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OneDrive | mit mir geteilte Dateien synchronisieren


geteilte Dateien Synchronisieren

bereits am 29.11.2016 habe ich einen Artikel darüber geschrieben, aber mit Erstaunen stelle ich es immer wieder fest, das viele OneDrive Benutzer diese Funktion nicht kennen und damit auch nicht nützen. Mittlerweile hat sich das Design ein wenig geändert, aber ansonsten ist die Funktionalität gleich geblieben. Deshalb gilt: Zuerst einmal die “alte” Bilderstrecke lesen.

Was im alten Artikel aber keine Erwähnung fand, sind ein paar Kleinigkeiten:

Mit mit Teilen war früher auch über Tenants hinweg möglich. Das wurde inzwischen eingeschränkt auf Benutzer eines Tenants.

[Update 17.09.2020]

Im September 2020 habe ich mit den Grundlagen Onedrive 08 ein eigenes Kapitel gewidmet.

[Update 21.05.2020] Das Teilen und Synchronisieren ist nun auch wieder mit anderen Office 365 Benutzer möglich.

Der Ablauf ist aber immer noch der gleiche. Vor der Synchronisation muss die Person, die in OneDrive for Business Dateien (in einem Ordner) teilen möchte, dieses auch durchführen.

Personen: Julian Versuch, Andrea Market

Teilen: Benutzer wählt aus…  
Teilen mit Personen in der Organisation

Personen bei xxxx mit dem Link

Das ist der Link, der nur innerhalb der Organisation gilt.

Hier gibt es keine zeitliche Einschränkung. Für unser Szenario heisst es, ein Benutzer gibt einen Ordner aus seinem OneDrive for Business frei für Mitarbeiter aus seiner Organisation Eine einzelne Datei kann nicht synchronisiert werden, sie muss in einem Ordner liegen!

Nein: Mit OneDrive Personal geht das nicht!

Wenn die Person Andrea Market ausgewählt und der Link versendet wurde…

Empfangen und Synchronisieren  
Empfänger: Zugriff auf Ordner per EMail erhalten Benutzer Julian Versuch hat den Ordner “Andrea Austausch” in seinem OneDrive for Business mit Benutzer Andrea Market geteilt.

Benutzer Andrea Market klickt auf den Ordner “Andrea Austausch”.

Zugriff auf Daten eines anderen Benutzers, die dieser freigegeben hat

Der zugeordnete Browser öffnet sich und der Benutzer Andrea Market klickt auf Synchronisieren.

Vorbereiten zur Synchronisierung Nun sollten Sie folgendes Bild sehen und dann…

Wechsel zu OneDrive

…folgt dieses Pop-UP, welches die Benutzer Andrea Market mit “JA” bestätigt. Danach können wir in den Windows File Explorer wechseln.

Windows File Explorer nach der Synchronisierung

Wie wir erkennen können, taucht der Ordner im m Tenant “HBsoft” auf, der Ordner trägt den Namen dem Benutzer, der ihn geteilt hat, gefolgt vom Ordnernamen.
In diesem Beispiel: Julian Versuch – Andrea Austausch

Eintrag in den Eigenschaften des OneDrive.exe

ein Blick in die Eigenschaften des Sync-Clients OneDrive.exe zeigt unter dem Kartenreiter Konto auch den Ordner an. Hier können auch die übetragenen Dateien gefiltert oder aber, wenn nicht mehr benötigt, die Synchronisierung beendet werden.

Zusammenfassung

Bei geteilten Dateien aus OneDrive for Business kann der Empfänger innerhalb der Organisation (Tenant) diese Dateien synchronisieren, wenn der Ordner freigegeben wurde. Damit befindet sich die Datei an drei verschiedenen Stellen:

  • Benutzer A – der die Datei geteilt hat, synchronisiert auf seinem Rechner
  • In der Cloud In OneDrive for Business von Benutzer A
  • Benutzer B – der Empfänger, der diese Datei seinem Rechner synchronisiert

Szeario: benutzer A teilt einen Ordner aus OneDrive mit Benutzer B

Was passiert, wenn der Benutzer Andrea Market eine Datei im Ordner löscht? Wie kann diese widerhergestellt wqerden?  Das habe ich hier beschrieben. User A == Benutzer Julian Versuch, User B== Benutzer Andrea Market

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