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Posts Tagged ‘Microsoft SharePoint Workspace 2010’

SharePoint Workspace 2010 | Office 2010 Resource Kit Hilfe Offline


Nicht immer möchte man aufs Internet zugreifen. Microsoft hat am 7.12.2012 die “Office 2010 Resource Kit Technical Library in Compiled Help format” in 7 Sprachen zum Download zur Verfügung gestellt.

In der 2.7 MB großen Datei im chm Format werden alle Informationen auch zu Microsoft SharePoint Workspace 2010 zur Anpassung lokal aufrufbar in einer Hilfe-Datei zusammengefasst.

Zu SharePoint Workspace 2010 finden sich u.a  Informationen zu folgenden Themen:

  • Planen von SharePoint Workspace 2010
  • Konfigurieren und Anpassen von SharePoint Workspace 2010
  • Systemanforderungen für Office 2010
  • Testen von SharePoint Workspace-Verbindungen
  • 64-Bit-Editionen von Office 2010
  • Office-Anpassungstool in Office 2010
  • Neuigkeiten für IT-Spezialisten in Office 2010
  • Gruppenrichtlinie für SharePoint Workspace
  • Übersicht über die Setuparchitektur von Office 2010
  • SharePoint Workspace 2010 (Übersicht)
  • Übersicht über die Anpassung für Office 2010
  • Problembehandlung bei der Volumenaktivierung für Office
  • Einstellungen des Office-Anpassungstools für SharePoint Workspace 2010
  • Analysieren von Office Migration Planning Manager (OMPM) Reports für Office 2010
  • Änderungen in SharePoint Workspace 2010
  • Problembehandlung in SharePoint Workspace 2010
  • Inhalte zum Herunterladen für Office 2010 Resource Kit
  • Application Virtualization-Anwendungspakete
  • Kennenlernen von Office 2010
  • Deployment checklist for SharePoint Workspace 2010
  • Administrative Vorlagendateien (ADM, ADMX, ADML) für Office 2010
  • Übersicht über Gruppenrichtlinien für Office 2010
  • Änderungen bei Produkten und Features in Office 2010
  • Anpassen von Office 2010
  • Konfigurieren von SharePoint Workspace 2010
  • Planen der Desktopkonfigurationen für Office 2010
  • Office 2010-Versionen
  • SharePoint Workspace 2010-Referenz
  • Anpassen der Installation für Office 2010
  • Bereitstellen von Office 2010 mithilfe von Microsoft Application Virtualization
  • Technische Referenz für Office 2010
  • Problembehandlung bei Office 2010
  • Konfigurieren und Bereitstellen von Office 2010
    Nach dem Download nicht vergessen, die Datei zu entblocken (Eigenschaften), sonst wird der Inhalt nicht angezeigt

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SharePoint Workspace 2010 | Vortrag und Video

30. Dezember 2011 Hinterlasse einen Kommentar

SharePoint Workspace 2010- der offline Client für SharePoint 2010

Auf 3 Konferenzen habe ich diesen Vortrag gehalten.  Am 6.5. 2011 auf der ShareConf 2011 in Düsseldorf. Dann am 19.10.2011 in englischer Sprache auf der European SharePoint Conference 2011 in Berlin und am 29.11.2011 auf den Collaboration Days in Luzern.

Dort wurde die Session auch aufgezeichnet. Und wer 62 Minuten Zeit hat, der kann sich hier die Aufzeichnung ansehen. Den Foliensatz dazu können Sie hier downloaden.

Inhalt des Vortrags war:

Was ist eigentlich SharePoint Workspace 2010?

  • Wie funktioniert SharePoint Workspace 2010?
  • Welche Sicherheit ist im Produkt enthalten?
  • Welche Gefahren für die Firma bestehen beim täglichen Einsatz?
  • Welche Einsatz-Szenarien gibt es für SharePoint Workspace 2010?
  • Wie kann der Administrator den Einsatz von SharePoint Workspace 2010 beeinflussen?
  • Wie kann SharePoint Worksp. vor dem Deployment von Office 2010 eingestellt werden?
  • Wie sichere ich mein Konto und meine Daten in SharePoint Workspace 2010?
  • Tips und Tricks.
  • Was ist eigentlich Groove Server 2010?
  • Welche Bestandteile enthält Groove Server 2010?

European SharePoint Conference | 17.10.-20.10.2011 in Berlin

19. August 2011 1 Kommentar

Das Programm steht. 90 Sessions. 20 Microsoft Sessions. Die Experten treffen sich bei der European SharePoint Conference in Berlin. Ich werde auch dabei sein. Darüber habe ich ja schon berichtet.

