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M365 Saturday Gurgaon 2020
Where is Gurgaon? Ohh, it’s in India. 30 km south of Dehli.
And I will be there. In person? Unfortunatelly not.
Mr.OneDrive will be virtually there. With a session, I have presented initially during Microsoft Ignite 2019 in Orlando.
OneDrive Drive Group Policies – Not only for the enterprise
You may register here for the Saturday, August 29th , 2020
[update]
The Event is postponed to Saturday, September 19th, 2020
OneDrive Basics 02
Wow, a big interest!
And if you just started here today, you should first read the 1st part from the basics OneDrive with the servers and services in the Microsoft 365 Cloud, then it continues with the overview of the clients and programs.
The figure shows both the Windows operating system and a few programs that work with OneDrive
- Outlook
- Windows 10
- Word
- Excel
- PowerPoint
1. Oulook
Outlook and OneDrive. Yes will be explained later. Of course Outlook is a native app for e-mail and calendar. Contacts and more.
2. Windows 10
Here I have taken the current operating system Windows 10. There the first edition of the Next Generation Sync Client was already installed. And with every new version the synchronization into the operating system, and here in particular into the file explorer was improved and new functions were implemented. Today the File Explorer is the client image of files from SharePoint Online. It contains the latest (newest) version of a document, and with Fles on demand, thousands of files can be displayed without being physically located on the computer. The concept of sharing with other people inside or outside my organization is the first step to working together. And it works not only in Windows 10, but also on the Apple Mac.
3. Word
The classic word processing program was prepared with functionalities such as versioning and timely editing of documents. Documents are still shared with others via email. Chaos with multiple versions is pre-programmed.
4. Excel
Ever edited an Excel with several people at the same time? I can see through different colors how employees work with me on an Excel spreadsheet and can save a lot of time. By the way, the smallest area that is locked for the other employees is a cell. Whoever clicks into the cell first is the winner.
5. Powerpoint
Just like Word and Excel, PowerPoint can shine with the possible simultaneous editing. The process is the same for all three programs. Call and save the program, i.e. in a SharePoint library or OneDrive for Business. With the library others have immediate access, with OneDrive for Business I still have to share the document.
Programs such as Word, Excel and PowerPoint, which (can) also get new versions automatically, are also becoming increasingly intelligent, so that when a document is selected, name changes are also corrected automatically.
And if there is no Internet, the synchronized files can be edited offline.
Now the picture is complete. Here are shown more programs and operating systems:
- The Web Browser
- Microsoft Teams
- Apple iOS
- Android
1. The Web Browser
whichever browser you use, I have two different ones in use. To work with Microsoft 365 or Office 365 you only need the Web-Browser. And on which operating system it runs then, is almost irrelevant. Because here I can edit my emails, but also view and edit documents from SharePoint online libraries and even with Teams I can not only go to the next meeting, but also access documents from there.
2. Microsoft Teams
The program with the many possibilities that can significantly speed up the cooperation. Yes and also included in it: OneDrive and the synchronization
3. Apple iOS
Whether iPhone or iPad, OneDrive is of course also supported for mobile devices from Apple.
4. Android
The second smartphone platform can of course also handle the different areas of SharePoint Online.
This concludes the overview. This list is of course not complete. With the OneDrive API and the OneDrive Connectors in PowerAutomate you can write your own solutions, which are based in different ways with SharePoint Online, OneDrive for Business and OneDrive Personal. Who thought that it is just another network (cloud) drive, should read the following articles. In the next blog post we will continue in detail and start with Outlook.
And who has not yet done so, in the right bar you will find the option to subscribe to the blog. Then you will not miss another episode
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 02
Wow, was für ein großes Interesse!
Und wer erst heute hier eingestiegen ist, sollte erst einmal den 1. Teil mit den Grundlagen OneDrive mit den Servern und Diensten in der Microsoft 365 Cloud lesen, dann gehts geht es hier weiter mit dem der Übersicht der Clients und Programmen.
Die Abbildung zeigt sowohl das Windows Betriebssystem als auch ein paar Programme, die mit OneDrive zusammenarbeiten
- Outlook
- Windows 10
- Word
- Excel
- PowerPoint
1. Outlook
Outlook und OneDrive. Ja wird später noch erklärt. Natürlich steht Outlook als native App für E-Mail und Kalender, Kontakte und mehr.
2. Windows 10
Ich habe hier das aktuelle Betriebssystem Windows 10 genommen. Dort wurde bereits in der ersten Ausgabe der Next Generation Sync Client installiert. Und mit jeder neuen Version wurde die Synchronisation in das Betriebssystem, und hier im Besonderen in den Datei-Explorer verbessert und neue Funktionen implementiert. Heute ist der Datei-Explorer das Client-Abbild von Dateien von SharePoint Online. Er enthält die jeweils letzte (neuste) Version eines Dokumentes und mit Dateien auf Abruf können Tausende von Dateien angezeigt werden, ohne dass sich diese physikalisch auf dem Rechner befinden. Das Konzept des Teilens mit anderen Personen innerhalb oder außerhalb meiner Organisation ist der erste Schritt zum gemeinsamen Arbeiten. Und das geht nicht nur in Windows 10, sondern auch auf dem Apple Mac
3. Word
Das klassische Textverarbeitungsprogramm wurde um Funktionalitäten wie Versionierung und glkeichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten vorbereitet. Immer noch werden Dokumente via EMail mit anderen geteilt. Chaos bei mehreren Versionen ist vorprogrammiert.
4. Excel
Schon mal ein Excel mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet? Ich sehe durch unterschiedliche Farben, wie Mitarbeiter mit mir zusammen eine Excel-Tabelle bearbeiten und kann dadurch enorm viel Zeit sparen. Übrigens, der kleinste Bereich, der für die anderen Mitarbeiter gesperrt ist, ist eine Zelle. Wer zuerst in die Zelle klickt, hat gewonnen.
