Archiv

Posts Tagged ‘Dokumentenbibliothek’

SharePoint Online | Mehrere Dateien herunterladen

27. Januar 2017 Hinterlasse einen Kommentar

Markieren, Herunterlagen, gezippte Datei speichern

Manchmal ist es einfach. Da kann der große Bruder vom kleinen Bruder lernen. Und das hat OneDrive for Business von OneDrive (der persönlichen Variante) gelernt. Dort gibt es die Funktionalität schon lange. Es geht um das automatische “Zippen” von mehreren Dateien bei einem Download:

1 Zuerst werden in einer Dokumentenbibliothek mehrere Dateien markiert.
2 Dann wird auf Herunterladen geklickt
3 Alle markierten Dateien werden in eine OneDrive_XXXX.X.XX.zip Datei gepackt und zum Herunterladen angeboten und je nach Browser und Einstellung automatisch gespeichert.

Diese Funktionalität wird derzeit auf allen Tenants ausgerollt. Danke Microsoft, warum nicht gleich so.

Werbeanzeigen

OneDrive for Business | KB 2910935 (Dezember Update) und mehr

11. Dezember 2014 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

Auch in diesem Monat hat Microsoft ein Update für OneDrive for Business herausgegeben. Das Update trägt die Nummer KB 2910935. Die Beschreibung zu diesem Update ist derzeit aber nur in vier Sprachen erhältlich, neben China,Taiwan und Vietnam auch die englische. Deshalb möchte ich hier die Probleme, welches gelöst wurden, beschreiben.

Für die Synchronisierung ist Programm OneDrive for Business, welches in einer 32 Bit oder 64 Bit Variante zur Verfügung steht verantwortlich. Es kann hier für Windows 7, 8 und 8.1 herunter geladen werden.

Wenn wir jedoch nach OneDrive for Business auf unserem PC suchen, werden wir kein Programm OneDrive for Business finden. Dazu muss man ein bisschen in der Vergangenheit suchen:

Groove ein Peer to Peer Programm über die Firewall hinweg. Kam von Ray Ozzie mit seiner Firma Groove Networks
SharePoint Workspace 2010 Groove Networks wurde von Microsoft übernommen, das Programm Groove wurde in SharePoint Workspace 2010 übernommen. Die Peer to Peer Funktionalität war immer noch enthalten, aber auch die Möglichkeit, Dateien vom SharePoint Server 2010 Offline mit zu nehmen.
SkyDrive Pro Der Nachfolger von SharePoint Server 2010 war SharePoint Server 2013. Und SharePoint Online, Bestandteil von Office 365. Jetzt konnte man Daten, sowohl von SharePoint 2013 (on-Premise) als auch Daten von SharePoint Online lokal synchronisieren.
OneDrive for Business Microsoft musste auf Grund eines Gerichtsurteils beim kleinen Bruder “SkyDrive”den Namen ändern. Aus SkyDrive wurde OneDrive, aus SkyDrive Pro wurde OneDrive for Business

Den ursprünglichen Programm-Namen, nämlich Groove.exe findet man immer noch auf Windows Rechnern. Versteckt sich unter “X:\Programm Files\Microsoft Office\Office 15” und genau diese Datei und weitere wurde beim Update KB 2910935 upgedatet.

Groove.exe (November Update) Groove.exe (Dezember Update)
Eigenschaften Groove.exe: Version November 2014, 15.0.4667.1000 Eigenschaften Groove.exe: Version Dezember 2014, 15.0.4675.1000
Version: 15.0.4667.1000
vom 15.10.2014
Version: 15.0.4675.1000
vom 12.11.2014

Während viele auf neue Funktionalitäten warten, behebt Microsoft derzeit nur Probleme, die an vielen Stellen auftauchen. Stabilität, Stabilität und Stabilität.  So hat das Microsoft uns MVPs auf dem MVP Summit in Redmond erläutert. Neue Funktionalitäten wurden zurück gestellt, zuerst muss die Synchronisation erst einmal richtig laufen.

