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Add To OneDrive – the next step
In the long term, Microsoft is launching the next generation of synchronization with "Add to OneDrive". The idea of synchronization, which is the basic element of collaboration, has its limitations, which has led to extensive reorganizations of SharePoint libraries at some Microsoft 365 customers. Although the processors of the small devices have become faster and faster, we are reaching our limits with very many files. With Windows 10, build 1709, "Files on demand" has been introduced. This function accelerated the synchronization of large libraries considerably, because in principle only the entries of the file name had to be transferred. The actual content remains in the cloud, but is only one click away before downloading. Nevertheless, the sync engine had to do a lot, because the local database had to be synchronized with the cloud again and again. But working with Office documents, working simultaneously, is being used by more and more companies and their users. Because the list of different synchronization scenarios is getting longer and longer:
- OneDrive Personal
- OneDrive for Business
- SharePoint Document Libraries
- Local synchronization of folders/files from "Shared with me”
- Backup (KFM: desktop, documents, images)
- Synchronization of further tenants
- B2B Synchronization
- Synchronization of "Add to OneDrive" files
OneDrive Personal
This is an area that should not be underestimated, but is predominantly used by many private users. The synchronization of "Add to OneDrive" has been around here for quite a while, but there is no SharePoint technology behind it. In most companies, and this is also my advice, the use of OneDrive Personal is prohibited and can be prevented by group policies.
OneDrive for Business
I refer to this area as an enlarged hard disk using SharePoint technology. But it depends on how administrators and CIO’s see it. There are two camps here. One is the opponents, who don’t want to see their own silos of information of the employees. Everyone should always work in a team. But since people and their way of life and work are different, the second way of giving everyone the freedom they need to fulfill their function in the company is much more common. And as we can see, the synchronization of "Add to OneDrive" starts right there.
SharePoint Document Libraries
Here you will find different libraries, and due to lack of expertise often wrongly migrated. Wrong in the sense of: Everything that we have used in the file server for years must be stored in the same way in SharePoint. And you would not believe what has accumulated in the file servers over the years. Administrators often no longer know who and why different permissions were created in the file server. And then migrated everything into a document library in the cloud. The experts‘ advice to have the content of the file servers examined by the business departments is often ignored due to a lack of time. The migration specialists themselves now have wonderful tools at hand, but you can’t examine the content of the file servers yourself. As a result, many files that are no longer needed also end up in the cloud. The specifications of the number of documents in these SharePoint Online document libraries are not exhausted. And many unfortunately do not know the most important number of "OneDrive Synchronization". 300000 files. The condition that everything should look like in the file server causes problems later. Due to a lack of user acceptance and training, the administrators then use Group Policy and automatically add this library to OneDrive. But this group policy also has limitations that are worth knowing. Fortunately, there are "Files on demand" so that the capacity of the local hard drives is not exceeded. Unfortunately the synchronization on the local devices costs CPU power. The more employees work on documents, even if they are not needed by others and "have to be synchronized". And the more files are synchronized, the more CPU power is consumed and at some point the synchronization stumbles. And this is exactly where "Add to OneDrive" comes in.
Local synchronization of folders from "Shared with me”
This is the ability to synchronize folders and files that an internal or external user has given me as a share on my device. I don’t have to work in the browser anymore, changes of the other user are synchronized on my device. But here we have to distinguish whether it is an internal or external user.
External user
Since "Add to OneDrive" does not support cross-tenant synchronization, local synchronization is the only choice for external users. You can still do this, but you have to be aware that this is only valid for one device when you set it up. If you use multiple devices, you have to configure this on each device individually. This has advantages and disadvantages that you have to weigh up. So if I exchange my data with e.g. my accountant, i.e. external user, I might not want to synchronize this data on my demo device.
Internal user
The advantages or disadvantages described for external users I can also apply here. But since "Add to OneDrive" is always passed through on all devices, I have to consider if I want to do that.
If you want to switch from ‚Local synchronization of folders/files from "Shared with me" to "Add to OneDrive" you have to undo the existing synchronization on all devices first, otherwise errors will occur.
Backup (KFM: desktop, documents, images)
Smiled at by many, for me the backup of the most important folders, like desktop, documents and pictures of the respective device. What has always been an increased effort for companies (folder redirection, server provision) is now available to Office 365 users. Well, some of them wish to include the remaining folders like videos, music, … Let’s see what Microsoft comes up with. There are several group policies in place for switching to this backup, but the concept should not be used on a voluntary basis in organizations.
Synchronization of further tenants
Here the previously described applies. With the exception of OneDrive Personal. Because here there can only be one. Everyone can create any number of OneDrive Personal, but only one synchronization can be set up on a device. Synchronization with other tenants is also limited to 9. But remember, each Tenant and all folders and files to be synchronized require CPU power. After all, you don’t just want to synchronize, you also want to do some work.
B2B Synchronization
With Cross Tenant Synchronization, or better known as B2B Synchronization, I don’t see any problems, since it is a simple data exchange between known companies. So when I exchange data with an external agency as a marketing employee, it always refers to my area. B2B synchronization is still not used very often, maybe the technical hurdles are too much for the administrators to implement, but there are considerable advantages for both sides in terms of security.
Synchronization of "Add to OneDrive" files
And now the revolution? I am curious what Microsoft will give us for this feature. But again from the beginning:
The existing structures and the large number of files in the SharePoint libraries are putting a lot of CPU load on our small computers despite "Files on demand". With the targeted use of "Add to OneDrive", the employees get a configuration possibility to synchronize what is needed now and today. The employee is not interested in where the data is stored in SharePoint. Stop, slowly!
So the selection is made directly in the right SharePoint library via the web browser. Depending on the structure, the employee has to click through many folders to select a folder and with one click synchronize this folder on all his devices. The unfolding of the folders marked with a special icon can be done in the web browser, Windows Explorer, Mac File Finder or in the app of iOS or Android. Then the shortcuts are resolved and the files are deleted on all devices, but not at the source, i.e. SharePoint Online. This makes the whole concept much more flexible but the users still need to know the structure because adding can only be done in the Web browser.
From Microsoft’s point of view for the users, it saves bandwidth and CPU resources, the sync engine has no problems with all the work it has to do, there are fewer problems. However, it is not known yet if administrators will be able to control changes via group policy. I don’t believe this though, because "Add to OneDrive" is designed for different working styles. However, this requires that employees, especially with SharePoint document libraries with many files, have knowledge about their structure. On the other hand, administrators also have the possibility to restructure libraries, create better transitions in the folder structure for long-term projects and then use "Add To OneDrive" to circumvent the known restrictions. However, I noticed a few little things:
If you haven’t already done so, activate "Files on Demand". Not just manually, but as group policy for all users in your organization.
First try
Take a SharePoint document library in the Web browser that you have not synchronized on any of your devices. Select a folder and then click on "Add shortcut to ‚my files‘". Then switch to the Windows Explorer and you will find the folder with the name and the new icon. If you have installed the OneDrive app on your phone, you can see the folder with the name there as well. The shortcut will appear on all devices and the files will be synchronized.
Tip:
Rename the folder name in Windows Explorer. The renaming is also displayed on all your devices, but not in the file origin.
Also try the resolution: In Windows Explorer, right-click on the folder and then click "Remove Shortcut". This will remove the shortcut and files on all your devices. In the cloud, however, the files are still retained.
Work flawlessly with SharePoint Online libraries
Before you use the "Add to OneDrive" function with real SharePoint libraries, please make sure that these libraries have not already been synchronized in the old, conventional way. This has to be resolved first. In the OneDrive settings (right-click on the OneDrive icon), locate the synced library and click Stop Sync. After an additional message, remove the out-of-sync files in Windows Explorer, because they are not deleted!
If you have synchronized this SharePoint library on multiple devices, repeat the above procedure. Only when this synchronization is removed on all devices can you switch to the Web browser of your choice and perform the shortcut process described above, and all devices will sync.
Tip:
What happens if one of my devices is off?
The answer is simple: First of all, nothing. Only when the device is started, the synchronization will be done automatically.
Tip:
what happens if I forget to cancel the "old" synchronization on one of my devices?
Well, the computer reports an error, because a synchronization is already taking place. But if I cancel the existing synchronization afterwards, the link will not appear in my OneDrive for Business. Not even after restarting the app or rebooting the computer. When I asked the Microsoft OneDrive product group I was told that the link will already appear, but only after several days. In general "Add to OneDrive" is not yet available everywhere. As in many other parts, this function is rolled out in waves.
Tip:
For a certain period of time administrators will be able to disable "Add to OneDrive" for their organizations. This temporary option is available to administrators so that they can easily perform the necessary change management. Microsoft will inform you before removing this option to disable the feature. This is done via PowerShell. If you choose to opt-out, use the Set-SPOTenant command through Admin PowerShell.
The command is Set-SPOTenant -DisableAddShortcutsToOneDrive $true
If the "Add To OneDrive" function is disabled, the command to add folders is removed; all folders already added remain on the user’s computer
Summary
[12/17/2020]
The problem described on 12/16/2020 now only causes problems in Windows Explorer. It has something to do with locking of files. Before Microsoft rolls out a new algorithm next year, there is a simple workaround:
1) Go directly into OneDrive (for Business).
2) Click on My Files
3) Select the folder with the shortcut
4) In the menu you can now click on "Remove".
Alternatively:
1) In your smartphone, select the folder.
2) mark the 3 points
3) Click on remove
Important: It may happen that the removal in Explorer takes a while!
[12/16/2020]
You have already played with the function? Great. But since yesterday the function "Remove ShortCut", i.e. resolving a shortcut does not work anymore. But this is only temporary.