5. PowerPoint
Genau wie Word und Excel kann PowerPoint mit der möglichen, gleichzeitigen Berabeitung glänzen. Der Vorgang ist bei allen drei Programmen der gleiche. Programm aufrufen und speichern, also in einer SharePoint Bibliothek oder OneDrive for Business. Bei der Bibliothek haben andere sofort Zugriff, bei OneDrive for Business muss ich das Dokument noch teilen.
Programme wie Word, Excel und PowerPoint, die auch neue Versionen automatisch bekommen (können), werden auch immer intelligenter, so dass bei der Auswahl eines Dokument auch Namensänderungen automatisch korrigiert werden.
Und sollte mal kein Internet vorhanden sein, können die synchronisierten Dateien auch Offline bearbeitet werden.
Nun ist das Bild komplett. Hier werden weitere Programme und Betriebssysteme gezeigt:
- Der Web-Browser
- Microsoft Teams
- Apple iOS
- Android
1. Der Web-Browser
welchen Browser sie auch immer benutzen, ich habe zwei verschiedene im Einsatz. Um mit Microsoft 365 oder Office 365 zu arbeiten ist eigentlich nur der Web-Browser notwendig. Und auf welchem Betriebssystem diser dann läuft, ist fast egal. Denn hier kann ich sowohl meine EMails bearbeiten, aber auch Dokumente von SharePoint Onlie Bibliotheken anzeigen und bearbeiten. Selbst mit Teams im Web kann ich nicht nur ins nächste Meeting, auch darüber bleibt ein Zugriff auf Dokumente möglich.
2. Microsoft Teams
Das Programm mit den vielen Möglichkeiten, das die Zusammenarbeit wesentlich beschleunigen kann. Ja und auch darin enthalten: OneDrive und die Synchronisation
3. Apple iOS
Ob iPhone oder iPad, natürlich wird OneDrive auch für mobile Geräte aus dem Hause Apple unterstützt.
4. Android
Die zweite Smartphone Plattform kann natürlich auch mit den verschiedenen Bereichen von SharePoint Online umgehen.
Damit schließen wir ersrt einmal die Übersicht. Diese Aufzählung ist natürlich nicht komplett. Mit der OneDrive API und den OneDrive Connectoren in PowerAutomate können eigene Lösungen geschrieben werden, die auf unterschiedliche Art und Weise mit SharePoint Online, OneDrive for Business und OneDrive Personal aufsetzen. Wer also gedacht, das es sich nur um ein weiteres Netz (Cloud) Laufwerk handelt, sollte die folgenden Beiträge lesen. Im nächsten Blog Post geht es dann detailiert weiter und wir starten mit Outlook.
Und wers noch nicht getan hat, in der rechten Leiste finden Sie die Möglichkeit, den Blog zu abbonieren. Dann versäumen Sie keine weitere Folge
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive Basics 01
Again and again you see the comparisons OneDrive vs DropBox, OneDrive, Box and Dropbox in comparison, what is the difference of OneDrive to Onedrive for Business,…
OneDrive is more than just another network drive with or without a drive letter. It is Microsoft’s foundation for collaboration.
More and more inquiries reach me, which show me that there is a lack of an overview.
- What is OneDrive anyway?
- Where and how can I access OneDrive?
- Which programs work together with OneDrive?
- What can I synchronize where and how
- …
I also wrote this overview because it goes beyond the scope of the possible answers in my BOT, Mr.OneDrive’s BOT. And because you can explain certain things better with pictures. Many things I have written in the last years, are different Posts. And these I will include as links.
Yes, you have to bring some time with you. For companies I offer OneDrive Workshops. And they last 1.5 days by now. And such a workshop contains about 400 single PowerPoint slides. They are also mainly intended for administrators. And many administrators simply want to lock something. Because they have not yet fully understood the principle of collaboration. You should follow the blog. (Scroll down the right sidebar) Then you won’t miss the individual chapters.
Before we get started: This is an excerpt that tries to explain the most important things in a nutshell. Visit my blog post and search there in the search window on the top right. And if you still have questions, feel free to contact me. All communication channels are listed there.
Let’s start with the servers and services in the Microsoft 365 Cloud: 
The figure shows different services
- Exchange Online
- SharePoint Online
- Document libraries
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal
- 1. Echange Online
Everything that has to do with e-mail is handled in Exchange Online. Of course there is also a client: Outlook as a native application on a small computer and Outlook on the Web, an application that runs completely in the browser. Newer functionalities are usually first published by Microsoft in Outlook on the Web (formerly OWA = Outlook Web Access).
What does Exchange Online now have to do with OneDrive?
I explain this in the next blog posts, where the different clients are added
2. SharePoint Online
SharePoint Online is the more modern file storage. Compared to the file server, it can do much more. We will not discuss 95% of the functionality here, we will stick exclusively to functionalities with and around OneDrive.
3. Document libraries
For the storage of files of these document libraries. And not just one. Countless document libraries can be or are built. The rights system of SharePoint cannot be compared to that of file servers. Not every user has access to all document libraries. These libraries are behind pages and are mostly site collections.
4. OneDrive for Business
While information in document libraries is available to multiple people, each user in Microsoft 365 gets an additional store in SharePoint Online called OneDrive. Actually not quite right, it should be called OneDrive for Business. The size of the storage varies and can be changed by the administration. This storage for each user is an extended hard disk in the cloud and exactly a separate site collection. 200 users == 200 site collections.
5. OneDrive Personal
OneDrive, here OneDrive Personal or OneDrive Consumer is a storage in Azure, which every user can get independently of Office 365. Free of charge. Not included in SharePoint Online. Has nothing to do with OneDrive for Business. Has nothing to do with Microsoft 365 or Office 365. Data is stored in Microsoft Azure.
For many user is OneDrive (Personal) the first point of contact with the cloud. Its predecessor was called SkyDrive. And everyone who wants to have a OneDrive account can have one. Or several. But you can only synchronize one account with your computer. One (1) OneDrive Personal Account. He got a black and white icon in spring 2019.
