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Posts Tagged ‘Information Rights Management’

Office 365 | IRM–protection in Document-libraries

28. November 2014 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

It may take until the turn of the year 2014/2015, depending on the settings in your Office 365 tenant. Then, each document library can be protected in SharePoint Online with IRM. And, as we can see later, can also be synchronized to my offline library OneDrive for Business on my computer. Microsoft has announced this on his office blog on 19/11/2014

 

Sync with OneDrive for Business of IRM protected libraries

But to take this affect, you have to do some setting as an Office 365 administrator:

Office 365 Admin Center: Rights management

Switch as an administrator to the Office 365 admin Center

– service settings
– rights management

and the click on Manage

Office 365: activate of rights management

The click on “activate”. now you have enabled IRM for your Office 365 tenant.


Now you have to search in the SharePoint Admin Center beneath “settings” the section   information rights management

 SharePoint Online: Usage of Information Rights management

SharePoint Online: use IRM

Activate “Use the IRM service specified in your configuration” : Click also on “Refresh IRM settings, you should not see any error message. Go down on the side and press the “OK” Button.

Now you have to change to the library, you want to protect with Information rights management (IRM).

Sharepoint librariy: Library settings

Click on “Library” and then on “Library Settings”Sharepoint Library, library settings,Rights Managament settings

Click on “Information Rights Management”

Sharepoint Library, library settings,Rights Managament settings

You have to activate and now the library is protected with IRM. Give an description, the user may see later in each document

Sharepoint Library, library settings,Rights Managament settings, options you may also click “Show Options”. Here you may do more setting, f.e.

To disable print

or

Restrict a period for accessing a downloaded document

or 

Don’t forget the click on “OK”. Now the library is protected with IRM, all documents still in the library are protected and new documents also.

no preview on IRM protected documents

If you have enabled IRM for the library, you are no longer see the preview of the document.

protected Word document, opend with Word Online If you open a document with Word online, you see the IRM message, which you describe above.
protected Word 2013 document The same message apply, if you open a document with Word 2013.

If you want to sync a document library protected with IRM to you local device, using OneDrive for Business, you must consider, that you have installed 2 Updates on your Windows Device.

There are two windows patches: KB 2899513 , I have written a blog post here. It#s also a good idea to install patch KB 2899510 , I have described it here

Without these updates, OneDrive for Business is not able to sync these documents to your local device and you got several error messages.

what will happen with IRM?

only these people, who have access to the document library may open and work with these documents. If you share a document to other people,who has no access, these people will not able to open or work with the document.

a protected document may not be opend with Wordpad Here is an example:

I want to open a word document protected with IRM with Wordpad. 
 
Normally, you may do that, but you are not able to open the document, because the protection is in the document itself. Therefore you got an error message.

Office 365 | IRM–Schutz in Dokumenten-Bibliotheken

26. November 2014 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

Es kann noch bis zum Jahreswechsel 2014/2015 dauern, je nach Einstellungen in ihrem Office 365 Tenant. Dann kann jede Dokumenten-Bibliothek in SharePoint Online mit IRM geschützt werden. Und, wie wir später sehen können, auch zu meiner Offline-Bibliothek  OneDrive for Business auf meinem Rechner synchronisiert werden. Das hat Microsoft auf seinem Office Blog am 19.11.2014 verkündet

Synchronisation von IRM geschützten Bibliotheken mit OneDrive for Business

Dazu bedarf es jedoch ein paar Voraussetzungen, die der Administrator von Office 365 durchführen muss:

Office 365 Admin Center: Rechteverwaltung

Wechseln Sie dazu als Administrator zur Verwaltungsseite von Office 365

– Diensteinstellungen
– Rechteverwaltung

und klicken Sie auf Verwalten

Office 365: aktivieren der Rechteverwaltung

Klicken Sie anschließend auf “Aktivieren” .


Als nächstes müssen wir im SharePoint Admin Center unter “Einstellungen” die Rubrik Verwalten von Informationsrechten (IRM)  suchen:

SharePoint Online: Rechteverwaltung verwenden

SharePoint Online: Rechteverwaltung verwenden

Aktivieren Sie “Den in der Konfiguration angegebenen IRM-Dienst verwenden” und klicken dann auf IRM-Einstellungen aktualisieren, es sollte keine Fehlermeldung erscheinen. Zum Schluss am Ende der Seite auf “OK” Klicken

Wechseln Sie jetzt in die Dokumenten-Bibliothek, die Sie per Information Rights Management (IRM) schützen wollen:

Sharepoint Bibliothek: Bibliothekseinstellungen

Klicken Sie auf “Bibliothek” und anschließend auf “BibliothekseinstellungenSharepoint Bibliothek,Bibliothekseinstellungen,Rechteverwaltung

Klicken Sie auf Verwalten von Informationsrechten

Sharepoint Bibliothek, Bibliothekseinstellungen, Rechteverwaltung ,Einstellungen

mit dem Setzen des Hakens schränken Sie die Dokumentenbibliothek und die darin enthaltenen Dokumente ein. Geben Sie eine Beschreibung ein.

