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SharePoint Workspace 2010 | Office 2010 Resource Kit Hilfe Offline
Nicht immer möchte man aufs Internet zugreifen. Microsoft hat am 7.12.2012 die “Office 2010 Resource Kit Technical Library in Compiled Help format” in 7 Sprachen zum Download zur Verfügung gestellt.
In der 2.7 MB großen Datei im chm Format werden alle Informationen auch zu Microsoft SharePoint Workspace 2010 zur Anpassung lokal aufrufbar in einer Hilfe-Datei zusammengefasst.
Zu SharePoint Workspace 2010 finden sich u.a Informationen zu folgenden Themen:
- Planen von SharePoint Workspace 2010
- Konfigurieren und Anpassen von SharePoint Workspace 2010
- Systemanforderungen für Office 2010
- Testen von SharePoint Workspace-Verbindungen
- 64-Bit-Editionen von Office 2010
- Office-Anpassungstool in Office 2010
- Neuigkeiten für IT-Spezialisten in Office 2010
- Gruppenrichtlinie für SharePoint Workspace
- Übersicht über die Setuparchitektur von Office 2010
- SharePoint Workspace 2010 (Übersicht)
- Übersicht über die Anpassung für Office 2010
- Problembehandlung bei der Volumenaktivierung für Office
- Einstellungen des Office-Anpassungstools für SharePoint Workspace 2010
- Analysieren von Office Migration Planning Manager (OMPM) Reports für Office 2010
- Änderungen in SharePoint Workspace 2010
- Problembehandlung in SharePoint Workspace 2010
- Inhalte zum Herunterladen für Office 2010 Resource Kit
- Application Virtualization-Anwendungspakete
- Kennenlernen von Office 2010
- Deployment checklist for SharePoint Workspace 2010
- Administrative Vorlagendateien (ADM, ADMX, ADML) für Office 2010
- Übersicht über Gruppenrichtlinien für Office 2010
- Änderungen bei Produkten und Features in Office 2010
- Anpassen von Office 2010
- Konfigurieren von SharePoint Workspace 2010
- Planen der Desktopkonfigurationen für Office 2010
- Office 2010-Versionen
- SharePoint Workspace 2010-Referenz
- Anpassen der Installation für Office 2010
- Bereitstellen von Office 2010 mithilfe von Microsoft Application Virtualization
- Technische Referenz für Office 2010
- Problembehandlung bei Office 2010
- Konfigurieren und Bereitstellen von Office 2010
- Nach dem Download nicht vergessen, die Datei zu entblocken (Eigenschaften), sonst wird der Inhalt nicht angezeigt
SharePoint Workspace 2010 | Vortrag und Video
SharePoint Workspace 2010- der offline Client für SharePoint 2010
Auf 3 Konferenzen habe ich diesen Vortrag gehalten. Am 6.5. 2011 auf der ShareConf 2011 in Düsseldorf. Dann am 19.10.2011 in englischer Sprache auf der European SharePoint Conference 2011 in Berlin und am 29.11.2011 auf den Collaboration Days in Luzern.
Dort wurde die Session auch aufgezeichnet. Und wer 62 Minuten Zeit hat, der kann sich hier die Aufzeichnung ansehen. Den Foliensatz dazu können Sie hier downloaden.
Inhalt des Vortrags war:
Was ist eigentlich SharePoint Workspace 2010?
- Wie funktioniert SharePoint Workspace 2010?
- Welche Sicherheit ist im Produkt enthalten?
- Welche Gefahren für die Firma bestehen beim täglichen Einsatz?
- Welche Einsatz-Szenarien gibt es für SharePoint Workspace 2010?
- Wie kann der Administrator den Einsatz von SharePoint Workspace 2010 beeinflussen?
- Wie kann SharePoint Worksp. vor dem Deployment von Office 2010 eingestellt werden?
- Wie sichere ich mein Konto und meine Daten in SharePoint Workspace 2010?
- Tips und Tricks.
- Was ist eigentlich Groove Server 2010?
- Welche Bestandteile enthält Groove Server 2010?
European SharePoint Conference | 17.10.-20.10.2011 in Berlin
Das Programm steht. 90 Sessions. 20 Microsoft Sessions. Die Experten treffen sich bei der European SharePoint Conference in Berlin. Ich werde auch dabei sein. Darüber habe ich ja schon berichtet.