And I hope you read the terms and conditions carefully before you accept them. You should only know that a program at Microsoft scans your pictures fully automatically without any human intervention. And if there is too much skin to be seen on children, maybe from the last holiday, it can happen that this account is then blocked. Unfortunately, it is not told which picture it is. And sometimes you do not know anything about it. Because the integration of programs like Whatsapp, where many have a group. If someone sends a photo there, it is often automatically saved in OneDrive. And without any notification (This can be switched off!).
There is a lot that only OneDrive (Personal) can do. For example it has a vault. It is private. It’s free. But Microsoft makes the rules!
OneDrive Basics 01 (Server and Services)
OneDrive Basics 02 (Clients and Apps)
OneDrive Basics 03 (Outlook and Outlook on the Web, Web Browser)
OneDrive Basics 04 (Windows 10)
OneDrive Basics 05 (Windows 10, more than one tenant)
OneDrive Basics 06 (Windows 10, B2B Sync)
OneDrive Basics 07 (Office Integration)
OneDrive Basics 08 (Synchronisation Shared with me)
OneDrive Basics 09 (mobile Sync with iOS and Android)
OneDrive Basics 10 (Teams)
for those who want to read it in german language
Grundlagen OneDrive 01
Immer wieder sieht man die Vergleiche OneDrive vs DropBox, OneDrive, Box und Dropbox im Vergleich, was ist der Unterschied von OneDrive zu Onedrive for Business,…
OneDrive ist mehr als nur ein weiteres Netzwerklaufwerk mit oder ohne Laufwerksbuchstaben. Es ist die Microsoft’s Grundlage zur Zusammenarbeit.
Mich erreichen immer mehr Anfragen, die mir zeigen dass es an einer Übersicht fehlt.
- Was ist OneDrive überhaupt?
- Wo und wie kann ich auf OneDrive zugreifen?
- Welche Programme arbeiten mit OneDrive überhaupt zusammen?
- Was kann ich wo und wie synchronisieren
- …
Diese Übersicht habe ich auch geschrieben, weil es den Rahmen der möglichen Antworten in meinem BOT, Mr.OneDrive’s BOT, sprengt. Und weil man bestimmte Dinge mit Bildern besser erklären kann. Viele Dinge habe ich in den letzten Jahren als separate Artiekel schon geschrieben. Und diese werde ich als Links einbinden.
Ja, etwas Zeit müssen Sie schon mitbringen. Für Firmen biete ich ja OneDrive Workshops an. Und die dauern mittlerweile 1,5 Tage. Und ein solcher Workshop beinhaltet mittlerweile kanppe 400 einzelne PowerPoint Slides. Sind auch hauptsächlich für Administratoren gedacht.
Und viele Administratoren wollen einfach etwas sperren. Weil Sie das Prinzip der Zusammenarbeit noch nicht komplett verstanden haben. Sie sollten dem Blog folgen. (Rechte Seitenleiste nach unten scrollen) Dann verpassen Sie die einzelnen Kapitel nicht
bevor es jetzt losgeht: Dies ist ein Ausschnitt, welcher in aller Kürze versucht, das wichtigste zu erklären. Besuchen Sie meinen Blog Post und suchen dort im Suchfenster rechts oben. Und wer dann noch Fragen hat, der kann sich gerne melden. Dort sind alle Kommunikationskanäle aufllistet.
Fangen wir mit den Servern und Diensten in der Microsoft 365 Cloud an:
Die Abbildung zeigt verschiedene Dienste
- Exchange Online
- SharePoint Online
- Dokument Bibliotheken
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal
1. Echange Online
Alles was mit E-Mail zu tun hat, wird in Exchange Online abgewickelt. Dazu gibt es natürlich auch einen Client: Outlook als native Applikation auf einem Rechner und Outlook Web, eine vollständig im Browser laufende Applikation. Neuere Funktionlitäten werden von Microsoft meistens zuerst in Outlook on the Web (Früher OWA = Outlook Web Access) veröffentlicht.
Was hat Exchange Online jetzt mit OneDrive zu tun?
das erkläre ich im den folgenden Artikeln, wo dann auch die verschiedenen Clients dazukommen.
2. SharePoint Online
SharePoint Online ist die modernere Dateiablage. Im Vergleich zum FileServer kann diese nämlich wesentlich mehr. 95% der Funktionalität werden wir hier nicht besprechen, wir bleiben ausschließlich bei Funktionalitäten mit und um OneDrive.
3. Dokument-Bibliotheken
Für die Ablage von Dateien diesen Dokument-Bibliotheken. Und nicht nur eine. Es können unzählige Dokument-Bibliotheken aufgebaut sein oder werden. Das Rechtesystem von SharePoint kann nicht mit dem von File-Servern verglichen werden. Nicht jeder Benutzer hat zu allen Dokument-Bibliotheken Zugang. Diese Bibliotheken stecken hinter Seiten und sind zumeist Site-Collections.
4. OneDrive for Business
Während Informationen in Dokumentbibliotheken mehreren Personen zur Verfügung stehen, bekommt jeder Benutzer in Microsoft 365 einen zusätzlichen Speicher in SharePoint Online, der OneDrive genannt wird. Eigentlich nicht ganz richtig, es müsste OneDrive for Business heissen. Die Größe des Speichers variiert und kann von der Administration verändert werden. Dieser Speicher ist für jeden Benutzer quasi eine verlängerte Festplatte in der Cloud und genau genommen eine eigene Site Collection. 200 Benutzer == 200 Site Collections.
5. OneDrive Personal
OneDrive, hier OneDrive Personal oder OneDrive Consumer ist ein Speicher in Azure, den jeder Benutzer unabhängig von Office 365 bekommen kann. Gratis. Liegt nicht in SharePoint Online. Hat nichts mit OneDrive for Business zu tun. Hat nichts mit Microsoft 365 oder Office 365 zu tun. Daten liegen in Microsoft Azure.
