Microsoft 365 virtual Cafe – OneDrive Sync Neuheiten
Am Mittwoch 21.10.2010 macht Mr.OneDrive Station auf seiner World-Online-Community Tour im Microsoft 365 virtuellen Cafe.
Auf der Agenda steht:
- OneDrive Sync und Neuheiten
- Die unterschiedlichen Sync Methoden
- Request Files
- Sharing
- Add to OneDrive
- Move and Keep Sharing
- Get Link to PowerPoint Slide
- Open in Review Mode for Word on the Web
- Block downloads
- Alte und neue Gruppenrichtlinien
- OneDrive und VDI
- Sync Admin Report
- …
| Termin | Mittwoch, 21.10.2020 |
| Uhrzeit | 19:00 – 21:00 Uhr |
| Sprache | deutsch |
| Teilnahme | kostenlos |
| Anmeldung | meetu.ps/e/Jr1q6/FhVLn/a |
| Durchführung | Online |
| Fragen | kann man jetzt schon stellen |
Sieht man sich dort?
OneDrive for Business: Shared with Me – Error message
[Update 02.12.2020]
Mit der globalen Verfügbarkeit von “Add to OneDrive” hat Microsoft die temporär gesperrte Funktion wieder entsperrt.
Diese Fehlermeldung bekommn Sie zu sehen, wenn Sie einen mit Ihnen geteilten Ordner auf Ihr Gerät synchronisieren wollen.
Zuerst, es liegt nicht an Ihnen.
Microsoft implementiert derzeit “Eine Verknüpfung zu meinem OneDrive hinzufügen”. Dies habe ich hier schon beschrieben.
Um den Problemen aus dem Weg zu gehen, hat Microsoft die alte Funktion zeitweise deaktiviert. Sie wird aber wieder aktiviert werden, aber ich weiss nicht, wann diese Funktion wieder aktiviert wird. Es gibt keinen Workaround, ausser das Sie mit dem Web- Browser arbeiten müssen. Sie können aber die Synchronisation später nachholen!
[Update 02.12.2020]
With the global availability of "Add to OneDrive", Microsoft has unlocked the temporarily locked function again.
You will get this error message if you try to synchronize a shared folder to your device.
First of all, it is not up to you.
Microsoft is currently implementing "Add a shortcut to my OneDrive". I have already described this here.
To avoid the problems, Microsoft has temporarily disabled the old feature. But it will be reactivated, but I don’t know when this feature will be activated again. There is no workaround, except that you have to work with the web browser. But you can do the synchronization later!
OneDrive for Business – Add to OneDrive | Problems
In my Microsoft 365 Tenant I now can use the function "Add shortcut to my files" in OneDrive. Microsoft also calls it "Add to OneDrive". Add shortcut to My files. And if you leave out "shortcut" and replace "My Files" with OneDrive, it hits the nail on the head.
First the links to several blog posts of mine, which deals with the problem of including "Documents shared with me". You should read it before, because then the difference in this article will be easier. This also in the background, because this functionality is not yet available at the beginning of October 2020. After consultation with the product group it is only 5% worldwide
Synchronize links to articles "Files shared with me":
OneDrive | Sync Shared with me files
These are still valid, because cross-tenant synchronization in the new way is not (yet) supported. They were on the table at the beginning of the new synchronization, but were discarded at first.
So this means:
| Origin | Implementation |
| from external |
exclusively by synchronizing a folder via |
| from internal |
the user has the choice:
|
User A (Sender here Hans.Brender)
A user from my organization (user A) wants to share a folder (Folder A2) with others. He does this as usual. He shares the folder with one or more employees. To use the function "Add shortcut to my files", it must be a folder. Just one single file is not enough. What you put into the folder (more folders, one or more files) does not matter.
Now let’s look at User B (recipient Julian.attempt)
User B calls up the web interface of his OneDrive and switches to the "Shared" area and then "Shared with me". The folder is selected
Then there are two ways to execute the function "Add shortcut to My files”
1. from the horizontal menu
2. press the new icon, directly in the selected folder
depending on the number of files it takes a few seconds, then there are
3. success or error message
4. since the folder is still selected, the unlinking is also displayed.
and if we then click on My files, the following picture results…
5. the folder now has its own icon
6. the owner is displayed
and when we switch to the Windows File Explorer…
you can see that the folder of user A (Hans.Brender) is also shown in the OneDrive folder of user B (Julian.Versuch). With the right mouse button you can also remove the folder (remove the shortcut from "My Files", but this only works with OneDrive version 20.174.0830.0002 or higher)
Note:
When removing, the folders and files are also removed from synchronization and the user should name several devices, on all devices. This is the main difference to the old synchronization. There you have to stop synchronization via OneDrive Sync Client (Account Properties – Stop synchronization). Then select the folder in the Windows File Explorer and delete "manually". Make sure that the synchronization has been stopped, recognizable by the missing sync status of the folders and files.
If the sender removes the rights, the folder remains, but the subfolders and files are removed
and now to another scenario:
Here, user A, who also has access to the document library C, shares a folder (Folder D3) including subfolders and files with user B.
The procedure is absolutely identical. In the Windows File Explorer of user B (Julian Versuch) it looks like this:
everything good?
Yes and no. On my blog, many visitors search for "show files shared with me in Explorer". Everything described above could be done already. 
1. these are all files ‘shared with me’ that I have synched
2. these are SharePoint libraries that I have synchronized locally
 |
These are the libraries in the sync client view, but here are a few more, including the external ones, but listed separately above. And now to the possible errors that can occur. Because, as you can see in the picture above, if a folder is shared by the user, where folders below it have already been synchronized, an error will occur. |
 |
This is because double synchronization is not supported. Would take up space and makes no sense for other reasons. Microsoft is still working on the error message. |
Summary
Adding folders and the files they contain is only one click away. However, this must be done in the OneDrive web interface. Adding and removing is done on all devices and can also be done from the File Explorer. The "old" synchronization of folders shared with me and the files they contain must also be done in the OneDrive web interface, but is limited to that device. Removal must be done from the OneDrive Sync Client interface, involves several steps including manual deletion, and must be done separately for multiple devices.
This results in different scenarios.
Here my +- list:
++ works (synced) with several devices at the same time.
++ easy add and undo (and delete local content).
- only for internal users of the organization.
++ remove synced works in Windows File Explorer only from 20.174.0830.0002
+ Folder name can be changed, effect only on the receiver, not on the sender
- Insufficient display in Windows Explorer (only the folder name is shown), this is a bit irritating because you don’t know where the file comes from. But you have to jump to the web interface of OneDrive.
OneDrive for Business – Zu OneDrive hinzufügen | Probleme
In meinem Microsoft 365 Tenant kann ich jetzt in OneDrive die Funktion Verknüpfung zu “Meine Dateien” hinzufügen ausführen.Microsoft spricht dabei auch “Zu OneDrive hinzufügen”. im englischen ist es ein bisschen einfacher. Add shortcut to My files. Und wenn man “shortcut” wegläßt und “My Files” mit OneDrive ersetzt, dann trifft es den Nagel auf den Kopf.