Und mit diesem Update wurden zwei wesentliche Probleme angegangen:

Dokumentenbibliothek und eingeschaltetes CheckIn / CheckOut

Wird eine Dokumentenbibliothek in SharePoint angelegt und die Einstellung CheckIn / Check Out gewählt, muss ein Dokument zum Editieren erst ausgechecked werden, damit der Benutzer exklusiven Zugriff erhält. Nach dem Editiervorgang sollte das Dokument wieder eingechecked werden.

Bei solchen Dokumentenbibliotheken war eine Reparatur bzw. eine Synchronisation auf ein lokales Gerät nicht möglich.


Verschieben von mehreren Ordnern

Sie starten eine lokale Synchronisation mit OneDrive for Business. Danach öffnen Sie den Windows Explorer und kopieren mehrere Ordner mit Dateien in einen vorhandenen OneDrive for Business Ordner. Nachdem die Synchronisation beendet ist, finden sie nicht alle kopierten Ordner in ihrer Dokumentenbibliothek.

Beide Problemfälle wurden mit dem Update KB 2910935 bereinigt.

OneDrive for Business | Zugriff und Synchronisation [Update]

21. Juli 2014 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft Office 365, Microsoft

Danke für das Feedback…”Es würde doch auch ohne gehen”. Ohne Teamsite. Und Ohne Mehrkosten.

Geschrieben habe ich hier: Und hier die geänderte Berchnung:

Office 365 Small Business
2 Benutzer
4,10 € je Benutzer/ Monat 8,20 € je Monat
Speicher 100 GB – 11 GB = 89 GB 89 GB * 0,16 € je Monat 14,24 € je Monat
Summe Jahr   269,28 €
98,40 €

Das ist natürlich richtig. Und, natürlich geht das. Ich kann einem anderen Benutzer mein OneDrive for Business (MySite) ganz oder teileweise freigeben, und diese Daten dann lokal synchronisieren.
Bei 2 – 5 Benutzern mag das gehen. Ich muss im Windows Explorer dann schon wissen, wohin ich eine Datei speichere. Und mindestens ein Benutzer opfert seinen von Microsoft ja recht opulenten Speicher. Wenn mehrere Benutzer Ordner freigeben, wird das schnell unübersichtlich.

Damit bleiben wir beim reinen File-Sharing, mit den Möglichkeiten der gleichzeitigen Bearbeitung eines Office-Dokumentes, Offline Historie …

Bei einer Teamseite können wir aber vom SharePoint profitieren.

SharePoint kann nämlich mehr, als nur Dokumenten-Bibliotheken: In einer Team-Website  kann man folgendes aktivieren:

  • Dokumentenbibliothek
  • Benutzerdefinierte Liste
  • Aufgaben
  • Websitepostfach
  • Formularbibliothek
  • Wiki-Seitenbibliothek
  • Bildbibliothek
  • Links
  • Ankündigungen
  • Kontakte
  • Kalender
  • Diskussionsrunde
  • Aufgaben
  • Problemverfolgung
  • Benutzerdefinierte Liste
  • externe Liste
  • Umfrage
  • Objektbibliothek
  • Datenverbindungsbibliothek
  • Berichtsbibliothek

SharePoint Apps

 

Und das ist es, was eigentlich SharePoint ausmacht. Die Mehrheit der Benutzer sehen nur den Austausch auf Datei-Ebene. Was bisher auf File-Ebene auf onPremise-Servern liegt, wird einfach 1:1 in Cloud geschoben.

Kollaboration ist aber mehr als nur der Datei-Austausch. Ich rede hier nicht von Workflows, sondern von so einfachen Dingen wie Aufgaben, gemeinsamer Kalender,….

Und hier wird weiterhin ein Abgleich mit E-Mail oder Telefon durchgeführt.

Natürlich muss ich ich mit den (neuen) Möglichkeiten beschäftigen, aber das macht gerade SharePoint aus. Bleiben Sie also nicht stehen beim reinen Daten-Austausch mit der Cloud. Beschäftigen Sie sich mit SharePoint. Fangen Sie bei der Team-Site an. Ach ja, das ganze kann man leicht ausprobieren. Microsoft bietet Testversionen an.