[12/09/2020]
The "Add to OneDrive" function is currently rolled out. This means that the functionality is available on the web pages, but e.g. synchronization is not yet done. According to Microsoft, this may continue for a while.
"Add to OneDrive" brings a new way to speed up synchronization. It is no longer necessary to transfer all data of a SharePoint library. With a clever setup, even very large SharePoint libraries can be synchronized in parts to the users. The limit of 300000 files remains however. Administrators must be aware that the structure of the SharePoint Online document libraries may have to be changed or even restructured. OneDrive synchronization is not an asynchronous network drive that allows any number of files to be transferred from the cloud to individual computers. However, the principle remains that OneDrive is the foundation of collaboration. However, this also requires the administrators of the organizations to rethink.
References:
Microsoft, Ankita Kirti Blog Post
Microsoft OneDrive product group
My Blog post: Add To OneDrive global aivalable
My Blog Post: Add OneDrive with issues
Add To OneDrive – der nächste Schritt
Microsoft startet mit “Add to OneDrive” langfristig die nächste Generation der Synchronisation. Die Idee der Synchronisation, die das Grundelement der Zusammenarbeit darstellt, hat nämlich Ihre Grenzen, die bei einigen Microsoft 365 Kunden zu umfangreichen Umorganisierungen der SharePoint Bibliotheken geführt hat. Obwohl die Prozessoren der kleinen Geräte immer schneller geworden sind, stoßen wir bei sehr vielen Dateien an die Grenzen. Mit Windows 10, Build 1709 hielt dann zwar “Dateien auf Abruf” Einzug. Diese Funktion beschleunigte die Synchronisation großer Bibliotheken erheblich, weil im Prinzip ja nur die Einträge des Dateinamens übertragen werden mussten. Der tatsächliche Inhalt verbleibt in der Cloud, ist aber nur ein Klick entfernt vor dem Herunterladen. Trotzdem musste die Sync-Engine viel leisten, denn der Abgleich der lokalen Datenbasis mit der Cloud muss ja immer wieder vorgenommen werden. Die Zusammenarbeit mit Office Dokumenten, das gleichzeitige Arbeiten wird aber bei immer mehr Firmen und ihren Benutzern eingesetzt. Denn die Liste der verschiedenen Synchronisations-Szenarien wird immer länger:
- OneDrive Personal
- OneDrive for Business
- SharePoint Dokument Bibliotheken
- Lokale Synchronisation von Ordnern/Dateien von "Mit mir geteilt”
- Sicherung (KFM: Desktop, Dokumente, Bilder)
- Synchronisation weiterer Tenants
- B2B Synchronisation
- Synchronisation von "Add to OneDrive" Dateien
OneDrive Personal
Nicht zu unterschätzender Bereich, der aber überwiegend von vielen Privatanwendern genutzt wird. Die Synchronisation von “Add to OneDrive” gibt es hier schon eine ganze Weile, aber hier liegt aber auch keine SharePoint Technologie dahinter. In den meisten Firmen, und das ist auch mein Ratschlag, wird das Verwenden von OneDrive Personal untersagt und kann mittels Gruppenrichtlinien unterbunden werden.
OneDrive for Business
Ich bezeichne diesen Bereich als vergrößerte Festplatte mit Hilfe von SharePoint-Technologie. Es kommt aber darauf an, wie Administratoren und CIO’s dies sehen. Hier gibt es zwei Lager. Die einen sind die Gegner, die keine eigenen Informations-Silos der Mitarbeiter sehen wollen. Alle sollen immer im Team arbeiten. Da aber die Menschen und ihre Lebens- und Arbeitsweise unterschiedlich sind, ist die zweite Art, jedem den Freiraum zu geben, den er braucht, um seine Funktion in der Firma auszufüllen, weit mehr verbreitet. Und wie wir sehen, setzt die Synchronisation von “Add to OneDrive” genau da an.
SharePoint Dokument Bibliotheken
Hier findet man unterschiedliche Bibliotheken, und mangels fehlenden Fachwissens oftmals auch falsch migriert. Falsch im Sinne von: Alles was wir im File Server über Jahre benutzt haben, muss genau so auch im SharePoint abgelegt werden. Und man glaubt gar nicht, was sich in den File Servern im Laufe der Zeit so angesammelt hat. Oft wissen die Administratoren gar nicht mehr, wer und warum unterschiedliche Berechtigungen im File Server angelegt worden waren. Und dann alles in eine Dokumentenbibliothek in die Cloud migriert. Der Ratschlag der Experten, den Content der File-Server von den Fachbereichen zu untersuchen, wird mangels Zeitaufwandes oftmals ignoriert. Die Migrationsspezialisten selbst haben heute mittlerweile wunderschöne Werkzeuge zur Hand, aber Sie selbst können ja den Content der Fileserver nicht untersuchen. So landen viele nicht mehr benötigte Dateien auch in der Cloud. Die Spezifikationen der Anzahl der Dokumente in diesen SharePoint Online Dokument Bibliotheken werden nicht ausgereizt. Und viele kennen leider nicht die wichtigste Zahl der “OneDrive Synchronisation” nicht. 300000 Dateien. Durch die Bedingung, alles soll wie im File Server aussehen stoßen wir später auf Probleme. Mangels nicht vorhanden Benutzerakzeptanz und Schulung greifen die Administratoren dann zum Mittel der Gruppenrichtlinie und fügen diese Bibliothek dann automatisch zu OneDrive hinzu. Diese Gruppenrichtline hat aber auch Einschränkungen, die man kennen sollte. Zum Glück gib es ja “Dateien auf Abruf”, so dass die Kapazität der lokalen Festplatten nicht gesprengt werden. Leider kostet die Synchronisation auf den lokalen Geräten CPU-Power. Denn je mehr Mitarbeiter Dokumente bearbeiten, auch wenn diese von anderen nicht benötigt sind und „müssen abgeglichen werden“. Und je mehr Dateien synchronisiert werden, desto mehr CPU-Power wird verbraucht und irgendwann kommt die Synchronisation ins Straucheln. Und genau hier setzt “Add to OneDrive” an.
Lokale Synchronisation von Ordnern von "Mit mir geteilt”
Dies die Möglichkeit, Ordner und Dateien, die mir ein interner oder externer Benutzer als Freigabe zur Verfügung stellt auf meinem Gerät zu synchronisieren. Ich muss dann nicht mehr im Browser arbeiten, Änderungen des anderen Benutzers werden bei mir auch auf das Gerät synchronisiert. Hier müssen wir jetzt aber unterscheiden, ob es ein interner oder externer Benutzer ist.
Externer Benutzer
Da “Add to OneDrive” keine sogenannte Cross Tenant Synchronisation unterstützt, ist also für externe Benutzer die lokale Synchronisation das einzige Mittel der Wahl. Das kann man immer noch tun, muss sich aber darüber im Klaren sein, dass das nur für ein einziges Gerät gilt, wenn man es einrichtet. Wer mehrere Geräte benutzt, muss das an jedem Gerät einzeln konfigurieren. Das hat Vor und Nachteile, die man abwägen muss. Wenn ich also meine Daten mit z.B. meinem Steuerberater austausche, also externer Benutzer, dann möchte ich vielleicht nicht, dass ich diese Daten auf meinem Demo-Gerät synchronisiere.
Interne Benutzer
Den bei externem Benutzer beschriebenen Vor- oder Nachteil kann ich hier auch übernehmen. Da “Add to OneDrive” aber immer auf allen Geräten durchgereicht wird, muss ich mir überlegen, ob ich das möchte.
Wer von ‚Lokale Synchronisation von Ordner/Dateien von “Mit mir geteilt” auf “Add to OneDrive” umsteigen will, muss zuerst an allen Geräten die vorhandene Synchronisation aufheben, sonst kommt es zu Fehlern.
Sicherung (KFM: Desktop, Dokumente, Bilder)
Von vielen belächelt, für mich die Sicherung der wichtigsten Ordner, wie Desktop, Dokumente und Bilder des jeweiligen Gerätes. Was bei Firmen immer ein erhöhter Aufwand war (Folder Redirection , Server Bereitstellung) steht jetzt den Office 365 Benutzern zur Verfügung. Gut, manche wünschen sich auch die restlichen Ordner wie Videos, Musik, … einzubeziehen. Mal sehen was sich Microsoft da dazu einfallen lässt. Es exisatieren mehrere Gruppenrichtlinien für die Umstellung auf diese Sicherung, das Konzept sollte aber nicht auf freiwilliger Basis in Organisationen eingesetzt werden.
Synchronisation weiterer Tenants
Hier gilt das bisher beschriebene. Mit Ausnahme von OneDrive Personal. Denn hier kann es nur einen geben. Jeder kann sich zwar beliebig viele OneDrive Personal anlegen, an einem Gerät lässt sich jedoch nur eine Synchronisation einrichten. Die Synchronisierung mit anderen Tenants ist ebenfalls auf 9 begrenzt. Denken Sie aber daran, jeder Tenant und alle zu synchronisierenden Ordner und Dateien benötigen CPU Power. Sie wollen ja schließlich nicht nur Synchronisieren, sondern auch noch etwas arbeiten.
B2B Synchronisation
Bei der Cross Tenant Synchronisation, oder besser bekannt als B2B Synchronisation sehe ich keine Probleme, da es sich ja um den einfachen Datenaustausch zwischen bekannten Unternehmen handelt. Wenn ich also als Marketing Mitarbeiter mit einer externen Agentur Daten austausche, bezieht sich das immer auf meinen Bereich. B2B Synchronisation wird leider immer noch nicht oft angewendet, vielleicht sind den Administratoren die technischen Hürden bei der Implementierung zu aufwendig, dabei ist gerade hier für beide Seiten, was Security angeht, erhebliche Vorteile zu erzielen.
