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OneDrive und SharePoint Online | geändertes Teilen

20. Mai 2017 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Am 8.Mai hat Microsoft die Änderungen im Nachrichten-Center von Office 365 veröffentlicht. Ich habe es natürlich gleich getestet, aber es war noch nicht auf meinem Tenant ausgerollt worden. Und es auch mit dem heutigen Datum noch nicht auf allen Tenants verfügbar. Deshalb habe ich es auch versäumt, einen Beitrag darüber zu schreiben. Zuerst, für all die Leser, die mit den Microsoft Bergriffen nicht klarkommen, das gilt nicht für OneDrive Personal, sondern nur für die Premium-Variante, also OneDrive for Business und alle Dokument-Bibliotheken in SharePoint Online, also in bestimmten Paketen von Microsoft Office 365.

Wer hat schon einen Überblick über all seine geteilten Links?

Viele Administratoren fordern bei der professionellen Variante eine Liste, woraus ersichtlich ist, welcher Mitarbeiter mit wem was teilt. Für mich mach das wenig Sinn. Denn was macht der Administrator einer 10.000 Mitarbeiter großen Firma mit einer solchen Liste? Ein kleines Rechenbeispiel: Nicht alle Mitarbeiter teilen viele Dateien, da mag es welche geben, die gar nichts teilen, andere dagegen teilen viele Dateien. Nehmen wir nur einmal 3 Links pro  Benutzer: Dann kommen wir auf eine Liste von 30000 Links. Und nochmal, was macht der Administrator mit dieser Liste?

Aktivitäts-Liste von OneDrive  im Admin-Center von Office 365

Viel besser ist es, für bestimmte Freigabe-Links einen zusätzliche Haken zu setzen. Und den Link nach einer bestimmten Zeit automatisch verfallen zu lassen. Damit schließe ich potenzielle Lücken. Und muss nicht daran denken…

Microsoft hat in Office 365 die Möglichkeiten geschaffen, zum einen Unternehmensrichtlinien, was externe Links angeht, umzusetzen, aber auch Vorgaben festzulegen, was ein Benutzer beim Erstellen eines Links sieht.

Da wären zum einen im Office Admin-Center die  Einstellungen, die für das gesamte Unternehmen gelten.

SharePoint Admin Center in Office 365

Die obigen Einstellungen bedeuten:

Der Administrator erlaubt den Benutzern die Freigabe für authentifizierter externe Benutzer und die Verwendung von anonymer Zugriffslinks, bei Verwendung von anonymen Zugriffslinks laufen diese nach 60 Tagen ab. Anonyme Zugriffslinks gestatten dem Empfänger bei Dateien das Anzeigen, bei Ordnern das Anzeigen, Bearbeiten und Hochladen. Die Voreinstellungen des Standardlinks ist ein anonymer Zugriff.

Diese Einstellungen finden Sie im Office 365 Admin Center unter: SharePoint – Freigabe oder für OneDrive for Business unter: OneDrive – Freigabe.

Freigabe im OneDrive Admin Center in Office 365

Freigabe im OneDrive Admin Center in Office 365

Also kann der Office 365 Administrator Vorgaben für alle Benutzer vorgeben, um die Sicherheit- und Compliance-Vorgaben des Unternehmens zu wahren.

 

Wie sieht das beim Benutzer aus:

Link-Einstellungen in Office 365

beim Teilen mit jedermann (ohne Windows Anmeldung) kann der Empfänger des Links die Datei ansehen, aber nicht bearbeiten. Und am 20.Juli 2017 funktioniert der Link nicht mehr.

Link-Einstellungen in Office 365 wenn ich Benutzer der Firma auswähle (alle, dürfen diese die Datei auch bearbeiten, wenn ich den Haken gesetzt habe.
Link-Einstellungen in Office 365 Ich kann die Datei jedoch auch nur einer bestimmten Person freigeben, hier nur Ansicht, weil der Haken zur Bearbeitung nicht gesetzt ist
Link-Einstellungen in Office 365 Wenn ich die zeitliche Beschränkung (vorgegeben vom Administrator) überschreiten will, weist mich das System darauf hin, dass das nicht möglich ist.
Teilen bei OneDrive Personal Premium Dies ist der Dialog bei OneDrive Personal mit Premium Funktion, also einem Abo

Selbstverständlich funktioniert das auch mit Ordnern und den darin enthaltenen Dateien. Das das System noch Probleme mit der eingestellten Sprache hat ( hier Deutsch und nicht Mittw. sondern Wed) wird das Team in Redmond bestimmt noch ändern.