OneDrive for Business | Zugriff und Synchronisation auf Daten

21. Juli 2014 4 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft Office 365, Microsoft

Oftmals werden die Begriffe von OneDrive und OneDrive for Business durcheinander geworfen. Und eine Leser meines Blogs hat dazu in den Kommentaren ein paar Fragen gestellt, die ich hier zum Anlass nehme, um einen weiteren Blog Post zu schreiben.

Doch hierzu muss ich nochmals auf die Unterschiede eingehen.

OneDrive

Bei OneDrive handelt es sich um ein Consumer-Produkt, welches mit einem Microsoft Konto gekoppelt ist und bei Windows 8.1 im Windows-Explorer mit in das Betriebssystem eingebaut ist. Die Speicher-Optionen habe ich hier beschrieben.

Ich kann den mir in der Cloud zur Verfügung stehenden Speicher lokal synchronisieren.
Ich kann dies auf unterschiedlichen Geräten tun (bei gleichem Microsoft Konto).
Ich kann auswählen, welche Dateien lokal abgelegt werden sollen.
(Teilweise Synchronisation)

Ich kann Dateien /Ordner freigeben.  Diese kann der andere Benutzer aber nicht lokal synchronisieren.

Dem OneDrive Benutzer stehen für Office Dokumente Funktionen wie
Historie (25 Ebenen), Server basierender Papierkorb, gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten mit Office Online zur Verfügung.
Bei den Limitierungen muss man beachten, dass Dateien über 2 GB nicht in der Cloud gespeichert werden können.

Zusammengefasst: OneDrive ist der persönliche Speicher.


OneDrive for Business

Historisch betrachtet, ist OneDrive for Business der Business Speicherplatz in einer SharePoint Umgebung. Früher nannte man diesen Bereich auch MySite. Er dient im Business-Bereich für die Ablage von eigenen Business Dokumenten. Und wenn wir von OneDrive for Business reden, meint Microsoft die Cloud. Also Office 365. und dort genau SharePoint Online. Jeder Benutzer bekommt dabei 1 TB Speicherplatz. Aber OneDrive for Business ist auch ein Synchronisier-Programm mit verschiedenen Geräten. Das Programm hieß früher SkyDrive Pro.

Ich kann diese Business-Dokumente lokal synchronisieren. Dafür gibt es ein zusätzliches Programm und integriert sich dann in den Windows Explorer.
Ich kann dies auf unterschiedlichen Geräten tun. (ich brauche dazu nur mein Anmeldename und Passwort).
Stand heute kann ich jedoch nicht auswählen, was ich synchronisieren will. Entweder alles, oder nichts. Das bringt so diverse Probleme mit sich. Nehmen wir an, ich habe wirklich 1 TB Daten in die Cloud geschoben. Und möchte diese jetzt lokal synchronisieren. Ich habe kein mobiles Gerät, welches über 1 TB Festplattenkapazität verfügt.
Ich kann einzelne Dateien freigeben. Oder Dateien in einen Bereich verschieben, auf die alle anderen Benutzer der Organisation zugreifen können.
Sollen mehrere (ausgewählte) Benutzer auf Dateien zugreifen und diese auch lokal synchronisieren, dann kann ich eine Teamsite erstellen. Ich definiere , wer auf die Teamsite zugreifen darf.
Ich habe natürlich wesentlich mehr Möglichkeiten, als beim Consumer-Produkt OneDrive, nämlich all das was mir ein SharePoint bietet. Historien-Funktion, Server-Papierkorb, gleichzeitiges Bearbeiten, Office Online …und vieles mehr.
Auch hier gibt es Limitierungen. Nicht nur die Dateilänge mit 2 GB, sondern auch die Anzahl der Dokumente, die in den Bibliotheken liegen, sind limitiert. Die Limitierungen kommen aus dem SharePoint und dem darunter liegenden SQL Server.

Zusammengefasst: OneDrive for Business ist eine Synchronisierungstechnologie, und ein Business Arbeitsplatz in SharePoint.


