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Anonymer externer Zugriff auf Gruppen und Teamsites

11. Januar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

anonymer, externer Zugriff auf Groups and Teamsites

Ein Dokument mal schnell mit einem externen Benutzer teilen?

Nichts leichter als das, äh, das Dokument steckt in der Dokumenten-Bibliothek einer Gruppe oder Team-Site? Und dort ist es mir per Standard verboten, Dokumente mit anonymen Benutzern zu teilen.

Selbst als Admin habe ich im SharePoint Admin Center keine Möglichkeit, das zu ändern. Aber es muss doch gehen, in OneDrive for Business geht es ja auch.

Die Antwort: Es geht, aber nur per PowerShell

Und hier bei Bright Skies ist es Schritt für Schritt beschrieben.

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OneDrive Icons in Explorer-View with Windows 10 1709 Build 17063

27. Dezember 2017 Hinterlasse einen Kommentar

Ausschnitt_thumb5

Windows 10 Users, which are running Insiders Version 1709 Build 17063 are now able to have additional OneDrive Icons in the Windows Explorer.

First the Explorer-View before the change:

Explorer Before

we switch now into the view, here to options, Change to Folder and Search Options, inside the Folder-options to View and here to scroll down to Navigation Pane….

Before After
Settings beFore Settings after

and activate “Always show availability status” and the end up with OK.

Inside of the Explorer it looks like:

Explorer Aft

Now I know, why I have such a big space. This view will work with the Next Generation Sync Client, OneDrive Personal, OneDrive for Business, Teamsites and Groups of Office 365

If you do not want to have these Icons, you may switch them off the same way.

OneDrive Icons in der Explorer-Ansicht mit Windows 1709 Build 17063

26. Dezember 2017 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive Verfügbarkeitsstatus Im Windows Explorer

Windows 10 Benutzer, welche die Insiders Version 1709 Build 17063 installiert haben, können jetzt eine zusätzliche Ansicht im Windows Explorer einstellen.

Zuerst ein Explorer-Ansicht vor der Änderung:

Ansicht vor de Umstellung in den Ansicht-Eigenschaften

wir wechseln in die Ansicht, dort zu den Optionen, Ordner und Suchoptionen ändern, in den Ordneroptionen auf Ansicht und dann ganz nach unten scrollen…

Vorher Nachher
Ansicht Eigenschaften Windows 10, Version 1709, Build  16299 Ansicht Eigenschaften Windows 10, Version 1709, Build  17063

und aktiveren “Verfügbarkeitsstatus immer anzeigen” und schließen dann mit OK ab.
Im Explorer sieht es dann so aus:

Windows 10 Explorer mit Ansicht des OneDrive Status

Jetzt weiß ich auch, warum mir der Zwischenraum so groß vorkam. Die Ansicht gilt für den Next Generation Sync Client, also sowohl für OneDrive Personal, OneDrive for Business, Teamsites und Groups von Office 365.

Wem diese Icons zu viel sind, kann Sie auf dem selben Weg auch wieder ausschalten.

Next Generation Sync Client | Sync now with # and % in filename

18. April 2017 2 Kommentare

Office 365, Microsoft OneDrive for Business, Microsoft

A few days ago, Microsoft announced a new feature for OneDrive for Business and SharePoint Online. The user may now sync data with  “#” and “%” in the files- or folder name. Perfect for the users, but wait: The admin has to switch this feature on, and there is no switch in the admin console.

I have had about 120.000 files synced to the cloud into different Office 365 areas: SharePoint Team sites, Groups and OneDrive for Business. And there were some documents, where the Next Generation Sync Client gives out an error message and I have to change that manually (There were old documents about the language C #  in the filename…)

Next Generation Sync Client: Error message for invalid character in File- or folder name

Many user do not understand this. Yes, we know from past: here were many characters, that may not used in file and folder names. And Microsoft has promised, that the last 2 characters will be removed in the first quarter of 2017. And now it’s ready.

Requirements

All things, that followed, has nothing to do with all OnPremise versions of SharePoint and the old Groove client respectively. If you are a frequent reader of my blog posts, you know, that the Next Generation Sync Client (NGSC) will work only with Office 365 and OneDrive Personal.

