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Work Folders | Häufig gestellte Fragen
Die richtigen Antworten auf die häufig gestellten Fragen zu den Arbeitsordnern (Work Folders) hat Microsoft hier zusammen gefasst:
Wie richte ich die Arbeitsordner ein?
Wo befinden sich meine Dateien?
Wie verschiebe ich meine Arbeitsordner an einen anderen Speicherort auf meinem PC?
Was kann ich tun, wenn der Speicherort für Arbeitsordner nicht verwendet werden kann?
Wie kann ich feststellen, ob die Arbeitsordner auf dem neuesten Stand sind?
Warum sind die Dateien in den Arbeitsordnern grün?
Wie entschlüssele ich eine Datei in den Arbeitsordnern?
Warum muss ich mein Kennwort mehrere Male eingeben?
Was ist zu tun, wenn von den Arbeitsordnern Dateien mit Fehlern aufgeführt werden?
Wie beende ich die Verwendung der Arbeitsordner?
Wie erhalte ich Hilfe zu den Arbeitsordnern?
Work Folders | Client für Windows 7
Es ist schau eine geraume Zeit her, aber bei mir untergegangen. Bereit am 23.4.2014 hat Microsoft die Arbeitsordner für Windows 7 als Download zur Verfügung gestellt.
Diese sind in der 32- Bit aber auch in der 64-Bit Variante in verschiedenen Sprachen verfügbar.
Die Voraussetzungen dafür sind:
- Windows 7 Professional mit Service Pack 1
- Windows 7 Enterprise mit Service Pack 1
- Windows 7 Ultimate mit Service Pack 1
zusätzliche Voraussetzungen sind:
- Der Rechner muss Domänenmitglied sein.
Wer also Arbeitsordner (Work Folders ) mit Windows 7 benutzen will, muss seinen Rechner in die Domäne bringen, oder aber auf Windows 8.1 upgraden.
Sprachen: English; Dutch; French; German; Hungarian; Italian; Japanese; Korean; Polish; Portuguese Brazil; Portuguese Portugal; Russian; Spanish; Swedish; Simplified Chinese; Traditional Chinese; Czech
Work Folders | Client Konfiguration
In den vergangen Blog Posts wurde über die Konfiguration des Servers, das Erstellen eines Work Folders , das Hinzufügen von Quotas und das Erstellen eines SMB Shares für Windows 7 Clients und die Ausrollen eines Zertifikates beschrieben.
[Update 1.7.2014 Namensänderungen
Heute als Abschluss kommen wir zur Konfiguration des Clients. Dabei werde ich die Konfiguration von 3 verschiedene Clients beschreiben
- Arbeitsordner (Work Folders) unter Windows 8.1 (Domain Joined Device)
- Arbeitsordner (Work Folders) unter Windows 8.1 (BYOD am Beispiel Surface RT)
- Arbeitsordner( Work Folders) unter Windows 7
- 1. Arbeitsordner unter Windows 8.1 ( Domain Joined Device)
- Der Rechner ist der Domäne hinzugefügt und kann jetzt eingerichtet werden. Dazu rufen wir die Systemsteuerung auf und geben “Arbeitsordner” in das Suchfeld ein.
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Klicken Sie auf Arbeitsordner verwalten |
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Klicken Sie auf Arbeitsorder einrichten |
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Geben Sie den Benutzernamen in der Form User@Contoso.com ein oder klicken Sie auf Geben Sie stattdessen einen Arbeitsordner-URL ein Geben Sie dann in das Feld https://workfolders.contoso.com ein |
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Benutzer eingeben |
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Hier besteht jetzt die Möglichkeit, den Standardspeicherort zu ändern.
Das werde ich für das BYOD Gerät (Surface 2 bzw. Surface RT) beschreiben. Auf Weiter klicken |
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Hier muss der Anwender den Sicherheitsrichtlinien, die die IT auf dem Sync-Server eingestellt hat, zustimmen. Setzen Sie den Haken auf Ich stimme diesen Richtlinien auf meinem PC zu |
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Abschluss und Hinweis… Es könnte etwas länger dauern, wenn sich bereits Dateien in den Work Folders befinden. |
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Der Arbeitsordner wird angezeigt, ist aber noch leer |
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Ein angelegter Ordner wird grün (EFS Verschlüsselung) angezeigt. |
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Klicken Sie im Explorer unten rechts auf Letzte Synchronisierung… |
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Hier werden Informationen über den Arbeitsordner angezeigt. Bedingt durch die eingestellte Quota habe ich noch knapp 25 GB zur Verfügung.
Je nach Einstellung kann ich die Synchronisierung auch über getaktete Verbindungen, ja sogar im Roamingbetrieb synchronisieren. Das bleibt dem Anwender überlassen. |
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So sieht es aus, wenn keine Netzwerkverbindung besteht, oder aber Sie das Gerät zum Beispiel mit dem Smartphone als Internet-Zugang verbunden haben, und den 1. Haken nicht gesetzt haben. |
Damit ist die Konfiguration abgeschlossen. Wenn ich eine Datei direkt in den Arbeitsordner (Work Folder) speichere, verschiebe, etc., werden diese Daten zum Sync-Server synchronisiert und stehen danach auch auf den anderen Geräten, die Sie besitzen und auf denen Arbeitsordner eingerichtet sind zur Verfügung.
- 2. Arbeitsordner unter Windows 8.1 BYOD
eigentlich ist der Prozess der gleiche mit einem Unterschied: Das Gerät ist nicht im Firmennetzwerk. Über kurz oder lang werden Unternehmen mit dem BYOD Konzept konfrontiert werden, dass Firmenangestellte ihre eigenen Geräte der Firma zur Verfügung stellen würden. Die IT einer Firma aber möchte das ganze natürlich kontrollieren, und Work Folders sind hier eine Möglichkeit, bestimmte Daten auf das eigene Gerät zu synchronisieren. Dann kann ich auch von zu Hause mit den Daten arbeiten, Änderungen durchführen, und trotzdem ist es mit meinem Firmenrechner automatisch synchronisiert. Sollte ich die Firma verlassen, dann muss aber ein Konzept bestehen, diese Firmen-Daten von meinem eigenen Gerät zu löschen, ohne meine privaten Daten anzutasten. Zumindest muss mir als ehemaligen Mitarbeiter die Möglichkeit genommen werden, weiterhin auf diese Daten zu zugreifen. Und dass funktioniert mit den Work Folders. Was mit OneDrive for Business (SkyDrive Pro) noch Probleme bereitet, dass in den Work Folders schon integriert. Dank EFS und Remote Wipe out.
