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SharePoint: Restore of files from document libraries
Another self-service, once you have captured an encryption virus, or accidentally deleted one or more files or even entire folders. It has been around for OneDrive for Business for a while, and this service is currently rolled out on all tenants in Office 365. The procedure is the same everywhere.
Use a browser to navigate to the document library where you want to restore files.
Then click on the gear icon. Now you see all the settings and there is also the item “Restore this library”". (If it does not show up yet, it’s not currently available in your tenant).
Click on Restore…
brings us the image of time restriction and selection known from OneDrive for Business.
The procedure is, as I said, not only for all document libraries, but also for the documents that you have stored in OneDrive for Business.
SharePoint: Wiederherstellen von Dateien in Dokumentenbibliotheken
Ein weiterer Self-Service, wenn man sich einmal einen Verschlüsselungsvirus eingefangen hat, oder versehentlich ein oder mehrere Dateien oder gar ganze Ordner gelöscht hat. Für OneDrive for Business gab es das schon länger, derzeit wird dieser Service auf allen Tenants in Office 365 ausgerollt. Die Vorgehensweise ist überall gleich.
Navigieren Sie mit einem Browser zur Dokumentenbibliothek, wo sie Dateien wiederherstellen möchten.
Klicken Sie dann auf das Zahnradsymbol. Jetzt sehen Sie alle Eigenschaften und dort taucht auch das Wiederherstellen auf. (Wenn es noch nicht auftaucht, dann ist es derzeit noch nicht in ihrem Tenant verfügbar).
Ein Klick auf Wiederherstellen…
bringt uns das von OneDrive for Business bekannt Bild der zeitlichen Einschränkung und Auswahl.
Die Vorgehensweise gilt wie gesagt nicht nur für alle Dokument Bibliotheken, sondern auch für die Dokumente, die Sie in OneDrive for Business abgelegt haben.
Ist das ein Backup
Die Antwort ist schlichtweg ein NEIN. Das ganze kommt aus einer seit Jahren in SharePoint existierenden Technologie mit den Namen Versionierung
Wir eine Datei in einer Dokument Bibliothek in SharePoint Online gespeichert und ist dort Versionierung eingeschaltet, so wird jede Änderung, egal ob in der Date (Änderung am Dokument oder aber beim erneuten Abspeichern oder auch bei einer Umbenennung. Dabei spielt es keine Rolle, ob das
- Im Windows Explorer
- In Office (Word, Excel, PowerPoint)
- von anderen Programmen (Apps) wie Paint. Notepad, …
- im Web-Browser ihrer Wahl
- Programme, die die API von OneDrive benutzen
Solange die Datei in einer Dokument-Bibliothek mit eingeschalteten Versionierung gespeichert ist, werden alle Änderungen in verschiedenen Versionen abgespeichert.
Und genau auf diese Versionen setzt die Restore Funktionalität auf. Das ist weitaus mehr, als viele Backup-Programme können. Werden versehentlich mehrere Dateien gelöscht, können diese auf den vorherigen letzten Stand zurückgesetzt werden. Mit ein paar simplen Klicks.
Ohne den Administrator zu fragen.
Cloud & Datacenter Conference Germany–21. & 22.5. 2019 Hanau
es ist demnächst wieder soweit. Am 21. & 22. Mai 2019 trifft man sich in Hanau auf der Cloud & Datacenter Conference Germany. Der Veranstaltungsort ist genau der gleiche wie im letzten Jahr. Und Carsten Rachfahl hat wieder viele bekannte Sprecher eingeladen und die Veranstaltung wird, so glaube ich, auch in diesem Jahr ein Erfolg werden. Ein bisschen darf auch ich beitragen mit einem Slot zu, na klar, richtig, zu OneDrive.
OneDrive beschleunigt mit Intelligenz die tägliche Arbeit
so lautet der Titel. Diesen Vortrag habe ich zum ersten Mal auf der Microsoft IgniteTheTour in Hongkong in englischer Sprache gehalten. Hier also die deutsche Premiere.
Wer mich also sehen möchte und dazu noch jede Menge andere MVPs, der muss sich ein jetzt hier anmelden.
Man sieht sich…
SharePoint Saturday Bremen am 02.02.2019
“OneDrive beschleunigt mit Intelligenz die tägliche Arbeit”. So lautet der Session-Titel für den SharePoint Saturday in Bremen am 2.2.2019
Man sieht sich in Bremen?
OneDrive for Business | Verschieben mit History-Daten
Ich habe bereits in meiner Wunschliste für 2017 und 2018 über das Verschieben berichtet. Ab dem 29.01.2017 wird diese Funktion in den verschiedenen Tenants ausgerollt.