Als erstes der Verweise zu diverse Blog Post von mir, die mit der Problematik des Einbindens von “Mit mir geteilten Dokumenten” eingeht. Diese sollte mal vorher lesen, weil dann der Unterschied in diesesm Artikel leichter fällt. Dies auch im Hintergrund, weil diese Funktionalität am Anfang Oktober 2020 noch nicht vorfinden. Nach Rücksprache mit der Produktgruppe sind es weltweit erst 5%
Verweise zu Artikeln “Mit mir geteilte” Dateien synchronisieren:
OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren
Diese haben nach wie vor Gültigkeit, weil Cross-Tenant Synchronisation auf die neue Art (noch) nicht unterstützt wid. Man hat bei Beginn der neuen Synchronisierung auf dem Tisch gehabt, aber es zuerst einmal verworfen.
Bedeutet also:
| Herkunft | Implentierung |
| von extern | ausschließlich über das Synchronisieren eines Ordners via mit mir geteilte Daten synchronisieren |
| von intern |
der Benutzer hat die Wahl:
|
Benutzer A (Sender hier Hans.Brender)
Ein Benutzer aus meiner Organisation (Benutzer A) möchte einen Ordner (Folder A2) mit anderen teilen. Das erledigt er wie gehabt. Er teilt den Ordner mit einem oder mehreren Mitarbeitern. Um die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen” zu benutzen, muss es ein Ordner sein. Nur eine einzelne Datei reicht nicht aus. Was Sie in den Ordner packen (weitere Ordner, ein oder mehrere Dateien) ist egal.
Betrachten wir jetzt den Benutzer B (Empfänger Julian.Versuch)
Der Benutzer B ruft die Weboberfläche seines OneDrive auf und wechselt dort in den Bereich “Geteilt” und dort dann “Mit ihnen geteilt”. Der Ordner wird selektiert
Dann gibt es zwei Möglichkeiten die Funktion “Verknüpfung zu ‘Meine Dateien’ hinzufügen” auszuführen
1. Aus dem horizontalen Menü
2. Druck auf das neue Symbol, direkt im selektierten Ordner.
je nach Anzahl der Dateien dauert es ein paar Sekunden, dann gibt es
3. Erfolgs- oder Fehlermeldung
4. Da der Ordner noch selektiert ist, wird auch die Aufhebung der Verknüpfung angezeigt.
und wenn wir dann auf eigene Dateien klicken, ergibt sich folgendes Bild
5. Der Ordner hat jetzt ein eigenes Symbol bekommen
6. Der Besitzer wird angezeigt
und wenn wir in den Windows File Explorer wechseln…
kann man sehen, dass der Ordner von Benutzer A (Hans.Brender) auch im OneDrive Ordner von Benutzer B (Julian.Versuch) angezeigt wird. Mit der rechten Maustaste aucf den Ordner kann dieser auch wieder entfernt werden (Verknüpfung aus “Meine Dateien” entfernen, was aber erst ab OneDrive Version 20.174.0830.0002 funktioniert)
Anmerkung:
Beim Entfernen werden die Ordner und Dateien auch aus der Synchronisation herausgenommen und sollte der Benutzer mehrere Geräte sein eigen nennen, auf allen Geräten. Das ist der wesentlich Unterschied zur alten Synchronisation. Dort muss man die Synchronisation über den OneDrive Sync Client (Eigenschaften Konto – Synchronisation beeenden). Danach im Windows Datei Explorer den Ordner selektieren und “manuell” löschen. Achten Sie darauf, dass die Synchronisation auch gestopt wurde, erkennbar an den fehlenden Sync-Status bei den Ordnern und Dateien.
Entfernt der Sender die Rechte, bleibt der Ordner bestehen, die Unterordner und Dateien werden jedoch entfernt
und jetzt zu einem weiteren Szenario:
Hier teilt Benutzer A, welcher auch Zugriff auf die Dokument Bibliothek C hat, einen Ordner (Folder D3) samt Unterordner und Dateien mit dem Benutzer B.
Die Vorghensweise ist absolut identisch. Im Windows Datei Explorer des Benutzer B (Julian Versuch) sieht es dann so aus:
alles gut?
Ja und Nein. Auf meinem Blog suchen die viele Besucher nach “mit mir geteilte Dateien im Explorer anzeigen”. Alles was oben beschrieben wurde konnte man ja schon durchführen.
1. Das sind alles mit mir geteilte Dateien, die ich synchronisiert habe
2. Das sind SharePoint-Bibliotheken, die ich lokal synchronisiert habe.
 |
Das sind die Bibliotheken in der Ansicht des Sync-Clients, wobei hier ein paar mehr sind, nämlich auch die externen, die oben aber seperat aufgeführt sind.
Und jetzt zu den möglichen Fehler, die auftreten können. Denn, wie im obigen Bild erkennbar, ein Ordner vom Benutzer geteilt wird, wo darunter liegende Ordner bereits synchronisiert wurde kommt es zum Fehler. |
 |
Denn doppelte Synchronisation wird nicht unterstützt. Würde ja auch Platz wegnehmen und macht auch aus anderen Gründen keinen Sinn.
An der Fehlermeldung arbeitet Microsoft noch. |
Zusammenfassung
Das Hinzufügen von Ordnern und den darin enthaltenen Dateien ist nur ein Klick entfernt. Allerdings muss das in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden. Das Hinzufügen und Wegnehmen passiert auf allen Geräten und das Wegnehmen kann auch aus dem Datei-Explorer durchgefürt werden. Das “alte” Synchronisieren von mit mir geteilten Ordnern und den darin enthaltenen Dateien muss gleichfalls in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden, ist allerdings nur auf diesem Gerät beschränkt. Die Wegnahme muss über die Oberfläche des OneDrive Sync Client durchgefürhrt werden, beinhaltet mehrere Schritte einschließlich dem manuellen Löschen und muss bei mehreren Geräten einzeln durchgefürhrt werden.
Somit ergeben sich unterschiedliche Szenarien.
Hier meine +- Liste:
++ arbeitet (synced) bei mehreren Geräte gleichzeitig.
++ einfaches Hinzufügen und Zurücknehmen (und Löschen von lokalen Inhalten).
- nur für interne Benutzer der Organisation.
+ Verknüpfen entfernen funktioniert im Windows Datei Explorer erst ab 20.174.0830.0002
+ Ordnername kann geändert werden, Auswirkung nur beim Empfänger, nicht beim Sender
- Anzeige im Windows Explorer unzureichend (nur der Ordnername wird angezeigt), das ist etwas irritierend, weil man nicht weiss, woher die Datei stammt. Dazu muss man allerdings in die Weboberfläche von OneDrive springen.
Same day: 2 performances – 2 continents – 2 cities | OneDrive
On 13.11.2020 it is so far. I feel like Phil Collins at the Live Aid Concert in the year 1985, where he first performed in London, then flew to the US in a supersonic plane and then performed at the Live-Aid Concert in Philadelphia. The airplane is history, but COVID19 has us under control. And we operate from home. In November I have two online appearances, which of course are done from home. No, according to the current planning two times live and no recording.