Im August Newsletter der European SharePoint Conference wurde auch ein kleiner Beitrag veröffentlicht
Und jetzt gibt es auch ein Video dazu:
bis zum 9.September gibt’s auch noch Rabatt. Man sieht sich …
European SharePoint Conference | 17.10-20.10.2011 in Berlin
große Konferenzen werfen Ihre Schatten voraus. Auch wenn es noch ein bisschen dauert. 3 Tage Informationen rund um SharePoint 2010. Der 4. Tag ist für die Tutorials reserviert.
also schon mal im Kalender rot anstreichen. Und vielleicht schon buchen. Der Frühbucher spart hier doch ne Menge Euros. (endet am 1.7.2011)
Am Mittowch, den 19.10.2011 werde ich dann 45 Minuten über SharePoint Workspace 2010 reden:
SharePoint Workspace 2010 – The Offline Client for SharePoint Server 2010
- What exactly is SharePoint Workspace 2010?
- How does SharePoint Workspace 2010?
- What security is mentioned in the product?
- Are there any dangers for the company in daily use?
- What are the deployment scenarios for SharePoint Workspace 2010?
- The administrators influence on SharePoint Workspace 2010.
- The Setup of SharePoint Workspace 2010 before the deployment of Office 2010.
- How do I back up my account and my data in SharePoint Workspace 2010?
- Tips and Tricks.
- What exactly is Groove Server 2010?
- The components of Groove Server 2010.
- hier der Link zur
SharePoint Workspace 2010 | Offline Content
Vedant Kulshreshtha beschreibt in seinem Blog in englischer Sprache den Offline-Zugriff zu SharePoint Inhalten. Außerdem legt er auch die unterschiedlichen Möglichkeiten von SharePoint Workspace dar und erklärt die verschiedenen Typologien. Der Artikel verweist mit vielen Links auf weitere Inhalte zu SharePoint Workspace 2010.
SharePoint Workspace 2010 | Löschen von Arbeitsbereichen und Ordner
Es gibt einen wesentlichen Unterschied beim Löschen von Arbeitsbereichen (egal ob Version 2007 oder 2010) und freigegebenen Ordnern:
zuerst einmal:
nur der Manger (Administrator) kann Arbeitsbereiche und freigegebene Ordner nicht nur bei sich, sondern auch auf allen Computern, die in diesen Arbeitsbereich oder in diesen freigegebenen Ordner eingeladen wurden, auch löschen. Bei allen anderen mit der Rolle Teilnehmer oder Gast wird diese Funktion ausgeblendet:
Dann der Unterschied:
Arbeitsbereich | freigegebener Ordner |
Beim Löschen eines Arbeitsbereiches, egal ob Version 2007 oder 2010, auf allen Computern (exakt: für alle Mitglieder) wird dieser komplett mit Inhalt gelöscht.
Auf allen Computern! Dabei ist es unerheblich, ob andere Teilnehmer SharePoint Workspace 2010 gestartet haben, oder nicht. Die Löschung erfolgt beim nächsten Programmstart oder wenn das Programm läuft, unmittelbar. |
Der freigegeben Ordner wird nur aus der Synchronisierung herausgenommen. Der Inhalt, auch auf den anderen Computern bleibt an der ursprünglichen Stelle erhalten. |
Natürlich haben Sie keine Kontrolle, ob Teile des Arbeitsbereiches vor dem Löschen bereits kopiert wurden…
SharePoint Workspace 2010 | Wie geht das ?
Anfänger bei SharePoint Workspace 2010 ?
Grundlagen von SharePoint Workspace 2010 unbekannt ?
Übersicht von SharePoint Workspace notwendig ?
