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OneDrive | Link – Umwandlung in Outlook on the Web


automatische Umwandlung eines geteilten Links für Outlook on the Web

Wer eine Freigabe am liebsten mit Outlook versendet, der kann sich mit Einschränkungen freuen. Nicht gleich, und nicht in jedem Mail-Client.

Aber der Reihe nach.

Wen ärgert es nicht, wenn einem eine Freigabe per Mail erreicht, die leidenschaftslos eine ewig langen Link enthält, dazu ein der übliche Text. Gut, den Absender kenne ich. Also kann ich auch auf den Link klicken. Der mir einen Browser meiner Wahl öffnet und dann sofort die Datei öffnet, die ich dann Online verarbeiten kann.

Der Link ist irgendwie störend, ich habe den immer hinter dem Text kopiert, also Wort markieren, CTRL-K aufrufen und in das Fenster den Link hineinkopieren. Sieht sauberer aus..

Ist für den Absender ein bisschen mehr Arbeit. Aber wer die Webvariante von Outlook benutzt, der wird sich jetzt freuen, bis September wird es jeden Office 365-Benutzer erreicht haben. Wenn der Benutzer Outlook on the Web benutzt!

 

Nach dem Teilen-Dialog wird der Link direkt als Text eingefügt

nach dem Einfügen erscheint kurzzeitig der Link zu dem Dokument, was ich zuvor geteilt habe.

 

Die Umwandlung in den Datei/Ordner-Namen erfolgt automatisch

Im Hintergrund wird jetzt ausgelesen, um welches Dokument es sich handelt. Und dieses wird dann mit dem Klarnamen angezeigt. Habe ich einen ganzen Ordner freigegeben, erscheint der Ordnernamen.

 

Optione im Umwandlungsdialog

Klickt man jetzt auf den Dateinamen, so gibt es mehrere Optionen, die ich vor dem Versenden benutzen kann.

Je nach Einstellung des Administrators (Benutzers) werden die Rechte ausgelesen und dargestellt

Ich kann mir das Dokument nochmals im Browser anschauen

Ich kann den Original Link auch wieder darstellen oder kopieren

Für mich ist das wirklich eine Hilfe. Weil ich jetzt auch sehe, was  mich erwartet. Ein Excel oder Word-Dokument. Oder …

Zuerst: Funktioniert nur in OneDrive for Business und SharePoint Bibliotheken, also nicht mit Links in OneDrive Personal. Eigentlich auch logisch, weil bei OneDrive Personal die Dateien nicht in einem SharePoint liegen.

 

Zusammenfassung:

Für mich stellt sich die Frage:

Warum ist das nicht in das native Outlook integriert?

Oder wann werden wir diese Funktion in Outlook sehen ?

OneDrive | Wie wird man OneDrive Insider


OneDrive Insider

Bei Microsoft gibt es verschiedene Insider Programme. Da wären zum Beispiel Das Insider-Programm für Windows 10 oder Das Insider Programm für Office. Die Insider Programme sind jedoch nicht für jeden gedacht. Man sollte sich schon auskennen auf seinem PC und:

Alles geschieht auf eigenes Risiko.

Also nicht auf produktiven Maschinen einsetzen. Für OneDrive gibt es schon sehr lange ebenfalls einen Insider Programm, welches sich aber auf die neusten Versionen beschränkt:OneDrive Versionen

Wie man der Tabelle entnehmen kann, sind Insider Versionen höher und damit neuer. Es gibt aber dafür keine weitere Daten, Beschreibungen. (Da könnte Microsoft schon etwas ändern)

Und wie wird man nun OneDrive-Insider?

Geben Sie dazu folgendes Kommando ein:

reg.exe add HKCU\Software\Microsoft\OneDrive /v EnableTeamTier_Internal /t REG_DWORD /d 1 /f

Und vergleichen Sie in den folgenden Tage, ob Sie die aktuelle Insiders Version bekommen haben, denn der OneDrive Client (Next Generation Sync Client) schaut jeden Tag einmal nach, ob eine neue Version Verfügbar ist.

