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OneDrive: Jason Moore und Stephen L Rose


Jason Moore im Gespräch mit Stephen L Rose

Sie reden über die neuen Features wie Passwort geschütztes Teilen, welche ich hier schon einmal beschreiben habe. Auch wenn das Video in englischer Sprache ist und beide doch recht schnell sprechen, macht es immer wieder Spaß, den Beiden zuzuhören. Gönnt Euch die 9 Minuten.

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OneDrive Freigaben | Standard Freigabe Link

18. Mai 2018 1 Kommentar

OneDrive Freigaben

Mittlerweile kann man ja aus den verschiedenen Stellen einen OneDrive Freigabe-Link erzeugen:

  • Windows Explorer
  • Web-Browser
  • Office Applikation
  • Mac FileFinder
  • iOS Device
  • Android Device

Und manche Benutzer /  Administratoren  von Office 365 hätten gerne eine Standard-Voreinstellung vorgenommen. Man möchte verhindern, dass beim Teilen interne Informationen “versehentlich” nach “draußen” gelangen.

    Im SharePoint Admin-Center finden wir dazu unter Freigaben die Einträge zu Standard-Link-Typ:

     

    • Direkt – bestimmte Personen
    • Intern – nur Personen in ihrer Organisation
    • Anonymer Zugriff – jeder mit dem Link

    Es handelt sich nur um die Vorgabe, die dann beim ersten mal angezeigt wird.

    Dialog ausgewählter Standard-Link Typ
    Share Anonym Anonymer Zugriff – jeder mit dem Link

    Es kann auch vorkommen, dass der Administrator ihnen verweigert, dass Sie Informationen außerhalb Ihrer Organisation teilen dürfen. Dann ist das grüne Symbol ausgegraut

    kein externes Teilen möglich

    Share Direct Direkt – bestimmte Personen
    Share Intern Intern – nur Personen in ihrer Organisation
      Egal von wo sie eine Datei selektieren und auf Teilen drücken, der Ablauf ist immer der gleiche.
      Der Next Generation Sync Client nimmt die selektierte Datei-Informationen und schaut im SharePoint Online nach, welche Rechte dort hinterlegt sind. Diese Einstellungen und die übergeordneten Einstellungen aus dem SharePoint Admin Center werden dann benutzt um den Dialog aufzurufen, und der Benutzer kann seine Eingaben tätigen und dann  betätigen. Dies setzt also voraus, dass OneDrive läuft und eine Internetverbindung besteht. Diese Informationen werden dann wieder in SharePoint Online gespeichert.
      am Beispiel Windows Explorer
      Richtung Daten
      vom Device zur Cloud –> was war selektiert (Datei, Ordner)
      von der Cloud zum Device <– welche Rechte liegen vor
      :::Dialog Auswahl, Selektion durch den Benutzer
      vom Device zur Cloud –> Auswahl wird an SharePoint Online übermittelt, Link generiert…
      Cloud zum Device <– Link wird übermittelt

    SharePoint Konferenz in Wien – Modernes Arbeiten mit OneDrive


    Modernes Arbeiten mit OneDrive  - in Wien

    Im Studio 44 in Wien öffnet am 25.-27.Juni 2018 die SharePoint Konferenz ihre Türen. Ich freue mich, dass ich am Mittwoch dort dann über

    “Modernes Arbeiten mit OneDrive”

    sprechen darf. Sieht man sich dort?

    OneDrive und SharePoint Online | geändertes Teilen

    20. Mai 2017 2 Kommentare

    OneDrive for Business, Microsoft

    Am 8.Mai hat Microsoft die Änderungen im Nachrichten-Center von Office 365 veröffentlicht. Ich habe es natürlich gleich getestet, aber es war noch nicht auf meinem Tenant ausgerollt worden. Und es auch mit dem heutigen Datum noch nicht auf allen Tenants verfügbar. Deshalb habe ich es auch versäumt, einen Beitrag darüber zu schreiben. Zuerst, für all die Leser, die mit den Microsoft Bergriffen nicht klarkommen, das gilt nicht für OneDrive Personal, sondern nur für die Premium-Variante, also OneDrive for Business und alle Dokument-Bibliotheken in SharePoint Online, also in bestimmten Paketen von Microsoft Office 365.

    Wer hat schon einen Überblick über all seine geteilten Links?

