Files on Demand | der Umgang mit den drei Status (Teil 2)

29. Dezember 2017 4 Kommentare

Files on-demand

Eigentlich wollte ich gar keinen zweiten Teil schreiben. Aber Kommentare und Mails haben mich dazu bewogen, doch ein bisschen tiefer einzusteigen. Also zuerst einmal den ersten Teil lesen, und dann hierher zurückkehren.

Files on Demand basieren also auf der Integration vom Next Generation Sync Client in die Windows 10 Umgebung, und dort in den Windows Explorer.  Aber auch der Windows Explorer ist ja nur eine Sicht-Ebene auf das darunterliegende Datei-System. Und dieses hört auf den Namen NTFS. Und mit dem Windows Fall Creators Update wurde das Datei-System NTFS aufgebohrt.

Dort wurden nämlich 2 Attribute hinzugefügt

P – Pinned

O – Offline

U – Unpinned

Eine Kombination aus diesen Flags repräsentieren den Zustand einer Datei.

Files-on-demand-Online-Only-files

Nur Online verfügbar

Attribute gesetzt: O und U

Files-on-demand-Locally-available

Lokal verfügbare Datei

Attribute gesetzt: keine

Files-on-demand-Always-available

immer verfügbare Datei

Attribute gesetzt: P

Anmerkung: ich betrachte hier nur die Attribute die für die Synchronisierung relevant sind. Attribute wie A,S oder H werden hier nicht behandelt.

Die Attribute können Sie via PowerShell oder der Eingabeaufforderung (CMD) ersehen:

die neuen Attribute von NTFS (Windows 10 Version 1709)

wenn Sie ein anderes NTFS System anschauen, fehlen dort die 3 Attribute, und das erklärt auch, warum wir (derzeit) Files on Demand nicht in einem Windows Server 2016 finden.

Werfen wir einen Blick auf 3 Test-Dateien, zuerst im Explorer…

die drei möglichen Status einer Datei

und jetzt mit den jeweiligen Attributen

die drei möglichen Status einer Datei hier mit den jeweiligen Attributen

und wenn wir uns einmal die Eigenschaften von LastAccesstime und LastAccessTimeUTC anschauen…

Blick in die Zukunft: LastAccessTime und LastAccessTimeUTC

dann bringt das Microsoft (oder jeden Powershell-Administrator) in die Lage, wenn der Platz auf dem jeweiligen Gerät knapp wird, eine Powershell-Sequenz zu starten, die aufräumt.

Derzeit hat Microsoft dies aber noch nicht implementiert. Mann kann aber mit dem Attrib-Befehl die Attribute ändern und damit aufräumen.

Hier ein paar Beispiele:

Von Aktion und Befehl Nach

Files-on-demand-Always-available

Eine Datei, die immer lokal verfügbar ist, nur noch in der Cloud verfügbar umstellen:

Attrib <filename> –P +U

Files-on-demand-Online-Only-files

Files-on-demand-Online-Only-files

Eine Datei auf immer verfügbar setzen:

Attrib <filename> +P –U

Files-on-demand-Always-available

Files-on-demand-Always-available

Eine Datei, die immer verfügbar ist, auf lokal verfügbar setzen:

Attrib <filename> –P -U

Files-on-demand-Locally-available

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OneDrive Icons in Explorer-View with Windows 10 1709 Build 17063

27. Dezember 2017 Hinterlasse einen Kommentar

Ausschnitt_thumb5

Windows 10 Users, which are running Insiders Version 1709 Build 17063 are now able to have additional OneDrive Icons in the Windows Explorer.

First the Explorer-View before the change:

Explorer Before

we switch now into the view, here to options, Change to Folder and Search Options, inside the Folder-options to View and here to scroll down to Navigation Pane….

Before After
Settings beFore Settings after

and activate “Always show availability status” and the end up with OK.

Inside of the Explorer it looks like:

Explorer Aft

Now I know, why I have such a big space. This view will work with the Next Generation Sync Client, OneDrive Personal, OneDrive for Business, Teamsites and Groups of Office 365

If you do not want to have these Icons, you may switch them off the same way.

