Neue Erfahrungen beim Dateiaustausch in Teams
Eigentlich genial. Ob Im Dokument, Im Windows Explorer, bei dem mobilen Geräten wie Android oder Apple und im Web, also überall ist das Teilen gleich.
Überall?
Nein, nicht in Teams, Da ist es nur über Umwege möglich. Und am 16. Juli 2020 hat Microsoft angekündigt, dass die Benutzer in Teams die gleiche Vorgehensweise erhalten sollten. Dieser Termin kann Microsoft nicht halten:
| Vorher | Jetzt |
| Start of roll-out: mid August | Ende August |
| Ausroll Ende: Mitte September | Ende September |
Mit diesem Update haben Benutzer, wenn sie eine Datei innerhalb von Teams freigeben, die Möglichkeit, Freigabelinks zu erstellen, die Zugriff auf
- jedermann,
- Menschen innerhalb Ihrer Organisation,
- Personen mit vorhandenem Zugang oder
- bestimmte Personen, einschließlich derjenigen in einem 1:1-Chat,
- …Gruppen-Chat oder Channels.
Bevor Benutzer eine Datei in einem Chat und in Channels freigeben, werden sie benachrichtigt, wenn Empfänger keine Berechtigung zum Anzeigen der Datei haben. Der Benutzer kann die Berechtigungen ändern, bevor er die Datei freigibt (wenn er die Berechtigung dazu hat).
Die Begründung ist für mich etwas sonderlich:
Um die bestmögliche Erfahrung für unsere Nutzer zu gewährleisten, verzögern wir einige unserer Einsätze, um den Umfang der in die Dienste fließenden Änderungen zu reduzieren.
Zusammenfassung:
wie in letzter Zeit immer wieder werden Zeitpläne über Bord geworfen. Microsoft Teams Benutzer müssen sich leider etwas gedulden.
Quelle: Microsoft MC218732 Roadmap 51230
OneDrive for Business | Speicher im Admin-Center einstellen
Jetzt ist es auch im Microsoft 365 Admin Center angelangt. Das Zuweisen von Speicher in OneDrive for Business für einen ausgewählten Benutzer. Die Grundlagen habe ich im Januar 2020 in einem eigenen Blog Post beschrieben. Hier der Original Microsoft Roadmap-Link mit der ID 65148 (Leider muss man die ID nochmals in das Suchfenster eintragen)
Im Kartenreiter OneDrive eines aktive Benutzers kann man jetzt den Standardspeicher für alle Benutzer (hier 2 TB) und den zugewiesenen Speicherplatz (hier 512 GB) sehen
 |
In der Vergangenheit konnte man den Speicher eines einzelnen Benutzers ausschließlich mit PowerShell ändern. Das kann man jetzt direkt im Admin-Center durchführen.
Ändern des OneDrive Speicherplatzes eines bestimmten Benutzers |
Zusammenfassung:
Nicht jeder braucht den gesamten Speicherplatz, den das Unternehmen in OneDrive zuweist. Und jetzt sind keine PowerShell Kenntnisse mehr notwendig, um den Speicherplatz von bestimmten Personen zu ändern.
OneDrive Basics 06
This is not only the sixth part of the OneDrive basics, we are now looking at Windows 10 for the third time, which I will write about here. If you’ve landed here today, feel free to read through the various episodes that started with OneDrive Basics 01. If you’re looking for technical details, you can also visit my blog; there are now 900 blog posts. Just subscribe.
Thanks also to everyone who contacted me in the different ways with various questions. And today?
Today is about the supreme discipline of synchronization
B2B Synchronization
or Cross Tenant Synchronization
Actually, once the synchronization works, everything is quite simple. First you connect to OneDrive for Business and then you can navigate to the various SharePoint document libraries in the browser and trigger the further synchronizations.
In OneDrive Basics 05 I described the classic second tenant, which not only allows us to access certain SharePoint libraries for me, but also provides me with an additional OneDrive for Business for this organization. Where I have access, I can also synchronize, if not certain other security measures have been taken by the IT department.
The disadvantage of this is that the organization grants a license for a single user. Depending on the plan and the number of users, this is a considerable investment.
In chapter 10 of OneDrive basics 10 we will look at Microsoft Teams. AndTeams also work with external users. Once invited, the administrators will find the external users in Azure AD. This can quickly lead to a lot of entries in AD.
Exactly this principle of the external user we use for B2B synchronization. This is described in short form here, but you can also take a closer look and download the 171 page PDF. So nothing with a little click here and there, if you want to do it right!
Now, before you get started, let me describe the purpose of B2B Sync. As an example, I have chosen a hospital. Each hospital has its own laboratory where, for example, patients‘ blood is tested. But in Convid19 times the capacities are not always sufficient. Therefore hospitals resort to one or more external laboratories. For such sensitive patient data, of course, appropriate contracts have to be signed. And then it can start. We send an Excel list to the lab administrator, who processes it and names all employees with name and email address, who should get access. With Powershell, this list is now fed to the Azure-AD. An existing or new SharePoint library is also specified. The guests now receive a detailed message to establish a position of trust. Between the hospital and the laboratory. The trick is that the employees do not have to enter another password later. They log in as usual with their password of their own Tenant.
When a laboratory user then clicks on the hospital’s document library, he has access and can then synchronize it to his Device. On the hospital side, the internal laboratory users also have access, of course. In the example above you can see that each laboratory has been assigned its own library. This can also be a single library, and the external accesses are then separated by the folder structure.
Is a little more effort, for the hospital laboratory users, however, much easier to use.
Here are a few explanations for the following illustrations: the hospital is called HBsoft, the Labor Doering Consulting.
First the SharePoint document Library (Hospital) with the name Ignite2019-P-GER
the next figure shows the Windows Explorer (Hospital)
and finally the File Explorer view of a user (laboratory) 
What’s important is here: The domain is displayed without logging on again. No new instance will be used, represented by a new cloud icon, the existing instance of the lab will be used.
Advantage hospital
The hospital administration retains full control
Lab Guest users can be locked out at any time
The hospital saves license costs
Advantage laboratory
Local synchronisation allows data to be stored or edited in the simplest possible way.
New passwords are not necessary.
Of course you need additional security in this chosen scenario. This is very often solved simply but wrongly by the administrators. It is very easy to disable external access, but users always find a solution to send such documents to external users. With the right concept of IRM/RMS, sensitive labels, duplicate keys, etc., it is also possible to send sensitive data to users outside your organization. But the configuration is complicated and time consuming.
The hospital was just one example. Here is another example. And this can easily become complex depending on the size of the company:
Let’s go to Links to read in:
B2B Synch
SharePoint and OneDrive integration in Azure AD B2B
Use SharePoint as a business-to-business (B2B) extranet solution
Only click on the English language links when you have time. There are more links in the respective descriptions… and if you want to try it, you need:
a second Office 365 environment. These are available free of charge from the developers.
A Hyper-V environment with Windows for a user of this environment
in their own Office 365 environment Global Admin rights (or the Guest Inviter’s Admin rights)
Summary:
Company administrators should take the trouble to read the descriptions, try it out, and then it works with any supplier, agency or service company.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
M365 Saturday Saskatchewan 2020 – Virtual Event
at the beginning of October 2020, axactly on the third of October, I will talk on the Luther College at University of Regina in the Province of Saskatchevan which belongs to Canada. Unfortunatelly not. Not on premises. But virtually.
I will talk about
The cloud in my handbag
in the version of 102020. You may attend from everywhere on the world. But you should register.
Grundlagen OneDrive 06
Das ist nicht nur der sechste Teil der Grundlagen von OneDrive, wir haben jetzt zum dritten Mal Windows 10 im Visier, über das ich hier sachreiben werde. Wer heute hier gelandet ist, der darf sich gerne durch die verschiedenen Folgen lesen, die mit Grundlagen OneDrive 01 begonnen haben. Wer technische Einzelheiten sucht, kann das auch auf meinem Blog; dort sind mittlerweile 900 Blog Posts zu finden. Einfach abbonieren.