Im August Newsletter der European SharePoint Conference wurde auch ein kleiner Beitrag veröffentlicht

Und jetzt gibt es auch ein Video dazu:

European SharePoint Conference 2011

bis zum 9.September gibt’s auch noch Rabatt. Man sieht sich …

Ich spreche auf der Europen SharePoint Conference 2011 in Berlin

European SharePoint Conference | 17.10-20.10.2011 in Berlin

10. Juni 2011 1 Kommentar

European SharePoint Conference

große Konferenzen werfen Ihre Schatten voraus. Auch wenn es noch ein bisschen dauert. 3 Tage Informationen rund um SharePoint 2010. Der 4. Tag ist für die Tutorials reserviert.

also schon mal im Kalender rot anstreichen. Und vielleicht schon buchen. Der Frühbucher spart hier doch ne Menge Euros. (endet am 1.7.2011)

Am Mittowch, den 19.10.2011 werde ich dann 45 Minuten über SharePoint Workspace 2010 reden:

 

SharePoint Workspace 2010

SharePoint Workspace 2010 – The Offline Client for SharePoint Server 2010

  • What exactly is SharePoint Workspace 2010?
  • How does SharePoint Workspace 2010?
  • What security is mentioned in the product?
  • Are there any dangers for the company in daily use?
  • What are the deployment scenarios for SharePoint Workspace 2010?
  • The administrators influence on SharePoint Workspace 2010.
  • The Setup of SharePoint Workspace 2010 before the deployment of Office 2010.
  • How do I back up my account and my data in SharePoint Workspace 2010?
  • Tips and Tricks.
  • What exactly is Groove Server 2010?
  • The components of Groove Server 2010.
      hier der Link zur

European SharePoint Conference

Ich spreche auf der European SharePoint Conference

SharePoint Workspace 2010 | Offline Content

27. April 2011 2 Kommentare

Vedant Kulshreshtha beschreibt in seinem Blog in englischer Sprache den Offline-Zugriff zu SharePoint Inhalten. Außerdem legt er auch die unterschiedlichen Möglichkeiten von SharePoint Workspace dar und erklärt die verschiedenen Typologien. Der Artikel verweist mit vielen Links auf weitere Inhalte zu SharePoint Workspace 2010.

SharePoint Workspace 2010 | Löschen von Arbeitsbereichen und Ordner

8. März 2011 2 Kommentare

Es gibt einen wesentlichen Unterschied beim Löschen von Arbeitsbereichen (egal ob Version 2007 oder 2010) und freigegebenen Ordnern:

zuerst einmal:

nur der Manger (Administrator) kann Arbeitsbereiche und freigegebene Ordner nicht nur bei sich, sondern auch auf allen Computern, die in diesen Arbeitsbereich oder in diesen freigegebenen Ordner eingeladen wurden, auch löschen. Bei allen anderen mit der Rolle Teilnehmer oder Gast wird diese Funktion ausgeblendet:

SharePoint Workspace 2010: Löschen

Dann der Unterschied:

Arbeitsbereich freigegebener Ordner
Beim Löschen eines Arbeitsbereiches, egal ob Version 2007 oder 2010, auf allen Computern (exakt: für alle Mitglieder) wird dieser komplett mit Inhalt gelöscht.

Auf allen Computern! Dabei ist es unerheblich, ob andere Teilnehmer SharePoint Workspace 2010 gestartet haben, oder nicht. Die Löschung erfolgt beim nächsten Programmstart oder wenn das Programm läuft, unmittelbar.

Der freigegeben Ordner wird nur aus der Synchronisierung herausgenommen. Der Inhalt, auch auf den anderen Computern bleibt an der ursprünglichen Stelle erhalten.

Natürlich haben Sie keine Kontrolle, ob Teile des Arbeitsbereiches vor dem Löschen bereits kopiert wurden…

SharePoint Workspace 2010 | Wie geht das ?

1. März 2011 2 Kommentare

SharePoint Workspace 2010 | Tastenkombinationen

17. Februar 2011 2 Kommentare

manche mögen die Tastatur lieber als die Maus. Auf den Support-Seiten von Microsoft von  finden Sie alle nützlichen Tastaturkombinationen zu SharePoint Workspace 2010:

Die folgenden Tastenkombinationen gelten für alle Elemente in den meisten Tools.