Nun aber zur Installation. Ich habe hier die Beschreibung von Surface RT bzw. Surface 2 gewählt. Auf Windows RT werden nämlich die mittlerweile in die Jahre gekommenen Offline Folders nicht mehr unterstützt. Zudem kann das Gerät nicht in die Domäne aufgenommen werden.
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Klicken Sie auf Arbeitsordner verwalten |
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Klicken Sie auf Arbeitsorder einrichten |
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Geben Sie den Benutzernamen in der Form User@Contoso.com ein oder klicken Sie auf Geben Sie stattdessen einen Arbeitsordner-URL ein Geben Sie dann in das Feld https://workfolders.contoso.com ein |
Hier ist der Unterschied. Da das Device nicht zum Firmennetzwerk gehört, muss ich mich authentifizieren
Haben Sie nicht genügend Platz auf dem Systemlaufwerk und haben z.B. eine SD-Karte hinzugefügt, so lassen sich Work Folders auf dieser Karte ablegen. Bedenken Sie aber, dass die Dateien immer alle synchronisiert werden, ein teilweises Synchronisieren wie bei SkyDrive ist nicht möglich:
| Windows RT | OneDrive (SkyDrive) |
OneDrive for Business SkyDrive Pro |
Work Folders |
| teilweise Synchronisierung | ja, dank Smart Files | keine Offline-Speicherung möglich | Nein |
| Verschieben der Daten auf SD-Karte | Ja | Nein | Ja |
| Windows 8.1 | OneDrive (SkyDrive) |
OneDrive for Business SkyDrive Pro |
Work Folders |
| teilweise Synchronisierung | ja, dank Smart Files | Ja | Nein |
| Verschieben der Daten auf SD-Karte | Ja | Nein | Ja |
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Ich habe auf dem Surface 2 eine SD-Karte und dort sind auch schon die SkyDrive Speicherplätze von 2 Benutzer auf diesem Gerät “ausgelagert”. Auf dieser Karte habe ich auch schon einen Ordner angelegt |
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Hier muss der Anwender den Sicherheitsrichtlinien, die die IT auf dem Sync-Server eingestellt hat, zustimmen. Setzen Sie den Haken auf Ich stimme diesen Richtlinien auf meinem PC zu |
Die Abbildung zeigt, das synchronisiert wurde und der Inhalt mit EFS verschlüsselt wurde.
- 3. Arbeitsordner unter Windows 7
Derzeit stehen die Arbeitsordner (Work Folders) unter Windows 7 leider (noch) nicht zur Verfügung. Da diese direkt in das Betriebssystem integriert sind, vermute ich, dass wir bis zum nächsten Service Pack von Windows 7 warten müssen (SP2).
[Update] der Windows 7 Client ist seit dem 23.4.2014 verfügbar. Nach der Installation erfolgt die Konfiguration wie unter Windows 8.1 (Domain Joined Device). Ist eine Maschine nicht im Firmennetzwerk, so muss wie nachstehend beschrieben, verfahren werden.
Aber für die nicht mobilen Geräte gibt es Abhilfe, die die IT uns zur Verfügung stellen kann. Die Rede ist hier von SMB Share. Die Installation und das Einrichten auf dem Server habe ich ja bereits hier beschrieben.
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Öffnen Sie den Windows Explorer. Klicken Sie auf Netzwerklaufwerk verbinden |
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Klicken Sie auf Verbinden mit einer Website … |
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Der Assistent wird gestartet |
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Klicken Sie auf Eine Benutzerdefinierte Netzwerkadresse auswählen und danach auf Weiter |
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Klicken Sie auf Durchsuchen |
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Wählen Sie der Sync-Server und den Share aus. Danach auf OK klicken |
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Der Share wird übernommen, danach auf Weiter klicken |
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Geben Sie dem Share einen Namen: Arbeitsordner oder Work Folder
Dann auf Weiter Klicken |
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und zuletzt auf Fertig Stellen klicken |
Damit ist die Konfiguration des SMB Shares auf einem Windows Client abgeschlossen. Zu Beachten ist allerdings, dass das nur innerhalb des Firmennetzwerkes funktioniert, oder aber Sie sich mit ihrem mobilen Geräte mit einer VPN Verbindung ins Netzwerk einwählen müssen.
Zusammenfassung
Je nachdem, was ich für Daten ich gerade bearbeite, speichere ich diese in SkyDrive (private Daten) , SkyDrive Pro (Firmen-Daten in einer Dokumentenbibliothek) oder aber Daten, die nur ich benötige, die aber auf mehreren Rechnern synchron sein sollen in Work Folders. Für alle Konzepte gibt es Für und wieder. 
[Update] Anmerkung: bei der obigen Abbildung ist SkyDrive mit OneDrive und SkyDrive Pro mit OneDrive for Business zu ersetzen.
Work Folders | Zertifikate ausrollen
der 4. Teil der Implementierung der Work Folders geht es um den DNS Einträge und der Implementierung des Zertifikates, damit wir mit allen Geräten nicht nur innerhalb unseres Firmennetzwerkes Zugriff haben, sondern auch über das Internet von jeder beliebigen Stelle. Dabei gehe ich auch auf die Problematik eines bestehenden Exchange Servers und der mittlerweile von Microsoft abgekündigten Firewall Thread Management Gateway (TMG 2010) ein
Wenn in einer Firma sowohl ein Sync-Server als auch ein Mail Server eingesetzt werden sollen, so ergibt sich auf Grund des verwendeten Protokolls (hppts= Port 443) ein Problem. Der Datenstrom muss an der Firewall getrennt werden. Die nachfolgende Beschreibung hier gilt für folgende Komponenten:
- Proxy-Server: TMG 2010 auf Windows Server 2008 R2
- Mail-Server: Exchange Server
- Sync-Server: Windows Server 2012 R2
- Es ist nur eine externe IP Adresse vorhanden
Exchange Server verlangt beim Protokoll Outlook Web Access (OWA) SSL Verschlüsselung. Für den Zugriff muss öffentlich ein DNS Eintrag beim Provider eingerichtet werden. Der Sync- Server benötigt für die Work Folders ebenfalls einen öffentlichen DNS Eintrag - mail.contoso.com
- workfolders.contoso.com
ich habe im DNS Manger der Domäne auch noch einen Host-Eintrag workfolders erzeugt, dessen IP auf den Sync-Server (Fileserver) zeigt:
Und natürlich benötigen wir in SAN-Zertifikat (Multi-Domain Zertifikat), bei dem beide Einträge vorhanden sind. Dann kann auf der TMG mittels Bridging der SSL Datenstrom je nach Anforderung zum Mail-Server also auch zum Sync-Server weitergeleitet werden.