Synchronisation von “Add to OneDrive” Dateien
Und jetzt also die Revolution? Ich bin gespannt was Microsoft uns für diese Funktion noch geben wird. Aber noch mal von vorne:
Die vorhandene Strukturen und die große Anzahl von Dateien in den SharePoint Bibliotheken belasten trotz „Dateien auf Abruf“ CPU unserer kleinen Rechner. Mit gezieltem Einsatz von “Add to OneDrive” bekommen die Mitarbeiter eine Konfigurationsmöglichkeit, gezielt zu synchronisieren, was jetzt und heute gebraucht wird. Der Mitarbeiter interessiert es nicht, wo die Daten im SharePoint untergebracht ist. Halt, langsam!
Also die Auswahl erfolgt direkt im der richtigen SharePoint Bibliothek über den Web Browser. Je nach Struktur muss sich der Mitarbeiter durch viele Ordner klicken, um dann einen Ordner zu selektieren und mit einem Klick diesen Ordner auf all seinen Geräten zu synchronisieren. Das Auflösen der mit einem besonderen Symbol versehenen kann im Web Browser, im Windows Explorer, Mac File Finder oder in der App von iOS oder Android erfolgen. Dann werden die Shortcuts aufgelöst und die Dateien auf allen Geräten gelöscht, nicht jedoch im Ursprung, also SharePoint Online. Das macht das ganze Konzept sehr viel flexibler aber die Benutzer müssen trotzdem die Struktur kennen, weil das Hinzufügen nur im Web Browser erfolgen kann.
Aus der Sicht von Microsoft für die Benutzer wird Bandbreite und CPU Ressourcen geschont, die Sync-Engine hat keine Probleme mit all der Arbeit, die sie zu verrichten hat, es treten weniger Probleme auf. Bisher ist aber nicht bekannt, ob Administratoren die Möglichkeit bekommen, Änderungen per Gruppenrichtlinie zu bestimmen. Ich glaube dies allerdings nicht, weil “Add to OneDrive” für unterschiedliche Arbeitsstile geschaffen ist. Dies setzt aber beim Mitarbeiter, gerade bei SharePoint Dokument Bibliotheken mit vielen Dateien, Kenntnisse über deren Aufbau voraus. Auf der anderen Seite haben Administratoren aber auch die Möglichkeit, Bibliotheken neu zu strukturieren, bei langfristigen Projekten bessere Übergänge in der Ordnerstruktur zu schaffen und dann mit “Add To OneDrive” die bekannten Beschränkungen zu umgehen. Ein paar Kleinigkeiten sind mir jedoch aufgefallen:
Falls noch nicht geschehen, aktivieren Sie “Dateien auf Abruf”. Nicht nur manuell, sondern als Gruppenrichtlinie für alle Benutzer Ihrer Organisation.
Erstes Probieren
Nehmen Sie im Web-Browser eine SharePoint Dokument Bibliothek, die sie auf keinem ihrer Geräte synchronisiert haben. Selektieren Sie einen Ordner und klicken Sie dann auf “Verknüpfung zu ‘meine Dateien’ hinzufügen”. Dies ist übrigens der sehr lange Namen, welcher im Menü auftaucht. Wechseln Sie dann in den Windows Explorer Sie finden dann den Ordner mit dem Namen und dem neuen Symbol. Wenn Sie die OneDrive App auf Ihrem Smartphone installiert haben, dann können Sie auch dort den Ordner mit dem Namen sehen. Der Shortcut wird auf allen Geräten angezeigt und die Dateien synchronisiert.
Tipp:
Benennen Sie im Windows Explorer den Ordner-Namen um. Die Umbenennung wird auf allen ihren Geräten ebenfalls angezeigt, nicht aber im Dateiursprung.
Probieren Sie auch die Auflösung: Im Windows Explorer klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und klicken dann auf “Verknüpfung entfernen” Damit werden auf allen Ihren Geräten die Verknüpfung aufgehoben und die Dateien entfernt. In der Cloud aber bleiben die Dateien immer noch erhalten.
Arbeiten ohne Fehler mit SharePoint Online Bibliotheken
Bevor Sie es die “Add to OneDrive” Funktion mit realen SharePoint Bibliotheken vornehmen prüfen Sie bitte vorab, ob diese Bibliothek nicht bereits auf die alte, herkömmliche Art synchronisiert haben. Diese muss nämlich zuvor aufgelöst werden. Suchen Sie in den Einstellungen von OneDrive (Klick auf das OneDrive Symbol mit der rechten Maustaste) die synchronisierte Bibliothek und Klicken Sie dann auf Synchronisierung beenden. Nach einer Zusatzmeldung entfernen Sie im Windows Explorer die nicht mehr synchronisierte Dateien.
Sollten Sie auf mehreren Geräten diese SharePoint Bibliothek synchronisiert haben, wiederholen Sie obigen Vorgang. Erst wenn diese Synchronisierung auf allen Geräten aufgehoben worden ist, können Sie in den Web Browser ihrer Wahl wechseln, und den oben beschriebenen Vorgang der Verknüpfung vornehmen und auf allen Geräten wird die Synchronisierung durchgeführt.
Tipp:
Was passiert, wenn eins meiner Geräte aus ist?
Die Antwort ist einfach: Zuerst einmal nichts. Erst wenn das Gerät gestartet wird, wird die Synchronisierung automatisch nachgezogen.
Tipp:
was passiert, wenn ich vergesse, an einem meiner Geräte die „alte“ Synchronisierung aufzulösen?
Nun, der Rechner meldet einen Fehler, weil ja schon eine Synchronisierung stattfindet. Wenn ich aber die bestehende Synchronisierung im Nachhinein auflöse, wird der Link nachträglich nicht in meinem OneDrive for Business auftauchen. Auch nicht nach einem Neustart der App, bzw. einem Reboot des Rechners. Auf Nachfrage bei der Microsoft OneDrive Produktgruppe wurde mir erläutert, dass der Link schon auftaucht, allerdings erst nach mehreren Tagen. Überhaupt ist “Add to OneDrive” noch nicht überall verfügbar. Wie in vielen anderen Teilen, wird diese Funktion in Wellen ausgerollt.
Tipp:
Für einen gewissen Zeitraum werden die Administratoren in der Lage sein, “Add to OneDrive” für ihre Organisationen zu deaktivieren. Diese vorübergehende Wahlmöglichkeit steht den Administratoren zur Verfügung, damit sie das erforderliche Änderungsmanagement problemlos durchführen können. Microsoft wird Sie informieren, bevor sie diese Option zur Deaktivierung der Funktion entfernen. Dies geschieht per PowerShell. Wenn Sie sich für Opt-out entscheiden, verwenden Sie den Befehl Set-SPOTenant über Admin PowerShell. Der Befehl lautet Set-SPOTenant -DisableAddShortcutsToOneDrive $true
Wenn die Funktion “Add To OneDrive” deaktiviert ist, wird der Befehl zum Hinzufügen von Ordnern entfernt; alle bereits hinzugefügten Ordner bleiben auf dem Computer des Benutzers
Zusammenfassung
[17.12.2020]
Das am 16.12.20 beschriebene Problem bereitet nur noch im Windows Explorer Probleme. Das hat etwas mit Sperren von Dateien zu tun. Bevor Microsoft im nächsten Jahr einen neuen Algorhytmus ausgerollt, gibt es einen einfachen Workaround:
1) Wechseln Sie direkt in OneDrive (for Business)
2) Klicken Sie auf Meine Dateien
3) Selektieren Sie den Ordner mit der Verknüpfung
4) Im Menü können Sie jetzt auf “Entfernen” Klicken
Alternativ:
1) Selektieren Sie in Ihrem Smartphone den Ordner.
2) markieren sie die 3 Punkte
3) Klicken Sie auf entfernen
Wichtig: Es kann vorkommen, das das Enfernen im Explorer etwas dauert!
[16.12.2020]
Sie haben schon mit der Funktion gespielt? Super. Aber seit gestern funktioniert die Funktion “Remove ShortCut”, also das Auflösen eines Shortcuts nicht mehr. Dies ist aber nur temporär.
[09.12.2020]
Die Funktion “Add to OneDrive” wird derzeit ausgerollt. Dies bedeutet, dass zwar auf den Web Seiten die Funktionlität vorhanden ist, aber z.B. noch keine Synchronisierung stattfindet. Lt. Microsoft kann sich das auch noch eine Weile andauern.
“Add to OneDrive” bringt eine neue Möglichkeit, die Synchronisation zu beschleunigen. Es müssen nicht mehr alle Daten einer SharePoint Bibliothek übertragen werden. Damit lassen sich, bei geschicktem Aufbau auch sehr große SharePoint Bibliotheken in Teilen zu den Anwendern synchronisieren. Das Limit von 300000 Dateien bleibt aber bestehen. Administratoren müssen sich aber im Klaren sein, dass unter Umständen der Aufbau der SharePoint Online Dokument Bibliotheken geändert werden müssen, oder sogar neu strukturiert werden müssen. Es bleibt auch dabei, die OneDrive Synchronisation ist kein asynchrones Netzwerklaufwerk, bei dem beliebig viele Dateien von der Cloud auf einzelne Rechner übertragen werden können. Bestehen bleibt aber der Grundsatz, dass OneDrive die Grundlage der Zusammenarbeit ist. Dafür müssen aber auch die Administratoren der Organisationen umdenken.