OneDrive | Update for GPO team site libraries to sync automatically

4. April 2019 9 Kommentare

Group Policy: Configure team site libraries to sync automatically

I have written an article about “OneDrive GPO: Configure team site libraries to sync automatically” and I must update this article.

First, and that is important: If we are looking inside the OneDrive Group Policies, you will see, there is a Group Policy in both parts (Machine and User) with the same name

Configure team site libraries to sync automatically

I have described the GPO, which is a Machine policy. But there are other Scenario’s with more than one user and Microsoft has decided, to have the same Group Policy also in the Users Section.

Local Group Policy Editor: Computer

Local Group Policy Editor: User

The name is the same. The group Policy looks like the same. The Functionality is the same. Only the Key in the Regedit is different

Machine

[HKLM\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive\TenantAutoMount] "LibraryName"="LibraryID"

User

[HKCU\Software\Policies\Microsoft\OneDrive\TenantAutoMount]"LibraryName"="LibraryID"

 

Why Microsoft decided to have the same Group Policy in the Users section?

Its very easy, because if you look for devices, where different people from different departments will login, then there is the answer. If you have a machine policy, you are only may connect to team sites, where all possible users have the rights. Changing that to a User Policy, you may have to rollout several different GPOs, that will only work with this subset of AD.

Other questions received me, thank you, and I try to give you the right answer:

Why do we have the limit of 1000 devices?

We have to know, how OneDrive is working. Microsoft uses Windows Push Notification Services (WNS) to sync files in real time. The main important part is: WNS informs the sync client whenever a change actually happens, eliminating redundant polling and saving on unnecessary computing power. So on the Server side:

  • A change occurs in Office 365.
  • WNS alerts the OneDrive sync client of the change.
  • OneDrive adds it to the Internal Server Changes Queue.
  • – Any metadata changes happen immediately, like renaming or deleting files.
  • – Downloading content also starts a specific session with the client.
  • Office 365 has metadata pointers directing it through Microsoft Azure.
  • The changes are processed in the order they are received.

The previous OneDrive for Business sync client (Groove.exe) used a polling service to check for changes on a predetermined schedule. Polling can lead to system lag and slowness because it requires a lot of computing power. Using WNS is a significant enhancement.

Now back to our question: WNS has one limit: 1000.

This is the current limit of devices that can subscribe through the WNS pipeline to get notifications from the service about file changes. After that limit is reached, the remaining clients will go into polling mode, which means they will poll the service every few minutes to see if there are any changes.

Why does take up to 8 hours, until the client machine receives the files?

This is because of the potential spike of requests of mounting a team site both on the customer’s network as well as on the backend service.

This Group Policy is in Preview. Microsoft will see on telemetry data, how this Group policy will be used. In other words. It could be change in the future

Websitebibliotheken für die automat. Synchronisierung konfigurieren


OneDrive Gruppenrichtlinie: Konfigurieren von Team-Websitebibliotheken für die automatische Synchronisierung

Für den Next Generation Sync Client (OneDrive.exe) hat Microsoft verschiedene Gruppenrichtlinien veröffentlicht. Eine davon ist für Firmen, bei dem automatisch eine oder mehrere Dokumentenbibliotheken von verschieden Seiten automatisch verbunden und der Inhalt synchronisiert werden soll.

Das kling nicht nur interessant, es eröffnet auch neue Möglichkeiten. Aber was im nachstehenden Artikel beschrieben wird, zeigt auch die derzeitigen Limitierungen auf.

Zuerst sollten Sie die sich die Gruppenrichtlinie Konfigurieren von Team-Websitebibliotheken für die automatische Synchronisierung genau ansehen. Oder aber die englische Version davon. Diesen Artikel gibt es auch in englischer Sprache.

Vorraussetzungen

  • Windows 10
  • Windows Insider auf dem Gerät oder Office Insider
  • Gruppenrichtlinie OneDrive Files on Demand aktiviert
  • OneDrive adml and admx files installiert.

Einschränkungen

Zur Zeit kann diese Gruppenrichtlinie nur benutzt werden, wenn Sie auf diesem gerät auch eine Windows Insider installiert haben oder Office Insider sind. Dies hat nichts damit zu tun, dass Sie auf der Maschine die OneDrive.exe aus dem Insiders Ring installiert ist.

