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Anonymer externer Zugriff auf Gruppen und Teamsites

11. Januar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

anonymer, externer Zugriff auf Groups and Teamsites

Ein Dokument mal schnell mit einem externen Benutzer teilen?

Nichts leichter als das, äh, das Dokument steckt in der Dokumenten-Bibliothek einer Gruppe oder Team-Site? Und dort ist es mir per Standard verboten, Dokumente mit anonymen Benutzern zu teilen.

Selbst als Admin habe ich im SharePoint Admin Center keine Möglichkeit, das zu ändern. Aber es muss doch gehen, in OneDrive for Business geht es ja auch.

Die Antwort: Es geht, aber nur per PowerShell

Und hier bei Bright Skies ist es Schritt für Schritt beschrieben.

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OneDrive for Business | mit mir geteilte Dateien synchronisieren

29. November 2016 20 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

wer die Version 17.3.6674.1021 des Next Generation Sync Client installiert hat (siehe  nachstehende Blog Posts )

OneDrive for Business | Next Generation Sync Client (alle Versionen)
Office 365 | OneDrive for Business, Team Seiten und Gruppen – Überblick
Next Generation Sync Client – neue Version des Preview Clients 17.3.6673.1011
Naming Convention in Explorer with the Next Generation Sync Client

der kann auch mit mir geteilte Dateien synchronisieren. Wie das funktioniert? Hier eine kurze Bilderstrecke:

 

Office 365 : OneDrive (for Business) 1. Navigieren Sie zu OneDrive (for Business) in Office 365

2. Klicken Sie auf mit mit mir geteilt

In diesem Beispiel hat der Benutzer Julian Versuch  in seinem OneDrive (for Business) den Ordner “Ignite Demo JV” mit mir geteilt.

Office 365 : OneDrive (for Business) : Mit mir geteilt

3. Klicken Sie auf “Synchronisieren”

Office 365:  OneDrive (for Business) : Mit mir geteilt: Synchronisation

Bitte dabei exakt vorgehen, wie hier bei Microsoft beschrieben

Nach der Synchronisation sieht das ganze dann so aus:

Explorer-Ansicht OneDrive for Business (Gruppen, Team-Seiten und mit mir geteilte Dateien)

Der Ordnername im Windows-Explorer ist mein Tenant-Name in Office 365  (ohne OneDrive) zu sehen.
Und dort sehen wir mehrere Ordner:

  • Team-Seiten (Finance,Merketing I)
  • Gruppen (Group Marketing)
  • und Mit mir geteilte Dateien (Julian Versuch)

Office 365 | OneDrive for Business, Team Seiten und Gruppen – Überblick

31. Oktober 2016 3 Kommentare

In diesem Artikel möchte ich die Möglichkeiten aufzeigen, wo welche Daten in Office 365 gespeichert und wie mit Hilfe des Next Generation Sync Clients Dateien aus unterschiedlichen Bereichen auf eine Maschine gespeichert werden. Dazu sind einige Schaubilder notwendig.

Die Firma Collaboration.com  ist in die Cloud zu Office 365 umgezogen. Der CEO (User A) ist happy, weil er wie gewohnt alle Mails in Outlook bearbeiten kann. Das geht den anderen Mitarbeitern genau so. Neu für alle Mitarbeiter ist jedoch, das jeder einen Cloud Speicher für Business Dokumente vorfindet: OneDrive for Business. Die Mitarbeiter sind jedoch gewohnt, Dokumente mit dem Explorer zu öffnen, bearbeiten und auch dort wieder zu speichern.  Deshalb wurde bei jedem Mitarbeiter eine Synchronisation zwischen der Cloud und OneDrive for Business eingerichtet. Auch wenn die Mitarbeiter Offline sind, haben Sie Zugriff auf die synchronisierten Dokumente.

