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OneDrive for Business – Migration File Server to OneDrive


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Hier ein kurzes englischsprachiges Video mit Rocco Seiboth, VP Product & Marketing  und Vince Fournier, BitTitan CIO über die Möglichkeiten der Migration von File Server zu OneDrive for Business

Vince erläutert, wie einfach es ist, sogenannte Home Drives in die Cloud zu bringen…


Here you may see a short video with Rocco Seiboth, VP Product & Marketing  und Vince Fournier, BitTitan CIO about the possibilities of the migration from File Server to OneDrive for Business.

BitTitan’s Fireside Chats: File Server to OneDrive

 

Fireside Chat

File Server to OneDrive for Business Migration

15. November 2015 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft migrationwiz

OneDrive for Business is gaining recognition and traction among SMBs and enterprises. In particular, replacing user home drives, commonly stored on on-premises file shares, with OneDrive is becoming a common request to Office 365 system integrators and MSPs. As our partners have started to do more of these projects, some common roadblocks have become apparent:

More and more enterprise customers want to migrate their users’ Home drive, most often stored on File Servers, to the users’ One Drive for Business. But there are several hurdles:

  • he structure of the File Servers is not in harmony with user names in Office 365.
  • They do not want to migrate the complete File Servers structure.
  • They are not aware of the limits in OneDrive for Business.

With MigrationWiz, you are able to migrate, but the migration process is different:

Step 1 Upload the files into an Azure Blob storage.
Step 2 Create a Project in MigrationWiz: Source is Azure, Destination is OneDrive for Business
Step 3 Filter the different Folders to migrate only the relevant data to the users’ OneDrive for Business.

Before you begin to upload, you must check all documents, determine if any limitation prevents these documents from being stored in OneDrive for Business. There are several articles about these limitations:

Restrictions and limitations …. sync SharePoint lib. to your computer through ODFB
Migrating File Shares to OneDrive for Business
SharePoint Online and OneDrive for Business: software boundaries and limits

So then you are able to identify the folders:

In the following example we only want to upload only 3002 and 3003 == User A and User B

File Server structure

Azure Blob container (after uploading)

FS\3001

 

FS\3001\doc1.docx

 

FS\3002\

FS\3002\

FS\3002\Doc21.docx

FS\3002\Doc21.docx

FS\3002\Doc22.docx

FS\3002\Doc22.docx

FS\3003\

FS\3003\

FS\3003\Subfolder1

FS\3003\Subfolder1

FS\3003\Subfolder1\Doc31.docx

FS\3003\Subfolder1\Doc31.docx

FS\3003\doc32.docx

FS\3003\doc32.docx

FS\3003\doc33.docx

FS\3003\doc33.docx

FS\3004

 

FS\3004\doc41.docx

 

FS\3005

 

Directory.metadata

 

File.metadata

Only the folders and files (these are highlighted in yellow) should be uploaded to the Azure blob in the named container.

The Second part is the migration with MigrationWiz

The table below indicates what will be migrated into the OneDrive for Business document library destination:

User A

User B

Doc21.docx

doc32.docx

Doc22.docx

doc33.docx

 

Subfolder1

 

Subfolder1\Doc31.docx

So this can be done, using two CSV files and also two PowerShell cmdlets.

The first CSV file is the configuration file where several kinds of information will be stored:

FSConfig.csv

ProjectName

The Project Name in MigrationWiz.

 

ContainerName

The container name of the blob storage in Azure. The container in this Azure blob storage must exist. (Only lowercase names are allowed)

 

RootPath

The root path of the File Server.

 

AccessKey

The name of the Azure Blob storage.

 

SecretKey

The Security Key to access the Blob storage.

 

ODFBAdmin

The email of the Office 365 Global administrator.

 

Password

The Password of the Office 365 Global administrator.

In the second CSV file are stored users’ name and the corresponding File Server folder. Additionally, the Filter Folder and Folder Mapping must be saved.

Users.csv

DestinationEMail

Email address of the user, in which the ODFB data is stored.

 

SourceFolder

The Subfolder of the File Server, which is mapped with the email address (User)

 

FilterFolder

The RegEx for the User, which filters only the Subfolder and for the given user.

 

FolderMapping

Filters the Folder.

If all data are saved in both CSV files, then we may execute the first PowerShell cmdlet with Migration Preparation, FileServer to OneDrive for Business the name Uploader.ps1.

Now only the selected folders, subfolders and files are uploaded to the Azure Blob storage in the named container.

Upload to Azure,FileServer to OneDRive for Business

The second PowerShell cmdlet ProjectImport.ps1 creates the complete Project in MigrationWiz. You do not have to set any information. All information about the project (Source, Destination, container) and all users are inserted.