 

Storage Omission of “#” und “%”
SharePoint Server on Prem NO
OneDrive for Business on Prem NO
SharePoint Online
Libraries in Team Sites und Groups
YES
OneDrive for Business YES

When is this feature available?

No, because there is no switch for the admin; the adminstrator has to deal with PowerShell. For all Office 365 tenants, that will be established after June 2017, this function is set automatically.

So the cmd-lets for Showing / Changing is: Get-SPOTenant / Set-SPOTenant

and the parameter for changing are: SpecialCharactersStateInFileFolderName

There are three different values:

Value description
Allowed Allows # and % characters in file and folder names in SharePoint Online and OneDrive for Business document libraries.
Disallowed Disallows the # and % characters in file and folder names in SharePoint Online and OneDrive for Business document libraries.
NoPreference # and % support will be enabled by Microsoft on your Office 365 Tenant when available. NoPreference state is the default state before we enable # and % on behalf of Office 365 Tenants following the schedule mentioned previously. In this state, # and % are turned off and tenant admins can run Set command to switch it to either Allowed or Disallowed. Once it is set by tenant admins, Microsoft will not change the setting when we enable on # and % on behalf of Office 365 Tenants. In addition, this is a read-only state, so it can not be set by running the Set command.

Before we use PowerShell to connect with SharePoint Online you must ensure, that the SharePoint Online Management Shell is installed. You may download it from this Microsoft site. Even you have it installed, look for the latest version. Start the Powershell online Management Shell, or you use Windows Powershell ISE.

Bevor wir uns per Power Shell mit SharePoint Online ver

Even if you are not use PowerShell each day, I will describe the few steps.

Picture descriptions
Office 365: SharePoint Admin Center Login into Office 365 as a SharePoint Administrator or a Global Teanat admionistrator and switch to the SharePoint Admin Center

We need the part with the tenant name from the URL. Here
https://mvpt01-admin.SharePoint.com

Now a few lines of PowerShell code:

$TenantURL="https://mvpt01-admin.sharepoint.com"
$SharePointAdmin="Hans.Brender@mvpt01.onmicrosoft.com"
Connect-SPOService -Url $TenantURL -credential $SharePointAdmin
Get-SPOTenant

So the first line shows the assign of SharePoint URL, in the second Line the assignment of your SharePoint Administrator or your Global Tenant administrator. In the third line we use the function Connext-SPOService to connect to the Tenant, a popup window will open and ask for the admin’s credential. The last line we call the function Get_SpoTenant and then we get:PowerShell: Get-SPOTenants Results

after the first Call you see the value NoPreference  for SpecialCharactersStateInFileFolderNames

With Get-SPOTenant you read the data, with Set_SPOTenant you could write or change the data. To Allow # and % as a valid character in a file- or folder name, you have to write:Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Allowed

to Disallow:

Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Disallowed

To Disconnect from you teanant you write Disconnect-SPOService ein.

Important: If you have changed the value, it takes a while, until the changes are affected!

Keep in mind , the changes are for Files /and or folders, not for SharePoint sites (web objects) or Site collections. Developers should also read  for API changes

Next Generation Sync Client: File name with formerly known restricted characters

OneDrive for Business: File name with formerly known restricted characters


Summarize:

There are only a few lines of code, but then administrators of companies will have less work with their users, because they do not understand, why there is a problem. Unfortunately is code only works in Office 365 and not on Premise

Users with a NAS like Synology will get into trouble, if you switch and have data in OneDrive for Buisness with these characters. The reason is, that they will use the old API

Who knows  SaRA?
Microsoft Support and Recovery Assistant for Office 365 with version 16.00.1702.0000 also do not know theses characters, but Microsoft has confirmed me, that this will be changed in the near future.

