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Work Folders | Quota und SMB
Heute geht es um Quotas und SMB.
Quotas:
Um Quotas für Work Folders auf dem File Server zu installieren, muss der File Server Resource Manager installiert sein, das habe ich hier beschrieben.
Nach dessen Aufruf (Tools im Server Manager) bekommen wir folgendes zu sehen:
Nach einem Klick auf Quota Management …
und einem weiteren auf Quota Templates…
ist ersichtlich, dass unter Umständen die von Microsoft angelegten Templates nicht passen. Ich habe 17 GB Dateien zu synchronisieren, aber mein Surface RT muss ich beschränken, weil dort nicht unbegrenzt Speicherplatz zur Verfügung stehen. Und bei den Templates gibt es nur 250 MB (zu wenig) und 200 GB (zu viel).
In der dritten Spalte werden Quota Typen angezeigt: Hard und Soft. Vereinfacht gesagt, kann der Benutzer später beim Typ Hard beim Erreichen des Grenzwertes keine weiteren Dateien anlegen, beim Typ Soft bekommt er nur Warnmeldungen etc. Schauen Sie sich die Eigenschaften der vorhandenen Quotas an, welche am besten passt, dann können wir diese Einstellungen zu unserem neu zu erstellen Quota Template kopieren.
Um ein neues Quota Template zu erzeugen. genügt ein Rechtsklick auf Quota Template – Create Quoat Template…
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Wählen Sie aus der DropDown-Liste ein passendes Template aus und klciken Sie dann auf Copy. Die Daten werden dann übernommen. |
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Geben Sie dann dem Template einen Namen und eine Beschreibung und wählen Sie dann das Limit und wählen Sie dann den Quota Typ |
Wenn wir später DLP (Data Loss Prevention) konfigurieren wollen, so müssen wir uns mit dem Classification Management beschäftigen.
Zur Zuordnung von Quotas zu einem Work Folder gibt es 2 Möglichkeiten, direkt über Quotas oder aber, wenn mehrere Work Folder mit unterschiedlichen Quotas
Wechseln wir jetzt zum unseren Work Folders. (
und klicken auf Set Quotas
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Wählen Sie das gewünschte Template aus. Sollte dass soeben neu erzeugte Template nicht erscheinen, dann verlassen Sie den Configurations-Assistenten und klicken im File Server Manager auf Refresh. Danach erneuter Aufruf |
Damit haben wir die Quotas für diesen Work Folder erstellt und zugewiesen.
eine generelle Einstellung für Work Folders sollten wir nicht vergessen:
Hier können generell für alle Work Folders weitere Eigenschaften wie Authentifizierung, Support-Email und Gruppen, bei denen eine Synchronisierung unterdrückt werden soll, hinterlegt werden:
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Klicken Sie hier auf Show All |
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Wählen Sie hier die Art der Authentifizierung und tragen Sie eine E-Mail-Adresse ein |
SMB
Da Windows 7 derzeit noch nicht für Work Folders unterstützt wird, ich denke, das wird mit dem nächsten Service Pack für Windows 7 kommen, müssen wir uns für Rechner innerhalb des Firmen-Netzwerkes mit SMB Share helfen.
[Update 1.7.2014] seit dem 23.4.2014 steht ein Windows 7 Client zur Verfügung
Damit kann die Konfiguration von SMB entfallen
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2 Möglichkeiten gibt es um den New Share Wizzard zu starten |
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Wählen Sie SMB Share Advanced |
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Geben Sie den Pfad ein, wo Sie den Work Folder definiert haben.
Siehe hier |
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Übernehmen Sie die Angaben und / oder tragen Sie eine Beschreibung ein |
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Haken Sie ABE (Access-based enumeration) an. Die Benutzer sehen dann nur ihren eigenen Ordner. Ordner, bei dem nicht Minimal Lese-Rechte vorhanden sind, werden ausgeblendet |
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Hier können, wenn notwendig, weitere Rechte hinzugefügt werden |
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Unter Quotas habe ich schon darauf hingewiesen, dass Management Policies und Klassifizierungs-Regeln erstellt werden können.
Deshalb sollten Sie User Files anhaken |
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Da wir schon Quotas hinterlegt haben, meldet der Assistent dies und wir können diesen Schritt überspringen. Haben Sie noch keine Quotas angelegt, ist hier jetzt die Möglichkeit… |
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Die Zusammenfassung |
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und das Ergebnis |
Je nach Größe Ihres Unternehmens und Anzahl der Benutzer müssen wir bei SMB Share jedoch bedenken, wie oft eine Synchronisierung durchgeführt wird. Die Standard-Zeit für eine Synchronisierung (voreingestellt) ist 5 Minuten. Diese kann herabgesetzt werden auf Minimum 1 Minute. Beachten Sie jedoch, dass das Auswirkungen auf die Serverlast ihres File-Server hat.