Referenzen:
Microsoft, Ankita Kirti Blog Post
Microsoft Produktgruppe OneDrive
Eigener Blog Add to OneDrive Global verfügbar
Eigener Blog Add To OneDrive | Probleme
OneDrive | Add to OneDrive global available
Our American friends make it easy for themselves. They write "Add to OneDrive", but it should actually be called "Add Shortcut to My Files". Whatever. This feature has been available globally since December 2, 2020. See Ankita Kirti’s blog post.
Now everyone can use this function. Also the temporary locked function, the ‘Synchronization of a folder shared with me‘ is now possible again.
Once again the differences:
who sent me the Sharing?
| Add shortcut to My Files | Synchronization (how does this work?) |
|
| External user | No | Yes |
| Internal user | Yes | Yes |
I have several devices. Does this affect the devices?
| Add shortcut to My Files |
When we add a shortcut in the browser, it will be displayed in all my devices. Even on mobile devices like iPhone and Android. A resolution (remove the shortcut from "My files") is also done on all my devices. The files are also automatically removed from all devices. |
| Synchronization | Only affects the device on which I set up synchronization. Other devices are not affected |
You can read the details in my former blog post.
OneDrive | Verknüpfung zu Meine Dateien global verfügbar
Unsere amerikanischen Freunde machen es sich einfach. Sie schreiben “Add to OneDrive”, aber es müsste eigentlich “Add Shortcut to My Files” heissen. Wie auch immer. Seit dem 2.12.2020 ist diese Funktion global verfügbar. Siehe Ankita Kirti’s Blog Post in englischer Sprache.
Damit kann jetzt jeder diese Funktion benutzen. Auch die temporär gesperrte Funktion, die ‘Synchronisation eines mit mir geteilten Ordners’ ist jetzt wieder möglich.
Noch einmal die Unterschiede:
wer hat mir eine Freigabe gesendet?
| Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen | Synchronisation (wie funktioniert das?) |
|
| Externer Benutzer | Nein | Ja |
| Interner Benutzer | Ja | Ja |
Ich habe mehrere Geräte. Wirkt sich das auf die Geräte aus?
| Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen | Wenn wir im Browser einen Verknüpfung hinzufügen, wird dies in allen meinen Geräten angezeigt. Auch auf mobilen Geräte wie iPhone und Android.
Ein Auflösung (Verknüpfung aus “Meine Dateien” entfernen) erfolgt ebenfalls auf allen meinen Geräten. Die Dateien werden auch automatisch von allen Geräten entfernt. |
| Synchronisation | Wirkt sich nur auf dem Gerät aus, an dem ich die Synchronisation einrichte. Andere Geräte werden damit nicht betroffen |
Im Einzelnen kann man das in meinem früheren Blog Post nachlesen.
OneDrive | Update: Exclude specific kinds of files from being uploaded
[Supplement 23.11.2020]
This is a post to a blog post from 11/16/20. Please read here first
Documentation
The Microsoft documentation on Group Policy "Exclude certain file types from uploading" is partly incorrect and incomplete.
Incorrect:
The registry key is incorrect
Missing information:
currently no Office formats are supported. I have only tested this with docx, xlsx and pptx. Microsoft has informed me that the documentation will be adapted.
In the wildcard description only the asterisk [*] is described. But also the question mark [?] works.
Examples:
| In the group policy are stored: | Files | Synchronization |
| Try.* | Tryt | Blocked |
| Try.mdb | Blocked | |
| Try.docx | Synchronized | |
| Try.xlsx | Synchronized | |
| *Exclude*.txt | A Exclude Textfile.txt | Blocked |
| A Exclude Textfile.mdb | Synchronized | |
| A Exclude Textfile.docx | Synchronized | |
| TestEx??*.txt | TestEx12.txt | Blocked |
| TestEx13.txt | Blocked | |
| TestEx4.txt | Blocked | |
| TextEx56 Try.pptx | Synchronized |
Where does this Group Policy work?
This is a computer group policy. Currently, this Group Policy applies to all synchronized areas:
- OneDrive Personal
- OneDrive for Business
- SharePoint document libraries
- Local synchronization of files "shared with me”
- Synchronization of "Add to OneDrive" files
Existing files will still be synchronized. Only new files are scanned.
Workaround:
The user can switch to the browser and upload the file manually. Afterwards, this file will also be synchronized. So it is clear that this Group Policy cannot be used as a security feature!
Exclusion:
an exclusion on folder level is not possible.
View
The user does not (yet) get a display which names and wildcards have been created. He has no possibility to read out these parameters.
OneDrive | Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus
[Nachtrag 23.11.2020]
Dies ist ein Nachtrag zu einem Blog Post vom 16.11.20. Bitte zuerst hier lesen
Dokumentation
Die Microsoft Dokumentation zur Gruppenrichtlinie “Bestimmte Dateitypen vom Hochladen ausschliessen” ist zum Teil falsch und nicht vollständig.
Falsch:
Der Name der Gruppenrichtlinie ist ebenfalls falsch. In der dazugehörenden ADML heißt die Gruppenrichtlinie “Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus”.
Der Registrierungsschlüssel ist falsch
Fehlende Angaben:
derzeit werden keine Office-Formate unterstützt. Ich hatte das bisher nur mit docx, xlsx und pptx getestet. Microsoft hat mir zu verstehen gegeben, dass die Dokumentation angepasst wird.
Bei den Wildcard beschreibung wird nur das Sternchen [*] beschrieben. Aber auch das Fragezeichen [?] funktioniert.
Beispiele:
| In der Gruppenrichtlinie werden hinterlegt: | Datei | Synchronisation |
| Versuch.* | Versuch.txt | Geblockt |
| Versuch.mdb | Geblockt | |
| Versuch.docx | Synchronisiert | |
| Versuch.xlsx | Synchronisiert | |
| *Exclude*.txt | Ein Exclude Textfile.txt | Geblockt |
| Ein Exclude Textfile.mdb | Synchronisiert | |
| Ein Exclude Textfile.docx | Synchronisiert | |
| TestEx??*.txt | TestEx12.txt | Geblockt |
| TestEx13.txt | Geblockt | |
| TestEx4.txt | Geblockt | |
| TextEx56 Try.pptx | Synchronisiert |
Wo wirkt die Gruppenrichtlinie?
Es handelt sich um eine Computergruppenrichtlinie. Derzeit wirkt diese Gruppenrichtlinie auf allen synchronisierten Bereichen:
- OneDrive Personal
- OneDrive for Business
- SharePoint Document libraries
- Lokale Synchronisation von “mit mir geteilter” Dateien
- Synchronisation von “Hinzufügen zu OneDrive” Dateien
Vorhandene Dateien werden weiterhin synchronisiert. Nur neue Dateien werden untersucht.
- Umgehung:
Der Benutzer kann in den Browser wechseln und die Datei manuel hochladen. Danach wird diese Datei auch synchronisiert. Damit ist klar, dass diese Gruppenrichtlinie nicht als Sicherheitsfeature verwendet werden kann!
Ausschluss:
ein Ausschluß auf Ordner-Ebene ist nicht möglich.
Ansicht
Der Benutzer bekommt (bisher) keine Anzeige, welche Namen und Wildcards angelegt worden sind. Er hat keine Möglichkeit, diese Parameter auszulesen.
OneDrive Basics 09
Now a few weeks have passed since I published the OneDrive Basics with the 8th part. One reason for this is that a lot has happened and still happens with OneDrive. So at the moment "add to my OneDrive" is rolled out. There are still a few inconsistencies, so it is possible that you haven’t noticed anything yet. Unless…, but you can read about it here. On the other hand I was busy with Remote OneDrive workshops. And last but not least: There are several community events taking place on the planet. And also here the lectures have to be adapted and renewed or even completely created.
The 9th issue is about mobile devices. With the funeral of Windows Phone there are only 2 operating systems left, iOS and Android
For both operating systems the OneDrive product group at Microsoft has its own people working on the respective OneDrive apps. The apps should contain the basic functionality, but of course they are different in their handling.
The OneDrive apps can be downloaded here: iOS Android
As you can see from the two pictures, it is possible to connect to the different document libraries in SharePoint Online, my OneDrive for Business and my OneDrive Personal.
While we talk about synchronization on Windows and Mac, this is not the case with mobile operating systems. They just connect to the cloud and display the results. If I want to edit documents even without a connection to the Internet, I have to put the required documents into offline mode, then they are kept in sync. Well, my fingers are a bit too clumsy to edit a Word document with it or add sales figures in Excel, but the principle works. And before a presentation, it makes sense to quickly flip through the slides of the PowerPoint on the smartphone. And not to forget, there are also the various iPADs and devices that run under the Android operating system. And because of the larger screen factor, it makes much more sense there. In offline mode, however, the internal memory of these devices has to be taken into account. A "files on demand" is not available there.
In the properties of the mobile devices you can add accounts (OneDrive Personal, OneDrive for Business):
| iOS | Android |
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In the settings you can then set, for example, whether the photos taken with the camera smartphones should be uploaded to which service. In the past this was only possible with OneDrive Personal. Then Microsoft made improvements and now the customer has the choice.
But remember: if you have set up OneDrive for Business and leave the company, access may no longer be possible and your pictures may be gone. Well, they are still stored on the smartphone. Are you sure? In any case, no backup. But OneDrive (Personal) can also become critical. Some accounts have been blocked because pictures with too much bare skin were captured by the automatic scanner. Yes, one agreed the first time…
But let’s take a look at the business version (OneDrive for Business)
| iOS | Android |
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The images show that not only the content of OneDrive for Business is displayed, but also "Shared with me" folders and files. The top image on the left also shows folders that are displayed with "Add to OneDrive". But this function is not yet rolled out everywhere, then it looks like the left picture. |
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And as described above, the "Shortcut to My Files" function is already available. And you can even remove it from your smartphone. |
Remains as last point, the access to all libraries I have access to
| iOS | |
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This shows that with mobile devices we can access, view and edit all files we reach (where we have the necessary permissions). |
Summary
With the OneDrive Apps for iOS and Android, Microsoft ensures that you can access all your data on your smartphone while on the move. Depending on the environment you have slow or fast internet, in WLAN anyway, but even a connection with the internet provider of your choice leaves almost nothing to be desired. Of course, this depends on the country, the provider and the network coverage, and you also have to be aware that you will charge your data rate with your provider.
