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Azure Cologne Meetup – OneDrive Deep Dive


Azure Cologne Meetup OneDrive for Business, MicrosoftOneDrive, Microsoft

mit um die 100 Teilnehmern war das Azure Munich Meetup mit dem gleichen Titel recht erfolgreich, hier gibt es noch Bilder. Deshalb wollen wir das ganze im Westen ebenfalls anbieten. Und das noch vor den Sommerferien in NRW, die ja am 17.7.2017 beginnen,

Es war schon schwierig, einen geeigneten Termin zu finden, und der Ort ist noch nicht bestätigt.

OneDrive Deep Dive

und auch hier gilt: Was hat den OneDrive / OneDrive for Business mit Azure zu tun?
Die Antwort gibt es am 13.7.2017 ab 17:00 Uhr in xxxxxx  in Köln.

Und hier geht es zur Anmeldung: Also gleich anmelden oder Termin vormerken

Next Generation Sync Client | Sync now with # and % in filename

18. April 2017 1 Kommentar

Office 365, Microsoft OneDrive for Business, Microsoft

A few days ago, Microsoft announced a new feature for OneDrive for Business and SharePoint Online. The user may now sync data with  “#” and “%” in the files- or folder name. Perfect for the users, but wait: The admin has to switch this feature on, and there is no switch in the admin console.

I have had about 120.000 files synced to the cloud into different Office 365 areas: SharePoint Team sites, Groups and OneDrive for Business. And there were some documents, where the Next Generation Sync Client gives out an error message and I have to change that manually (There were old documents about the language C #  in the filename…)

Next Generation Sync Client: Error message for invalid character in File- or folder name

Many user do not understand this. Yes, we know from past: here were many characters, that may not used in file and folder names. And Microsoft has promised, that the last 2 characters will be removed in the first quarter of 2017. And now it’s ready.

Requirements

All things, that followed, has nothing to do with all OnPremise versions of SharePoint and the old Groove client respectively. If you are a frequent reader of my blog posts, you know, that the Next Generation Sync Client (NGSC) will work only with Office 365 and OneDrive Personal.

 

Storage Omission of “#” und “%”
SharePoint Server on Prem NO
OneDrive for Business on Prem NO
SharePoint Online
Libraries in Team Sites und Groups
YES
OneDrive for Business YES

When is this feature available?

No, because there is no switch for the admin; the adminstrator has to deal with PowerShell. For all Office 365 tenants, that will be established after June 2017, this function is set automatically.

So the cmd-lets for Showing / Changing is: Get-SPOTenant / Set-SPOTenant

and the parameter for changing are: SpecialCharactersStateInFileFolderName

There are three different values:

Value description
Allowed Allows # and % characters in file and folder names in SharePoint Online and OneDrive for Business document libraries.
Disallowed Disallows the # and % characters in file and folder names in SharePoint Online and OneDrive for Business document libraries.
NoPreference # and % support will be enabled by Microsoft on your Office 365 Tenant when available. NoPreference state is the default state before we enable # and % on behalf of Office 365 Tenants following the schedule mentioned previously. In this state, # and % are turned off and tenant admins can run Set command to switch it to either Allowed or Disallowed. Once it is set by tenant admins, Microsoft will not change the setting when we enable on # and % on behalf of Office 365 Tenants. In addition, this is a read-only state, so it can not be set by running the Set command.

Before we use PowerShell to connect with SharePoint Online you must ensure, that the SharePoint Online Management Shell is installed. You may download it from this Microsoft site. Even you have it installed, look for the latest version. Start the Powershell online Management Shell, or you use Windows Powershell ISE.

Bevor wir uns per Power Shell mit SharePoint Online ver

Even if you are not use PowerShell each day, I will describe the few steps.

