Archiv
SharePoint: Restore of files from document libraries
Another self-service, once you have captured an encryption virus, or accidentally deleted one or more files or even entire folders. It has been around for OneDrive for Business for a while, and this service is currently rolled out on all tenants in Office 365. The procedure is the same everywhere.
Use a browser to navigate to the document library where you want to restore files.
Then click on the gear icon. Now you see all the settings and there is also the item “Restore this library”". (If it does not show up yet, it’s not currently available in your tenant).
Click on Restore…
brings us the image of time restriction and selection known from OneDrive for Business.
The procedure is, as I said, not only for all document libraries, but also for the documents that you have stored in OneDrive for Business.
SharePoint: Wiederherstellen von Dateien in Dokumentenbibliotheken
Ein weiterer Self-Service, wenn man sich einmal einen Verschlüsselungsvirus eingefangen hat, oder versehentlich ein oder mehrere Dateien oder gar ganze Ordner gelöscht hat. Für OneDrive for Business gab es das schon länger, derzeit wird dieser Service auf allen Tenants in Office 365 ausgerollt. Die Vorgehensweise ist überall gleich.
Navigieren Sie mit einem Browser zur Dokumentenbibliothek, wo sie Dateien wiederherstellen möchten.
Klicken Sie dann auf das Zahnradsymbol. Jetzt sehen Sie alle Eigenschaften und dort taucht auch das Wiederherstellen auf. (Wenn es noch nicht auftaucht, dann ist es derzeit noch nicht in ihrem Tenant verfügbar).
Ein Klick auf Wiederherstellen…
bringt uns das von OneDrive for Business bekannt Bild der zeitlichen Einschränkung und Auswahl.
Die Vorgehensweise gilt wie gesagt nicht nur für alle Dokument Bibliotheken, sondern auch für die Dokumente, die Sie in OneDrive for Business abgelegt haben.
Ist das ein Backup
Die Antwort ist schlichtweg ein NEIN. Das ganze kommt aus einer seit Jahren in SharePoint existierenden Technologie mit den Namen Versionierung
Wir eine Datei in einer Dokument Bibliothek in SharePoint Online gespeichert und ist dort Versionierung eingeschaltet, so wird jede Änderung, egal ob in der Date (Änderung am Dokument oder aber beim erneuten Abspeichern oder auch bei einer Umbenennung. Dabei spielt es keine Rolle, ob das
- Im Windows Explorer
- In Office (Word, Excel, PowerPoint)
- von anderen Programmen (Apps) wie Paint. Notepad, …
- im Web-Browser ihrer Wahl
- Programme, die die API von OneDrive benutzen
Solange die Datei in einer Dokument-Bibliothek mit eingeschalteten Versionierung gespeichert ist, werden alle Änderungen in verschiedenen Versionen abgespeichert.
Und genau auf diese Versionen setzt die Restore Funktionalität auf. Das ist weitaus mehr, als viele Backup-Programme können. Werden versehentlich mehrere Dateien gelöscht, können diese auf den vorherigen letzten Stand zurückgesetzt werden. Mit ein paar simplen Klicks.
Ohne den Administrator zu fragen.
Cloud & Datacenter Conference Germany–21. & 22.5. 2019 Hanau
es ist demnächst wieder soweit. Am 21. & 22. Mai 2019 trifft man sich in Hanau auf der Cloud & Datacenter Conference Germany. Der Veranstaltungsort ist genau der gleiche wie im letzten Jahr. Und Carsten Rachfahl hat wieder viele bekannte Sprecher eingeladen und die Veranstaltung wird, so glaube ich, auch in diesem Jahr ein Erfolg werden. Ein bisschen darf auch ich beitragen mit einem Slot zu, na klar, richtig, zu OneDrive.
OneDrive beschleunigt mit Intelligenz die tägliche Arbeit
so lautet der Titel. Diesen Vortrag habe ich zum ersten Mal auf der Microsoft IgniteTheTour in Hongkong in englischer Sprache gehalten. Hier also die deutsche Premiere.
Wer mich also sehen möchte und dazu noch jede Menge andere MVPs, der muss sich ein jetzt hier anmelden.