OneDrive (Personal) ist für viele der erste Berührungspunkt mit der Cloud. Der Vorgänger hatte den Namen SkyDrive. Und jeder der einen OneDrive Account haben will, kann einen haben. Oder mehrere. Aber man kann mit seinem Rechner nur einen Account synchronisieren. Einen (1) OneDrive Personal Account. Er hat ein schwarz weisses Icon im Frühjahr 2019 erhalten.
Und ich hoffe Sie haben die Bedingungen genau durchgelesen, bevor Sie sie akzeptiert haben. Sie sollten nur wissen, dass ein Programm bei Microsoft vollautomatisch ohne Einwirkung von Menschen Ihre Bilder scannt. Und wenn da zu viel Haut bei Kindern zu sehen ist, vielleicht vom letzten Urlaub, kann es passieren, dass dieser Account dann gesperrt wird. leider wird nicht mitgeteilt, um welches Bild es sich handelt. Und manchmal weiss man gar nichts davon. Denn die Integration von Programmen wie Whatsapp, wo viele eine Gruppe haben. Wenn jemand dort ein Foto versendet wird es oftmals automatisch in OneDrive gespeichert. Und ohne dass Sie es merken. (Das kann man abschalten!).
Es gibt eine ganze Menge, was nur OneDrive (Personal) kann. Es hat zum Beispiel einen Tresor. Es ist Privat. Es ist kostenfrei. Aber Microsoft gibt die Regeln vor!
Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)
if you want to read it in english language
OneDrive Personal – Fetch Files
As of 31.7.2020, the fetch files via OneDrive Personal will come to an end. I always mentioned it during my workshops:
- prohibit OneDrive Personal through group policies
- if OneDrive Personal is alloewd, prohibit fetch files remotely via Group Policy
Again: This applies only to OneDrive Personal (Consumer). And as of next month this security hole will be closed. Well, Microsoft is selling that in other words: "It was underutilized".
To understand what you can do with it, here are some pictures:
I call up OneDrive Personal in the browser:
In the left menu I select the computer on which OneDrive Personal is also installed. After a possible security check I have access to the computer:
Access to which files?
Access to all files on the "Remote PC", which I have as a normal user. Including network drives. Simply everything.
In the past there was no security check. This made it more difficult, because then either the smartphone or the email address (private) had to be hijacked to get access.
But if I want to get data out of the company network without following all company policies, I know my OneDrive Personal access data.
And that is exactly what it is all about. Because if OneDrive Personal is allowed on company PCs, the company administrators have only limited possibilities to prevent this. You could, but then you had to activate at least one of the group policies.
I asked Microsoft again. From 1.8.2020 it is no longer possible to use this function. With or without this group policy. And I can save 5 minutes with this group policy in myOneDrive workshops…
Addendum:
Before I moved everything completely into the cloud, all my data was onPremises. That means in a 19" rack in many servers. And I used this feature very often. Even when I was on the road and had forgotten an important file. The 19" cabinet still exists. But the data is already in the cloud. And I saved almost 50% on electricity costs after the move, because the servers were switched off.
OneDrive Personal – Abrufen von Dateien
Zum 31.7.2020 ist Schluss mit dem Abrufen von Dateien über OneDrive Personal. Bei meinen Workshops habe ich es immer erwähnt:
- OneDrive Personal durch Gruppennrichtlinien untersagen
- wenn OneDrive gestattet, Abrufen von Dateien per Gruppenrichtlinie untersagen
Nochmal: Das gilt nur für OneDrive Personal (Consumer). Und ab dem nächsten Monat wird diese Sicherheitslücke geschlossen. Gut, Microsoft verkauft das mit anderen Worten: “Es wurde zu wenig benutzt”.
Um zu begreifen, was man damit machen kann, hier ein paar Abbildungen:
Ich rufen OneDrive Personal im Browser auf:
Im linken Menü wähle ich den Computer aus, auf dem ebenfalls OneDrive Personal installiert ist. Nach einer eventuellen Sicherheitsprüfung habe ich Zugriff auf den Computer:
Zugriff auf welche Dateien?
Zugriff auf alle Dateien auf dem “Remote PC”, welche ich als normaler Benutzer auch habe. Einschließlich Netzwerklaufwerken. Einfach alles.
Früher war keine Sicherheitsüberprüfung vorhanden. Damit wurde es schon schwieriger, weil dann entweder das Smartphone oder die EMail-Adresse (private) gekapert werden musste, um Zugriff zu gelangen.
Wenn ich aber an allen Firmen-Policies vorbei Daten aus dem Firmennetzwerk herausholen möchte, kenne ich ja meine OneDrive Personal Zugangsdaten.
Und genau darum geht es. Weil wenn OneDrive Personal auf Firmen PC’s erlaubt ist, haben die Firmen-Administratoren nur begrenze Möglichkeiten, das zu unterbinden. Das konnte man, musste allerdings dann zumindes eine der Gruppenrichtlinie aktivieren.
Ich habe nochmals bei Microsoft nachgefragt. ab dem 1.8.2020 ist es nicht mehr möglich, diese Funktion zu verwenden. Mit oder ohne diese Gruppenrichtlinie. Und ich kann mir 5 Minuten bei dieser Gruppenrichtlinie bei meinenOneDrive Workshops sparen…
Nachtrag:
Bevor ich alles komplett in die Cloud verlagert habe, waren alle meine Daten onPremises. Also in einem 19” Schrank in vielen Servern untergebracht. Und ich habe diese Funktion sehr häufig genutzt. Auch wenn ich unterwegs war und eine wichtige Datei vergessen hatte. Den 19” Schrank gibt es immer noch. Aber die Daten sind längst in der Cloud. Und ich habe fast 50% Stromkosten nach dem Umzug gespart, weil die Server abgeschaltet waren.