Warum funktioniert das nicht mit OneDrive (Personal)?

Nun, der Synchronisations-Client für beide Cloud-Speicher heißt Next Generation Sync Client. Der tatsächliche Speicher ist unterschiedlich:

Dienst Speicher
OneDrive (Personal) Azure Files
OneDrive (Personal) mit Premium (Abo) Azure Files, eigenes Rechte-System
OneDrive for Business Azure blob storage; aber über SharePoint
SharePoint Online Azure Blog Storage, über SharePoint

Das Rechtesystem von Azure Files/SharePoint sorgt also für das automatische “Schließen”  des Links nach Ablauf der eingestellten Zeit.

 

Zusammenfassung

Endlich hat Microsoft dem Administrator eine Möglichkeit gegeben, Sicherheitsvorgaben für alle Benutzer der jeweiligen  Firma vorzugeben. Jetzt sollte ich das auch im Windows Explorer einstellen können, das kommt im Herbst. (und der Artikel früher, versprochen)

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OneDrive – Teilen wird einfacher


OneDrive

nachdem Microsoft mit 28.000 Benutzern einen Test durchgeführt hat, wurde jetzt das Teilen einfacher. Manchmal möchte man nämlich nur einen Link abrufen, und das bedarf jetzt nur mehr drei Klicks: Auswählen, Teilen, Link abrufen.

Onedrive: Link abrufen

eigentlich eine schöne Sache, aber etwas ist wegfallen: den Link kürzen. Gut, das benötigen die meisten nicht. Denn die wenigsten wussten, dass Microsoft dafür Bitly.com benutzt hat. Und für mich war es schon interessant, wie viele Benutzer mein Script oder meine PowerPoint Folien heruntergeladen haben. Und die Statistik konnte man ganz einfach aufrufen. Wer so etwas benötigt, muss das jetzt manuell durchführen.

Original im englischen OneDrive Blog

Kategorien:OneDrive Schlagwörter: ,

OneDrive | Statistik für geteilte Dateien


OneDrive

Manchmal wäre es wünschenswert, ein Statistik zu haben, wie oft eine Datei, die ich freigegeben habe, abgerufen wurde. Das ist, wenn auch über Umwege möglich. Jedoch nur, wenn, Sie beim Teilen den Link kürzen:

Vor dem Kürzen:

OneDrive: Teilen

Nach dem Kürzen

OneDrive: Teilen , Kürzen des Links

Microsoft benutzt den Kürzungsdienst Bitly.
Und genau hier kann eine Statistik abgerufen werden, in dem der gekürzte Link, in ein Web-Browser eingetragen wird, allerdings ergänzt um ein + Zeichen:

aus http://1drv.ms/1lrm9hW wird http://1drv.ms/1lrm9hW+

Allerdings bekommen wir dann nur eine kurze Aussage, wie oft die Datei angeklickt wurde.
Wer sich allerdings bei Bitly registriert, der bekommt noch einiges mehr geboten.

Bitly: Statistik vongeteilten Dateien

Den Button mit genau diesem Aufruf könnte Microsoft ja noch in OneDrive einbauen..

OneDrive | Teilen unter Windows 7, Windows 8.1, Windows Phone 8.1

16. Juni 2014 1 Kommentar

OneDrive

Nachdem OneDrive mit Windows 8.x mit in das Betriebssystem integriert wurde, wurde es zunehmend stabiler. Natürlich finden sich den diversen Foren, z.B. in der Microsoft Community immer wieder Probleme, aber obwohl Microsoft steigende Nutzerzahlen präsentieren konnte, werden die Fehler und Probleme geringer. Trotzdem möchten die Nutzer von ehemals Live Mesh und SkyDrive noch mehr Funktionalitäten. Eine der Wünsche besteht in der Anzeige von mit mir geteilten Dateien, oder aber überhaupt eine Ansicht, welche Order und Dateien ich selbst geteilt habe. Letzteres ist in allen 4 Varianten (Browser, Windows Explorer, App und Windows Phone) aber bereits vorhanden.