Microsoft hat viele Artikel in deutscher Sprache über den Nachfolger von Groove 2007 hier zusammen gefasst:
- Anmelden bei SharePoint Workspace
- Erstellen eines neuen Kontos
- Informationen zum Arbeitsbereichs-Explorer
- Informationen zum Startbereich
- SharePoint Workspace-Indikatoren
- Starten oder Beenden von SharePoint Workspace
- Suchen nach Inhalt in SharePoint Workspace
- Verwalten der SharePoint Workspace-Anwendung in der Backstage-Ansicht
- Verwenden von Rich-Text-Features
- Willkommen bei Microsoft SharePoint Workspace 2010
- Neuerungen in SharePoint Workspace 2010
- Erste Schritte mit SharePoint Workspace 2010
- In SharePoint Workspace 2010 nicht mehr vorh. Features und geänderte Funktionen
- Wichtige Unterschiede zwischen Office Groove 2007 und SharePoint Workspace 2010
- Häufig gestellte Fragen/Infodatei zu Microsoft Office Server 2010
- Grundlegende Aufgaben in SharePoint Workspace 2010
und hier der technische Überblick: Das Planen von SharePoint Workspace 2010
Ihre Antwort nicht gefunden ? Dann vielleicht hier
SharePoint Workspace 2010 | Tastenkombinationen
manche mögen die Tastatur lieber als die Maus. Auf den Support-Seiten von Microsoft von finden Sie alle nützlichen Tastaturkombinationen zu SharePoint Workspace 2010:
Die folgenden Tastenkombinationen gelten für alle Elemente in den meisten Tools.
Zweck | Tastenkombination |
Ausgewähltes Element als Link kopieren | STRG+L |
Ausgewähltes Element in die Zwischenablage kopieren | STRG+C |
Ausgewähltes Element ausschneiden | STRG+X |
Aus der Zwischenablage einfügen | STRG+V |
Letzte Aktion rückgängig machen | STRG+Z |
Letzte Aktion wiederholen | STRG+Y |
Zum nächsten Element wechseln | F8 |
Zum vorherigen Element wechseln | UMSCHALT+F8 |
Zum nächsten ungelesenen Element wechseln | F4 |
Zum vorherigen ungelesenen Element wechseln | UMSCHALT+F4 |
Ausgewähltes Element als „Gelesen“ markieren („Ungelesen“-Markierung entfernen) | STRG+F4 |
Alle Elemente als „Gelesen“ markieren (alle „Ungelesen“-Markierungen entfernen) |
STRG+UMSCHALT+F4 |
Dateitool der Version 2010 und 2007, SharePoint-Dateitool der Version 2007
Zweck | Tastenkombination |
Dem Arbeitsbereich ein vorhandenes Dokument hinzufügen | STRG+M |
Dokument löschen | STRG+D |
Diskussionstool der Version 2010
Die Tastenkombinationen für Diskussionstools der Version 2010 entsprechen den Tastenkombinationen, die im nächsten Abschnitt für das Listentool der Version 2010 beschrieben werden.
Listentool der Version 2010
Zweck | Tastenkombination |
Neues Element erstellen. | STRG+N |
Ausgewähltes Element löschen. | STRG+D |
Daten aus anderen Quellen importieren. | STRG+UMSCHALT+K |
Daten in eine Datei für Listendatenarchive exportieren. | STRG+E |
Nächstes oder vorheriges Element in einer Listenansicht suchen, das den abgegebenen Text enthält. Den angegebenen Text in einem geöffneten Listenelement suchen. | STRG+F |
Den angegebenen Text in einem geöffneten Listenelement suchen und durch angegebenen Text ersetzen. | STRG+H |
Designer zum Ändern von Formularen und Ansichten für diese Liste öffnen. | STRG+UMSCHALT+S |
Kalendertool der Version 2010
Tastenkombinationen in einer Kalenderansicht
Zweck | Tastenkombination |
Neue Besprechung erstellen | EINGABETASTE (ohne ausgewählte Besprechung) oder STRG+N |
Ausgewählte Besprechung öffnen | EINGABETASTE |
Änderungen in einer Besprechung speichern, ohne sie zu schließen | STRG+S |
Ansicht Monat anzeigen | STRG+1 |
Ansicht Woche anzeigen | STRG+2 |
Ansicht Tag anzeigen | STRG+3 |
Ansicht Arbeitswoche anzeigen | STRG+4 |
Ansicht Arbeitsmonat anzeigen | STRG+5 |
Alle Besprechungen in einer Liste anzeigen | STRG+6 |