Danke auch an alle, die mit mir auf den unterschiedlichen Wegen mit diversen Fragen Kontakt aufgenommen haben. Und heute?
Heute gehts um die Königsdisziplin der Synchronisation
B2B Synchronisierung
oderr aber Cross Tenant Synchronisation
Eigentlich ist, wenn die Synchronisation erst einmal funktioniert, alles ganz einfach. Als erstes verbindest Dich mit OneDrive for Business und kannst Dich dann im Browser zu den diversen SharePoint Dokument Bibliotheken bewegen, und dort dann die weiteren Synchronisationen auslösen.
In Grundlagen OneDrive 05 habe ich dann den klassichen zweiten Mieter beschrieben, der uns dann nicht nur Zugriff auf für mich bestimmte SharePoint Bibliotheken erlaubt, aber auch einen zusätzlichen OneDrive for Business für diese Organisation für mich bereithält. Dort, wo ich Zugriff habe, kann ich auch synchronisieren, wenn nicht bestimme andere Sicherheitsmassnahmen durch die IT Abteilung vorgenommen wurden.
Der Nachteil hierbei: Die Organisation spendiert die Lizenz eines einzelnen Users. Je nach Plan und Anzahl ist das eine nicht unerhebliche Investition.
Im 10. Kapitel von Grundlagen OneDrive 10 werden wir uns mit Microsoft Teams auseinander setzten. Und Teams arbeitet auch mit externen Benutzern, Einmal eingeladen finden die Administratoren die als externe Benutzer im Azure AD. Das kann sehr schnell zu sehr vielen Einträgen im AD führen.
Genau dieses Prinzip des externen Benutzers wenden wir bei der B2B Synchronisation an. Beschrieben wird das in Kurzform hier, aber man kann sich auch etwas intensiver damit beschäftigen und sich das 171 Seiten starke PDF herunterladen. Also nichts mit ein bisschen hier und da klicken, wenn man es richtig machen möchte!
Nun, bevor Sie sich aufmachen, jetzt loszulegen, möchte ich den Sinn von B2B Sync beschreiben. Als Beispiel habe ich ein Krankenhaus gewählt. Jedes Krankenhaus hat ein eigenes Labor, wo zum Beispiel Blut der Patienten untersucht wird. Aber in Convid19 reichen die Kapazitäten nicht immer aus. Deshalb greifen Krankenhäuser auf ein oder mehrere externe Labore zurück. Für solche sensible Patienten-Daten müssen natürlich entsprechende Verträge abgeschlossen werden. Und dann kann es losgehen. Wir senden dem Labor-Administrator eine Excel-Liste, die dieser bearbeitet und alle Mitarbeiter mit Namen und EMail-Adresse benennt, die Zugriff erhalten sollen. Mit Powershell wird jetzt dieses Liste dem Azure-AD zugeführt. Dazu wird auch eine vorhandene oder neue SharePoint Bibliothek mit angegeben. Die Gäste erhalten jetzt eine ausführliche Mitteilung um eine Vertrauensstellung aufzubauen. Zwischen dem Krankenhaus und dem Labor. Der Clou ist nämlich. dass die Mitarbeiter später nicht ein weiteres Kennwort eingeben müssen. Sie melden sich wie gewohnt mit ihrem Passwort Ihrer Organisation an.
Wenn ein Labor-Benutzer dann auf die Dokument-Bibliothek des Krankenhauses klickt, hat er Zugriff und kann diese dann auf sein Device synchronisieren. Auf der Krankenhausseite haben die internen Labor-Benutzer natürlich ebenfalls Zugriff. In obigen Beispiel sieht man, dass jedes Labor eine eigene Bibliothek zugewiesen wurde. Das kann auch eine einzige Bibliothek sein, und die externen Zugriffe sind dann durch die Ordnerstruktur getrennt.
Ist ein bisschen mehr Aufwand, für die Krankenhaus Labor-benutzer jedoch wesentlich einfacher zu bedienen.
Hier ein paar Erklärungen zu den nachfolgenden Abbildungen: das Krankenhaus heisst HBsoft, das Labor Doering Consulting.
Zuerst das SharePoint Dokument Bibliothek (Hospital) mit dem Namen Ignite2019-P-GER
die nächste Abbildung zeigt den Windows Explorer (Hospital)
und als letztes die File Explorer Ansicht eines Benutzers (Labor)
Wichtig ist hier: Die Domäne wird angezeigt, ohne sich erneut anzumelden. Es wird keine neue Instanz benutzt, dargestellt durch neues Cloud Icon, es wird die vorhandene Instanz des Labors benutzt.
Vorteil Krankenhaus
Die Administration des Krankenhauses behält die volle Kontrolle
Labor Gast Benutzer können jederzeit gesperrt werden
Das Krankenhaus spart Lizenzkosten
Vorteil Labor
Durch daie lokale Syanchronisation können auf einfachste Art und Weise Daten abgelegt, bzw bearbeitet werden.
Neue Passworte entfallen.
Natürlich benötigt man in diesem gewählten Szenario weitere Sicherheit. Das wird sehr oft bei den Administratoren einfach, aber falsch gelöst. Es ist sehr einfach, externen Zugriff abzuschalten, aber die Anwender finden immer eine Lösung, solche Dokumente externen Benutzern zukommen zu lassen. Mit dem richtigen Konzept von IRM/RMS, sensitiv Labels, zweifachen Schlüsseln, etc. kann man auch sensitive Daten Benutzen ausserhalb der eigenen Organisation zukommen lassen. Aber die Konfiguration ist kompliziert und zeitintensiv.
das Krankenhaus war ja nur ein Beispiel. Hier ein anderes Beispiel. Und das kann je nach Firmengröße leicht komplex werden:
Kommen wir zu Links um sich einzulesen:
B2B-Synchronisierung
SharePoint- und OneDrive-Integration in Azure AD B2B
Verwenden von SharePoint als Business-to-Business-Extranet-Lösung (B2B)
Klicken Sie nur auf die deutschsprachigen Links, wenn Sie Zeit haben. Den in der jeweiligen Beschreibungen gibt es weitere Links… und wenn man es ausprobieren will, benötigt man:
einen zweite Office 365 Umgebung. Die gibt es kostenfrei bei den Entwicklern.
Eine Hyper-V Umgebung mit Windows für einen Benútzer dieser Umgebung
in der eigenen Office 365 Umgebung Global Admin Rechte (oder die Admin-Rechte des Guest Inviters)
Zusammenfassung:
Firmen-Administratoren sollten sich die Mühe machen, die Beschreibungen zu lesen, das ganze ausprobieren, und dann klappts auch mit allen Lieferanten, Agenturen oder Dienstleistungsfirmen.
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive – neue Versionen
Noch ist der Sync Admin Report nicht erhältlich, also muss/kann/sollte man selbst nachsehen, denn es gibt es neue Versionen:
Windows
Insiders-Ring
Pünktlich zum Wochenende hat Microsoft eine neue Insider-Version 20.143.0716.0003 veröffentlicht und wie immer gibt es keine zusätzliche Informationen darüber. Ich habe noch kleinere Probleme mit dem Abruf von Versions-Informationen im Datei-Eplorer, und da gab es eine Verbesserung. Microsoft arbeitet aber daran, dass Versions-Informationen immer abgerufen werden können.
Production-Ring
Hier wurde von der Version 20.134.0705.0006 auf 0008 gewechselt und diese wird derzeit ausgerollt.
Verzögerter Kanal
im verzögerten Kanal ( neuer Name für Enterprise-Ring) steht Version 20.114.0607.0002 zur Verfügung.
Mac
Insider-Ring
Hier steht die Version 20.143.0716.0003 zur Verfügung.
Production-Ring
Wenn man die aktuelle Versionsnummer 20.134.0705.0008 mit der von Windows vergleicht, kann man erkennen, dass diese jetzt parallel laufen.
Verzögerter Kanal
Dort steht Version 20.114.0607.0002 zur Verfügung.
Android
Am 30.Juli hat Microsoft für Android Geräte eine neue Version 6.9 zur Verfügung gestellt.