Um Die SharePoint Online Library ID zu bekommen, wird bei mir das Pop-Up unter Edge nicht immer angezeigt. Ich bin dann auf Chrome ausgewichen.

In ihrem Artikel schreibt Microsoft zur Gruppenrichtlinie Konfigurieren von Team-Websitebibliotheken für die automatische Synchronisierung, dass nicht mehr als 1000 Geräte hinzugefügt werden können. Ich denke, für manche Szenarien ist dieses Limit viel zu gering.

   

Warum?    

Ich denke an Mittelstands- oder Enterprise Kunden, die mehr als 1000 Mitarbeiter (Geräte) haben. Hier fällt mir spontan ein Onboarding Szenario ein, bei der die Personal-Abteilung auf Ihrer Website alle wesentlichen internen Formulare und weitere Dokumente bereitstellt. Für dieses Szenario, neuer Mitarbeiter erhält neues Gerät, wird dann automatisch mit dieser Teamseite verbunden und die Dokumente synchronisiert, ohne Platz auf dem Rechner zu beanspruchen. Aber das Limit von 1000 Geräten verhindert das.

Ein anderer Punkt ist die lange Zeit. Es kann bis zu 8 Stunden dauern, nachdem der Benutzer sich eingeloggt hat, bis diese Gruppenrichtlinie wirkt. Dann macht obiges Szenario auch keinen Sinn.

Bitte Microsoft, hebt diese Einschränkung auf.

Damit diese Gruppenrichtlinie läuft, sind nachstehende Schritte auszuführen:  

Abbildung Beschreibung
ADML und ADMX Dateien

Installation von adml und admx Dateien

Wenn Sie SCCM (System Center Configuration Manager) oder ein anders Management Tool benutzen, wissen Sie, was zu tun ist. Ich zeige hier die Schritte für den Editor für Gruppenrichtlinien

Microsoft hat sehr viele OneDrive Gruppenrichtlinien umbenannt und neue hinzugefügt, diese sollten also aufgefrischt werden

Hier finden Sie die 2 OneDrive Dateien:

C:\Users\[USER]\AppData\Local\Microsoft\OneDrive\19.043.0304.0004\adm\

Dort sind nicht nur die zwei Dateien (Onedrive.adml und OneDrive.admx) in englischer Sprache enthalten, auch andere 16 Sprachen sind dort enthalten.

Kopieren Sie OneDrive.admx in den Ordner %systemroot%\PolicyDefinitions
Kopieren Sie OneDrive.adml in den  entsprechenden Sprache Ordner

Abbildung Beschreibung
Editor für lokale Gruppenrichtlinien

Starten Sie den Editor für lokale Gruppenrichtlinien

Navigieren Sie innerhalb der Computer Konfiguration zu
Administrative Templates, OneDrive

Editor für lokale Gruppenrichtlinien: Konfigurieren von Team-Websitebibliotheken für die automatische Synchronisierung

Aktivieren Sie die Benutzung “OneDrive-Dateien bei Bedarf verwenden”

(“Use OneDrive Files On-Demand”)

 Web site mit document Bibliothek

Aktivieren von “Teamwebsitebibliotheken für die Automatische Synchronisierung konfigurieren”

Für diese Gruppenrichtlinie benötigen wir die komplette Library ID. Dazu wechseln wir als SharePoint Administrator (oder höher) in den Browser zur Dokumentenbibliothek und klicken Sie auf Synchronisierung

Pop up Fenster zum Kopieren der Library ID

Klick auf Copy library ID

Anmerkung:

nach mehreren Versuchen mit Edge, bei der ich das Pop-UP Fenster nicht immer bekommen habe, habe ich mal den Browser gewechselt: Chrom

Dann auf den Link geklickt. Nichts passiert. Aber trotzdem ist die komplette Library in die Zwischenablage kopiert worden.