Dieses Zertifikat muss sowohl auf dem Mail-Server (Exchange) als auch auf dem Sync-Server und natürlich auf dem Proxy-Server (TMG) ausgerollt werden.
Exchange-Server
Es gibt genügend Beschreibungen im Internet, wie ein Zertifikat auf dem Exchange Server aus zu rollen ist, das ist auch abhängig von der Version des Exchange Servers. Hier ein paar Links:
- Erstellen einer Anforderung für ein digitales Zertifikat
- Digitale Zertifikate und SSL
- Exchange 2013 Serverzertifikat erstellen
- Exchange 2007 Zertifikate
Es gibt genügend Hilfen im Internet, einfach mal Bingen oder Googlen.
Sync-Server (File Server)
hier ist eine Besonderheit zu beachten, weil eine SSL-Bindung ans den Web-Server IIS nicht über die Oberfläche funktionierten kann, weil der Web-Server (IIS) gar nicht installiert werden muss und auch gar nicht installiert wurde.
Es wurde aber (automatisch) mit den Work Folders die IIS Hostable Web Core installiert, die aber keine graphische Oberfläche hat.
Das Powershell-Kommando hierfür: get-windowsfeature | where {$_.installed -eq $True}
Ist die Rolle Web Server (IIS) installiert, dann gibt es hier eine Beschreibung, wie Sie da Zertifikat an die Website binden können.
und hier der Weg, bei dem wir mit Powershell und der CMD die Bindung vornehmen können.
1- Zuerst muss das Zertifikat importiert werden: (Powershell)
PS C:\>Import-PfxCertificate –FilePath <certFile.pfx> -CertStoreLocation cert:LocalMachine\My
natürlich können wir das ganze auch über das über das Zertifikats Snap-in der MMC erledigen. Dann sollte nach dem Import die Einstellung so aussehen:
2– Danach müssen den thumbprint des soeben importierten ermitteln:
PS C:\>Get-ChildItem –Path cert:\LocalMachine\My
3- Das SSL Zertifikat muss nun mittel einer CMD-Konsole (!!!) gebunden werden.
netsh http add sslcert ipport=0.0.0.0:443 certhash=<Cert thumbprint> appid={CE66697B-3AA0-49D1-BDBD-A25C8359FD5D} certstorename=MY
Nachdem die Zeile in die CMD Konsole eingegeben (kopiert) wurde, wechseln wir wieder in die Powershell und kopieren den richtigen Thumprint des weiter oben installierten Zertifikates. und ersetzen in der Kommando-Zeile (CMD) <Cert thumbprint> durch die Zeichenfolge und dann erst wird das Kommando mit Return abgesetzt.
Das Kommando bindet das Zertifikat an das Root (alle Hostnamen dieses Servers) dieses Servers mit Port 443
Eine Besonderheit ist noch zu beachten, wenn sich ein Exchange Server in der Domäne befindet.Diese Beschreibung hier setzte aber auf bestimmte Gegebenheiten auf:
- Es ist nur eine feste IP Adresse vorhanden
- Benutzer nutzen auch OWA um auf Ihre Mail-Daten des Exchange Servers zuzugreifen
- Als Firewall wird ein Thread Management Server 2010 (TMG) eingesetzt
- Das Problem ist, das sowohl OWA als auch Work Folders SSL (Port 443) benutzen und wir auf an der Firewall Bridging einsetzen müssen, um die SSL Daten entweder zum Exchange Server oder aber zum Sync-Server weiter zu leiten.
- 1- Zertifikat importieren
- Das Zertifikat ist mit der MMC (Zertifikats Snap in) auf der der TMG zu importieren. Danach sieht der persönliche Zertifikatsspeicher so aus
: 
- Der rote Pfeil zeigt auf das “alte” OWA Zertifikat, der blaue auf das neue Zertifikat
- 2- Web Listener erstellen bzw. umstellen
- Der existierende Web-Listener muss nun umgestellt werden:
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Ich habe nicht nur den Namen, sondern auch die Beschreibung geändert. |
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er muss zwingend auf die externe Adressen “lauschen” |
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es geht um SSL Verkehr an Port 443 |
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im Kartenreiter Certifikate müssen wir jetzt das neue Zertifikat zuweisen
Hier noch einmal der Hinweis, dass auch der Exchange Server natürlich mit dem neuen Zertifikat versehen wurde! Der Weblistener lauscht ja auf Port 443 und weil in dieser Konfiguration nur eine externer IP Adresse vorhanden ist, gilt dieser Web Listener sowohl für OWA als auch für WEorkfolders und erst im Bridging wird unterschieden … Klick auf Select Certificate… |
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Das Bild zeigt jetzt das ich bereits auf das neue Zertifikat (Blau) geklickt habe.
Anschließend auf “Select” klicken |
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Im Kartenreiter Authentication habe ich “no Authentication” eingestellt (gehabt).
Wir reichen ja nur durch und authentifizieren im Exchange Server bzw. im Sync Server |
Damit haben wir die Änderung des Web Listeners an der TMG abgeschlossen und klicken auf OK
- 3- Regel OWA ändern
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Alle Einstellungen bleiben, nur der Weblistener muss richtig ausgewählt werden. |
- 4- Work Folder Regeln erstellen
- Der Einfachheit habe ich die “OWA” Regel in der TM kopiert , den Namen dann geändert und dann die Änderungen durchgeführt.