Some users complain that no complete 2-way synchronization is implemented. But the different requirements, data volumes etc. speak against it.
But Microsoft is implementing new features very quickly today, which will be available shortly after the desktop versions.
Thanks to Daniel Lehner, who works as an administrator, from whom the Android pictures were taken. Daniel gives support in the FaceBook group Windows 10 Community Germany. This community has 8500 members at the moment.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 09
Jetzt sind schon ein paar Wochen vergangen, seit ich die Grundlagen OneDrive mit der 8.Teil veröffentlicht habe. Das liegt zum Einen daran, dass sich mit OneDrive eine ganze Menge getan hat und noch tut. So wird derzeit “zu meinem OneDrive hinzufügen” ausgerollt. Dabei gibt es noch ein paar Ungereimtheiten, deshalb ist es möglich, dass Sie noch nichts mitbekommen haben. Es sei denn…, aber das können Sie hier nachlesen. Zum Anderen war ich mit Remote OneDrive Workshops beschäftigt. Und zum Letzten: Es finden ja diverse Community Versanstaltungen auf dem Planeten statt. Und auch hier müssen die Vorträge angepasst und erneuert oder auch komplett erstellt werden.
In der 9. Ausgabe geht es um mobile Geräte. Mit der Beerdigung von Windows Phone bleiben eigentlich nur noch 2 Betriebssysteme, iOS und Android
Für beide Betriebssysteme hat die OneDrive Produktgruppe bei Microsoft eigene Leute, die an den jeweiligen OneDrive Apps arbeiten. Die Apps sollten die Grundfunktionalität beinhalten, in der Bedienung sind Sie natürlich unterschiedlich.
Die OneDrive Apps kann man hier herunterladen: iOS Android
Wie man den beiden Bildern entnehmen kann, ist es möglich, sich sowohl mit den unterschiedlichen Dokument Bibliotheken in SharePoint Online, meinem OneDrive for Business als auch mit meinem OneDrive Personal zu verbinden.
Während wir bei Windows und auf dem Mac von einer Synchronisierung sprechen, ist das bei den mobilen Betriebssystemen nicht der Fall. Hier wird nur eine Verbindung zur Cloud aufgebaut und die Ergebnisse dann angezeigt. Will ich in Dokumente auch ohne Verbindung zum Internet bearbeiten, so muss ich die benötigten Dokumente in den Offline Modus bringen, dann werden diese synchron gehalten. Nun, meine Finger sind etwas zu klobig, um damit ein Worddokument zu redigieren oder in Excel Umsatzzahlen hinzuzufügen, aber vom Prinzip geht es. Und vor einer Präsentation mal schnell die Slides der PowerPoint am Smartphon durchzublättern, das macht schon Sinn. Und nicht zu vergessen, es gibt ja auch die verschiedenen iPADs bzw. die verschiedenen Geräte, welche unter dem Betriebssystem Android laufen. Und durch den doch größeren Bildschimfaktor, macht das dort viel mehr Sinn. Beim Offline-Modus ist aber auch der interne Speicher dieser Geräte zu beachten. Ein “Dateien auf Abruf” ist dort nicht vorhanden.
In den Eigenschaften der mobilen Geräte kann man Konten hinzufügen (OneDrive Personal, OneDrive for Business):
| iOS | Android |
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In den Eigenschaften kann man dann zum Beispiel einstellen, ob die Fotos, welche mit der Kamera Smartphones geschossen werden, in welchem Dienst hochgeladen werden sollen. Früher war das nur mit OneDrive Personal möglich. Dann hat Microsoft nachgebessert und jetzt hat der Kunde die Wahl.
Bedenken Sie aber: haben Sie OneDrive for Business eingestellt und verlassen Sie das Unternehmen, ist u.U. kein Zugriff mehr möglich und Ihre Bilder sind weg. Gut, sind ja noch auf dem Smartphone gespeichert. Sind Sie sicher? Auf jeden Fall kein Backup. Aber auch OneDrive (Personal) kann kritisch werden. Schon mancher Account wurde gesperrt, weil Bilder mit zu viel nackter Haut durch den automatischen Scanner erfasst wurden. Ja, man hat beim ersten Mal zugestimmt…
Betrachten wir aber einmal die Business-Variante (OneDrive for Business)
| iOS | Android |
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Die Bilder zeigen, dass nicht nur der Inhalt von OneDrive for Business, sondern auch „“Mit mir geteilte“ Ordner und Dateien angezeigt werden. Das obere Bild links zeigt auch noch Ordner an, die mit „Hinzufügen zu OneDrive“ angezeigt werden. Diese Funktion ist aber noch nicht überall ausgerollt, dann sieht es aus, wie im linken Bild. |
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Und wie oben geschildert, Die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien” steht bereits zur Verfügung.
Und eine Entfernen ist sogar vom Smartphone möglich. |
Bleibt noch als letzter Punkt, der Zugriff auf alle Bibliotheken, auf die ich Zugriff habe
| iOS | |
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Damit zeigt sich, dass wir mit mobilen Geräten den Zugriff auf alle Dateien haben, die wir erreichen (wo wir auch die notwendige Berechtigung haben), anzeigen und bearbeiten kann. Einzige Voraussetzung: Verbindung zum Internet. Steht kein WLAN oder der Telefon-Provider zur Verfügung, dann muss ich die entsprechende(n) Dateien vorher „Offline“ zur Verfügung stellen. |
Zusammenfassung
Microsoft kümmert sich mit den OneDrive Apps für iOS und Android, dass man auch von unterwegs mit seinem Smartphone Zugriff auf alle Daten hat. Je nach Umgebung hat man dann langsames oder aber schnelles Internet, im WLAN sowieso, aber selbst eine Verbindung mit dem Internet-Provider Ihrer Wahl lässt fast keine Wünsche offen. Dies ist natürlich von Land, dem Provider und der Netzwerkabdeckung abhängig, auch muss man sich darüber im Klaren sein, dass Sie damit ihren Datentarif bei Ihrem Provider belasten.
Manche Benutzer beklagen sich, dass keine komplette 2 Wege Synchronisation implementiert ist. Aber die unterschiedliche Anfoderungen, Datenvolumen etc. sprechen dagegen.
Microsoft implementiert aber heute sehr schnell neue Funktionen, die kurz nach den Desktopversionen zur Verfügung stehen.
Ein Dank geht an Daniel Lehner, welcher als Administrator arbeitet, von diesem stammen die Android Bilder. Daniel gibt unter anderen in der FaceBook Gruppe Windows 10 Community Deutschland Hilfestellung. Diese hat derzeit 8500 Mitgieder
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive | Exclude specific kinds of files from being uploaded
[Update 11/23/2020]
The post has become bigger, so I wrote a separate blog post about it. So first read here, then switch to the new blog post
Exclude specific kinds of files from being uploaded is the name of a new Group Policy for the OneDrive Syn Client.
Requirement: You have installed the Insider version 20.201.1005.0006
According to the announcement the functionality will be rolled out in the first weeks of December 2020.
Don’t worry, at the moment Group Policy is not working yet. I’m in contact with the OneDrive product group of Microsoft in Redmond, USA to find out why the functionality is not yet available. I will keep you up to date (best is to subscribe to this blog- right sidebar email subscription)
First of all. With every OneDrive update, not only will you get a new version of the sync engine, but you’ll also get the latest version of the Group Polices in 16 languages. The version 20.201.1005.0006 contains the admx and adml files, and these are almost all Group Policies that can be used for OneDrive. (Storage Sense can be found in the Windows system)
The above group policy allows at machine level to exclude files from uploading by specifying their name. The administrator can also use wildcards.
Example:
| Configuration | Exclusion of |
| Verkauf.docx | all files with the name Verkauf.docx |
| *Verkauf*.docx | docx files, in which the name Verkauf occurs |
| *.pst | All pst files |
But there are a few little things to consider:
- The OneDrive Sync Client 20.201.1005.0006 or higher is required
- It is a computer policy, affects all files that are synchronized.
- Files already synchronized are not touched
- If a file should be uploaded nevertheless, this is possible in the web browser.
Here are some pictures to test the functionality on individual devices:
As we can see, this is a computer policy.
this is now the opened policy. An error has crept in on the tab under the options. I have already informed Microsoft about it.
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If you click on Show keywords, they will be displayed. |
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Display in OneDrive |
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and in Windows Explorer a new icon |
and this is what it looks like in the Explorer.
Summary:
- Not clarified are other placeholders in Group Policy, such as "Test??.docx".
- What is not clarified is that the policy also affects other additional tenants.
- The user does not know which files / placeholders have been entered.
- Not a bad idea, but bypassing it via web browser is too cumbersome
OneDrive | Bestimmte Dateitypen vom Hochladen ausschliessen
[Update 23.11.20]
Der Nachtrag ist größer geworden, deshalb habe ich dazu einen separaten Blog Post geschrieben. Also erst einmal hier lesen, dann zum neuen Blog Post wechseln
Genau genommen müsste es heissen: “Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus”. So lautet nämlich eine neue Gruppenrichtlinie für den OneDrive Sync Client.
