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Outlook 2016 | Produktivität steigern durch Erwähnungen


Man kennt diese Funktionalität schon länger. Von Facebook oder Telegram. Wenn dort das @-Zeichen vor einem Namen geschrieben wird, können die ausgewählten Benutzer direkt angesprochen werden. Im Juli hat Microsoft das in seinem Blog für Outlook 2016 angekündigt.

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Wer Outlook im Webbrowser benutzte, konnte das sofort ausprobieren, für Outlook 2016 für Windows und Mac, und es funktioniert in Outlook für iOS und Android. Es soll auch für Windows 10 Mobile kommen.

Die obige Animation zeigt zwar prinzipiell wie es funktioniert, aber für mich ist das eine weitere Funktion, die in größeren Unternehmungen die Arbeit stark vereinfacht und zu erhöhter Produktivität führt. Warum?

Verteilerlisten versus Erwähnungen

In vielen Firmen werden immer noch Distribution-Listen gepflegt. Was bei größeren Firmen durchaus Sinn mach.

Email versenden via Verteilerlisten

Ein Beispiel: Die Vertriebsmannschaft besteht aus 20 Mitarbeitern und und der Vertriebsleiter “Egon Vertrieb” möchte 8 Mitarbeiter einzelne Aufgaben und Informationen per E-Mail zukommen lassen. Der Einfachheit halber wählt er in der An-Zeile die Verteiler-Liste: Vertrieb. Damit ist sichergestellt, dass die 8 ausgewählten Mitarbeiter diese E-Mail auch bekommen. Im Text der Mail werden die 8 Mitarbeiter auch angesprochen und die Informationen und Aufgaben beschrieben.

Nachteil dieser Methode ist jedoch, dass die restlichen 12 Mitarbeiter ebenfalls diese Mail bekommen, aber für sich keine Aufgabe darin finden. 20 Mitarbeiter haben aber die Mail öffnen und lesen müssen, 12 haben umsonst gelesen.

 

Email versenden via Erwähnungen

Mit den Erwähnungen  geht der Vertriebsleiter jetzt wesentlich effektiver um. AN und CC bleiben erst einmal außen vor. Betreff wird ausgefüllt und im Nachrichtenfeld schreibt er die Informationen für die einzelnen Mitarbeiter. An beliebiger Stelle kann er mit dem @Zeichen den Mitarbeiter auswählen, und dieser Mitarbeiter wird auch dann automatisch in die AN –Zeile übernommen.

Da er nur 8 Mitarbeiter informieren will, stehen auch nur diese 8 Personen in der AN Zeile, und nur diese 8 Mitarbeiter erhalten die E-Mail.

 

Produktivität steigern: diese Mitarbeiter erhalten keine E-Mail

Die restlichen 12 Mitarbeiter erhalten diese Mail nicht und verschwenden keine Zeit mit dem Lesen dieser Nachricht.

Zusammenfassung:

Man kann die Produktivität im Unternehmen steigern, wenn der Sender mit Erwähnungen arbeitet. Vorgesetzte sollten sich überlegen, ob es Sinn macht, Verteilerlisten zu benutzen.

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