M365 Philly Virtual–The Cloud in my handbag
Mr.OneDrive is in town. Not really. Not physical. But Virtual. During July 21 to 23 2020 I will present a session with the title
The Cloud in my handbag – 072020
I will tell my attendees what is going on with my handbag. And the Cloud. Version 072020
Stay tune , see the schedule and register here
Microsoft 365 Virtual Marathon – Aufzeichnungen verfügbar
Jetzt sind meine fünf Vorträge vom Microsoft 365 Virtual Marathon komplett auf Youtube verfügbar.
Now all my five sessions from Microsoft 365 Virtual Marathon are available on YouTube.
Die Cloud in meinr Handtasche
The Cloud in my Handbag
Mr.OneDrive’s BOT
OneDrive Gruppenrichtlinien – Nicht nur für Konzerne
OneDrive Group Policies – not only for the Enterprise
viel Spass beim Reinschauen – Have fun with the Sessions
4 MVP’s talking about tech Insides of Mr. OneDrive BOT
Four Microsoft MVPs Rick van Rousselt, Albert-Jan Schot, Thomy Gölles and Stephan Bisser are talking 30 Minutes about Mr.OneDrive Bot tech insides.
You want to learn a bit? They talked about the BOT technology, Building the QnAMaker Knowledge Base in different languages, why german language is not the the best for translation, why Exvcel is not the right tool for a knowledge base,and at least some tricks and hints with qnamaker and Teams.
Here you may start to listen or better to show the recording
So until 1st of July 2020 you still may have a chance, to get the Beta of Mr. OneDrive Bot, but only if you register here
Office and OneDrive | Save and Share
Notice the difference yet? Well, only if you already have Office Version 2006 (Build 12827.20000) or higher installed on your computer. Because while some people complain about the slow saving to a OneDrive library, Microsoft has thought ahead elsewhere
Formerly
- Create document
- Save
- Share
and now:
- Create Document
- Save and share
While three separate steps were necessary in the past, there are now two steps, because the last step was combined into one dialog. But only if…
we click the Save button or type CTRL-S on the keyboard AND
want to save the document in OneDrive for Business or OneDrive Personal.
Other storage locations such as document libraries in SharePoint Online do not (yet?) work.
Here the small picture gallery:
| picture | decsription |
 |
The document is written and I click on the disk symbol to save it. alternatively CTRL+S Now I can give the document a name. Or change the location. But only OneDrive for Business or OneDrive Personal can be selected in this dialog. |
I can also make a change in this dialogue. For example, switch from OneDrive for Business to OneDrive (Personal). But then only in the main directory. But I cannot select a folder. If a user has shared a complete directory with folders and files (shared with me), this folder will also appear. But also here the folders are not shown and cannot be selected. If you have access to another tenant in Office 365, you are facing the same problem. Although properly included, he is not even included.
| picture | description |
 |
Before I save now, I can select my colleagues with whom I want to share the file. These can be both internal and external users. |
 |
I can also give these users some rights, namely edit or view only. Then the last click. Save The file is saved in the selected folder, the rights are assigned and … |
 |
… we get a confirmation link in Outlook… |
 |
… and a note in the office application |
but that only works if your administrator allows certain things. If he doesn’t allow sharing with external users, the user will get an error message after saving:
| picture | description |
 |
only after I have clicked on the save button (CTRL+S) the document is saved, then the rights are entered And only then you can look… oops. I am not allowed to share anything with any external user. |
 |
In detail it looks like this… Since we do several things at once in this dialog, you can save time. Only after the name and location have been entered, Microsoft could read the rights. That would save me time. Again, Microsoft assumes here that all their customers have allowed external sharing. But we know that’s not the case. |
Summary
Microsoft should still improve here. If I change from the default location, then the folder selection must be displayed. Why are not all OneDrive for Business folders available on the system displayed?
Of course, I can click on more storage options and end up in the same old location. But then the dialog box is gone too.
I don’t know how many client-server queries are necessary for the rights, but the tiresome topic of sharing with external users will occur more often. Not every user has contact with his IT department. And if he doesn’t know, then an error message will quickly become a boomerang, then I’ll do it in the usual way. First save and then share.
Source: Microsoft
Office und OneDrive | Speichern und Teilen
Schon den Unterschied gemerkt? Nun, nur wenn sie bereits die Office Version 2006 (Build 12827.20000) oder höher auf Ihrem Rechner installiert haben. Denn während einige das langsame Speichern in eine OneDrive Bibliothek monieren, hat Microsoft an anderer Stelle weitergedacht….
Früher
- Dokument erzeugen
- Speichern
- Teilen
und jetzt:
- Dokument erzeugen
- Speichern und Teilen
Während früher dre seperate Schritte notwenig waren, sind es jetzt zwei Schritte, denn der letzte Schritt wurde in einen Dialog zusammengefasst. Aber nur wenn…
wir den Speichern Button anklicken oder STRG-S über die Tastatur eingeben UND
das Dokument in OneDrive for Business oder OneDrive Personal speichern wollen.
Andere Speicherorte wie zum Beispiel Dokument Bibliotheken in SharePoint Online funktionieren (noch?) nicht.
hier die kleine Bilderstrecke:
| Bild | Beschreibung |
 |
Das Dokument ist geschrieben und ich kloicke auf das Diskettensymbol zum Speichern.
alternativ STRG+S Jetzt kann ich dem Dokument einen Namen geben. Oder den Speicherort ändern. Es können in diesem Dialog aber nur OneDrive for Business oder OneDrive Personal ausgewählt werden. |
Ich kann in diesem Dialog auch ein Wechsel vornehmen. Also als Beispiel von OneDrive for Business zu OneDrive (Personal) wechseln. Dann aber nurmehr in das Hauptverzeichnis. Einen Ordner kann ich dann allerdings nicht auswählen. Habe ich von einem Benutzer ein komplettes Verzeichnis mit Ordner und Dateien geteilt bekommen (mit mir geteilt), dann erscheint dieser ebenfalls. Aber auch hier werden die Ordner nicht angezeigt und können nicht ausgewählt werden. Wer einen Zugriff zu einem anderen Mieter in Office 365 hat, der steht vor dem gleichen Problem. Obwohl ordnungsgemäß eingebunden, wird er nicht einmal eingebunden.
| Bild | Beschreibung |
 |
Bevor ich jetzt speichere, kann ich meine Kollegen auswählen, mit denen ich die Datei teilen möchte. Das können sowohl Interne als auch externe Benutzer sein |
 |
Diesen Benutzern kann ich auch noch ein paar Rechte mitgeben, nämlich Bearbeiten oder nur Ansehen.