There would be the appearance in Zürich, with the second edition of
Cloud8-Virtual Summit 2020
and the second performance then in Chicago
M365 Chicago
a bit more coordination is necessary, but whoever wants to can attend both events, because unlike Phill Collins in 1985, there are two different sessions. About OneDrive of course
Registration 2nd Cloud Virtual Summit
Registration M365 Chicago Virtual
Gleicher Tag: 2 Auftritte – 2 Kontinente – 2 Städte | OneDrive
Am 13.11.2020 ist es soweit. Komme mir vor wie Phil Collins beim Live Aid Concert im Jahr 1985, wo er an einem Tag zuerst in London aufgetreten ist, dann mit einem Überschallflugzeug in die USA flog umd dann beim Live-Aid Ausgabe des Konzerts in Philadelphia aufgetreten ist. Das Flugzeug ist längst Geschichte, dafür hat uns COVID19 im Griff. Und wir agieren von zu Hause aus. Und im November habe ich zwei Online-Auftritte, die natürlich von zu Hause durchgeführt werden. Nein, nach der derzeitigen Planung zwei Mal live und keine Aufzeichnung.
Da wären der Auftritt in der Zürich, mit der zweite Ausgabe des
Cloud8-Virtual Summit 2020
und der zweite Auftritt dann in Chicago
M365 Chicago
ein bisschen mehr Koordinierung ist notwendig, aber wer möchte kann an beiden Events teilnehmen, denn im Gegensatz zu Phill Collins im Jahr 1985 sind es zwei verschiedene Vorträge. Natürlich zu OneDrive
Registrierung 2nd Cloud Virtual Summit
Registrierung M365 Chicago Virtual
TechTalk Wednesday with Kazeem
So I have had a short (30) Minute Session with Kazeem Adegboyega, an IT pro., technical trainer & a leader with a high degree of energy, integrity & creativity from Nigeria.
So he’s doing a weekly Tech Talk on Wednesday, and I have answered some questions about OneDrive
Here you will find the Recording
Support-Änderungen bei Problemen mit OneDrive
[Update 23.09.20]
Danke an Jens Goldhammer, der in seinem Kommentar mich auf eine mögliche andere Denke gestoßen hat. Der Kommentar ist auch am Ende des Artikels angehängt. Ich habe dann bei der OneDrive Produktgruppe in Redmond nachgefragt. Und Jens hat recht.
1. Ein Administrator kann weiterhin wie gewohnt ein Ticket im Admin Center erzeugen.
2. Ein User kann Feedback geben, dies führt aber nicht mehr zu einem Ticket.
3. Ein User kann aber über Support kontaktieren ebenfalls ein Ticket erzeugen.
Damit ist dies jetzt auch richtig gestellt. Nochmals Danke für den Kommentar.
ab dem 19.10.2020 ändert sich bei Microsoft die Support-Regelung, wenn es um Probleme geht. Um es klarzustellen, es handelt sich um Office 365. Bisher gab es zwei Möglichkeiten, ein Ticket zu erzeugen.
Da wären zum einen das Microsoft 365 Admin Center. Dort unter Support – New Service request. Und dann die Möglichkeit, über den Syncclient, also das OneDrive Sync Client Symbol in der Benachrichtigungszeile. Dort unter Hilfe und Einstellungen und Hilfe erhalten
Beides führte zu einem Ticket. Und ab dem 19.10.2020 wird nur noch der letzgenannte Weg möglich sein.
Das kann zum Problem führen, wenn nämlich die IT-Abteilung dafür gesorgt hat, dass der Benutzer weder Feedback geben kann noch ein Support-Ticket erzeugen kann. Dies wurde mit einem PowerShell Befehl oder einem Eintrag in der Registry erzeugt. Hier kann man dies nachlesen.
| Bild | Beschreibung |
 |
Beim Klick auf das OneDrive Symbol (das mit der Wolke) in der Benachrichtigungszeile und anschließendenm Klick auf Hilfe & Einstellungen gibt es Hilfe.
Weiter unten geht es dann weiter mit einem Klick auf Support kontaktieren |
 |
Hier kann dann der Support kontaktiert werden.
Das wird ab dem 19.10.2020 der einzige Weg sein, ein Support-Ticket zu erzeugen |
Wenn Sie die Hilfe nicht sehen, hat Ihre IT-Abteilung das zu veantworten.
Zusammenfassung:
Für Firmen ist das nicht nachvollziehbar. Als Benutzer rufe ich beim Support in der eigenen Firma an. Die helfen mir weiter, wenn nicht erstellt dann der firmeneigene Suppport bei Microsoft ein Support-Ticket. Und nun soll es nur die eine Möglichkeit geben? Eine Ausnahme? Jetzt soll, der Benutzer selbst ein Support-Ticket erstellen?
Quelle: Message Center Major Change Update Notification MC222217
OneDrive Basics 08
Thanks for the feedback. By the way, if you have a question, please let me know. And that goes for the basics of OneDrive as well as for the rest of the many blog posts. In the last episode I wrote about the integration of OneDrive into office programs. And the 8th issue of this series is about "Shared with me".
Actually a simple matter, but also the second most frequent term, after the users searched the internet and found what they were looking for:
This is not about files stored in SharePoint Online libraries. This is about files stored in OneDrive for Business. (see figure above)
I wrote the first article about this in Dcember 2016. Basically it is about someone sharing a file with me. And I have to keep the link to access this document again. Of course you could put the link in your browser under favorites. But that would only be half the battle. Because I might want to edit the document with the native programs like Word, Excel or PowerPoint. It works, but a few more clicks are necessary.
The users’ wish?
They would like the document on their computer, synchronized. Then editing is only one click away. Here are the two views (transmitter, recipient)
Transmitter
Actually I only want to share one document with the recipient. If we both want to work with the document a little longer, i.e. make changes, it would be convenient if the recipient could synchronize this document to his computer. So if I share the document, the recipient gets the link to the document. He has to keep this link because it is the only way to access the document. The whole thing is done in OneDrive for Business, not in SharePoint Online.
Recipient
The e-mail contains the link to the document. There is no possibility for synchronization. So if you get many documents to edit, it is no fun.
and now?
Transmitter
And it works. But the transmitter has to make sure of it. Because they have to put the document in a folder. And then share the folder with the recipient. Ready
The picture shows OneDrive for Business by the user Julian Versuch. A folder was selected and then the click on Share. In the dialog I have to consider, as always, which method I want to share with. Remember that anonymous sharing is time limited. I have described sharing in the OneDrive Basics 03 .
Recipient
The e-mail now contains the link to a folder.
With the click the browser opens…
Of course I can edit the files in the browser. I can also download them. But this is not the right way. The recipient clicks on Sync.
And can then see the result in the Windows File Explorer. The first image before the synchronization:
and after the click:
Since I have activated the function "Files on demand" myself, only the files are shown to me. Only when I double-click on a file, the file is downloaded and then opened with the linked application.
Of course, the transmitter and/or Recipient can add any files to our shared folder. These are then synchronized to the sender via the cloud. And of course there can be multiple recipients.
To avoid problems, here again the explanation:
|
Location of files in the cloud |
OneDrive for Business of the user "Transmitter” |
| Sync transmitter | Can be synchronized locally on any device of the “transmitter”. |
| Synch Recipient | Can be synchronized on any device of the “Recipient” |
Delete files that have been shared with me
This is important because many do not know how to proceed when deleting a file.
I have published a small article about this. Read it only if you have some time. Just skimming over it makes no sense!