Sharepoint Bibliothek, Bibliothekseinstellungen, Rechteverwaltung ,Einstellungen, Optionen Unter Optionen können Sie weitere Einstellungen vornehmen, z.B.

Das Drucken einschränken

oder

einen Zeitraum für den Zugriff eines heruntergeladenen Dokumentes einschränken

oder

Bestätigen Sie dann Ihre Einstellungen mit “OK”. Ab sofort wirkt sich der Dokumentenschutz für die ausgewählte Bibliothek aus.

 

keine Voransicht möglich, da Dokumenten Bibliothek IRM geschützt ist

Ist IRM für eine Dokumentenbibliothek eingeschaltet, ist eine Voransicht  nicht mehr möglich.

 

geschütztes Word Online Dokument Ein Word Dokument, welches mit IRM Schutz versehen wurde, wird beim Öffnen in Word Online mit einem Hinweis versehen
geschütztes Word 2013 Dokument Der gleiche Hinweis erscheint, wenn das Dokument mit Word 2013 geöffnet wird.

Damit Sie die Bibliothek auch lokal synchronisieren können sind jedoch zwei weitere Voraussetzungen auf Ihrem Windows Client notwendig:

Sie müssen das Update KB 2899513 installiert haben. Das habe ich hier beschrieben.
Zusätzlich sollten Sie das Update KB 2899510 installieren. Das habe ich hier beschrieben.

Ohne diese Updates werden keine IRM geschützte Bibliotheken mit OneDrive for Business synchronisiert und sie erhalten Fehlermeldungen.

was erreicht man mit IRM?

Nur diejenigen, die Zugriff auf die Dokumentenbibliothek haben, können das Dokument auch öffnen. Selbst wenn Sie das Dokument lokal synchronisiert haben und es an jemand anderen, der keine Berechtigung hat, weiterleiten, wird dieser das Dokument nicht öffnen und lesen können.

mit IRM geschütztes Dokument kann nicht geöffnet werden Hier ein Bespiel:

Ein mit IRM geschütztes Word-Dokument soll mit Wordpad geöffnet werden.

Das wäre normalerweise möglich, aber da der Schutz im Dokument selbst verankert ist kommt es zur Fehlermeldung

Microsoft SharePoint Workspace 2010 – IRM

29. August 2010 2 Kommentare

IRM steht für Information Rights Management. Manche kennen es auch unter dem Begriff DRM (Digital Rights Management). Der Schutz eines Dokumentes (im Dokument selbst), um den Zugriff eines Dokumentes einzuschränken. Zuerst einmal kann das Dokument so mit einem Schutz versehen werden, dass nur ein bestimmter Personenkreis das Dokument öffnen kann. Dann der Zugriff auf auf das Dokument selbst: Nur Lesezugriff, nur Lesezugriff, aber mit Druckfunktion, usw.

Wird nun ein solches Dokument (Word, Excel, PowerPoint) auf einem SharePoint Server 2010 veröffentlicht und diese Bibliothek Offline mit einem SharePoint Workspace 2010 verknüpft, so werden diese Dokumente synchronisiert und die Rechte beibehalten. Nun besteht auch die Möglichkeit, eine Bibliothek im SharePoint Server 2010 mit einer IRM Policy zu versehen. Und hier ist zu beachten, dass diese Dokumente nicht mit SharePoint Workspace 2010 Offline synchronisiert wird.

Die nachfolgende Tabelle fasst das Synchronisation-Verhalten von SharePoint Workspace 2010 zusammen:

IRM Einstellungen Ergebnis in SharePoint Workspace
IRM ist eingestellt für individuelle Dokumente, abgelegt in SharePoint Server 2010 Die Dokumente werden mit SharePoint Workspace 2010 synchronisiert und abhängig von den Rechten im Dokument wird der Zugriff des Dokumentes erlaubt.
IRM ist eingestellt für eine SharePoint Bibliothek auf dem SharePoint Server 2010 Dokumente werden nicht synchronisiert. Wurde der IRM Level der Bibliothek nach einer bereits erfolgten Synchronisierung gesetzt, bleibt der Zugriff auf die Dokumente in SharePoint Workspace 2010 erhalten, aber es erfolgt keine Synchronisierung mit dem SharePoint Server 2010

weitere Informationen zum Setzen der Zugriffsberechtigungen in SharePoint Server: http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc262690.aspx und http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc263239.aspx

Informationen zum Setzen der IRM Policies in SharePoint Server: http://office.microsoft.com/de-de/sharepoint-server-help/apply-information-rights-management-to-a-list-or-library-HA010154148.aspx

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