Migration, Azure to Onedrive for Business

And now you ready to start the Migration with checking your credentials and then with a full migration.

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Fore more information go to our community site at BitTitan

Migration | File-Server zu OneDrive for Business oder SharePoint


Wenn Benutzer zu Office 365 wechseln, werden meistens zuerst lokale Ressourcen wie Mail-Systeme migriert. Dies kann je nach Größe des Unternehmens und der Quelle ein umfangreicher Prozess sein. Mit den richtigen Werkzeugen wie dem MigrationWiz und dem richtigen Konzept kann dieser Prozess aber wesentlich verkürzt und in kürzerer Zeit durchgeführt werden. Sind diese Daten erst einmal erfolgreich in die Cloud migriert worden, kommt es zum nächsten Schritt. Wie kann ich meine Daten meines File-Servers in die Cloud verschieben, um dann von den zahlreichen Kollaboration Szenarien zu profitieren. Und genau dieses Szenarium möchte ich hier in Kurzform beschreiben:

Hier ist die Planung vor der Migration noch wichtiger. Denn eine Team-Seite in SharePoint als auch OneDrive for Business ist kein File-Server noch ein ftp-Server. Dokumente im Zielsystem unterliegen vielfältigen Einschränkungen und wenn Sie kein Desaster ihrer Benutzer erleben wollen, müssen Sie diese Einschränkungen vor einer Migration auf Ihre Dokumente anwenden. Diese Einschränkungen werden von Microsoft immer weiter reduziert, deshalb sollten Sie vor einer Migration immer bei Microsoft den KB Artikel KB2933738 aufrufen, dieser beschreibt alle Einschränkungen.

Wie kann ich also meine Dateien untersuchen.

Ich rate dringendst an, vor einer Migration den ersten Schritt des TechNet Artikels von Andre Kieft, Microsoft (bereits im September 2013 erschienen) abzuarbeiten. Zum damaligen Zeitpunkt habe ich auch einen Artikel und ein 500 Zeilen Power Shell Script geschrieben.

Erst wenn Ihre Daten auf dem Fileserver überarbeitet wurden, können diese zu OneDrive for Business oder in Dokumentenbibliotheken von SharePoint migriert werden

Um File-Server Daten mit dem MigrationWiz zu migrieren hat sich BitTitan aus mehreren Gründen entschlossen, eine 2-stufige Migration durchzuführen

File-Server zu OneDrive for Business

Fileserver Migration, 2stufiger Prozess, OneDrive for Business

Im ersten Schritt werden ihre aufbereitete Daten vom File-Server in einen Container von Microsoft Azure kopiert.

Der zweite Schritt wird dann wie bei einer E-Mail Migration mit MigrationWiz durchgeführt. Dabei wird vom Azure Storage das gelesen, was Sie im ersten Schritt nach Azure Storage kopiert haben. Dieser Umweg hat mehre Vorteile. Zum einen können Sie im Azure Container noch Dateien nach dem Hochladen löschen, aber der Sicherheitsaspekt, bei der Migration nur auf diese Dateien zuzugreifen, keine Ports zu öffnen, etc. wiegt viel höher. Von der Geschwindigkeit bei der Migration (Cloud to Cloud) einmal ganz zu schweigen.

eine Schritt für Schritt Beschreibung finden Sie hier

File-Server zu SharePoint

Fileserver Migration, 2stufiger Prozess, SharePoint

Für eine File-Server zu SharePoint Migration werden Exakt die gleichen zwei Prozess-Schritte angewandt. Und auch hierfür gibt es eine Schritt für Schritt Beschreibung

Für beide Migrationen gilt:

Es werden nicht nur die Dateien migriert, sondern auch die Berechtigungen aus dem File-Server übernommen und in die Dokumenten SharePoint Bibliothek übertragen.

Zusammenfassung:

Migration von Dateien aus einem File-Server in die Office 365 Cloud kann einfach sein, wenn man vor der Migration die Einschränkungen von OneDrive for Business und SharePoint kennt, diese Beschränkungen auf seine lokale Ressourcen anwendet und erst dann den Migration-Prozess beginnt.

Wegfall qualifizierte Signatur | Art. 5 StVereinfG 2011 | Update

27. September 2011 Hinterlasse einen Kommentar

Es fehlt nur noch die Unterschrift des Bundespräsidenten. Am 23.09.2011 haben sowohl Bundestag aus auch Bundesrat “grünes” Licht gegeben und dem Steuervereinfachungsgesetz , das im Juli noch vom Bundesrat abgelehnt wurde und erst noch einmal im Vermittlungsausschuss behandelt wurde, zugestimmt.