Dazu gibt es 2 Powershell-Kommandos
| Ermitteln der gesetzten Zeit | Get-SyncServerSetting |
| Setzen einer Synchronisierungs-Zeit | Set-SyncServerSetting |
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Starten Sie Powershell und geben ein PS C:\ >Get-SyncServerSetting |
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Reduzierung der Zeit auf eine Minute
PS C:\>Set-SyncServerSetting -MinimumChangeDetectionMins 1 anschließend zur Überprüfung nochmals |
Damit können wir jetzt unter Windows 7 auf diesen SMB Share zugreifen.
In den nachfolgenden Blog Posts möchte ich etwas tiefer in bestimmte Details gehen.
Work Folders | Einrichtung Server und Konfiguration
Bevor wir zur Einrichtung der Work Folders kommen, hier nochmal zu meinem Case: ich bin mit mehreren Geräten unterwegs…
[Update 1.7.2014]
Client für Windows 7 verfügbar, aus SkyDrive Pro wird OneDrive for Business
| Windows 7 | Desktop, weil ich einige Programme benutze, bei dem es noch keine Freigabe für Windows 8.1 gibt, muss (darf) ich noch Windows 7 benutzen. Noch gibt es keinen Work Folders Client, aber da es sich um eine stationäre Maschine handelt, die sich in der Domäne befindet, kann ich SMB Share benutzen*). Hier werden derzeit Dateien mit Offline Folders und einem dahinter liegenden Windows Server 2008 R2 synchronisiert. (3000 Dateien in 564 Ordner: 17 GB) Installiert sind dort auch OneDrive (SkyDrive) (3 Identitäten, ja ich wechsle diese, das geht übrigens auch nicht mehr unter Windows 8.1, habe ich hier und hier beschrieben). Weiterhin benutze ich OneDrive for Business (SkyDrive Pro) zu verschiedenen Organisationen auf Office 365 und zu meinem lokalen SharePoint Server 2013. Und für interne Firmenabläufe gibt es auch noch die klassische Ablage auf einem File-Server, hier benutze ich DFS (Distributed File System). Auf diese Daten muss ich aber nicht zugreifen, wenn ich unterwegs bin. *) mittlerweile gibt es einen Windows 7 Client für Work Folders Zusammenfassung: |
| Windows 8.1 im Firmen-Netzwerk |
Da wäre also Rechner mit Windows 8.1 im Firmen-Netzwerk. (Domain-Joined devices). Ich habe (fast alle) mobile Geräte auf Windows 8.1 umgestellt. Auch ein paar uralte. Und bei diesen passiert es mir immer öfter, dass ich mich beim Wischen erwische, obwohl diese Maschinen nicht in der Lage sind, darauf zu reagieren…
Auch bei diesen Geräten arbeite ich mit OneDrive (SkyDrive) (nur noch ein Konto), OneDrive for Business (SkyDrive Pro), Offline Folders und DFS |
| Windows 8.1 mit Microsoft Konto |
Und da wären noch Geräte, die mit Windows RT arbeiten. Dabei handelt es sich um Surface RT und das Surface 2. Beide Geräte können aber nicht zum Firmennetzwerk hinzugefügt werden (non domain joined) , aber weil ich die wichtigsten Programme von Office auf diesen Maschinen installiert habe, habe ich diese netten Tablets schätzen gelernt. Das Problem mit nur einem OneDrive (SkyDrive) Konto habe ich durch 2 angelegte Benutzer gelöst. OneDrive for Business (SkyDrive Pro): das ist das Dilemma, weil ich nur Online auf die dahinter liegenden Ressourcen zugreifen kann. (Es gibt keinen OneDrive for Business (SkyDrive Pro) Client für Windows RT) Offline Files: sind unter Windows 8.1 RT nicht verfügbar Mit DFS Laufwerken kann ich arbeiten. |
Zusammenfassung
| Windows 7 | OneDrive (SkyDrive) |
ja, mehrere Accounts |
| OneDrive for Business (SkyDrive Pro) |
ja, Offline und Online (Keine IRM*) | |
| Offline Folders | Ja | |
| DFS | Ja (Verbindung zum Firmennetzwerk notwendig) |