If I as the recipient don’t need the files anymore, I can take them out of the synchronization. Please do not delete the folder!
 |
Click on the OneDrive cloud icon in the notification line. Click on Settings. Click on Account Select the correct folder and click Stop Sync Click on OK In Windows File Explorer, the folder and the files it contains are still included, but no longer contain cloud icons. Only now you can delete the folder and the files! |
So actually quite simple. The one with the folder. But Microsoft has implemented another function with "Add ShortCut to OneDrive". First in OneDrive Personal, and announced also for OneDrive for Business. This will save us a lot of clicks in the future.
Add Shortcut to OneDrive
should have been rolled out already, (was already announced in July), but was a little delayed by Microsoft, is now to be rolled out until October 2020:
Updated August 14, 2020: To ensure the best possible experience for our users, we are delaying some of our deployments to reduce the amount of change flowing into the services. Please see the updated roll-out timeline below
Your users will soon be able to add shortcuts to shared folders in OneDrive and SharePoint shared libraries, and access those shortcuts from their OneDrive.
This change is associated with Microsoft 365 Roadmap IDs 56384
When this will happen
- This public preview will slowly roll out in early September (previously July).
- We will move from public preview to general availability by the end of October (previously September).
At the moment this only works in OneDrive Personal and here is the blog post. The interesting thing about this principle is that I can change the name of the link that was shared with me after synchronization.
Before
M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos
cxhange to
_M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos – CHANGED
This, however, does not affect the original of the transmitter!
Here the view of the file explorer of the recipient after the renaming:
The change also affects the recipient’s browser
You can currently only undo the synchronization in the web browser and after the undo (Remove from my OneDrive) the original name of the folder is visible again under Shared.
Summary:
The sharing of files, even a single one, where the sender knows in advance that these files will be worked on for a long time, should not be done with the file, but with the folder above it.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 08
Danke für die Rückmeldungen. Wer übrigens eine Frage hat, immer raus damit. Und das gilt für die Grundlagen OneDrive als auch für den Rest der vielen Blog Post. In der letzten Folge habe ich über die Inegration von OneDrive in die Office Programme geschrieben. Und in der 8. Ausgabe dieser Reihe geht es um “Mit mir geteilt”.
Eigentlich eine einfache Angelegenheit, aber auch der zweithäufigste Begriff, nachdem die Benutzer im Internet gesucht haben, und bei mir fündig wurden:
Es geht hier nicht um Dateien, die in SharePoint Online Bibliotheken gespeichert sind. Es geht um Dateien, die in OneDrive for Business gespeichert wurden. (siehe obige Abbildung)
Den ersten Artikel habe ich dazu bereits im September 2015 geschrieben. Im Prinzip geht es darum, dass jemand eine Datei mit mir geteilt hat. Und ich mir den Link aufheben muss, um erneut auf dieses Dokument zugreifen zu können. man könnte den Link natürlich im Browser unter den Favoriten unterbringen. Aber das wäre nur die halbe Miete. Denn ich möchte vielleicht das Dokument mit dem nativen Programmen wie Word, Excel oder PowerPoint bearbeiten. Geht, aber es sind ein paar Klicks mehr notwendig.
Der Wunsch der Anwender?
Sie hätten gerne das Dokument auf Ihrem Rechner, synchronisiert. Dann ist das Bearbeiten nur ein Klick entfernt. Nachfolgend jetzt die zwei Sichtweisen (Sender, Empfänger)
Sender
Eigentlich will ich nur ein Dokument mit dem Empfänger teilen. Wenn wir beide etwas länger mit dem Dokument arbeiten, also Änderungen vornehmen wollen, wäre es ja praktisch, dass der Empfänger dieses Dokument auf seinen Rechner synchronisieren kann. Wenn ich also das Dokument teile, bekommt der Empfänger den Link zum Dokument. Diesen Link muss er aufbewahren, denn dies ist die einzige Möglichkeit. auf das Dokument zuzugreifen. Das Ganze erfolgt im Übrigen in OneDrive for Business, nicht in SharePoint Online.
Empfänger
Die E-Mail enthält den Link zum Dokument. Eine Möglichkeit zur Synchronisation ist nicht gegeben. Wenn man also viele Dokumente zum Bearbeiten bekommt, macht das so kein Spaß.
und nun?
Sender
Und es geht doch. Dafür muss aber der Sender sorgen. Denn er muss das Dokument in einen Ordner packen. Und dann den Ordner mit dem Empfänger teilen. Fertig
Das Bild zeigt OneDrive for Business des Users Julian Versuch. Ein Ordner wurde selektiert und danach erfolgt der Klick auf Teilen. Im Dialog muss ich wie immer überlegen, mit welcher Methode ich teile. Denken Sie daran, dass anonymes Teilen zeitlich limitiert ist. Teilen habe ich in den Grundlagen OneDrive 03 beschrieben.
Empfänger
Die E-Mail enthält jetzt den Link zu einem Ordner.
Mit dem Klick öffnet sich der Browser….
Natürlich kann ich die Dateien im Browser bearbeiten. Ich kann Sie auch Downloaden. Aber das ist nicht der richtige Weg. Der Empfänger klickt auf Synchronisieren
Und kann dann in den Windows Datei Explorer das Ergebnis sehen. Das erste Bild vor der Synchronisation:
und nach dem Klick:
Da ich selbst die Funktion “Dateien auf Bedarf” aktiviert habe, werden mir nur die Dateien angezeigt, erst wenn ich einen Doppelklick auf eine Datei ausführe, wird die Datei heruntergeladen und dann mit der verknüpften Applikation geöffnet.
Natürlich kann der Sender und/oder Empfänger beliebige Dateien in unseren geteilten Ordner einfügen. Diese werden dann über die Cloud zum Sender synchronisiert. Und natürlich kann es auch mehrere Empfänger geben.
Um Problemen aus dem Weg zu gehen, hier nochmals die Erklärung:
| Speicherort der Dateien in der Cloud | OneDrive for Business des Benutzers “Sender” |
| Synchronisation Sender | Kann auf jedem Gerät des Senders lokal synchronisiert werden. |
| Synchronisation Empfänger | Kann auf jedem Gerät des Empfängers synchronisiert werden |
Löschen von Dateien, die mit mir geteilt wurden
Dies ist wichtig, denn viele wissen nicht, wie vorzugehen ist, wenn man eine Datei löscht.
Dazu habe ich einen kleinen Artikel veröffentlicht. Lesen Sie diesen nur, wenn Sie etwas Zeit haben. Nur überfliegen macht keinen Sinn!
Wenn ich als Empfänger die Dateien nicht mehr benötige, kann ich Sie aus der Synchronisation herausnehmen. Bitte den Ordner nicht Löschen!
 |
Klicken Sie auf das OneDrive Wolkensymbol in der Benachrichtigungszeile.
Klicken sie auf Einstellungen. Klicken Sie auf Konto Wählen Sie den richtigen Ordner aus und Klicken auf Synchronisierung aufheben. Klicken Sie auf OK Im Windows Datei Explorer ist der Ordner und die darin enthaltenen Dateien immer noch enthalten, enthalten aber keine Cloud Symbole mehr. Jetzt erst können Sie den Ordner und die Dateien löschen!! |
Also eigentlich ganz einfach. Das mit dem Ordner. Microsoft hat aber mit “Zu OneDrive hinzufügen” eine weitere Funktion implementiert. Zuerst in OneDrive Personal, und angekündigt auch für OneDrive for Business. Das wird uns in Zukunft eine Menge Klicks ersparen.