Teilen von Dokuenten in OneDrive for Business

Ein Wechsel zum Webbrowser ist nur notwendig, wenn Mitarbeiter Dokumente mit einer externen Person oder internen Benutzern  (Abbildung 1: Mitarbeiter E  teilt ein Dokument mit Mitarbeiter K) teilen möchte. Mitarbeiter K kann auch dieses Dokument auf seine lokale Maschine synchronisieren.

Dieses “Teilen” erscheint manchen Mitarbeitern jedoch umständlich. Vor allem wünschen Sie sich einen Bereich, bei dem alle Dokumente der Abteilungen abgelegt werden und alle Mitarbeiter in dieser Abteilung Zugriff haben.

Zusammenfassung:
Jeder Mitarbeiter erhält in Office 365 Speicherplatz für seine Business-Dokumente, die er lokal synchronisieren kann.


Team-Seite

Erstellen einer Team Seite durch den Administrator

Wie die obige Abbildung zeigt, richtet der Administrator der Firma Collaboration.com die erste Team Seite ein. Diese ist für die Dokumente der Abteilung Finanzen gedacht.

 

wer kann auf die Team Seite zugreifen?

Nur der CEO (User A) und ein weiterer Mitarbeiter (User G) haben Zugriff und können jetzt auch die dort gespeicherten Dokumente auf Ihre lokale Maschinen synchronisieren.

weitere Team-Seiten

Drei Team Seiten in SharePoint Online

Der Administrator richtet zwei weitere Team Seiten auf dem SharePoint Online ein, eine für die Marketing Abteilung und für die Personalabteilung (HR). Der CEO (User A) erhält in unserem Beispiel Zugriff zu jeder der drei Team-Seiten. Der Administrator hat auch schon Organisations-Einheiten im Azure Active Directory angelegt, so dass beim starken Wachstum der Firma, er nur mehr neue Mitarbeiter diesen OU zuweisen muss, damit Sie Zugriff auf die jeweiligen Team-Seiten erhalten.

Zusammenfassung:
Team Seiten ermöglichen die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander, ohne Dateien freizugeben, und können auch lokal synchronisiert werden.


Gruppen

Einige engagierte Mitarbeiter wünschen sich einen Bereich, bei dem Sie Ihre Ideen austauschen , diese Ideen mit verschiedenen Programmen erstellen können, darüber mit E-Mails diskutieren oder aber auch Termine für den Fortschritt festlegen können. UNd das Ganze, ohne den Administrator zu fragen.

Ein Benutzer erstellt eine Gruppe

Der Benutzer A (in unseren Beispiel also der CEO) beschließt eine Gruppe G-Marketing anzulegen. Dazu sind keine Administrations-Rechte erforderlich. Er hat jedoch vorher mit seinem Experten gesprochen und es wurde eine Namens-Konvention festgelegt. Hintergrund dafür ist der Umstand, dass eine neue Gruppe mit dem Namen “Verkauf” verhindert, dass danach keine Team-Seite mit dem gleichen Namen angelegt werden kann.

Andere Mitglieder zur neuen Team Seite einladen

Dazu lädt er Benutzer D und K ein, die damit Zugang erhalten. Dokumente, die in der Dokumenten-Bibliothek gespeichert werden, können von allen drei Mitarbeitern ebenfalls lokal auf Ihre jeweiligen Maschinen synchronisiert werden.

 

Grupen und Mitglieder - Mail und Kalender

Die Mitarbeiter G und C aus den Bereichen Personal (HR) und Verkauf (Sales) verfahren in der gleichen Weise. Die Abbildung zeigt aber auch, dass für die jeweiligen angelegten Gruppen die E-Mail-Kommunikation und die Termine in Exchange Online gespeichert werden.

Zusammenfassung:

Gruppen können in Office 365 ohne den Administrator angelegt werden. E-Mails und Terminkalender werden in Exchange-Online gespeichert, Dokumente können auch lokal synchronisiert werden.