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| Windows 8.1 im Firmen-Netzwerk |
OneDrive (SkyDrive) |
Ja, nur ein Account |
| OneDrive for Business (SkyDrive Pro) |
Ja, Offline und Online (keine IRM*) | |
| Offline Folders | Ja | |
| DFS | Ja (Verbindung zum Firmennetzwerk notwendig) |
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| Windows 8.1 mit MS Konto |
OneDrive (SkyDrive) |
ja, nur ein Account |
| OneDrive for Business (SkyDrive Pro) |
Ja, Offline und Online (keine IRM*) | |
| Offline Folders | Ja | |
| DFS | Ja (Verbindung zum Firmennetzwerk notwendig) |
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| Offline Folders | Ja | |
| Windows 8.1 RT mit MS Konto |
OneDrive (SkyDrive) |
JA, nur ein Account |
| OneDrive for Business (SkyDrive Pro) |
Nein, nur Online (kein IRM*) | |
| Offline Folders | Nein | |
| DFS | Ja (Verbindung zum Firmennetzwerk notwendig) |
* wichtige Dokumente werden bei mir IRM (Information Rights Management) geschützt. Hier ein paar Links zu IRM
Einführung in die Verwendung von IRM für –EMail
Planen der Verwaltung von IRM in Office 2013
Einige Kunden, wo ich Zugriff auf deren SharePoint Server 2013 habe, nutzen dieses Feature, dort gibt es ganze IRM geschützte Bibliotheken. Das OneDrive for Business (SkyDrive Pro) Protokoll, welches auf SharePoint Workspace 2010, und das wiederum auf Groove aufsetzt, konnte aber noch nie IRM geschützte Dateien synchronisieren.
Und jetzt kommen die unter Windows Server 2012 R2 enthaltenen Work Folders in Spiel. Microsoft hat ein völlig neues Übertragungsprotokoll entwickelt. Die Übertragung zwischen Client und Server erfolgt verschlüsselt per SSL , Auf dem Client und Server werden die Daten wenn gewünscht, ebenfalls verschlüsselt abgelegt, und es ist möglich, Dokumente bei der Ablage automatisch per IRM zu schützen, wenn im Dokument selbst kritische Informationen abgelegt sind. Hier kommt DLP (Data Loss Prevention) zum Einsatz. Das kennen wir vielleicht schon, wenn wir der Exchange Server 2013 einsetzen (Verhinderung von Datenverlust). Und nicht zuletzt: In SharePoint Server 2013 und SharePoint Online (Office 365) gibt es ja eine Limitierung von 2 GB pro Datei, die allerdings dem darunter liegenden SQL Server zuzuordnen ist. Die Dateigröße bei Work Folders liegt bei 10 GB
und wie würde die obige Tabelle mit Work Folders aussehen
| Windows 7 | Work Folders mit SMB: ja möglich seit dem 23.4.2014 gibt es Work Folder für Windows 7, siehe |
| Windows 8.1 im Firmennetzwerk | JA |
| Windows 8.1 mit MS Konto | JA |
| Windows 8.1 RT | Ja |
wenn Work Folders komplett installiert sind, dann geht das ganze auch über das Internet. Damit stand für mich fest: Die Offline Folders sollen in die neue Technologie der Work Folders migriert werden und danach abgeschaltet werden.
Welche Komponenten werden für die Implementierung benötigt?
Welche Komponenten sind optional ?
Hier ein Schaubild mit allen Komponenten
folgende Schritte sind notwendig (siehe Technet englisch)
- SSL Zertifikate
- DNS Record einrichten
- Work Folders auf File-Server einrichten
- SSL Zertifikat binden
- Security Gruppen für Work Folders einrichten
- User Attribute delegieren für Work Folders Administratoren
- Sync Shares einrichten
- E-Mail Adressen für technischen Support einrichten
- Einrichten von Automatic Discovery
- Konfiguration von Web Applikation Proxy oder einem anderen Reverse Proxy
- Einrichten einer Gruppenrichtlinie für Firmen-Geräte
Für Testumgebungen oder für Umgebungen ohne Synchronisation über das Internet sind nur die Schritte 3, 5 und 7 notwendig.
