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File Server to OneDrive for Business Migration

15. November 2015 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft migrationwiz

OneDrive for Business is gaining recognition and traction among SMBs and enterprises. In particular, replacing user home drives, commonly stored on on-premises file shares, with OneDrive is becoming a common request to Office 365 system integrators and MSPs. As our partners have started to do more of these projects, some common roadblocks have become apparent:

More and more enterprise customers want to migrate their users’ Home drive, most often stored on File Servers, to the users’ One Drive for Business. But there are several hurdles:

  • he structure of the File Servers is not in harmony with user names in Office 365.
  • They do not want to migrate the complete File Servers structure.
  • They are not aware of the limits in OneDrive for Business.

With MigrationWiz, you are able to migrate, but the migration process is different:

Step 1 Upload the files into an Azure Blob storage.
Step 2 Create a Project in MigrationWiz: Source is Azure, Destination is OneDrive for Business
Step 3 Filter the different Folders to migrate only the relevant data to the users’ OneDrive for Business.

Before you begin to upload, you must check all documents, determine if any limitation prevents these documents from being stored in OneDrive for Business. There are several articles about these limitations:

Restrictions and limitations …. sync SharePoint lib. to your computer through ODFB
Migrating File Shares to OneDrive for Business
SharePoint Online and OneDrive for Business: software boundaries and limits

So then you are able to identify the folders:

In the following example we only want to upload only 3002 and 3003 == User A and User B

File Server structure

Azure Blob container (after uploading)

FS\3001

 

FS\3001\doc1.docx

 

FS\3002\

FS\3002\

FS\3002\Doc21.docx

FS\3002\Doc21.docx

FS\3002\Doc22.docx

FS\3002\Doc22.docx

FS\3003\

FS\3003\

FS\3003\Subfolder1

FS\3003\Subfolder1

FS\3003\Subfolder1\Doc31.docx

FS\3003\Subfolder1\Doc31.docx

FS\3003\doc32.docx

FS\3003\doc32.docx

FS\3003\doc33.docx

FS\3003\doc33.docx

FS\3004

 

FS\3004\doc41.docx

 

FS\3005

 

Directory.metadata

 

File.metadata

Only the folders and files (these are highlighted in yellow) should be uploaded to the Azure blob in the named container.

The Second part is the migration with MigrationWiz

The table below indicates what will be migrated into the OneDrive for Business document library destination:

User A

User B

Doc21.docx

doc32.docx

Doc22.docx

doc33.docx

 

Subfolder1

 

Subfolder1\Doc31.docx

So this can be done, using two CSV files and also two PowerShell cmdlets.

The first CSV file is the configuration file where several kinds of information will be stored:

FSConfig.csv

ProjectName

The Project Name in MigrationWiz.

 

ContainerName

The container name of the blob storage in Azure. The container in this Azure blob storage must exist. (Only lowercase names are allowed)

 

RootPath

The root path of the File Server.

 

AccessKey

The name of the Azure Blob storage.

 

SecretKey

The Security Key to access the Blob storage.

 

ODFBAdmin

The email of the Office 365 Global administrator.

 

Password

The Password of the Office 365 Global administrator.

In the second CSV file are stored users’ name and the corresponding File Server folder. Additionally, the Filter Folder and Folder Mapping must be saved.

Users.csv

DestinationEMail

Email address of the user, in which the ODFB data is stored.

 

SourceFolder

The Subfolder of the File Server, which is mapped with the email address (User)

 

FilterFolder

The RegEx for the User, which filters only the Subfolder and for the given user.

 

FolderMapping

Filters the Folder.

If all data are saved in both CSV files, then we may execute the first PowerShell cmdlet with Migration Preparation, FileServer to OneDrive for Business the name Uploader.ps1.

Now only the selected folders, subfolders and files are uploaded to the Azure Blob storage in the named container.

Upload to Azure,FileServer to OneDRive for Business

The second PowerShell cmdlet ProjectImport.ps1 creates the complete Project in MigrationWiz. You do not have to set any information. All information about the project (Source, Destination, container) and all users are inserted.