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Name und Beschreibung geändert |
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Der Client kennt den externen oder internen DNS Namen (publish Sites) und als Computer habe wird der Namen des Sync-Servers eingetragen |
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Es geht um HTTPS (Port 443) |
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hier wieder den Web-Listener eintragen. |
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hier wird der öffentliche DNS Name eingetragen
(beim der OWA Regel steht hier der öffentliche DNS Name für OWA) |
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bei dem internen Pfad tragen wir ein:
/sync/1.0/* |
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an der Firewall wird nicht authentifiziert, sondern nur weitergereicht… |
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443 Traffic wird an den Web-Server weitergeleitet. |
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Ich habe hier “alle Benutzer” eingetragen… |
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Ein Klick auf “Test Rue” zeigt, dass die Weiterleitung korrekt ist. |
- Damit ist die Konfiguration an der TMG 2010 abgeschlossen. Im nächsten Blog Post werde ich dann den Abschluss dieser Work Folders Serie beschreiben, nämlich die Implementierung der Work Folders unter Windows 8.1, und zwar für ein Gerät in der Domäne als auch ein BYOD Gerät.
- Work Folders | Überblick
- Work Folders | Einrichtung Server und Konfiguration
- Work Folders | Quota und SMB
- Work Folders | Zertifikate ausrollen
- Work Folders | Client Konfiguration
Work Folders | Quota und SMB
Heute geht es um Quotas und SMB.
Quotas:
Um Quotas für Work Folders auf dem File Server zu installieren, muss der File Server Resource Manager installiert sein, das habe ich hier beschrieben.
Nach dessen Aufruf (Tools im Server Manager) bekommen wir folgendes zu sehen:
Nach einem Klick auf Quota Management …
und einem weiteren auf Quota Templates…
ist ersichtlich, dass unter Umständen die von Microsoft angelegten Templates nicht passen. Ich habe 17 GB Dateien zu synchronisieren, aber mein Surface RT muss ich beschränken, weil dort nicht unbegrenzt Speicherplatz zur Verfügung stehen. Und bei den Templates gibt es nur 250 MB (zu wenig) und 200 GB (zu viel).
In der dritten Spalte werden Quota Typen angezeigt: Hard und Soft. Vereinfacht gesagt, kann der Benutzer später beim Typ Hard beim Erreichen des Grenzwertes keine weiteren Dateien anlegen, beim Typ Soft bekommt er nur Warnmeldungen etc. Schauen Sie sich die Eigenschaften der vorhandenen Quotas an, welche am besten passt, dann können wir diese Einstellungen zu unserem neu zu erstellen Quota Template kopieren.
Um ein neues Quota Template zu erzeugen. genügt ein Rechtsklick auf Quota Template – Create Quoat Template…
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Wählen Sie aus der DropDown-Liste ein passendes Template aus und klciken Sie dann auf Copy. Die Daten werden dann übernommen. |
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Geben Sie dann dem Template einen Namen und eine Beschreibung und wählen Sie dann das Limit und wählen Sie dann den Quota Typ |
Wenn wir später DLP (Data Loss Prevention) konfigurieren wollen, so müssen wir uns mit dem Classification Management beschäftigen.
Zur Zuordnung von Quotas zu einem Work Folder gibt es 2 Möglichkeiten, direkt über Quotas oder aber, wenn mehrere Work Folder mit unterschiedlichen Quotas
Wechseln wir jetzt zum unseren Work Folders. (
und klicken auf Set Quotas
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Wählen Sie das gewünschte Template aus. Sollte dass soeben neu erzeugte Template nicht erscheinen, dann verlassen Sie den Configurations-Assistenten und klicken im File Server Manager auf Refresh. Danach erneuter Aufruf |
Damit haben wir die Quotas für diesen Work Folder erstellt und zugewiesen.
eine generelle Einstellung für Work Folders sollten wir nicht vergessen:
Hier können generell für alle Work Folders weitere Eigenschaften wie Authentifizierung, Support-Email und Gruppen, bei denen eine Synchronisierung unterdrückt werden soll, hinterlegt werden:
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Klicken Sie hier auf Show All |
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Wählen Sie hier die Art der Authentifizierung und tragen Sie eine E-Mail-Adresse ein |
SMB
Da Windows 7 derzeit noch nicht für Work Folders unterstützt wird, ich denke, das wird mit dem nächsten Service Pack für Windows 7 kommen, müssen wir uns für Rechner innerhalb des Firmen-Netzwerkes mit SMB Share helfen.
[Update 1.7.2014] seit dem 23.4.2014 steht ein Windows 7 Client zur Verfügung
Damit kann die Konfiguration von SMB entfallen
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2 Möglichkeiten gibt es um den New Share Wizzard zu starten |
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Wählen Sie SMB Share Advanced |
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Geben Sie den Pfad ein, wo Sie den Work Folder definiert haben.
Siehe hier |
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Übernehmen Sie die Angaben und / oder tragen Sie eine Beschreibung ein |
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Haken Sie ABE (Access-based enumeration) an. Die Benutzer sehen dann nur ihren eigenen Ordner. Ordner, bei dem nicht Minimal Lese-Rechte vorhanden sind, werden ausgeblendet |
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Hier können, wenn notwendig, weitere Rechte hinzugefügt werden |
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Unter Quotas habe ich schon darauf hingewiesen, dass Management Policies und Klassifizierungs-Regeln erstellt werden können.
Deshalb sollten Sie User Files anhaken |
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Da wir schon Quotas hinterlegt haben, meldet der Assistent dies und wir können diesen Schritt überspringen. Haben Sie noch keine Quotas angelegt, ist hier jetzt die Möglichkeit… |
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Die Zusammenfassung |
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und das Ergebnis |
Je nach Größe Ihres Unternehmens und Anzahl der Benutzer müssen wir bei SMB Share jedoch bedenken, wie oft eine Synchronisierung durchgeführt wird. Die Standard-Zeit für eine Synchronisierung (voreingestellt) ist 5 Minuten. Diese kann herabgesetzt werden auf Minimum 1 Minute. Beachten Sie jedoch, dass das Auswirkungen auf die Serverlast ihres File-Server hat.
Dazu gibt es 2 Powershell-Kommandos
| Ermitteln der gesetzten Zeit | Get-SyncServerSetting |
| Setzen einer Synchronisierungs-Zeit | Set-SyncServerSetting |
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Starten Sie Powershell und geben ein PS C:\ >Get-SyncServerSetting |
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Reduzierung der Zeit auf eine Minute
PS C:\>Set-SyncServerSetting -MinimumChangeDetectionMins 1 anschließend zur Überprüfung nochmals |
Damit können wir jetzt unter Windows 7 auf diesen SMB Share zugreifen.