OneDrive Icons in der Explorer-Ansicht mit Windows 1709 Build 17063

26. Dezember 2017 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive Verfügbarkeitsstatus Im Windows Explorer

Windows 10 Benutzer, welche die Insiders Version 1709 Build 17063 installiert haben, können jetzt eine zusätzliche Ansicht im Windows Explorer einstellen.

Zuerst ein Explorer-Ansicht vor der Änderung:

Ansicht vor de Umstellung in den Ansicht-Eigenschaften

wir wechseln in die Ansicht, dort zu den Optionen, Ordner und Suchoptionen ändern, in den Ordneroptionen auf Ansicht und dann ganz nach unten scrollen…

Vorher Nachher
Ansicht Eigenschaften Windows 10, Version 1709, Build  16299 Ansicht Eigenschaften Windows 10, Version 1709, Build  17063

und aktiveren “Verfügbarkeitsstatus immer anzeigen” und schließen dann mit OK ab.
Im Explorer sieht es dann so aus:

Windows 10 Explorer mit Ansicht des OneDrive Status

Jetzt weiß ich auch, warum mir der Zwischenraum so groß vorkam. Die Ansicht gilt für den Next Generation Sync Client, also sowohl für OneDrive Personal, OneDrive for Business, Teamsites und Groups von Office 365.

Wem diese Icons zu viel sind, kann Sie auf dem selben Weg auch wieder ausschalten.

OneDrive (for) Business | Wishlist for 2018

20. Dezember 2017 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business wish list 2018

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive, Microsoft

So we are at the end of the year 2017. Microsoft has publish many changes and news. And the OneDrive product group in Redmond has done a good job. Two wishes out of my wish list from last year are still open. So it’s time to have a wish list for next year:

my wish list for the year 2018

Documentation

Microsoft has done a lot of documentation for end users. But administrators need more. a complete documentation about parameters for configuration of the sync client. These Parameters are nowhere documented or do you know what perfAuditorIntervalInMilliseconds or AllowUserOverrideOfConcurrentUploads stands for? Sometimes administrators want to know the principle of the synchronization, to find issue of a user a little bit easier.

MoveTo

This is a wish from 2016. Today you may copy a folder with files or a file in the web browser from OneDrive for Business to a team site or a group. But only copy. No move. So the user has to delete the data from the origin after copying. And I want more. I want to move not only the last version, I want top move all data, also the metadata like the history version.

Shared from me

You share more and more data. I want to have a view, that lists all data, which I have shared with other people, and I want to have this list of documents also synced to my device.

Cross tenant sync

Sometimes I and other people have the situation, that I want to synchronize data from a folder of a users OneDrive for Business of another tenant, which was shared with me.This time you could do that only, if the user is a member of your own tenant.

Self update of the NGSC with delta

So I have described it several time, that Microsoft has some rules, which different criteria’s, when a device will receive an update of the Next generation sync client. So it will not use Windows Update nor Windows Update service (WSUS). The biggest advantage for WSUS is, that you only have one download, and then distribute the setup to all clients on your local network.  But this is not true for the NGSC. Each device will go and download the 24,5 MB of the Sync client. But you have to know, that Microsoft has no control of an installed proxy. Therefore I would have another wish, that Microsoft could develop an Update version, which is only a delta of the version, which was installed, means only a Delta of the update will be flow from the internet to each device.

By the way, last week (11/14/17) Microsoft published a new version of the Next Generation Sync Client. The actual version is now: 17.3.7289.1207. What’s new on this version. Look here and read.

Change-Log

Yes, Microsoft has a change-log. But I have a wish, that the description is released before the new NGSC is published.Sometimes it takes 14 days…


Perhaps you have also one or more wishes for OneDrive or OneDrive for Business. Write it down. Use the comment function.

OneDrive (for) Business | Wunschliste für 2018

20. Dezember 2017 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive, Microsoft

Das Jahr 2017 neigt sich dem Ende. Microsoft hat rund um OneDrive jede Menge Änderungen und Neuheiten publiziert. Und dank dem Microsoft OneDrive Team in Redmond sind bis auf zwei Punkte meiner 2017 Wunschliste sind alle anderen in Erfüllung gegangen.