Dann der letzte Klick. Speichern Die Datei wird im ausgewählten Ordner gepsichert, die Rechte werden vergeben und … |
 |
… wir erhalten in Outlook einen Bestätigungs-Link… |
 |
… und ein Hinweis in der Office Applikation |
das funktioniert aber nur, wenn ihr Administrator bestimmte Dinge zuläßt. Wenn er das Teilen mit externen Benutzern nicht gestattet, dann wird der Benutzer nach dem Speichern mit einer Fehlermeldung konfrontiert:
| Bild | Beschreibung |
 |
erst nachdem ich auf den Speicher-Button (STRG+S) geklickt habe wird das Dokument gespeichert, dann werden die Reche eingetragen. Und erst dann nachgeschaut…
uups. Ich darf ja mit keinem externen Benutzer etwas teilen. |
 |
Im Detail sieht es dann so aus…
Da wir in diesem Dialog mehrere Dinge auf einmal durchführen, kann man Zeit sparen. Erst wenn der Name und der Speicherort eingegeben wurde könnte Microsoft die Rechte auslesen. Das würde mir Zeit sparen. Microsoft geht hier wieder davon aus, dass alle ihre Kunden das externe Teilen erlaubt haben. Aber wir wissen, dass das nicht der Fall ist. |
Zusammenfassung
Microsoft sollte hier noch nachbessern. Wenn ich vom Standard-Speicherort, wechsle dann muss die Auswahl der Ordner angezeigt werden. Warum werden nicht alle auf dem System vorhandenen OneDrive for Business angezeigt?
Natürlich kann ich auf weitere Speicheroptionen klicken und lande an altbekannter Stelle. Aber dann ist auch das Dialogfenster weg.
Ich weiss nicht, wie viele Client-Server Abfragen für die Rechte notwendig sind, aber das leidige Thema, mit externen Benutzern zu teilen, wird vermehrt auftreten. Nicht jeder Benutzer hat Kontakt mit seiner IT-Abteilung. Und wenn er es nicht weiss, dann wird eine Fehlermeldung schnell zum Boomerang, dann mache ich es in gewohnter Weise. Erst Speichern und dann Teilen.
Quelle: Microsoft
OneDrive for Business: File Upload Size 100 GB available
Now she’s fallen. The 15 GB file upload size.
File upload size
In the past, the maximum size for both OneDrive (Personal) and OneDrive for Business/ SharePoint Online was limited to 15 GB. A new limit was announced at Microsoft Ignite 2019 in Orlando.
100 GB
Well, the question I’m asking here A single file this size? Well, maybe CAD files. Or complex iso files. Or … So the world may well need that. But we must not forget what that means. Because a locally generated file must be moved through the Internet upload bottleneck of the respective provider. And here in Germany most contracts are based on asymmetrical connections. The bottom line is that, yes, it works, but only at a snail’s pace.
And at first the users of OneDrive Personal were allowed to experiment with it.
They only have 5 GB free memory. So it’s not for you. Or buy additional memory.
Business users were still excluded. Whoever had a file larger than 15 GB in OneDrive for Business / SharePoint Online was faced with an error message:
 |
This is the error message you get when the limit in your Office 365 Tenant is still 15 GB. |
However, Microsoft has announced that the new 100 GB limit will be rolled out and available globally by June 2020.
First of all, you do not have a file > 15 GB at hand?
Can be created. On a command line.
fsutil file createnew <filename> <file size in byte>
So I quickly created a 20 GB file. And I tried again and again if the limit was lowered. As I said, it already worked in OneDrive Personal.
and in OneDrive for Business?
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You have to be patient. This time I didn’t get an error message when I copied the file to a folder in OneDrive for Business. |
And today I did not receive an error message. And then I had to wait, but it took quite a while until this file was synchronized to the cloud (400 MBit down, 40 MBit up == 70 minutes… And that was only 20 GByte. With 100 GByte it takes about 6 hours.
Summary:
It’s nice that we can now synchronize items larger than 15 GB to OneDrive for Business. However, we still have to wait a little until applications with different synchronization are available. I’m curious to see which CAD product will be the first to make it. Because that would also make sense.
OneDrive for Business: Dateiuploadgröße 100 GB verfügbar
Jetzt ist sie gefallen. Die 15 GB Dateiuploadgröße.
Dateiuploadgröße
In der Vergangenheit war die maximale Größe sowohl für OneDrive (Personal) als auch für OneDrive for Business/ SharePoint Online auf 15 GB begrenzt. Auf der Microsoft Ignite 2019 in Orlando wurde eine neue Grenze bekanntgegeben.
100 GB
Nun, die Frage, die sich mir hier stellt: Eine einzige Datei mit dieser Größe? Nun ja, vielleicht CAD Dateien. Oder komplexe iso Dateien. Oder …. Mag also schon sein, dass die Welt das benötigt. Aber wir dürfen nicht vergessen, was das bedeutet. Denn eine lokal erzeugte Datei muss durch das Internet-Upload Nadelöhr des jeweiligen Providers bewegt werden. Und hier in Deutschland sind die meisten Verträge auf asymetrische Verbindungen aufgebaut. Unterm Strich muss man also sagen, ja, es geht, aber nur im Schneckentempo.
Und zuerst durften die Benutzer von OneDrive Personal damit experimentieren.
Sie haben nur 5 GB Gratis-Speicher. Also nichts für Sie. Oder Speicher dazukaufen.