Sie sieht folgendermaßen aus…

tenantId=2ac472%2D29bf%2D4d2a%2Dbe89%2D7b69e0524eb4&siteId=%7Bc561681c%
2Dbed8%2D4f3a%2Db111%2D923ahbc6e3ce%7D&webId=%7Be5ee028a%2Dff81
2D452c%2Da882%2D61e470496100%7D&listId=%7BC40DF92C%2DC130%2D4210
2D91D9%2DF46193060F8F%7D&webUrl=https%3A%2F%2Fmvphs%2Esharepoint
2Ecom%2Fsites%2FDirectConnect&version=1

und wir sehen, es sind mehrere Teil-IDs vorhanden: TenantiD, siteId, WebId, ListID und die webURL.

Wir wechseln wieder in den Editor für lokale Gruppenrichtlinien

Abbildung Beschreibung
Teamwebsitebibliotheken für die Automatische Synchronisierung konfigurieren

Teamwebsitebibliotheken für die Automatische Synchronisierung konfigurieren” auswählen, aktivieren und dann auf Anzeigen klicken.

Teamwebsitebibliotheken für die Automatische Synchronisierung konfigurieren

Es gibt 2 Felder: Wert Name and Wert

Wert Name: Hier muss eine für Sie erkennbarer Name eingetragen werden, damit Sie die Library identifizieren können, denn hier können auch mehrere Werte stehen.

Wert: Hier wird der in der Zwischenablage gespeicherte Library ID eingetragen.

Danach zweimal auf OK drücken um die Gruppenrichtlinie zu aktivieren.

Starten Sie den Registrierung-Editor und navigieren Sie zu:

Computer\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive\TenantAutoMount

Registrierungs-Editor

Starten Sie Ihr Gerät neu und waren sie bis zu 8 Stunden. Bei mir hatte die Wartezeit nach knappen 2 Stunden ein Ende und automatisch habe ich eine neue  Synchronisierte Bibliothek vorgefunden. Alle Dateien waren im Zustand nur in der Cloud verfügbar gekennzeichnet

Microsoft Quelle

OneDrive | GPO: Configure team site libraries to sync automatically

27. März 2019 4 Kommentare

Group Policy: Configure team site libraries to sync automatically

For the Next Generation Sync Client (OneDrive.exe) Microsoft has created several group policies. One of them is for companies, so we may automatically connect with a document library. This can be interesting, but people asked me, they have no success with this group policy.

First, you must read the policy Configure team site libraries to sync automatically carefully

Prerequisites

  • Windows 10
  • Windows Insider on the machine or Office Insider
  • Enabled group Policy OneDrive Files on Demand
  • OneDrive adml and admx files installed

Limitations
This time, the group policy works only, if you are a Windows insider or an Office Insider, that means it runs only on a machine where f.e. Windows Insider is running. This has nothing to do with the OneDrive Insider Ring

To get the SharePoint Online Library ID, the pop-Up window only shows me, if I use chrome or a private window in Edge

In the article Microsoft says, you should not apply to the GPO “Configure team site libraries to sync automatically”, if there are not more than 1000 devices. I think, that is a bad limit:

Why?

Thinking for Midsize or Enterprise Organizations: The Onboarding process could be more easily, if we connect the sync client automatically with let’s say HR team site. So here is a good starting point for “all employees”, where all important documents a reside. The new Employee have nothing to do. It’s on his machine, takes no space (Files on demand), and if documents are updated form HR people, all employees will sync the docs automatically, but only if there are not more then 1000 devices, connect to this document libraries of other Sites automatically.

Another issue is the time. It may up to 8 hours, after a user signs in, before the library begins to sync. That means, my example above also will not work

Please Microsoft, unlock this limit

To make this group policy run, please do the following steps:

Picture Description
ADML and ADMX files

Installing the adml and admx files

If you have SCCM (System Center Configuration Manager) or any other management Software, you know, what you must do. I show here the installation with a local group Policy Editor. Microsoft has renamed many Group Policies, therefore it is recommended, that you refresh the files

You find the 2 OneDrive files here:

C:\Users\[USER]\AppData\Local\Microsoft\OneDrive\19.043.0304.0004\adm\

Here you have the Onedrive.adml and OneDrive.admx in English language version plus 16 additional languages:

Copy the OneDrive.admx into the folder %systemroot%\PolicyDefinitions
Copy the OneDrive.adml into the corresponding language folder