Falls Ihr Gerät das unterstützt kann man mit dieser Version OneDrive so einrichten, das ies mit Ihrem Gesicht entsperrt wird.
iOS
Bei Apple gibt es jetzt Version 11.45.3 (Insiders erhalten 11.46)
zur Version 11.45.3 gibt es zusätzliche Informationen:
Mit der APP (ja, wieder) können Sie Fotos oder Videos, die Sie in einer Besprechung aufgenommen haben, mit einer praktischen Benachrichtigung problemlos freigeben. Unabhängig davon, ob Sie sich persönlich oder per Ferngespräch treffen, können Sie erneut auf die Schaltfläche + in der oberen rechten Ecke der APP tippen, "Foto oder Video aufnehmen" auswählen und Inhalte mit nur wenigen Klicks an andere Besprechungsteilnehmer weitergeben.
Die Freigabe Erweiterung wirkte etwas träge und benötige einige Taps, um Sie tatsächlich öffnen zu lassen. Die Freigabe Erweiterung hat nun ihren morgendlichen Kaffee und ist bereit, mit Ihrem ersten Tap zu arbeiten.
Nachdem Sie eine PDF-Datei markiert haben, konnten keine Marken gedruckt werden. Dieser Fehler wurde behoben. Kein Drucker blendet die Markierungen mehr aus.
Mit der APP (ja, wieder) können Sie Fotos oder Videos, die Sie in einer Besprechung aufgenommen haben, mit einer praktischen Benachrichtigung problemlos freigeben. Unabhängig davon, ob Sie sich persönlich oder per Ferngespräch treffen, können Sie erneut auf die Schaltfläche + in der oberen rechten Ecke der APP tippen, "Foto oder Video aufnehmen" auswählen und Inhalte mit nur wenigen Klicks an andere Besprechungsteilnehmer weitergeben.
Die Freigabe Erweiterung wirkte etwas träge und benötige einige Taps, um Sie tatsächlich öffnen zu lassen. Die Freigabe Erweiterung hat nun ihren morgendlichen Kaffee und ist bereit, mit Ihrem ersten Tap zu arbeiten.
Nachdem Sie eine PDF-Datei markiert haben, konnten keine Marken gedruckt werden. Dieser Fehler wurde behoben. Kein Drucker blendet die Markierungen mehr aus.
Alle Versionen mit kompletter Historie erhalten Sie in meinem etwas längeren Blog Post.
Quelle: intern und Microsoft
OneDrive Basics 05
You can see in the graphic that it is now becoming a little more complicated. In the last part, the OneDrive Basiscs 04, I wrote about Windows 10 and the integration of the sync client.
And if you just joined now, you should start reading at OneDrive Basics 01.
OneDrive Basiscs 05
The OneDrive Basics 05 is again about Windows 10. Yes, dear reader, it continues with Windows 10, so it happens from time to time that companies that are in some way connected to their own company provide some employees with an additional Office 365 license. This is the easiest way, and now gives us, No, not a second Word, Excel or PowerPoint, but access to a second SharePoint Online. So to the above picture:
The user has access to his own OneDrive for Business and one or more document libraries as well as the personal OneDrive staff (if allowed) from the middle section. This is the right part of the figure. In the notification line we now have two clouds: A grey/white one for OneDrive Personal and a blue shaded one for OneDrive for Business of the own organization.
And now we come to the left part of the picture. Another organization has donated me an Office 365. And with a few actions I can connect to OneDrive for Business of this organization. The way is via the browser. There I go into private mode. Because if Sngle Sign On was implemented correctly, the inheritance of the first organization would only be a hindrance. In the private browser I enter https://login.microsoftonline.com/ and can then log in with the email data of the second organization. Then click on OneDrive. And as soon as OneDrive (for Business) is displayed in the browser, I can click on Sync in the upper menu. Afterwards, this OneDrive for Business and all folders / files will be synchronized to my local device.
Then the files of the second organization are available to us in the file explorer of Windows 10. There is one small thing to note. If I have configured PC-Backup in my own organization as a backup of desktop, documents and pictures, I cannot configure another backup. I have to resolve the original one first. And the first data backup may have been prescribed to me by my organization via group policy.
The question remains: how many other organizations can I connect to? Or how many cloud symbols do I get in the notification line?
9+1
Yes, nine blue/shaded cloud symbols and one grey/white. Those are the limitations. So with OneDrive Personal, Microsoft is consistent from the beginning: You can set up several OneDrive Personal (with different logins) but only synchronize one account.
And the number 9 is the end of the line for business accounts. Background are some restrictions, which have already caused problems in the past. There is performance of each sync-clinets (i.e. each independent instance), which consumes CPU power. Depending on what the system itself has to do at the moment (by an action of the user), a synchronization must be performed or data must be synchronized. And of course, you may be synchronizing too many files. Here Microsoft is talking about 100000 files. In the various libraries of SharePoint Online (including) OneDrive for Business there is another limit. Although SharePoint can manage 30 million documents per library, the Sync Client is unfortunately only able to synchronize 300000 documents. Not for one library, no across all libraries. You didn’t? I have several customers who have reached the limit. However, these limits have nothing to do with whether the function “files on demand” is turned on or off.
Summary
However, there is one drawback to the whole thing. Because the other organization must provide a license. However, due to the number of documents and the CPU power required by each instance, the restrictions make sense. But the first part, the license, can be avoided. No, this is not a call for license deception. But this is described in the next part of the basics, again Windows 10, then I describe the king discipline of synchronization: B2B Synch or Cross Tenant Synchronization.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 05
In der Grafik kann man erkennen, dass es jetzt ein wenig komplizierter wird. Beim letzten Part, den Grundlagen OneDrive 04, habe ich über Windows 10 und die Integration vom Sync Client geschrieben.
Und wer erst jetzt dazugestoßen ist, sollte bei Grundlagen OneDrive 01 anfangen zu lesen.
Grundlagen OneDrive 05
Die Grundlagen OneDrive 05 handeln wieder von Windows 10. Ja, geneigter Leser, es geht weiter mit Windows 10. So kommt es ab und an vor, daß Unternehmen, die in irgendeiner Weise mit dem eigenen Unternehmen verbandelt sind, manchem Mitarbieter eine zusätzliche Office 365 Lizenz bereitstellen. Das ist die einfachste Weise, und gibt uns jetzt, Nein, nicht ein zweites Word, Excel oder PowerPoint, sondern den Zugriff auf einen zweiten SharePoint Online. Also zum obigen Bild:
Der Benutzer hat vom mittleren Teil aus gesehen, auf verschiedene Bereiche Zugriff zu den eigenen OneDrive for Business und ein oder mehrere Dokument Bibliotheken sowie dem persönlichen OneDrive Personal (wenn erlaubt). Das ist der rechte Teil der Abbildung. In der Benachrichtigungszeile haben wir jetzt erst einmal zwei Wolken: Eine graue/weisse für OneDrive Personal und eine blau schattierte für OneDrive for Business der eigenen Organisation.
Und nun kommen wir zum linken Teil des Bildes. Eine andere Organisation hat mir ein Office 365 spendiert. Und durch wenige Aktionen kann ich mich mit OneDrive for Business dieser Organisation verbinden. Der Weg führt über den Browser. Dort gehe ich in den Privaten Modus. Denn wenn Sngle Sign On richtig implementiert wurde, würde die Veerbung der ersten Organisation nur hinderlich sein. Im privaten Borwser gebe ich https://login.microsoftonline.com/ ein und kann mich dann mit den Email-Daten der zweiten Organisation anmelden. Dort dann auf OneDrive klicken. Und sobald im Browser OneDrive (for Business) angezeigt wird, kann ich in oberen Menü auf Sync klicken. Danach wird dieser OneDrive for Business und alle Ordner / Dateien dann auf meine lokales Gerät synchronisiert.
Das wars auch schon. Und wie wir dann in der Benachrichtigungszeile von Windows sehen können, haben wir eine weitere blau/schattierte Wolke dazubekommen.