 

Browser

Windows 8.1 Explorer

Windows 8.1 App

Windows 7
Desktop App

Windows
Phone 8.1

Teilen

Ja

Nein

Ja

Nein

Ja

Anzeigen geteilt

Ja

Ja

Ja

Nein

Ja

Geteilt von mir

Ja

Nein

Nein

Nein

Ja

Geteilt von

Ja

Nein

Nein

Nein

Ja

Für obenstehende Tabelle gilt:

Teilen

Eine oder mehrere Dateien mit anderen Teilen

  • öffentlich
  • zum Bearbeiten
  • zum Ansehen

Anzeigen

Anzeige, eine Datei (Ordner) mit anderen geteilt ist

geteilt von mir

Eine Übersicht mit allen Dateien / Ordnern, dich ich mit anderen Personen geteilt habe

geteilt von

Eine Übersicht mit allen Dateien oder Ordnern, die andere Personen mit mir geteilt haben


Die nachfolgenden Screenshots belegen die obige Tabelle:

Web-Browser

OneDrive im Web-Browser: Anzeige geteilt

OneDrive im Web-Browser: Anzeige geteilt - andere Ansicht

OneDrive im Web-Browser: Übersicht geteile Dateien und mit mir geteilte Dateien

Die oberste Zeile zeigt in der Zusammenfassung im Browser an, welche Dateien mit andren Personen “geteilt” sind.  Die zweite und dritte Zeile zeigen mir Dateien und Ordner an, welche andere Personen mit mir geteilt haben

Dies bedeutet, dass über die Web-Oberfläche alle 4 Funktionen vorhanden sind.


Windows 8.1 Explorer

Trotz der Einbindung von OneDrive in das Betriebssystem hat es Microsoft (noch) nicht geschafft, eine schon oft gewünschte Funktion, nämlich “Geteilt von mir “ und “Geteilt von” zu implementieren. Die Anzeige im Explorer, welche Dateien von mir geteilt wurden, ist leider versteckt, und damit vielen Benutzern gar nicht bekannt.

OneDrive: Windows 8.1 Explorer: Anzeige von geteilte Dateien

Klicken Sie mit der rechten Maus auf die Überschrift-Leiste und anschließend auf Weitere…

OneDrive: Windows 8.1 Explorer: Hinzufügen von Spalten

Scrollen Sie nach unten und aktivieren Sie “Freigeben” und klicken auf “OK”

OneDrive: Windows 8.1 Explorer mit Anzeige geteile Dateien

Die neue Spalte “Freigegeben” wird angezeigt (rot) und freigegebene Dateien werden mit “Ja” angezeigt (blau) . 


Windows 8.1 App

OneDrive App: Anzeige geteilte Dateien

OneDrive App: Teilen einer Datei

OneDrive App: Teilen einer Datei

In der OneDrive App innerhalb Windows 8.1 im modernen Design sind alle Möglichkeiten vorhanden, Dokumente und Ordner zu teilen. Lediglich die Anzeige “Geteilt von mir “ und “Geteilt von” fehlt. Warum hat Microsoft diese Funktion nicht implementiert?


Windows 7 Desktop App

OneDrive mit der Desktop App unter Windows 7: falsche Informationen

Die Abbildung zeigt, dass die Desktop App für Windows 7 leider keine, bzw. falsche Informationen anzeigt. Vergleichen sie die Bilder des Windows Explorers unter Windows 8.1

Das bedeutet, die Windows 7 Desktop App überträgt noch weniger Metadaten. Ich persönlich glaube nicht, dass da in absehbarer Zeit Erweiterungen also Änderungen implementiert werden. Dafür hat Microsoft bei nicht Windows Systemen noch jede Menge Arbeit vor sich.


