die klassische Möglichkeit, Daten eines freigegeben Ordners sicher mit anderen Teilnehmern zu synchronisieren, existiert schon in den alten Groove Versionen. Häufig stellt sich aber die grundsätzliche Frage:

Nehm ich einen Arbeitsbereich oder einen freigegebenen Ordner meiner Festplatte ?

 

Der SharePoint-Arbeitsbereich dient nur für die Synchronisation zum SharePoint Server 2010, fällt also für die gestellte Aufgabe hier weg:

Hier die Unterschiede bzw. die Gemeinsamkeiten:

	Groove-Arbeitsbereich	freigegebener Ordner
Limit	2GB	2GB
auf der Festplatte verschlüsselt	Version 2007: JA Version 2010: NEIN	NEIN
Verschlüsselte Übermittlung	JA	JA
Speicherort Festplatte	immer auf “C”, versteckt	kann frei gewählt werden
Speicherort änderbar	NEIN	ja, einfaches Kopieren Speicherort danach neu einstellen
Suchen und finden	Version 2007: NEIN Version 2010: JA	JA, immer
32 BIT und 64 BIT	JA	JA Groove 2007: nur 32 BIT

dies bedeutet:
Ich muss mir über die Sicherheit und den Speicherplatz Gedanken machen.

Habe ich keine weiteren Sicherheitsmöglichkeiten wie bei Windows 7 den Bitlocker (um die Festplatte zu verschlüsseln) zur Verfügung, dann ist der Arbeitsbereich vorzuziehen.

Der freigegeben Ordner hat den Vorteil, dass er an jeden Speicherort erstellt und auch verschoben werden kann, aber nicht verschlüsselt auf der Festplatte abgespeichert wird.

Geben Sie niemals der Flexibilität der Vorrang, wenn damit die Sicherheit auf der Strecke bleibt. Ins besonders bei Laptops sollten Sie über ein Festplattenverschlüsselungstool nachdenken, wenn Ihnen die Daten, die Sie an andere übertragen, wichtig sind.

Ich teile mit vielen IT-Consultants über 12 GByte an Dateien, die in viele kleinen, freigegebenen Ordner verwaltet werden. Nicht alle Consultants benötigen alle Daten. Und schon bei der Vorgängerversion Groove 2007 habe ich mich für freigegebene Ordner entschieden. Warum ?

IT-Consultant wechseln öfters den Rechner oder aber das Betriebssystem aus. Deshalb haben diese schon zu Windows XP Zeiten nur eine relativ kleine Partition “C” mit Ihren Programmen festgelegt. Alle Nutzer-Daten lagen dann auf der 2. Partition “D”. Und dieses Prinzip haben viele auch bei Windows Vista / Windows 7 beibehalten. Einziger Nachteil: Partner mit denen ich Daten austauschen wollte und die bei Office 2007 die 64 Bit Version installiert hatten, waren bei Groove 2007 ausgeschlossen. Wie in obiger Tabelle ersichtlich: Bei Groove 2007  in der 64 Bit Version gibt es keine Möglichkeit, freigegebene Ordner zu synchronisieren.

Nachfolgend wird in 6 Punkten beschrieben, wie ich möglichst effizient die Arbeitsbereiche und freigegebenen Ordner auf einen neuen Rechner “umziehe”. Dafür sind auch einige Schritte auf dem bereits vorhandenen Computer notwendig:

1. Konto-Informationen sichern

Zuerst sichern wir die bestehenden Konto-Informationen. Da sollten Sie in regelmäßigen Abständen immer wieder tun. Gehen Sie dazu in den Backstage-Bereich und klicken Sie unter Konto verwalten auf Kontoeinstellungen…

Auf der Registerkarte finden Sie Konto. Klicken Sie auf Speichern…

Aus Sicherheitsgründen werden Sie aufgefordert, ein Kennwort einzugeben. Für die Wiederherstellung z.B. auf einem anderen Computer müssen Sie dieses Kennwort kennen.

Als Speicherort wählen Sie eine externe Festplatte, Memory-Stick oder eine Netzwerkverzeichnis. In der binären Datei mit der Endung grv werden alle Arbeitsbereiche und freigegeben Ordner festgehalten. Sollte also einmal Ihr Rechner das Zeitliche segnen, haben Sie nach einer Neuinstallation wieder die Grundstruktur  (Metadaten) aller Ihrer Arbeitsbereiche und freigegebenen Ordner, nicht jedoch die Daten. Somit müssen Sie nicht an Ihre Partner herantreten, um erneut in die Arbeitsbereiche / freigegebenen Ordner eingeladen zu werden. Dies ist nämlich der größte Aufwand.

 

2. Manuelles Kopieren der vorhandenen freigegebenen Ordner

Nachdem Sie auf dem neuen Rechner mit Office 2010 (oder nur einem SharePoint Workspace 2010) installiert haben, folgt jetzt der nächste Schritt.

Kopieren Sie alle vorhandenen freigegebenen Ordner vom “alten” Rechner an einen neuen Ort auf den neuen Rechner.

Klassische Arbeitsbereiche können nicht kopiert werden, hier bleibt nur die Synchronisierung. SharePoint Arbeitsbereiche, also die “Offline Folder” von SharePoint Server 2010 sind immer an den Computer gebunden, müssen also auch am jeweiligen PC eingerichtet und synchronisiert werden. Die “langsame” Synchronisation der freigegebenen Ordner kann jedoch verkürzt werden.