Picture Description
Local Group Policy Editor

Start your local Group Policy Editor

Navigate inside the Computer Configuration to
Administrative Templates, OneDrive

Local Group Policy Editor: Enable OneDrive Files on Demand

Enable “Use OneDrive Files On-Demand”

 Web site with document libary

Enable “Configure team site libraries to sync automatically”   

For this group policy we need the entire library ID. We have to move to the Team site in a Web-Browser, where we want to connect later automatically as a SharePoint Admin (or higher)

Here we have to klick on Sync

Pop Up for Copying Library ID

Klick on Copy library ID

Note: I have several issues using edge, also in a private session. I always get the pop up window with the Chrome Browser and see the “Copy library ID” link

Nothing happened. Well there is no response, but the complete Library ID is copied to the clipboard and looks like…

tenantId=2ac472%2D29bf%2D4d2a%2Dbe89%2D7b69e0524eb4&siteId=%7Bc561681c%
2Dbed8%2D4f3a%2Db111%2D923ahbc6e3ce%7D&webId=%7Be5ee028a%2Dff81
2D452c%2Da882%2D61e470496100%7D&listId=%7BC40DF92C%2DC130%2D4210
2D91D9%2DF46193060F8F%7D&webUrl=https%3A%2F%2Fmvphs%2Esharepoint
2Ecom%2Fsites%2FDirectConnect&version=1

you see, there is the TenantiD, siteId, WebId, ListID and webURL.

Now switch back to Local Group Policy Editor

Picture Description
Configure team site libraries to sync automatically

“Configure team site libraries to sync automatically” and press Show

Configure team site libraries to sync automatically

There are 2 fields: Value name and Value

Value name: Here you must enter a friendly name, that you are able to identify the library, because here you may insert more document libraries in other sites, and you must identify them.

Value: That’s the complete library ID, you have in the clipboard

Press two times OK to enable the GPO.

Start Regedit.exe and go to:

Computer\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive\TenantAutoMount

Registry Editor

Reboot your machine and wait up to 8 hours. I have waited 2 hours and then automatically I found a new library and all files are displayed as Cloud Only.

04/04/19 additional Blog post with changes

Microsoft Source

OneDrive | Installieren des Clients auf Computer-Basis (Vorschau)

26. März 2019 1 Kommentar

neuer Sil der OneDrive Versionshinweise

In den letzten Tagen hat Microsoft wieder eine neue Version des Next Generation Sync Clients veröffentlicht. Dieser Sync-Client trägt die Versions-Nummer 19.043.0304.0004 und ist eine Insider Version.  Aber mit dieser Version (oder einer höheren) ist die Basis für Neuerungen gelegt worden:

Neuer Style der Versionshinweise

 

Abbildung Beschreibung
alter Sil der OneDrive Versionshinweise Diese Abbildung zeigt noch die alte Version.  Wir hatten nur Versionen von Windows und Mac
neuer Sil der OneDrive Versionshinweise Dies ist die neue Abbildung der Versionshinweise:

Wir haben jetzt 4 Kategorien: Windows, Mac, Android und iOS

 

 

Installieren des Synch-Clients auf Computer-Basis (Vorschau)

Darauf haben viele Administratoren gewartet. Endlich kann der Sync Client ab der Version 19.043.0304.0003 oder höher auch auf Computer-Basis installiert werden.

Normalerweise, und das war bei der Neuentwicklung bewusst angestrebt worden, wird der Synchronisierungsclient im Benutzerverzeichnis abgelegt. Komplett, mit all seinen verschiedenen Sprachen.

C:\Users\[USER]\AppData\Local\Microsoft\OneDrive

Alle 24 Stunden schaut der Next Generation Sync Client nach, ob es für den Ring (Insider, Produktion oder Enterprise) eine neue Version gibt. Damit dies überhaupt funktioniert, benötigt der Client Zugriff auf die Domänen oneclient.sfx.ms“ and „g.live.com“.

Der Sync-Client für die Installation (Setup) ist jetzt auch auf die Größe von 30 MB gewachsen.
Findet der Sync-Client also eine neue Version, wird dieses Setup heruntergeladen und gestartet.

Das komplette Setup, mit allen Programmen, Abbildungen und den 107 Sprachen ist 197 MB groß, verteilt über 520 Dateien in 154 Ordnern.