Zu OneDrive hinzufügen
sollte eigentlich schon ausgerollt sein, (wurde bereits im Juli angekündigt), wurde aber von Microsoft ein wenig verzögert, soll nun bis Oktober 2020 ausgerollt werden:
Updated August 14, 2020: To ensure the best possible experience for our users, we are delaying some of our deployments to reduce the amount of change flowing into the services. Please see the updated roll-out timeline below
Your users will soon be able to add shortcuts to shared folders in OneDrive and SharePoint shared libraries, and access those shortcuts from their OneDrive.
This change is associated with Microsoft 365 Roadmap IDs 56384
When this will happen
- This public preview will slowly roll out in early September (previously July).
- We will move from public preview to general availability by the end of October (previously September).
Derzeit funktioniert dies nur in OneDrive Personal und hier gehts zum Blog Post. Das interessante bei diesem Prinzip ist, dass ich den Link, der mit mir geteilt wurde, nach der Synchronisation ändern kann.
aus
M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos
wurde
_M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos – CHANGED
Dass allerdings wirkt sich nicht auf das Original des Senders aus!
Hier der Blick auf den Datei-Explorer des Empfängers nach der Umbenennung:
Die Änderung wirkt sich auch im Browser des Empfängers aus
Man kann die Synchronisation derzeit nur Im Web-Browser zurücknehmen (aufheben) und nach der Rücknahme (Remove from my OneDrive) ist der Originalname des Ordners unter Geteilt wieder zu sehen.
Zusammenfassung:
Das Teilen von Dateien, auch nur einer einzelnen, bei dem der Sender schon vorher weiß, dass an diesen Dateien eine längere Zeit gearbeitet werden wird, sollte nicht mit der Datei, sondern mit dem darüber liegenden Ordner erfolgen.
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive Basics 07
Yes, B2B is not quite so simple to understand. I hope that OneDrive Basics 06 has shed some light on this. I, for one, believe that medium-sized companies can implement exactly this concept.
And today the office implementation is on the agenda
We are not talking about Outlook integration today. Because Outlook is also part of Office. And Outlook integration was described in OneDrive Basics 03. So, one program checked off. The figure above shows several connections to the Office programs:
- Word
- Excel
- PowerPoint
The points 1,2 and 4 shall be displayed here with the browser based Word Online, Excel Online and PowerPoint Online. Directly from the browser without an installed native app, i.e. Word, Excel and PowerPoint installed on the computer. These versions are partly limited, this will not be discussed here. But you can connect to different document libraries (as long as you have the rights to do so). Or you can connect to your own OneDrive for Business. And also with your OneDrive Personal (consumer version). What do I need as a user? Depends on it. If someone sends me an invitation to work on a document, nothing really. A current browser. I just have to save the email with the invitation. Or the link. But I don’t need anything from Office on this device. The browser is enough.
Can I synchronize this document to my device?
In OneDrive Basics 08 I describe exactly this process and what the requirements are. (Granted, not yet published) And of course in the old and the new way. Because Microsoft is currently changing something right there. So bring a little patience with you.
Working together
Sounds great? Now we look back into the past. You have saved the document locally. And then sent the document as an attachment via e-mail. From that moment on it became complicated. Because I as the sender cannot simply continue working on this document. Because the recipient could also… And then send it back. Now I have two versions. Unfortunately, this was and still is very often the reality. And costs both parties time and money. And it can become much more complicated. As a sales manager I have eight employees, of whom I need figures for the ForeCast at the end of the month. So I quickly prepare an Excel sheet and send it out. I receive eight different versions back. And now I have the work in front of me, namely to combine eight different versions. And the way is so simple. When creating this Excel sheet I have to think about a few things. Where should each of my eight employees enter their sales figures? When saving, I then select our shared document library. Or my OneDrive for Business. I saved the link to the document to the clipboard beforehand. Then send e-mail to the sales department as usual. With the link. Now they can edit the document. It’s the same document for everyone. And if it should be, two or more people can edit the document at the same time. And I, as sales manager, have nothing more to do with editing and revising the document. This works from desktop applications to other desktop applications, across operating system boundaries (Windows / Apple) or even a mixture of desktop and browser variations. You can also see when others are working at the same time. And where you are working. To avoid a collision, you should know where the boundaries are, because the question arises when two people enter data at the same place, what happens? You need to know that the smallest area belongs to the person who clicks first, but this must arrive in the cloud. The smallest range is a cell in Excel, a paragraph in Word, and a slide in PowerPoint. Even if something goes wrong and you just keep writing, don’t despair. The applications point this out to you. Working together needs to be learned. You have to try it out, so invest some time.
Storage location
Office knows more than we can remember. But in the past there were error messages when opening a document like "Sorry, we couldn’t find your file. Has it been moved, renamed or deleted?" Yes, right. Office could not know that I renamed this document in Windows Explorer. Yes, if I had saved the file at the very beginning in a location that is synchronized with the cloud, the manual search would not have occurred at all when I recalled it. Because in all SharePoint libraries and in OneDrive for Business, the version history works. Renaming in Windows Explorer or in the web browser creates an additional version. Everything is logged in a fine and clean manner. And if I select a file with the old name while opening it, the file with the new name is opened and the list is updated. So the above error message is a thing of the past.
And of course there must be a way to read and edit the file offline.
OneDrive integration with native Office Apps
Right, in Word, Excel and PowerPoint. Of course, also in Outlook. See the beginning of this blog post. For the other typical apps a lot has happened:
- automatic saving
- Share
- Version history
- Last used
Automatic save
- Who does not know the key combination CTRL-S for save? Works also in the newest version of the Office programs. But you don’t have to do it anymore. Because when we save in OneDrive you can safely ignore it. Because every 10 minutes Word now saves automatically. And because OneDrive’s versioning is also activated by default, it always creates a new version. Under Tools Save you can switch on the AutoRestore function and also change the time.
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When saving (CTRL+S) the following dialog is called up. The file name can be entered here. And, of course, all locations that have to do with the cloud. All OneDrive for Business locations in the system (yes, there can be several), but also OneDrive Personal. There are also a few options here, even a default location can be set. I can even share a file, even with several people Of course, you can select the document libraries in SharePoint Online via further options |
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And once you have specified the name and location, you can activate automatic saving. |
Share
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If the document is stored in OneDrive Personal, OneDrive for Business or in a SharePoint Online Document Library, it can be shared. The standard dialog is called up. |
Version history
The version comparison can be called up differently.
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First of all there is the call from the client itself . If you click on the OneDrive icon in the notification line, the OneDrive Client opens. Click on the three dots of an entry and then click on Version History. |
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Or from the Windows file explorer Select file. Click with the right mouse button, then on Version History. |
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Or from the website Select the document and then click on the three points. |
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Or within the Office application Click on the name of the document. Then click on Version History |
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And also of Office Online Apps. Click on the name of the document. Then click on Version History |
Last used
And then the list of recently used documents. As long as you store files in OneDrive Personal, OneDrive for Business or in a document library of SharePoint Online and maybe rename or move them outside the respective app with the Web Browser or the Windows File Explorer, the list of the respective app doesn’t really notice this. You click on the old name and: The correct document from the new location or the new name opens and the list is updated.
