occurs during the upload, you will receive an error message:

Request Files;Error message during Upload:

As long as the link is active, you can repeat the process via the original email you received.

 


 

Last but not least: Those who sent the invitation will also receive a message in their mailbox after the successful upload:

Message in Inviers mail box Message in Inviers mail box

 

Summary:

Great feature, you can ask others to upload files without worrying about security. Unfortunately, anonymous links (everyone) are blocked at some companies.

Three wishes for Microsoft:

please implement the “shortening the time span” in the process
Also allow “specific people”.
Incorporation of the process not only in OneDrive for Business, but every library
source

Source

OneDrive for Business | Anfordern von Dateien

23. Januar 2020 4 Kommentare

Anfordern von Dateien

Klingt in der deutschen Sprache etwas holprig. “Request Files” ist die englische Bezeichnung.  Derzeit funktioniert das nur mit OneDrive for Business. Nicht in OneDrive (Personal). Nicht für diverse SharePoint Online Dokument Bibliotheken. Ich habe bei Microsoft nachgefragt, und es existieren Pläne, die Funktion auch bei SharePoint-Bibliotheken zu Verfügung zu stellen. Leider es gibt keinen Zeitpunkt, wann wir damit rechnen können. Viellicht möchte man erst einmal sehen, wie häufig diese Funktion angewandt wird.

Aber warum geht es hier überhaupt?

Ich kann hier auf einfache Art ein oder mehrere Personen auffordern, mir Dateien zu einem Vorgang zu senden. Da die Initierung aus dem Web-Browseroberfläche passiert, muss ich nicht einmal meinen EMail-Client bemühen. Der oder die Empfänger erhalten dann eine Mail und haben anschließend die Möglichkeit Dateien hochzuladen. der Empfänger hat dabei keinen Zugriff auf mein OneDrive for Business. Ich muss aber auch nicht nachschauen, denn ich bekomme eine Nachricht, wenn der oder die Empfänger Dateien hochgeladen haben.

Jede Person, die sie einladen, kann eine oder mehrere Dateien hochladen. Der Empfänger der Einladung muss weder ein Office365 noch OneDrive for Business haben.

Um welche Zugriff handelt es sich in meinem Tenant

Der Zugriff wird als Gast-Contributor in meinem  OneDrive eingetragen und entspricht einem Anonymen Link, der aber nur für einen Upload geeignet ist. Das bedeutet aber, dass externer Zugriff erlaubt sein muss. Desweiteren brauchen wir uns auch keine Gedanken machen, der Link wird automatisch geschlossen, wenn die durch den Admínistrator vorgegeben Zeit abgelaufen ist. Ich als Einlader habe darauf keinen Einfluß, kann die Zeit auch nur in dem Maße verringern, die mir der Administrator vorgegeben hat. Als maximale Zeit sind derzeit 730 Tage, das entspricht 2 Jahre, die Begrenzung. Währed ich bei anonymen Links die vom Administrator vorgegebene Tage reduzieren kann, ist das wie oben beschrieben, bei der Anforderung von Dateien nicht direkt möglich, kann erst nach dem Versand reduziert werden. (siehe Optionen)

Kann ich den Link weiterleiten?

Ja, da es sich um einen anonymen Link handelt, hat der Empfänger dann ebenfalls Zugriff, und kann ebenfalls Dateien hochladen.

Gibt es Restrktionen beim Upload?

Nicht bei den Dateinamen, denn die Urspungsdatei erhält einen prefix mit Vorname_Nachname, also aus “8.png” wird “Sabrina_Versuch_8.png”. Da der Anwender nicht sieht, was er in einer vorherigen Sitzung hochgeladen hat, besteht natürlich das Problem, wenn eine Datei ein zweites Mal hochgeladen wird. Die ursprüngliche, schon  hochgeladene Datei wird nicht überschrieben, sondern durch eine numerische Erweiterung im Dateinamen ergänzt.

Ansonsten gelten die gleichen Einschränkungen, also z.B. gelten derzeit immer noch die Größenbeschränkungen von 15 GB, was irgendwann zu den auf der Ignite 2019 in Orlando groß angekündigten 100 GB erhöht werden wird.

Durchführung:
Schritte für den, der die Einladung versenden möchte

Inivite[4]

Einladung: Schritt für Schritt

Wechseln in den Browser und rufen Sie OneDrive (for Business) auf.

  • Selektieren Sie einen Ordner Ihrer Wahl
  • Klicken Sie auf Anfordern von Dateien
  • Um unterschiedliche Einladungen zu unterscheiden, geben Sie eine Beschreibung ein
  • Klicken sie auf weiter
  • jetzt können Sie den Einladungslink kopieren ODER
  • geben Sie ein oder mehr EMail-Adressen ein.
  • Zusätzlicher Text  hilft den Teilnehmern beim Lesen der Mail, was zu tun ist.
  • Mit Klick auf Done wird die Einladungs-Mail vesendet.

Optional: Ändern des Link-Gültigkeitszeitraumes

Während des Einladungsprozess habe ich auf Gültigkeit der Einladung und des Upload Prozesses keinen Einfluß. Dies kann ich aber unmittelbar nach dem Versand durchführen.

Grundsätzlich hat der Administrator die Möglichkeit, für den kompletten Tenant, eine Einschränkung für anonyme Links festzulegen, ab wann ein Link seine Gültigkeit verliert. Die maximale Zeit sind derzeit 730 Tage. Während ich bei anonymen Links die vom Administrator vorgegebene Tage reduzieren kann, und das bei der Generierung eines Links, hat Microsoft diesen Schritt beim Anfoderungslink vergessen, bzw sie wollten den Prozess so einfach wie möglich machen.

Change Date

Schritte zum Ändern des Datums

  • Selektieren Sie den Ordner
  • Klicken Sie aif Detail: [I] rechts oben
  • Klicken sie auf “Manage access”
  • Klicken Sie auf die 3 Punkte hinter dem Link für Upload
  • Der Upload Link wandert nach oben
  • Klicken Sie auf das Datum
  • Ändern Sie das Datum
  • Klicken Sie auf Save
  • Bestätigen Sie das POP Up Fenster

 

Schritte für den, der die Einladung erhält Reciever

Empfänger: Schritt für Schritt

  • Sie erhalten eine Einladungs-Mail
  • Klicken Sie auf Dateien auswählen.
  • Sind Sie nicht angemeldet, erscheinen zusätzliche zwei Felder mit Vor- und Zunamen
  • Diese dienen zur Identifizierung und werden als Prefix dem Datenamen angehängt
  • Klicken Sie auf Hochladen
    Sollte Beim Upload ein Fehler passieren, erhalten Sie eine Fehlermeldung:
    Fehlermeldung beim Upload

Solange der Link aktiv ist, kann man über die ursprüngliche erhaltene EMail den Vorgang wiederholen.


Zu guter Letzt: Derjenige der die Einladung versendet hat, erhält nach dem erfolgreichen Upload über sein Postfach ebenfalls eine Mitteilung:

Rückmeldung im eigenen Postfach

Rückmeldung im eigenen Postfach

Zusammenfassung:

Tolle Funktion, man kann, ohne sich über Sicherheit große Gedanken zu machen, Andere zum Upload von Dateien auffordern. Leider sind anonyme Links (Jeder)  bei manchen Firmen gesperrt.

Drei Wünsche an Microsoft:

  • bitte implementiert die “Verkürzung der Zeitspanne” in den Prozess
  • Lasst auch “Bestimmte Personen” zu.
  • Einbinden des Prozesses nicht nur in OneDrive for Business, sondern jede Bibliothek
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