Source and Original: Microsoft Tech Community
Bill Baer describes the original and also has changed his FileChecker Migration Assistant

Next Generation Sync Client | Jetzt auch # und % im Dateinamen

12. April 2017 5 Kommentare

Office 365, Microsoft OneDrive for Business, Microsoft

Nur ein paar Tage über der ursprünglichen Ankündigung hat Microsoft ein weiteres Feature für OneDrive for Business und SharePoint Online angekündigt. Der Benutzer wird jetzt auch Dateien mit “#” und “%” im Dateinamen synchronisieren können. Noch ist es nicht soweit. Und der der SharePoint-Online Admin wird das auch explizit freischalten müssen. Noch ist es aber nicht soweit

Vor kurzem habe ich über 120.000 Dateien in die Cloud synchronisiert. Dabei sind auch ein paar Dokumente dabei gewesen, welche die noch unzulässige Zeichen enthielten. Dann gibt es eine Fehlermeldung und der Benutzer muss manuell eingreifen. (Bei mir waren das alte Dokumente, als C# als Programmiersprache etabliert wurde)

Next Generation Sync Client: Fehler, unzulässiges Zeichen im Dateinamen

Das ist für viele Benutzer nicht nachvollziehbar. Und Microsoft wollte das im ersten Quartal 2017 bereinigen. Mit ein paar Tagen Verzögerung ist es jetzt implementiert.

Voraussetzungen:

Dies gilt nur für den Next Generation Sync Client, der alte “Groove Client” wird nicht unterstützt. Wer regelmäßig meine Blog Posts liest, weiß, das der Next Generation Sync Client “derzeit” nur mit Office 365 und OneDrive Personal (also in der Cloud)  funktioniert.

Speicherort Wegfall von “#” und “%”
SharePoint Server on Prem NEIN
OneDrive for Business on Prem NEIN
SharePoint Online
Bibliotheken in Team Sites und Groups
JA
OneDrive for Business JA

Ist dieses Feature sofort verfügbar?

Nein, denn, und das werde ich noch beschreiben, der Administrator muss dazu selbst Hand anlegen. Und das nicht über die Web-Oberfläche, nein PowerShell ist angesagt. Für alle Office 365 Mieter, die ab dem Juni 2017 erstellt werden, ist diese Funktion dann automatisch eingestellt.

Das Kommando für die Anzeige / das Ändern lautet: Get-SPOTenant / Set-SPOTenant

der dazugehörige Parameter: SpecialCharactersStateInFileFolderName

Der Wert kann dabei 3 Eigenschaften einnehmen

Wert Beschreibung
Allowed Erlaubt # und % Zeichen im Datei- und Ordnernamen in SharePoint Online und OneDrive for Business  Dokumenten Bibliotheken
Disallowed # und % Zeichen im Datei- und Ordnernamen in SharePoint Online und OneDrive for Business  Dokumenten Bibliotheken werden nicht unterstützt.
NoPreference Das ist die Default Einstellung. Die Unterstützung von # und % Zeichen im Datei- und Ordnernamen wird durch Microsoft unterstützt. Dies geschieht nach und nach bei den unterschiedlichen Mietern. War der Zustand bis zur Unterstützung bereits in einem anderen Zustand, wird dieser nicht überschrieben. Diese Eigenschaft ist Read-Only, man kann Sie , wenn einmal geändert, nicht wieder setzen.

Bevor wir uns per Power Shell mit SharePoint Online verbinden, muss sichergestellt sein, dass die SharePoint Online-Verwaltungsshell installiert haben. Diese können Sie hier herunterladen. Auch wer die SharePoint Online-Verwaltungsshell bereits auf seinem Rechner installiert hat, sollte diese auf die neuste Version updaten. Starten Sie SharePoint Online Management Shell oder aber Windows PowerShell ISE.

Nicht jeder benutzt PowerShell jeden Tag. Deshalb werde ich die einzelnen Schritte hier beschreiben.

Bild Beschreibung
Office 365: SharePoint Admin Center Melden Sie sich im Browser als SharePoint Administrator oder globaler Administrator an und wechseln Sie dort in das SharePoint Admin Center

wir benötigen den Part mit dem Mieter-Namen: hier
https://mvpt01-admin.SharePoint.com

hier jetzt die paar Zeilen PowerShell Code:

$TenantURL="https://mvpt01-admin.sharepoint.com"
$SharePointAdmin="Hans.Brender@mvpt01.onmicrosoft.com"
Connect-SPOService -Url $TenantURL -credential $SharePointAdmin
Get-SPOTenant

In der ersten Zeile wird der Variablen $TenantURL Ihre SharePoint Verwaltung zugewiesen. Zeile 2 ist der Anmeldename des SharePoint Administrators oder des globalen Administrators. In der dritten Zeile werden diese Variablen  dem Connect-SPOService zugewiesen, ein Fenster öffnet sich und Sie müssen Sich mit dem SharePoint-Administrator authentifizieren. Das ist die Anmeldung. Die letzte Zeile ruft Get-SPOTenant auf und hier erhalten Sie das Ergebnis