 

Teamsite, OneDrive for Business, Zugriff

und jetzt zu den Fragen:

Kann ich dann endlich den zentralen Datenbestand auf 2 getrennte User synchronisieren? Roaming Profiles haben wir nicht im Einsatz, da ich den eigenen Server 2011 zu Gunsten von Windows Hotmail mit eigener Domain geopfert habe und damit bisher super gefahren bin. Server hab ich auf Arbeit ja genug zu betreuen

Ja. Dazu müssen Sie aber eine Teamsite verwenden. In dieser Teamsite wird dann eine Dokumentenbibliothek gelegt. Und dort liegen dann die Dateien. Und hier wird die Speicher-Berechnung, die der Organisation zur Verfügung steht, differenziert vorgenommen.

Pro Organisation stehen 10 GB plus 500 MB zur Verfügung.
Bei der Frage also: 10 GB + 2x 500 MB = 11 GB

Aber es kann Speicher dazu gekauft werden. Hier muss mit 0,16 € pro GB pro Monat

Der Zugriff auf diese Dokumente kann dann von beiden Benutzern erfolgen, die Daten können dann auch lokal synchronisiert werden (gelbe Linien in der Abbildung).

 

Gibt es einen Client, der auf Win8.1 x64 parallel zum ins System integrierten OneDrive-Client installiert werden kann?

Ja, wer Office 365 lizenziert, bekommt mit den üblichen Office-Programmen das Programm OneDrive for Business mit installiert. Es kann auch separat heruntergeladen werden.

Kann dieser Client unter meinem privaten Nutzerkonto laufen und mit den separaten Zugangsdaten für OneDrive for Business arbeiten?

Auch hier ein Ja. OneDrive benötigt ein Microsoft Konto, OneDrive for Business benötigt Benutzername /Password ihres Office 365 Kontos.

 

Bei 2 Usern aufs Jahr gerechnet würde das 1TB derzeit ca. 60$ kosten – was im Vergleich zur Speicherplatzaufrüstung im privaten OneDrive ja ein Schnäppchen ist. Selbst für die neue Powerfolder-Lizenz (single User, eigener Server, Platz solange die Platten reichen) zahle ich knapp 60$/Jahr.

Falsch, die Rechnung geht hier nicht auf:

Ich gehe mal von einem Datenbestand von 100 GB in der Dokumentenbibliothek aus, das sind die Dateien, die gemeinsam in einer Teamsite verwendet werden, und dann von beiden Benutzer lokal synchronisiert werden können.

Office 365 Small Business
2 Benutzer
4,10 € je Benutzer/Monat 8,20 € je Monat
Speicher 100 GB-11 GB
= 89 GB
89 GB * ,016 € je Monat 14,24 € je Monat
Summe Jahr   269,28 €

Natürlich hat jeder Benutzer auch 1 TB Business Speicher (weiße Linien im der Abbildung), aber sie wollen ja gemeinsam zugreifen (und synchronisieren).

 


Zusammenfassung:

Man kann OneDrive for Business nicht mit OneDrive vergleichen.Beim einen sind es private Daten, beim anderen Business Daten. Natürlich kann man tricksen, aber dann geht das eine oder andere nicht. OneDrive for Business wird oft als die Profiversion von OneDrive bezeichnet. Das ist sie auch, oder sagen wir einmal, das wird sie auch werden. Die Weboberfläche bei OneDrive for Business ist Business orientiert. Das ist dem SharePoint geschuldet. Und natürlich habe ich bei SharePoint noch 1000 andere Möglichkeiten, die den Benutzern von OneDrive verwehrt sind.

[Update]… und hier die Fortsetzung

SharePoint Workspace 2010|Outlook-Mails in SharePoint per Drag&Drop

24. August 2011 4 Kommentare

SharePoint Workspace 2010

SharePoint Online

SharePoint Server

 

Outlook-Mails in SharePoint per Drag&Drop archivieren – ganz ohne Zusatztools , so heißt der Blogbeitrag von Wolfgang Miedl. Die Vor- und Nachteile sind schnell aufgezählt:

Vorteile Nachteile
direkte Integration In Outlook Funktioniert nur im Webpart “Diskussionen”
Drag & Drop  
automatische Konvertierung, damit Anzeige in SharePoint im Browser Ein in SharePoint “verschobenes” Mail kann nicht mehr zurück konvertiert werden.
ich kann direkt im SharePoint auf die konvertierte Nachricht “antworten”  
Direkte Synchronisation mit Outlook (in beide Richtungen)  