Summary:
The typical Ogffice programs like Word, Excel and PowerPoint have been rebuilt. Minor errors like renaming or moving no longer cause an error message. The versioning necessary for collaboration, recovery of an older version can not only be viewed from outside, no, even in the applications themselves, the older documents can be opened and even compared in Word. For all this to work, the user only has to make sure that the document ends up in the cloud. This can also be done on the local hard disk in a synchronized folder when I am without internet. The Next Generation Sync Client, i.e. OneDrive.exe, takes care of the synchronization when the Internet is available again. Working together also works with the native apps in our smartphones under iOS or Android.
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 07
Ja, so ganz einfach ist B2B nicht zu verstehen. Ich hoffe, dass Grundlagen OneDrive 06 etwas Licht ins Dunkel gebracht hat. Ich jedenfalls glaube, dass Mittelstandsfirmen genau dieses Konzept umsetzen können.
Und heute steht die Office Umsetzung auf dem Programm
Wir reden heute nicht über Outlook Integration. Denn Outlook gehört ja auch zu Office. Und Outlook Integration wurde in Grundlagen OneDrive 03 beschrieben. So, ein Programm abgehakt. Die obige Abbildung zeigt mehrere Verbindungen zu den Office Programmen:
- Word
- Excel
- PowerPoint
Die Punkte 1,2 und 4 sollen hier mit den Browser basierenden Word Online, Excel Online und PowerPoint Online darstellen. Direkt vom Browser ohne installierte native App, also Word, Excel und PowerPoint Installation auf dem Rechner. Diese Versionen sind zum Teil eingeschränkt, dass soll hier gar nicht diskutiert werden. Aber man kann sich mit unterschiedlichen Dokument Bibliotheken verbinden (sofern man dort auch die Rechte hat). Oder aber in sein eigenes OneDrive for Business. Und auchr mit seinem OneDrive Personal (Konsumer Version). Was ich als Benutzer dazu benötige? Kommt darauf an. Wenn mir jemand eine Einladung sendet, an einem Dokument zu arbeiten, eigentlich nichts. Einen aktuellen Browser. Ich muss mir nur die EMail mit der Einladung aufheben. Oder den Link. Ich brauche aber nichts von Office auf diesem Gerät. Der Browser genügt.
Kann ich denn dieses Dokument auf mein Gerät synchronisieren?
In den Grundlagen OneDrive 08 beschreibe ich genau diesen Vorgang und was die Voraussetzungen dafür sind. (Zugegeben, noch nicht erschienen) Und das natürlich in der alten und der neuen Weise. Denn Microsoft ändert derzeit genau dort etwas. Also hierzu etwas Geduld mitbringen.
Gemeinsames Arbeiten
Hört sich toll an? Nun schauen wir in die Vergangenheit. Man hat das Dokument lokal gespeichert. Und dann das Dokument als Anhang per Mail versendet. Ab diesem Moment wurde es kompliziert. Denn ich als Versender kann jetzt nicht einfach an diesem Dokument weiterarbeiten. Denn der Empfänger könnte ja auch… Und dann zurücksenden. Jetzt habe ich zwei Versionen. Das war und ist leider noch sehr häufig die Realität. Und kostet beide Parteien Zeit und damit Geld. Und es kann noch viel komplizierter werden. Als Vertriebsleiter habe ich acht Mitarbeiter, von denen ich zum Monatsende für den ForeCast Zahlen benötige. Also schnell ein Excel-Sheet vorbereitet, dann versendet. Ich erhalte acht unterschiedliche Versionen zurück. Und habe jetzt die Arbeit vor mir, nämlich acht unterschiedliche Versionen zusammen zu fassen. Dabei ist der Weg so einfach. Bei der Erstellung dieses Exvcel-Sheets muss ich mir ein paar Gedanken machen. Wo soll jeder meiner acht Mitarbeiter seine Verkaufszahlen eintragen? Beim Speichern wähle ich dann unsere gemeinsame Dokumenten-Bibliothek. Oder mein OneDrive for Business. Habe mir vorher noch den Link zum Dokument in die Zwischenablage gespeichert. Dann wie gewohnt E-mail an den Vertrieb senden. Mit dem Link. Jetzt können diese das Dokument berarbeiten. Es ist für alle das gleiche Dokument. Und wenn es sein soll, können auch zwei oder mehrere Personen das Dokument gleichzeitig bearbeiten. Und ich als Vertriebsleiter habe nichts mehr mit der Auf- und Überarbeitung des Dokumentes zu tun. Das funktioniert von den Desktop-Applilkationen zu anderen Desktop Applikationen, über Betriebssystem-Grenzen hinweg (Windows / Apple) oder gar eine Mischung aus Desktop und Browser-Variationen. Dabei sieht man auch, wenn andere zur gleichen Zeit arbeiten. Und wo Sie gerade arbeiten. Damit es keine Karambolage gibt sollte man allerdings wissen wo die Grenzen sind, denn es stellt sich die Frage, wenn zwei Personen an einer Stelle Daten eingeben, was passiert? Dazu muss man wissen, das der kleinste Bereich dem gehört, der zuerst klickt, was allerdings in der Cloud ankommen muss. Der kleinste Bereich ist in Excel eine Zelle, bei Word ein Absatz, bei PowerPoint ein Slide. Selbst wenn mal etwas schiefgeht und man einfach weitergeschrieben hat, nicht verzweifeln. Die Applikationen weisen einen darauf hin. Gemeinsames Arbeiten will gelernt sein. Das muss man ausprobieren, also investieren Sie etwas Zeit.
Speicherort
Office weiss mehr als wir uns merken können. aber in der Vergangenheit gab es Fehlermeldungen beim Öffnen eines Dokumentes wie “Entschuldigung, wir konnten Ihre Datei leider nicht finden. Wurde sie verschoben, umbenannt oder gelöscht?” Ja, richtig. Office konnte ja nicht wissen, das ich dieses Dokument im Windows Explorer umbenannt habe. Ja, wenn ich die Datei ganz am Anfang an einer Stelle gespeichert hätte, welcher mit der Cloud synchronisiert wird, wäre das manuelle Suchen bei erneuten Aufrufen überhaupt nicht aufgetreten. Denn in allen SharePoint Bibliotheken und in OneDrive for Business wirkt die Versionshistorie. Ein Umbenennen im Windows Explorer oder im Web Browser bewirkt einen zusätzlichen Version. Wird alles fein und sauber mitprotokolliert. Und wenn ich dann beim Öffnen eine Datei mit dem alten Namen auswähle, wird die Datei mit dem neuen Namen geöffnet und ausßerdem die Liste aktualisiert. Damit gehört obige Fehlermeldung der Vergangenheit an.
Und natürlich muss es eine Möglichkeit geben, die Datei Offline zu lesen und zu bearbeiten.