Zweck Tastenkombination
Ausgewähltes Element als Link kopieren STRG+L
Ausgewähltes Element in die Zwischenablage kopieren STRG+C
Ausgewähltes Element ausschneiden STRG+X
Aus der Zwischenablage einfügen STRG+V
Letzte Aktion rückgängig machen STRG+Z
Letzte Aktion wiederholen STRG+Y
Zum nächsten Element wechseln F8
Zum vorherigen Element wechseln UMSCHALT+F8
Zum nächsten ungelesenen Element wechseln F4
Zum vorherigen ungelesenen Element wechseln UMSCHALT+F4
Ausgewähltes Element als „Gelesen“ markieren („Ungelesen“-Markierung entfernen) STRG+F4
Alle Elemente als „Gelesen“ markieren
(alle „Ungelesen“-Markierungen entfernen)
STRG+UMSCHALT+F4

 

 

Dateitool der Version 2010 und 2007, SharePoint-Dateitool der Version 2007

Zweck Tastenkombination
Dem Arbeitsbereich ein vorhandenes Dokument hinzufügen STRG+M
Dokument löschen STRG+D

 

Diskussionstool der Version 2010

Die Tastenkombinationen für Diskussionstools der Version 2010 entsprechen den Tastenkombinationen, die im nächsten Abschnitt für das Listentool der Version 2010 beschrieben werden.

Listentool der Version 2010

Zweck Tastenkombination
Neues Element erstellen. STRG+N
Ausgewähltes Element löschen. STRG+D
Daten aus anderen Quellen importieren. STRG+UMSCHALT+K
Daten in eine Datei für Listendatenarchive exportieren. STRG+E
Nächstes oder vorheriges Element in einer Listenansicht suchen, das den abgegebenen Text enthält. Den angegebenen Text in einem geöffneten Listenelement suchen. STRG+F
Den angegebenen Text in einem geöffneten Listenelement suchen und durch angegebenen Text ersetzen. STRG+H
Designer zum Ändern von Formularen und Ansichten für diese Liste öffnen. STRG+UMSCHALT+S

 

Kalendertool der Version 2010

Tastenkombinationen in einer Kalenderansicht
Zweck Tastenkombination
Neue Besprechung erstellen EINGABETASTE
(ohne ausgewählte Besprechung) oder STRG+N
Ausgewählte Besprechung öffnen EINGABETASTE
Änderungen in einer Besprechung speichern, ohne sie zu schließen STRG+S
Ansicht Monat anzeigen STRG+1
Ansicht Woche anzeigen STRG+2
Ansicht Tag anzeigen STRG+3
Ansicht Arbeitswoche anzeigen STRG+4
Ansicht Arbeitsmonat anzeigen STRG+5
Alle Besprechungen in einer Liste anzeigen STRG+6
Alle aktiven Besprechungen in einer Liste anzeigen STRG+7
Zu einem bestimmten Datum wechseln STRG+D
Zu Heute wechseln STRG+T

 

Tastenkombinationen in einer geöffneten Kalenderbesprechung
Zweck Tastenkombination
Besprechungsprofil anzeigen STRG+1
Tagesordnung der Besprechung anzeigen STRG+2
Besprechungsnotizen anzeigen STRG+3
Besprechungszusammenfassung anzeigen STRG+4
Besprechung löschen STRG+D

 

Notizblocktool

Zweck Tastenkombination
Neue Notiz erstellen STRG+N
Bearbeitete Notiz speichern STRG+S
Bearbeitete Notiz speichern und schließen STRG+W
Bearbeitungen in einer Notiz stornieren ESC
Notiz löschen STRG+ENTF
Ausgewählte Notiz bearbeiten STRG+E
Zur nächsten Notiz wechseln F8
Zur vorherigen Notiz wechseln UMSCHALT+F8

 
Bildertool

Zweck Tastenkombination
Ein Bild oder mehrere Bilder der Liste hinzufügen STRG+O
Bilddatei auf dem Computer speichern STRG+E

Skizzenblocktool

Zweck Tastenkombination
Im Eingabetool eingegebenen Text in der Skizze speichern STRG+S
Auswahltool ALT+S
Bleistifttool P
Linientool L
Rechtecktool R
Abgerundetes Rechtecktool O
Ellipsetool E
Polygontool G
Texttool T

Kalendertool der Version 2007

Zweck Tastenkombination
Neuen Termin erstellen STRG+N
Detailinformationen zu einem ausgewählten Termin anzeigen EINGABETASTE
Zu einem bestimmten Datum wechseln STRG+D
Zum vorherigen/nächsten Tag, zur vorherigen/nächsten Woche oder zum vorherigen/nächsten Monat (je nach Kalenderansicht) wechseln BILD-AB/BILD-AUF
Zum nächsten/vorherigen Termin wechseln F8/UMSCHALT+F8
Zum nächsten/vorherigen nicht gelesenen Termin wechseln F4/UMSCHALT+F4
Zum aktuellen Datum entsprechend der Zeiteinstellung des Computers wechseln STRG+T

 

