OneDrive: Differences in synchronization

8. Februar 2021 8 Kommentare

OneDrive for Business: differences in synchronization

Currently there is the classic synchronization at SharePoint Online document libraries and the new possibility called "Add shortcut to my files". There are advantages and disadvantages for both methods and significant differences. In this article everything refers to OneDrive for Business and not to OneDrive Personal.


Synchronizing SharePoint libraries

  • Manual triggering of synchronization by clicking on the Sync button +
  • Automatic triggering via group policy +
  • The group policy always affects the root directory, so it’s all or nothing
  • Restriction by filter only conditionally possible, because faulty
  • If synchronization is cancelled, data remains on device
  • Synchronization must be executed on every device
  • Unsynchronization must be executed on every device
  • Renaming of root order not possible
  • Fragmentation of the structure

Add shortcut to my files

  • Only manual triggering of synchronization
  • No Group Policy
  • Synchronization in OneDrive +
  • Synchronization in all devices including mobile devices +
  • Shortcut can be renamed +
  • When the shortcut is dissolved, the data is deleted on all devices ++
  • Quickly created, only designated folder, then again resolution +
  • Only applicable within an organization

Details about synchronizing SharePoint libraries

You log in to Office 365 with a browser. You change to a SharePoint library, where you of course also have access. In the browser you will see the link "Documents" on the left and after the click the Sync button appears in the upper menu. This button only appears if you are in the root directory and no folder or file has been selected. With the click the synchronization is started. In organizations usually several SharePoint libraries are implemented. Because "marketing" data usually has nothing to do in the "finance" library. This is a common mistake when network drives are migrated to SharePoint Online. Of course, a SharePoint Online library can fit 30 million documents, but the OneDrive Sync Client (OneDrive.exe) on Windows has a maximum limit of files (300000) that the Sync Client is able to synchronize. For me, the question is always whether we always need all of these files on the client, but more on that later.

What can always be done manually, can also be automated. By means of group policy. But the restrictions of the sync engine remain. The group policy can also not implement a filter, so all or nothing. A filter can then be created manually by the user to hide folders. Unfortunately, there is still a bug in the filter for quite some time, which makes the filter thus unusable. If the user has multiple devices, he must perform the manual synchronization multiple times if the administration does not provide a group policy. Even if the synchronization is cancelled, it must be done on each device individually and the files are not deleted after the cancellation on the device.
Exception: files on demand, where only the file name is displayed, and which are only in the cloud, are removed immediately when the synchronization is cancelled.

Another disadvantage is that renaming the root folder is not possible. If there are many SharePoint libraries in the synchronization, the file explorer looks very fragmented for some users.

Add shortcut to my files

So, looking at the drawbacks of classic synchronization, don’t be surprised to see Microsoft initiate the next generation with "Add to OneDrive". First, the synchronization is initiated as above. But then a folder must be selected, and then the menu item "Add shortcut to my files" must be clicked in the top menu.
Then several things happen: In OneDrive for Business, a folder is displayed with the Shotcut icon. The same thing happens on every device of the user, even on the smartphones, both Android and iPhone. But there is no group policy, so the ShortCut must always be triggered by the user. This is a good thing, because it is up to each employee to select exactly the right folder to work with the subfolders and files it contains.
If you have ever worked with Windows Shortcuts, you know that a ShortCut can be renamed there. This is also true here. The origin is not changed. This way I can also cleverly sort the files in OneDrive for Business. If the files are no longer needed, they can be removed from any device. So in the browser within OneDrive, in Windows Explorer or in the smartphone. The files are then deleted on all devices, but not in the origin. This is fast and the synchronization process is much faster because fewer files have to be synchronized.

However, it is necessary to consider how the document libraries on SharePoint Online must or should be structured in the future in order to ensure optimal work by different employees. Here, even in the case of a possible migration, it must be considered beforehand how and where the documents are to be migrated.

And last but not least a few hints:

It is not possible to synchronize twice. So, if you already use the classic synchronization, you can’t use the same library and the "Add link to my files" function right away. First of all, you need to stop sync on each device, don’t forget to delete the files as well. As said on each Windows device of a user. Only after that, the "Shortcut to my files" method can be used.

And then it works only internally, that is, on SharePoint libraries and OneDrive for Business folders of one’s own organization.
Currently, Microsoft has also prevented the synchronization of folders from external OneDrive for Business, which are shared with a user, and can then be synchronized. However, these are to be resisted shortly.


References and links

Add to OneDrive – the next step
OneDrive: Add Shortcut to My Files
Microsoft Ankita Kirti’s Blog Post
Microsoft: Restrictions on OneDrive and SharePoint


OneDrive : neue Version und neue Gruppenrichtlinien

1. Februar 2021 2 Kommentare

OneDrive Version 21.002.0104.0004 neue Gruppenrichtlinien

Die Zeit über den Jahreswechsel ist vorbei. Das merkt man auch bei den Versionen, die in den unterschiedlichen Ringen für den OneDrive Sync Client (OneDrive.exe) zur Verfügung gestellt worden sind.

Da wären zuerst einmal zum 25.1.2020 im Produktions-Ring die Version 21.002.0104.0004, die zuvor im Insiders-Ring getestet werden konnte. Nun erfahren wir auch, was mit dieser Version den Bennutzer erwartet:

Fehlerkorrekturen zur Verbesserung der Zuverlässigkeit und Leistung des Clients.

Neue Features werden schrittweise für Benutzer eingeführt:

  • Benutzern wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem sie darüber erfahren, dass gelöschte Inhalte nach dem Löschen in ihren Papierkorb verschoben werden.
  • Wenn Benutzer versuchen, eine ".fluid"-Datei im Explorer zu öffnen, wird die Datei im Browser geöffnet.
  • Administratoren können jetzt bei der Bereitstellung neuer Ordner während des KFM erzwingen, dass sie die bevorzugte Sprache des Benutzers überschreiben, indem sie eine neue Gruppen-Richtlinie verwenden, die in diesem Build verfügbar ist.

Neue Gruppenrichtlinien

          Verwenden Sie immer die Anzeigesprache des Benutzers, wenn bekannte Ordner in OneDrive bereitgestellt werden lautet der Namen der Gruppenrichtlinie.
          OneDrive Gruppenrichtlinie: Verwenden Sie immer die Anzeigesprache des Benutzers, wenn bekannte Ordner in OneDrive bereitgestellt werden
          Diese steht sowohl als Computer- als auch als BenutzerKonfiguration zur Verfügung und erlaubt die beorzugte Sprache, die der Benutzer wählt, zu überschreiben.

          Schon ein paar Tage alt, aber von mir noch nicht erwähnt wurden, ist die Computer Gruppenrichtlinie Ausblenden der Erinnerung “Gelöschte Dateien werden überall entfernt”
          OneDrive Gruppenrichtlinie: Ausblenden der Erinnerung “Gelöschte Dateien werden überall entfernt”
          Die Meldung bekommt der Anwender immer dann eingeblendet, wenn er lokal synchronisierte Dateien im Windows Explorer entfernt. Handelt es sich um Dateien aus einer synchronisierten Teamwebseite, so lautet die Meldung “Gelöschte Dateien werden für alle entfernt”

          Der Anwender kann diese Erinnerung nach der ersten Auftreten unterbinden. Und genau dieses Unterbinden kann die Richtlinie generell bewirken. Wenn also alle Ihre Benutzer wissen, was Sie tun, dann aktivieren sie diese Richtlinie.

      neue Insiders-Version

    Am Wochenende habe ich für den Insiders-Ring eine neue OneDrive Version erhalten, über die es noch nicht, weiss, was Sie neues enthält: Version 21.011.0117.0001

Wie üblich, stellt Microsoft hier keine weiteren Informationen bereit.

OneDrive: new Version and new Group Policies

1. Februar 2021 2 Kommentare

OneDrive Version 21.002.0104.0004 neue GruppenrichtlinienOneDrive Version 21.002.0104.0004 new Group Policies

The time over the turn of the year is over. This is also noticeable in the versions that have been made available in the different rings for the OneDrive Sync Client (OneDrive.exe).

First of all, there is version 21.002.0104.0004 in the production ring on January 25, 2020, which could previously be tested in the Insiders ring. Now we also learn what awaits the user with this version:

Bug fixes to improve the reliability and performance of the client.

New features gradually rolling out to users:

  • Users will see a dialog teaching them about deleted content being moved to their OneDrive Recycle Bin after a delete.
  • When users try to open a “.fluid” file in File Explorer, the file will open in the browser.
  • Admins now can force override the user’s preferred language when provisioning new folders during KFM, using a new policy available in this build.

new Group Policies

Always use user’s Windows display language when provisioning know folders in OneDrive is the name of a new Group Policy

OneDrive GPO: Always use user’s Windows display language when provisioning know folders in OneDrive

This is available both as a computer and user configuration and allows to override the preferred language chosen by the user.