Alle aktiven Besprechungen in einer Liste anzeigen | STRG+7 |
Zu einem bestimmten Datum wechseln | STRG+D |
Zu Heute wechseln | STRG+T |
Tastenkombinationen in einer geöffneten Kalenderbesprechung
Zweck | Tastenkombination |
Besprechungsprofil anzeigen | STRG+1 |
Tagesordnung der Besprechung anzeigen | STRG+2 |
Besprechungsnotizen anzeigen | STRG+3 |
Besprechungszusammenfassung anzeigen | STRG+4 |
Besprechung löschen | STRG+D |
Notizblocktool
Zweck | Tastenkombination |
Neue Notiz erstellen | STRG+N |
Bearbeitete Notiz speichern | STRG+S |
Bearbeitete Notiz speichern und schließen | STRG+W |
Bearbeitungen in einer Notiz stornieren | ESC |
Notiz löschen | STRG+ENTF |
Ausgewählte Notiz bearbeiten | STRG+E |
Zur nächsten Notiz wechseln | F8 |
Zur vorherigen Notiz wechseln | UMSCHALT+F8 |
Bildertool
Zweck | Tastenkombination |
Ein Bild oder mehrere Bilder der Liste hinzufügen | STRG+O |
Bilddatei auf dem Computer speichern | STRG+E |
Skizzenblocktool
Zweck | Tastenkombination |
Im Eingabetool eingegebenen Text in der Skizze speichern | STRG+S |
Auswahltool | ALT+S |
Bleistifttool | P |
Linientool | L |
Rechtecktool | R |
Abgerundetes Rechtecktool | O |
Ellipsetool | E |
Polygontool | G |
Texttool | T |
Kalendertool der Version 2007
Zweck | Tastenkombination |
Neuen Termin erstellen | STRG+N |
Detailinformationen zu einem ausgewählten Termin anzeigen | EINGABETASTE |
Zu einem bestimmten Datum wechseln | STRG+D |
Zum vorherigen/nächsten Tag, zur vorherigen/nächsten Woche oder zum vorherigen/nächsten Monat (je nach Kalenderansicht) wechseln | BILD-AB/BILD-AUF |
Zum nächsten/vorherigen Termin wechseln | F8/UMSCHALT+F8 |
Zum nächsten/vorherigen nicht gelesenen Termin wechseln | F4/UMSCHALT+F4 |
Zum aktuellen Datum entsprechend der Zeiteinstellung des Computers wechseln | STRG+T |
Nachrichten
Zweck | Tastenkombination |
Neue Nachricht erstellen | STRG+G |
Nachricht an alle Mitglieder eines Arbeitsbereichs senden | STRG+UMSCHALT+G |
Nachrichtenverlauf
Zweck | Tastenkombination |
Neue Nachricht erstellen | STRG+N |
Ausgewählte Nachricht öffnen | STRG+O |
Auf ausgewählte Nachricht antworten | STRG+R |
Ausgewählte Nachricht weiterleiten | STRG+W |
Ausgewählte Nachricht löschen | STRG+D |
Nachrichten suchen | STRG+F |
Ausgewählte Nachricht drucken | STRG+P |
Verlauf in Antworten einbeziehen aktivieren/deaktivieren | STRG+H |
SharePoint Workspace 2010 | Frequenz Synchronisation
Immer mehr Unternehmen setzen auf SharePoint Technologie. Und immer häufiger wird der SharePoint Server 2010 eingesetzt. Entweder neu oder aber migriert. Für alle Benutzer, die auch Offline auf SharePoint Dokumente zugreifen müssen, eignet sich das Microsoft Produkt SharePoint Workspace 2010 hervorragend. Hiermit lassen sich (fast) beliebig viele Dokumente, die im SharePoint Server 2010 abgelegt sind, Offline bearbeiten und vollautomatisch synchronisieren.
Vollautomatisch ?
Ja, die Volumen, die synchronisiert werden, habe ich in meinem Blog beschrieben. Nicht beschrieben habe ich, und der Kollege, auf dessen Blog ich verwiesen habe, die Synchronisierungsfrequenz:
Automatische Synchronisierung | Der Benutzer muss darüber nichts wissen. |
Offener Arbeitsbereich | alle 10 Minuten |
Geschlossener Arbeitsbereich | alle 20 Minuten |
und natürlich:
Der Benutzer muss nicht warten, wenn er Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat, diese Änderungen werden immer synchronisiert. Er muss nicht auf das nächste Zeitfenster warten.
Wenn der Benutzer durch die Oberfläche navigiert, . z.B. eine Liste öffnet, wird sofort eine Synchronisierung eingeleitet.
Beratung gewünscht? Hier erfahren sie näheres.
