Auf die Administration bei Firmen kommen neue Aufgaben zu. Dann, wenn nämlich die Firma zu Office 365 wechselt.

Liegt es an den Firmen? Oder an der Größe. Bei meinen Workshops zum Thema OneDrive treten häufig folgende Herausforderungen auf:

Man kennt nur Extreme möchten dafür Antworten

Die Administratoren haben keine Antwort auf die Frage, wie im Unternehmen mit welchen Werkzeigen gearbeitet wird.

 

Extreme

15000 Benutzer sollen mit dem Cloudspeicher arbeiten. Wenn ich hier Cloudspeicher scheibe, so meine ich das auch so. Aus dem Laufwerk S, T oder H soll jetzt der Cloudspeicher werden. Wenn möglich mit dem identischen Laufwerksbuchstaben. Und spätestens hier muss ich dann einhaken. Nein, WebDav funktioniert nicht mehr korrekt. Wird auch von Microsoft nicht mehr unterstützt. Dafür gibt es jetzt ein neuer Client. Gut mittlerweile schon 2 Jahre alt. Aber für viele immer noch Neu. Also muss ich erklären, wie die Architektur des Next Generation Sync Client aussieht. Und das für das optimale Arbeiten das Betriebssystem Windows 10 in der Version 1709 ist. Und dass das Synchronisationsprogramm OneDrive jeden Tag nachschaut, ob Microsoft für diesen Mieter und genau dieses Device eine neue Version zum Download anbietet. Und das für jedes Gerät einzeln. Ohne Hilfe der Administration. Ohne die Möglichkeit das zu verhindern. Höchstens zu verzögern. Und wo man mir gleich die „alte Macht“ der Administratoren zeigen will, dass es so nicht geht. Was sich Microsoft da wieder gedacht hat. Dabei sind die Administratoren eigentlich das Problem. Weil sie oft die Updates zu lange verzögert haben. Aus unterschiedlichen Gründen. Und dieses Problem kann Microsoft nur durch diese Technik lösen. Was natürlich zu anderen Problemen führt. Denn nicht jeder Standort ist gut an das Internet angebunden. Aber auch dafür gibt es eine Lösung.

Einschränkungen. Ja der Synchronisierungsclient kann nur Dateien bis 15 GB übertragen. Wir haben aber Benutzer, welche mit CAD arbeiten. Was machen wir mit diesen Benutzern? Die Antwort lautet: Hier muss nach einer anderen Lösung Ausschau gehalten werden. Der direkte Zugriff einer Datei wird sowieso nicht unterstützt, hier gilt das gleiche wie bei Datenbanken. Wie viele von den 15000 Benutzern mit CAD arbeiten? Nur 100 oder so.

 

Wie arbeiten die Benutzer?

Technisch ist der Next Generation Sync Client mit dem Namen OneDrive stabil. Mittlerweile kann man ihn benutzen. Auch wenn noch die eine oder andere Herausforderung existiert. Das sind noch technische Unzulänglichkeiten, die Microsoft über kurz oder lang lösen wird. Aber selbst wenn OneDrive technisch bei den Firmen eingerichtet ist, wird er nicht genutzt. Zum einen fehlt es an einem offiziellen Statement, zum anderen muss man den Endbenutzern erklären, dass OneDrive nicht das neue Laufwerk H oder T ist, und das OneDrive anders aufgebaut ist. Was ich lokal auf meinem Gerät vorfinde, ist die letzte Version meines Dokumentes. Um vorherige Versionen abzurufen muss ich den Webbrowser benutzen. Ja, wir haben eine Versions Historie. Keiner muss sich mehr um unterschiedliche Versionen Gedanken machen. Draft, Drafter, Ver1, Final, Finaler, am Finalsten. Und für die Freigabe einer Datei? Wer regelt das? Die Administration? Nein. Das kann jeder Benutzer selbst. Das ist effektiver. Und auch dazu muss ich nicht mehr zu SharePoint Online wechseln (WebBrowser), um dort die Datei zu selektieren und auf Teilen zu drücken. Nein, das kann ich direkt im Windows Explorer, in der Office-Applikation oder von meinem MAC oder meinem Smartphone, bestückt mit iOS oder Android. Der Sync-Client transportiert meinen Teilen-Wunsch zu SharePoint Online in die Cloud, bringt mir einen Dialog zur Anzeige, welcher mir Vorgaben und vielleicht zeitliche Einschränkungen anzeigt, und nach der Auswahl wird erneut der Client meine Angaben übertragen. Einfacher geht es nicht. Aber genau das muss den Benutzern mitgeteilt werden. Und dass auch keine Dateien par E-Mail Attachments übertragen werden sollen. Speichern, in der Cloud natürlich, freigeben und den Link versenden.

 

Zusammenfassung

Wie schon weiter oben erwähnt, stelle ich oftmals fest, dass die Administratoren nur grob wissen, wie die Benutzer arbeiten. Sie wissen zwar, dass mit Office Version X oder Y im Unternehmen gearbeitet wird. Nicht jedoch, wie. Administratoren sind aber auch nicht unbedingt geeignet, den Endbenutzern zu erklären, wie das ganze funktioniert. Gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument kann Abläufe beschleunigen, das muss aber gezeigt werden. Klassisches Training ist Out. Hier müssen neue Methoden in die Firmen implementiert werden. Und neue Mitarbeiter müssen eingestellt werden. Denn die wöchentlichen Ankündigungen für Office 365 müssen erfasst, diskutiert und mit bestimmten „Multiplikatoren“ im Unternehmen ausprobiert werden. Dann können die Personen wiederum die neuen Möglichkeiten in Produkt X oder Y an die Endbenutzer weitergeben. Dieser laufende Prozess kommt nicht alle 3 oder 6 Jahre, noch monatlich. Wöchentlich gibt es Ergänzungen zur gesamten Office Palette, und viele dieser Neuerungen haben nichts mit der Administration zu tun. Die Anforderungen an den modernen Arbeitsplatz, im Büro oder unterwegs haben sich geändert. Und diese Änderungen müssen kontinuierlich in den Firmen verarbeitet werden. Denn sonst gilt das Statement:

Wir haben OneDrive eingeführt, aber keiner geht hin.