Windows Phone 8.1 App

Windows Phone 8.1: Anzeige von geteilten Dateien Windows Phone 8.1: Anzeige von geteilten Dateien
 Windows Phone 8.1: Teilen einer Datei oder Ordner Windows Phone 8.1: Anzeigen aller geteilte Dateien und mit mir geteilte Dateien

Mit Windows Phone 8.1 haben Sie Zugriff und die Anzeige von allen gewünschten Funktionen, genau wie beim Zugriff über einen Web-Browser.


 

Zusammenfassung:

Derzeit bieten nur der Web-Browser und Windows Phone 8.1 volle Kontrolle über geteilte Dateien und Ordner sowie mit mir geteilte Dateien und Ordner.

Unter dem Windows 8.1 Explorer werden zwar Metadaten übertragen, aber wenn der Benutzer ein Ordner oder eine Datei teilen möchte, wird automatisch der Web-Browser gestartet. Die Information “mit mir geteilte Ordner / Dateien” fehlt gänzlich.

Bleibt die Hoffnung, dass die Windows 8.1 OneDrive App die fehlenden Informationen  irgendwann ergänzt werden. Ob wir für die Windows 7 Desktop App ein Update erhalten,  ist bei der großen Installationsbasis eine Frage, die nur Microsoft direkt beantworten kann.

SkyDrive | neue Funktionen auf SkyDrive.com


SkyDrive

Microsoft hält Wort. Keine 30 Tage ist es her und zum 30.Juli 2013 hat Microsoft wieder neue Funktionen für SkyDrive implementiert. Dies jedoch nur auf der Server-Seite, also müssen keine Programme oder Apps auf den neusten Stand gebracht werden. Die Änderungen sind nur auf SkyDrive.com, also im Browser zu sehen.

Alle Änderungen und neue Funktionen können Sie im SkyDrive Blog von Omar Shahine nachlesen (Original in englischer Sprache), dort auf der rechten Seite gibt es auch die Möglichkeit, den Artikel via Bing Translator in eine andere Sprache übersetzen zu lassen.

Die Funktionen

Bildschirm-Anzeige von Fotos

  • Bessere Unterstützung hoher Auflösung durch DPI Anpassung
  • Format .gif wird jetzt unterstützt (auch animierte gifs)
    Sortierung und Verwaltung

  • im Browser können Fotos jetzt gedreht werden

Drehen von Bilder in SkyDrive.com

  • Filter-Funktion für Bilder

Filter-Funktion für Bilder in SkyDrive

Das haben Benutzer immer wieder gefordert. Eine Filtermöglichkeit bei den Bildern

Teilen von Bildern

Bisher hatte man die Möglichkeit,

  • einen vollständigen Ordner und seinen ganzen Inhalt
  • individuelle Dateien innerhalb eines Ordners
  • zu teilen. Für Fotos hat Microsoft jetzt eine zusätzliche Möglichkeit geschaffen, mehrere Fotos in unterschiedlichen Ordner zu selektieren und diese dann quasi in einem Rutsch zu teilen.

erweiterte Funktion zum Teilen von Bildern in SkyDrive

    Dazu selektieren sie in der Ansicht “alle Fotos” mehrere Bilder. Anschließend mit der Rechten Maustaste auf Teilen:

erweiterte Funktion zum Teilen von Bildern in SkyDrive

und der Empfänger bekommt dann eine E-Mail:

E-Mail-Ansicht von mehreren geteilten Fotos

Neue Anzeige für geteilte Dateien

Ein weiterer Wunsch vieler Anwender wurde endlich auch erfüllt. Eine bessere Übersicht, welche Dateien ich mit wem geteilt habe

erweiterte Anzeige von geteilten Dateien in SkyDrive.com

 

Entwicklung – HTML5 Editor

Auf SkyDrive.com können jetzt textbasierende “Code-Snippets” in einem Browser bearbeitet werden.