SharePoint Workspace 2010 | Datensicherung
Immer wieder vernachlässigt und oft nicht vorhanden, spätestens bei einem Wechsel des PC’s oder der Festplatte wird es ernst. Dabei gibt es eine Archiv-Funktion
Nun, die verschiedenen Möglichkeiten des Einsatzes von SharePoint Workspace 2010 machen es erforderlich, sich über die Grundlagen einer Datensicherung der Arbeitsbereiche und Gemeinsamen Ordner klar zu werden.
Generell gilt:
Sind noch andere Mitglieder in den verschiedenen Arbeitsbereichen und Gemeinsamer Ordner vorhanden, so genügt die Sicherung der Kontoinformationen, um an all Ihre Daten wieder heranzukommen, allerdings kann dieser Prozess etwas dauern, heißt: Sie können nicht sofort auf die Daten zugreifen.
Alle anderen Daten können und sollten Sie sichern:
SharePoint Workspace 2010 | Beschreibung |
Groove Arbeitsbereich 2007 | Benutzen Sie die Archiv-Funktion |
Groove Arbeitsbereich 2010 | Benutzen Sie die Archiv-Funktion |
Freigegebener Ordner | Bordmittel von Windows |
SharePoint Arbeitsbereich | werden auf dem SharePoint Server gesichert. |
Bordmittel von Windows:
Bei den freigegebenen Ordner haben Sie die Qual der Wahl. Da es sich um Ordner im Betriebssystem von Windows handelt, können Sie es mit dem Tool Ihrer Wahl sichern.
Archiv-Funktion von SharePoint Workspace 2010
Bei der ersten Benutzung der Archiv-Funktion von SharePoint Workspace 2010 legt das Programm unter “eigene Dokumente” einen Ordner “Workspace Archives” an. Dort werden dann die gesicherten Arbeitsbereiche mit der Dateiendung “gsa” abgelegt.
Archivieren Vorgehensweise:
Wichtig: Dies ist nur eine Momentaufnahme des Arbeitsbereiches, also sollten Sie die Archiv-Funktion je nach Häufigkeit der Benutzung des Arbeitsbereiches immer wieder aufrufen!
Danach kann wiederum mit Bordmitteln des Betriebssystems dieser Bereich gesichert werden. Auch die Möglichkeit, Offline-Folder zu verwenden, kann benutzt werden.
Die Archiv-Funktion dient auch zum Auslagern von nicht mehr benutzen Arbeitsbereichen.
Wiederherstellen von Archiven in SharePoint Workspace 2010
SharePoint Workspace 2010 | Lizenzierung, wo und wie
SharePoint Workspace 2010 ist nicht in jeder Office Suite enthalten. Vor allem in den PC-Märkten werden Sie es nicht finden, denn nur in der Office Suite mit dem Namen Office Professional Plus 2010 ist es enthalten. Die gibt es aber nicht in den PC-Märkten, sondern nur als Volumenlizenz. Und nicht verwechseln mit Office Professional 2010, denn dort sucht man SharePoint Workspace 2010 vergeblich.
Und in den Firmen ist oft Office Standard 2010 ausgerollt. Wie also komme ich an die Version?
Nun, als Einzelpaket (FPP) ist es in den Elektromärkten zu finden, und dann natürlich in den verschiedenen Volumenlizenzen.
- OPEN Value
- OPEN Value company-wide
- OPEN Value goverment
- OPEN Value Subscription
- OPEN Value Subscription Goverment
- Office Professional Plus 2010 gibt es übrigens nur in den o.a. Volumenlizenzen. Informationen über Microsoft Lizenzierung erhalten Sie hier oder hier.
SharePoint Workspace 2010 | Beratung und Schulung
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Ab sofort bieten wir auch Beratung und Schulung vor Ort zu SharePoint Workspace 2010 an. Wenn Sie Fragen wie
•Was ist eigentlich SharePoint Workspace 2010?
•Wie funktioniert SharePoint Workspace 2010?
•Welche Sicherheit ist im Produkt enthalten?
•Welche Gefahren für die Firma bestehen beim täglichen Einsatz?
•Welche Einsatz-Szenarien gibt es für SharePoint Workspace 2010?
•Wie kann der Administrator den Einsatz von SharePoint Workspace 2010 beeinflussen?
•Wie kann SharePoint Workspace vor dem Deployment von Office 2010 eingestellt werden?
•Wie sichere ich mein Konto und meine Daten in SharePoint Workspace 2010?
