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Archive for the ‘OneDrive for Business’ Category

European Collaboration Summit 2020

7. Februar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

European Collaboration Summit 2020

150 speakers from 24 countries, 150 Sessions, 30 Microsoft well know Speakers from Microsoft Corporation, 104 MVPs, 13 Reginal Directors, 7 Certified Masters and 50 new Speakers. Wow

The biggest Community event in Europe. in Wiesbaden. 08-10 June 2020. And I’m speak there. About OneDrive, what else.

B2B Sync – The surpreme discipline of synchronization

Interested? Reserve your spot and register now, Cu you there in June?

mbuf Jahreskongress 2020 in Karlsruhe

6. Februar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

mbuf Jahreskongress 2020  in Karlsruhe

Für mich ist es bereits das dritte Mal. Und zum zweiten Mal auf dem Messegelände in Karlsruhe. Der Jahreskongress der mbuf. Am 12.&13.5.2020. Dieses Jahr werde ich am zweiten Tag die Königsdisziplin der Synchronisation mit OneDrive vorstellen. B2B Sync.

Die Königsdiziplin der Synchronisation mit OneDrive

Also ein bisschen Azure, PowerShell, SharePoint Online und Synchronisation. Mit Live Demo.

Also schon einmal im Kalender die Tage reservieren. Demnächst gibt es dann das komplette Programm des mbuf Jahreskongress 2020.

Man sieht sich dort?

Collab365 GlobalCon1| 2nd–6th of March – Online

5. Februar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

Collab365 #Globalcon1 - OneDrive

A big conference week from 2nd to 6th of March. You do not have time or money for a journey? Don’t worry. It’s an online conference. If you want to see some sessions? Please register here right now.

I’m speaking about OneDrive, SharePoint and external organizations, have a demo in Azure, using PowerShell

SharePoint & Office 365 Saturday Warsaw 2020

4. Februar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

SharePoint & Office 365 Saturday Warsaw 2020

Its not only a SharePoint Saturday. It’s a combination of SharePoint and Office 365. And it will be start on 4th of April 2020. So it’s a good idea, to attend this event. Don’t hesitate to register now. Oh yes, I forgot: I’m also attend this event an will speak (most for the ladies) about

The Cloud in my handbag

 

For the men, who have no handbag with them: I will sign my autograph cards. So no reason, not to register and attend my session. Mr.OneDrive is in town! Cu you there?

SharePoint Saturday Bremen am 29.02.2020

3. Februar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

02 SPS Bremen

Eigentlich muss es SharePoimnt Saturday North Germeny/Bremen 2020 lauten, der mittlerweile zum 3. Mal stattfindet. Und der eigentlich am Freitag beginnt. Mit Workshops. Damit haben sich in Deutschland mit Bremen, Köln und München drei Städzte etabliert, die längst nicht mehr nur das Thema SharePoint abdecken, sondern alle Facetten von Office 365 beleuchten.

Mein Thema wird dieses Jahr in Bremen

OneDrive Group Policies – Not only for The Enterprise

lauten. Dies ist ein Thema, welches ich zum ersten Mal in Orlando auf der Ignite 2019 bei Mirosoft zeigen durfte. jetzt heißt es also registrieren und in meine Session kommen, damit Ihr mitbekommet, was Microsoft in Sachen Gruppenrichtlinien so drauf hat. Es gibt auch die OneDrive TOP 10  bei den Gruppenrichtlinien.

OneDrive for Business | Request files

24. Januar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

Request Files: OneDrive for Business

Request files only works with OneDrive for Business. Not in OneDrive (Personal). Not for various SharePoint Online document libraries. I asked Microsoft about it, and there are plans to make it available for SharePoint libraries as well. Unfortunately there is no point in time when we can count on it. Maybe you want to see how often this function is used.

But why is it going here at all?

I can easily ask one or more people to send me files about an operation. Since the initiation happens from the web browser interface, I don’t even have to bother my email client. The recipient (s) will then receive an email and then have the option of uploading files. the recipient has no access to my OneDrive for Business. But I don’t have to look it up either because I get a message when the recipient has uploaded files.

Each person you invite can upload one or more files. The recipient of the invitation does not need to have an Office365 or OneDrive for Business.

What access is it in my tenant

The access is entered as a guest contributor in my OneDrive and corresponds to an anonymous link, which is only suitable for an upload. However, this means that external access must be allowed. Furthermore, we do not need to worry, the link will be closed automatically when the time specified by the administrator has expired. I as the inviter have no influence on this, I can only reduce the time to the extent that the administrator has given me. The limit is currently 730 days, which corresponds to 2 years. While I can reduce the days given by the administrator for anonymous links, this is as described above, when requesting files it is not possible directly, can only be reduced after sending. (see options)

Can I forward the link?

Yes, since it is an anonymous link, the recipient also has access and can also upload files.

