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OneDrive for Business | Restore is not Restore

9. März 2020 1 Kommentar

Delete a file and Restore

Again and again, experienced administrators can be confused with a simple scenario. This scenario is about a simple Word document, which is saved in a folder of user A in his OneDrive for Business. Then user A shares the folder! with user B of the same tenant. This user synchronizes the folder on his device. So both can now work on the Word document. Collaboration without looking for the link every time. Working offline is also possible. User B accidentally deletes this document.

What are the options for restoring the document?
Can user B do this himself?
Will the versioning be preserved?

Too fast?
Then everything again in individual steps and explanations

  1. User A creates a Word document.
  2. He saves this in folder demo on OneDrive for Business.
  3. He shares this folder with user B.
  4. User B opens the folder in a browser.
  5. User B synchronizes the folder.
  6. Users B and A edit the document multiple times

As can be seen in the picture, the Word document exists in three different places:

  • On user A’s device
  • In OneDrive for Bsuiness of user A
  • On user B’s device

and now to scenario:

What Happens When User B Deletes the Document?

Well, there are many ways to delete a document. Let’s take the simplest. We switch to Windows File Explorer, select the document and press the Delete key. We assume that the file is in the “Locally available” or “Always available on this device” state.

Then several things happen:

  1. For user B, the document is moved to the local recycle bin.
  2. B’s sync client informs the cloud location of the deletion.
  3. The document is deleted in User A‘s OneDrive for Business.
  4. The document is moved from A’s ODFB to the ODFB Recycle Bin (with history!)
  5. All other devices are informed, this is only user A.
  6. User A‘s device moves the document to the local recycle bin.

We now have the document in three places:

  • in the trash of the device of user A
  • in the recycle bin of user B’s device
  • in the trash from user A for One

Restoring the polluter, User B through this, is not the right solution. As described above, the document has been edited by both users. So there are several versions. Maybe you need a previous version?

However, restoring the document from user B’s recycle bin immediately prompts the user B to save the document with a new name. It can be seen that the document was stored in a synchronized area. So why not check the OneDrive for Business trash? The solution is very simple: Because the user only has rights for the Demo folder. So that doesn’t work

User B must there force exchange information with User A, please restore the document. User A can now restore the document from the trash. He gets the same hint. He should save the document with a new name. The operating system (or the sync client) recognizes that this is a synchronized area, but does not check whether this file is in the OneDrive for Business recycle bin. Microsoft: Why not?

The only correct solution (currently) remains:

User B informs User A of the accidental deletion. User A switches to the browser of his OneDrive for Business, switches to the trash there and clicks on Restore. The file is moved to the original location, with basking meta data, including versioning. And then synchronized to the original devices of users A and B.


The scenario can get even more complicated with OneDrive for Business. When there are more devices and / or more users in the game. It looks different when we talk about SharePoint online libraries. Because members can access the trash from there.

Quite simple, actually. It was easy with the network drives. But they knew neither metadata nor versioning. And these are becoming increasingly important.

SkyDrive | Richtiges Löschen

24. Januar 2014 2 Kommentare

SkyDrive

Zuerst einmal muss ich klarstellen. Es geht hier nicht um das Löschen von 10, 20, 100 oder 500 Dateien. Es geht um das Löschen von vielen Dateien. Und im nachfolgenden Szenarium geht es darum, dass Sie mehrere Rechner mit einem SkyDrive Konto verknüpft haben. Und dass Sie die Dateien alle im Offline-Modus eingestellt haben. Die typische Arbeitsweise eines Entwicklers, der mit mehreren PC’s arbeitet und die Daten auf allen Rechner synchron hält. Und der seine Daten mit SkyDrive abgleicht. Und nicht mir SkyDrive Pro.

Löschvorgang bei SkyDrive

Das Schaubild zeigt zwei Rechner und SkyDrive in der Wolke.