Man sieht sich…
OneDrive und SharePoint Online | geändertes Teilen
Am 8.Mai hat Microsoft die Änderungen im Nachrichten-Center von Office 365 veröffentlicht. Ich habe es natürlich gleich getestet, aber es war noch nicht auf meinem Tenant ausgerollt worden. Und es auch mit dem heutigen Datum noch nicht auf allen Tenants verfügbar. Deshalb habe ich es auch versäumt, einen Beitrag darüber zu schreiben. Zuerst, für all die Leser, die mit den Microsoft Bergriffen nicht klarkommen, das gilt nicht für OneDrive Personal, sondern nur für die Premium-Variante, also OneDrive for Business und alle Dokument-Bibliotheken in SharePoint Online, also in bestimmten Paketen von Microsoft Office 365.
Wer hat schon einen Überblick über all seine geteilten Links?
Viele Administratoren fordern bei der professionellen Variante eine Liste, woraus ersichtlich ist, welcher Mitarbeiter mit wem was teilt. Für mich mach das wenig Sinn. Denn was macht der Administrator einer 10.000 Mitarbeiter großen Firma mit einer solchen Liste? Ein kleines Rechenbeispiel: Nicht alle Mitarbeiter teilen viele Dateien, da mag es welche geben, die gar nichts teilen, andere dagegen teilen viele Dateien. Nehmen wir nur einmal 3 Links pro Benutzer: Dann kommen wir auf eine Liste von 30000 Links. Und nochmal, was macht der Administrator mit dieser Liste?
Viel besser ist es, für bestimmte Freigabe-Links einen zusätzliche Haken zu setzen. Und den Link nach einer bestimmten Zeit automatisch verfallen zu lassen. Damit schließe ich potenzielle Lücken. Und muss nicht daran denken…
Microsoft hat in Office 365 die Möglichkeiten geschaffen, zum einen Unternehmensrichtlinien, was externe Links angeht, umzusetzen, aber auch Vorgaben festzulegen, was ein Benutzer beim Erstellen eines Links sieht.
Da wären zum einen im Office Admin-Center die Einstellungen, die für das gesamte Unternehmen gelten.
Die obigen Einstellungen bedeuten:
Der Administrator erlaubt den Benutzern die Freigabe für authentifizierter externe Benutzer und die Verwendung von anonymer Zugriffslinks, bei Verwendung von anonymen Zugriffslinks laufen diese nach 60 Tagen ab. Anonyme Zugriffslinks gestatten dem Empfänger bei Dateien das Anzeigen, bei Ordnern das Anzeigen, Bearbeiten und Hochladen. Die Voreinstellungen des Standardlinks ist ein anonymer Zugriff.
Diese Einstellungen finden Sie im Office 365 Admin Center unter: SharePoint – Freigabe oder für OneDrive for Business unter: OneDrive – Freigabe.
Also kann der Office 365 Administrator Vorgaben für alle Benutzer vorgeben, um die Sicherheit- und Compliance-Vorgaben des Unternehmens zu wahren.
Wie sieht das beim Benutzer aus:
beim Teilen mit jedermann (ohne Windows Anmeldung) kann der Empfänger des Links die Datei ansehen, aber nicht bearbeiten. Und am 20.Juli 2017 funktioniert der Link nicht mehr.
Selbstverständlich funktioniert das auch mit Ordnern und den darin enthaltenen Dateien. Das das System noch Probleme mit der eingestellten Sprache hat ( hier Deutsch und nicht Mittw. sondern Wed) wird das Team in Redmond bestimmt noch ändern.
Warum funktioniert das nicht mit OneDrive (Personal)?
Nun, der Synchronisations-Client für beide Cloud-Speicher heißt Next Generation Sync Client. Der tatsächliche Speicher ist unterschiedlich:
Dienst | Speicher |
OneDrive (Personal) | Azure Files |
OneDrive (Personal) mit Premium (Abo) | Azure Files, eigenes Rechte-System |
OneDrive for Business | Azure blob storage; aber über SharePoint |
SharePoint Online | Azure Blog Storage, über SharePoint |
Das Rechtesystem von Azure Files/SharePoint sorgt also für das automatische “Schließen” des Links nach Ablauf der eingestellten Zeit.