•Wer schult meine Benutzer?
•Was ist eigentlich Groove Server 2010?
•Welche Bestandteile enthält Groove Server 2010?
nicht beantworten können, dann können wir Ihnen helfen. Wie’s funktioniert, steht hier.
Offline Dateien versus SharePoint Workspace 2010
Wann soll, wann kann, wann muss ich SharePoint Workspace 2010 verwenden ?
Warum kann ich nicht die im Betriebssystem vorhandene Möglichkeit der Offline Dateien zur Synchronisation benutzen ?
Offline Dateien | SharePoint Workspace | |
Limitierung | keine | max. 2 GB pro Arbeitsbereich |
synchronisiert alle Dateitypen | JA | NEIN, Standardmäßig sind Beschränkungen enthalten. Diese können leider nur für das jeweilige Konto komplett ein- und ausgeschaltet und geändert werden. Außerdem habe ich keine Übersicht, was der /die Mitglieder des jeweiligen Arbeitsbereiches bzw. des freigegebene Ordners für Einstellungen haben. Administratoren in Firmen können via OCT verhindern, dass der Anwender Änderungen daran vornehmen kann. |
Synchronisierung | LAN | LAN und WAN über Firewallgrenzen hinweg |
gezielte Synchronisations-Einstellungen | JA, Zeitplan und Resourcen abhängig | NEIN, nur sehr bedingt, dazu ist manuelles Eingreifen notwendig |
Kosten | keine, im Betriebssystem vorhanden | 2x Lizenzkosten eines Office Paketes (Office Professional Plus 2010) bzw. minimal 2x SharePoint Workspace 2010 |
Also:
Wann Offline Dateien? | Für den Abgleich in lokalen Netzwerk, wenn Dateien mehrerer Rechner synchron gehalten werden müssen. |
Wann SharePoint Workspace 2010 ? | Immer dann, wenn ich sicher mit anderen Teilnehmern auf der Welt Daten austauschen und synchronisieren will, bin ich leider an die diversen Limits von SharePoint Workspace 2010 gebunden. |
Achtung: Natürlich ist es möglich, beide Komponenten einzusetzen. Dabei sind jedoch einige Hinweise zu beachten. Die schnelle “Replizierung” ihrer SharePoint Workspace 2010 freigegebener Ordner auf einem 2. Rechner habe ich hier beschrieben.
SharePoint Workspace 2010 | Konto auf 2. Rechner einrichten
die klassische Möglichkeit, Daten eines freigegeben Ordners sicher mit anderen Teilnehmern zu synchronisieren, existiert schon in den alten Groove Versionen. Häufig stellt sich aber die grundsätzliche Frage:
Nehm ich einen Arbeitsbereich oder einen freigegebenen Ordner meiner Festplatte ?
Der SharePoint-Arbeitsbereich dient nur für die Synchronisation zum SharePoint Server 2010, fällt also für die gestellte Aufgabe hier weg:
Hier die Unterschiede bzw. die Gemeinsamkeiten:
Groove-Arbeitsbereich | freigegebener Ordner | |
Limit | 2GB | 2GB |
auf der Festplatte verschlüsselt | Version 2007: JA Version 2010: NEIN |
NEIN |
Verschlüsselte Übermittlung | JA | JA |
Speicherort Festplatte | immer auf “C”, versteckt | kann frei gewählt werden |
Speicherort änderbar | NEIN | ja, einfaches Kopieren Speicherort danach neu einstellen |
Suchen und finden | Version 2007: NEIN Version 2010: JA |
JA, immer |
32 BIT und 64 BIT | JA | JA Groove 2007: nur 32 BIT |
dies bedeutet:
Ich muss mir über die Sicherheit und den Speicherplatz Gedanken machen.
Habe ich keine weiteren Sicherheitsmöglichkeiten wie bei Windows 7 den Bitlocker (um die Festplatte zu verschlüsseln) zur Verfügung, dann ist der Arbeitsbereich vorzuziehen.
Der freigegeben Ordner hat den Vorteil, dass er an jeden Speicherort erstellt und auch verschoben werden kann, aber nicht verschlüsselt auf der Festplatte abgespeichert wird.
Geben Sie niemals der Flexibilität der Vorrang, wenn damit die Sicherheit auf der Strecke bleibt. Ins besonders bei Laptops sollten Sie über ein Festplattenverschlüsselungstool nachdenken, wenn Ihnen die Daten, die Sie an andere übertragen, wichtig sind.