    Viele Administratoren fordern bei der professionellen Variante eine Liste, woraus ersichtlich ist, welcher Mitarbeiter mit wem was teilt. Für mich mach das wenig Sinn. Denn was macht der Administrator einer 10.000 Mitarbeiter großen Firma mit einer solchen Liste? Ein kleines Rechenbeispiel: Nicht alle Mitarbeiter teilen viele Dateien, da mag es welche geben, die gar nichts teilen, andere dagegen teilen viele Dateien. Nehmen wir nur einmal 3 Links pro  Benutzer: Dann kommen wir auf eine Liste von 30000 Links. Und nochmal, was macht der Administrator mit dieser Liste?

    Aktivitäts-Liste von OneDrive  im Admin-Center von Office 365

    Viel besser ist es, für bestimmte Freigabe-Links einen zusätzliche Haken zu setzen. Und den Link nach einer bestimmten Zeit automatisch verfallen zu lassen. Damit schließe ich potenzielle Lücken. Und muss nicht daran denken…

    Microsoft hat in Office 365 die Möglichkeiten geschaffen, zum einen Unternehmensrichtlinien, was externe Links angeht, umzusetzen, aber auch Vorgaben festzulegen, was ein Benutzer beim Erstellen eines Links sieht.

    Da wären zum einen im Office Admin-Center die  Einstellungen, die für das gesamte Unternehmen gelten.

    SharePoint Admin Center in Office 365

    Die obigen Einstellungen bedeuten:

    Der Administrator erlaubt den Benutzern die Freigabe für authentifizierter externe Benutzer und die Verwendung von anonymer Zugriffslinks, bei Verwendung von anonymen Zugriffslinks laufen diese nach 60 Tagen ab. Anonyme Zugriffslinks gestatten dem Empfänger bei Dateien das Anzeigen, bei Ordnern das Anzeigen, Bearbeiten und Hochladen. Die Voreinstellungen des Standardlinks ist ein anonymer Zugriff.

    Diese Einstellungen finden Sie im Office 365 Admin Center unter: SharePoint – Freigabe oder für OneDrive for Business unter: OneDrive – Freigabe.

    Freigabe im OneDrive Admin Center in Office 365

    Freigabe im OneDrive Admin Center in Office 365

    Also kann der Office 365 Administrator Vorgaben für alle Benutzer vorgeben, um die Sicherheit- und Compliance-Vorgaben des Unternehmens zu wahren.

     

    Wie sieht das beim Benutzer aus:

    Link-Einstellungen in Office 365

    beim Teilen mit jedermann (ohne Windows Anmeldung) kann der Empfänger des Links die Datei ansehen, aber nicht bearbeiten. Und am 20.Juli 2017 funktioniert der Link nicht mehr.

    Link-Einstellungen in Office 365 wenn ich Benutzer der Firma auswähle (alle, dürfen diese die Datei auch bearbeiten, wenn ich den Haken gesetzt habe.
    Link-Einstellungen in Office 365 Ich kann die Datei jedoch auch nur einer bestimmten Person freigeben, hier nur Ansicht, weil der Haken zur Bearbeitung nicht gesetzt ist
    Link-Einstellungen in Office 365 Wenn ich die zeitliche Beschränkung (vorgegeben vom Administrator) überschreiten will, weist mich das System darauf hin, dass das nicht möglich ist.
    Teilen bei OneDrive Personal Premium Dies ist der Dialog bei OneDrive Personal mit Premium Funktion, also einem Abo

    Selbstverständlich funktioniert das auch mit Ordnern und den darin enthaltenen Dateien. Das das System noch Probleme mit der eingestellten Sprache hat ( hier Deutsch und nicht Mittw. sondern Wed) wird das Team in Redmond bestimmt noch ändern.

    Warum funktioniert das nicht mit OneDrive (Personal)?

    Nun, der Synchronisations-Client für beide Cloud-Speicher heißt Next Generation Sync Client. Der tatsächliche Speicher ist unterschiedlich:

    Dienst Speicher
    OneDrive (Personal) Azure Files
    OneDrive (Personal) mit Premium (Abo) Azure Files, eigenes Rechte-System
    OneDrive for Business Azure blob storage; aber über SharePoint
    SharePoint Online Azure Blog Storage, über SharePoint

    Das Rechtesystem von Azure Files/SharePoint sorgt also für das automatische “Schließen”  des Links nach Ablauf der eingestellten Zeit.