Die Business-Benutzer waren noch ausgeschlossen. Wer eine Datei größer 15 GB in OneDrive for Business / SharePoint Online wurde mit einer Fehlermeldung konfrontiert:
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Das ist die Fehlermeldung, die Sie bekommen, wenn in Ihrem Office 365 Tenant das Limit noch bei 15 GB liegt. |
Microsoft hat aber bekannt gegeben, dass die neue 100 GB Grenze bis Juni 2020 global ausgerollt und verfügbar sein wird.
Zuerst einmal, Sie haben keine Datei > 15 GB zur Hand?
Kann man erzeugen. in einer Kommandozeile.
fsutil file createnew <dateiname> <Dateigröße in byte>
Ich habe also schnell mal eine 20 GB große Datei erzeugt. Und immer wieder probiert, ob das Limit bei mir gefallen ist. Wie gesagt, in OneDrive Personal funktionierte das ja schon:
Und OneDrive for Business?
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Dieses Mal erscheint keine Fehlermeldung, als ich die Datei in einen Ordner von OneDrive for Business kopiert habe. |
Und heute erhielt ich keine Fehlermeldung. Und dann war Warten angesagt.Es hat aber eine ganze Weile gebraucht, bis diese Datei in die Cloud synchronisiert worden war (400 MBit Down, 40 MBit up == 70 Minuten.. Und das waren nur 20 GByte. Bei 100 GByte sind es dann knappe 6 Stunden.
Zusammenfassung:
Schön, dass wir jetzt Elemente größer 15 GB auch nach OneDrive for Business synchronisieren können. Allerdings müsseln wir uns auch noch ein wenig gedulden, bis Applikationen mit differnzieller Synchronisation zur Verfügung stehen. Ich bin gespannt, welches CAD Produkt es als Erstes schafft. Denn das würde durchauch Sinn machen.
Microsoft 365 Virtual Marathon – Recap
Deutsche Version
Nun ist er vorbei. Der erste virtuelle Marathon. Dauerte 36 Stunden. Und es war einlanger Marathon, der schon sehr früh mit der Idee startete die Joel Oleson und Ryan Schouten, Jeff Willinger, Galen Keene und Dipti Chhatrapati dann mit vielen freiwilligen Helfern dann auch zur Ausführung brachten. Jeff Teper, Bill Bär, Jon Levesque, Kurana Gatimu , Laurie Pottmeyer, Dan Holme und Naomi Moneypenny von Microsoft waren alle 4 Stunden mit einer Keynote dabei. Und dann bis zu 22! Sessions parallel.
Das hat auch die Technik am Anfang in die Knie gezwungen. Das Organisationkomitee erhielt 731 Einreichungen und über 400 Sessions wurden abgeliefert. Wenn das nicht Community ist, wass den dann?
Ich selbst habe 5 Sessions gehalten, bei einer konnte ich mich ein bisschen zurücklehnen, weil ich mit meinem MVP Kollegen Thomas Gölles als Co-Moderator das Sprechen teilen konnte.
Es waren übrigens 164 MVP’s und 12 Microsoft Regional Directoren mit dabei. und 12700 registrierte Benutzer runnd um den Planeten waren mit dabei.
Die Arbeit ist aber noch nicht vorbei. weil die 400 Session, die alle aufgezeichnet wurden, noch zu Youtube übertragen werden müssen. Das wird noch bis Ende nächster Woche dauern. Schaut einfach bei Youtube vorbei
English Version
Now it’s over. The first virtual marathon. Lasted 36 hours. And it was a long marathon, which started very early with the idea that Joel Oleson and Ryan Schouten, Jeff Willinger, Galen Keene and Dipti Chhatrapati with many volunteers brought to the execution. Jeff Teper, Bill Bär, Jon Levesque, Kurana Gatimu, Laurie Pottmeyer, Dan Holme and Naomi Moneypenny from Microsoft were all there every 4 hours with a keynote. And then up to 22! Sessions parallel.
This also brought the technology to its knees in the beginning. The organizing committee received 731 submissions and over 400 sessions were delivered. If that’s not community, then what is it?
I held 5 sessions myself, and in one of them I was able to sit back a bit because I was able to share the talk with my MVP colleague Thomas Gölles as co-presenter.
By the way, there were 164 MVP’s and 12 Microsoft Regional Directors present. and 12700 registered users around the planet.
But the work is not over yet. because the 400 sessions, which were all recorded, still have to be transferred to Youtube. This will continue until the end of next week. Just check out Youtube
New OneDrive Insider version 20.084.0426.0006 available
Just in time for the end of the month May 2020, Microsoft has again provided a new version of the synchronization client OneDrive.exe (Next generation Sync Client) in the Insiders Ring.
While the Insiders Ring has already reached version 20.084.0426.0006, the Prdouctions Ring will be rolled out with version 20.064.0329.0008.
By the way, the user will only get the Insiders version if you check the box at the bottom of the first tab in the properties. In some companies, however, this is prevented by a group policy.
If you think you have problems with the sync engine, you should have a look at the version first. And if you think you don’t get any updates, you should talk to the administration: The addresses "oneclient.sfx.ms" and "g.live.com" must be reachable and not blocked.
But you can also do an update manually. For this purpose you can download the respective versions from Microsoft. Insider versions are not listed there, you can get them here.
Neue OneDrive Insider Version 20.084.0426.0006 verfügbar
Pünktlich zum Monatsende Mai 2020 hat Microsoft wieder eine neue Version des Synchronisations-Client OneDrive.exe (Next generation Sync Client) im Insider Ring zur Verfügung gestellt.
Während wir also im Insiders Ring bereits bei der Version 20.084.0426.0006 angelangt sind, wird mit der Version 20.064.0329.0008 der Prdouctions-Ring ausgerollt.
Der User bekommt die Insiders-Version übrigens nur, wenn man unter den Eigenschaften im ersten Kartenreiter ganz unten den Haken setzt. In manchen Firmen wird dies aber mit einer Gruppenrichtlinien unterbunden.
