Im Februar 2024 hat Microsoft begonnen mit der kompletten Überarbeiten des Teilens. Man könnte auch sagen mit der 3.Generation oder auch die Zukunft des neuen Teilens. Und nach ein paar Verzögerungen soll es Ende August losgehen.

Ein paar Zahlen für euch:

Schon 1980 war Microsoft gestartet mit physical sharing, sehr langsam.

Schon in den 90er Jahren gab es Attachments u.Kopien, sehr viele Dopplungen, aber es war schnell.

In den 2000er Jahren hatten wir Direct Access, mussten auch mehrere Leute letztendlich managen.

Seit 2014 haben wir so genanntes Link-Base-Sharing. Auch das musste gemanagt werden.

Jeden Monat werden 1,2 Milliarden Dateien/Ordner geteilt.

Für die Umstellung wurden 64 Apps ausgemacht, wo OneDrive mittlerweile installiert oder beiläufig mit beteiligt war. Und jetzt werden wir uns in Kürze mit den sogenannten Hero-Links auseinandersetzen.

Der Hero Link

Jede Datei erhält einen Hero-Link. Dieser Hero Link steuert den gesamten Zugriff auf die Datei. Und mit einem Klicken auf „Link kopieren“ können Sie ihn einfach übermitteln. Zum Beispiel per E-Mail. Das macht es überflüssig, mehrere Links zu erstellen, zu löschen und zu verwalten.Testen Sie Dateien mit Ihrem Unternehmen. Aktualisieren Sie den Hero Link. Fertig.

Jeder Hero-Link funktioniert zunächst nur für Personen, die bereits in den hinzugefügt wurden. Anschließend kann der Hero-Link geändert werden. Externe Nutzer und Gäste werden ausdrücklich gekennzeichnet, damit sie hervorstechen und entsprechend verwaltet werden können, und zwar direkt im Teilen Link.

Die nächste Generation des Teilens

Ein Problem aus der Vergangenheit war, dass wir separate Tools (Teilen und Zugriff) benutzen mussten, um zu sehen, wer welche Datei mit wem geteilt hat.Jetzt ist das alles in einem Tool , dem Teilen untergebracht.

Änderungen an den Berechtigungen werden nun in Echtzeit angezeigt. Berechtigung werden in großen Mengen aktualisiert. Einfaches Ändern oder Entfernen von Berechtigungen in einer einzigen Sitzung. Die Änderungen werden sofort angezeigt.

Zusätzliche Links können jetzt einen Namen bekommen, um Benutzern zu helfen, diese zu verfolgen und bestimmte Aufgaben zuzuordnen.

Und wer mit dem Copiloten arbeitet, wird noch schneller. Bei der Zusammenfassung eines Dokuments kann der Copilot dafür sorgen, dass der Empfänger jetzt endlich versteht, um was es in dieser Datei geht, die er bekommt. Er muss sie nicht mehr erst öffnen und lesen.

Wenn Sie neue Personen hinzufügen, dann gibt es so nette Kleinigkeiten. Mit einem Klick können Sie den Benutzer mit einer E-Mail automatisch die Informationen zukommen lassen.

Videos

Microsoft hat aber keine Mühen gescheut und jetzt schon fünf Videos veröffentlicht, diese Videos sind in englischer Sprache, aber sie sind kurz gehalten und zeigen einfach, was uns in Kürze erwartet. Der nachstehende Link führt Sie zu einer Seite, wo Sie die einzelnen Videos herunterladen können.

• 01 share dialog overview
• 02 add people in detail
• 03 hero link in detail
• 04 managing people in detail
• 05 advanced controls

Wann rollt Microsoft das neue Teilen aus

Ein gutes Video vom verantwortlichen Produktmanager der OneDrive-Gruppe Stephen Rice für das neue Teilen kann man hier sehen, und das Video der Juli-Ausgabe der OneDrive Office Hours kann man auch mit Übersetzung anschauen, auch mit Übersetzungen zum Beispiel in deutscher Sprache. Microsoft hat aber auch einen Blog Post darüber geschrieben, mit vielen Bildern.

Microsoft hat mich in die Private Preview eingeladen und den Tenant dafür bereitgemacht, dass ich schon das neue Teilen jetzt schon benutzen kann.

Das neue Teilen soll ab Ende August ausgerollt werden. Es ist aber nicht so, dass Sie etwas tun müssen, weil das etwas dauern kann. Bis zu drei Monaten hat Microsoft mir versichert. Da sich um einen sehr, sehr große Rollout handelt, wird es Step by Step gemacht, und das kann bis zu drei Monaten dauern.

Und das bedeutet auch, irgendwann haben die Anwender das neue Teilen zur Verfügung, von heute auf morgen. Bleibt also noch genügend Zeit, sich darauf vorzubereiten, sich und die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.

Zusammenfassung

Das neue Teilen bringt dermaßen viel Geschwindigkeit mit sich, weil ich einfach keine doppelten Links mehr habe, keine Links, die sich irgendwo verbergen und ich irgendwo in den Tiefen von SharePoint nachschauen muss, was wo mit wem geteilt worden ist. Das bedeutet ein Produktivitätszuwachs in der Kollaboration.

und zum Schluss: Am Sonntag , 16.08-26 gibts unter LinkedIn MVPTreff eine Video-Session von mir