PowerShell; Function Get-SPOTenant; Ergebnisse

beim ersten Aufruf steht bei SpecialCharactersStateInFileFolderNames natürlich NoPreference

Wenn Get-SPOTenant für das Auslesen zuständig ist, kann mit Set-SPOTenant etwas geschrieben werden.  Wenn wir also # und % als Zeichen in einem Datei- oder Ordnernamen erlauben wollen so lautet das Kommando

Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Allowed

das Verbieten:

Set-SPOTenant -SpecialCharactersStateInFileFolderNames Disallowed

Um sich wieder abzumelden geben Sie Disconnect-SPOService ein.

Wir der Wert mittels PowerShell geändert, so dauert dies eine geraume Weile, bis das Kommando wirkt!

Die Funktion bezieht sich auf Dateinamen und Ordner, nicht jedoch auf SharePoint Sites (Web objects) und Site Collections

Für alle Entwickler: Man sollte sich die API Änderungen anschauen

Next Generation Sync Client; Dateinamen mit Sonderzeichen

OneDrive for Business: Dateinamen mit Sonderzeichen


Zusammenfassung:

ein paar Zeilen Code und schon haben Administratoren weniger Arbeit mit Benutzern, die sich schon oft gefragt haben, warum hier ein Problem vorliegt. Leider bisher nur in der Cloud verfügbar.

[12.04.17 Nachtrag] wer eine NAS wie Synology benutzt, wird Probleme bekommen, wenn er Daten aus OneDrive for Business sichert, den derzeit benutzt die NAS noch die nicht erweiterte API.

[13.04.17 Nachtrag] Kenn jemand SaRA?
Microsoft Support and Recovery Assistant for Office 365 in der Version 16.00.1702.0000 kennt die unzulässigen Zeichen noch nicht. Dieses, nennen wir es einmal Microsoft Universal Fehlerbereinigungstool wird aber fortlaufend erweitert, wir mir gestern Microsoft mitgeteilt hat.

 

Quelle: Microsoft Tech Community

Next Generation Sync Client | Registry key vs Admin-Center

25. März 2017 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

some people ask me: Do I have to set the registry Key TeamSiteSyncPreview in each Client, to sync document libraries from team sites or groups from SharePoint Online to my local device? With the Next Generation Sync Client, not the old Groove client!

My answer: Yes / No, it depends.

 

You know, that the Next Generation Sync Clients comes with Windows 10 OS or you may install it manually with other OS, and you will have selective sync with

  • OneDrive (Personal)
  • OneDrive for Business

Sync with Next Generation Sync Client  without  settings  in the  Admin-Center or installing the Reg-Key

If you want to sync data from other document libraries in Office 365 you need to set some switches in the admin portal of Office 365 and you need therefore admin credentials OR you install the registry Key TeamSiteSyncPreview  on you local device. But in this case you need local admin rights.

The difference is, that with the registry Key you open access to sync for other document libraries only for this device.. So you may read it from Microsoft. All other devices of your Office 365 tenant have no access. That’s ideal for testing with a test group of users.

If you want to enable the sync process with the Next Generation Sync Client  for all of your users you need the SharePoint admin of Office 365. And, you do not need to set this registry Key on local devices.

If you have set the Registry Key or having changed the settings in Office 365 you may then sync data from

  • OneDrive Personal
  • OneDrive for Business
  • document libraries in SharePoint Team Sites
  • document libraries in SharePoint  Groups
  • document libraries in SharePoint  Planner*)
  • document libraries in Teams

*) 03/23717 There is a known bug. You have to change to classic view

Sync with Next Generation Sync Client  with settings  in the  Admin-Center or installing the Reg-Key

What and where do I have to change/set in the admin Center of Office 365?

Open the SharePoint admin center.
In the left pane, click settings.
Make sure "OneDrive Sync Button" is set to "Start the new client." To sync SharePoint files with the new client, you must also sync OneDrive files with the new client.
For "Sync Client for SharePoint," select Start the new client.
Click OK

SharePoint Admin Center: OneDrive Sync

If you have made these changes and the users clicks on the sync button, the Next Generation Sync Client is launched. You also have the chance to install the newest version from the popup window.