Rückwirkend zum 1.7.2011 können Unternehmen jetzt auf die qualifizierte Signatur verzichten. Dafür müssen aber Kontrollmechanismen, beschrieben im Blogbeitrag , implementiert werden.

Wegfall qualifizierte Signatur | Art. 5 StVereinfG 2011 | Kontrollverfahren

8. Juli 2011 5 Kommentare

in meinem Blogbeitrag über den Wegfall der qualifizierten Signatur habe ich ich mit dem Schreiben aus dem Bundesministerium der Finanzen auseinander gesetzt. Wenn man im Internet ein wenig stöbert, bleibt vieles im Unklaren.

Zum Beispiel der Passus, wann eine Papier- und elektronische Rechnung anerkannt wird:

Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug  anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält (vgl. § 14 Abs. 4, § 14a UStG).

Besonders die “Echtheit der Herkunft der Rechnung” oder aber “die Unversehrtheit ihres Inhaltes” finden unterschiedliche Interpretationen. Nun waren das aber auch die Dinge, die bei einer qualifizierten Signatur weder einfach zu begreifen, noch ohne Probleme nachzuvollziehen waren. Hier haben Fachleute, die unsere Politiker beraten, Hand angelegt. Erst nach der Verabschiedung und nach der ersten misslungenen Steuerprüfung (je nach Betrachtungswinkel) werden Rechtsinstanzen aufgerufen und sollen dann Licht ins Dunkel bringen. Warten wir also ab.

Neu aber ist der verlässliche Prüfpfad im Sinnes des & 14 Abs 1 UstG.

Ein verlässlicher Prüfpfad ist Bestandteil eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft einer Rechnung, der Unversehrtheit ihres Inhalts und ihrer Lesbarkeit. Anhand eines verlässlichen Prüfpfads ist ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung herzustellen.

Durch einen Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und, ggf. dem Lieferschein überprüft der Unternehmer, ob die Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist, also die Rechnungsangaben und der leistende Unternehmer zutreffend sind. Dies ist bereits aus anderen Gründen erforderlich, nämlich um die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs festzustellen.

Der verlässliche Prüfpfad begründet keine neue Aufzeichnungspflicht. Innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen, müssen und können nicht von der Finanzverwaltung zertifiziert werden.

Hier wird auf das innerbetriebliche Kontrollverfahren verwiesen, dass jeder Unternehmer, der elektronische Rechnungen empfangen will, implementieren muss. Wie er das macht, lässt der Gesetzgeber offen, d.h. jeder Unternehmer legt das selbst fest.

Ich habe in der Firma (wir waren von Anfang an mit qualifizierter Signatur dabei, haben also unsere eigenen Ausgangsrechnungen mit qualifizierter Signatur versehen) heute das Kontrollverfahren mit meinem Steuerberater abgesprochen und implementiert. Und wir geben  unseren Lieferanten die Möglichkeit, Ihre Rechnungen auf elektronischen Rechnungen ohne qualifizierte Signatur an uns zu senden.

Wie aber muss das innerbetriebliche Kontrollverfahren aussehen? Ich zeige hier eine einfache, manuelle Struktur auf. Dabei sind 3 unterschiedliche Schritte notwendig:

  • einmalig Festlegungen
  • Prozessbeschreibung bei jeder Rechnung, die wir per E-Mail empfangen
  • monatliche Arbeiten

einmalige Festlegungen

einmalige Festlegungen 1) Verteilerliste erstellenErstellen Sie eine Verteilerliste mit den Personen, die Rechnungen empfangen sollen. Niemals nur eine Person, ist diese krank oder im Urlaub, so können die Aufgaben ohne Probleme auf eine zweite oder dritte Person der Verteilerliste übertragen werden. Natürlich kann man das auch mit Rechten, auf das Postfach zugreifen zu dürfen, regeln. Die Verteilerliste kann dann z.B. Buchhaltung@contoso.de heißen.

2) Ablage-Struktur festlegen

Legen Sie im File-System auf dem Server eine Ablagestruktur fest., z.B. \\Server\Buchhaltung\Rechnungseingang. Steht ein SharePoint Server  zur Verfügung, dann kann das eine Dokumenten-Bibliothek sein, auf die alle oben genannten Personen Zugriff haben müssen.

Bei jeder Rechnung

Kontrollverfahrensprozess bei jeder elektronisch übermittelten Rechnung

im Ablauf-Diagramm wird der Prozess beschrieben, wie bei jeder neuen Rechnung zu verfahren ist.