Picture descriptions
Office 365: SharePoint Admin Center Login into Office 365 as a SharePoint Administrator or a Global Teanat admionistrator and switch to the SharePoint Admin Center

We need the part with the tenant name from the URL. Here
https://mvpt01-admin.SharePoint.com

Now a few lines of PowerShell code:

$TenantURL="https://mvpt01-admin.sharepoint.com"
$SharePointAdmin="Hans.Brender@mvpt01.onmicrosoft.com"
Connect-SPOService -Url $TenantURL -credential $SharePointAdmin
Get-SPOTenant

So the first line shows the assign of SharePoint URL, in the second Line the assignment of your SharePoint Administrator or your Global Tenant administrator. In the third line we use the function Connext-SPOService to connect to the Tenant, a popup window will open and ask for the admin’s credential. The last line we call the function Get_SpoTenant and then we get:PowerShell: Get-SPOTenants Results

after the first Call you see the value NoPreference  for SpecialCharactersStateInFileFolderNames

With Get-SPOTenant you read the data, with Set_SPOTenant you could write or change the data. To Allow # and % as a valid character in a file- or folder name, you have to write:Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Allowed

to Disallow:

Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Disallowed

To Disconnect from you teanant you write Disconnect-SPOService ein.

Important: If you have changed the value, it takes a while, until the changes are affected!

Keep in mind , the changes are for Files /and or folders, not for SharePoint sites (web objects) or Site collections. Developers should also read  for API changes

Next Generation Sync Client: File name with formerly known restricted characters

OneDrive for Business: File name with formerly known restricted characters


Summarize:

There are only a few lines of code, but then administrators of companies will have less work with their users, because they do not understand, why there is a problem. Unfortunately is code only works in Office 365 and not on Premise

Users with a NAS like Synology will get into trouble, if you switch and have data in OneDrive for Buisness with these characters. The reason is, that they will use the old API

Who knows  SaRA?
Microsoft Support and Recovery Assistant for Office 365 with version 16.00.1702.0000 also do not know theses characters, but Microsoft has confirmed me, that this will be changed in the near future.

Source and Original: Microsoft Tech Community
Bill Baer describes the original and also has changed his FileChecker Migration Assistant

Next Generation Sync Client | Jetzt auch # und % im Dateinamen

12. April 2017 3 Kommentare

Office 365, Microsoft OneDrive for Business, Microsoft

Nur ein paar Tage über der ursprünglichen Ankündigung hat Microsoft ein weiteres Feature für OneDrive for Business und SharePoint Online angekündigt. Der Benutzer wird jetzt auch Dateien mit “#” und “%” im Dateinamen synchronisieren können. Noch ist es nicht soweit. Und der der SharePoint-Online Admin wird das auch explizit freischalten müssen. Noch ist es aber nicht soweit

Vor kurzem habe ich über 120.000 Dateien in die Cloud synchronisiert. Dabei sind auch ein paar Dokumente dabei gewesen, welche die noch unzulässige Zeichen enthielten. Dann gibt es eine Fehlermeldung und der Benutzer muss manuell eingreifen. (Bei mir waren das alte Dokumente, als C# als Programmiersprache etabliert wurde)

Next Generation Sync Client: Fehler, unzulässiges Zeichen im Dateinamen

Das ist für viele Benutzer nicht nachvollziehbar. Und Microsoft wollte das im ersten Quartal 2017 bereinigen. Mit ein paar Tagen Verzögerung ist es jetzt implementiert.

Voraussetzungen:

Dies gilt nur für den Next Generation Sync Client, der alte “Groove Client” wird nicht unterstützt. Wer regelmäßig meine Blog Posts liest, weiß, das der Next Generation Sync Client “derzeit” nur mit Office 365 und OneDrive Personal (also in der Cloud)  funktioniert.

Speicherort Wegfall von “#” und “%”
SharePoint Server on Prem NEIN
OneDrive for Business on Prem NEIN
SharePoint Online
Bibliotheken in Team Sites und Groups
JA
OneDrive for Business JA

Ist dieses Feature sofort verfügbar?

Nein, denn, und das werde ich noch beschreiben, der Administrator muss dazu selbst Hand anlegen. Und das nicht über die Web-Oberfläche, nein PowerShell ist angesagt. Für alle Office 365 Mieter, die ab dem Juni 2017 erstellt werden, ist diese Funktion dann automatisch eingestellt.

