In diesem Artikel möchte ich die Möglichkeiten aufzeigen, wo welche Daten in Office 365 gespeichert und wie mit Hilfe des Next Generation Sync Clients Dateien aus unterschiedlichen Bereichen auf eine Maschine gespeichert werden. Dazu sind einige Schaubilder notwendig.

Die Firma Collaboration.com  ist in die Cloud zu Office 365 umgezogen. Der CEO (User A) ist happy, weil er wie gewohnt alle Mails in Outlook bearbeiten kann. Das geht den anderen Mitarbeitern genau so. Neu für alle Mitarbeiter ist jedoch, das jeder einen Cloud Speicher für Business Dokumente vorfindet: OneDrive for Business. Die Mitarbeiter sind jedoch gewohnt, Dokumente mit dem Explorer zu öffnen, bearbeiten und auch dort wieder zu speichern.  Deshalb wurde bei jedem Mitarbeiter eine Synchronisation zwischen der Cloud und OneDrive for Business eingerichtet. Auch wenn die Mitarbeiter Offline sind, haben Sie Zugriff auf die synchronisierten Dokumente.

Ein Wechsel zum Webbrowser ist nur notwendig, wenn Mitarbeiter Dokumente mit einer externen Person oder internen Benutzern  (Abbildung 1: Mitarbeiter E  teilt ein Dokument mit Mitarbeiter K) teilen möchte. Mitarbeiter K kann auch dieses Dokument auf seine lokale Maschine synchronisieren.

Dieses “Teilen” erscheint manchen Mitarbeitern jedoch umständlich. Vor allem wünschen Sie sich einen Bereich, bei dem alle Dokumente der Abteilungen abgelegt werden und alle Mitarbeiter in dieser Abteilung Zugriff haben.

Zusammenfassung:
Jeder Mitarbeiter erhält in Office 365 Speicherplatz für seine Business-Dokumente, die er lokal synchronisieren kann.

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Team-Seite

Wie die obige Abbildung zeigt, richtet der Administrator der Firma Collaboration.com die erste Team Seite ein. Diese ist für die Dokumente der Abteilung Finanzen gedacht.

 

Nur der CEO (User A) und ein weiterer Mitarbeiter (User G) haben Zugriff und können jetzt auch die dort gespeicherten Dokumente auf Ihre lokale Maschinen synchronisieren.

weitere Team-Seiten

Der Administrator richtet zwei weitere Team Seiten auf dem SharePoint Online ein, eine für die Marketing Abteilung und für die Personalabteilung (HR). Der CEO (User A) erhält in unserem Beispiel Zugriff zu jeder der drei Team-Seiten. Der Administrator hat auch schon Organisations-Einheiten im Azure Active Directory angelegt, so dass beim starken Wachstum der Firma, er nur mehr neue Mitarbeiter diesen OU zuweisen muss, damit Sie Zugriff auf die jeweiligen Team-Seiten erhalten.

Zusammenfassung:
Team Seiten ermöglichen die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander, ohne Dateien freizugeben, und können auch lokal synchronisiert werden.

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Gruppen

Einige engagierte Mitarbeiter wünschen sich einen Bereich, bei dem Sie Ihre Ideen austauschen , diese Ideen mit verschiedenen Programmen erstellen können, darüber mit E-Mails diskutieren oder aber auch Termine für den Fortschritt festlegen können. UNd das Ganze, ohne den Administrator zu fragen.

Der Benutzer A (in unseren Beispiel also der CEO) beschließt eine Gruppe G-Marketing anzulegen. Dazu sind keine Administrations-Rechte erforderlich. Er hat jedoch vorher mit seinem Experten gesprochen und es wurde eine Namens-Konvention festgelegt. Hintergrund dafür ist der Umstand, dass eine neue Gruppe mit dem Namen “Verkauf” verhindert, dass danach keine Team-Seite mit dem gleichen Namen angelegt werden kann.

Dazu lädt er Benutzer D und K ein, die damit Zugang erhalten. Dokumente, die in der Dokumenten-Bibliothek gespeichert werden, können von allen drei Mitarbeitern ebenfalls lokal auf Ihre jeweiligen Maschinen synchronisiert werden.

 

Die Mitarbeiter G und C aus den Bereichen Personal (HR) und Verkauf (Sales) verfahren in der gleichen Weise. Die Abbildung zeigt aber auch, dass für die jeweiligen angelegten Gruppen die E-Mail-Kommunikation und die Termine in Exchange Online gespeichert werden.

Zusammenfassung:

Gruppen können in Office 365 ohne den Administrator angelegt werden. E-Mails und Terminkalender werden in Exchange-Online gespeichert, Dokumente können auch lokal synchronisiert werden.

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Synchronisierung auf lokale Maschinen

die letzte Abbildung zeigt alle lokalen Synchronisierungen mit der lokalen Maschine des Benutzers A.

Hat ein Mitarbeiter mehrere Geräte, so müssen die Synchronisierungen auf jedem Gerät separat durchgeführt werden. Und weil der neue Sync Client (NGSC)  selektive Synchronisation unterstützt, können die einzelnen Bereiche auch unterschiedlich aussehen.
Dazu kommen auch noch die Möglichkeiten, die OneDrive App zu benutze: Diese App ist jedoch nur ein (schneller!) Ersatz für den Webbrowser, Dateien werden hier nicht lokal synchronisiert, man braucht eine Internet-Verbindung. Dafür ist dieses App sehr schnell und die Anmelde-Informationen können in der App gespeichert werden.

Wo sollen die Dokumente gespeichert werden?

eigene Business-Dokumente gehören in meinen OneDrive for Business Bereich. Sollen mehrere Mitarbeiter Dokumente bearbeiten, z.B. neue Ideen erarbeitet werden, so kann mit ein paar Klicks eine Gruppe erzeugt werden, zu der dann mehrere Mitarbeiter hinzugefügt werden. Das lästige “Teilen” entfällt. Für Standard-Abläufe, Prozesse und relevante Dokumente dienen die Team Seiten.

Derzeit können die jeweiligen Dokumente im Web Browser von einen in den anderen Bereich kopiert werden, in naher Zukunft wird auch ein “Bewegen” des Dokuments  möglich sein.

Hinweis:

Stand heute sind die obig beschriebenen Synchronisierungen mit der Preview-Version des Next Generation Sync Clients Version 17.3.6673.1011 möglich.

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Links:

NGSC
Next Generation Sync Client – Was ist das ?

Installation
Next Generation Sync Client – neue Version des Preview Clients

Zugriff auf alle Bereiche
Next Generation Sync Client | Kompletter Zugriff zu Office 365

Namens-Konvention im Windows Explorer
Namenskonvention im Explorer mit dem Next Generation Sync Client

OneDrive Gruppen-Richtlinien für Firmen
OneDrive – Next Generation Sync Client |Gruppenrichtlinien

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