Dann stehen uns im Datei-Explorer von Windows 10 die Dateien der zweiten Organisation zur Verfügung. Eine Kleinigkeit gilt es zu beachten. Wenn ich in der eigenen Organisation PC-Backup als Datensicherung von Desktop, Dokumente und Bilder konfiguriert habe, kann ich kein weitere Datensicherung konfigurieren. Ich muss das ursprüngliche erst wieder auflösen. Und diese Datensicherung kann mir ja von meiner Organisation per Gruppenrichtloine verordnet worden sein.
Bleibt die Frage: mit wie vielen anderen Organisationen kann ich mich verbinden? Oder wie viele Wolken bekomme ich in die Benachrichtigungszeile?
9+1
Ja, neun blau/schattierte Wolken und eine grau/weisse. Das sind die Limitierungen. Also bei OneDrive Personal ist Microsoft von Anfang an konsequent: Man kann zwar mehrere OneDrive Personal einrichten (mit unterschiedlichen Anmeldungen) aber nur eine Konto synchronisieren.
Und bei den Business Accounts ist bei der Zahl 9 Schluss. Hintergrund sind ein paar Restriktionen, die schon in der Vergangenheit Probleme bereitet haben. Da wären Leistung jedes Sync-Clinets (also jeder eigenständigen Instanz), die CPU-Leistung verbraucht. Denn je nachdem, was das System selbst gerade zu tun hat (durch eine Aktion des Benutzers), muss ja eine Synchronisation durchgeführt oder Daten abgeglichen werden. Und es kann natürlich sein, dass Sie zu viele Dateien synchronisieren. Hier spricht Microsoft von 100000 Dateien. In den diversen Bibliotheken des SharePoint Online (einschließlich) OneDrive for Business gibt es eine weitere Grenze. Obwohl SharePoint 30 Millionen Dokumente pro Bibliothek verwalten kann, ist der der Sync Client leider nur 300000 Dokumente synchronisieren. Nicht für eine Bibliothek, nein über alle Bibliotheken hinweg. Hat man doch nicht? Ich habe mehrere Kunden, die hierbei an das Limit gestoßen sind. Diese Limits haben allerdings nichts damit zu tun, ob die Funktion “Dateien auf Abruf” ein- oder ausgeschaltet ist.
Zusammenfassung
Ein Nachteil hat das Ganze allerdings. Denn die weitere Organisation muss ja eine Lizenz zur Verfügung stellen. Durch die Anzahl von Dokumenten und die CPU-Power, die jede Instanz benötigt, machen die Restriktionen jedoch Sinn. Den ersten Part, die Lizenz, kann man aber umgehen. Nein, dies wird kein Aufruf zur Lizenztäuschung. Aber das wird im nächsten Teil der Grundlagen beschrieben, nochmals Windows 10, dann beschreibe ich die Königsdiziplin der Synchronisation: B2B Synch oder Cross Tenant Synchronisation.
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive Basics 04
First of all: Thank you for all the letters. Some things are well known, some things, even if they are only small things, have never been heard of before.
I’m happy about that, and if you’re new here, you should read the first three posts first and start with the OneDrive Basics 01.
While in the first three episodes we talked about servers and services, about programs and in the last episode we directly dealt with sharing and Outlook, today we’ll talk about the integration into Windows 10. 
The new Sync Client was already directly integrated in the first version of Windows 10. At that time, Microsoft still spoke of a new development and called the Sync Client also Next Generation Sync Client. But the story started much earlier, the last versions were called SkyDrive and SkyDrive Pro. But Microsoft had to accept a legal defeat in naming it and today the sync service is simply called OneDrive. And from the beginning there were two different directions. SkyDrive became OneDrive, SkyDrive Pro became OneDrive for Business. The sync engine called OneDrive can serve both goals.
So far, it’s pretty easy. If it weren’t for the many SharePoint On Premises that are also easy to use. Because there are also documents stored there that we want to take with us. To make it easy, only with SharePoint 2019 the OneDrive Sync Client is able to synchronize data. All previous versions of SharePoint Server on Premises must be operated with the old, error-prone groove client.
The best thing about the Next Generation Sync Client, i.e. OneDrive.exe, is the ability to renew itself. Many administrators don’t like it when they have to give up control of client installations. But with all the online severs such as SharePoint Online or Exchange Online, what they were happy to leave behind was patching. And the reimplementation of functionalities. And this is something that Microsoft do well. But with a synchronization program, you have to make sure that new functions on the server side are also understood by the client. So Microsoft built the Sync Cleint to update itself when necessary and Microsoft wants to do so. So he checks every 24 hours if there is a new version for this device. If so, he downloads an installation package of about 40 MB which installs the complete version about 145 MB with all its languages. The user usually does not notice this at all.
Synchronization
And the possibilities of the Sync Client are now manifold. But before it can get started, it must be configured for the respective target. And in the first figure you can see the different targets.
- OneDrive (Personal)
- OneDrive for Business
I call this from bottom to top, i.e. connecting the respective device into the cloud. Since OneDrive Personal is something completely private, IT has no way of supporting you in this process. Voila, the first white-gray cloud appears in the notification line. And with the various contracts your organization has signed, SharePoint Online and OneDrive (for Business) are almost everywhere. I have already described this in OneDrive Basics 01. And this process can also be carried out by your IT department via group policy. somite we have defined the first connections to (4) and (3) in the top picture.
Then we might get an invitation with a link to a document library. With this link I have to open my browser and there, if I want to, synchronize the files or the whole library with my device.
Files on demand
With the Windows version 1709 (thus soon 2 years) Microsoft has changed the file system. There 2 new attributes were implemented, which allowed the user to have more data on the computer than physically intended. Files on demand is the name of this implementation. And in the File Explorer you can now find an icon in the synchronized areas which shows the status.
- Cloud Only
- Locally available
- always available
In simplified terms, in the first case (cloud only) different data such as name, file extension, creation date, etc. is synchronized, but not the actual content. Only when the user clicks on it, the content is transferred and the corresponding app is opened and the file is displayed.
Clean up
You should always clean up. Files that are not needed "offline" can be converted to Cloud Only. This can be done with a single file, or with one or more folders. Then the storage space with the content is discarded. (Not deleted). It is then stored for this device only in SharePoint Online or OneDrive for Business or OneDrive Personal. You can also automate this.
Versíonierung
A major difference between file servers and the document libraries of SharePoint Online is the versioning. If changes are made to a document while working together, only the differences are saved, not the entire file. And I can also access the versions in the file explorer. This even works with OneDrive Personal. But only for 30 changes.
Folder backup
A quick backup for specific folders (desktop, documents, pictures) is set up in 2 minutes and then these files are automatically synchronised with OneDrive fo Business.
So if your hard drive fails, which I hope it won’t, you have a backup of these files in your OneDrive for Business.
Windows 10 – File Explorer
So when we synchronize files with SharePoint Online and OneDrive for Business, you can see the results immediately in File Explorer. The File Explorer in Windows 10 behaves like an image of the document libraries, including OneDrive for Business. In the usual way. This also means that moving folders and files is also emulated in SharePoint. A Ctrl-X and in new place Ctrl-V is a move. Unfortunately, Microsoft has not done this with the last consequence. Moving a file in the browser always means that all versions of a file are taken along. However, this does not work in the File Explorer when moving between SiteCollections (different libraries).
[I informed Microsoft about this error in January 2018 and pointed it out again in October 2019].
So if you want to move a larger number of files, use the Move function in the browser.
So all information is shown in the Windows Explorer. If your organization has also migrated old Office documents to SharePoint Online, i.e. documents that are not in XLM format, no versions will be available. Therefore, the document must be converted to XLM format.
Summary
Microsoft has gradually implemented functions in Windows 10, so that switching between native applications from the Office world and the browser is (almost) no longer necessary. This is good for all those who still shy away from switching to the browser. So you don’t have to change the way you work to work with other people. You just have to know where the files are stored, and that is also my point of criticism. There have been several attempts to extend the limited search in Windows to SharePoint. There is no complete solution here yet. So if you are looking for documents, you should always use the browser version, because that is the best alternative, because SharePoint also looks into the respective documents.