In den nachfolgenden Blog Posts möchte ich etwas tiefer in bestimmte Details gehen.
Work Folders | Einrichtung Server und Konfiguration
Bevor wir zur Einrichtung der Work Folders kommen, hier nochmal zu meinem Case: ich bin mit mehreren Geräten unterwegs…
[Update 1.7.2014]
Client für Windows 7 verfügbar, aus SkyDrive Pro wird OneDrive for Business
| Windows 7 | Desktop, weil ich einige Programme benutze, bei dem es noch keine Freigabe für Windows 8.1 gibt, muss (darf) ich noch Windows 7 benutzen. Noch gibt es keinen Work Folders Client, aber da es sich um eine stationäre Maschine handelt, die sich in der Domäne befindet, kann ich SMB Share benutzen*). Hier werden derzeit Dateien mit Offline Folders und einem dahinter liegenden Windows Server 2008 R2 synchronisiert. (3000 Dateien in 564 Ordner: 17 GB) Installiert sind dort auch OneDrive (SkyDrive) (3 Identitäten, ja ich wechsle diese, das geht übrigens auch nicht mehr unter Windows 8.1, habe ich hier und hier beschrieben). Weiterhin benutze ich OneDrive for Business (SkyDrive Pro) zu verschiedenen Organisationen auf Office 365 und zu meinem lokalen SharePoint Server 2013. Und für interne Firmenabläufe gibt es auch noch die klassische Ablage auf einem File-Server, hier benutze ich DFS (Distributed File System). Auf diese Daten muss ich aber nicht zugreifen, wenn ich unterwegs bin. *) mittlerweile gibt es einen Windows 7 Client für Work Folders Zusammenfassung: |
| Windows 8.1 im Firmen-Netzwerk |
Da wäre also Rechner mit Windows 8.1 im Firmen-Netzwerk. (Domain-Joined devices). Ich habe (fast alle) mobile Geräte auf Windows 8.1 umgestellt. Auch ein paar uralte. Und bei diesen passiert es mir immer öfter, dass ich mich beim Wischen erwische, obwohl diese Maschinen nicht in der Lage sind, darauf zu reagieren…
Auch bei diesen Geräten arbeite ich mit OneDrive (SkyDrive) (nur noch ein Konto), OneDrive for Business (SkyDrive Pro), Offline Folders und DFS |
| Windows 8.1 mit Microsoft Konto |
Und da wären noch Geräte, die mit Windows RT arbeiten. Dabei handelt es sich um Surface RT und das Surface 2. Beide Geräte können aber nicht zum Firmennetzwerk hinzugefügt werden (non domain joined) , aber weil ich die wichtigsten Programme von Office auf diesen Maschinen installiert habe, habe ich diese netten Tablets schätzen gelernt. Das Problem mit nur einem OneDrive (SkyDrive) Konto habe ich durch 2 angelegte Benutzer gelöst. OneDrive for Business (SkyDrive Pro): das ist das Dilemma, weil ich nur Online auf die dahinter liegenden Ressourcen zugreifen kann. (Es gibt keinen OneDrive for Business (SkyDrive Pro) Client für Windows RT) Offline Files: sind unter Windows 8.1 RT nicht verfügbar Mit DFS Laufwerken kann ich arbeiten. |
Zusammenfassung
| Windows 7 | OneDrive (SkyDrive) |
ja, mehrere Accounts |
| OneDrive for Business (SkyDrive Pro) |
ja, Offline und Online (Keine IRM*) | |
| Offline Folders | Ja | |
| DFS | Ja (Verbindung zum Firmennetzwerk notwendig) |
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| Windows 8.1 im Firmen-Netzwerk |
OneDrive (SkyDrive) |
Ja, nur ein Account |
| OneDrive for Business (SkyDrive Pro) |
Ja, Offline und Online (keine IRM*) | |
| Offline Folders | Ja | |
| DFS | Ja (Verbindung zum Firmennetzwerk notwendig) |
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| Windows 8.1 mit MS Konto |
OneDrive (SkyDrive) |
ja, nur ein Account |
| OneDrive for Business (SkyDrive Pro) |
Ja, Offline und Online (keine IRM*) | |
| Offline Folders | Ja | |
| DFS | Ja (Verbindung zum Firmennetzwerk notwendig) |
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| Offline Folders | Ja | |
| Windows 8.1 RT mit MS Konto |
OneDrive (SkyDrive) |
JA, nur ein Account |
| OneDrive for Business (SkyDrive Pro) |
Nein, nur Online (kein IRM*) | |
| Offline Folders | Nein | |
| DFS | Ja (Verbindung zum Firmennetzwerk notwendig) |
* wichtige Dokumente werden bei mir IRM (Information Rights Management) geschützt. Hier ein paar Links zu IRM
Einführung in die Verwendung von IRM für –EMail
Planen der Verwaltung von IRM in Office 2013
Einige Kunden, wo ich Zugriff auf deren SharePoint Server 2013 habe, nutzen dieses Feature, dort gibt es ganze IRM geschützte Bibliotheken. Das OneDrive for Business (SkyDrive Pro) Protokoll, welches auf SharePoint Workspace 2010, und das wiederum auf Groove aufsetzt, konnte aber noch nie IRM geschützte Dateien synchronisieren.
Und jetzt kommen die unter Windows Server 2012 R2 enthaltenen Work Folders in Spiel. Microsoft hat ein völlig neues Übertragungsprotokoll entwickelt. Die Übertragung zwischen Client und Server erfolgt verschlüsselt per SSL , Auf dem Client und Server werden die Daten wenn gewünscht, ebenfalls verschlüsselt abgelegt, und es ist möglich, Dokumente bei der Ablage automatisch per IRM zu schützen, wenn im Dokument selbst kritische Informationen abgelegt sind. Hier kommt DLP (Data Loss Prevention) zum Einsatz. Das kennen wir vielleicht schon, wenn wir der Exchange Server 2013 einsetzen (Verhinderung von Datenverlust). Und nicht zuletzt: In SharePoint Server 2013 und SharePoint Online (Office 365) gibt es ja eine Limitierung von 2 GB pro Datei, die allerdings dem darunter liegenden SQL Server zuzuordnen ist. Die Dateigröße bei Work Folders liegt bei 10 GB
und wie würde die obige Tabelle mit Work Folders aussehen
| Windows 7 | Work Folders mit SMB: ja möglich seit dem 23.4.2014 gibt es Work Folder für Windows 7, siehe |
| Windows 8.1 im Firmennetzwerk | JA |
| Windows 8.1 mit MS Konto | JA |
| Windows 8.1 RT | Ja |
wenn Work Folders komplett installiert sind, dann geht das ganze auch über das Internet. Damit stand für mich fest: Die Offline Folders sollen in die neue Technologie der Work Folders migriert werden und danach abgeschaltet werden.