Nachrichten

Zweck Tastenkombination
Neue Nachricht erstellen STRG+G
Nachricht an alle Mitglieder eines Arbeitsbereichs senden STRG+UMSCHALT+G

 

Nachrichtenverlauf

Zweck Tastenkombination
Neue Nachricht erstellen STRG+N
Ausgewählte Nachricht öffnen STRG+O
Auf ausgewählte Nachricht antworten STRG+R
Ausgewählte Nachricht weiterleiten STRG+W
Ausgewählte Nachricht löschen STRG+D
Nachrichten suchen STRG+F
Ausgewählte Nachricht drucken STRG+P
Verlauf in Antworten einbeziehen aktivieren/deaktivieren STRG+H

SharePoint Workspace 2010 | Frequenz Synchronisation

9. Februar 2011 2 Kommentare

Immer mehr Unternehmen setzen auf SharePoint Technologie. Und immer häufiger wird der SharePoint Server 2010 eingesetzt. Entweder neu oder aber migriert. Für alle Benutzer, die auch Offline auf SharePoint Dokumente zugreifen müssen, eignet sich das Microsoft Produkt SharePoint Workspace 2010 hervorragend. Hiermit lassen sich (fast) beliebig viele Dokumente, die im SharePoint Server 2010 abgelegt sind, Offline bearbeiten und vollautomatisch synchronisieren.

Vollautomatisch ?

Ja, die Volumen, die synchronisiert werden, habe ich in meinem Blog beschrieben. Nicht beschrieben habe ich, und der Kollege, auf dessen Blog ich verwiesen habe, die Synchronisierungsfrequenz:

Automatische Synchronisierung Der Benutzer muss darüber nichts wissen.
Offener Arbeitsbereich alle 10 Minuten
Geschlossener Arbeitsbereich alle 20 Minuten

und natürlich:

Der Benutzer muss nicht warten, wenn er Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat, diese Änderungen werden immer synchronisiert. Er muss nicht auf das nächste Zeitfenster warten.

Wenn der Benutzer durch die Oberfläche navigiert, . z.B. eine Liste öffnet, wird sofort eine Synchronisierung eingeleitet.

Beratung gewünscht? Hier erfahren sie näheres.

SharePoint Workspace 2010 | Datensicherung

28. Januar 2011 2 Kommentare

Immer wieder vernachlässigt und oft nicht vorhanden, spätestens bei einem Wechsel des PC’s oder der Festplatte wird es ernst. Dabei gibt es eine Archiv-Funktion

Nun, die verschiedenen Möglichkeiten des Einsatzes von SharePoint Workspace 2010 machen es erforderlich, sich über die Grundlagen einer Datensicherung der Arbeitsbereiche und Gemeinsamen Ordner klar zu werden.

Generell gilt:

Sind noch andere Mitglieder in den verschiedenen Arbeitsbereichen und Gemeinsamer Ordner vorhanden, so genügt die Sicherung der Kontoinformationen, um an all Ihre Daten wieder heranzukommen, allerdings kann dieser Prozess etwas dauern, heißt: Sie können nicht sofort auf die Daten zugreifen.

 

Alle anderen Daten können und sollten Sie sichern:

SharePoint Workspace 2010 Beschreibung
Groove Arbeitsbereich 2007 Benutzen Sie die Archiv-Funktion
Groove Arbeitsbereich 2010 Benutzen Sie die Archiv-Funktion
Freigegebener Ordner Bordmittel von Windows
SharePoint Arbeitsbereich werden auf dem SharePoint Server gesichert.

Bordmittel von Windows:

Bei den freigegebenen Ordner haben Sie die Qual der Wahl. Da es sich um Ordner im Betriebssystem von Windows handelt, können Sie es mit dem Tool Ihrer Wahl sichern.

Archiv-Funktion von SharePoint Workspace 2010

Bei der ersten Benutzung der Archiv-Funktion von SharePoint Workspace 2010 legt das Programm unter “eigene Dokumente” einen Ordner “Workspace Archives” an. Dort werden dann die gesicherten Arbeitsbereiche mit der Dateiendung “gsa” abgelegt.

Archivieren Vorgehensweise:

Klicken Sie den Arbeitsbereich, den Sie archivieren möchten SharePoint workspace 2010: Archivieren eines Arbeitsbereiches
Klicken Sie auf Datei (Backstage Bereich von SharePoint Workspace 2010) und danach auf  Speichern und Senden SharePoint workspace 2010: Backstage: Archivieren eines Arbeitsbereiches
Klicken sie auf Arbeitsbereich als Archiv
und bestätigen sie mit “speichern”
Standardverzeichnis Archiv SharePoint Workspace 2010
im nachfolgenden Dialog können Sie noch ein Passwort für die Sicherung vergeben Passwortvergabe bei Archiv-Funktion in SharePoint Workspace 2010

Wichtig: Dies ist nur eine Momentaufnahme des Arbeitsbereiches, also sollten Sie die Archiv-Funktion je nach Häufigkeit der Benutzung des Arbeitsbereiches immer wieder aufrufen!