But You have to know, and that’s very important:

These changes take several hours to propagate. To check that they’ve propagated, go to a SharePoint Online site and click Sync. In the browser dialog box that confirms the request to open a program, the "Program" should appear as "Microsoft OneDrive" and the "Address" should start with "odopen://"

Many issues I have heard, come from this point.

Next Generation Sync Client | Registrierungsschlüssel vs Admin-Center

24. März 2017 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Ich wurde schon des Öfteren gefragt: Muss ich den Registrierungsschlüssel TeamSiteSyncPreview im Client setzen, um auf Dokumentenbibliotheken von SharePoint Teamsites oder Groups in Office 365 mit meinem lokalen Windows Client zu synchronisieren? Wohlgemerkt mit dem Next Generation Sync Client, nicht mit dem alten Groove Client.

Die Antwort: Ja / Nein, das kommt darauf an.

 

Der Next Generation Sync Client, Bestandteil des Windows 10 Betriebssystems oder aber für diverse Betriebssysteme nachträglich installierbar, beherrscht von Haus aus selektive Synchronisation mit

  • OneDrive (Personal)
  • OneDrive for Business

Synchronisation mit dem Next Generation Sync Client  ohne Einstellungen im Admin-Center

 

Will ich mit mit anderen Dokumenten-Bibliotheken in Office 365 eine Synchronisation herbeiführen, so benötige ich geänderte Einstellungen im Administrationsteil für Office 365 und damit den SharePoint Administrator oder ich installiere den Registrierungsschlüssel TeamSiteSyncPreview  auf meinem Rechner. Dazu benötige ich natürlich lokale Admin-Rechte auf meinem Gerät.

Der Unterschied ist der, dass ich mit dem Registrierungsschlüssel genau dieses und nur dieses Gerät freischalte für die Synchronisation anderer Dokumenten-Bibliotheken. Das ganze hat Microsoft hier beschrieben. Alle anderen Geräte die sich mit Office 365 verbinden und synchronisieren bekommen keinen Zugriff. Damit kann ich bestimmte, ausgewählte  Benutzer zu Testzwecken für eine Synchronisation weiterer Dokumentenbibliotheken bestimmen.

Soll für alle alle Benutzer der neue Next Generation Sync Client benutzt werden, so kann dies der SharePoint-Administrator für Office 365 durchführen. Am lokalen Client muss dann kein weiterer Registrierungsschlüsse mehr eingetragen werden.

Ist der Key eingetragen oder sind die Einstellungen in Office 365 gesetzt, kann eine selektive Synchronisation mit dem Next Generation Sync Client mit

  • OneDrive Personal
  • OneDrive for Business
  • Dokumentenbibliotheken in SharePoint Team Sites
  • Dokumentenbibliotheken in SharePoint Groups
  • Dokumentenbibliotheken in SharePoint Planner*)
  • Dokumentenbibliotheken in Teams
    *) 23.03.17 Hier existiert noch ein Bug. Es muss zur klassischen Darstellung gewechselt werden.

Synchronisation mit dem Next Generation Sync Client  mit Einstellungen im Admin-Center

Was muss wo in der Admin Konsole von Office 365 eingestellt werden?

Öffnen sie das SharePoint Admin Center in Office 365
Klicken Sie auf Einstellungen
Wählen Sie für “Synchronisationsclient für SharePoint” die Option “Neuen Client starten” Und bestätigen sie das ganze mit OK

SharePoint Admin Center: neuen Sync-Client starten

Durch diese Selektion werden Benutzer, welche auf einen Synchronisations-Butten klicken, den neuen Client (New Generation Sync Client ) verwenden. Ist dieser auf dem Client nicht vorhanden, kann er von dem Popup Fenster aus installiert werden.

Das wichtigste ist im nachstehenden Satz beschrieben:

Diese Änderungen im SharePoint Admin Center können mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Das ist abhängig davon, wie viele Benutzer in Ihrem Office 365 vorhanden sind und wie viele Objekte betroffen sind.

Hier ist die häufigste Ursache zu finden. Hier hilft nur abwarten.

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