Welche Komponenten werden für die Implementierung benötigt?
Welche Komponenten sind optional ?
Hier ein Schaubild mit allen Komponenten
folgende Schritte sind notwendig (siehe Technet englisch)
- SSL Zertifikate
- DNS Record einrichten
- Work Folders auf File-Server einrichten
- SSL Zertifikat binden
- Security Gruppen für Work Folders einrichten
- User Attribute delegieren für Work Folders Administratoren
- Sync Shares einrichten
- E-Mail Adressen für technischen Support einrichten
- Einrichten von Automatic Discovery
- Konfiguration von Web Applikation Proxy oder einem anderen Reverse Proxy
- Einrichten einer Gruppenrichtlinie für Firmen-Geräte
Für Testumgebungen oder für Umgebungen ohne Synchronisation über das Internet sind nur die Schritte 3, 5 und 7 notwendig.
Nachfolgende Tabelle zeigt die benötigten Server
| Domain Controller | |
| File Server | Windows Server 2012 R2 |
optional, wenn über das Internet synchronisiert werden soll
| ein Server-Zertifikat | |
| Reverse-Proxy | oder eine geeignete Firewall (TMG) |
| Optional: Schema Erweiterung für multiple File Server Dann muss der Domain-Controller Windows Server 2012 R2 sein Optional: ADFS (Active Directory Federation Service (AD FS) Infrastruktur, wenn AD FS Authentifizierung benutzt werden soll |
Installation File Server (Sync Server)
| Windows Server 2012 R2 | Installieren Sie Windows Server 2012 R2 |
| Hinzufügen zur Domäne | |
| Updates Installieren (WSUS) | |
| Optional: NTFS formatiertes Laufwerk hinzufügen |
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| Installier der Rollen und Features | File and Storage Services: Work Folders
PowerShell: |
| optional: Quotas, Klassifizierungen (DLP) benötigen: File and Storage Services: File Server Ressource Manager PowerShell: |
Einrichten von Work Folders
Alle meine Server werden immer mit englischem Betriebssystem angelegt, nicht weil ich die deutsche Übersetzung fürchte, sondern weil ich bei auftretenden Problemen und Fehlermeldungen viel mehr englische Ergebnisse beim Suchen mit dem Internet Browser finde.
Vorbereitungen:
1. Anlegen einer Security Gruppe im AD
Dies kann mit verschiedenen Tools erledigt werden
Active Directory User und Computers
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Users: rechte Maustaste |
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Es handelt sich um eine Globale Security Gruppe, bei der alle Domänenbenutzer Zugriff erhalten sollen.
Name eintragen und OK |
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wählen Sie die benötigte Gruppe aus, in meinem Fall Domänen-Benutzer
Danach OK |
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und noch einmal OK |
| alternativ: Active Directory Administrative Center  |
Der Aufruf erfolgt wie oben. Rechte Maustaste auf den Server und dann |
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Name eintragen und Security und Global auswählen.
Dann das Feld Description ausfüllen Dann links in der Leiste auf Members und Add Auswahl der Gruppe |
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und OK |
2. Ordner anlegen im Verzeichnis des File-Servers oder auf separater Festplatte
 |
Der File-Server wurde bei mir virtualisiert und ich habe auch eine separate, mit NTFS formatierte Festplatte hinzugefügt. Dort dann einen Ordner Workfolders angelegt. Hintergrund ist, dass ich irgendwann in der Zukunft diese Festplatte auch an einen anderen Server binden könnte. |
Sync Share einrichten
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Wechseln Sie im Server-Manager des File-Servers zu File and Storage Services und dort zu Work Folders. Wenn noch keine Synchronisierungen angelegt sind starten Sie den Wizzard durch den angezeigten Link oder rechts oben unter Tasks New Sync Share |
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Start des New Sync Share Wizzard |
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Beim ersten Mal müssen wir festlegen, wo wir die Daten auf dem File-Server abspeichern. Mit einem Klick auf Browse… |
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Der File-Server wurde bei mir virtualisiert und ich habe auch eine separate, mit NTFS formatierte Festplatte hinzugefügt. Dort dann einen Ordner Workfolders angelegt. Hintergrund ist, dass ich irgendwann in der Zukunft diese Festplatte auch an einen anderen Server binden könnte.
Diesen Ordner wähle ich aus |
 |
und weiter… mit Next |
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User alias oder User alias@domain?
Ich wähle hier User alias@domain, weil ich mit verschiedenen Domains arbeite |
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Sync Share Name.
Der Wizzard schlägt hier den Ordnername (workfolders) vor, den ich zu WF ändere |
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Und wer bekommt Zugriff?
Sie werden sich vielleicht gefragt haben, warum der File-Server als Member-Server in die Domäne hinzugefügt wurde? Die Antwort ist einfach. Weil ich dann auf die hinterlegten Gruppen des ADs zugreifen kann, also auf Sales, Finance oder so. |
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ich habe die in den Vorbereitungen erstellte Security Gruppe hinzugefügt |
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Unter Device Policies können wir festlegen, ob der Ordner auf den Geräten verschlüsselt wird und /oder der Bildschirm automatisch gesperrt wird und ein Passwort verlangt wird, um das Geräte wieder aus dem Sperrmodus heraus zu nehmen.
Eine Eigenschaft der EFS-Verschlüsselung ist es, dass nur damit später die Möglichkeit besteht, auch BYOD Geräte, teileweise ferngesteuert die Daten zu Löschen. Diese Geräte-Regeln können wir auch später noch ändern. |
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noch einmal die Zusammenfassung lesen… |
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… und dann ist der Work Folder angelegt.