Migration, Azure to Onedrive for Business

And now you ready to start the Migration with checking your credentials and then with a full migration.

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Fore more information go to our community site at BitTitan

Migration | File-Server zu OneDrive for Business oder SharePoint


Wenn Benutzer zu Office 365 wechseln, werden meistens zuerst lokale Ressourcen wie Mail-Systeme migriert. Dies kann je nach Größe des Unternehmens und der Quelle ein umfangreicher Prozess sein. Mit den richtigen Werkzeugen wie dem MigrationWiz und dem richtigen Konzept kann dieser Prozess aber wesentlich verkürzt und in kürzerer Zeit durchgeführt werden. Sind diese Daten erst einmal erfolgreich in die Cloud migriert worden, kommt es zum nächsten Schritt. Wie kann ich meine Daten meines File-Servers in die Cloud verschieben, um dann von den zahlreichen Kollaboration Szenarien zu profitieren. Und genau dieses Szenarium möchte ich hier in Kurzform beschreiben:

Hier ist die Planung vor der Migration noch wichtiger. Denn eine Team-Seite in SharePoint als auch OneDrive for Business ist kein File-Server noch ein ftp-Server. Dokumente im Zielsystem unterliegen vielfältigen Einschränkungen und wenn Sie kein Desaster ihrer Benutzer erleben wollen, müssen Sie diese Einschränkungen vor einer Migration auf Ihre Dokumente anwenden. Diese Einschränkungen werden von Microsoft immer weiter reduziert, deshalb sollten Sie vor einer Migration immer bei Microsoft den KB Artikel KB2933738 aufrufen, dieser beschreibt alle Einschränkungen.

Wie kann ich also meine Dateien untersuchen.

Ich rate dringendst an, vor einer Migration den ersten Schritt des TechNet Artikels von Andre Kieft, Microsoft (bereits im September 2013 erschienen) abzuarbeiten. Zum damaligen Zeitpunkt habe ich auch einen Artikel und ein 500 Zeilen Power Shell Script geschrieben.

Erst wenn Ihre Daten auf dem Fileserver überarbeitet wurden, können diese zu OneDrive for Business oder in Dokumentenbibliotheken von SharePoint migriert werden

Um File-Server Daten mit dem MigrationWiz zu migrieren hat sich BitTitan aus mehreren Gründen entschlossen, eine 2-stufige Migration durchzuführen

File-Server zu OneDrive for Business

Fileserver Migration, 2stufiger Prozess, OneDrive for Business

Im ersten Schritt werden ihre aufbereitete Daten vom File-Server in einen Container von Microsoft Azure kopiert.

Der zweite Schritt wird dann wie bei einer E-Mail Migration mit MigrationWiz durchgeführt. Dabei wird vom Azure Storage das gelesen, was Sie im ersten Schritt nach Azure Storage kopiert haben. Dieser Umweg hat mehre Vorteile. Zum einen können Sie im Azure Container noch Dateien nach dem Hochladen löschen, aber der Sicherheitsaspekt, bei der Migration nur auf diese Dateien zuzugreifen, keine Ports zu öffnen, etc. wiegt viel höher. Von der Geschwindigkeit bei der Migration (Cloud to Cloud) einmal ganz zu schweigen.

eine Schritt für Schritt Beschreibung finden Sie hier

File-Server zu SharePoint

Fileserver Migration, 2stufiger Prozess, SharePoint

Für eine File-Server zu SharePoint Migration werden Exakt die gleichen zwei Prozess-Schritte angewandt. Und auch hierfür gibt es eine Schritt für Schritt Beschreibung

Für beide Migrationen gilt:

Es werden nicht nur die Dateien migriert, sondern auch die Berechtigungen aus dem File-Server übernommen und in die Dokumenten SharePoint Bibliothek übertragen.

Zusammenfassung:

Migration von Dateien aus einem File-Server in die Office 365 Cloud kann einfach sein, wenn man vor der Migration die Einschränkungen von OneDrive for Business und SharePoint kennt, diese Beschränkungen auf seine lokale Ressourcen anwendet und erst dann den Migration-Prozess beginnt.

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