Danach kann wiederum mit Bordmitteln des Betriebssystems dieser Bereich gesichert werden. Auch die Möglichkeit, Offline-Folder zu verwenden, kann benutzt werden.

Die Archiv-Funktion dient auch zum Auslagern von nicht mehr benutzen Arbeitsbereichen.

 

 

Wiederherstellen von Archiven in SharePoint Workspace 2010

Klicken Sie auf Datei( Backstage in SharePoint Workspace 2010) und danach auf Neu image
Klicken sie auf Arbeitsbereich aus Archiv und wählen Sie den Arbeitsbereich aus, den Sie wieder in die Synchronisation mit SharePoint Workspace 2010 aufnehmen wollen und anschließend auf “Öffnen”. Wiederherstellen eines Archives zur Synchronisation in SharePoint Workspace  2010
Der Name lautet auf “Wiederhergestellte Kopie von …” wiederhergestellter Arbeitsbereich in SharePoint Workspace 2010

 


SharePoint Workspace 2010 | Lizenzierung, wo und wie

24. Januar 2011 2 Kommentare

SharePoint Workspace 2010 ist nicht in jeder Office Suite enthalten. Vor allem in den PC-Märkten werden Sie es nicht finden, denn nur in der Office Suite mit dem Namen Office Professional Plus 2010 ist es enthalten. Die gibt es aber nicht in den PC-Märkten, sondern nur als Volumenlizenz. Und nicht verwechseln mit Office Professional 2010, denn dort sucht man SharePoint Workspace 2010 vergeblich.

Und in den Firmen ist oft Office Standard 2010 ausgerollt. Wie also komme ich an die Version?

Nun, als Einzelpaket (FPP) ist es in den Elektromärkten zu finden, und dann natürlich in den verschiedenen Volumenlizenzen.

  • OPEN Value
  • OPEN Value company-wide
  • OPEN Value goverment
  • OPEN Value Subscription
  • OPEN Value Subscription Goverment
    Office Professional Plus 2010 gibt es übrigens nur in den o.a. Volumenlizenzen. Informationen über Microsoft Lizenzierung erhalten Sie hier oder hier.

      SharePoint Workspace 2010 | Beratung und Schulung

      12. Januar 2011 3 Kommentare

      SharePoint Workspace 2010 SharePoint Workspace Consulting

      Ab sofort bieten wir auch Beratung und Schulung vor Ort zu SharePoint Workspace 2010 an. Wenn Sie Fragen wie

      •Was ist eigentlich SharePoint Workspace 2010?
      •Wie funktioniert SharePoint Workspace 2010?
      •Welche Sicherheit ist im Produkt enthalten?
      •Welche Gefahren für die Firma bestehen beim täglichen Einsatz?
      •Welche Einsatz-Szenarien gibt es für SharePoint Workspace 2010?
      •Wie kann der Administrator den Einsatz von SharePoint Workspace 2010 beeinflussen?
      •Wie kann SharePoint Workspace vor dem Deployment von Office 2010 eingestellt werden?
      •Wie sichere ich mein Konto und meine Daten in SharePoint Workspace 2010?
      •Wer schult meine Benutzer?
      •Was ist eigentlich Groove Server 2010?
      •Welche Bestandteile enthält Groove Server 2010?

      nicht beantworten können, dann können wir Ihnen helfen. Wie’s funktioniert, steht hier.


      Offline Dateien versus SharePoint Workspace 2010

      29. Dezember 2010 2 Kommentare

      Wann soll, wann kann, wann muss ich SharePoint Workspace 2010 verwenden ?
      Warum kann ich nicht die im Betriebssystem vorhandene Möglichkeit der Offline Dateien zur Synchronisation benutzen ?