HTML5 Editor auf SkyDrive.com

Öffne ich im Browser die ps1 Datei, zeigt sich mir folgendes Bild:

HTML5 Editor in SkyDrive.com

Der auf SkyDrive hinterlegte HTML5 Editor  erzeugt Zeilennummer, Farbe bei der Syntax und vieles mehr. Jede Zeile kann jetzt editiert werden, neue Zeilen hinzugefügt, sogar Suchen und ersetzen funktioniert. Und das ganze natürlich mit anderen Benutzern, mit denen ich diese Datei geteilt habe. 

Wenn mehr als eine Person an dem Script Änderungen vornimmt, dann kann es zu unterschiedlichen Versionen kommen. Einer war schneller. Auch hier lässt uns SkyDrive nicht im Stich.

Versionsvergleich im HTML 5 Editor von SkyDrive.com

Der HMTL5 Editor in SkyDrive ersetzt nicht Visual Studio. Er ist ideal für Code-Snippets, die dann auf all meinen Devices synchronisiert werden.

unterstütze Versionen: txt, css, javascript, html, c#, php, ruby, ps1, …

Hier finden Sie ein englischsprachige Video mit Greg Edmiston auf Channel 9

SkyDrive | verbesserte Weboberfläche – Freigeben von Dateien


SkyDrive

Weil Microsoft keine Release-Nummern veröffentlicht, gibt es immer wieder etwas neues. Heute (eigentlich schon gestern, aber ich habe gewartet, bis es auch in Europa verfügbar ist) eine Verbesserung an der Weboberfläche von SkyDrive.

Microsoft hat an der Weboberfläche gearbeitet und einige verwirrende Eigenschaften beim Teilen verbessert. Die Verbesserungen wurden mit HTML5 verwirklicht. Das ist besonders interessant, wenn man ein Touch-fähiges Gerät unter Windows 8 benutzt.

Wer also seine Dateien mit der Weboberfläche organisiert, kann jetzt auf viele Drag & Drop Funktionen zurückgreifen.

Teilen

Das Teilen eigener Inhalte mit Freunden ist mit wenigen Klicks möglich. Dabei unterstützt SkyDrive natürlich Dienste wie Facebook, Twitter, LinkedIn oder aber sie erzeugen einen Link, den Sie dann mittels Mail dem Empfänger zukommen lassen können.

SkyDrive, Freigabe, Outlook Hier wird in Mail angezeigt, dass ich mir der Zugriff auf 5 Dateien erlaubt wurde.

Ein Klick auf 5 Dateien, und mein Web-Browser erlaubt mir den Zugriff auf diese 5 Dateien.

Das Problem der Vergangenheit war, dass ich mir den Link merken musste. Während ich beim Zugriff auf eine Dokumentenbibliothek in SharePoint Server eine Alarm-Meldung einstellen kann (und damit über jede Änderung oder einem neuen Dokument, dass ein anderer Benutzer dort ablegt) per Mail informiert werde, ist diese Funktion in SkyDrive (noch) nicht implementiert.

SkyDrive Freigaben Aber im Webbrowser meines SkyDrive kann ich jetzt unter dem Menüpunkt “Geteilt” in der linken Leiste sehen, wer mit mir Informationen in seinem SkyDrive teilt.
Anzeige der Berechtigungen in SkyDrive Endlich bekommt der SkyDrive Anwender auch angezeigt, mit wem die Datei oder der Ordner geteilt wurde und welche Berechtigung diesen Benutzern gegeben wurde.
Ändern von Berechtigungen in SkyDrive und die einzelnen Berechtigungen können bei jedem Anwender einzeln entfernt werden.

 

Verbesserte Auswahl für Touch-basierte Geräte

Wenn Sie über Touch sind mit SkyDrive im Browser interagieren, können Sie jetzt ein oder mehrere Elemente durch Streichen auf den Punkt nach links oder rechts markieren.

Markieren von Dateien  in SkyDrive Hier wurde eine Datei ausgewählt. Erneutes Auswählen hebt das Auswählen auf.
Drag & Drop einer Datei in SkyDrive Zusätzlich zu der Möglichkeit, per Drag & Drop Dateien in Ihrem SkyDrive, können Sie nun Dateien überall in der Hierarchie Ihres SkyDrive mit dem Ziel der SkyDrive  Bar verschieben.

Links sieht man das Verschieben eines PDF in meinem Scans Ordner eine Ebene höher in den Ordner Dokumente.