Meine Wunschliste für das Jahr 2018

Dokumentation:

Mittlerweile steht die OneDrive-Dokumentation für die Benutzer im Internet. Es gibt jedoch immer noch offene Fragen über viele Parameter  in der Konfiguration des Sync-Clients,welche bei Administratoren nach einer Beschreibung oder Aufklärung rufen. Auch die Prinzipen einer Synchronisation sollten beschreiben werden.

Bewegen nach

Dieser Wunsch stammt ebenfalls aus dem Jahr 2016. Schon heute können Daten von OneDrive for Business im Web-Browser zu Team-Seiten und Gruppen kopiert werden. Leider nur kopiert. Und nicht bewegt.  Das sorgt beim Anwender für Unsicherheit, wenn an unterschiedlichen Orten Dateien mit gleichen Namen existieren. Und ich bin noch etwas futuristischer. Ich möchte beim Verschieben von Ordnern und Dateien die Metadaten (wie z.B. Historie) beibehalten.

Von mir geteilt

Immer mehr Dateien werden mit anderen geteilt. Ich hätte gerne auch eine Ansicht, ähnlich der “Mit mir geteilt” aber in die andere Richtung. Eine Auflistung aller Dokumente, die von mir geteilt wurden. Und mit der Möglichkeit, all diese Ordner/Dateien lokal zu synchronisieren.

Cross Tenant Synchronisation

Es gibt Situationen, da wünsche ich mir eine lokale Synchronisation eines geteilten Ordners/Dateien von einem “fremden” Tenant. Ein Benutzer einer anderen Organisation möchte mit mir Ordner/Dateien zur Bearbeitung teilen. Diese kann ich derzeit noch nicht synchronisieren.

Selfupdate des NGSC mit Delta

Microsoft steuert das Update des Next Generation Sync Client nach bestimmten Regeln, außerhalb von den bekannten Update-Mechanismen wir Update Services oder Windows Software Update Service (WSUS). Der Vorteil des WSUS liegt ganz klar beim einmaligen Download aus dem Internet und dem Verteilen im Corporate Netzwerk. Nicht jedoch bei dem derzeitigen 24,5 MB des Sync-Clients. Für jeden Benutzer wird das Update separate herunter geladen. Da Microsoft keine  Kontrolle über einen (neuen) NGSC Proxy hätte, sollte Microsoft überlegen, ob Sie ab einer bestimmten Version bei einem Update nur noch ein Delta (der neuen Funktionen oder Änderungen ) aus dem Internet zum jeweiligen Gerät übertragen

Ach ja. Selfupdate, letzte Woche (14.12.2017) gab es wieder eine neue Version des Next Generation Sync Client. Die aktuelle Version ist 17.3.7289.1207. Was sich geändert hat. Hier nachlesen.

Change-Log

Die Beschreibung einer neuen Version lässt zu wünschen übrig. Und ich wünsche mir, dass das Change-Log für eine neue Version bereits existiert, und nicht erst nach 14 Tagen ….


Vielleicht hat der eine andere ebenfalls Wünsche, was OneDrive und OneDrive for Business angeht. Dann sofort die Kommentar-Funktion nutzen

Podcast | MVPKaffeeklatsch – Review – Episode 18

12. Dezember 2017 Hinterlasse einen Kommentar

36 Promo

die letzte Folge im Jahr 2017 und…

Torben und ich haben ein Review über alle Folgen vorgenommen, Altes und Neues gemischt und uns eineinhalb Stunden darüber unterhalten.

viel Spaß mit der 18. deutschsprachigen Ausgabe

alte Ausgaben:

Episode 17 Siiiiisiii und Franzerl
Episode 16 Ratatuille in der Bio Tonne
Episode 15 Updates, Upgrades und die Zahl PI
Episode 14 Social, Trump & Hillary
Episode 13 Ein MVP auf Reisen
Episode 12 Sommerpause
Episode 11 Max und Nora
Episode 10 Community for Live
Episode 09 Feedback
Episode 08 Office365 Konferenz
Episode 07 SchmuttiMutti
Episode 06 Gregor zu Besuch mit der Software von Steven Hawking
Episode 05 Alles Gamer
Episode 04 Eiskaffee bei 32 Grad
Episode 03 Irish-Coffee für Peter
Episode 02 Old Shatterhand
Episode 01 MVP Kaffeklatsch