Ich teile mit vielen IT-Consultants über 12 GByte an Dateien, die in viele kleinen, freigegebenen Ordner verwaltet werden. Nicht alle Consultants benötigen alle Daten. Und schon bei der Vorgängerversion Groove 2007 habe ich mich für freigegebene Ordner entschieden. Warum ?
IT-Consultant wechseln öfters den Rechner oder aber das Betriebssystem aus. Deshalb haben diese schon zu Windows XP Zeiten nur eine relativ kleine Partition “C” mit Ihren Programmen festgelegt. Alle Nutzer-Daten lagen dann auf der 2. Partition “D”. Und dieses Prinzip haben viele auch bei Windows Vista / Windows 7 beibehalten. Einziger Nachteil: Partner mit denen ich Daten austauschen wollte und die bei Office 2007 die 64 Bit Version installiert hatten, waren bei Groove 2007 ausgeschlossen. Wie in obiger Tabelle ersichtlich: Bei Groove 2007 in der 64 Bit Version gibt es keine Möglichkeit, freigegebene Ordner zu synchronisieren.
Nachfolgend wird in 6 Punkten beschrieben, wie ich möglichst effizient die Arbeitsbereiche und freigegebenen Ordner auf einen neuen Rechner “umziehe”. Dafür sind auch einige Schritte auf dem bereits vorhandenen Computer notwendig:
1. Konto-Informationen sichern
Zuerst sichern wir die bestehenden Konto-Informationen. Da sollten Sie in regelmäßigen Abständen immer wieder tun. Gehen Sie dazu in den Backstage-Bereich und klicken Sie unter Konto verwalten auf Kontoeinstellungen…
Auf der Registerkarte finden Sie Konto. Klicken Sie auf Speichern…
Aus Sicherheitsgründen werden Sie aufgefordert, ein Kennwort einzugeben. Für die Wiederherstellung z.B. auf einem anderen Computer müssen Sie dieses Kennwort kennen.
Als Speicherort wählen Sie eine externe Festplatte, Memory-Stick oder eine Netzwerkverzeichnis. In der binären Datei mit der Endung grv werden alle Arbeitsbereiche und freigegeben Ordner festgehalten. Sollte also einmal Ihr Rechner das Zeitliche segnen, haben Sie nach einer Neuinstallation wieder die Grundstruktur (Metadaten) aller Ihrer Arbeitsbereiche und freigegebenen Ordner, nicht jedoch die Daten. Somit müssen Sie nicht an Ihre Partner herantreten, um erneut in die Arbeitsbereiche / freigegebenen Ordner eingeladen zu werden. Dies ist nämlich der größte Aufwand.
2. Manuelles Kopieren der vorhandenen freigegebenen Ordner
Nachdem Sie auf dem neuen Rechner mit Office 2010 (oder nur einem SharePoint Workspace 2010) installiert haben, folgt jetzt der nächste Schritt.
Kopieren Sie alle vorhandenen freigegebenen Ordner vom “alten” Rechner an einen neuen Ort auf den neuen Rechner.
Hier die Explorer-Ansicht nach dem Kopieren (vor dem ersten Start von SharePoint Workspace 2010):
Alter Computer | Neuer Computer |
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Wenn wir danach SharePoint Workspace 2010 zum ersten Mal auf dem neuen Computer starten müssen wir die freigegebenen Ordner zuweisen.
3. SharePoint Workspace 2010 starten (erstes Mal)
Auf dem 2. Rechner, oder nach einer Neuinstallation starten Sie das erste Mal SharePoint Workspace. Klicken Sie im Kontokonfigurations-Assistenten auf Vorhandenes Konto widerherstellen. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die gespeicherte Kontodatei aus und klicken Sie auf Öffnen. Geben Sie das beim Speichern festgelegte “"Kennwort ein und klicken Sie dann auf OK.
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4. Erstsynchronisierung
SharePoint Workspace 2010 wird jetzt unter Umständen eine Verbindung zum Groove Server 2010 Relay aufnehmen, entweder in Ihrer Domäne, oder wenn nicht vorhanden, mit dem von Microsoft zur Verfügung gestellten, hier werden alle Arbeitsbereiche synchronisiert, die Sie mit externen Partnern haben
Das Ganze sieht dann vielleicht so aus:
Je nach Größe und Anzahl Ihrer Arbeitsbereiche und abhängig vom Online-Status der anderen Benutzer dauert das ganze eine Weile. Sie können keine Priorisierung festlegen. Lassen Sie den Rechner einfach laufen.