Already a few days old, but not yet mentioned by me, is the computer group policy Hide the “deleted files are removed everywhere” reminder

OneDrive GPO: Hide the “deleted files are removed everywhere” reminder

The user gets the message whenever he removes locally synchronized files in Windows Explorer. If the files are from a synchronized team website, the message is "Deleted files will be removed for everone".

The user can stop this reminder after the first occurrence. And this is exactly what the policy can do in general. So if all your users know what you are doing, then enable this policy.

Here is the link to the Microsoft documentation

new Insiders version

Over the weekend I received a new OneDrive version for the Insiders ring, about which it is not yet, knows what you contain new: Version 21.011.0117.0001.

As usual, Microsoft does not provide more information here.

OneDrive: First new Version in 2021 – erste neue Version in 2021

22. Januar 2021 1 Kommentar

Blog 126

Microsoft have published the first OneDrive Version in  the Year 2021. The Version 21.002.0104.0004 is for the Insiders ring. As usual, Microsoft does not tell us what new or revised features are hidden in this version. Anyone who has noticed something new or changed is welcome to contact me.

Here you will find all Versions


To apply sync client updates, computers in your organization must be able to reach the following: "" and ""

Make sure you don’t block these URLs. They are also used to enable and disable features and apply bug fixes.

There are other Office 365 URLs and IP ranges, to be opened on the firewall.

Microsoft hat die erste OneDrive Version im Jahr 2021 veröffentlicht. Die Version 21.002.0104.0004 ist für den Insider-Ring. Wie üblich verrät Microsoft nicht, welche neuen oder überarbeiteten Funktionen sich in dieser Version verbergen. Wem etwas Neues oder Geändertes aufgefallen ist, der kann sich gerne melden.

Hier finden Sie alle Versionen


Um Sync-Client-Updates anwenden zu können, müssen die Computer in Ihrer Organisation folgendes erreichen können: "" und ""

Stellen Sie sicher, dass Sie diese URLs nicht blockieren. Sie werden auch zum Aktivieren und Deaktivieren von Funktionen und zum Anwenden von Fehlerbehebungen verwendet.

Es gibt weitere Office 365-URLs und IP-Bereiche, die auf der Firewall geöffnet werden müssen.

Three conferences on three continents within four days

Mr.OneDrive goes to India

The good thing; I speak there, but only Online. Otherwise it’s could not do that.

It starts in Paris with the Modern Workplace Conference at 9th of January (Europe), next station is SharePoint User Group in Pune in India at 21th of January and the last one is in The Microsoft 365 Firday California 2021 in USA

To register you have to look behind  the links

Mr.OneDrive goes to Paris Mr.OneDrive goes to California

OneDrive 64 Bit – 20.249.1210.0001 – Do NOT install

6. Januar 2021 1 Kommentar


First a warning. Do not install the version 20.249.1210.0001

This is a "Leaked" version from Microsoft and not an Insider version. But one by one

Since 2016 there has been a "demand" in UserVoice for a 64 bit solution. Now someone has leaked the internal version to the IT media, saying: this is an Insider version.
This is definitely wrong after checking with the OneDrive product group in Redmond!

OneDrive 64 bit installation in the program directory

I installed this version and found that it is really a 64 bit version. The user can also easily see if he has installed a 32 or 64 bit version:

32 Bit 64 Bit
OneDrive Version 32 Bit OneDrive Version 64 Bit

that is interesting, but it does not only depend on whether it is a 64 bit version, but the complete functionality must also be given.

And that is far more important!


But this is not the case:

1) the implementation in Windows Explorer is only half finished. So context menus like share, free space, open the online version… are missing.
2) The deletion of other users is not synchronized! So if you have only one device, you will not notice if other users of a shared library change data.
3) Thumbnails are not displayed correctly

4) …

Since we are talking about your data, these points listed above preclude installing this version.

Therefore once again:

Do not install the version 20.249.1210.0001

Nice, so we know that Microsoft is working on a 64 bit version. But we still need a little patience.

OneDrive 64 Bit – 20.249.1210.0001 – Nicht Installieren!

6. Januar 2021 1 Kommentar

OneDrive 64 Bit Installation im Benutzer-Verzeichnis

Zuerst eine Warnung. Instalieren Sie nicht die Version 20.249.1210.0001

Dies ist ein “Leaked” Version von Microsoft und keine Insider version. Aber der Reihe nach

Seit 2016 gibt es  in UserVoice die “Forderung” nach einer 64 Bit Lösung. Jetzt hat jemand die interne Version den IT-Medien zugespielt, mit dem Hinweis: Dies ist eine Insider Version.
Das ist nach Rückfrage mit der OneDrive Produktgruppe in Redmond definitiv falsch!

OneDrive 64 Bit Installation im Programm-Verzeichnis

Ich habe die Version installiert und festgestellt, dass es sich wirklich um eine 64 Bit Version handelt

Der Anwender sieht auch einfach, ob er eine 32 oder 64 Bit Version installiert hat:

32 Bit 64 Bit
OneDrive Version 32 Bit OneDrive Version 64 Bit

das ist zwar interessant, aber es kommt nicht nur darauf an, ob es sich um eine 64 Bit Version handelt, sondern die komplette Funktionalität muss auch gegeben sein.

Und das ist weitaus wichtiger!

Dem ist aber nicht so:

1) die Implementierung in den Windows Explorer ist nur halb fertig. So fehlen Context-Menues wie Teilen, Speicherplatz freimachen, die Online Version öffnen…
2) Das Löschen von anderen User wird nicht synchronisert! Wer also nur ein Gerät hat, wird nicht mitbekommen, wenn andere Benutzer einer gemeinsamen Bibliothek Daten verändern
3) Thumbnails werden nicht korrekt angezeigt.
4) …

Da es sich um Ihre Daten handelt, schließen diese oben aufgeführte Punkte das Installieren dieser Version aus.

Deshalb noch einmal:

Installieren sie nicht die Version 20.249.1210.0001

Schön, wir wissen also, dass Microsoft an einer 64 Bit Version arbeitet. Aber wir brauchen noch ein wenig Geduld.

Microsoft 365 Friday California 2021

28. Dezember 2020 1 Kommentar

Microsoft 365 Friday California 2021

In 2021, we will continue with small and large conferences. And since we are still not allowed to fly, these conferences take place online. So also for me the second event in January, this time on a Friday. On 1/22/2021 at the

Microsoft 365 Friday California 2021

I will give a presentation with the title

Collaboration in the Microsoft Universe

So reserve the date and register.

Auch im Jahr 2021 geht es mit kleinen und großen Konferenzen weiter. Und da wir immr noch nicht fliegen dürfen, finden diese Konferenzen Online statt. So auch für mich der zweite Event im Januar, diesmal an einem Freitag. Am 22.1.2021 auf der

Microsoft 365 Friday California 2021

halte ich einen Vortrag mit dem Titel

Collaboration in the Microsoft Universe

Also Termin reservieren und registrieren.

OneDrive: Neue Versionen verfügbar – New Versions available

14. Dezember 2020 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive new Versions avilable: 20.219.1029.0005

There is still the worm in it. First the production version of OneDrive 20.201.1005.0009 overtook the Insiders version 20.201.1005.0008. But on the weekend there was a new Insiders version with 20.219.1029.0005. Unfortunately the versions did not arrive on the American Microsoft web page nor on the German website . But I have adapted my ongoing articles in both languages: German / English.

Currently, functionalities are released in the different versions, but then rolled out in waves, and that makes it hard to say, for this new feature, the OneDrive version xx.xxxx version Voaussetzung.


To apply sync client updates, computers in your organization must be able to reach the following: "" and ""

Make sure you don’t block these URLs. They are also used to enable and disable features and apply bug fixes.

There are other Office 365 URLs and IP ranges, to be opened on the firewall.


Es ist noch immer der Wurm drin. Zuerst überholte uns die Produktions-Version von OneDrive 20.201.1005.0009 die Insiders Version 20.201.1005.0008. Aber am Wochenende gabs dann wieder eine neue Insiders Version mit 20.219.1029.0005. Leider sind die Versionen weder auf der amerikanische Microsoft Web-Seite, noch auf der deutschen Web-Seite angekommen. Aber ich habe meine fortlaufenden Artikel in  beiden Sprachen angepasst: Deutsch / Englisch

Zur Zeit werden Funktionalitäten zwar in den unterschiedlichen Versionen freigeschalte, aber dann in Wellen ausgerollt, und das macht es schwer, zu sagen, bei dieser neuen Funktion ist die OneDrive Version xx.xxxx Version Voaussetzung.


Um Sync-Client-Updates anwenden zu können, müssen die Computer in Ihrer Organisation die folgenden Adressen erreichen können: "" und ""

Stellen Sie sicher, dass Sie diese URLs nicht blockieren. Sie werden auch zum Aktivieren und Deaktivieren von Funktionen und zum Anwenden von Fehlerbehebungen verwendet.