Files on Demand | der Umgang mit den drei Status

11. Dezember 2017 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive, Microsoft

Es erreichen mich immer mehr Anfragen, die die Unterscheidungsmerkmale der drei Status von „Files on Demand“ nicht korrekt unterscheiden können. (Es klingt und schreibt sich wirklich so. Die Pluralform von “Status” lautet “Status”)

Mit dem Windows Fall Creators Update wurden Sie eingeführt, lang erwartet, fast wie die Smart Files unter Windows 8.1, (mit SkyDrive). Wenn man die richtige Version des Next Generation Sync Client hatte, dann konnte man Sie sofort benutzen.

Warum mussten wir so lange warten?

Der NGSC, welcher im Kontext des Benutzers gestartet wird, wird selbstständig auf die neuste Version gebracht. Dabei nimmt er einmal pro Tag Kontakt mit Microsoft auf, und nach ganz bestimmten Vorgaben bekommt man die nächste Version, die sich selbst herunterladet, installiert und dann neu startet. Bei einem schnellen Rechner dauert das nur ein paar Minuten und fällt kaum auf. Mit dem Windows Fall Creators Update ist jetzt die Verzahnung mit dem Betriebssystem vorgenommen worden. Genau genommen mit dem Dateisystem (NTFS) und dem Windows Explorer. (auch die Smart Files unter Windows 8.1 und der SkyDrive.exe sind mit dem Betriebssystem gekoppelt und die Ursache dafür, dass der NGSC unter Windows 8.1 nicht mit OneDrive Personal zum Einsatz kommt.)

Was hat sich beim File-System NTFS geändert?

Der Zustand einer Datei wird mit 2 Attributen erzeugt. Die Zustände sind folgende:

Files on-demand All

Die Datei ist nur in der Cloud gespeichert und ist auf diesem Gerät nicht synchronisiert. Wenn Sie eine Internetverbindung haben und mit der Maus einen Doppelklick auf die Datei erzeugen, wird die Datei heruntergeladen (bei großen Video-Dateien wird gefragt, ob Sie die Datei streamen wollen, oder tatsächlich das Video auf das Gerät herunterladen wollen), je nach Dateityp wird die dazu gehörige Applikation gestartet. Als Beispiel mit einer Word-Datei: Nach dem Herunterladen können Sie loslegen mit dem Bearbeiten. Der Status wird geändert in „lokal verfügbare Datei“, im Explorer wird aus dem Cloud-Symbol ein Kreis mit einem Haken

Aber es gibt ja noch einen Status

Richtig, “immer verfügbare Datei”. Das Symbol ist ein gefüllter Kreis mit dem Häkchen. Diesen Zustand können Sie manuell mit Klick der rechten Maus erreichen.

Und wo liegt jetzt der Unterschied?

In den verschiedenen Szenarien. Microsoft hat den Geräten Rechnung getragen, die über sehr wenig Speicher verfügen. Da die unterschiedlichen Status in den Attributen einer Datei im Files System NTFS untergebracht sind, lässt sich der Status nicht nur im Windows Explorer mit der Maus ändern, ich kann auch mehrere Dateien zusammen in einen anderen Modus bringen. Und für PowerShell oder Batch Experten unter uns: Das lässt sich auch mit einem Script bewerkstelligen. Weitere Informationen finden Sie in englischer Spreche hier oder da.

Szenario:

Mitarbeiter in meiner Organisation schicken mir Links zur Kollaboration. Da ich mit den nativen Programmen auf dem Gerät arbeiten möchte, bringe ich diese Dateien zur Synchronisation auf meinem Gerät. Änderungen werden automatisch vollzogen und die Dateien sind immer synchron (wenn Internet vorhanden ist). Um Speicherplatz freizugeben entscheide ich mich am Wochenende , genau diese Dateien wieder in den “Nur Online Verfübar” Zustand zu versetzen. Und genau hier brauche ich einen Unterschied zu den Dateien, welche ich permanent auf diesem Gerät synchronisiere.