E-Mail-Eingang
Durch die Verteilerliste wird sichergestellt, dass eine neue E-Mail in mehreren Postfächern gespeichert wird.

3) Bei der Ansicht der Rechnung werden zuerst die gesetzlichen Bestandteile geprüft. Diese Schritte müssten eigentlich bekannt sein, weil Sie dass auch bei Papier-Rechnungen durchführen müssen:

1 Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
2 Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
3 Termin der Lieferung oder Leistung,
4 Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung,
5 die ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge und
6 die jeweils darauf entfallenden Steuer-Beträge,
7 das Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum),
8 eine einmalig vergebene Rechnungsnummer sowie
9 die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers

Ist die Rechnung nur in irgendeinem der obigen 9 Punkte nicht korrekt, wird die Rechnung per E-Mail zurückgewiesen, natürlich mit dem Hinweis, was fehlt oder nicht stimmt.

4) Fachliche Prüfung

Je nach Ausprägung kann dieser Schritt von der gleichen Person, oder aber einer anderen Person durchgeführt werden. Mit SharePoint Server kann dies in einem Workflow festgelegt werden. Hier ist zu prüfen, ob die Leistung überhaupt erbracht worden ist, ob Menge und Preis stimmen. Sind hier hier Abweichungen zum Auftrag enthalten, so ist die Rechnung nicht frei zu geben. Diese Person muss also Zugriff auf den ursprünglichen Auftrag, den Spielraum bei Abweichungen, etc. haben, um eine Rechnung zu prüfen.

5) Freigabe

Je nach Buchhaltungssystem und Struktur erfolgt jetzt die Freigabe und vielleicht damit auch ein Ausdruck der Rechnung. Vielleicht aber auch nur eine Übergabe an die Buchhaltung. Selbst wenn das Dokument noch gedruckt wird, ist damit nicht die Archivierung auf Basis von Papier gegeben. Die elektronisch übermitteltet Rechnung muss elektronisch archiviert werden, auch hier kann dies in SharePoint durch einen Workflow veranlasst werden.

Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Diese Regelung ist nicht neu, sondern gilt auch für andere, für die Besteuerung relevanten elektronischen Unterlagen, wie z.B. die elektronische Buchführung und Gewinnermittlung oder elektronische Geschäftsbriefe. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel 10 Jahre.

Dies bedeutet auch, dass regelmäßig der letzte Schritt durchgeführt werden muss.

monatliche Arbeiten

monatliche Arbeiten Der monatliche Vorgang beschreibt das tatsächliche Archivieren. Je nach Rechnung-Aufkommen kann dies natürlich auch quartalsmäßig oder 1/2 jährlich erfolgen. Bedenken Sie aber, dass durch das Brennen der Eingangs-Rechnungen auf CD /DVD und das Lagern in einem Tresor /Bankschließfach etc. Sie unabhängig von technischen Geräten sind und damit jederzeit auf Ihre Daten bei einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt  Zugriff haben.

Als Unternehmer müssen Sie selbst ein innerbetriebliches Kontrollverfahren implementieren. Die obig genannten Schritte dienen nur der Grundlage (keine Rechtsgültigkeit) und sollten  zusammen mit Ihrem Steuerberater durchgesprochen werden. Wichtig ist auch, das das Steuervereinfachungsgesetzt 2011 ist zum heutigen Datum noch nicht ratifiziert wurde.

Was aber hat das alles in einem IT-Blog zu suchen?

Nun, die heutigen Mittel der EDV, auch in kleinstem Unternehmen, geben uns tolle Möglichkeiten, zusammen mit einem E-Mail System, einer File-Ablage und/oder aber Workflow- gestützt mit SharePoint, solche Daten zu verarbeiten. Wir selbst können unseren Lieferanten anbieten, Rechnungen elektronisch zu versenden. Aber auch umgekehrt, können wir selbst Rechnungen elektronisch versenden. Selbst bei Kleinstunternehmen lassen sich dadurch Kosten reduzieren. Denken Sie nur einmal an das Porto / Kuvertierung / Arbeitszeit.

Ob Windows Small Business Server 2011, SharePoint Server 2010, oder aber Office 365 mit SharePoint Online bieten uns genau die Werkzeuge, die wir benötigen, um genau solche Prozesse zu implementieren. Sprechen Sie mit Ihrem IT-Berater, lassen Sie sich diese paar Workflows implementieren und legen Sie los. Der Gesetzgeber will die Unternehmer entlasten, also nutzen sie diesen Vorteil.

weitere Informationen in meinem Blog: Wirksamkeit

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