Tip: If you know how to handle technical things, you can also learn more about individual things in the blog. Simply enter a term in the search window in the top right-hand corner.
Blog not yet subscribed? just click on Subscribe in the right sidebar.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 04
Zuerst: Danke für die vielen Zuschriften. Manches sei bekannt, manches und wenn es nur Kleinigkeiten sind, hat man noch nie gehört.
Das freut mich, und wer erst hier einegestiegen ist sollte die ersten drei Posts zuerst lesen und mit den Grundlagen OneDrive 01 starten.
Während wir uns in den ersten drei Folgen über Server und Dienste, über Programme und in der letzte Folge dann direkt mit dem Teilen und Outlook auseinander gesetzt haben, gehts heute zur Integration in Windows 10.
Bereits in der ersten Version von Windows 10 war der neue Sync Client direkt integriert. Damals sprach Microsoft noch von einer Neuentwicklung und nannte den Sync Client auch noch Next Generation Sync Client. Die Geschichte begann jedoch schon viel früher, zuletzt hieß das Programm noch SkyDrive und SkyDrive Pro. Aber Microsoft musste eine gerichtliche Schlappe bei der Namensgebung hinnehmen und heute heißt der Synchronisations-Dienst einfach OneDrive. Und von Anfang an gab es zwei unterschiedliche Richtungen. Aus SkyDrive wurde OneDrive, aus SkyDrive Pro wurde OneDrive for Business. Die Sync Engine mit dem Namen OneDrive kann beide Ziele bedienen.
Bis hierher eigentlich einfach. Gäbe es da nicht die vielen SharePoint On Premises, die ebenfalls zu bedienen sind. Denn aiuch dort sind Dokumente gespeichert, die wir auch in unserem mitnehmen wollen. Um es einfach zu machen, erst mit SharePoint 2019 ist der OneDrive Sync Client in der Lage, Daten zu synchronisieren. Alle vorherigen Versionen von SharePoint Server on Premises müssen mit dem alten, fehleranfälligen Groove-Client bedient werden.
Das beste am Next Generation Sync Client, also der OneDrive.exe, ist die Möglichkeit, sich selbst zu erneuern. Viele Administratoren sehen es nicht gerne, wenn sie die Kontrolle über Client Installationen abgeben müssen. Was man mit all den Online Severn wie zum Beispiel SharePoint Online oder Exchange Online aber gerne überließ, war das Patchen. Und die Neuimplementierung von Funktionlitäten. Und das kann mittlerweile Microsoft. Bei einem Synchronisations-Programm muss man aber sichergehen, dass neue Funktionen auf der Server-Seite auch vom Client verstanden werden. Also hat Microsoft dem Sync Cleint so gebaut, dass dieser sich selbst auf den neusten Stand bringt, wenn dies notwendig sein sollte und Microsoft das auch will. Er schau also alle 24 Stunden nach, ob es für dieses Gerät eine neue Versiuon gibt, wenn ja wird ein ca. 40 MB großes Installationspaket heruntergeladen, dass dann die komplette Version ca 145 MB mit all ihren Sprachen installiert. Der Anwender bekommt das zumeist überhaupt nicht mit.
Synchronisation
Und die Möglichkeiten des Sync Clients sind mittlerweile vielfältig. Bevor er aber loslegen kann, müssen ihn aber auf das jeweilige Ziel konfigurieren. Und in der ersten Abbildung sind die verschiedenen Ziele zu erkennen.
- OneDrive (Personal)
- OneDrive for Business
Ich nenne das von unten nach oben, also das jeweiligen Gerät in die Wolke zur vebinden. Da OneDrive Personal etwas absolut privates ist, hat die IT keine Möglichkeit, Sie bei diesem Vorgang zu unterstützen. Voila, die erste weissgraue Wolke erscheint in der Benachrichtigungszeile. Und bei den verschiedenen Verträgen, die Ihre Organisation abgeschlossen hat, ist fast überall auch SharePoint Online und OneDrive (for Business) mit dabei. Das habe ich bereits in Grundlagen OneDrive 01 beschrieben. Und diese Vorgang kann auch von ihrer IT per Gruppenrichtlinie durchgeführt werden. somite haben wir die ersten Verbindungen zu (4) und (3) im obersten Bild festgelegt.
Dann bekommen wir vielleicht ein Einladung mit einem Link zu einer Dokumenten-Bibliothek. Mit diesem Link muss ich dann meinen Browser öffnen und dort, wenn ich möchte, die Dateien oder die gesamte Bibliothek mit meinem Gerät synchronisieren.
Dateien auf Abruf
Mit der Windows Version 1709 (also demnächst 2 Jahre) hat Microsoft das Filesystem verändert. Dort wurden 2 neue Attribute implementiert, die es dem Anwender erlaubte, mehr Daten auf dem Rechner zu haben, als physikalisch vorgesehen. Dateien auf Abruf nennt sich diese Implementierung. Und im Datei Explorer findet man in den sychronisierten Bereichen jetzt auch noch ein Symbol, das den Status anzeigt.
- Nur in der Cloud
- Lokal verfügbar
- immer verfügbar
Vereifacht ausgedrückt, wird im ersten Fall (Nur in der Cloud) verschiedene Daten wie Name, Dateiendung, Erstellungs-Datum, etc. synchronisiert, nicht jedoch der tatsächliche Inhalt. Erst wenn der Anwender darauf klickt, wird der Inhalt übertragen und die dazugehörige App geöffnet und die Datei angezeigt.
Aufräumen
- Immer wieder sollte man auch aufräumen. Dateien , die nicht “Offline”, benötigt werden, können in Cloud Only umgewandelt werden. Das kann man mit einer einzelnen Datei, oder aber mit einem oder mehreren Ordner durchführen. Dann wird der Speicherplatz mit dem Inhalt verworfen (nicht gelöscht!!). Er ist dann für dieses Gerät nur noch in SharePoint Online oder OneDrive for Business bzw. OneDrive Personal gespeichert. Mann kann das auch automatisieren.
- Versíonierung
Ein wesentlicher Unterschied zwischen File-Server und den Dokumentenbibliotheken von SharePoint Online besteht in der Versionierung. Werden beim zusammenarbeiten Änderungen an einem Dokument vorgenommen, werden nur die Unterschiede gespeichert, und nicht die ganze Datei. Und auch im Datei-Explorer kann ich auf die Versionen zurückgreifen. Das funktioniert sogar bei OneDrive Personal. Allerdings nur für 30 Änderungen.
- Datensicherung
Eine schnelle Datensicherung für bestimmte Ordner (Desktop, Dokumente, Bilder) ist in 2 Minuten eingerichtet und dann werden diese Dateien automatisch mit OneDrive fo Business synchronisiert. 
Sollte also, was ich nicht hoffe, Ihre Festplatte ausfallen, haben Sie von diesen Dateien ein Backup in Ihrem OneDrive for Business.
Windows 10 – Datei Explorer
Wenn wir also Dateien mit SharePoint Online und OneDrive for Business synchronisieren,kann man die Ergebnisse sofort in Datei Explorer sehen. Der Datei-Explorer von Windows 10 verhält sich wie ein Abbild der Dokument-Bibliotheken einschließlich OneDrive for Business. In gewohner Weise. Das bedeutet auch, das eine Bewegen von Ordnern und Dateien ebenfalls im SharePoint nachgebildet wird. Ein Ctrl-X und an neuer Stelle Ctrl-V ist ein Bewegen. Leider hat Microsoft das nicht mit letzter Konsequenz durchgeführt. Ein Bewegen im Browser beinhaltet immer die Mitnahme aller Versionen einer Datei. Das funktioniert im Datei-Explorer aber nicht, wenn diese zwischen SiteCollections (unterschiedliche Biliotheken) bewegt werden. [Microsoft habe ich im Januar 2018 über diesen Fehler informiert, im Oktober 2019 nochmals darauf hingewiesen]
Wenn Sie also eine größere Anzahl von Dateien bewegen wollen, benutzen Sie die Bewegen Funktion im Browser. Alle Informationen sind also im Windows Explorer abgebildet. Wenn In Ihrer Organisation auch alte Office-Dokumente nach SharePoint Online migriert wurden, also Dokumente die nicht im XLM Format vorliegen, werden keine Versionen abrufbar sein. Dazu muss das Dokument also in das XLM Format konvertiert werden.
