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Fünf Schritte von “Classic Sync” nach “Sync mit Verknüpfung”


Fünf Schritte von  “Classic Sync” nach “Sync mit Verknüpfung”

Eine Umstellung von der klassischen Methode der Synchronisation zu der neuen Synchronisation mit Add to OneDrive ist nicht immer einfach. Nachdem ich die Prinzipen hier beschrieben habe, dann auch nochmal die Vor- und Nachteile aufgezeigt habe, jetzt noch eine schrittweise Anleitung.

 

Wir haben die komplette Bibliothek synchronisiert. Dabei spielt es keine Rolle wieviel Elemente enthalten sind. Wenn Die Funktion “Dateien auf Abruf” eingeschaltet ist, nehmen die Dateien, die ich nicht in Bearbeitung habe keinen Platz auf der Fesplatte weg.

klassische Synchronisation: komplette Bibliothek

Hier geht es um die SharePoint Online Dokumenten-Bibliothek B2B-Marketing. Das Symbol neben dem Ordner zeigt an, dass sich die Dateien in der Cloud befinden. Nur mit den Anzeigen hat Microsoft noch so seine Probleme, weil eine Datei tatsächlich im Ordner die Anzeige “lokal verfügbar” anzeigt. Wichtig is nur, daß wir überhaupt ein Symbol haben. Egal ob es lokal verfügbar, Immer verfügbar, nur in der Cloud verfügbar oder in Synchronisation anzeigt. Es bedeutet, dass sich Änderungen in beide Richtungen synchronisieren. (Symbole)

Es muss sich aber nicht um eine SharePoint Online Bibliothek handeln, es kann sich auch um einen OneDrive for Business Ordner von einem Kollegen handeln, die dieser mit mir geteilt hat.

 

Schritt 1: Synchronisation beenden

Bevor wir die neue Methode anwenden, müssen wir eine bestehende Synchronisation beenden. Dazu öffnen wir mit einem rechten Mausklick die blaue Wolke in der Windows Benachrichtigungszeile. Wählen Sie dann Eintellungen

OneDrive: Account - Synchronisation einer Bibliothek beeenden Beenden Sie dann die Synchronisation der SharePoint Online Bibliothek in dem Sie auf Synchronisierung beenden klicken
OneDrive: Synchronisation beenden: Hinweis Sie erhalten einen Hinweis, dass die bisher synchronisierte Dateien nicht mehr länger synchronisert werden. Dateien mit dem Status “nur in der Cloud verfügbar” werden auf diesem Gerät verschwinden. alle anderen werden beibehalten.

OneDrive: Kein Status symbol bedeutet keine Synchronisation

Manchmal muss man dem Windows-Explorer einen Refresh (F5) geben, dann sehen Sie, dass der Status verschwunden ist.

 

 

Schritt 2: Andere Geräte

Wer mehr als ein Device sein eigen nennt und auf diesen Geräten ebenfalls die obige Synchronisation eingestellt hat, muss Schritt 1 an diesen Geräten wiederholen. Und das für alle weitere Geräte. Dazu zählen im übrigen nicht die mobilen Geräte wie iPhone, iPad oder Android Geräte. Die die App mit dem Namen OneDrive zeigt Dateien nur an, es wird Standardmäßig nichs heruntergeladen, es sei denn man führt dies manuell durch.

 

 

Schritt 3: zum Browser zu SharePoint Online wechseln

Jetzt wechseln wir in den WebBrowser und suchen unter SharePoint die entsprechende Library aus. Innerhalb der Library selektieren wir einen Ordner. Wie viele Unterordener und Dateien enthalten sind ist nicht wichtig. Es sollen nur der Ordner ausgewählt werden, mit dem ich meine tägliche Arbeit durchführen kann. Nachdem der eine Ordner selektiert wurde, klicken wir auf “Verknüpfung zu meine Dateien hinzufügen

Und jetzt wird dieser ausgewählte Ordner an mehreren Stellen auftauchen

  • WebBrowser: OneDrive (for Business) unter meine Dateien
  • Im Windows Explorer unter OneDrive (for Business)
  • in meinen mobile Geräten (iOS,Android)
  • dabei trägt der Ordner das neue Symbol. Und das bei allen Geräten einschließlich mobilen Geräten.