Voraussetzung: Sie haben die Insider Version 20.201.1005.0006 installiert
Laut Ankündigung wird die Funktionalität in den ersten Wochen des Dezembers 2020 ausgerollt sein.
Keine Angst, zur Zeit funktioniert die Gruppenrichtlinie noch nicht. Ich stehe mit der OneDrive Produktgruppe von Microsoft in Redmond, USA in Kontakt, um zu erfahren, warum die Funktionalität derzeit noch nicht gegeben ist. Ich halte Sie auf dem Laufenden (am Besten diesen Blog abbonieren- rechte Seitenleiste E-Mail-Abo)
Zu allererst. Mit jedem OneDrive Update, bekommen je nach Verfügbarkeit nicht nur eine neue Version der Sync Engine, enthalten sind auch die immer die neuste Version der Gruppenrichtlinien, und das in 16 Sprachen. Die Version 20.201.1005.0006 enthält also die admx und adml Dateien, und das sind fast alle Gruppenrichtlinien, die für OneDrive benutzt werden können. (Storage Sense sind im Windows System zu finden)
Die obige Gruppenrichtline erlaubt es auf Maschinen-Ebene, Dateien mit Angabe des Namens vom Upload auszuschließen. Dabei kann der Administrator auch auf Wildcards zurückgreifen.
Beispiel:
| Konfiguration | Ausschluss von |
| Verkauf.docx | alle Dateien mit dem Namen Verkauf.docx |
| *Verkauf*.docx | docx Dateien, in welchem der Name Verkauf vorkommt |
| *.pst | Alle pst Dateien |
Aber es gibt ein paar Kleinigkeiten zu beachten:
- Voraussetzung ist der OneDrive Sync-Client 20.201.1005.0006 oder höher
- Es ist eine Computerrichtlinie, wirkt sich auf alle Dateien, die synchronisert werden, aus.
- Bereits synchronisierte Dateien werden nicht angefasst
- Soll eine Datei trotzdem hochgeladen werden, so ist das im Web-Browser möglich.
Hier ein paar Abbildungen, um die Funktionalität an einzelnen Geräten zu testen:
Wie wir sehen können, es handelt sich um eine Computerrichtlinie.
das ist jetzt die geöffnete Richtlinie. Dabei hat sich auf dem Kartenreiter unter den Optionen ein Fehler eingeschlichen. Ich habe Microsoft davon schon in Kenntnis gesetzt.
Wer den Fehler sieht, kann an eimen Preisrätsel teilnehmen. Und natürlich jetzt gibt es was zu gewinnen. Ein paar der legendären OneDrive Socken. Und hier gehts zum Preisrätsel. Einsendeschluss ist der 5.12.20, der Rechtsweg ist ausgeschlossen.
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Klickt man auf Anzeigen der Schlüsselworte, werden diese angezeigt. |
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Anzeige in OneDrive |
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und im Windows Explorer ein neues Icon |
und so sieht es dann im Explorer aus.
Zusammenfassung:
- Nicht geklärt sind andere Platzhalter in der Gruppenrichtlinie, wie z.B “Test??.docx”.
- Nicht geklärt ist, dass die Richtlinie auch auf andere zusätzliche Tenants wirkt.
- Der Benutzer weiss nicht, welche Dateien / Platzhalter eingetragen wurde.
- Von der Idee nicht schlecht, aber ein Umgehen via Web-Browser ist zu umständlich
- zum Nachtrag
OneDrive: Neue Versionen verfügbar – New Versions available
At the moment the OneDrive versions are a bit hot. So five versions were released within a very short time.
This has to do with problems when rolling out new functions (adding a shortcut to "My Files", blocking the functionality Shared with Me and synchronization and the change from classic to new versions of SharePoint Online.
Currently valid versions
| Windows | |
| 20.189.0920.0006 | Insider Version |
| 20.169.0823.0008 | Reseased Version Production Ring |
| 20.114.0607.0002 | Released Version verzögerter Ring |
| Mac | |
| 20.169.0823.0003 | Released Version Production Ring |
| 20.114.0607.0002 | Released Version Verzögerter Ring |
| iOS | |
| 11.49 | Released Version |
| Android | |
| 6.13 | Released Version |
Articles about affected versions:
OneDrive for Business – Add to OneDrive
OneDrive for Business: Shared with Me – Error message
possibly locked (and originally described here):
OneDrive for Business | Local Sync of ‘Shared with me’ files
OneDrive | Sync Shared with me files
OneDrive Basics 08
Zur Zeit geht es bei den OneDrive Versionen etwas heiss her. So wurden innerhalb kürzester Zeit fünf Versionen veröffentlicht.
Dahat mit Problemen beim Ausrollen von neuer Funktionen (Verknüpfung zu Meine Daten” hinzufügen , Sperrung der Funktionalität Shared with Me und Synchronisation und der Umstellung von classic- zu Neuen Versionen bei SharePoint Online zu tun.
Derzeit gültige Versionen
| Windows | |
| 20.189.0920.0006 | Insider Version |
| 20.169.0823.0008 | Reseased Version Production Ring |
| 20.114.0607.0002 | Released Version verzögerter Ring |
| Mac | |
| 20.169.0823.0003 | Released Version Production Ring |
| 20.114.0607.0002 | Released Version Verzögerter Ring |
| iOS | |
| 11.49 | Released Version |
| Android | |
| 6.13 | Released Version |
Artikel zu betroffenen Versionen:
OneDrive for Business – Zu OneDrive hinzufügen
OneDrive for Business: Shared with Me – Error message
möglicherweise gesperrt (und hier ursprünglich beschrieben):
OneDrive | mit mir geteilte Dateien im Explorer anzeigen
OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren
Grundlagen OneDrive 08
Microsoft 365 virtual Cafe – OneDrive Sync Neuheiten
Am Mittwoch 21.10.2010 macht Mr.OneDrive Station auf seiner World-Online-Community Tour im Microsoft 365 virtuellen Cafe.
Auf der Agenda steht:
- OneDrive Sync und Neuheiten
- Die unterschiedlichen Sync Methoden
- Request Files
- Sharing
- Add to OneDrive
- Move and Keep Sharing
- Get Link to PowerPoint Slide
- Open in Review Mode for Word on the Web
- Block downloads
- Alte und neue Gruppenrichtlinien
- OneDrive und VDI
- Sync Admin Report
- …
| Termin | Mittwoch, 21.10.2020 |
| Uhrzeit | 19:00 – 21:00 Uhr |
| Sprache | deutsch |
| Teilnahme | kostenlos |
| Anmeldung | meetu.ps/e/Jr1q6/FhVLn/a |
| Durchführung | Online |
| Fragen | kann man jetzt schon stellen |
Sieht man sich dort?
OneDrive for Business: Shared with Me – Error message
[Update 02.12.2020]
Mit der globalen Verfügbarkeit von “Add to OneDrive” hat Microsoft die temporär gesperrte Funktion wieder entsperrt.
Diese Fehlermeldung bekommn Sie zu sehen, wenn Sie einen mit Ihnen geteilten Ordner auf Ihr Gerät synchronisieren wollen.
Zuerst, es liegt nicht an Ihnen.
Microsoft implementiert derzeit “Eine Verknüpfung zu meinem OneDrive hinzufügen”. Dies habe ich hier schon beschrieben.
Um den Problemen aus dem Weg zu gehen, hat Microsoft die alte Funktion zeitweise deaktiviert. Sie wird aber wieder aktiviert werden, aber ich weiss nicht, wann diese Funktion wieder aktiviert wird. Es gibt keinen Workaround, ausser das Sie mit dem Web- Browser arbeiten müssen. Sie können aber die Synchronisation später nachholen!
[Update 02.12.2020]
With the global availability of "Add to OneDrive", Microsoft has unlocked the temporarily locked function again.
You will get this error message if you try to synchronize a shared folder to your device.
First of all, it is not up to you.
Microsoft is currently implementing "Add a shortcut to my OneDrive". I have already described this here.
To avoid the problems, Microsoft has temporarily disabled the old feature. But it will be reactivated, but I don’t know when this feature will be activated again. There is no workaround, except that you have to work with the web browser. But you can do the synchronization later!
OneDrive for Business – Add to OneDrive | Problems
In my Microsoft 365 Tenant I now can use the function "Add shortcut to my files" in OneDrive. Microsoft also calls it "Add to OneDrive". Add shortcut to My files. And if you leave out "shortcut" and replace "My Files" with OneDrive, it hits the nail on the head.
First the links to several blog posts of mine, which deals with the problem of including "Documents shared with me". You should read it before, because then the difference in this article will be easier. This also in the background, because this functionality is not yet available at the beginning of October 2020. After consultation with the product group it is only 5% worldwide
Synchronize links to articles "Files shared with me":
OneDrive | Sync Shared with me files
These are still valid, because cross-tenant synchronization in the new way is not (yet) supported. They were on the table at the beginning of the new synchronization, but were discarded at first.
So this means:
| Origin | Implementation |
| from external |
exclusively by synchronizing a folder via |
| from internal |
the user has the choice:
|
User A (Sender here Hans.Brender)
A user from my organization (user A) wants to share a folder (Folder A2) with others. He does this as usual. He shares the folder with one or more employees. To use the function "Add shortcut to my files", it must be a folder. Just one single file is not enough. What you put into the folder (more folders, one or more files) does not matter.