     

    Zusammenfassung

    Endlich hat Microsoft dem Administrator eine Möglichkeit gegeben, Sicherheitsvorgaben für alle Benutzer der jeweiligen  Firma vorzugeben. Jetzt sollte ich das auch im Windows Explorer einstellen können, das kommt im Herbst. (und der Artikel früher, versprochen)

    OneDrive – Teilen wird einfacher


    OneDrive

    nachdem Microsoft mit 28.000 Benutzern einen Test durchgeführt hat, wurde jetzt das Teilen einfacher. Manchmal möchte man nämlich nur einen Link abrufen, und das bedarf jetzt nur mehr drei Klicks: Auswählen, Teilen, Link abrufen.

    Onedrive: Link abrufen

    eigentlich eine schöne Sache, aber etwas ist wegfallen: den Link kürzen. Gut, das benötigen die meisten nicht. Denn die wenigsten wussten, dass Microsoft dafür Bitly.com benutzt hat. Und für mich war es schon interessant, wie viele Benutzer mein Script oder meine PowerPoint Folien heruntergeladen haben. Und die Statistik konnte man ganz einfach aufrufen. Wer so etwas benötigt, muss das jetzt manuell durchführen.

    Original im englischen OneDrive Blog

    Kategorien:OneDrive Schlagwörter: ,

    OneDrive | Statistik für geteilte Dateien


    OneDrive

    Manchmal wäre es wünschenswert, ein Statistik zu haben, wie oft eine Datei, die ich freigegeben habe, abgerufen wurde. Das ist, wenn auch über Umwege möglich. Jedoch nur, wenn, Sie beim Teilen den Link kürzen:

    Vor dem Kürzen:

    OneDrive: Teilen

    Nach dem Kürzen

    OneDrive: Teilen , Kürzen des Links

    Microsoft benutzt den Kürzungsdienst Bitly.
    Und genau hier kann eine Statistik abgerufen werden, in dem der gekürzte Link, in ein Web-Browser eingetragen wird, allerdings ergänzt um ein + Zeichen:

    aus http://1drv.ms/1lrm9hW wird http://1drv.ms/1lrm9hW+

    Allerdings bekommen wir dann nur eine kurze Aussage, wie oft die Datei angeklickt wurde.
    Wer sich allerdings bei Bitly registriert, der bekommt noch einiges mehr geboten.

    Bitly: Statistik vongeteilten Dateien

    Den Button mit genau diesem Aufruf könnte Microsoft ja noch in OneDrive einbauen..

    OneDrive | Teilen unter Windows 7, Windows 8.1, Windows Phone 8.1

    16. Juni 2014 1 Kommentar

    OneDrive

    Nachdem OneDrive mit Windows 8.x mit in das Betriebssystem integriert wurde, wurde es zunehmend stabiler. Natürlich finden sich den diversen Foren, z.B. in der Microsoft Community immer wieder Probleme, aber obwohl Microsoft steigende Nutzerzahlen präsentieren konnte, werden die Fehler und Probleme geringer. Trotzdem möchten die Nutzer von ehemals Live Mesh und SkyDrive noch mehr Funktionalitäten. Eine der Wünsche besteht in der Anzeige von mit mir geteilten Dateien, oder aber überhaupt eine Ansicht, welche Order und Dateien ich selbst geteilt habe. Letzteres ist in allen 4 Varianten (Browser, Windows Explorer, App und Windows Phone) aber bereits vorhanden.

     

    Browser

    Windows 8.1 Explorer

    Windows 8.1 App

    Windows 7
    Desktop App

    Windows
    Phone 8.1

    Teilen

    Ja

    Nein

    Ja

    Nein

    Ja

    Anzeigen geteilt

    Ja

    Ja

    Ja

    Nein

    Ja

    Geteilt von mir

    Ja

    Nein

    Nein

    Nein

    Ja

    Geteilt von

    Ja

    Nein

    Nein

    Nein

    Ja

    Für obenstehende Tabelle gilt:

    Teilen

    Eine oder mehrere Dateien mit anderen Teilen

    • öffentlich
    • zum Bearbeiten
    • zum Ansehen

    Anzeigen

    Anzeige, eine Datei (Ordner) mit anderen geteilt ist

    geteilt von mir

    Eine Übersicht mit allen Dateien / Ordnern, dich ich mit anderen Personen geteilt habe

    geteilt von

    Eine Übersicht mit allen Dateien oder Ordnern, die andere Personen mit mir geteilt haben