OneDrive Integration in native Office Apps
Richtig, in Word, Excel und PowerPoint. Natürlich auch in Outlook. Siehe Beginn dieses Blog Posts. Für die anderen typischen Apps hat sich eine ganze Menge getan:
- automatisches Speichern
- Teilen
- Versionsverlauf
- Zuletzt verwendet
Automatisches Speichern
Wer kenn nicht die Tastenkombination CTRL-S für Speichern? Funktioniert auch in der neuseten Version bei den Office Programmen. Muss man aber nicht mehr. Weil wenn wir in OneDrive Speichern kann man das getrost ignorieren. Denn alle 10 Minuten speichert Word jetzt automatisch. Und weil standardmäßig auch die Versionierung bei OneDrive eingeschaltet ist, erzeugt er auch immer eine neue Version. Unter Extras Speichern kann man die AutoWiederherstellungsfunktion einschalten und auch die Zeit verändern.
| Bild | Beschreibung |
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Beim Speichern (CTRL+S) wird nachfolgender Dialog aufgerufen.
Hier kann der Dateiname eingegeben werden. Und natürlich alle Orte, die mit der Cloud zu tun haben. Alle im System vorhandenen OneDrive for Business (ja, es kann mehrere geben), aber auch OneDrive Personal. Hier gibt es auch ein paar Optionen, sogar ein Standard-Speicherort kann festgelegt werden. Ich kann sogar eine Datei freigeben, also teilen, und das sogar mit mehreren Personen Über weitere Optionen kann man natürlich auf die Dokumentenbibliotheken in SharePoint Online auswählen |
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Und hat man den Namen und Speicherort festgelegt, dann kann Automatisches Speichern aktiviert werden. |
Teilen
| Bild | Beschreibung |
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Ist das Dokument in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in einer SharePoint Online Dokumentenbibliothek gepeichert, kann es geteilt werden. Dabei wird der Standard-Dialog aufgerufen. |
Versionsverlauf
Der Versionsvergleich kann unterschiedlich aufgerufen werden.
| Bild | Beschreibung |
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Da wäre zuerst einmal der Aufruf vom Client selbst .
Wenn man auf das OneDrive Symbol in der Benachrichtigungszeile klickt, öffnet sich der OneDrive Client. Klick auf die drei Punkte eines Eintrags und dann auf Versionsverlauf klicken. |
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Oder vom Windows Datei-Explorer
Datei selektieren. Klick mit der rechte Maustaste, anschließend auf Versionsverlauf. |
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Oder von der Webseite
Selektieren Sie das Dokument.Und anschließend klicken Sie auf die drei Punkte. |
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Oder innerhalb der Office Applikation
Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versionsverlauf |
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Und auch von Office Online Apps.
Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versions-Historie |
Zuletzt verwendet
Und dann die Liste der zuletzt verwendeten Dokumente. Solange Sie Dateien in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in eine Dokumentenbibliothek von SharePoint Online speichern und vielleicht ausserhalb der jeweiligen App mit dem Web Browser oder dem Windows Datei Explorers umbenennen oder verschieben, bekommt die Liste der jeweiligen App das nicht wirklich mit. macht aber nichts. Sie klicken auf den alten Namen und: Das richtige Dokument vom neuen Ort oder dem neuen Namen öffnet sich und die Liste erfährt ein Update.
Zusammenfassung:
Die typischen Ogffice Programme wie Word, Excel und PowerPoint wurden umgebaut. Kleinere Fehler wie Umbenennung oder Verschieben führen zu keiner Fehlermeldung mehr. Die für die Zusammenarbeit, Wiederherstellung einer älteren Version notwendige Versionierung kann nicht nur von ausserhalb angezeigt werden, nein auch in den Applikationen selbst können die älteren Dokumente geöffnet und in Word sogar verglichen werden. Damit das alles fuktioniert muss Anwemnder nur dafür sorgen, dass das Dokument in der Cloud landet. Das kann auch auf der lokalen Festplatte in einem synchronisierten Ordner geschehen, wenn ich gerade ohne Internet bin. Die Next Generation Sync Client, also die OneDrive.exe sorgt später dann für die Synchronisierung, wenn wieder Internet zur Verfügung steht. Gemeinsames Arbeiten funktioniert auch mit den native Apps in unseren Smartphone unter iOS oder Android.
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
Mr.OneDrive is back | World–Online-Community-Tour Update
Convid19 cannot stop it. All events take place online. And so he tours around the world. The next tour dates are…
Convid19 kann ihn nicht stoppen. Alle Events finden Online statt. Und so tourt er durch die Welt. Die nächsten Termine der Tour sind…
| 09/19/2020 | M365 Saturday Gurgaon 2020, India |
| 10/03/2020 | M365 Saturday Saskatchewan 2020 – Virtual Event, Canada |
| 10/07/2020 | Teamsfest 2020, Europa |
| 10/14/2020 | ESPC Online, Ireland |
| 10/17/2020 | Virtual M365 Saturday Ottawa, Canada |
| 11/13/2020 | 2nd Cloud8 virtual Summit, Switzerland |
| 11/13/2020 | M365 Chicago Virtual Chicago, USA |
| 12/01/2020 | aMS Germany 2020, Germany |
| 12/04/2020 | Collabdays Munich & Vienna, Germany/Austria |
| 12/12/2020 | M365 Saturday Bangalore 2020, India |
And of Course: I will talk about OneDrive.
Und natürlich werde ich über OneDrive sprechen
More dates will come. Community rocks. Weitere Termine sind geplant.
Virtual M365 Saturday Ottawa
OneDrive – new Version 20.154.0802.0003 | Group Policy
With the Update came during the week. Not on the weekend. On 8/26/2020 I installed version 20.154.0802.0003. An insiders version. And I was curious. Because with the installation also a ghost or duplicate, which had been there for some time, disappeared. Microsoft told me that you did not know where this duplicate came from. But that it would be gone with version 20.154.xxxx.xxxx. What am I talking about?
I have two identical entries, but only one common memory location. But in the meantime I found out what causes such a behaviour. For a Remote OneDrive Workshop I rolled out a group policy on this machine.
It is the group policy Configure team site libraries to sync automatically
This Group Policy automatically adds a selected library on the device.
Co,me back later, (This group policy takes some time to run) opne the Windows Explorer, the selected SharePoint Online Library was entered, the content synchronized, but also the second icon was there.
Microsoft was informed about the behavior. If someone notices the same behavior, then notice this blog post, I will post the update here.
[Update 09/09/2020]
all-clear
Today I received the new Insiders version 20.169.0823.0003. And as if by magic the shadow entry is gone.
OneDrive – neue Version 20.154.0802.0003 | Gruppenrichtlinie
Bei mir ist Sie unter der Woche gekommen. Nicht am Wochenende. Am 26.8.2020 wurde bei mir die Version 20.154.0802.0003 installiert. Eine Insiders Version. Und ich war neugierig. Denn mit der Installation ist auch ein Ghost oder Dublette, die seit einiger Zeit hatte, verschwunden. Microsoft hat mir mitgeteilt dass Sie nicht wussten, woher diese Dublette gekommen ist. Aber das Sie mit der Version 20.154.xxxx.xxxx weg sein würde. Von was ich spreche?
Ich habe zwei gleiche Einträge, aber nur ein gemeinsamer Speicherplatz. Mittlerweile habe ich aber herausgefunden, was ein solches Verhalten hevorruft. Für einen Remote OneDrive Workshop habe ich an dieser Maschine eine Gruppenrichtlinie ausgerollt.