       

        Offline Dateien SharePoint Workspace
      Limitierung keine max. 2 GB pro Arbeitsbereich
      synchronisiert alle Dateitypen JA NEIN, Standardmäßig sind Beschränkungen enthalten. Diese können leider nur für das jeweilige Konto komplett ein- und ausgeschaltet und geändert werden. Außerdem habe ich keine Übersicht, was der /die Mitglieder des jeweiligen Arbeitsbereiches bzw. des freigegebene Ordners für Einstellungen haben. Administratoren in Firmen können via OCT verhindern, dass der Anwender Änderungen daran vornehmen kann.
      Synchronisierung LAN LAN und WAN über Firewallgrenzen hinweg
      gezielte Synchronisations-Einstellungen JA, Zeitplan und Resourcen abhängig NEIN, nur sehr bedingt, dazu ist manuelles Eingreifen notwendig
      Kosten keine, im Betriebssystem vorhanden 2x Lizenzkosten eines Office Paketes (Office Professional Plus 2010) bzw.  minimal 2x SharePoint Workspace 2010

       

      Also:

      Wann Offline Dateien? Für den Abgleich in lokalen Netzwerk, wenn Dateien mehrerer Rechner synchron gehalten werden müssen.
      Wann SharePoint Workspace 2010 ? Immer dann, wenn ich sicher mit anderen Teilnehmern auf der Welt Daten austauschen und synchronisieren will, bin ich leider an die diversen Limits von SharePoint Workspace 2010 gebunden.

      Achtung: Natürlich ist es möglich, beide Komponenten einzusetzen. Dabei sind jedoch einige Hinweise zu beachten. Die schnelle “Replizierung” ihrer SharePoint Workspace 2010 freigegebener Ordner auf einem 2. Rechner habe ich hier beschrieben.

      SharePoint Workspace 2010 | Konto auf 2. Rechner einrichten

      28. Dezember 2010 6 Kommentare

      die klassische Möglichkeit, Daten eines freigegeben Ordners sicher mit anderen Teilnehmern zu synchronisieren, existiert schon in den alten Groove Versionen. Häufig stellt sich aber die grundsätzliche Frage:

      Nehm ich einen Arbeitsbereich oder einen freigegebenen Ordner meiner Festplatte ?

       

      SharePoint Workspace 2010: Arbeitsbereiche und freigegebene Ordner

      Der SharePoint-Arbeitsbereich dient nur für die Synchronisation zum SharePoint Server 2010, fällt also für die gestellte Aufgabe hier weg:

      Hier die Unterschiede bzw. die Gemeinsamkeiten:

        Groove-Arbeitsbereich freigegebener Ordner
      Limit 2GB 2GB
      auf der Festplatte verschlüsselt Version 2007: JA
      Version 2010: NEIN
      NEIN
      Verschlüsselte Übermittlung JA JA
      Speicherort Festplatte immer auf “C”, versteckt kann frei gewählt werden
      Speicherort änderbar NEIN ja, einfaches Kopieren
      Speicherort danach neu einstellen
      Suchen und finden Version 2007: NEIN
      Version 2010: JA
      JA, immer
      32 BIT und 64 BIT JA JA
      Groove 2007: nur 32 BIT

      dies bedeutet:
      Ich muss mir über die Sicherheit und den Speicherplatz Gedanken machen.

      Habe ich keine weiteren Sicherheitsmöglichkeiten wie bei Windows 7 den Bitlocker (um die Festplatte zu verschlüsseln) zur Verfügung, dann ist der Arbeitsbereich vorzuziehen.

      Der freigegeben Ordner hat den Vorteil, dass er an jeden Speicherort erstellt und auch verschoben werden kann, aber nicht verschlüsselt auf der Festplatte abgespeichert wird.

      Geben Sie niemals der Flexibilität der Vorrang, wenn damit die Sicherheit auf der Strecke bleibt. Ins besonders bei Laptops sollten Sie über ein Festplattenverschlüsselungstool nachdenken, wenn Ihnen die Daten, die Sie an andere übertragen, wichtig sind.

      Ich teile mit vielen IT-Consultants über 12 GByte an Dateien, die in viele kleinen, freigegebenen Ordner verwaltet werden. Nicht alle Consultants benötigen alle Daten. Und schon bei der Vorgängerversion Groove 2007 habe ich mich für freigegebene Ordner entschieden. Warum ?

      IT-Consultant wechseln öfters den Rechner oder aber das Betriebssystem aus. Deshalb haben diese schon zu Windows XP Zeiten nur eine relativ kleine Partition “C” mit Ihren Programmen festgelegt. Alle Nutzer-Daten lagen dann auf der 2. Partition “D”. Und dieses Prinzip haben viele auch bei Windows Vista / Windows 7 beibehalten. Einziger Nachteil: Partner mit denen ich Daten austauschen wollte und die bei Office 2007 die 64 Bit Version installiert hatten, waren bei Groove 2007 ausgeschlossen. Wie in obiger Tabelle ersichtlich: Bei Groove 2007  in der 64 Bit Version gibt es keine Möglichkeit, freigegebene Ordner zu synchronisieren.