Synchronisierung auf lokale Maschinen

die letzte Abbildung zeigt alle lokalen Synchronisierungen mit der lokalen Maschine des Benutzers A.

lokale Synchronisation aus unterschiedlichen Bereichen von Office 365

Hat ein Mitarbeiter mehrere Geräte, so müssen die Synchronisierungen auf jedem Gerät separat durchgeführt werden. Und weil der neue Sync Client (NGSC)  selektive Synchronisation unterstützt, können die einzelnen Bereiche auch unterschiedlich aussehen.
Dazu kommen auch noch die Möglichkeiten, die OneDrive App zu benutze: Diese App ist jedoch nur ein (schneller!) Ersatz für den Webbrowser, Dateien werden hier nicht lokal synchronisiert, man braucht eine Internet-Verbindung. Dafür ist dieses App sehr schnell und die Anmelde-Informationen können in der App gespeichert werden.

Wo sollen die Dokumente gespeichert werden?

eigene Business-Dokumente gehören in meinen OneDrive for Business Bereich. Sollen mehrere Mitarbeiter Dokumente bearbeiten, z.B. neue Ideen erarbeitet werden, so kann mit ein paar Klicks eine Gruppe erzeugt werden, zu der dann mehrere Mitarbeiter hinzugefügt werden. Das lästige “Teilen” entfällt. Für Standard-Abläufe, Prozesse und relevante Dokumente dienen die Team Seiten.

Derzeit können die jeweiligen Dokumente im Web Browser von einen in den anderen Bereich kopiert werden, in naher Zukunft wird auch ein “Bewegen” des Dokuments  möglich sein.

Hinweis:

Stand heute sind die obig beschriebenen Synchronisierungen mit der Preview-Version des Next Generation Sync Clients Version 17.3.6673.1011 möglich.


Links:

NGSC
Next Generation Sync Client – Was ist das ?

Installation
Next Generation Sync Client – neue Version des Preview Clients

Zugriff auf alle Bereiche
Next Generation Sync Client | Kompletter Zugriff zu Office 365

Namens-Konvention im Windows Explorer
Namenskonvention im Explorer mit dem Next Generation Sync Client

OneDrive Gruppen-Richtlinien für Firmen
OneDrive – Next Generation Sync Client |Gruppenrichtlinien

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Freigaben in OneDrive for Business | externe Benutzer

OneDrive App
OneDrive Universal App für Windows 10 verfügbar

Namenskonvention im Explorer mit dem Next Generation Sync Client

12. Oktober 2016 10 Kommentare

Synchronisation zu OneDrive, OneDrive for Business, Team-Seiten,Gruppen und mit mir geteilte Dateien mit dem Next Generation Sync Client

Wer schon mit der Preview des Next Generation Sync Client arbeitet, muss sich auch mit der Namenkonvention im Explorer vertraut machen. Die nachstehenden Abbildungen und Beschreibungen beziehen sich auf die Preview Version 17.3.6642.0922 des Next Generation Sync Clients (Installation habe ich hier beschrieben)

Grundsätzlich ist es so, dass Änderungen an Namen in Gruppen, Team- Websites oder direkt am Tenant keine Änderungen bei der Synchronisation hervorrufen. Hier muss Microsoft noch nachbessern. Aber es ist ja noch eine PreView

Zu Erinnerung:
OneDrive (Personal) wird Benachrichtigungsbereich durch ein weißes, alle anderen (OneDrive for Business, Team Websiten, Gruppen) durch ein blaues Wolkensymbol dargestellt. Die meisten werden also nur zwei Symbole sehen. Wer noch den mit dem alten Groove-Client synchronisiert, der übrigens auch ein blaues Wolkensymbol repräsentiert wird, kann mit einer einfachen Methode feststellen, welchen Client er benutzt, Das habe ich hier beschrieben.

Der Next Generation Sync Client ist aber in der Lage, nicht nur Dateien (eines!) OneDrive (Personal) und die Dateien eines Tenant zu synchronisieren, sondern (vor allem Consultants) können, sofern von der Administration erlaubt, weitere Tanants synchronisieren.