Are there restrictions on the upload?

Not with the file names, because the original file receives a prefix with first name_ last name, so “8.png” becomes “Sabrina_Versuch_8.png”. Since the user does not see what he uploaded in a previous session, the problem naturally arises when a file is uploaded a second time. The original, already uploaded file is not overwritten, but is supplemented by a numerical extension in the file name.

Otherwise the same restrictions apply, e.g. The 15 GB size limit is still in effect, which will eventually increase to the 100 GB that was announced at Ignite 2019 in Orlando.

Execution:
Steps for those who want to send the invitation

Inivite

Invitation: step by step

Switch to the browser and call OneDrive (for Business).

  • Select a folder of your choice
  • Click Request Files
  • To distinguish different invitations, enter a description
  • Click on Continue
  • Now you can copy the invitation link OR
  • enter one or more email addresses.
  • Additional text helps participants to read the mail as to what needs to be done.
  • By clicking on Done, the invitation email will be sent.

Optional: change the link validity period

During the invitation process I have no influence on the validity of the invitation and the upload process. I can do this immediately after shipping.

Basically, the administrator has the option to set a restriction for anonymous links for the entire tenant, from when a link loses its validity. The maximum time is currently 730 days. While I can reduce the days given by the administrator for anonymous links, and that when generating a link, Microsoft has forgotten this step for the request link, or they wanted to make the process as easy as possible.

Change Date

Steps to change the date

  • Select the folder
  • Click on Detail: [I] in the top right
  • Click on “Manage access”
  • Click on the 3 dots behind the link for upload
  • The upload link moves up
  • Click on the date
  • Change the date
  • Click on Save
  • Confirm the POP Up window

 

Steps for whoever receives the invitation

Reciever

Receiver: step by step

  • You will receive an invitation email
  • Click Choose Files.
  • If you are not logged in, two additional fields with first and last names appear
  • These are used for identification and are attached to the data name as a prefix
  • Click Upload

If an error occurs during the upload, you will receive an error message:

Request Files;Error message during Upload:

As long as the link is active, you can repeat the process via the original email you received.

 


 

Last but not least: Those who sent the invitation will also receive a message in their mailbox after the successful upload:

Message in Inviers mail box Message in Inviers mail box

 

Summary:

Great feature, you can ask others to upload files without worrying about security. Unfortunately, anonymous links (everyone) are blocked at some companies.

Three wishes for Microsoft:

please implement the “shortening the time span” in the process
Also allow “specific people”.
Incorporation of the process not only in OneDrive for Business, but every library
source

Source

OneDrive for Business | Anfordern von Dateien

23. Januar 2020 4 Kommentare

Anfordern von Dateien

Klingt in der deutschen Sprache etwas holprig. “Request Files” ist die englische Bezeichnung.  Derzeit funktioniert das nur mit OneDrive for Business. Nicht in OneDrive (Personal). Nicht für diverse SharePoint Online Dokument Bibliotheken. Ich habe bei Microsoft nachgefragt, und es existieren Pläne, die Funktion auch bei SharePoint-Bibliotheken zu Verfügung zu stellen. Leider es gibt keinen Zeitpunkt, wann wir damit rechnen können. Viellicht möchte man erst einmal sehen, wie häufig diese Funktion angewandt wird.

Aber warum geht es hier überhaupt?

Ich kann hier auf einfache Art ein oder mehrere Personen auffordern, mir Dateien zu einem Vorgang zu senden. Da die Initierung aus dem Web-Browseroberfläche passiert, muss ich nicht einmal meinen EMail-Client bemühen. Der oder die Empfänger erhalten dann eine Mail und haben anschließend die Möglichkeit Dateien hochzuladen. der Empfänger hat dabei keinen Zugriff auf mein OneDrive for Business. Ich muss aber auch nicht nachschauen, denn ich bekomme eine Nachricht, wenn der oder die Empfänger Dateien hochgeladen haben.

Jede Person, die sie einladen, kann eine oder mehrere Dateien hochladen. Der Empfänger der Einladung muss weder ein Office365 noch OneDrive for Business haben.

Um welche Zugriff handelt es sich in meinem Tenant

Der Zugriff wird als Gast-Contributor in meinem  OneDrive eingetragen und entspricht einem Anonymen Link, der aber nur für einen Upload geeignet ist. Das bedeutet aber, dass externer Zugriff erlaubt sein muss. Desweiteren brauchen wir uns auch keine Gedanken machen, der Link wird automatisch geschlossen, wenn die durch den Admínistrator vorgegeben Zeit abgelaufen ist. Ich als Einlader habe darauf keinen Einfluß, kann die Zeit auch nur in dem Maße verringern, die mir der Administrator vorgegeben hat. Als maximale Zeit sind derzeit 730 Tage, das entspricht 2 Jahre, die Begrenzung. Währed ich bei anonymen Links die vom Administrator vorgegebene Tage reduzieren kann, ist das wie oben beschrieben, bei der Anforderung von Dateien nicht direkt möglich, kann erst nach dem Versand reduziert werden. (siehe Optionen)

Kann ich den Link weiterleiten?