      Nachfolgend wird in 6 Punkten beschrieben, wie ich möglichst effizient die Arbeitsbereiche und freigegebenen Ordner auf einen neuen Rechner “umziehe”. Dafür sind auch einige Schritte auf dem bereits vorhandenen Computer notwendig:

      1. Konto-Informationen sichern

      Zuerst sichern wir die bestehenden Konto-Informationen. Da sollten Sie in regelmäßigen Abständen immer wieder tun. Gehen Sie dazu in den Backstage-Bereich und klicken Sie unter Konto verwalten auf Kontoeinstellungen…

      SharePoint Workspace 2010: Backstage

      Auf der Registerkarte finden Sie Konto. Klicken Sie auf Speichern…

      SharePoint Workspace 2010: Konto sichern

      Aus Sicherheitsgründen werden Sie aufgefordert, ein Kennwort einzugeben. Für die Wiederherstellung z.B. auf einem anderen Computer müssen Sie dieses Kennwort kennen.

      Als Speicherort wählen Sie eine externe Festplatte, Memory-Stick oder eine Netzwerkverzeichnis. In der binären Datei mit der Endung grv werden alle Arbeitsbereiche und freigegeben Ordner festgehalten. Sollte also einmal Ihr Rechner das Zeitliche segnen, haben Sie nach einer Neuinstallation wieder die Grundstruktur  (Metadaten) aller Ihrer Arbeitsbereiche und freigegebenen Ordner, nicht jedoch die Daten. Somit müssen Sie nicht an Ihre Partner herantreten, um erneut in die Arbeitsbereiche / freigegebenen Ordner eingeladen zu werden. Dies ist nämlich der größte Aufwand.

       

      2. Manuelles Kopieren der vorhandenen freigegebenen Ordner

      Nachdem Sie auf dem neuen Rechner mit Office 2010 (oder nur einem SharePoint Workspace 2010) installiert haben, folgt jetzt der nächste Schritt.

      Kopieren Sie alle vorhandenen freigegebenen Ordner vom “alten” Rechner an einen neuen Ort auf den neuen Rechner.

      SharePoint workspace 2010: Kopieren der Arbeitsbereiche Klassische Arbeitsbereiche können nicht kopiert werden, hier bleibt nur die Synchronisierung.

      SharePoint Arbeitsbereiche, also die “Offline Folder” von SharePoint Server 2010 sind immer an den Computer gebunden, müssen also auch am jeweiligen PC eingerichtet und synchronisiert werden.

      Die “langsame” Synchronisation der freigegebenen Ordner kann jedoch verkürzt werden.

      Hier die Explorer-Ansicht nach dem Kopieren (vor dem ersten Start von SharePoint Workspace 2010):

      Alter Computer Neuer Computer
      image image

      Wenn wir danach SharePoint Workspace 2010 zum ersten Mal auf dem neuen Computer starten müssen wir die freigegebenen Ordner zuweisen.

       

      3. SharePoint Workspace 2010 starten (erstes Mal)

      Auf dem 2. Rechner, oder nach einer Neuinstallation starten Sie das erste Mal SharePoint Workspace. Klicken Sie im Kontokonfigurations-Assistenten auf Vorhandenes Konto widerherstellen. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die gespeicherte Kontodatei aus und klicken Sie auf Öffnen. Geben Sie das beim Speichern festgelegte “"Kennwort ein und klicken Sie dann auf OK.

       

      SharePoint Workspace 2010: Kontokonfigurations-Assistent SharePoint Workspace 2010: Kennwort-Eingabe

       

      4. Erstsynchronisierung

      SharePoint Workspace 2010 wird jetzt unter Umständen eine Verbindung zum Groove Server 2010 Relay aufnehmen, entweder in Ihrer Domäne, oder wenn nicht vorhanden, mit dem von Microsoft zur Verfügung gestellten, hier werden alle Arbeitsbereiche synchronisiert, die Sie mit externen Partnern haben

      Das Ganze sieht dann vielleicht so aus:

      image

       

      Je nach Größe und Anzahl Ihrer Arbeitsbereiche und abhängig vom Online-Status der anderen Benutzer dauert das ganze eine Weile. Sie können keine Priorisierung festlegen. Lassen Sie den Rechner einfach laufen.

      Wenn wir nicht über über einen Relay-Server synchronisieren, geht das ganze natürlich etwas schneller. Und diese Protokolle werden benutzt.

      Bei beiden Variationen gilt: Die Synchronisation verläuft im Hintergrund. Sie lässt sich nur bedingt über den Kommunikations-Manager steuern.

       

      5. Arbeitsbereiche

      Je nach Einstellung der Arbeitsbereiche werden diese automatisch heruntergeladen oder müssen von Ihnen manuell abgerufen werden.

