OneDrive for Business – Zu OneDrive hinzufügen | Probleme

In meinem Microsoft 365 Tenant kann ich jetzt in OneDrive die Funktion Verknüpfung zu “Meine Dateien” hinzufügen ausführen.Microsoft spricht dabei auch “Zu OneDrive hinzufügen”. im englischen ist es ein bisschen einfacher. Add shortcut to My files. Und wenn man “shortcut” wegläßt und “My Files” mit OneDrive ersetzt, dann trifft es den Nagel auf den Kopf.

Als erstes der Verweise zu diverse Blog Post von mir, die mit der Problematik des Einbindens von “Mit mir geteilten Dokumenten” eingeht. Diese sollte mal vorher lesen, weil dann der Unterschied in diesesm Artikel leichter fällt. Dies auch im Hintergrund, weil diese Funktionalität am Anfang Oktober 2020 noch nicht vorfinden. Nach Rücksprache mit der Produktgruppe sind es weltweit erst 5%

Verweise zu Artikeln “Mit mir geteilte” Dateien synchronisieren:

OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren

Diese haben nach wie vor Gültigkeit, weil Cross-Tenant Synchronisation auf die neue Art (noch) nicht unterstützt wid. Man hat bei Beginn der neuen Synchronisierung auf dem Tisch gehabt, aber es zuerst einmal verworfen.

Bedeutet also:

Herkunft

Implentierung

von extern

ausschließlich über das Synchronisieren eines Ordners via
mit mir geteilte Daten synchronisieren

von intern

der Benutzer hat die Wahl:

über das Synchronisieren eines Ordners (siehe von extern)
über die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien”

Benutzer A (Sender hier Hans.Brender)

Ein Benutzer aus meiner Organisation (Benutzer A) möchte einen Ordner (Folder A2) mit anderen teilen. Das erledigt er wie gehabt. Er teilt den Ordner mit einem oder mehreren Mitarbeitern. Um die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien hinzufügen” zu benutzen, muss es ein Ordner sein. Nur eine einzelne Datei reicht nicht aus. Was Sie in den Ordner packen (weitere Ordner, ein oder mehrere Dateien) ist egal.

Betrachten wir jetzt den Benutzer B (Empfänger Julian.Versuch)

Der Benutzer B ruft die Weboberfläche seines OneDrive auf und wechselt dort in den Bereich “Geteilt” und dort dann “Mit ihnen geteilt”. Der Ordner wird selektiert

Dann gibt es zwei Möglichkeiten die Funktion “Verknüpfung zu ‘Meine Dateien’ hinzufügen” auszuführen

1. Aus dem horizontalen Menü
2. Druck auf das neue Symbol, direkt im selektierten Ordner.

je nach Anzahl der Dateien dauert es ein paar Sekunden, dann gibt es

3. Erfolgs- oder Fehlermeldung
4. Da der Ordner noch selektiert ist, wird auch die Aufhebung der Verknüpfung angezeigt.

und wenn wir dann auf eigene Dateien klicken, ergibt sich folgendes Bild

5. Der Ordner hat jetzt ein eigenes Symbol bekommen
6. Der Besitzer wird angezeigt

und wenn wir in den Windows File Explorer wechseln…

kann man sehen, dass der Ordner von Benutzer A (Hans.Brender) auch im OneDrive Ordner von Benutzer B (Julian.Versuch) angezeigt wird. Mit der rechten Maustaste aucf den Ordner kann dieser auch wieder entfernt werden (Verknüpfung aus “Meine Dateien” entfernen, was aber erst ab OneDrive Version 20.174.0830.0002 funktioniert)

Anmerkung:

Beim Entfernen werden die Ordner und Dateien auch aus der Synchronisation herausgenommen und sollte der Benutzer mehrere Geräte sein eigen nennen, auf allen Geräten. Das ist der wesentlich Unterschied zur alten Synchronisation. Dort muss man die Synchronisation über den OneDrive Sync Client (Eigenschaften Konto – Synchronisation beeenden). Danach im Windows Datei Explorer den Ordner selektieren und “manuell” löschen. Achten Sie darauf, dass die Synchronisation auch gestopt wurde, erkennbar an den fehlenden Sync-Status bei den Ordnern und Dateien.

Entfernt der Sender die Rechte, bleibt der Ordner bestehen, die Unterordner und Dateien werden jedoch entfernt

und jetzt zu einem weiteren Szenario:

Hier teilt Benutzer A, welcher auch Zugriff auf die Dokument Bibliothek C hat, einen Ordner (Folder D3) samt Unterordner und Dateien mit dem Benutzer B.

Die Vorghensweise ist absolut identisch. Im Windows Datei Explorer des Benutzer B (Julian Versuch) sieht es dann so aus:

alles gut?

Ja und Nein. Auf meinem Blog suchen die viele Besucher nach “mit mir geteilte Dateien im Explorer anzeigen”. Alles was oben beschrieben wurde konnte man ja schon durchführen.

1. Das sind alles mit mir geteilte Dateien, die ich synchronisiert habe
2. Das sind SharePoint-Bibliotheken, die ich lokal synchronisiert habe.

Das sind die Bibliotheken in der Ansicht des Sync-Clients, wobei hier ein paar mehr sind, nämlich auch die externen, die oben aber seperat aufgeführt sind.

Und jetzt zu den möglichen Fehler, die auftreten können.

Denn, wie im obigen Bild erkennbar, ein Ordner vom Benutzer geteilt wird, wo darunter liegende Ordner bereits synchronisiert wurde kommt es zum Fehler.

Denn doppelte Synchronisation wird nicht unterstützt. Würde ja auch Platz wegnehmen und macht auch aus anderen Gründen keinen Sinn.

An der Fehlermeldung arbeitet Microsoft noch.

Zusammenfassung

Das Hinzufügen von Ordnern und den darin enthaltenen Dateien ist nur ein Klick entfernt. Allerdings muss das in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden. Das Hinzufügen und Wegnehmen passiert auf allen Geräten und das Wegnehmen kann auch aus dem Datei-Explorer durchgefürt werden. Das “alte” Synchronisieren von mit mir geteilten Ordnern und den darin enthaltenen Dateien muss gleichfalls in der Web-Oberfläche von OneDrive durchgeführt werden, ist allerdings nur auf diesem Gerät beschränkt. Die Wegnahme muss über die Oberfläche des OneDrive Sync Client durchgefürhrt werden, beinhaltet mehrere Schritte einschließlich dem manuellen Löschen und muss bei mehreren Geräten einzeln durchgefürhrt werden.

Somit ergeben sich unterschiedliche Szenarien.

Hier meine +- Liste:

++ arbeitet (synced) bei mehreren Geräte gleichzeitig.
++ einfaches Hinzufügen und Zurücknehmen (und Löschen von lokalen Inhalten).
-    nur für interne Benutzer der Organisation.
+   Verknüpfen entfernen funktioniert im Windows Datei Explorer erst ab 20.174.0830.0002
+   Ordnername kann geändert werden, Auswirkung nur beim Empfänger, nicht beim Sender
-    Anzeige im Windows Explorer unzureichend (nur der Ordnername wird angezeigt), das ist etwas irritierend, weil man nicht weiss, woher die Datei stammt. Dazu muss man allerdings in die Weboberfläche von OneDrive springen.