Zusammenfassung
Endlich hat Microsoft dem Administrator eine Möglichkeit gegeben, Sicherheitsvorgaben für alle Benutzer der jeweiligen Firma vorzugeben. Jetzt sollte ich das auch im Windows Explorer einstellen können, das kommt im Herbst. (und der Artikel früher, versprochen)
Vorbei
Auch wenn ich in der 5. Folge meiner Artikelreihe “Ich bin zurück” geschrieben habe, dass ich jetzt ins Marketing gewechselt bin, hat dieser Ausflug nur 5 Monate angehalten. Und: Mein Engagement mit der US-Firma in Kirkland wurde im April beendet. Genau so schnell, wie man einen Job bekommet, “Können Sie schon nächsten Montag?”, genau so schnell stehst Du wieder dem freien Arbeitsmarkt zur Verfügung. “You are fired”. Bleibt ein Rückblick. Und mit dem Abstand von 6 Wochen ein Rückblick mit weniger Emotionen.
Wer die ganze Geschichte lesen will, dies ist der 6.Teil. Am Ende des Artikels sind die Links zu den fünf Vorherigen.
Vorbei
Eines habe ich in meinen “alten” Jahren gelernt. Junge Leute, die in Manager-Positionen sitzen, vertragen keine Kritik. “Das wusste ich noch nicht” ist vielleicht die banalste Antwort. Manchmal bekommst Du nicht die Wahrheit übermittelt. Die unterschiedliche Kultur veranlasst den amerikanischen Kollegen überhaupt nicht darüber nachzudenken. Ich erledige meinen Job. Das was mir aufgetragen wird. Nicht mehr. Nicht weniger. Mit den nötigen Emotionen. “It’s amazing”. Gemeinsames Klatschen. Feierabend. Tschüss. Diskussion ja. Kritik? Kommt darauf an. “Es lag nicht an Dir”. Trotzdem hat der Mohr seine Schuldigkeit getan. Und Du weißt immer noch nicht, warum Du eigentlich gehen durftest. Wenn innerhalb von 2 Jahren die Mitarbeiterzahl verdreifacht wird, kommt es natürlich vor, dass neue Manager-Ebenen entstehen. Dieses schnelle organische Wachstum bringt so manche Probleme mit sich. Was gestern noch als richtig galt, ist morgen Schnee von gestern. Viele Europäer, insbesondere wir Deutschen kommen mit diesen Kultur Schocks nicht zurecht. Mir hat das nichts ausgemacht. Ich liebe Änderungen. Aber ich kann nicht verstehen, wie mit Mitarbeitern umgegangen wird. Es waren einmal 4 MVP’s, die bei BitTitan ihr Geld verdient haben. Jetzt ist es nur noch einer. Und das in der schwierigen Zeit einer Transformation, den hier hat BitTitan bereits jetzt angesetzt. Nicht mehr nur die klassische Migration, sondern die Automation. Von außen ist also so eine Entscheidung nicht zu ergründen. Und von bestimmten Personen bekommst Du keine Antwort (mehr).
Was also habe ich mitgenommen?
Zum einen, dass die Amerikaner keine Ahnung von der deutschen Kultur haben. Zum Anderen haben Sie trotz der Hilfsmittel in Outlook immer noch Probleme außerhalb ihrer Zeitzone. Was die Adaption von neuer Software angeht, können wir Deutsche uns aber auch eine Scheibe abschneiden. Nach dem Motto “Just Do it” wird bei einer Mittelstandsfirma einfach ein Programm wie “Microsoft Teams” ausprobiert und für gut erachtet. Geht ganz schnell. Und kam Ultra gut an im Marketing. Was ich damit sagen will: technische Innovationen bei einer technischen Firma. Passt. Was mir nicht gefällt: Die Lobhudelei auf Personen. Auf Ereignisse wie 1 jähriges, 2 jähriges bei der Firma. Über Produkte. Über Personen. Dieses typische “Amazing”. Und mittlerweile ist mir auch klargeworden: Bei den meisten ist “der, die, das” schon wieder vergessen, nachdem das “Amazing” den Mund verlassen hat. Viele Ex-Kollegen waren/sind sehr oberflächlich. Kollegen aus dem europäischen Raum haben da ein anderes Verhältnis. Ist wohl auch eine Kulturfrage. Über Land und Leute kann ich nicht viel sagen. Waren ja immer nur ein paar Tage/Wochen. Ich habe auch