Wer glaubt Probleme mit der Sync-Engine zu haben, der sollte also erst einmal einen Blick auf dei Version werfen. Und wenn man glaubt, keine Updates zu erhalten, der möge mit der Administration reden: Die Adressen „oneclient.sfx.ms“ und „g.live.com“ müssen erreichbar sein und nicht blockiert sein.
Man kann aber auch manuell ein Update durchführen. Dazu können Sie sich bei Microsoft die jeweiligen Versionen herunterladen. Insider Versionen werden dort aber nicht aufgeführt, diese erhalten Sie bei mir hier.
OneDrive news about Version 20.052.0311.0010
With the version 20.052.0311.0010 in the production ring there were a few innovations, which Microsoft released on April 23, 2020.
The version 20.052.0311.0010 was first an insider version, which was then released into the production ring. In the Insider ring, version 20.064.0329.0005 is currently being rolled out. In the Enterprise or Deferred Ringit is version 20.052.0311.0006.
And you can already see the name change on the red color
| Ring (old name) | Ring (new Name) |
| Insider ring | Insider Ring |
| Production Ring | Production Ring |
| Enterprise Ring | Deferred Ring |
In the English language we also speak of the Deferred-Ring. In this channel they receive the least updates. Another novelty with the version 20.052.0311.0010 I have already described at the beginning of April 2020: The access to the history version of a file. As described there, I have certain bugs there that I reported to the OneDrive product group, but even in the latest insider version these bugs are not fixed yet. They have also worked on reducing the warnings of the synchronization delay. These occurred more frequently during the Corona crisis. And finally one has improved the help.
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If you click on the displayed version in the settings of the OneDrive Sync Client under the About tab, you will reach the table maintained by Microsoft with the different versions for Windows, MAc, Android and iOS and there you will also see the differences in the rings described above (Insider, Production, Deferred).
OneDrive Neuheiten zu Version 20.052.0311.0010
Mit der Version 20.052.0311.0010 im Produktions Ring gab es ein paar Neuerungen, die Microsoft zum 23.04.2020 veröffentlichte.
Die Version 20.052.0311.0010 war zuerst eine Insider Version, die anschließend dann auch in den Produktions-Ring freigegeben wurde. Im Insider-Ring wird derzeit die Version 20.064.0329.0005 ausgerollt. Im Enterprise oder Verzögerter-Kanal ist es die Version 20.052.0311.0011.
Und an der Fareb kann man schon die Namensänderung erkennen
| Ring-System Alter Name | Ring-System neuer Name |
| Insiders-Ring | Insiders-Ring |
| Produktions-Ring | Produktions-Ring |
| Enterprise-Ring | Verzögerter Kanal |
In der englische Sprache wir auch vom Deferred-Ring gesprochen. In diesem Kanal erhalten sie die wenigsten Updates. Eine weitere Neuheit mit der Version 20.052.0311.0010 habe ich schon Anfang April 2020 beschrieben: Der Zugriff auf die History-Version einer Datei. Wie dort beschrieben habe ich dort bestimmte Fehler, die ich der Produkt-Gruppe OneDrive gemeldet habe, aber auch in der neusten Insider-Version sind diese noch nicht behoben. Ausserdem hat man daran gearbeitet, die Warnungen der Synchronisationsverzögerung zu reduzieren. Diese sind vermehrt während der Corona-Krise aufgetreten. Und schließlich hat man die Hilfe verbessert.
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Wenn man in den Einstellungen des OneDrive Sync Clients unter dem Kartenreiter Über auf die angezeigte Version klickt, erreicht man die von Microsoft gepflegte Tabelle mit den unterschiedlichen Versionen für Windows, MAc, Android und iOS und dort dann auch die Unterschiede in den oben beschriebenen Ringen (Insider, Produktion, Verzögert).
Version history inside File Explorer
[Update 4/17/20]
After some problems, publishing was stopped and the date was moved to mid-May (end of April before). I myself have the problem that with some synchronizations only the error message shown at the end of the article is displayed. This happens with files shared with me and "older" syncs.
Microsoft has published a new insider version of the Next Generation Sync Client with the version 20.052.0311.0006. With this version the version history is now rolled out, which was already announced one month ago.
Not only the Sync Client has become more intelligent, but also the Windows File Explorer (Mac Finder) has become more intelligent. One could also speak of a third level. Because in the web browser it has always been possible to view the versions. But for this I had to switch to the web browser. This is no longer necessary. Of course, I could open the file with the corresponding app and then open the file with Word, Excel or PowerPoint and display the history there
Previous options for displaying the version history:
1. Webbrowser
and then…
2. Inside of the Word, Excel or PowerPoint App
and then ….
3. In the OneDrive App
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Clicking on the OneDrive icon in the notification area opens the OneDrive Client and displays the latest synchronizations. This works from OneDrive version 20.052.0311.0006 If you then click on the 3 points, you have 4 possibilities: 1. opens the file with the corresponding app 2. share the file with other users. 3. view and edit the file in the browser. 4. start the version history |
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Version History This is displayed regardless of the file’s state. Available locally, always available or only in the cloud. So I can view the history of a file even if I don’t have the file on my computer at all. With a click on the 3 points I can open the latest version… |
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for an older version there are also several options available: Restore a previous version Downloading the file from the version history. This is interesting in so far as an older version can be saved on my computer with a few clicks. No, you don’t need to do your own versioning of the file, as you might have been used to on the file server. And without switching to the web browser, you can delete an older version from the history. |
4. Inside Windows File Explorer
Select file, right click and then the version history is available with another click. And it should be mentioned again: The version history is also retrieved, although the file is only available in the cloud.
Where does the Windows history work?
It works for synchronized files in
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal (consumer)
Yes, although there is no SharePoint behind OneDrive Personal, there is a version history in OneDrive Personal. But only up to 25 versions!
Error:
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It does not yet work for – old synchronized SharePoint document libraries. – for synchronized files shared with me Sometimes it works, sometimes it doesn’t. The user then receives the error message shown on the left. |