Nachfolgende Tabelle zeigt die benötigten Server
| Domain Controller | |
| File Server | Windows Server 2012 R2 |
optional, wenn über das Internet synchronisiert werden soll
| ein Server-Zertifikat | |
| Reverse-Proxy | oder eine geeignete Firewall (TMG) |
| Optional: Schema Erweiterung für multiple File Server Dann muss der Domain-Controller Windows Server 2012 R2 sein Optional: ADFS (Active Directory Federation Service (AD FS) Infrastruktur, wenn AD FS Authentifizierung benutzt werden soll |
Installation File Server (Sync Server)
| Windows Server 2012 R2 | Installieren Sie Windows Server 2012 R2 |
| Hinzufügen zur Domäne | |
| Updates Installieren (WSUS) | |
| Optional: NTFS formatiertes Laufwerk hinzufügen |
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| Installier der Rollen und Features | File and Storage Services: Work Folders
PowerShell: |
| optional: Quotas, Klassifizierungen (DLP) benötigen: File and Storage Services: File Server Ressource Manager PowerShell: |
Einrichten von Work Folders
Alle meine Server werden immer mit englischem Betriebssystem angelegt, nicht weil ich die deutsche Übersetzung fürchte, sondern weil ich bei auftretenden Problemen und Fehlermeldungen viel mehr englische Ergebnisse beim Suchen mit dem Internet Browser finde.
Vorbereitungen:
1. Anlegen einer Security Gruppe im AD
Dies kann mit verschiedenen Tools erledigt werden
Active Directory User und Computers
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Users: rechte Maustaste |
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Es handelt sich um eine Globale Security Gruppe, bei der alle Domänenbenutzer Zugriff erhalten sollen.
Name eintragen und OK |
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wählen Sie die benötigte Gruppe aus, in meinem Fall Domänen-Benutzer
Danach OK |
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und noch einmal OK |
| alternativ: Active Directory Administrative Center  |
Der Aufruf erfolgt wie oben. Rechte Maustaste auf den Server und dann |
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Name eintragen und Security und Global auswählen.
Dann das Feld Description ausfüllen Dann links in der Leiste auf Members und Add Auswahl der Gruppe |
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und OK |
2. Ordner anlegen im Verzeichnis des File-Servers oder auf separater Festplatte
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Der File-Server wurde bei mir virtualisiert und ich habe auch eine separate, mit NTFS formatierte Festplatte hinzugefügt. Dort dann einen Ordner Workfolders angelegt. Hintergrund ist, dass ich irgendwann in der Zukunft diese Festplatte auch an einen anderen Server binden könnte. |
Sync Share einrichten
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Wechseln Sie im Server-Manager des File-Servers zu File and Storage Services und dort zu Work Folders. Wenn noch keine Synchronisierungen angelegt sind starten Sie den Wizzard durch den angezeigten Link oder rechts oben unter Tasks New Sync Share |
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Start des New Sync Share Wizzard |
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Beim ersten Mal müssen wir festlegen, wo wir die Daten auf dem File-Server abspeichern. Mit einem Klick auf Browse… |
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Der File-Server wurde bei mir virtualisiert und ich habe auch eine separate, mit NTFS formatierte Festplatte hinzugefügt. Dort dann einen Ordner Workfolders angelegt. Hintergrund ist, dass ich irgendwann in der Zukunft diese Festplatte auch an einen anderen Server binden könnte.
Diesen Ordner wähle ich aus |
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und weiter… mit Next |
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User alias oder User alias@domain?
Ich wähle hier User alias@domain, weil ich mit verschiedenen Domains arbeite |
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Sync Share Name.
Der Wizzard schlägt hier den Ordnername (workfolders) vor, den ich zu WF ändere |
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Und wer bekommt Zugriff?
Sie werden sich vielleicht gefragt haben, warum der File-Server als Member-Server in die Domäne hinzugefügt wurde? Die Antwort ist einfach. Weil ich dann auf die hinterlegten Gruppen des ADs zugreifen kann, also auf Sales, Finance oder so. |
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ich habe die in den Vorbereitungen erstellte Security Gruppe hinzugefügt |
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Unter Device Policies können wir festlegen, ob der Ordner auf den Geräten verschlüsselt wird und /oder der Bildschirm automatisch gesperrt wird und ein Passwort verlangt wird, um das Geräte wieder aus dem Sperrmodus heraus zu nehmen.
Eine Eigenschaft der EFS-Verschlüsselung ist es, dass nur damit später die Möglichkeit besteht, auch BYOD Geräte, teileweise ferngesteuert die Daten zu Löschen. Diese Geräte-Regeln können wir auch später noch ändern. |
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noch einmal die Zusammenfassung lesen… |
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… und dann ist der Work Folder angelegt.