 

Es wäre wünschenswert, dass das auch in einer Dokumentenbibliothek funktioniert. Was aber nur mit Zusatztools zu bewerkstelligen ist. Es sei denn…

Nun, in der Firma haben Sie ja nicht nur Outlook auf Ihrem Rechner, sondern auch Word, Excel, PowerPoint, also eine Suite im Einsatz. Im Volumenlizenzprogramm gibt es derzeit zwei Office 2010 – Suiten , die beiden Versionen

  • Microsoft Office Standard 2010
  • Microsoft Office Professional Plus 2010
    und wenn Sie glücklicher Besitzer der Suite Microsoft Office Professional Plus 2010  sind, dann haben Sie gewonnen:
    1. Mit dem Programm SharePoint Workspace 2010 nehmen Sie Ihre auf SharePoint Server 2010 befindliche Dokumentenbibliotheken offline mit. Sie haben damit Zugriff auf diese Dokumente, auch in einer Internet freien Zone.

2. SharePoint Workspace 2010 kann noch ein bisschen mehr. Das können Sie hier nachlesen.

3. Mit Outlook 2010 und  SharePoint Workspace 2010  können Sie auch Mails per Drag&Drop in eine SharePoint Dokumentenbibliothek verschieben. Im Online-Modus geht das mit dem Browser und dem Windows-Explorer,  für die Offline-Methode benötigen Sie SharePoint Workspace 2010

Und Punkt 3 ist bei vielen einfach wünschenswert. Nicht nur die relevanten Dokumente an einem Platz, sondern auch die dazugehörenden Mails.

Vorgehensweise:

Online-Szenario:

Navigieren Sie auf Ihrem SharePoint Server in die Dokumentenbibliothek und Klicken dort auf Bibliothek. Bibliothek auf dem SharePoint Server 2010
Klicken Sie auf Mit Explorer öffnen SharePoint Server 2010: mit Explorer öffnen
Jetzt haben Sie die Möglichkeit, im Filesystem  Dokumente erstellen, löschen, per Drag und Drop Dokumente auf Ihren Arbeitsplatz auf den SharePoint zu kopieren oder verschieben… SharePoint Server Dokumentenbibliothek  Explorer-Ansicht
und wenn Sie Outlook geöffnet haben, dann können Sie auch Mails mit Drag&Drop in eine Dokumentenbibliothek verschieben. Diese Mails werden nicht*) konvertiert ! Drag&Drop von Mails in SharePoint 2010 Bibliothek

*)Vorsicht: Die Nachricht, besser gesagt der Betreff muss mit den Richtlinien des Datei-Systems übereinstimmen, sonst funktioniert das Ganze nicht: also keine #, +,… Zeichen !

Offline-Szenario:

Hierzu benötigen wir SharePoint Workspace 2010. Zuerst muss die relevante Bibliothek mit den Dokumenten synchronisiert werden. In einem Beitrag zu Office 365 habe ich dies beschreiben.

Öffnen der Dokumenten Bibliothek in SharePoint Workspace 2010 SharePoint Workspace 2010: Dokumentenbibliothek
wie im Online-Szenario beschrieben, können jetzt Dateien kopiert und auch E-Mails per Drag&Drop in den Arbeitsbereich verschoben werden. Wenn Sie wieder “online” sind, werden diese Daten dann automatisch zu Ihrer SharePoint Server Bibliothek synchronisiert!
Die Synchronisierung erfolgt über das Office Upload Center.
Office Upload Center

Vor und Nachteile dieser Methode

Vorteile Nachteile
E-Mails können in einer Dokumentenbibliothek abgelegt werden  
Mails werden nicht konvertiert keine Ansicht im Browser. Es wird ein Mail-Client zum Lesen der Nachricht benötigt.
Mails können auch Offline einer Dokumentenbibliothek hinzugefügt werden Keine Fehlermeldung bei nicht Datei-konformen Mails

 

Fazit: Drag & Drop von E-Mails in eine SharePoint Dokumentenbibliothek geht nicht ? Doch. mit einem kleinen Umweg .

%d Bloggern gefällt das: