OneDrive for Business | Request files

24. Januar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

Request Files: OneDrive for Business

Request files only works with OneDrive for Business. Not in OneDrive (Personal). Not for various SharePoint Online document libraries. I asked Microsoft about it, and there are plans to make it available for SharePoint libraries as well. Unfortunately there is no point in time when we can count on it. Maybe you want to see how often this function is used.

But why is it going here at all?

I can easily ask one or more people to send me files about an operation. Since the initiation happens from the web browser interface, I don’t even have to bother my email client. The recipient (s) will then receive an email and then have the option of uploading files. the recipient has no access to my OneDrive for Business. But I don’t have to look it up either because I get a message when the recipient has uploaded files.

Each person you invite can upload one or more files. The recipient of the invitation does not need to have an Office365 or OneDrive for Business.

What access is it in my tenant

The access is entered as a guest contributor in my OneDrive and corresponds to an anonymous link, which is only suitable for an upload. However, this means that external access must be allowed. Furthermore, we do not need to worry, the link will be closed automatically when the time specified by the administrator has expired. I as the inviter have no influence on this, I can only reduce the time to the extent that the administrator has given me. The limit is currently 730 days, which corresponds to 2 years. While I can reduce the days given by the administrator for anonymous links, this is as described above, when requesting files it is not possible directly, can only be reduced after sending. (see options)

Can I forward the link?

Yes, since it is an anonymous link, the recipient also has access and can also upload files.

Are there restrictions on the upload?

Not with the file names, because the original file receives a prefix with first name_ last name, so “8.png” becomes “Sabrina_Versuch_8.png”. Since the user does not see what he uploaded in a previous session, the problem naturally arises when a file is uploaded a second time. The original, already uploaded file is not overwritten, but is supplemented by a numerical extension in the file name.

Otherwise the same restrictions apply, e.g. The 15 GB size limit is still in effect, which will eventually increase to the 100 GB that was announced at Ignite 2019 in Orlando.

Execution:
Steps for those who want to send the invitation

Inivite

Invitation: step by step

Switch to the browser and call OneDrive (for Business).

  • Select a folder of your choice
  • Click Request Files
  • To distinguish different invitations, enter a description
  • Click on Continue
  • Now you can copy the invitation link OR
  • enter one or more email addresses.
  • Additional text helps participants to read the mail as to what needs to be done.
  • By clicking on Done, the invitation email will be sent.

Optional: change the link validity period

During the invitation process I have no influence on the validity of the invitation and the upload process. I can do this immediately after shipping.

Basically, the administrator has the option to set a restriction for anonymous links for the entire tenant, from when a link loses its validity. The maximum time is currently 730 days. While I can reduce the days given by the administrator for anonymous links, and that when generating a link, Microsoft has forgotten this step for the request link, or they wanted to make the process as easy as possible.

Change Date

Steps to change the date

  • Select the folder
  • Click on Detail: [I] in the top right
  • Click on “Manage access”
  • Click on the 3 dots behind the link for upload
  • The upload link moves up
  • Click on the date
  • Change the date
  • Click on Save
  • Confirm the POP Up window

 

Steps for whoever receives the invitation

Reciever

Receiver: step by step

  • You will receive an invitation email
  • Click Choose Files.
  • If you are not logged in, two additional fields with first and last names appear
  • These are used for identification and are attached to the data name as a prefix
  • Click Upload

If an error occurs during the upload, you will receive an error message:

Request Files;Error message during Upload:

As long as the link is active, you can repeat the process via the original email you received.

 


 

Last but not least: Those who sent the invitation will also receive a message in their mailbox after the successful upload:

Message in Inviers mail box Message in Inviers mail box

 

Summary:

Great feature, you can ask others to upload files without worrying about security. Unfortunately, anonymous links (everyone) are blocked at some companies.

Three wishes for Microsoft:

please implement the “shortening the time span” in the process
Also allow “specific people”.
Incorporation of the process not only in OneDrive for Business, but every library
source

Source

OneDrive for Business | Anfordern von Dateien

23. Januar 2020 4 Kommentare

Anfordern von Dateien

Klingt in der deutschen Sprache etwas holprig. “Request Files” ist die englische Bezeichnung.  Derzeit funktioniert das nur mit OneDrive for Business. Nicht in OneDrive (Personal). Nicht für diverse SharePoint Online Dokument Bibliotheken. Ich habe bei Microsoft nachgefragt, und es existieren Pläne, die Funktion auch bei SharePoint-Bibliotheken zu Verfügung zu stellen. Leider es gibt keinen Zeitpunkt, wann wir damit rechnen können. Viellicht möchte man erst einmal sehen, wie häufig diese Funktion angewandt wird.

Aber warum geht es hier überhaupt?

Ich kann hier auf einfache Art ein oder mehrere Personen auffordern, mir Dateien zu einem Vorgang zu senden. Da die Initierung aus dem Web-Browseroberfläche passiert, muss ich nicht einmal meinen EMail-Client bemühen. Der oder die Empfänger erhalten dann eine Mail und haben anschließend die Möglichkeit Dateien hochzuladen. der Empfänger hat dabei keinen Zugriff auf mein OneDrive for Business. Ich muss aber auch nicht nachschauen, denn ich bekomme eine Nachricht, wenn der oder die Empfänger Dateien hochgeladen haben.

Jede Person, die sie einladen, kann eine oder mehrere Dateien hochladen. Der Empfänger der Einladung muss weder ein Office365 noch OneDrive for Business haben.

Um welche Zugriff handelt es sich in meinem Tenant

Der Zugriff wird als Gast-Contributor in meinem  OneDrive eingetragen und entspricht einem Anonymen Link, der aber nur für einen Upload geeignet ist. Das bedeutet aber, dass externer Zugriff erlaubt sein muss. Desweiteren brauchen wir uns auch keine Gedanken machen, der Link wird automatisch geschlossen, wenn die durch den Admínistrator vorgegeben Zeit abgelaufen ist. Ich als Einlader habe darauf keinen Einfluß, kann die Zeit auch nur in dem Maße verringern, die mir der Administrator vorgegeben hat. Als maximale Zeit sind derzeit 730 Tage, das entspricht 2 Jahre, die Begrenzung. Währed ich bei anonymen Links die vom Administrator vorgegebene Tage reduzieren kann, ist das wie oben beschrieben, bei der Anforderung von Dateien nicht direkt möglich, kann erst nach dem Versand reduziert werden. (siehe Optionen)

Kann ich den Link weiterleiten?

Ja, da es sich um einen anonymen Link handelt, hat der Empfänger dann ebenfalls Zugriff, und kann ebenfalls Dateien hochladen.

Gibt es Restrktionen beim Upload?

Nicht bei den Dateinamen, denn die Urspungsdatei erhält einen prefix mit Vorname_Nachname, also aus “8.png” wird “Sabrina_Versuch_8.png”. Da der Anwender nicht sieht, was er in einer vorherigen Sitzung hochgeladen hat, besteht natürlich das Problem, wenn eine Datei ein zweites Mal hochgeladen wird. Die ursprüngliche, schon  hochgeladene Datei wird nicht überschrieben, sondern durch eine numerische Erweiterung im Dateinamen ergänzt.

Ansonsten gelten die gleichen Einschränkungen, also z.B. gelten derzeit immer noch die Größenbeschränkungen von 15 GB, was irgendwann zu den auf der Ignite 2019 in Orlando groß angekündigten 100 GB erhöht werden wird.

Durchführung:
Schritte für den, der die Einladung versenden möchte

Inivite[4]

Einladung: Schritt für Schritt

Wechseln in den Browser und rufen Sie OneDrive (for Business) auf.

  • Selektieren Sie einen Ordner Ihrer Wahl
  • Klicken Sie auf Anfordern von Dateien
  • Um unterschiedliche Einladungen zu unterscheiden, geben Sie eine Beschreibung ein
  • Klicken sie auf weiter
  • jetzt können Sie den Einladungslink kopieren ODER
  • geben Sie ein oder mehr EMail-Adressen ein.
  • Zusätzlicher Text  hilft den Teilnehmern beim Lesen der Mail, was zu tun ist.
  • Mit Klick auf Done wird die Einladungs-Mail vesendet.

Optional: Ändern des Link-Gültigkeitszeitraumes

Während des Einladungsprozess habe ich auf Gültigkeit der Einladung und des Upload Prozesses keinen Einfluß. Dies kann ich aber unmittelbar nach dem Versand durchführen.

Grundsätzlich hat der Administrator die Möglichkeit, für den kompletten Tenant, eine Einschränkung für anonyme Links festzulegen, ab wann ein Link seine Gültigkeit verliert. Die maximale Zeit sind derzeit 730 Tage. Während ich bei anonymen Links die vom Administrator vorgegebene Tage reduzieren kann, und das bei der Generierung eines Links, hat Microsoft diesen Schritt beim Anfoderungslink vergessen, bzw sie wollten den Prozess so einfach wie möglich machen.

Change Date

Schritte zum Ändern des Datums

  • Selektieren Sie den Ordner
  • Klicken Sie aif Detail: [I] rechts oben
  • Klicken sie auf “Manage access”
  • Klicken Sie auf die 3 Punkte hinter dem Link für Upload
  • Der Upload Link wandert nach oben
  • Klicken Sie auf das Datum
  • Ändern Sie das Datum
  • Klicken Sie auf Save
  • Bestätigen Sie das POP Up Fenster

 

Schritte für den, der die Einladung erhält Reciever

Empfänger: Schritt für Schritt

  • Sie erhalten eine Einladungs-Mail
  • Klicken Sie auf Dateien auswählen.
  • Sind Sie nicht angemeldet, erscheinen zusätzliche zwei Felder mit Vor- und Zunamen
  • Diese dienen zur Identifizierung und werden als Prefix dem Datenamen angehängt
  • Klicken Sie auf Hochladen
    Sollte Beim Upload ein Fehler passieren, erhalten Sie eine Fehlermeldung:
    Fehlermeldung beim Upload

Solange der Link aktiv ist, kann man über die ursprüngliche erhaltene EMail den Vorgang wiederholen.


Zu guter Letzt: Derjenige der die Einladung versendet hat, erhält nach dem erfolgreichen Upload über sein Postfach ebenfalls eine Mitteilung:

Rückmeldung im eigenen Postfach

Rückmeldung im eigenen Postfach

Zusammenfassung:

Tolle Funktion, man kann, ohne sich über Sicherheit große Gedanken zu machen, Andere zum Upload von Dateien auffordern. Leider sind anonyme Links (Jeder)  bei manchen Firmen gesperrt.

Drei Wünsche an Microsoft:

  • bitte implementiert die “Verkürzung der Zeitspanne” in den Prozess
  • Lasst auch “Bestimmte Personen” zu.
  • Einbinden des Prozesses nicht nur in OneDrive for Business, sondern jede Bibliothek

OneDrive for Business – Storage

20. Januar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business: Storage

How much storage is available in OneDrive for Business?
Can I get more storage?
What are the limits of storage for OneDrive for Business?
Where is the storage managed?

Actually only a few questions, but the answer is not that easy, and unfortunately also incompletely described by Microsoft. Or not completely. But I suggested that the pages be revised a bit.

How big is the OneDrive storage?

That depends on the respective subscription: We can find this in the admin center. The storage for each licensed user is:

2 GB

Office 365 Enterprise F1

1 TB

Office 365 Business Essentials Office 365 Nonprofit Business Essentials
Office 365 Business Office 365 Nonprofit Business Premium
Office 365 Business Premium Office 365 Nonprofit E1
Office 365 ProPlus OneDrive for Business Plan 1
Office 365 Enterprise E1 SharePoint Online Plan 1
Office 365 Government G1 Microsoft 365 Business


Beyond 1 TB, to unlimited:
Yes, you read it right. "To unlimited". 1 TB per user for subscriptions with fewer than 5 users. For subscriptions with 5 or more users (can be any combination of qualifying plans), Microsoft will initially provide 1 TB per user, which admins can increase to up to 5 TB per user.

Office 365 Enterprise E3 SharePoint Online Plan 2
Office 365 Enterprise E5 Microsoft 365 Enterprise E3
Office 365 A1 Microsoft 365 Enterprise E5
Office 365 A3 Microsoft 365 A3
Office 365 A5 Microsoft 365 A5
Office 365 US Government G3 Microsoft 365 US Government G3
Office 365 US Government G5 Microsoft 365 US Government G5
Office 365 Non-Profit E3 Microsoft 365 E3 für gemeinnützige Organisationen
Office 365 Non-Profit E5 Microsoft 365 E5 für gemeinnützige Organisationen
OneDrive for Business-Plan 2  

When you need cloud storage for individual users beyond the initial 5 TB, admins can open a case with Microsoft technical support to request it. Additional cloud storage will be granted as follows:

When a user has filled their 5 TB of OneDrive storage to at least 90% capacity, Microsoft will increase your default storage space in OneDrive to up to 25 TB per user (admins may set a lower per user limit if they want to).

For any user that reaches at least 90% capacity of their 25 TB of OneDrive storage, additional cloud storage will be provided as 25 TB SharePoint team sites to individual users. This additional storage is provided to the organization by way of credit.

 

We can find the standard settings for this storage in the Office 365 OneDrive Admin Center, and can increase or decrease it depending on the subscription. This applies to all OneDrive for Business users in your tenant. However, when increasing, the memory is not immediately made available to all users.

A nice calculation example:
Let’s say you are the administrator of 50,000 users of an Office 365 Enterprise E3 plan. The setting is 1 TB (1024 GB). You want to increase the storage space to 2 TB. If this storage space were provisioned immediately, 50,000 1 TB hard drives would have to be available. Or 5000 hard drives with 10 TB volume.

So if you "globally" increase the memory, you will see different displays, because the memory is only provisioned when a user accesses his OneDrive.

Sometimes you only want to provide certain users with more or less memory. This can then be done using PowerShell. And now it’s getting interesting. Here is another example

We have 500 Office 365 Enterprise E3 standard setting 1 TB
With PowerShell User A we reduce to 250 GB
We are increasing to 2.5 TB with PowerShell User B.
We’re increasing the storage in the Admin console to 2 TB

The question is, what happens to user A and user B memory?

498 Office 365 E3 users now have 2TB *)
User A still has 250 GB
User B still has 2.5 TB

*) Note: As already mentioned above with the provisioning, you will see different results. For Office 365 users who do not work with OneDrive for Business at all, the display will first show 1 TB. Depending on the number of users, it takes a long time. But the memory allocated manually by PowerShell for User A and User B is not changed.

 

 

Sources: Microsoft

OneDrive for Business service description
Set the default storage for OneDrive users
Change a specific user’s OneDrive storage space

Thank you to my MVP colleage Sara Barbosa and Wayne Ewington von Microsoft

OneDrive for Business – Speicher

20. Januar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business: Storage

Wieviel Speicher steht mir in OneDrive for Business zur Verfügung?
Kann ich mehr Speicher bekommen?
Wo sind die Grenzen des Speichers für OneDrive for Business?
Wo wird der Speicher verwaltet?

Eigentlich nur ein paar Fragen, aber die Antwort ist nicht ganz so einfach, und leider auch bei Microsoft unvollständig beschrieben. Oder nicht komplett. Aber ich habe bei Microsoft angeregt, dass die Seiten doch etwas überarbeitet werden.

Wie groß ist der OneDrive Speicher?

Das kommt nämlich auf die jeweilige Subskription an: Diese finden wir im Admin Center. Der Speicher für jeden lizenzierten Benutzer beträgt:

2 GB

Office 365 Enterprise F1

1 TB

Office 365 Business Essentials Office 365 Nonprofit Business Essentials
Office 365 Business Office 365 Nonprofit Business Premium
Office 365 Business Premium Office 365 Nonprofit E1
Office 365 ProPlus OneDrive for Business Plan 1
Office 365 Enterprise E1 SharePoint Online Plan 1
Office 365 Government G1 Microsoft 365 Business


Ab 1 TB, bis unbegrenzt
: Ja Sie haben richtig gelesen. „bis unbegrenzt“. 1 TB pro Benutzer für Abonnements mit weniger als 5 Benutzern. Für Abonnements ab 5 Benutzern (kann jede beliebige Kombination berechtigter Pläne sein) stellt Microsoft zunächst 1 TB pro Benutzer bereit, die von Administratoren auf bis zu 5 TB pro Benutzer erhöht werden können.

Office 365 Enterprise E3 SharePoint Online Plan 2
Office 365 Enterprise E5 Microsoft 365 Enterprise E3
Office 365 A1 Microsoft 365 Enterprise E5
Office 365 A3 Microsoft 365 A3
Office 365 A5 Microsoft 365 A5
Office 365 US Government G3 Microsoft 365 US Government G3
Office 365 US Government G5 Microsoft 365 US Government G5
Office 365 Non-Profit E3 Microsoft 365 E3 für gemeinnützige Organisationen
Office 365 Non-Profit E5 Microsoft 365 E5 für gemeinnützige Organisationen
OneDrive for Business-Plan 2  

Wenn Sie über die anfänglichen 5 TB hinaus Cloud-Speicherplatz für einzelne Benutzer benötigen, können Administratoren einen Fall mit dem technischen Support von Microsoft eröffnen, um ihn anzufordern. Weiterer Cloud-Speicherplatz wird wie folgt gewährt:

Wenn ein Benutzer seine 5 TB OneDrive-Speicher zu mindestens 90 % ausgeschöpft hat, erhöht Microsoft Ihren Standardspeicherplatz in OneDrive auf bis zu 25 TB pro Benutzer (Administratoren können bei Bedarf eine niedrigere Grenze pro Benutzer festlegen).

Allen Benutzern, die mindestens 90 % der 25 TB OneDrive-Speicherplatz ausgeschöpft haben, erhalten zusätzlichen Cloud-Speicherplatz in Form von SharePoint-Teamwebsites mit 25 TB. Dieser zusätzliche Speicherplatz wird der Organisation in Form einer Gutschrift bereitgestellt.

 

Die Standard-Einstellungen für diesen Speicher finden wir im Office 365 OneDrive Admin Center, und können diesen je nach Subskription erhöhen oder verringern. Dies gilt für alle OneDrive for Business Benutzer in Ihrem Mieter. Beim Erhöhen wird jedoch der Speicher nicht sofort allen Benutzern zur Verfügung gestellt.

Kleines Rechenbeispiel gefällig:
Nehmen wir einmal an, Sie sind Administrator von 50.000 Benutzern eines Office 365 Enterprise E3 Planes. Die Einstellung steht auf 1 TB (1024 GB). Sie wollen den Speicherplatz auf 2 TB erhöhen. Wenn dieser Speicherplatz sofort provisioniert werden würde, müssten 50.000 1 TB Festplatten zur Verfügung stehen. Oder 5000 Festplatten mit 10 TB Volumen.

Wenn Sie also „global“ den Speicher erhöhen, werden Sie unterschiedliche Anzeigen sehen, Denn der Speicher wird erst dann provisioniert, wenn ein Benutzer auf sein OneDrive zugreift.

Manchmal möchte man nur bestimmte Benutzer mit mehr oder weniger Speicher ausstatten. Das kann dann mittels PowerShell erledigt werden. Und jetzt wird es interessant. Dazu erneut ein Beispiel:

Wir haben 500 Office 365 Enterprise E3 Standard-Einstellung 1 TB
Wir reduzieren mit PowerShell User A auf 250 GB
Wir erhöhen mit PowerShell User B auf 2,5 TB
Wir erhöhen den Speicher in der Admin-Konsole auf 2 TB

Die Frage ist, was passiert mit dem Speicher von User A und User B?

498 Office 365 E3 User haben jetzt 2TB *)
User A hat weiterhin 250 GB
User B hat weiterhin 2,5 TB

*) Anmerkung: Wie oben bereits bei der Provisionierung gesagt, wird man unterschiedliche Ergebnisse sehen. Bei Office 365 Benutzern, die überhaupt nicht mit OneDrive for Business arbeiten, wird in der Anzeige zuerst auf 1 TB stehen. Je nach Anzahl der Benutzer dauert es eine geraume Zeit. Aber der manuell per PowerShell zugewiesene Speicher bei User A und User B wird nicht verändert.

 

Quellen: Microsoft

OneDrive for Business – Dienstbeschreibung
Festlegen des Standardspeicherplatzes für OneDrive-Benutzer
Ändern des OneDrive-Speicherplatzes eines bestimmten Benutzers

 

Danke an meine MVP Kollegin Sara Barbosa und Wayne Ewington von Microsoft

Mr.OneDrive’s BOT – the fight with MarkDown

15. Januar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

Mr.OneDrive's BOT

It is a somewhat larger project. My own bot. Mr. OneDrive’s BOT. And the last few days before Christmas, I really got to grips with the idea.

It all started in Vienna in the summer. At the SharePoint conference 2019, end of June. In a private feedback session of two MVP’s from Graz, Stephan Bisser, MVP for AI and Thomy Gölles, MVP for Office Development, I expressed my idea of ​​a bot. This was and is of course still a bit far away. And over the course of the year, Microsoft has released more and more for bot development. At the SharePoint Saturday on November 30th, 2019 in Munich these colleagues confronted me with the idea.

Mr.OneDrive’s bot.

Around Christmas I started to integrate my knowledge into the bot. Not all knowledge. Just my OneDrive knowledge. Which continues to be a major challenge with today’s resources that Microsoft provides. For my readers the short explanation: A bot is fed with possible questions and the resulting questions. OneDrive cannot be explained in one sentence, so the bot has to be given many answers. The interface: an Excel list. Correctly read. Column A the questions, Column B the answers. Please format nicely. With markdown. And this is exactly where the problem begins. I actually wanted to pass on knowledge. And do not deal with \\ r \\ n or [** text **] (link).

You can deal with it, but here I see the greatest challenge for Microsoft. The people who deliver content are not developers. And a simple editor that understands bulleted lists, bold, italics, pictures and links cannot be that difficult. Apparently, however. And these bots are just as boring. Reading becomes difficult if you don’t format. And the user loses focus and the desire to work with this interface.

Would you like an example?

this is how it will look (with formatting) [sorry, text is in German language]

MarkUp-with formatting

and if you leave out the formatting (without formatting)

Markup-without formatting

And here the original as I entered it. In Excel or in the Cognitive Services editor.
[Again, thats still german language]

# Hallo und herzlich **Willkommen**. \n\nDie ersten Artikel wurden von mir in Fachzeitschriften abgedruckt, aber das war im letzten Jahrtausend. Dann gab es starre Webseiten, die eigentlich schon nach der Veröffentlichung eines Artikels schon wieder veraltet waren. Und dann enstanden die [**Blogs**](https://HansBrender.com). Einiges im Umgang mit Zusammenarbeits-Szenarien findet man dort.\\r\\nUnd weil vieles doch besser persönlich überbracht werden kann, tummle ich mich auf den verschiedensten Veranstaltungen, wo ich zum Thema OneDrive spreche. \\r\\nDenn das Schreiben (in schreibe oft in deutscher und englischer Sprache) ist mit viel Aufwand verbunden. Deshalb biete ich auch Workshops an. Für Firmen. Dauern einen ganzen Tag.\\r\\nAber jetzt kommt der nächste Schritt. Und mit **Mr.OneDrive’s Bot** klone ich mich selbst. Ich muss ab und an schlafen, der Bot nicht, Ich kann ausser deutsch und Englisch keine weitere Fremdsprache. Der Bot schon. Er antwortet auch in dieser Sprache. AI und die Microsoft Cloud machen es möglich.\\r\\nIch beschäftige mich seit langen Jahren mit Microsoft Technologie. Meine Lieblingsprogramme sind **Next Generation Sync Client**, **OneDrive for Business**, **OneDrive**, SkyDrive Pro, SkyDrive, SharePoint Workspace 2010 (ehemals Groove) SharePoint und Work Folders.\\r\\nMicrosoft hat mich seit 2013 bis heute in ununterbrochener Reihenfolge mit dem MVP Award [**ausgezeichnet**](https://mvp.microsoft.com/de-de/PublicProfile/4040055?fullName=Hans%20Brender).

I’ve been dealing with this since Christmas. Yes, of course I was looking for MarkDown editors. But I don’t really want that. I want to write simple text and it only has to support the components that are used in the bot. WYSIWYG. Even the chat editor in Microsoft Teams can do more. And so I want to enter it. I write text, highlight a word, click on "F" or "B", which means bold, and then I get the word displayed.

Dear Microsoft, I don’t want to develop, I want to write. I want to deliver content. And format it so that the user does not lose interest in the first BOT response.

Mr.OneDrive’s BOT – der Kampf mit MarkDown

15. Januar 2020 Hinterlasse einen Kommentar

Mr.OneDrive's BOT

Es ist doch ein etwas größeres Projekt. Der eigene Bot. Mr. OneDrive’s Bot. Und die letzten Tage vor Weihnachten habe ich mich intensiv mit der Idee auseinandergesetzt.

Angefangen hat alles im Sommer in Wien. Auf der SharePoint Konferenz 2019.Ende Juni. In einer privaten Feedback Session zweier MVP’s aus Graz, Stephan Bisser, MVP für AI und Thomy Gölles, MVP für Office Development, habe ich meine Vorstellung eines Bots geäußert. War und ist natürlich noch etwas weit entfernt. Und im Laufe des Jahres hat Microsoft immer mehr für die Bot-Entwicklung veröffentlicht. Auf dem SharePoint Saturday am 30.11.19 in München haben mich dann diese Kollegen mit der Idee konfrontiert.

Mr.OneDrive’s Bot.

Um die Weihnachtstage herum habe ich dann begonnen, mein Wissen in den Bot zu integrieren. Nicht das gesamte Wissen. Nur mein OneDrive Wissen. Was mit den heutigen Mitteln, die Microsoft zur Verfügung stellt, weiterhin eine große Herausforderung ist. Für meine Leser die kurze Erklärung: Ein Bot wird gefüttert mit möglichen Fragen und den daraus resultierenden Fragen. OneDrive kann man aber nicht in einem Satz erklären, also müssen dem Bot viele Antworten vermittelt werden. Das Interface dazu: Eine Excel-Liste. Richtig gelesen. Spalte A die Fragen, Spalte B die Antworten. Formatiert bitte schön. Mit Markdown. Und genau hier fängt das Problem an. Eigentlich wollte ich Wissen weitergeben. Und mich nicht mit \\r\\n oder [**Text**](Link) auseinandersetzen.

Man kann sich damit beschäftigen, aber hier sehe ich die größte Herausforderung, die sich Microsoft gegenübersteht. Die Personen, die Content liefern, sind keine Entwickler. Und ein einfacher Editor, der Aufzählungen, Fett, Kursiv, Bilder und Links versteht, kann doch nicht so schwer sein. Anscheinend aber doch. Und genau so langweilig sind diese Bots dann auch. Das Lesen wird schwierig, wenn man nicht formatiert. Und der Anwender verliert die Konzentration und die Lust, mit diesem Interface zu arbeiten.

 

Beispiel gefällig?

so wird es aussehen (mit Formatierung)

MarkUp-Formatiert

und wenn man die Formatierung weg lässt (ohne Formatierung)

Markup-Unformatiert

Und hier das Original, wie es eingeben habe. In Excel oder im Editor der Cognitiv Services.

# Hallo und herzlich **Willkommen**. \n\nDie ersten Artikel wurden von mir in Fachzeitschriften abgedruckt, aber das war im letzten Jahrtausend. Dann gab es starre Webseiten, die eigentlich schon nach der Veröffentlichung eines Artikels schon wieder veraltet waren. Und dann enstanden die [**Blogs**](https://HansBrender.com). Einiges im Umgang mit Zusammenarbeits-Szenarien findet man dort.\\r\\nUnd weil vieles doch besser persönlich überbracht werden kann, tummle ich mich auf den verschiedensten Veranstaltungen, wo ich zum Thema OneDrive spreche. \\r\\nDenn das Schreiben (in schreibe oft in deutscher und englischer Sprache) ist mit viel Aufwand verbunden. Deshalb biete ich auch Workshops an. Für Firmen. Dauern einen ganzen Tag.\\r\\nAber jetzt kommt der nächste Schritt. Und mit **Mr.OneDrive’s Bot** klone ich mich selbst. Ich muss ab und an schlafen, der Bot nicht, Ich kann ausser deutsch und Englisch keine weitere Fremdsprache. Der Bot schon. Er antwortet auch in dieser Sprache. AI und die Microsoft Cloud machen es möglich.\\r\\nIch beschäftige mich seit langen Jahren mit Microsoft Technologie. Meine Lieblingsprogramme sind **Next Generation Sync Client**, **OneDrive for Business**, **OneDrive**, SkyDrive Pro, SkyDrive, SharePoint Workspace 2010 (ehemals Groove) SharePoint und Work Folders.\\r\\nMicrosoft hat mich seit 2013 bis heute in ununterbrochener Reihenfolge mit dem MVP Award [**ausgezeichnet**](https://mvp.microsoft.com/de-de/PublicProfile/4040055?fullName=Hans%20Brender).

Damit beschäftige ich mich seit Weihnachten. Ja, ich habe natürlich nach MarkDown Editoren gesucht. Aber das möchte ich eigentlich nicht. Ich möchte simplen Text schreiben und er muss nur die Komponenten unterstützen, die im Bot verwendet werden. WYSIWYG. Selbst der Chat-Editor in Microsoft Teams kann mehr. Und so möchte ich es eingeben. Ich schreibe Text , markiere eine Wort, klicke auf „F“ oder „B“, also Fett, und bekomme das Wort dann angezeigt.

Liebe Microsoft, ich will nicht entwickeln, ich will schreiben. Ich will Content liefern. Und formatieren, damit der Anwender nicht gleich bei der ersten BOT-Antwort die Lust verliert.


andere Artikel zu Mr.OneDrive’s Bot: Der nächste Schritt

The OneDrive Device ID

15. Januar 2020 1 Kommentar

The OneDrive Device ID

Soon also in your OneDrive.

If you have installed the Insiders version of OneDrive, then it is already visible. In the settings under About. And with the GUID it is unique. Clearly on your computer. Definitely for every Office 365 tenant, if you have more than one. And it doesn’t matter whether OneDrive for Business or OneDrive Personal. Each instance has a unique OneDrive device ID. And if you have multiple computers, on each computer.

I would have liked to have had this already at the beginning of the OneDrive app development. Because then you could have isolated errors better and faster. There are log files for each instance on your computer and the OneDrive device ID can also be found in the SyncDiagnostics.log

What can the user do with it? First of all, nothing. However, it can lead to a faster solution if you have problems with the OneDrive app. Because it may well be that you only have a problem with one instance. That means OneDrive in general is ok, but you can find the error faster. In the OneDrive program directory there is a batch file that collects all the log files that cannot be read by the user and stores them compressed in a CAB file. And with both pieces of information, Microsoft can then isolate a possible error more quickly.

In the future, options are also planned that are intended for the administrator of the Office 365 tenant. Microsoft is working on a solution that allows the administrator to examine all devices of all employees for OneDrive errors and then write the results in an Excel spreadsheet. So do not be surprised if the administrator of your company reports to you and tells you that there is a problem on your company laptop. And you still haven’t noticed it overheated! The OneDrive device ID is also used for this.

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