Zu Beginn konnte ich keinen |
Für die Feunde der Console: Alle Befehle sind auch per PowerShell verfügbar. z.B.:
New-SyncShare wf -path "E:\Workfolders" -User "HBsoft\Sync Share Users" -RequireEncryption $false -RequirePasswordAutoLock $false -InheritParentFolderPermission
Damit wären wir eigentlich mit der Grundkonfiguration fertig. Im nächsten Blog Post zum Thema Work Folders werden ich über die Quota-Einstellungen und dem SMB Share berichten. Hintergrund dazu ist, dass ich auf dem Surface RT und Surface 2 nicht Speicher ohne Ende zur Verfügung habe (Quota) und ich natürlich auch mit Windows 7 arbeiten möchte (SMB Share)
In den nachfolgenden Blog Posts möchte ich etwas tiefer in bestimmte Details gehen.
Work Folders | Alternative zu SkyDrive Pro?
in Gesprächen mit Partnern und Firmen ist besonders in Deutschland eine gewisse, sagen wir “Hemmung” zu spüren, Informationen in die Cloud zu speichern. Das ist zu verstehen, und ich möchte hier keine weitere Diskussion anstoßen. Aber die Frage nach einer möglichen Alternative wird immer wieder gestellt.
Und Microsoft hat auch dazu eine Lösung, auch wenn wir über die Implementierung von “Non Domain joined” Geräten reden wollen.
[Update 01.07.2014] Wegen der Namensänderung von SkyDrive zu OneDrive wurden entsprechende Änderungen
Hier ein Überblick über die gängigen Microsoft Technologien:
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|
Consumer |
Individuell work data |
Team Group Work data |
Personal Devices |
Access protocoll |
Data location |
|
OneDrive |
X |
|
|
X |
HTTPS |
Public Cloud |
| OneDrive for Business |
X |
X |
X |
HTTPS |
SharePoint / Office 365 |
|
| Work Folders |
X |
X |
HTTPS |
File Server |
||
| Folder Redirection Client-Side Caching |
X |
SMB |
File Server |
OneDrive (SkyDrive)
Für Firmen ist die persönliche Cloud OneDrive (SkyDrive) ein Dorn im Auge, weil die IT keine Kontrolle darüber hat. Firmen-Dokumente gehören nicht in OneDríve (SkyDrive), mangels nicht bekannter Alternativen finden sich immer mehr Dokumente im privaten Cloud Speicher OneDrive (SkyDrive). Und wenn wir dann mit Windows 8.1 sehen, dass OneDrive nativ in das Betriebssystem eingebunden ist, kann man das verstehen. Und die Wünsche, die Anwender an Microsoft richten, um OneDrive zu erweitern, zeigen auf, dass hier noch viel Aufklärungsbedarf herrscht.
OneDrive for Business (SkyDrive Pro)
Die Voraussetzungen für OneDrive for Business (SkyDrive Pro) sind nun einmal SharePoint Online (Office 365) oder SharePoint Server 2013 (on Premise). Viele Firmen kennen SharePoint noch gar nicht, oder aber haben SharePoint Server 2010 im Einsatz, bei dem OneDrive for Business (SkyDrive Pro) nicht eingesetzt werden kann. Allerdings ist diese Technologie die einzige, die mit Team-Daten umgehen kann.
Folder Redirection
Diese, schon länger verfügbare Technologie hat den Nachteil, dass ich diese Technik nur auf Firmen-PC’s anwenden kann, und für die mobilen Mitarbeiter für die Synchronisation zwingend ein VPN-Tunnel aufgebaut werden muss.
Work Folder
und das ist die Technologie, die Microsoft in den Windows Server 2012 R2 eingebaut hat. Und die derzeit Windows 8.0 und Windows 8.1 unterstützt, aber Microsoft arbeitet auch an der Unterstützung von Windows 7 [Released]. Egal welches Gerät ich einsetze, also auch Geräte, die nicht zur Firme gehören (BYOD), meine Firmendaten werden über den persönlichen Speicher auf alle Geräte synchronisiert. Ohne VPN.
Also doch genau die Alternative. Nun, Ja und Nein. Die Daten bleiben in der Firma, sollte ein Mitarbeiter die Firma verlassen, kann ein Remote Wipe Out angestoßen werden, die Daten werden dann auch BYOD-Geräten gelöscht. Für Team-Arbeit ist diese Technologie jedoch nicht geeignet. Aber der Ansatz bietet viele neue Möglichkeiten, über die ich weiterhin berichten werde.
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Wolfgang Miedl – Sharepoint360
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