Zusammenfassung
Microsoft hat nach und nach Funktionen in Windows 10 implementiert, so dass ein Wechsel zwischen nativen Applikationen aus der Office Welt und dem Browser (fast) entfallen kann. Das kommt all denjenigen entgegen, die den Wewchsel in den Browser noch scheuen. Man muss also nicht seine Arbeitsweise umstellen, um mit anderen Personen zusammen zu arbeiten. Man muss nur wissen, wo die Dateien gespeichert sind, und dass ist auch mein Kritikpunkt. Es wurden schon mehrfach Versuche unternommen, die eingeschränkte Suche in Windows auf SharePoint auszuweiten. Hier ist noch keine komplette Lösung vorhanden. Wer also nach Dokumenten sucht, der sollte immer zur Browser-Version greifen, denn das ist beste Alternative, weil SharePoint auch in die jeweiligen Dokumente hineinsieht.
Tipp: Wer mit technischen Dingen umgehen kann, der kann im Blog auch mehr über einzelne Dinge erfahren. Einfach Begriff oben rechts in das Suchfenster eingeben.
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Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
Teamsfest 2020
On 7.10.2010 the time has come. Then the TeamsFest 2020 will take place. No, you don’t have to come. It is "the" community event special for Microsoft Teams. The TeamsFest 2020, organized by Chris Hoard, Adam Deltinger, Vesku Nopanen and Chris Webb will take place exclusively online this year.
And what a great lineup of speakers. And I am happy to be part of it this year.
I’m talking about OneDrive, of course, but this time from the perspective of teams:
OneDrive is everywhere – also with Teams
so make a note for now. Wednesday, October 7, at 08:00 CET we will start already. My session is at 17:00 CET.
See you there.
New OneDrive Insider Version: Mirror bug
Bei mir kam die OneDrive.exe Insider Version 20.134.0705.0008 über Nacht. Bei einem Rechner am späten Vorabend, beim anderen in den frühen Morgenstunden. Diese Version war schon angekündigt worden. Ich habe in meiner eigenen Versions-Seite auch bereits einen Eintrag hinterlassen.
Spiegel Bug
Nach der automatisierten Installation der Version 20.134.0705.0008 habe ich mehrere Spiegel-Abbildungen im Windows Datei Explorer.
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Wie man erkennen kann, gibt es einige OneDrive Verzeichnisse mehrfach. Wenn man dann versucht, sich einen Überblick zu versachaffen, dann habe ich festgestellt, dass ich mehrfach mein OneDrive Personal Verzeichnis mit einem anderen Icon auf meinem System habe. Auf diesem Rechner: 5 mal |
Aber: Es gibt eine einfach Methode, diese Spiegel wieder loszuwerden. Booten Sie ihren Rechner neu. Dann verschwinden diese Spiegel und alles ist wie gewohnt.
Ich habe der Microsoft über diesen “Bug” informiert.
I got the OneDrive.exe Insider version 20.134.0705.0008 overnight. On one computer late the evening before, on the other one in the early morning hours. This version was already announced. I have also already left an entry in my own version page.
Mirror bug
After the automated installation of version 20.134.0705.0008 I have several mirror images in the Windows File Explorer.
As you can see in the picture above, some OneDrive directories exist multiple times.
If you then try to get an overview, I have found that I have my OneDrive Personal directory with a different icon on my system several times.
On this computer: 5 times
To another computer 3x
But: There is a simple method to get rid of these mirrors. Reboot your computer. Then these mirrors disappear and everything is as usual.
I have informed the Microsoft about this "bug".
OneDrive Basics 03
I have already published the first two parts with a general overview. Not read them yet? Then start here first.
But before we start with Outlook, here is the access from the web browser
This allows us access to various document libraries, to our OneDrive for Business, which is always called OneDrive for the apps in the browser. Of course we need a link first, so that we can access these documents here. And without documents it doesn’t make sense to synchronize libraries. As you can see in the figure above, there are four areas:
- Outlook on the Web
- SharePoint Document libraries
- OneDrive fro Business
- OneDrive Personal
And if you prefer to work with the native program Outlook, you can see this in the next picture:
Of course I will not write about Outlook (1) per se here. This program, hated or loved by many, is sometimes too overloaded with its many functionalities, for some it is still the work tool par excellence. I personally tend to the second group, but I have always organized my Outlook with many rules.
Let’s come to the integration of OneDrive in Outlook. In the past, we were used to create a document, save it wherever we wanted, and then call up Outlook and send this document as an attachment to another person or group of people by e-mail. When I write about the past, yes, this is still done in many organizations. For one thing, the administration has simply forbidden sharing a link to a document, because that would give (arbitrary) access to documents and thus to the own infrastructure. And could not be monitored. That this is not necessarily the case, we will have realized at the end of the article series. The possibilities are manifold. But back to Outlook. And the OneDrive integration.
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At the moment of adding an attachment, Outlook tells me if I want to share the document as a link. |
If it is about the simple transmission of a document, a file, then it can very well be sent as an attachment. You only have to pay attention to the size. Maybe you can send the file, but if it is too big, then it is better to send the document as a link. The same applies if the document is to be processed by the recipient. As long as this is only one recipient, the effort is still small, with several recipients, this can often be a horror scenario. If you only send the link, the document remains in your Office 365 cloud, i.e. in a SharePoint library (2) or in OneDrive for Business (3). Or of course to our OneDrive (Personal) (4). With classic sending as an attachment and editing and sending it back, you’ll make more work for yourself.
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If we insert the link in Outlook when we select it, we can then also determine which rights I assign to the link. Depending on the specifications of the administrators I can set different permissions |
Microsoft reacted years ago and with SharePoint and OneDrive for Business gave us a way to store my documents there and then share them. The original always remains stored in the same place in your organization. One or more people can edit the document, and thanks to versioning in the document libraries, old statuses are also preserved.
At this point we need to talk about sharing a document. Basically: Everything that is contained in a document library in our SharePoint Online, and this also applies to OneDrive for Business, can be shared with other people:
We can click on parts in different places, even on iOS or Android the dialog looks the same.
I can share with
- Everyone with this link (anonymous)
- Persons at "Organization
- Persons with existing Access
- Specific prople
Another scenario, I have a PowerPoint file with many graphics and videos stored in my OneDrive for Business. After a presentation at a conference, I want to share my presentation with people who gave me their business cards. If I have the file open, I can click on Share directly in PowerPoint and get the Share dialog shown above. Since these are different people and different organizations, I have two possible options: - Anyone with this link
- Specific persons
Everyone with this link
- the first one is an anonymous link, the recipient can forward it, but it can be restricted in time by the administration. Access is denied after a certain number of days. The time restriction can be extended by the administration up to 730 days (that is 2 years). I recommend a period between 30 and 90 days. The user can only reduce this time, not extend it. After the date expires, access to this document or folder will be denied. Anonymous means that every person who is in possession of this link has access. How that person got hold of the key does not matter. Therefore the anonymous access of administrators of many organizations is disabled. I think there is another way to solve this. Because with Outlook I can still send the document as an attachment. The protection of document libraries can be solved with RMS and / or Sensitive Labels, i.e. Information Protection. This is of course more complicated for administrators than simply switching off. A first way is to reduce the time period even further.
Specific people
the second way to send a link to people who do not belong to our organization. Here each person must be named individually, (email address) and it is checked whether the person is really the person. We use different procedures to ensure this. Unfortunately, Microsoft has not adopted the time limit of the anonymous link. So the access to the document remains open. If the link is forwarded by a recipient, this person has no access to the document because of the verification. Here too, the following applies: Better protect documents with Azure Information Protection.