Grundsätzlich für die Namenskonvention:

OneDriveTenant-Name

Die gilt für synchronisierte Dateien in OneDrive for Business.
Bei OneDrive (Personal)  ist der Tenant-Name durch “Personal” ersetzt
Tenant-Name Hier werden für diesen Tenant die ausgewählten Dokumente von Team-Sites, Groups und mit mir geteilte Dokumente angezeigt

im Explorer sieh es dann so aus:

Zwei Tenants und ein OneDrive Personal 1) OneDrive (Personal)

2) OneDrive for Business Tenant Hbsoft

3) OneDrive for Business Tenant BitTitan

4) Team-Sites, Gruppen und mit mir geteilte Dateien des Tenant Hbsoft

Öffnet man Nummer 4…

Teamseiten, Gruppen und mit mir geteilte Dateien man kann (derzeit?) nicht erkennen, woher der Inhalt der Ordner stammt.

Finance: Team-Webseite

Group Marketing: Gruppe
(Ich habe beim Erstellen der Gruppe den Namen “Group Marketing” gewählt, was von den Benutzern jedoch nicht getan wird!)

Julian Versuch… : mit mir geteilte Dateien (vom Benutzer Julian Versuch)

Marketing I: Team Webseite

Sollten also Namensänderungen durchgeführt worden sein, so muss derzeit der Bereich in den Einstellungen “mit Synchronisierung beenden”  von der Synchronisierung ausgeschlossen werden, dann den Ordner mit Inhalt gelöscht werden und die Synchronisierung wieder über die Website ausgelöst werden. Dass das bei großer Dateianzahl nicht praktikabel ist,muss ich Microsoft bis zur globalen Verfügbarkeit noch etwas einfallen lassen.

OneDrive | Daten in Gruppen werden gelöscht

25. September 2015 4 Kommentare

OneDrive

Jeder, der OneDrive (Personal) benutzt und der eine oder mehrere Gruppen angelegt hat, sollte eigentlich von Microsoft eine Mail erhalten haben. Dabei werden Sie aufgefordert, die Ordner und Dateien, die in Gruppen enthalten sind, zu verschieben, weil Gruppen ab dem 16.10.2015 nicht mehr existieren werden und die darin enthaltenen Dateien gelöscht werden.

Microsoft: Mail OneDrive-Gruppen 16.10.15

Also verschieben Sie Informationen aus den Gruppen in andere Bereiche. Hier die Anleitung dazu. Und hier die Anleitung zur Freigabe von Dateien und Ordner.

OneDrive: Gruppeninhalte werden gelöscht

Das Verschieben von Ordnern und Dateien in Gruppen sollten Sie vor dem 16. Oktober 2015 durchführen, weil Microsoft die Informationen danach löscht.

Ich bin gespannt, wie oft die Betroffenen noch eine Mail erhalten werden, bevor die Daten dann wirklich gelöscht werden. Und es wird bestimmt Benutzer geben, die keine E-Mail erhalten haben, und deshalb schreibe ich diesen Beitrag.

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OneDrive Tipps

18. Februar 2015 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive (personal, Microsoft

Angeregt von einem Microsoft Kollegen, der eigentlich eine Zusammenfassung sucht, die ich (noch nicht) erstellt habe, werde ich ab sofort unregelmäßig, aber doch regelmäßig Tipps zum Umgang von OneDrive und OneDrive for Business  auf diesem Blog veröffentlichen.

 

image

Auf der rechten Seite meines Blog findet Ihr dann unter OneDrive Tipps / OneDrive Hints sowohl die deutschen, also auch die in englischer Sprache geschriebenen in numerischer Reihenfolge aufgelisteten Tipps.

 

Langfristig werden die beiden Dienste OneDrive und OneDrive for Business vieles gemeinsam haben, auch wenn das derzeit nur an einigen Stellen zu erkennen ist.

Das bedeutet, dass unter den Tipps praktische Beispiele sowohl zu OneDrive als auch zu OneDrive for Business zu finden sein werden.

Und natürlich freue ich mich über Follower und Kommentare.

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