Now let’s look at User B (recipient Julian.attempt)
User B calls up the web interface of his OneDrive and switches to the "Shared" area and then "Shared with me". The folder is selected
Then there are two ways to execute the function "Add shortcut to My files”
1. from the horizontal menu
2. press the new icon, directly in the selected folder
depending on the number of files it takes a few seconds, then there are
3. success or error message
4. since the folder is still selected, the unlinking is also displayed.
and if we then click on My files, the following picture results…
5. the folder now has its own icon
6. the owner is displayed
and when we switch to the Windows File Explorer…
you can see that the folder of user A (Hans.Brender) is also shown in the OneDrive folder of user B (Julian.Versuch). With the right mouse button you can also remove the folder (remove the shortcut from "My Files", but this only works with OneDrive version 20.174.0830.0002 or higher)
Note:
When removing, the folders and files are also removed from synchronization and the user should name several devices, on all devices. This is the main difference to the old synchronization. There you have to stop synchronization via OneDrive Sync Client (Account Properties – Stop synchronization). Then select the folder in the Windows File Explorer and delete "manually". Make sure that the synchronization has been stopped, recognizable by the missing sync status of the folders and files.
If the sender removes the rights, the folder remains, but the subfolders and files are removed
and now to another scenario:
Here, user A, who also has access to the document library C, shares a folder (Folder D3) including subfolders and files with user B.
The procedure is absolutely identical. In the Windows File Explorer of user B (Julian Versuch) it looks like this:
everything good?
Yes and no. On my blog, many visitors search for "show files shared with me in Explorer". Everything described above could be done already. 
1. these are all files ‘shared with me’ that I have synched
2. these are SharePoint libraries that I have synchronized locally
 |
These are the libraries in the sync client view, but here are a few more, including the external ones, but listed separately above. And now to the possible errors that can occur. Because, as you can see in the picture above, if a folder is shared by the user, where folders below it have already been synchronized, an error will occur. |
 |
This is because double synchronization is not supported. Would take up space and makes no sense for other reasons. Microsoft is still working on the error message. |
Summary
Adding folders and the files they contain is only one click away. However, this must be done in the OneDrive web interface. Adding and removing is done on all devices and can also be done from the File Explorer. The "old" synchronization of folders shared with me and the files they contain must also be done in the OneDrive web interface, but is limited to that device. Removal must be done from the OneDrive Sync Client interface, involves several steps including manual deletion, and must be done separately for multiple devices.
This results in different scenarios.
Here my +- list:
++ works (synced) with several devices at the same time.
++ easy add and undo (and delete local content).
- only for internal users of the organization.
++ remove synced works in Windows File Explorer only from 20.174.0830.0002
+ Folder name can be changed, effect only on the receiver, not on the sender
- Insufficient display in Windows Explorer (only the folder name is shown), this is a bit irritating because you don’t know where the file comes from. But you have to jump to the web interface of OneDrive.
OneDrive for Business – Zu OneDrive hinzufügen | Probleme
In meinem Microsoft 365 Tenant kann ich jetzt in OneDrive die Funktion Verknüpfung zu “Meine Dateien” hinzufügen ausführen.Microsoft spricht dabei auch “Zu OneDrive hinzufügen”. im englischen ist es ein bisschen einfacher. Add shortcut to My files. Und wenn man “shortcut” wegläßt und “My Files” mit OneDrive ersetzt, dann trifft es den Nagel auf den Kopf.
Als erstes der Verweise zu diverse Blog Post von mir, die mit der Problematik des Einbindens von “Mit mir geteilten Dokumenten” eingeht. Diese sollte mal vorher lesen, weil dann der Unterschied in diesesm Artikel leichter fällt. Dies auch im Hintergrund, weil diese Funktionalität am Anfang Oktober 2020 noch nicht vorfinden. Nach Rücksprache mit der Produktgruppe sind es weltweit erst 5%
Verweise zu Artikeln “Mit mir geteilte” Dateien synchronisieren:
OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren
Diese haben nach wie vor Gültigkeit, weil Cross-Tenant Synchronisation auf die neue Art (noch) nicht unterstützt wid. Man hat bei Beginn der neuen Synchronisierung auf dem Tisch gehabt, aber es zuerst einmal verworfen.
Bedeutet also:
| Herkunft | Implentierung |
| von extern | ausschließlich über das Synchronisieren eines Ordners via mit mir geteilte Daten synchronisieren |
| von intern |
der Benutzer hat die Wahl:
|
Benutzer A (Sender hier Hans.Brender)
Ein Benutzer aus meiner Organisation (Benutzer A) möchte einen Ordner (Folder A2) mit anderen teilen. Das erledigt er wie gehabt. Er teilt den Ordner mit einem oder mehreren Mitarbeitern. Um die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen” zu benutzen, muss es ein Ordner sein. Nur eine einzelne Datei reicht nicht aus. Was Sie in den Ordner packen (weitere Ordner, ein oder mehrere Dateien) ist egal.
Betrachten wir jetzt den Benutzer B (Empfänger Julian.Versuch)
Der Benutzer B ruft die Weboberfläche seines OneDrive auf und wechselt dort in den Bereich “Geteilt” und dort dann “Mit ihnen geteilt”. Der Ordner wird selektiert
Dann gibt es zwei Möglichkeiten die Funktion “Verknüpfung zu ‘Meine Dateien’ hinzufügen” auszuführen
1. Aus dem horizontalen Menü
2. Druck auf das neue Symbol, direkt im selektierten Ordner.
je nach Anzahl der Dateien dauert es ein paar Sekunden, dann gibt es
3. Erfolgs- oder Fehlermeldung
4. Da der Ordner noch selektiert ist, wird auch die Aufhebung der Verknüpfung angezeigt.
und wenn wir dann auf eigene Dateien klicken, ergibt sich folgendes Bild
5. Der Ordner hat jetzt ein eigenes Symbol bekommen
6. Der Besitzer wird angezeigt
und wenn wir in den Windows File Explorer wechseln…
kann man sehen, dass der Ordner von Benutzer A (Hans.Brender) auch im OneDrive Ordner von Benutzer B (Julian.Versuch) angezeigt wird. Mit der rechten Maustaste aucf den Ordner kann dieser auch wieder entfernt werden (Verknüpfung aus “Meine Dateien” entfernen, was aber erst ab OneDrive Version 20.174.0830.0002 funktioniert)
Anmerkung:
Beim Entfernen werden die Ordner und Dateien auch aus der Synchronisation herausgenommen und sollte der Benutzer mehrere Geräte sein eigen nennen, auf allen Geräten. Das ist der wesentlich Unterschied zur alten Synchronisation. Dort muss man die Synchronisation über den OneDrive Sync Client (Eigenschaften Konto – Synchronisation beeenden). Danach im Windows Datei Explorer den Ordner selektieren und “manuell” löschen. Achten Sie darauf, dass die Synchronisation auch gestopt wurde, erkennbar an den fehlenden Sync-Status bei den Ordnern und Dateien.
Entfernt der Sender die Rechte, bleibt der Ordner bestehen, die Unterordner und Dateien werden jedoch entfernt
und jetzt zu einem weiteren Szenario:
Hier teilt Benutzer A, welcher auch Zugriff auf die Dokument Bibliothek C hat, einen Ordner (Folder D3) samt Unterordner und Dateien mit dem Benutzer B.
Die Vorghensweise ist absolut identisch. Im Windows Datei Explorer des Benutzer B (Julian Versuch) sieht es dann so aus:
alles gut?
Ja und Nein. Auf meinem Blog suchen die viele Besucher nach “mit mir geteilte Dateien im Explorer anzeigen”. Alles was oben beschrieben wurde konnte man ja schon durchführen.
1. Das sind alles mit mir geteilte Dateien, die ich synchronisiert habe
2. Das sind SharePoint-Bibliotheken, die ich lokal synchronisiert habe.
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Das sind die Bibliotheken in der Ansicht des Sync-Clients, wobei hier ein paar mehr sind, nämlich auch die externen, die oben aber seperat aufgeführt sind.
Und jetzt zu den möglichen Fehler, die auftreten können. Denn, wie im obigen Bild erkennbar, ein Ordner vom Benutzer geteilt wird, wo darunter liegende Ordner bereits synchronisiert wurde kommt es zum Fehler. |
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Denn doppelte Synchronisation wird nicht unterstützt. Würde ja auch Platz wegnehmen und macht auch aus anderen Gründen keinen Sinn.
An der Fehlermeldung arbeitet Microsoft noch. |
Zusammenfassung
Das Hinzufügen von Ordnern und den darin enthaltenen Dateien ist nur ein Klick entfernt. Allerdings muss das in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden. Das Hinzufügen und Wegnehmen passiert auf allen Geräten und das Wegnehmen kann auch aus dem Datei-Explorer durchgefürt werden. Das “alte” Synchronisieren von mit mir geteilten Ordnern und den darin enthaltenen Dateien muss gleichfalls in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden, ist allerdings nur auf diesem Gerät beschränkt. Die Wegnahme muss über die Oberfläche des OneDrive Sync Client durchgefürhrt werden, beinhaltet mehrere Schritte einschließlich dem manuellen Löschen und muss bei mehreren Geräten einzeln durchgefürhrt werden.
Somit ergeben sich unterschiedliche Szenarien.
Hier meine +- Liste:
++ arbeitet (synced) bei mehreren Geräte gleichzeitig.
++ einfaches Hinzufügen und Zurücknehmen (und Löschen von lokalen Inhalten).
- nur für interne Benutzer der Organisation.
+ Verknüpfen entfernen funktioniert im Windows Datei Explorer erst ab 20.174.0830.0002
+ Ordnername kann geändert werden, Auswirkung nur beim Empfänger, nicht beim Sender
- Anzeige im Windows Explorer unzureichend (nur der Ordnername wird angezeigt), das ist etwas irritierend, weil man nicht weiss, woher die Datei stammt. Dazu muss man allerdings in die Weboberfläche von OneDrive springen.