Synchronisierter Ordner in OneDrive (for Business)

    Schritt 4: Umbennenen des Shortcuts
    Aus einer großen Bibliothek kann ich also genau die Dateien, die ich für die nächste Zeit zum Arbeiten benötige auswählen. Das reduziert das Sychroniserungs-Volumen, dessen obere Grenze 300000 Dateien sind. Da es sich aber um eine Verknüpfung handelt, können wir diese umbennen, ohne eine Änderung an der Herkunft hervorzurufen.
      Die für mich wesentlichen Dateien sollten am Anfang von OneDrive erschienen. Das spart Zeit bei der Auswahl der Dokumente. Meine Umbennenung erfolgt mit “_xxxxx”, so daß alle Verknüpfungen am Anfang von OneDrive stehen.

    Nach der Umbennenung finden wir alle ShortCuts am Anfang

      Das ganze passiert übrigens auf allen Geräten, einschließlich der mobilen Geräte (iOS, Android)
        Schritt 5: Löschen der ursprünglichen Synchronisation
        Letzter Schritt bei der Umstellung ist das Löschen der Dateien, der “klassischen Synchronisierung. Warum ich das jetzt tun?

        Nun, wenn etwas schief gegangen ist. können wir immer noch zur alten Synchronisierung zurückkehren. Auch hier gilt: Es ist nur eine Synchronisierung einer Bibliothek möglich. Wenn sie also zuürckkehren wollen, dann muss die Verknüpfung aufgehoben werden. Das geht an mehreren Stellen

        Windows Explorer –Rechte Maustaste: Verknüpfung entfernen. Dann werden die Verknüpfung entfernt, die enthaltenen Ordner und Unterordner/Dateien. Dann können Sie die “klassische” Synchronisierung wieder vornehmen. Dabei erkennt aber OneDrive, dass sie schon einmal diese Library synchronisiert hatten und schlägt ihnen vor, diese Daten zu übernehmen. Das reduziert Netzwerkverkehr.
        Zurück zu unserem Thema. Wir wollten ja genau diese Dokument-Bibliothek, die nicht mehr synchronisiert ist, löschen:

      Dieser Order ist nicht länger in der Synchronisation

      Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Bibliothek auswählen. Es darf kein Sync-Symbol zu sehen sein. Klicken Sie links mit der rechten Maustaste auf die Bibliothek und wählen löschen. Der Ordner und alle Unterordner/Dateien werden gelöscht und sind nur noch im Papierkorb zu finden.

      OneDrive: Add to OneDrive: alle Schritte durchlaufen

      Als letztes noch ein Hinweis für Administratoren:

      Wenn Sie mit Gruppenrichtlinen arbeiten und die OneDrive Gruppenrichtlinie Teamwebsitebibliotheken für die automatische Synchronisierung konfigurieren oder im englischen Configure team site libraries to sync automatically konfiguriert haben, müssen Sie diese Gruppenrichtlinie zuerst ausschalten.

      Wenn Sie als User nicht wissen, ob eine solche Gruppenrichtlinie existiert, fragen Sie ihren Administrator !!

      1. 17. Februar 2021 um 13:47

        Hallo Herr Brender,
        ich hab Sync mit Verknüpfung mit einer Dokumentenbibliothek, die bisher nicht synchronisiert wird, ausprobiert. Im OnDrive-Online wird die Verknüpfung angezeigt, ebenso auf dem iPad. Im Windows-Dateiexplorer (Windows 10 Version 1803) erscheinen aber keine Verknüpfungen – ich habe bereits einen Tag abgewartet. Haben Sie eine Idee, woran das liegen kann? Wird evtl. eine neuere Windows-Version benötigt?
        Viele Grüße
        Manfred Lauer

        • 17. Februar 2021 um 14:08

          Ich bin mir nicht sicher, weil ich nicht weiss, welche OneDrive Version Sie benutzen. Ab Version 20.201.1005.0009 sollte das funktionieren.
          Bitte mir die Version zukommen lassen

          • Anonymous
            17. Februar 2021 um 14:34

            Hallo Herr Bender,
            das ist dann die Erklärung, wir haben noch Ondrive Version 20.169.0823.008.
            Viele Dank für die schnelle Antwort und auch für Ihre sehr guten Artikel zu OneDrive.
            Viele Grüße
            Manfred Lauer

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