Es gibt weitere Office 365-URLs und IP-Bereiche, die auf der Firewall geöffnet werden müssen

Modern Workplace Conference, Paris 2021 (online)

11. Dezember 2020 1 Kommentar

Mr.Onedrive's BOT Real or fake

Online conferences continue in 2021. On 18.1.21 to 20.1.21, the

Modern Workplace Conference

will take place in Paris. Together with my MVP colleague Thomy Gölles, it’s all about a BOT. The question is whether the bot is a fake, or real?

The session will be held in English, so save the date now.


Here you can register

Add To OneDrive – the next step

9. Dezember 2020 8 Kommentare

Add to OndeDrive

In the long term, Microsoft is launching the next generation of synchronization with "Add to OneDrive". The idea of synchronization, which is the basic element of collaboration, has its limitations, which has led to extensive reorganizations of SharePoint libraries at some Microsoft 365 customers. Although the processors of the small devices have become faster and faster, we are reaching our limits with very many files. With Windows 10, build 1709, "Files on demand" has been introduced. This function accelerated the synchronization of large libraries considerably, because in principle only the entries of the file name had to be transferred. The actual content remains in the cloud, but is only one click away before downloading. Nevertheless, the sync engine had to do a lot, because the local database had to be synchronized with the cloud again and again. But working with Office documents, working simultaneously, is being used by more and more companies and their users. Because the list of different synchronization scenarios is getting longer and longer:

  1. OneDrive Personal
  2. OneDrive for Business
  3. SharePoint Document Libraries
  4. Local synchronization of folders/files from "Shared with me”
  5. Backup (KFM: desktop, documents, images)
  6. Synchronization of further tenants
  7. B2B Synchronization
  8. Synchronization of "Add to OneDrive" files

OneDrive Personal

This is an area that should not be underestimated, but is predominantly used by many private users. The synchronization of "Add to OneDrive" has been around here for quite a while, but there is no SharePoint technology behind it. In most companies, and this is also my advice, the use of OneDrive Personal is prohibited and can be prevented by group policies.


OneDrive for Business

I refer to this area as an enlarged hard disk using SharePoint technology. But it depends on how administrators and CIO’s see it. There are two camps here. One is the opponents, who don’t want to see their own silos of information of the employees. Everyone should always work in a team. But since people and their way of life and work are different, the second way of giving everyone the freedom they need to fulfill their function in the company is much more common. And as we can see, the synchronization of "Add to OneDrive" starts right there.


SharePoint Document Libraries

Here you will find different libraries, and due to lack of expertise often wrongly migrated. Wrong in the sense of: Everything that we have used in the file server for years must be stored in the same way in SharePoint. And you would not believe what has accumulated in the file servers over the years. Administrators often no longer know who and why different permissions were created in the file server. And then migrated everything into a document library in the cloud. The experts‘ advice to have the content of the file servers examined by the business departments is often ignored due to a lack of time. The migration specialists themselves now have wonderful tools at hand, but you can’t examine the content of the file servers yourself. As a result, many files that are no longer needed also end up in the cloud. The specifications of the number of documents in these SharePoint Online document libraries are not exhausted. And many unfortunately do not know the most important number of "OneDrive Synchronization". 300000 files. The condition that everything should look like in the file server causes problems later. Due to a lack of user acceptance and training, the administrators then use Group Policy and automatically add this library to OneDrive. But this group policy also has limitations that are worth knowing. Fortunately, there are "Files on demand" so that the capacity of the local hard drives is not exceeded. Unfortunately the synchronization on the local devices costs CPU power. The more employees work on documents, even if they are not needed by others and "have to be synchronized". And the more files are synchronized, the more CPU power is consumed and at some point the synchronization stumbles. And this is exactly where "Add to OneDrive" comes in.


Local synchronization of folders from "Shared with me”

This is the ability to synchronize folders and files that an internal or external user has given me as a share on my device. I don’t have to work in the browser anymore, changes of the other user are synchronized on my device. But here we have to distinguish whether it is an internal or external user.

External user

Since "Add to OneDrive" does not support cross-tenant synchronization, local synchronization is the only choice for external users. You can still do this, but you have to be aware that this is only valid for one device when you set it up. If you use multiple devices, you have to configure this on each device individually. This has advantages and disadvantages that you have to weigh up. So if I exchange my data with e.g. my accountant, i.e. external user, I might not want to synchronize this data on my demo device.

Internal user

The advantages or disadvantages described for external users I can also apply here. But since "Add to OneDrive" is always passed through on all devices, I have to consider if I want to do that.

If you want to switch from ‚Local synchronization of folders/files from "Shared with me" to "Add to OneDrive" you have to undo the existing synchronization on all devices first, otherwise errors will occur.



Backup (KFM: desktop, documents, images)

Smiled at by many, for me the backup of the most important folders, like desktop, documents and pictures of the respective device. What has always been an increased effort for companies (folder redirection, server provision) is now available to Office 365 users. Well, some of them wish to include the remaining folders like videos, music, … Let’s see what Microsoft comes up with. There are several group policies in place for switching to this backup, but the concept should not be used on a voluntary basis in organizations.

Synchronization of further tenants

Here the previously described applies. With the exception of OneDrive Personal. Because here there can only be one. Everyone can create any number of OneDrive Personal, but only one synchronization can be set up on a device. Synchronization with other tenants is also limited to 9. But remember, each Tenant and all folders and files to be synchronized require CPU power. After all, you don’t just want to synchronize, you also want to do some work.


B2B Synchronization

With Cross Tenant Synchronization, or better known as B2B Synchronization, I don’t see any problems, since it is a simple data exchange between known companies. So when I exchange data with an external agency as a marketing employee, it always refers to my area. B2B synchronization is still not used very often, maybe the technical hurdles are too much for the administrators to implement, but there are considerable advantages for both sides in terms of security.


Synchronization of "Add to OneDrive" files

And now the revolution? I am curious what Microsoft will give us for this feature. But again from the beginning:

The existing structures and the large number of files in the SharePoint libraries are putting a lot of CPU load on our small computers despite "Files on demand". With the targeted use of "Add to OneDrive", the employees get a configuration possibility to synchronize what is needed now and today. The employee is not interested in where the data is stored in SharePoint. Stop, slowly!
So the selection is made directly in the right SharePoint library via the web browser. Depending on the structure, the employee has to click through many folders to select a folder and with one click synchronize this folder on all his devices. The unfolding of the folders marked with a special icon can be done in the web browser, Windows Explorer, Mac File Finder or in the app of iOS or Android. Then the shortcuts are resolved and the files are deleted on all devices, but not at the source, i.e. SharePoint Online. This makes the whole concept much more flexible but the users still need to know the structure because adding can only be done in the Web browser.

From Microsoft’s point of view for the users, it saves bandwidth and CPU resources, the sync engine has no problems with all the work it has to do, there are fewer problems. However, it is not known yet if administrators will be able to control changes via group policy. I don’t believe this though, because "Add to OneDrive" is designed for different working styles. However, this requires that employees, especially with SharePoint document libraries with many files, have knowledge about their structure. On the other hand, administrators also have the possibility to restructure libraries, create better transitions in the folder structure for long-term projects and then use "Add To OneDrive" to circumvent the known restrictions. However, I noticed a few little things:

If you haven’t already done so, activate "Files on Demand". Not just manually, but as group policy for all users in your organization.

First try

Take a SharePoint document library in the Web browser that you have not synchronized on any of your devices. Select a folder and then click on "Add shortcut to ‚my files‘".  Then switch to the Windows Explorer and you will find the folder with the name and the new icon. If you have installed the OneDrive app on your phone, you can see the folder with the name there as well. The shortcut will appear on all devices and the files will be synchronized.

Rename the folder name in Windows Explorer. The renaming is also displayed on all your devices, but not in the file origin.

Also try the resolution: In Windows Explorer, right-click on the folder and then click "Remove Shortcut". This will remove the shortcut and files on all your devices. In the cloud, however, the files are still retained.

Work flawlessly with SharePoint Online libraries

Before you use the "Add to OneDrive" function with real SharePoint libraries, please make sure that these libraries have not already been synchronized in the old, conventional way. This has to be resolved first. In the OneDrive settings (right-click on the OneDrive icon), locate the synced library and click Stop Sync. After an additional message, remove the out-of-sync files in Windows Explorer, because they are not deleted!

If you have synchronized this SharePoint library on multiple devices, repeat the above procedure. Only when this synchronization is removed on all devices can you switch to the Web browser of your choice and perform the shortcut process described above, and all devices will sync.

What happens if one of my devices is off?

The answer is simple: First of all, nothing. Only when the device is started, the synchronization will be done automatically.

what happens if I forget to cancel the "old" synchronization on one of my devices?

Well, the computer reports an error, because a synchronization is already taking place. But if I cancel the existing synchronization afterwards, the link will not appear in my OneDrive for Business. Not even after restarting the app or rebooting the computer. When I asked the Microsoft OneDrive product group I was told that the link will already appear, but only after several days. In general "Add to OneDrive" is not yet available everywhere. As in many other parts, this function is rolled out in waves.

For a certain period of time administrators will be able to disable "Add to OneDrive" for their organizations. This temporary option is available to administrators so that they can easily perform the necessary change management. Microsoft will inform you before removing this option to disable the feature. This is done via PowerShell. If you choose to opt-out, use the Set-SPOTenant command through Admin PowerShell.
The command is Set-SPOTenant -DisableAddShortcutsToOneDrive $true

If the "Add To OneDrive" function is disabled, the command to add folders is removed; all folders already added remain on the user’s computer



The problem described on 12/16/2020 now only causes problems in Windows Explorer. It has something to do with locking of files. Before Microsoft rolls out a new algorithm next year, there is a simple workaround:

1) Go directly into OneDrive (for Business).
2) Click on My Files
3) Select the folder with the shortcut
4) In the menu you can now click on "Remove".

1) In your smartphone, select the folder.
2) mark the 3 points
3) Click on remove

Important: It may happen that the removal in Explorer takes a while!

You have already played with the function? Great. But since yesterday the function "Remove ShortCut", i.e. resolving a shortcut does not work anymore. But this is only temporary.


The "Add to OneDrive" function is currently rolled out. This means that the functionality is available on the web pages, but e.g. synchronization is not yet done. According to Microsoft, this may continue for a while.

"Add to OneDrive" brings a new way to speed up synchronization. It is no longer necessary to transfer all data of a SharePoint library. With a clever setup, even very large SharePoint libraries can be synchronized in parts to the users. The limit of 300000 files remains however. Administrators must be aware that the structure of the SharePoint Online document libraries may have to be changed or even restructured. OneDrive synchronization is not an asynchronous network drive that allows any number of files to be transferred from the cloud to individual computers. However, the principle remains that OneDrive is the foundation of collaboration. However, this also requires the administrators of the organizations to rethink.



Microsoft, Ankita Kirti Blog Post
Microsoft OneDrive product group
My Blog post: Add To OneDrive global aivalable
My Blog Post: Add OneDrive with issues

Add To OneDrive – der nächste Schritt

9. Dezember 2020 1 Kommentar

Add to OndeDrive,  Zu OneDrive hinzufügen

Microsoft startet mit “Add to OneDrive” langfristig die nächste Generation der Synchronisation. Die Idee der Synchronisation, die das Grundelement der Zusammenarbeit darstellt, hat nämlich Ihre Grenzen, die bei einigen Microsoft 365 Kunden zu umfangreichen Umorganisierungen der SharePoint Bibliotheken geführt hat. Obwohl die Prozessoren der kleinen Geräte immer schneller geworden sind, stoßen wir bei sehr vielen Dateien an die Grenzen. Mit Windows 10, Build 1709 hielt dann zwar “Dateien auf Abruf” Einzug. Diese Funktion beschleunigte die Synchronisation großer Bibliotheken erheblich, weil im Prinzip ja nur die Einträge des Dateinamens übertragen werden mussten. Der tatsächliche Inhalt verbleibt in der Cloud, ist aber nur ein Klick entfernt vor dem Herunterladen. Trotzdem musste die Sync-Engine viel leisten, denn der Abgleich der lokalen Datenbasis mit der Cloud muss ja immer wieder vorgenommen werden. Die Zusammenarbeit mit Office Dokumenten, das gleichzeitige Arbeiten wird aber bei immer mehr Firmen und ihren Benutzern eingesetzt. Denn die Liste der verschiedenen Synchronisations-Szenarien wird immer länger:

  1. OneDrive Personal
  2. OneDrive for Business
  3. SharePoint Dokument Bibliotheken
  4. Lokale Synchronisation von Ordnern/Dateien von "Mit mir geteilt”
  5. Sicherung (KFM: Desktop, Dokumente, Bilder)
  6. Synchronisation weiterer Tenants
  7. B2B Synchronisation
  8. Synchronisation von "Add to OneDrive" Dateien

OneDrive Personal

Nicht zu unterschätzender Bereich, der aber überwiegend von vielen Privatanwendern genutzt wird. Die Synchronisation von “Add to OneDrive” gibt es hier schon eine ganze Weile, aber hier liegt aber auch keine SharePoint Technologie dahinter. In den meisten Firmen, und das ist auch mein Ratschlag, wird das Verwenden von OneDrive Personal untersagt und kann mittels Gruppenrichtlinien unterbunden werden.


OneDrive for Business

Ich bezeichne diesen Bereich als vergrößerte Festplatte mit Hilfe von SharePoint-Technologie. Es kommt aber darauf an, wie Administratoren und CIO’s dies sehen. Hier gibt es zwei Lager. Die einen sind die Gegner, die keine eigenen Informations-Silos der Mitarbeiter sehen wollen. Alle sollen immer im Team arbeiten. Da aber die Menschen und ihre Lebens- und Arbeitsweise unterschiedlich sind, ist die zweite Art, jedem den Freiraum zu geben, den er braucht, um seine Funktion in der Firma auszufüllen, weit mehr verbreitet. Und wie wir sehen, setzt die Synchronisation von “Add to OneDrive” genau da an.


SharePoint Dokument Bibliotheken

Hier findet man unterschiedliche Bibliotheken, und mangels fehlenden Fachwissens oftmals auch falsch migriert. Falsch im Sinne von: Alles was wir im File Server über Jahre benutzt haben, muss genau so auch im SharePoint abgelegt werden. Und man glaubt gar nicht, was sich in den File Servern im Laufe der Zeit so angesammelt hat. Oft wissen die Administratoren gar nicht mehr, wer und warum unterschiedliche Berechtigungen im File Server angelegt worden waren. Und dann alles in eine Dokumentenbibliothek in die Cloud migriert. Der Ratschlag der Experten, den Content der File-Server von den Fachbereichen zu untersuchen, wird mangels Zeitaufwandes oftmals ignoriert. Die Migrationsspezialisten selbst haben heute mittlerweile wunderschöne Werkzeuge zur Hand, aber Sie selbst können ja den Content der Fileserver nicht untersuchen. So landen viele nicht mehr benötigte Dateien auch in der Cloud. Die Spezifikationen der Anzahl der Dokumente in diesen SharePoint Online Dokument Bibliotheken werden nicht ausgereizt. Und viele kennen leider nicht die wichtigste Zahl der “OneDrive Synchronisation” nicht. 300000 Dateien. Durch die Bedingung, alles soll wie im File Server aussehen stoßen wir später auf Probleme. Mangels nicht vorhanden Benutzerakzeptanz und Schulung greifen die Administratoren dann zum Mittel der Gruppenrichtlinie und fügen diese Bibliothek dann automatisch zu OneDrive hinzu. Diese Gruppenrichtline hat aber auch Einschränkungen, die man kennen sollte. Zum Glück gib es ja “Dateien auf Abruf”, so dass die Kapazität der lokalen Festplatten nicht gesprengt werden. Leider kostet die Synchronisation auf den lokalen Geräten CPU-Power. Denn je mehr Mitarbeiter Dokumente bearbeiten, auch wenn diese von anderen nicht benötigt sind und „müssen abgeglichen werden“. Und je mehr Dateien synchronisiert werden, desto mehr CPU-Power wird verbraucht und irgendwann kommt die Synchronisation ins Straucheln. Und genau hier setzt “Add to OneDrive” an.


Lokale Synchronisation von Ordnern von "Mit mir geteilt”

Dies die Möglichkeit, Ordner und Dateien, die mir ein interner oder externer Benutzer als Freigabe zur Verfügung stellt auf meinem Gerät zu synchronisieren. Ich muss dann nicht mehr im Browser arbeiten, Änderungen des anderen Benutzers werden bei mir auch auf das Gerät synchronisiert. Hier müssen wir jetzt aber unterscheiden, ob es ein interner oder externer Benutzer ist.

Externer Benutzer

Da “Add to OneDrive” keine sogenannte Cross Tenant Synchronisation unterstützt, ist also für externe Benutzer die lokale Synchronisation das einzige Mittel der Wahl. Das kann man immer noch tun, muss sich aber darüber im Klaren sein, dass das nur für ein einziges Gerät gilt, wenn man es einrichtet. Wer mehrere Geräte benutzt, muss das an jedem Gerät einzeln konfigurieren. Das hat Vor und Nachteile, die man abwägen muss. Wenn ich also meine Daten mit z.B. meinem Steuerberater austausche, also externer Benutzer, dann möchte ich vielleicht nicht, dass ich diese Daten auf meinem Demo-Gerät synchronisiere.

Interne Benutzer

Den bei externem Benutzer beschriebenen Vor- oder Nachteil kann ich hier auch übernehmen. Da “Add to OneDrive” aber immer auf allen Geräten durchgereicht wird, muss ich mir überlegen, ob ich das möchte.

Wer von ‚Lokale Synchronisation von Ordner/Dateien von “Mit mir geteilt” auf “Add to OneDrive” umsteigen will, muss zuerst an allen Geräten die vorhandene Synchronisation aufheben, sonst kommt es zu Fehlern.


Sicherung (KFM: Desktop, Dokumente, Bilder)

Von vielen belächelt, für mich die Sicherung der wichtigsten Ordner, wie Desktop, Dokumente und Bilder des jeweiligen Gerätes. Was bei Firmen immer ein erhöhter Aufwand war (Folder Redirection , Server Bereitstellung) steht jetzt den Office 365 Benutzern zur Verfügung. Gut, manche wünschen sich auch die restlichen Ordner wie Videos, Musik, … einzubeziehen. Mal sehen was sich Microsoft da dazu einfallen lässt. Es exisatieren mehrere Gruppenrichtlinien für die Umstellung auf diese Sicherung, das Konzept sollte aber nicht auf freiwilliger Basis in Organisationen eingesetzt werden.


Synchronisation weiterer Tenants

Hier gilt das bisher beschriebene.  Mit Ausnahme von OneDrive Personal. Denn hier kann es nur einen geben. Jeder kann sich zwar beliebig viele OneDrive Personal anlegen, an einem Gerät lässt sich jedoch nur eine Synchronisation einrichten. Die Synchronisierung mit anderen Tenants ist ebenfalls auf 9 begrenzt. Denken Sie aber daran, jeder Tenant und alle zu synchronisierenden Ordner und Dateien benötigen CPU Power. Sie wollen ja schließlich nicht nur Synchronisieren, sondern auch noch etwas arbeiten.


B2B Synchronisation

Bei der Cross Tenant Synchronisation, oder besser bekannt als B2B Synchronisation sehe ich keine Probleme, da es sich ja um den einfachen Datenaustausch zwischen bekannten Unternehmen handelt. Wenn ich also als Marketing Mitarbeiter mit einer externen Agentur Daten austausche, bezieht sich das immer auf meinen Bereich. B2B Synchronisation wird leider immer noch nicht oft angewendet, vielleicht sind den Administratoren die technischen Hürden bei der Implementierung zu aufwendig, dabei ist gerade hier für beide Seiten, was Security angeht, erhebliche Vorteile zu erzielen.


Synchronisation von “Add to OneDrive” Dateien

Und jetzt also die Revolution? Ich bin gespannt was Microsoft uns für diese Funktion noch geben wird. Aber noch mal von vorne:

Die vorhandene Strukturen und die große Anzahl von Dateien in den SharePoint Bibliotheken belasten trotz „Dateien auf Abruf“ CPU unserer kleinen Rechner. Mit gezieltem Einsatz von “Add to OneDrive” bekommen die Mitarbeiter eine Konfigurationsmöglichkeit, gezielt zu synchronisieren, was jetzt und heute gebraucht wird. Der Mitarbeiter interessiert es nicht, wo die Daten im SharePoint untergebracht ist. Halt, langsam!
Also die Auswahl erfolgt direkt im der richtigen SharePoint Bibliothek über den Web Browser. Je nach Struktur muss sich der Mitarbeiter durch viele Ordner klicken, um dann einen Ordner zu selektieren und mit einem Klick diesen Ordner auf all seinen Geräten zu synchronisieren. Das Auflösen der mit einem besonderen Symbol versehenen kann im Web Browser, im Windows Explorer, Mac File Finder oder in der App von iOS oder Android erfolgen. Dann werden die Shortcuts aufgelöst und die Dateien auf allen Geräten gelöscht, nicht jedoch im Ursprung, also SharePoint Online. Das macht das ganze Konzept sehr viel flexibler aber die Benutzer müssen trotzdem die Struktur kennen, weil das Hinzufügen nur im Web Browser erfolgen kann.

Aus der Sicht von Microsoft für die Benutzer wird Bandbreite und CPU Ressourcen geschont, die Sync-Engine hat keine Probleme mit all der Arbeit, die sie zu verrichten hat, es treten weniger Probleme auf. Bisher ist aber nicht bekannt, ob Administratoren die Möglichkeit bekommen, Änderungen per Gruppenrichtlinie zu bestimmen. Ich glaube dies allerdings nicht, weil “Add to OneDrive” für unterschiedliche Arbeitsstile geschaffen ist. Dies setzt aber beim Mitarbeiter, gerade bei SharePoint Dokument Bibliotheken mit vielen Dateien, Kenntnisse über deren Aufbau voraus. Auf der anderen Seite haben Administratoren aber auch die Möglichkeit, Bibliotheken neu zu strukturieren, bei langfristigen Projekten bessere Übergänge in der Ordnerstruktur zu schaffen und dann mit “Add To OneDrive” die bekannten Beschränkungen zu umgehen. Ein paar Kleinigkeiten sind mir jedoch aufgefallen:

Falls noch nicht geschehen, aktivieren Sie “Dateien auf Abruf”. Nicht nur manuell, sondern als Gruppenrichtlinie für alle Benutzer Ihrer Organisation.

Erstes Probieren

Nehmen Sie im Web-Browser eine SharePoint Dokument Bibliothek, die sie auf keinem ihrer Geräte synchronisiert haben. Selektieren Sie einen Ordner und klicken Sie dann auf “Verknüpfung zu ‘meine Dateien’ hinzufügen”. Dies ist übrigens der sehr lange Namen, welcher im Menü auftaucht. Wechseln Sie dann in den Windows Explorer Sie finden dann den Ordner mit dem Namen und dem neuen Symbol. Wenn Sie die OneDrive App auf Ihrem Smartphone installiert haben, dann können Sie auch dort den Ordner mit dem Namen sehen. Der Shortcut wird auf allen Geräten angezeigt und die Dateien synchronisiert.

Benennen Sie im Windows Explorer den Ordner-Namen um. Die Umbenennung wird auf allen ihren Geräten ebenfalls angezeigt, nicht aber im Dateiursprung.

Probieren Sie auch die Auflösung: Im Windows Explorer klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und klicken dann auf “Verknüpfung entfernen” Damit werden auf allen Ihren Geräten die Verknüpfung aufgehoben und die Dateien entfernt. In der Cloud aber bleiben die Dateien immer noch erhalten.

Arbeiten ohne Fehler mit SharePoint Online Bibliotheken

Bevor Sie es die “Add to OneDrive” Funktion mit realen SharePoint Bibliotheken vornehmen prüfen Sie bitte vorab, ob diese Bibliothek nicht bereits auf die alte, herkömmliche Art synchronisiert haben. Diese muss nämlich zuvor aufgelöst werden. Suchen Sie in den Einstellungen von OneDrive (Klick auf das OneDrive Symbol mit der rechten Maustaste) die synchronisierte Bibliothek und Klicken Sie dann auf Synchronisierung beenden. Nach einer Zusatzmeldung entfernen Sie im Windows Explorer die nicht mehr synchronisierte Dateien.

Sollten Sie auf mehreren Geräten diese SharePoint Bibliothek synchronisiert haben, wiederholen Sie obigen Vorgang. Erst wenn diese Synchronisierung auf allen Geräten aufgehoben worden ist, können Sie in den Web Browser ihrer Wahl wechseln, und den oben beschriebenen Vorgang der Verknüpfung vornehmen und auf allen Geräten wird die Synchronisierung durchgeführt.

Was passiert, wenn eins meiner Geräte aus ist?

Die Antwort ist einfach: Zuerst einmal nichts. Erst wenn das Gerät gestartet wird, wird die Synchronisierung automatisch nachgezogen.

was passiert, wenn ich vergesse, an einem meiner Geräte die „alte“ Synchronisierung aufzulösen?

Nun, der Rechner meldet einen Fehler, weil ja schon eine Synchronisierung stattfindet. Wenn ich aber die bestehende Synchronisierung im Nachhinein auflöse, wird der Link nachträglich nicht in meinem OneDrive for Business auftauchen. Auch nicht nach einem Neustart der App, bzw. einem Reboot des Rechners. Auf Nachfrage bei der Microsoft OneDrive Produktgruppe wurde mir erläutert, dass der Link schon auftaucht, allerdings erst nach mehreren Tagen. Überhaupt ist “Add to OneDrive” noch nicht überall verfügbar. Wie in vielen anderen Teilen, wird diese Funktion in Wellen ausgerollt.


Für einen gewissen Zeitraum werden die Administratoren in der Lage sein, “Add to OneDrive” für ihre Organisationen zu deaktivieren. Diese vorübergehende Wahlmöglichkeit steht den Administratoren zur Verfügung, damit sie das erforderliche Änderungsmanagement problemlos durchführen können. Microsoft wird Sie informieren, bevor sie diese Option zur Deaktivierung der Funktion entfernen. Dies geschieht per PowerShell. Wenn Sie sich für Opt-out entscheiden, verwenden Sie den Befehl Set-SPOTenant über Admin PowerShell. Der Befehl lautet Set-SPOTenant -DisableAddShortcutsToOneDrive $true

Wenn die Funktion “Add To OneDrive” deaktiviert ist, wird der Befehl zum Hinzufügen von Ordnern entfernt; alle bereits hinzugefügten Ordner bleiben auf dem Computer des Benutzers


Das am 16.12.20 beschriebene Problem bereitet nur noch im Windows Explorer Probleme. Das hat etwas mit Sperren von Dateien zu tun. Bevor Microsoft im nächsten Jahr einen neuen Algorhytmus ausgerollt, gibt es einen einfachen Workaround:

1) Wechseln Sie direkt in OneDrive (for Business)
2) Klicken Sie auf Meine Dateien
3) Selektieren Sie den Ordner mit der Verknüpfung
4) Im Menü können Sie jetzt  auf “Entfernen” Klicken

1) Selektieren Sie in Ihrem Smartphone den Ordner.
2) markieren sie die 3 Punkte
3) Klicken Sie auf entfernen

Wichtig: Es kann vorkommen, das das Enfernen im Explorer etwas dauert!


Sie haben schon mit der Funktion gespielt? Super. Aber seit gestern funktioniert die Funktion “Remove ShortCut”, also das Auflösen eines Shortcuts nicht mehr. Dies ist aber nur temporär.


Die Funktion “Add to OneDrive” wird derzeit ausgerollt. Dies bedeutet, dass zwar auf den Web Seiten die Funktionlität vorhanden ist, aber z.B. noch keine Synchronisierung stattfindet. Lt. Microsoft kann sich das auch noch eine Weile andauern.

“Add to OneDrive”
bringt eine neue Möglichkeit, die Synchronisation zu beschleunigen. Es müssen nicht mehr alle Daten einer SharePoint Bibliothek übertragen werden. Damit lassen sich, bei geschicktem Aufbau auch sehr große SharePoint Bibliotheken in Teilen zu den Anwendern synchronisieren. Das Limit von 300000 Dateien bleibt aber bestehen. Administratoren müssen sich aber im Klaren sein, dass unter Umständen der Aufbau der SharePoint Online Dokument Bibliotheken geändert werden müssen, oder sogar neu strukturiert werden müssen. Es bleibt auch dabei, die OneDrive Synchronisation ist kein asynchrones Netzwerklaufwerk, bei dem beliebig viele Dateien von der Cloud auf einzelne Rechner übertragen werden können. Bestehen bleibt aber der Grundsatz, dass OneDrive die Grundlage der Zusammenarbeit ist. Dafür müssen aber auch die Administratoren der Organisationen umdenken.



Microsoft, Ankita Kirti  Blog Post
Microsoft Produktgruppe OneDrive
Eigener Blog Add to OneDrive Global verfügbar
Eigener Blog Add To OneDrive | Probleme

OneDrive | Add to OneDrive global available

3. Dezember 2020 3 Kommentare

OneDrive: Add shortcut to My files - Add to OneDrive

Our American friends make it easy for themselves. They write "Add to OneDrive", but it should actually be called "Add Shortcut to My Files". Whatever. This feature has been available globally since December 2, 2020. See Ankita Kirti’s blog post.


Now everyone can use this function. Also the temporary locked function, the ‘Synchronization of a folder shared with me‘ is now possible again.


Once again the differences:

who sent me the Sharing?

  Add shortcut to My Files Synchronization
(how does this work?)
External user No Yes
Internal user Yes Yes


I have several devices. Does this affect the devices?


Add shortcut to My Files

When we add a shortcut in the browser, it will be displayed in all my devices. Even on mobile devices like iPhone and Android.

A resolution (remove the shortcut from "My files") is also done on all my devices. The files are also automatically removed from all devices.

Synchronization Only affects the device on which I set up synchronization. Other devices are not affected

You can read the details in my former blog post.

OneDrive | Verknüpfung zu Meine Dateien global verfügbar

3. Dezember 2020 2 Kommentare

OneDrive: Verknüpfung zu "Meine Dateien" hinzufügen

Unsere amerikanischen Freunde machen es sich einfach. Sie schreiben “Add to OneDrive”, aber es müsste eigentlich “Add Shortcut to My Files” heissen. Wie auch immer. Seit dem 2.12.2020 ist diese Funktion global verfügbar. Siehe Ankita Kirti’s Blog Post in englischer Sprache.


Damit kann jetzt jeder diese Funktion benutzen. Auch die temporär gesperrte Funktion, die ‘Synchronisation eines mit mir geteilten Ordners’ ist jetzt wieder möglich.

Noch einmal die Unterschiede:

wer hat mir eine Freigabe gesendet?

  Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen Synchronisation
(wie funktioniert das?)
Externer Benutzer Nein Ja
Interner Benutzer Ja Ja


Ich habe mehrere Geräte. Wirkt sich das auf die Geräte aus?

Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen Wenn wir im Browser einen Verknüpfung hinzufügen, wird dies in allen meinen Geräten angezeigt. Auch auf mobilen Geräte wie iPhone und Android.

Ein Auflösung (Verknüpfung aus “Meine Dateien” entfernen) erfolgt ebenfalls auf allen meinen Geräten. Die Dateien werden auch automatisch von allen Geräten entfernt.

Synchronisation Wirkt sich nur auf dem Gerät aus, an dem ich die Synchronisation einrichte. Andere Geräte werden damit nicht betroffen

Im Einzelnen kann man das in meinem früheren Blog Post nachlesen.

OneDrive | Update: Exclude specific kinds of files from being uploaded

23. November 2020 8 Kommentare

new  Group Policy: Exclude specific kinds of files from being uploaded

[Supplement 23.11.2020]
This is a post to a blog post from 11/16/20. Please read here first


The Microsoft documentation on Group Policy "Exclude certain file types from uploading" is partly incorrect and incomplete.


The registry key is incorrect

Missing information:

currently no Office formats are supported. I have only tested this with docx, xlsx and pptx.  Microsoft has informed me that the documentation will be adapted.

In the wildcard description only the asterisk [*] is described. But also the question mark [?] works.


In the group policy are stored: Files Synchronization
Try.* Tryt Blocked
  Try.mdb Blocked
  Try.docx Synchronized
  Try.xlsx Synchronized
*Exclude*.txt A Exclude Textfile.txt Blocked
  A Exclude Textfile.mdb Synchronized
  A Exclude Textfile.docx Synchronized
TestEx??*.txt TestEx12.txt Blocked
  TestEx13.txt Blocked
  TestEx4.txt Blocked
  TextEx56 Try.pptx Synchronized

Where does this Group Policy work?

This is a computer group policy. Currently, this Group Policy applies to all synchronized areas:

  • OneDrive Personal
  • OneDrive for Business
  • SharePoint document libraries
  • Local synchronization of files "shared with me”
  • Synchronization of "Add to OneDrive" files

Existing files will still be synchronized. Only new files are scanned.


The user can switch to the browser and upload the file manually. Afterwards, this file will also be synchronized. So it is clear that this Group Policy cannot be used as a security feature!


an exclusion on folder level is not possible.


The user does not (yet) get a display which names and wildcards have been created. He has no possibility to read out these parameters.

OneDrive | Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus

23. November 2020 12 Kommentare

neue Gruppenrichtlinie: Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus

[Nachtrag 23.11.2020]
Dies ist ein Nachtrag zu einem Blog Post  vom 16.11.20. Bitte zuerst hier lesen



Die Microsoft Dokumentation zur Gruppenrichtlinie “Bestimmte Dateitypen vom Hochladen ausschliessen” ist zum Teil falsch und nicht vollständig.


Der Name der Gruppenrichtlinie ist ebenfalls falsch. In der dazugehörenden ADML heißt die Gruppenrichtlinie “Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus”.

Der Registrierungsschlüssel ist falsch

Fehlende Angaben:

derzeit werden keine Office-Formate unterstützt. Ich hatte das bisher nur mit  docx, xlsx und pptx getestet.  Microsoft hat mir zu verstehen gegeben, dass die Dokumentation angepasst wird.

Bei den Wildcard  beschreibung wird nur das Sternchen [*] beschrieben. Aber auch das Fragezeichen [?] funktioniert.


In der Gruppenrichtlinie werden hinterlegt: Datei Synchronisation
Versuch.* Versuch.txt Geblockt
  Versuch.mdb Geblockt
  Versuch.docx Synchronisiert
  Versuch.xlsx Synchronisiert
*Exclude*.txt Ein Exclude Textfile.txt Geblockt
  Ein Exclude Textfile.mdb Synchronisiert
  Ein Exclude Textfile.docx Synchronisiert
TestEx??*.txt TestEx12.txt Geblockt
  TestEx13.txt Geblockt
  TestEx4.txt Geblockt
  TextEx56 Try.pptx Synchronisiert

Wo wirkt die Gruppenrichtlinie?

Es handelt sich um eine Computergruppenrichtlinie. Derzeit wirkt diese Gruppenrichtlinie auf allen synchronisierten Bereichen:

  • OneDrive Personal
  • OneDrive for Business
  • SharePoint Document libraries
  • Lokale Synchronisation von “mit mir geteilter” Dateien
  • Synchronisation von “Hinzufügen zu OneDrive” Dateien

Vorhandene Dateien werden weiterhin synchronisiert. Nur neue Dateien werden untersucht.


    Der Benutzer kann in den Browser wechseln und die Datei manuel hochladen. Danach wird diese Datei auch synchronisiert. Damit ist klar, dass diese Gruppenrichtlinie nicht als Sicherheitsfeature verwendet werden kann!


    ein Ausschluß auf Ordner-Ebene ist nicht möglich.


Der Benutzer bekommt (bisher) keine Anzeige, welche Namen und Wildcards angelegt worden sind. Er hat keine Möglichkeit, diese Parameter auszulesen.

OneDrive Basics 09

20. November 2020 8 Kommentare

Access from iOS to various libraries in SharePoint Online, OneDrive for Business, or OneDrive

Now a few weeks have passed since I published the OneDrive Basics with the 8th part. One reason for this is that a lot has happened and still happens with OneDrive. So at the moment "add to my OneDrive" is rolled out. There are still a few inconsistencies, so it is possible that you haven’t noticed anything yet. Unless…, but you can read about it here. On the other hand I was busy with Remote OneDrive workshops.  And last but not least: There are several community events taking place on the planet. And also here the lectures have to be adapted and renewed or even completely created.

The 9th issue is about mobile devices. With the funeral of Windows Phone there are only 2 operating systems left, iOS and Android

For both operating systems the OneDrive product group at Microsoft has its own people working on the respective OneDrive apps. The apps should contain the basic functionality, but of course they are different in their handling.

The OneDrive apps can be downloaded here: iOS Android

Access from Android to different libraries in SharePoint Online, OneDrive for Business or OneDrive

As you can see from the two pictures, it is possible to connect to the different document libraries in SharePoint Online, my OneDrive for Business and my OneDrive Personal.

While we talk about synchronization on Windows and Mac, this is not the case with mobile operating systems. They just connect to the cloud and display the results. If I want to edit documents even without a connection to the Internet, I have to put the required documents into offline mode, then they are kept in sync. Well, my fingers are a bit too clumsy to edit a Word document with it or add sales figures in Excel, but the principle works. And before a presentation, it makes sense to quickly flip through the slides of the PowerPoint on the smartphone. And not to forget, there are also the various iPADs and devices that run under the Android operating system. And because of the larger screen factor, it makes much more sense there. In offline mode, however, the internal memory of these devices has to be taken into account. A "files on demand" is not available there.

In the properties of the mobile devices you can add accounts (OneDrive Personal, OneDrive for Business):

iOS Android
iOS OneDrive Accounts OneDrive Personal Android OneDrive Accounts OneDrive Personal
iOS  OneDrive Accounts: OneDrive for Business Android  OneDrive Accounts: OneDrive for Business

In the settings you can then set, for example, whether the photos taken with the camera smartphones should be uploaded to which service. In the past this was only possible with OneDrive Personal. Then Microsoft made improvements and now the customer has the choice.

But remember: if you have set up OneDrive for Business and leave the company, access may no longer be possible and your pictures may be gone. Well, they are still stored on the smartphone. Are you sure? In any case, no backup. But OneDrive (Personal) can also become critical. Some accounts have been blocked because pictures with too much bare skin were captured by the automatic scanner. Yes, one agreed the first time…

But let’s take a look at the business version (OneDrive for Business)

iOS Android
iOS: OneDrive For Bussines (with add to OneDrive) Android: OneDrive  For Bussines
iOS: OneDrive For Bussines (without add to OneDrive)

The images show that not only the content of OneDrive for Business is displayed, but also "Shared with me" folders and files. The top image on the left also shows folders that are displayed with "Add to OneDrive".

But this function is not yet rolled out everywhere, then it looks like the left picture.

iOS: OneDrive For Bussines with Add to OneDrive - Remove)

And as described above, the "Shortcut to My Files" function is already available.

And you can even remove it from your smartphone.

Remains as last point, the access to all libraries I have access to

iOS: OneDrive For Bussines access to SharePoint libraries

This shows that with mobile devices we can access, view and edit all files we reach (where we have the necessary permissions).
The only requirement is a connection to the Internet. If there is no WLAN or the telephone provider is not available, then I have to make the corresponding file(s) available "offline" beforehand.


With the OneDrive Apps for iOS and Android, Microsoft ensures that you can access all your data on your smartphone while on the move. Depending on the environment you have slow or fast internet, in WLAN anyway, but even a connection with the internet provider of your choice leaves almost nothing to be desired. Of course, this depends on the country, the provider and the network coverage, and you also have to be aware that you will charge your data rate with your provider.

Some users complain that no complete 2-way synchronization is implemented. But the different requirements, data volumes etc. speak against it.

But Microsoft is implementing new features very quickly today, which will be available shortly after the desktop versions.

Thanks to Daniel Lehner, who works as an administrator, from whom the Android pictures were taken. Daniel gives support in the FaceBook group Windows 10 Community Germany. This community has 8500 members at the moment.

OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation  Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)

for those who want to read it in german language

Grundlagen OneDrive 09

20. November 2020 8 Kommentare

Zugriff von iOS auf verschiedene Bibliotheken in SharePoint Online, OneDrive for Business oder OneDrive

Jetzt sind schon ein paar Wochen vergangen, seit ich die Grundlagen OneDrive mit der 8.Teil veröffentlicht habe. Das liegt zum Einen daran, dass sich mit OneDrive eine ganze Menge getan hat und noch tut. So wird derzeit “zu meinem OneDrive hinzufügen” ausgerollt. Dabei gibt es noch ein paar Ungereimtheiten, deshalb ist es möglich, dass Sie noch nichts mitbekommen haben. Es sei denn…, aber das können Sie hier nachlesen. Zum Anderen war ich mit Remote OneDrive Workshops beschäftigt.  Und zum Letzten: Es finden ja diverse Community Versanstaltungen auf dem Planeten statt. Und auch hier müssen die Vorträge angepasst und erneuert oder auch komplett erstellt werden.

In der 9. Ausgabe geht es um mobile Geräte. Mit der Beerdigung von Windows Phone bleiben eigentlich nur noch 2 Betriebssysteme, iOS und Android

Für beide Betriebssysteme hat die OneDrive Produktgruppe bei Microsoft eigene Leute, die an den jeweiligen OneDrive Apps arbeiten. Die Apps sollten die Grundfunktionalität beinhalten, in der Bedienung sind Sie natürlich unterschiedlich.

Die OneDrive Apps kann man hier herunterladen:  iOS  Android

Zugriff von Android auf verschiedene Bibliotheken in SharePoint Online, OneDrive for Business oder OneDrive

Wie man den beiden Bildern entnehmen kann, ist es möglich, sich sowohl mit den unterschiedlichen Dokument Bibliotheken in SharePoint Online, meinem OneDrive for Business als auch mit meinem OneDrive Personal zu verbinden.

Während wir bei Windows und auf dem Mac von einer Synchronisierung sprechen, ist das bei den mobilen Betriebssystemen nicht der Fall. Hier wird nur eine Verbindung zur Cloud aufgebaut und die Ergebnisse dann angezeigt. Will ich in Dokumente auch ohne Verbindung zum Internet bearbeiten, so muss ich die benötigten Dokumente in den Offline Modus bringen, dann werden diese synchron gehalten. Nun, meine Finger sind etwas zu klobig, um damit ein Worddokument zu redigieren oder in Excel Umsatzzahlen hinzuzufügen, aber vom Prinzip geht es. Und vor einer Präsentation mal schnell die Slides der PowerPoint am Smartphon durchzublättern, das macht schon Sinn. Und nicht zu vergessen, es gibt ja auch die verschiedenen iPADs bzw. die verschiedenen Geräte, welche unter dem Betriebssystem Android laufen. Und durch den doch größeren Bildschimfaktor, macht das dort viel mehr Sinn. Beim Offline-Modus ist aber auch der interne Speicher dieser Geräte zu beachten. Ein “Dateien auf Abruf”  ist dort nicht vorhanden.

In den Eigenschaften der mobilen Geräte kann man Konten hinzufügen (OneDrive Personal, OneDrive for Business):

iOS Android
iOS OneDrive Konten: OneDrive Personal Android  OneDrive Konten: OneDrive Personal
iOS  OneDrive Konten: OneDrive for Business Android  OneDrive Konten: OneDrive for Business

In den Eigenschaften kann man dann zum Beispiel einstellen, ob die Fotos, welche mit der Kamera Smartphones geschossen werden, in welchem Dienst hochgeladen werden sollen. Früher war das nur mit OneDrive Personal möglich. Dann hat Microsoft nachgebessert und jetzt hat der Kunde die Wahl.

Bedenken Sie aber: haben Sie OneDrive for Business eingestellt und verlassen Sie das Unternehmen, ist u.U. kein Zugriff mehr möglich und Ihre Bilder sind weg. Gut, sind ja noch auf dem Smartphone gespeichert. Sind Sie sicher? Auf jeden Fall kein Backup. Aber auch OneDrive (Personal) kann kritisch werden. Schon mancher Account wurde gesperrt, weil Bilder mit zu viel nackter Haut durch den automatischen Scanner erfasst wurden. Ja, man hat beim ersten Mal zugestimmt…

Betrachten wir aber einmal die Business-Variante (OneDrive for Business)

iOS Android
iOS: OneDrive  For Bussines (mit Hinzufügen zu OneDrive) Android: OneDrive  For Bussines
iOS: OneDrive  For Bussines (ohne Hinzufügen zu OneDrive)

Die Bilder zeigen, dass nicht nur der Inhalt von OneDrive for Business, sondern auch „“Mit mir geteilte“ Ordner und Dateien angezeigt werden. Das obere Bild links zeigt auch noch Ordner an, die mit „Hinzufügen zu OneDrive“ angezeigt werden.

Diese Funktion ist aber noch nicht überall ausgerollt, dann sieht es aus, wie im linken Bild.

iOS: OneDrive  For Bussines mit Hinzufügen zu OneDrive - Entfernen) Und wie oben geschildert, Die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien” steht bereits zur Verfügung.

Und eine Entfernen ist sogar vom Smartphone möglich.

Bleibt noch als  letzter Punkt, der Zugriff auf alle Bibliotheken, auf die ich Zugriff habe

iOS: OneDrive  For Bussines Zugriff zu SharePoint Bibliotheken Damit zeigt sich, dass wir mit mobilen Geräten den Zugriff auf alle Dateien haben, die wir erreichen (wo wir auch die notwendige Berechtigung haben), anzeigen und bearbeiten kann.
Einzige Voraussetzung: Verbindung zum Internet. Steht kein WLAN oder der Telefon-Provider zur Verfügung, dann muss ich die entsprechende(n) Dateien vorher „Offline“ zur Verfügung stellen.


Microsoft kümmert sich mit den OneDrive Apps für iOS und Android, dass man auch von unterwegs mit seinem Smartphone Zugriff auf alle Daten hat. Je nach Umgebung hat man dann langsames oder aber schnelles Internet, im WLAN sowieso, aber selbst eine Verbindung mit dem Internet-Provider Ihrer Wahl lässt fast keine Wünsche offen. Dies ist natürlich von Land, dem Provider und der Netzwerkabdeckung abhängig, auch muss man sich darüber im Klaren sein, dass Sie damit ihren Datentarif bei Ihrem Provider belasten.

Manche Benutzer beklagen sich, dass keine komplette 2 Wege Synchronisation implementiert ist. Aber die unterschiedliche Anfoderungen, Datenvolumen etc. sprechen dagegen.

Microsoft implementiert aber heute sehr schnell neue Funktionen, die kurz nach den Desktopversionen zur Verfügung stehen.

Ein Dank geht an Daniel Lehner, welcher als Administrator arbeitet, von diesem stammen die Android Bilder. Daniel gibt unter anderen in der FaceBook Gruppe Windows 10 Community Deutschland Hilfestellung. Diese hat derzeit 8500 Mitgieder

Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

if you want to read it in english language

OneDrive | Exclude specific kinds of files from being uploaded

18. November 2020 7 Kommentare

new GPO: Exclude specific kinds of files from being uploaded

[Update 11/23/2020]

The post has become bigger, so I wrote a separate blog post about it. So first read here, then switch to the new blog post


Exclude specific kinds of files from being uploaded is the name of a new Group Policy for the OneDrive Syn Client.

Requirement: You have installed the Insider version 20.201.1005.0006
According to the announcement the functionality will be rolled out in the first weeks of December 2020.

Don’t worry, at the moment Group Policy is not working yet. I’m in contact with the OneDrive product group of Microsoft in Redmond, USA to find out why the functionality is not yet available. I will keep you up to date (best is to subscribe to this blog- right sidebar email subscription)

First of all. With every OneDrive update, not only will you get a new version of the sync engine, but you’ll also get the latest version of the Group Polices in 16 languages.  The version 20.201.1005.0006 contains the admx and adml files, and these are almost all Group Policies that can be used for OneDrive. (Storage Sense can be found in the Windows system)

The above group policy allows at machine level to exclude files from uploading by specifying their name. The administrator can also use wildcards.


Configuration Exclusion of
Verkauf.docx all files with the name Verkauf.docx
*Verkauf*.docx docx files, in which the name Verkauf occurs
*.pst All pst files

But there are a few little things to consider:

  • The OneDrive Sync Client 20.201.1005.0006 or higher is required
  • It is a computer policy, affects all files that are synchronized.
  • Files already synchronized are not touched
  • If a file should be uploaded nevertheless, this is possible in the web browser.

Here are some pictures to test the functionality on individual devices:

Group Policy Editor: OneDrive Computer Policy

As we can see, this is a computer policy.

selected Group Policy: Exclude specific kinds of files from being uploaded

this is now the opened policy. An error has crept in on the tab under the options. I have already informed Microsoft about it.

Keywords to hide If you click on Show keywords, they will be displayed.
Display in OneDrive Display in OneDrive
new icon in Windows Explorer and in Windows Explorer a new icon

Display in Windows Explorer

and this is what it looks like in the Explorer.

Display in Windows Explorer


  • Not clarified are other placeholders in Group Policy, such as "Test??.docx".
  • What is not clarified is that the policy also affects other additional tenants.
  • The user does not know which files / placeholders have been entered.
  • Not a bad idea, but bypassing it via web browser is too cumbersome

OneDrive | Bestimmte Dateitypen vom Hochladen ausschliessen

16. November 2020 2 Kommentare

neue GPO: Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus

[Update 23.11.20]

Der Nachtrag ist größer geworden, deshalb habe ich dazu einen separaten Blog Post geschrieben. Also erst einmal hier lesen, dann zum neuen Blog Post wechseln


Genau genommen müsste es heissen: “Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus”. So lautet nämlich eine neue Gruppenrichtlinie für den OneDrive Sync Client.

Voraussetzung: Sie haben die Insider Version 20.201.1005.0006 installiert
Laut Ankündigung wird die Funktionalität in den ersten Wochen des Dezembers 2020 ausgerollt sein.

Keine Angst, zur Zeit funktioniert die Gruppenrichtlinie noch nicht. Ich stehe mit der OneDrive Produktgruppe von Microsoft in Redmond, USA in Kontakt, um zu erfahren, warum die Funktionalität derzeit noch nicht gegeben ist. Ich halte Sie auf dem Laufenden (am Besten diesen Blog abbonieren- rechte Seitenleiste E-Mail-Abo)

Zu allererst. Mit jedem OneDrive Update, bekommen je nach Verfügbarkeit nicht nur eine neue Version der Sync Engine, enthalten sind auch die immer die neuste Version der Gruppenrichtlinien, und das in 16 Sprachen.  Die Version 20.201.1005.0006 enthält also die admx und adml Dateien, und das sind fast alle Gruppenrichtlinien, die für OneDrive benutzt werden können. (Storage Sense sind im Windows System zu finden)

Die obige Gruppenrichtline erlaubt es auf Maschinen-Ebene, Dateien mit Angabe des Namens vom Upload auszuschließen. Dabei kann der Administrator auch auf Wildcards zurückgreifen.


Konfiguration Ausschluss von
Verkauf.docx alle Dateien mit dem Namen Verkauf.docx
*Verkauf*.docx docx Dateien, in welchem der Name Verkauf vorkommt
*.pst Alle pst Dateien

Aber es gibt ein paar Kleinigkeiten zu beachten:

  • Voraussetzung ist der OneDrive Sync-Client 20.201.1005.0006 oder höher
  • Es ist eine Computerrichtlinie, wirkt sich auf alle Dateien, die synchronisert werden, aus.
  • Bereits synchronisierte Dateien werden nicht angefasst
  • Soll eine Datei trotzdem hochgeladen werden, so ist das im Web-Browser möglich.

Hier ein paar Abbildungen, um die Funktionalität an einzelnen Geräten zu testen:

Gruppenrichtlinien Editor: OneDrive Computerrichtlinie
Wie wir sehen können, es handelt sich um eine Computerrichtlinie.

ausgewählte GPO: Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus
das ist jetzt die geöffnete Richtlinie. Dabei hat sich auf dem Kartenreiter unter den Optionen ein Fehler eingeschlichen. Ich habe Microsoft davon schon in Kenntnis gesetzt.

Wer den Fehler sieht, kann an eimen Preisrätsel teilnehmen. Und natürlich jetzt gibt es was zu gewinnen. Ein paar der legendären OneDrive Socken. Und hier gehts zum Preisrätsel. Einsendeschluss ist der 5.12.20, der Rechtsweg ist ausgeschlossen.

Schlüsselwörter zum Ausblenden

Klickt man auf Anzeigen der Schlüsselworte, werden diese angezeigt.
Anzeige in OneDrive Anzeige in OneDrive
neues Icon im Windows Explorer und im Windows Explorer ein neues Icon

Anzeige im Windows Explorer

und so sieht es dann im Explorer aus.

Anzeige im Windows Explorer


  • Nicht geklärt sind andere Platzhalter in der Gruppenrichtlinie, wie z.B  “Test??.docx”.
  • Nicht geklärt ist, dass die Richtlinie auch auf andere zusätzliche Tenants wirkt.
  • Der Benutzer weiss nicht, welche Dateien / Platzhalter eingetragen wurde.
  • Von der Idee nicht schlecht, aber ein Umgehen via Web-Browser ist zu umständlich
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