Same day: 2 performances – 2 continents – 2 cities | OneDrive
On 13.11.2020 it is so far. I feel like Phil Collins at the Live Aid Concert in the year 1985, where he first performed in London, then flew to the US in a supersonic plane and then performed at the Live-Aid Concert in Philadelphia. The airplane is history, but COVID19 has us under control. And we operate from home. In November I have two online appearances, which of course are done from home. No, according to the current planning two times live and no recording.
There would be the appearance in Zürich, with the second edition of
Cloud8-Virtual Summit 2020
and the second performance then in Chicago
M365 Chicago
a bit more coordination is necessary, but whoever wants to can attend both events, because unlike Phill Collins in 1985, there are two different sessions. About OneDrive of course
Registration 2nd Cloud Virtual Summit
Registration M365 Chicago Virtual
Gleicher Tag: 2 Auftritte – 2 Kontinente – 2 Städte | OneDrive
Am 13.11.2020 ist es soweit. Komme mir vor wie Phil Collins beim Live Aid Concert im Jahr 1985, wo er an einem Tag zuerst in London aufgetreten ist, dann mit einem Überschallflugzeug in die USA flog umd dann beim Live-Aid Ausgabe des Konzerts in Philadelphia aufgetreten ist. Das Flugzeug ist längst Geschichte, dafür hat uns COVID19 im Griff. Und wir agieren von zu Hause aus. Und im November habe ich zwei Online-Auftritte, die natürlich von zu Hause durchgeführt werden. Nein, nach der derzeitigen Planung zwei Mal live und keine Aufzeichnung.
Da wären der Auftritt in der Zürich, mit der zweite Ausgabe des
Cloud8-Virtual Summit 2020
und der zweite Auftritt dann in Chicago
M365 Chicago
ein bisschen mehr Koordinierung ist notwendig, aber wer möchte kann an beiden Events teilnehmen, denn im Gegensatz zu Phill Collins im Jahr 1985 sind es zwei verschiedene Vorträge. Natürlich zu OneDrive
Registrierung 2nd Cloud Virtual Summit
Registrierung M365 Chicago Virtual
TechTalk Wednesday with Kazeem
So I have had a short (30) Minute Session with Kazeem Adegboyega, an IT pro., technical trainer & a leader with a high degree of energy, integrity & creativity from Nigeria.
So he’s doing a weekly Tech Talk on Wednesday, and I have answered some questions about OneDrive
Here you will find the Recording
Support-Änderungen bei Problemen mit OneDrive
[Update 23.09.20]
Danke an Jens Goldhammer, der in seinem Kommentar mich auf eine mögliche andere Denke gestoßen hat. Der Kommentar ist auch am Ende des Artikels angehängt. Ich habe dann bei der OneDrive Produktgruppe in Redmond nachgefragt. Und Jens hat recht.
1. Ein Administrator kann weiterhin wie gewohnt ein Ticket im Admin Center erzeugen.
2. Ein User kann Feedback geben, dies führt aber nicht mehr zu einem Ticket.
3. Ein User kann aber über Support kontaktieren ebenfalls ein Ticket erzeugen.
Damit ist dies jetzt auch richtig gestellt. Nochmals Danke für den Kommentar.
ab dem 19.10.2020 ändert sich bei Microsoft die Support-Regelung, wenn es um Probleme geht. Um es klarzustellen, es handelt sich um Office 365. Bisher gab es zwei Möglichkeiten, ein Ticket zu erzeugen.
Da wären zum einen das Microsoft 365 Admin Center. Dort unter Support – New Service request. Und dann die Möglichkeit, über den Syncclient, also das OneDrive Sync Client Symbol in der Benachrichtigungszeile. Dort unter Hilfe und Einstellungen und Hilfe erhalten
Beides führte zu einem Ticket. Und ab dem 19.10.2020 wird nur noch der letzgenannte Weg möglich sein.
Das kann zum Problem führen, wenn nämlich die IT-Abteilung dafür gesorgt hat, dass der Benutzer weder Feedback geben kann noch ein Support-Ticket erzeugen kann. Dies wurde mit einem PowerShell Befehl oder einem Eintrag in der Registry erzeugt. Hier kann man dies nachlesen.
| Bild | Beschreibung |
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Beim Klick auf das OneDrive Symbol (das mit der Wolke) in der Benachrichtigungszeile und anschließendenm Klick auf Hilfe & Einstellungen gibt es Hilfe.
Weiter unten geht es dann weiter mit einem Klick auf Support kontaktieren |
 |
Hier kann dann der Support kontaktiert werden.
Das wird ab dem 19.10.2020 der einzige Weg sein, ein Support-Ticket zu erzeugen |
Wenn Sie die Hilfe nicht sehen, hat Ihre IT-Abteilung das zu veantworten.
Zusammenfassung:
Für Firmen ist das nicht nachvollziehbar. Als Benutzer rufe ich beim Support in der eigenen Firma an. Die helfen mir weiter, wenn nicht erstellt dann der firmeneigene Suppport bei Microsoft ein Support-Ticket. Und nun soll es nur die eine Möglichkeit geben? Eine Ausnahme? Jetzt soll, der Benutzer selbst ein Support-Ticket erstellen?
Quelle: Message Center Major Change Update Notification MC222217
OneDrive Basics 08
Thanks for the feedback. By the way, if you have a question, please let me know. And that goes for the basics of OneDrive as well as for the rest of the many blog posts. In the last episode I wrote about the integration of OneDrive into office programs. And the 8th issue of this series is about "Shared with me".
Actually a simple matter, but also the second most frequent term, after the users searched the internet and found what they were looking for:
This is not about files stored in SharePoint Online libraries. This is about files stored in OneDrive for Business. (see figure above)
I wrote the first article about this in Dcember 2016. Basically it is about someone sharing a file with me. And I have to keep the link to access this document again. Of course you could put the link in your browser under favorites. But that would only be half the battle. Because I might want to edit the document with the native programs like Word, Excel or PowerPoint. It works, but a few more clicks are necessary.
The users’ wish?
They would like the document on their computer, synchronized. Then editing is only one click away. Here are the two views (transmitter, recipient)
Transmitter
Actually I only want to share one document with the recipient. If we both want to work with the document a little longer, i.e. make changes, it would be convenient if the recipient could synchronize this document to his computer. So if I share the document, the recipient gets the link to the document. He has to keep this link because it is the only way to access the document. The whole thing is done in OneDrive for Business, not in SharePoint Online.
Recipient
The e-mail contains the link to the document. There is no possibility for synchronization. So if you get many documents to edit, it is no fun.
and now?
Transmitter
And it works. But the transmitter has to make sure of it. Because they have to put the document in a folder. And then share the folder with the recipient. Ready
The picture shows OneDrive for Business by the user Julian Versuch. A folder was selected and then the click on Share. In the dialog I have to consider, as always, which method I want to share with. Remember that anonymous sharing is time limited. I have described sharing in the OneDrive Basics 03 .
Recipient
The e-mail now contains the link to a folder.
With the click the browser opens…
Of course I can edit the files in the browser. I can also download them. But this is not the right way. The recipient clicks on Sync.
And can then see the result in the Windows File Explorer. The first image before the synchronization:
and after the click:
Since I have activated the function "Files on demand" myself, only the files are shown to me. Only when I double-click on a file, the file is downloaded and then opened with the linked application.
Of course, the transmitter and/or Recipient can add any files to our shared folder. These are then synchronized to the sender via the cloud. And of course there can be multiple recipients.
To avoid problems, here again the explanation:
|
Location of files in the cloud |
OneDrive for Business of the user "Transmitter” |
| Sync transmitter | Can be synchronized locally on any device of the “transmitter”. |
| Synch Recipient | Can be synchronized on any device of the “Recipient” |
Delete files that have been shared with me
This is important because many do not know how to proceed when deleting a file.
I have published a small article about this. Read it only if you have some time. Just skimming over it makes no sense!
If I as the recipient don’t need the files anymore, I can take them out of the synchronization. Please do not delete the folder!
 |
Click on the OneDrive cloud icon in the notification line. Click on Settings. Click on Account Select the correct folder and click Stop Sync Click on OK In Windows File Explorer, the folder and the files it contains are still included, but no longer contain cloud icons. Only now you can delete the folder and the files! |
So actually quite simple. The one with the folder. But Microsoft has implemented another function with "Add ShortCut to OneDrive". First in OneDrive Personal, and announced also for OneDrive for Business. This will save us a lot of clicks in the future.
Add Shortcut to OneDrive
should have been rolled out already, (was already announced in July), but was a little delayed by Microsoft, is now to be rolled out until October 2020:
Updated August 14, 2020: To ensure the best possible experience for our users, we are delaying some of our deployments to reduce the amount of change flowing into the services. Please see the updated roll-out timeline below
Your users will soon be able to add shortcuts to shared folders in OneDrive and SharePoint shared libraries, and access those shortcuts from their OneDrive.
This change is associated with Microsoft 365 Roadmap IDs 56384
When this will happen
- This public preview will slowly roll out in early September (previously July).
- We will move from public preview to general availability by the end of October (previously September).
At the moment this only works in OneDrive Personal and here is the blog post. The interesting thing about this principle is that I can change the name of the link that was shared with me after synchronization.
Before
M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos
cxhange to
_M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos – CHANGED
This, however, does not affect the original of the transmitter!
Here the view of the file explorer of the recipient after the renaming:
The change also affects the recipient’s browser
You can currently only undo the synchronization in the web browser and after the undo (Remove from my OneDrive) the original name of the folder is visible again under Shared.
Summary:
The sharing of files, even a single one, where the sender knows in advance that these files will be worked on for a long time, should not be done with the file, but with the folder above it.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