Wenn wir nicht über über einen Relay-Server synchronisieren, geht das ganze natürlich etwas schneller. Und diese Protokolle werden benutzt.
Bei beiden Variationen gilt: Die Synchronisation verläuft im Hintergrund. Sie lässt sich nur bedingt über den Kommunikations-Manager steuern.
5. Arbeitsbereiche
Je nach Einstellung der Arbeitsbereiche werden diese automatisch heruntergeladen oder müssen von Ihnen manuell abgerufen werden.
Beispiel:
Bei den Arbeitsbereichen Challenge Matrix, Training- Munich, UCC und W2K8 OEM Readiness Training ist die Einstellung Automatisch auf alle Computer herunterladen gesetzt, diese können geöffnet werden. Bei den Arbeitsbereichen A02991 Security, Contoso_4_5_Final, W2K8 OEM Readyness Tour und WESS A02920 ist die Einstellung Automatisch auf alle Computer herunterladen nicht gesetzt, hier muss der Arbeitsbereich manuell abgerufen werden. |
Hinweis: Die Eigenschaft können Sie setzen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsbereich klicken und dann Eigenschaften auswählen.
Heruntergeladen Arbeitsbereiche können Sie mit einem Doppelklick öffnen, der Abruf von noch nicht heruntergeladenen Arbeitsbereiche erfolgt über die rechte Maustaste und Arbeitsbereich abrufen.
6. freigegebene Ordner
Ein Doppelklick auf den Ordner führt uns zum Dialog mit folgender Standardeinstellung
Wie bei einem absolut neuen freigegebenen Arbeitsbereich ist als Option Neuer Ordner … voreingestellt. Das müssen wir aber ändern, weil wir ja den Inhalt nicht synchronisieren wollen. Der Inhalt liegt ja bereits vor.
Wir wählen Vorhandenen Ordner für … aus und bestätigen mit OK.
Im anschließenden Suchfenster identifizieren wir exakt den Ordner und bestätigen dann mit OK.
Jetzt erfolgt der Abgleich, das heißt, es wird der Inhalt des freigegebenen Ordners (in unserem Beispiel Access 2007) des alten Computers mit dem soeben festgelegten Verzeichnisses abgeglichen. Der Unterschied zu einer kompletten Synchronisierung ist, das hier nur mehr festgestellt wird, ob die Dateien identisch sind. Und nicht mehr die Datei übertragen werden muss. Das geht wesentlich schneller
Nach dem Abgleich öffnet sich der freigegebene Ordner.
und im Explorer haben wir dann auch ein anderes Bild: Das Verzeichnissymbol wechselt von Verzeichnis auf freigegebener Ordner (hier 2 freigegebene Ordner)
Neuer Computer vor der Zuordnung | Neuer Computer nach der Zuordnung |
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Gehen Sie mit jedem freigegebenen Ordner wie oben beschrieben vor. Je nach Größe der freigegebenen Ordner können Sie auf diese Weise sehr viel Zeit sparen.
Wenn sie auch mit Offline Dateien des Betriebssystem arbeiten, sollten Sie auch noch den Blog SharePoint Workspace 2010 | Vorsicht bei Offlinedateien lesen.
Bleibt die Frage offen, die ich ganz am Anfang gestellt habe:
Nehm ich einen Arbeitsbereich oder einen freigegebenen Ordner meiner Festplatte ?
Ach ja, wenn Ihnen der Blog gefallen hat, nehmen Sie sich doch die Zeit und hinterlassen einen Kommentar !
Microsoft SharePoint Workspace 2010 | work smart
Von Microsoft IT Showcase stammt ein 10-seitiger Leitfaden zur Benutzung von SharePoint Workspace 2010, dem Nachfolger von Groove 2007 in englischer Sprache . Er steht hier als Word 2007/2010 Download zur Verfügung und enthält folgende Topics:
- Creating a new local SharePoint Workspace from SharePoint
- Creating a new local SharePoint Workspace from your computer
- Creating a new Groove Workspace
- Working in SharePoint Workspace
- Synchronizing content in a workspace