      Beispiel:

      SharePoint Workspace 2010: Arbeitsbereiche

      Bei den Arbeitsbereichen Challenge Matrix, Training- Munich, UCC und W2K8 OEM Readiness Training ist die Einstellung Automatisch auf alle Computer herunterladen gesetzt, diese können geöffnet werden.

      Bei den Arbeitsbereichen A02991 Security, Contoso_4_5_Final, W2K8 OEM Readyness Tour und WESS A02920  ist die Einstellung Automatisch auf alle Computer herunterladen nicht gesetzt, hier muss der Arbeitsbereich manuell abgerufen werden.

      Hinweis: Die Eigenschaft können Sie setzen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsbereich klicken und dann Eigenschaften auswählen.

      Heruntergeladen Arbeitsbereiche können Sie mit einem Doppelklick öffnen, der Abruf von noch nicht heruntergeladenen Arbeitsbereiche erfolgt über die rechte Maustaste und Arbeitsbereich abrufen.

      SharePoint Workspace 2010: Arbeitsbereich abrufen

       

      6. freigegebene Ordner

      Sobald die Metadaten eines freigegebenen Ordners vorliegen, erhalten wir für jeden freigegebenen Arbeitsbereich eine kurze Meldung: SharePoint Workspace 2010: Meldungen
      und im StartBereich von SharePoint Workspace 2010 wird der neue freigegebene Ordner angezeigt.

      Noch wurden keine Daten synchronisiert. Nur die Metadaten liegen vor.

      SharePoint Workspace 2010: Ordnerstruktur

      Ein Doppelklick auf den Ordner führt uns zum Dialog mit folgender Standardeinstellung

      SharePoint Workspace 2010: Speicherdialog

      Wie bei einem absolut neuen freigegebenen Arbeitsbereich ist als Option Neuer Ordner … voreingestellt. Das müssen wir aber ändern, weil wir ja den Inhalt nicht synchronisieren wollen. Der Inhalt liegt ja bereits vor.

      Wir wählen Vorhandenen Ordner für … aus und bestätigen mit OK.

      SharePoint Workspace 2010: Speicherdialog Option

      Im anschließenden Suchfenster identifizieren wir exakt den Ordner und bestätigen dann mit OK.

      SharePoint Workspace 2010: Speicherdialog Suche

      Jetzt erfolgt der Abgleich, das heißt, es wird der Inhalt des freigegebenen Ordners (in unserem Beispiel Access 2007) des alten Computers mit dem soeben festgelegten Verzeichnisses abgeglichen. Der Unterschied zu einer kompletten Synchronisierung ist, das hier nur mehr festgestellt wird, ob die Dateien identisch sind. Und nicht mehr die Datei übertragen werden muss. Das geht wesentlich schneller

      Nach dem Abgleich öffnet sich der freigegebene Ordner.

      SharePoint Workspace 2010: freigegebener Ordner

      und im Explorer haben wir dann auch ein anderes Bild: Das Verzeichnissymbol wechselt von Verzeichnis auf freigegebener Ordner (hier 2 freigegebene Ordner)

      Neuer Computer vor der Zuordnung Neuer Computer nach der Zuordnung
      Verzeichnisse vor dem Abgleich Verzeichnisse nach dem Abgleich

      Gehen Sie mit jedem freigegebenen Ordner wie oben beschrieben vor.  Je nach Größe der freigegebenen Ordner können Sie auf diese Weise sehr viel Zeit sparen.

      Wenn sie auch mit Offline Dateien des Betriebssystem arbeiten, sollten Sie auch noch den Blog SharePoint Workspace 2010 | Vorsicht bei Offlinedateien lesen.

       

      Bleibt die Frage offen, die ich ganz am Anfang gestellt habe:

      Nehm ich einen Arbeitsbereich oder einen freigegebenen Ordner meiner Festplatte ?

       

      Ach ja, wenn Ihnen der Blog gefallen hat, nehmen Sie sich doch die Zeit und hinterlassen einen Kommentar !

       

      Microsoft SharePoint Workspace 2010 | work smart

      3. Dezember 2010 1 Kommentar

      Microsoft SharePoint Workspace 2010

      Von Microsoft IT Showcase stammt ein 10-seitiger Leitfaden zur Benutzung von SharePoint Workspace 2010, dem Nachfolger von Groove 2007 in englischer Sprache . Er steht hier als Word 2007/2010 Download zur Verfügung und enthält folgende Topics:

      • Creating a new local SharePoint Workspace from SharePoint
      • Creating a new local SharePoint Workspace from your computer
      • Creating a new Groove Workspace
      • Working in SharePoint Workspace
      • Synchronizing content in a workspace
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