Zu Beginn konnte ich keinen |
Für die Feunde der Console: Alle Befehle sind auch per PowerShell verfügbar. z.B.:
New-SyncShare wf -path "E:\Workfolders" -User "HBsoft\Sync Share Users" -RequireEncryption $false -RequirePasswordAutoLock $false -InheritParentFolderPermission
Damit wären wir eigentlich mit der Grundkonfiguration fertig. Im nächsten Blog Post zum Thema Work Folders werden ich über die Quota-Einstellungen und dem SMB Share berichten. Hintergrund dazu ist, dass ich auf dem Surface RT und Surface 2 nicht Speicher ohne Ende zur Verfügung habe (Quota) und ich natürlich auch mit Windows 7 arbeiten möchte (SMB Share)
In den nachfolgenden Blog Posts möchte ich etwas tiefer in bestimmte Details gehen.
Work Folders | Überblick
wir können nicht in die Cloud. Unsere Richtlinien untersagen uns…
[Update 1.7.2014] aus SkyDrive Pro wird OneDrive for Business
Mögliche Argumente für den Einsatz von OneDrive for Business (SkyDrive Pro) und SharePoint Server 2013 (OnPremise) oder Office 365 gibt es viele. Aber das derzeitige Sicherheits-Konzept von OneDrive for Business (SkyDrive Pro) und sensible Daten greift weder in der Cloud (Office 365) noch onPremise. Darf ich auf meinen SharePoint Server zugreifen, dann kann ich das von jedem Client aus. Auch von Geräten, die nicht in der Domäne der Firma sind (BYOD). Microsoft ist zwar dabei, dafür Lösungen zu entwickeln, aber die einfachste Lösung, Dokumente mit IRM- oder DRM-Schutz zu versehen, besteht auf der SharePoint Seite, diese Dokumente (bzw. komplette IRM geschützte Bibliotheken) werden leider (derzeit?) nicht via OneDrive for Business (SkyDrive Pro) zum Client synchronisiert.
Ein anderes Problem ist, dass immer mehr Benutzer mehr als ein Gerät ihr eigen nennen. Und bestimmte Daten werden bei Windows 8.0 und 8.1 ja schon synchronisiert. Leider noch nicht alles. Und genau hier setzt das Konzept der Work Folders (Arbeitsordner) an.
Eine Übersicht oder Unterscheidung habe ich ja schon hier beschrieben.
Nein, Work Folders sind nicht geeignet für Team-Arbeit. Und Nein, viele Firmen haben das Collaboration-Konzept von SharePoint und OneDrive for Business (SkyDrive Pro) nicht verstanden. Wie schon viele Jahre zuvor werden Daten auf dem File-Server abgelegt. Trotzdem mag es sinnvoll erscheinen, sich mit dem Konzept der Arbeitsordner (Work Folders) auseinander zu setzen. Vor allem im Hinblick auf BYOD (Bring Your Own Device) und IRM (Information Rights Management.
Work Folders
- Benutzer erhalten Zugriff zu ihren individuellen Daten
- … die zentral auf einem klassischen File-Server abgelegt werden
- … von all Ihren unterschiedlichen Geräten
- … von überall
- … nach Richtlinien, die in der Firma vorhanden sind
- … integrierte Schutzmechanismen (Data Loss Prevention)
- Case
Ich möchte hier ein Case vorstellen, welches sich mit verschiedenen Geräten und den verschiedenen Synchronisierungsmöglichkeiten auseinandersetzt:
Im Einsatz sind folgende Clients
| Windows 7 | aus hier nicht genannten Gründen muss weiterhin mit Windows 7 Clients gearbeitet werden |
| Windows 8.1 | Hier sind mehrere Geräte im Einsatz a) Domain-joined Geräte b) NON Domain –Joined Geräte (z.B. Surface RT und Surface 2) |
Bisher wurden folgende Synchronisierungstechniken eingesetzt:
| Offline Folders | automatische Synchronisierung von Dateien über einen Windows Server 2008 Nachteile: |
| OneDrive for Business (SkyDrive Pro) |
Synchronisierung zu SharePoint Server 2013 (intern und Extern (Office 365)) Nachteile: |
| OneDrive (SkyDrive) |
funktioniert auf allen Geräten
Nachteile: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, nimmt er alle Daten auf OneDrive (SkyDrive) mit. |
Eigentlich würde OneDrive for Business (SkyDrive Pro) fast alle Voraussetzungen erfüllen, wären da die derzeit gravierenden Sicherheitsmängel. Mit IRM Schutz versehene Dokumente werden leider (derzeit) nicht synchronisiert (also auch keine SharePoint IRM Bibliotheken. Und auf bestimmten Geräten wie Surface RT oder Surface 2 besteht nur Zugriff, wenn ich eine Internetverbindung habe. Sind Anmeldenamen und Passwort bekannt, lassen sich Daten auch auf BYOD Geräten aus dem SharePoint synchronisieren und die IT des Unternehmens hat darüber keine Kontrolle!
Wer also mehrere Geräte im Einsatz hat und in Gebieten unterwegs ist, wo kein oder nur schlechtes Internet vorhanden ist, der möchte bestimmte Daten Offline immer zur Verfügung haben. Und diese Daten auf jedem Gerät. Im Hinblick auf BYOD, also dem Einsatz von Geräten, die nicht im Firmen-Netzwerk sind oder wo dies schlichtweg nicht möglich ist (Surface RT, Surface 2) stellt sich hier die Frage, ob die mit Windows Server 2012 R2 zur Verfügung gestellte Technik der Work Folders oder deutsch Arbeitsordner Abhilfe schaffen kann.
Work Folders
- Synchronisierung über das Internet möglich
- Synchronisierung auch mit Geräten, die sich nicht im Firmennetzwerk befinden (BYOD)
- Synchronisierung auch auf Geräten wie Surface RT und Surface 2
- Synchronisierung von IRM Dokumenten
- Wird von der IT gesteuert
- Verfügbar für Windows 8.1 und Windows RT 8.1, [ab April 2014 auch Windows 7]
- keine Windows 8 Modern App verfügbar
- max. Dateigröße 10 GB
- Benutzerfreundliche, bekannte Integration in den Windows Explorer
- Benutzerfreundliche Auflösung von möglichen Datei-Konflikten
- auch für große Unternehmen geeignet (Enterprise ready)
- Teilweises Löschen von Dateien auf allen Geräten via Intune durch die Administration
Der letzte Punkt ist für die IT des Unternehmens besonders interessant. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, so hat die IT die Möglichkeit,auf allen Geräten, auch BYOD Geräte, die sich nicht in der Domäne befinden, also alle Dateien die via Work Folders zur Verfügung wurden, Remote zu löschen . Private Dateien bleiben erhalten.