Icon

Beschreibung

Files on-demand Online-Only files

Nur Online Verfügbar

Datei ist nur in der Cloud. Datei wird über ein Icon und mit dem Namen angezeigt, nimmt aber auf dem Gerät kein Platz weg.

Files on-demand Syncing

Ich habe einen Doppelklick auf die Datei ausgeführt. Die Datei wird, wenn Internet vorhanden ist, auf dieses Gerät synchronisiert.

Ausnahme: große Video Dateien.

Files on-demand Locally available files

Lokal verfügbare Datei
Nachdem die Datei synchronisiert wurde, wechselt das Icon. Das zur Datei gehörigen Programm wird gestartet. Werden Änderungen an der Datei vollzogen werden diese in die Cloud synchronisiert, wenn Internet vorhanden ist. Dabei wechselt das Icon kurz in den Transfer-Modus und nach erfolgter Synchronisation wieder in den Modus „Lokal verfügbar“ zurück zu wechseln

   

Option 1

Immer verfügbare Datei

Datei dauerhaft auf dem Gerät behalten und immer synchronisieren

Files on-demand Always available files

Kann im Windows Explorer mit einem rechten Mausklick herbeigeführt werden.

   

Option 2

Speicherplatz freigeben

Files on-demand Online-Only files

Datei wird auf dem Gerät gelöscht. Aber nur auf dem Gerät. Die Datei wird nicht in den Papierkorb verschoben. Im Prinzip ist es ein SHIFT-Taste +Delete, ohne aber die Information in die Cloud zu übertragen und dort ebenfalls zu löschen Das Icon wechselt zu „Nur Online Verfügbar“.

Anmerkungen:

Neue online oder auf einem anderen Gerät erstellte Dateien werden als "Nur online verfügbar" angezeigt, um Speicherplatz einzusparen. Wenn Sie einen Ordner jedoch als "Immer auf diesem Gerät speichern" kennzeichnen, werden neue Dateien in diesem Ordner, sobald sie verfügbar sind auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Wenn ein Ordner nur online verfügbar ist, können Sie einzelne Dateien in diesem Ordner trotzdem als "immer verfügbar" markieren.

Sowohl Option 1 als auch 2 kann ich mit mehreren Dateien im Windows Explorer durchführen. Eine Batch-Verarbeitung bietet sich immer dann an, wenn ich an unterschiedlichen Verzeichnissen und Unterverzeichnissen einzelne Dateien bearbeitet habe. Das nachfolgende Script durchläuft alle Verzeichnisse und gibt den Speicherplatz frei. Sie sollten das Script aber erst starten, wenn Sie eine Internet-Verbindung haben und alle Dateien synchronisiert wurden.

Hier geht es zum zweiten Teil

 

Wunsch für 2018

kurz vor Weihnachten darf man ja Wünsche äußern. Auch wenn das Paket nicht unterm Christbaum liegt, kann man bei meinen Wünschen der vergangenen Jahre erkennen, dass sich die meisten erfüllt haben. Also einen Wunsch zu OneDrive Files on Demand will ich hier loswerden:

Nachdem die Windows 10 Benutzer mit dem Windows Creators Fall Update Files on Demand die wesentlich verbesserte Ausführung der Smart Files erhalten haben, muss / kann ich mit einem einfachen Batch Kommando oder per Powershell Befehl aufräumen und Platz auf meinem Gerät schaffen. Noch muss ich das aber selbst anstoßen. Ich wünsche mir für 2018, dass beim Hinzufügen (Speichern) einer neuen Datei in OneDrive ein interner Prozess gestartet wird. Genauer spezifiziert: Vorher soll überprüft werden, ob eine Schwelle unterschritten wird (z.B. freier Festplattenplatz < 10%) und dann die erste (zeitlich) lokal verfügbare Datei in den Zustand  “nur Online verfügbar” versetzt wird. Also ein Automatismus und kein manuelles Aufräumen. Denn dann machen die 3 verschiedenen Status auch wirklich Sinn.

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