Das Verschieben von Dateien an sich wäre ja kein Problem, den das ist ja schon vorhandenes Kopieren und anschließendes Löschen der Quelldatei. Aber hier handelt es sich um ein Verschieben der Datei mit den vorhandenen Meta-Dateien und damit auch der kompletten Datei-Historie. Damit sind endlich unterschiedliche Szenarien möglich.
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Hier möchte ich ein Beispiel beschreiben, welches ich immer wieder bei SharePoint Saturdays oder Onedrive Deep Dive Veranstaltungen beschrieben habe.
Ich habe eine Idee. Diese Idee bringe ich in digitaler Form unter zum Speicher. Als Word-Datei oder PowerPoint speichere ich meine Idee in meinem OneDrive for Business. Und da meine Idee auch Bilder enthält, wähle ich einen Ordner. Das hat den entscheidenden Vorteil für den nächsten Schritt. Den ich stecke mit meiner Idee fest. Ich muss mich mit einem Kollegen in meiner Firma austauschen. Das ist sehr einfach. Ich teile den gesamten Ordner mit den darunterliegenden Dateien. Bei meinem Kollegen, den ich den Link übermittle, taucht der Ordner unter „Mit mir geteilt“ auf Und mein Kollege kann diesen Ordner auch auf seinem Gerät synchronisieren. Jetzt können wir zeitversetzt oder aber auch gleichzeitig, an den verschiedenen Dateien dieses Ordners arbeiten. Zur Erinnerung: Mein Kollege öffnet mit Word von seiner Gerät das synchronisierte Dokument, schreibt ein paar Änderungen oder Ergänzungen, speichert das Dokument, welches dann durch den Next Generation Sync Client in die Cloud synchronisiert wird. Da auch ich diesen Ordner synchronisiere, wird auch bei mir diese Änderungen auf meinem Gerät sichtbar.
Weitere Kollegen könnten auf die gleiche Weise eingeladen werden. Doch das ist umständlich, in Hinblick auf ein mögliches Szenario in der Zukunft. Was passiert, wenn ich in der Zukunft das Unternehmen verlasse? Um diesem Konflikt aus dem Weg zu gehen, erzeuge ich eine Gruppe und jetzt kommt die neue Funktion von Move zum Tragen: Alle Dateien werden aus meinem OneDrive for Business in die neu erzeugte Gruppe bewegt. Mit der gesamten Historie aller Dateien. Dann noch die anderen Firmen-Mitarbeiter in diese Gruppe einladen. Das wars. Und sollte ich jetzt die Firma verlassen, bleiben alle Daten erhalten, die andren Kollegen können weiterarbeiten.
Als Anmerkung zu diesem Szenario: Sowohl ich als auch mein erster Kollege müssen natürlich die Dateien aus der Gruppe neu synchronisieren.
Migration
Wenn Daten von einem File-Server mit Hilfe von 3rd Party Tools migriert werden, sind diese manchmal an der falschen Stelle. Wenn also ein Dokument in der Marketing Site eigentlich in die Sales Site gehört, aber bereits daran gearbeitet wurde, so kann ein Anwender, sofern er die Rechte für beide Sites besitzt, dieses Dokument in die andere Site bewegen.
Einschränkungen
Das Verschieben von Ordnern und Dateien unter Mitnahme von Metadaten und History Daten funktioniert nur über den Webbrowser und nicht im Explorer.
Um eine Datei oder einen Ordner mit Dateien zu verschieben, muss man für das Ziel die Rechte zum Schreiben haben. Wurde eine Dokumenten-Bibliothek mit IRM (Information Rights Management) versehen und geschützt, so können von dieser Quelle keine Daten verschoben werden
Meta-Daten, Retention Richtlinien und Records Management
Beim Verschieben werden Metadaten in form von Column Names beibehalten. Enthält aber das Ziel keine solche Spalten, so gehen diese Metadaten verloren. Administratoren sollten daher sicherstellen, dass das Ziel auf die Quelle abgestimmt wurde.
Die Vorgehensweise ist die gleiche, wenn Richtlinien zu Rentention und/oder Records Management bestehen.
weitere Informationen in englischer Sprache finden Sie hier im Blog-Beitrag von Chris McNulty
Next Generation Sync Client | Synchronisation mit OnPremise und IRM
Synchronisation von Dateien von SharePoint onPremise
Viele warten schon seit geraumer Zeit darauf. Dass Microsoft endlich eine Möglichkeit auf den Weg bringt, Dateien von SharePoint onPremise ohne lästige Beschränkungen und ohne nicht nachvollziehbare Fehlermeldungen auf ein lokales Gerät zu synchronisieren. Klar hat Microsoft die Devise ausgegeben, „Cloud First – Mobile First“, aber Microsoft sollte seine Kunden nicht vergessen, die, aus welchen Gründen auch immer, noch auf die OnPremise Variante setzen (müssen).