Ein kleiner Nachteil ist, dass nur das Betriebssystem Windows 8.1 unterstützt wird. Für stationäre Geräte ist das kein Problem, weil die IT eine SMB Share einrichten kann. Für mobile Geräte, oder Mitarbeiter die damit unterwegs sind, bleibt nur das Update auf Windows 8.1 Für BYOD mit dem sich Unternehmen beschäftigen, sehe ich das Probleme nicht, weil diese Geräte meistens mit Windows 8 bzw. Windows 8.1 ausgestattet sind. Microsoft hat aber verkündet, dass die native Unterstützung von Windows 7 und sogar iPad geplant ist.
[Update] Windows 7 wird für zum Firmennetzwerk gehörende Geräte unterstützt, siehe
Es sei nochmal erwähnt. Ein gemeinsames und möglicherweise gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten ist nicht möglich. Es geht darum, bestimmte Dateien und Dokumente eines Benutzers auf verschiedene Rechner vollautomatisch zu synchronisieren
In den nachfolgenden Blog Posts möchte ich etwas tiefer in bestimmte Details gehen.
Work Folders | Error 0x80c80040
Einen merkwürdigen Fehler beim Aufsetzen der Work Folders eines Sync-Servers. Der Server (Windows Server 2012 R2) war eingerichtet und der Domäne hinzugefügt worden. Beim Ausführen des Sync Share Wizzards kam es am Ende (beim Versuch, den SyncShare aufzubauen) zu folgendem Fehler:
Eine Suche mit diversen Suchmaschinen brachte keinen Erfolg. Es lag nicht an den diversen Einträgen, die man beim Wizzard auswählen kann. Um es kurz zu machen. Irgend etwas war schiefgelaufen beim Hinzufügen dieses Servers zur Domäne.
Abhilfe brachten folgende Aktionen
- Aus der Domäne herausnehmen (Workgroup)
- Domäne: DNS Einträge löschen
- Domäne: Server in der Domäne löschen
- SyncServer wieder der Domäne hinzufügen
Danach konnte ohne Problem der Wizzard durchlaufen werden und der Sync Share erzeugt werden.
Work Folders | Alternative zu SkyDrive Pro?
in Gesprächen mit Partnern und Firmen ist besonders in Deutschland eine gewisse, sagen wir “Hemmung” zu spüren, Informationen in die Cloud zu speichern. Das ist zu verstehen, und ich möchte hier keine weitere Diskussion anstoßen. Aber die Frage nach einer möglichen Alternative wird immer wieder gestellt.
Und Microsoft hat auch dazu eine Lösung, auch wenn wir über die Implementierung von “Non Domain joined” Geräten reden wollen.
[Update 01.07.2014] Wegen der Namensänderung von SkyDrive zu OneDrive wurden entsprechende Änderungen
Hier ein Überblick über die gängigen Microsoft Technologien:
|
|
Consumer |
Individuell work data |
Team Group Work data |
Personal Devices |
Access protocoll |
Data location |
|
OneDrive |
X |
|
|
X |
HTTPS |
Public Cloud |
| OneDrive for Business |
X |
X |
X |
HTTPS |
SharePoint / Office 365 |
|
| Work Folders |
X |
X |
HTTPS |
File Server |
||
| Folder Redirection Client-Side Caching |
X |
SMB |
File Server |
OneDrive (SkyDrive)
Für Firmen ist die persönliche Cloud OneDrive (SkyDrive) ein Dorn im Auge, weil die IT keine Kontrolle darüber hat. Firmen-Dokumente gehören nicht in OneDríve (SkyDrive), mangels nicht bekannter Alternativen finden sich immer mehr Dokumente im privaten Cloud Speicher OneDrive (SkyDrive). Und wenn wir dann mit Windows 8.1 sehen, dass OneDrive nativ in das Betriebssystem eingebunden ist, kann man das verstehen. Und die Wünsche, die Anwender an Microsoft richten, um OneDrive zu erweitern, zeigen auf, dass hier noch viel Aufklärungsbedarf herrscht.
OneDrive for Business (SkyDrive Pro)
Die Voraussetzungen für OneDrive for Business (SkyDrive Pro) sind nun einmal SharePoint Online (Office 365) oder SharePoint Server 2013 (on Premise). Viele Firmen kennen SharePoint noch gar nicht, oder aber haben SharePoint Server 2010 im Einsatz, bei dem OneDrive for Business (SkyDrive Pro) nicht eingesetzt werden kann. Allerdings ist diese Technologie die einzige, die mit Team-Daten umgehen kann.
Folder Redirection
Diese, schon länger verfügbare Technologie hat den Nachteil, dass ich diese Technik nur auf Firmen-PC’s anwenden kann, und für die mobilen Mitarbeiter für die Synchronisation zwingend ein VPN-Tunnel aufgebaut werden muss.
Work Folder
und das ist die Technologie, die Microsoft in den Windows Server 2012 R2 eingebaut hat. Und die derzeit Windows 8.0 und Windows 8.1 unterstützt, aber Microsoft arbeitet auch an der Unterstützung von Windows 7 [Released]. Egal welches Gerät ich einsetze, also auch Geräte, die nicht zur Firme gehören (BYOD), meine Firmendaten werden über den persönlichen Speicher auf alle Geräte synchronisiert. Ohne VPN.
Also doch genau die Alternative. Nun, Ja und Nein. Die Daten bleiben in der Firma, sollte ein Mitarbeiter die Firma verlassen, kann ein Remote Wipe Out angestoßen werden, die Daten werden dann auch BYOD-Geräten gelöscht. Für Team-Arbeit ist diese Technologie jedoch nicht geeignet. Aber der Ansatz bietet viele neue Möglichkeiten, über die ich weiterhin berichten werde.