Es handelt sich um die Gruppenrichtlinie Configure team site libraries to sync automatically (oder in deutscher Sprache: Teamwebsitebibliotheken für die automatische Synchronisierung konfigurieren)
Bei dieser Gruppenrichtlinie wird auf dem Gerät eine ausgewählte Bibliothek automatisch hinzugefügt.
Als ich dann später (diese Gruppenrichtlinie benötigt etwas Zeit bis zur Ausführung) den Windows Explorer war die ausgewählte SharePoint Online Bibliothek eingetragen, der Inhalt synchronisiert, aber auch das zweite Icon da.
Microsoft wurde über das Verhalten informiert. Sollte jemand das gleiche Verhalten feststellen, dann diesen Blog Post merken, ich werde hier das Update posten.
[Update 09.09.2020]
Entwarnung
Heute habe ich die neue Insiders Version 20.169.0823.0003 erhalten. Und wie von Geisterhand ist der Schatteneintrag weg.
ESPC20 – Learn from Home
The countdown is on to ESPC20 Online – only a few weeks to go!
ESPC20 Online is a new virtual conference offering you affordable, world-class Microsoft 365 learning at your fingertips, from wherever you are in the world. Tune in live Oct 14th & 15th or catch up on-demand across 100+ sessions from SharePoint, Office 365 & Azure experts.
Join me for my ESPC20 Online session:
OneDrive Group Policies – User Adoption from Admins Perspective
More and more Group Policies for OneDrive and for your Windows 10 were established to give administrators control over the devices, storage and behaviour. This session describes the user behaviour to sync many files from different libraries for collaboration, not only from their own tenant, but also from other tenants through B2B sync, but give the administrators full control via Group Policies. This session also shows, how administrators are helping user adoption, to establish automatically connection, help the users with OneDrive issues, before the users know them. One more step for Users adoption for OneDrive and collaboration. And it ends with the TOP 10 of Group Policies for OneDrive and Windows 10 devices.
Benefits of Attending this Session:
- User adoption from an admins perspective
- Administrators approach users
- Fewer collaboration issues for a user through group policies
ESPC is always top quality and I am truly looking forward to this year’s virtual conference. Check out some of ESPC’s reasons why you don’t want to miss this event.
Reasons to Attend ESPC20 Online
Refresh – With so much change, keep up with the product developments and practices that matter most.
Revitalise – Find new and better ways of working, to bring new energy and effectiveness to your work.
Investment – Invest in your team, yourself and your career by learning new skills or mastering current ones.
Access – With no travel, watch live or on-demand at a time that suits you from the comfort of your workspace.
Experts – Hear from the best of the best – Microsoft Product Team members, RDs, MVPs, MCMs and independent experts.
Depth – With levels catering from Level 100-400 there is something for everyone.
Network – Build your professional network online, with like-minded people from across the globe.
Vendors – Find the best solutions from the best local, European and Global providers.
Independence – Information and advice you can trust, learn what’s trendy and what works.
Breadth – Attend a variety of session types across the biggest SharePoint, Office 365 and Azure topics.
Affordability – Enjoy the quality of ESPC with incredibly affordable prices and options.
I hope to see you at ESPC20 Online! You can book your place here
New experiences with file exchange in teams
Genius, actually. Whether in a document, in Windows Explorer, on mobile devices like Android or Apple and in the Web, sharing is the same everywhere.
Everywhere?
No, not in teams, there it is only possible via detours. And on July 16, 2020 Microsoft announced that users in teams should receive the same procedure. Microsoft cannot keep this date:
| Before | After |
| Start of roll-out: mid August | end of August |
| Roll-out end: mid September | End of September |
With this update, when users share a file from within Teams, they will have the option to create sharing links that provide access to
- anyone,
- people within your organization,
- people with existing access or
- specific people, including those in a 1:1 chat, group chat, or channels.
Before users share a file in a chat and channels, they will be notified if recipients don’t have permission to view the file. The user can change permissions before they share the file (if they have permission to do so).
The reasoning is a bit special for me:
To ensure the best possible experience for our users, we are delaying some of our deployments to reduce the amount of changes flowing into the services.
Summary:
as of late, schedules are repeatedly thrown overboard. Microsoft Team users unfortunately have to be patient.
ressource: Microsoft MC218732 Roadmap 51230
OneDrive for Business | Storage change in Admin Center
Now it has also arrived at the Microsoft 365 Admin Center. Allocating storage in OneDrive for Business for a selected user. I described the basics in a separate blog post in January 2020. Here is the original Microsoft Roadmap link with the ID 65148
In the OneDrive tab of an active user, you can now see the default storage for all users (here 2 TB) and the allocated storage space (here 512 GB)
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In the past, you could only change the memory of a single user with PowerShell. Now you can do this directly in the Admin Center. Changing the OneDrive storage of a specific user Behind this link you will find a description of how to proceed. |
Summary:
Not everyone needs all the storage space the company allocates in OneDrive. And now, no PowerShell knowledge is required to change the storage space of specific people.
OneDrive – new Versions
The Sync Admin Report is not yet available, so you have to/can/should check for yourself, because there are new versions:
Windows
Insiders Ring
Just in time for the weekend Microsoft has released a new insider version 20.143.0716.0003 and as usual there is no additional information about it. I still have some minor problems with retrieving version information in the File Explorer, and there has been an improvement. However, Microsoft is working on making sure that version information can always be retrieved.
Production ring
Here the version 20.134.0705.0006 has been changed to 0008 and is currently being rolled out.
Defered ring
Version 20.114.0607.0002 is available in the Defered channel (new name for Enterprise Ring).
Mac
Insiders-ring
The version 20.143.0716.0003 is available here.
Production ring
If you compare the current version number 20.134.0705.0008 with that of Windows, you can see that they now run in parallel.
Defered ring
Version 20.114.0607.0002 is available there.
Android
On July 30, Microsoft released a new version 6.9 for Android devices.
If your device supports it, you can use this version to set up OneDrive to unlock it with your face.
iOS
Apple now has version 11.45.3 (Insiders get 11.46)
there is additional information about version 11.45.3:
The app once again (yes, again) helps you easily share photos or videos taken while you’re in a meeting with a handy notification. So, whether you’re meeting in person or remotely, you can once again tap the + button in the top right of the app, select "Take a Photo or Video", and share content with your fellow meeting attendees with just a few taps.
The Share Extension was acting a bit sluggish and would require a few taps from you to actually get it to open. The Share Extension has now had its morning coffee and will be ready to work with your first tap.
After marking up a PDF, no marks could be printed. This has been fixed. No printer will hide any marks anymore.
The app once again (yes, again) helps you easily share photos or videos taken while you’re in a meeting with a handy notification. So, whether you’re meeting in person or remotely, you can once again tap the + button in the top right of the app, select "Take a Photo or Video", and share content with your fellow meeting attendees with just a few taps.
The Share Extension was acting a bit sluggish and would require a few taps from you to actually get it to open. The Share Extension has now had its morning coffee and will be ready to work with your first tap.
After marking up a PDF, no marks could be printed. This has been fixed. No printer will hide any marks anymore
All versions with complete history are available in my slightly longer blog post.
Source: internal and Microsoft