Das Kommando für die Anzeige / das Ändern lautet: Get-SPOTenant / Set-SPOTenant

der dazugehörige Parameter: SpecialCharactersStateInFileFolderName

Der Wert kann dabei 3 Eigenschaften einnehmen

Wert Beschreibung
Allowed Erlaubt # und % Zeichen im Datei- und Ordnernamen in SharePoint Online und OneDrive for Business  Dokumenten Bibliotheken
Disallowed # und % Zeichen im Datei- und Ordnernamen in SharePoint Online und OneDrive for Business  Dokumenten Bibliotheken werden nicht unterstützt.
NoPreference Das ist die Default Einstellung. Die Unterstützung von # und % Zeichen im Datei- und Ordnernamen wird durch Microsoft unterstützt. Dies geschieht nach und nach bei den unterschiedlichen Mietern. War der Zustand bis zur Unterstützung bereits in einem anderen Zustand, wird dieser nicht überschrieben. Diese Eigenschaft ist Read-Only, man kann Sie , wenn einmal geändert, nicht wieder setzen.

Bevor wir uns per Power Shell mit SharePoint Online verbinden, muss sichergestellt sein, dass die SharePoint Online-Verwaltungsshell installiert haben. Diese können Sie hier herunterladen. Auch wer die SharePoint Online-Verwaltungsshell bereits auf seinem Rechner installiert hat, sollte diese auf die neuste Version updaten. Starten Sie SharePoint Online Management Shell oder aber Windows PowerShell ISE.

Nicht jeder benutzt PowerShell jeden Tag. Deshalb werde ich die einzelnen Schritte hier beschreiben.

Bild Beschreibung
Office 365: SharePoint Admin Center Melden Sie sich im Browser als SharePoint Administrator oder globaler Administrator an und wechseln Sie dort in das SharePoint Admin Center

wir benötigen den Part mit dem Mieter-Namen: hier
https://mvpt01-admin.SharePoint.com

hier jetzt die paar Zeilen PowerShell Code:

$TenantURL="https://mvpt01-admin.sharepoint.com"
$SharePointAdmin="Hans.Brender@mvpt01.onmicrosoft.com"
Connect-SPOService -Url $TenantURL -credential $SharePointAdmin
Get-SPOTenant

In der ersten Zeile wird der Variablen $TenantURL Ihre SharePoint Verwaltung zugewiesen. Zeile 2 ist der Anmeldename des SharePoint Administrators oder des globalen Administrators. In der dritten Zeile werden diese Variablen  dem Connect-SPOService zugewiesen, ein Fenster öffnet sich und Sie müssen Sich mit dem SharePoint-Administrator authentifizieren. Das ist die Anmeldung. Die letzte Zeile ruft Get-SPOTenant auf und hier erhalten Sie das Ergebnis

PowerShell; Function Get-SPOTenant; Ergebnisse

beim ersten Aufruf steht bei SpecialCharactersStateInFileFolderNames natürlich NoPreference

Wenn Get-SPOTenant für das Auslesen zuständig ist, kann mit Set-SPOTenant etwas geschrieben werden.  Wenn wir also # und % als Zeichen in einem Datei- oder Ordnernamen erlauben wollen so lautet das Kommando

Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Allowed

das Verbieten:

Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Disallowed

Um sich wieder abzumelden geben Sie Disconnect-SPOService ein.

Wir der Wert mittels PowerShell geändert, so dauert dies eine geraume Weile, bis das Kommando wirkt!

Die Funktion bezieht sich auf Dateinamen und Ordner, nicht jedoch auf SharePoint Sites (Web objects) und Site Collections

Für alle Entwickler: Man sollte sich die API Änderungen anschauen

Next Generation Sync Client; Dateinamen mit Sonderzeichen

OneDrive for Business: Dateinamen mit Sonderzeichen


Zusammenfassung:

ein paar Zeilen Code und schon haben Administratoren weniger Arbeit mit Benutzern, die sich schon oft gefragt haben, warum hier ein Problem vorliegt. Leider bisher nur in der Cloud verfügbar.

[12.04.17 Nachtrag] wer eine NAS wie Synology benutzt, wird Probleme bekommen, wenn er Daten aus OneDrive for Business sichert, den derzeit benutzt die NAS noch die nicht erweiterte API.

[13.04.17 Nachtrag] Kenn jemand SaRA?
Microsoft Support and Recovery Assistant for Office 365 in der Version 16.00.1702.0000 kennt die unzulässigen Zeichen noch nicht. Dieses, nennen wir es einmal Microsoft Universal Fehlerbereinigungstool wird aber fortlaufend erweitert, wir mir gestern Microsoft mitgeteilt hat.