Hier die Explorer-Ansicht nach dem Kopieren (vor dem ersten Start von SharePoint Workspace 2010):

Alter Computer	Neuer Computer

Wenn wir danach SharePoint Workspace 2010 zum ersten Mal auf dem neuen Computer starten müssen wir die freigegebenen Ordner zuweisen.

 

3. SharePoint Workspace 2010 starten (erstes Mal)

Auf dem 2. Rechner, oder nach einer Neuinstallation starten Sie das erste Mal SharePoint Workspace. Klicken Sie im Kontokonfigurations-Assistenten auf Vorhandenes Konto widerherstellen. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die gespeicherte Kontodatei aus und klicken Sie auf Öffnen. Geben Sie das beim Speichern festgelegte “"Kennwort ein und klicken Sie dann auf OK.

 

 

4. Erstsynchronisierung

SharePoint Workspace 2010 wird jetzt unter Umständen eine Verbindung zum Groove Server 2010 Relay aufnehmen, entweder in Ihrer Domäne, oder wenn nicht vorhanden, mit dem von Microsoft zur Verfügung gestellten, hier werden alle Arbeitsbereiche synchronisiert, die Sie mit externen Partnern haben

Das Ganze sieht dann vielleicht so aus:

 

Je nach Größe und Anzahl Ihrer Arbeitsbereiche und abhängig vom Online-Status der anderen Benutzer dauert das ganze eine Weile. Sie können keine Priorisierung festlegen. Lassen Sie den Rechner einfach laufen.

Wenn wir nicht über über einen Relay-Server synchronisieren, geht das ganze natürlich etwas schneller. Und diese Protokolle werden benutzt.

Bei beiden Variationen gilt: Die Synchronisation verläuft im Hintergrund. Sie lässt sich nur bedingt über den Kommunikations-Manager steuern.

 

5. Arbeitsbereiche

Je nach Einstellung der Arbeitsbereiche werden diese automatisch heruntergeladen oder müssen von Ihnen manuell abgerufen werden.

Beispiel:

Bei den Arbeitsbereichen Challenge Matrix, Training- Munich, UCC und W2K8 OEM Readiness Training ist die Einstellung Automatisch auf alle Computer herunterladen gesetzt, diese können geöffnet werden. Bei den Arbeitsbereichen A02991 Security, Contoso_4_5_Final, W2K8 OEM Readyness Tour und WESS A02920  ist die Einstellung Automatisch auf alle Computer herunterladen nicht gesetzt, hier muss der Arbeitsbereich manuell abgerufen werden.

Hinweis: Die Eigenschaft können Sie setzen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsbereich klicken und dann Eigenschaften auswählen.

Heruntergeladen Arbeitsbereiche können Sie mit einem Doppelklick öffnen, der Abruf von noch nicht heruntergeladenen Arbeitsbereiche erfolgt über die rechte Maustaste und Arbeitsbereich abrufen.

 

6. freigegebene Ordner

Sobald die Metadaten eines freigegebenen Ordners vorliegen, erhalten wir für jeden freigegebenen Arbeitsbereich eine kurze Meldung:
und im StartBereich von SharePoint Workspace 2010 wird der neue freigegebene Ordner angezeigt. Noch wurden keine Daten synchronisiert. Nur die Metadaten liegen vor.

Ein Doppelklick auf den Ordner führt uns zum Dialog mit folgender Standardeinstellung

Wie bei einem absolut neuen freigegebenen Arbeitsbereich ist als Option Neuer Ordner … voreingestellt. Das müssen wir aber ändern, weil wir ja den Inhalt nicht synchronisieren wollen. Der Inhalt liegt ja bereits vor.

Wir wählen Vorhandenen Ordner für … aus und bestätigen mit OK.

Im anschließenden Suchfenster identifizieren wir exakt den Ordner und bestätigen dann mit OK.

Jetzt erfolgt der Abgleich, das heißt, es wird der Inhalt des freigegebenen Ordners (in unserem Beispiel Access 2007) des alten Computers mit dem soeben festgelegten Verzeichnisses abgeglichen. Der Unterschied zu einer kompletten Synchronisierung ist, das hier nur mehr festgestellt wird, ob die Dateien identisch sind. Und nicht mehr die Datei übertragen werden muss. Das geht wesentlich schneller

Nach dem Abgleich öffnet sich der freigegebene Ordner.

und im Explorer haben wir dann auch ein anderes Bild: Das Verzeichnissymbol wechselt von Verzeichnis auf freigegebener Ordner (hier 2 freigegebene Ordner)

Neuer Computer vor der Zuordnung	Neuer Computer nach der Zuordnung

Gehen Sie mit jedem freigegebenen Ordner wie oben beschrieben vor.  Je nach Größe der freigegebenen Ordner können Sie auf diese Weise sehr viel Zeit sparen.

Wenn sie auch mit Offline Dateien des Betriebssystem arbeiten, sollten Sie auch noch den Blog SharePoint Workspace 2010 | Vorsicht bei Offlinedateien lesen.

 

Bleibt die Frage offen, die ich ganz am Anfang gestellt habe:

Nehm ich einen Arbeitsbereich oder einen freigegebenen Ordner meiner Festplatte ?

 

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