Runden wir das ganze auf ist der Datei-Download also 200 MB groß. Und genau dies kann bei mehreren Benutzern zum Problem werden.  Denn der Download wird bei jedem Benutzer separat herunter geladen.

Microsoft hat zu dieser Methode gegriffen, damit Sie für die Synchronisierung nicht nur auf der Server Seite von Office 365, sondern auch auf der Client-Seite die Kontrolle haben. Und diese NICHT an die Administratoren abgeben müssen.

Aber das Ganze hat auch einen Haken:
wenn nämlich mehrere Benutzer auf dem Computer arbeiten. Als Beispiel sei ein Krankenhaus genannt, wo sich mehrere Krankenschwestern einen PC teilen. Dann würde bei einer neuen Version bei jeder Krankenschwester, wenn diese sich anmeldet, eine neue Version installiert werden. Was ja nicht unbedingt Sinn macht.

Wie schon oben geschrieben, steht mit der neuen Version auch die Möglichkeit offen, die OneDrive Installation auf Computer-Basis zu installieren.

Voraussetzungen:

  • Windows 7 oder später
  • Synchronisierungs-Client Version 19.043.0304.0003 oder höher
  1. Laden Sie OneDriveSetup. exe herunter.
  2. Führen Sie „OneDriveSetup. exe/ALLUSERS“ aus einem Eingabeaufforderungsfenster aus (führt zu einer UAC-Eingabeaufforderung) oder mithilfe von SCCM. Dadurch wird der Synchronisierungsclient unter dem Verzeichnis „Program Files (x86) \Microsoft OneDrive“ installiert. Nach Abschluss des Setups wird OneDrive gestartet. Wenn auf dem Computerkonten hinzugefügt wurden, werden Sie automatisch migriert.

Bis auf die Änderung des Speicherorts der der OneDrive.exe Binärdatei bleibt das Verhalten gleich. (dies ist im nachstehenden Artikel bei der Übersetzung noch falsch)

Hier finden sie weitere Informationen in deutsch oder englischer Sprache.

OneDrive | Install the sync client per machine (Preview)

25. März 2019 1 Kommentar

New style of OneDrive Release Notes

So these days, Microsoft released a new version 19.043.0304.0004. It is an Insider Version. But with release we saw some interesting news:

Style Change of OneDrive Release Notes

Picture description
OneDrive Released Notes old Version

This picture shows the old style of Release notes:

We have here versions for Windows and Mac

OneDrive Released Notes new Version

And this is a pic with the new style of Release Notes:

We have now 4 versions: Windows, Mac, Android and iOS

Install the Sync Client per machine (Preview)

Yes, Version 19.043.0304.0003 is an Insider Version. But there are some interesting things with it:

Normally, The Next Generation sync client will be installed in the users directory like

C:\Users\[USER]\AppData\Local\Microsoft\OneDrive

And all 24h the Next Generation Sync Client looks by himself, if there is a new version for his ring. (Insider, Production, Enterprise). Therefore he needs access to the following domains: oneclient.sfx.ms" and "g.live.com."

The Setup for the Sync-Client has reached more than 30 MB.
The complete Setup, with all programs, Pictures and the 107 languages reached 197 MB, distributed in over 520 files in 154 folders.

But think about: You have a lot of users… and additional if you have more workers on a machine, for example in a hospital: many nurses on one machine, that could be complicated, because if there is a new version, the Sync client will be replaced again and again(one time for each nurse), because each nurse has its own sync client.

But starting with this version, it is possible to install it only one time (per machine installation)

Requirements:

  • Windows 7 or later
  • Sync client 19.043.0304.0003 or higher

To install the sync Client

Download OneDriveSetup.exe

  1. Download OneDriveSetup.exe.
  2. Run “OneDriveSetup.exe /allusers” from a command prompt window (will result in a UAC prompt) or by using SCCM. This will install the sync client under the “Program Files (x86)\Microsoft OneDrive” directory. When setup completes, OneDrive will start. If accounts were added on the computer, they’ll be migrated automatically.

You may reach more information here, but keep in mind, that’s a preview version!

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