 

Quelle: Microsoft Tech Community

OneDrive for Business | new version 17.3.6799.0327

10. April 2017 3 Kommentare

a new version of the Next Generation Sync Client is available

No, no Change log available. At this time, writing this blog post, there is no change log available from Microsoft. So my different clients with different OSs received the Next Generation Sync Client with the Version 17.3.6799.0327.

[04/13/17 Update] Microsoft has done an Update on the change log site. The Released Version now is 17.3.6799.0327

But there is a newer version available

Operating System Version
Windows 7, 8.1, 10 17.3.6799.0327
Windows 10 Creators Update 17.3.6816.0313 *)

here you will find a complete overview about all versions

*)
If you have Windows 10 and update to The Creators Edition (Version 1703 Build 15063.x, the Next Generation Sync client will be updated to version 17.3.6816.0313

 

some words to the automatic Update of the Next Generation Sync Client

also on with this blog post. people around the globe ask me about the automatic self-Update of the NGSC. Yes, you may update the NGSC to a higher version manually. But you do not do that. Your device is going, to do that fully automatic. The NGSC will be started each time, you log on your system. And after starting, the NGSC is looking, if Microsoft has released a new Version in your ring for your tenant. And the device download this new version, it’s about 20 MB, to your device. Without You neither your administrator. You do not need Windows Update, no WSUS (Windows Software Update Service)  and also Microsoft Intune is not required.

Background about this behavior is, that f.e. Microsoft has made some changes of their servers in Office 365 and it is possible, to have an updated version of the NGSC on all clients of the world. But not for all clients at one time.  So there are regulations insider Microsoft and due to the rings system your tenant will not receive the information today, but fortunately tomorrow.  So due to this the Users will have the newest NGSC on their devices and do not receive error messages and have to ask their administrators. This also work if you have a new windows 10 device and start it for the first time without any Synchronization or without any Microsoft Account.

So Microsoft has to make a complete quality check for each new version of the NGSC.

Next Generation Sync Client:Report a problem If you have any issues with the synchronization you always should use  the Built in function Report a Problem

(Click with the right bottom of your mouse on the  cloud symbol in the notification bar)

But always put in the version number and your operating system

that saves time

OneDrive for Business | neue Version 17.3.6799.0327

5. April 2017 3 Kommentare

a new version of the Next Generation Sync Client is available

Nein, kein Change log verfügbar. Zur Zeit, während ich diesen Artikel schreibe ist weder auf den US Seiten von Microsoft, noch auf den deutschen Seiten irgendein Eintrag zu finden. Ich bin mir auch nicht sicher, ob die Next Generation Sync Client Version 17.3.6799.0327 nur für bestimmte Betriebssysteme gilt. Ich habe das Update nämlich nur auf dem Betriebssystem Windows 8.1 erhalten.
[Update] Nach 1 Stunde haben sich jetzt auch die Windows 10 Geräte auf die neue  Version upgedatet. Nach einer weiteren auch Windows 7

[13/04/17 Update] Microsoft hat jetzt zumindest die US Change log Seite auf den neuesten Stand gebracht. Die veröffentlichte Version ist 17.3.6799.0327

Somit ergibt sich (bei mir) folgendes Bild

Betriebssystem Version
Windows 7, 8.1, 10 17.3.6799.0327
Windows 10 Creators Update 17.3.6816.0313 *)

hier zum kompletten Überblick (alle Versionen)

*) Wir ein Windows 10 Rechner auf  das Creator Update upgedatet (Version 1703 Build 15063) wird der Next Generation Sync Client auf die Version 17.3.6816.0313 angehoben.

Automatisches Update des Next Generation Sync Client

An dieser Stelle noch einmal der Hinweis. Man kann auf eine neue Version manuell Updaten. Muss aber nicht. Macht das System selbstständig. Der NGSC Client wird ja automatisch gestartet. Und schaut dabei nach, ob bei Microsoft für einen ganzen bestimmten Ring eine neue Version zur Verfügung steht. Wenn ja, dann holt sich das Betriebssystem die inzwischen auf über 20 MB große OneDrive-Installation. Und das ohne Einschalten des Administrators,. Kein Windows Update, kein WSUS (Windows Software Update Service) kein Microsoft Intune ist notwendig.