Ja, da es sich um einen anonymen Link handelt, hat der Empfänger dann ebenfalls Zugriff, und kann ebenfalls Dateien hochladen.

Gibt es Restrktionen beim Upload?

Nicht bei den Dateinamen, denn die Urspungsdatei erhält einen prefix mit Vorname_Nachname, also aus “8.png” wird “Sabrina_Versuch_8.png”. Da der Anwender nicht sieht, was er in einer vorherigen Sitzung hochgeladen hat, besteht natürlich das Problem, wenn eine Datei ein zweites Mal hochgeladen wird. Die ursprüngliche, schon  hochgeladene Datei wird nicht überschrieben, sondern durch eine numerische Erweiterung im Dateinamen ergänzt.

Ansonsten gelten die gleichen Einschränkungen, also z.B. gelten derzeit immer noch die Größenbeschränkungen von 15 GB, was irgendwann zu den auf der Ignite 2019 in Orlando groß angekündigten 100 GB erhöht werden wird.

Durchführung:
Schritte für den, der die Einladung versenden möchte

Inivite[4]

Einladung: Schritt für Schritt

Wechseln in den Browser und rufen Sie OneDrive (for Business) auf.

  • Selektieren Sie einen Ordner Ihrer Wahl
  • Klicken Sie auf Anfordern von Dateien
  • Um unterschiedliche Einladungen zu unterscheiden, geben Sie eine Beschreibung ein
  • Klicken sie auf weiter
  • jetzt können Sie den Einladungslink kopieren ODER
  • geben Sie ein oder mehr EMail-Adressen ein.
  • Zusätzlicher Text  hilft den Teilnehmern beim Lesen der Mail, was zu tun ist.
  • Mit Klick auf Done wird die Einladungs-Mail vesendet.

Optional: Ändern des Link-Gültigkeitszeitraumes

Während des Einladungsprozess habe ich auf Gültigkeit der Einladung und des Upload Prozesses keinen Einfluß. Dies kann ich aber unmittelbar nach dem Versand durchführen.

Grundsätzlich hat der Administrator die Möglichkeit, für den kompletten Tenant, eine Einschränkung für anonyme Links festzulegen, ab wann ein Link seine Gültigkeit verliert. Die maximale Zeit sind derzeit 730 Tage. Während ich bei anonymen Links die vom Administrator vorgegebene Tage reduzieren kann, und das bei der Generierung eines Links, hat Microsoft diesen Schritt beim Anfoderungslink vergessen, bzw sie wollten den Prozess so einfach wie möglich machen.

Change Date

Schritte zum Ändern des Datums

  • Selektieren Sie den Ordner
  • Klicken Sie aif Detail: [I] rechts oben
  • Klicken sie auf “Manage access”
  • Klicken Sie auf die 3 Punkte hinter dem Link für Upload
  • Der Upload Link wandert nach oben
  • Klicken Sie auf das Datum
  • Ändern Sie das Datum
  • Klicken Sie auf Save
  • Bestätigen Sie das POP Up Fenster

 

Schritte für den, der die Einladung erhält Reciever

Empfänger: Schritt für Schritt

  • Sie erhalten eine Einladungs-Mail
  • Klicken Sie auf Dateien auswählen.
  • Sind Sie nicht angemeldet, erscheinen zusätzliche zwei Felder mit Vor- und Zunamen
  • Diese dienen zur Identifizierung und werden als Prefix dem Datenamen angehängt
  • Klicken Sie auf Hochladen
    Sollte Beim Upload ein Fehler passieren, erhalten Sie eine Fehlermeldung:
    Fehlermeldung beim Upload

Solange der Link aktiv ist, kann man über die ursprüngliche erhaltene EMail den Vorgang wiederholen.


Zu guter Letzt: Derjenige der die Einladung versendet hat, erhält nach dem erfolgreichen Upload über sein Postfach ebenfalls eine Mitteilung:

Rückmeldung im eigenen Postfach

Rückmeldung im eigenen Postfach

Zusammenfassung:

Tolle Funktion, man kann, ohne sich über Sicherheit große Gedanken zu machen, Andere zum Upload von Dateien auffordern. Leider sind anonyme Links (Jeder)  bei manchen Firmen gesperrt.

Drei Wünsche an Microsoft:

  • bitte implementiert die “Verkürzung der Zeitspanne” in den Prozess
  • Lasst auch “Bestimmte Personen” zu.
  • Einbinden des Prozesses nicht nur in OneDrive for Business, sondern jede Bibliothek
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