When I have selected all my options, I can also enter the participants and send the whole thing directly from the dialog with a short comment, or I can copy the link and switch to Outlook to paste the link into the text.
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This super long link is then converted as shown in the picture. |
My above scenario with the PowerPoint limps in my case because I no longer collect business cards. I create a link, and then convert it to a QRCode, which also fits on a slide.
Sharing is elementary important. It describes the way to make a document accessible to one or more people so that they can view the document, or if they have rights, edit the document. The storage location, however, always remains the same.
About sharing, you can also fill several chapters, so this chapter must first be sufficient
Summary:
Collaboration starts with writing a document. And in OneDrive 02 Basics I already mentioned that Office programs like Word, Excel and PowerPoint play a role here. Writing, saving and sharing. And that this can be done directly from the Office programs, will be described again in the OneDrive 07 Basics.
But in this chapter we have already learned a little about sharing. That there are different ways to share information with other people. And although Outook primarily deals with messages, interfaces to OneDrive are also implemented here. Users won’t implement the OneDrive principle immediately, that takes quite a while and here the program supports. Over and over again.
the next chapter is then Basics OneDrive 04 with Windows 10. there we will take care of the integration into the operating system. If you don’t want to miss another episode, you’ll also find the possibility to subscribe to the blog on the right side in the bar.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 03
Die ersten zwei Teile mit einem generellen Überblick habe ich ja bereits veröffentlicht. Noch nicht gelesen? Dann zuerst hier beginnen.
Bevor wir aber mit Outlook beginnen, hier zuerst einmal der Zugriff aus dem Web-Browser
Denn dieser erlaubt uns den Zugriff auf diverse Dokument-Bibliotheken, auf unser OneDrive for Business , was bei den Apps im Browser immer nur OneDrive heisst. Natürlich benötigen wir erst einmal einen Link, damit wir hier auf diese Dokumente zugreifen können. Und ohne Dokumente macht es auch keinen Sinn, Bibliotheken zu synchronisieren. Wir wir der obigen Abbildung sehen können, sind es vier Bereiche:
- Outlook im Web
- SharePoint Dokument Bibliotheken
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal
Und wer viel lieber mit derm native Programm Outlook arbeitet, der kann das gleich in der nächsten Abbildung sehen:
Natürlich werde ich hier nicht über Outlook (1) an sich schreiben. Das von vielen gehasste oder aber geliebte Programm ist mit den vielen Funktionalitäeten manchmal zu überfrachtet, für manche ist es immer noch das Arbeitswerkzeug schlechthin. Ich persönlich tendiere zur zweiten Gruppe, aber ich habe mein Outlook mit vielen Regeln schon immer organisiert.
Kommen wir zur der Integration von OneDrive in Outlook. In der Vergangenheit waren wir es gewohnt, ein Dokument zu erstellen, es wo auch immer abzuspeichern, und dann Outlook aufzurufen, um dieses Dokument dann per E-Mail als Anhang eineer anderen Person oder Personenkreis zukommen zu lassen. Wenn ich von der Vergangenheit schreibe, ja, das wird in vielen Organisation weiterhin so getan. Zum einem hat die Adminstration schlichtweg untersagt, einen Link zu einem Dokument zu teilen, denn damit würden ja (willkürliche) Zugiffe auf Dokumente und damit auf die eigene Infrastruktur gegeben. Und könnten nicht überwacht werden. Das dem nicht unbedingt so ist, werden wir am Ende der Artikel-Serie erkannt haben. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Aber zurück zu Outlook. Und die OneDrive-Integration.
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Im Moment des Hinzufügen eines Anhangs werde ich von Outlook darauf aufmerksam gemacht, ob ich das Dokument nicht doch als Link teile möchte. |
Wenn es um die einfache Übermittlung eines Dokumentes, einer Datei geht, dann kann diese sehr wohl als Anhang versendet werden. Man muss nur auf die Größe achten. Vileleicht können sie die Datei versenden, aber der wenn diese zu groß ist, dann solten Sie das Dokument besser als Link versenden. Gleiches gilt, wenn das Dokument von dem Empfänger bearbeitet werden soll. Solange das nur ein Empänger ist, ist der Aufwand noch gering, bei mehreren Empfängern, kann das oft zum Horror-Szenario werden. Wenn Sie nur den Link versenden, dann bleibt das Dokument in ihrer Office 365 Cloud, also in einer SharePoint Bibliothek (2) oder in OneDrive for Business (3). Oder natürlich zu unserem OneDrive (Personal) (4). Mit dem klassischen Versand als Anhang und dem Bearbeiten und Rücksenden machen Sie sich selbst mehr Arbeit.
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Wenn wir in Outlook bei der Auswahl den Link einfügen, kann danach auch noch festgelegt werden, welche Rechte ich dem Link zuordne.
Je nach Vorgaben der Administratoren kann ich unterschiedliche Berechtigungen einstellen |
Microsoft hat schon vor Jahren reagiert und uns mit SharePoint und OneDrive for Business eine Möglichkeit gegeben, dort meine Dokumente abzuspeichern und anschließend zu teilen. Das Orginal bleibt immer an der gleiche Stelle in Ihrer Organisation gespeichert. Ein oder mehrere Personen können das Dokument bearbeiten, dank Versionierung in den Dokumentbibliotheken bleiben alte Zustände ebenfalls erhalten.
Wobei wir uns an dieser Stelle erst einmal über das Teilen eines Dokumentes unterhalten müssen. Grundsätzlich gilt: Alles was in unserem SharePoint Online in einer Dokument Library enthalten ist, und das gilt auch OneDrive for Business, kann mit andeneren Personen geteilt werden:
Wir können an unterschiedlichern Stellen auf Teilen klicken, selbst auf iOS oder Android sieht der Dialog gleich aus.
Teilen kann ich mit
- Jeder mit diesem Link (anonym)
- Personen bei “Organisation”
- Personen mit Zugruff
- Bestimmte Personen
ein anderes Szenario, ich habe eine PowerPoint Datei mit vielen Grafiken und Videos in meinem OneDrive for Business gespeichert. Nach einer Präsentation auf einer Konfernez möchte ich meine Präsentation mit Personen teilen, die mir Ihre Visitenkarten in die Hand gedrückt haben. Wenn ich die Datei gerade offen habe, kann ich direkt in PowerPoint auf Teilen klicken und bekomme den oben abgebildeten Teilen Dialog. Da es sich um unterschiedliche Personen und unterschiedliche Organisationen handelt, habe ich zwei mögliche Optionen:
- Jeder mit diesem Link
- Bestimmte Personen
- Jeder mit diesem Link
- das erste ist ein anonymer Link, der Empfänger kann ihn weiterleiten, der aber zeitlich durch die Administration eingeschränkt werden kann. Nach einer bestimmten Anzehl von Tagen wird der Zugriff verweigert. Die Zeitliche Einschränkung kann durch die Administration bis zu 730 Tage (also 2 Jahre) ausgedehnt werden. Ich empfehle einen Zeitraum zwischen 30 und 90 Tagen. Der Benutzer kann diese Zeit nur noch reduzieren, nicht verlängern. nach Ablauf des Datums wird der Zugriff auf dieses Dokument oder den Ordner verweigert. Anonym bedeutet, jede Person, die im bedsitz dieses Links ist, hat auch Zugriff. Wie diese Person in Besitz des Schlüssels gekommen ist, ist vollkommen egal. Deshalb wird der anonyme Zugriff von Adminstratoren vieler Organisationen ausgeschaltet. Ich finde, dass kann man auch anders lösen. Denn mit Outlook kann ich das Dokument auch weiterhin als Anhang versenden. Der Schutz von Dokument Bibliotheken kann mit RMS und /oder Sensitive Labels, also Information Protection gelöst werden. Das ist natürlich für die Administratore aufwändiger, als einfach abschalten. Ein erster Weg ist, den Zeitraum noch weiter herunter zu setzen.