Der Hintergrund  hierfür ist, das Microsoft z.B. Änderungen an der Office 365 Umgebung in der Cloud vornimmt und für die einwandfreie Synchronisation zum lokalen Device jedoch auch eine neuere Version benötigt. Auf der einen Seite wird dies über das Ring-System gesteuert, so dass immer nur bestimmte Mieter von Office 365 oder aber eines bestimmten Client-Betriebssystem  mit einer neueren Version versorgt werden; auf der anderen Seite erspart sich Microsoft damit auch viele Fehler, denn bis Administratoren das getestet und freigegeben haben. Das funktioniert auch, wenn man einen neuen Rechner mit Windows das erste Mal startet, obwohl man keine Synchronisation eingetragen oder  kein Microsoft Konto hat.

Damit hat Microsoft aber auch den Schuh der Qualitätssicherung an.

Next Generation Sync Client: OneDrive Problem melden Bei Problemen mit der Synchronisierung sollte man immer die Funktion Problem melden verwenden 
(Klick rechte Maustaste auf das Symbol mit der Wolke in der Benachrichtigungszeile)

Schreiben Sie immer die Versions-Nummer und Ihr Betriebssystem dazu.

Das spart Zeit.

Azure Munich Meetup | OneDrive Deep Dive am 18.04.2017


Azue Munich Meetup: OneDrive Deep Dive & Azure Stack

Christian Waha, MVP Windows Development und Organisator der populären Azure Meetup Reihe in München, hat mich gefragt, ob ich denn einmal in München zum Thema OneDrive sprechen möchte. Zugegeben, was hat OneDrive oder OneDrive for Business mit Azure zu tun? Eine ganze Menge, aber die Auflösung gibt es in München, im neuen Office von Microsoft.

Das Thema an diesem Abend lautet:

 

OneDrive Deep Dive & Azure Stack

 

Zum Thema Azure Stack wird uns Markus Klein, MVP für Cloud und Datacenter etwas zum Besten geben.

Das ganze geht um 19:00 Uhr los.  Hier geht’s zur Anmeldung

 

Azue Munich Meetup: OneDrive Deep Dive & Azure Stack

Den Strand kann ich nicht liefern, dafür jede Menge Informationen

 

Es wird eng werden.
23.03.2017: Knappe 4 Wochen noch und 66 Teilnehmer haben sich bereits angemeldet.

OneDrive for Business | local Sync with Microsoft Teams

17. März 2017 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft
Microsoft has published the GA for the Product called Teams. So I should also write about that. No, not about Microsoft Teams. So there were other MVP’s they may do that. The good things. The bad things. Yes, there were some issues, you will have with Microsoft Teams. But again: Other MVP’s could write about that.

Microsoft Teams is taking the the existing Resources of Office 365. Normally a user may not get in contact with SharePoint or Groups inside of SharePoint. But we need the Groups.

Teams: View Files

I’m not interested in all these funny conversations. There are “unstructured”. We want to use folders and files.  The question is?

May I work with Microsoft Teams, even I do not have Internet?

The answer is Yes. Because the structured data is saved in a document library of a SharePoint Group

View of files from Teams of a SharePoint Group

and Yes, you know, documents inside of a document library of a SharePoint Group may be synced to your local PC. All, or only some. Selective, we use the Next Generation Sync Client.

After you have synced the data, open your Windows Explorer and look:

Synced folders and files from Microsoft Teams

And here the complete description, step by step:

Step by step guidance to sync files from Microsoft Teams to your local device

  1. Select the Group
  2. Click on Files
  3. Click on …
  4. now Click: Open in SharePoint

Step by step guidance to sync files from Microsoft Teams to your local device

If you are not signed in, Sign in with your Office 365 account

  1. sometimes you have to click on documents
  2. Here you see the Group name
  3. and the section (Allgemein == General)
  4. If you do not have select any file you may click on Sync

There are different messages  in the different web browsers.

so you may receive a popup message in your browser If you have worked and installed the Next Generation Sync Client, you do not have to do anything
Selective Synchronization, when you deselect folders You know this window: Here you have the chance to deselect some folders, which you do not want to synced on your  local device.

That’s it. After these small steps and the time for the initial sync, you are able to work with these “structured” data in the Offline Modus.

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