etwas mitgenommen. Die Sprache. Viele Vokabel. Jeden Tag ein paar neue. Ich habe immer noch Schwierigkeiten, meinen Burger selbst zusammen zu stellen. Dazu war ich zu selten vor Ort. Mein Wortschatz hat sich wesentlich verbessert. Keine Angst vor fremden Leuten: Einfach drauf los reden. Und kein Mensch verbessert Dich. Es sei denn, Du forderst jemanden dazu auf. Mittlerweile gibt es den MVPKaffeklatsch nicht nur in deutscher Sprache, sondern die ersten Ausgaben in englischer Sprache. Und im Marketing? Eine ganze Menge, denn die letzten Monate waren nicht mehr Exchange und Co. bei der Migration mein Hauptthema, sondern Marketo , On24 und Co. Auch hier muss an bestimmten Stellen tricksen. Den “fast”-Perfektionismus eine Exchange Servers haben diese Produkte noch nicht erreicht. Mitgenommen habe ich aber auch die Erkenntnis, was Du zum zweiten Mal anfasst, nicht noch einmal manuell durchführen. Automatisierung mit verschiedenen Cloud Produkten. So sind meine sozialen Netzwerkaktivitäten zum größten Teil automatisiert. Und ich kann meine Zeit den wichtigen Dingen widmen.
Was folgt?
Ich bin offen. Für fast alles. Für die Rente ist es mir persönlich noch zu früh. Aber Bits und Bytes möchte ich auch nicht mehr anfassen. Dazu habe ich zu viel Erfahrung. Es muss also schon eine Firma sein, die sich mit der Cloud beschäftigt. Mit der richtigen, was heißen soll, ich bin noch für über ein Jahr Microsoft MVP und möchte diesen Titel auch behalten. Also Azure und Office 365. Deutschland, Europa, USA? Der Standort ist mir eigentlich egal, ein Umzug kommt für mich nicht in Frage, denn mit den richtigen Produkten kannst Du von überall in der Welt arbeiten. Ich kann begeistern. Ob in der Community oder in einem Business-Meeting. Wer also ein gescheites Produkt oder Dienstleistung im Portfolio hat, der kann sich gerne melden.
Teil 1: Mein erster Arbeitstag
Teil 2: Meine erste Arbeitswoche
Teil 3: nach drei Wochen
Teil 4: Nach neun Monaten
Teil 5: Ich bin zurück
OneDrive for Business | erweitertes Dateimanagement | Verschieben
Chris McNulty, Microsoft und ExMVP hat in Microsoft Tech Community unter SharePoint weitere Details beschrieben beschrieben:
Die von mir beschriebenen Änderungen wurde erweitert:
Das Limit von 50 MB beim Kopieren wurde auf 500 MB angehoben
Es kann jetzt auch innerhalb einer Bibliothek kopiert werden, dann wird eine Datei mit einer Nummer am Ende des Datei-Namens erzeugt.
Diese Änderungen erfolgen zuerst im First Release und anschließend an allen Office 365 Tenants!
Bewegen von Dateien
Hier musste Microsoft leider erst einmal einen Rückzieher machen, das funktioniert derzeit nicht von OneDrive for Business zu SharePoint (Team Sites oder Groups). Aber bei meinem letzten Gespräch mit Chris McNulty in Frankfurt hat er mir gesagt, das Microsoft daran arbeitet, die Move Funktion komplett mit Meta-Daten und File-Historie zu versehen.
OneDrive for Business | erweitertes Dateimanagement | Verschieben
Es stand auf der Microsoft Roadmap der OneDrive-Produktgruppe für das erste Quartal 2017. Das Verschieben von Dokumenten zwischen OneDrive for Business und SharePoint Team Sites. Schon seit längerer Zeit konnte man Dateien von OneDrive for Business kopieren, dies führte jedoch bei einigen Benutzern zu Irritationen, weil jetzt die Datei doppelt vorhanden war, wenn man Sie von der Quelle nicht manuell löschte.
Einschränkung
Es gibt derzeit aber noch eine Einschränkung: Das Größe der Datei ist auf 50 MB beschränkt. Microsoft hat aber angekündigt, das dieses Limit noch im Jahr 2017 aufgehoben wird und das dann das Verschieben von Dateien erweitert wird um die kompletten History Daten.