    Die nachfolgenden Screenshots belegen die obige Tabelle:

    Web-Browser

    OneDrive im Web-Browser: Anzeige geteilt

    OneDrive im Web-Browser: Anzeige geteilt - andere Ansicht

    OneDrive im Web-Browser: Übersicht geteile Dateien und mit mir geteilte Dateien

    Die oberste Zeile zeigt in der Zusammenfassung im Browser an, welche Dateien mit andren Personen “geteilt” sind.  Die zweite und dritte Zeile zeigen mir Dateien und Ordner an, welche andere Personen mit mir geteilt haben

    Dies bedeutet, dass über die Web-Oberfläche alle 4 Funktionen vorhanden sind.


    Windows 8.1 Explorer

    Trotz der Einbindung von OneDrive in das Betriebssystem hat es Microsoft (noch) nicht geschafft, eine schon oft gewünschte Funktion, nämlich “Geteilt von mir “ und “Geteilt von” zu implementieren. Die Anzeige im Explorer, welche Dateien von mir geteilt wurden, ist leider versteckt, und damit vielen Benutzern gar nicht bekannt.

    OneDrive: Windows 8.1 Explorer: Anzeige von geteilte Dateien

    Klicken Sie mit der rechten Maus auf die Überschrift-Leiste und anschließend auf Weitere…

    OneDrive: Windows 8.1 Explorer: Hinzufügen von Spalten

    Scrollen Sie nach unten und aktivieren Sie “Freigeben” und klicken auf “OK”

    OneDrive: Windows 8.1 Explorer mit Anzeige geteile Dateien

    Die neue Spalte “Freigegeben” wird angezeigt (rot) und freigegebene Dateien werden mit “Ja” angezeigt (blau) . 


    Windows 8.1 App

    OneDrive App: Anzeige geteilte Dateien

    OneDrive App: Teilen einer Datei

    OneDrive App: Teilen einer Datei

    In der OneDrive App innerhalb Windows 8.1 im modernen Design sind alle Möglichkeiten vorhanden, Dokumente und Ordner zu teilen. Lediglich die Anzeige “Geteilt von mir “ und “Geteilt von” fehlt. Warum hat Microsoft diese Funktion nicht implementiert?


    Windows 7 Desktop App

    OneDrive mit der Desktop App unter Windows 7: falsche Informationen

    Die Abbildung zeigt, dass die Desktop App für Windows 7 leider keine, bzw. falsche Informationen anzeigt. Vergleichen sie die Bilder des Windows Explorers unter Windows 8.1

    Das bedeutet, die Windows 7 Desktop App überträgt noch weniger Metadaten. Ich persönlich glaube nicht, dass da in absehbarer Zeit Erweiterungen also Änderungen implementiert werden. Dafür hat Microsoft bei nicht Windows Systemen noch jede Menge Arbeit vor sich.


    Windows Phone 8.1 App

    Windows Phone 8.1: Anzeige von geteilten Dateien Windows Phone 8.1: Anzeige von geteilten Dateien
     Windows Phone 8.1: Teilen einer Datei oder Ordner Windows Phone 8.1: Anzeigen aller geteilte Dateien und mit mir geteilte Dateien

    Mit Windows Phone 8.1 haben Sie Zugriff und die Anzeige von allen gewünschten Funktionen, genau wie beim Zugriff über einen Web-Browser.


     

    Zusammenfassung:

    Derzeit bieten nur der Web-Browser und Windows Phone 8.1 volle Kontrolle über geteilte Dateien und Ordner sowie mit mir geteilte Dateien und Ordner.

    Unter dem Windows 8.1 Explorer werden zwar Metadaten übertragen, aber wenn der Benutzer ein Ordner oder eine Datei teilen möchte, wird automatisch der Web-Browser gestartet. Die Information “mit mir geteilte Ordner / Dateien” fehlt gänzlich.

    Bleibt die Hoffnung, dass die Windows 8.1 OneDrive App die fehlenden Informationen  irgendwann ergänzt werden. Ob wir für die Windows 7 Desktop App ein Update erhalten,  ist bei der großen Installationsbasis eine Frage, die nur Microsoft direkt beantworten kann.

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