Wenn wir den derzeitigen Zustand betrachten, so muss für alle Varianten des SharePoint Server onPremise der mittlerweile in die Jahre gekommene „Groove“ Synchronisations Client benutzt werden. Damit sind im wesentlichen einige Beschränkungen enthalten.
- Keine selektive Synchronisation
- Viele Limitierungen
- Unzureichende Fehlermeldungen
- Kein Co-Authoring
- Keine Weiterentwicklung
Derselbe Client muss derzeit auch noch verwendet werden, wenn man Dokumenten-Bibliotheken in SharePoint Online innerhalb Office 365 synchronisieren möchte, welche mit RMS/DRM geschützt sind.
Benutzer fühlen sich alleine gelassen, kämpfen mit Synchronisations-Problemen, und wollen doch eigentlich nur arbeiten.
Doch endlich gibt es Licht am Ende des Tunnels: Microsoft hat auf der Ignite-Konferenz in Orlando, Florida, viele Neuerungen bekannt gegeben, dazu auch einige Statements zum oben beschriebenen Problem.
IRM /RMS
Endlich ist es möglich, mit dem Next Generation Snyc Client mit IRM/RMS geschützte Bibliotheken zu synchronisieren. Außerdem wird es möglich sein, mit privaten Schlüsseln versehene Dateien zu synchronisieren. Und nicht irgendwann, sondern noch in diesem Jahr.
Dies ist ein weiterer Schritt, mehr Sicherheit und Schutz in die Firmen-Daten zu bekommen. Und für all diejenigen, die keinen SharePoint Server onPremise betreiben, endlich die Möglichkeit zu bekommen, den „Groove“ -Client zu beerdigen.
Next Generation Snyc Client – SharePoint Server OnPremise
Die gute Nachricht. Ja, Microsoft arbeitet daran. Die schlechte Nachricht: Es wird noch eine Weile dauern, bevor Bibliotheken vom SharePoint Server 2019 mit dem NGSC synchronisiert werden können. Wenn man sich die zeitlichen Ankündigungen zur OnPremise Version SharePoint Server 2019 anschaut, sind das noch 12 Monate.
Und um die aufkommenden Fragen gleich zu beantworten: Nein, die vorherigen Versionen der OnPremise Variante des SharePoint Server werden nicht unterstützt werden. Hier verhält sich das Ganze wie bei OneDrive Files on Demand. Dies Funktionalität wird es ausschließlich für Windows 10 geben. Die Erklärung ist sehr einfach. Microsoft hat noch nie für ältere Versionen (Betriebssysteme) oder Server neue Funktionalitäten implementiert.
Mit dem Erscheinen des SharePoint Server 2019 ist dann endgültig Schluss und das endgültige Aus für den Groove-Client.
Call to Action
Wer noch einen SharePoint Server 2007, 2010, 2013 oder 2016 in Betrieb hat, muss also ein Update auf den SharePoint Server 2019 vornehmen. Und das kostet Geld. Nicht nur die Lizenz, sondern auch die Migration der vorhandenen Daten. Und der Zeitplan von Microsoft erfordert in den nächsten 3 Monaten unsere Aufmerksamkeit. Für all die Unternehmen, deren Geschäftsjahr gleich dem Kalenderjahr ist, muss für das Upgrade Budget vorhanden sein. Denn der SharePoint Server 2019 wird erst im Herbst 2018 global verfügbar sein. Und je nach Größe muss auch die Migration geplant und ausgeführt werden. Und größere SharePoint Farmen erfordern doch eine Menge Vorarbeit.
Vielleicht doch in die Cloud
Ob Sie tatsächlich auf den SharePoint Server 2019 upgraden, oder vielleicht doch den Weg in die Cloud durchführen, kann dann Mitte des Jahres 2019 entschieden werden. Nach erfolgreichem Upgrade / Migration sind Ihre Mitarbeiter dann endlich in der Lage, die neuen Möglichkeiten der Kollaboration zu nützen.
OneDrive for Business | new version 17.3.7010.0912 published
The first version with the number 7. Today Microsoft has released a new Version from the Next Generation Sync Client and some people will the the version 17.3.7010.9012 on the devices. The fully Update-Mechanism downloads the right version and update the new version. Enterprise customers will find the version 17.3.6998.0830.
The Change log file was updated with the version 17.3.6998.0830, no information about the latest version.
Here is my own Change-Log
Wolfgang Miedl – Sharepoint360
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