Bestimmte Personen
der zweite Weg, einen Link an Personen zu senden, die nicht zu unserer Organisation gehören. Hier muss jede Person einzeln benannt werden, (EMail-Adresse) und es wird geprüft, ob der jenige auch wirklich die Person ist. Dafür werden verschiedene Verfahren benutzt um dies zu gewährleisten. Leider hat Microsoft die zeitliche Einschränkung vom anonymen Link nicht übernommen. Der Zugriff auf das Dokument bleibt also offen. Wird der Link von einem Empfänger weitergeleitet, hat diese Person auf Grund der Überprüfung keinen Zugriff. Auch hier gilt,: Besser die Dokumente mit Azure Information Protection schützen.
Wenn ich alle meine Optionen ausgewählt habe, kann ich auch die Teilnehmer eintragen und mit einem kurzen Kommentar das Ganze direkt aus dem Dialog versenden, oder aber den Link kopieren und dann zu Outlook wechseln, um den Link dann im Text einzufügen.
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Dieser super lange Link wird dann wie im Bild zu sehen ist umgewandelt. |
Mein obiges Szenario mit der PowerPoint hinkt in meinem Fall, weil ich keine Visitenkarten mehr einsammle. Ich erstelle einen Link, und wandle diesen dann in einen QRCode um, der ebenfalls auf einem Slide Platz findet.
Teilen ist elementar wichtig. Es beschreibt den Weg, ein Dokument einem oder mehreren Personen zugänglich zu machen, damit diese das Dokument anschauen, oder wenn Rechte vorhanden sind, das Dokument auch bearbeiten können. Der Speicherort bleibt aber immer der gleiche.
Über das Teilen, kann man ebenfalls mehrere Kapitel füllen, deshalb muss dies in diesem Kapitel erst einmal genügen
Zusammenfassung:
Zusammenarbeit fängt beim Schreiben eines Dokumentes an. Und im Grundlagen OneDrive 02 habe ich ja bereits angedeutet, dass hier die Office Programme wie Word, Excel und PowerPoint eine Rolle spielen. Schreiben, Speichern und Teilen. Und das das direkt aus den Office Programmen erledigt werden kann, wird noch einmal in den Grundlagen OneDrive 07 beschreiben werden.
In diesem Kapitel haben wir aber bereits ein wenig vom Teilen erfahren. Dass es unterschiedliche Möglichkeiten gibt, mit anderen Personen Informationen zu teilen. Und obwohl Outook primär mit Nachrichten umgeht, sind auch hier Schnittstellen zu OneDrive implementiert. Anwender werden nicht sofort das OneDrive Prinzip umsetzen, das dauert schon eine geraume Weile und hier unterstüzt das Programm. Immer und immer wieder.
das nächste Kapitel ist dann Grundlagen OneDrive 04 mit Windows 10. Dort werden wir uns um die Integration in das Betriebssystem kümmern. Wer keine weitere Folge versäumen möchte, der findet auch der rechten Seite in der Leiste die Möglichkeit, den Blog zu abbonieren.
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive for Business | new navigation in Shared Libraries
Microsoft is currently changing the navigation in OneDrive (for Business). This should be completed by the end of the month (July 2020). You can see the result in the picture above.
What did it look like before?
the difference is minimal. Until now, you had to click on "additional libraries" in the left navigation to display additional libraries. This is no longer necessary. All libraries are always displayed. Makes sense.
OneDrive for Business | neue Navigation bei Shared Libraries
Microsoft ändert derzeit die Navigation bei OneDrive (for Business). Dies soll dann bis zum Monatsende (Juli 2020) abgeschlossen sein. Das Ergebnis sieht man im obigen Bild.
Wie sah es denn vorher aus? 
der Unterschied ist minimal. Bisher musste man in der linke Navigation auf “weitere Bibliotheken” klicken, um zusätzliche Bibliotheken anzuzeigen. Das fällt jetzt weg. Es werden immer alle Bibliotheken angezeigt. Macht Sinn.
M365 Saturday Gurgaon 2020
Where is Gurgaon? Ohh, it’s in India. 30 km south of Dehli.
And I will be there. In person? Unfortunatelly not.
Mr.OneDrive will be virtually there. With a session, I have presented initially during Microsoft Ignite 2019 in Orlando.
OneDrive Drive Group Policies – Not only for the enterprise
You may register here for the Saturday, August 29th , 2020
[update]
The Event is postponed to Saturday, September 19th, 2020
MVPCoffeeParty – Epsiode 11 – MASC
It was a friday. And we have invited four ladies from diffrent coutries. But we do not drink Coffee during this Party. We have had a lot of fun. What our Party here.
MASC
MVPKaffeeklatsch – Episode 36 – Entschleunigen
Er ist einer der dienstältesten MVP in DACH. Er hat 22 MVP Awards bekommen. In ununterbrochener Reihenfolge. Er steht für ein Microsoft Produkt.
Und er war Gast in der 36. Ausgabe des MVPKaffeeklatsch
Hier weitere Informationen und dann als Podcast anhören oder als VideoCast ansehen.
OneDrive Basics 02
Wow, a big interest!
And if you just started here today, you should first read the 1st part from the basics OneDrive with the servers and services in the Microsoft 365 Cloud, then it continues with the overview of the clients and programs.
The figure shows both the Windows operating system and a few programs that work with OneDrive
- Outlook
- Windows 10
- Word
- Excel
- PowerPoint
1. Oulook
Outlook and OneDrive. Yes will be explained later. Of course Outlook is a native app for e-mail and calendar. Contacts and more.
2. Windows 10
Here I have taken the current operating system Windows 10. There the first edition of the Next Generation Sync Client was already installed. And with every new version the synchronization into the operating system, and here in particular into the file explorer was improved and new functions were implemented. Today the File Explorer is the client image of files from SharePoint Online. It contains the latest (newest) version of a document, and with Fles on demand, thousands of files can be displayed without being physically located on the computer. The concept of sharing with other people inside or outside my organization is the first step to working together. And it works not only in Windows 10, but also on the Apple Mac.
3. Word
The classic word processing program was prepared with functionalities such as versioning and timely editing of documents. Documents are still shared with others via email. Chaos with multiple versions is pre-programmed.
4. Excel
Ever edited an Excel with several people at the same time? I can see through different colors how employees work with me on an Excel spreadsheet and can save a lot of time. By the way, the smallest area that is locked for the other employees is a cell. Whoever clicks into the cell first is the winner.
5. Powerpoint
Just like Word and Excel, PowerPoint can shine with the possible simultaneous editing. The process is the same for all three programs. Call and save the program, i.e. in a SharePoint library or OneDrive for Business. With the library others have immediate access, with OneDrive for Business I still have to share the document.
Programs such as Word, Excel and PowerPoint, which (can) also get new versions automatically, are also becoming increasingly intelligent, so that when a document is selected, name changes are also corrected automatically.
And if there is no Internet, the synchronized files can be edited offline.
Now the picture is complete. Here are shown more programs and operating systems:
- The Web Browser
- Microsoft Teams
- Apple iOS
- Android
1. The Web Browser
whichever browser you use, I have two different ones in use. To work with Microsoft 365 or Office 365 you only need the Web-Browser. And on which operating system it runs then, is almost irrelevant. Because here I can edit my emails, but also view and edit documents from SharePoint online libraries and even with Teams I can not only go to the next meeting, but also access documents from there.
2. Microsoft Teams
The program with the many possibilities that can significantly speed up the cooperation. Yes and also included in it: OneDrive and the synchronization
3. Apple iOS
Whether iPhone or iPad, OneDrive is of course also supported for mobile devices from Apple.
4. Android
The second smartphone platform can of course also handle the different areas of SharePoint Online.
This concludes the overview. This list is of course not complete. With the OneDrive API and the OneDrive Connectors in PowerAutomate you can write your own solutions, which are based in different ways with SharePoint Online, OneDrive for Business and OneDrive Personal. Who thought that it is just another network (cloud) drive, should read the following articles. In the next blog post we will continue in detail and start with Outlook.
And who has not yet done so, in the right bar you will find the option to subscribe to the blog. Then you will not miss another episode
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