Und dann hat Microsoft noch ein paar Dinge unter der Oberfläche angepasst, die sich in Geschwindigkeitsverbesserungen im Browser niederschlagen.

Zusammenfassung:

mein persönlicher Bereich der Zusammenarbeit mit dem Namen SharePoint SkyDrive wird dem von SharePoint immer ähnlicher. Nicht in der Oberfläche, aber in der Funktionalität. Ich bin gespannt, was Microsoft als nächstes für SkyDrive veröffentlicht.

SkyDrive | Synchronisation von Ordnern einstellen

15. November 2012 4 Kommentare

Auswahl der Order unter SkyDrive, die lokal synchronisiert werden sollen


Microsoft hat heute (15.11.2012) die SkyDrive App Version 2012( Build 16.4.6013.0910) freigegeben. Diese Version kann hier herunter geladen werden. Wer updaten möchte, einfach (auch im laufenden SkyDrive-Betrieb) nochmals installieren.

Und endlich ist es wahr. Microsoft hat auf die Benutzer reagiert und in dieser SkyDrive-Version für Windows und Mac OS X (beide Versionen integrieren sich in den Windows Explorer / Finder)eine lang ersehnte Funktion eingebaut. Endlich kann ich bestimmen, welche Dateien ich auf den PC/MAC synchronisiert  haben möchte.

SkyDrive Version 2012 (16.4.6013.0910) SkyDrive Version 2012 (17.0.2003.1112)
Aufrufen der Einstellungen bei SkyDrive rechter Mausklick auf das SkyDrive-Symbol in der Info-Leiste und auf Einstellungen klicken
Alles oder nichts, oder Auswahl der zu synchroniserenen Ordner bei SkyDrive Da bisher immer alle Ordner aus der Cloud synchronisiert werden, ist die Standard-Einstellung “Alle meine Dateien und Ordner auf SkyDrive”. (roter Pfeil).

Grüner Pfeil: Hier können jetzt Ordner ausgewählt werden, welche von der Synchronisierung ausgenommen werden.

Sind die Daten schon auf SkyDrive (in der Cloud) und werden die Daten jetzt von der Synchronisierung ausgenommen, dann werden diese auf diesem PC gelöscht

Alles oder nichts, oder Auswahl der zu synchroniserenen Ordner bei SkyDrive die linke Abbildung zeigt, dass der Ordner “Fotos” von der Synchronisierung ausgeschlossen wird.

Wichtig: Dies passiert nur auf diesem PC. Auf mehreren PC’s, Laptops etc., die mit ein und demselben SkyDrive (Konto) verbunden wurden, können unterschiedliche  Einstellungen gewählt werden.

Damit kann ich z.B. zu Hause, wo ich eine große Festplatte habe, alle Bilder synchronisieren, auf meinem Laptop oder Tablet PC nur mehr das laufende Jahr.
Denn jedes Byte wir auf dem PC/Laptop doppelt angelegt (siehe Blogbeitrag)

und zu guter Letzt hat Microsoft auch noch ein Kontext-Menü in den Windows Explorer eingebaut, damit das Teilen von Dokumenten, Fotos, oder kompletten Ordnern im Explorer erledigt werden kann. Zumindest teilweise:

kontextbezogenes Menü für das Teilen im SkyDrive-Explorer Ich kann immer noch nicht eine Teilung auf Explorer-Ebene vornehmen. Dazu fehlen aus meiner Sicht die wichtigen Meta-Daten. Aber es  verkürzt die ganze Sache. Weil sich nach dem Klick der Web-Browser öffnet und der im Explorer selektierte Ordner angezeigt wird, und das Teilen-Fenster erscheint.
Sprung zum Teilen im Web-Browser  auf SkyDrive Das spart eine ganze Menge Zeit.

Was unter SkyDrive gut ist, funktioniert auch unter SkyDrive Pro. Identische Arbeitsweise, was das Teilen angeht.

Und hier gleich das Video dazu. (Quelle: Microsoft Blog)

was möchtest Du in SkyDrive bei der Synchronisierung ausschließen?
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