1. Schritt Sie löschen mehre Ordner und Dateien auf Ihrem Rechner. Wenn Sie beim Löschen nicht die Delete Taste gedrückt haben, dann werden alle Dateien in den lokalen Papierkorb verschoben. Dabei ist es dem Prozess egal, welches Betriebssystem sie verwenden.
2. Schritt Ist der PC mit dem Internet verbunden, sorgt der Synchronisationsprozess von SkyDrive , dass auch die Daten in der Wolke den Löschvorgang mitbekommen.
3. Schritt Löschen bedeutet aber nur, dass auch in der Wolke die Daten in einen Server-Papierkorb verschoben werden. Der Papierkorb in der Wolke ist oftmals die letzte Rettung, wenn alle lokalen Papierkörbe gelöscht wurden. In der Wolke wird der Speicherplatz freigegeben, der Papierkorb in der Wolke wird nicht zu ihrem kostenlosen oder gekauften Speichervolumen hinzugerechnet.

Die Papierkorb-Daten werden dort mindestens 3 Tage aufbewahrt. Wenn der Papierkorb 10% des Speichervolumens, dann wird ein Prozess gestartet, der die ältesten Dateien löscht. Sie werden aber erst gelöscht, wenn die 3 Tage-Frist vergangen ist. Die 3 Tagesfrist wird sich auf 30 Tage ausdehnen, wenn die Berechnung Speichervolumen / gelöschtes Volumen nicht 10% überschreitet.

4. Schritt Der Löschbefehl wird auch an weitere PCs weitergereicht. Das passiert nicht synchron, sondern beim Starten von SkyDrive Pro und dem Verbinden mit der Wolke (Internet vorhanden),werden die Daten abgeglichen
5. Schritt Im letzten Schritt werden jetzt die Dateien auf dem zweiten (dritten,…) PC gelöscht, und wie wir wissen,(Schritt 1), in den Papierkorb verschoben.

und jetzt kommt der Nachteil der ganzen Geschichte:

Nehmen wir folgendes Szenario an:

  • Der zweite Rechner hat wenig Speicherplatz und ist nicht mit dem Internet verbunden
  • Wir löschen viele Dateien auf dem 1. PC
  • Wir leeren den Papierkorb. Schon der Aufruf des Papierkorb kann sehr lang dauern
  • Wir fügen neue Dateien zu SkyDrive hinzu
  • Wir schalten den zweiten Rechner ein, verbinden diesen mit dem Internet
  • Der Synchronisierungsprozess startet.
  • Die gelöschten Dateien werden in den lokalen Papierkorb verschoben
  • Neue Dateien werden ebenfalls synchronisiert.
  • Jetzt geht unter Umständen der Speicherplatz aus.
    Wohlgemerkt, das ganze Szenario beschreibt das Löschen von vielen Dateien.

Optimale Vorgehensweise:

  • Löschen der Dateien
  • Alle Rechner sollen mit SkyDrive verbunden werden
  • Alle lokalen Papierkörbe löschen
  • Wir haben für eine eventuelles Restore immer noch unseren Cloud-Papierkorb
  • Abwarten bis diese Prozesse abschlossen sind
  • Erst danach neue Dateien in SkyDrive schieben…

Es stellt sich die Frage, warum Microsoft den Löschprozess auch auf allen Geräten immer über den lokalen Papierkorb vornimmt. Die Antwort ist einfach. Greift in der Wolke die 3 Tage-Frist, wird also auch der SkyDrive Papierkorb in der Wolke gelöscht, hat der Benutzer immer noch  den lokalen Papierkorb, um Daten wiederherstellen zu können.

eine generelle Frage bleibt. Warum nehmen wir SkyDrive und nicht SkyDrive Pro?

  • Der Entwickler hat kein SharePoint Online in der Cloud zur Verfügung
  • Consultants haben oft mehrere Auftraggeber
  • Der Entwickler möchte die Restriktionen von SharePoint umgehen
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